Lectures du compteur de vitesse sur la feuille de route. Les feuilles de route doivent être remplies correctement. Modifications des règles de sécurité des transports

21.02.2024

7. Le remplissage des détails des feuilles de route est effectué de manière cohérente conformément à ces instructions et est obligatoire pour toutes les entreprises, organisations et institutions d'État, coopératives et publiques qui disposent à la fois de leurs propres camions et de ceux loués.

8. La responsabilité du remplissage correct des feuilles de route incombe aux chefs d'entreprises, d'organisations, d'institutions, ainsi qu'aux personnes responsables de l'exploitation des camions et participant au remplissage du document.

La participation du conducteur au remplissage de la feuille de route n'est pas autorisée, à l'exception des signatures certifiant la réception (au départ) et la livraison (au retour) de la voiture.

9. Le remplissage de la feuille de route avant de la remettre au conducteur est effectué par le répartiteur de l'entreprise de transport automobile ou une personne autorisée dans l'ordre suivant :

9.1. Au recto de la lettre de voiture, sous le nom du document, est inscrite la date de son émission (jour, mois, année), qui doit correspondre à la date d'inscription de la lettre de voiture émise dans le carnet d'expédition.

9.2. Dans la ligne « Mode de fonctionnement », est inscrit le code ou le nom du mode de fonctionnement (travail en semaine, déplacements professionnels, enregistrement récapitulatif des heures de travail, enregistrement quotidien des heures de travail, travail un week-end ou un jour férié, un jour de nettoyage, travail sur horaire ou hors horaire, etc.). d.), selon lequel le salaire du conducteur est calculé.

9.3. Dans la ligne « Colonne, brigade », sont inscrits les numéros de la colonne et de la brigade, qui incluent la voiture et le chauffeur.

Dans la ligne « Voiture », sont enregistrés la marque, le numéro de plaque d'immatriculation et le type de la voiture, ainsi que son numéro de garage.

9.4. Dans la ligne « Conducteur » sont enregistrés le nom, les initiales, le numéro d'identification de service et la classe du conducteur travaillant sur cette feuille de route. Dans la ligne « Numéro du personnel », le numéro attribué au conducteur dans l'entreprise automobile est enregistré.

9.5. Dans les lignes « Remorques », sont enregistrés les marques, les numéros d'état et de garage des remorques et semi-remorques produites conformément à la voiture. Les numéros des remorques et semi-remorques d'échange sont enregistrés sur ces lignes aux lieux de leur échange.

9.6. Dans la ligne « Personnes accompagnantes » sont inscrits les noms et initiales des personnes accompagnant le véhicule pour accomplir la tâche (chargeurs, transitaires, stagiaires, etc.).

9.7. Dans la section « Travail du conducteur et de la voiture » dans les colonnes 2 et 3, l'heure (heures et minutes) de sortie et de restitution de la voiture selon l'horaire est enregistrée.

9.8. Dans la section « Affectation au chauffeur », dans la colonne 16 « À la disposition de qui », sur la base de la demande du client ou d'une commande ponctuelle, est inscrit le nom du client, à la disposition duquel la voiture doit arriver pour accomplir la tâche. .

9.9. La colonne 17 « Heure d'arrivée » enregistre l'heure (en heures et minutes) d'arrivée du véhicule chez le client conformément à sa demande, à une commande ponctuelle ou à l'horaire de travail du véhicule aux termes du contrat.

9.10. Dans les colonnes 18 « D'où récupérer la marchandise » et 19 « Où livrer la marchandise », les adresses des points de chargement et de déchargement sont enregistrées selon la demande, une commande unique du client ou selon les termes du contracter.

9.11. La colonne 20 « Nom de la cargaison » enregistre le nom de la cargaison présentée au transport sur la base de la demande du client ou d'une commande unique.

9.12. Dans la colonne 21 « Nombre de coureurs avec fret », sur la base d'une demande ou d'une commande unique, le nombre de coureurs avec fret nécessaire pour accomplir la tâche est enregistré.

9.13. La colonne 22 « Distance » enregistre les distances de transport de marchandises, déterminées à partir des données des autorités routières, ou à partir d'une carte du territoire (plan de la ville) à l'aide d'un curvimètre, ou à partir d'une liste de distances établie sur la base de rapports de mesure ou selon aux indicateurs de vitesse des voitures (pour le transport saisonnier), un acte enregistré d'une entreprise ou d'un organisme de transport automobile et du client.

9.14. La colonne 23 « Tonnes de transport » enregistre la quantité de marchandises qui doit être transportée pour le client.

Seule l'entreprise de transport automobile a le droit de modifier la tâche spécifiée dans la section « Tâche du conducteur ». Ce n'est que dans des cas exceptionnels que le client peut, en accord avec l'entreprise de transport automobile, modifier la tâche avec l'inscription correspondante dans les lignes « Notes spéciales ». Une inscription est effectuée sur la même ligne dans les cas où la voiture est utilisée à des fins particulières (par la police, les médecins, etc.).

9h15. Au recto de la feuille de route, dans la ligne « Délivrer le carburant », la quantité de carburant à délivrer pour accomplir la tâche est inscrite en toutes lettres, en tenant compte du carburant restant de la journée de travail précédente.

9.16. Dans la ligne « Signature du répartiteur », le répartiteur, avec sa signature, certifie que les détails de la feuille de route qu'il a remplie sont corrects et que le conducteur possède un permis de conduire.

10. Le remplissage de la feuille de route avant de quitter le garage s'effectue dans l'ordre suivant :

10.1. Dans la section « Mouvement de carburant » dans les colonnes 7, 9 et dans les lignes correspondantes, le camion-citerne, le technicien en carburants et lubrifiants ou la personne autorisée enregistre la quantité de carburant émise, ainsi que la série et les numéros des coupons de carburant émis et certifie ces enregistrements. avec sa signature.

La quantité de carburant émise en coupons est égale à la quantité de carburant émise en nature.

10.2. Sur la face avant, un médecin ou autre travailleur médical, lors d'un examen médical avant le départ, certifie par une signature l'état de santé du conducteur et la possibilité qu'il soit autorisé à conduire une voiture.

10.3. Dans la rubrique « Travail du conducteur et de la voiture » dans la colonne 5 « Relevés du compteur de vitesse », le mécanicien du poste de contrôle (checkpoint) ou du service de contrôle technique (TCD) note le relevé du compteur de vitesse lorsque la voiture entre dans la file, et dans la colonne 6 Timbre « Heure réelle » - avec une horloge indique l'heure réelle à laquelle la voiture a quitté le garage. En cas de dysfonctionnement ou d'absence d'horodatage, l'heure est enregistrée manuellement dans l'ordre suivant : jour, mois, heures, minutes.

10.4. Dans la section « Mouvement du carburant » de la colonne 10 « Restant au départ », le mécanicien de la boîte de vitesses ou du contrôle qualité enregistre la quantité de carburant dans les réservoirs du véhicule au départ et certifie l'exactitude de toutes les inscriptions effectuées en signant dans cette colonne.

10.5. Dans la ligne « Signature du mécanicien », le mécanicien de boîte de vitesses ou de contrôle qualité certifie par sa signature le transfert de la voiture au conducteur en bon état technique et l'autorisation de quitter le garage, et dans la ligne « Signature du conducteur » - le conducteur certifie par sa signature la réception de la voiture en bon état technique et la réception de la mission de travail.

11. Le remplissage de la feuille de route sur la ligne s'effectue dans l'ordre suivant.

11.1. Dans la colonne 24, l'expéditeur note les numéros séquentiels des voyages effectués. Le dossier est destiné à l'affichage des documents d'expédition ci-joints par voyage.

11.2. Dans la colonne 25 « Numéros des lettres de voiture jointes », l'expéditeur note tous les numéros des lettres de voiture liées à ce voyage.

11.3. La colonne 26 « Heure d'arrivée » indique l'heure (heures et minutes) à laquelle le conducteur présente la lettre de voiture à l'expéditeur ou au destinataire à la porte d'entrée ou au point de contrôle des points de chargement ou de déchargement (sauf gares ferroviaires).

S'il n'y a pas de porte d'entrée ni de point de contrôle, cette colonne n'est pas remplie ; l'heure d'arrivée au point de chargement ou de déchargement est inscrite sur le connaissement (Bill of Lading).

11.4. Dans la colonne 27 « Signature et sceau », l'expéditeur signe et appose un sceau, confirmant l'exactitude des détails de la lettre de voiture remplie par lui.

12. La colonne 28 « Marques de l'entreprise automobile » peut être utilisée par l'entreprise automobile pour refléter des indicateurs comptables supplémentaires du fonctionnement de la voiture et de la remorque.

13. Dans la section « Temps d'arrêt sur la ligne », l'employé du service d'assistance technique ou une personne autorisée note le motif de l'arrêt, la date et l'heure du début et de la fin de l'arrêt dans les colonnes appropriées et certifie ces inscriptions par sa signature.

14. Dans les lignes « Notes spéciales » au recto sont enregistrées des informations qui ne sont pas prévues sous la forme de la feuille de route (marques de l'Inspection nationale de la circulation, clients refusant de charger la voiture, divers services routiers, etc. ).

15.4. Dans la ligne « Réussi », le conducteur certifie par sa signature que le véhicule a été remis au mécanicien de transmission ou de contrôle qualité dans un état techniquement correct (défectueux). Le mécanicien de la boîte de vitesses ou du contrôle qualité de la ligne « Accepté » avec sa signature certifie que les colonnes 5 et 6 de la ligne « Retour au garage » de la rubrique « Fonctionnement du conducteur et du véhicule » sont correctement remplies et que le véhicule est accepté par le conducteur dans un état techniquement correct (défectueux).

16. Une fois que le conducteur a soumis la feuille de route, le répartiteur ou toute autre personne autorisée la remplit dans l'ordre suivant :

16.1. Dans la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule » dans la colonne 4 « Kilométrage zéro », selon le tableau des distances, on note la distance du garage au premier point de chargement et du dernier point de déchargement au garage.

16.2. Dans la section « Mouvement du carburant » dans la colonne 13 « Coefficient de changement de taux » écrit un coefficient général de changement du taux de consommation de carburant pour toute la journée de fonctionnement du véhicule associé au fonctionnement du véhicule à un taux de consommation de carburant accru, dans la colonne 14 « Durée de fonctionnement des équipements spéciaux » et colonne 15 « Durée de fonctionnement du moteur » sur la base des inscriptions correspondantes dans la feuille de route jointe, le TTN enregistre respectivement la durée de fonctionnement des équipements spéciaux et la durée de fonctionnement supplémentaire du moteur dans des conditions de fonctionnement particulières ( fonctionnement des mécanismes rotatifs de chargement et de déchargement du moteur, etc.). Ces précisions sont nécessaires pour déterminer le taux de consommation supplémentaire de carburant. Le répartiteur certifie l'exactitude du remplissage de ces informations en signant sous les colonnes correspondantes.

16.3. Dans la section « Séquence d'exécution des tâches », le répartiteur note le nombre total de déplacements dans la colonne 24 et dans la ligne « TTN en quantité » - le nombre total de bons de livraison soumis. Pour le nombre total de bons de livraison remis et acceptés, le chauffeur signe dans la ligne « Passé par le chauffeur », et le répartiteur - dans la ligne « Accepté par le répartiteur ».

Chaque organisation privée et publique doit clairement documenter toutes ses activités. De nombreux formulaires, formulaires et règles spéciaux ont été élaborés à cet effet. S'ils sont respectés et que les documents sont remplis correctement dans les délais, l'entrepreneur n'aura de problèmes ni avec les structures de contrôle ni avec les autorités fiscales, qui peuvent accorder une exonération des cotisations à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Les hommes d'affaires débutants se posent particulièrement beaucoup de questions sur les règles de remplissage des lettres de transport (PL) et leurs modifications. Aujourd'hui, nous allons vous expliquer comment remplir correctement ces documents importants, et également présenter à votre attention des exemples des formulaires les plus courants développés pour la mise en route d'un véhicule.

Quelques mots sur les sous-marins

Les règles de remplissage doivent être respectées par toute entreprise qui utilise des véhicules dans son activité principale ou secondaire. Sans ce document dûment rempli, aucun véhicule n’a le droit de partir en voyage. Très souvent, les entreprises indemnisent leurs employés qui utilisent des véhicules personnels à des fins professionnelles pour le coût du carburant et des lubrifiants. Ils sont confirmés à l'aide d'une feuille de route ; de plus, les agents de la police de la circulation qui ont arrêté la voiture ont le droit de demander ces papiers, qui indiquent les détails du véhicule, du conducteur et de la destination de l'itinéraire.

A l'aide de ces documents, toute organisation amortit ses dépenses de carburant et bénéficie d'une exonération de l'impôt sur le revenu des personnes physiques pendant une certaine période. Dans les cas où les règles de remplissage des lettres de voiture ne sont pas respectées, l'entrepreneur peut même être engagé en responsabilité administrative et pénale.

En tirant les conclusions de tout ce qui précède, nous pouvons dire qu'une feuille de route n'est pas seulement un formulaire, mais un document important qui reflète toutes les données sur le véhicule, la personne qui le conduit, l'itinéraire, etc. L'exécution correcte de ces documents garantit à l'entreprise l'absence de problèmes avec les autorités fiscales en cas de rapports annuels et de contrôles soudains.

Classification

Il existe actuellement plusieurs types de documents qui nous intéressent, applicables à tout transport connu. Sur cette base, les sous-marins peuvent être classés selon leur objectif comme suit :

transport de passagers;
transports spéciaux;
véhicule cargo;
taxi de passagers;
bus.

Chaque formulaire a sa propre désignation alphanumérique. Par exemple, les règles de remplissage de la lettre de transport 4-C s'appliquent au transport de marchandises. En général, presque tous les formulaires ont une procédure de remplissage identique, cependant, selon la spécialisation du véhicule, elle peut comporter des ajouts mineurs.

Formulaires DP individuels

Toutes les organisations ne sont pas adaptées aux formulaires unifiés développés par les agences gouvernementales. Parfois, certaines colonnes s'avèrent superflues pour une entreprise particulière, il est donc permis de développer des formulaires PL individuels.

Ils doivent contenir les mentions obligatoires prévues par la loi ; le reste peut être ajouté ou supprimé à la demande du chef d'entreprise. Dans tous les cas, un tel formulaire est considéré comme légal et peut être soumis sur demande aux agences gouvernementales compétentes.

Durée de validité des documents

Selon les règles de remplissage des lettres de voiture, celles-ci doivent indiquer la durée de validité. Il ne faut pas oublier que le formulaire unifié n'est utilisé que vingt-quatre heures au maximum. Dans des cas particuliers, des cases supplémentaires doivent être cochées. Mais la durée de validité du formulaire individuel a été étendue à trente jours.

Ces nuances doivent être connues de toutes les personnes impliquées dans le contrôle et le traitement du DP.

Colonnes obligatoires

Comme nous l'avons mentionné précédemment, chaque formulaire doit comporter un certain nombre de détails immuables, sans lesquels il est considéré comme invalide. Dans ce cas, la spécialisation du véhicule n'a pas d'importance. Par exemple, les règles de remplissage des lettres de voiture du formulaire 3 pour les voitures particulières impliquent l'inclusion d'un certain ensemble de colonnes et de cellules dans les formulaires :

Nombre.
Nom.
Durée de validité du formulaire.
Informations sur l'employé de l'organisation qui gère le véhicule :

Nom complet du chauffeur qui travaillera sur le véhicule spécifié ;
la date, sous forme de chiffres, et l'heure, au format heures et minutes, à laquelle l'examen médical du conducteur avant et après le voyage a été effectué.

5. Description détaillée du véhicule utilisé :

son type ;
modèle;
modèle de remorque et de semi-remorque (s'ils n'y sont pas, la colonne n'est pas remplie) ;
numéro d'immatriculation du véhicule ;
kilométrage initial et une marque des kilomètres parcourus après la fin du quart de travail ;
informations sur le départ et la fin du travail (date et heure).

6. Informations sur le propriétaire du véhicule.

En plus des colonnes répertoriées, tout entrepreneur peut ajouter les détails nécessaires. Ils peuvent divulguer, par exemple, le type d'activité de l'entreprise ou toute autre donnée à la discrétion de la direction.

Lettres de transport : exemple, règles de remplissage

Si vous envisagez d'utiliser un formulaire unifié pour votre travail, notre exemple vous aidera à vous y retrouver en remplissant le document. Gardez à l'esprit qu'il est double face. N'oubliez donc pas de saisir les données au dos de la feuille après le retour du chauffeur du voyage.

Dans les grandes organisations, des personnes spécialement formées remplissent ces documents et libèrent également les conducteurs et les véhicules sur l'itinéraire. Dans les petites organisations, où il n'est pas entièrement rentable de maintenir de tels spécialistes, cette responsabilité est confiée à toute personne. Par exemple, un comptable ou un chef d'entreprise.

Un employé engagé dans DP doit être familier avec toutes les règles et les nouvelles innovations introduites. Dans la section suivante de l'article, nous vous parlerons des subtilités des règles à suivre pour remplir une feuille de route pour une voiture de tourisme. Nous analyserons séparément les sous-marins destinés aux bus et aux véhicules de fret.

Exemple de remplissage

C’est l’une des options les plus simples qui ne comporte aucune complication. Cependant, pour un débutant, les règles pour remplir une feuille de route pour une voiture particulière peuvent sembler inutilement déroutantes. Après tout, un formulaire unifié est souvent intimidant en raison de l'abondance de colonnes et de détails. Examinons donc le recto de cet important formulaire.

Dans la partie supérieure gauche de la fiche, vous devez saisir la date de départ, le nom de l'organisme (exactement tel qu'écrit dans les documents constitutifs), les données complètes sur le chauffeur et la voiture. L'heure de départ du parking et de retour de l'itinéraire, constatée par le répartiteur, est également indiquée. Cela comprend également souvent des informations sur l’examen médical du conducteur et des informations sur la personne responsable des procédures effectuées.

Sur le côté droit du formulaire habituel, sont inscrits les codes des documents constitutifs de l'organisation, le numéro du formulaire lui-même (il est fixé arbitrairement, mais dans l'ordre, en partant du précédent), le kilométrage, les données des personnes qui ont vérifié le l'état technique du véhicule et la marque du carburant. La quantité de carburant et de lubrifiants délivrée est également inscrite ici, si elle est acceptée dans l'entreprise.

Au bas du formulaire, les signatures sont apposées par la personne qui donne le véhicule en bon état et par le conducteur qui a accepté le véhicule.

Le verso est rempli par la personne responsable qui a accepté la voiture après le vol. L'itinéraire, le temps de trajet et les kilomètres parcourus sont indiqués ici. La signature du conducteur est placée sous ces données. Parfois, un comptable ou le chef d’une organisation calcule le salaire d’un employé dans des colonnes spéciales, mais ces détails ne sont pas obligatoires.

Règles pour remplir les feuilles de route des bus

Ce document unifié porte le numéro six, en plus des colonnes obligatoires déjà décrites dans la section précédente, plusieurs autres y ont été ajoutées. Gardez à l’esprit que sans eux, le formulaire n’est pas considéré comme correctement rempli et ne sera donc pas pris en compte par l’administration fiscale.

Une telle feuille de route contient des informations sur le conducteur et le conducteur. Les noms et initiales des deux personnes, ainsi que leurs numéros d’identification, sont inscrits dans les colonnes. Les numéros et noms des itinéraires doivent être indiqués. Parfois, des notes ou des tâches spéciales pour le conducteur sont incluses dans ces documents.

Étant donné que le bus part pour le premier et le deuxième quart de travail, la feuille de route contient des colonnes qui sont remplies par le répartiteur à son départ et à son retour au garage pour chaque quart de travail.

Camions

Tout d'abord, il faut tenir compte du fait que trois formulaires unifiés ont été créés pour les véhicules cargo :

Pour le travail à la pièce. Ce formulaire est utilisé pour le transport à la pièce, lorsque le chauffeur a une idée des prix et peut voir son salaire au dos de la feuille de route à la fin du quart de travail.
Prise en compte des tarifs horaires. Dans ce cas, le document indique le type de tarif, puis le salaire est calculé en fonction des résultats du voyage.
Transport interurbain. Ce formulaire est marqué d'une bande rouge spéciale et est assez rarement utilisé. Le plus souvent, il est utilisé lorsque l'on travaille avec des marchandises économiques nationales.

Les règles pour remplir une lettre de transport de camion comprennent de nombreuses colonnes et sont considérées comme les plus complexes. Les lignes suivantes sont inchangées :

colonne ou brigade;
remorques;
les accompagnants ;
lieux de réception et de livraison des marchandises ;
caractéristiques de la cargaison ;
tonnage de fret ;
le nombre de vols avec le fret déclaré qui constituent la tâche du conducteur ;

En règle générale, des personnes spécialement désignées sont impliquées dans la préparation de documents aussi importants ; dans les entreprises de transport, leur maintenance est simplement nécessaire.

Innovations dans les règles

Cette année, les règles pour remplir la feuille de route ont changé. Certains experts affirment qu’ils ont même facilité le travail des spécialistes. Mais d’autres considèrent les nouvelles règles pour remplir les formulaires de voyage plus complexes que les précédentes. Quoi qu’il en soit, tout entrepreneur travaillant avec différents véhicules devrait les connaître.

Auparavant, ceux qui laissaient des voitures sur l’itinéraire étaient tenus d’apposer le sceau rond de l’entreprise sur le document. Désormais, cela est considéré comme facultatif, mais les données de l'entreprise et du propriétaire de la voiture doivent être saisies dans les colonnes. Sans eux, le formulaire n’a aucune force juridique.

Les règles en vigueur depuis le 26 février de cette année prévoient qu'il est obligatoire d'inscrire sur la feuille de route les informations sur le contrôle technique de la voiture signées par le responsable. Ces données sont renseignées pour tous les types de véhicules.

Erreurs dans le remplissage du PL : à quoi elles peuvent conduire

Ne sous-estimez pas l’importance de remplir correctement ces documents. Par exemple, il existe des cas où des entrepreneurs individuels ont été impliqués dans un litige avec les autorités fiscales en raison du refus de déduire l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Le Service fédéral des impôts a déclaré que le plaignant utilisait la voiture à des fins personnelles, car les feuilles de route étaient mal remplies et ne pouvaient donc pas être prises en compte dans l'affaire.

Il existe également d'autres cas, que nous n'aborderons pas, où des erreurs offensantes et banales dans des documents se sont révélées fatales. Nous vous conseillons donc fortement d'être plus attentif à la documentation et d'utiliser un journal spécial. Nous en parlerons dans la prochaine section de l'article.

Tenir un journal des documents de voyage

Si vous travaillez avec des véhicules, vous émettez et acceptez un grand nombre de lettres de voiture par jour. Leur mouvement doit être clairement suivi dans un journal, qui est généralement tenu par la personne responsable de la libération de la voiture.

Ce document se compose de parties textuelles et tabulaires. Les règles pour remplir le carnet de voyage sont assez claires, mais il ne faut pas les négliger. Cela peut être coûteux tant pour l’employé négligent que pour l’entreprise.

Le code OKPO complet est toujours renseigné sur la page de titre, et la période pendant laquelle le magazine sera utilisé est également indiquée. La partie tableau contient les cellules suivantes :

numéro et date de délivrance du permis ;
des informations sur l'employé conduisant le véhicule et son matricule ;
numéro de véhicule attribué dans le garage ;
signatures du chauffeur, du répartiteur et du comptable.

N'oubliez pas que le journal doit avoir une numérotation continue et prendre en compte absolument toutes les lettres de voiture émises pour la période indiquée dans le titre. Après avoir rempli le document, celui-ci est tamponné par le responsable, qui le signe également. puis l'employé responsable recoud le magazine et le dépose.

Le salarié responsable est nommé uniquement par le chef d'entreprise. Cela peut être fait par ordre ou précisé dans le contrat de travail. Gardez à l'esprit que les pouvoirs peuvent toujours être transférés à un autre employé par le prochain ordre de l'organisation.

De plus, ces responsabilités peuvent être transférées à une organisation tierce qui fournit des services similaires dans le cadre d'un contrat.

Au lieu d'une conclusion

Nous avons essayé de collecter pour vous les informations les plus pertinentes sur le sujet évoqué, qui seront utiles aux débutants et aux professionnels. Nous espérons qu'après avoir lu l'article, vous n'aurez plus de questions sans réponse sur le remplissage du PL.

Une lettre de voiture est le document le plus important pour un propriétaire de véhicule du point de vue de l'inclusion des dépenses de carburant et de lubrifiants. Il existe un certain nombre de critères nécessaires pour remplir correctement les lettres de transport, qui sont définis dans la législation de la Fédération de Russie. Voyons comment remplir correctement une feuille de route, quelles erreurs dans le document entraîneront des taxes supplémentaires, et fournirons également des règles et un exemple pour remplir le document.

Dans quels actes juridiques pouvez-vous trouver un exemple de remplissage de lettres de voiture ?

La principale source de loi, qui définit la procédure de remplissage des lettres de transport, est l'arrêté n° 152 du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008, dans sa version actuelle. Soulignons ses principales dispositions :

des feuilles de route doivent être remplies pour chaque type de véhicule (article 9 de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports) ; lorsque vous utilisez la voiture en équipes par différents conducteurs, vous devez créer une feuille distincte pour chacun d'eux (article 11) ;
à partir du 01/03/2019, la lettre de transport est émise strictement pour un quart de travail ou pour un vol, selon la durée la plus longue. Il est impossible de préparer des feuilles de route pour un mois (article 10) ;
le nom du document doit indiquer le type de véhicule, le titre doit indiquer le numéro de la lettre de voiture (conformément à la numérotation établie par l'entreprise) ;
dans le document, en plus des coordonnées de base de l'expéditeur : nom, adresse et numéro de téléphone, l'OGRN doit être indiqué ;

Un exemple de formulaire peut être téléchargé.

la feuille de route doit indiquer les relevés du compteur kilométrique en corrélation avec la date et l'heure de départ de la voiture pour la tâche, ainsi que son retour au garage, signée par les personnes responsables de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel, et si l'entrepreneur individuel effectue lui-même le travail du chauffeur, puis lui personnellement (article 13, p. .14) ;
si la feuille de route est émise lorsque différents conducteurs utilisent la voiture en équipe, les relevés du compteur kilométrique sont notés sur la feuille du conducteur qui quitte le garage en premier pour la tâche, ainsi que du conducteur qui retourne au garage (article 15) ;
la feuille de route doit indiquer la date et l'heure des examens médicaux, qui sont effectués avant le départ d'un vol et après son retour - ils sont apposés par un employé médical directement impliqué dans l'examen, et sont également certifiés par sa signature avec l'obligation indication de son nom complet, paragraphe 16);
à partir du 26/02/2017 (Arrêté du Ministère des Transports du 18/01/2017 n°17), une condition obligatoire de la feuille de route est devenue une note sur le contrôle de l'état technique du véhicule avant le départ en voyage (avant un quart de travail) - la personne contrôlante effectuant l'inspection indique la date et l'heure de sa réalisation, signature certifiée avec décodage des initiales (clause 16.1) ;
les lettres de voiture complétées doivent être enregistrées dans un journal spécial, qui est lancé par le propriétaire du transport (article 17).

Découvrez la procédure à suivre pour remplir le carnet de voyage.

Les fiches complétées doivent être conservées dans l'organisme utilisant les véhicules pendant au moins 5 ans.

Il s'agit des dispositions des principaux actes juridiques régissant le remplissage des formulaires de voyage. Le législateur n'a pas déterminé comment remplir le document concerné - les données nécessaires peuvent y être saisies manuellement ou sur un ordinateur.

Il est extrêmement important de remplir correctement les formulaires de voyage. Voyons ce qui se passera si l'on néglige cela en prenant l'exemple de plusieurs procédures d'arbitrage.

En savoir plus sur les caractéristiques des lettres de voiture utilisées par les entrepreneurs individuels dans l'article "Quelles sont les caractéristiques d'une feuille de route pour les entrepreneurs individuels (formulaire) ?" .

Erreurs dans la lettre de voiture et refus de remboursement de la TVA

Les conséquences juridiques d’erreurs commises dans un document tel qu’une lettre de voiture peuvent être très désagréables pour le contribuable. Il convient de noter le cas dans lequel le Service fédéral des impôts a refusé de reconnaître le droit d'un entrepreneur individuel à déduire la TVA en raison du fait que les lettres de voiture étaient mal remplies.

Il s'agit de l'affaire d'arbitrage n° A65-20582/2013. Le demandeur, un entrepreneur individuel, a acheté une voiture auprès d'une SARL et a préparé un certain nombre de pièces justificatives - une facture et un certificat de réception. Le vendeur a émis une facture à l'acheteur, qui incluait la TVA. On sait également que l'entrepreneur individuel a payé la voiture avec des fonds de crédit.

L'entrepreneur individuel, après avoir procédé à l'immatriculation nationale de la voiture, a soumis une déclaration de TVA au Service fédéral des impôts, qui indiquait le montant à déduire. Cependant, le fisc a refusé de déduire l'entrepreneur individuel, estimant que la voiture n'avait pas été achetée à des fins professionnelles, mais à des fins personnelles.

L'acheteur de la voiture a déposé une plainte en arbitrage, dans l'intention de faire annuler devant le tribunal la décision du Service fédéral des impôts. Mais ses tentatives n'ont pas été couronnées de succès - le tribunal a confirmé à trois reprises le bien-fondé du fisc.

Au cours de l'audience, l'entrepreneur individuel a présenté au tribunal des copies des documents de voyage comme preuve de l'utilisation de la voiture à des fins professionnelles. Cependant, les juges ont estimé que ces sources ne répondaient pas aux exigences de l'arrêté n° 152 du ministère des Transports, car elles n'indiquaient pas certains détails importants, de l'avis du tribunal. De plus, lors des audiences, il a été établi que dans le certificat de réception du véhicule, il y avait une erreur dans l'indication du nom de la SARL qui a vendu le véhicule à l'entrepreneur individuel.

La destination n'est pas précisée - les dépenses de carburant et de lubrifiants ne peuvent pas être amorties

Une autre situation très remarquable s'est produite dans le cadre de l'arbitrage n° A55-23291/2012. La Cour suprême d'arbitrage a refusé de la transférer au niveau du présidium de cette instance, laissant ainsi la décision de cassation en vigueur.

Le contribuable a intenté une action en justice contre le Service fédéral des impôts, dans le but de contester la décision du fisc de refuser d’inclure les coûts du carburant et des lubrifiants dans la structure des coûts de l’entreprise. Les inspecteurs du Service fédéral des impôts ont considéré ces coûts comme non confirmés, car les fiches de voyage générées par le contribuable pour confirmer les coûts du carburant et des lubrifiants n'indiquaient pas les destinations vers lesquelles les chauffeurs se rendaient.

Le montant inclus dans le procès est assez important - 700 000 roubles. Mais le contribuable n’a pas pu la poursuivre. Lors des audiences de première instance, les juges ont confirmé que le fisc avait raison. L'appel a donné une chance au plaignant, établissant que l'itinéraire de la voiture, ainsi que la destination de la cargaison, ne devraient pas être enregistrés dans un document tel qu'une feuille de route par des organisations qui ne sont pas des entreprises de transport dans leur profil principal. De plus, comme l’a estimé la cour d’appel, la lettre de voiture ne doit pas être considérée comme la seule source capable de confirmer l’implication de la voiture dans les activités commerciales du contribuable.

Cependant, la cassation a annulé la décision rendue par la cour d'appel. Les juges ont considéré que la lettre de voiture est un document créé spécifiquement dans le but de confirmer la validité des coûts de l'entreprise sous forme de coûts de carburant et de lubrifiant. Par conséquent, si la feuille de route ne contient pas d’informations sur la destination, alors, selon les juges, il est impossible d’établir de manière fiable le fait que les chauffeurs de l’entreprise ont utilisé la voiture à des fins officielles. Par conséquent, ce détail de la lettre de voiture, si l'on suit la position de cassation, devrait être considéré comme obligatoire, reflétant l'essence de la transaction commerciale.

Les informations sur la destination enregistrées dans un document tel qu'une feuille de route, si l'on suit la logique des dispositions de l'arrêt de la Cour suprême dans cette affaire, doivent être suffisamment détaillées. Selon VOUS, la feuille de route doit comporter le nom de l'organisme où se rend la voiture, ainsi que l'adresse de l'établissement correspondant.

Règles d'émission des lettres de voiture pour la comptabilité en 2018-2019

En pratique, une gamme assez large de feuilles de route peut être utilisée - tout dépend du type de véhicule, de son mode d'utilisation, ainsi que des spécificités des activités de l'organisation. La principale source de loi qui approuve les formulaires de lettre de voiture pour divers types d'équipements automobiles, ainsi que pour les types d'entreprises, est la résolution n° 78 du Comité national des statistiques du 28 novembre 1997. Cependant, l'utilisation de ce document n'est pas obligatoire et le le propriétaire du transport a le droit d'élaborer son propre formulaire de lettre de transport ou, en prenant comme base un formulaire unifié approprié, de le compléter avec les détails nécessaires.

Une lettre de voiture est un document comptable pour le transport officiel. Si le propriétaire de la voiture est une organisation, ce document confirme le droit de conduire. Si la voiture est privée mais utilisée à des fins professionnelles, cela aide à calculer les coûts. De nombreux services contrôlent les bons : le Service fédéral des impôts, l'Inspection nationale de la sécurité routière et l'inspection du travail. Où puis-je me procurer les bons formulaires, comment les remplir correctement et éviter d'éventuelles sanctions en cas d'erreur, en tenant compte des dernières évolutions de la législation ?

Les soi-disant « bons » sont des documents comptables principaux qui doivent être conservés par toutes les organisations et entrepreneurs individuels exploitant des véhicules. Dans le même temps, les personnes morales et les entrepreneurs individuels fournissant des services de transport de marchandises ou de personnes sont tenus d'utiliser des formes unifiées de ces documents.

Selon le type de véhicules et leur domaine d'application, différents types de feuilles de route doivent être utilisés. Des formulaires distincts ont été élaborés pour les propriétaires et les locataires :

voitures particulières;
camions;
transports spéciaux;
taxi de passagers;
taxi-cargo;
bus publics et non publics.

Les formulaires nécessaires aux entrepreneurs ont été approuvés il y a vingt ans par la résolution du Comité national des statistiques du 28 novembre 1997 n° 78. Ils sont toujours d'actualité, même si au fil des années, diverses modifications ont été apportées aux formulaires à plusieurs reprises. Conformément à l'arrêté du ministère des Transports du 7 novembre 2017 n° 476 du 15 décembre 2017, des informations complémentaires sur le propriétaire du véhicule doivent être indiquées sur la feuille de route. Les entrepreneurs individuels étaient tenus d'indiquer leur OGRI et les organisations - OGRN.

Les formulaires unifiés ne conviennent pas à toutes les organisations et ne sont pas obligatoires pour tout le monde. Par conséquent, une personne morale (ou un entrepreneur individuel) a le droit de développer sa propre version, qui doit prendre en compte tous les détails obligatoires et les indicateurs nécessaires. L’utilisation de votre propre formulaire modifié doit être indiquée dans les politiques comptables de l’organisation, telles que définies au paragraphe 4 du PBU 1/2008. N'oubliez pas que les règles régies par l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ sur la comptabilité s'appliquent également aux documents primaires de reporting strict.

Nouveau formulaire de lettre de transport à partir de 2019

Une feuille de route du véhicule est requise lorsqu’un véhicule part au travail, qu’il s’agisse de la propre voiture de l’organisation ou d’une voiture louée. Des exigences strictes pour remplir ce document principal ne sont établies que pour les entreprises de transport automobile, cependant, pour toutes les autres, il s'agit d'un document de stricte responsabilité, il doit donc contenir des informations obligatoires.

En 2018, ces informations étaient plus nombreuses - les responsables ont ajouté l'obligation d'indiquer dans la feuille de route des informations sur le conducteur passant le contrôle avant le départ de l'état technique de la voiture. En outre, le cachet rond obligatoire sur le formulaire délivré a été supprimé.

Feuilles de route : règles à remplir en 2019

La procédure de délivrance des lettres de transport est établie par l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152, en vigueur tel que modifié le 21 décembre 2018, entré en vigueur le 1er mars 2019. Les lettres de voiture sont prises en compte dans un journal spécial. Examinons de plus près les changements survenus dans les lettres de voiture en 2019 et comment rédiger ce document afin que les inspecteurs du fisc et de la police de la circulation, qui consultent le plus souvent ce document, n'aient aucune question.

Dans les organisations de transport automobile, ce sont les répartiteurs qui sont chargés de remplir ce formulaire, tandis que dans d'autres entreprises, il peut s'agir simplement d'un employé autorisé à libérer les véhicules pour le déplacement. Ces responsabilités doivent être déléguées par arrêté du chef de l'organisation, puisque c'est celui qui remplit le document qui est responsable des erreurs qui y sont commises. Parfois, les chauffeurs s’occupent eux-mêmes des formalités administratives. Cependant, en règle générale, les conducteurs doivent remplir uniquement leur partie du document - enregistrer les données sur le kilométrage de la voiture conformément aux indicateurs des instruments de la voiture.

Vous pouvez émettre un bon pour un vol, un jour ouvrable ou une équipe. De plus, le formulaire unifié offre la possibilité de prolonger la validité de ce document, car diverses situations peuvent arriver à une voiture lors d'un voyage et conduire sans feuille de route est une infraction.

La lettre de voiture, dont la forme est unifiée, se divise en plusieurs formes différentes, selon le type de véhicule. Ces formulaires diffèrent par leur contenu et leurs exigences de remplissage. Nous les avons rassemblés dans un tableau afin que chaque organisation puisse naviguer et choisir celle dont elle a besoin.

Formulaire de lettre de transport unifié	Qui le remplit et comment ?

Le principal document comptable utilisé pour documenter le fonctionnement d’un véhicule est une lettre de voiture. Les formulaires de lettres de transport à utiliser par les organisations transportant des marchandises et (ou) des passagers par route sont approuvés par le décret du ministère des Finances de la République de Biélorussie du 31 mars 2000 n° 31 « Sur l'approbation des formulaires de lettres de transport et les instructions pour remplir les sortir » (ci-après - Résolution n° 31).

Les formulaires de lettre de transport sont fabriqués conformément au Règlement sur les exigences de base relatives au niveau de sécurité des formulaires de déclaration stricts, ainsi qu'aux matériaux spéciaux pour les protéger contre la contrefaçon, approuvés par décret du ministère des Finances de la République de Biélorussie du mars 2002. N° 29. Les formulaires de voyage spécifiés contiennent tous les détails et sont complétés par certains éléments de sécurité.

Les formulaires standard de lettres de transport approuvés de la manière établie sont obligatoires pour toutes les organisations, quelle que soit leur forme juridique ou leur entrepreneur individuel.

Voiture de société

L'article 1.1 des Instructions pour l'établissement, l'enregistrement, le remplissage et le traitement des lettres de voiture pour une voiture de société, approuvées par la Résolution n° 31 (ci-après dénommées les Instructions), établit que les voitures de société (ci-après dénommées une voiture de société) comprennent les voitures d'une capacité allant jusqu'à 9 places, y compris le siège du conducteur, utilisées à des fins officielles.

Les formulaires de lettres de voiture doivent être conservés par une personne morale ou un entrepreneur individuel et, le cas échéant, délivrés contre signature à la personne responsable de l'exploitation des véhicules de société. Les lettres de voiture pour une voiture de société, formulaires 6 et 7, sont délivrées au conducteur contre signature par un fonctionnaire habilité, à condition que la lettre de voiture précédente ait été soumise pour traitement.

La responsabilité du remplissage des lettres de voiture et de l'exactitude des informations qui y sont spécifiées incombe au chef d'une personne morale ou d'un entrepreneur individuel, dont ils sont certifiés cachet et sceau, ainsi qu'aux personnes assurant l'exploitation des voitures de société.

Les lettres de voiture sont délivrées non seulement pour les voitures appartenant à l'organisation, mais également pour les voitures personnelles des employés utilisées à des fins officielles, ainsi que pour leurs voitures louées.

Feuille de route du formulaire 6voiture de société

Une lettre de voiture pour une voiture de société, formulaire b, est utilisée lors de l'utilisation d'une voiture particulière à des fins professionnelles lorsqu'il est nécessaire de servir un ou plusieurs clients dans un délai d'un jour. Ainsi, l'enregistrement d'un nouveau formulaire de lettre de voiture de ce formulaire est effectué quotidiennement.

Avant l'émission de la feuille de route du chauffeur, le répartiteur (ou une autre personne autorisée) remplit les informations suivantes :

Au recto est inscrite la date d'émission (jour, mois, année), qui coïncide avec la date d'enregistrement de la lettre de voiture dans le journal d'émission des lettres de voiture aux conducteurs ; nom de l'entreprise (organisation), son adresse et son numéro de téléphone ; la marque de la voiture, son état et ses numéros de garage ; le nom et les initiales du conducteur, son matricule et son numéro de permis de conduire ;

Dans la rubrique « Affectation au chauffeur », les noms des clients ou les noms, initiales et qualités des personnes responsables des entreprises (institutions) à la disposition desquelles la voiture est réceptionnée, ainsi que les adresses de livraison de la voiture, sont indiqués dans les lignes appropriées. Si la voiture est ravitaillée dans un garage avant de partir, alors le ravitailleur avant le départ voiture sur la ligne dans la section « Remplissage de carburant et de lubrifiants (LCM) » note la marque du carburant et des lubrifiants, le numéro de la fiche de remplissage et le nombre de carburant et de lubrifiants délivrés dans les colonnes appropriées. Le répartiteur enregistre l'heure de départ effective dans la colonne « Heure de départ » et certifie toutes les entrées par sa signature ou son cachet dans la ligne correspondante. Le mécanicien (ou une autre personne autorisée) enregistre les relevés du compteur de vitesse et la quantité de carburant dans le réservoir de carburant au départ dans les colonnes appropriées au recto de la feuille de route, puis certifie que la voiture a été remise au conducteur en bon état technique. , l'autorisation de laisser et l'exactitude de toutes les inscriptions faites par lui avec sa signature ou son cachet dans la ligne correspondante. Le chauffeur appose sa signature dans la ligne « Chauffeur », certifiant ainsi la réception du véhicule en bon état technique et la réception de la mission de travail.

Pendant que le véhicule circule sur la ligne, dans la section « Achèvement des tâches » au verso de la feuille de route, lors de l'utilisation d'un véhicule de société dans les limites de la ville, dans les colonnes « de » et « à », l'inscription « Autour de la ville » est faite. Dans les autres cas, pour chaque trajet, sont indiqués respectivement les noms des points de départ et d'arrivée de l'itinéraire, ainsi que l'heure de départ du point de départ et d'arrivée à destination finale. Des visages, les utilisateurs d'une voiture de société certifient l'exactitude des inscriptions effectuées par le chauffeur avec leur signature dans les lignes appropriées de la colonne « Signature de la commande » dans la section « Autres notes » ; la personne autorisée note le motif, la date et l'heure ; du début et de la fin de l'arrêt et le confirme par sa signature. Les informations prévues dans le formulaire de lettre de voiture sont également enregistrées ici (marques de la police de la circulation, de l'Inspection des transports, etc.).

Au retour voiture de la file, le conducteur de la ligne « Voiture remise », avec sa signature, certifie la remise de la voiture au mécanicien. Le mécanicien remplit les lignes appropriées avec les indications du compteur de vitesse, le carburant restant dans le réservoir de la voiture et certifie que ces informations sont correctement remplies, ainsi qu'en acceptant la voiture du conducteur avec sa signature. Le répartiteur note l'heure réelle de retour dans la ligne correspondante sur le côté gauche du recto de la lettre de transport et certifie que l'inscription est correcte avec sa signature.

Pendant le traitement de la lettre de voiture, une personne habilitée traite la lettre de voiture et les documents correspondants, calcule et remplit les détails des sections « Consommation de carburant », « Résultats de l'exploitation du véhicule pour l'équipe » et confirme l'exactitude des calculs effectués avec sa signature sur au verso de la feuille de route. Lors du traitement automatique d'une feuille de route, les rubriques « Résultats du fonctionnement du véhicule pour un quart de travail », « Consommation de carburant », « Pour les calculs » sont renseignées, car leur calcul est effectué à l'aide d'un ordinateur.

Feuille de route du formulaire 7voiture de société

La lettre de voiture du formulaire 7 pour une voiture de société est utilisée lors de l'utilisation d'une voiture particulière à des fins professionnelles lorsqu'il est nécessaire de servir un client pendant plusieurs jours. Un nouveau formulaire de lettre de voiture de ce formulaire est établi en cas de changement de client ou s'il n'y a pas d'espace pour effectuer de nouvelles inscriptions dans le formulaire de lettre de voiture précédent. Le client peut être à la fois des organisations tierces et des services individuels de l'organisation ou de ses employés.

Avant l'émission de la lettre de voiture au conducteur, le répartiteur inscrit au recto de la lettre de voiture la date de son émission (jour, mois, année), qui coïncide avec la date de son inscription au journal d'émission des lettres de voiture aux conducteurs ; nom de l'entreprise (organisation), son adresse et son numéro de téléphone ; marque de la voiture, état et numéro de garage ; le nom et les initiales du conducteur, son matricule et son numéro de permis de conduire. La ligne « La voiture a été mise à disposition » indique le nom du client ou le nom, les initiales et la qualité du responsable de l'entreprise à la disposition de laquelle la voiture est reçue, ainsi que l'adresse de livraison de la voiture.

Avant le départ voiture en ligne quotidiennement, le ravitailleur, si la voiture est ravitaillée dans le garage avant de partir, note la marque du carburant dans la colonne « Marque de carburant » et dans la colonne « Quantité, l » - la quantité de carburant distribuée et certifie l'exactitude de l'inscription avec sa signature dans la colonne « Signature du numéro de reçu de la station-service ». Le répartiteur remplit les colonnes « Numéro », « Heure de départ », « Relevés du compteur de vitesse au départ », « Carburant restant au départ ». Le mécanicien compare les lectures du compteur de vitesse et le carburant restant dans le réservoir de la voiture au départ, transférés par le répartiteur de la feuille de route précédente (de la veille au retour), avec les valeurs réelles. Ensuite, il certifie la remise de la voiture au conducteur en bon état technique, l'autorisation de quitter la voiture et l'exactitude de toutes les inscriptions faites dans la colonne « La voiture est techniquement en bon état ». La sortie est autorisée." Le chauffeur, en signant dans la colonne « Réception du véhicule en bon état technique », atteste de la réception du véhicule en bon état technique et de la réception de l'ordre de travail.

Chaque jour, lorsque la voiture circule sur la ligne, au dos de la feuille de route dans la rubrique « Réalisation de la tâche », le conducteur indique le jour du mois dans la colonne 22 (28). Pour chaque jour du mois, lors de l'utilisation d'une voiture de société dans les limites de la ville, dans les colonnes 24 (30) et 25 (31), l'inscription « Autour de la ville » est effectuée. La colonne 26 (32) indique le kilométrage total de la voiture en ville, dans les autres cas, pour chaque trajet dans les colonnes 24 (30) et 25 (31) les noms des points de départ et d'arrivée de l'itinéraire sont indiqués, respectivement, et dans la colonne 26 (32) - la distance entre eux. Dans la rubrique « Autres remarques », la personne habilitée note le motif, la date et l'heure du début et de la fin de l'arrêt et confirme la saisie par sa signature. Les marques des autorités qui contrôlent le fonctionnement de la voiture sont également enregistrées ici.

Au retour voiture de la file tous les jours, mais le conducteur dans la colonne « Voiture remise » dans la ligne correspondante certifie par sa signature que la voiture a été remise au mécanicien. Le mécanicien remplit les colonnes « Relevés du compteur de vitesse au retour », « Carburant restant au retour », certifie que ces coordonnées sont correctement renseignées, et confirme également l'acceptation de la voiture par le conducteur avec sa signature dans la colonne « Accepté la voiture au retour ». retour". Le répartiteur remplit les colonnes « Temps de retour », « Temps de service » (gr. 4 = gr. 3 - gr. 2), « Kilométrage journalier » (gr. 7 = gr. 6 - gr. 5), « Exp. carburant selon la norme" (gr. 14 = norme linéaire. gr. 7), "Consommation réelle de carburant" (gr. 15 = gr. 8 + gr. 12 - gr. 9), "Consommation de carburant - économies, surconsommation" - économies (+) ou dépassement de dépenses (-) (gr. 16 = gr. 14 - gr. 15) et certifie l'exactitude des coordonnées renseignées par sa signature dans la colonne « Signature du répartiteur ». Dans ce cas, les colonnes 4,7,14,15 et 16 sont renseignées lors du traitement manuel de la lettre de voiture. Lors du traitement automatisé, la rubrique « Pour les paiements », ainsi que la ligne récapitulative de la rubrique « Travail du conducteur et du véhicule », ne sont pas renseignées.

Après avoir passé par le conducteur de la lettre de voiture, le répartiteur, lors du traitement manuel, résume les données des colonnes 4, 7, 12,14,15 et 16 pour toute la durée de validité de la lettre de voiture, calcule les salaires dans la section « Pour les calculs » et confirme l'exactitude des calculs effectués avec sa signature au verso de la lettre de voiture.

Caractéristiques de conception

Lorsqu'une voiture de société circule à l'intérieur de la ville dans laquelle se trouve l'organisation (la division de l'organisation à laquelle la voiture est affectée), l'inscription « Autour de la ville » est faite dans la colonne « Itinéraire ». Les adresses des itinéraires ne sont pas indiquées. Lorsqu'une voiture de société circule en dehors de la ville dans laquelle se trouve l'organisation, cette colonne indique le nom des points de départ et d'arrivée du parcours (ville, rue, maison, organisation).

Les informations les plus essentielles contenues dans la feuille de route sont les lectures du compteur de vitesse, indiquant le kilométrage de la voiture. Par exemple, dans certains cas, les feuilles de route du formulaire 6 n'indiquent pas les lectures du compteur de vitesse, car au verso sont enregistrés les itinéraires en kilomètres entre les destinations.

Les mentions « Relevé compteur au départ » et « Relevé compteur au retour » de la feuille de route sont obligatoires quelles que soient les mentions effectuées sur les autres justificatifs. Prendre ces lectures vous permet de comparer le kilométrage total d'une journée de travail avec les données sur l'achèvement des tâches pour des itinéraires individuels et de calculer le coût du carburant et des lubrifiants.

Lorsque vous utilisez une voiture de société pourle transport de marchandises de petite taille est nécessaireutiliser des lettres de voiture pour les voitures officiellesvoiture forme 6 ou forme 7, pas de voyagefeuilles de camion.

Camion

La lettre de voiture d'un camion est le principal document comptable primaire qui, avec la lettre de voiture (BW) pour le transport de marchandises commerciales ou un rapport de mesure (pesage) pour le transport de marchandises non commerciales, détermine les indicateurs de comptabilisation du travail des véhicules de transport de marchandises et du conducteur, ainsi que des données permettant de calculer le salaire du conducteur, d'effectuer les paiements pour le transport de marchandises et de générer des rapports statistiques.

Les lettres de voiture des formulaires 3(c) et 3(p) sont délivrées au conducteur contre signature par une personne autorisée uniquement pour 1 jour ouvrable, à condition que le conducteur soumette la lettre de voiture du jour de travail précédent. Pour une durée plus longue, les lettres de voiture ne sont délivrées que si le transport interurbain est effectué pendant plus de 24 heures.

Lorsqu'un véhicule circule en dehors du site du transporteur pendant plus de 24 heures dans le cadre d'un groupe de véhicules, les feuilles de route pour toute la période sont reçues par le responsable du groupe, qui délivre quotidiennement des feuilles de route à chaque conducteur individuellement après avoir remis la feuille de route de la veille. de travail.

La lettre de voiture délivrée au chauffeur doit porter la date d'émission, le cachet et le sceau du transporteur.

Formulaire standard de lettre de transport 3(c)

Au recto de la lettre de voiture, sous le nom du document, est inscrite la date de son émission (jour, mois, année), qui coïncide avec la date de son inscription au journal d'expédition. La ligne « Mode de fonctionnement » est renseignée (travail en semaine, déplacements professionnels, relevé récapitulatif des heures de travail, relevé journalier des heures de travail, etc.), en fonction de laquelle est calculé le salaire du conducteur. Dans la ligne « Carte de permis », son numéro est enregistré si le transport est effectué en trafic interurbain. Le numéro d’immatriculation et la marque de la voiture, ainsi que le numéro de garage de la voiture pour l’enregistrement automatisé de son fonctionnement, le nom, les initiales du conducteur et le numéro de son permis de conduire doivent être enregistrés. Parallèlement, la classe du conducteur est enregistrée dans cette ligne pour établir le montant du paiement supplémentaire pour la classe lors du traitement manuel de la lettre de voiture. Dans la ligne « Numéro du personnel », le numéro d'identification attribué au conducteur dans l'entreprise est inscrit. Le numéro d'état et la marque de la remorque ou de la semi-remorque produite en ligne avec la voiture sont enregistrés, ainsi que le numéro de garage de la remorque ou de la semi-remorque pour une comptabilité automatisée de son exploitation.

L'heure de départ et de retour de la voiture selon l'horaire doit être enregistrée ; relevés du compteur de vitesse lorsque la voiture quitte la ligne (les relevés du compteur de vitesse au retour de la ligne sont transférés de la feuille de route de la journée de travail précédente).

Remplissez les informations client. Sur la base des demandes, est enregistré le nom du client, à la disposition duquel le chauffeur doit arriver pour accomplir la tâche, la date et l'heure d'arrivée de la voiture chez le client conformément à sa demande ou l'horaire de travail du véhicule aux termes de le contrat, respectivement. Le nom de la marchandise présentée au transport conformément à la demande ou au contrat du client doit être indiqué sur la lettre de voiture, sur la base de laquelle le chauffeur effectue la préparation appropriée.

A partir d'ouvrages de référence et de tableaux de distances, d'actes de mesure de distances sur site ou sur carte, la distance en kilomètres entre points de transport est enregistrée à l'aide d'un curvimètre. Ces détails sont utilisés pour déterminer la quantité de carburant nécessaire au transport. Lors de la mise en ligne d'un véhicule, le mécanicien de garde vérifie la présence effective de carburant dans les réservoirs du véhicule avec les relevés transférés par le répartiteur sur cette feuille de route à partir de la feuille de route de la journée de travail précédente, et certifie par sa signature ou cachet personnel de l'exactitude des inscriptions effectuées. Si la disponibilité du carburant dans les réservoirs du véhicule au départ ne correspond pas au carburant restant indiqué par le répartiteur sur la feuille de route, le mécanicien, en collaboration avec le chauffeur, établit un procès-verbal sous la forme établie, après quoi le relevé du carburant restant est inscrit sur la feuille de route conformément au rapport. Au bas de la feuille de route, dans la ligne « Donner du carburant », le répartiteur note la quantité de carburant nécessaire pour accomplir la tâche, en tenant compte de son solde de la veille, et dans la ligne « Signature du répartiteur ». le répartiteur certifie par sa signature l'exactitude des coordonnées renseignées par lui et la disponibilité du permis de conduire. Si la voiture est ravitaillée immédiatement avant de quitter la file d'attente, le ravitailleur, dans la section « Mouvement du trafic », note dans les colonnes appropriées la marque et la quantité de carburant ou de lubrifiants distribués et certifie l'exactitude des inscriptions avec sa signature. Lors d'un ravitaillement dans un garage, la colonne 7 « Station-service » n'est pas renseignée.

Avant que la voiture ne quitte la file d'attente, au bas de la feuille de route, le personnel médical, avec une signature et un cachet personnel, certifie que le conducteur est autorisé à conduire la voiture pour des raisons de santé. Le mécanicien indique l'heure réelle à laquelle la voiture a quitté la ligne et marque également l'état de fonctionnement de la voiture et les lectures du compteur de vitesse. Le conducteur doit confirmer par une signature que la voiture a été acceptée en bon état.

La ligne enregistre l'heure réelle d'arrivée du véhicule au point de chargement à partir du moment où la lettre de transport est présentée pour déterminer le temps d'arrêt pour le chargement. Enregistrez tous les numéros TTN liés à une arrivée ou un voyage donné, et en cas de transport de marchandises non commerciales dans le cadre d'un rapport de levé géodésique de groupe - le numéro de ce rapport.

Lors de la restitution de la voiture, l'heure réelle de restitution de la voiture et les relevés du compteur de vitesse sont enregistrés. Des signatures sont apposées certifiant que le véhicule a été livré en bon état. En cas de dysfonctionnement du véhicule, une demande de réparation est introduite.

Après avoir soumis la feuille de route, les distances et le coefficient de variation des taux de consommation de carburant sont enregistrés. Dans la section « Séquence d'exécution des tâches », le répartiteur enregistre le nombre total de trajets et le nombre total de spécifications techniques soumises. Lors du traitement automatique des lettres de transport, le répartiteur doit encoder les informations - remplissez les colonnes suivantes :

1) code du mode de fonctionnement ;

2) code de marque de voiture ;

3) code de marque de la remorque ;

4) code de marque TSM ;

5) code de motif d'indisponibilité.

Lors du traitement automatisé des lettres de voiture, les rubriques « Résultats de l'exploitation du véhicule et de la remorque » et « Pour les calculs » ne sont pas renseignées. Lors du traitement manuel, toutes les données de la lettre de transport et des documents d'expédition joints sont utilisées. Le chauffeur de taxi remplit les détails des rubriques « Résultats de l'exploitation du véhicule et de la remorque » et « Pour les calculs ».

Formulaire standard de lettre de transport 3(p)

Au recto de la lettre de voiture, sous le nom du document, est inscrite la date de son émission, qui coïncide avec la date de son inscription au journal d'expédition, le nom du mode de fonctionnement est renseigné, le numéro du la carte d'immatriculation est indiquée (si nécessaire), les détails de la voiture et du chauffeur, l'heure d'arrivée chez le client et de départ de lui. Sur la base de la demande du client, le nom et l'adresse du client sont enregistrés, à la disposition desquels un chauffeur doit arriver pour accomplir la tâche. Le nombre d'heures de travail selon la demande (commande) ou les termes du contrat, le nombre de déplacements entre les points de chargement et de déchargement nécessaires à la réalisation de la tâche sont indiqués. En accord avec le transporteur, le client peut modifier la tâche du chauffeur avec une entrée correspondante dans la section « Notes spéciales ».

Lors de la mise en ligne d'un véhicule, le mécanicien de garde vérifie la présence effective de carburant dans les réservoirs du véhicule avec les relevés transférés par le répartiteur sur la feuille de route à partir de la feuille de route de la journée de travail précédente, et certifie par sa signature ou cachet personnel de l'exactitude des inscriptions effectuées. Au bas de la feuille de route, le répartiteur note la quantité de carburant nécessaire à l'exécution de la tâche, en tenant compte de son solde de la veille, et certifie par sa signature que les coordonnées qu'il a renseignées sont exactes et que le chauffeur dispose d'un le permis de conduire.

Dans le coupon détachable du client, le nom du transporteur, la marque et le numéro d'état de la voiture et de la remorque (semi-remorque), le numéro de la lettre de voiture et la date de son émission sont inscrits dans les lignes appropriées.

Les détails répertoriés sont nécessairement reflétés dans le coupon du client sur la feuille de route. Remplir des coupons est une copie carbone.

Avant que la voiture ne quitte la file d'attente, le personnel médical, avec une signature ou un cachet personnel, certifie que le conducteur est autorisé à conduire la voiture pour des raisons de santé. L'état du véhicule est vérifié.

Sur la ligne, la rubrique « Itinéraire » est renseignée, où est indiquée l'adresse des points de départ et d'arrivée de l'itinéraire pour chaque trajet. Une fois l'exploitation du véhicule terminée, le client enregistre l'heure d'arrivée et de départ du client ainsi que les relevés du compteur de vitesse dans les colonnes appropriées du coupon détachable. Si les articles en stock ont été transportés en voiture, le client note sur le coupon détachable les numéros TTN, en indiquant leur numéro, ainsi que le nombre total de trajets par jour ouvrable. Des copies du TTN sont jointes à la lettre de voiture. Tous les détails du coupon détachable doivent également figurer sur le coupon du client sur la feuille de route. Remplir des coupons est une copie carbone.

Lors de la restitution de la voiture, l'heure réelle de restitution de la voiture et la quantité de carburant restante sont indiquées. Toutes les données sont confirmées par signature.

Après avoir soumis la feuille de route, les distances et le coefficient de variation des taux de consommation de carburant sont enregistrés. Lors du traitement automatique des lettres de transport, le répartiteur doit encoder les informations - remplissez les colonnes suivantes :

1) code du mode de fonctionnement ;

2) numéro de garage de la voiture ;

3) le numéro personnel du conducteur ;

4) numéro de garage de la remorque.

Ensuite, les informations sont saisies dans un ordinateur, traitées selon des algorithmes spécifiés et les résultats des calculs sont envoyés aux employés des services concernés.

Lors du traitement automatisé des lettres de voiture, les rubriques « Taxi », « Salaire », « Résultats de l'exploitation du véhicule et de la remorque » ne sont pas renseignées.

Lors du traitement manuel, toutes les données de la lettre de transport et des documents d'expédition joints sont utilisées. Le chauffeur de taxi traite la feuille de route et les documents correspondants, calcule et renseigne les détails des rubriques « Coupon client » (« Calcul du coût des prestations automobiles »), « Résultats de la voiture et de la remorque », « Taxi », « Salaire".

Formulaire standard de lettre de transport 4

Sur la partie recto de la feuille de route, dans les lignes correspondantes, est écrit ce qui suit :

numéro de carte de permis ;
le nombre de permis d'entrée sur le territoire d'États étrangers ou de transit à travers eux et les dates de leur délivrance ;
période de déplacement professionnel des conducteurs ;
numéro et date de soumission de la demande de transport de marchandises du client ;
date et numéro de l'ordre de sortie du véhicule du transporteur.

La marque de la voiture, de la remorque ou de la semi-remorque, leurs numéros de garage et d'état, les noms et initiales des conducteurs, les numéros de leurs permis de conduire, les relevés du compteur de vitesse à la sortie de la voiture sont enregistrés, qui sont copiés dans cette feuille de route. du précédent. La colonne 10 enregistre la date et l’heure prévues du départ de la voiture vers la ligne, la date et l’heure de son retour de la ligne.

Lors de la remise en ligne de la voiture, le mécanicien vérifie la présence réelle de carburant dans les réservoirs de la voiture avec les indications du carburant restant.

Au bas de la feuille de route, dans la ligne « Délivrer le carburant », le répartiteur note la quantité de carburant nécessaire pour accomplir la tâche, en tenant compte de son solde de la journée ouvrable précédente.

Avant de quitter le garage, la marque du carburant est enregistrée ; si la voiture est ravitaillée immédiatement avant de partir, sa quantité est enregistrée. Un professionnel de la santé, muni d'une signature ou d'un cachet personnel, certifie que le conducteur est autorisé à conduire une voiture pour des raisons de santé. L'état de fonctionnement du véhicule est vérifié.

Sur la ligne, lors d'un changement de travail, le nom du nouveau client est noté. Lors du remplacement d'un chauffeur, indiquez le nom et le matricule du chauffeur. Le nom du pays, le nom du point de départ et d'arrivée où se trouve le client sont également reflétés. Lors du ravitaillement, la ligne indique la date du ravitaillement, le point de ravitaillement, la marque du véhicule et la quantité de carburant.

Dans la section « Retards, temps d'arrêt et autres notes », les raisons du temps d'arrêt, la date et l'heure du début et de la fin du temps d'arrêt sont enregistrées, ainsi que les notes de la police de la circulation, de l'Inspection des transports, des clients qui refusent de charger la voiture, divers services routiers, frontaliers, douaniers, etc. Au bas du verso de la feuille de route, le parent certifie par sa signature l'exactitude des inscriptions qu'il a faites.

Lors de la restitution de la voiture, l'heure réelle de restitution, les lectures du compteur de vitesse et le carburant restant sont indiqués.

Une fois que le conducteur a soumis la feuille de route à l'aide du répertoire des distances, le répartiteur enregistre la distance entre les points de départ et d'arrivée sur le territoire de chaque pays. Le remplissage de la section « Résultats de l'exploitation du train routier », la colonne 43 de la section « Réalisation de la tâche », ainsi que l'exécution des calculs pour la comptabilité du carburant et la paie des conducteurs dans la section « Pour les calculs » n'est effectué que si la feuille de route est traitées manuellement. L'exactitude des calculs est confirmée par les signatures des personnes qui ont effectué ces calculs au bas du verso de la lettre de voiture.

Lors du traitement automatique des lettres de transport, le répartiteur doit encoder les informations - remplissez les colonnes suivantes :

1) numéro de garage de la voiture, remorque, semi-remorque ;

2) le numéro personnel du conducteur ;

3) code marque TSM.

Les informations répertoriées sont saisies dans un ordinateur, traitées selon des algorithmes spécifiés et les résultats des calculs sont envoyés aux employés des services concernés de l'entreprise.

Victoria Litvin, économiste

Publication industrielle et pratique Transport / comp. E.V. Gritsenko. - Minsk : CapitalMediaGroup, 2011