Dépenses pour une voiture de société : subtilités comptables. Comptabilisation des coûts et de l'exploitation des transports routiers Comptabilisation des coûts d'entretien des transports routiers

Les voitures, les avions et les trains peuvent être des véhicules de service. Mais le plus souvent, les entreprises utilisent des voitures. Dans ce cas, les frais d'entretien du véhicule sont les carburants et lubrifiants, le lavage, le stockage (paiement du stationnement, location de garage), l'assurance.

La part du lion du coût d'une voiture de société appartient aux coûts de carburant. La comptabilité fiscale pour leur reconnaissance a ses propres nuances.

Faut-il rationner les coûts de carburant ?

La législation fiscale ne prévoit pas de restrictions sur les coûts du carburant et des lubrifiants lors de l'exploitation des véhicules de société.

A noter que, même si une organisation décide d'utiliser les normes du ministère russe des Transports dans son travail, elle a la possibilité de prendre en compte les coûts de carburant à un tarif majoré. Selon les recommandations méthodologiques, les taux de consommation de carburant peuvent augmenter lorsque les véhicules fonctionnent dans les conditions suivantes :

• en hiver (selon les régions climatiques du pays) - jusqu'à 20 pour cent ;
• sur la voie publique dans les zones montagneuses (en fonction de l'altitude au-dessus du niveau de la mer) - jusqu'à 20 pour cent ;
• sur la voie publique au tracé complexe (selon la catégorie de l'itinéraire) - jusqu'à 30 pour cent ;
• dans les villes (selon la population) - jusqu'à 25 pour cent ;
• avec des arrêts technologiques fréquents associés au chargement et au déchargement - jusqu'à 10 pour cent ;
• lors de l'utilisation d'un climatiseur ou d'un système de climatisation pendant la conduite - jusqu'à 7 pour cent de la norme de base.

Les frais de lavage de voiture doivent-ils être inclus dans la comptabilité fiscale ?

Les coûts d'entretien des transports sont également les coûts de lavage des voitures, comme indiqué dans la lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 juin 2006 n° 03-03-04/1/530. Pour cela, vous avez besoin de pièces justificatives.

Généralement, lors d'un paiement en espèces, un reçu de vente est joint au reçu de caisse ou un reçu est émis indiquant la marque, le modèle et le numéro d'immatriculation du véhicule pour lequel les services ont été fournis. Sans ces informations, les dépenses pourraient ne pas être acceptées à des fins fiscales. Les documents comptables primaires comprennent également un certificat de comptable. Lors du paiement sans espèces d'un lave-auto, l'entreprise qui a fourni le service fournira l'acte et la facture correspondants.

Est-il possible de prendre en compte les frais de stationnement lors de l’imposition des bénéfices ?

Les coûts de stationnement, de stationnement et de location de garages surviennent pour les organisations qui ne possèdent pas d'aires de stockage de véhicules. Les frais de location de garages auprès d'autres organisations sont reconnus comme loyers des biens loués (paragraphe 10, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Ces dépenses sont comptabilisées à compter de la date (paragraphe 3, clause 7, article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie) :

• les règlements conformément aux termes des contrats conclus ;
• présentation des documents servant de base aux règlements ;
• ou le dernier jour de la période de déclaration (fiscale).

Pour comptabiliser les frais de location d'un garage il vous faut :

• contrat de bail;
• acte d'acceptation et de transfert;
• documents de paiement.

Les services de stationnement payants sont généralement payés en espèces par l'intermédiaire d'une personne responsable. Les dépenses sont acceptées s’il existe des pièces justificatives correctement exécutées (reçus de caisse, notes de frais, etc.). Si le stationnement est payé par paiement autre qu'en espèces, un certificat de réception des travaux effectués (services fournis) est requis. Les documents doivent contenir des informations sur la marque et le numéro d'immatriculation de la voiture de société.

Comment déduire les frais d’assurance automobile et d’assurance automobile

Il existe trois grands types d'assurances liées à l'exploitation d'une voiture : l'assurance responsabilité civile automobile obligatoire (MTPL), l'assurance responsabilité civile automobile volontaire (DSAGO) et l'assurance volontaire automobile (CASCO). Examinons les caractéristiques de chacun d'eux.

Assurance responsabilité civile obligatoire

L'assurance obligatoire comprend l'assurance responsabilité civile des propriétaires de véhicules (MTPL) (clause 1, article 4 de la loi fédérale n° 40-FZ du 25 avril 2002). Les frais d'assurance responsabilité civile automobile obligatoire sont pris en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu. De plus, ces coûts ne sont pas inclus dans le coût initial de la voiture, mais sont pris en compte dans les autres dépenses conformément au paragraphe 2 de l'article 263 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

En règle générale, l'accord MTPL est conclu pour un an (article 13 des règles approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 7 mai 2003 n° 263). Il est cependant possible de prévoir une durée limitée d'utilisation du transport. La responsabilité ne sera alors considérée comme assurée que pendant les périodes précisées dans la police. La conclusion d'un tel accord est particulièrement bénéfique lors de l'utilisation saisonnière d'une voiture.

Assurance responsabilité civile volontaire

L'organisation peut en outre conclure un contrat d'assurance sur une base volontaire dans les cas suivants :

• paiement d'assurance insuffisant pour l'assurance obligatoire ;
• une responsabilité naîtra qui n'est pas liée au risque d'assurance au titre de l'assurance obligatoire (par exemple, le conducteur cause des dommages au véhicule ou à la marchandise transportée) (clause 5, article 4 de la loi fédérale n° 40-FZ).

Quant à l’impôt sur le revenu, tout n’est pas si simple. Comme il ressort de la lettre du ministère des Finances de la Russie du 30 décembre 2011 n° 03-03-06/1/855, les frais de souscription d'une police d'assurance volontaire ne peuvent être pris en compte que si une telle assurance est une condition nécessaire. pour les activités de l'organisation.

Cependant, les juges arbitraux conviennent toujours que ces dépenses sont comptabilisées conformément au paragraphe 1 de l'article 263 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Et sur cette base, l'entreprise a le droit de prendre en compte les frais d'assurance responsabilité civile volontaire (Résolution du Service fédéral antimonopole du district de l'Oural du 9 avril 2008 n° F09-8603/07-C3).

CASQUE

Une organisation peut assurer sa voiture contre divers risques - vol, dommages, incendie, etc. (c'est-à-dire conclure un accord CASCO). Les dépenses CASCO sont comptabilisées lors du calcul de l'impôt sur le revenu à hauteur des coûts réels (paragraphe 1, clause 1, clause 3, article 263 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Le coût de ce type de contrat, ainsi que la liste des documents requis, sont déterminés indépendamment par chaque compagnie d'assurance.

Dans les organisations agricoles, les véhicules automobiles sont largement utilisés, qui servent à la livraison des matériaux nécessaires à la production : produits pétroliers, engrais minéraux, pièces détachées, semences, aliments pour animaux et autres pour l'évacuation des produits du champ vers les organismes d'approvisionnement et sur- transport agricole.

Les coûts d'entretien et d'exploitation des véhicules de fret - véhicules plateaux, camions bennes, camions-citernes, camions-citernes à lait et autres, quelles que soient leur marque et leur capacité de charge, sont pris en compte sur un compte analytique 23 « Production auxiliaire ». Les dépenses d'exploitation et d'entretien des véhicules de tourisme sont prises en compte dans les comptes 25 « Frais généraux de production », 26 « Frais généraux d'exploitation ».

Les coûts d'entretien du transport routier de marchandises sont comptabilisés selon la nomenclature des postes suivante :

1. Coûts de main-d'œuvre.

2. Contributions pour les besoins sociaux.

3. Produits pétroliers.

5. Travaux et services.

6. Dépenses en espèces.

7. Coûts d'organisation de la production et de gestion.

8. Autres frais.

Les principaux documents de comptabilisation de l'exploitation des véhicules de marchandises sont la feuille de route du chauffeur routier, qui reflète tous les indicateurs de son travail :

¾ Le montant des accumulations de salaire ;

¾ Volume de travail effectué – tonnes-kilomètres, tonnes ;

¾ Kilométrage du véhicule avec et sans chargement.

Une lettre de voiture est délivrée au chauffeur pour une journée ou pour un trajet, à condition que la lettre de voiture précédente ait été déposée au service comptable. Il reflète la tâche confiée au conducteur et marque l'achèvement de la tâche. Le chauffeur enregistre chaque déplacement aux points de réception et de livraison des marchandises, leurs noms, leur poids conformément aux spécifications techniques, les exigences du formulaire de facture 203 de l'APC et d'autres documents. Les données des feuilles de route sont regroupées dans un enregistrement cumulatif du travail des véhicules de marchandises, dans lequel une page distincte est ouverte pour chaque véhicule et conducteur et les principaux détails des feuilles de route sont enregistrés par ordre chronologique :

1) Montant accumulé des salaires des conducteurs et des chargeurs.

2) Nombre de tonnes-kilomètres.

3) Poids de la marchandise transportée en tonnes.

4) Consommation de carburant.

5) Montres en ordre avec décodage - en mouvement, au repos, en charge, etc.

A la fin du mois, la fiche d'épargne récapitule les coûts et les travaux effectués par les véhicules. Compilez un état cumulatif consolidé.

La comptabilisation analytique des coûts des véhicules de fret est effectuée dans le rapport de production sur la production auxiliaire, l'entretien et l'exploitation du parc de machines et de tracteurs, formulaire 18c, dans lequel les écritures sont effectuées sur la base d'un état comptable cumulatif consolidé des travaux de véhicules de fret et autres documents récapitulatifs pour la comptabilisation des coûts des véhicules de fret, formulaire 49, 78 APK.

Afin de formuler plus correctement les coûts d'exploitation des véhicules de transport de marchandises et les services qu'ils fournissent, les organisations agricoles peuvent suivre les coûts des camions et des types de véhicules spéciaux (camions-citernes, camions-citernes à lait, etc.). Dans ce cas, les coûts de gestion et d'organisation du travail du parc automobile sont pris en compte dans une comptabilité analytique distincte et répartis entre les objets de comptabilité analytique appropriés à la fin de la période de reporting au prorata du nombre d'équipes de machines effectuées par chacun. type de véhicules spéciaux et autres.

La comptabilité synthétique des coûts d'entretien et d'exploitation des véhicules de marchandises est réalisée sur le compte actif 23 « Production auxiliaire » sous-compte « Transport routier ».

1. Quelles dépenses pour l'entretien et l'exploitation d'une voiture de société sont acceptées fiscalement et lesquelles ne le sont pas.

2. Dans quel ordre les dépenses de carburants et lubrifiants, d'entretien, d'assurance d'un véhicule de société et autres sont prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu et au titre du régime fiscal simplifié.

3. Comment documenter les coûts d'entretien d'une voiture de société.

La plupart des organisations et des entrepreneurs dans leurs activités ne peuvent se passer des frais de transport pour la livraison des marchandises, pour les déplacements officiels des salariés, etc. Dans le même temps, chaque manager résout la « question du transport » à sa manière, en fonction des besoins et des capacités. de l'entreprise. Dans cet article, je propose d'envisager l'option utilisation d'une voiture de société appartenant à une organisation ou à un entrepreneur individuel et utilisée dans le cadre d'activités commerciales. Plus précisément, nous analyserons la procédure de comptabilisation fiscale des dépenses liées à l'exploitation d'une voiture de société. Comme vous le savez, l'utilisation d'une voiture, et surtout de manière intensive, est un processus assez coûteux, il est donc important de comprendre lesquels de ces coûts réduisent la pression fiscale et lesquels ne le font pas.

Frais de carburant et de lubrifiants

Les dépenses qui ne peuvent être évitées lors du fonctionnement d'une voiture sont bien entendu les coûts du carburant et des lubrifiants. Lors du calcul impôt sur le revenu les dépenses d'entretien des véhicules officiels, qui comprennent les dépenses pour les carburants et lubrifiants, sont prises en compte dans les autres dépenses liées à la production et aux ventes (clause 11, paragraphe 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Lors de l'utilisation fiscalité simplifiée ayant pour objet « revenus – dépenses », le contribuable a également le droit de prendre en compte les frais d'essence, puisque les frais d'entretien des véhicules de fonction sont directement inscrits dans la liste fermée des dépenses du régime fiscal simplifié (article 12, article 1, article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Les dépenses fiscales doivent être documentées. Ainsi, la base de prise en compte des frais d'essence pour une voiture de société sont les pièces justificatives : feuilles de route, reçus de station-service, ordre d'utilisation d'une voiture de société et établissant des normes de consommation de carburant (ou un autre document local similaire qui définit la procédure de calcul du carburant consommé).

Une question fréquente à laquelle les contribuables sont confrontés est la suivante : quelles normes doivent être utilisées pour calculer les coûts des carburants et des lubrifiants afin de les accepter pour la comptabilité fiscale. Le Code des impôts de la Fédération de Russie n'établit pas directement l'obligation de rationner les coûts de carburant et de lubrifiants pour les transports officiels, la comptabilité selon les normes est prévue uniquement pour l'indemnisation des employés pour l'utilisation des transports personnels ; En outre, l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 14 mars 2008 n° AM-23-r « Sur la mise en œuvre des recommandations méthodologiques « Normes de consommation de carburants et lubrifiants dans le transport routier » contient des normes pour la consommation de carburants et lubrifiants dont l'utilisation est obligatoire seulement organisations de transport automobile. Sur cette base, nous pouvons conclure que le contribuable a le droit d'élaborer et d'approuver de manière indépendante des normes de consommation de carburant et de lubrifiants, tandis qu'il peut utiliser les normes du ministère des Transports (Lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 27 janvier 2014 n° 03-03-06/1/2875 du 3 juin 2013 n° 03-03-06/1/20097 du 30/01/2013 n° 03-03-06/2/12 ). L'option la plus sûre est de prendre en compte les coûts des carburants et lubrifiants selon les normes du ministère des Transports, mais ce n'est pas toujours la plus rentable. Par conséquent, si vous décidez de prendre en compte les coûts de l'essence selon des normes élaborées de manière indépendante et aussi proches que possible de la consommation réelle, faites attention à la justification de ces normes (documentation technique de la voiture, informations officielles du constructeur du véhicule, mesures de contrôle de consommation de carburant, etc.). Les normes appliquées, leur justification et la procédure de calcul des coûts des carburants et lubrifiants doivent être fixées dans l'arrêté du gestionnaire et dans la politique comptable fiscale.

Inspection technique

La réussite d'un contrôle technique est une condition nécessaire pour conduire une voiture conformément à la législation de la Fédération de Russie (article 17 de la loi fédérale du 10 décembre 1995 n° 196-FZ « sur la sécurité routière »). Il y a donc tout lieu de classer les coûts des équipements techniques parmi les coûts d'entretien des véhicules officiels et, par conséquent, de les inclure dans les coûts pris en compte lors du calcul. impôt sur le revenu Et fiscalité simplifiée. Les documents confirmant les frais d'un contrôle technique peuvent être une copie d'une carte de diagnostic, un coupon de contrôle technique, un reçu de caisse, un ordre de paiement ou un autre document confirmant le paiement des prestations de l'opérateur du contrôle technique. Si les résultats de la maintenance révèlent des violations, les coûts liés à leur élimination peuvent également être pris en compte à des fins fiscales.

Frais de réparation automobile

Le coût de réparation d'une voiture de société est pris en compte dans le calcul impôt sur le revenu dans le cadre des dépenses liées à la production et aux ventes (clause 2, clause 1, article 253 du Code des impôts de la Fédération de Russie). En cas d'utilisation fiscalité simplifiée les frais de réparation automobile réduisent également l'assiette fiscale (clause 3, clause 1, article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les réparations peuvent être effectuées soit en interne (service de réparation, réparateur) soit par un tiers. Le Code des impôts ne contient aucune restriction sur la méthode d'exécution des réparations ; l'essentiel est qu'il existe des documents confirmant les dépenses engagées. Si la réparation est effectuée par un tiers, alors un contrat de réparation automobile, un certificat d'achèvement, un calcul ou un devis sont requis. Si les réparations sont effectuées par vos propres moyens, les devis et les factures des mouvements internes de matériaux (cartes de limite) peuvent servir de justificatif des dépenses. Par ailleurs, une condition obligatoire pour la comptabilisation des dépenses au régime fiscal simplifié est leur paiement, c'est pourquoi les ordres de paiement, les reçus de caisse ou les récépissés de paiement s'ajouteront au nombre de pièces justificatives.

Frais de lavage

Bien qu'il soit théoriquement possible de conduire une voiture sans lavage, le coût du lavage peut être pris en compte dans le coût d'entretien des véhicules officiels à des fins de calcul. impôt sur le revenu, comme en témoigne la lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 juin 2006 n° 03-03-04/1/530. Une conclusion similaire peut être tirée concernant la comptabilisation des frais de nettoyage lors de l'utilisation fiscalité simplifiée. Une attention particulière devra être portée aux pièces justificatives. Si le paiement est effectué par virement bancaire, il ne devrait y avoir aucun problème de confirmation : ordre de paiement, attestation des services rendus. Cependant, le plus souvent, les conducteurs paient les services de lavage de voiture en espèces ; dans ce cas, il est nécessaire de vérifier la disponibilité d'un ticket de caisse et d'un ticket de caisse ou d'un ticket de caisse correctement exécuté (si la station de lavage de voiture). Le reçu de vente et le reçu doivent contenir les détails obligatoires des documents primaires (clause 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »), en plus, le reçu délivré en lieu et place d'un le reçu de caisse doit répondre aux exigences relatives aux formulaires de déclaration stricte (article 3 du décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n° 359 « Sur la procédure d'exécution des paiements en espèces et (ou) des règlements à l'aide de cartes de paiement sans le utilisation des caisses enregistreuses »). Il est préférable de familiariser les employés qui conduisent le véhicule avec ces exigences afin qu'ils puissent vérifier sur place l'exactitude des documents.

À des fins de calcul impôt sur le revenu le contribuable a le droit de prendre en compte les frais de stationnement payant d'une voiture de société dans le cadre des frais liés à son entretien (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 27 avril 2006 N 03-03-04/1/ 404). Il y a donc lieu de prendre en compte les frais de stationnement pour calculer la taxe lorsque fiscalité simplifiée. Les pièces justificatives et la procédure de leur exécution dans ce cas seront similaires à celles évoquées dans le paragraphe précédent.

Frais d'assurance automobile

Pour refléter les coûts de l'assurance automobile dans la comptabilité fiscale, le type d'assurance est d'une grande importance : obligatoire (MTPL) ou volontaire (CASCO).

Lors du calcul impôt sur le revenu L'assiette fiscale peut être réduite des dépenses d'assurance obligatoire et volontaire d'une voiture de société (clause 1 de l'article 263 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les frais d'assurance volontaire des véhicules de société contre le vol et les dommages sont pris en compte à hauteur des frais réels au titre du contrat d'assurance (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 février 2008 n° 03-03-06/1/119 ). Et les dépenses d'assurance obligatoire ne peuvent être acceptées pour la comptabilité fiscale que dans les limites des tarifs établis par la législation de la Fédération de Russie (clause 2 de l'article 263 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Actuellement, les tarifs des contrats d'assurance responsabilité civile automobile obligatoire sont établis par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 décembre 2005 n° 739 « sur l'approbation des tarifs d'assurance pour l'assurance responsabilité civile obligatoire des propriétaires de véhicules, leur structure et la procédure d'application. par les assureurs lors de la détermination de la prime d’assurance.

Les dépenses au titre d'un contrat d'assurance automobile de société sont prises en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu dans la période de paiement effectif de la prime d'assurance. Toutefois, si la période d'assurance couvre plusieurs périodes de déclaration et que le paiement est effectué en un ou plusieurs versements uniques, ces dépenses doivent alors être prises en compte fiscalement de manière égale pendant toute la durée du contrat d'assurance. Le montant des dépenses acceptées au cours de la période de déclaration sera calculé proportionnellement au nombre de jours de validité du contrat d'assurance au cours de cette période de déclaration (clause 6 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

À fiscalité simplifiée peut être pris en compte dans les charges fiscales seulement paiements au titre d'un contrat d'assurance obligatoire (clause 7, clause 1, article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie), car les paiements au titre de contrats d'assurance volontaires ne sont pas inclus dans la liste fermée des dépenses acceptées. Dans le même temps, les dépenses au titre de l'accord MTPL réduisent la base imposable de l'impôt dans le cadre du régime fiscal simplifié de la même manière que pour le calcul de l'impôt sur le revenu (clause 2 de l'article 346.16 du Code des impôts de la Fédération de Russie), c'est-à-dire dans les limites des tarifs fixés par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 décembre 2005 n° 739. La prime d'assurance au titre de l'accord MTPL est acceptée pour comptabilisation au moment du paiement, quelle que soit la période de validité de l'accord ; Même la radiation en dépenses n'est pas autorisée (clause 2 de l'article 346.17 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Amendes de la police de la circulation

D'une part, les amendes pour violation du code de la route ne sont pas une condition nécessaire pour conduire des véhicules officiels, mais, d'autre part, si le véhicule est utilisé de manière intensive, les amendes de la police de la circulation sont difficiles à éviter, même pour le conducteur le plus expérimenté. De plus, le coût du paiement des amendes peut atteindre des montants très importants. Que faire : accepter ou non de telles dépenses ? La réponse est claire : les amendes de la police de la circulation ne sont pas prises en compte dans le calcul. impôt sur le revenu, ni pour calculer l'impôt lorsque fiscalité simplifiée.

Premièrement, les amendes sont directement indiquées parmi les dépenses non prises en compte lors de l'imposition des bénéfices (clause 2 de l'article 270 du Code des impôts de la Fédération de Russie), et elles ne sont pas non plus incluses dans la liste fermée des dépenses prises en compte dans le cadre du régime simplifié. régime fiscal. Deuxièmement, les dépenses sont acceptées pour la comptabilité fiscale à condition qu'elles soient justifiées, c'est-à-dire économiquement réalisables (clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Évidemment, les coûts liés au paiement des amendes de la police de la circulation ne sont pas justifiés, puisqu'ils ne visent pas à exercer des activités génératrices de revenus.

Nous avons donc examiné les principales dépenses engagées par les contribuables dans le cadre de l'exploitation d'une voiture de société. Je propose maintenant de résumer quelles dépenses peuvent être prises en compte fiscalement et lesquelles ne le peuvent pas.

Ainsi, la plupart des coûts d’entretien et d’exploitation d’une voiture de société utilisée dans le cadre d’activités professionnelles réduisent l’assiette fiscale. C’est le principal avantage d’utiliser sa propre voiture par rapport, par exemple, à un montant qui n’est que partiellement inclus dans les charges fiscales.

Pensez-vous qu’il est avantageux d’utiliser une voiture de société ?

Quels sont les coûts les plus importants de son entretien ?

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Actes législatifs et réglementaires :

1. Code des impôts de la Fédération de Russie

2. Loi fédérale du 10 décembre 1995 n° 196-FZ « sur la sécurité routière »

3. Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »

4. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n° 359 « Sur la procédure à suivre pour effectuer des paiements en espèces et (ou) des règlements à l'aide de cartes de paiement sans utiliser d'équipement de caisse enregistreuse »

5. Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 décembre 2005 n° 739 « Sur l'approbation des tarifs d'assurance pour l'assurance responsabilité civile obligatoire des propriétaires de véhicules, leur structure et la procédure d'application par les assureurs lors de la détermination de la prime d'assurance »

Les codes, lois fédérales et décrets du gouvernement de la Fédération de Russie sont publiés sur http://pravo.gov.ru/

6. Arrêté du ministère des Transports de Russie du 14 mars 2008 n° AM-23-r « Sur la mise en œuvre des recommandations méthodologiques « Normes de consommation de carburants et lubrifiants dans le transport routier »

7. Lettres du ministère des Finances de la Fédération de Russie

Vous pouvez vous familiariser avec les documents du service financier sur le site officiel http://mfportal.garant.ru/

Les véhicules automobiles sont largement utilisés dans les entreprises agricoles. Il est utilisé pour l'importation de matériaux nécessaires à la production (produits pétroliers, engrais minéraux, pièces détachées, etc.), à l'exportation de produits, au transport à la ferme, etc.

La comptabilisation des frais d'exploitation et d'entretien des véhicules est effectuée sur le sous-compte 3 « Flotte de véhicules » du compte 23. Ce sous-compte prend en compte les frais de fret, de véhicules de tourisme, de véhicules de tourisme et de véhicules spéciaux. Les frais sont pris en compte selon les éléments suivants :

1. « Salaires avec cotisations pour besoins sociaux » ;

« Travaux et services » ;

« Organisation et gestion de la production » ;

"Autres dépenses".

La comptabilité primaire du travail des véhicules de fret est effectuée sur la feuille de route du camion. La lettre de voiture est le principal document d'enregistrement du fonctionnement des véhicules de fret. Il est délivré aux conducteurs, en règle générale, pour une journée ou un quart de travail, sous réserve que le conducteur présente la lettre de voiture précédente.

Il existe plusieurs formes de lettre de transport de véhicule : une lettre de transport de camion pour le paiement à la pièce des conducteurs (formulaire n° 4c), pour le paiement au temps (formulaire n° 4p) et feuille de route d'une voiture de tourisme(f. n° 3). Dans les entreprises agricoles, la forme de lettre de voiture est principalement utilisée pour le paiement à la pièce et, dans certains cas, pour le paiement au temps.

S'il y a des bus sur la ferme, un service spécialisé feuille de route de bus non publique(formulaire n° 6-spécial), et pour le transport interurbain de marchandises par route - un formulaire spécialisé de lettre de transport n° 4m.

Les données des feuilles de route sont transférées vers la feuille de comptabilité analytique cumulée (formulaire n° 301-APK). Un formulaire distinct est ouvert pour chaque voiture et conducteur, où tous les principaux détails des feuilles de route sont enregistrés par ordre chronologique ; heures ainsi que décodage (en mouvement, au ralenti, en charge), le nombre de trajets avec marchandises, le kilométrage, les marchandises transportées, les tonnes-kilomètres effectuées dans les sens de transport.

A la fin du mois, dans la fiche cumulée, sont récapitulés les coûts et travaux effectués sur les véhicules, si nécessaire, un état récapitulatif est établi (à l'aide du même formulaire), puis un compte personnel (rapport de production) du département (pour les véhicules), dans lequel ils sont reflétés poste par poste (avec un ensemble de comptes correspondants) les coûts des véhicules. Les inscriptions se font par répartition : camions, voitures particulières, véhicules spéciaux, véhicules de tourisme, réparation et remplacement de pneumatiques, dépenses d'atelier. En fin de mois, les dépenses d'atelier, ainsi que les dépenses de réparation et de remplacement des pneumatiques, sont incluses comme postes complets dans les coûts des véhicules automobiles.

La répartition des frais d'atelier entre véhicules de fret, de tourisme et de tourisme s'effectue au prorata des jours-machine de travail. Le compte personnel (rapport de production) prend également en compte le volume de travail effectué par les véhicules en tonnes-kilomètres et estimé à leur coût prévu pour les véhicules de marchandises et en kilomètres et leur coût prévu pour le transport de personnes. Le coût prévu des travaux sur les véhicules de marchandises en fin d'année est ramené au coût réel.

L'annexe au compte personnel (rapport de production) reflète la répartition des coûts des véhicules entre les consommateurs de services. Pour les véhicules de fret, cette répartition se fait au prorata du volume de travail effectué en tonnes-kilomètres ; pour le transport de personnes et les véhicules spéciaux - proportionnellement au nombre de jours-machine de travail.

Les données du compte personnel (rapport de production) constituent la base des écritures dans l'ordre de journal n° 10-APK. Lors de la dispersion des véhicules dans les unités commerciales, les données des comptes personnels (rapports de production) des unités sont transférées vers un compte personnel consolidé (rapport de production) pour l'ensemble des véhicules automobiles de l'économie.

Lors des écritures au débit du compte 23, sous-compte 3 « Flotte de véhicules », les comptes suivants sont crédités :

02 « Amortissement des immobilisations » - pour le montant de l'amortissement cumulé ;

10 "Matériaux", sous-comptes 3 "Carburant" et 5 "Pièces de rechange" - pour le coût des produits pétroliers consommés, des pneus et des pièces de rechange utilisés pour remplacer ceux usés, sous-compte 9 - pour le coût du petit matériel, des vêtements de travail et chaussures de sécurité;

23 « Production auxiliaire » - pour le coût des travaux effectués et des services d'autres productions auxiliaires ;

50 « Caissier » - pour le montant des petites dépenses payées (achat de plaques d'immatriculation), etc. ;

60 « Règlements avec les fournisseurs et les entrepreneurs » - pour les montants accumulés pour les services d'organisations tierces ;

« Calculs pour l'assurance sociale et la sécurité sociale » - pour le montant des retenues pour l'assurance sociale, ainsi que pour la caisse de pension et l'assurance maladie ;

« Règlements avec le personnel pour les salaires » - pour le montant des salaires accumulés ;

« Règlements avec des personnes responsables » - pour le montant des dépenses payées par l'intermédiaire de personnes responsables ;

96 «Réserves pour dépenses futures» - pour le montant des déductions au fonds de réparation (si de telles déductions sont effectuées à la ferme) et le montant de la réserve constituée pour les vacances.

Lors des écritures au crédit du compte 23, sous-compte 3 « Flotte de véhicules », les comptes suivants sont débités :

10, 11 - pour les frais de transport pour la livraison des biens matériels ;

20 « Production principale », sous-comptes 1 « Production végétale », 2 « Production animale », 3 « Production industrielle » - pour le coût des services fournis aux principales industries et à la production industrielle ;

23 « Productions auxiliaires » - pour le coût des services fournis à d'autres productions auxiliaires ;

25 « Frais généraux de production », 26 « Frais généraux d'entreprise » - pour les frais de transport à des fins de production générale et à des fins économiques générales ;

29 « Entretien des productions et des fermes » - pour les frais de transport d'autres productions et fermes ;

90 « Ventes » - pour les frais de transport à des tiers et pour la vente de produits.

Le coût réel par tonne-kilomètre est déterminé en fin d'année. Pour ce faire, calculez le montant total des coûts réels inscrits au débit du compte, diminué du coût des huiles usées et autres matières consignées, et divisez-le par le nombre de tonnes-kilomètres effectués par les véhicules sans travaux en libre-service. Pour les véhicules de tourisme, le coût d'une journée-machine pour le transport de personnes est calculé, pour les véhicules spéciaux non transportés - une journée-machine pour le fonctionnement de machines spéciales.

Après avoir calculé le coût des services de transport automobile et déterminé le coût réel par tonne-kilomètre, le coût prévu du transport, auquel les travaux effectués au cours de l'année ont été pris en compte dans les comptes de coûts, est ramené au coût réel par un supplément (si un dépassement est identifié) ou une écriture de contrepassation (si des économies sont réalisées). Si le véhicule est utilisé uniformément tout au long de l'année, il est possible d'amortir les frais réels sur le crédit du compte sur une base mensuelle. Au crédit du compte 23, sous-compte 4 « Transport automobile », en plus de l'amortissement des travaux effectués, ils reflètent le coût des huiles usagées capitalisées des voitures, des pneus usés, de la ferraille en correspondance avec les comptes correspondants de comptabilisation de biens matériels (compte 10), déductions pour consommation excédentaire de produits pétroliers - en correspondance avec le compte 70 « Règlements avec le personnel pour les salaires ». Les pièces détachées usées qui ne conviennent pas à la restauration sont reçues comme ferraille au nombre de 10.

Conformément à l'alinéa 11 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie, les autres dépenses liées à la production et aux ventes comprennent les coûts de maintien des transports officiels (routiers, ferroviaires, aériens et autres types de transport). Les frais d'entretien comprennent le coût des carburants et lubrifiants, des huiles et des pièces de rechange, le paiement des services de réparation et d'entretien des véhicules, etc. Et une compensation pour les dépenses liées à l'utilisation d'une voiture personnelle à des fins professionnelles. Ci-dessous, nous examinerons de plus près ces coûts.

Frais de carburant et de lubrifiants

Les dépenses liées à l'achat d'essence pour les voitures de société sont incluses dans les autres dépenses (paragraphe 11, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). De plus, cet alinéa ne dit rien sur les normes en matière de carburant. Le code précise seulement que l'entreprise a le droit de réduire le revenu imposable pour les dépenses liées à l'entretien des véhicules de société.

Les agents des impôts insistent sur le fait que lors de la détermination de la validité des coûts engagés pour l'achat de carburant pour une voiture de société, il faut se guider sur les normes de consommation de carburants et de lubrifiants dans le transport routier, approuvées par le ministère des Transports de la Fédération de Russie. le 29 avril 2003 (R3112194-0366-03). Cela montre combien de litres de carburant sont habituellement consommés aux 100 km.

Cependant, dans une lettre du ministère des Finances de la Russie du 15 mars 2005 n° 03-03-02-04/1/67, les responsables ont déclaré que ces normes ne devaient pas être appliquées. Après tout, la condition à laquelle doit répondre le coût d'achat du carburant est énoncée au paragraphe 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. En d’autres termes, les coûts doivent être économiquement justifiés et justifiés par des pièces justificatives. Cela signifie que lors du calcul de l'impôt sur le revenu, il n'est pas nécessaire de se laisser guider par les normes du ministère des Transports de Russie. Autrement dit, il suffit au chef de l'entreprise d'émettre un ordre indiquant la quantité d'essence et la marque à acheter pour une voiture de société. Ce document indiquera que les coûts sont économiquement justifiés.

Cependant, le problème est que les responsables du ministère des Finances sont incohérents sur cette question. Dans une lettre ultérieure du 4 mai 2005 n° 03-03-01-04/1/223, ils ont déclaré que lors du calcul de l'impôt sur le revenu, il était toujours nécessaire de prendre en compte les normes du ministère russe des Transports. Et le ministère des Finances a envoyé cette lettre au Service fédéral des impôts de Russie. Le fisc utilisera donc probablement cette lettre.

Si vous ne souhaitez pas les poursuivre en justice, mieux vaut suivre leurs explications. Cependant, vous pouvez toujours vous référer à la lettre de mars du ministère des Finances et déduire le carburant d'un montant fixé par arrêté du chef de l'organisation. Dans ce cas, même si le fisc persiste, vous ne ferez face à aucune amende ni pénalité. Après tout, les explications écrites de la législation fiscale données par les fonctionnaires dégagent l'organisation de toute responsabilité. Ceci est insisté sur le paragraphe 3 de l'article 111 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Ceux qui ne veulent pas se disputer avec le fisc devront se guider sur les normes de consommation de carburant approuvées par le ministère des Transports. Il suffit de connaître la marque de la voiture. Dans ce cas, vous pouvez déduire comme dépenses réduisant le revenu imposable uniquement la quantité d'essence prévue dans le document de permis P3112194-0366-03 pour cette voiture.

Cependant, le document spécifié du ministère des Transports ne contient pas de normes pour toutes les marques de voitures. Si tel est le cas, vous devez vous référer aux normes élaborées par le ministère des Transports en collaboration avec l'Institut national de recherche sur le transport automobile pour les véhicules de fabrication étrangère. Le Service fédéral des impôts de Russie a publié ces normes dans une lettre du 29 mars 2006 n° GI-6-17/337@.

En ce qui concerne les voitures pour lesquelles les normes de consommation de carburant et de lubrifiant ne sont approuvées dans aucun des documents énumérés ci-dessus, lors de la détermination des normes de consommation de carburant, le contribuable doit être guidé par la documentation technique pertinente et (ou) les informations fournies par le constructeur automobile (lettre du ministère des Finances de la Russie du 4 mai 2005 n° 03-03-01-04/1/223). Autrement dit, sur la base de ces documents, l’entreprise doit élaborer ses propres normes de consommation de carburant, en les indiquant dans l’arrêté du directeur. De plus, vous pouvez contacter l’Institut national de recherche sur le transport automobile, qui élaborera des normes spécifiquement pour les véhicules officiels de l’organisation.

Parlons maintenant des documents qui doivent être utilisés pour confirmer les dépenses en carburants et lubrifiants. Il s'agit d'un reçu de la caisse de la station-service où l'essence et une feuille de route ont été achetées. Attention : un seul reçu de caisse ne suffit pas pour amortir les dépenses aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu. Le reçu de la station-service ne fait que confirmer le fait du paiement et sert de base à la réception de l'essence (mais à condition que le reçu indique la quantité de carburant achetée). Mais le fait d'utiliser de l'essence doit être confirmé par une lettre de voiture. La forme unifiée de ce document a été approuvée par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 28 novembre 1997 n° 78. Notez qu'il n'est obligatoire que pour les organismes de transport automobile (lettre du ministère des Finances de la Russie du

Quant aux autres organisations, elles peuvent élaborer leur propre forme de feuille de route. Dans le même temps, il doit contenir tous les détails obligatoires pour les documents primaires. Ils sont indiqués au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 n° 129-FZ « sur la comptabilité ». Le ministère russe des Finances l'a déclaré dans une lettre du 16 mars 2006 n° 03-03-04/2/77.

Votre propre formulaire de lettre de voiture doit être approuvé en annexe à l’arrêté sur la politique comptable de l’organisation.

Ajoutons que dans les lettres du Ministère des Finances du 3 février 2006 n° 03-03-04/2/23 et du 16 mars 2006 n° 03-03-04/2/77, les responsables ont indiqué que les documents primaires doit être rédigé de cette manière et avec une telle régularité que sur cette base on puisse juger de la validité des coûts engagés, par exemple la consommation de carburant et de lubrifiants. Et si la feuille de route répond à ces exigences, elle peut être préparée une fois par mois ou par trimestre.

Maintenant, quelques mots sur la façon de remplir la feuille de route. La feuille doit indiquer des informations sur l'itinéraire et tous les points de déplacement du véhicule officiel (lettre du ministère des Finances de la Russie du 20 février 2006 n° 03-0304/1/129). Sinon, comment pouvez-vous confirmer que la voiture était utilisée spécifiquement à des fins professionnelles ? Ces informations sont obligatoires car elles reflètent le contenu de la transaction commerciale. Autrement dit, des formulations dans le document de voyage telles que « voyage autour de la ville » ou « sur instructions de l'organisation » sont inacceptables. Les documents contenant de tels enregistrements ne confirmeront pas les dépenses de l'organisation. Nous ajoutons qu'il est toujours nécessaire d'indiquer les relevés du compteur de vitesse et la consommation de carburant. Sans ces données, il est peu probable qu'il soit possible de prendre en compte les coûts des carburants et lubrifiants à des fins fiscales.

Frais de contrôle technique

Chaque immobilisation doit faire l'objet d'un contrôle technique par la police de la circulation. L'inspection des véhicules n'est pas effectuée sans payer les frais de l'État. Et sans contrôle technique, l'utilisation de la machine est interdite. Ceci est insisté sur le paragraphe 11 du Code de la route de la Fédération de Russie (approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 23 octobre 1993 n° 1090). En d’autres termes, pour pouvoir conduire une voiture, on ne peut pas se passer de telles dépenses.

Les frais de contrôle technique doivent être pris en compte dans le cadre du coût d'entretien des véhicules de société. Le paragraphe 11 de la clause 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie permet de les prendre en compte lors du calcul de l'impôt sur le revenu. Les preuves documentaires des dépenses peuvent être des reçus de caisse, des ordres de paiement, des factures et d'autres documents reflétant le fait du paiement pour le contrôle technique.

Coûts d'achat de pneus hiver

Si chacun des pneus, même équipé d'une jante, ne coûte pas plus de 10 000 roubles, les frais de leur achat peuvent être reconnus sur la base de l'alinéa 11 du paragraphe 1 de l'article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Que se passe-t-il si le coût du pneu dépasse la limite spécifiée ? Est-il nécessaire d'inclure des pneus aussi chers dans les immobilisations dans ce cas, puisque les pneus sont utilisés pendant plusieurs saisons ? Non, vous n'avez pas besoin de faire ça. Après tout, le pneu lui-même n’est qu’une partie de la voiture et ne peut pas être utilisé comme moyen de production distinct. Cela signifie qu'il ne relève pas de la définition des immobilisations, donnée au paragraphe 1 de l'article 257 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Par conséquent, quels que soient leur coût et leur durée de vie, les pneus hiver ne sont pas inclus dans les immobilisations dans la comptabilité fiscale.

Ainsi, le coût des pneus d’hiver est inclus dans d’autres dépenses qui réduisent le revenu imposable.

Frais de lavage de voiture

Les frais d'entretien des véhicules de fonction comprennent également les frais de lavage (paragraphe 11, clause 1, article 264 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Le ministère des Finances de la Russie ne s'y oppose pas dans la lettre du 20 juin 2006 n° 0303-04/1/530.

Quelques mots maintenant sur les documents permettant de confirmer de telles dépenses. La procédure de confirmation des dépenses en comptabilité fiscale est déterminée par le paragraphe 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Il dit que lors de l'imposition, vous pouvez prendre en compte même les dépenses qui ne sont qu'indirectement confirmées par des documents.

Si le paiement a été effectué par virement bancaire, alors à la fin de la période de reporting, l'entreprise et l'organisme assurant le lavage des véhicules signent une attestation de prestation de service. Cependant, en règle générale, les conducteurs paient généralement en espèces dans les lave-autos. Dans ce cas, les dépenses seront confirmées par un reçu de caisse ou un ticket de caisse. Dans le même temps, il doit indiquer pour quoi l'argent a été accepté - pour les services de lavage de voitures. De plus, il serait préférable que le ticket de caisse indique la marque de la voiture et son numéro de plaque d'immatriculation. C'est ce sur quoi insistent, par exemple, les autorités fiscales de la capitale dans une lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 12 avril 2006 n° 20-12/29007.

Attention : tous les frais de lavage de voiture ne peuvent pas être pris en compte aux fins de l'impôt sur le revenu. Il ne s’agit pas seulement du fait que les transports doivent être officiels. L’organisation ne doit pas encore assumer les responsabilités de quelqu’un d’autre en matière d’entretien de la voiture. Expliquons ce que nous voulons dire. Si la voiture est la propriété de l'organisation, celle-ci est alors obligée d'entretenir sa propriété. C'est ce que précise l'article 210 du Code civil. Lorsqu'une voiture est utilisée dans le cadre d'un contrat de location, tout dépend de l'objet du contrat. Par exemple, lors de la conclusion d'un contrat de location pour un véhicule avec équipage (c'est-à-dire avec fourniture de services de gestion et d'exploitation technique), tous les frais d'entretien du véhicule incombent au bailleur (article 634 du Code civil de la Fédération de Russie). ). Mais dans le cas de la location d'une voiture sans équipage - pour le locataire (article 644 du Code civil de la Fédération de Russie).

Par conséquent, si une entreprise loue une voiture et utilise en même temps les services du bailleur pour la gestion et l’exploitation technique, elle ne peut pas réduire le bénéfice imposable lié aux frais de lavage de voiture. Ces frais doivent être supportés par le propriétaire. Pour l'entreprise, ils seront déraisonnables (clause 1 de l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Frais de stationnement d'une voiture dans un parking payant

Les frais de paiement des prestations de stockage d'une voiture de société dans un parking peuvent être pris en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu. Pour ce faire, vous devez remplir les conditions prévues à l'article 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie. Autrement dit, les dépenses doivent être économiquement justifiées, documentées et liées à des activités visant à générer des revenus. Par conséquent, si une voiture est utilisée dans le cadre des activités de l'entreprise et que l'entreprise ne dispose pas de place pour la garer, la dépense peut être prise en compte. Vous pouvez également déduire les frais de stationnement lorsque votre employé part en déplacement professionnel avec une voiture de société. Les dépenses seront confirmées par un reçu de caisse ou un reçu de stationnement (lettre du ministère des Finances de la Russie du 27 avril 2006 n° 03-03-04/1/404).

Compensation pour l'utilisation de voitures personnelles

Les frais de paiement d'indemnités pour l'utilisation des transports personnels des salariés pour des déplacements professionnels sont acceptés fiscalement dans la limite des normes. Ils sont institués par arrêté gouvernemental du

La résolution susmentionnée a établi que lors de l'application d'un système fiscal simplifié, les normes spécifiées sont utilisées pour déterminer les coûts d'indemnisation pour l'utilisation de voitures et de motos personnelles pour des voyages d'affaires. Les règles suivantes s'appliquent actuellement :

(roubles par mois)

voitures particulières d'une cylindrée : - jusqu'à 2000 cc. cm inclus 1200 - plus de 2000 mètres cubes. cm 1500 motos 600 Attention : de la lettre du ministère des Finances de la Russie du 21 juillet 1992 n° 57, il s'ensuit que les montants pour l'usure, le carburant et les lubrifiants, l'entretien, la réparation et l'assurance de la voiture sont déjà inclus dans le compensation. C'est-à-dire qu'ils ne peuvent pas être pris en compte dans les dépenses. Il en va de même dans la lettre du Service fédéral des impôts de Russie pour Moscou du 20 septembre 2005 n° 20-12/66690.

Par ailleurs, la lettre n° 57 du ministère russe des Finances précise que l'indemnisation est calculée une fois par mois et ne dépend pas du nombre de jours calendaires dans un mois. C'est-à-dire que pour le temps où un employé est absent du travail (vacances, voyage d'affaires, maladie, etc.) et que la voiture est inactive, aucun paiement n'est dû. Ainsi, la rémunération doit encore être modulée en tenant compte des jours travaillés. La lettre du ministère des Impôts et des Impôts de Russie du 2 juin 2004 n° 04-2-06/419@ stipule que la compensation pour l'utilisation des transports personnels n'est considérée comme une dépense économiquement justifiée que si le travail de l'employé implique des déplacements constants et ceci est noté dans sa description de poste.

La loi n'interdit pas à une entreprise qui verse à ses salariés une indemnité pour l'utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles d'installer des pneus d'hiver sur ces véhicules. Toutefois, l’argent dépensé pour l’achat de pneus ne peut être exclu du revenu imposable. C'est du moins ce sur quoi insistent les responsables. Selon eux, tous les frais de fonctionnement sont inclus dans le montant de l'indemnisation (voir, par exemple, la lettre du ministère des Finances de la Russie du 16 mai 2005 n° 03-03-01-02/140). De nombreuses entreprises trouvent la solution suivante pour sortir de cette situation. Un accord est conclu avec le salarié pour louer une voiture sans équipage. Cet accord stipule que tous les frais d'entretien de la voiture sont à la charge du locataire. Cependant, le locataire est tenu de supporter les frais d'exploitation d'une voiture louée sans équipage, même si le contrat n'en dit rien (article 646 du Code civil de la Fédération de Russie).

De plus, pour que les dépenses d'indemnisation pour l'utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles soient acceptées dans le calcul de l'impôt sur le revenu, il est nécessaire qu'elles soient dûment documentées. C'est-à-dire que l'entreprise doit disposer de documents organisationnels et administratifs, notamment des ordonnances de paiement d'indemnités, des documents confirmant la disponibilité d'un véhicule, des documents confirmant l'utilisation de moyens de transport personnels à des fins professionnelles.