Расходы на служебный автомобиль: тонкости учета. Учёт затрат и эксплуатации автомобильного транспорта Учет затрат на содержание автотранспорта

Служебными могут быть и автомобили, и самолеты, и поезда. Но чаще всего компании пользуются именно автомобилями. В этом случае расходы на содержание транспорта - это ГСМ, мойка, хранение (оплата стоянки, аренда гаража), страхование.

Львиная доля затрат на служебный автомобиль принадлежит расходам на топливо. В налоговом учете при их признании есть свои нюансы.

Нужно ли нормировать расходы на топливо

Налоговым законодательством не предусмотрено ограничение затрат на ГСМ при эксплуатации служебного транспорта.

Заметим, что, даже если организация решила использовать в работе нормы Минтранса России, у нее есть возможность учесть затраты на топливо в повышенном размере. Согласно Методическим рекомендациям нормы расхода топлива могут повышаться при работе автотранспорта в следующих условиях:

• в зимнее время года (в зависимости от климатических районов страны) - до 20 процентов;
• на дорогах общего пользования в горной местности (в зависимости от высоты над уровнем моря) - до 20 процентов;
• на дорогах общего пользования со сложным планом (в зависимости от категории трассы) - до 30 процентов;
• в городах (в зависимости от населения) - до 25 процентов;
• при частых технологических остановках, связанных с погрузкой и выгрузкой, - до 10 процентов;
• при использовании кондиционера или системы «климат-контроль» при движении - до 7 процентов от базовой нормы.

Отражать ли в налоговом учете расходы на мойку автомобиля

Расходы на содержание транспорта - это еще и затраты на мойку автомобилей, о чем сказано в письме Минфина России от 20 июня 2006 г. № 03-03-04/1/530 . Для этого нужны подтверждающие документы.

Обычно при оплате наличными к кассовому чеку прилагается товарный чек или выдается квитанция с указанием марки, модели, а также государственного регистрационного номера автомобиля, по которому оказаны услуги. При отсутствии этой информации расходы могут быть не приняты в целях налогообложения. К первичным учетным документам относится также справка бухгалтера. При безналичной оплате мойки автомобиля фирма, оказавшая услугу, представит соответствующий акт и счет-фактуру.

Можно ли учеть при налогообложении прибыли расходы на стоянку

Расходы на парковку, стоянку, аренду гаража возникают у организаций, которые не имеют в собственности мест хранения транспортных средств. Затраты на аренду гаражей у других организаций признаются в качестве арендных платежей за арендуемое имущество (подп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Такие расходы признаются на дату (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ):

• расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
• предъявления документов, служащих основанием для расчетов;
• либо на последний день отчетного (налогового) периода.

Для учета расходов на аренду гаража необходимы:

• договор аренды;
• акт приема-передачи;
• документы по оплате.

Услуги платных автостоянок оплачиваются, как правило, наличными денежными средствами через подотчетное лицо. Расходы принимаются, если есть правильно оформленные оправдательные документы (кассовые чеки, авансовые отчеты и т. п.). Если стоянка оплачивается безналичным способом, то нужен акт приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг). В документах в обязательном порядке должна быть информация о марке и государственном регистрационном номере служебного автомобиля.

Как списать расходы на страхование автомобиля и «автогражданку»

Существует три основных вида страхования, связанных с эксплуатацией автомобиля: обязательное страхование автогражданской ответственности (ОСАГО), добровольное страхование автогражданской ответственности (ДСАГО) и добровольное страхование автомобиля (КАСКО). Рассмотрим особенности каждого из них.

Обязательное страхование ответственности

К обязательному относится страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств (ОСАГО) (п. 1 ст. 4 Федерального закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ). Расходы на ОСАГО учитываются при расчете налога на прибыль. При этом такие затраты не включаются в первоначальную стоимость автомобиля, а учитываются в составе прочих расходов согласно пункту 2 статьи 263 Налогового кодекса РФ.

Договор ОСАГО, как правило, заключается на один год (п. 13 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 7 мая 2003 г. № 263). Однако можно предусмотреть условие об ограниченном периоде использования транспорта. Тогда ответственность будет считаться застрахованной только в периоды времени, указанные в полисе. Заключать подобный договор особенно выгодно при сезонном использовании автомобиля.

Добровольное страхование ответственности

Организация может дополнительно в добровольной форме заключить договор страхования на случай, если:

• недостаточно страховой выплаты по обязательному страхованию;
• наступит ответственность, которая не относится к страховому риску по обязательному страхованию (например, водитель причинит вред транспортному средству или перевозимому грузу) (п. 5 ст. 4 Федерального закона № 40-ФЗ).

Что касается налога на прибыль, то здесь все не так просто. Как следует из письма Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/855 , затраты на приобретение полиса добровольного страхования можно учесть, только если такое страхование является необходимым условием для деятельности организации.

Однако арбитражные судьи все-таки соглашаются, что эти расходы признаются в соответствии с пунктом 1 статьи 263 Налогового кодекса РФ. И на этом основании компания вправе учитывать затраты на добровольное страхование гражданской ответственности (постановление ФАС Уральского округа от 9 апреля 2008 г. № Ф09-8603/07-С3).

КАСКО

Организация может застраховать свой автомобиль от различных рисков - угона, ущерба, пожара и т. д. (то есть заключить договор КАСКО). Расходы на КАСКО признаются при исчислении налога на прибыль в сумме фактических затрат (подп. 1 п. 1 , п. 3 ст. 263 Налогового кодекса РФ). Стоимость этого вида полиса, а также перечень необходимых документов каждая страховая компания определяет самостоятельно.

В СХО широкое применение находит автотранспорт, который используют при доставке материалов, необходимых для производства: нефтепродуктов, минеральных удобрений, запасных частей, семян, кормов и других на вывозке продукции из поля заготовительным организациям и внутрихозяйственных перевозках.

Затраты по содержанию и эксплуатации транспортных грузовых средств – бортовых автомобиле, самосвалов, бензовозов, молоковозов и других независимо от их марки и грузоподъёмности учитывается на одном аналитическом счёте 23 « Вспомогательные производства». Расходы по эксплуатации и содержанию легкового автотранспорта учитываются на счётах 25 « Общепроизводственные затраты», 26 « Общехозяйственные затраты».

Затраты на содержание грузового автомобильного транспорта учитываются по следующей номенклатуре статей:

1. Расходы на оплату труда.

2. Отчисления на социальные нужды.

3. Нефтепродукты.

5. Работы и услуги.

6. Расходы денежных средств.

7. Затраты по организации производства и управлению.

8. Прочие затраты.

Первичными документами по учёту работы грузового автотранспорта являются путевой лист водителя грузового автомобиля, в котором отражаются все показатели по его работе:

¾ Сумма начислений по заработной плате;

¾ Объём выполняемых работ – тонно-километры, тонны;

¾ Пробег автомашины с грузом и без.

Путевой лист выдаётся шофёру на один день или на одну поездку, при условии, что предыдущий путевой лист был сдан в бухгалтерию. В нём отражается задание шофёру, отмечается выполнение задания. Шофёр записывает каждую ездку на пунктах приёма и доставки груза, их наименования, вес согласно ТТН, требованиям-накладным формы 203 АПК и другим документам. Данные путевых листов группируются в накопительной ведомости учёта работы грузового автотранспорта, в которой на каждую автомашину и шофёра открывается отдельная страница и в хранологической последовательности записываются основные реквизиты из путевых листов:

1) Начисленная сумма оплаты труда шофёров и грузчиков.

2) Количество тонно-километров.

3) Масса перевезённого груза в тоннах.

4) Расход топлива.

5) Часы в наряде с расшифровкой – в движении, в простое, под погрузкой и др.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и работ, выполненных автотранспортом. Составляют сводную накопительную ведомость.

Аналитический учёт затрат по грузовому автотранспорту ведётся в производственном отчёте по вспомогательным производствам, содержанию и эксплуатации машинно-тракторного парка формы 18 в, записи в который производятся на основании сводной накопительной ведомости учёта работы грузового автотранспорта и других сводных документах по учёту затрат грузового автотранспорта формы 49, 78 АПК.

В целях более правильного формирования затрат на эксплуатацию грузового автотранспорта и с\с оказываемых им услуг сельскохозяйственные организации могут вести учёт затрат по грузовым автомобилям и видам специальных машин (бензовозы, молоковозы и др.). В этом случае расходы по управлению и организации работ автопарка учитывают на отдельном аналитическом учёте и распределяют на соответствующие объекты учёта затрат в конце отчётного периода пропорционально количеству машино-смен, отработанных каждым видом специальных и других автомашин.

Синтетический учёт затрат на содержание и эксплуатацию грузового автотранспорта ведётся на активном счёте 23 « Вспомогательные производства» субсчёт « Автомобильный транспорт».

1. Какие расходы на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля принимаются в целях налогообложения, а какие – нет.

2. В каком порядке учитываются расходы на ГСМ, ТО, страхование служебного автомобиля и другие для расчета налога на прибыль и при УСН.

3. Как документально подтвердить расходы на содержание служебного автомобиля.

Большинство организаций и предпринимателей в своей деятельности не обходятся без транспортных расходов на доставку товара, на служебные поездки сотрудников и т. д. При этом каждый руководитель решает «транспортный вопрос» по-своему, исходя из потребностей и возможностей бизнеса. В этой статье предлагаю рассмотреть вариант использования служебного автомобиля, принадлежащего организации или ИП и используемого в хозяйственной деятельности . А точнее, разберем порядок учета расходов, связанных с эксплуатацией служебного автомобиля, для целей налогообложения. Как известно, использование автомобиля, а тем более интенсивное, — процесс довольно затратный, поэтому важно понимать, какие из этих затрат уменьшают налоговую нагрузку, а какие нет.

Расходы на ГСМ

Расходы, которых невозможно избежать в процессе эксплуатации автомобиля, конечно, это расходы на ГСМ. При расчете налога на прибыль расходы на содержание служебного транспорта, к которым относятся и расходы на ГСМ, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При применении УСН с объектом «доходы – расходы» налогоплательщик также имеет право учесть расходы на бензин, поскольку расходы на содержание служебного транспорта прямо поименованы в закрытом перечне расходов при УСН (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Расходы для целей налогообложения должны быть подтверждены документально. Поэтому основанием для принятия к учету расходов на бензин для служебного авто служат подтверждающие документы: путевые листы, чеки АЗС, приказ об использовании служебного автомобиля и установлении норм расхода топлива (или другой аналогичный локальный документ, который закрепляет порядок расчета израсходованного топлива).

Частый вопрос, с которым сталкиваются налогоплательщики: по каким нормам нужно рассчитывать расходы на ГСМ, чтобы принять их к налоговому учету. В НК РФ прямо не установлена обязанность нормировать расходы ГСМ для служебного транспорта, учет по нормам предусмотрен только для компенсаций сотрудникам за использование личного транспорта. Кроме того, Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» содержит нормы расхода ГСМ, обязательные для применения только автотранспортными организациями. На основании этого, можно сделать вывод, что налогоплательщик вправе самостоятельно разработать и утвердить нормы расхода ГСМ, при этом он может использовать нормы Минтранса (Письма Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 № 03-03-06/2/12). Самый безопасный вариант – учитывать расходы на ГСМ по нормам Минтранса, однако он не всегда самый выгодный. Поэтому если Вы приняли решение учитывать расходы на бензин по самостоятельно разработанным нормам, максимально приближенным к фактическому расходу, обратите внимание на обоснование этих норм (техническая документация к автомобилю, официальная информация производителя транспортного средства, контрольный замер расхода топлива и т.д.). Применяемые нормы, их обоснование и порядок расчета расходов на ГСМ необходимо закрепить в приказе руководителя и учетной политике для целей налогообложения.

Технический осмотр

Прохождение технического осмотра является необходимым условием эксплуатации автомобиля в соответствии с законодательством РФ (ст. 17 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Поэтому есть все основания отнести расходы на техосомтр к расходам на содержание служебного транспорта и, соответственно, включить их в состав расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль и УСН . Документами, подтверждающими расходы на проведение технического осмотра, могут служить копия диагностической карты, талона технического осмотра, чек ККТ, платежное поручение или другой документ об оплате услуг оператора технического осмотра. Если по результатам ТО выявлены нарушения, то расходы на их устранение также могут быть учтены для целей налогообложения.

Расходы на ремонт автомобиля

Расходы на ремонт служебного автомобиля учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ). В случае применения УСН расходы на ремонт автомобиля также уменьшают налогооблагаемую базу (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ремонт может осуществляться либо своими силами (ремонтного отдела, специалиста по ремонту) либо силами сторонней организации. Каких-либо ограничений по способу проведения ремонта НК не содержит, главное, чтобы в наличии были документы, подтверждающие понесенные расходы. Если ремонт осуществляется сторонней организацией, то необходим договор на ремонт автомобиля, акт выполненных работ, калькуляция или смета затрат. Если ремонт выполняется своими силами, то подтверждением расходов могут служить смета затрат, накладные на внутреннее перемещение материалов (лимитно-заборные карты). Кроме того, обязательным условием учета расходов при УСН является их оплата, поэтому к числу подтверждающих документов добавятся платежные поручения, чеки ККТ или квитанции об оплате.

Расходы на мойку

Несмотря на то, что без мойки эксплуатация автомобиля теоретически возможна, расходы на мойку могут быть учтены в составе расходов на содержание служебного транспорта для расчета налога на прибыль , о чем свидетельствует Письмо Минфина России от 20.06.2006 № 03-03-04/1/530. Аналогичный вывод можно сделать и относительно учета расходов на мойку при применении УСН . Особое внимание при этом нужно обратить на подтверждающие документы. Если оплата происходит в безналичном порядке, то проблем с подтверждением возникнуть не должно: платежное поручение, акт об оказанных услугах. Однако чаще всего водители рассчитываются за услуги мойки наличными, в этом случае необходимо проконтролировать наличие чека ККТ и правильно оформленного товарного чека или квитанции (если станция автомойки ). Товарный чек и квитанция должны содержать обязательные реквизиты первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), кроме того квитанция, выдаваемая взамен чека ККТ, должна отвечать требованиям, предъявляемым к бланкам строгой отчетности (п. 3 Постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»). Лучше с этими требованиями ознакомить сотрудников, эксплуатирующих автомобиль, чтобы они проверяли правильность оформления документов на месте.

В целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик имеет право учесть расходы на платную автостоянку служебного автомобиля в составе расходов, связанных с его содержанием (Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404). Таким образом, есть основания учитывать расходы на автостоянку и для расчета налога при УСН . Подтверждающие документы и порядок их оформления в данном случае будут аналогичны рассмотренным в предыдущем пункте.

Расходы на страхование автомобиля

Для отражения в налоговом учете расходов на автострахование большое значение имеет вид страхования: обязательное (ОСАГО) или добровольное (КАСКО).

При расчете налога на прибыль уменьшить налогооблагаемую базу можно на расходы как по обязательному, так и по добровольному страхованию служебного автомобиля (п. 1 ст. 263 НК РФ). Расходы на добровольное страхование служебного транспорта от угона и ущерба учитываются в сумме фактических затрат по договору страхования (Письмо Минфина России от 20.02.2008 № 03-03-06/1/119). А расходы по обязательному страхованию могут быть приняты к налоговому учету только в пределах установленных законодательством РФ тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ). В настоящее время тарифы по договорам ОСАГО установлены Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии».

Расходы по договору страхования служебного автомобиля учитываются в целях расчета налога на прибыль в периоде фактической оплаты страховой премии. Однако если срок страхования охватывает несколько отчетных периодов, а оплата произведена одним или несколькими разовыми платежами, то к налоговому учету такие расходы нужно принимать равномерно в течение всего срака действия договора страхования. Сумма расходов, принимаемая в отчетном периоде, будет рассчитываться пропорционально количеству дней действия договора страхования в этом отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).

При УСН учесть в налоговых расходах можно только выплаты по договору обязательного страхования ОСАГО (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), поскольку выплаты по договорам добровольного страхования не входят в закрытый перечень принимаемых расходов. При этом расходы по договору ОСАГО уменьшают налогооблагаемую базу по налогу при УСН в том же порядке, что и для расчета налога на прибыль (п. 2 ст. 346.16 НК РФ), то есть в пределах тарифов, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.12.2005 № 739. Страховая премия по договору ОСАГО принимается к учету единовременно в момент оплаты, независимо от срока действия договора; равномерное списание в расходы не допускается (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Штрафы ГИБДД

С одной стороны, штрафы за нарушение Правил дорожного движения не являются необходимым условием эксплуатации служебного транспорта, но, с другой стороны, при интенсивном использовании автомобиля штрафов ГИБДД сложно избежать даже самому опытному водителю. Более того, затраты на оплату «штрафных» квитанций могут достигать весьма значительных сумм. Как же быть: принимать или не принимать такие расходы? Ответ однозначный – штрафы ГИБДД не учитываются ни для расчета налога на прибыль , ни для расчета налога при УСН .

Во-первых, штрафы прямо указаны в числе расходов, не учитываемых при налогообложении прибыли (п. 2 ст. 270 НК РФ), а также они не входят в закрытый перечень расходов, учитываемых при УСН. Во-вторых, расходы принимаются к налоговому учету при условии их обоснованности, то есть экономической целесообразности (п. 1 ст. 252 НК РФ). Очевидно, что расходы на оплату штрафов ГИБДД не являются обоснованными, поскольку они не направлены не осуществление приносящей доход деятельности.

Итак, мы рассмотрели основные расходы, которые возникают у налогоплательщиков в связи с эксплуатацией служебного автомобиля. Сейчас предлагаю подвести итог, какие расходы можно учесть для целей налогообложения, а какие нельзя.

Таким образом, большинство затрат на содержание и эксплуатацию служебного автомобиля, используемого в хозяйственной деятельности, уменьшают налогооблагаемую базу. В этом состоит главное преимущество использования собственного автомобиля перед, например, размер которой лишь частично включается в налоговые расходы.

Как Вы считаете, выгодно ли использовать служебный автомобиль?

Какие расходы на его содержание самые значительные?

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Законодательные и нормативные акты:

1. Налоговый кодекс РФ

2. Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

3. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

4. Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники»

5. Постановление Правительства РФ от 08.12.2005 № 739 «Об утверждении страховых тарифов по обязательному страхованию гражданской ответственности владельцев транспортных средств, их структуры и порядка применения страховщиками при определении страховой премии»

Кодексы, Федеральные законы и Постановления Правительства РФ размещены на http://pravo.gov.ru/

6. Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

7. Письма Минфина РФ

С документами финансового ведомства Вы можете ознакомиться на официальном http://mfportal.garant.ru/

На сельскохозяйственных предприятиях широкое применение находит автотранспорт. Его используют для завоза необходимых в производстве материалов (нефтепродуктов, минеральных удобрений, запасных частей и т. п.), вывоза продукции, на внутрихозяйственных перевозках и т. д.

Учет затрат по эксплуатации и содержанию автотранспорта ведут на субсчете 3 «Автопарк» счета 23. На данном субсчете учитывают затраты по грузовому, легковому, пассажирскому автотранспорту и автомашинам специального назначения. Затраты учитывают по следующим статьям:

1. "Оплата труда с отчислениями на социальные нужды";

"Работы и услуги";

"Организация производства и управление";

"Прочие затраты".

Первичный учет работы грузового автотранспорта ведут в путевом листе грузового автомобиля. Путевой лист является основным документом учета работы грузового автотранспорта. Его выдают шоферам, как правило, на один день или смену при условии сдачи шофером предыдущего путевого листа.

Имеются несколько форм путевого листа автомобиля: путевой лист грузового автомобиля при сдельной оплате шоферов (ф. № 4с), при повременной оплате (ф. № 4п) и путевой лист легкового автомобиля (ф. № 3). На сельскохозяйственных предприятиях преимущественно применяется форма путевого листа при сдельной оплате и в отдельных случаях - при повременной оплате.

При наличии в хозяйстве автобусов может применяться специализированный путевой лист автобуса не общего пользования (ф. № 6-спец.), а при междугородних перевозках грузов автотранспортом - специализированная форма путевого листа № 4м.

Данные из путевых листов переносят в накопительную ведомость учета затрат (ф. № 301-АПК), На каждую автомашину и шофера открыт отдельный бланк, где записывают все основные реквизиты из путевых листов в хронологической последовательности; часы в наряде с расшифровкой (в движении, в простое, под погрузкой), число ездок с грузом, пробег, перевезено грузов, сделано тонно-километров по направлениям перевозок.

В конце месяца в накопительной ведомости подводят итоги затрат и выполненной работы автотранспорта, при необходимости составляют сводную ведомость (по той же форме), а затем лицевой счет (производственный отчет) подразделения (по автотранспорту), в котором отражают постатейно (с набором по корреспондирующим счетам) затраты автотранспорта. Записи делают с разбивкой: грузовой автотранспорт, легковой, машины специального назначения, пассажирский автотранспорт, ремонт и замена авторезины, цеховые расходы. В конце месяца цеховые расходы, а также расходы на ремонт и замену авторезины относят комплексными статьями в затраты автотранспорта.

Распределение цеховых расходов между грузовым, легковым и пассажирским автотранспортом производят пропорционально машино-дням работы. В лицевом счете (производственном отчете) также учитывают объем выполненных автотранспортом работ в тонно-километрах и оценке по плановой себестоимости их по грузовому автотранспорту и в километрах пробега и их плановой себестоимости по пассажирскому транспорту. Плановая себестоимость работ грузового автотранспорта в конце года доводится до фактической.

В приложении к лицевому счету (производственному отчету) отражают распределение затрат автотранспорта по потребителям услуг. По грузовому автотранспорту это распределение делают пропорционально выполненному объему работ в тонно-километрах; по пассажирскому транспорту и машинам специального назначения - пропорционально количеству машино-дней работы.

Данные лицевого счета (производственного отчета) являются основанием для записей в журнал-ордер № 10-АПК. При рассредоточении автотранспорта в подразделениях хозяйства из лицевых счетов (производственных отчетов) подразделений данные переносят в сводный лицевой счет (производственный отчет) по автотранспорту хозяйства в целом.

При записях по дебету счета 23, субсчет 3 "Автопарк" кредитуют следующие счета:

02 "Амортизация основных средств" - на суммы начисленной амортизации;

10 "Материалы", субсчета 3 "Топливо" и 5 "Запасные части" - на стоимость израсходованных нефтепродуктов, авторезины и запасных частей, использованных взамен износившихся, субсчет 9 - на стоимость мелкого инвентаря, спецодежды и спецобуви;

23 "Вспомогательные производства" - на стоимость выполненных работ и услуг других вспомогательных производств;

50 "Касса" - на сумму оплаченных мелких расходов (приобретение номерных знаков) и т. п.;

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на суммы, начисленные за услуги сторонних организаций;

"Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" -на суммы отчислений по социальному страхованию, а также впенсионный фонд и на медицинское страхование;

"Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы начисленной оплаты труда;

"Расчеты с подотчетными лицами" - на суммы оплаченных расходов через подотчетных лиц;

96 "Резервы предстоящих расходов" - на суммы отчислений в ремонтный фонд (если такие отчисления производятся в хозяйстве) и суммы начисленного резерва на отпуска.

При записях по кредиту счета 23, субсчет 3 "Автопарк", дебетуют следующие счета:

10, 11 - на стоимость перевозок по доставке материальных ценностей;

20 "Основное производство", субсчета 1 "Растениеводство", 2 "Животноводство", 3 "Промышленное производство" - на стоимость услуг, оказанных основным отраслям и промышленному производству;

23 "Вспомогательные производства" - на стоимость услуг, оказанных другим вспомогательным производствам;

25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" - на стоимость перевозок общепроизводственного и общехозяйственного назначения;

29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - на стоимость перевозок для прочих производств и хозяйств;

90 "Продажи" - на стоимость перевозок на сторону и по реализации продукции.

Фактическая себестоимость тонно-километра определяется в конце года. Для этого подсчитывают общую сумму фактических затрат, учтенных по дебету счета, за вычетом стоимости отработанного масла и других возвратных материалов, и делят ее на количество тонно-километров, выполненных автотранспортом без работ по самообслуживанию. По пассажирскому автотранспорту исчисляют себестоимость одного машино-дня по перевозке людей, по специальным машинам нетранспортного назначения - одного машино-дня работы специальных машин.

После составления расчета себестоимости услуг автотранспорта и определения фактической себестоимости тонно-километра плановая себестоимость перевозок, по которой учитывались выполненные работы в течение года на счетах затрат, доводится до фактической путем дополнительной записи (если выявлен перерасход) или сторнировочной записи (при экономии). При равномерном использовании автотранспорта в течение года по кредиту счета возможно ежемесячное списание фактических затрат. По кредиту счета 23, субсчет 4 "Автомобильный транспорт", кроме списания выполненных работ отражают стоимость оприходованного отработанного масла от автомашин, изношенной авторезины, металлолома в корреспонденции с соответствующими счетами по учету материальных ценностей (счет 10), удержания за перерасход нефтепродуктов - в корреспонденции со счетом 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Изношенные запасные части, непригодные для восстановления, приходуют как металлолом на счет 10.

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). В расходы на содержание включают стоимость ГСМ, масел и запчастей, оплата услуг по ремонту и техническому обслуживанию автомобилей и т.д. И компенсацию расходов за пользование личного автомобиля в служебных целях. Ниже мы подробнее рассмотрим указанные расходы.

Расходы на ГСМ

Расходы на покупку бензина для служебных машин включаются в состав прочих расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем про нормы топлива в этом подпункте ничего не говорится. В кодексе лишь сказано, что фирма имеет право уменьшить налогооблагаемый доход на расходы, связанные с содержанием служебного транспорта.

Налоговики настаивают, что при определении обоснованности произведенных затрат на покупку топлива для служебного автомобиля надо руководствоваться Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Министерством транспорта Российской Федерации 29 апреля 2003 г. (Р3112194-0366-03). Здесь указано, сколько литров топлива обычно расходуют на 100 км пробега.

Однако в письме Минфина России от 15 марта 2005 г. № 03-03-02-04/1/67 чиновники заявили, что указанные нормы применять не обязательно. Ведь условие, которому должны соответствовать расходы на покупку топлива, прописано в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. А именно, затраты должны быть экономически обоснованны и подтверждены оправдательными документами. Это означает, что при расчете налога на прибыль Нормами Минтранса России руководствоваться не обязательно. То есть руководителю фирмы достаточно издать приказ, указав в нем, сколько бензина, какой марки необходимо приобрести для служебного автомобиля. Этот документ и будет свидетельствовать, что расходы экономически обоснованны.

Однако проблема в том, что в данном вопросе чиновники Минфина непоследовательны. В более позднем письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223 они заявили, что при расчете налога на прибыль все-таки необходимо учитывать нормы Минтранса России. И это письмо минфиновцы направили в ФНС России. Так что наверняка налоговики воспользуются указанным письмом.

Если вы не захотите с ними судиться, то лучше последовать их разъяснениям. Впрочем, всегда можно сослаться на мартовское письмо Минфина и списывать топливо в том количестве, что установлено приказом руководителя организации. В этом случае, даже если налоговики будут упорствовать, штрафы и пени вам не грозят. Ведь письменные разъяснения налогового законодательства, данные чиновниками, освобождают организацию от ответственности. На этом настаивает пункт 3 статьи 111 Налогового кодекса РФ.

Те же, кто не захочет ссориться с налоговиками, должен будет руководствоваться нормами по расходу топлива, утвержденными Минтрансом. Достаточно знать марку автомобиля. В этом случае списать на расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, можно лишь то количество бензина, которое предусмотрено в разрешительном документе Р3112194-0366-03 для этой машины.

Однако в указанном документе Минтранса есть нормы не для всех марок автомобилей. Если это так, то следует обратиться к нормам, которые были разработаны Минтрансом совместно с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта для автомобилей иностранного производства. ФНС России обнародовала эти нормы в письме от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337@.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены ни в одном из перечисленных выше документов, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письмо Минфина России от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/223). То есть на основании этих документов фирма должна разработать собственные нормы расхода топлива, указав их в приказе директора. Кроме того, можно обратиться в Государственный научно-исследовательский институт автомобильного транспорта, который разработает нормы именно для служебных машин организации.

Теперь поговорим о том, какими документами следует подтвердить расходы на горюче-смазочные материалы. Это чек контрольно-кассовой машины АЗС, где приобретался бензин и путевой лист. Обратите внимание: одного чека ККТ недостаточно для списания затрат в целях расчета налога на прибыль. Чек АЗС подтверждает лишь факт оплаты и служит основанием для оприходования бензина (но при условии, что в чеке указано количество приобретенного топлива). А вот факт использования бензина надо подтвердить путевым листом. Унифицированная форма этого документа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Отметим, что она носит обязательный характер только для автотранспортных организаций (письмо Минфина России от

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа. При этом в нем должны быть все реквизиты, которые являются обязательными для первичных документов. Они приведены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Об этом Минфин России заявил в письме от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77.

Собственную форму путевого листа следует утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике организации.

Добавим, что в письмах Минфина от 3 февраля 2006 г. № 03-03-04/2/23 и от 16 марта 2006 г. № 03-03-04/2/77 чиновники указали, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных затрат, например, расхода ГСМ. И если путевой лист отвечает этим требованиям, его можно составлять раз в месяц или квартал.

Теперь несколько слов о том, как заполнять путевой лист. В листе нужно указывать информацию о маршруте следования и все пункты движения служебной машины (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-0304/1/129). Иначе как подтвердить, что автомашина была использована именно в служебных целях. Такая информация является обязательной, поскольку отражает содержание хозяйственной операции. То есть формулировки в путевом листе типа «поездки по городу» или «по заданию организации» недопустимы. Документы, которые содержат подобные записи, не подтвердят расходы организации. Добавим, что по-прежнему необходимо указывать показания спидометра и расход топлива. Без этих данных учесть затраты на ГСМ для целей налогообложения вряд ли удастся.

Расходы на технический осмотр

Каждое основное средство должно проходить технический осмотр в ГИБДД. Без уплаты государственной пошлины не производится техосмотр машины. А без техосмотра эксплуатация машины запрещена. На этом настаивает пункт 11 Правил дорожного движения РФ (утверждены постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090). Иными словами, чтобы иметь возможность эксплуатировать автомобиль, без таких расходов никак не обойтись.

Расходы на техосмотр следует учитывать в составе расходов на содержание служебного транспорта. Отражать их при расчете налога на прибыль позволяет подпункт 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Документальным подтверждением расходов могут быть чеки ККТ, платежные поручения, счета-фактуры и другие документы, отражающие факт оплаты техосмотра.

Расходы на покупку «зимней» резины

Если каждая из покрышек даже в комплекте с колесным диском стоит не более 10 000 руб., то расходы на их покупку можно признать на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. А если стоимость шины превысит указанный предел? Нужно ли включать в этом случае такую дорогостоящую резину в состав основных средств, ведь шины эксплуатируются несколько сезонов? Нет, этого делать не нужно. Ведь сама по себе шина является лишь деталью автомобиля и не может использоваться как отдельное средство производства. А значит, не подпадает под определение основных средств, которое приведено в пункте 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ. Поэтому независимо от стоимости и срока службы зимние шины в состав основных средств в налоговом учете не включаются.

Таким образом, стоимость зимних шин относится на прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход.

Затраты на мойку автомобиля

В состав расходов на содержание служебного транспорта включаются и затраты на его мойку (подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Против этого не возражает и Минфин России в письме от 20 июня 2006 г. № 0303-04/1/530.

Теперь несколько слов о том, какими документами подтвердить подобные расходы. Порядок подтверждения расходов в налоговом учете определяет пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. В нем сказано, что при налогообложении можно учесть даже те расходы, которые лишь косвенно подтверждаются документами.

Если оплата была произведена по безналичному расчету, то по итогам отчетного периода фирма и организация, осуществляющая мойку транспорта, подписывают акт об оказании услуг. Однако, как правило, водители обычно рассчитываются на мойках наличными. В этом случае подтверждать расходы будут кассовый или товарный чек. При этом в нем обязательно должно быть написано, за что деньги приняты - за услуги по мойке автомобиля. Кроме того, лучше будет, если в товарном чеке будет указана марка автомобиля и ее государственный номер. На этом настаивают, скажем, столичные налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007.

Обратите внимание: учесть для налога на прибыль можно расходы на мойку не каждого автомобиля. Речь идет не только о том, что транспорт должен быть служебным. Организация еще не должна исполнять чужие обязанности по содержанию автомобиля. Объясним, что имеется в виду. Если автомобиль является собственностью организации, то она обязана содержать свое имущество. Об этом сказано в статье 210 Гражданского кодекса. Когда машина используется по договору аренды, то все зависит от предмета договора. Например, при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации) все расходы по содержанию машины ложатся на арендодателя (ст. 634 Гражданского кодекса РФ). А вот в случае аренды автомобиля без экипажа - на арендатора (ст. 644 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому если компания арендует автомобиль и одновременно пользуется услугами арендодателя по управлению и технической эксплуатации, то она не может уменьшить налогооблагаемую прибыль на затраты по мойке автомобиля. Эти расходы должен нести арендодатель. Для компании они будут необоснованными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).

Плата за хранение автомобиля на платной стоянке

Расходы по оплате услуг по хранению автомобиля фирмы на стоянке можно учесть при расчете налога на прибыль. Для этого нужно выполнить условия, предусмотренные статьей 252 Налогового кодекса РФ. То есть расходы должны быть экономически оправданны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Следовательно, если автомобиль используется в деятельности компании, и у фирмы нет места для его стоянки, то расход можно учесть. Также можно списать затраты на автостоянку и в том случае, когда ваш сотрудник отправляется в командировку на служебном автомобиле. Подтверждать расходы будут контрольно-кассовый чек либо квитанция за парковку автомобилей (письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).

Компенсация за использование личных автомобилей

Расходы на выплату компенсаций за использование личного транспорта сотрудников для служебных поездок принимаются для целей налогообложения в пределах норм. Они установлены постановлением Правительства от

В указанном постановлении установлено, что при применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. В настоящий момент применяются следующие нормы:

(рублей в месяц)

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя: - до 2000 куб. см включительно 1200 - свыше 2000 куб. см 1500 мотоциклы 600 Обратите внимание: из письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 следует, что суммы за износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт и страхование автомобиля уже вошли в компенсацию. То есть учесть их в расходах нельзя. Об этом же говорится в Письме УФНС России по г. Москве от 20 сентября 2005 г. № 20-12/66690.

Более того, в письме Минфина России № 57 сказано, что компенсации начисляются раз в месяц и не зависят от числа календарных дней в месяце. То есть за время, когда сотрудник отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.) и автомобиль простаивает, выплаты не положены. Таким образом, компенсацию нужно еще скорректировать с учетом отработанных дней. В письме же МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419@ оговаривается, что компенсация за использование личного транспорта считается экономически обоснованным расходом лишь в случае, если работа сотрудника связана с постоянными разъездами и это отмечено в его должностной инструкции.

Закон не запрещает предприятию, которое выплачивает сотрудникам компенсации за использование личных автомобилей в служебных целях, устанавливать на эти машины зимние шины. Однако истраченные на покрышки деньги не удастся исключить из налогооблагаемого дохода. По крайней мере, на этом настаивают чиновники. По их мнению, все эксплуатационные расходы заложены в сумму компенсации (см., например, письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Многие фирмы находят из этой ситуации следующий выход. С работником заключают договор аренды автомобиля без экипажа. В этом договоре указывают, что все расходы по содержанию машины несет арендатор. Впрочем, арендатор обязан нести эксплуатационные расходы по автомобилю, арендованному без экипажа, даже в том случае, когда в договоре об этом ничего не сказано (ст. 646 Гражданского кодекса РФ).

Кроме того, чтобы расходы на компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях принимались при исчислении налога на прибыль, необходимо, чтобы они были надлежащим образом оформлены. То есть на предприятии должны присутствовать организационно-распорядительные документы, в частности приказы о выплате сумм компенсации, документы, свидетельствующие о наличии транспортного средства, документы, подтверждающие использование личного транспорта в служебных целях.