Zarządzanie ryzykiem i możliwościami projektu w terenie. Zarządzanie ryzykiem projektu

25.09.2019

Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka - prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia ryzykownego[11]. Prawdopodobieństwo każdego ryzyka jest większe od zera i mniejsze od 100%. Ryzyko z prawdopodobieństwem 0 nie może wystąpić i nie jest uważane za ryzyko. Ryzyko ze 100% prawdopodobieństwem również nie jest ryzykiem, ponieważ jest to pewne wydarzenie, które należy uwzględnić w planie projektu.

Konsekwencje ryzyka, jeśli to się stanie, wyrażone w postaci dni harmonogramu, kosztów pracy, pieniędzy i określić stopień wpływu na cele projektu.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Planowanie zarządzania ryzykiem należy traktować tak samo poważnie, jak koszty i harmonogram projektu. Dobre planowanie zwiększa prawdopodobieństwo uzyskania pozytywnych wyników z innych procesów zarządzania ryzykiem. Planowanie zarządzania ryzykiem - to proces określania podejść i planowania działań w celu zarządzania ryzykiem projektu[ 9 ] . Celem procesu planowania ryzyka jest stworzenie strategii zarządzania ryzykiem w firmie, czyli podstawowych zasad pozwalających zarządzać ryzykami projektowymi.

Informacje wstępne do planowania ryzyka

Źródła informacji wejściowych do procesów planowania ryzyka to:

Czynniki środowisko zewnętrzne przedsiębiorstwa. Wpływ ma postawa wobec ryzyka i tolerancja ryzyka organizacji i osób zaangażowanych w projekt plan zarządzania projektem i może przejawiać się w konkretnych działaniach planistycznych i spotkaniach przeglądowych. Zespół projektowy organizuje spotkania w celu opracowania planu zarządzania ryzykiem, w których może uczestniczyć kierownik projektu, poszczególni członkowie zespołu projektowego i uczestnicy projektu, a także przedstawiciele organizacji odpowiedzialnej za planowanie ryzyka i działania reagowania. Na spotkaniach opracowywane są podstawowe plany prowadzenia działań związanych z zarządzaniem ryzykiem. Opracowywane są również elementy kosztów ryzyka i działania harmonogramu, które następnie uwzględnia się odpowiednio w budżecie i harmonogramie projektu. Podział odpowiedzialności w przypadku ryzyka zostaje zatwierdzony. Ogólne szablony organizacji dotyczące kategorii ryzyka i definicje terminów (na przykład poziomy ryzyka, prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka według rodzaju, wpływ ryzyk na cele projektu według rodzaju celu oraz macierz prawdopodobieństwa i konsekwencji), dostosowanych do każdego konkretnego projektu, z uwzględnieniem jego specyfiki. Wyniki tych operacji podsumowuje się w planie zarządzania ryzykiem.

Ryzyka projektu Ryzyko projektu to niepewne zdarzenie lub warunek, który w przypadku wystąpienia będzie miał pozytywny lub negatywny wpływ na co najmniej jeden z docelowych parametrów projektu (czas, koszt, zakres, jakość). Ryzyko może mieć jedną lub więcej przyczyn, a jeśli wystąpi, jedną lub więcej konsekwencji. 2

Ryzyko biznesowe to normalne ryzyko z którym się wiąże działalność przedsiębiorcza wypalenie zakłada różnorodne możliwości zysku i straty Ryzyko czyste (podlegające ubezpieczeniu) to: ryzyko obejmujące możliwość lub prawdopodobieństwo straty bez możliwości zysku ryzyko, któremu należy nadać priorytet ryzyko, które można przenieść na inną stronę poprzez: zawarcie umowy, wystawienie gwarancji, ubezpieczenia. Główne rodzaje ryzyka 4

Zarządzanie ryzykiem projektowym to systematyczny proces identyfikacji, analizowania i reagowania na ryzyka projektowe; obejmuje procesy związane z: Prowadzeniem zarządzania ryzykiem Planowaniem Identyfikacja Analizą Reakcją Monitorowaniem i kontrolą projektu Cele: Zwiększanie prawdopodobieństwa i wzmacnianie konsekwencji pozytywnych zdarzeń Zmniejszanie prawdopodobieństwa i ograniczanie skutków zdarzeń niekorzystnych dla projektu Zarządzanie ryzykiem w projekcie 5

Planowanie zarządzania ryzykiem to proces określający podejście, planowanie i wdrażanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem w projekcie: Planowanie procesów zarządzania ryzykiem jest ważne, aby: zapewnić, że poziom, rodzaj, działalność i widoczność zarządzania ryzykiem są współmierne zarówno do samego ryzyka oraz ze znaczeniem organizacji projektującej; zapewnić wystarczające zasoby i czas na działania związane z zarządzaniem projektem; stworzyć spójne ramy oceny ryzyka; identyfikować i zatwierdzać praktyki i oświadczenia interesariuszy dotyczące ryzyka; stworzyć plan zarządzania ryzykiem. Planowanie zarządzania ryzykiem 7

Identyfikacja ryzyka to proces określania, które ryzyka mogą mieć wpływ na projekt i dokumentowania ich charakterystyki; dlaczego jest to konieczne: aby zidentyfikować ryzyko wpływające na projekt; wskazać wewnętrzne i zewnętrzne źródła ryzyka; ujawnić przyczyny i skutki ryzyka; angażować odpowiednich specjalistów, zainteresowane strony i ekspertów zewnętrznych; przypisać ryzyka do określonej kategorii: ryzyka związane z zarządzaniem projektem, ryzyka organizacyjne, ryzyka zewnętrzne Wynik procesu identyfikacji ryzyka – rejestr ryzyk Identyfikacja ryzyka 8

Przeprowadzenie jakościowej analizy ryzyka to proces oceny prawdopodobieństwa wystąpienia zidentyfikowanych ryzyk i hierarchizacji ryzyk ze względu na ich potencjalny wpływ na cele projektu; W tym celu należy: ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia lub niewystąpienia każdego zidentyfikowanego ryzyka; określić konsekwencje każdego zdarzenia ryzyka, o jaką kwotę chodzi i co można stracić; ustalać priorytety ryzyk na podstawie ich prawdopodobieństwa/konsekwencji; zidentyfikować ryzyko, którym można zarządzać (które można ograniczyć). Przeprowadzenie jakościowej analizy ryzyka 11

Ocena ryzyka Czynniki oceny obejmują: Precedens (Czy to ryzyko występowało wcześniej?) Znajomość operacji (Czy tego typu prace były już wykonywane wcześniej?) Zasoby i umiejętności Czas, koszt i jakość Prawdopodobieństwo (Jak prawdopodobne jest wystąpienie ryzyka?) Wpływ (Jaki jest jego wpływ na projekt lub biznes?) 13

Pomiar prawdopodobieństwa Prawdopodobieństwo Wartość Niskie Zakłócenia harmonogramu, wzrost kosztów lub pogorszenie wyników są potencjalnie mało prawdopodobne Umiarkowane Zakłócenia harmonogramu, wzrost kosztów lub pogorszenie wyników są potencjalnie możliwe Wysokie Zakłócenia harmonogramu, wzrost kosztów lub pogorszenie wyników są potencjalnie wysoce prawdopodobne 15

1. Nadaj priorytet ryzyku, aby zdecydować, czy przypadki ryzyka zasługują na twoją uwagę 2. Nadaj priorytet zidentyfikowanym ryzykom dopiero po przeprowadzeniu analizy jakościowej 3. Zidentyfikuj 10 najważniejszych ryzyk Opracuj środki łagodzące dla każdego z nich 4. Regularnie przeglądaj i oceniaj 10 najważniejszych ryzyk 5 Uwzględnij rozważenie 10 najważniejszych ryzyk w porządku regularnych spotkań projektowych. Ustalenie priorytetów ryzyka 20

Uporządkuj analizowane przypadki ryzyka według ich ważności – od wysokiego do najniższego. Jeśli to możliwe, użyj ilościowych narzędzi systematyzacji; w przeciwnym razie użyj analizy jakościowej. Wypisz oddzielnie przypadki ryzyka o podobnej wadze. Ustal priorytety dla przypadków ryzyka jako cały zespół. Nie planuj strategii reagowania w ramach procesu. Praktyczne podejście do ustalania priorytetów ryzyka. 21

Przeprowadzenie ilościowej analizy ryzyka to proces analizy numerycznej prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka i jego konsekwencji dla celów projektu, a także analizy numerycznej całkowitego ryzyka projektu; W tym celu należy: obliczyć wagę ryzyka (ekspozycja na ryzyko) na podstawie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu, które zostały określone na etapie jakościowej analizy ryzyka; priorytetyzować ryzyka oceniane w wartościach liczbowych; sporządzić listę ryzyk w kolejności malejącej dotkliwości; zidentyfikować ryzyko, którym można zarządzać (które można ograniczyć). Przeprowadzenie ilościowej analizy ryzyka 22

Do głównych narzędzi i technik identyfikacji ryzyk należą: Metody gromadzenia i prezentacji danych Ankieta – wykorzystywana do numerycznej analizy prawdopodobieństwa i wpływu ryzyk na cele projektu Rozkład prawdopodobieństwa – wykorzystywana do przedstawienia niepewności wartości (wielkości ciągłe) lub niepewnych zdarzeń (dyskretne wielkie ilości) Oceny ekspertów- angażować specjalistów, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych, do oceny uzyskanych danych i metod. Narzędzia i metody analizy ilościowej 23

Narzędzia i techniki analizy ilościowej Przeprowadzanie ilościowej analizy ryzyka i technika modelowania Analiza wrażliwości – pomaga określić, które ryzyka mają największy potencjalny wpływ na projekt Analiza oczekiwanej wartości pieniężnej – podejście statystyczne, które oblicza średni wynik biorąc pod uwagę przyszłe scenariusze, które mogą, ale nie muszą wystąpić Analiza drzewo decyzyjne – strukturalnie zwykle przedstawiane jako rozgałęziony diagram decyzyjny, który opisuje rozważaną sytuację i konsekwencje, jakie mogą mieć wszystkie możliwe wybory Modelowanie – przekłada niepewności podane na szczegółowym poziomie projektu na potencjalny wpływ na cele projektu 24

Planowanie reakcji na ryzyko to proces opracowywania opcji i działań mających na celu zwiększenie możliwości i zmniejszenie zagrożeń dla celów projektu; W tym celu należy: zidentyfikować ryzyka i ich opis, obszar projektu, którego dotyczą, przyczyny występowania ryzyk i ich sposób możliwy wpływ na potrzeby projektu; określić, kto jest właścicielem określonych ryzyk i jest za nie odpowiedzialny; wykorzystywać wyniki procesów jakościowej i ilościowej analizy ryzyka; opracować spójne strategie reagowania na każde ryzyko w planie ryzyka; wdrożyć konkretne działania w celu wdrożenia wybranych strategii reagowania; ocenić poziom oczekiwanego ryzyka rezydualnego po wdrożeniu strategii; określić budżet lub czas na reakcję; oceniać możliwe straty i plany tworzenia kopii zapasowych. Znany plan reakcji na ryzyko 26

1. Utwórz listę ryzyk pod kątem ich priorytetu dla etapu analizy ryzyka. 2. Przemyśl klasy ryzyka, aby nie marnować dodatkowego wysiłku. 3. Opracuj różne alternatywy reakcji: oceń alternatywy i wybierz najbardziej odpowiednią alternatywę dla każdego ryzyka i klasy ryzyka; uwzględnić wybrane alternatywy w planie zarządzania ryzykiem, planach pozostałych projektów i WBS. 4. Zgłoś podjęte decyzje odpowiednimi zainteresowanymi stronami. Strategia redukcji ryzyka (podejście praktyczne) 29

Unikaj – unikanie ryzyka polega na zmianie planu zarządzania projektem w taki sposób, aby wyeliminować zagrożenie, jakie stanowi ryzyko niekorzystne, odizolować cele projektu od wpływu ryzyka lub ograniczyć cel, który jest zagrożony. Transfer – przeniesienie ryzyka wymaga przeniesienia negatywny wpływ zagrożenia i konieczność reakcji wobec osób trzecich Redukcja – redukcja ryzyka polega na zmniejszeniu prawdopodobieństwa i/lub wpływu negatywnego zdarzenia ryzyka do akceptowalnego progu Strategie reagowania na negatywne ryzyka i zagrożenia 30

Strategie reagowania awaryjnego Planowanie strat na ryzyko: Przygotuj plan awaryjny na wypadek wystąpienia ryzyka Fundusze strat lub rezerwa na ryzyko - Ilość pieniędzy lub czasu przekraczająca plan, niezbędna do zmniejszenia ryzyka przekroczenia celów projektu do poziomu akceptowalnego przez organizację ( najbardziej typowa strategia adopcyjna) 33

Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem – proces śledzenia zidentyfikowanych ryzyk, monitorowania ryzyk rezydualnych, identyfikacji nowych ryzyk, realizacji planów reakcji na ryzyko i oceny ich efektywności w całym procesie cykl życia projekt obejmujący: badania kontrolne przez specjalistów zewnętrznych; identyfikacja nowych ryzyk, które mogą powstać w wyniku zmian; wdrożenie planu reakcji na ryzyka w przypadku ich wystąpienia. Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem 34

Upewnij się, że zarządzanie ryzykiem faktycznie ma miejsce! Zaangażuj w proces swój zespół i interesariuszy, nie rób wszystkiego sam. Włączyć zarządzanie ryzykiem do procesów planowania zarządzania projektami. Wybierz odpowiednie strategie zarządzania ryzykiem (np. powstrzymywanie lub tworzenie kopii zapasowych) dla każdego zdarzenia związanego z ryzykiem. Regularnie monitoruj i zarządzaj ryzykiem. Po każdym zdarzeniu ryzyka należy ponownie ocenić ryzyko, aby rozważyć prawdopodobieństwo, konsekwencje i nowe przypadki. Odpowiednio informuj o ryzyku zainteresowane strony. Zapewnij przestrzeganie planu zarządzania ryzykiem. Rola kierownika projektu w zarządzaniu ryzykiem 35

Zarządzanie ryzykiem jest niezbędne do powodzenia projektu. Stosuj zarządzanie ryzykiem, aby osiągnąć maksymalne pozytywne wyniki i je zminimalizować negatywne konsekwencje Dokumentuj standardy i procedury zarządzania ryzykiem oraz regularnie je przeglądaj z zespołem projektowym. Kluczowe idee 36

Kluczowe pomysły Podejmij kroki, aby ocenić i kontrolować każdy element ryzyka. Formalnie oceń wynik każdego działania. Ryzyko obejmuje zarówno szansę na zysk, jak i potencjalną stratę. Zarządzanie ryzykiem to proces iteracyjny, który ma miejsce przez cały cykl życia projektu 37

Główne i główny powód Powodem powstawania ryzyka projektowego jest niepewność, która towarzyszy każdemu projektowi. Niektóre ryzyka projektu mogą być znane, są to te ryzyka, które są identyfikowane, oceniane i dla których możliwe jest opracowanie planu zarządzania tymi ryzykami. Istnieją jednak nieznane ryzyka projektowe – są to ryzyka, które nie zostały zidentyfikowane i których nie można ocenić w tej chwili. Choć najczęściej nie są zdefiniowane konkretne ryzyka i warunki ich wystąpienia, doświadczeni kierownicy projektów wiedzą, że dość dużą część ryzyk można przewidzieć.

Realizując projekty obarczone dużym stopniem niepewności w obszarach takich jak cele i technologie ich osiągnięcia, wiele firm zwraca uwagę na rozwój i zastosowanie metody korporacyjne zarządzanie ryzykiem projektu. Metody te uwzględniają zarówno specyfikę projektów, jak i specyfikę metod zarządzania przedsiębiorstwem.

Amerykański Instytut Zarządzania Projektami (PMI), który opracowuje i publikuje standardy z zakresu zarządzania projektami, znacząco zrewidował sekcje regulujące procedury zarządzania ryzykiem. W nowa wersja PMBoK (który ma zostać przyjęty w 2000 r.) określa sześć procedur zarządzania ryzykiem. W tym artykule dokonamy krótkiego przeglądu procedur zarządzania ryzykiem.

Zarządzanie ryzykiem projektu to procesy związane z identyfikacją, analizą ryzyka i podejmowaniem decyzji, które obejmują maksymalizację pozytywnych i minimalizację negatywnych konsekwencji wystąpienia zdarzeń ryzykownych. Proces zarządzania ryzykiem projektu zazwyczaj obejmuje następujące procedury:

Planowanie zarządzania ryzykiem— wybór podejść i planowanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem projektu.
Identyfikacja ryzyka— identyfikacja ryzyk, które mogą mieć wpływ na projekt i dokumentowanie ich charakterystyki.
— jakościowa analiza ryzyk i warunków ich wystąpienia w celu określenia ich wpływu na powodzenie projektu.
Ujęcie ilościowe— ilościowa analiza prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu konsekwencji ryzyka na projekt.
Planowanie reakcji na ryzyko— określenie procedur i metod minimalizacji negatywnych skutków zdarzeń ryzykownych oraz wykorzystania ewentualnych korzyści.
Monitorowanie i kontrola ryzyka— monitorowanie ryzyk, identyfikacja pozostałych ryzyk, wdrożenie planu zarządzania ryzykiem projektu oraz ocena skuteczności działań minimalizujących ryzyka.

Wszystkie te procedury współdziałają ze sobą, a także z innymi procedurami. Każda procedura jest wykonywana przynajmniej raz w każdym projekcie. Choć przedstawione tu procedury traktowane są jako odrębne elementy o jasno określonych cechach, w praktyce mogą się na siebie nakładać i oddziaływać na siebie.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Planowanie zarządzania ryzykiem— proces decyzyjny dotyczący stosowania i planowania zarządzania ryzykiem dla konkretnego projektu. Proces ten może obejmować decyzje dotyczące organizacji, obsadzania procedur zarządzania ryzykiem projektu, wyboru preferowanej metodologii, źródeł danych do identyfikacji ryzyka oraz przedziału czasowego na analizę sytuacji. Ważne jest zaplanowanie zarządzania ryzykiem odpowiednie zarówno do poziomu i rodzaju ryzyka, jak i znaczenia projektu dla organizacji.

Identyfikacja ryzyka projektu

Identyfikacja ryzyka projektu określa, jakie ryzyka mogą mieć wpływ na projekt. Dokumentuje także parametry tych ryzyk. Identyfikacja ryzyka będzie nieskuteczna, jeżeli nie będzie przeprowadzana regularnie. Najważniejszy warunek udana praca z ryzykami jest ich ciągła identyfikacja, w przeciwnym razie kierownik projektu ryzykuje przeoczenie ważnych ryzyk, co z kolei może doprowadzić do upadku całego projektu.

Dlatego też kierownik projektu, aby zidentyfikować ryzyka projektowe, musi zaangażować jak największą liczbę uczestników: zespół projektowy, klientów, użytkowników, niezależnych ekspertów.

Identyfikacja ryzyka jest procesem iteracyjnym. Początkowo identyfikacja ryzyka może być prowadzona przez część kierowników projektu lub grupę analityków ryzyka. Identyfikacja może następnie zostać przeprowadzona przez podstawową grupę kierowników projektów. Aby dokonać obiektywnej oceny, w końcowym etapie procesu mogą uczestniczyć niezależni specjaliści. Możliwe reakcje można określić w procesie identyfikacji ryzyka.

Jakościowa ocena ryzyka projektu

— proces analizy jakościowej zidentyfikowanych ryzyk i identyfikacji ryzyk wymagających szczególną uwagę lub szybką reakcję. Jakościowa ocena ryzyka określa wagę ryzyka i wybiera metodę reakcji. Dostępność towarzyszących informacji ułatwia ustalanie priorytetów dla różnych kategorii ryzyka.

Jakościowa ocena ryzyka pomaga zidentyfikować warunki powstawania poszczególnych ryzyk projektowych, a także ocenić stopień wpływu ryzyk na projekt. Stosowanie tej metody pozwala częściowo uniknąć niepewności, które często pojawiają się w projekcie. Ryzyko projektu należy ponownie oceniać w trakcie całego cyklu życia projektu.

Ryc. 1 - Jakościowa ocena ryzyka

Ilościowa ocena ryzyka projektu

Ilościowa ocena ryzyka jest konieczna do określenia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyk, a także wpływu konsekwencji ryzyk na projekt. Proces ten jest bardzo ważny, ponieważ... pomaga zespołowi zarządzającemu projektem podejmować właściwe decyzje i unikać niepewności.

Ilościowa ocena ryzyk projektu pozwala określić:

Prawdopodobieństwo powodzenia projektu;
Wpływ ryzyka na projekt i wysokość dodatkowych kosztów niezbędnych do poradzenia sobie z ryzykami;
Krytyczne ryzyka projektowe wymagające pilnej reakcji zespołu projektowego;
Dodatkowe koszty całego projektu związane z pracą z ryzykami, a także prognozą terminów zakończenia projektu.

Ilościowa ocena ryzyka zwykle towarzyszy jakościowej ocenie ryzyka, ponadto oba te procesy wymagają efektywnego wykorzystania procesu identyfikacji ryzyka.

Ilościowe i ujęcie ilościowe ryzyka można stosować pojedynczo lub łącznie, w zależności od doświadczenia zespołu zarządzającego projektem, dostępnego budżetu i czasu.

Ryc. 2 – Ilościowa ocena ryzyka

Planowanie reakcji na ryzyka projektowe

Planowanie reakcji na ryzyko to poszukiwanie i rozwój sposobów zmniejszenia lub zwiększenia wpływu ryzyka na projekt. Zespół projektowy stara się zredukować do zera te ryzyka projektowe, które negatywnie wpływają na projekt, a zespół projektowy stara się przybliżyć i zwiększyć te ryzyka projektowe, które pozytywnie wpływają na wynik projektu.

Planowanie reakcji na ryzyko w projekcie obejmuje identyfikację i uszeregowanie każdego ryzyka w kategorie. Skuteczność tego procesu decyduje o tym, czy wpływ ryzyk na projekt będzie pozytywny czy negatywny.

Strategię planowania reakcji należy dostosować do rodzaju ryzyka, dostępności zasobów i zaangażowania czasowego. Zwykle dla każdego istotnego ryzyka opracowywanych jest kilka opcji strategii reagowania na ryzyka projektu.

Monitorowanie i kontrola ryzyk projektowych

Monitoring i kontrola – identyfikacja ryzyk resztkowych projektu, zapewnienie wdrożenia planu ryzyka i ocena jego efektywności z uwzględnieniem ograniczania ryzyka. Rejestrowane są wskaźniki ryzyka związane z realizacją warunków realizacji planu. Monitorowanie i kontrola ryzyka projektu muszą być prowadzone przez cały czas trwania projektu.

Dobrze ugruntowany proces monitorowania i kontrolowania ryzyk projektu pomaga podejmować skuteczne decyzje zapobiegające pojawieniu się nowych ryzyk. Kierownik projektu musi zawsze pamiętać, że skuteczne monitorowanie ryzyka wymaga współpracy wszystkich uczestników projektu.

Celem monitorowania i kontroli jest:

Jak dobrze zastosowano reakcję na ryzyko projektu;
Identyfikacja zmian ryzyk w stosunku do poprzedniego okresu;
Identyfikacja wystąpienia ryzyk;
Pewność, że wdrożono wszystkie niezbędne środki reakcji na ryzyko;
Narażenie na ryzyko okazało się efektem zaplanowanym lub przypadkowym.

Ryc.3 - Monitorowanie i kontrola

Monitorowanie i kontrola mogą wiązać się z opracowaniem alternatywnych strategii, dokonaniem korekt lub ponownym zaplanowaniem całego projektu w celu pomyślnej jego realizacji.

Andriusza Kutisa

Wyświetlenia: 26 252

Ryzyko wynika z niepewności, która istnieje w każdym projekcie. Ryzyka mogą być „znane” – to takie, które zostały zidentyfikowane, ocenione i dla których możliwe jest planowanie. Ryzyko „nieznane” to ryzyko, które nie zostało zidentyfikowane i którego nie można przewidzieć. Chociaż konkretne ryzyka i warunki, w jakich one powstają, nie są zdefiniowane, kierownicy projektów wiedzą z przeszłych doświadczeń, że większość ryzyk można przewidzieć.

Wdrażanie projektów, które posiadają wysoki stopień niepewność w takich elementach jak cele i technologie ich osiągania, wiele firm zwraca uwagę na rozwój i stosowanie metod zarządzania ryzykiem korporacyjnym. Metody te uwzględniają zarówno specyfikę projektów, jak i sposoby zarządzania przedsiębiorstwem.

Amerykański Instytut Zarządzania Projektami (PMI), który opracowuje i publikuje standardy z zakresu zarządzania projektami, znacząco zrewidował sekcje regulujące procedury zarządzania ryzykiem. Nowa wersja PMBOK (ma zostać przyjęta w 2000 r.) opisuje sześć procedur zarządzania ryzykiem. W tym artykule proponujemy krótki przegląd procedury zarządzania ryzykiem (bez komentarza).

Zarządzanie ryzykiem- są to procesy związane z identyfikacją, analizą ryzyka i podejmowaniem decyzji, które obejmują maksymalizację pozytywnych i minimalizację negatywnych konsekwencji wystąpienia zdarzeń ryzykownych.

Proces zarządzania ryzykiem projektu zazwyczaj obejmuje następujące procedury:

- wybór podejść i planowanie działań związanych z zarządzaniem ryzykiem projektu.
Identyfikacja ryzyka- identyfikacja ryzyk, które mogą mieć wpływ na projekt i dokumentowanie ich charakterystyki.
Jakościowa ocena ryzyka- jakościowa analiza ryzyk i warunków ich wystąpienia w celu określenia ich wpływu na powodzenie projektu.
Ujęcie ilościowe- ilościowa analiza prawdopodobieństwa wystąpienia i wpływu konsekwencji ryzyka na projekt.
- określenie procedur i metod minimalizacji negatywnych skutków zdarzeń ryzykownych oraz wykorzystania ewentualnych korzyści.
Monitorowanie i kontrola ryzyka- monitorowanie ryzyk, identyfikacja pozostałych ryzyk, wdrożenie planu zarządzania ryzykiem projektu oraz ocena skuteczności działań minimalizujących ryzyka.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Planowanie zarządzania ryzykiem- proces decyzyjny dotyczący stosowania i planowania zarządzania ryzykiem dla konkretnego projektu. Proces ten może obejmować decyzje dotyczące organizacji, obsadzania procedur zarządzania ryzykiem projektu, wyboru preferowanej metodologii, źródeł danych do identyfikacji ryzyka oraz przedziału czasowego na analizę sytuacji. Ważne jest zaplanowanie zarządzania ryzykiem odpowiednie zarówno do poziomu i rodzaju ryzyka, jak i znaczenia projektu dla organizacji.

Identyfikacja ryzyka

Identyfikacja ryzyka Określa, jakie ryzyka mogą mieć wpływ na projekt i dokumentuje charakterystykę tych ryzyk. Identyfikacja ryzyka nie będzie skuteczna, jeśli nie będzie przeprowadzana regularnie przez cały czas trwania projektu.

Identyfikacja ryzyka powinna angażować jak największą liczbę uczestników: kierowników projektów, klientów, użytkowników, niezależnych specjalistów.

Jakościowa ocena ryzyka

Jakościowa ocena ryzyka- proces przedstawienia analizy jakościowej identyfikacji ryzyka oraz identyfikacji ryzyk wymagających szybkiej reakcji. Ta ocena ryzyka określa wagę ryzyka i wybiera metodę reakcji. Dostępność towarzyszących informacji ułatwia ustalanie priorytetów dla różnych kategorii ryzyka.

Jakościowa ocena ryzyka to ocena warunków wystąpienia ryzyk i określenie ich wpływu na projekt przy użyciu standardowych metod i środków. Zastosowanie tych narzędzi pozwala częściowo uniknąć niepewności, które często pojawiają się w projekcie. Ryzyko musi być stale poddawane ponownej ocenie przez cały cykl życia projektu.

Ilościowa ocena ryzyka

Ilościowa ocena ryzyka określa prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyk oraz wpływ konsekwencji ryzyka na projekt, co pomaga zespołowi zarządzającemu projektem podejmować właściwe decyzje i unikać niepewności.

Ilościowa ocena ryzyka pozwala określić:

prawdopodobieństwo osiągnięcia ostatecznego celu projektu;
stopień wpływu ryzyka na projekt oraz wysokość nieprzewidzianych kosztów i materiałów, które mogą być potrzebne;
ryzyka wymagające szybkiej reakcji i większej uwagi oraz wpływ ich konsekwencji na projekt;
rzeczywiste koszty, szacunkowe terminy realizacji.

Ilościowa ocena ryzyka często towarzyszy ocenie jakościowej i wymaga także procesu identyfikacji ryzyka. Ilościowa i ilościowa ocena ryzyka może być stosowana oddzielnie lub łącznie, w zależności od dostępnego czasu i budżetu oraz potrzeby ilościowej lub jakościowej oceny ryzyka.

Planowanie reakcji na ryzyko

Planowanie reakcji na ryzyko to opracowanie metod i technologii mających na celu ograniczenie negatywnego wpływu ryzyk na projekt.

Bierze odpowiedzialność za skuteczność zabezpieczenia projektu przed narażeniem na ryzyko. Planowanie obejmuje identyfikację i kategoryzację każdego ryzyka. Skuteczność projektu reakcji bezpośrednio przesądzi o tym, czy wpływ ryzyka na projekt będzie pozytywny, czy negatywny.

Strategię planowania reakcji należy dostosować do rodzaju ryzyka, stosunku kosztów do korzyści w zakresie zasobów oraz czasu. Zagadnienia poruszane na spotkaniach muszą być adekwatne do zadań na każdym etapie projektu i uzgodnione przez wszystkich członków zespołu zarządzającego projektem. Zazwyczaj wymaganych jest wiele strategii reagowania na ryzyko.

Monitorowanie i kontrola

Monitorowanie i kontrola monitorować identyfikację ryzyk, określać ryzyka resztkowe, zapewniać realizację planu ryzyka i oceniać jego skuteczność, biorąc pod uwagę redukcję ryzyka. Rejestrowane są wskaźniki ryzyka związane z realizacją warunków realizacji planu. Monitoring i kontrola towarzyszy procesowi realizacji projektu.

Kontrola jakości projektu dostarcza informacji pomagających w podejmowaniu skutecznych decyzji w celu zapobiegania ryzyku. Aby zapewnić pełne informacje Realizacja projektu wymaga komunikacji pomiędzy wszystkimi kierownikami projektu.

Celem monitorowania i kontroli jest sprawdzenie, czy:

System reagowania na ryzyko został wdrożony zgodnie z planem.
Reakcja jest wystarczająco skuteczna lub konieczne są zmiany.
Ryzyko uległo zmianie w porównaniu do poprzedniej wartości.
Początek wpływu ryzyka.
Podjęto niezbędne środki.
Narażenie na ryzyko okazało się efektem zaplanowanym lub przypadkowym.

Kontrola może obejmować wybór alternatywnych strategii, wprowadzanie korekt i przeprojektowanie projektu w celu osiągnięcia poziomu bazowego. Musi istnieć stała interakcja pomiędzy kierownikami projektów a grupą ryzyka, a wszelkie zmiany i zjawiska muszą być rejestrowane. Raporty z postępu projektu powinny być generowane regularnie.