El libro de trabajo contiene información sobre el empleado, el trabajo que realiza, traslados a otro puesto fijo y despido, así como las causales de rescisión del contrato de trabajo e información sobre premios por éxito en el trabajo (parte 4 del artículo 66 del Código del Trabajo). de la Federación de Rusia, cláusula 4 de las Reglas, aprobadas por Decreto del Gobierno de 16 de abril de 2003 No. 225).
Al comenzar a trabajar, el empleado debe entregar el libro de trabajo a su empleador (Parte 1 del artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Y el empleador será responsable de su seguridad en el futuro. Por supuesto si contrato de empleo Cuando se concluye por primera vez, el libro de trabajo lo crea el propio empleador. Además, el libro de trabajo no se presenta si el empleado consigue un trabajo a tiempo parcial.
¿En qué casos se redacta un certificado de transferencia y aceptación? registros de trabajo y en qué forma, te lo diremos en nuestra consulta. Forma aproximada El acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo (formulario) se puede descargar desde el enlace que se encuentra al final de nuestro material.
Recepción y transmisión de libros de trabajo.
Inicialmente, la aceptación y transferencia de libros de trabajo se produce cuando se contrata a un empleado. Y si lo desea, el acto de transferencia del libro del empleado al empleador ya se puede redactar en esta etapa. Sin embargo, la ley no lo exige y, en la práctica, dicho acto no suele redactarse.
Después de transferir el libro de trabajo al empleador, este es responsable de organizar el trabajo de mantenimiento, almacenamiento, registro y emisión de libros de trabajo y encartes en los mismos. El empleador designa al responsable directo de los libros de trabajo del empleado mediante orden (instrucción) (cláusula 45 del Reglamento, aprobado por Decreto Gubernamental No. 225 de 16 de abril de 2003). Describimos cómo redactar dicha orden en un artículo separado.
La transferencia de los libros de trabajo de los trabajadores a este responsable podrá realizarse mediante un certificado de aceptación redactado en cualquier formato. También se requerirá acto en el caso de que, por cambio de responsable de los libros de trabajo, éstos pasen de un empleado a otro.
El acto, generalmente elaborado con el membrete de la organización, indica las personas entre quienes se transfieren los libros de trabajo (sus nombres completos, cargos) y proporciona una lista de los libros de trabajo transferidos (indicando sus propietarios y números, se agregan notas si es necesario). . El acto debe indicar la fecha de transferencia, y el acto en sí debe estar certificado por las firmas de quien entregó los libros de trabajo y del empleado que los aceptó.
Para el acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo, le brindaremos una muestra de cómo completarlo. Un formulario aproximado del acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo (muestra) se puede descargar desde el siguiente enlace.
¿Es necesario redactar un acta de aceptación y transferencia del libro de trabajo al empleado? Recordemos que para registrar los libros de trabajo, el empleador debe llevar un libro que registre el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en los mismos (cláusula 40 del Reglamento, aprobado por Decreto Gubernamental No. 225 de 16 de abril de 2003). La forma de dicho libro fue aprobada por Resolución del Ministerio de Trabajo de 10 de octubre de 2003 No. 69. Y cuando un empleado es despedido, este libro indica la fecha de emisión del libro de trabajo y también coloca la firma del empleado. Esto confirmará que el libro de trabajo fue emitido al empleado. No es necesario redactar adicionalmente un acta de aceptación y transferencia del libro de trabajo.
Si el empleado no recogió el libro personalmente, sino que lo escribió, el acto tampoco es necesario. La confirmación de la transferencia del libro de trabajo al empleado será un recibo postal con la relación del contenido.
Sólo hay un caso en el que a un empleado que no renuncia se le entrega el libro de trabajo original. En caso de que el empleado lo necesite a efectos del seguro social obligatorio (seguridad) (por ejemplo, para asignar una pensión) (artículo 62 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En este caso, el libro de trabajo se entrega al empleado sobre la base del suyo. Y luego deberá redactar un acta de aceptación y transferencia del libro del empleador al empleado según el modelo anterior. Y al devolver el libro de trabajo, redactar un acta inversa.
El libro de trabajo contiene información sobre el empleado, el trabajo que realiza, traslados a otro puesto fijo y despido, así como las causales de rescisión del contrato de trabajo e información sobre premios por éxito en el trabajo (parte 4 del artículo 66 del Código del Trabajo). de la Federación de Rusia, cláusula 4 de las Reglas, aprobadas por Decreto del Gobierno de 16 de abril de 2003 No. 225).
Al comenzar a trabajar, el empleado debe entregar el libro de trabajo a su empleador (Parte 1 del artículo 65 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). Y el empleador será responsable de su seguridad en el futuro. Por supuesto, si se concluye un contrato de trabajo por primera vez, el propio empleador abre el libro de trabajo. Además, el libro de trabajo no se presenta si el empleado consigue un trabajo a tiempo parcial.
Y en qué casos se redacta un acta de aceptación y transferencia de libros de trabajo y de qué forma, te lo contamos en nuestra consulta. Un formulario aproximado del acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo (formulario) se puede descargar desde el enlace que se encuentra al final de nuestro material.
Recepción y transmisión de libros de trabajo.
Inicialmente, la aceptación y transferencia de libros de trabajo se produce cuando se contrata a un empleado. Y si lo desea, el acto de transferencia del libro del empleado al empleador ya se puede redactar en esta etapa. Sin embargo, la ley no lo exige y, en la práctica, dicho acto no suele redactarse.
Después de transferir el libro de trabajo al empleador, este es responsable de organizar el trabajo de mantenimiento, almacenamiento, registro y emisión de libros de trabajo y encartes en los mismos. El empleador designa al responsable directo de los libros de trabajo del empleado mediante orden (instrucción) (cláusula 45 del Reglamento, aprobado por Decreto Gubernamental No. 225 de 16 de abril de 2003). Describimos cómo redactar dicha orden en un artículo separado.
La transferencia de los libros de trabajo de los trabajadores a este responsable podrá realizarse mediante un certificado de aceptación redactado en cualquier formato. También se requerirá acto en el caso de que, por cambio de responsable de los libros de trabajo, éstos pasen de un empleado a otro.
El acto, generalmente elaborado con el membrete de la organización, indica las personas entre quienes se transfieren los libros de trabajo (sus nombres completos, cargos) y proporciona una lista de los libros de trabajo transferidos (indicando sus propietarios y números, se agregan notas si es necesario). . El acto debe indicar la fecha de transferencia, y el acto en sí debe estar certificado por las firmas de quien entregó los libros de trabajo y del empleado que los aceptó.
Para el acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo, le brindaremos una muestra de cómo completarlo. Un formulario aproximado del acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo (muestra) se puede descargar desde el siguiente enlace.
¿Es necesario redactar un acta de aceptación y transferencia del libro de trabajo al empleado? Recordemos que para registrar los libros de trabajo, el empleador debe llevar un libro que registre el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en los mismos (cláusula 40 del Reglamento, aprobado por Decreto Gubernamental No. 225 de 16 de abril de 2003). La forma de dicho libro fue aprobada por Resolución del Ministerio de Trabajo de 10 de octubre de 2003 No. 69. Y cuando un empleado es despedido, este libro indica la fecha de emisión del libro de trabajo y también coloca la firma del empleado. Esto confirmará que el libro de trabajo fue emitido al empleado. No es necesario redactar adicionalmente un acta de aceptación y transferencia del libro de trabajo.
Si el empleado no recogió el libro personalmente, sino que lo escribió, el acto tampoco es necesario. La confirmación de la transferencia del libro de trabajo al empleado será un recibo postal con la relación del contenido.
Sólo hay un caso en el que a un empleado que no renuncia se le entrega el libro de trabajo original. En caso de que el empleado lo necesite a efectos del seguro social obligatorio (seguridad) (por ejemplo, para asignar una pensión) (artículo 62 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia). En este caso, el libro de trabajo se entrega al empleado sobre la base del suyo. Y luego deberá redactar un acta de aceptación y transferencia del libro del empleador al empleado según el modelo anterior. Y al devolver el libro de trabajo, redactar un acta inversa.
El artículo discutirá el acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo. ¿Qué tipo de documento es este, cuál es su propósito y cómo redactarlo correctamente? Más adelante.
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Todo el que trabaja tiene un libro de trabajo. Cuando una persona es trasladada a otra organización, se debe remitir el documento. Para ello se redacta un certificado de transferencia y aceptación. ¿Cómo registrarlo?
Información básica
Deberá controlarse cualquier circulación de documentación. Para ello, se transfiere un tipo específico de documento a un empleado específico.
Es responsable de su mantenimiento, seguridad y transporte. El acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo es un documento importante.
No existe una forma establecida del acto. Existen requisitos para la elaboración del documento. El acta deberá indicar el nombre completo de la organización, enumerar los miembros de la comisión e indicar la fecha y lugar de su elaboración.
Por conveniencia, se utiliza un tipo de acto tabular, que consta de las siguientes secciones:
- número de serie;
- lista de empleados y sus datos personales;
- serie y número del libro de trabajo;
- fecha de recepción del libro por parte de la organización (o su institución);
- notas.
Luego de ingresar toda la información, el acta es firmada por los miembros de la comisión presentes durante el inventario de documentos.
Además, el certificado de aceptación y transferencia debe estar firmado por 2 empleados de RR.HH.: el que lo transfiere y lo recibe. Un empleado cuyo historial laboral se transfiere dentro de una empresa no firma el acta.
El procedimiento para la transferencia de libros de trabajo según la ley es el siguiente:
- Creación de una comisión especial responsable de la implementación del proceso y la transferencia de documentos.
- Comprobación de la exactitud de la cumplimentación de los documentos por parte de la comisión.
- La comisión comprueba la documentación faltante.
- Redacción de acta de aceptación y transferencia de libros de trabajo.
Al despido
Tras el despido de un empleado que era responsable del mantenimiento de la documentación, se acompaña del traslado de los libros de trabajo y demás documentación.
La obligación de realizar tal trámite no está establecida por ley. Sucede que, al ser despedido, un oficial de personal se niega a firmar el certificado de aceptación.
El empleador se enfrenta al problema de cómo organizar la transferencia de documentos. La opción ideal es contratar un nuevo oficial de personal antes del despido del anterior.
Pero esto no siempre es posible. Nuevo empleado tiene derecho a empezar a trabajar sólo después del despido del empleado anterior.
El proceso de traslado de documentación al momento del despido incluye las siguientes etapas: constitución de una comisión, verificación de documentación y redacción de acta de traslado.
Una vez nombrada la comisión y verificada la documentación, es necesario comenzar a redactar el certificado de aceptación y transferencia. Se compila en cualquier forma.
El documento refleja los nombres de los documentos y casos, el período de tiempo, la cantidad y los datos sobre los documentos faltantes. Las deficiencias detectadas deberán quedar reflejadas en el informe.
Si no se contrata a un nuevo empleado de RR.HH., se redacta un certificado de transferencia y aceptación, según el cual el responsable de RR.HH. despedido entregará los documentos sin verificación, por ejemplo, al jefe de contabilidad.
La aceptación y transferencia de libros de trabajo se formaliza en acta separada. La ley enumera los libros de trabajo disponibles.
También indica información sobre el titular, la serie y número del documento, el número de libros y encartes. Si se entrega el libro de trabajo al empleado, no se redacta el acta.
Si está de acuerdo con el despido, se redacta una solicitud para la emisión de un libro de trabajo. Si un empleado no está de acuerdo con el hecho del despido y considera ilegal la decisión de sus superiores, se crea una comisión y se redacta un acta.
Durante la reorganización en forma de fusión.
Reorganizar una empresa es un proceso largo y complejo. La legislación impone muchos requisitos, entre los que se encuentra la ejecución de una escritura de transferencia.
La reorganización en forma de afiliación es un proceso en el que una empresa transfiere sus obligaciones a otra y se une a ella con el fin de realizar actividades comunes.
El proceso de reorganización no cancela la obligación de llevar registros y llevar libros de trabajo. El nuevo empleador deberá recibirlos según la ley.
Se compila después de verificar los libros que se almacenan en la organización reorganizada. Está redactado en cualquier forma.
El documento indica los datos del propietario del libro, la serie y número del documento, información sobre la ausencia de libros o daños.
El acto debe dejar constancia del hecho de la transferencia de los formularios y encartes del libro.
Un requisito previo es indicar información sobre la persona que participó en la redacción de la escritura de transferencia. Incluya también información sobre varios testigos que estuvieron presentes durante la redacción.
Al contratar
El empleo de un empleado se formaliza mediante orden. Sobre la base de este documento, los empleados del departamento de recursos humanos completan un libro de trabajo.
Al solicitar un empleo, el empleado debe presentar su libro de registro de trabajo al empleador. El responsable de recursos humanos debe completar el documento dentro de una semana después de aceptar el puesto.
Un empleado del servicio de personal está obligado a aceptar un libro de trabajo de acuerdo con una ley especial. Debe indicar la fecha en que se aceptó el libro y de quién fue aceptado.
Certificar el documento con su firma y sello. El sello puede ser de la organización o del departamento de recursos humanos. Al contratar, una comisión especialmente designada también redacta un documento.
Puede estar formado por empleados de la organización, un gerente. Si se trata de un oficial de personal que solicita un puesto de trabajo, entonces deberá estar presente durante la inspección de la comisión.
También debe hacerse cargo de todos los asuntos del anterior empleado de Recursos Humanos.
Sucede que, al empezar a trabajar, un nuevo oficial de personal descubre que la situación del empleado anterior no tiene importancia.
Los errores en el contenido de los documentos, su ejecución o almacenamiento imponen una responsabilidad adicional al nuevo empleado.
Por lo tanto, el sistema de mantenimiento de registros debe revisarse y ajustarse. Esto eliminará las preguntas sobre la responsabilidad por los errores cometidos por el oficial de personal anterior.
Así, cualquier movimiento de libros de trabajo deberá ir acompañado de un certificado de aceptación.
Modelo y normas para la elaboración de un acta de aceptación y transferencia de libros de trabajo.
De acuerdo con legislación laboral libro de trabajo contiene información sobre actividad laboral y experiencia de los empleados. Mientras el contrato de trabajo esté vigente, deben ser con el empleador. Delegar esta responsabilidad a un extraño no tiene derecho debido a una indicación directa de esto en las regulaciones, es decir, en el párrafo 45 de las Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225 (en adelante denominadas Reglas). Más información detallada sobre el registro de registros de trabajo se proporciona en el artículo "Muestra de cómo completar un registro de registros de trabajo - descargar".
Dado que los libros de trabajo son documentos valiosos, la persona autorizada para trabajar con ellos es designada por orden correspondiente u orden del organismo autorizado. Como regla general, esa persona es un empleado de personal. En los casos en que el responsable cambie, por ejemplo, renuncie, estará obligado a transferir los libros de trabajo que le han sido confiados al nuevo empleado. En este caso, esto debe hacerse estrictamente de acuerdo con el certificado de aceptación.
La legislación de la Federación de Rusia no contiene un modelo desarrollado de acto de aceptación y transferencia de libros de trabajo, por lo que el empleador redacta dicho documento de forma gratuita. Pero a pesar de forma libre, el acto de transferencia de libros de trabajo deberá incluir la siguiente información:
- detalles de la organización empleadora, como nombre, dirección y otros;
- fecha y lugar de redacción del acta;
- cargos y nombres de las personas que firman el documento;
- información sobre los libros de trabajo que están sujetos a transferencia (por regla general, es más conveniente mostrarlos en forma de tabla).
Cómo redactar correctamente una escritura: descargue una muestra
El acto de aceptación y transferencia de los libros de trabajo se redacta en forma impresa, generalmente en un solo ejemplar.
En la parte superior de la hoja debes indicar el nombre de la organización y el nombre del documento con un número de serie. La línea siguiente indica la fecha y lugar de redacción del acta. Este es el llamado encabezado del documento.
La parte más importante del acto es la lista de libros transferidos. Se pueden enumerar en una lista, pero la mayoría de las veces se elabora una tabla que incluye las siguientes columnas:
- Nombre completo de los titulares de los registros de trabajo.
- Serie y número de libros de trabajo.
- Notas, donde, por ejemplo, se podrá indicar el número de encartes del libro de trabajo.
Es necesario indicar el número total de libros de trabajo transferidos.
Además, en el acto de transferir libros de trabajo, es necesario reflejar el número real de formularios en blanco disponibles para el empleador, ya que los formularios de registro de trabajo, de acuerdo con el párrafo 41 de las Reglas, también están sujetos a contabilidad en la organización.
La parte final del documento son las firmas de las personas que transfieren y aceptan libros de trabajo. También es necesario indicar sus cargos y apellidos.
Puede descargar un modelo de acto de transferencia de registros de trabajo desde el enlace: Modelo de acta de aceptación y transferencia de libros de trabajo y encartes de los mismos.
Al redactar un acta de transferencia de libros de trabajo, es necesario cumplir con todos los requisitos formales, como indicar la fecha, lugar, cargos y nombres de los empleados que firman el acta. Es muy importante comprobar que la cantidad real de documentos que se transfieren corresponde a los datos especificados en el acto, ya que el nuevo empleado será responsable de la ausencia de un libro de trabajo luego de firmar el documento.
Los libros de trabajo son el tipo más importante documentación para los empleados. Es a partir de ellos que los empleadores podrán conocer la experiencia de los solicitantes, y es a partir de ellos que se calcula la duración del servicio al calcular las pensiones. Inicialmente, el empleador es responsable de almacenar estos documentos. También selecciona un empleado de personal que deberá asumir las funciones correspondientes. Si este empleado se marcha o es transferido a otra organización, tendrá que transferir sus responsabilidades. Antes de este procedimiento, se verifica la presencia de todos los libros y se evalúa cuán concienzudamente el empleado hizo su trabajo.
¿Cómo redactar un acta de transferencia de libros de trabajo y encartes en los mismos?
Al verificar y transferir responsabilidades, un documento especial, con la ayuda del cual se registran todos los libros de trabajo y los encartes que contienen. Estos papeles oficiales contienen información sobre la documentación de cada empleado. Se ingresa la siguiente información:
- Nombre completo del propietario;
- Insertar número y serie;
- Si hay algún comentario, se debe cancelar;
- El número total de documentos (incluidos los no reclamados, que son propiedad de empleados despedidos anteriormente).
La forma de este tipo de documentación es gratuita. Al cumplimentar se debe asegurar la presencia de dos testigos.
¿Necesito un acto de transferencia de libros de trabajo y encartes en ellos?
Las responsabilidades se asignan al empleado mediante la emisión de la orden correspondiente, que actuará como confirmación de que otra persona será responsable de registrar y procesar los libros de trabajo. Una vez que la orden sea válida, el oficial de personal es totalmente responsable de registrar y mantener estos formularios.
Al transferir responsabilidades, las dos partes verifican el número de documentos. Si la persona que acepta los derechos firma el acto, se convierte en responsable de los formularios y encartes de todos los empleados. El procedimiento específico se establece en un Decreto Gubernamental especial. La mayoría de las empresas utilizan instrucciones y reglas aprobadas oficialmente.
Acto de transferencia de registros laborales tras el despido de un oficial de personal - muestra
- Número de serie;
- Nombre completo del propietario;
- Serie con el número de formularios o encartes;
- Notas
Se indican las personas que aceptan y transfieren responsabilidades, así como numero total documentos recibidos y el número total de encartes. Se requieren firmas. Se redacta un acta separada de entrega del libro de trabajo al empleado. Es necesario que el empleador reciba del empleado despedido la confirmación de que el documento fue emitido el día del despido. Una vez firmado, el riesgo de reclamaciones por parte del empleado despedido es mínimo.
Certificado de aceptación - transferencia de expedientes personales y registros laborales durante la reorganización de la empresa - muestra
El nuevo empleador deberá recibir toda la documentación de la empresa que ha dejado de funcionar. Esta operación se realiza de acuerdo con el acto de transferencia de toda la documentación. La preparación del trabajo debe ir acompañada del ingreso de la información necesaria en la tabla que se relaciona con actividad profesional trabajadores y sus certificados de trabajo. Este documento se elabora en base a los resultados de la verificación de la documentación. Incluso los formularios no reclamados deben incluirse en el total.
El acto de transferir libros de trabajo a otra organización.
Si esta operación se lleva a cabo entre dos empresas, entonces es necesario indicar los nombres de estas organizaciones, así como los nombres completos de los directores y los detalles de los estatutos en base a los cuales operan las empresas. A continuación se registra el hecho de la transferencia del libro de trabajo. Se ingresa información sobre el puesto y datos personales de los empleados cuya documentación se transfiere. También debe consultar la orden del empleador de transferirse a otra organización.
El acto de transferir el libro de trabajo al Fondo de Pensiones.
Proporcionar documentación a Fondo de pensiones Puede ser necesario cuando una persona desea renunciar y jubilarse. Sin embargo, en el caso general, esto se hace a través de un empleado que recoge un certificado de trabajo y luego él mismo lo entrega al Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia. Sin embargo, si surgen circunstancias en las que sea necesario transferir este documento al Fondo de Pensiones, se deberá redactar el acta correspondiente. En él se deben ingresar todos los datos y detalles confiables de su identificación de trabajo.
Orden sobre transferencia de libros de trabajo según ley.
Si se despide a un empleado de personal, al emitir una orden, se asigna a otro empleado la responsabilidad de registrar y almacenar las identificaciones laborales de los empleados. Los documentos definitorios en este procedimiento son la orden y el acta. En la orden presentada, el gerente señala que se traslada a otro empleado. Lista llena documentación con sus detalles.
Al redactar una orden, es necesario seguir las reglas estándar para su ejecución. Es necesario tener en cuenta que es obligatorio ingresar toda la información que se relacione con esta situación. Esto se aplica especialmente a los datos personales de todas las personas involucradas en el proceso. Tenga en cuenta que un subordinado que reciba nuevas responsabilidades debe confirmar su conocimiento con una firma.
Al implementar cualquier acción relacionada con el proceso de trabajo en la empresa, una condición importante será el cumplimiento de las normas legales. El registro de todas las transacciones de acuerdo con la ley ayudará a evitar más errores y situaciones problemáticas.