प्राथमिक अभिलेखों का रखरखाव। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण है...

हर दिन, एक कंपनी कई परिचालन से गुजरती है। लेखाकार प्रतिपक्षों को चालान जारी करते हैं और उन्हें पैसे भेजते हैं, वेतन, दंड की गणना करते हैं, मूल्यह्रास की गणना करते हैं, रिपोर्ट तैयार करते हैं, आदि। हर दिन विभिन्न प्रकार के दर्जनों दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं: प्रशासनिक, कार्यकारी, प्राथमिक। अंतिम समूहउद्यम की गतिविधियों के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

"प्राथमिक दस्तावेज़" क्या हैं?

किसी संगठन के आर्थिक जीवन की प्रत्येक घटना की पुष्टि कागज़ द्वारा की जानी चाहिए। यह लेन-देन के समय या उसके पूरा होने के तुरंत बाद बनता है। लेनदेन और रिपोर्टिंग की तैयारी प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में निर्दिष्ट जानकारी के आधार पर की जाती है लेखांकन. इनकी सूची बड़ी है. इस लेख में हम मुख्य, सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले दस्तावेज़ों पर नज़र डालेंगे।

प्राथमिक की आवश्यकता क्यों है?

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण लेखांकन का एक अभिन्न तत्व है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यह पूरा होने के समय या ऑपरेशन पूरा होने के तुरंत बाद बनता है और उद्यम के आर्थिक जीवन के एक या दूसरे तथ्य की वास्तविकता का प्रमाण है।

एक लेनदेन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की सूची में शामिल हो सकते हैं:

1. समझौता।
2. जाँच करना।
3. कैशियर का चेक या अन्य भुगतान दस्तावेज़।
4. परेषण नोट।
5. पूर्ण किये गये कार्य का प्रमाण पत्र.

आवश्यक विवरण

वर्तमान में, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं। इनका उपयोग अलग-अलग ऑपरेशनों के बारे में जानकारी दर्शाने के लिए किया जाता है, तदनुसार उनमें कॉलम की सूची अलग-अलग होती है। इस बीच सब कुछ प्राथमिक दस्तावेज़एक समान अनिवार्य विवरण शामिल करें। उनमें से:

1. उद्यम का नाम.
2. दस्तावेज़ का शीर्षक (से
3. गठन तिथि.
4. उस ऑपरेशन की सामग्री जिसके लिए दस्तावेज़ तैयार किया गया था। उदाहरण के लिए, चालान भरते समय, संबंधित कॉलम में "प्रसंस्करण के लिए सामग्री का स्थानांतरण" दर्शाया जा सकता है।
5. मौद्रिक और प्राकृतिक संकेतक। पूर्व का उपयोग लागत को प्रतिबिंबित करने के लिए किया जाता है, बाद वाले का उपयोग मात्रा, वजन आदि को दर्शाने के लिए किया जाता है।
6. जिम्मेदार कर्मचारियों के पद ("मुख्य लेखाकार", "स्टोरकीपर", आदि)।
7. लेन-देन में शामिल व्यक्तियों के हस्ताक्षर.

महत्वपूर्ण बिंदु

कानूनी बलएक प्राथमिक दस्तावेज़ है जिसमें सभी आवश्यक विवरण शामिल हैं।

कृपया ध्यान दें कि उचित रूप से निष्पादित कागजात का उपयोग कानूनी कार्यवाही में दावों की वैधता (या अन्यथा) के साक्ष्य के रूप में किया जा सकता है। कई दस्तावेज़ प्रतिपक्षकारों द्वारा तैयार किए जाते हैं। पंजीकरण की शुद्धता की सावधानीपूर्वक जांच करना आवश्यक है और किसी भी परिस्थिति में आपूर्तिकर्ताओं (ठेकेदारों, आदि) के लिए हस्ताक्षर न करें यदि उन्होंने ऐसा नहीं किया है।

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को सावधानीपूर्वक संग्रहीत करना आवश्यक है।

क्या आपको प्राथमिक पर मुहर की आवश्यकता है?

व्यवहार में, कई प्रतिपक्ष टीटीएन फॉर्म और कुछ अन्य दस्तावेजों पर इसकी अनुपस्थिति के बारे में शिकायत करते हैं। आपको याद दिला दें कि 2015 से ज्यादातर संगठनों को मुहर लगाने की बाध्यता से छूट दे दी गई है। ऐसे व्यवसाय अपने विवेक से इसका उपयोग कर सकते हैं। यदि यह मौजूद है, तो इसकी उपस्थिति के बारे में जानकारी लेखांकन नीति में निर्दिष्ट की जानी चाहिए।

ऐसे मामले में जहां प्रतिपक्ष प्राथमिक दस्तावेज़ को पंजीकृत करते समय मुहर का उपयोग करने पर जोर देता है, और उद्यम को इसे कानूनी आधार पर नहीं रखने का अधिकार है, प्रतिपक्ष को नियंत्रित करने वाले नियमों के लिंक के साथ एक उचित लिखित नोटिस भेजा जाना चाहिए यह प्रश्न.

समझौता

यदि प्रतिपक्ष एक दीर्घकालिक भागीदार है, तो कई लेनदेन के लिए एक समझौता करना काफी संभव है। इस मामले में, दायित्वों को पूरा करने की समय सीमा, गणना के क्रम और प्रक्रिया और अन्य बारीकियों को स्पष्ट रूप से बताना महत्वपूर्ण है। माल की बिक्री, सेवाओं के प्रावधान या कार्य के प्रदर्शन के लिए एक समझौता तैयार किया जा सकता है। यह कहने योग्य है कि नागरिक कानून भी किसी समझौते को मौखिक रूप से संपन्न करने की अनुमति देता है। हालाँकि, में उद्यमशीलता गतिविधिएक नियम के रूप में, अनुबंधों के लिखित रूपों का उपयोग किया जाता है।

जाँच करना

इस दस्तावेज़ में, आपूर्तिकर्ता उत्पाद, सेवा या कार्य के लिए प्रतिपक्ष को हस्तांतरित की जाने वाली राशि को इंगित करता है। भुगतान करते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से यह मान लिया जाता है कि विषय लेनदेन के लिए सहमति देता है।

चालान में शामिल होना चाहिए:

1. दस्तावेज़ का नाम.
2. सेवाओं का नाम (वस्तुएँ, कार्य) जिसके लिए भुगतान किया जाता है।
3. कीमत।
4. कुल राशि।
5. भुगतान के लिए विवरण.

वर्तमान में, लेखांकन दस्तावेजों की पूरी सूची 1सी कार्यक्रम में निहित है, इसलिए उन्हें स्वचालित रूप से संसाधित किया जाता है।

कृपया ध्यान दें कि नियामक अधिकारियों के लिए खाते का कोई विशेष मूल्य नहीं है। इसमें विक्रेता एक निर्धारित कीमत तय करता है। एक लेखाकार की स्थिति से, एक खाता सबसे महत्वपूर्ण प्राथमिक दस्तावेज है जिसके आधार पर लेखांकन प्रविष्टियाँ बनती हैं।

चालान एक प्रकार का चालान होता है। इस पेपर में वैट राशि दर्शाने के लिए एक विशेष पंक्ति है।

भुगतान दस्तावेज

आप भुगतान के तथ्य की पुष्टि कर सकते हैं स्वयं पर आहरित चेकया अन्य समान दस्तावेज़। भुगतान उत्पादों, सेवाओं या कार्य की डिलीवरी के लिए भुगतान के तथ्य की पुष्टि करता है। भुगतान विधि के आधार पर विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का चयन किया जाता है: नकद या बैंक हस्तांतरण द्वारा।

सबसे लोकप्रिय भुगतान दस्तावेजों में से एक भुगतान आदेश है। यह बैंक को निर्दिष्ट खाते में धनराशि स्थानांतरित करने के लिए खाता स्वामी के आदेश का प्रतिनिधित्व करता है। दस्तावेज़ का उपयोग सेवाओं, वस्तुओं, अग्रिम भुगतान, ऋण चुकौती आदि के लिए भुगतान करते समय किया जा सकता है।

बजट में योगदान करने के मामले में, फ़ील्ड 22 "कोड" भरा जाता है। में पेमेंट आर्डरयह कॉलम यूआईएन (विशिष्ट पहचानकर्ता) को इंगित करता है। इसके लिए धन्यवाद, राजकोषीय प्राधिकरण भुगतानकर्ता को पहचानता है।

भुगतान आदेश में "कोड" फ़ील्ड को अलग-अलग तरीके से भरा जा सकता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि इकाई वास्तव में बजट के प्रति अपने दायित्व को कैसे पूरा करती है: स्वेच्छा से या नियामक प्राधिकरण के अनुरोध पर।

परेषण नोट

टीटीएन फॉर्म शिपर द्वारा जारी किया जाता है। प्राप्तकर्ता को कार्गो हस्तांतरित करने का आधार है। दस्तावेज़ 4 प्रतियों में तैयार किया गया है। टीटीएन के अनुसार, विक्रेता बिक्री के लिए जिम्मेदार होता है, और खरीदार माल की डिलीवरी के लिए जिम्मेदार होता है।

कृपया ध्यान दें कि कंपनी के अपने संसाधनों का उपयोग करके कार्गो परिवहन करते समय टीटीएन तैयार किया जाता है। यदि परिवहन किया जाता है तृतीय पक्ष कंपनी, फॉर्म 1-टी जारी किया जाता है।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु: टीटीएन में दी गई जानकारी चालान में दी गई जानकारी से मेल खानी चाहिए।

पूर्ण किये गये कार्य का प्रमाण पत्र

यह दस्तावेज़ ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के बीच तैयार किया जाता है। अधिनियम समझौते द्वारा स्थापित समय सीमा के भीतर सहमत लागत पर काम पूरा होने और सेवाओं के प्रावधान की पुष्टि है। सीधे शब्दों में कहें तो यह ग्राहक को कलाकार की रिपोर्ट है।

फिलहाल अधिनियम के एकीकृत स्वरूप को मंजूरी नहीं दी गयी है. एक उद्यम को स्वतंत्र रूप से एक फॉर्म विकसित करने और इसे अपनी लेखांकन नीतियों में समेकित करने का अधिकार है।

अधिनियम के मुख्य विवरण हैं:

1. लेखांकन दस्तावेज़ीकरण में पंजीकरण की संख्या और तारीख।
2. संकलन की तिथि.
3. उस समझौते का विवरण जिसके अनुसार अधिनियम तैयार किया गया है।
4. कार्य की अवधि, मात्रा, लागत।
5. उस खाते का विवरण जिसके माध्यम से भुगतान किया जाएगा।
6. ग्राहक और ठेकेदार का नाम.
7. लेन-देन में पार्टियों के हस्ताक्षर.

अधिनियम हमेशा दो प्रतियों में तैयार किया जाता है।

फॉर्म एम-15

इस संक्षिप्त नाम का उपयोग सामग्री को किनारे पर जारी करने के लिए एक चालान को दर्शाने के लिए किया जाता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं है, लेकिन अक्सर उद्यमों द्वारा इसका उपयोग किया जाता है।

किसी तीसरे पक्ष को सामग्री जारी करने के लिए एक चालान तब जारी किया जाता है जब कीमती सामान को मुख्य (मुख्य) कार्यालय से दूरस्थ डिवीजनों या अन्य कंपनियों (एक विशेष समझौते के अधीन) में स्थानांतरित करना आवश्यक होता है।

पंजीकरण के नियम एफ. एम-15

पेपर के पहले भाग में उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह के अनुसार एक संख्या होती है। यहां आपको कंपनी का पूरा नाम और ओकेपीओ भी बताना चाहिए।

पहली तालिका दस्तावेज़ संकलित होने की तारीख, लेनदेन कोड (यदि उपयुक्त प्रणाली का उपयोग किया जाता है), संरचनात्मक इकाई का नाम और चालान जारी करने वाले उद्यम की गतिविधि का क्षेत्र दर्शाती है।

इसी तरह, प्राप्तकर्ता और डिलीवरी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में जानकारी इंगित की जाती है। निम्नलिखित उस दस्तावेज़ का लिंक है जिसके अनुसार चालान जारी किया गया है। यह एक समझौता, आदेश आदि हो सकता है।

मुख्य तालिका में, कॉलम 1 और 2 राइट-ऑफ़ के अधीन सभी सामग्रियों के लिए लेखांकन उप-खाता और विश्लेषणात्मक लेखांकन कोड दर्शाते हैं।

• व्यक्तिगत विशेषताओं, ब्रांड, आकार, ग्रेड को दर्शाने वाली सामग्रियों का नाम;
• आइटम नंबर (यदि यह नहीं है, तो सेल नहीं भरा गया है);
• इकाई कोड;
• माप की इकाई का नाम;
• हस्तांतरित माल की मात्रा;
• गोदाम से जारी वास्तविक वस्तुओं के बारे में जानकारी (स्टोरकीपर द्वारा भरी गई);
• सामग्री की कुल लागत;
• वैट के बिना कीमत;
• आवंटित वैट की राशि;
• वैट सहित कुल लागत;
• सामग्रियों की सूची संख्या;
• पासपोर्ट नंबर (यदि उपलब्ध हो);
• पंजीकरण कार्ड के अनुसार रिकॉर्ड संख्या.

चालान पर अकाउंटेंट, गोदाम से कीमती सामान जारी करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी और प्राप्तकर्ता द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

"1सी" में अग्रिम रिपोर्ट

रिपोर्टिंग दस्तावेज़ तैयार करना एक अकाउंटेंट की सबसे आम गतिविधियों में से एक है। नकद में किए गए कई भुगतान अग्रिम दस्तावेजों में दर्ज किए जाते हैं। इनमें यात्रा व्यय, व्यावसायिक खरीदारी आदि शामिल हैं।

अक्सर, कंपनी के कर्मचारियों को व्यावसायिक खर्चों के लिए कैश रजिस्टर से धन प्राप्त होता है। खरीद के आवश्यक मूल्य(उदाहरण के लिए, स्टेशनरी), कर्मचारी रिपोर्ट करते हैं और सहायक दस्तावेजों के साथ लेखांकन दस्तावेज प्रदान करते हैं।

बदले में, लेखाकार को लेखांकन प्रणाली में सभी खर्चों को रिकॉर्ड करना होगा। आप "बैंक और कैश डेस्क" अनुभाग, "कैश डेस्क" उपधारा में "1सी" में "अग्रिम रिपोर्ट" खोल सकते हैं। "बनाएँ" बटन का उपयोग करके एक नया दस्तावेज़ दर्ज किया जाता है।

प्रपत्र के शीर्ष पर इंगित करें:

1. उद्यम का नाम.
2. जिस गोदाम में नए प्राप्त कीमती सामान को पूंजीकृत किया जाएगा।
3. रिपोर्ट के तहत प्राप्त धनराशि के लिए रिपोर्टिंग करने वाला एक कर्मचारी।

दस्तावेज़ में 5 बुकमार्क हैं. "अग्रिम" अनुभाग में आपको उस दस्तावेज़ का चयन करना चाहिए जिसके लिए धनराशि जारी की गई थी:

1. धन दस्तावेज़.
2. व्यय नकद आदेश.
3. खाते से डेबिट करना.

यदि सामान जारी किए गए धन से खरीदा गया था, तो वे उसी नाम के टैब पर दिखाई देते हैं। "कंटेनर" अनुभाग में, वापसी योग्य कंटेनरों (उदाहरण के लिए, पानी की बोतलें) के बारे में जानकारी इंगित करें। "भुगतान" टैब किसी वस्तु की खरीद के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान की गई या आगामी डिलीवरी के लिए जारी की गई नकदी के बारे में जानकारी दर्शाता है।

"अन्य" अनुभाग में, यात्रा व्यय पर डेटा दर्शाया गया है: दैनिक भत्ता, ईंधन लागत, टिकट, आदि।

"सार्वभौमिक" रूप

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की सूची में एक ऐसा पेपर है जिसका उपयोग विभिन्न स्थितियों में किया जा सकता है। इसका उपयोग लेखांकन और दोनों के निर्माण में किया जाता है कर रिपोर्टिंग. हम एक लेखांकन दस्तावेज़ के बारे में बात कर रहे हैं। यदि किसी गलती को सुधारना आवश्यक हो तो फॉर्म आवश्यक है। इसके अलावा, लेनदेन करते समय दस्तावेज़ आवश्यक है जिसके लिए स्पष्टीकरण, गणना का प्रतिबिंब, लेनदेन की पुष्टि की आवश्यकता होती है, यदि अन्य कागजात गायब हैं।

अति सूक्ष्म अंतर

यह कहने योग्य है कि एक उद्यम को उन लेनदेन के पूरा होने की पुष्टि करने का अधिकार है जिनके लिए मानक (मानक, एकीकृत) रूपों के निष्पादन की आवश्यकता नहीं होती है, प्रमाण पत्र की सहायता से नहीं, बल्कि स्वतंत्र रूप से विकसित प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के माध्यम से। हालाँकि, उनकी सूची कंपनी की वित्तीय नीति में निहित होनी चाहिए।

प्रमाणपत्र तैयार करने के नियम

इस दस्तावेज़ के लिए एक भी एकीकृत प्रपत्र स्वीकृत नहीं किया गया है। तदनुसार, विशेषज्ञ इसे निःशुल्क रूप में बना सकते हैं या उद्यम में विकसित टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। प्रमाणपत्र में जो अनिवार्य जानकारी होनी चाहिए, उनमें निम्नलिखित पर ध्यान दिया जाना चाहिए:

1. उद्यम के बारे में जानकारी.
2. संकलन की तिथि एवं कारण.
3. प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ और लेखांकन रजिस्टर, जिनसे एक प्रमाणपत्र जुड़ा हुआ है।
4. जिम्मेदार कर्मचारी के हस्ताक्षर.

आप इसे नियमित सफ़ेद A4 शीट पर या कंपनी के लेटरहेड पर लिख सकते हैं।

संकलन करते समय, आपको गलतियों से बचने के लिए बहुत सावधान रहना चाहिए। प्रमाणपत्र जितना अधिक विस्तृत होगा, निरीक्षकों के पास उतने ही कम अतिरिक्त प्रश्न होंगे।

बेशक, दस्तावेज़ में केवल विश्वसनीय जानकारी होनी चाहिए। यदि लेखन के दौरान त्रुटियों की पहचान की जाती है, तो प्रमाणपत्र को दोबारा तैयार करने की सलाह दी जाती है।

भंडारण सुविधाएँ

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों से संबंधित हर चीज को उद्यम में कम से कम 5 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस अवधि की गणना उस रिपोर्टिंग अवधि की अंतिम तिथि से शुरू होती है जिसमें कागजात जारी किए गए थे।

इसके अतिरिक्त

प्राथमिक प्रपत्र कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किया जा सकता है। में हाल ही मेंतेजी से, उद्यम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को प्राथमिकता दे रहे हैं। यह समझने योग्य है: कागजात को पूरा करने और भेजने में बहुत कम समय लगता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों को डिजिटल हस्ताक्षर (उन्नत या नियमित - प्रतिपक्षों के बीच सहमति के अनुसार) के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।

ज़िम्मेदारी

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण किसी उद्यम के आर्थिक जीवन का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। इसकी अनुपस्थिति में, कंपनी को नियामक अधिकारियों से गंभीर प्रतिबंधों का सामना करना पड़ेगा। प्राथमिक दस्तावेज में त्रुटि या गलत जानकारी पाए जाने पर जुर्माना भी लगाया जाएगा।

नियमों का उल्लंघन न केवल टैक्स कोड के तहत, बल्कि प्रशासनिक अपराध संहिता के तहत भी सजा का प्रावधान करता है। यदि आधार हैं, तो अपराधियों को आपराधिक दायित्व में भी लाया जा सकता है।

निष्कर्ष

किसी उद्यम के कार्य में विभिन्न प्रकार के दस्तावेज़ों का उपयोग किया जा सकता है। इसके अलावा, उनमें से कुछ का एकीकृत रूप हो सकता है, और कुछ को कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। हालाँकि, इसके बावजूद, सभी आवश्यक विवरण दस्तावेज़ों में मौजूद होने चाहिए।

कुछ उद्यम संयुक्त दस्तावेज़ों का उपयोग करने का अभ्यास करते हैं। हम एकीकृत रूपों के बारे में बात कर रहे हैं, जो संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के अनुसार पूरक हैं।

उद्यम की लेखांकन नीतियों में चयनित प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है। कंपनी की गतिविधियों के दौरान, नए दस्तावेज़ों की आवश्यकता उत्पन्न हो सकती है। यदि वे उद्यम द्वारा विकसित किए गए हैं, तो उनका उल्लेख लेखांकन नीति में किया जाना चाहिए।

कृपया ध्यान दें कि प्रतिपक्ष स्वतंत्र रूप से कुछ प्रकार के कागजात विकसित कर सकता है। वित्तीय नीति में यह अवश्य दर्शाया जाना चाहिए कि कंपनी समकक्षों से ऐसे दस्तावेज़ स्वीकार करती है।

कई लेन-देन रिकॉर्ड करने के लिए, संगठन प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का उपयोग नहीं कर सकते हैं। हालाँकि, अगर हम बात कर रहे हैं नकद लेनदेन, फिर उन्हें विशेष रूप से अनुमोदित आदेशों और अन्य भुगतान दस्तावेजों द्वारा निष्पादित किया जाता है।

लेखांकन की सटीकता और उससे आगे के निष्कर्ष प्राथमिक दस्तावेज़ की गुणवत्ता और उसमें मौजूद जानकारी पर निर्भर करते हैं।

लेखांकन के लिए स्वीकार किए गए प्राथमिक दस्तावेजों में निहित जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में संचित और व्यवस्थित की जाती है, जिसके रूप या जिसके लिए आवश्यकताएं अधिकृत निकाय द्वारा अनुमोदित होती हैं। लेखांकन रजिस्टरों से डेटा को समूहीकृत रूप में वित्तीय विवरणों में स्थानांतरित किया जाता है।

प्रबंधन लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए अधिकृत व्यक्तियों को निर्धारित करता है। इस मामले में, पद, धन की राशि, संचालन के दायरे और सार के आधार पर हस्ताक्षरों का एक पदानुक्रम स्थापित किया जा सकता है।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने वाले व्यवसायों या संगठनों को इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के उपयोग और पहुंच के अधिकार के संबंध में उचित सुरक्षा उपाय और नियंत्रण स्थापित करना चाहिए।(17)

प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ

1. प्राथमिक दस्तावेज़ों में प्रविष्टियाँ स्याही, क्रेयॉन, बॉलपॉइंट पेन पेस्ट, टाइपराइटर, मशीनीकरण और अन्य साधनों का उपयोग करके की जानी चाहिए जो संग्रह में उनके भंडारण के लिए स्थापित समय अवधि के लिए इन प्रविष्टियों की सुरक्षा सुनिश्चित करती हैं।

लिखने के लिए पेंसिल का प्रयोग न करें।

• 2. दस्तावेज़ साफ-सुथरे ढंग से तैयार किए जाने चाहिए, पाठ और संख्याएँ स्पष्ट और सुपाठ्य रूप से लिखी जानी चाहिए।
• 3. दस्तावेज़ में सभी विवरण भरे जाने चाहिए। यदि कोई विवरण नहीं भरा गया है, तो उसके स्थान पर डैश लगा दिया जाता है। अनिवार्य विवरण भरना होगा।
• 4. बी मौद्रिक दस्तावेज़राशि को अंकों और शब्दों में दर्शाया गया है।
• 5. प्राथमिक दस्तावेजों को संगठन के प्रमुख, मुख्य लेखाकार या अधिकृत व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
• 6. प्राथमिक दस्तावेज़ों में अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षर की प्रतिलिपियाँ होनी चाहिए।
• 7. प्राथमिक दस्तावेजों को संगठन की मुहर के साथ चिपकाया जाना चाहिए, यदि यह फॉर्म और वर्तमान कानून द्वारा प्रदान किया गया है। (18)

संगठन के प्रमुख को, मुख्य लेखाकार के साथ समझौते में, एक आदेश के रूप में उन व्यक्तियों की सूची को मंजूरी देनी होगी जिनके पास प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का समय पर और उच्च गुणवत्ता वाला निष्पादन, लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए स्थापित समय सीमा के भीतर उनका स्थानांतरण, साथ ही उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता उन व्यक्तियों द्वारा सुनिश्चित की जाती है जिन्होंने इन दस्तावेजों को संकलित और हस्ताक्षरित किया है।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों की आवाजाही (अन्य व्यावसायिक संस्थाओं से आहरण या प्राप्त करना, लेखांकन के लिए स्वीकृति, प्रसंस्करण, संग्रह में स्थानांतरण) को भी एक अनुसूची द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए, जिसे प्रबंधक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

प्रबंधकों और कलाकारों दोनों को अप्रत्याशित घटनाओं के प्रति सचेत करना नकारात्मक परिणामऔर जानकारी प्राप्त करने के बाद खोज करते समय समय बचाने के लिए यह आवश्यक है नियामक दस्तावेज़प्राथमिक दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए एक डेटाबेस बनाएं।

इसका मतलब यह है कि लेखा विभाग में लिखे और भरे गए सभी प्राथमिक दस्तावेजों का अपना पहचानकर्ता होना चाहिए - एक कोड (एक बार, अद्वितीय संख्या), जो उन्हें पंजीकरण पत्रिकाओं में से एक में अनिवार्य पंजीकरण पर सौंपा गया है, जो होना चाहिए प्रत्येक उद्यम में खोला गया।

दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया:

• -सभी स्थापित विवरणों और दस्तावेजों के रूपों का अनुपालन;
• - दस्तावेजों में पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन की सामग्री की प्रस्तुति की सटीकता और स्पष्टता;
• - व्यावसायिक लेनदेन का समय पर निष्पादन, पाठ का स्पष्ट, स्वच्छ और सुपाठ्य लेखन;
• -स्ट्राइकथ्रू निःशुल्क सीटेंसहारा के अभाव में;
• -सभी मूल्यवान दस्तावेजों में अंकों और शब्दों में रकम का संकेत; त्रुटियों को काटना ताकि जो काटा गया है वह दिखाई दे, और दस्तावेज़ तैयार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ सही पाठ को प्रमाणित करना;
• -सुधार की अनुमति नहीं है.(27)

यंत्रीकृत पद्धति का उपयोग करके बनाए गए प्राथमिक दस्तावेज़ों को प्राप्त डेटा की विश्वसनीयता की विशेष पुष्टि की आवश्यकता होती है, अर्थात। उनके बारे में जानकारी की अनधिकृत प्राप्ति से पंजीकृत डेटा का प्राधिकरण और संरक्षण। किसी भी प्रकार का दस्तावेज़ फ़ैक्स द्वारा प्रेषित किया जा सकता है, लेकिन प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ नहीं, क्योंकि इसकी प्रामाणिकता की पुष्टि नहीं होती है। दस्तावेजों के समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले निर्माण और लेखांकन में बाद के प्रतिबिंब के लिए स्थापित समय सीमा के भीतर उनके स्थानांतरण की जिम्मेदारी उन व्यक्तियों की है जिन्होंने इन दस्तावेजों को तैयार और हस्ताक्षरित किया है।

के लिए प्राथमिक लेखांकन विनिर्माण संयंत्र- यह प्रबंधन का सूचना आधार है, जिसकी गुणवत्ता सीधे लेखांकन की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। प्राथमिक लेखांकन किसी भी सामग्री और वित्तीय प्रवाह और उनके तत्वों के साथ उद्यम और कंपनी के उत्पादन और आर्थिक सुविधाओं के इनपुट से लेकर आउटपुट तक के दस्तावेजों के साथ सूचना और तार्किक संचालन का एक जटिल है।

इस प्रकार, प्राथमिक दस्तावेज़ सभी उत्पादन और आर्थिक वस्तुओं और विषयों और उनकी बातचीत के बारे में जानकारी के वाहक हैं और सभी नियंत्रण कारकों के व्यापक मूल्यांकन की अनुमति देते हैं: मात्रात्मक, गुणात्मक, वित्तीय।(12)

यह सामग्री आपको इसके बारे में एक विचार देगी:
लेखांकन जानकारी के उपयोगकर्ता;
लेखांकन के आयोजन में उद्यम के कार्य;
प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़, उनके प्रकार और अनिवार्य विवरण;
दस्तावेज़ प्रवाह;
लेखांकन रजिस्टर और उनके प्रकार;
लेखांकन खाते और उनकी संरचना;
एक छोटे उद्यम के लिए खातों का सरलीकृत कार्य चार्ट;
विभिन्न रूपलेखांकन संगठन.

1. लेखांकन में दस्तावेज़

"लेखांकन पर" कानून के अनुच्छेद 9 के अनुसार, किसी संगठन द्वारा किए गए सभी व्यावसायिक लेनदेन को सहायक दस्तावेजों के साथ प्रलेखित किया जाना चाहिए। ये दस्तावेज़ प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों के रूप में कार्य करते हैं जिनके आधार पर लेखांकन किया जाता है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज़लेखांकन के लिए स्वीकार किए जाते हैं यदि उन्हें प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बमों में निहित फॉर्म के अनुसार संकलित किया जाता है, और जिन दस्तावेज़ों का फॉर्म इन एल्बमों में प्रदान नहीं किया गया है उनमें निम्नलिखित अनिवार्य विवरण शामिल होने चाहिए:

• दस्तावेज़ का नाम;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि;
• उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था;
• सामग्री व्यावसायिक लेन - देन;
• भौतिक और मौद्रिक संदर्भ में व्यावसायिक लेनदेन को मापना;
• व्यावसायिक लेनदेन के निष्पादन और इसके निष्पादन की शुद्धता के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम;
• इन व्यक्तियों के व्यक्तिगत हस्ताक्षर।

एक प्राथमिक दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेनदेन (माल के लिए भुगतान, रिपोर्टिंग के लिए नकद जारी करना, आदि) का लिखित साक्ष्य है।

अपनी गतिविधियों के दौरान, एक उद्यम प्राथमिक दस्तावेजों के स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों को ध्यान में रखते हुए उपयोग कर सकता है स्थापित आवश्यकताएँप्राथमिक दस्तावेज़ों के लिए. ऐसे दस्तावेज़ों के प्रपत्र उद्यम की लेखा नीति पर आदेश द्वारा अनुमोदित होते हैं।

सभी प्राथमिक दस्तावेज़ों को निम्नलिखित समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

1. संगठनात्मक और प्रशासनिक;
2. दोषमुक्ति देनेवाला;
3. दस्तावेज़ लेखांकन पंजीकरण.

संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़- ये आदेश, निर्देश, निर्देश, पावर ऑफ अटॉर्नी आदि हैं। ये दस्तावेज़ कुछ व्यावसायिक लेनदेन के संचालन की अनुमति देते हैं।

सहकारी दस्तावेज़- इसमें चालान, आवश्यकताएं, रसीद आदेश, स्वीकृति प्रमाण पत्र आदि शामिल हैं। ये दस्तावेज़ एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को दर्शाते हैं और उनमें मौजूद जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज की जाती है।

कुछ दस्तावेज़ अनुमति देने वाले और दोषमुक्त करने वाले दोनों हैं। इनमें शामिल हैं, उदाहरण के लिए, नकद आदेश, पेरोल, आदि।

लेखांकन दस्तावेजोंएक अकाउंटेंट द्वारा भरा गया। इनमें विभिन्न रिपोर्ट और प्रमाणपत्र शामिल हैं। उनमें मौजूद जानकारी को लेखांकन रजिस्टरों में भी दर्ज किया जाता है।

लेखांकन रजिस्टर- ये लेखांकन डेटा को रिकॉर्ड करने और समूहीकृत करने के लिए विशेष रूप से अनुकूलित शीट हैं। द्वारा उपस्थितिलेखांकन रजिस्टर हैं:

• किताबें (कैश रजिस्टर, मुख्य);
• कार्ड (अचल संपत्ति लेखांकन, सामग्री लेखांकन);
• पत्रिकाएँ (ढीली या पंक्तिबद्ध चादरें)।

बनाए गए रिकॉर्ड के प्रकार के अनुसार, रजिस्टरों को विभाजित किया गया है:

• कालानुक्रमिक (पंजीकरण लॉग);
• व्यवस्थित (खातों का सामान्य खाता);
• संयुक्त (जर्नल आदेश)।

लेखांकन रजिस्टरों में निहित जानकारी के विवरण के स्तर के अनुसार, वे हैं:

• सिंथेटिक (खातों का सामान्य खाता बही);
• विश्लेषणात्मक (कार्ड);
• संयुक्त (पत्रिकाओं का आदेश दें)।

लेखा विभाग (लेखाकार) द्वारा प्राप्त प्राथमिक दस्तावेजों की जाँच की जानी चाहिए:

• प्रपत्र द्वारा (दस्तावेज़ की पूर्णता और शुद्धता, विवरण भरना);
• अंकगणितीय रूप से (मात्राएँ गिनना);
• सामग्री द्वारा (व्यक्तिगत संकेतकों का संबंध, आंतरिक विरोधाभासों की अनुपस्थिति)।

प्राथमिक लेखांकन के उचित रख-रखाव के लिए इसे विकसित एवं अनुमोदित किया जाता है दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची, जो उद्यम के भीतर प्राथमिक दस्तावेजों की आवाजाही और लेखा विभाग में उनकी प्राप्ति का क्रम और समय निर्धारित करता है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों की संचलन अनुसूची में निम्नलिखित रूप हो सकते हैं:

प्राथमिक दस्तावेज़ों में प्रविष्टियाँ ऐसे तरीकों से की जानी चाहिए जो संग्रह में उनके भंडारण के लिए स्थापित समय अवधि के लिए इन प्रविष्टियों की सुरक्षा सुनिश्चित करें।

स्वीकृति के बाद, प्राथमिक दस्तावेज़ से जानकारी लेखांकन रजिस्टरों में स्थानांतरित कर दी जाती है, और इसके दोहरे उपयोग की संभावना को बाहर करने के लिए दस्तावेज़ पर एक निशान बनाया जाता है (उदाहरण के लिए, लेखांकन रजिस्टर में प्रवेश की तारीख इंगित की जाती है)।

प्राथमिक और समेकित लेखांकन दस्तावेजों को कागज और कंप्यूटर मीडिया पर संकलित किया जा सकता है। में बाद वाला मामलासंगठन अपने स्वयं के खर्च पर, व्यावसायिक लेनदेन में अन्य प्रतिभागियों के लिए कागज पर ऐसे दस्तावेजों की प्रतियां तैयार करने के लिए बाध्य है, साथ ही कानून के अनुसार नियंत्रण रखने वाले निकायों के अनुरोध पर भी। रूसी संघ, अदालतें और अभियोजक के कार्यालय।

संगठनों को राज्य अभिलेखीय मामलों के आयोजन के नियमों के अनुसार स्थापित अवधि के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों, लेखांकन रजिस्टरों और वित्तीय विवरणों को संग्रहीत करना आवश्यक है, लेकिन पांच साल से कम नहीं।

संग्रहित करने के लिए दस्तावेज़ों का चयन किया गया है कालानुक्रमिक क्रम में, पूरा किया गया, बाइंड किया गया और फ़ोल्डरों में दाखिल किया गया। दस्तावेज़ों को संग्रह में जमा करना एक प्रमाण पत्र के साथ है।

खाता किसी उद्यम के धन (संपत्ति), उनके स्रोतों और दायित्वों में परिवर्तन को समूहीकृत करने और प्रतिबिंबित करने का एक तरीका है।

खातों पर लेन-देन एक मौद्रिक माप में परिलक्षित होता है, अर्थात, उद्यम की सभी संपत्ति, उसके स्रोतों और दायित्वों (ऋण) का मूल्यांकन किया जाता है, और इसका मूल्य खातों पर दर्ज किया जाता है।

किसी कंपनी का फंड या तो बढ़ सकता है या घट सकता है। धन में वृद्धि और कमी का अलग-अलग हिसाब लगाने के लिए खाते को दो भागों में बांटा गया है। खाते का बायाँ भाग कहलाता है खर्चे में लिखना, और खाते का दाहिना भाग कहा जाता है ऋृण.

आलेखीय रूप से, खाता आमतौर पर दो स्तंभों वाली तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जाता है:

खातों में क्या दर्शाया गया है उसके आधार पर, वे हो सकते हैं:

1. सक्रिय;
2. निष्क्रिय;
3. सक्रिय निष्क्रिय.

पर सक्रिय खातेउद्यम के धन और उनके संचलन का लेखा-जोखा परिलक्षित होता है (उदाहरण के लिए, अचल संपत्ति, सूची, तैयार उत्पाद, नकदी, निपटान, आदि)।

एक सक्रिय खाता डेबिट द्वारा बढ़ता है, अर्थात, इसे बढ़ाने वाले लेनदेन खाते के बाईं ओर (डेबिट) पर प्रतिबिंबित होते हैं।

सक्रिय खाते का शेष - अंत में और अवधि की शुरुआत में शेष - भी डेबिट के रूप में दर्ज किया जाता है।

सक्रिय खाता संरचना:

पर निष्क्रिय खातेउद्यम के धन के स्रोत परिलक्षित होते हैं (उदाहरण के लिए, अधिकृत पूंजी या अधिकृत पूंजी, लाभ) और उद्यम की देनदारियां (उदाहरण के लिए, बैंक ऋण, अवैतनिक मजदूरी, आदि)।

एक निष्क्रिय खाता क्रेडिट के साथ बढ़ता है, अर्थात, इसे बढ़ाने वाले लेनदेन खाते के दाईं ओर (क्रेडिट) परिलक्षित होते हैं।

निष्क्रिय खाते का शेष - अंत में और अवधि की शुरुआत में शेष - भी क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है।

निष्क्रिय खाता संरचना:

पर सक्रिय-निष्क्रिय खातेशेष राशि या तो क्रेडिट या डेबिट हो सकती है।

खातों का चार्ट वित्त मंत्रालय द्वारा अनुमोदित है।

3. लेखांकन प्रपत्र

लेखांकन प्रपत्र उपयोग किए गए रजिस्टरों की संख्या, उनके उद्देश्य, स्वरूप और सामग्री में भिन्न होते हैं।

लेखांकन के निम्नलिखित तीन मुख्य रूप हैं:

• स्मारक वारंट;
• जर्नल-आदेश।

सबसे सरल रूप "" है, क्योंकि प्राथमिक दस्तावेज़ (या समान संचालन का एक समूह) पर कोई भी ऑपरेशन "जर्नल-मेन" पुस्तक में दर्ज किया जाता है, जो व्यापार लेनदेन (कालानुक्रमिक रिकॉर्ड) और सिंथेटिक खातों (व्यवस्थित) के पंजीकरण जर्नल को जोड़ता है अभिलेख)। मुख्य जर्नल पुस्तक इस प्रकार दिखती है:

इस पुस्तक में, रिपोर्टिंग अवधि की शुरुआत में खाते की शेष राशि पहले दर्ज की जाती है, फिर दस्तावेजों पर सभी लेनदेन दर्ज किए जाते हैं, जिसके बाद रिपोर्टिंग अवधि के लिए टर्नओवर निर्धारित किया जाता है (प्रविष्टि की शुद्धता की जांच की जाती है: टर्नओवर की राशि) रिपोर्टिंग अवधि सभी खातों के डेबिट टर्नओवर के योग और सभी खातों के क्रेडिट टर्नओवर के योग के बराबर होनी चाहिए) और रिपोर्टिंग अवधि के अंत में खाते की शेष राशि की पहचान की जाती है। खाते की शेष राशि के आधार पर, अंतिम शेष संकलित किया जाता है।

इस फॉर्म का उपयोग कम संख्या में कर्मचारियों और कम संख्या में संचालन वाले उद्यमों में किया जाता है। पुस्तक का रख-रखाव एक लेखाकार द्वारा किया जा सकता है।

"जर्नल-मेन" लेखा योजना इस प्रकार दिखती है:

पंजीकरण का स्मारक आदेश प्रपत्रकालानुक्रमिक और व्यवस्थित अभिलेखों के अलग-अलग रखरखाव पर आधारित है। लेखांकन प्रविष्टियाँ तैयार की जाती हैं विशेष दस्तावेज़- स्मारक आदेश, जो प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। स्मारक आदेश एक विशेष पत्रिका (कालानुक्रमिक रिकॉर्ड) में पंजीकृत होते हैं और उनके आधार पर, खाता बही प्रविष्टियाँ(व्यवस्थित रिकॉर्डिंग)।

सामान्य खाता-बही खातों का स्वरूप प्रत्येक संगत खाते के लिए डेबिट और क्रेडिट के विश्लेषण के साथ बनाया गया है और इस तरह दिखता है:

इस रूप में सामान्य खाता बही को चेकलिस्ट भी कहा जाता है।

सामान्य खाता बही रिपोर्टिंग अवधि के लिए केवल वर्तमान कारोबार को ध्यान में रखता है। इसलिए, सामान्य खाता बही खातों के आंकड़ों के अनुसार, सिंथेटिक अकाउंटिंग खातों के लिए एक टर्नओवर शीट संकलित की जाती है (साथ ही, व्यावसायिक लेनदेन की रिकॉर्डिंग की पूर्णता और शुद्धता की जांच की जाती है; डेबिट और क्रेडिट में टर्नओवर का कुल योग) खातों को पंजीकरण जर्नल में कुल के साथ सत्यापित किया जाता है)। यह रिपोर्टिंग अवधि के अंत में खाते की शेष राशि भी निर्धारित करता है जिसके लिए एक नया शेष तैयार किया जाता है।

मुख्य पत्रिका की तुलना में, मेमोरियल ऑर्डर फॉर्म खाते में लिए गए लेनदेन की संख्या को सीमित नहीं करता है, खातों में धन में परिवर्तन निर्दिष्ट करता है, और लेखांकन कर्मचारियों और लेखांकन स्वचालन के बीच श्रम विभाजन की संभावनाओं का विस्तार करता है।

इस लेखांकन प्रपत्र की योजना इस प्रकार है:

हालाँकि, लेखांकन के इस रूप में, एक ही प्रविष्टियाँ विभिन्न लेखांकन रजिस्टरों में कई बार दोहराई जाती हैं, जिससे काम की मात्रा बढ़ जाती है। छोटे व्यवसायों के लिए इस फॉर्म का एक सरलीकृत संस्करण है - उपयोग करना लेखांकन विवरण: अचल संपत्तियां, उपार्जित मूल्यह्रास (टूट-फूट); सूची और तैयार उत्पाद; उत्पादन लागत; नकदऔर धन; निपटान और अन्य लेनदेन; आपूर्तिकर्ताओं के साथ समझौता; वेतन.

विवरण एक लेखांकन खाता है जो प्रारंभिक शेष राशि, रिपोर्टिंग अवधि के लिए टर्नओवर को संबंधित खातों द्वारा विभाजित दस्तावेजों के आधार पर डेबिट और क्रेडिट और रिपोर्टिंग अवधि के अंत में शेष राशि को दर्शाता है। उदाहरण के लिए, कैश रजिस्टर स्टेटमेंट का रूप इस तरह दिखता है:

बयानों के डेटा को एक शतरंज शीट में संक्षेपित किया गया है, जिसके आधार पर टर्नओवर शीट संकलित की जाती है। टर्नओवर शीट डेटा के आधार पर, एक बैलेंस शीट तैयार की जाती है।

लेखांकन का सरलीकृत रूप इस प्रकार है:

पर लेखांकन का जर्नल-ऑर्डर फॉर्मप्राथमिक दस्तावेज़ों के आधार पर संचयी विवरण और विकास तालिकाएँ संकलित की जाती हैं। इस मामले में, किसी विशिष्ट खाते से संबंधित सजातीय लेनदेन को संबंधित खातों के अनुसार कालानुक्रमिक क्रम में पत्रिकाओं में दर्ज किया जाता है। महीने के अंत में, प्रत्येक पत्रिका संबंधित खातों के कुल कारोबार की गणना करती है। ये योग सामान्य खाता बही खातों में दर्ज की जाने वाली जर्नल प्रविष्टियों (मेमो ऑर्डर) का प्रतिनिधित्व करते हैं।

संचयी जर्नल को ऑर्डर जर्नल कहा जाता है। ऑर्डर जर्नल क्रेडिट आधार पर बनाए जाते हैं, यानी। लेनदेन के रिकॉर्ड विभिन्न खातों के डेबिट के साथ पत्राचार में एक विशिष्ट खाते के क्रेडिट पर बनाए जाते हैं।

जर्नल ऑर्डर इस तरह दिखता है:

ऑर्डर जर्नल से महीने के टर्नओवर का योग सामान्य खाता बही खातों में स्थानांतरित कर दिया जाता है, जिसका निम्न रूप होता है:

क्रेडिट टर्नओवर को सामान्य खाता बही खाते में प्रति माह एक कुल राशि में स्थानांतरित किया जाता है, क्योंकि यह ऑर्डर जर्नल में विस्तारित रूप में निहित होता है। सामान्य खाता बही खाते पर डेबिट टर्नओवर को अन्य खातों के साथ पत्राचार में ध्यान में रखा जाता है। सामान्य खाता बही में, डेबिट टर्नओवर एकत्र किया जाता है क्योंकि डेटा विभिन्न ऑर्डर जर्नल से पोस्ट किया जाता है। ऑर्डर जर्नल से सामान्य खाता बही खातों में टर्नओवर की पोस्टिंग पूरी होने पर, प्रत्येक खाते के डेबिट के लिए कुल की गणना की जाती है, महीने के अंत में शेष राशि निर्धारित की जाती है, और एक बैलेंस शीट तैयार की जाती है।

लेखांकन का जर्नल-ऑर्डर प्रपत्र निम्नलिखित रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है:

वर्तमान अभ्यास में, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों को आर्थिक जीवन के तथ्यों (लेन-देन का निष्कर्ष, इन्वेंट्री वस्तुओं की आवाजाही, आदि) को प्रतिबिंबित करने वाले कागजात के रूप में समझा जाता है। उन्हें लेन-देन के समय या उनके पूरा होने के बाद, घटित तथ्यों की पुष्टि करने के लिए तैयार किया जाता है। उनके आधार पर, लेखाकार उद्यम के लेखांकन कार्यक्रम में प्रविष्टियाँ करता है और कर लेखांकन के लिए राशि स्वीकार करता है।

"प्राथमिक" किस रूप में संकलित है?

वित्त मंत्रालय के स्पष्टीकरण के अनुसार, कंपनी को स्वतंत्र रूप से यह निर्धारित करने का अधिकार है कि "प्राथमिक" के किस रूप का उपयोग किया जाए। निर्णय हो गयासंगठन की लेखांकन नीतियों में तय किया गया है। अभ्यास से पता चलता है कि व्यावसायिक संस्थाएँ तीन विकल्पों में से एक का उपयोग करती हैं:

• गोस्कोमस्टैट द्वारा प्रस्तुत एकीकृत प्रपत्र।
• नमूने कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए और आंतरिक नियमों द्वारा सुरक्षित किए गए।
• संयुक्त विकल्प: एकीकृत प्रारूप में प्राथमिक दस्तावेज़, कुछ क्षेत्रों के साथ पूरक।

व्यावसायिक संस्थाओं का स्वतंत्र रूप से "प्राथमिक" प्रपत्र विकसित करने का अधिकार निम्नलिखित प्रकार के दस्तावेज़ों पर लागू नहीं होता है:

• नकद दस्तावेज़ (विशेष रूप से, उपभोग्य वस्तुएं और रसीदें);
• सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म;
• परिवहन चालान.

उनके लिए, वित्त मंत्रालय अनिवार्य रूप से एकीकृत प्रपत्र पेश करता है।

यदि लेन-देन में प्रवेश करने वाली कंपनी ने अनुबंध में "प्राथमिक" का रूप निर्धारित नहीं किया है, तो प्रतिपक्ष के पास दस्तावेज़ जमा करने का अधिकार है खुद के नमूने. नियामक अधिकारियों के सवालों से बचने के लिए, कंपनी को अपनी लेखांकन नीतियों में यह बताना चाहिए कि वह अपने आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों द्वारा विकसित प्रपत्रों पर कागजात स्वीकार करती है।

महत्वपूर्ण! किसी विशेष ऑपरेशन में मध्यस्थता करने वाले "प्राथमिक" की उपस्थिति है अनिवार्य आवश्यकतालेखांकन और कर लेखांकन में इसके प्रतिबिंब के लिए।

"प्राथमिक" का अनिवार्य विवरण

कला के अनुसार. 9 402-एफजेड, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

• व्यवसाय पत्र का नाम, उदाहरण के लिए, "स्वीकृत कार्य का प्रमाणपत्र";
• मूल कंपनी के आंतरिक नंबरिंग नियमों के अनुसार नंबर;
• दस्तावेज़ तैयार करने की तिथि;
• "प्राथमिक पंजीकरण" जारी करने वाली कंपनी का पूरा नाम;
• घटित व्यापार लेनदेन का सार (उदाहरण के लिए, खरीदार को माल की शिपमेंट, नकदी रजिस्टर में नकद जमा करना, प्रदर्शन किए गए कार्य की स्वीकृति, आदि);
• किसी आर्थिक तथ्य का माप जो नकद या वस्तु के रूप में हुआ हो;
• लेनदेन को पूरा करने या संसाधित करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी की स्थिति और पूरा नाम;
• किसी अधिकृत व्यक्ति के हस्तलिखित हस्ताक्षर।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के हकदार व्यक्तियों की सूची संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित की जाती है। यह उनके आदेश से सुरक्षित है।

कुछ प्रपत्रों में मानक सूची के संबंध में अतिरिक्त विवरण होते हैं। उदाहरण के लिए, वेबिल में कार, उसके मालिक और ड्राइवर के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

क्या "प्राथमिक" दस्तावेज़ पर संगठन की मुहर लगाना आवश्यक है? यह एक अनिवार्य आवश्यकता नहीं है; आप इसके बिना केवल तभी काम नहीं कर सकते जब कंपनी की लेखांकन नीति में निहित नमूने में इसकी उपस्थिति प्रदान की गई हो।

प्राथमिक दस्तावेजों के प्रकार

वर्तमान कानून 2018 प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की एक बंद सूची स्थापित नहीं करता है। उनकी विविधता आर्थिक इकाई की गतिविधि के दायरे से निर्धारित होती है। एक कंपनी के लिए, आपको लदान बिल की आवश्यकता होगी, दूसरे के लिए - पुस्तकालय से साहित्य लिखने का एक कार्य।

दस्तावेज़ीकरण के सबसे सामान्य प्रकारों में शामिल हैं:

• वेस्बिल - माल और सामग्रियों की स्वीकृति और हस्तांतरण के लिए लेनदेन में मध्यस्थता करता है;
• स्वीकृति प्रमाण पत्र - उन स्थितियों में तैयार किया जाता है जहां एक पक्ष दूसरे द्वारा किए गए कार्य के परिणामों को स्वीकार करता है;
• पेरोल - कर्मचारियों को वेतन का भुगतान करते समय तैयार किया गया;
• ओएस-1 - अचल संपत्तियों (अचल संपत्ति को छोड़कर) की किसी वस्तु की प्राप्ति या कमी को दर्शाता है;
• INV-1 - इन्वेंट्री के परिणामों को समेकित करता है;
• अग्रिम रिपोर्ट - व्यावसायिक यात्रा से आने वाले कर्मचारी के खर्चों की पुष्टि करता है;
• नकद दस्तावेज़ (चेक, पीकेओ, आरकेओ, आदि);
• पेमेंट आर्डर;
• लेखांकन प्रमाण पत्र, आदि

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की दी गई सूची पूरी नहीं है। कंपनियों अलग-अलग दिशाएँगतिविधियाँ किए जा रहे लेन-देन को दर्शाने के लिए आवश्यक प्रपत्रों का उपयोग करती हैं।

कार्यान्वयन की विधि के आधार पर, "प्राथमिक" कागज या इलेक्ट्रॉनिक हो सकता है। दूसरे विकल्प का उपयोग उन कंपनियों में किया जाता है जहां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन स्थापित किया जाता है। यह व्यावसायिक कागजात के प्रसंस्करण को सरल और तेज़ बनाने और प्रतिपक्षों के बीच बातचीत को सुव्यवस्थित करने में मदद करता है।

वर्तमान कानून के अनुसार, सभी प्रकार की "प्राथमिक सामग्री" कंपनी में पाँच वर्षों के लिए संग्रहीत की जाती है। रिपोर्टिंग वर्ष के अंत से उलटी गिनती शुरू हो जाती है। उदाहरण के लिए, 2018 में जारी किए गए कागजात को 2023 तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इस नियम का उल्लंघन करने पर कार्यवाही की जायेगी कर सेवा, संगठन पर जुर्माना लगाना।

किसी विशेष उद्यम में होने वाले सभी आर्थिक और वित्तीय लेनदेन परिलक्षित होते हैं भौतिक वस्तुएंदर्ज की गई जानकारी के साथ. ये लेखांकन दस्तावेज़ हैं, जिनके बिना किसी भी गतिविधि को रिकॉर्ड करना असंभव है। वे लेन-देन की वैधता, वस्तु और भौतिक संपत्तियों की आवाजाही, संपत्ति की सुरक्षा पर नियंत्रण की प्रणाली में मुख्य कड़ी हैं। तैयार उत्पाद, नकद कारोबार।

उनकी तैयारी की समयबद्धता और शुद्धता सीधे लेखांकन की समग्र गुणवत्ता को प्रभावित करती है। लेखांकन में दस्तावेज़ प्रवाह उनकी तैयारी की शुरुआत से निष्पादन के पूर्ण समापन तक दस्तावेजों की गति है। यह दस्तावेज़ीकरण की तैयारी और प्रसारण के लिए एक विशेष कार्यक्रम द्वारा विनियमित होता है और आर्थिक और वित्तीय गतिविधियों की प्रक्रिया में किए गए विविध संचालन की संख्या पर निर्भर करता है। किसी उद्यम में जितनी अधिक कार्यशालाएँ, अनुभाग और उत्पादों के प्रकार होंगे, उतने ही अधिक होंगे बड़ी संख्याइसमें विभिन्न दस्तावेज शामिल होंगे।

लेखांकन दस्तावेज़ कई प्रकार के होते हैं: प्राथमिक (लेखा), संगठनात्मक और प्रशासनिक, सांख्यिकीय। उनमें दर्ज की गई जानकारी वाले दस्तावेज़ इसके संचय, सुरक्षा, हस्तांतरणीयता और पुन: प्रयोज्यता को सुनिश्चित करते हैं। वे हिसाब-किताब करते हैं.

सबसे आम लेखांकन दस्तावेज़:

उद्यम के कैश डेस्क से पैसे के भुगतान के लिए विवरण, रसीदें और व्यय आदेश;

भुगतान आदेश;

बिक्री रसीदें, व्यय और रसीद चालान;

वकील की शक्तियाँ, समझौते;

पूर्ण किए गए कार्य और माल की स्वीकृति और हस्तांतरण का प्रमाण पत्र;

भौतिक संपत्ति जारी करने के लिए दस्तावेज़ीकरण;

निर्देश, आदेश, लेखापरीक्षा अधिनियम, व्याख्यात्मक नोट और बैठकों के कार्यवृत्त, आधिकारिक पत्र, आयोगों के कार्य।

वे सभी प्रकृति में भिन्न हैं। लेखांकन दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करके, प्रत्येक कर्मचारी निष्पादन की शुद्धता, संचालन की समीचीनता और उनमें परिलक्षित जानकारी की विश्वसनीयता के लिए जिम्मेदारी स्वीकार करता है।

लेखांकन दस्तावेजों 3 समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

इनबॉक्स;

आउटबॉक्स;

आंतरिक।

आने वाले दस्तावेज़ दस्तावेज़ों की एक धारा में आते हैं और एक विशेष कर्मचारी द्वारा संसाधित किए जाते हैं। तैयारी और निष्पादन (मुहर और हस्ताक्षर की उपस्थिति) की शुद्धता प्राप्त करने और जांचने के बाद, उन्हें गैर-पंजीकृत और पंजीकृत में क्रमबद्ध किया जाता है और उपयुक्त विभागों को भेजा जाता है। लेखांकन दस्तावेज़ आम तौर पर दर्ज नहीं किए जाते हैं। लेखांकन विभाग को अन्य संरचनात्मक प्रभागों से भी बहुत सारा डेटा प्राप्त होता है।

सूचना मीडिया की आगे की प्रक्रिया की अपनी विशिष्टताएँ हैं। प्राप्त दस्तावेज़ उस कर्मचारी को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं जिसे कार्य का संबंधित क्षेत्र (सामग्री या पेरोल, आदि) सौंपा गया है।

कर्मचारी पंजीकरण की पूर्णता और शुद्धता, विवरण भरने की सटीकता, लेनदेन की वैधता और संकेतकों की तार्किक लिंकिंग की जांच करता है। स्वीकृत दस्तावेजों को कालानुक्रमिक क्रम में (तिथि के अनुसार) व्यवस्थित किया जाता है और संचयी विवरणों या में तैयार किया जाता है

संचयी लेखांकन दस्तावेजों के अभिलेखों के प्रपत्र का क्रम लेखांकन निर्देशों में निर्धारित किया जाता है।

आधिकारिक दस्तावेज़ तैयार करने के नियमों के अनुसार संगठनात्मक और प्रशासनिक जानकारी का पंजीकरण किया जाता है।

आउटगोइंग डेटा की जांच करना और भेजना सचिव या कार्यालय के माध्यम से सामान्य प्रवाह में किया जाता है।

भेजते समय, वे दस्तावेज़ की शुद्धता (दिनांक, मुहर, हस्ताक्षर, सभी पृष्ठ, सही पते की उपस्थिति) की जांच करते हैं।