Prawidłowe wypełnienie podstawowych dokumentów księgowych. Jak zarządzać obiegiem dokumentów w księgowości

Każdego dnia firma przechodzi wiele operacji. Księgowi wystawiają kontrahentom faktury i przesyłają im pieniądze, naliczają płace, kary, naliczają amortyzację, sporządzają raporty itp. Codziennie sporządzane są dziesiątki dokumentów różnego typu: administracyjne, wykonawcze, podstawowe. Ostatnia grupa ma ogromne znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa.

Co to są „dokumenty podstawowe”?

Każde wydarzenie w życiu gospodarczym organizacji musi zostać potwierdzone papierem. Powstaje w momencie zawarcia transakcji lub bezpośrednio po jej zakończeniu. Przygotowanie transakcji i raportowanie odbywa się w oparciu o informacje zawarte w podstawowych dokumentach księgowych księgowość. Ich lista jest duża. W tym artykule przyjrzymy się głównym, najczęściej używanym dokumentom.

Dlaczego potrzebny jest element podstawowy?

Dokumentacja pierwotna jest integralnym elementem rachunkowości. Jak wspomniano powyżej, powstaje w momencie zakończenia lub bezpośrednio po zakończeniu operacji i stanowi dowód realności tego czy innego faktu z życia gospodarczego przedsiębiorstwa.

Lista podstawowych dokumentów księgowych dla jednej transakcji może obejmować:

1. Porozumienie.
2. Sprawdzać.
3. Czek kasjerski lub inny dokument płatniczy.
4. List przewozowy.
5. Świadectwo ukończenia.

Wymagane szczegóły

Obecnie istnieją ujednolicone formy podstawowych dokumentów księgowych. Służą do odzwierciedlania informacji o różnych operacjach, dlatego lista zawartych w nich kolumn jest inna. Tymczasem wszystkie dokumenty podstawowe zawierają jednolite obowiązkowe dane. Pomiędzy nimi:

1. Nazwa firmy.
2. Tytuł dokumentu (do
3. Data powstania.
4. Treść operacji, dla której sporządzono dokument. Na przykład podczas wypełniania faktury odpowiednia kolumna może wskazywać „Przekazanie materiałów do przetworzenia”.
5. Wskaźniki pieniężne i naturalne. Te pierwsze służą do odzwierciedlenia kosztu, drugie - ilości, wagi itp.
6. Stanowiska odpowiedzialnych pracowników („główny księgowy”, „magazynier” itp.).
7. Podpisy osób biorących udział w transakcji.

Ważny punkt

Dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane dane ma moc prawną.

Należy pamiętać, że prawidłowo sporządzone dokumenty mogą zostać wykorzystane w postępowaniu sądowym jako dowód zasadności (lub nie) roszczeń. Wiele dokumentów sporządzanych jest przez kontrahentów. Należy dokładnie sprawdzić poprawność rejestracji i w żadnym wypadku nie podpisywać dostawcom (wykonawcom itp.), jeśli tego nie zrobili.

Konieczne jest staranne przechowywanie podstawowej dokumentacji.

Czy potrzebna jest uszczelka na części pierwotnej?

W praktyce wielu kontrahentów składa reklamacje z powodu jego braku na formularzu TTN i niektórych innych dokumentach. Przypomnijmy, że od 2015 roku większość organizacji została zwolniona z obowiązku posiadania pieczęci. Takie firmy mogą z niego korzystać według własnego uznania. Jeżeli istnieje, wówczas informacja o jego obecności musi być określona w polityce rachunkowości.

W przypadku, gdy kontrahent nalega na użycie pieczęci przy rejestracji dokumentu pierwotnego, a przedsiębiorca ma prawo tego nie umieszczać na podstawie prawnej, należy przesłać kontrahentowi stosowne pisemne zawiadomienie z odnośnikami do przepisów regulujących to pytanie.

Porozumienie

Jeśli kontrahentem jest wieloletni partner, całkiem możliwe jest zawarcie umowy na kilka transakcji. W takim przypadku ważne jest jasne określenie terminów wypełnienia zobowiązań, kolejności i procedury obliczeń oraz innych niuansów. Umowa może zostać zawarta w celu sprzedaży towarów, świadczenia usług lub wykonania pracy. Warto dodać, że prawo cywilne dopuszcza także ustne zawarcie umowy. Jednak w działalności gospodarczej z reguły stosuje się pisemne formy umów.

Sprawdzać

W dokumencie tym dostawca wskazuje kwotę, jaką ma przekazać kontrahentowi za produkt, usługę lub dzieło. Dokonując płatności domyślnie przyjmuje się, że podmiot wyraża zgodę na transakcję.

Faktura musi zawierać:

1. Tytuł dokumentu.
2. Nazwa usług (towarów, robót budowlanych), za które dokonywana jest płatność.
3. Cena.
4. Całkowita kwota.
5. Szczegóły płatności.

Obecnie cała lista dokumentów księgowych jest zawarta w programie 1C, więc są one przetwarzane automatycznie.

Należy pamiętać, że konto nie ma szczególnej wartości dla organów regulacyjnych. Sprzedawca ustala w nim ustaloną cenę. Z pozycji księgowego konto jest najważniejszym dokumentem podstawowym, na podstawie którego tworzone są zapisy księgowe.

Faktura to rodzaj faktury. W dokumencie tym znajduje się specjalna linia służąca do wskazania kwot podatku VAT.

Dokumentacja płatności

Fakt płatności możesz potwierdzić paragonem fiskalnym lub innym podobnym dokumentem. Zapłata potwierdza fakt zapłaty za dostawę produktów, usług lub dzieła sztuki. Konkretny rodzaj dokumentu dobierany jest w zależności od sposobu płatności: gotówka lub przelew.

Jednym z najpopularniejszych dokumentów płatniczych jest polecenie zapłaty. Stanowi polecenie właściciela rachunku dla banku, aby przelać środki na wskazany rachunek. Dokument można wykorzystać przy płaceniu za usługi, towary, przy płatności zaliczki, spłacie kredytu itp.

W przypadku dokonywania wpłat do budżetu pole 22 „Kod” jest wypełniane. W zleceniu płatniczym w tej kolumnie wskazany jest numer UIN (unikalny identyfikator). Dzięki niemu organ skarbowy rozpoznaje płatnika.

Pole „Kod” w zleceniu płatniczym można wypełnić w inny sposób. Zależy to od tego, w jaki sposób podmiot dokładnie wywiązuje się ze swoich zobowiązań wobec budżetu: dobrowolnie lub na wniosek organu regulacyjnego.

List przewozowy

Formularz TTN wystawiany jest przez nadawcę. stanowi podstawę przekazania ładunku odbiorcy. Dokument sporządzono w 4 egzemplarzach. Według TTN sprzedawca rozlicza się ze sprzedaży, a kupujący z dostawy towaru.

Należy pamiętać, że TTN jest sporządzany podczas transportu ładunku przy użyciu własnych zasobów firmy. Jeśli transport jest realizowany firma trzecia, wydawany jest formularz 1-T.

Inny ważny punkt: informacje w TTN muszą być zgodne z informacjami na fakturze.

Świadectwo ukończenia

Dokument ten jest sporządzany pomiędzy klientem a dostawcą. Akt stanowi potwierdzenie zakończenia prac i świadczenia usług po uzgodnionym koszcie w terminie określonym umową. Mówiąc najprościej, jest to raport wykonawcy dla klienta.

Obecnie ujednolicony kształt ustawy nie został zatwierdzony. Przedsiębiorstwo ma prawo samodzielnie opracować formularz i ujednolicić go w swoich zasadach rachunkowości.

Główne szczegóły aktu to:

1. Numer i data rejestracji w dokumentacja księgowa.
2. Data przygotowania.
3. Szczegóły umowy, zgodnie z którą sporządzono akt.
4. Czas trwania, objętość, koszt pracy.
5. Dane konta, za pośrednictwem którego będzie dokonywana płatność.
6. Nazwa klienta i wykonawcy.
7. Podpisy stron transakcji.

Akt sporządza się zawsze w dwóch egzemplarzach.

Formularz M-15

Skrót ten oznacza fakturę za wydanie materiałów na bok. Należy zauważyć, że dokument ten nie jest obowiązkowy, ale często jest używany przez przedsiębiorstwa.

Faktura za wydanie materiałów osobie trzeciej wystawiana jest w przypadku konieczności przeniesienia wartości z głównej (siedziby) do odległych oddziałów lub innych firm (po specjalnym uzgodnieniu).

Zasady rejestracji f. M-15

Pierwsza część artykułu zawiera numer zgodny z obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. W tym miejscu należy również podać pełną nazwę firmy i OKPO.

Pierwsza tabela odzwierciedla datę sporządzenia dokumentu, kod transakcji (jeśli zastosowano odpowiedni system), nazwę jednostki strukturalnej oraz przedmiot działalności przedsiębiorstwa wystawiającego fakturę.

Podobnie wskazana jest informacja o odbiorcy i osobie odpowiedzialnej za dostawę. Poniżej znajduje się link do dokumentu, na podstawie którego wystawiona jest faktura. Może to być umowa, zamówienie itp.

W tabeli głównej kolumny 1 i 2 wskazują subkonto księgowe i analityczny kod księgowy dla wszystkich materiałów, które mają zostać odpisane.

• nazwa materiałów wskazująca indywidualne cechy, markę, rozmiar, gatunek;
• numer pozycji (jeżeli go nie ma, komórka nie jest wypełniana);
• kod jednostki;
• nazwa jednostki miary;
• ilość przeniesionych towarów;
• informacja o faktycznych przedmiotach wydanych z magazynu (wypełnia magazynujący);
• całkowity koszt materiałów;
• Cena bez podatku VAT;
• kwota naliczonego podatku VAT;
• całkowity koszt z VAT;
• numer inwentarzowy materiałów;
• numer paszportu (jeśli jest dostępny);
• numer ewidencyjny zgodny z kartą rejestracyjną.

Fakturę podpisują księgowy, pracownik odpowiedzialny za wydanie wartości z magazynu oraz odbiorca.

Raporty z góry w „1C”

Generowanie dokumentów sprawozdawczych jest jedną z najczęstszych czynności księgowego. Wiele płatności dokonywanych gotówką jest udokumentowanych z góry dokumentami. Należą do nich koszty podróży, zakupy biznesowe itp.

Często pracownicy firmy otrzymują środki z kasy fiskalnej na wydatki służbowe. Po zakupie niezbędne wartości(na przykład artykuły papiernicze), pracownicy zgłaszają i dostarczają dokumenty księgowe wraz z dokumentami uzupełniającymi.

Księgowy z kolei musi rejestrować wszystkie wydatki w systemie księgowym. Możesz otworzyć „Raporty zaliczkowe” w „1C” w sekcji „Bank i kasa”, podsekcja „Kasa”. Nowy dokument wprowadza się za pomocą przycisku „Utwórz”.

Na górze formularza wskaż:

1. Nazwa firmy.
2. Magazyn, do którego będą kapitalizowane nowo otrzymane przedmioty wartościowe.
3. Pracownik zgłaszający środki otrzymane w ramach raportu.

Dokument zawiera 5 zakładek. W sekcji „Zaliczki” należy wybrać dokument, na który zostały wydane środki:

1. Dokument pieniężny.
2. Nakaz gotówkowy na konto.
3. Pobranie z konta.

Jeśli towary zostały zakupione za wydane środki, są one odzwierciedlone na karcie o tej samej nazwie. W sekcji „Pojemnik” podaj informację o pojemnikach zwrotnych (np. butelkach na wodę). W zakładce „Płatność” znajdują się informacje o gotówce wypłaconej dostawcom za zakup przedmiotu lub wydanej na poczet zbliżającej się dostawy.

W sekcji „Inne” wskazane są dane dotyczące kosztów podróży: dieta dzienna, koszty paliwa, bilety itp.

Forma „uniwersalna”.

Na liście podstawowych dokumentów księgowych znajduje się jeden dokument, który można wykorzystać w różnych sytuacjach. Służy do tworzenia zarówno rachunkowości, jak i raportowanie podatkowe. Mówimy o dokumencie księgowym. Formularz jest wymagany w przypadku konieczności poprawienia błędu. Ponadto dokument jest niezbędny przy dokonywaniu transakcji wymagających wyjaśnień, odzwierciedlenia obliczeń, potwierdzenia transakcji, jeśli brakuje innych dokumentów.

Niuans

Warto powiedzieć, że przedsiębiorstwo ma prawo potwierdzać realizację transakcji, które nie wymagają wypełnienia standardowych (standardowych, ujednoliconych) formularzy, nie za pomocą zaświadczenia, ale poprzez samodzielnie opracowane podstawowe dokumenty księgowe. Ich lista musi być jednak zapisana w polityce finansowej firmy.

Zasady sporządzania certyfikatu

Dla tego dokumentu nie zatwierdzono jednego ujednoliconego formularza. W związku z tym specjaliści mogą skomponować go w dowolnej formie lub skorzystać z szablonów opracowanych w przedsiębiorstwie. Wśród obowiązkowych informacji, które musi zawierać certyfikat, należy zwrócić uwagę na:

1. Informacje o przedsiębiorstwie.
2. Data i powody sporządzenia.
3. Podstawowe dokumenty księgowe i rejestry księgowe, do których dołączany jest certyfikat.
4. Podpis odpowiedzialnego pracownika.

Można go napisać na zwykłej białej kartce formatu A4 lub na firmowym papierze firmowym.

Podczas kompilacji należy zachować szczególną ostrożność, aby uniknąć błędów. Im bardziej szczegółowy certyfikat, tym mniej dodatkowych pytań będzie mieć inspektorzy.

Dokument musi oczywiście zawierać wyłącznie rzetelne informacje. Jeżeli podczas pisania zostaną wykryte błędy, zaleca się ponowne sporządzenie certyfikatu.

Funkcje przechowywania

Wszystko, co dotyczy podstawowych dokumentów księgowych, musi być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej 5 lat. Obliczanie tego okresu rozpoczyna się od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego, w którym wydano dokumenty.

Dodatkowo

Formularz podstawowy może być wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej. W Ostatnio Coraz częściej przedsiębiorstwa preferują elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Jest to zrozumiałe: wypełnienie i przesłanie dokumentów zajmuje znacznie mniej czasu.

Dokumenty elektroniczne muszą być opatrzone podpisem cyfrowym (wzmocnionym lub zwykłym – zgodnie z ustaleniami pomiędzy kontrahentami).

Odpowiedzialność

Dokumentacja pierwotna jest najważniejszym elementem życia gospodarczego przedsiębiorstwa. W przypadku jego braku firmie grożą poważne sankcje ze strony organów regulacyjnych. Kary zostaną nałożone także w przypadku wykrycia błędów dokumentacja pierwotna, nieprawdziwa informacja.

Naruszenie przepisów pociąga za sobą karę nie tylko na podstawie Ordynacji podatkowej, ale także na podstawie Kodeksu wykroczeń administracyjnych. Jeżeli istnieją ku temu podstawy, sprawcy mogą zostać pociągnięci także do odpowiedzialności karnej.

Wniosek

W pracy przedsiębiorstwa można wykorzystać różnorodne dokumenty. Ponadto część z nich może mieć ujednoliconą formę, a część może zostać opracowana samodzielnie przez firmę. Niezależnie od tego jednak wszystkie wymagane dane muszą znajdować się w dokumentach.

Niektóre przedsiębiorstwa praktykują używanie dokumentów łączonych. Mówimy o formach ujednoliconych, uzupełnianych zgodnie ze specyfiką działalności organizacji.

Ważne jest, aby w polityce rachunkowości przedsiębiorstwa uwzględnić wybrane rodzaje dokumentacji pierwotnej. W trakcie działalności firmy może zaistnieć potrzeba uzyskania nowych dokumentów. Jeżeli są one opracowane przez przedsiębiorstwo, należy je uwzględnić w polityce rachunkowości.

Należy pamiętać, że kontrahent może również samodzielnie opracować określone formy dokumentów. Polityka finansowa musi wskazywać, że firma akceptuje takie dokumenty od kontrahentów.

Do rejestrowania wielu transakcji organizacje nie mogą stosować ujednoliconych form dokumentacji podstawowej. Jeśli jednak mówimy o transakcje gotówkowe, wówczas realizowane są wyłącznie na podstawie zatwierdzonych zleceń i innych dokumentów płatniczych.

Księgowość działalność finansowa zaczyna się od przyjęcia odpowiednio zaprojektowanego dokumenty pierwotne. Wynika to z obowiązujących przepisów i jest konieczne dla samego podmiotu gospodarczego, jego partnerów i organów kontrolnych. Fakty z życia gospodarczego, potwierdzone dokumentami pierwotnymi, są łatwe do udowodnienia. W sytuacjach konfliktowych pomoc w postaci dobrze wykonanej dokumentacji księgowej pomoże rozwiązać sprawę na korzyść firmy.

Czym jest dokumentacja pierwotna w rachunkowości?

Podmioty gospodarcze zgłaszają państwu wyniki działalności finansowej za pomocą rejestrów księgowych, które odzwierciedlają wszystkie cechy pracy organizacji.

Księgowość rozpoczyna się od przyjęcia i przetworzenia dokumentów podstawowych.

Dokumenty pierwotne (czeki, dowody dostawy, akty, faktury itp.) stanowią niepodważalny dowód wystąpienia zdarzeń finansowych mających wpływ na wynik działalności finansowej. Ustalają i potwierdzają odpowiedzialność za zrealizowane transakcje biznesowe.

Zasady rejestracji „podstawowej”

Dokumenty podstawowe zawierają informacje obowiązkowe (szczegóły):

1. Tytuł dokumentu;
2. data sporządzenia dokumentu;
3. nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
4. treść faktu życia gospodarczego;
5. wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
6. nazwę stanowiska osoby (osób), która dokonała transakcji, operacji oraz osoby (osób) odpowiedzialnej za jej wykonanie lub nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej za realizację zrealizowanego zdarzenia;
7. podpisy osób, o których mowa w ust. 6 niniejszej części, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów.

Autentyczność informacji zawartych w tych dokumentach zapewniają osoby, które je podpisały.

Jakie są wymagania dotyczące wypełniania i przetwarzania dokumentów księgowych?

Podstawowy dokument księgowy sporządzany jest na papierze i (lub) w formie dokument elektroniczny podpisane podpisem elektronicznym.

ustęp 5 artykułu 9

Dokumenty pierwotne wypełniają ręcznie – piórami wiecznymi i przy pomocy środków technicznych pozwalających na zachowanie akt podczas długotrwałego przechowywania w archiwum. Nie można wypełnić pola „podstawowego” prostym ołówkiem. Wszystkie niewypełnione pozycje są przekreślone.

Kierownik, za zgodą głównego księgowego, wyznacza osoby, które swoim podpisem poświadczają prawdziwość i legalność tych podstawowych dokumentów.

Po przyjęciu do działu księgowości sprawdzają dostępność obowiązkowych informacji, dokładność obliczeń i sporządzają notatkę, aby zapobiec ich ponownemu przyjęciu.

Lista dokumentów płatniczych

Każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji w podstawowym dokumencie księgowym. Niedopuszczalne jest przyjmowanie do dokumentów księgowych dokumentów dokumentujących fakty z życia gospodarczego, które nie miały miejsca, w tym leżące u podstaw transakcji urojonych i pozornych.

Ustawa federalna z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ (zmieniona 23 maja 2016 r.) „W dniu księgowość»

ustęp artykułu 9

Każde zdarzenie finansowe potwierdzane jest odpowiednimi rodzajami dokumentów pierwotnych.

Przykładowo przyjęcie i zbycie towaru dokumentowane jest fakturami. Przylot i odlot Pieniądze Udokumentowane za pośrednictwem banku poleceniami zapłaty. Przepływ pieniędzy przez kasę potwierdzany jest zleceniami kasowymi. Wyjazdowi kierowców na linię towarzyszą listy przewozowe.

Formularze polecenia zapłaty a zamówienia gotówkowe są zatwierdzone przez prawo. Muszą w pełni odpowiadać zatwierdzonym próbkom. Pozycje tych dokumentów są sporządzane ściśle według instrukcji określających zasady wypełniania. Niedopuszczalne jest sporządzanie zleceń płatniczych i zleceń gotówkowych dowolna forma oraz realizacja transakcji płatniczych za pośrednictwem banku lub kasy przy użyciu innych dokumentów.

W jakiej formie powinien być sporządzony dokument „podstawowy”?

Przykładowe formy prawne dokumentów płatniczych pokazano na poniższych fotografiach.

Zlecenia płatnicze wypełniane są przy udziale banku.

Polecenie odbioru gotówki podpisują wyłącznie pracownicy księgowości. Osoba, która wpłaciła pieniądze, otrzymuje pokwitowanie, odcięte od konkretnego zamówienia. Potwierdza fakt wpłaty środków pieniężnych zgodnie z niniejszym zleceniem.

Polecenie odbioru gotówki, oprócz głównego księgowego i kasjera, podpisuje kierownik i odbiorca pieniędzy. Jeżeli indywidualny przedsiębiorca nie posiada księgowego, dokumenty podpisuje samodzielnie. Potwierdza to przeznaczenie wydanej kwoty.

Jak wypełnić dokumenty handlowe

Dokumentując fakt sprzedaży, najczęściej wykorzystuje się list przewozowy. Zawiera informacje o nazwach, adresach, danych bankowych stron, nadanym numerze, dacie transakcji, nazwach towarów, ich cenie, ilości, koszcie, jednostkach miary, wysokości naliczonego podatku, załączonych dokumentach. Podpisują go osoby upoważnione przez menadżerów każdej ze stron transakcji. Podpisy należy rozszyfrować i podawać stanowiska, nazwiska i inicjały. Po zakończeniu faktury są stemplowane po obu stronach.

Formularz faktury pokazano poniżej.

W przypadku przekazania towaru za pośrednictwem przewoźnika zazwyczaj wystawiany jest list przewozowy – dokument potwierdzający trójstronną transakcję pomiędzy sprzedawcą, kupującym i przewoźnikiem. Sprzedawca przekazuje towar przewoźnikowi. Przewoźnik odbiera towar od sprzedającego, transportuje go i przekazuje kupującemu. Kupujący odbiera towar od przewoźnika. W ten sposób potwierdza się fakt przeniesienia własności z kupującego na sprzedającego.

Opodatkowanie transakcji we wspólnym systemie

Osoby będące płatnikami podatku od towarów i usług wystawiają na każdą sprzedaż fakturę, która nie jest podstawowym dokumentem księgowym. Nie potwierdza faktu sprzedaży, gdyż jest podpisana tylko przez jedną stronę transakcji. Podatek naliczony przez sprzedawcę na fakturze nie ma wpływu na wynik finansowy sprzedającego, gdyż sprzedający nie płaci tego podatku VAT. Kupujący nie przyjmuje faktury do celów księgowych, gdyż jest ona podpisana przez osobę nie odpowiedzialną przed nim za prawidłowość danych – przedstawiciela Sprzedającego.

Za dokument podstawowy nie uważa się faktury za zapłatę za produkty wystawionej przez sprzedawcę. Nie świadczy o zaistnieniu zdarzenia mającego wpływ na wynik finansowy, nie potwierdza transakcji – podpis jednej ze stron nie potwierdza płatności.

Czy umowa dotyczy dokumentów podstawowych?

Wielu wydarzeniom w życiu gospodarczym towarzyszą umowy, które z reguły rejestrują intencje uczestników i nie potwierdzają każdej transakcji finansowej. Przykładowo umowy na dostawy ustalają obowiązki jednej strony do termin ostateczny dostarczyć określoną ilość produktów, a inną - przyjąć i zapłacić. Ponieważ umowy określają zdarzenia, które nie miały miejsca, nie są one ujmowane w rachunkowości.

Co księgowy powinien wiedzieć o formularzach podstawowych

Formy podstawowych dokumentów księgowych ustala kierownik jednostki gospodarczej na polecenie urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Formy podstawowych dokumentów księgowych dla organizacji sektora publicznego ustalane są zgodnie z przepisami budżetowymi Federacja Rosyjska.

Ustawa federalna nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. (zmieniona 23 maja 2016 r.) „O rachunkowości”

ustęp 4 artykułu 9

Na liście organizacji sektora publicznego znajdują się:

• instytucje państwowe (miejskie);
• agencje rządowe;
• organy samorządu terytorialnego;
• struktury zarządzania państwowymi funduszami pozabudżetowymi;
• organy zarządzające terytorialnymi państwowymi funduszami pozabudżetowymi.

W przypadku tych osób podstawowe formularze księgowe zostały zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 30 marca 2015 r. nr 52n (zmienionym w dniu 16 listopada 2016 r.).

Wśród formularzy wymienionych w tym zamówieniu nie ma faktur ani umów. Nabycie i zbycie dokumentują faktury i akty prawne.

Przykład jednej z faktur wystawionych przez wszystkich organizacje rządowe, podano poniżej.

Jak dokonać korekty w dokumentach księgowych

Dopuszczalne są korekty w głównym dokumencie księgowym, chyba że określono inaczej prawa federalne lub regulacyjne akty prawne państwowych organów regulacyjnych ds. rachunkowości. Korekta w oryginalnym dokumencie naukowym musi zawierać datę korekty oraz podpisy osób, które sporządziły dokument, w którym dokonano korekty, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Ustawa federalna nr 402-FZ z dnia 6 grudnia 2011 r. (zmieniona 23 maja 2016 r.) „O rachunkowości”

ustęp 7 artykułu 9

Aby poprawić błąd należy skreślić błędny i wpisać właściwy.

Korekta błędu w dokumencie pierwotnym musi być oznaczona napisem „poprawione”, potwierdzona podpisem osób, które podpisały dokument, oraz należy wskazać datę korekty.

Przepisy dotyczące dokumentów i obiegu dokumentów w rachunkowości (zatwierdzone przez Ministerstwo Finansów ZSRR 29 lipca 1983 r. Nr 105)

Każdą korektę potwierdzamy:

• data korekty;
• podpisy osób, które sporządziły dokument, w którym dokonano korekty;
• wskazanie nazwisk i inicjałów osób, które sporządziły dokument lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

Brak jakichkolwiek danych na liście powoduje, że sprostowanie jest nielegalne.

Przykład korekty na fakturze pokazany jest na zdjęciu.

Tak, aby korekta była bezdyskusyjna moc prawna, jest on sformatowany w następujący sposób. Na wolnych marginesach dokumentu umieść napis: „Poprawiono z” i zapisz, co okazało się błędne. Kontynuuj: „włącz” i zapisz, co ich zdaniem jest poprawne. Następnie piszą: „wierzą”, wskazują datę, umieszczają podpisy osób odpowiedzialnych, ich nazwiska i inicjały. Przy tego rodzaju sprostowaniu wykluczone są poprawki, na które nie zgodzili się sygnatariusze.

Korekty w dokumentach gotówkowych i bankowych są niedozwolone.

1. Każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji w podstawowym dokumencie księgowym. Niedopuszczalne jest przyjmowanie do dokumentów księgowych dokumentów dokumentujących fakty z życia gospodarczego, które nie miały miejsca, w tym leżące u podstaw transakcji urojonych i pozornych.

2. Obowiązkowe dane podstawowego dokumentu księgowego to:

1) nazwę dokumentu;

2) datę sporządzenia dokumentu;

3) nazwę podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;

5) wartość naturalnej i (lub) pieniężnej miary faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;

6) nazwę stanowiska osoby (osób), która dokonała transakcji, operacji oraz osoby (osób) odpowiedzialnej za jej wykonanie albo nazwę stanowiska osoby (osób) odpowiedzialnej za realizację zrealizowanego zdarzenia ;

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

7) podpisy osób, o których mowa w ust. 6 niniejszej części, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

3. Podstawowy dokument księgowy należy sporządzić w momencie popełnienia faktu życia gospodarczego, a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jego dokonaniu. Osoba odpowiedzialna za rejestrację faktu życia gospodarczego zapewnia terminowe przekazywanie podstawowych dokumentów księgowych w celu rejestracji zawartych w nich danych w księgach rachunkowych, a także wiarygodność tych danych. Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz osoba, z którą została zawarta umowa o świadczenie usług księgowych, nie ponoszą odpowiedzialności za zgodność podstawowych dokumentów księgowych sporządzonych przez inne osoby ze zrealizowanymi faktami życia gospodarczego.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

4. Formularze podstawowych dokumentów księgowych ustala kierownik jednostki gospodarczej na wniosek urzędnika odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg rachunkowych. Formy podstawowych dokumentów księgowych dla organizacji sektora publicznego ustalane są zgodnie z ustawodawstwem budżetowym Federacji Rosyjskiej.

(patrz tekst w poprzednim wydaniu)

5. Podstawowy dokument księgowy sporządzany jest w formie papierowej i (lub) w formie dokumentu elektronicznego podpisanego podpisem elektronicznym.

6. Jeżeli ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej lub umowa przewiduje złożenie pierwotnego dokumentu księgowego innej osobie lub organowi państwowemu w formie papierowej, podmiot gospodarczy jest obowiązany, na żądanie innej osoby lub Agencja rządowa sporządzić na własny koszt kopie pierwotnego dokumentu księgowego sporządzonego w formie dokumentu elektronicznego.

7. Korekty są dozwolone w głównym dokumencie księgowym, chyba że przepisy federalne lub regulacyjne akty prawne stanowych organów regulacyjnych ds. rachunkowości stanowią inaczej. Korekta w pierwotnym dokumencie księgowym musi zawierać datę dokonania korekty oraz podpisy osób, które sporządziły dokument, w którym dokonano korekty, ze wskazaniem ich nazwisk i inicjałów lub innych danych niezbędnych do identyfikacji tych osób.

8. Jeżeli zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej zajęto pierwotne dokumenty księgowe, w tym w formie dokumentu elektronicznego, kopie zajętych dokumentów, sporządzone w sposób określony przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej, są zawarte w dokumentach księgowych.

Rachunkowość to złożony system. Na jej podstawie zbierane są informacje w dokumentach pierwotnych, rejestracjach i ich dalszej analizie. Te. rachunkowość jest wyrazem wszystkich transakcji finansowych i gospodarczych w kategoriach pieniężnych. W artykule dowiesz się, jak prowadzona jest rachunkowość pierwotna.

Wszystko ma swoją cenę

Rachunkowość pozwala na przeliczenie wszystkich transakcji na kwoty pieniężne. Na przykład, stosunki pracy, relacje między odbiorcami a dostawcami, prowadzenie ewidencji czasu pracy, stosunki z państwem – płacenie podatków. Odzwierciedla nie tylko przebieg takich operacji, ale także ich analizę. Pozwoli nam to następnie wyciągnąć wnioski na temat wypłacalności i wiarygodności kredytowej organizacji jako całości. I na tej podstawie wyeliminować słabe strony politykę finansową i wybrać kierunek dalszy rozwój.

Ważne: podstawą kierunku dalszego rozwoju organizacji jest utrzymanie podstawowej rachunkowości.

To podstawa, która pozwala zebrać wszystkie niezbędne informacje.

Dokumenty źródłowe

Powyżej nazwaliśmy dokumentację pierwotną podstawą rachunkowości w przedsiębiorstwie. Można to też porównać do korzeni drzewa, z którego później wyrasta pień i gałęzie – rzędy. Liście są syntetycznym rozliczaniem kont, co pozwala na prawidłowe i w pełni ocenić wydajność firmy.

Podajmy definicję. Dokumentacja pierwotna to specyficzny dokument o jasno określonej przez prawo formie, wypełniony zgodnie ze wszystkimi zasadami rachunkowości, zaleceniami podatkowymi, bankowymi, statystycznymi i szeregiem innych zainteresowanych tym organów.

Zatwierdzanie dokumentacji pierwotnej odbywa się w organach statystycznych. Dokumenty bardziej specjalistyczne i wąsko ukierunkowane – według działów ds pewne gatunki zajęcia.

Taka dokumentacja pozwala na rejestrację i śledzenie transakcji finansowo-gospodarczych w przedsiębiorstwie. Te. To podstawa używanego sprzętu w poszczególnych firmach.

Zasady wypełniania

Oprócz tego, że organy statystyczne zajmują się zatwierdzaniem dokumentów, opracowały szereg wymagań dotyczących ich wypełniania.

Wymagane wypełnienie:

• Pełna nazwa dokumentu (skróty nie są dozwolone);
• Data wystawienia dokumentu;
• Pełna informacja o organizacji, która sporządza dokument i dla kogo jest on przeznaczony;
• Pełne dane bankowe kontrahenta, jeżeli są wymagane;
• Pełne informacje na temat prowadzonej działalności gospodarczej, wyrażone ilościowo i pieniężnie;
• Informacje o pracowniku, który ma prawo poświadczyć dokument (stanowisko, podpis, transkrypcja);
• Pieczęć lub pieczęć (na mokro).

Pomimo tego, że powyższe wymagania są obowiązkowe, w niektórych przypadkach z powodu nieuwagi lub z innych powodów może zostać pominięty jeden lub więcej punktów. Naruszenie to nie pociąga za sobą nieważności podstawowej rachunkowości.

Rodzaje dokumentacji pierwotnej

Każdy indywidualny finansowy Transakcja biznesowa wydawany jest konkretny dokument. Wymieńmy najważniejsze.

• Faktura – w przypadku kupującego, która wskazuje nazwę produktu lub usługi, dane bankowe dostawcy;
• Polecenie zapłaty – dla dostawcy od kupującego, potwierdzające fakt zapłaty, forma bezgotówkowa;
• Paragon – dla kupującego, zgodnie z którym zapłacił dostawcy gotówką;
• Wyciąg bankowy – pozwala zobaczyć przepływ środków pieniężnych rachunek bieżący przedsiębiorstwa na pewien okres;
• Polecenie gotówkowe – pozwala zobaczyć przepływ środków w kasie organizacji;
• List przewozowy lub uniwersalny dokument przelewu, faktura – potwierdza wysyłkę materiału lub wykonanie usługi po dokonaniu płatności. Wskazuje nazwę produktu, objętość i koszt.
• List przewozowy – do transportu materiałów od dostawcy do kupującego. Zawiera pełną nazwę dostawcy i nabywcy, numer NIP, adres siedziby, miejsce, z którego ładunek jest transportowany oraz informacje o przewoźniku.
• Dowód sprzedaży, podobnie jak dowód dostawy, potwierdza wysyłkę towaru od dostawcy do kupującego. Musi mieć datę, numer i być zarejestrowany w urzędzie skarbowym.
• Raport zaliczkowy to dokument sprawozdawczy potwierdzający, w jaki sposób wydano środki rozliczeniowe wydane pracownikowi. Dodatkowo są do niego dołączone na kartce formatu A4 odbiór gotówki, rachunki, wnioski, umowy potwierdzające wydatki.
• Karta czasu pracy - rejestruje liczbę godzin, które pracownik przepracował w organizacji w miesiącu;
• Lista płac, lista płac lub lista płac - na podstawie pierwszego obliczane są wynagrodzenia, a na podstawie drugiego wystawiana jest lista płac.

Ważne: Powyższe dokumenty mają charakter standardowy i ściśle ujednolicony prawnie. Nie można ich nie przeprowadzić na prośbę przywódcy lub w jakiś sposób zmienić.

Dopuszczalne jest wprowadzenie dodatkowej dokumentacji w oparciu o specyfikę pracy.

Korekty w dokumentacji podstawowej

Nie zawsze możliwe jest prawidłowe wypełnienie formularza. Niektóre pozwalają na poprawki, inne wymagają przepisania. Poniżej przedstawiono sposób, w jaki następuje korekta.

Poprawki w dokumentacji podstawowej:

• W nieścisłym dokumencie sprawozdawczym poprawki są niedozwolone - należy je całkowicie przepisać;
• W ścisłym dokumencie sprawozdawczym: przekreśl błąd czerwoną linią ukośnie w jednej komórce i zaznacz „anulowany”, jeśli formularz jest nieprawidłowy, pamiętaj o zapisaniu go;
• Ewentualna korekta: przekreśl, na górze napisz poprawną wersję i umieść napis „uwierz poprawianemu”, pieczęć i podpis poprawiającego;
• Nigdy nie cieniuj ani nie twórz grubych linii przekreślenia; nieprawidłowy wpis powinien być widoczny.

Okres przydatności do spożycia

Okres trwałości różnych form jest różny. Muszą być przechowywane przez minimum 5 lat. Przykładowo wszystkie dokumenty związane z pracownikami (wynagrodzenia, podatki, akta osobowe) muszą być przechowywane przez co najmniej 75 lat. Wynika to z częstych próśb byli pracownicy do obliczania emerytur.

Jeśli zdecydujesz się opróżnić półki ze starych dokumentów, po upływie okresu przechowywania sporządź specjalną ustawę i zbierz prowizję za utylizację pierwotnej dokumentacji.

Wyniki

Przyjrzeliśmy się zatem, w jaki sposób prowadzona jest podstawowa dokumentacja. Stanowi podstawę całej księgowości przedsiębiorstwa. Dlatego też do podstawowej księgowości należy podchodzić z całą odpowiedzialnością i ostrożnością.

Podstawowe dokumenty księgowe są ujednolicone. Są one opracowywane przez władze statystyczne. Organizacja nie ma prawa wprowadzać w nich własnych zmian. Należy wpisać tytuł dokumentu, datę realizacji, pełną nazwę kontrahenta kupującego i dostawcy, nazwę produktu pod względem wartościowym i ilościowym oraz podpis osoby upoważnionej.

Dozwolone są poprawki w dokumentacji pierwotnej. W tym celu należy przekreślić błędny wpis i wpisać na górze poprawną wersję, podając „poprawne przekonanie”, datę, podpis i pieczęć organizacji.

Okres przechowywania dokumentacji pierwotnej wynosi 5 lat lub dłużej.

Podstawowe dokumenty księgowe lub pierwotne zapisy, jak nazywają je księgowi, są podstawą rachunkowości, zarówno księgowej, jak i podatkowej. Bez poprawny projekt, utrzymanie i podstawowe dokumenty do utrzymania prawnego działalność przedsiębiorcza niemożliwe.

Ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ wskazuje, że „każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji jako podstawowy dokument księgowy”.

Aby mieć pewność, że wszyscy są dostępni potrzebne dokumenty, warto regularnie sprawdzać swoją księgowość, a tym, którzy nie mają na to czasu, polecamy bezpłatną usługę audytu księgowego.

Dokument pierwotny potwierdza pisemnie fakt zawarcia transakcji gospodarczej, potwierdza poniesienie wydatków służbowych przy obliczaniu podstawy opodatkowania oraz ustala odpowiedzialność wykonawców za dokonanie transakcji handlowych. Dokumenty podstawowe są wymagane przez inspektorów podatkowych podczas sprawdzania deklaracji i sprawozdań oraz są niezbędne przy przechodzeniu kontroli.

Mając na uwadze, że nie tylko księgowi, ale także menedżerowie, indywidualni przedsiębiorcy, kierownicy sprzedaży i inni pracownicy wypełniają i przygotowują dokumenty podstawowe, zapraszamy do zapoznania się z wymogami stawianymi tym dokumentom.

Kto opracowuje formularze dokumentów pierwotnych?

Podstawowymi dokumentami księgowymi są zjednoczony(którego formę opracował Rosstat (dawniej Goskomstat Federacji Rosyjskiej) lub Bank Centralny) i niezależnie opracowane przez podatników.

Artykuł 9 ustawy nr 402-FZ zawiera następującą listę obowiązkowych szczegółów dokumentów pierwotnych (ujednoliconych lub opracowanych niezależnie):

• Tytuł dokumentu;
• data sporządzenia dokumentu;
• nazwa podmiotu gospodarczego, który sporządził dokument;
• treść faktu życia gospodarczego;
• wartość naturalnego i (lub) pieniężnego pomiaru faktu życia gospodarczego, ze wskazaniem jednostek miary;
• nazwę stanowiska osoby, która dokonała transakcji, operacji i osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie;
• podpisy tych osób.

Jeśli chodzi o pieczęć, chociaż nie jest ona wymieniona wśród wymaganych danych, jeśli jest pole „M.P.” (miejsce na nadruk) wymagany jest jego nadruk.

Jeśli podatnikowi odpowiadają ujednolicone formularze z Goskomstatu (na szczęście ich lista jest ogromna), to nie ma potrzeby opracowywania własnych formularzy. Istnieje także koncepcja „modernizowanej pierwotnej”, czyli tzw. ujednoliconych dokumentów pierwotnych, do których podatnik dokonał własnych uzupełnień.

Notatka, Nie możesz samodzielnie opracowywać i zatwierdzać formy następujących dokumentów podstawowych:

• dokumenty gotówkowe;
• polecenie zapłaty i inne dokumenty rozliczeniowe banku;
• ujednolicone formularze płatności za pomocą kasy fiskalnej;
• list przewozowy;
• płace i płace.

Takie dokumenty pierwotne można jedynie ujednolicić.

Gdzie mogę znaleźć próbki ujednoliconych dokumentów podstawowych?

Za opracowywanie i zatwierdzanie formularzy dokumentów pierwotnych odpowiada Goskomstat (obecnie Rosstat). Dziś w dalszym ciągu stosowane są ujednolicone formy opracowane w latach 90. ubiegłego wieku. Jedynie dokumenty rozliczeniowe (płatnicze) opracowane przez Bank Rosji mają stosunkowo nowe wydanie - z 2012 roku.

Takie dokumenty nazywane są różnie: ustawy, dzienniki, faktury, wyciągi, zamówienia, księgi, instrukcje, obliczenia, pełnomocnictwa, zamówienia itp. Korzystając z tej tabeli, dowiesz się, w której Uchwale Państwowej Komisji Statystycznej ujednolicone formularze pierwotne potrzebne dokumenty zostaną opublikowane.

Na naszej stronie internetowej możesz pobrać formularze ujednoliconych dokumentów pierwotnych i przez .

Podstawowym dokumentem jest również formularz ścisłego raportowania (SRF), ale obowiązują w nim specjalne wymagania. Lista obowiązkowych danych BSO jest szersza niż lista zwykłych dokumentów podstawowych, w szczególności wymagany jest NIP i obecność pieczęci.

W artykule „” dowiesz się, w jakich przypadkach konieczne jest użycie ujednoliconej formy tego dokumentu, a kiedy możesz go opracować samodzielnie.

Błędy w dokumentach pierwotnych

Przede wszystkim dokumenty źródłowe muszą zawierać prawidłowo określone obowiązkowe dane. Zdaniem Ministerstwa Finansów podatnik może uwzględnić wydatki w zeznaniu pierwotnym, jeżeli zawiera ono jedynie drobne błędy.

Błędy takie nie powinny zakłócać prawidłowej identyfikacji sprzedawcy i kupującego, nazwy towaru i jego wartości oraz innych okoliczności udokumentowanego faktu życia gospodarczego (z pisma Ministra Finansów z dnia 4 lutego 2015 r. 03-03-10/4547).

Niestety, typowe uproszczone formułowanie wyjaśnień urzędników często nie pozwala jednoznacznie zrozumieć, które nieścisłości lub błędy w dokumentach pierwotnych zostaną uznane za nieistotne.

Na przykład, czy drobnym błędem jest zapisanie nazwy podatnika małymi literami, a nie wielkimi? W innym piśmie – z dnia 05.02.2012 r. nr 03-07-11/130 Ministerstwo Finansów wskazało, że błędy takie jak zamiana wielkich liter na małe i odwrotnie; odwracanie liter; nieprawidłowe wskazanie formy organizacyjno-prawnej nie stanowi przeszkody w identyfikacji podatnika (w przypadku prawidłowego wskazania NIP i innych danych).

Jednak następujące błędy można uznać za istotne w przypadku dokumentów pierwotnych:

• błędy arytmetyczne (błędnie podana cena/ilość produktu lub kwota podatku);
• różne nazwy tego samego produktu (np. w specyfikacji umowy dostawy cukierki nazywane są „Cukierkami waflowymi w czekoladzie”, a na fakturze „Miś na Północy”);
• nieprawidłowe stanowiska osób podpisujących dokumenty podstawowe (na przykład w pełnomocnictwie widnieje informacja „Zastępca dyrektor generalny”, a w protokole odbioru - „Zastępca Dyrektora”);
• kwoty liczbowe nie pokrywają się z tymi samymi kwotami wskazanymi słownie (zamiast 155 000 rubli (sto pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli) wpisano 155 000 rubli (pięćdziesiąt pięć tysięcy rubli).

Urząd skarbowy może nie zaakceptować wydatków na takie pierwotne dokumenty; kontrahent może też mieć problemy z odliczeniem podatku VAT.

Możesz poprawiać dokumenty pierwotne tylko w sposób korygujący(nieprawidłowy tekst przekreśla się jedną cienką linią, a prawidłowy tekst zapisuje na górze). Do poprawek dołączony jest napis „Poprawione”, data i podpisy osób odpowiedzialnych. Niedopuszczalne są korekty zleceń przychodzących i wychodzących, dokumentów bankowych oraz BSO. Trzeba je skompilować od nowa.

Należy zwrócić uwagę, aby dokumenty pierwotne były podpisane w okresie ważności pełnomocnictwa wydanego do ich podpisania, w przeciwnym razie inspektorzy uznają, że dokumenty podpisał nieuprawniony pracownik. To samo należy monitorować w przypadku podpisów na dokumencie głównym przedstawicieli kontrahentów: wydane im pełnomocnictwa muszą być aktualne.

Przygotowując dokumenty pierwotne należy zwrócić uwagę nie tylko na ich wypełnienie, ale także na zgodność ich dat i innych szczegółów z innymi dokumentami, np. umowami i fakturami. Tym samym odliczenie podatku VAT od faktury wystawionej wcześniej niż dowód dostawy będzie budziło kontrowersje.

Pytania dla Organy podatkowe spowoduje faktury lub akty podpisane przed zawarciem umowy, których wykonanie zostanie potwierdzone dokumentami pierwotnymi. Istnieje wyjście z tej sytuacji, przewidziane w ust. 2 art. 425 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej: w tekście umowy należy wskazać następującą klauzulę: „Warunki niniejszej umowy mają zastosowanie również do stosunków stron powstałych przed jej zawarciem”.

Albo np. ustawa stanowi, że prace zakończono w okresie od 10 do 30 marca, podczas gdy w umowie okres pracy jest określony na okres od 10 kwietnia do 30 kwietnia. W takim przypadku można sporządzić dodatkową umowę do umowy, która wskazuje faktyczny termin wykonania prac lub wskazuje w samym akcie, że prace zostały ukończone przed terminem.

Wykonawcy muszą zachować ostrożność podczas podpisywania przez klienta zaświadczeń o ukończeniu prac. Jeżeli w ramach umowy uczestniczyli podwykonawcy, wykonawca ma obowiązek podpisać z nimi umowy przed przekazaniem dzieła zleceniodawcy. Jeżeli te daty nie pokrywają się, organy podatkowe mogą uznać koszty podwykonawcy za nieuzasadnione i nie uwzględnić ich przy obliczaniu podstawy opodatkowania.

Obieg dokumentów podstawowych

Obieg dokumentów podstawowych obejmuje następujące etapy:

• przygotowanie dokumentu pierwotnego;
• przekazanie dokumentu do działu księgowości, gdzie jest on sprawdzany i wprowadzany do rejestrów;
• bieżące przechowywanie i późniejsze przeniesienie dokumentu do archiwum.

Nie jest to pytanie bezczynne: kiedy należy sporządzić dokumenty pierwotne? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w art. 9 ustawy nr 402-FZ „Podstawowy dokument księgowy musi zostać sporządzony przy popełnianiu faktu życia gospodarczego a jeżeli nie jest to możliwe, niezwłocznie po jego zakończeniu.”

Niedopuszczalne jest sporządzanie dokumentów pierwotnych kilka dni po transakcji biznesowej. Wszyscy pracownicy uprawnieni do sporządzenia ewidencji podstawowej muszą przestrzegać harmonogramu obiegu dokumentów, w którym można ustalić np. następujące terminy przekazania dokumentów do działu księgowości:

• zlecenia kasowe przychodzące i wychodzące – w dniu ich sporządzenia;
• dokumenty związane z rejestracją sprzedaży – najpóźniej następnego dnia roboczego;
• raporty zaliczkowe – nie później niż trzy dni robocze po wydatkowaniu środków;
• zaświadczenia o niezdolności do pracy – najpóźniej następnego dnia roboczego po przystąpieniu do pracy itp.

W przypadku dokumentów podpisanych przez kontrahentów obowiązek ich terminowego przekazania może być przewidziany w tekście umowy np. w następujący sposób: „Kupujący zobowiązuje się do przekazania Dostawcy oryginałów podpisanych listów przewozowych, aktów oraz faktury nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od dnia ich podpisania.”

Składając podpisany dokument podstawowy, dział księgowości sprawdza formę dokumentu; dostępność wymaganych szczegółów; legalność transakcji biznesowej; obliczenia arytmetyczne. Dane ze zweryfikowanych dokumentów pierwotnych wprowadzane są do ksiąg rachunkowych.

Bieżące przechowywanie ksiąg pierwotnych odbywa się najczęściej w dziale księgowości, a na koniec roku dokumenty są grupowane według daty, gromadzone w paczki i przekazywane do archiwum. Dokumenty pierwotne należy przechowywać przez co najmniej pięć lat.