Dokumenty księgowe dochodów pierwotnych. Dokumenty księgowe

Rachunkowość podstawowa reprezentuje początkowy etap systemowego postrzegania rejestracji poszczególnych transakcji charakteryzujących procesy i zjawiska gospodarcze zachodzące w organizacji. Jej przedmiotem są: zaopatrzenie, pozyskiwanie i zużycie zasobów materialnych, koszty produkcji, przemieszczanie półproduktów i bilansów produkcji w toku, wielkość produkcji wyrobów, ich wysyłka i sprzedaż, rozliczenia z dostawcami, odbiorcami, klientami, bankami, władzami finansowymi , założyciele itp. .

Wstępne informacje o procesach i zjawiskach gospodarczych znajdują odzwierciedlenie w dokumentach pierwotnych.

Podstawowy dokument księgowy to pisemne zaświadczenie o transakcji handlowej, które posiada moc prawna i nie wymaga dalszych wyjaśnień ani szczegółów.

Podstawowy dokument księgowy musi posiadać:

• nazwa - treść finansowa i ekonomiczna transakcji biznesowej. Dokument nieposiadający nazwy, a także dokument o nazwie niejasnej, trudnej do odczytania, nie będą miały mocy prawnej;
• imię i nazwisko, a w niektórych przypadkach adresy i rachunki bankowe stron (legalne i osoby) uczestniczących w tej transakcji biznesowej. Dokument pierwotny, który nie zawiera nazwiska i odpowiednich atrybutów przynajmniej jednej ze stron transakcji biznesowej, traci swoją adresowalność i nie może zostać zrealizowany;
• data kompilacji. Jeżeli daty nie ma lub jest ona niejasna, dokument z czasem traci swą adresowalność. W rzeczywistości taki dokument nie ma mocy prawnej;
• treść transakcji gospodarczej (przedmiot dokumentacji), wynikająca z nazwy dokumentu, w którym występuje w formie ogólnej;
• metrów przeprowadzanej transakcji biznesowej. Brak liczników w dokumencie pozbawia go podstawy księgowej i rozliczeniowej;
• podpisy osób odpowiedzialnych - dyrektora organizacji i głównego księgowego.

Dokumenty wypełniane są przez pracowników księgowych wyraźnie i czytelnie, przy użyciu ręcznego pisma atramentem lub długopisem, na maszynie do pisania lub przy użyciu technologii komputerowej.

Z reguły w przypadku dokumentów stosuje się standardowe formularze w postaci formularzy o charakterze międzywydziałowym. Dotyczy to formularzy zamówień, faktur, faktur, kuponów, wyciągów itp. Podstawowe dokumenty muszą zostać sporządzone w momencie zawarcia transakcji, a jeżeli z przyczyn obiektywnych nie jest to możliwe, niezwłocznie po jej zakończeniu.

Jeżeli na rachunkach wewnątrzfirmowych wystąpi błąd, można skorzystać z metody zapisu ujemnego lub odwrócenia. W takim przypadku błędny wpis powtarza się czerwonym tuszem lub w standardowych kolorach (niebieski, czarny) i ujęto w prostokątną ramkę.

Kolor czerwony lub prostokątna ramka anuluje błędny wpis, po czym nastąpi wpis poprawny. Istnieje możliwość poprawienia błędów w księgach rachunkowych poprzez skreślenie i dalszą korektę (błędny wpis przekreśla się jedną linijką i pod nim dokonuje się prawidłowego wpisu ze wskazaniem daty korekty i podpisem księgowego; w razie potrzeby zaświadczenie sporządzono, ujawniając potrzebę korekty i przyczynę błędu).

W dokumentach pieniężnych i bankowych nie powinno być żadnych poprawek, wymazań ani plam.

Pracując z dowolnym dokumentem, księgowy opiera się na pewnych zasadach i podstawa metodologiczna zapisane w oficjalnych dokumentach.

Na podstawie dokumentów pierwotnych dokonuje się zapisów w księgach rachunkowych, kartach, wyciągach, dziennikach, a także na dyskach, dyskietkach i innych nośnikach.

Dokumenty księgowe mogą być zewnętrzne i wewnętrzne

Dokumenty zewnętrzne przyjść do organizacji z zewnątrz - od agencje rządowe, organizacje wyższe, banki, inspekcje podatkowe, od założycieli, dostawców, nabywców itp., są zestawiane według standardowe formularze. Przykładami takich dokumentów są: wezwanie do zapłaty, wezwanie do zapłaty, faktura dostawcy itp.

Dokumenty wewnętrzne opracowane bezpośrednio przez organizację.

• administracyjny;
• odciążający (wykonawczy);
• łączny;
• rejestracja księgowa.

Administracyjny- są to dokumenty zawierające zamówienia, instrukcje dotyczące produkcji, realizacji niektórych transakcje biznesowe. Należą do nich polecenia kierownika organizacji i osób przez niego upoważnionych do przeprowadzania transakcji biznesowych.

Oczyszczający dokumenty (wykonawcze) poświadczają fakt zawarcia transakcji gospodarczych. Należą do nich zlecenia odbioru, akty odbioru materiałów; akty przyjęcia i zbycia środków trwałych; dokumenty dotyczące odbioru wytworzonych wyrobów od pracowników itp.

Łączny dokumenty mają charakter administracyjny i wykonawczy. Obejmuje to przychodzące i wychodzące zamówienia gotówkowe, wyciągi z listy płac dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracownikom organizacji, wstępne raporty osób odpowiedzialnych itp.

Dokumenty księgowe są opracowywane w przypadku, gdy nie ma standardowych dokumentów do ewidencji transakcji biznesowych, a także podczas podsumowywania i przetwarzania dokumentów uzupełniających i administracyjnych. Są to certyfikaty, arkusze dystrybucyjne itp.

Dokumenty księgowe dzielą się także na jednorazowe i kumulatywne. Jednorazowy dokumenty pierwotne wykorzystywane są przy realizacji każdej transakcji biznesowej. Dokumenty akumulacyjne sporządzane są w pewnym okresie stopniowej kumulacji jednorodnych transakcji biznesowych. Na koniec okresu dokumenty te obliczają wyniki dla odpowiednich wskaźników. Przykładami dokumentów zbiorczych są dwutygodniowe, miesięczne zlecenia pracy, karty limitów wydania materiałów z magazynów organizacji itp.

Dokumenty księgowe dzielą się na podstawowe i podsumowujące

Dokumenty pierwotne kompilowane w momencie transakcji biznesowej. Przykładem takich dokumentów są faktury za wydanie materiałów z magazynów organizacji do warsztatów.

Dokumenty podsumowujące sporządzane na podstawie dokumentów pierwotnych, np. wyciągów płacowych.

W momencie zapisywania danych w dokumentach pierwotnych pojawiają się informacje księgowe, które nie są rejestrowane automatycznie. Wszystkie jego cechy ilościowe i jakościowe podlegają kontroli logicznej, arytmetycznej i prawnej przed sporządzeniem dokumentów pierwotnych. Kontrolę taką sprawują zarówno pracownicy zajmujący się prowadzeniem podstawowej księgowości, jak i pracownicy służb zarządczych.

Podpisując przychodzące i wychodzące polecenia gotówkowe, wyciągi z listy płac, polecenia i żądania płatnicze oraz inne dokumenty bankowe, szef organizacji dokładnie analizuje każdą transakcję biznesową.

• prace wstępne przed sporządzeniem dokumentów pierwotnych;
• przygotowanie dokumentów pierwotnych;
• zatwierdzanie dokumentów pierwotnych;
• praca działu księgowości przy przygotowywaniu i przetwarzaniu dokumentów pierwotnych.

Gromadzenie informacji księgowych wymaga odpowiedniej pracy różnych służb organizacji. Ten etap charakteryzuje się najwyższy poziom analityczna i efektywna księgowość.

Drugim etapem procesu księgowego jest przetwarzanie informacji księgowych. Polega na bezpośrednim udziale pracowników służb zarządzania funkcjonalnego w pozyskiwaniu informacji księgowych. Zatem przy rozliczaniu pozycji zapasów na podstawie dokumentów pierwotnych przewiduje się grupowanie i sumowanie danych w kartach magazynów materiałów. Co miesiąc dane z kart i ksiąg przekazywane są do raportów o ruchu środków trwałych. W ustalone terminy Kierownicy magazynów i kierownicy działów przesyłają te raporty do działu księgowości organizacji.

W przetwarzaniu danych biorą także udział menedżerowie. Tym samym przy pomocy pracowników różnych służb zarządczych identyfikuje się sprawców niedoborów i strat.

Po sprawdzeniu obliczeń arytmetycznych, legalności i celowości dokonanych transakcji biznesowych, dokonuje się rejestracji dokumentów księgowych, a następnie dokonuje się ekonomicznego grupowania ich danych w systemie rachunków syntetycznych i analitycznych księgowość poprzez wpisanie do ksiąg rachunkowych.

Rejestry księgowe to tablice zliczające o określonej formie, zbudowane zgodnie z ekonomicznym grupowaniem danych o majątku i źródłach jego powstawania. Służą do odzwierciedlenia transakcji biznesowych.

Rejestry księgowe, w zależności od ich struktury, dzielą się na chronologiczne i systematyczne. W rejestrach chronologicznych transakcje gospodarcze są odzwierciedlane w kolejności ich realizacji. Systematyczne rejestry księgowe służą do grupowania transakcji gospodarczych według ustalonych cech.

Rejestry księgowe prowadzone są w formie ksiąg, kart, wyciągów, dzienników, a także nośników komputerowych.

Rachunkowość syntetyczna prowadzona jest w rejestrach systematycznych, a rachunkowość analityczna w rejestrach analitycznych. Wpisów do rejestrów dokonuje się zarówno ręcznie, jak i przy wykorzystaniu technologii komputerowej.

Zbiór i umiejscowienie danych w rejestrze determinuje jego formę, która zależy od cech uwzględnianych obiektów, przeznaczenia rejestrów i sposobów rejestracji księgowej. Rejestracja księgowa odnosi się do rejestrowania transakcji biznesowych w rejestrach księgowych.

W księgach rachunkowych wszystkie strony są ponumerowane i oprawione. Numer wskazany jest na ostatniej stronie i poświadczony podpisami osób upoważnionych. W niektórych książkach, na przykład kasowych, strony są nie tylko ponumerowane, ale także przewiązane sznurkiem i zapieczętowane woskową pieczęcią. W zależności od wielkości rachunków w księdze do danego konta przydzielana jest jedna lub więcej stron. Księgi rachunkowe służą do rachunkowości syntetycznej i analitycznej.

Karty wykonujemy z grubego papieru lub luźnej tektury, bez sklejania. Są przechowywane w specjalne pudełka- indeksy kart. Karty otwierane są na rok i rejestrowane w specjalnym rejestrze, co zapewnia kontrolę nad ich bezpieczeństwem.

Arkusze różnią się od kart tym, że są wykonane z mniej gęstego papieru i mają większy format. Są one przechowywane w specjalnych folderach zwanych rejestratorami. Wyciągi otwierane są z reguły na miesiąc lub kwartał.

Wpisy do ksiąg rachunkowych muszą być jasne, zwięzłe, jasne i czytelne. Po zarejestrowaniu transakcji gospodarczej w rejestrze księgowym na dokumencie podstawowym dokonywany jest odpowiedni znak, ułatwiający późniejszą weryfikację poprawności zaksięgowania. Na koniec miesiąca wyniki są sumowane dla każdej strony rejestrów księgowych. Ostateczne zapisy rejestrów systematycznych i analitycznych należy zweryfikować poprzez zestawienie arkuszy obrotów.

Po zatwierdzeniu raport roczny rejestry księgowe są grupowane, oprawiane i przechowywane w bieżącym archiwum organizacji.

Metody korygowania błędnych zapisów w rejestrach księgowych

Tam są trzy sposoby korekty błędnych zapisów w księgach rachunkowych: korekta, wpis dodatkowy, skreślenie.

Metoda korygująca można zastosować tylko wówczas, gdy błędy wykryto przed sporządzeniem bilansu lub wystąpiły w księgach rachunkowych bez wpływu na zgodność rachunków. Metoda ta polega na przekreśleniu cienką linią błędnego tekstu, liczby, kwoty oraz napisu obok lub nad prawidłowym tekstem lub kwotą z odpowiednią klauzulą.

Na przykład, jeśli zamiast 100 rubli. Jeśli odzwierciedlone zostanie 200 rubli, należy przekreślić 200 rubli. i napisz na górze „100 rubli”, a z boku wskaż: „200 rubli przekreślonych i 100 rubli zapisanych na górze, poprawione przekonanie (data, podpis).”

NA dokumenty pieniężne nie są dozwolone żadne poprawki ani wymazania, nawet te określone, szczególnie w liczbach.

Dodatkowe wpisy dokonywane są w przypadku błędnie zaniżonej kwoty transakcji gospodarczej. Na przykład dostawca przelał 150 rubli z rachunku bieżącego. Ta transakcja biznesowa znajduje odzwierciedlenie w prawidłowej korespondencji rachunków, ale jej kwota jest zaniżona do 100 rubli. Dokonano następującego zapisu księgowego: obciążenie rachunku „Rozliczenia z dostawcami”, uznanie rachunku „Rachunek bieżący” - 100 rubli.

Ale ponieważ dostawcy powinni przekazać 150 rubli, to brakująca kwota 50 rubli. konieczne jest dokonanie dodatkowych zapisów: obciążenie rachunku „Rozliczenia z dostawcami”, uznanie rachunku „Rachunek bieżący” - 50 rubli.

Dodatkowe księgowania dokonywane są w bieżącym lub następnym miesiącu. Tę regułę korekcji błędów stosuje się w dwóch przypadkach: jeżeli dane dokumentu pierwotnego nie są zapisane w osobnym wierszu w rejestrze księgowym oraz gdy błędnie zaniżona kwota transakcji biznesowej jest odzwierciedlona w rejestrze księgowym.

Metoda odwrócenia polega na tym, że błędny wpis, głównie cyfrowy, jest eliminowany liczbą ujemną, tj. błędna korespondencja i kwota są powtarzane czerwonym atramentem. Jednocześnie dokonuje się prawidłowego wpisu zwykłym atramentem. Wycofanie następuje w przypadku nieprawidłowego zaksięgowania kont lub zarejestrowania zawyżonej kwoty.

Przy sumowaniu wyników operacji odejmuje się wpisy dokonane czerwonym atramentem.

Wymogi zawarte w ustawie „O rachunkowości” stanowią, że każdy fakt życia gospodarczego podlega rejestracji w podstawowym dokumencie księgowym. Co stanowi „dokument podstawowy”, jak jest sporządzony i komu w firmie należy powierzyć odpowiedzialność za przygotowanie dokumentów, zastanowimy się w artykule.

Co to jest dokumentacja pierwotna i w jakim celu jest sporządzana?

Dokumentacja pierwotna to dokumentacja potwierdzająca realizację transakcji biznesowych. Dokumenty należy sporządzić w tej samej kolejności, w jakiej miały miejsce zdarzenia.

Rejestracja Podstawowymi dokumentami w księgowości są niezbędny wymóg prowadzenie dokumentacji handlowej. Jednak dzisiaj wymagania dla dokumentacja pierwotna prezentowane są zupełnie inne. Tym samym począwszy od 2013 roku zniesiony został obowiązek stosowania ujednoliconych wzorów podstawowych dokumentów księgowych. Teraz firmy mają do wyboru wykorzystanie w swojej działalności dokumentów już opracowanych przez państwo lub zatwierdzanie ich samodzielnie, biorąc pod uwagę potrzeby organizacji. Jeżeli jednak użycie dokumentu pierwotnego nie zostanie określone przez Goskomstat, ale przez inne dokumenty regulacyjne, na przykład „Procedura utrzymania transakcje gotówkowe", formularze te są obowiązkowe.

Nie można niedoceniać znaczenia podstawowych dokumentów księgowych organizacji. Stwierdzone błędy w danych pierwotnych nie pozwalają na ustalenie prawidłowej podstawy opodatkowania wymaganej do obliczenia płatności podatków. W rezultacie mogą powstać nie tylko nieporozumienia z kontrolą, ale także podstawy do nałożenia kar.

Aby spółka nie musiała bronić swojego stanowiska w sporze z organami podatkowymi, należy zwrócić odpowiednią uwagę na procedurę rejestracji dokumenty księgowe.

Wymagania dotyczące rejestracji „podstawowego”

Głównym wymogiem rejestracji „podstawowej” jest obowiązkowa obecność wszystkich szczegółów.

Wszystkie dokumenty zawarte w Albumie Dokumentów Ujednoliconych zawierają już informacje obowiązkowe. Jeżeli jednak przedsiębiorstwo korzysta z własnych wzorów formularzy, należy upewnić się, że zawierają one wszystkie informacje wymagane do ujawnienia.

W przeważającej części każdy dokument podstawowy składa się z trzech części:

• Chodnikowiec;
• Trzon;
• Część projektowa.

Nagłówek ma odzwierciedlać informacje o sporządzanym dokumencie, organizacji, która go wydała i jego kontrahentu, a mianowicie:

• Nazwa dokumentu podstawowego;
• Kod tego formularza jest zgodny z klasyfikatorem OKUD. W praktyce pole to często pozostaje puste, gdyż nie grożą za to żadne sankcje ze strony władze podatkowe nie przewidziano;
• Data dokonania faktu życia gospodarczego;
• Nazwa organizacji, która przygotowała dokument;
• Kod organizacji zgodny z klasyfikatorem OKPO;
• Nazwa jednostki odpowiedzialnej za transakcję gospodarczą (wskazana, jeśli jest dostępna);
• Nazwa jednostki miary zgodnie z klasyfikatorem OKEI oraz waluta przeprowadzanej transakcji.

Główną część podstawowego dokumentu księgowego można przedstawić zarówno w formie tabelarycznej, jak i tekstowej. Ten element dokumentu wymaga odzwierciedlenia następujących poświadczeń:

• Szczegółowa treść zaistniałego faktu życia gospodarczego. Firma będzie musiała napisać tę klauzulę w taki sposób, aby minimalna ilość słowa zawierające maksymalnie przydatne informacje;
• Kody i wskaźniki w ujęciu pieniężnym i fizycznym.
• Kwoty transakcji i, jeśli występuje podatek, są wyświetlane w osobnym wierszu.

Ostatnim etapem przygotowania dokumentu pierwotnego jest zebranie podpisów osób odpowiedzialnych za fakt życia gospodarczego. Oprócz pełnego imienia i nazwiska pracownika należy podać:

• Stanowiska pracowników odpowiedzialnych za prawidłowe wykonanie dokumentu, kompletność i dokładność informacji w nim odzwierciedlonych;
• Oryginalne podpisy stron;
• Data sporządzenia dokumentu pierwotnego, stanowisko faktycznego wykonawcy operacji, jego podpis i imię i nazwisko, a także dane kontaktowe.

Czy potrzebuję pieczęci na podstawowych dokumentach księgowych?

Przygotowując dokumenty księgowe pojawia się wiele pytań dotyczących odcisku pieczęci. Wątpliwości organizacji stały się szczególnie istotne po zniesieniu w 2015 r. wymogu obowiązkowej obecności pieczęci.

Jeśli chodzi o pewną listę dokumentów podstawowych, na których konieczny jest odcisk pieczęci, w praktyce wymóg ten jest realizowany w kilku przypadkach:

1. Jeżeli dokument zawiera oznaczenie „M.P.”, wskazujące miejsce odcisku pieczęci;
2. Gdy wymóg nadruku jest ustalany na poziomie rosyjskiego ustawodawstwa;
3. Gdy wymóg nadruku jest przewidziany w dokumencie pierwotnym.

Należy jednak pamiętać, że określenie, czy drukowanie jest wymagane na konkretnym dokumencie podstawowym, czy nie, jest konieczne tylko w przypadku tych firm, które w dalszym ciągu prowadzą swoją działalność z wykorzystaniem druku.

Typowe błędy w dokumentacji podstawowej

Z uwagi na fakt, że na podstawie podstawowej dokumentacji księgowej w spółce ustalana jest podstawa opodatkowania i naliczane podatki, organy podatkowe ściśle monitorują prawidłowość dokumentów i rzetelność zawartych w nich informacji. Bardzo typowe błędy podczas przygotowywania „podstawowego” są:

• Stosowanie formularzy niezatwierdzonych przez firmę. Kiedy organizacja przychodzi sprawdzić urząd skarbowy, pierwszym dokumentem, o który cię proszą, jest polityka rachunkowości. To w nim należy odnotować fakt korzystania z niezależnie opracowanych formularzy dokumentów;
• Brak obowiązkowych informacji ujawnianych w formularzu;
• Brak obowiązkowych informacji w komórkach formularza;
• Błędy arytmetyczne podczas kompilacji. Naruszenie to często występuje tylko w formie „podstawowej”, która jest wypełniana nie elektronicznie, ale ręcznie, ponieważ generowanie dokumentu za pomocą programów komputerowych pomaga zapobiegać błędom w obliczeniach;
• Korekta została dokonana w dokumentacji kasowej niezgodnie z wymogami prawa;
• W komórkach, które wymagają wypełnienia, ale dla których brakuje informacji lub wartości liczbowe wskaźników są równe zeru, nie umieszcza się myślników.
• Dokument został podpisany przez osobę nieuprawnioną. W praktyce firma musi posiadać zarządzenie menadżerskie określające listę osób uprawnionych do podpisywania niektórych podstawowych dokumentów księgowych.

Tym samym, jeśli „dokument pierwotny” zostanie podpisany przez osobę, która nie ma takiego uprawnienia, dokument ten uważa się za nieważny i nie mający mocy prawnej.

Jak poprawić błędy w dokumentacji podstawowej

Przede wszystkim zauważamy, że możliwa i konieczna jest korekta „podstawowego” dokumentu, ponieważ nierzetelnie odzwierciedlone informacje stanowią większe zagrożenie dla firm niż poprawiony dokument. Nie jest jednak możliwe dokonanie korekt we wszystkich formach księgowych dokumentów.

Zgodnie z wymogami ustalonymi dla sporządzania podstawowych dokumentów kasowych i bankowych, korekty tej kategorii formularzy są zabronione.

Podobnie jak w przypadku całej innej dokumentacji podstawowej, dozwolone są poprawki. W takim przypadku konieczne jest przestrzeganie proste zasady

, co pozwala na dostosowanie dokumentu bez pogarszania jego wizualnej prezentacji.

• Konkluzja sprowadza się do tego:
• Błędny wpis należy dokładnie przekreślić.

Obok poprawki prosimy o zamieszczenie aktualnych informacji.

Korekty w dokumentach pierwotnych mogą dokonywać wyłącznie upoważnieni pracownicy. W związku z tym dokonana korekta musi zostać poświadczona podpisem odpowiedzialnego pracownika firmy.

Czas trwania x utrata podstawowych dokumentów w organizacji

Organizacja jest odpowiedzialna za przechowywanie dokumentów podstawowych. Jednak dla różnych kategorii dokumentów ustalane są różne okresy, podczas których wypełnione dokumenty muszą być przechowywane w firmie.

Jednocześnie organizacja musi zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, a także zapobiegać wprowadzaniu nieuprawnionych poprawek w formularzach. Generalnie odpowiedzialność za bezpieczeństwo pierwotnej dokumentacji księgowej należy przypisać szefowi firmy.

Przedsiębiorstwo codziennie wykonuje dziesiątki operacji. Księgowi wysyłają pieniądze do kontrahentów, funduszy i założycieli, obliczają pensje, odbierają komputery i meble, naliczają kary, naliczają amortyzację itp. Dla każdej takiej operacji konieczne jest sporządzenie dokumentu pierwotnego (klauzula 1, art. 9 Prawo federalne z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwana dalej ustawą nr 402-FZ).

Podstawowy dokument jest tworzony w momencie transakcji lub po jej zakończeniu jako potwierdzenie faktu transakcji (klauzula 3 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Na podstawie danych pierwotnych księgowi dokonują wpisów.

Faktura, akt świadczenia usługi stworzenia strony internetowej, zaświadczenie księgowe – to podstawowe dokumenty, z których księgowi korzystają w swojej codziennej pracy. Istnieje wiele rodzajów produktów podstawowych, a ich różnorodność zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Na przykład w firmie transportowej jednym z głównych rodzajów dokumentacji pierwotnej będzie list przewozowy, a w bibliotece - czynność spisywania literatury.

Dokumenty pierwotne powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat, a okres zaczyna się liczyć po roku sprawozdawczym (klauzula 1, art. 29 ustawy nr 402-FZ). Oznacza to, że dokument z dnia 07.03.2016 r. należy przechowywać co najmniej do 2021 r. włącznie. Odrębne okresy przechowywania materiałów pierwotnych określa Wykaz zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. W celu zabezpieczenia dokumentów księgowych przedsiębiorstwa często tworzą specjalne archiwa.

Podstawowy dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. W praktyce coraz więcej więcej firm korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF). W szczególności firmy wymieniają umowy, faktury za zapłatę, akty, dowody dostawy i faktury.

EDI znacząco upraszcza procedurę przetwarzania dokumentów pierwotnych od momentu ich powstania do momentu ich zaksięgowania oraz przyspiesza pracę pomiędzy kontrahentami. Duży plus - dokumenty elektroniczne nie ma potrzeby drukowania, jeśli nie jest to sprzeczne z prawem lub warunkami umowy (klauzula 6, art. 9 ustawy nr 402).

Dokument elektroniczny jest poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli strony podejmą odpowiednią decyzję, dokument pierwotny można podpisać podpisem prostym lub niekwalifikowanym (pismo Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 września 2016 r. nr 03-03-06/ 2/53176).

Brak podstawowych dokumentów w firmie może skutkować poważną karą grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 rubli (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Organy podatkowe nałożą także karę za błędy w rejestracji. Ponadto osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów mogą zostać ukarane grzywną zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 2000 do 3000 rubli. Istnieje jeszcze jedno niebezpieczeństwo: jeśli w trakcie kontroli organy podatkowe nie znajdą wymaganego dokumentu, mogą usunąć część wydatków z podstawy opodatkowania, w związku z czym spółka będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek dochodowy.

Obowiązkowe dane dokumentu podstawowego

Tylko dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane szczegóły ma moc prawną (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ):

1. tytuł (np. „Ustawa o świadczonych usługach”, „ Nakaz zapłaty„, „Świadectwo księgowe”);
2. data kompilacji;
3. nazwa twórcy dokumentu (na przykład OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. treść dokumentu lub transakcji biznesowej (np. „Usługi dostępu do Internetu”, „Materiały przekazane do przetworzenia”, „Zapłata faktury za materiały biurowe”, „Odsetki naliczone z tytułu umowy pożyczki”);
5. wskaźniki naturalne i pieniężne (sztuki, metry, ruble itp.);
6. odpowiedzialne stanowiska (na przykład „Księgowy”, „Sklepiarz”, „Kierownik HR”, „Szef działu sprzedaży” itp.);
7. osobiste podpisy stron.

Prawidłowo sporządzony dokument pomoże w razie potrzeby w postępowaniu sądowym, np. gdy kupujący nie spłaci długu lub będzie próbował unieważnić transakcję. Ale dokument z błędami lub fikcyjnymi podpisami może być okrutnym żartem - dlatego nigdy nie powinieneś podpisywać umowy w imieniu dostawcy, jeśli nagle zapomniał podpisać. Starannie przechowuj wszystkie podstawowe dokumenty i zawsze dokładnie sprawdzaj wszystkie szczegóły w dokumentach przychodzących.

W praktyce nadal można spotkać się ze skargami klientów dotyczącymi braku plomby. Przypomnijmy, że z dniem 04.07.2015 r. pieczęć została anulowana dla większości organizacji i można jej używać do woli (Ustawa federalna z dnia 04.06.2015 r. nr 82-FZ). Informacje o pieczęci organizacji muszą być określone w statucie. Jeżeli kontrahent nalega na umieszczenie pieczątki, a Ty nie posiadasz jej zgodnie z prawem, możesz powiadomić kontrahenta na piśmie o jej braku i przekazać wyciąg z polityki rachunkowości.

Formy dokumentów pierwotnych

W swojej pracy możesz używać standardowych i własne formy dokumenty pierwotne (klauzula 4 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”). W takim przypadku domowy dokument podstawowy musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wiele firm jest zmuszonych opracować własną wersję ustawy o odpisach materiałów, ponieważ nie ma jednolitej formy dokumentu.

Dopuszczalne jest stosowanie połączonej formy dokumentu pierwotnego, gdy za podstawę przyjmuje się ujednoliconą formę i uzupełnia ją niezbędnymi kolumnami lub liniami. W takim przypadku należy zachować wszystkie obowiązkowe dane (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wybór spółki dotyczący stosowanych form rachunkowości podstawowej musi być określony w jej zasadach rachunkowości.

W trakcie działalności może pojawić się potrzeba nowych dokumentów podstawowych, które można następnie opracować i zatwierdzić zgodnie z polityką rachunkowości.

Uważać na! Ponieważ Twój kontrahent może również skorzystać z niezależnie opracowanego dokumentu podstawowego, Twoja polityka księgowa musi wskazywać, że akceptujesz również te dokumenty do księgowości.

W przypadku większości dokumentów masz prawo nie stosować ujednoliconych formularzy, jednakże transakcje gotówkowe należy realizować wyłącznie według zatwierdzonych formularzy dokumentowych (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012).

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Specjaliści mogą znaleźć główne formy dokumentów pierwotnych w albumach ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Oto te najczęstsze.

Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych

• TORG-12;
• Etykieta produktu;
• Uniwersalny dokument przelewu.

Dokumenty do księgowania środków trwałych

• OS-1 „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)”;
• OS-4 „Ustawa o umorzeniu środków trwałych”;
• OS-6 „Karta inwentarzowa do ewidencji środków trwałych”.

Podstawowa kasa fiskalna

Transakcje gotówkowe realizowane są wyłącznie zgodnie z Procedurą przeprowadzania transakcji gotówkowych (Instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U). Nie można np. zaprojektować „materiału eksploatacyjnego” w dowolnej formie lub opracować własnej wersji.

Formy pierwotnych dokumentów pieniężnych zatwierdza uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88:

• KO-1 „Polecenie odbioru gotówki”;
• KO-2 „Nakaz wydatkowania środków pieniężnych”;
• KO-3 „Dziennik rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących”;
• KO-4” Książka kasowa»;
• KO-5 „Księga rozliczeń środków przyjętych i wydanych przez kasjera.”

Dokumenty gotówkowe należy sprawdzać bardzo skrupulatnie, ponieważ takie podstawowe dokumenty są bezpośrednio związane z przepływem gotówki i zawsze przyciągają uwagę organów kontrolnych. Na przykład organy podatkowe z pewnością zwrócą uwagę na PKO, w którym kwota przekracza 100 000 rubli. A wszystko dlatego, że nie można zapłacić gotówką u jednego kontrahenta w kwocie przekraczającej 100 000 rubli. Brak podpisów na dokumentach gotówkowych będzie również powodem wszczęcia postępowania przed Federalną Służbą Podatkową.

Podsumujmy. Tak więc dokumenty podstawowe są integralną częścią rachunkowości i rachunkowość podatkowa. Transakcje nie mogą być przeprowadzane bez dokumentów potwierdzających. Często księgowi tworzą zapisy księgowe na podstawie kopii lub skanu dokumentu podstawowego. Bardzo ważne jest terminowe zastąpienie kopii oryginalnymi dokumentami, w przeciwnym razie organy regulacyjne mogą uznać operację lub transakcję za fikcyjną. Gwarancją bezpieczeństwa i rzetelności księgowości w firmie są wyłącznie dokumenty sporządzone zgodnie z prawem.

W obecnej praktyce przez pierwotne dokumenty księgowe rozumie się dokumenty odzwierciedlające fakty z życia gospodarczego (zawarcie transakcji, przesunięcie pozycji zapasów itp.). Sporządza się je w momencie transakcji lub po jej zakończeniu, w celu potwierdzenia zaistniałego stanu faktycznego. Na ich podstawie księgowy dokonuje zapisów w programie księgowym przedsiębiorstwa i akceptuje kwoty do rozliczeń podatkowych.

W jakiej formie jest kompilowany „podstawowy”?

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów spółka ma prawo samodzielnie określić, z jakich form „podstawowych” skorzystać. Decyzja podjęta jest ustalone w zasadach rachunkowości organizacji. Praktyka pokazuje, że podmioty gospodarcze korzystają z jednej z trzech możliwości:

• Ujednolicone formularze oferowane przez Goskomstat.
• Próbki opracowane samodzielnie przez firmę i zabezpieczone wewnętrznymi regulacjami.
• Opcje łączone: dokumenty podstawowe w ujednoliconym formacie, uzupełnione określonymi polami.

Prawo podmiotów gospodarczych do samodzielnego opracowywania formularzy „podstawowych” nie dotyczy następujących rodzajów dokumentów:

• dokumenty gotówkowe (w szczególności materiały eksploatacyjne i paragony);
• rygorystyczne formularze raportowania;
• faktury transportowe.

Dla nich Ministerstwo Finansów wprowadza ujednolicone formularze jako obowiązkowe.

Jeżeli firma zawierająca transakcję nie określiła w umowie formy „pierwotnej”, kontrahent ma prawo przedłożyć dokumenty zgodnie z art. własne próbki. Aby uniknąć pytań ze strony organów regulacyjnych, firma powinna określić w swoich zasadach rachunkowości, że akceptuje dokumenty na formularzach opracowanych przez jej dostawców i klientów.

Ważny! Obecność „pierwotnego” pośredniczącego w określonej operacji jest obowiązkowy wymóg o odzwierciedlenie w rachunkowości i rachunkowości podatkowej.

Obowiązkowe szczegóły „podstawowego”

Zgodnie z art. 9 402-FZ, podstawowe dokumenty księgowe muszą zawierać następujące obowiązkowe dane:

• nazwa dokumentu biznesowego, na przykład „Certyfikat zaakceptowanej pracy”;
• numer zgodnie z wewnętrznymi zasadami numeracji przedsiębiorstwa wysyłającego;
• data sporządzenia dokumentu;
• pełna nazwa firmy dokonującej „rejestracji podstawowej”;
• istota transakcji biznesowej, która miała miejsce (na przykład wysyłka towaru do kupującego, wpłata gotówki do kasy, akceptacja wykonanej pracy itp.);
• wycena faktu gospodarczego, który nastąpił w gotówce lub w naturze;
• stanowisko i imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za realizację lub realizację transakcji;
• odręczny podpis osoby upoważnionej.

Listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych ustala kierownik organizacji. Zabezpiecza to jego rozkaz.

Niektóre formularze zawierają dodatkowe szczegóły w stosunku do listy standardowej. Na przykład listy przewozowe muszą zawierać informacje o samochodzie, jego właścicielu i kierowcy.

Czy konieczne jest umieszczenie pieczęci organizacji na „podstawowym” dokumencie? Nie jest to wymóg obowiązkowy, bez niego nie można się obejść tylko wtedy, gdy jego obecność jest przewidziana w próbie zapisanej w polityce rachunkowości firmy.

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Obecne przepisy nie ustanawiają zamkniętej listy podstawowych dokumentów księgowych za 2018 rok. O ich różnorodności decyduje zakres działalności podmiotu gospodarczego. Dla jednej firmy potrzebny będzie list przewozowy, dla innej akt spisywania literatury z biblioteki.

Do najpopularniejszych rodzajów dokumentacji zalicza się:

• list przewozowy – pośredniczy w transakcjach przyjęcia i przekazania towarów i materiałów;
• protokół odbioru – sporządzany w sytuacji, gdy jedna ze stron akceptuje wyniki prac wykonanych przez drugą;
• lista płac - przygotowywana przy wypłacaniu wynagrodzeń pracownikom;
• OS-1 – odzwierciedla otrzymanie lub wyczerpanie środka trwałego (z wyjątkiem nieruchomości);
• INV-1 – konsoliduje wyniki inwentaryzacji;
• raport zaliczkowy – potwierdza wydatki pracownika przyjeżdżającego z podróży służbowej;
• dokumenty kasowe (czeki, PKO, RKO itp.);
• polecenie zapłaty;
• świadectwo księgowe itp.

Podany wykaz podstawowych dokumentów księgowych nie jest pełny. Firmy różne kierunki działalności korzystają z niezbędnych formularzy odzwierciedlających przeprowadzane transakcje.

W zależności od sposobu realizacji, „pierwotny” może być papierowy lub elektroniczny. Drugą opcję stosuje się w firmach, w których funkcjonuje elektroniczne zarządzanie dokumentacją. Pomaga uprościć i przyspieszyć przetwarzanie dokumentów biznesowych oraz usprawnić interakcję pomiędzy kontrahentami.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wszystkie rodzaje „materiałów pierwotnych” są przechowywane w firmie przez pięć lat. Odliczanie rozpoczyna się od końca roku sprawozdawczego. Przykładowo dokumenty wydane w 2018 r. należy przechowywać do 2023 r. włącznie. Naruszenie tej zasady będzie skutkować wszczęciem postępowania z obsługa podatkowa, nakładając kary na organizację.

Dokładność rozliczenia i dalsze wnioski z niego zależą od jakości dokumentu pierwotnego i zawartych w nim informacji.

Informacje zawarte w dokumentach podstawowych przyjętych do rachunkowości są gromadzone i usystematyzowane w rejestrach księgowych, których formy lub wymagania są zatwierdzane przez uprawniony organ. Dane z ksiąg rachunkowych w formie zgrupowanej przekazywane są do sprawozdań finansowych.

Kierownictwo określa osoby upoważnione do podpisywania dokumentów księgowych. W takim przypadku można ustalić hierarchię podpisów w zależności od zajmowanego stanowiska, kwoty pieniędzy, zakresu i istoty operacji.

Przedsiębiorstwa lub organizacje korzystające z podpisów elektronicznych powinny ustanowić odpowiednie zabezpieczenia i kontrole dotyczące prawa do używania podpisów elektronicznych i dostępu do nich.(17)

Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów pierwotnych

1. Wpisy w dokumentach pierwotnych należy dokonywać tuszem, kredką, pastą do długopisów, przy użyciu maszyn do pisania, urządzeń mechanicznych i innych środków zapewniających bezpieczeństwo tych wpisów przez okres przewidziany na ich przechowywanie w archiwum.

Nie używaj ołówka do pisania.

• 2. Dokumenty muszą być sporządzone starannie, tekst i cyfry muszą być napisane wyraźnie i czytelnie.
• 3. W dokumencie należy podać wszystkie dane. Jeżeli jakiekolwiek dane nie zostaną wypełnione, w ich miejscu umieszczana jest myślnik. Należy podać obowiązkowe dane.
• 4. W dokumentach pieniężnych kwotę podaje się cyfrowo i słownie.
• 5. Dokumenty pierwotne muszą być poświadczone własnoręcznymi podpisami kierownika organizacji, głównego księgowego lub osób upoważnionych.
• 6. Dokumenty pierwotne muszą zawierać odpisy podpisów osób upoważnionych.
• 7. Dokumenty pierwotne muszą być opatrzone pieczęcią organizacji, jeżeli przewiduje to forma i obowiązujące przepisy. (18)

Kierownik organizacji musi w porozumieniu z głównym księgowym zatwierdzić w formie zamówienia listę osób uprawnionych do podpisywania podstawowych dokumentów księgowych.

Terminowe i wysokiej jakości wykonanie podstawowych dokumentów księgowych, ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych do odzwierciedlenia w rachunkowości, a także wiarygodność danych w nich zawartych zapewniają osoby, które sporządziły i podpisały te dokumenty.

Przepływ podstawowych dokumentów w księgowości (pobieranie lub odbieranie od innych podmiotów gospodarczych, przyjęcie do rozliczenia, przetwarzanie, przekazanie do archiwum) musi być również uregulowane harmonogramem zatwierdzonym na polecenie kierownika.

Aby ostrzec zarówno menedżerów, jak i wykonawców przed nieprzewidzianymi zdarzeniami negatywne konsekwencje a aby zaoszczędzić czas przy wyszukiwaniu informacji, jest to konieczne po ich otrzymaniu dokumenty regulacyjne stworzyć bazę danych do rejestracji dokumentów pierwotnych.

Oznacza to, że wszystkie dokumenty pierwotne wypisywane i wypełniane w dziale księgowości muszą mieć swój własny identyfikator – kod (jednorazowy, unikalny numer), który jest im nadawany przy obowiązkowej rejestracji w jednym z dzienników ewidencyjnych, który należy otwarte w każdym przedsiębiorstwie.

Procedura sporządzania dokumentów:

• -przestrzeganie wszystkich ustalonych szczegółów i form dokumentów;
• -dokładność i przejrzystość prezentacji treści zawieranych transakcji gospodarczych w dokumentach;
• - terminowa realizacja transakcji handlowych, jasne, schludne i czytelne pisanie tekstu;
• -przekreślenie wolne miejsca w przypadku braku rekwizytów;
• -wskazanie kwot cyfrowo i słownie we wszystkich dokumentach wartościowych; skreślenie błędów tak, aby było widoczne to, co zostało przekreślone oraz poświadczenie poprawności tekstu podpisem osoby sporządzającej dokument;
• -poprawki są niedozwolone.(27)

Dokumenty pierwotne tworzone metodą zmechanizowaną wymagają specjalnego potwierdzenia wiarygodności otrzymanych danych, tj. autoryzacja i ochrona zarejestrowanych danych przed nieuprawnionym otrzymaniem informacji na ich temat. Faksem można przesłać dowolny dokument, ale nie podstawowy dokument księgowy, gdyż nie posiada on potwierdzenia jego autentyczności. Odpowiedzialność za terminowe i wysokiej jakości tworzenie dokumentów oraz ich przekazanie w ustalonych ramach czasowych do późniejszego odzwierciedlenia w rachunkowości ponoszą osoby, które przygotowały i podpisały te dokumenty.

Podstawowa księgowość zakład produkcyjny- jest to informacyjna podstawa zarządzania, której jakość zależy bezpośrednio od jakości rachunkowości. Rachunkowość podstawowa to zespół operacji informacyjnych i logicznych z dokumentami towarzyszącymi wszelkim przepływom rzeczowym i finansowym oraz ich elementom od wejścia do wyjścia obiektów produkcyjnych i gospodarczych przedsiębiorstwa i firmy jako całości.

Dokumenty pierwotne są więc nośnikami informacji o wszelkich obiektach i podmiotach produkcyjnych, gospodarczych oraz ich wzajemnych powiązaniach, a także pozwalają na wszechstronną ocenę wszystkich czynników kontrolnych: ilościowych, jakościowych, finansowych.(12)