>

Wszystko o podstawowej dokumentacji. Zasady wypełniania dokumentów podstawowych

Przedsiębiorstwo codziennie wykonuje dziesiątki operacji. Księgowi wysyłają pieniądze do kontrahentów, funduszy i założycieli, obliczają pensje, odbierają komputery i meble, naliczają kary, naliczają amortyzację itp. Dla każdej takiej operacji konieczne jest sporządzenie dokumentu pierwotnego (klauzula 1, art. 9 Prawo federalne z dnia 06.12.2011 nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwana dalej ustawą nr 402-FZ).

Podstawowy dokument jest tworzony w momencie transakcji lub po jej zakończeniu jako potwierdzenie faktu transakcji (klauzula 3 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Na podstawie danych pierwotnych księgowi dokonują wpisów.

Faktura, akt świadczenia usługi stworzenia strony internetowej, zaświadczenie księgowe – to podstawowe dokumenty, z których księgowi korzystają w swojej codziennej pracy. Istnieje wiele rodzajów produktów podstawowych, a ich różnorodność zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Na przykład w firmie transportowej jeden z głównych typów dokumentacja pierwotna Będzie list przewozowy, a w bibliotece odbędzie się akt spisywania literatury.

Dokumenty pierwotne powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat, a okres zaczyna się liczyć po roku sprawozdawczym (klauzula 1, art. 29 ustawy nr 402-FZ). Oznacza to, że dokument z dnia 07.03.2016 r. należy przechowywać co najmniej do 2021 r. włącznie. Oddzielne okresy przechowywania materiałów pierwotnych określa Wykaz zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. W celu zabezpieczenia dokumentów księgowych przedsiębiorstwa często tworzą specjalne archiwa.

Podstawowy dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. W praktyce coraz więcej więcej firm korzystać z elektronicznego zarządzania dokumentami (EDF). W szczególności firmy wymieniają umowy, faktury za zapłatę, akty, dowody dostawy i faktury.

EDI znacznie upraszcza procedurę przetwarzania dokumenty pierwotne od momentu ich powstania do momentu rozliczenia, przyspiesza pracę pomiędzy kontrahentami. Wielka zaleta - dokumenty elektroniczne nie ma potrzeby drukowania, jeśli nie jest to sprzeczne z prawem lub warunkami umowy (klauzula 6, art. 9 ustawy nr 402).

Dokument elektroniczny jest poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli strony podejmą odpowiednią decyzję, dokument pierwotny można podpisać podpisem prostym lub niekwalifikowanym (pismo Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 września 2016 r. nr 03-03-06/ 2/53176).

Brak podstawowych dokumentów w firmie może skutkować poważną karą grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 rubli (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Organy podatkowe nałożą także karę za błędy w rejestracji. Ponadto osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów mogą zostać ukarane grzywną zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 2000 do 3000 rubli. Istnieje inne niebezpieczeństwo: jeśli podczas kontroli organy podatkowe nie znajdą wymagany dokument mogą odliczyć część wydatków od podstawy opodatkowania, w związku z czym spółka będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek dochodowy.

Obowiązkowe dane dokumentu podstawowego

Tylko dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane szczegóły ma moc prawną (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ):

  1. tytuł (na przykład „Akt świadczonych usług”, „Nakaz zapłaty”, „Świadectwo księgowe”);
  2. Data przygotowania;
  3. nazwa twórcy dokumentu (na przykład OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
  4. treść dokumentu lub transakcji biznesowej (np. „Usługi dostępu do Internetu”, „Materiały przekazane do przetworzenia”, „Zapłata faktury za materiały biurowe”, „Odsetki naliczone z tytułu umowy pożyczki”);
  5. wskaźniki naturalne i pieniężne (sztuki, metry, ruble itp.);
  6. odpowiedzialne stanowiska (na przykład „Księgowy”, „Sklepiarz”, „Kierownik HR”, „Szef działu sprzedaży” itp.);
  7. osobiste podpisy stron.

Prawidłowo sporządzony dokument pomoże w razie potrzeby w postępowaniu sądowym, np. gdy kupujący nie spłaci długu lub będzie próbował unieważnić transakcję. Ale dokument z błędami lub fikcyjnymi podpisami może być okrutnym żartem - dlatego nigdy nie powinieneś podpisywać umowy w imieniu dostawcy, jeśli nagle zapomniał podpisać. Starannie przechowuj wszystkie podstawowe dokumenty i zawsze dokładnie sprawdzaj wszystkie szczegóły w dokumentach przychodzących.

W praktyce nadal można spotkać się ze skargami klientów dotyczącymi braku plomby. Przypomnijmy, że z dniem 04.07.2015 r. pieczęć została anulowana dla większości organizacji i można jej używać do woli (Ustawa federalna z dnia 04.06.2015 r. nr 82-FZ). Informacje o pieczęci organizacji muszą być określone w statucie. Jeżeli kontrahent nalega na umieszczenie pieczątki, a Ty nie posiadasz jej zgodnie z prawem, możesz powiadomić kontrahenta na piśmie o jej braku i przekazać wyciąg z polityki rachunkowości.

Formy dokumentów pierwotnych

W swojej pracy możesz używać standardowych i własne formy dokumenty pierwotne (klauzula 4 art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”). W takim przypadku domowy dokument podstawowy musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wiele firm jest zmuszonych opracować własną wersję ustawy o odpisach materiałów, ponieważ nie ma jednolitej formy dokumentu.

Dopuszczalne jest stosowanie połączonej formy dokumentu pierwotnego, gdy za podstawę przyjmuje się ujednoliconą formę i uzupełnia ją niezbędnymi kolumnami lub liniami. W takim przypadku należy zachować wszystkie obowiązkowe dane (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wybór spółki dotyczący stosowanych form rachunkowości podstawowej musi być określony w jej zasadach rachunkowości.

W trakcie działalności może pojawić się potrzeba nowych dokumentów podstawowych, które można następnie opracować i zatwierdzić zgodnie z polityką rachunkowości.

Notatka! Ponieważ Twój kontrahent może również skorzystać z niezależnie opracowanego dokumentu podstawowego, Twoja polityka księgowa musi wskazywać, że akceptujesz również te dokumenty do księgowości.

W przypadku większości dokumentów masz prawo nie stosować ujednoliconych formularzy, jednakże transakcje gotówkowe należy realizować wyłącznie według zatwierdzonych formularzy dokumentowych (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012).

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Specjaliści mogą znaleźć główne formy dokumentów pierwotnych w albumach ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Oto te najczęstsze.

Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych

  • TORG-12;
  • Etykieta produktu;
  • Uniwersalny dokument przelewu.

Dokumenty do księgowania środków trwałych

  • OS-1 „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)”;
  • OS-4 „Ustawa o umorzeniu środków trwałych”;
  • OS-6 „Karta inwentarzowa do ewidencji środków trwałych”.

Podstawowa kasa fiskalna

Transakcje gotówkowe realizowane są wyłącznie zgodnie z Procedurą transakcje gotówkowe(Instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. nr 3210-U). Nie można np. zaprojektować „materiału eksploatacyjnego” w dowolnej formie lub opracować własnej wersji.

Formy pierwotnych dokumentów pieniężnych zatwierdza uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88:

  • KO-1 „Polecenie odbioru gotówki”;
  • KO-2 „Nakaz wydatkowania środków pieniężnych”;
  • KO-3 „Dziennik rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących”;
  • KO-4 „Księga kasowa”;
  • KO-5 „Książka rejestracyjna przyjęta i wystawiona przez kasjera Pieniądze».

Dokumenty gotówkowe należy sprawdzać bardzo skrupulatnie, ponieważ takie podstawowe dokumenty są bezpośrednio związane z przepływem gotówki i zawsze przyciągają uwagę organów kontrolnych. Na przykład organy podatkowe z pewnością zwrócą uwagę na PKO, w którym kwota przekracza 100 000 rubli. A wszystko dlatego, że nie można zapłacić gotówką u jednego kontrahenta w kwocie przekraczającej 100 000 rubli. Brak podpisów na dokumentach gotówkowych będzie również powodem wszczęcia postępowania przed Federalną Służbą Podatkową.

Podsumujmy. Tak więc dokumenty podstawowe są integralną częścią rachunkowości i rachunkowość podatkowa. Transakcje nie mogą być przeprowadzane bez dokumentów potwierdzających. Często księgowi tworzą zapisy księgowe na podstawie kopii lub skanu dokumentu podstawowego. Bardzo ważne jest terminowe zastąpienie kopii oryginalnymi dokumentami, w przeciwnym razie organy regulacyjne mogą uznać operację lub transakcję za fikcyjną. Gwarancją bezpieczeństwa i rzetelności księgowości w firmie są wyłącznie dokumenty sporządzone zgodnie z prawem.


Dokumenty podstawowe są niezbędne do potwierdzenia realizacji transakcji biznesowych. Zasadniczo jest to źródło danych do księgowości w firmie. Kluczowa jest obecność i prawidłowe wykonanie dokumentu pierwotnego pomyślne audyty podatkowe, audyt i prawidłowe odzwierciedlenie obrotów w rachunkach księgowość i odpowiednio dokładne.

Wymagania, jakie muszą spełniać dokumenty pierwotne, określono w art. 9 ustawy federalnej nr 402 „O rachunkowości”. Zgodnie z nim obowiązkowe są następujące dane:

  • nazwa dokumentu
  • Data przygotowania
  • nazwa przedsiębiorstwa lub przedsiębiorca indywidualny
  • opis odzwierciedlający istotę transakcji gospodarczej
  • wartość pieniężna i/lub rzeczowa transakcji biznesowej
  • jednostki
  • z podziałem i wskazaniem pozycji

Najczęściej dokumentowi przypisany jest numer; w wielu formach jego naniesienie jest obowiązkowe. Numerację zwykle przeprowadza się od początku roku.

Należy pamiętać, że konieczność przygotowania niektórych formularzy zależy od specyfiki działalności, formy opodatkowania i specyficznych zasad rachunkowości konkretnej organizacji.

Rejestracja podstawowa

Dokumentacja faktów działalność gospodarcza następuje w momencie ich zlecenia lub bezpośrednio po wykonaniu na nośnikach papierowych i/lub elektronicznych. Firma może samodzielnie opracowywać formularze dokumentów, z wyjątkiem organizacje rządowe którzy są zobowiązani do korzystania z prawnie zatwierdzonych formularzy. Należy pamiętać, że wymagane jest wypełnienie jednolitych dokumentów, których użycie przewiduje prawo.

Jeżeli zaistnieje konieczność wprowadzenia zmian, należy je poświadczyć podpisem osoby odpowiedzialnej i podać także datę. Istnieją dokumenty, w których zmiany są zabronione przez prawo.

Różne cele są różne, najczęściej jest to co najmniej pięć lat. Większość dokumentów dot wynagrodzenie, są przechowywane do 75 lat.

Ze względu na miejsce powstania dokumenty pierwotne dzielą się na zewnętrzne i wewnętrzne oraz ze względu na ich przeznaczenie na dokumenty administracyjne i uzasadniające. Przykładem dokumentu administracyjnego jest. Dokument potwierdzający potwierdza konkretną operację, przykładem jest świadectwo odbioru wykonanej pracy. Istnieją dokumenty, które łączą w sobie zarówno właściwości administracyjne, jak i odciążające, tj. łącznie przykładem jest zaświadczenie o wyliczeniu wynagrodzenia urlopowego.

Dokumenty dotyczące rachunkowości środków trwałych i pozycji zapasów

List przewozowy (TN) to dokument rejestrujący sprzedaż lub wydanie. Sprzedawca sporządza dwa formularze TN, jeden zatrzymuje dla siebie jako podstawę do odpisu, a drugi przekazuje kupującemu, któremu ten formularz daje prawo do przyjęcia pozycji zapasów do rozliczenia.

Ujednolicona forma TN to TORG-12. W prawym górnym rogu znajdują się kody statystyczne. Jeżeli wysyłka następuje z oddziału, w kolumnie „adres rzeczywisty” należy podać jej adres. W TN znajdują się także wszelkie informacje o produkcie - nazwa, artykuły, kod produktu, forma opakowania, liczba miejsc w partii, jednostka miary i jej kod, masa w jednym miejscu i całkowita, masa netto i brutto, cena i koszt całkowity . Jeżeli pozycja inwentarza jest , musi to być również odzwierciedlone w specyfikacji technicznej. W razie potrzeby TN ma kolumny z sumami kolumn. Liczba arkuszy TN jest stała, jeśli jest ich kilka. Na dole należy wpisać dane osób odpowiedzialnych.

Rejestracja transakcji w księgowości systemu operacyjnego


Rejestracja transakcji w księgowości materiałowej


Usługi dokumentów księgowych

Sporządza go akt, który można nazwać inaczej - świadczonymi usługami, wykonaną pracą, przyjęciem i wydaniem pracy; ważne jest, aby w umowie o świadczenie tych usług zapisano odpowiednie sformułowania. Klient otrzymuje jeden egzemplarz formularza, drugi pozostaje u wykonawcy. Nie ma jednolitej formy aktu.

W ustawie, oprócz innych obowiązkowych danych, należy zapisać okres, przez jaki usługi były świadczone, jeżeli są świadczone z określoną częstotliwością. Przykład wpisu: „Świadczenie usług sprzątania za styczeń 2018.”

Dokumenty gotówkowe


Dokumenty do księgowania transakcji bankowych


Dokumenty płacowe

Poniżej wymieniono główne dokumenty stanowiące podstawę naliczania wynagrodzeń:


Dokumenty do księgowania podatków i opłat

Większość dokumentów opisanych powyżej ma podstawowe znaczenie dla rachunkowości podatkowej. Na przykład kwoty za świadczone usługi i faktury są uwzględniane przy obliczaniu podatku dochodowego, a składki na fundusze są również obliczane na podstawie dokumentów dotyczących wynagrodzeń.

Chciałbym jeszcze powiedzieć coś na temat faktury. Jest to formularz używany do naliczania podatku VAT. Bardzo ważne jest, aby wszystkie szczegóły tego dokumentu zostały wypełnione prawidłowo i całkowicie, w przeciwnym razie organy podatkowe mogą odmówić przyjęcia kwoty do odliczenia. Ważny szczegół - jeśli wysyłka realizowana jest przez oddział, konieczne jest wskazanie jego punktu kontrolnego, a nie organizacji macierzystej. Jedna kopia dokumentu pozostaje u wykonawcy (sprzedawcy), druga jest przechowywana u kupującego.

Dbałość o przygotowanie podstawowych dokumentów księgowych jest kluczem do prawidłowego tworzenia rejestrów księgowych.

Rejestry księgowe

Rejestry księgowe są środkiem usystematyzowania i uporządkowania danych o działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, uzyskanych z dokumentów pierwotnych. Wymagania dotyczące rejestrów reguluje art. 10 ustawy federalnej nr 402. Przedsiębiorstwo może samodzielnie decydować, z jakiego rodzaju rejestrów skorzystać. Konserwacja może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej z wykorzystaniem podpisu elektronicznego. Informacje te są ujęte w polityce rachunkowości.

Przykładami rejestrów księgowych są księga główna, rejestr wystawionych faktur itp.

W rejestrach wskazane są następujące dane:

  • zarejestruj nazwę
  • okres
  • Nazwa firmy
  • chronologiczne i/lub systematyczne grupowanie obiektów księgowych (daty, nazwy pozycji kosztowych, działy itp.)
  • jednostki
  • podpis osoby/osób ​​odpowiedzialnych i ich stanowisko

Istnieje kilka klasyfikacji rejestrów księgowych:

  • Ze względu na charakter zapisów:
  1. Chronologiczny - dane odzwierciedlane są w trakcie przeprowadzania transakcji biznesowych (przykład - rejestry).
  2. Systematyczne – informacje grupowane są w oparciu o przypisanie do konkretnych kont księgowych (analiza subconto).
  3. Łączone - nagrywanie odbywa się w oparciu o systematyczną zasadę w porządek chronologiczny, łącząc dwa pierwsze punkty (przykład - księga główna).
  • Według wyglądu:
  1. Książki.
  2. Darmowe prześcieradła.
  3. Karty.

    4. Problem z pierwotnym teraz wynika przede wszystkim z faktu, że znaczące miejsce w obiegu są transakcje z osoby oraz indywidualni przedsiębiorcy, których zaświadczenia dokumentowe często nie są ujednolicone, dużą pomocą są tutaj specjalne programy księgowe, jednak nie każdy przedsiębiorca może sobie na nie pozwolić.

    Odpowiedź

Obieg dokumentów w organizacjach jest integralną częścią procesów biznesowych. Dokumenty księgowe mają na celu pisemne rejestrowanie wszystkich zdarzeń zachodzących w przedsiębiorstwach, które mają wpływ na problemy robocze.

Istota i znaczenie dokumentów księgowych

Wymogi legislacyjne, w szczególności przepisy ustawy o rachunkowości, nakładają obowiązek dokumentowania wszelkich zdarzeń w sferze gospodarczej. Dokumenty księgowe służą potwierdzeniu zakończenia wszelkich transakcji i służą jako pisemne potwierdzenie realizowanych procesów.

Dokument księgowy to forma, w której można zapisać zdarzenia bieżące, ich wycenę oraz inne kryteria wyróżniające transakcję gospodarczą.

Według rodzaju finansów Dokumenty księgowe a ich przeznaczenie można sklasyfikować w następujący sposób:

  1. Administracyjny. Na ich podstawie nie są rejestrowane transakcje biznesowe. Dokumenty te pełnią funkcję instrukcji wykonywania określonych czynności. Do tej grupy zaliczają się rozkazy i instrukcje kierownictwa.
  2. Odciążające - potwierdzają zakończenie faktycznych transakcji w bieżącej działalności firmy. Stanowią podstawę do sporządzania ewidencji np. aktów przyjęcia i przekazania przedmiotów wartościowych, faktur za umorzenie, przemieszczeń wewnętrznych. Często ich obecność musi być potwierdzona dokumentami administracyjnymi.
  3. Dokumenty księgowe mają na celu uproszczenie procedury księgowej. Są to różne wyciągi, certyfikaty księgowe wyjaśniające procedurę wykonywania działań i ich celowość.
  4. Dokumenty łączone mają jednocześnie cechy dokumentów administracyjnych i odciążających. Stanowią podstawę do powstania transakcji biznesowej, a także zawierają informację o jej zakończeniu. W w tym przypadku Jako przykład możemy rozważyć dokumenty gotówkowe (polecenie kasowe wydatków).

Co dotyczy dokumentów księgowych

Dokumenty regulujące rachunkowość powstają zgodnie z kolejnością, w jakiej zostały sporządzone, to znaczy są podzielone na pierwotne i skonsolidowane. Podstawą dokonywania zapisów księgowych są pierwotne dokumenty księgowe. Mogą być generowane bezpośrednio w przedsiębiorstwie lub odbierane z zewnątrz – od dostawców, odbiorców i innych kontrahentów. Głównymi dokumentami księgowymi powiązanymi z podstawowymi są faktury, płatności, gotówka, dokumenty bankowe i inne. Raporty zbiorcze sporządzane są na podstawie danych pierwotnych i zawierają informacje uogólnione.

Zgodnie z ich treścią mogą przyjmować wartość materialną i pieniężną. Część materialna odzwierciedla obecność i przepływ towarów i innych wartościowych przedmiotów. Na przykład akty przyjęcia i przeniesienia, faktury za wydanie towaru dają dokładny obraz rodzajów i ilości przewożonego majątku. Podano także kosztorys wykonanej operacji.

Część prac dotyczy wyłącznie rozliczeń. Mówimy o odcinkach wypłat, poleceniach gotówkowych, wyciągach bankowych. Informacje, jakie niosą, mają wyłącznie charakter finansowy – stan rozliczeń z kontrahentami, wynagrodzenia pracowników.

Do niedawna wymóg obowiązkowego stosowania ujednoliconych formularzy w rachunkowości pozostał. Wejście w życie ustawy nr 402-FZ o rachunkowości umożliwia kierownictwu organizacji samodzielne opracowywanie formularzy dokumentów podstawowych. Ale jednocześnie pozostają pewne wymagania dotyczące obecności obowiązkowych szczegółów. Oznacza to, że w rachunkowości pierwotnej jedynym ważnym dokumentem księgowym jest formularz zawierający następujące informacje:

  • imię i nazwisko oraz data sporządzenia formularza;
  • dane podmiotu gospodarczego;
  • treść operacji i jej charakterystyka w ujęciu pieniężnym i ilościowym;
  • podpisy osób odpowiedzialnych.

Do czego służą dokumenty księgowe?

Dla organizacji, a nawet przedsiębiorców, znaczenie dokumentów księgowych jest ogromne. Służą one nie tylko potwierdzeniu dokonanych faktów działalności gospodarczej, ale także pomagają określić jej nurt kondycja finansowa firmy. Na ich podstawie podmioty dokonują obliczeń podatkowych, natomiast obniżenie podstawy opodatkowania możliwe jest jedynie w przypadku posiadania dokumentów sporządzonych prawidłowo z punktu widzenia przepisów.

Brak niezbędnych podstawowych dokumentów, certyfikatów i oświadczeń może później stworzyć wiele problemów dla organizacji, rodząc dodatkowe pytania ze strony organów regulacyjnych. Często fakt ten stanowi podstawę do ponownego obliczenia podstawy opodatkowania.

Jakie dokumenty księgowe powinna posiadać spółka LLC, aby zapewnić bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa? W zależności od specyfiki pracy są to dokumenty regulujące działalność przedsiębiorstwa – zamówienia, instrukcje, zasady rachunkowości. Potwierdzeniem faktów o uzyskanych dochodach i poniesionych wydatkach są faktury, faktury, odcinki wynagrodzeń z personelem oraz inne dokumenty gotówkowe i bankowe. Aby uprościć procedurę księgową, powszechnie stosuje się zestawienia obrotowe i zbiorcze zawierające ogólne informacje o jednorodnych transakcjach.

Przeniesienie dokumentów i okres przechowywania

Mając na uwadze niezaprzeczalną rolę i znaczenie dokumentów księgowych dla każdego podmiotu gospodarczego, ich przemieszczanie i przechowywanie również musi podlegać pewnym zasadom.

Organizacje samodzielnie ustalają harmonogram podstawowego obiegu dokumentów, który obejmuje następujące etapy:

  • recepcja lub rejestracja;
  • leczenie;
  • składowanie;
  • przenieść do archiwum.

Określony harmonogram powinien zawierać optymalne ramy czasowe przetwarzania otrzymanych danych. W razie potrzeby dopuszczalne są korekty ustalonych okresów.

Przechowywanie dokumentów pierwotnych zapewniają pracownicy obsługi księgowej. Jednocześnie przy zmianie osób odpowiedzialnych konieczne jest sporządzenie aktu akceptacji i przekazania dokumentów księgowych, którego wzór opracowywany jest z uwzględnieniem cech firmy. Ale jednocześnie konieczne jest utworzenie szczegółowego rejestru dokumentów księgowych przy przenoszeniu spraw, którego próbka zostanie przeprowadzona przez pełna informacja o istniejącym wolumenie transakcji.

Okres przechowywania dokumentów różni się w zależności od ich przeznaczenia. Informacje dostarczające dane dotyczące obliczeń podatkowych muszą być dostępne przez co najmniej 4 lata. Wypełnione formularze informacyjne pracowników są przechowywane przez okres do 75 lat.

Rejestr dokumentów księgowych przy przekazywaniu spraw (próbka)

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne nie tylko w kwestiach księgowych, ale także w zakresie przepisów podatkowych, w szczególności ustalania zakresu obowiązków. Dlatego niezwykle ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za sporządzanie dokumentacji podstawowej znały wszystkie niuanse księgowe, a ponadto rozumiały ich klasyfikację, aby uprościć pracę.

Co to są podstawowe dokumenty księgowe

Za dokumenty pierwotne uważa się te, które rejestrują pewne czynności gospodarcze, które zostały już przeprowadzone. Możesz pozostawić wpis w księgowości i wprowadzić go do rejestru tylko wtedy, gdy posiadasz pierwotną dokumentację księgową. Jest uważany za integralną część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pierwotne dokumenty księgowe są dokumentacją potwierdzającą dokonane transakcje, związane z działalnością gospodarczą podmiotu, które przyniosły skutek gospodarczy.

Klasyfikacja

Wszystkie punkty mające wpływ na kwestię dotyczącą przedmiotu podstawowego podlegają przepisom i normom 402-FZ. Rozporządzenie stanowi, że zaświadczenia te są potrzebne przy kontaktach z organami podatkowymi jako potwierdzenie prawidłowości obliczeń. Oznacza to, że organy podatkowe nie będą miały żadnych skarg dotyczących procesu ustalania podstawy opodatkowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pierwotna podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez 4 lata. W tym okresie organy podatkowe mogą w dowolnym momencie zażądać dokumentów do zbadania i weryfikacji. Ponadto dokumentacja pierwotna często pełni rolę dowodu w postępowaniu sądowym.

Warto zauważyć, że konkretne formy dokumentacji pierwotnej nie są ustalone na poziomie legislacyjnym. Przez ten przypadek Podmiot gospodarczy ma możliwość wyboru opcji, która zaspokoi jego potrzeby i będzie służyć dobra pomoc w dalszej pracy.

Podstawowe dokumenty księgowe: lista

Zazwyczaj, pełna lista certyfikaty pełniące podstawowe funkcje pozostają niezmienione i są zatwierdzane na najwyższym poziomie. Obecnie do tej kategorii zaliczają się:

  1. Porozumienie. Określają szczegółowe warunki transakcji, obowiązki stron i kwestie finansowe. Ogólnie rzecz biorąc, wskazane są tutaj wszystkie warunki, które są w ten czy inny sposób związane z transakcją. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych transakcji pisemna umowa nie jest wymagana. Zatem od momentu otrzymania przez kupującego dowód sprzedaży, transakcję uważa się za zawartą.
  2. Konta. Korzystanie z dokumentów tego typu kupujący potwierdza chęć zapłaty za towary (usługi) sprzedającego. Ponadto faktury mogą zawierać dodatkowe warunki transakcji oraz rejestrować konkretne ceny, które sprzedawca ustala za swoje produkty i usługi. Jeżeli z jakiegoś powodu kupujący nie jest zadowolony z przedstawionego mu produktu (usługi), ma on prawo żądać zwrotu środków na podstawie faktury.
  3. Lista rzeczy do spakowania. To pokazuje pełna lista wszystkie przekazywane towary lub materiały. Fakturę należy wystawić w kilku wersjach w zależności od ilości uczestników transakcji.
  4. Certyfikat przeniesienia i odbioru. Jest on sporządzany na podstawie wyników świadczenia usługi jako potwierdzenie, że wynik pracy spełnia wcześniej określone kryteria i jest w pełni zatwierdzony przez stronę otrzymującą.
  5. Paski wypłat. Wyświetlają wszelkie kwestie związane z rozliczeniami płacowymi z zatrudnionym personelem. Ponadto powinny się tu znaleźć wszelkie informacje dotyczące premii, dopłat i innych mechanizmów zachęt finansowych dla pracowników.
  6. Świadectwa odbioru i przekazania nr OS-1. Dokumentacja tego typu służy do ewidencji wszelkich czynności związanych z wejściem lub wyjściem środków trwałych.
  7. Dokumenty gotówkowe, które obejmują przychodzące i wychodzące zlecenia gotówkowe, a ponadto książeczka kasowa. Zawierają informacje dotyczące transakcji finansowych dokonanych w ramach sprzedaży.

Klasyfikacja

Rodzaje dokumentów podstawowych w rachunkowości są dość zróżnicowane i zależą przede wszystkim od konkretnego celu wykorzystania dokumentu w dającej się przewidzieć przyszłości. Jednak najpopularniejszą cechą klasyfikacyjną jest podział dokumentacji pierwotnej na wewnętrzną i zewnętrzną.

Dokument wewnętrzny jest własnością firmy i jest przez nią wydawany w celu rozwiązania określonych kwestii. Jest on opracowany przez specjalistów firmy i ma zastosowanie wyłącznie na obszarze jurysdykcji tej firmy. Do tej kategorii zaliczają się zatem te dokumenty, które są niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednej firmy. Jednocześnie, jeśli dokument zostanie otrzymany przez firmę z zewnątrz lub zostanie opracowany przez specjalistów firmy, a następnie przekazany innym osobom prawnym ( Organy podatkowe, klienci itp.), wówczas zostanie uznane za zewnętrzne.

Z kolei dokumenty wewnętrzne również mają swoje własne cechy klasyfikacyjne, które pozwalają na pogrupowanie ich w trzy kategorie:

  1. Administracyjny (organizacyjny). Wskazują informacje, które muszą zostać przekazane pracownikom firmy, oddziałom strukturalnym i oddziałom oraz ich menadżerom. Z ich pomocą firma wydaje określone zamówienia, których należy dokładnie przestrzegać. W tej grupie znajdują się różnorodne zamówienia, instrukcje i wiele więcej.
  2. Wykonawczy (odciążający), które początkowo przedstawiają fakty potwierdzające przeprowadzenie określonych operacji gospodarczych i ich zakończenie.
  3. Dokumenty księgowe. Ta kategoria ma charakter uogólniający i jest niezbędny do usystematyzowania informacji zawartych w innych opracowaniach i ich dalszego zebrania w jeden dokument.

W pewnych okolicznościach dokumentację można również łączyć. W ta grupa możemy uwzględnić te dokumenty, które mogą jednocześnie zawierać kluczowe cechy dokumentacji organizacyjnej i pomocniczej. Najbardziej uderzającymi przykładami są różne zamówienia gotówkowe, wymagania, raportowanie z wyprzedzeniem i wiele innych.

Rejestry księgowe i ich klasyfikacja

Dokonując jakiejkolwiek transakcji, przygotowywana jest pierwotna dokumentacja. Po całkowitym wypełnieniu wszystkie informacje w nim określone muszą zostać zduplikowane w odpowiednim rejestrze księgowym. I jest to swego rodzaju nośnik, który gromadzi podstawowe informacje o transakcji. W oparciu o istotę rejestru można wyróżnić kilka kryteriów klasyfikacyjnych. Na przykład z wyglądu rejestry pojawiają się użytkownikom w postaci książek, prostych arkuszy i kart indeksowych.

W oparciu o mechanizmy prowadzenia rejestru można wyróżnić jeszcze trzy grupy:

  1. Chronologiczny, w którym wskazane są wszystkie zdarzenia, które miały miejsce, przy ścisłym zachowaniu ram czasowych. Oznacza to, że najpierw musisz wskazać te operacje, które miały miejsce wcześniej i tak dalej. Takie rejestry są najbardziej złożone, ponieważ zawierają ogromną ilość informacji i często można pominąć pewne działania.
  2. Systematyczny, w którym początkowo wszystkie transakcje są wprowadzane w formie wskaźników ekonomicznych. Rejestry tego typu odzwierciedlają zatem efekt ekonomiczny dokonanych transakcji gospodarczych oraz analizują wskaźniki wydatków i dochodów. Najbardziej świecący przykład Rejestrem systematycznym jest księga kasowa.
  3. Łączny, które mają podstawowe cechy zarówno rejestrów systematycznych, jak i chronologicznych.

Treść dokumentacji podstawowej

Wielu użytkowników ma pytania dotyczące tego, co stanowi podstawowe dokumenty księgowe i jakie wymagania się do nich odnoszą. Na poziomie legislacyjnym zapisano kilka przepisów stanowiących, że w dokumentach pary pierwotnej muszą znajdować się określone informacje. W szczególności, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402, podstawowa dokumentacja musi zawierać następujące informacje:

  • Tytuł dokumentu;
  • Data przygotowania;
  • informacje o osobie, która je sporządziła określony dokument(pełna nazwa przedsiębiorstwa);
  • istotę działalności gospodarczej związanej z tym dokumentem;
  • kalkulacje finansowe dotyczące transakcji;
  • podpisy urzędników odpowiedzialnych za transakcję oraz ich inicjały.

Przykładowy podstawowy dokument księgowy

Zasady sporządzania dokumentów

Ustawodawca ustanawia pewne zasady sporządzania podstawowych dokumentów księgowych. Tak, jeden z kluczowe wymagania pod uwagę bierze się poprawność oraz brak błędów gramatycznych i interpunkcyjnych oraz literówek. Jeśli obsługa podatkowa znajdzie pewne braki, sprawca będzie musiał ponownie przerobić dokument, a jeśli naruszenie się powtórzy, możesz zostać ukarany karami. Ogólnie rzecz biorąc, należy zająć się tym problemem bliska Uwaga do następujących zaleceń:

  1. Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, specjalnego sprzętu komputerowego i komputerów.
  2. Kompilację można rozpocząć, gdy planowane jest przeprowadzenie określonych transakcji biznesowych, które należy wyświetlić. Jednocześnie w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość sporządzenia dokumentu już po zakończeniu transakcji.
  3. Wszystkie dane obliczeniowe muszą być przedstawione zarówno w formie numerycznej, jak i pisemnej. Dlatego obok każdego numeru powinien znajdować się podpis.
  4. Niezwykle ważne jest wypełnienie wszystkich danych wskazanych w formularzu. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma informacji, nie możesz zostawić pustej linii. Powinna pojawić się w nim myślnik.

Jeśli nie zastosujesz się do tych zaleceń, możesz napotkać znaczne trudności. Tym samym, jeśli podczas kontroli służba podatkowa uzna dokument za nieprawidłowy, pojawią się wątpliwości co do prawidłowości dokonanych obliczeń i ustalenia podstawy opodatkowania.

Jeśli z jakiegoś powodu konieczne jest dokonanie pewnych korekt, pod żadnym pozorem nie należy stosować korektorów i cieniowania, ponieważ są one niedopuszczalne. Korekty można dokonać w następujący sposób:

  1. Korekcja konturu. W przypadku podania nieprawidłowej informacji należy ją przekreślić cienką linią i obok niej wskazać informację prawidłową. W takim przypadku w miejscu każdej takiej korekty musi znajdować się przypis. „Poprawiona wiara” ze wskazaniem daty sprostowania i podpisem urzędnika, który dokonał sprostowania. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku dokumentów potwierdzających otrzymanie i wydatkowanie środków metoda ta będzie niewłaściwa.
  2. Dodatkowy wpis. Metodę tę stosuje się w sytuacjach, gdy łączne wartości transakcji realizowane są przy znacznie obniżonych wskaźnikach. Aby nie sporządzać dokumentu od nowa, można dokonać dodatkowych zapisów na brakujące kwoty w bieżącym okresie lub w następnym.
  3. Odwrócenie. Błędny wpis korygujemy za pomocą wartości ujemne. Wszystkie nieprawidłowe informacje są powtórzone czerwonym atramentem, a obok nich wskazano prawidłowe wpisy.

Raport pierwotny można sporządzić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. W Ostatnio wiele firm powiela informacje i tworzy zarówno wersje papierowe, jak i elektroniczne. Te pierwsze są następnie wykorzystywane do celów wewnętrznych, ale kopie elektroniczne są na żądanie przekazywane do weryfikacji Federalnej Służbie Podatkowej.

Można wyciągnąć kilka wniosków. Państwo nie zatwierdza żadnych obowiązkowych formularzy dokumentacji pierwotnej, co daje podmiotom gospodarczym prawo do samodzielnego określenia formy dokumentu, który będzie w przyszłości stosowany w praktyce. Niezwłocznie po rejestracji dokumentu wszystkie dane z niego muszą zostać przekazane do rejestru księgowego.

Rachunkowość podstawowa to dokument potwierdzający zakończenie określonych transakcji biznesowych.

Taki dowód z dokumentów jest w pełni moc prawna Jego głównym narzędziem są podstawowe dokumenty księgowe.

Formy i rodzaje dokumentów pierwotnych

W zależności od rodzaju transakcji, którą należy uwzględnić, podstawowe dokumenty księgowe mogą mieć formę standardową lub specjalistyczną.

Pierwszą formę pierwotnych dokumentów księgowych stosuje się przy rejestrowaniu jednorodnych transakcji gospodarczych, które są typowe dla większości przedsiębiorstw w jednej lub kilku branżach.

Mówiąc najprościej, do rutynowych operacji, które wykonuje większość organizacji w naszym kraju.

Do operacji wysoce specjalistycznych wymagany jest specjalistyczny mundur

Podstawowe dokumenty obejmują:

  • przekazy pieniężne,
  • wpływy gotówkowe i polecenia zapłaty,
  • listy przewozowe,
  • rachunki itp.

Każdy dokument podstawowy musi zawierać następujące elementy:

Zasady wypełniania dokumentów podstawowych


Wszystkie podstawowe dokumenty księgowe muszą być wypełnione jasno i dokładnie.

  1. Dozwolone jest używanie długopisów, długopisów, sprzętu komputerowego i maszyny do pisania.
  2. Podstawowe dokumenty należy sporządzić już na etapie planowania transakcji biznesowej.
  3. W niektórych przypadkach (kiedy istnieją ku temu obiektywne powody) Wymagane dokumenty można utworzyć bezpośrednio po operacji.

Obecnie większość organizacji korzysta z gotowych standardowych formularzy dla dokumentów podstawowych: faktur, zamówień, faktur, kuponów, wyciągów itp.

Podstawowe dokumenty księgowe dzielą się na dwa typy: zewnętrzne i wewnętrzne.

Dokumenty zewnętrzne docierają do organizacji (firmy) z zewnątrz.

Nadawcą mogą być agencje rządowe, organizacje wyższego szczebla, banki, inspekcja podatkowa (w tym przypadku są to podstawowe dokumenty księgowe podatkowe), założyciele, dostawcy, nabywcy itp.

Zestawiane są według standardowego formularza.

Przykładem zewnętrznego dokumentu księgowego może być faktura od dostawcy, polecenie zapłaty, żądanie zapłaty, polecenie zapłaty-żądanie itp.

Wewnętrzne dokumenty księgowe tworzone są wyłącznie wewnątrz organizacji

Z kolei wewnętrzne dokumenty księgowe dzielą się na następujące typy dokumentów pierwotnych:

  1. Administracyjny. Rodzaj dokumentów zawierających określone polecenia lub instrukcje dotyczące wykonania określonych operacji;
  2. odciążający (wykonawczy). Takie dokumenty podkreślają fakt określonej operacji. Jako przykład możemy przyjąć akt przyjęcia materiałów (towaru), zlecenie odbioru, akt przyjęcia wytworzonych wyrobów, akt przyjęcia i zbycia środków trwałych itp.
  3. łączny. Jest to rodzaj dokumentu, który ma jednocześnie charakter odciążający i administracyjny. Są to wyciągi z listy płac, polecenia odbioru gotówki (dokumenty), zestawienia wydatków itp.;
  4. rejestracja księgowa. Dokumenty takie sporządza się, jeżeli nie nadają się do zarejestrowania transakcji biznesowej. forma standardowa dokumenty pierwotne. Na przykład arkusze dystrybucyjne, certyfikaty itp.

Korekty w dokumentach pierwotnych


Są chwile, kiedy nawet doświadczony księgowy popełnia błąd podczas przygotowywania podstawowego dokumentu.

Rodzi się pytanie: czy można to poprawić i czy dokument będzie miał po tym moc prawną?

Błąd można poprawić tylko wtedy, gdy (dokument podstawowy) nie został jeszcze odzwierciedlony w księgowości, to znaczy nie został zaksięgowany.

Korekty w dokumentach pierwotnych w żadnym wypadku nie powinny być dokonywane metodą „kreskowania”.

Można to zrobić konkretnie na trzy sposoby:

  1. korekta,
  2. dodatkowy wpis,
  3. odwrócenie

Korygującą metodę korekty stosuje się wyłącznie w przypadkach, gdy popełniono błąd w rejestrach księgowych i nie ma to wpływu na zgodność rachunków.

Metoda ta jest właściwa przed sporządzeniem bilansu. Nieprawidłową liczbę, kwotę lub tekst należy starannie przekreślić cienką linią i wpisać obok niej prawidłową wartość.

Należy zrobić przypis na boku dokumentu: uwierzyć w to, co zostało poprawione, podpisać i opatrzyć datą korektę.

Metodę można stosować w przypadku podstawowych dokumentów księgowych środków trwałych. NA dokumenty pieniężne stosowanie tej metody jest niedopuszczalne.

Dodatkową metodę księgowania można zastosować w przypadku niedoszacowania kwoty transakcji gospodarczej.

Na przykład, jeśli dostawca przelał 1000 rubli z rachunku bieżącego. Transakcja biznesowa przeprowadzono poprzez prawidłową korespondencję rachunków, a jedynie sama kwota została błędnie zaniżona do 500 rubli.

Problem ten rozwiązano bardzo prosto: w przypadku brakującej kwoty dokonuje się dodatkowego księgowania

Można to zrobić zarówno w tym, jak i następnym miesiącu.

I wreszcie metoda odwrotna. Polega na zmianie błędnego wpisu na liczbę ujemną.

Z grubsza powtarzają błędną korespondencję i cyfry czerwonym atramentem.

Jednocześnie następuje natychmiastowy poprawny wpis (używany jest zwykły atrament). Metodę tę stosuje się w przypadku rejestrowania zawyżonej kwoty lub nieprawidłowej zgodności rachunków.