Requisitos generales El procedimiento y las condiciones de almacenamiento de los documentos electrónicos son similares a los del procedimiento y las condiciones de almacenamiento de los documentos en papel. Si una organización almacena documentos en formato electrónico, entonces es necesario garantizar un modo de almacenamiento que evite la pérdida, destrucción o distorsión de la información. Además, en el proceso de almacenamiento de documentos, es necesario reescribirlos en nuevos soportes a medida que los antiguos se vuelven obsoletos. Así se establece en el párrafo 2.32 del Reglamento, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 31 de marzo de 2015 No. 526. Es aconsejable crear un Reglamento sobre el flujo de documentos electrónicos de la organización.

Dónde almacenar documentos electrónicamente

Si su organización es una pequeña empresa o la cantidad de documentos generados no supera los 100 por mes, organice un archivo en soporte físico. Un disco DVD puede contener más de 1000 documentos y también se pueden utilizar unidades de disco duro para estos fines. Los documentos electrónicos de texto para su almacenamiento en el archivo de la organización deben presentarse en formato PDF/A.

Si la vida útil de los documentos es de 50 a 75 años, no es práctico grabarlos en DVD; estos medios están diseñados para 20 a 30 años. Por lo tanto, es mejor crear su propio archivo electrónico para dichos documentos. Archivo electrónico propio: una carpeta en una de las computadoras. El administrador del sistema debe configurar un acceso especial para la carpeta. Esta forma de organizar un archivo es sencilla, pero la carpeta es vulnerable desde el punto de vista de la seguridad. Una solución al problema puede ser un archivo electrónico creado sobre la base de sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS). Se trata de productos comerciales que, a cambio de una tarifa única o de suscripción, ofrecen una amplia gama de funciones para almacenar, gestionar y proteger documentos. Es conveniente cargar documentos en dichos archivos electrónicos. Como regla general, los propios EDMS controlan los períodos de almacenamiento. La búsqueda de una unidad de almacenamiento concreta en la base de datos no causa ningún problema.

Otra forma es utilizar el almacenamiento en la nube para documentos. Los proveedores de servicios están aumentando sistemáticamente la cantidad de espacio en disco disponible para los usuarios, reduciendo así el costo por unidad de almacenamiento de información. Al mismo tiempo, podrás acceder a tu archivo desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Consejo: Al menos una vez cada cinco años, compruebe el estado de los soportes de documentos electrónicos y si los propios documentos son reproducibles. Estos son los requisitos de los párrafos 2.31 y 2.32 de las Reglas, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 31 de marzo de 2015 No. 526.

firma digital electrónica

Los documentos electrónicos deberán estar certificados con firma digital electrónica. Los requisitos para la ejecución de una firma digital electrónica se establecen en la Ley de 6 de abril de 2011 No. 63-FZ “Sobre Firma Digital Electrónica”.

La clave de firma electrónica se puede obtener en el centro de certificación. Los centros de certificación se dividen en acreditados y no acreditados. La acreditación es voluntaria y la lleva a cabo el Ministerio de Telecomunicaciones y Comunicaciones Masivas de Rusia. Sin embargo, para pasar declaración de impuestos en formato electrónico, la clave debe obtenerse únicamente en un centro de certificación acreditado. Verifique que el centro de certificación tenga la acreditación estatal adecuada.

Atención: a solicitud de las autoridades reguladoras, la organización está obligada a imprimir documentos electrónicos.

Una organización tiene derecho a almacenar documentos contables (tributarios) en formato electrónico. De acuerdo con la legislación sobre contabilidad, los documentos contables primarios y resumidos se pueden redactar en papel o en formato electrónico (Parte 5, artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ). Registros contabilidad fiscal También se puede mantener en papel, electrónicamente y (o) en cualquier soporte informático (artículo 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Finalmente declaraciones de impuestos(cálculos) pueden, y en algunos casos deben, presentarse electrónicamente (artículo 80 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Sin embargo, a petición de las agencias reguladoras, incluidas oficina de impuestos, las copias de los documentos electrónicos deberán imprimirse y certificarse personalmente antes de enviarse para su verificación (cláusula 1 del artículo 252, cláusula 1 del artículo 93 del Código Fiscal de la Federación de Rusia). Esta conclusión se basa en lo dispuesto en la Parte 6 del artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ, artículos 313 y 314 del Código Fiscal de la Federación de Rusia.

Hoy en día, todo el mundo está cambiando a medios electrónicos de comunicación y comunicación empresarial. Una consecuencia inevitable del dominio universal de las tecnologías digitales electrónicas es nueva manera almacenamiento y procesamiento de datos: almacenamiento de documentos en formato electrónico, en otras palabras, creación de archivos digitales.

Razones para cambiar al almacenamiento electrónico

Otra razón para cambiar al almacenamiento electrónico puede citarse como el ritmo acelerado de la vida: todo debe hacerse de manera rápida y clara, y hurgar en un enorme almacén de carpetas con documentos en papel para encontrar las dos o tres páginas que necesita, ya ve. , una actividad que requiere mucho tiempo. Casi gran problema representa la creación gran cantidad copias de un documento para garantizar que diferentes empleados puedan acceder a él al mismo tiempo.

Todas estas dificultades se resolverán mediante la creación de un archivo digital para almacenar documentos en formato electrónico en un centro de archivo especializado.

Archivo de documentos electrónicos.

El almacenamiento de documentos en formato electrónico (un archivo de documentos electrónicos) son tecnologías que proporcionan todo el ciclo de almacenamiento de documentos, incluido el examen de valor, la contabilidad, la descripción, el almacenamiento y el uso. A pesar de que las empresas han estado utilizando activamente la gestión de documentos electrónicos durante varias décadas, y recientemente los tribunales y muchas otras agencias gubernamentales han cambiado a este tipo, todavía no existe una tecnología claramente desarrollada para almacenar documentos en formato electrónico.

Principales ubicaciones de almacenamiento electrónico:

• servidores organización de terceros;
• diversos medios electrónicos;
• almacenamiento en nuestros propios servidores.

Opciones para almacenar documentos en formato electrónico.

El almacenamiento de documentos en formato electrónico suele realizarse de dos maneras: en el servidor de la empresa o en un servidor remoto en Internet. Ambas opciones tienen ventajas y desventajas. Internet es peligroso debido a la posibilidad de perder datos confidenciales; la entrada para almacenarlos en un servidor debe realizarse con sumo cuidado. La mayoría de las grandes empresas están cambiando a la tecnología de almacenamiento de documentos electrónicos.

El proceso de creación de un archivo de documentos electrónicos.

Generalmente solo los más importantes. documentos legales existen en forma material, mientras que el resto se crean y almacenan en forma electrónica en forma de archivos digitales. El proceso de creación de un archivo de documentos electrónicos, incluidas todas sus operaciones técnicas, así como el desarrollo de un sistema de acceso y almacenamiento, es bastante laborioso y complejo. La documentación creada antes de la era digital se convierte en documentos electrónicos mediante escaneo.

Centros de archivos especializados

A menudo, las dificultades obligan a muchas empresas a abandonar la idea de un archivo electrónico. Para hacer frente a esta tarea (transferir toda la documentación de la empresa a vías electrónicas), la forma más sencilla es ponerse en contacto con centros de archivo especializados que se dedican a la digitalización de documentos y la creación de archivos electrónicos. Si dispones del tiempo suficiente, los profesionales adecuados y el equipamiento especial, por supuesto podrás hacerlo por tu cuenta, pero los centros especializados te garantizan rapidez y calidad.

Nuestra empresa tiene una amplia experiencia en la organización del almacenamiento de documentos en formato electrónico y ofrece una gama completa de servicios para convertir documentos a formato electrónico.

Cada año crece la popularidad de la gestión de documentos electrónicos, incluso entre los clientes de nuestra empresa que nos encargan la creación de archivos electrónicos. Las estadísticas lo muestran: ¡cada tres años se duplica el volumen de documentación corporativa presentada en formato electrónico! Algunos gerentes, al analizar esta tendencia y comparar el flujo de documentos electrónicos y en papel de la organización, concluyen que este último es innecesario. Nos apresuramos a advertir contra conclusiones precipitadas. ¡Lo invitamos a sopesar todos los argumentos y ver la verdadera situación!

Las innegables ventajas de la gestión documental electrónica

Es comprensible el creciente interés por los archivos electrónicos que nuestros especialistas crean profesionalmente. Traducir documentación a formato electrónico le permite:

simplificar y acelerar significativamente el trabajo con él (en particular, gracias a la búsqueda casi instantánea del documento requerido utilizando cualquiera de sus detalles);

organizar el intercambio de documentación entre departamentos, divisiones y sucursales de la empresa utilizando medios modernos de telecomunicaciones;

liberar espacio de oficina de montones de papeles;

proporcionar a diferentes empleados distintos derechos de acceso a la documentación y garantizar un grado adecuado de confidencialidad;

finalmente, proporcione la información contenida en los documentos, protección confiable de distorsión o pérdida (tanto por fuerza mayor como por acciones ilegales).

Parecería que en la batalla entre el flujo de documentos electrónicos y en papel de una organización, la primera, teniendo en cuenta todas sus ventajas, obtiene una victoria aplastante. Entonces, ¿se puede eliminar por completo la necesidad de almacenar copias en papel? De cara al futuro, daremos la respuesta correcta: ¡no!

Indispensabilidad de las copias en papel de los documentos.

La legislación moderna proporciona algunos documentos electrónicos utilizados en algunas situaciones. fuerza legal– lo mismo que los originales en papel. En particular, estamos hablando de:

facturas, contratos de trabajo y otros documentos formalizados (es decir, aquellos cuyos requisitos de forma estén regulados por la ley), certificados por CEP (firma electrónica cualificada);

poderes, contratos y algunos otros documentos informales certificados mediante firma electrónica (firma electrónica simple).

Como vemos, en todos estos casos se habla de firma electrónica. Dará fuerza legal a los documentos si se cumple una condición obligatoria más: se debe firmar un acuerdo sobre el reconocimiento mutuo de dicha firma entre los participantes en el flujo de documentos electrónicos. Este acuerdo, como demuestra la experiencia, no siempre se firma. Si no está allí, ninguna autoridad, incluido el tribunal, aceptará el documento electrónico para su consideración, ya que no tendrá fuerza legal. Las ventajas de un archivo electrónico, que en sí mismas son muy valiosas, pasarán a un segundo plano en tal situación: ¡tendrá que buscar el documento original en papel!

Como conclusión

Entonces, al comparar el flujo de documentos electrónicos y en papel de una organización, llegamos a la conclusión: ambos juegan un papel importante en estos días y en ningún caso es necesario abandonar por completo los documentos en papel. Algoritmo correcto Teniendo en cuenta todo lo anterior queda así:

es necesario aprovechar todas las ventajas de la gestión de documentos electrónicos, haciendo así que el trabajo de la organización sea lo más eficiente posible;

Los documentos en papel a partir de los cuales se creó el archivo electrónico deben tratarse con sumo cuidado.

¿Es posible garantizar el almacenamiento a largo plazo de documentos electrónicos?

Los documentos electrónicos entraron en nuestras vidas hace relativamente poco tiempo, por lo que hablar de la posibilidad de conservarlos durante 50 años o más sólo es posible en teoría. Sin embargo, es posible garantizar la conservación de la documentación durante 10 a 20 años cumpliendo con todas las normas y regulaciones legales.

Problemas de almacenamiento a largo plazo

El almacenamiento prolongado de documentos electrónicos en soportes físicos no es posible: rápidamente quedan obsoletos. Baste recordar los disquetes, que todos usaron activamente durante otros 10 años, pero hoy en día no hay ningún lugar para abrirlos en las computadoras modernas. Los CD también son cosa del pasado. Y podemos suponer que las unidades flash pronto se convertirán en una rareza.

No basta con conservar la documentación; también es importante poder reproducir adecuadamente la información almacenada después de muchos años. Y los formatos de los documentos electrónicos también están cambiando a una velocidad considerable (hasta hace poco los archivos de Word tenían la extensión .doc, pero hoy es .docx). Se ofrecen nuevos editores, el almacenamiento en la nube está ganando popularidad y es difícil predecir qué tan compatibles serán los formatos modernos con las tecnologías futuras.

Métodos para almacenar documentación electrónica.

Y, sin embargo, ¿qué formas existen hoy de conservar documentación importante durante mucho tiempo?

Archivo local. Todos los documentos simplemente se colocan en una carpeta en la computadora. También puede ser una carpeta de red separada en la que los empleados puedan "colocar" documentos. diferentes direcciones Por red local. Las principales desventajas de esta opción son el bajo nivel de seguridad y confiabilidad, la dificultad para buscar y brindar acceso a un documento específico si el archivo ya ha crecido a tal escala que ya no es posible encontrar manualmente el archivo requerido.

Archivo electrónico especial. Le permite proporcionar acceso rápido a cada archivo, preservar las conexiones entre ellos, permite administrar los derechos de acceso y garantizar la seguridad, así como transferir archivos oportunamente a nuevos formatos. Todo está en el archivo electrónico. documentos importantes combinados en un sistema donde no se perderá nada y donde podrá encontrar rápidamente el archivo que necesita en cualquier momento gracias a una estructura de directorios clara y comprensible.

¿Qué dice la ley sobre el almacenamiento de documentos electrónicos?

Aunque la Ley N° 125-FZ “Sobre Archivos” Federación Rusa» fue adoptado incluso antes de que comenzara el desarrollo activo de la gestión de documentos electrónicos, sigue siendo relevante: se guían precisamente por sus disposiciones. Por lo demás, al Estado no le importa cómo se almacenan determinados documentos, lo principal es que se cumplan los requisitos de la Ley Federal: los archivos electrónicos no los contradicen.

Sistemas automáticos de gestión documental.

La información como tal se ha convertido con el tiempo en un recurso de producción de pleno derecho. Hoy en día, su calidad determina en gran medida la eficiencia de la gestión y, para ello, se están introduciendo activamente sistemas automáticos en las empresas.

control automatizado

Para una empresa moderna en su conjunto, esta es la función más importante, sin la cual es casi imposible llevar a cabo actividades con un propósito. Si tomamos los sistemas automáticos de gestión de documentos (ADMS), entonces su objetivo principal es la preparación, coordinación y procesamiento de documentos organizacionales, y el resultado de la implementación es la liberación de los empleados de algunas operaciones rutinarias y, como resultado, la aceleración de todas. procesos productivos y aumento de la competitividad.

Utilizando un sistema automático, puede procesar documentos entrantes, salientes, organizativos, administrativos y de archivo.

Las principales funciones que desempeña la ASUD:

entrada automática de datos y reducción debido a esta cantidad posibles errores;

registro de correspondencia entrante y saliente y su posterior redirección al departamento requerido;

implementación de control multinivel sobre la ejecución de documentos, seguimiento de plazos;

búsqueda y selección de documentos, guardar consultas de búsqueda, generar informes;

análisis del flujo documental de la organización con el fin de optimizarlo y reducir los costos de su mantenimiento, generación de informes estadísticos.

Los sistemas automatizados de gestión de documentos se pueden utilizar para dos propósitos. Por un lado, proporcionan el procedimiento habitual (tradicional) de flujo de documentos, pero en un nivel nuevo y de alta calidad. Por otro lado, ayudan a pasar gradualmente de la tecnología de procesamiento de información en papel a la tecnología sin papel.

En cualquier caso, la implementación de sistemas de control automatizados aporta ciertos beneficios a la empresa. Según algunos estudios, el procesamiento automático de documentos conduce a un servicio al cliente mejorado y más rápido, una mayor eficiencia departamental y una reducción significativa de los niveles de inventario.

Qué ASUD elegir para tu organización

Existen muchos programas para automatizar la gestión de documentos. La elección de uno u otro depende del volumen del flujo de documentos, la escala de actividad y las capacidades financieras.

Los sistemas de ofimática (CAD) son aplicables en organizaciones con un pequeño flujo de documentos. Están pensados ​​para uso interno, por lo que están desarrollados para un usuario específico.

Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (EDMS) automatizan simultáneamente el trabajo de oficina y el trabajo con varios tipos documentos, incluidos los legalmente significativos. Cubre etapas desde la creación y recepción hasta el movimiento y copia. EDMS se está implementando en empresas con un gran volumen de flujo de documentos.

Los sistemas de gestión de oficinas corporativas (ACMS) son sistemas universales, pero al mismo tiempo más complejos en términos técnicos y organizativos. Trabaja con todo tipo de documentos. Diseñado para ser utilizado por todas las estructuras de la institución.

Desarrollo de la normativa sobre archivos electrónicos.

A la hora de crear un archivo electrónico, un paso obligatorio es la formación de su reglamento. Implica la creación de una serie de requisitos según los cuales los documentos se almacenan en el archivo, su período de conservación, reglas para la transferencia y procesamiento de documentos, etc. La normativa sobre archivos electrónicos es una especie de “base” sobre la que se asienta todo el trabajo posterior.

Además, es necesaria la creación de regulaciones en el marco del cumplimiento de la legislación vigente y las normas pertinentes. Esto es necesario, entre otras cosas, para garantizar la integración e interacción del archivo con los sistemas de información existentes. Tanto interno (dentro de la empresa) como externo (existente en otras empresas y organismos).

El proceso de elaboración de una normativa sobre archivos electrónicos se divide en varias etapas. Entre ellos:

análisis de la estructura del futuro archivo;

desarrollo directo de normativas y procedimientos para trabajar con el archivo (al mismo tiempo atención especial tiene en cuenta los requisitos de la legislación vigente y las normas y reglamentos pertinentes);

desarrollo de estándares y reglas para el almacenamiento de documentos y gestión de archivos;

Desarrollo de la implementación del archivo en la empresa.

Cada una de las etapas enumeradas se divide en la implementación de tareas más pequeñas. En particular, el análisis implica determinar:

bases de datos y documentos a almacenar;

estructuras de documentos almacenados;

escenarios según los cuales se espera seguir trabajando con documentos;

desarrolladores y consumidores de documentación.

Un mayor desarrollo de las regulaciones implica la creación de algoritmos:

archivar documentos de acuerdo con su tipo y finalidad;

ciclo vital(desde la creación hasta la destrucción de la documentación);

trabajar con el archivo (no sólo directamente con documentos, sino también con otros sistemas);

acumulación y uso de la base de datos;

protección y creación de seguridad de la información.

A la hora de desarrollar la normativa sobre archivos electrónicos es necesario tener en cuenta:

formatos de almacenamiento de documentación;

estructura de archivo;

normas para el procesamiento de documentos y su ejecución;

creación de un cronograma y normativa sobre el trabajo básico con documentos;

plantillas de informes para evaluar indicadores clave de desempeño;

estrategias de acceso y escenarios de seguridad.

Plazos para la destrucción de documentos: ¿qué, cuándo y cómo?

Una vez transcurrido el período de almacenamiento obligatorio, los documentos de la organización, tanto comerciales como estatales/municipales, están sujetos a destrucción. Las únicas excepciones a las reglas serán los documentos cuyo período de almacenamiento no esté limitado: los llamados. documentos de almacenamiento permanente (por ejemplo, estados financieros anuales o archivos personales de los empleados). Los documentos electrónicos también están sujetos a destrucción, y el procedimiento y el procedimiento de destrucción y los plazos de almacenamiento son exactamente los mismos que para los documentos en papel.

Cómo determinar los plazos de almacenamiento y destrucción de documentos.

Normas básicas que regulan los plazos de conservación de los valores:

Ley Federal 125-FZ “Sobre Asuntos de Archivos”;

Lista de documentos de gestión estándar... que indican el período de almacenamiento (aprobada por Rosarkhiv el 6 de octubre de 2000);

• Orden del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia de 25 de agosto de 2010 Sobre la aprobación de la Lista de documentos de gestión estándar... indicando el período de almacenamiento.

¡Importante! Los plazos de conservación y, en consecuencia, los plazos de destrucción de documentos de cualquier tipo deben determinarse con sumo cuidado. El hecho es que las listas de la Lista de 2000 (aprobada por Rosarkhiv) y la Lista de 2010 (aprobada por el Ministerio de Cultura) difieren significativamente. Al mismo tiempo, los documentos fechados antes de 2010 se almacenan y destruyen (se entregan al archivo) de acuerdo con la Lista del Archivo Federal, mientras que los posteriores, de acuerdo con la Lista de la Orden del Ministerio de Cultura.

Cómo destruir documentos: etapas del procedimiento.

Por lo tanto, el procedimiento de destrucción de documentos sólo está regulado indirectamente en la normativa. El procedimiento de la organización debe ser aproximadamente el siguiente:

formación de una comisión de expertos (por orden apropiada de la organización);

realizar un examen (frecuencia – una vez al año);

compilar una lista de documentos que se destruirán;

destrucción y elaboración de un informe sobre la misma indicando una relación de documentos.

El examen, una etapa clave en el procedimiento de destrucción de documentos, implica no sólo determinar si el período de almacenamiento del documento ha expirado, sino también su valor en términos de seguridad de la información. Además, durante el estudio de los casos también se buscan documentos duplicados, copias que se archivaron junto con los casos, que también se destruyen.

Cuando destruir documentos

De acuerdo con la legislación vigente, en particular las listas aprobadas por el Archivo Federal y el Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia, el plazo para la destrucción de documentos que ya no están sujetos a almacenamiento no está limitado. La frecuencia recomendada para convocar la comisión de expertos es una vez al año (en el transcurso de un año, por regla general, documentos contables y varios otros cuya vida útil está venciendo.

En cuanto a la destrucción física en sí, las leyes no aportan ninguna aclaración. Para grandes volúmenes de documentos, la destrucción subcontratada es más rentable; en este caso no habrá problemas con el registro. Los volúmenes pequeños se destruyen in situ, por ejemplo con una trituradora. Para eliminar documentos electrónicos también tiene sentido recurrir a especialistas, aunque sólo sea porque la destrucción también implica borrar copias ocultas y accidentales.

Según la ley, si documentos como la información contable personal individual pueden almacenarse en el archivo en formato electrónico, ¿es necesario también enviarlos al archivo en papel?

Sólo se puede almacenar electrónicamente. No es necesario imprimir en papel ni almacenar documentos en este formulario (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 22 de agosto de 2012 No. 03-02-07/1-202). También en la Ley N° 212 Ley Federal de 24 de julio de 2009. No existen disposiciones que obliguen a la organización a almacenar en papel los documentos recopilados en formato electrónico.

Serguéi Razgulin, actual consejero de estado de la Federación de Rusia, tercera clase

¿Es posible archivar documentos electrónicos?

Sí, puedes.

El archivo de la organización también se puede crear en soporte electrónico. Por lo tanto, si almacena documentos en formato electrónico, cree un archivo electrónico. El procedimiento para enviar documentos electrónicos al archivo se detalla en los párrafos 2.30 a 2.35 de las Reglas, aprobadas por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526.

Los documentos electrónicos de las organizaciones se archivan sólo después de que ya no se utilizan en el trabajo operativo. Para seleccionar documentos en soporte electrónico, cree una comisión de expertos. Al seleccionar documentos electrónicos que se transfieren para su almacenamiento en archivos, la comisión de expertos se guía por los siguientes criterios:

• importancia, integridad (integridad) de los documentos;
• autenticidad (integridad y confiabilidad) de los documentos;
• no duplicación de información en los documentos.

Nuevas reglas para el almacenamiento de documentos electrónicos.

Te contamos qué ha cambiado en el trabajo de un contador.

¿Qué documentos se deben conservar durante cuánto tiempo?

En el proceso de actividad de la empresa se redactan muchos documentos. Deben almacenarse dentro de los plazos establecidos (Parte 1, Artículo 17 de la Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ).

Pero sucede que distintas normativas especifican distintos plazos de conservación para los mismos documentos. Por ejemplo, las regulaciones exigen almacenar cálculos en el formulario Fondo de Pensiones RSV-1:

• - por 6 años - inciso 6 de la parte 2 del artículo 28 de la Ley Federal de 24 de julio de 2009 No. 212-FZ (en adelante, Ley No. 212-FZ);
• - 75 años (en términos de información individual): la Lista aprobada por orden del Ministerio de Cultura de Rusia de 25 de agosto de 2010 No. 558 (en adelante, la Lista).

Para su comodidad, hemos preparado una tabla (ver más abajo). Contiene una lista de los documentos que se encuentran con mayor frecuencia en el trabajo de un contador y los plazos máximos para su almacenamiento.

Tabla Periodos de conservación de algunos documentos de la empresa.

¿Qué pasa si no cumples con los plazos de conservación de documentos?

El almacenamiento de documentos debe ser organizado por el director de la empresa (cláusula 2 de la información del Ministerio de Finanzas de Rusia No. PZ-13/2015). Tiene derecho a nombrar un empleado de la empresa responsable del almacenamiento de documentos.

Por violación de las reglas y condiciones de almacenamiento de documentos, se impone una multa a los funcionarios por un monto de 300 a 500 rublos. (Artículo 13.20 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

El importe de la multa administrativa será mayor si, como consecuencia de tal infracción:

• - los importes de los impuestos y tasas devengados se subestimaron en al menos un 10% debido a la distorsión de los datos contables;
• - en los estados financieros, cualquier artículo (línea) del formulario está distorsionado al menos en un 10%.

En este caso, la multa para el funcionario será de 2.000 a 3.000 rublos. (Artículo 15.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia).

Almacene documentos en papel o en formato electrónico.

Si los documentos se compilan electrónicamente, se pueden almacenar electrónicamente. No es necesario imprimir en papel ni almacenar documentos en este formulario (carta del Ministerio de Finanzas de Rusia del 22 de agosto de 2012 No. 03-02-07/1-202).

Cualquiera que sea el método que elija, debe guiarse por las nuevas Reglas de almacenamiento de documentos.

Dónde guardar documentos

La forma en que se almacenan los documentos depende de fecha límite almacenamiento

Según los plazos de conservación, existen tres tipos de documentos:

• - período de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive);
• - período de almacenamiento temporal (más de 10 años);
• - vida útil permanente.

Los documentos del primer tipo se almacenan en el departamento de contabilidad (cláusulas 2.3 y 4.2 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Para garantizar la seguridad de los documentos del segundo y tercer tipo, la empresa tiene derecho:

• - crear su propio archivo (parte 2 del artículo 13 de la Ley Federal de 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ, cláusula 1.4 de las Reglas para el almacenamiento de documentos);
• - utilizar los servicios de un archivo profesional.

La empresa decide de forma independiente qué método es preferible.

Cómo almacenar documentos electrónicos

Consideremos el procedimiento para almacenar documentos electrónicos si la empresa tiene su propio archivo.

¿En qué condiciones se deben almacenar los documentos electrónicos?

A diferencia de los documentos en papel, el almacenamiento de documentos electrónicos debe cumplir con tres condiciones (cláusula 2.30 de las Reglas de Almacenamiento de Documentos).

Dos copias. Los documentos electrónicos deben almacenarse por duplicado. Uno es el principal, el segundo es el trabajador. Deben almacenarse en diferentes dispositivos físicos.

El contador deberá depositar al menos dos copias del documento electrónico en soportes diferentes.

Disponibilidad de base técnica. El archivo empresarial debe disponer de herramientas técnicas y software para la reproducción y copia de documentos electrónicos. Además, se necesitan herramientas de este tipo para reescribirlos y controlar su estado físico y técnico.

Garantía de seguridad. El archivo debe tener instalado un modo de almacenamiento que garantice la seguridad de los documentos electrónicos. No debemos permitir que se pierdan o acaben en envíos no autorizados. Los documentos electrónicos deben almacenarse de manera que no se destruyan ni se distorsione la información que contienen.

¿De qué forma transferir un documento electrónico al archivo?

Esquema Algoritmo de acciones para transferir un documento electrónico al archivo.

Cómo controlar el almacenamiento de un documento electrónico

Si la empresa cambia de tecnología, software etc., deben ser reemplazados sincrónicamente en el archivo de la empresa.

Con la llegada de nuevos medios y nuevos formatos, es necesario reescribir rápidamente los documentos de archivo electrónicos en dichos medios y formatos (cláusula 2.32 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Además, al menos una vez cada cinco años Es necesario verificar (cláusulas 2.32 y 2.40 de las Reglas de almacenamiento de documentos):

• - condición física de los transportistas;
• - reproducibilidad de los documentos electrónicos.

Si algo sale mal, los documentos electrónicos deben reescribirse en nuevos medios. Al mismo tiempo, es importante que al reescribir se garantice la integridad y confiabilidad de la información.

En todos los casos, es necesario comprobar la presencia de programas informáticos maliciosos (cláusula 2.39 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Si un documento electrónico contiene programas informáticos maliciosos, debe confiscarse para su procesamiento antivirus (cláusula 2.41 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Cómo obtener un documento electrónico del archivo.

Un documento electrónico del archivo se puede obtener en forma de copia electrónica o copia en papel (cláusula 2.47 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Se pueden obtener copias electrónicas de documentos de archivo del archivo en formato electrónico o a través de Internet. Están certificados con firma electrónica por el titular de la empresa o un funcionario autorizado por él ().

Al emitir una copia de un documento en papel, se coloca un código de archivo en el reverso de cada hoja, certificado mediante una inscripción y un sello en el reverso. última hoja copias (cláusula 5.14 de las Reglas de almacenamiento de documentos).

Cómo destruir un documento electrónico

Si un documento electrónico ha caducado, puede destruirse. La selección de los documentos la lleva a cabo una comisión de expertos formada por empleados de la empresa.

La lista de documentos a destruir está escrita en el acta. Su forma figura en el Apéndice No. 21 de las Reglas de almacenamiento de documentos.

Posteriormente se lleva a cabo la destrucción física o destrucción mediante software y hardware (

Con la transición del trabajo de oficina a tecnologías computarizadas, surge la cuestión de agilizar y organizar el almacenamiento de documentos creados en formato electrónico.

Los empleados de la organización pueden crear documentos en formato electrónico en computadoras, recibirlos por correo electrónico o convertirlos a formato electrónico (mediante escaneo) a partir del formato en papel tradicional. El documento creado o recibido debe guardarse en la memoria de la computadora y escribirse como un archivo en el disco duro. Los documentos se pueden almacenar en el disco duro de una computadora, en una computadora especialmente dedicada (servidor de archivos) o en un medio extraíble.

En primer lugar, se crean carpetas (directorios) en el disco duro en las que se colocarán los documentos. Así como los documentos en papel se guardan en archivos, los archivos se guardan en carpetas. Cada carpeta puede tener subcarpetas dentro de ella, que a su vez pueden tener sus propias subcarpetas. A cada carpeta se le asigna un "nombre". El “nombre” debe comenzar con el tipo de documentos (órdenes, actas, informes, etc.), por qué se aclara el contenido de los documentos con información sobre la autoría, emisión, corresponsal, período por el cual se agrupan los documentos (expedientes) .

Los archivos de trabajo de oficina actuales se almacenan en el disco duro de la computadora. Cuando trabaja en una red, el usuario puede tener acceso a discos o directorios en otras computadoras. En este caso, tendrán números de letras de serie y podrán funcionar con ellos como dispositivos ubicados en su propia computadora. Para hacer esto, se establece permiso para compartir el acceso a un archivo en particular en la computadora que contiene los recursos necesarios. El acceso se puede limitar mediante el uso de una contraseña para acceso completo y de solo lectura, o restringiendo el acceso solo a ciertos usuarios. Puede ingresar una contraseña para restringir el acceso a la carpeta.

Las organizaciones con un gran volumen de documentos compartidos utilizan computadoras (servidores de archivos) dedicados y altamente confiables, diseñados para un funcionamiento continuo y que brindan acceso simultáneo a los datos desde unidades hasta decenas, cientos e incluso miles de usuarios.

Todos los documentos recibidos para circulación en la oficina deben almacenarse en carpetas generales creadas de acuerdo con la nomenclatura de archivos de la unidad (organización en su conjunto) basada en clasificadores estándar.

Una de las principales cuestiones que determinan el uso exitoso de la tecnología informática en la oficina es la confiabilidad del almacenamiento de documentos en formato electrónico. La seguridad de los documentos consiste en:

suministro de energía sostenible;

respaldo;

protección antivirus;

Prevención y diagnóstico mediante utilidades especiales (programas auxiliares).

La peculiaridad del almacenamiento electrónico es que los documentos se envían a un archivo electrónico inmediatamente después de finalizar el trabajo con ellos en el trabajo de oficina. Esto le permite garantizar la seguridad de los documentos, su almacenamiento centralizado, búsqueda rápida y acceso distribuido a los documentos, tanto mediante red local como mediante acceso remoto (por teléfono e Internet).

Una base de datos de documentos se forma durante el proceso de su registro.

Los datos sobre los documentos del año pasado se almacenan por separado incluso después de que se hayan ejecutado todos los documentos del año pasado. La base de datos se utiliza únicamente como trabajo de referencia y se puede copiar a un medio de almacenamiento externo. Dependiendo de la cantidad de información, puede ser un disquete, una cinta magnética, un CD-ROM u otro medio de archivo.

Los documentos con períodos de almacenamiento permanentes y de largo plazo generalmente se registran en CD-ROM, y los documentos con períodos de almacenamiento temporal generalmente se graban en medios que se pueden borrar y reescribir al vencimiento del período de almacenamiento.

Los plazos de conservación de los documentos no dependen de la forma de existencia (en papel o electrónico) y están determinados por directorios especiales (listas de documentos que indican los plazos de conservación).

Por lo general, se utiliza una unidad lógica o varias carpetas en una computadora como lugar para almacenar documentos de archivo. Si existen programas como "Archivo Electrónico", la contabilidad y la copia se realizan automáticamente. En caso contrario, esto se hace manualmente: los documentos se dividen por período de almacenamiento, se crean carpetas correspondientes a las secciones anuales de los inventarios. Si hay un número importante de documentos en almacenamiento permanente, se ubican dentro de la sección anual, en las carpetas de los departamentos correspondientes.

Se establece el plazo mínimo de conservación de documentos. Ley federal sobre "Sobre contabilidad": cinco años con derecho a destrucción solo después de una auditoría. Condición requerida- comprobar la calidad de la grabación después de la transferencia de datos y comprobar periódicamente la seguridad de los datos durante el período de almacenamiento del medio de almacenamiento.