Un empresario individual no siempre necesita tener la documentación constitutiva, pero en algunos casos es simplemente necesaria. La recopilación de documentos a veces requiere tiempo y contacto personal con el Servicio de Impuestos Federales, ya que no todos los documentos constitutivos se emiten dentro de los 3 días posteriores al registro o se envían por correo.
Según el Código Civil, documentos constitutivos– este es el hecho de crear una organización, pero no un empresario individual, entre los documentos del empresario no hay estatutos, acuerdos de fundadores o protocolos; junta general, que se refieren a documentos constitutivos de acuerdo con la ley.
No hay razón para que un empresario complete todos los pasos que se llevan a cabo al formar una LLC; solo necesita presentar una solicitud en el formulario P21001 y obtener permiso para operar; El TIN sigue siendo el mismo que para individual, y la organización es una entidad separada de su fundador.
De ello se deduce que los documentos constitutivos de un empresario individual permiten sus actividades y son necesarios para realizar negocios legales.
Qué documentos se necesitan para abrir un empresario individual y cómo abrir un empresario individual: mire este video:
Lista de documentación
A diferencia de una LLC, un empresario tiene muchos menos documentos y recopilarlos no es difícil.
código TIN
El TIN es un código único que consta de un conjunto de 12 dígitos. Es necesario para todo ciudadano que pague impuestos, independientemente de sus ingresos: comerciales, oficiales. actividad laboral y otras cosas.
Importante: si en el momento del registro el empresario individual tiene un código, éste permanece sin cambios. Cómo averiguar códigos estadísticos por TIN: descúbralo.
Forma parte de los datos de la persona y es necesario indicar documentación variada, así como establecer el control sobre el contribuyente por parte de la autoridad correspondiente.
OGRNIP
Este número también es individual y está destinado a confirmar oficialmente el registro del empresario y si tiene la oportunidad adecuada de realizar negocios. Durante el proceso de registro, cada empresario individual se inscribe en el registro estatal, donde OGRNIP es su número individual.
USRIP
Se trata del Registro Unificado del Estado de empresarios que, previa inscripción, reciben un extracto del mismo, en el que se indica:
- Detalles del pasaporte;
- Dirección de registro;
- Código OKVED: tipos de actividades realizadas. Aprenderá qué es OKVED 2 y cuáles son sus características.
Este estado de cuenta debe tener un período de tiempo determinado, por ejemplo, en un banco para abrir una cuenta se necesita un documento con una vigencia de hasta un mes.
Certificado de registro estatal de empresarios individuales.
Se trata de una confirmación de la introducción de datos sobre el empresario en el Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales y, en 2018, se emite en su lugar una Hoja de Inscripción en el Registro.
Carnet de identidad
Un empresario, a diferencia de una LLC, no necesita presentar una orden o poder para confirmar su autoridad, actúa sobre la base de un pasaporte;
Además de los documentos enumerados y obligatorios, la carpeta del empresario se puede complementar con:
- Certificado de registro con Fondo de pensiones, que se emite desde 2010, cuando la Caja del Seguro Médico Obligatorio transfirió sus competencias para registrar a los empresarios individuales;
- Certificado de Rosstat sobre asignación de códigos;
- Licencias de actividades, si están sujetas a licencia;
- Si está disponible el número;
- Sujeto a disponibilidad empleados contratados, confirmación de inscripción en la Caja del Seguro Social.
Certificado de registro de empresario individual. Marco legislativo y cambios al mismo
Explica detalladamente la cuestión relativa a la documentación constitutiva del art. 52 del Código Civil de la Federación de Rusia.
Artículo 52. Documentos constitutivos. entidades legales
1. Las personas jurídicas, con excepción de las sociedades comerciales y las corporaciones estatales, actúan sobre la base de estatutos aprobados por sus fundadores (participantes), salvo el caso previsto en el párrafo 2 de este artículo.
Asociación económica actúa sobre la base del acuerdo constitutivo, que es celebrado por sus fundadores (participantes) y al que se aplican las reglas de este Código sobre el estatuto de una persona jurídica.
Una corporación estatal opera sobre la base de la ley federal sobre dicha corporación estatal.
2. Las personas jurídicas podrán actuar sobre la base de un estatuto estándar aprobado por el organismo estatal autorizado. La información de que una entidad legal opera sobre la base de un estatuto estándar aprobado por un organismo estatal autorizado se indica en el registro estatal unificado de entidades legales.
La carta estándar, aprobada por el organismo estatal autorizado, no contiene información sobre el nombre, nombre de empresa, ubicación y tamaño capital autorizado entidad jurídica. Dicha información se indica en el Registro Estatal Unificado de Personas Jurídicas.
3. En los casos previstos por la ley, una institución podrá actuar sobre la base de un estatuto estándar único aprobado por su fundador o un organismo autorizado para las instituciones creadas para realizar actividades en determinadas áreas.
4. El estatuto de una entidad jurídica, aprobado por los fundadores (participantes) de la entidad jurídica, debe contener información sobre el nombre de la entidad jurídica, su forma organizativa y jurídica, su ubicación, el procedimiento para gestionar las actividades de la entidad jurídica. entidad, así como otra información prevista por la ley para las personas jurídicas de la forma y tipo organizativo-jurídico correspondiente. en los estatutos organizaciones sin fines de lucro, estatutos empresas unitarias y en los casos previstos por la ley, los estatutos de otras organizaciones comerciales deben definir el tema y los objetivos de las actividades de las personas jurídicas. Materia y objetivos específicos de la actividad. organización comercial La carta también puede preverlo en los casos en que esto no sea obligatorio por ley.
5. Los fundadores (participantes) de una persona jurídica tienen derecho a aprobar el reglamento de las relaciones corporativas (cláusula 1 del artículo 2) y el reglamento interno y otros documentos internos de la persona jurídica que no sean documentos constitutivos.
En reglamento interno y otros documentos internos de una persona jurídica pueden contener disposiciones que no contradigan el documento constitutivo de la persona jurídica.
6. Los cambios realizados en los documentos constitutivos de las personas jurídicas surten efectos para terceros desde el momento registro estatal documentos constitutivos, y en los casos establecido por la ley, desde el momento de la notificación al organismo que realiza el registro estatal de dichos cambios. Sin embargo, las personas jurídicas y sus fundadores (participantes) no tienen derecho a invocar la falta de registro de dichos cambios en las relaciones con terceros que actuaron de acuerdo con dichos cambios.
La Ley Federal No. 125 especifica una lista de documentos de empresarios individuales y el período para su almacenamiento, mientras que el empresario debe proporcionar todas las condiciones para la seguridad de la documentación.
Cláusula 8 del art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia indica la necesidad de almacenar registros contables y fiscales.
Ha habido cambios en la ejecución de algunos documentos que debe tener un emprendedor:
- Hasta 2017, se emitía un Certificado de Registro Estatal en el formulario P21001, y luego se emitía la Hoja de Inscripción del Registro Estatal Unificado de Empresarios (USRIP) sobre el registro de un empresario.
- En este caso, se considera válido el certificado emitido anteriormente.
- Además, después de un registro exitoso, el empresario recibe una notificación en el formulario 2-3-Contabilidad.
Cómo obtener documentos de empresario individual
antes de ir a oficina de impuestos necesario:
- Complete el formulario de solicitud P21001;
- Prepare su pasaporte;
- Asegúrese de que la oficina de impuestos donde debe presentar la solicitud acepte dichos documentos;
- Sírvelos;
- Recibe en tus manos la documentación del emprendedor en un plazo de 3 a 5 días.
Características del conjunto de documentos.
La lista de documentación para un empresario se amplía si la persona registrada pertenece a una categoría especial.
ciudadano extranjero
- Se requiere permiso para permanecer en el territorio de la Federación de Rusia: permiso de residencia temporal o permiso de residencia;
- Pasaporte traducido al ruso por un notario ruso;
- Además, es posible expedir un pasaporte interno con registro temporal.
Menores
Además de la lista estándar de documentación, deberás presentar 1 de 3 documentos:
- Permiso de los padres;
- Decisión judicial sobre plena capacidad jurídica;
- Una copia del certificado de matrimonio.
Importante: en cualquier caso, deberá pagar una tasa estatal de 800 rublos.
Relación de documentos para el registro de empresario individual. Acciones después del registro.
Los documentos constitutivos son prueba de la legalidad de las actividades del empresario:
- Con base en ellos, es posible confirmar información sobre la introducción de datos en el Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales sobre un individuo;
- Además, la información se incluye en la base de datos de fondos, el Servicio de Impuestos Federales y Rosstat.
Después del registro necesitas:
- Elija un sistema tributario;
- Cumplir con los plazos para la presentación de informes y el pago de impuestos y cuotas sociales;
- Obtener una licencia si es necesario y abrir una caja registradora;
- Formar el personal de acuerdo con los requisitos legales;
- Presentar aviso de inicio de actividad.
Documentación para celebrar un acuerdo con un empresario individual.
Un empresario tiene derecho a no hacer negocios por su cuenta, sino a contratar para ello a un tercero: un director, que se convertirá en representante del empresario individual.
Puedes contratarte a ti mismo como director, pero esto sólo añadirá costes adicionales por el pago de honorarios.
Está permitido contratar un director:
- Bajo un contrato de trabajo;
- Por transferencia parcial de poderes.
En este caso, la responsabilidad de las actividades del director recae en el empresario individual que le otorgó el poder, con excepción de los delitos penales.
La validez del acuerdo con un empresario individual se confirma por la presencia de sus datos: TIN, datos del pasaporte.
La base para redactar el acuerdo es el Certificado, y ahora la Hoja de Registro: se indican todos los detalles del documento y también se adjunta una copia del mismo.
Recuperación de documentación
Si los documentos del empresario se perdieron por las circunstancias, se deberán seguir las medidas necesarias para restituirlos cumpliendo las normas procesales.
En este caso, dependiendo del tipo de pérdida de documentos, será necesario llevar un certificado de la policía, de la oficina de vivienda o del Ministerio de Situaciones de Emergencia, que actuarán como documentos justificativos.
Si pierdes documentos, puedes actuar de 2 maneras:
- Cerrar la empresa: después de presentar los documentos pertinentes y los acuerdos con todos los acreedores, así como los fondos, el cierre se producirá en un plazo de 10 días;
- Para restaurar documentos y seguir trabajando, para ello debe escribir una solicitud, adjuntarle un certificado de confirmación y pagar la tarifa estatal por cada formulario restaurado.
Conclusión
La documentación para un emprendedor consta de documentos bastante sencillos y accesibles que se pueden obtener en lo antes posible y utilizarlo para hacer negocios.
Aquí se analizan las principales ventajas de registrar un empresario individual:
Cualquier negocio está asociado a un flujo continuo de documentos. Una persona física, como una entidad jurídica, necesita documentos legales, sin los cuales es imposible cerrar un trato, proporcionar un servicio y vender un producto. Pero en el Código Civil de la Federación de Rusia no existe el término documentos constitutivos de un empresario individual, lo que desconcierta a muchos aspirantes a empresarios.
¿Los empresarios individuales tienen documentos constitutivos?
La lista de documentos constitutivos se presenta en el artículo 52 del Código Civil, pero la frase "empresario individual" no aparece en él ni una sola vez. ¿Por qué? La razón está en la esencia misma de conceptos como empresario individual y entidad jurídica:
- Durante el registro de un empresario individual, no se crea un nuevo objeto, como cuando se abre la misma LLC. Estaba Ivan Fedorovich Petrov: Ivan Fedorovich Petrov se convirtió en un empresario individual. Es decir, un ciudadano que presentó una solicitud P21001 recibe el derecho a ejercer actividades comerciales, pero conserva el mismo NIF que le fue asignado como particular, y los mismos derechos y obligaciones.
- Una organización puede ser propiedad de varios fundadores. Sus derechos, responsabilidades, participación en capital autorizado determinado por el estatuto: el documento principal de la LLC. En las relaciones jurídicas, una organización actúa como una entidad separada y el servicio fiscal le asigna su propio número fiscal. Por eso no puede existir sin documentos legales.
En la práctica, el término "Documentos constitutivos del empresario individual" se utiliza por analogía con una LLC. Y aunque esto no es del todo correcto, las contrapartes suelen solicitar al empresario dichos documentos, es decir, cualquier prueba documental de la legalidad de sus actividades.
Lista de documentos constitutivos de empresarios individuales en 2017
A diferencia de las organizaciones para las cuales los estatutos lo son todo, un empresario individual actúa únicamente sobre la base del registro en la oficina de impuestos. Pero para confirmar este hecho, un empresario debe tener a mano ciertos papeles.
¿Qué documentos constitutivos debe tener un empresario individual?
- pasaporte;
- tarjeta de migración y permiso de estancia en Rusia - para extranjeros;
- Hoja de entrada USRIP (emitida en lugar de un certificado desde 2017);
- certificado de registro (si el empresario se registró antes de 2017, el certificado que se le emitió sigue siendo válido);
- certificado de cesión de TIN;
- aviso de registro fiscal;
- códigos estadísticos de Rosstat (requeridos por algunos contratistas).
Documentación adicional
Contabilidad empresario individual constantemente actualizado con certificados, facturas, contratos, actas. Por lo tanto, los documentos constitutivos para empresarios individuales no son todos los documentos que una contraparte puede solicitar.
Voluta documentación secundaria, que necesita un empresario individual, depende del tipo y las características específicas de la actividad que se lleva a cabo. Entre los más comunes se encuentran:
- Nomenclatura de personal ( contratos de trabajo, contratos, declaraciones). Necesario únicamente para aquellas entidades que utilizan mano de obra contratada.
- Instructivo de Seguridad y Salud en el Trabajo (Seguridad y Salud en el Trabajo). Estos documentos son necesarios al contratar mano de obra contratada.
- Documentación relacionada con el uso de sistemas de caja registradora (diario de transacciones en efectivo, contrato de servicio).
- Papeles fiscales (declaraciones, informes y otros formularios que la oficina de impuestos pueda requerir).
- Licencias para la legalidad especies individuales actividades comerciales, por ejemplo, transporte de pasajeros, prestación de servicios médicos o legales.
Un empresario debe conservar todos los cheques, recibos, actas, contratos que se redacten en el proceso de emprendimiento.
Cómo obtener documentos constitutivos.
El primer paso para recopilar todos los documentos constitutivos de un empresario individual es someterse al registro estatal en el Servicio de Impuestos Federales. Debe comunicarse con la inspección ubicada en su lugar de residencia con la siguiente lista de documentos:
- solicitud en el formulario P21001;
- recibo de pago del impuesto estatal (800 rublos);
- una petición para cambiar a un régimen especial (el modo predeterminado es OSNO);
- una copia de su pasaporte.
Después de 3 días, un empleado del Servicio de Impuestos Federales debe entregarle al empresario individual los documentos constitutivos, o más bien parte de ellos: una hoja de entrada USRIP y un certificado de registro fiscal. Luego, el Servicio de Impuestos Federales notificará de forma independiente sobre su registro a servicios como el Fondo de Pensiones de Rusia, el Seguro Médico Obligatorio y Rosstat. Los 2 primeros enviarán un aviso de registro y detalles para el pago de impuestos a su dirección.
¡Atención! No todos los servicios fiscales registran a empresarios individuales. Por ejemplo, en Moscú sólo la sucursal número 46 realiza esta función. Puede averiguar qué servicio está disponible en su región en el sitio web del Servicio de Impuestos Federales.
Cómo obtener el resto de documentación, ver tabla:
¿Es posible cambiar los documentos constitutivos?
Toda la información sobre empresarios individuales se almacena en el Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales (USRIP). El Servicio de Impuestos Federales monitorea su autenticidad y relevancia; realiza cambios de forma independiente cuando cambia el apellido, pasaporte o lugar de residencia de una entidad comercial. Un empresario está obligado a notificar únicamente sobre un cambio de actividad.
Para cambiar los códigos OKVED, debe enviar una solicitud P24001 a su oficina de impuestos "nativa". Después de 5 días, las autoridades fiscales emitirán nuevos documentos al empresario individual.
Los documentos constitutivos, como cualquier documento contable, son un atributo importante para la realización de actividades comerciales. Si el servicio de impuestos se interesa por su negocio, organiza una auditoría in situ y descubre que no existen documentos que deban conservarse, el importe de la multa será muchas veces mayor que el coste de la tarifa por obtener los documentos. .
La presentación de informes oportuna y correctamente es una condición necesaria para el éxito de cualquier pequeña y mediana empresa. Entonces, ¿qué documentos debe tener un empresario individual? ¿Qué tipo de informes deberían mantener como empleador? Para evitar problemas, lo más importante es conocer las respuestas correctas a todas estas preguntas, y también poder presentar todos los datos necesarios a tiempo y en el formato correcto.
iniciar un negocio
En comparación con las diversas dificultades de la actividad empresarial, registrar un empresario individual es un procedimiento bastante sencillo y rápido. Esto presupone el estricto cumplimiento de las reglas, tras cuyo cumplimiento una persona que desea convertirse en empresario adquiere su codiciado estatus en un plazo de 3 días. A primera vista, parece que la parte más difícil ha pasado y puedes empezar tranquilamente a realizar la actividad elegida, pero, por supuesto, esto es sólo el comienzo. Paralelamente a la condición de empresario individual, usted asume la responsabilidad de la correcta preparación de los informes dentro del plazo especificado, que deben completarse dentro de las características específicas de su negocio.
¿Qué documentos debe tener un empresario individual? Esta pregunta interesa a muchos. La lista de documentos necesarios que un empresario individual debe mantener puede ser bastante problemático de determinar, ya que depende de una serie de factores, como el alcance de su negocio, el lugar de registro de la organización, las condiciones de trabajo, etc.
Lista de documentos de empresario individual
A continuación se muestra una lista de documentos que todo empresario individual debe tener:
De todos modos, antes de cocinar lista completa todos los documentos, debe decidir inmediatamente claramente qué método de tributación es más conveniente para usted, así como si su empresa planea organizar lugares de trabajo. 
Empresario individual sin empleados y documentos necesarios.
La forma más leal de gestionar su negocio es como empresario individual sin contratar empleados. En tal situación, usted mismo actúa como su propio jefe en la gestión de los asuntos. En este contexto, no es necesario pagar todos los meses. salarios al personal. Lo que es igualmente importante es que no es necesario mantener informes adicionales. Pero aún así no será posible eludir por completo la responsabilidad ante el Estado. Después de todo, habrá que cumplir con las obligaciones fiscales.
Una vez dentro actividad empresarial, inmediatamente se enfrenta a una elección: realizar sus actividades de forma estándar o elegir uno de los regímenes fiscales adecuados. Cada una de estas opciones tiene su propio método de presentación de informes. Consideremos qué documentos debe tener un empresario individual bajo el régimen fiscal estándar.
Régimen fiscal estándar
En los casos en que un empresario opte por el régimen fiscal estándar, deberá presentar a las autoridades fiscales los siguientes documentos dentro del plazo especificado:
Declaración en el formulario 3-NDFL: 
- enviar antes del 30 de abril;
- la transferencia de impuestos del año se realiza hasta el 15 de julio;
- Es posible completar y enviar la declaración en formato impreso y electrónico.
IP INN es el documento principal, pero ¿qué más necesita?
Declaración en el formulario 4-NDFL:
- presentado si tuvo ingresos por actividades comerciales durante el año;
- presentado a más tardar 5 días después del final del mes en que se recibieron estos ingresos.
Declaración de IVA:
- vence el día 25 después del final del trimestre;
- aceptado para entrega exclusivamente en forma de documento electrónico;
- Los pagos de impuestos se realizan cada trimestre.
Libro de compras con IVA. Estamos hablando de ejemplos de asientos reflejantes en libros de ventas y facturas, donde se anotan códigos para tipos de transacciones.
El llamado libro de contabilidad. transacciones comerciales, gastos e ingresos - KUDiR.
Los documentos necesarios para un empresario individual dependen de muchos matices. El régimen de declaración de impuestos se considera el más fácil de entender. Pero no siempre resulta rentable. Para simplificar las actividades de los pequeños empresarios, la legislación. Federación Rusa introdujo varios regímenes fiscales. Veámoslos a continuación.
sistema tributario simplificado
El más común y simplificado de todos los regímenes es el sistema tributario (STS), que reemplaza tres impuestos a la vez. El sistema tributario simplificado no impone a los empresarios la necesidad de pagar evaluaciones sobre la propiedad, el IVA y el impuesto sobre la renta personal. Los demás impuestos deben pagarse en la forma prescrita para los empresarios individuales en el régimen fiscal general.
Los principales documentos que los empresarios deben mantener utilizando el sistema tributario simplificado son la declaración de impuestos y KUDiR.
Impuesto agrícola unificado
Este es un desarrollo separado régimen fiscal exclusivamente para aquellos empresarios que se dedican a productos agrícolas. Si un empresario individual está clasificado como Impuesto Único según agricultura(Impuesto Agrícola Unificado), entonces se ve obligado a mantener los mismos documentos que los empresarios bajo el sistema tributario simplificado, es decir, una declaración y KUDiR.
ENVR
Si eliges el Impuesto Unificado sobre la Renta Imputada (UNIDAD), independientemente del tamaño de tus ganancias, pagarás el 15% establecido de la renta imputada. Habiendo elegido este sistema de informes, de la lista general de documentos que debe presentar:
PSN
Otro tipo de régimen fiscal es el sistema de patentes (PSN). El valor de la patente suele depender del tipo de actividad del empresario. Pero el documento requerido es siempre el Libro de Contabilidad de Rentas y una patente de un año para empresarios individuales.
Siempre se puede encontrar información detallada sobre los distintos regímenes fiscales para empresarios individuales en el sitio web oficial del Servicio de Impuestos Federales. Para hacer esto, debe ir a una sección especial con información sobre los documentos fiscales que todo empresario que realiza negocios en Rusia debe presentar.
Documentos de un empresario individual como empleador.
Cuando el negocio es imposible sin la participación de mano de obra adicional, se hace necesario mantener documentos adicionales. La contratación de ciudadanos para trabajar implica una responsabilidad adicional y la preparación de informes adecuados.
empezando a estudiar propio negocio, estás bajo el control constante de la Caja de Seguro Social (SIF) y, por supuesto, del Servicio Federal de Impuestos de la Federación Rusa (FTS).
Cada uno de estos organismos espera que un empresario individual, que es un empleador, presente una determinada lista de documentos individuales.
El Servicio de Impuestos Federales requiere información de empresarios individuales con empleados en el formulario 2-NDFL hasta el 1 de abril del próximo año. Además, el número de empleados deberá informarse antes del 20 de enero. En los casos de cierre de actividades empresariales, la información sobre el número de empleados se presenta antes de la fecha de baja.
Los informes se envían a la Caja del Seguro Social en formato 4-FSS. La información se proporciona en formato impreso a más tardar al comienzo de los segundos diez días del mes. Además, la transferencia de datos es posible por vía electrónica.
El Fondo de Pensiones de Rusia requiere un documento informativo en el formulario RSV-1. Debe contener datos de la empresa en su conjunto e información contable individual de cada empleado individual.
Un extracto del Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales es también uno de los documentos más importantes. 
¿Qué documentos de personal debe tener un empresario individual?
Todo empresario como empleador debe tener los siguientes documentos personales:
- acuerdo en dos copias;
- tarjetas personales de sus empleados en formato T-2;
- tabla de personal con calendario de vacaciones pagadas;
- descripción del trabajo;
- reglas de procedimiento dentro de la empresa.
Además, para el cumplimiento general del sistema de personal, se requiere la disponibilidad de documentos de informes como una tabla de personal, una hoja de tiempo para registrar el tiempo de trabajo, un calendario de vacaciones, un libro de gastos y un libro de contabilidad laboral.
De hecho, registrar un nuevo empleado para trabajar en negocio privado No es un procedimiento tan complicado. Lo principal es realizar un flujo documental completo y mantener adecuadamente los registros de personal. Y completar a tiempo todos los formularios de empleo le dará la oportunidad de evitar problemas desagradables con las agencias gubernamentales reguladoras y con los propios empleados.
Utilizando la lista anterior, siempre puede comprobar si todos los documentos están disponibles. Esto también le permitirá comprender cuáles de ellos aún no se han recibido. Los empresarios experimentados señalan que incluso se debe conservar una carpeta con los documentos oficiales de un empresario individual. Sin duda, esto se convertirá en una herramienta muy conveniente para administrar su negocio y le permitirá controlar cualquier situación, lo que simplificará la interacción con las agencias gubernamentales. Además, le dejará tiempo para implementar sus propias innovaciones como empresario. Estos son los documentos que debe tener un empresario individual.
Para obtener un préstamo de un banco, además de la solicitud, un empresario debe presentar los siguientes documentos:
1. Documentos legales de un empresario individual:
Documento de identidad. En particular, el propio pasaporte y una fotocopia de todas sus páginas;
Un certificado que acredite el registro de un individuo como empresario individual. Si el empresario se registró antes del 1 de enero de 2004, deberá adjuntar otra copia;
Certificado que acredite el registro fiscal (copia y original);
Copia y extracto original del Registro Unificado Estatal de Empresarios Individuales. Hay que tener cuidado aquí, ya que el extracto tiene un plazo de validez de 30 días a partir de la fecha de recepción.
2. Información de autoridad fiscal:
Un certificado de la oficina de impuestos sobre el estado de la deuda en facturas, impuestos, devengo de sanciones y multas. El período de validez de dicho certificado es de 30 días, por lo que al presentar una solicitud el certificado debe ser válido. Si un empresario individual tiene deudas, deberá adjuntar un documento que acredite el pago de la deuda.
original y copia declaración de impuestos para el año pasado. En este caso, deberá confirmarse la declaración.
Información de la oficina de impuestos sobre todas las cuentas corrientes abiertas en cualquier entidad de crédito. El certificado es válido sólo por 30 días a partir de la fecha de recepción.
3. Información de bancos y documentos de título de un empresario individual:
No es necesario si el cliente envió una notificación sobre la apertura de una cuenta corriente después de haber presentado una solicitud al banco para un préstamo FRPVO. En este caso, el certificado tributario debe contener la información necesaria de que la persona no tiene cuentas corrientes abiertas;
Un certificado del banco en el que el empresario tiene una cuenta abierta. El certificado debe confirmar que el empresario individual no tiene deudas crediticias. Sólo se requiere el certificado original;
Certificado que acredite la facturación del dinero. cuenta corriente. Se requiere dicho certificado si un empresario solicita un préstamo de más de 100 mil rublos. En este caso, sólo se requiere el certificado original que contenga información vigente al momento de la solicitud.
4. Documentos que pueden confirmar actividades financieras emprendedor:
Cualquier contrato de arrendamiento, certificado de derecho a disponer de cualquier propiedad comercial. Se requerirán copias y originales;
Un libro de gastos e ingresos, así como una copia del libro de caja. Es necesario proporcionar información de los últimos seis meses de actividad;
Acuerdos con proveedores o compradores importantes, en su caso. Se proporciona una copia y un original;
Una copia de todos los certificados de productos manufacturados;
Permiso para comercializar bienes sujetos a impuestos especiales, registros médicos de todos los empleados;
Licencia para el derecho a realizar actividades empresariales. Se proporciona únicamente si la actividad debe contar con una licencia obligatoria para prestar servicios;
Una lista de bienes a precios de compra, es decir, una lista de precios.
5. Documentos legales de un empresario individual para prenda:
El consentimiento del prestatario;
Solicitud de préstamo;
Cuestionario del ocupante;
Cuestionario del garante. Puede ser cualquier individuo;
Documentos que acrediten la propiedad de la propiedad que se ofrecerá como garantía al banco.
La propiedad intelectual es el tema actividad económica y participa en los procesos comerciales en igualdad de condiciones con las personas jurídicas. Una parte integral de la actividad comercial es el flujo constante de documentos: tanto las personas jurídicas como las personas físicas que administran sus propias empresas necesitan documentos que se conviertan en la base para realizar transacciones, vender bienes y servicios, así como para pagar impuestos y tasas al presupuesto estatal. y pagos obligatorios a fondos extrapresupuestarios.
¿Qué se entiende por documentos constitutivos?
Los documentos constitutivos son información que se refleja de una forma determinada, aprobada por ley y es una base legal para reconocer la personalidad jurídica y las actividades realizadas.
Explicación detallada este concepto figura en el texto del art. 52 del Código Civil de la Federación de Rusia, pero aquí no se da una definición específica del término, y los conceptos básicos para la formación de documentos constitutivos están diseñados para personas jurídicas.
Para las personas jurídicas, los constituyentes son:
- cartas (para la mayoría absoluta),
- acuerdos constitutivos (para asociaciones comerciales),
- leyes federales (para corporaciones estatales).
En la práctica, los documentos constitutivos de un empresario individual significan documentos que indican el registro de un empresario individual y confirman su capacidad jurídica. Pero desde un punto de vista legal, llamarlos documentos constitutivos sigue siendo incorrecto, porque la lista de documentación constitutiva es limitada y un empresario individual no debería crear ninguno de estos documentos.
Los conceptos básicos para formar documentos constitutivos están diseñados para personas jurídicas y no para empresarios individuales.
Documentos que confirmen la capacidad jurídica de un empresario individual.
Es posible que los socios potenciales, contratistas y clientes de un empresario aún deseen familiarizarse con su "documentación constitutiva". En este caso, el empresario debe saber qué debe aportar:
- Certificado de registro estatal de un individuo como empresario individual en el formulario No. P61001 (emitido hasta 2017).
- Extracto del Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales (USRIP).
- Notificación de registro de una persona física ante la autoridad tributaria en el formulario No. 2–3-Contabilidad.
- Hoja de inscripción del Registro Unificado Estatal de Empresarios Individuales (para inscripción posterior al 01/01/2017).
Además de la documentación emitida por los empleados del Servicio de Impuestos Federales, el empresario individual debe encargarse de obtener los siguientes documentos:
- Certificados del departamento de estadística sobre la asignación de códigos de actividad según OKVED.
- Notificaciones de registro de una persona física como pagador de primas de seguros fijas en el Fondo de Pensiones (desde 2017 - en el Servicio de Impuestos Federales).
- Certificados de inscripción ante la Caja del Seguro Médico Obligatorio.
- Notificaciones de registro como asegurador de una persona física en el organismo territorial de la Caja del Seguro Social de la Federación de Rusia (si se trata de trabajadores contratados).
- Notificaciones sobre el importe de las cotizaciones al seguro social obligatorio contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (si se trata de personal contratado).
Además, el empresario individual debe obtener una licencia si es necesario trabajar en el área elegida por el propietario del negocio. Debe solicitar su registro cuando ya se hayan recibido todos los documentos principales y estén disponibles los siguientes:
Los documentos deben presentarse a las autoridades competentes involucradas en la emisión de licencias para tipos específicos de trabajo.
Certificado de registro estatal
El certificado de registro de empresario individual es un documento que confirma finalización exitosa ciudadano del procedimiento para registrar su empresa y asignarle un nuevo estatus legal. Debe estar disponible para todos los empresarios individuales registrados antes de 2017. El certificado se considerará válido, a pesar de que ahora se emite una hoja de entrada USRIP en su lugar; no es necesario cambiar el documento.
Actualmente, en lugar de un certificado de registro estatal de empresarios individuales, emiten una Hoja de Entrada USRIP
Los formularios de certificado difieren según el momento de la inscripción:
- Los inscritos antes de 2004 tienen en sus manos un certificado en el modelo No. 67001.
- Si un empresario individual estuvo registrado entre el 1 de enero de 2004 y el 4 de julio de 2013, se le emitió un certificado en el formulario P61001.
- Después del 4 de abril de 2013, se emitió un certificado de registro en el formulario P61003.
El certificado de registro, entre otra información, indicará uno de los detalles más importantes de un empresario individual: su estado principal. número de registro(OGRNIP).
hoja de registro USRIP
La hoja de registro USRIP se emite desde el 1 de enero de 2017, en lugar del certificado de registro, ya que los formularios del segundo han sido cancelados. A partir de la fecha especificada, la hoja de registro del Registro Estatal Unificado de Empresarios es la confirmación de la entrada sobre el estado del empresario individual.
La hoja de registro USRIP consta de dos páginas, cada una de las cuales refleja información importante sobre un empresario individual
El documento contendrá la siguiente información:
- apellido, nombre, patronímico (si lo hubiera);
- ciudadanía;
- dirección de registro en el lugar de residencia;
- códigos de actividad según OKVED;
- base de entrada (asignación del estatus de empresario individual a una persona);
- lista de documentos presentados durante el registro;
- fecha de emisión de la Hoja de Registro;
- fecha de inscripción del empresario individual en el Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales;
- datos de la autoridad fiscal que emitió la Hoja;
- OGRNIP.
Notificación de registro fiscal
Tan pronto como la autoridad de registro confirma la finalización exitosa del registro de un empresario individual, también lo registra en el Servicio de Impuestos Federales en el lugar de residencia y, como confirmación, emite al solicitante una notificación en el formulario No. 2–3-Registro. Es a partir de la fecha indicada en este documento que una persona física se convierte en contribuyente.
A partir de la fecha especificada en este documento, una persona física se convierte en contribuyente.
Una vez que a un ciudadano se le asigna el estatus de empresario individual, debe realizar cálculos de impuestos sobre la renta de forma independiente y presentar informes a las autoridades fiscales de manera oportuna.
El aviso contiene la siguiente información:
- apellido, nombre y patronímico del empresario individual;
- dirección residencial;
- información sobre el registro de un individuo como empresario individual, que es la base para el registro fiscal;
- fecha de registro;
- detalles del servicio tributario que emitió el aviso;
- OGRNIP.
Certificado de Rosstat
Rosstat emite un certificado de asignación de códigos. Este es un documento que contiene varios códigos estadísticos:
Tabla: decodificación de códigos estadísticos indicados en el certificado de Rosstat para empresarios individuales
El certificado de asignación de códigos Rosstat contiene códigos estadísticos relacionados con las actividades de empresarios individuales.
Notificación de registro en el Fondo de Pensiones de Rusia
La notificación del registro de un contribuyente en el Fondo de Pensiones de la Federación de Rusia debe recibirse independientemente de si el empresario individual contrata empleados o prescinde de contratar personal contratado. En cualquier caso, el empresario está obligado a pagar periódicamente cantidades fijas al presupuesto del país (desde 2017, las contribuciones a las pensiones se envían al Servicio de Impuestos Federales, no al Fondo de Pensiones). primas de seguro"para mí."
El documento se enviará por carta después del registro del empresario individual a la dirección en la que esté registrado. Es él quien debe ser indicado en la solicitud.
Certificado de registro ante la Caja Federal del Seguro Médico Obligatorio
Como regla general, un certificado de registro en el Fondo del Seguro Médico Obligatorio se emite a los empresarios individuales al finalizar el procedimiento de registro o se envía al ciudadano por carta.
Desde el 1 de enero de 2010, el Fondo del Seguro Médico Obligatorio no registra de forma independiente a los empresarios individuales; estas funciones se han transferido al Fondo de Pensiones. Por tanto, si un empresario no ha recibido el certificado, deberá acudir al Fondo de Pensiones, llevando consigo el original y fotocopia:
- pasaportes;
- certificado de seguro de seguro de pensión obligatorio;
- certificado de registro de empresarios individuales.
Notificación de inscripción en la Caja del Seguro Social
El registro en la Caja del Seguro Social se vuelve opcional si el empresario individual no tiene la intención de invitar empleados a la empresa. Sin embargo, tan pronto como aparezca al menos un empleado en la producción, el empresario individual debe presentar una solicitud (dentro de los 10 días) y registrarse como empleador.
Los empleados del FSS, además de notificar el registro de un empresario individual como asegurador, también notificarán el monto de las contribuciones al seguro para el seguro de accidentes, que a menudo tienen lugar mientras los empleados realizan sus actividades. responsabilidades laborales, y de la aparición de enfermedades profesionales entre los trabajadores.
Todos los empleados contratados por el empresario deben estar asegurados por la Caja del Seguro Social contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
El primer documento es prueba de que el empresario individual se compromete a actuar como agente de seguros para sus empleados y a realizar pagos regulares. deducciones de seguro En caso:
- su incapacidad temporal;
- tomar licencia por embarazo y cuidar a un recién nacido;
- accidente durante el trabajo;
- la aparición de una enfermedad profesional.
Y el segundo documento indicará el monto de la tarifa del seguro: se establece para cada empresa individualmente, según el tipo principal de actividad comercial.
¿Necesito una carta de propiedad intelectual?
El estatuto es un conjunto de reglas dentro de la organización que contiene información sobre los fundadores, sus derechos y responsabilidades, el capital inicial y posibles sanciones por incumplimiento de responsabilidades.
Sin embargo, el empresario individual invierte dinero personal en la empresa y, por tanto, todo el poder le pertenece. capital inicial no se proporciona para empresarios individuales, y las regulaciones internas se pueden explicar personalmente a los empleados (si los hay). En consecuencia, los empresarios no necesitan tener un estatuto.
Un empresario, por supuesto, puede redactar voluntariamente dicho documento, pero no será un estatuto en el sentido clásico, sino un simple conjunto de reglas (ley local) para el empresario y sus empleados.
El texto de la carta puede reflejar las siguientes posiciones:
- Datos del empresario individual (nombre completo, dirección de registro, etc.).
- Dirección de la empresa (si el empresario individual tiene una oficina separada, por ejemplo).
- Tipo de actividad.
- Derechos y obligaciones de los empleados.
- Relación y características de la propiedad del empresario.
- Política de precios.
- Mantener el flujo interno de documentos.
- El procedimiento para cerrar una empresa.
- Y cualquier otra información que el empresario considere importante y necesaria.
Si un empresario ha decidido firmemente redactar un estatuto, entonces debe recordar que no es necesario registrar este documento en ningún lugar y llevarlo a ninguna parte (por analogía con las personas jurídicas), basta con familiarizar a todos los empleados cuyos derechos e intereses. se afectan con él y lo mantienen en su compañía.
Documentos de propiedad intelectual adicionales
A lo largo de sus actividades, la contabilidad de un empresario individual se repone con diversos certificados, contratos, actas, facturas y otros documentos. Esto significa que la solicitud de la contraparte de que le proporcione los documentos del empresario individual no se limitará a una simple lista de documentos "constitutivos". La oficina de impuestos y otras autoridades reguladoras pueden solicitar cierta documentación durante la auditoría.
Un empresario individual debe garantizar la seguridad de los informes contables, fiscales y de otro tipo.
Además de los documentos básicos, un empresario debe tener en su empresa los siguientes papeles:
- Declaración de impuestos (cualquier documento que demuestre el pago puntual en en su totalidad impuestos, tasas, sanciones y multas).
- Documentos requeridos en relación con la solicitud. caja registradora(acuerdo con el operador de datos fiscales, registro de transacciones en efectivo, etc.).
- Nomenclatura de personal (contratos de trabajo, declaraciones de empleados, etc.): requerida solo por empresarios individuales que emplean personal contratado.
- Instrucciones de seguridad y protección laboral (si el empresario individual contrató empleados).
- Acuerdo sobre apertura de una cuenta corriente en una institución bancaria (si hay una cuenta).
- Acuerdo sobre el uso del sistema Banco-Cliente (si lo hubiera).
- Originales de informes basados en los resultados de la inspección por parte de las autoridades reguladoras.
- Copias de contratos de propiedad o arrendamiento de bienes (locales, equipos, transporte) que se utilizan en el curso de las actividades comerciales.
- Registro de control.
- Documentos sobre participación en organizaciones nacionales y extranjeras (si el empresario individual participa en organizaciones como fundador).
Es posible que se requieran otros documentos, según el área de actividad elegida y el régimen fiscal.
¿Qué otros documentos básicos debería tener un empresario individual para diversas formas de impuestos?
Habiendo elegido un determinado régimen fiscal, el empresario asume la obligación de mantener documentación adicional y presentar informes oportunos al servicio fiscal.
Tabla: documentos de empresario individual redactados en relación con la transición a un determinado régimen fiscal
Recibir documentos
La legislación actual de Rusia confiere al Servicio Federal de Impuestos la autoridad para registrar a los ciudadanos como empresarios individuales. Todos los documentos principales serán emitidos por el servicio de impuestos después del registro; inmediatamente después de su emisión se considera que han entrado en vigor legal.
Los documentos básicos se emiten en el lugar de registro de un individuo como empresario individual: en el Servicio de Impuestos Federales.
Para someterse al procedimiento de registro estatal de un empresario individual, un ciudadano debe preparar el siguiente conjunto de documentos:
- fotocopia del pasaporte ( pagina de inicio con fotografía y doble página con sello de registro);
- formulario de solicitud completo No. P21001;
- solicitud de transición a un régimen fiscal especial (si un empresario individual elige el régimen fiscal principal (OSNO), no es necesario presentar una solicitud por separado; el impuesto se calculará de acuerdo con este sistema de forma predeterminada);
- un recibo de pago de la tasa estatal por un monto de 800 rublos.
La lista de documentos necesarios para el registro de un empresario individual puede incluir otros documentos solo si el solicitante es menor de edad, ciudadano extranjero o apátrida (apátrida):
- Las personas menores de edad deberán presentar adicionalmente uno de los siguientes documentos:
- consentimiento por escrito notariado de los padres, padres adoptivos o tutores para que el niño abra una empresa;
- una decisión judicial que reconozca al adolescente como plenamente capaz;
- una fotocopia del acta de matrimonio.
- Para registrar un empresario individual, los ciudadanos extranjeros y los apátridas deben tener prueba documental de su presencia legal en el territorio de Rusia:
- permiso de residencia (para residentes permanentes de la Federación de Rusia);
- permiso de residencia temporal (para quienes residen temporalmente en la Federación de Rusia);
- traducción notariada al ruso de un pasaporte u otro documento de identidad.
Puede registrarse como empresario individual:
- durante una visita personal a la oficina del Servicio de Impuestos Federales;
- a través del sitio web oficial de impuestos;
- a través de un poder (si tiene un poder certificado por un notario);
- enviando una valiosa carta por correo (adjuntando lista de documentos adjuntos).
Video: cómo abrir un empresario individual de forma gratuita a través del servicio "Mi Negocio"
También puede recoger los documentos que confirman el registro usted mismo, a través de un representante autorizado o por correo. Cuando el empresario individual recopile los documentos, las autoridades fiscales enviarán información sobre el empresario individual recién registrado a fondos extrapresupuestarios y autoridades estadísticas.
Cómo realizar cambios en los documentos de empresarios individuales
La información actual sobre empresarios individuales se almacena en el Registro Estatal Unificado de Empresarios Individuales. Si es necesario, realizar cambios requiere aprobar procedimiento oficial con las autoridades fiscales.
Como regla general, la necesidad de cambiar información sobre empresarios individuales surge por las siguientes razones:
- el empresario ha cambiado de lugar de residencia;
- El empresario individual ha cambiado información sobre sí mismo en su pasaporte u otros documentos de identificación;
- el empresario decidió realizar otro tipo de actividades, cuyos códigos no indicó durante el registro inicial.
Las autoridades fiscales controlan de forma independiente la autenticidad y relevancia de los datos sobre empresarios individuales y, por lo tanto, los propios empleados del servicio realizan cambios en los documentos si se relacionan con un cambio de apellido, pasaporte y lugar de registro.
Pero si es necesario indicar nuevos códigos de actividad, el empresario deberá notificarlo al Servicio de Impuestos Federales.
- Para corregir los datos, deberá enviar al Servicio de Impuestos Federales:
- solicitud para cambiar códigos OKVED (formulario No. R24001);
copias de los documentos sobre cuya base se realizarán los cambios.
Los cambios deben informarse a la oficina de impuestos dentro de los 3 días siguientes a la fecha en que se produzcan. Los cambios en el registro estatal se realizarán lo antes posible, por lo que podrá solicitar nuevos documentos en 5 días.
Cómo restaurar documentos de empresarios individuales si se pierden
- Independientemente de la causa de la pérdida de los documentos del empresario, éste debe cumplir una serie de requisitos legales para poder recuperar los documentos. Las normas procesales se definen en relación con los documentos que debe tener un empresario individual:
- hoja de inscripción en el Registro Unificado Estatal de Empresarios Individuales;
- certificado de cesión de TIN;
- certificados de registro en el Fondo de Pensiones;
- carta de información a Rosstat.
Si sabe que le han robado documentos, debe ponerse en contacto con el departamento de policía, donde el empresario individual recibirá un certificado con una lista de los documentos faltantes. Si la causa de la pérdida de documentación fue un desastre natural o un incendio, se deberá expedir un certificado en el Ministerio de Situaciones de Emergencia y en la Oficina de Vivienda, respectivamente. No se debe descuidar la recopilación de certificados que servirán como prueba de los motivos de la pérdida de los papeles, porque si los empleados del Servicio de Impuestos Federales sospechan que un empresario individual los ha destruido deliberadamente y lleva el caso a los tribunales, los certificados de agencias gubernamentales ayudará a construir una defensa.
Para no despertar sospechas por parte del servicio fiscal, un empresario debe comunicarse con las autoridades gubernamentales para obtener un certificado sobre los motivos de la pérdida de documentos.
Hay dos opciones para lidiar con documentos perdidos:
- Cerrar IP.
- Recupera los papeles perdidos y continúa haciendo negocios.
En el primer caso, deberás recoger los siguientes documentos:
- pasaporte;
- solicitud de cierre de empresarios individuales;
- recibo de pago del impuesto estatal.
También debe tener a mano un certificado de las autoridades gubernamentales sobre los motivos de la pérdida de los documentos (si logró obtenerlos) y los documentos restantes.
Entonces el emprendedor debe:
- pagar íntegramente al presupuesto y a los fondos extrapresupuestarios;
- visite el FSS;
- pagar los salarios atrasados a los empleados;
- realizar despido por cierre de la empresa;
- notificar a las contrapartes y acreedores;
- presentar documentos para el cierre a la autoridad fiscal.
Después de 5 días hábiles, se cerrará el empresario individual.
Si se pierden todos los documentos principales, el empresario puede intentar restaurarlos o cerrar la empresa y dejar de operar como empresario individual.
Si un empresario individual decide restaurar los documentos, deberá:
- escribir una solicitud al servicio de impuestos en cualquier forma;
- proporcionar un recibo de pago de la tasa estatal (por cada documento que se restablezca).
El Servicio de Impuestos Federales emitirá un certificado de empresario individual y se encargará de realizar duplicados de los documentos perdidos. El tiempo de recuperación de los papeles se reducirá si el empresario aporta fotocopias de los documentos perdidos.
No debes descuidar la restauración de documentos primarios: revistas. contabilidad, registros contabilidad fiscal, facturas y otros papeles. Deben estar disponibles en caso de una auditoría fiscal, así como en caso de una disputa con una contraparte, ayudarán a probar su caso ante los tribunales.
por ausencia documentación primaria y diarios contables, el empresario puede estar sujeto a una multa de 10 mil rublos.
Si se perdió algún contrato, acto o factura, podrá solicitarlos nuevamente a la contraparte. Si se pierde un documento contable, deberá ordenar una investigación y emitir un certificado indicando los motivos de la pérdida del servicio correspondiente. Una vez finalizada la investigación, se deberá enviar un informe sobre sus resultados al Servicio de Impuestos Federales, donde un funcionario fiscal fijará un plazo para la recuperación de la documentación.
¿Cuánto tiempo se deben almacenar los documentos de empresarios individuales?
La lista de documentos sujetos a almacenamiento obligatorio y la información sobre la duración de su almacenamiento están contenidas en el texto. Ley federal No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación de Rusia". El tiempo de almacenamiento de los documentos de un empresario individual está determinado por varios actos legislativos:
- Cláusula 8 del art. 23 del Código Fiscal de la Federación de Rusia indica la necesidad de conservar registros contables y fiscales, documentos que confirmen la recepción de ingresos, la incursión de gastos (importantes para el cálculo de impuestos) y el pago de impuestos en el pasado durante al menos 4 años.
- La Parte 12 de la Orden No. 86 del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia asigna un período de almacenamiento de cuatro años para el Libro de Ingresos y Gastos, los documentos contables primarios y el registro de empresarios individuales.
- Cláusula 1 del art. 29 de la Ley Federal No. 402-FZ "Sobre Contabilidad" requiere el almacenamiento de estados financieros y primarios. documentación contable al menos 5 años.
- Cláusula 8 del art. 28 de la Ley Federal No. 212-FZ establece que los documentos sobre el pago de las cotizaciones al seguro obligatorio al Fondo de Pensiones (IFTS), al Fondo del Seguro Médico Obligatorio y al Fondo del Seguro Social deben almacenarse durante 6 años.
- La Orden Nº 558 del Ministerio de Cultura de la Federación de Rusia contiene instrucciones sobre la conservación de los expedientes personales de los empleados (incluidos los empleados de forma temporal), contratos laborales y papeles de renuncia por 75 años.
Incluso los empresarios que cerraron su empresa y cesaron sus actividades como empresarios individuales deben cumplir con los plazos de conservación de los documentos.
Los artículos 14 y 17 de la Ley Federal No. 125-FZ imponen a los empresarios individuales la obligación de cumplir con las reglas de archivo: el empresario debe crear las condiciones para publicar, sistematizar y garantizar la seguridad de los documentos frente a influencias externas. La ubicación de los documentos puede ser:
- parte de la oficina;
- una habitación separada, no un sótano ni un ático;
- archivar en empresa de terceros, ofreciendo servicios de conservación de documentación.
El empresario individual no cuenta con documentos constitutivos, pero existen otros que confirman la legalidad de sus actividades. Se trata de una base jurídica que demuestra la legalidad de las transacciones comerciales, por lo que los documentos deben almacenarse separados de la correspondencia, facturas, formularios y otros papeles. Si un documento se pierde o se daña, es necesario restaurarlo inmediatamente; a veces hay que pagar más por la falta de papel en un momento crucial que por la emisión de un duplicado.