Todos los documentos contables. Documentos primarios: confirmación del hecho de una transacción comercial.

En la práctica actual, los documentos primarios contabilidad Se entienden por documentos que reflejan los hechos de la vida económica (conclusión de transacciones, movimiento de bienes y materiales, etc.). Se redactan en el momento de las transacciones o después de su finalización, para confirmar los hechos ocurridos. Sobre la base de ellos, el contador ingresa en el programa de contabilidad de la empresa y acepta los montos para la contabilidad fiscal.

¿De qué forma se compila el “primario”?

Según las explicaciones del Ministerio de Hacienda, la empresa tiene derecho a determinar de forma independiente qué formas de "primario" utilizar. decisión tomada está fijado en las políticas contables de la organización. La práctica muestra que las entidades comerciales utilizan una de tres opciones:

• Formularios unificados ofrecidos por Goskomstat.
• Muestras desarrolladas por la empresa de forma independiente y aseguradas por normativa interna.
• Opciones combinadas: documentos primarios en formato unificado, complementados con determinados campos.

El derecho de las entidades comerciales a desarrollar de forma independiente formularios "primarios" no se aplica a los siguientes tipos de documentos:

• documentos de caja (en particular, consumibles y recibos);
• formularios de informes estrictos;
• facturas de transporte.

Para ellos, el Ministerio de Finanzas introduce formularios unificados como obligatorios.

Si la empresa que celebró la transacción no ha determinado la forma del "primario" en el contrato, la contraparte tiene derecho a presentar documentos de acuerdo con muestras propias. Para evitar preguntas de las autoridades reguladoras, la empresa debe indicar en sus políticas contables que acepta documentos en formularios desarrollados por sus proveedores y clientes.

¡Importante! La presencia de un “primario” que media en una operación particular es requisito obligatorio por su reflejo en la contabilidad y la contabilidad fiscal.

Detalles obligatorios del “primario”

Según el art. 9 402-ФЗ, primario documentos contables debe contener los siguientes datos obligatorios:

• el nombre del documento comercial, por ejemplo, “Certificado de Trabajo Aceptado”;
• número según las reglas internas de numeración de la empresa de origen;
• fecha de preparación del documento;
• nombre completo de la empresa que expide el “registro primario”;
• la esencia de la transacción comercial que tuvo lugar (por ejemplo, envío de mercancías al comprador, depósito de efectivo en la caja registradora, aceptación del trabajo realizado, etc.);
• medición de un hecho económico ocurrido en dinero o en especie;
• cargo y nombre completo del empleado responsable de completar o procesar la transacción;
• firma manuscrita de una persona autorizada.

La lista de personas autorizadas a firmar documentos contables primarios la determina el director de la organización. Está asegurado por su orden.

Algunos formularios contienen detalles adicionales en relación con la lista estándar. Por ejemplo, las cartas de porte deben contener información sobre el automóvil, su propietario y el conductor.

¿Es necesario poner el sello de la organización en el documento “primario”? Este no es un requisito obligatorio; no se puede prescindir de él sólo si su presencia está prevista en el modelo consagrado en la política contable de la empresa.

Tipos de documentos primarios

La legislación actual no establece una lista cerrada de documentos contables primarios de 2018. Su diversidad está determinada por el ámbito de actividad de la entidad económica. Para una empresa, necesitará un conocimiento de embarque, para otra, un acto de cancelación de literatura de la biblioteca.

Los tipos de documentación más comunes incluyen:

• carta de porte – media en transacciones para la aceptación y transferencia de bienes y materiales;
• certificado de aceptación – redactado en situaciones en las que una parte acepta los resultados del trabajo realizado por la otra;
• nómina: preparada al pagar los salarios al personal;
• OS-1 – refleja la recepción o el agotamiento de un elemento de activo fijo (excepto bienes raíces);
• INV-1 – consolida los resultados del inventario;
• informe anticipado: confirma los gastos de un empleado que llega de un viaje de negocios;
• documentos en efectivo (cheques, PKO, RKO, etc.);
• orden de pago;
• certificado contable, etc.

La lista dada de documentos contables primarios no está completa. Empresas diferentes direcciones actividades utilizan los formularios necesarios para reflejar las transacciones que se llevan a cabo.

Dependiendo del método de implementación, el “primario” puede ser en papel o electrónico. La segunda opción se utiliza en empresas donde se establece la gestión documental electrónica. Ayuda a simplificar y acelerar el procesamiento de documentos comerciales y agilizar la interacción entre las contrapartes.

Según la legislación vigente, todo tipo de “materias primas” se almacenan en la empresa durante cinco años. La cuenta regresiva comienza desde el final del año del informe. Por ejemplo, los documentos emitidos en 2018 deben conservarse hasta 2023 inclusive. La violación de esta regla dará lugar a procedimientos ante el servicio de impuestos y a la imposición de sanciones a la organización.

Los documentos contables primarios son importantes no solo en materia de contabilidad, sino también en materia de legislación fiscal, en particular para determinar el alcance de las obligaciones. Por tanto, es de suma importancia que los responsables de la elaboración de la documentación primaria conozcan todos los matices de la contabilidad y, además, comprendan su clasificación para simplificar el trabajo.

¿Qué son los documentos contables primarios?

Se consideran documentos primarios aquellos que registran determinadas acciones empresariales que ya han sido realizadas. Puede dejar una entrada en contabilidad e ingresarla en el registro solo si tiene documentación contable primaria. Se considera una parte integral del sistema de gestión empresarial. En base a esto, podemos decir con seguridad que los documentos contables primarios son evidencia documental de transacciones completadas relacionadas con las actividades económicas de la entidad y que produjeron algún efecto económico.

Clasificación

Todos los puntos que afecten la cuestión del tema principal están sujetos a las disposiciones y normas de 402-FZ. El reglamento establece que estos certificados son necesarios al interactuar con las autoridades fiscales como confirmación de la exactitud de los cálculos. Esto significa que los funcionarios tributarios no tendrán ninguna queja sobre el proceso de determinación de la base imponible.

De acuerdo con la normativa vigente, la documentación primaria está sujeta a almacenamiento obligatorio durante 4 años. Durante este período, las autoridades tributarias pueden solicitar documentos para estudio y verificación en cualquier momento. Además, la documentación primaria suele actuar como prueba en un litigio.

Vale la pena señalar que las formas específicas de documentación primaria no están fijadas a nivel legislativo. Por este problema Una entidad económica tiene la oportunidad de elegir la opción que satisfaga sus necesidades y sirva. buena ayuda en trabajos posteriores.

Documentos contables primarios: lista

Por regla general, lista completa Los certificados que desempeñan funciones fundamentales permanecen sin cambios y están aprobados al más alto nivel. Actualmente esta categoría incluye:

1. Acuerdo. Estipulan los términos específicos de la transacción, las responsabilidades de las partes y asuntos financieros. En general, aquí se indican todas las condiciones que de una forma u otra están relacionadas con la transacción. Tenga en cuenta que para algunas transacciones no se requiere un contrato escrito. Así, desde el momento en que el comprador recibe recibo de venta, el trato se considera cerrado.
2. Cuentas. Usando documentos de este tipo el comprador confirma su disposición a pagar por los bienes (servicios) del vendedor. Además, las facturas pueden contener términos adicionales de la transacción y registrar precios específicos que el vendedor establece para sus productos y servicios. Si por alguna razón el comprador no está satisfecho con el producto (servicio) que se le presenta, tiene derecho a exigir el reembolso de sus fondos con base en la factura.
3. Lista de embalaje. Muestra una lista completa de todos los bienes o materiales que se transfieren. La factura debe redactarse en varias versiones según el número de participantes en la transacción.
4. El acto de aceptación y transferencia. Se elabora en base a los resultados de la prestación del servicio como confirmación de que el resultado del trabajo cumple con los criterios previamente indicados y está totalmente aprobado por el receptor.
5. Recibos de nómina. Muestran todas las cuestiones relacionadas con la liquidación de nóminas con el personal contratado. Además, aquí debe mostrarse toda la información sobre bonificaciones, pagos adicionales y otros mecanismos de incentivos económicos para los empleados.
6. Certificados de aceptación y transferencia No. OS-1. Este tipo de documentación se utiliza para registrar cualquier actividad relacionada con la entrada o salida de activos fijos.
7. Documentos en efectivo, que incluyen órdenes de efectivo entrantes y salientes, y además, libro de caja. Contienen información sobre transacciones financieras realizadas como parte de la venta.

Clasificación

Los tipos de documentos primarios en contabilidad son bastante diversos y dependen principalmente del propósito específico de utilizar el documento en el futuro previsible. Sin embargo, la característica de clasificación más popular es la división de la documentación primaria en interna y externa.

Un documento interno es propiedad de la empresa y lo emite esta para resolver determinadas cuestiones. Es elaborado por los especialistas de la empresa y se aplica exclusivamente dentro de la jurisdicción de esta empresa. Así, esta categoría consta de aquellos documentos que son necesarios para una gestión eficaz. actividad económica dentro de una empresa. Al mismo tiempo, si un documento es recibido por una empresa desde el exterior o es redactado por especialistas de la empresa y posteriormente transferido a otras personas jurídicas (autoridades fiscales, clientes, etc.), se reconocerá como externo.

A su vez, los documentos internos también tienen características de clasificación propias, que permiten agruparlos en tres categorías:

1. Administrativo (organizativo). Indican información que debe ser comunicada a los empleados de la empresa, divisiones estructurales y sucursales y a sus gerentes. Con su ayuda, la empresa emite determinadas órdenes que deben seguirse atentamente. Este grupo incluye una variedad de órdenes, instrucciones y mucho más.
2. Ejecutiva (exculpatoria), que inicialmente muestran hechos que confirman la realización de determinadas operaciones comerciales y su finalización.
3. Documentos contables. Esta categoría es generalizador y es necesario para sistematizar la información contenida en otros artículos y su posterior recopilación en un solo documento.

En determinadas circunstancias, la documentación también podrá combinarse. EN este grupo Podemos incluir aquellos documentos que puedan contener simultáneamente características clave de documentación organizativa y de respaldo. Los ejemplos más llamativos aquí son varias órdenes de pago en efectivo, requisitos, informes anticipados y mucho más.

Registros contables y su clasificación.

Al realizar cualquier transacción, se prepara la documentación primaria. Tan pronto como esté totalmente cumplimentado, toda la información especificada en él deberá duplicarse en el registro contable correspondiente. Y es una especie de transportista que acumula información básica sobre la transacción. Según la esencia del registro, se pueden identificar varios criterios de clasificación. Por ejemplo, en apariencia, los registros se presentan a los usuarios en forma de libros, hojas simples y fichas.

Según los mecanismos de mantenimiento del registro, se pueden distinguir tres grupos más:

1. Cronológico, en el que se indican todos los hechos ocurridos en estricto cumplimiento del plazo. Es decir, primero debe indicar aquellas operaciones que ocurrieron antes y así sucesivamente. Estos registros son los más complejos, ya que contienen una gran cantidad de información y, muy a menudo, algunas acciones pueden omitirse.
2. Sistemático, en el que inicialmente todas las transacciones se ingresan en forma de indicadores económicos. Así, los registros de este tipo reflejan el efecto económico de las transacciones comerciales realizadas y analizan indicadores de gastos e ingresos. lo mas un ejemplo brillante El registro sistemático es el libro de caja.
3. Conjunto, que tienen las características fundamentales de registros tanto sistemáticos como cronológicos.

Contenido de la documentación primaria.

Muchos usuarios tienen preguntas sobre qué constituyen los documentos contables primarios y qué requisitos se les aplican. A nivel legislativo se consagran varias disposiciones que establecen que cierta información debe estar presente en los documentos de la pareja principal. En particular, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal-402, la documentación primaria debe contener la siguiente información:

• nombre del documento;
• fecha de compilación;
• información sobre la persona que realizó el documento especificado(nombre completo de la empresa);
• la esencia de la actividad económica relacionada con este documento;
• cálculos financieros relacionados con la transacción;
• firmas de los funcionarios responsables de la transacción y sus iniciales.

Muestra de documento contable primario.

Reglas para la preparación de documentos.

El legislador establece ciertas reglas para la preparación de documentos contables primarios. Sí, uno de requisitos clave Se considera la precisión y la ausencia de errores gramaticales, de puntuación y tipográficos. Si el servicio de impuestos descubre ciertas deficiencias, el infractor deberá rehacer el documento y, si la infracción se repite, puede estar sujeto a sanciones. En general, esta cuestión debe abordarse mucha atención a las siguientes recomendaciones:

1. Se permite el uso de bolígrafos y bolígrafos, equipos informáticos especiales y ordenadores.
2. La compilación puede comenzar cuando se planea realizar determinadas transacciones comerciales que deben mostrarse. Al mismo tiempo, en situaciones excepcionales, es muy posible redactar un documento una vez finalizada la transacción.
3. Todos los datos de cálculo deben mostrarse tanto en forma numérica como escrita. Por lo tanto, debería haber un título al lado de cada número.
4. Es sumamente importante completar todos los datos indicados en el formulario. Si por algún motivo no hay información no puedes dejar una línea en blanco. Debería aparecer un guión en él.

Si no sigue estas recomendaciones, puede encontrar dificultades importantes. Así, si el servicio tributario encuentra el documento incorrecto durante una auditoría, surgirán dudas sobre la exactitud de los cálculos realizados y la determinación de la base imponible.

Si por alguna razón es necesario realizar ciertos ajustes, bajo ningún concepto se deben utilizar correctores y sombreadores, ya que son inaceptables. Las correcciones se pueden realizar de las siguientes maneras:

1. Corrección de contorno. Si se proporciona información incorrecta, se deberá tachar con una línea fina y al lado se indicará la información correcta. En este caso, debe haber una nota a pie de página en lugar de cada corrección. "Creencia corregida" indicando la fecha de la corrección y la firma del funcionario que realizó la corrección. Sin embargo, observamos que en el caso de documentos que muestren ingresos y gastos dinero, este método será inapropiado.
2. Entrada adicional. Este método se utiliza en situaciones en las que los valores totales de las transacciones se ejecutan con indicadores significativamente reducidos. Para no redactar el documento de una forma nueva, puede realizar entradas adicionales para los importes faltantes en el período actual o en el siguiente.
3. Inversión. Una entrada incorrecta se corrige usando valores negativos. Toda la información incorrecta se repite en tinta roja y las entradas correctas se indican al lado.

El informe primario se puede redactar tanto en formato escrito como electrónico. EN últimamente muchas empresas duplican información y crean versiones tanto impresas como electrónicas. Los primeros se utilizan posteriormente para intereses internos, pero, previa solicitud, se envían copias electrónicas para su verificación al Servicio de Impuestos Federales.

Se pueden sacar varias conclusiones. El estado no aprueba ningún formulario obligatorio para la documentación primaria, lo que otorga a las entidades comerciales el derecho de determinar de forma independiente la forma del documento que se utilizará en la práctica en el futuro. Inmediatamente después del registro del documento, todos los datos del mismo deben transferirse al registro contable.

Los documentos contables primarios o registros primarios, como los llaman los contadores, son la base de la contabilidad, tanto contable como fiscal. Sin diseño correcto, mantenimiento y documentos primarios, es imposible realizar actividades comerciales legales.

La Ley “Sobre Contabilidad” de 6 de diciembre de 2011 No. 402-FZ indica que “todo hecho de la vida económica está sujeto a registro como documento contable primario”.

Para asegurarse de que todos estén disponibles documentos necesarios, vale la pena revisar periódicamente su contabilidad, y para aquellos que no tengan tiempo para ello, recomendamos un servicio gratuito de auditoría contable.

El documento principal prueba por escrito el hecho de una transacción comercial, confirma la comisión de los gastos comerciales al calcular la base imponible y establece la responsabilidad de los contratistas por la realización de las transacciones comerciales. Los inspectores fiscales solicitan los documentos primarios al verificar declaraciones e informes, y son necesarios al aprobar auditorías.

Teniendo en cuenta que no solo los contadores, sino también los gerentes, empresarios individuales, gerentes de ventas y otros empleados completan y preparan documentos primarios, lo invitamos a familiarizarse con los requisitos de estos documentos.

¿Quién desarrolla los formularios de los documentos primarios?

Los documentos contables primarios son unificado(cuya forma fue desarrollada por Rosstat (anteriormente Goskomstat de la Federación de Rusia) o el Banco Central) y desarrollado independientemente por los contribuyentes.

El artículo 9 de la Ley No. 402-FZ contiene la siguiente lista de detalles obligatorios de los documentos primarios (unificados o desarrollados de forma independiente):

• nombre del documento;
• fecha de preparación del documento;
• nombre de la entidad económica que compiló el documento;
• contenido del hecho de la vida económica;
• el valor de la medida natural y (o) monetaria de un hecho de la vida económica, indicando las unidades de medida;
• el nombre del cargo de la persona que completó la transacción, operación y el responsable de su ejecución;
• firmas de estas personas.

En cuanto al sello, aunque no figura entre los datos requeridos, si existe un campo “M.P.” (espacio para impresión) se requiere su impresión.

Si el contribuyente está satisfecho con los formularios unificados de Goskomstat (afortunadamente, la lista de ellos es enorme), entonces no es necesario desarrollar sus propios formularios. También existe el concepto de “primaria modernizada”, es decir Documentos primarios unificados a los que el contribuyente ha realizado sus propias adiciones.

tenga en cuenta No puede desarrollar y aprobar de forma independiente formularios de los siguientes documentos primarios:

• documentos en efectivo;
• orden de pago y otros documentos de liquidación bancaria;
• formularios unificados para pagos mediante caja registradora;
• hoja de ruta;
• nómina y nómina.

Estos documentos primarios sólo pueden unificarse.

¿Dónde puedo encontrar muestras de documentos primarios unificados?

El desarrollo y aprobación de formularios para documentos primarios es responsabilidad de Goskomstat (ahora Rosstat). Hoy en día se siguen utilizando formas unificadas desarrolladas en los años 90 del siglo pasado. Sólo los documentos de liquidación (pago) elaborados por el Banco de Rusia tienen una edición relativamente nueva, de 2012.

Dichos documentos se denominan de diferentes maneras: actas, diarios, facturas, extractos, órdenes, libros, instrucciones, cálculos, poderes, órdenes, etc. Utilizando esta tabla encontrará en qué Resolución del Comité Estatal de Estadística se encuentran las formas unificadas de primaria. Los documentos que necesita están publicados.

En nuestro sitio web puede descargar formularios de documentos primarios unificados. y por .

Un formulario de informe estricto (SRF) también es un documento principal, pero existen requisitos especiales para él. La lista de detalles BSO obligatorios es más amplia que la lista de documentos primarios ordinarios; en particular, se requiere el TIN y la presencia de un sello.

En el artículo “” podrás conocer en qué casos es necesario utilizar la forma unificada de este documento y cuándo puedes desarrollarlo tú mismo.

Errores en documentos primarios.

En primer lugar, los documentos originales deben contener los datos obligatorios correctamente especificados. Según el Ministerio de Hacienda, un contribuyente puede tener en cuenta los gastos en la declaración de impuestos primaria si ésta contiene sólo errores menores.

Dichos errores no deben interferir con la identificación precisa del vendedor y del comprador, el nombre de la mercancía y su valor, y otras circunstancias del hecho documentado de la vida económica (de la carta del Ministerio de Hacienda de 4 de febrero de 2015 No. 03-03-10/4547).

Desafortunadamente, la típica formulación simplificada de las explicaciones de los funcionarios a menudo no permite comprender claramente qué inexactitudes o errores en los documentos primarios se considerarán insignificantes.

Por ejemplo, ¿es un error menor si el nombre de un contribuyente utiliza letras minúsculas en lugar de letras mayúsculas? En su otra carta, de fecha 02/05/2012 No. 03-07-11/130, el Ministerio de Hacienda indicó que errores como reemplazar letras mayúsculas por minúsculas y viceversa; cambiar letras en algunos lugares; La indicación incorrecta de la forma organizativa y jurídica no es obstáculo para identificar al contribuyente (si el NIF y otros datos están correctamente indicados).

Pero los siguientes errores pueden considerarse importantes para los documentos primarios:

• errores aritméticos (el precio/cantidad de los bienes o el monto del impuesto están indicados incorrectamente);
• diferentes nombres del mismo producto (por ejemplo, en las especificaciones del contrato de suministro los dulces se llaman "Gofres de chocolate" y en la factura, "Oso en el Norte");
• títulos de trabajo inexactos de quienes firman los documentos primarios (por ejemplo, el poder indica "Director General Adjunto" y el certificado de aceptación dice "Director Adjunto");
• las cantidades en números no coinciden con las mismas cantidades indicadas en palabras (en lugar de 155.000 rublos (ciento cincuenta y cinco mil rublos), se escriben 155.000 rublos (cincuenta y cinco mil rublos)).

Es posible que la oficina de impuestos no acepte gastos por dichos documentos primarios; la contraparte también puede tener problemas a la hora de deducir el IVA.

Puedes corregir documentos primarios. solo de manera correctiva(El texto incorrecto se tacha con una línea fina y el texto correcto se escribe encima). Las correcciones van acompañadas de la inscripción “Corregido”, la fecha y las firmas de los responsables. No se aceptan correcciones de pedidos entrantes y salientes, documentos bancarios y BSO. Es necesario compilarlos de nuevo.

Preste atención al hecho de que los documentos primarios se firman durante el período de validez del poder emitido para su firma; de lo contrario, los inspectores considerarán que los documentos fueron firmados por un empleado no autorizado. Es necesario controlar lo mismo con respecto a las firmas en su documento principal de los representantes de las contrapartes: los poderes que se les otorguen deben estar vigentes.

Al preparar documentos primarios, es necesario tener cuidado no solo al completarlos, sino también a la correspondencia de sus fechas y otros detalles con otros documentos, por ejemplo, contratos y facturas. Así, la deducción del IVA en una factura emitida con anterioridad al albarán de entrega resultará controvertida.

Preguntas para autoridades fiscales causará facturas o actos firmados antes del contrato, cuya ejecución se confirme mediante documentos primarios. Existe una salida a esta situación, prevista en el apartado 2 del art. 425 del Código Civil de la Federación de Rusia: indique en el texto del acuerdo la siguiente cláusula: "Los términos de este acuerdo también se aplican a las relaciones de las partes que surgieron antes de su celebración".

O, por ejemplo, la ley establece que la obra se completó en el período del 10 al 30 de marzo, mientras que en el contrato el período de obra se fija del 10 al 30 de abril. En este caso, se puede redactar un acuerdo adicional al contrato, que indique el plazo real para completar el trabajo o indique en el propio acto que el trabajo se completó antes de lo previsto.

Los contratistas deben tener cuidado cuando el cliente firma los certificados de finalización de obra. Si en el contrato intervinieran subcontratistas, el contratista deberá firmar acuerdos con ellos antes de entregar el trabajo al cliente. Si estas fechas no coinciden, las autoridades tributarias podrán considerar injustificados los costes del subcontratista y no reconocerlos en el cálculo de la base imponible.

Flujo de documentos de documentos primarios.

El flujo de documentos de documentos primarios incluye las siguientes etapas:

• preparación del documento primario;
• transferencia del documento al departamento de contabilidad, donde se verifica e ingresa en los registros;
• almacenamiento actual y posterior transferencia del documento al archivo.

No es una pregunta ociosa: ¿cuándo deben redactarse los documentos primarios? La respuesta a esto está en el artículo 9 de la Ley N ° 402-FZ “El documento contable primario debe estar elaborado al cometer un hecho de la vida económica, y si esto no fuera posible, inmediatamente después de su finalización.”

Es inaceptable redactar documentos primarios unos días después de una transacción comercial. Todos los empleados que tengan derecho a realizar un registro primario deben cumplir con un cronograma de flujo de documentos, en el que se pueden establecer, por ejemplo, los siguientes plazos para la presentación de documentos al departamento de contabilidad:

• órdenes de efectivo entrantes y salientes - el día de la preparación;
• documentos relacionados con el registro de ventas, a más tardar el siguiente día hábil;
• informes anticipados: a más tardar tres días hábiles después de que se gasten los fondos;
• certificados de incapacidad para trabajar, a más tardar el siguiente día hábil después de ir a trabajar, etc.

En cuanto a los documentos firmados por las contrapartes, la obligación de transferirlos en el momento oportuno puede estar prevista en el texto del contrato, por ejemplo, de la siguiente manera: “El Comprador se compromete a transferir al Proveedor los originales de los albaranes firmados, actos y facturas a más tardar dos días hábiles contados a partir de la fecha de su suscripción.”

Al presentar un documento primario firmado, el departamento de contabilidad verifica la forma del documento; disponibilidad de los detalles requeridos; la legalidad de la transacción comercial; cálculos aritméticos. Los datos de los documentos primarios verificados se ingresan en los registros contables.

El almacenamiento actual de los documentos primarios generalmente se lleva a cabo en el departamento de contabilidad y, al final del año, los documentos se agrupan por fecha, se agrupan en paquetes y se transfieren al archivo. Los documentos primarios deben almacenarse durante al menos cinco años.

Las actividades del departamento de contabilidad son parte integral del funcionamiento de la empresa; Implica que los empleados desempeñen el máximo diferentes acciones- desde el cálculo hasta el registro y mantenimiento de la documentación primaria. El grado de responsabilidad de la empresa o de su directivo inmediato por los errores cometidos también varía mucho: si se refieren puramente problemas internos, no hace falta ni siquiera hablar de multa; si hablamos de documentos de pago sobre cuya base se pagan posteriormente los impuestos, el infractor puede enfrentarse no sólo a una sanción monetaria, sino también a una pena de prisión. Por eso un trabajo bien organizado con la primaria áreas prioritarias trabajo de una persona jurídica.

El término "documentación primaria", a diferencia de o similar, se utiliza exclusivamente en contabilidad, que, si es necesaria una decisión conjunta cuestiones organizativas causa dificultades a los representantes de otros departamentos de la empresa. A continuación describiremos qué es el documento principal en su conjunto y también proporcionaremos una lista indicativa de los documentos incluidos en él.

¿Qué es la documentación primaria en contabilidad?

Curiosamente, el principal acto normativo utilizado para organizar el trabajo del departamento de contabilidad es la Ley federal “Sobre contabilidad» No. 402-FZ, adoptado el 6 de diciembre de 2011 y que contiene modificaciones del 29 de julio de 2018, no proporciona una definición inequívoca de esta frase. Según el párrafo 1 del artículo 9 de esta ley, la documentación primaria puede incluir cualquier documento correctamente redactado y certificado oficialmente que refleje uno u otro episodio de la vida económica de la empresa.

Dichos episodios incluyen la recepción de fondos a cambio de productos suministrados por la empresa, servicios ofrecidos o trabajos realizados o, por el contrario, la transferencia de dinero para la compra de artículos de inventario. A solicitud del director de la empresa (cláusula 4 del mismo artículo), la lista de documentos contables primarios también puede incluir información sobre liquidaciones mutuas no relacionadas con transacciones financieras.

Importante: El criterio principal para la documentación primaria en contabilidad es la presencia del hecho de la transferencia de fondos de una persona (empleado, empresario individual, empresas) a otro. Por lo tanto, los artículos primarios no se incluirán en la lista bajo ninguna condición, pero un recibo de efectivo o una orden de gastos estarán bien.

CONperíodo de almacenamiento de documentos primarios en contabilidad: al menos cinco años a partir del año de registro. Como muestra la práctica, la mayoría de las veces los representantes del gobierno federal servicio de impuestos solicitan una primaria en el primer año o tres; en el futuro, los documentos pueden transferirse para su almacenamiento en el archivo y, después del período especificado, destruirse de acuerdo con reglamento interno empresas y los requisitos de la legislación nacional.

Sin embargo, dado que en la práctica burocrática rusa suele ser más difícil deshacerse de los documentos que seguir almacenándolos, los documentos primarios que se hayan vuelto innecesarios se pueden dejar en el archivo siempre que haya suficiente espacio; No se prevén sanciones por esto ni en la Ley Federal No. 402-FZ especificada ni en otras regulaciones.

Además, el mantenimiento de la documentación primaria se puede confiar a uno o varios empleados de la empresa, dependiendo de sus calificaciones y del número de empleados. Si el caso se refiere a un empresario individual que no tiene especialistas relevantes subordinados a él, tiene derecho, a su elección, a redactar documentos de forma independiente o a involucrarse en el caso. empresas de terceros proporcionando dichos servicios.

Lista de documentos contables primarios.

EN última edición Ley Federal No. 402-FZ (más precisamente, en el párrafo 4 del artículo 9 del documento), el derecho a determinar qué documentación es primaria se transfiere al director (director general, director) de la empresa. De acuerdo con la práctica establecida, firma la lista ya elaborada por el jefe de contabilidad, aunque puede encargarse íntegramente del trabajo (desde el análisis de actividades hasta el resumen de resultados).

En consecuencia, no es necesario hablar de una lista única de documentos primarios; Sólo podemos nombrar los artículos que se incluyen con mayor frecuencia en esta lista:

1. Acuerdo. El punto más controvertido en términos de propiedad de los documentos: muy a menudo los contratos no se guardan en el departamento de contabilidad, sino en el departamento jurídico o incluso en el departamento de personal. Por otro lado, es la firma de un contrato lo que se convierte en el primer paso hacia un nuevo hecho en la vida económica de la empresa, por lo que muchos directivos, según sus órdenes, clasifican los contratos de compraventa, prestación de servicios, ejecución de obras, arrendamientos y otros directamente relacionados con el movimiento de flujos de efectivo como primarios. De hecho, un contrato adecuadamente redactado contiene todas las características de un documento primario enumeradas en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal No. 402-FZ, lo que significa que no existe una violación evidente en este caso.
2. Controlar. Con base en la factura propuesta, el comprador (consumidor), antes o después de recibir los bienes o servicios, transfiere fondos al vendedor (proveedor). La aceptación de una factura puede considerarse como un acuerdo real de pagarla. Además, este documento primario puede contener (o duplicar de acuerdo con el contrato) las condiciones para la provisión de inventario o trabajo, así como los métodos de liquidación con el vendedor e incluso el procedimiento para la devolución de fondos en caso de incumplimiento de uno. o ambas partes de la transacción para cumplir con sus obligaciones.
3. Lista de embalaje. Este documento, invariablemente incluido en el documento principal, contiene una lista completa de artículos de inventario liberados o transferidos: cómo productos terminados, así como elementos individuales o materias primas. El número de copias de la carta de porte no está regulado: debe corresponder al número de partes de la transacción. Y, por supuesto, cada copia debe estar certificada con las firmas de todas las contrapartes; impresiones de sellos o estampillas en en este caso opcional.
4. Certificado de aceptación. Un documento primario elaborado con base en los resultados de la prestación de servicios, trabajos o entrega de artículos de inventario. Firmado por representantes de ambas contrapartes; si uno de ellos (normalmente la parte receptora) se niega a firmar, el documento puede certificarse unilateralmente (seguramente en presencia de observadores). El acta de aceptación también podrá contener comentarios, aclaraciones o aclaraciones adicionales ingresadas por las partes en el cuadro correspondiente. El uso de sellos o estampillas de organizaciones para la certificación es opcional. Una variación de este documento, también incluida en el documento principal, es el acto de aceptación y transferencia de activos fijos (OS-1), que refleja el movimiento de los principales activos de la empresa.
5. Nómina de sueldos. Proporciona datos sobre los salarios de todos los trabajadores contratados por la empresa, incluidos incentivos y pagos de compensación: bonificaciones, pagos adicionales, etc. Este documento primario está certificado por las firmas del jefe de contabilidad y del jefe de la empresa; también, a diferencia de los dos puntos enumerados anteriormente, para confirmar fuerza legal la declaración lleva una impresión "viva" del sello o sello de la organización.
6. Documentos en efectivo. Estos incluyen pedidos entrantes y salientes y un libro de caja. Es a partir de su contenido que se puede obtener la imagen más completa del movimiento de los flujos financieros. KO-1, KO-2 y KO-4 contienen información sobre cada hecho de la vida económica; por lo tanto, las personas autorizadas se centrarán principalmente en ellos al realizar la verificación. Los documentos de caja adicionales utilizados con una intensidad ligeramente menor (registro de órdenes de efectivo KO-3 y libro de contabilidad de flujo de efectivo KO-5) también pertenecen a la documentación primaria y se redactan y almacenan de acuerdo con las reglas generales.

Muy a menudo, el documento principal está organizado cronológicamente, desde el primer documento de transacción hasta el último; También son posibles otras opciones: accesorias, combinadas, etc.

¿Cómo se prepara la documentación primaria en contabilidad?

Los componentes necesarios de cualquier documento primario son:

• título de acuerdo con la forma unificada establecida;
• fecha de firma (el documento se puede redactar e imprimir en cualquier momento conveniente);
• nombre oficial completo de la organización o empresa (puede agregar uno abreviado);
• descripción y explicación del episodio de movimiento de fondos, o del hecho de la actividad económica;
• el costo de la transacción en términos físicos (por un lado) y monetarios (por el otro), con indicación indispensable de las unidades de medida;
• nombres de acuerdo con las regulaciones internas de la empresa o los estándares estatales de los puestos de las personas responsables de celebrar un acuerdo y completar una transacción;
• firmas con transcripciones de representantes de las partes de la transacción que participaron en la celebración del acuerdo.

Como se desprende del párrafo 5 del mismo artículo, la documentación primaria en contabilidad actualmente se puede redactar tanto en papel como en formato electrónico; V el último caso se certifica mediante firmas digitales electrónicas cualificadas de las partes y se transfiere a las contrapartes en cualquier medio adecuado o se envía por correo electrónico.

La mayoría de los documentos primarios se emiten sobre la base de formularios unificados que no están sujetos a modificaciones; las excepciones incluyen contratos, actos de aceptación y transferencia y una serie de otros documentos, cuyo desarrollo de la forma y estructura es realizado directamente por la entidad comercial.

Algunos consejos para preparar la documentación primaria:

1. Está permitido realizar anotaciones en el formulario a mano utilizando bolígrafos y bolígrafos de gel con pasta azul o negra; Para realizar correcciones se utiliza tinta roja. Para completar la documentación primaria en formato electrónico, está permitido utilizar cualquier computadora electrónica que sea adecuada desde el punto de vista tecnológico.
2. Cada uno de los documentos primarios incluidos en la lista debe completarse a tiempo. Es muy posible completar y firmar documentos retroactivamente con el consentimiento mutuo de las partes, pero no se recomienda informar a las autoridades reguladoras al respecto.
3. Si el procedimiento para ingresar datos en el formulario implica duplicar información numérica (por ejemplo, el monto del pago) por escrito, no se puede descuidar ni uno ni el otro componente, de lo contrario el documento puede ser declarado inválido.
4. Al preparar un documento de informe primario, no puede dejar campos vacíos. Si no hay nada que ingresar en ellos, conviene utilizar un guión, o mejor aún, un signo universal, que es una letra latina Z doble tachada.

Importante: No está permitido utilizar tiras correctoras, líquidos, navajas de afeitar para corregir errores o simplemente tachar datos ingresados ​​incorrectamente hasta que sea imposible leerlos en la documentación primaria del departamento de contabilidad. Dependiendo de la situación, puede utilizar correcciones de contorno que complementen el texto principal de la entrada y la reversión. En el primer caso, la información errónea se tacha con una línea delgada, encima se hace un registro que refleja el estado real de las cosas, y en el costado de la página está la inscripción “El corregido (puede ser) de confianza”, acompañado de la firma del responsable y el sello o timbre de la organización. En el segundo, la información existente se complementa con nueva información necesaria para obtener una imagen completa de la transacción. En el tercero, se utiliza especialmente cuando en la fuente primaria se encuentra información exagerada, los datos que no se corresponden con la realidad se duplican en pasta roja y junto a ellos se dan los correctos, lo que ya es normal. En este caso también se requiere una firma de verificación.

El documento principal, como otros documentos, debe estar redactado de forma clara, legible y bella. Esto ayudará en el futuro, si surgen situaciones controvertidas, a establecer rápidamente la verdad, probar su caso en los procedimientos judiciales o monitorear el trabajo de las personas autorizadas. Y un incentivo adicional para la divulgación concienzuda y oportuna de la documentación será el párrafo 3 del artículo 327 del Código Penal de Rusia, según el cual el uso de documentos falsificados se castiga con una multa de hasta 80 mil rublos o hasta seis meses. de los ingresos del autor, arresto por hasta seis meses, trabajo obligatorio o correccional por hasta 480 horas y 24 meses respectivamente.

Demostrar su inocencia o la ausencia de un delito es difícil y requiere mucho más tiempo y nervios que la preparación de alta calidad de la documentación primaria.

resumámoslo

Los documentos primarios incluyen documentos que reflejan episodios de la actividad económica de una empresa u organización. Su registro lo realizan empleados del departamento de contabilidad, y en su defecto, el propio empresario o empresas que presten servicios similares. Lista completa La documentación principal utilizada en las actividades de la empresa es aprobada por su director y, por regla general, la redacta el jefe de contabilidad.

Normalmente, los activos primarios incluyen contratos, cuentas, actos de aceptación y transferencia, incluidos activos fijos, documentos de caja y otros papeles. Deben incluir los bloques enumerados en el párrafo 2 del artículo 9 de la Ley Federal No. 402-FZ. Se permiten correcciones en los documentos de formas estrictamente definidas: reversión, esquema o inscripciones complementarias.

Pero casi cualquier actividad empresarial acompañado de una cantidad considerable documentación variada. Una pregunta razonable es: ¿cuáles son los documentos primarios?

Información básica

Medios contables primarios etapa inicial generalizaciones de operaciones comerciales individuales que caracterizan los principales procesos de la organización.

Se reconocen como objetos contables los siguientes:

• adquisición de materias primas para el proceso productivo;
• compra de recursos materiales y su posterior gasto;
• gastos de actividades de producción;
• movimiento de productos manufacturados y producción inacabada;
• volumen de productos terminados;
• envío y venta de productos;
• transacciones de liquidación con proveedores, clientes y compradores;
• informes a bancos, fundadores e instituciones financieras;
• otro.

Todas estas operaciones van acompañadas documentación. La información sobre los procesos comerciales y los matices relacionados se muestra en la documentación principal.

Conceptos básicos

La definición de documento primario es un documento que cubre la información inicial sobre los resultados de una actividad.

El documento principal es evidencia escrita de la implementación de una transacción comercial. Este documento se redacta en el momento de la transacción o inmediatamente después de su finalización.

Es decir, los documentos contables que confirman el hecho de una transacción comercial se consideran primarios. Cualquier información presente en los documentos primarios debe mostrarse en contabilidad.

Para acumularlo y sistematizarlo se utilizan registros contables. Contienen datos sobre todas las transacciones comerciales realizadas en la organización.

Después de un cierto período, la información de los registros contables en forma agrupada se traslada a los estados financieros.

Los principales tipos de documentos primarios son:

• órdenes de pago;
• / etc.

Estos documentos contienen información sobre la transacción comercial realizada. En algunos casos, los formularios de documentos primarios se clasifican como formularios de informes estrictos.

Según el tipo de transacciones, la documentación primaria se divide en documentos que contabilizan activos fijos, salarios, transacciones en efectivo, efectivo, etc.

Merece una atención especial. De hecho, este documento no es primario, ya que no describe una transacción comercial específica, sino que es un apéndice del documento principal.

La necesidad de factura surge durante el proceso de recaudación del IVA. Sin embargo, al mismo tiempo será necesario presentar una factura o acta.

Al mismo tiempo, el Código Fiscal menciona la factura en relación directa con los documentos primarios.

cuales son sus funciones

El propósito fundamental del documento primario es confirmar la validez legal de la transacción comercial completada.

Al mismo tiempo, para la realización de las operaciones, se establece la responsabilidad de algunos ejecutores por las operaciones realizadas.

El documento principal almacena toda la información necesaria sobre una transacción comercial específica, y el hecho de la existencia del documento confirma la ejecución de la acción.

Es decir, los documentos primarios almacenan datos sobre todas las actividades comerciales de la organización. La documentación primaria se almacena para satisfacer las necesidades personales de la empresa, así como para su entrega a las autoridades reguladoras.

Es sobre la base de documentos primarios que se lleva a cabo la contabilidad. A partir de los datos disponibles en los documentos, se crean informes financieros y fiscales.

Marco regulatorio actual

Las reglas básicas sobre los documentos contables primarios se definen en la Ley Federal N ° 402 del 6 de diciembre de 2011 "Sobre Contabilidad".

Pero aunque el uso de algunas formas unificadas no se considera obligatorio, nada impide su uso.

La decisión al respecto la toma el titular de la entidad económica. Es él quien aprueba los formularios de los documentos primarios a propuesta del responsable de contabilidad.

En el formulario, el código se encuentra en la esquina superior derecha. Si una operación comercial se completa no utilizando un formulario estándar, sino utilizando un formulario desarrollado de forma independiente, entonces no es necesario registrar el "código".

De conformidad con el párrafo 19 de esta disposición, no se permite la presencia de correcciones, borrones y tachaduras o el uso de medios correctivos en la documentación bancaria, recibos de efectivo/órdenes de gastos, recibos adjuntos y documentos que los reemplacen.

Si se detecta un error, no se podrán aceptar documentos bancarios y de caja para su ejecución. Es necesario volver a redactarlos teniendo en cuenta los requisitos básicos.

Es importante que no se puedan destruir los documentos en efectivo mal ejecutados o dañados. Deben tacharse y luego adjuntarse al informe de caja (registro) del día de su emisión.

Matices emergentes

En el proceso de elaboración y tramitación de documentos primarios surgen muchos matices diferentes. Entre los principales se pueden destacar los siguientes:

¿Qué es un documento de dos caras?

En algunos casos, al preparar la documentación primaria, se permite utilizar un documento primario de dos caras. Esta es la forma de un documento de transferencia universal (UDD).

Vídeo: documentos primarios.

El formulario UPD es un formulario funcional de factura, que se complementa con indicadores esenciales de la documentación primaria.

El estado “1” de la UPD permite que este documento reemplace no solo una factura, sino también un documento o factura.

Al mismo tiempo, el UTD se utiliza simultáneamente en los cálculos y en el reconocimiento de gastos en el proceso de tributación de las ganancias. La UPD con estatus “2” reemplaza únicamente el acto o factura.

La UPD combina elementos de una factura y un documento principal que confirma la finalización de una transacción comercial. La legislación no prohíbe la emisión de facturas o albaranes de entrega en ambas caras de un mismo soporte papel.

¿Necesito sellarlo?

Los sellos no se encuentran entre los detalles obligatorios de los documentos primarios. No se menciona nada al respecto en el artículo 9, parte 2, de la Ley Federal No. 402.

Por tanto, es necesario poner un sello si la organización utiliza un documento propio que requiere un sello.

Pero al mismo tiempo, es imperativo certificar con sello aquellos documentos para los cuales la presencia de un sello está prevista por la ley. Por ejemplo, estos incluyen facturas y.

Además, la necesidad de un sello puede estar determinada por la política contable de la organización o por acuerdo de las partes.

¿Quién es responsable de su seguridad?

El artículo 17 de la Ley Federal "Sobre Contabilidad" obliga a las organizaciones a mantener documentación primaria, registros contables y estados financieros por un período determinado.

Según los estándares organización gubernamental en materia de archivos, este plazo no podrá ser inferior a cinco años. Durante el almacenamiento se debe garantizar la protección contra ediciones no autorizadas.

Cualquier corrección deberá estar justificada y debidamente certificada. El contenido de los registros contables y de los estados financieros es secreto comercial.

Las personas que tienen acceso a la información son responsables de su divulgación de conformidad con las normas de la legislación de la Federación de Rusia. Inicialmente, los documentos contables primarios se almacenan en gabinetes cerrados bajo la supervisión del jefe de contabilidad de la organización.

Los documentos procesados ​​correctamente se transfieren al archivo para su almacenamiento. El propietario de la empresa es directamente responsable de su seguridad.

La presencia de documentos contables primarios es una parte integral de las actividades de cualquier organización.

Sin ellos, la existencia normal de una empresa es prácticamente imposible. Por eso, es tan importante conocer y seguir el procedimiento de redacción y tramitación de los documentos primarios.

Toda empresa debería utilizar formularios estándar para reflejar los hechos de las transacciones comerciales. Consideremos qué formas unificadas de documentos contables primarios aprueba el gobierno. ContenidoAspectos importantes ¿Qué formas de documentos contables primarios se utilizan (lista)? ¿Cuál es su vida útil...?