Katru dienu uzņēmumā tiek veiktas daudzas darbības. Grāmatveži izraksta rēķinus darījumu partneriem un nosūta tiem naudu, aprēķina algas, soda naudas, aprēķina nolietojumu, sagatavo atskaites utt. Katru dienu tiek sastādīti desmitiem dažāda veida dokumentu: administratīvie, izpildvaras, primārie. Pēdējā grupa ir liela nozīme uzņēmuma darbībā.
Kas ir "primārie dokumenti"?
Katrs notikums organizācijas saimnieciskajā dzīvē ir jāapstiprina uz papīra. Tas veidojas darījuma brīdī vai uzreiz pēc tā pabeigšanas. Darījumu sagatavošana un pārskatu sagatavošana tiek veikta, pamatojoties uz primārajos grāmatvedības dokumentos norādīto informāciju grāmatvedība. To saraksts ir liels. Šajā rakstā aplūkosim galvenos, visbiežāk izmantotos dokumentus.
Kāpēc nepieciešama primārā?
Primārā dokumentācija ir grāmatvedības neatņemama sastāvdaļa. Kā minēts iepriekš, tas veidojas pabeigšanas brīdī vai tūlīt pēc darbības pabeigšanas un ir pierādījums viena vai otra uzņēmuma saimnieciskās dzīves fakta realitātei.
Viena darījuma primāro grāmatvedības dokumentu sarakstā var būt:
- vienošanās.
- Pārbaudiet.
- Kases čeks vai cits maksājuma dokuments.
- Pavadzīme.
- Sertifikāts par paveikto darbu.
Nepieciešamā informācija
Šobrīd pastāv vienotas primāro grāmatvedības dokumentu formas. Tie tiek izmantoti, lai attiecīgi atspoguļotu informāciju par dažādām operācijām, kolonnu saraksts tajās ir atšķirīgs. Tikmēr viss primārie dokumenti satur vienotas obligātās detaļas. Starp tiem:
- Uzņēmuma nosaukums.
- Dokumenta nosaukums (uz
- Dibināšanas datums.
- Operācijas saturs, par kuru tika sastādīts dokuments. Piemēram, aizpildot rēķinu, attiecīgajā ailē var norādīt “Materiālu nodošana pārstrādei”.
- Naudas un dabas rādītāji. Pirmie tiek izmantoti, lai atspoguļotu izmaksas, otrie - daudzumu, svaru utt.
- Atbildīgo darbinieku amati ("galvenais grāmatvedis", "noliktavas pārzinis" utt.).
- Darījumā iesaistīto personu paraksti.
Svarīgs punkts
Juridiskais spēks ir primārais dokuments, kurā ir visa nepieciešamā informācija.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka pareizi noformētus dokumentus var izmantot tiesvedībā kā pierādījumu par prasību pamatotību (vai citādi). Daudzus dokumentus sagatavo darījumu partneri. Nepieciešams rūpīgi pārbaudīt reģistrācijas pareizību un nekādā gadījumā neparakstīties piegādātājiem (uzņēmējiem u.c.), ja tie to nav izdarījuši.
Ir nepieciešams rūpīgi uzglabāt primāro dokumentāciju.
Vai jums ir nepieciešams zīmogs uz primāro?
Praksē daudzi darījumu partneri sūdzas par tā neesamību TTN veidlapā un dažos citos dokumentos. Atgādinām, ka kopš 2015. gada lielākā daļa organizāciju ir atbrīvotas no pienākuma turēt zīmogu. Šādi uzņēmumi to var izmantot pēc saviem ieskatiem. Ja tāda pastāv, tad informācija par tā esamību ir jānorāda grāmatvedības politikā.
Gadījumā, ja darījuma partneris, reģistrējot primāro dokumentu, uzstāj uz zīmoga izmantošanu un uzņēmumam ir tiesības to nelikt, pamatojoties uz juridisku pamatojumu, darījuma partnerim ir jānosūta attiecīgs rakstisks paziņojums ar saitēm uz normatīvajiem aktiem šo jautājumu.
vienošanās
Ja darījuma partneris ir ilggadējs partneris, tad ir pilnīgi iespējams noslēgt līgumu par vairākiem darījumiem. Šajā gadījumā ir svarīgi skaidri norādīt saistību izpildes termiņus, aprēķinu secību un kārtību un citas nianses. Līgumu var sastādīt par preču pārdošanu, pakalpojumu sniegšanu vai darbu veikšanu. Ir vērts teikt, ka civiltiesības pieļauj arī mutisku līguma slēgšanu. Tomēr iekšā uzņēmējdarbības aktivitāte Parasti tiek izmantotas rakstiskas līgumu formas.
Pārbaudiet
Šajā dokumentā piegādātājs norāda summu, kas jāpārskaita darījuma partnerim par preci, pakalpojumu vai darbu. Veicot maksājumu, pēc noklusējuma tiek pieņemts, ka subjekts piekrīt darījumam.
Rēķinā jāiekļauj:
- Dokumenta nosaukums.
- Pakalpojumu (preču, darbu) nosaukums, par kuriem tiek veikts maksājums.
- Cena.
- Kopējā summa.
- Sīkāka informācija par samaksu.
Pašlaik viss grāmatvedības dokumentu saraksts ir ietverts programmā 1C, tāpēc tie tiek apstrādāti automātiski.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka kontam nav īpašas vērtības regulatīvajām iestādēm. Tajā pārdevējs nosaka noteiktu cenu. No grāmatveža amata konts ir svarīgākais primārais dokuments, uz kura pamata tiek veidoti grāmatvedības ieraksti.
Rēķins ir rēķina veids. Šajā dokumentā ir speciāla rinda PVN summu norādīšanai.
Maksājuma dokumentācija
Jūs varat apstiprināt maksājuma faktu kases čeks vai citu līdzīgu dokumentu. Maksājums apliecina apmaksas faktu par preču piegādi, pakalpojumu vai darbu piegādi. Konkrētais dokumenta veids tiek izvēlēts atkarībā no apmaksas veida: skaidrā naudā vai ar bankas pārskaitījumu.
Viens no populārākajiem maksājumu dokumentiem ir maksājuma uzdevums. Tas ir konta īpašnieka rīkojums bankai pārskaitīt līdzekļus uz norādīto kontu. Dokumentu var izmantot, norēķinoties par pakalpojumiem, precēm, par avansa maksājumu, kredīta atmaksu utt.
Iemaksu veikšanas gadījumā budžetā aizpilda 22. lauku “Kods”. IN maksājuma uzdevumsŠajā kolonnā ir norādīts UIN (unikālais identifikators). Pateicoties tam, fiskālā iestāde atzīst maksātāju.
Lauku "Kods" maksājuma uzdevumā var aizpildīt dažādi. Tas ir atkarīgs no tā, kā tieši iestāde pilda savas saistības pret budžetu: brīvprātīgi vai pēc regulatīvās iestādes pieprasījuma.
Pavadzīme
TTN veidlapu izsniedz nosūtītājs. ir pamats kravas nodošanai saņēmējam. Dokuments sastādīts 4 eksemplāros. Saskaņā ar TTN pārdevējs norēķinās par pārdošanu, bet pircējs - par preču piegādi.
Ņemiet vērā, ka TTN tiek sastādīts, pārvadājot kravu, izmantojot uzņēmuma pašu resursus. Ja tiek veikta transportēšana trešās puses uzņēmums, tiek izsniegta veidlapa 1-T.
Cits svarīgs punkts: informācijai TTN ir jāsakrīt ar informāciju rēķinā.
Sertifikāts par paveikto darbu
Šo dokumentu sastāda klients un piegādātājs. Akts ir apliecinājums par darbu pabeigšanu un pakalpojumu sniegšanu par norunātajām izmaksām līgumā noteiktajā termiņā. Vienkārši sakot, tas ir izpildītāja ziņojums klientam.
Šobrīd vienotā akta forma nav apstiprināta. Uzņēmumam ir tiesības patstāvīgi izstrādāt formu un konsolidēt to savās grāmatvedības politikās.
Akta galvenās detaļas ir šādas:
- Reģistrācijas numurs un datums grāmatvedības dokumentācijā.
- Sastādīšanas datums.
- Sīkāka informācija par līgumu, saskaņā ar kuru tiek sastādīts akts.
- Darba ilgums, apjoms, izmaksas.
- Informācija par kontu, caur kuru tiks veikts maksājums.
- Pasūtītāja un darbuzņēmēja nosaukums.
- Darījuma pušu paraksti.
Aktu vienmēr sastāda divos eksemplāros.
Veidlapa M-15
Šo saīsinājumu izmanto, lai apzīmētu rēķinu par materiālu izlaišanu uz sāniem. Jāatzīmē, ka šis dokuments nav obligāts, taču to bieži izmanto uzņēmumi.
Rēķins par materiālu izdošanu trešajai personai tiek izrakstīts, ja nepieciešams nodot vērtslietas no galvenā (galvenā) biroja uz attālinātām nodaļām vai citiem uzņēmumiem (pēc īpašas vienošanās).
Reģistrācijas noteikumi f. M-15
Darba pirmajā daļā ir norādīts numurs atbilstoši uzņēmuma dokumentu plūsmai. Šeit jānorāda arī pilns uzņēmuma nosaukums un OKPO.
Pirmajā tabulā atspoguļots dokumenta sastādīšanas datums, darījuma kods (ja tiek izmantota atbilstošā sistēma), struktūrvienības nosaukums un rēķina izrakstītāja uzņēmuma darbības joma.
Tāpat tiek norādīta informācija par saņēmēju un par piegādi atbildīgo personu. Tālāk ir norādīta saite uz dokumentu, saskaņā ar kuru tiek izrakstīts rēķins. Tā varētu būt vienošanās, pasūtījums utt.
Galvenās tabulas 1. un 2. ailē norāda uzskaites apakškontu un analītiskās uzskaites kodu visiem norakstāmiem materiāliem.
- materiālu nosaukums, norādot individuālās īpašības, zīmolu, izmēru, pakāpi;
- preces numurs (ja tā nav, aile nav aizpildīta);
- vienības kods;
- mērvienības nosaukums;
- nodoto preču daudzums;
- informācija par faktiskajiem no noliktavas izlaistajiem objektiem (aizpilda noliktavas turētājs);
- kopējās materiālu izmaksas;
- cena bez PVN;
- piešķirtā PVN summa;
- kopējās izmaksas, ieskaitot PVN;
- materiālu inventarizācijas numurs;
- pases numurs (ja pieejams);
- ieraksta numurs saskaņā ar reģistrācijas karti.
Rēķinu paraksta grāmatvedis, darbinieks, kas ir atbildīgs par vērtību izņemšanu no noliktavas, un saņēmējs.
Iepriekšējie pārskati "1C"
Pārskatu dokumentu ģenerēšana ir viena no visizplatītākajām grāmatveža darbībām. Daudzi maksājumi skaidrā naudā tiek dokumentēti avansa dokumentos. Tie ietver ceļa izdevumus, biznesa pirkumus utt.
Bieži vien uzņēmuma darbinieki no kases saņem līdzekļus saimnieciskās darbības izdevumiem. Pēc pirkuma nepieciešamās vērtības(piemēram, biroja preces), darbinieki atskaitās un sniedz grāmatvedības dokumentus ar apliecinošiem dokumentiem.
Savukārt grāmatvedim visi izdevumi jāfiksē grāmatvedības sistēmā. Sadaļā “Banka un kase” apakšsadaļā “Kase” varat atvērt “1C” “Avansu atskaites”. Jauns dokuments tiek ievadīts, izmantojot pogu "Izveidot".
Veidlapas augšdaļā norādiet:
- Uzņēmuma nosaukums.
- Noliktava, uz kuru tikko saņemtas vērtslietas, tiks kapitalizēta.
- Darbinieks, kurš ziņo par līdzekļiem, kas saņemti saskaņā ar ziņojumu.
Dokumentā ir 5 grāmatzīmes. Sadaļā "Avansi" jāizvēlas dokuments, par kuru tika izsniegti līdzekļi:
- Naudas dokuments.
- Izdevumu kases orderis.
- Debetēšana no konta.
Ja preces tika iegādātas par izsniegtajiem līdzekļiem, tās tiek atspoguļotas tāda paša nosaukuma cilnē. Sadaļā "Konteiners" norādiet informāciju par atgriežamajiem konteineriem (piemēram, ūdens pudelēm). Cilnē “Maksājums” tiek atspoguļota informācija par skaidru naudu, kas izmaksāta piegādātājiem par objekta iegādi vai izsniegta pret gaidāmo piegādi.
Sadaļā “Citi” norādīti dati par ceļa izdevumiem: dienas nauda, degvielas izmaksas, biļetes u.c.
"Universāla" forma
Primāro grāmatvedības dokumentu sarakstā ir viens papīrs, ko var izmantot dažādās situācijās. To izmanto gan grāmatvedības, gan nodokļu atskaites. Mēs runājam par grāmatvedības dokumentu. Veidlapa ir nepieciešama, ja nepieciešams labot kļūdu. Turklāt dokuments ir nepieciešams, veicot darījumus, kuriem nepieciešami paskaidrojumi, aprēķinu atspoguļošana, darījumu apstiprinājums, ja trūkst citu papīru.
Nianse
Ir vērts teikt, ka uzņēmumam ir tiesības apstiprināt to darījumu pabeigšanu, kuriem nav nepieciešama standarta (standarta, vienota) veidlapu noformēšana, nevis ar sertifikāta palīdzību, bet gan ar patstāvīgi izstrādātiem primārajiem grāmatvedības dokumentiem. Tomēr to sarakstam ir jābūt iekļautam uzņēmuma finanšu politikā.
Sertifikāta noformēšanas noteikumi
Šim dokumentam nav apstiprināta viena vienota veidlapa. Attiecīgi speciālisti to var sastādīt brīvā formā vai izmantot uzņēmumā izstrādātas veidnes. Starp obligāto informāciju, kas jāsatur sertifikātā, jāatzīmē:
- Informācija par uzņēmumu.
- Sastādīšanas datums un iemesli.
- Grāmatvedības primārie dokumenti un grāmatvedības reģistri, kam pievienota izziņa.
- Atbildīgā darbinieka paraksts.
Varat to uzrakstīt uz parastas baltas A4 lapas vai uzņēmuma veidlapas.
Sastādot, jums jābūt ļoti uzmanīgiem, lai nepieļautu kļūdas. Jo detalizētāks sertifikāts, jo mazāk papildu jautājumu inspektoriem būs.
Dokumentā, protams, jābūt tikai ticamai informācijai. Ja rakstīšanas laikā tiek konstatētas kļūdas, sertifikātu ieteicams noformēt atkārtoti.
Uzglabāšanas funkcijas
Viss, kas saistīts ar primārajiem grāmatvedības dokumentiem, jāuzglabā uzņēmumā vismaz 5 gadus. Šī perioda aprēķins sākas no tā pārskata perioda beigu datuma, kurā dokumenti izdoti.
Turklāt
Primāro veidlapu var izsniegt papīra vai elektroniskā formā. IN pēdējā laikā Uzņēmumi arvien vairāk priekšroku dod elektroniskai dokumentu pārvaldībai. Tas ir saprotams: dokumentu noformēšana un nosūtīšana aizņem daudz mazāk laika.
Elektroniskajiem dokumentiem jābūt apliecinātiem ar ciparparakstu (pastiprinātu vai regulāru – pēc darījuma partneru vienošanās).
Atbildība
Primārā dokumentācija ir vissvarīgākais uzņēmuma ekonomiskās dzīves elements. Tā prombūtnes gadījumā uzņēmumam draudēs nopietnas regulējošo iestāžu sankcijas. Sods tiks piemērots arī tad, ja primārajā dokumentācijā tiks konstatētas kļūdas vai neprecīza informācija.
Noteikumu pārkāpšana paredz sodu ne tikai saskaņā ar Nodokļu kodeksu, bet arī saskaņā ar Administratīvo pārkāpumu kodeksu. Ja ir pamats, vainīgos var saukt arī pie kriminālatbildības.
Secinājums
Uzņēmuma darbā var izmantot dažādus dokumentus. Turklāt dažiem no tiem var būt vienota forma, un dažus uzņēmums var izstrādāt neatkarīgi. Tomēr, neskatoties uz to, dokumentos ir jābūt visiem nepieciešamajiem datiem.
Daži uzņēmumi praktizē kombinēto dokumentu izmantošanu. Runa ir par vienotām formām, kas papildinātas atbilstoši organizācijas darbības specifikai.
Ir svarīgi uzņēmuma grāmatvedības politikās atspoguļot izvēlētos primārās dokumentācijas veidus. Uzņēmuma darbības gaitā var rasties nepieciešamība pēc jauniem dokumentiem. Ja tos izstrādā uzņēmums, tad tie ir jānorāda grāmatvedības politikā.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka darījuma partneris var arī patstāvīgi izstrādāt noteiktas formas papīrus. Finanšu politikā jānorāda, ka uzņēmums pieņem šādus dokumentus no darījuma partneriem.
Lai reģistrētu daudzus darījumus, organizācijas nedrīkst izmantot vienotas primārās dokumentācijas formas. Tomēr, ja mēs runājam par skaidras naudas darījumi, tad tie tiek izpildīti tikai ar apstiprinātiem rīkojumiem un citiem maksājuma dokumentiem.
Uzskaites precizitāte un turpmākie secinājumi no tā ir atkarīga no primārā dokumenta un tajā esošās informācijas kvalitātes.
Uzskaitei pieņemtajos primārajos dokumentos esošā informācija tiek uzkrāta un sistematizēta grāmatvedības reģistros, kuru formas vai prasības apstiprina pilnvarotā institūcija. Dati no grāmatvedības reģistriem grupētā veidā tiek pārnesti uz finanšu pārskatiem.
Vadība nosaka personas, kuras ir tiesīgas parakstīt grāmatvedības dokumentus. Šajā gadījumā var izveidot parakstu hierarhiju atkarībā no ieņemamā amata, naudas apjoma, operācijas apjoma un rakstura.
Uzņēmumiem vai organizācijām, kas izmanto elektroniskos parakstus, būtu jāievieš atbilstoši aizsardzības un kontroles pasākumi attiecībā uz tiesībām izmantot elektroniskos parakstus un piekļūt tiem.(17)
Prasības primāro dokumentu sagatavošanai
1. Ieraksti primārajos dokumentos jāizdara ar tinti, krītiņu, lodīšu pildspalvas pastu, izmantojot rakstāmmašīnas, mehanizāciju un citus līdzekļus, kas nodrošina šo ierakstu drošību uz laiku, kas noteikts to glabāšanai arhīvā.
Rakstīšanai neizmantojiet zīmuli.
- 2. Dokumenti jāsagatavo kārtīgi, teksts un cipari jāraksta skaidri un salasāmi.
- 3. Dokumentā ir jāaizpilda visi dati. Ja kāda informācija nav aizpildīta, tās vietā tiek ievietota domuzīme. Jāaizpilda obligātie dati.
- 4. B naudas dokumenti Summa norādīta ar cipariem un vārdiem.
- 5. Sākotnējie dokumenti jāapliecina ar organizācijas vadītāja, galvenā grāmatveža vai pilnvaroto personu personīgiem parakstiem.
- 6. Primārajos dokumentos jābūt pilnvaroto personu parakstu atšifrējumiem.
- 7. Sākotnējie dokumenti ir jāaplīmē ar organizācijas zīmogu, ja to paredz veidlapa un spēkā esošie tiesību akti. (18)
Organizācijas vadītājam, vienojoties ar galveno grāmatvedi, rīkojuma veidā jāapstiprina to personu saraksts, kurām ir tiesības parakstīt primāros grāmatvedības dokumentus.
Grāmatvedības primāro dokumentu savlaicīgu un kvalitatīvu noformēšanu, to nodošanu noteiktajā termiņā atspoguļošanai grāmatvedībā, kā arī tajos ietverto datu ticamību nodrošina personas, kuras sastādīja un parakstīja šos dokumentus.
Arī primāro dokumentu kustība grāmatvedībā (izstrāde vai saņemšana no citām saimnieciskajām personām, pieņemšana uzskaitei, apstrāde, nodošana arhīvā) jāregulē ar grafiku, kas tiek apstiprināts ar vadītāja rīkojumu.
Brīdināt gan vadītājus, gan izpildītājus no neparedzētiem gadījumiem negatīvas sekas un, lai ietaupītu laiku, meklējot informāciju, ir nepieciešams pēc saņemšanas normatīvie dokumenti izveidot datu bāzi primāro dokumentu reģistrēšanai.
Tas nozīmē, ka visiem primārajiem dokumentiem, kas tiek izrakstīti un aizpildīti grāmatvedībā, jābūt ar savu identifikatoru - kodu (vienreizējs, unikāls numurs), kas tiem tiek piešķirts, veicot obligātu reģistrāciju kādā no reģistrācijas žurnāliem, kas ir atvērts katrā uzņēmumā.
Dokumentu noformēšanas kārtība:
- -visu noteikto rekvizītu un dokumentu formu ievērošana;
- -veikto saimniecisko darījumu satura izklāsta precizitāte un skaidrība dokumentos;
- - savlaicīga biznesa darījumu veikšana, skaidra, glīta un salasāma teksta rakstīšana;
- -pārsvītrojums brīvas vietas ja nav rekvizītu;
- -summu norādīšana cipariem un vārdiem visos vērtīgajos dokumentos; izsvītrot kļūdas, lai būtu redzams izsvītrotais, un apliecinot pareizo tekstu ar dokumenta sastādītāja parakstu;
- -labojumi nav atļauti.(27)
Primārajiem dokumentiem, kas izveidoti ar mehanizēto metodi, nepieciešams īpašs saņemto datu ticamības apstiprinājums, t.i. reģistrēto datu autorizācija un aizsardzība pret nesankcionētu informācijas saņemšanu par tiem. Pa faksu var pārsūtīt jebkura veida dokumentus, bet ne primāro grāmatvedības dokumentu, jo tam nav autentiskuma apstiprinājuma. Atbildība par savlaicīgu un kvalitatīvu dokumentu sagatavošanu un nodošanu noteiktajā termiņā turpmākai atspoguļošanai grāmatvedībā ir personām, kuras sagatavojušas un parakstījušas šos dokumentus.
Primārā uzskaite ražotne- tā ir vadības informatīvā bāze, kuras kvalitāte tieši atkarīga no grāmatvedības kvalitātes. Primārā grāmatvedība ir informācijas un loģisku darbību komplekss ar dokumentiem, kas pavada jebkuras materiāla un finanšu plūsmas un to elementus no uzņēmuma un visa uzņēmuma ražošanas un saimniecisko iekārtu ievades līdz izlaidei.
Tādējādi primārie dokumenti ir informācijas nesēji par visiem ražošanas un ekonomikas objektiem un subjektiem un to mijiedarbībām un ļauj vispusīgi izvērtēt visus kontroles faktorus: kvantitatīvos, kvalitatīvos, finansiālos.(12)
Šis materiāls sniegs jums priekšstatu par:
grāmatvedības informācijas lietotāji;
uzņēmuma funkcijas grāmatvedības uzskaites organizēšanā;
primārie grāmatvedības dokumenti, to veidi un obligātie rekvizīti;
dokumentu plūsma;
grāmatvedības reģistri un to veidi;
grāmatvedības konti un to struktūra;
vienkāršots darba kontu plāns mazam uzņēmumam;
dažādas formas grāmatvedības organizācijas.
1. Dokumenti grāmatvedībā
Saskaņā ar likuma “Par grāmatvedību” 9.pantu visiem organizācijas veiktajiem saimnieciskajiem darījumiem jābūt dokumentētiem ar apliecinošiem dokumentiem. Šie dokumenti kalpo kā primārie grāmatvedības dokumenti, uz kuru pamata tiek veikta grāmatvedība.
Primārie grāmatvedības dokumenti tiek pieņemti uzskaitei, ja tie ir sastādīti saskaņā ar primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto veidlapu albumos esošo veidlapu, un dokumentos, kuru forma šajos albumos nav paredzēta, jāietver šādi obligāti dati:
- dokumenta nosaukums;
- dokumenta sagatavošanas datums;
- tās organizācijas nosaukums, kuras vārdā dokuments sastādīts;
- saturu biznesa darījums;
- biznesa darījumu mērīšana fiziskā un naudas izteiksmē;
- par saimnieciskā darījuma izpildi un tā izpildes pareizību atbildīgo personu amatu nosaukumus;
- šo personu personīgie paraksti.
Primārais dokuments ir saimnieciskā darījuma (preču apmaksa, skaidras naudas izsniegšana kontā utt.) rakstisks pierādījums.
Uzņēmums savā darbībā var izmantot patstāvīgi izstrādātas primāro dokumentu formas, ņemot vērā noteiktās prasības uz primārajiem dokumentiem. Šādu dokumentu formas tiek apstiprinātas ar rīkojumu par uzņēmuma grāmatvedības politiku.
Visus primāros dokumentus var iedalīt šādās grupās:
- organizatoriskā un administratīvā;
- attaisnojošs;
- dokumentus grāmatvedības reģistrācija.
Organizatoriskie un administratīvie dokumenti– tie ir rīkojumi, instrukcijas, instrukcijas, pilnvaras utt. Šie dokumenti ļauj veikt noteiktus biznesa darījumus.
Apliecinošie dokumenti- tas ietver rēķinus, prasības, saņemšanas rīkojumus, pieņemšanas sertifikātus utt. Šie dokumenti atspoguļo saimnieciskā darījuma faktu un tajos esošā informācija tiek ievadīta grāmatvedības reģistros.
Daži dokumenti ir gan atļaujoši, gan attaisnojoši. Tajos ietilpst, piemēram, kases orderis, algas lapa u.c.
Grāmatvedības dokumenti aizpilda grāmatvedis. Starp tiem ir dažādi ziņojumi un sertifikāti. Tajos esošā informācija tiek ievadīta arī grāmatvedības reģistros.
Grāmatvedības reģistri- Tās ir speciāli pielāgotas lapas grāmatvedības datu ierakstīšanai un grupēšanai. Autors izskats grāmatvedības reģistri ir:
- grāmatas (kases, galvenās);
- kartes (pamatlīdzekļu uzskaite, materiālu uzskaite);
- žurnāli (brīvas vai izklātas lapas).
Atbilstoši veikto ierakstu veidiem reģistrus iedala:
- hronoloģiskais (reģistrācijas žurnāls);
- sistemātiska (grāmatu virsgrāmata);
- kombinētie (žurnālu pasūtījumi).
Atbilstoši grāmatvedības reģistros esošās informācijas detalizācijas pakāpei tie ir:
- sintētiskā (grāmatu virsgrāmata);
- analītiskais (kartes);
- kombinēti (pasūtījumu žurnāli).
Jāpārbauda grāmatvedības nodaļas (grāmatveža) saņemtie primārie dokumenti:
- pēc formas (dokumenta pilnība un pareizība, rekvizītu aizpildīšana);
- aritmētiski (skaitot summas);
- pēc satura (atsevišķu rādītāju saistība, iekšējo pretrunu neesamība).
Primārās uzskaites pareizai uzturēšanai tā tiek izstrādāta un apstiprināta dokumentu plūsmas grafiks, kas nosaka primāro dokumentu aprites kārtību un laiku uzņēmumā un to saņemšanu grāmatvedībā. Primāro grāmatvedības dokumentu kustības grafikam var būt šāda forma:
Ieraksti primārajos dokumentos jāizdara ar līdzekļiem, kas nodrošina šo ierakstu drošību uz laiku, kas noteikts to glabāšanai arhīvā.
Pēc pieņemšanas informācija no primārā dokumenta tiek pārsūtīta uz grāmatvedības reģistriem, un pašā dokumentā tiek izdarīta atzīme, lai izslēgtu tā divkāršas izmantošanas iespēju (piemēram, tiek norādīts ierakstīšanas datums grāmatvedības reģistrā).
Grāmatvedības primāros un konsolidētos dokumentus var sastādīt uz papīra un datoriem. IN pēdējais gadījums organizācijai ir pienākums par saviem līdzekļiem uzrādīt šādu dokumentu kopijas uz papīra citiem saimniecisko darījumu dalībniekiem, kā arī pēc to institūciju pieprasījuma, kuras veic kontroli saskaņā ar likumu. Krievijas Federācija, tiesas un prokuratūras.
Organizācijām ir pienākums glabāt primāros grāmatvedības dokumentus, grāmatvedības reģistrus un finanšu pārskatus par periodiem, kas noteikti saskaņā ar valsts arhīvu lietu organizēšanas noteikumiem, bet ne mazāk kā piecus gadus.
Tiek atlasīti dokumenti arhivēšanai hronoloģiskā secība, aizpildīts, iesiets un ievietots mapēs. Dokumentu iesniegšanai arhīvā tiek pievienota izziņa.
Konts ir veids, kā grupēt un atspoguļot izmaiņas naudas (īpašumā), to avotos un uzņēmuma saistībās.
Darījumi kontos tiek atspoguļoti naudas izteiksmē, tas ir, tiek novērtēts viss uzņēmuma īpašums, tā avoti un saistības (parādi), un tā vērtība tiek reģistrēta kontos.
Uzņēmuma līdzekļi var vai nu palielināties, vai samazināties. Lai atsevišķi uzskaitītu līdzekļu palielinājumus un samazinājumus, konts ir sadalīts divās daļās. Konta kreiso pusi sauc debets, un tiek izsaukta konta labā puse aizdevumu.
Grafiski konts parasti tiek parādīts tabulas veidā, kas sastāv no divām kolonnām:
Atkarībā no tā, kas ir atspoguļots kontos, tie var būt:
- aktīvs;
- pasīvs;
- aktīvs-pasīvs.
Ieslēgts aktīvie konti tiek atspoguļota uzņēmuma naudas līdzekļu uzskaite un to kustība (piemēram, pamatlīdzekļi, krājumi, gatavā produkcija, nauda, norēķini u.c.).
Aktīvais konts palielinās par debetu, tas ir, darījumi, kas to palielina, tiek atspoguļoti konta kreisajā pusē (debetā).
Arī aktīvā konta atlikums - atlikums perioda beigās un sākumā - tiek ierakstīts kā debets.
Aktīvā konta struktūra:
Ieslēgts pasīvie konti tiek atspoguļoti uzņēmuma līdzekļu avoti (piemēram, pamatkapitāls vai pamatkapitāls, peļņa) un uzņēmuma saistības (piemēram, bankas kredīts, neizmaksātā darba alga utt.).
Pasīvais konts palielinās ar kredītu, tas ir, darījumi, kas to palielina, tiek atspoguļoti konta labajā pusē (kredīts).
Pasīvā konta atlikums – atlikums perioda beigās un sākumā – arī tiek ierakstīts kā kredīts.
Pasīvā konta struktūra:
Ieslēgts aktīvi-pasīvie konti atlikums var būt kredīts vai debets.
Kontu plānu apstiprina Finanšu ministrija.
3. Grāmatvedības veidlapas
Grāmatvedības veidlapas atšķiras pēc izmantoto reģistru skaita, to mērķa, izskata un satura.
Ir trīs galvenie grāmatvedības veidi:
- piemiņas orderis;
- žurnāla pasūtījums.
Vienkāršākā forma ir “”, jo jebkura darbība ar primāro dokumentu (vai līdzīgu darbību grupa) tiek ierakstīta grāmatā “Žurnāls-Galvenais”, kas apvieno biznesa darījumu reģistrācijas žurnālu (hronoloģisko ierakstu) un sintētiskos kontus (sistemātiski). ieraksts). Galvenā žurnāla grāmata izskatās šādi:
Šajā grāmatā vispirms tiek fiksēti kontu atlikumi pārskata perioda sākumā, pēc tam tiek reģistrēti visi darījumi ar dokumentiem, pēc tam tiek noteikts apgrozījums pārskata periodā (tiek pārbaudīta ieraksta pareizība: apgrozījuma summa par pārskata periodam jābūt vienādam ar visu kontu debeta apgrozījuma summu un visu kontu kredīta apgrozījuma summu) un tiek identificēti kontu atlikumi pārskata perioda beigās. Pamatojoties uz kontu atlikumiem, tiek sastādīts galīgais atlikums.
Šo veidlapu izmanto uzņēmumos ar nelielu darbinieku skaitu un nelielu darbību skaitu. Grāmatu var uzturēt viens grāmatvedis.
“Žurnāla galvenā” grāmatvedības shēma izskatās šādi:
Piemiņas pasūtījuma reģistrācijas forma ir balstīta uz atsevišķu hronoloģisko un sistemātisku ierakstu uzturēšanu. Tiek sagatavoti grāmatvedības ieraksti īpaši dokumenti– piemiņas rīkojumi, kas tiek sastādīti, pamatojoties uz primārajiem dokumentiem. Piemiņas rīkojumi tiek reģistrēti īpašā žurnālā (hronoloģiskā ierakstā) un, pamatojoties uz tiem, virsgrāmatas konta ieraksti(sistemātiska ierakstīšana).
Virsgrāmatas kontu forma ir veidota ar debetu un kredītu sadalījumu katram atbilstošajam kontam un izskatās šādi:
Virsgrāmatu šajā formā sauc arī par kontrolsarakstu.
Virsgrāmatas kontos ņem vērā tikai pārskata perioda tekošo apgrozījumu. Tāpēc pēc virsgrāmatas kontu datiem tiek sastādīta apgrozījuma lapa sintētiskās grāmatvedības kontiem (vienlaikus pārbauda saimniecisko darījumu uzskaites pilnīgumu un pareizību, apgrozījuma kopsummu debetā un kredītā). konti tiek pārbaudīti ar kopējo summu reģistrācijas žurnālā). Tas arī nosaka kontu atlikumus tā pārskata perioda beigās, kuram tiek sastādīts jauns atlikums.
Salīdzinot ar galveno žurnālu, piemiņas pasūtījuma veidlapa neierobežo vērā ņemamo darījumu skaitu, precizē līdzekļu izmaiņas kontos un paplašina darba dalīšanas iespējas starp grāmatvedības darbiniekiem un grāmatvedības automatizāciju.
Šīs grāmatvedības veidlapas shēma ir šāda:
Taču šajā uzskaites formā vieni un tie paši ieraksti dažādos grāmatvedības reģistros atkārtojas daudzkārt, kas palielina darba apjomu. Mazajiem uzņēmumiem ir šīs veidlapas vienkāršota versija - izmantojot grāmatvedības pārskati: pamatlīdzekļi, uzkrātais nolietojums (nolietojums); krājumi un gatavā produkcija; ražošanas izmaksas; skaidrā naudā un līdzekļi; norēķini un citi darījumi; norēķini ar piegādātājiem; algas.
Izraksts ir grāmatvedības konts, kas atspoguļo sākuma atlikumu, pārskata perioda apgrozījumu pēc debeta un kredīta, pamatojoties uz dokumentiem, kas sadalīti pa atbilstošajiem kontiem, un atlikumu pārskata perioda beigās. Piemēram, kases aparāta izraksta forma izskatās šādi:
Dati no paziņojumiem tiek apkopoti šaha lapā, uz kuras pamata tiek sastādīta apgrozījuma lapa. Pamatojoties uz apgrozījuma lapas datiem, tiek sastādīta bilance.
Vienkāršotā grāmatvedības forma ir šāda:
Plkst žurnāla-pasūtījuma grāmatvedības forma Pamatojoties uz primārajiem dokumentiem, tiek sastādīti kumulatīvie paziņojumi un attīstības tabulas. Šajā gadījumā ar konkrēto kontu saistītie viendabīgie darījumi tiek ierakstīti žurnālos hronoloģiskā secībā atbilstoši attiecīgajiem kontiem. Mēneša beigās katrs žurnāls aprēķina attiecīgo kontu kopējo apgrozījumu. Šīs kopsummas atspoguļo žurnāla ierakstus (piezīmes pasūtījumus), kas jāreģistrē virsgrāmatas kontos.
Kumulatīvos žurnālus sauc par pasūtījumu žurnāliem. Pasūtījumu žurnāli tiek veidoti uz kredīta pamata, t.i. darījumu uzskaite tiek veikta uz konkrēta konta kredīta atbilstoši dažādu kontu debetam.
Žurnāla secība izskatās šādi:
Mēneša apgrozījuma kopsummas no pasūtījumu žurnāliem tiek pārskaitītas uz virsgrāmatas kontiem, kuriem ir šāda forma:
Kredīta apgrozījums tiek pārskaitīts uz virsgrāmatas kontu vienā summā mēnesī, jo pasūtījumu žurnālā tas ir ietverts izvērstā veidā. Debeta apgrozījums virsgrāmatas kontā tiek ņemts vērā sarakstē ar citiem kontiem. Virsgrāmatas kontā debeta apgrozījums tiek apkopots, grāmatojot datus no dažādiem pasūtījumu žurnāliem. Pabeidzot apgrozījuma grāmatošanu no pasūtījumu žurnāliem uz virsgrāmatas kontiem, tiek aprēķinātas katra konta debeta kopsummas, tiek noteikts atlikums mēneša beigās un sastādīta bilance.
Grāmatvedības žurnāla pasūtījuma formu var uzrādīt šādā formā:
Līdzšinējā praksē ar primārajiem grāmatvedības dokumentiem tiek saprasti papīri, kas atspoguļo saimnieciskās dzīves faktus (darījumu slēgšana, inventāra priekšmetu kustība u.c.). Tie tiek sastādīti darījumu laikā vai pēc to pabeigšanas, lai apstiprinātu notikušos faktus. Pamatojoties uz tiem, grāmatvedis veic ierakstus uzņēmuma grāmatvedības programmā un pieņem summas nodokļu uzskaitei.
Kādā formā tiek apkopots “primārais”?
Saskaņā ar FM skaidrojumiem uzņēmumam ir tiesības patstāvīgi noteikt, kādas “primārās” formas izmantot. Lēmums pieņemts ir fiksēts organizācijas grāmatvedības politikā. Prakse rāda, ka uzņēmējdarbības vienības izmanto vienu no trim iespējām:
- Goskomstat piedāvātās vienotās veidlapas.
- Paraugi, ko uzņēmums izstrādājis neatkarīgi un nodrošināti ar iekšējiem noteikumiem.
- Kombinētās iespējas: primārie dokumenti vienotā formātā, papildināti ar noteiktiem laukiem.
Uzņēmējdarbības subjektu tiesības patstāvīgi izstrādāt “primārās” veidlapas neattiecas uz šādiem dokumentu veidiem:
- skaidras naudas dokumenti (jo īpaši palīgmateriāli un čeki);
- stingras atskaites formas;
- transporta rēķini.
Viņiem Finanšu ministrija vienotās veidlapas ievieš kā obligātas.
Ja uzņēmums, kas noslēdza darījumu, līgumā nav noteicis “primārās” formu, darījuma partnerim ir tiesības iesniegt dokumentus saskaņā ar pašu paraugi. Lai izvairītos no regulatīvo iestāžu jautājumiem, uzņēmumam savās grāmatvedības politikās ir jānorāda, ka tas pieņem dokumentus uz veidlapām, ko izstrādājuši tā piegādātāji un klienti.
Svarīgi! “Primārās” klātbūtne, kas ir starpnieks konkrētai darbībai, ir obligāta prasība tā atspoguļošanai grāmatvedībā un nodokļu uzskaitē.
Obligātā informācija par “primāro”
Saskaņā ar Art. 9 402-FZ, primārajos grāmatvedības dokumentos jāietver šāda obligāta informācija:
- biznesa darba nosaukums, piemēram, “Apliecība par pieņemto darbu”;
- numurs saskaņā ar izcelsmes uzņēmuma iekšējiem numerācijas noteikumiem;
- dokumenta sagatavošanas datums;
- pilns uzņēmuma nosaukums, kas izsniedz “primāro reģistrāciju”;
- notikušā saimnieciskā darījuma būtība (piemēram, preču nosūtīšana pircējam, skaidras naudas iemaksa kasē, veikto darbu pieņemšana utt.);
- skaidrā naudā vai natūrā notikuša saimnieciska fakta mērīšana;
- par darījuma pabeigšanu vai apstrādi atbildīgā darbinieka amats un pilns vārds;
- pilnvarotās personas ar roku rakstīts paraksts.
Personu sarakstu, kurām ir tiesības parakstīt primāros grāmatvedības dokumentus, nosaka organizācijas vadītājs. Tas ir nodrošināts ar viņa rīkojumu.
Dažās veidlapās ir ietverta papildu informācija saistībā ar standarta sarakstu. Piemēram, pavadzīmēs ir jābūt informācijai par automašīnu, tās īpašnieku un vadītāju.
Vai ir nepieciešams uzlikt organizācijas zīmogu uz “primārā” dokumenta? Tas nav obligāts rekvizīts, bez tā nevar iztikt tikai tad, ja tā klātbūtne ir paredzēta uzņēmuma grāmatvedības politikā ietvertajā paraugā.
Primāro dokumentu veidi
Pašreizējie tiesību akti nenosaka slēgtu 2018. gada primāro grāmatvedības dokumentu sarakstu. To daudzveidību nosaka saimnieciskās vienības darbības joma. Vienam uzņēmumam būs nepieciešama pavadzīme, citam - literatūras norakstīšanas akts no bibliotēkas.
Visizplatītākie dokumentācijas veidi ir:
- pavadzīme – ir starpnieks preču un materiālu pieņemšanas un nodošanas darījumos;
- pieņemšanas akts – sastādīts situācijās, kad viena puse pieņem otras veiktā darba rezultātus;
- algu saraksts – sagatavots, izmaksājot darbiniekiem algas;
- OS-1 – atspoguļo pamatlīdzekļu (izņemot nekustamo īpašumu) objekta saņemšanu vai izlietojumu;
- INV-1 – apkopo inventarizācijas rezultātus;
- avansa atskaite – apstiprina darbinieka, ierodoties no komandējuma, izdevumus;
- skaidras naudas dokumenti (čeki, PKO, RKO utt.);
- maksājuma uzdevums;
- grāmatvedības sertifikāts utt.
Dotais primāro grāmatvedības dokumentu saraksts nav pilnīgs. Uzņēmumi dažādos virzienos darbībās izmanto nepieciešamās veidlapas, lai atspoguļotu veiktos darījumus.
Atkarībā no ieviešanas metodes “primārais” var būt papīra vai elektronisks. Otro iespēju izmanto uzņēmumos, kuros ir izveidota elektroniskā dokumentu pārvaldība. Tas palīdz vienkāršot un paātrināt biznesa dokumentu apstrādi un racionalizēt mijiedarbību starp darījuma partneriem.
Saskaņā ar spēkā esošo likumdošanu visa veida “pirmmateriāli” uzņēmumā tiek glabāti piecus gadus. Atpakaļskaitīšana sākas no pārskata gada beigām. Piemēram, 2018. gadā izdotie papīri ir jāuzglabā līdz 2023. gadam ieskaitot. Par šī noteikuma pārkāpšanu tiks uzsākta tiesvedība ar nodokļu pakalpojums, uzliekot organizācijai sodus.
Tiek atspoguļoti visi saimnieciskie un finanšu darījumi, kas notiek konkrētā uzņēmumā materiālie objekti ar ierakstītu informāciju. Tie ir grāmatvedības dokumenti, bez kuriem nav iespējams reģistrēt nekādu darbību. Tie ir galvenā saikne kontroles sistēmā pār darījumu likumību, preču un materiālo vērtību apriti, īpašuma drošību, gatavie izstrādājumi, skaidras naudas apgrozījums.
To sagatavošanas savlaicīgums un pareizība tieši ietekmē grāmatvedības vispārējo kvalitāti. Dokumentu plūsma grāmatvedībā ir dokumentu pārvietošana no to sagatavošanas sākuma līdz pilnīgai izpildes pabeigšanai. To regulē īpašs dokumentācijas sagatavošanas un nosūtīšanas grafiks un tas ir atkarīgs no saimnieciskās un finanšu darbības procesā veikto neviendabīgo operāciju skaita. Jo vairāk darbnīcu, sekciju un produktu veidu uzņēmumā, jo vairāk lielāks skaits tajā tiks iesaistīti dažādi dokumenti.
Ir vairāki grāmatvedības dokumentu veidi: primārie (grāmatvedības), organizatoriskie un administratīvie, statistiskie. Dokumenti ar tajos ierakstītu informāciju nodrošina to uzkrāšanu, drošību, pārnesamību un atkārtotu izmantošanu. Viņi veic grāmatvedību.
Visizplatītākie grāmatvedības dokumenti:
Izziņas, kvītis un izdevumu orderi naudas samaksai no uzņēmuma kases;
Maksājuma uzdevumi;
Pārdošanas čeki, izdevumu un kvīšu rēķini;
Pilnvaras, līgumi;
Pabeigto darbu un preču pieņemšanas un nodošanas sertifikāti;
Dokumentācija materiālo vērtību izsniegšanai;
Norādījumi, rīkojumi, revīzijas akti, paskaidrojumi un sēžu protokoli, oficiālas vēstules, komisiju akti.
Tie visi atšķiras pēc būtības. Parakstot grāmatvedības dokumentus, katrs darbinieks uzņemas atbildību par izpildes pareizību, darbības lietderību, tajos atspoguļotās informācijas ticamību.
Grāmatvedības dokumenti var iedalīt 3 grupās:
Iesūtne;
Izsūtne;
Iekšējā.
Ienākošie dokumenti nonāk vienā dokumentu plūsmā un tos apstrādā īpašs darbinieks. Pēc sagatavošanas un izpildes pareizības (zīmoga un parakstu klātbūtnes) saņemšanas un pārbaudes tiek sakārtotas nereģistrētās un reģistrētas un nosūtītas attiecīgajām nodaļām. Grāmatvedības dokumenti parasti netiek reģistrēti. Grāmatvedība saņem daudz datu arī no citām struktūrvienībām.
Informācijas nesēju tālākai apstrādei ir sava specifika. Saņemtie dokumenti tiek nodoti darbiniekam, kuram ir piešķirta atbilstošā darba joma (materiāli vai algas utt.).
Darbinieks pārbauda reģistrācijas pilnīgumu un pareizību, rekvizītu aizpildīšanas pareizību, darījuma likumību, rādītāju loģisko sasaisti. Akceptētie dokumenti tiek sistematizēti hronoloģiskā secībā (pēc datuma) un noformēti uzkrājošos paziņojumos vai
Uzkrāto grāmatvedības dokumentu uzskaites formas kārtība noteikta grāmatvedības instrukcijās.
Organizatoriskās un administratīvās informācijas reģistrācija tiek veikta saskaņā ar oficiālo dokumentu noformēšanas noteikumiem.
Izejošo datu pārbaude un nosūtīšana tiek veikta vispārējā plūsmā caur sekretāru vai biroju.
Nosūtot viņi pārbauda dokumenta pareizību (datuma esamība, zīmogs, paraksts, visas lapas, pareizs adresāts).