Ерөнхий шаардлагаЦахим баримт бичгийг хадгалах журам, хугацаа нь цаасан баримтыг хадгалах журам, хугацаатай төстэй. Хэрэв байгууллага баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалдаг бол мэдээллийг алдах, устгах, гажуудуулахаас урьдчилан сэргийлэх хадгалах горимыг хангах шаардлагатай. Нэмж дурдахад, баримт бичгийг хадгалах явцад хуучин баримтууд нь хуучирсан тул тэдгээрийг шинэ хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр дахин бичих шаардлагатай болдог. Энэ нь ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалаар батлагдсан журмын 2.32-т заасан бөгөөд байгууллагын цахим баримт бичгийн урсгалын тухай журмыг бий болгох нь зүйтэй.
Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хаана хадгалах вэ
Хэрэв танай байгууллага жижиг бизнес юмуу сард бүрдүүлсэн баримт бичгийн тоо 100-аас хэтрэхгүй бол биет хэрэглүүр дээр архив зохион байгуул. DVD диск нь 1000 гаруй баримт бичгийг багтаах боломжтой бөгөөд HDD хөтчүүдийг эдгээр зорилгоор ашиглаж болно. Байгууллагын архивт хадгалах бичвэр цахим баримт бичгийг PDF/A форматаар ирүүлнэ.
Хэрэв баримт бичгийн хадгалах хугацаа 50-75 жил бол тэдгээрийг DVD дээр бичих нь боломжгүй юм - ийм зөөвөрлөгчийг 20-30 жилээр бүтээдэг. Тиймээс ийм баримт бичгүүдэд зориулж өөрийн цахим архивыг бий болгох нь дээр. Өөрийн цахим архив бол аль нэг компьютер дээрх хавтас юм. Системийн администратор фолдерт тусгай хандалтыг тохируулах ёстой. Архивыг зохион байгуулах энэ арга нь энгийн боловч хавтас нь аюулгүй байдлын үүднээс эмзэг байдаг. Асуудлын шийдэл нь цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) дээр суурилсан цахим архив байж болно. Эдгээр нь нэг удаагийн эсвэл захиалгын хураамжийн оронд баримт бичгийг хадгалах, удирдах, хамгаалах олон төрлийн функцийг санал болгодог арилжааны бүтээгдэхүүн юм. Ийм цахим архивт бичиг баримт байршуулах нь тохиромжтой. Дүрмээр бол EDMS нь хадгалах хугацааг өөрсдөө хянадаг. Мэдээллийн сангаас тодорхой хадгалах нэгж хайх нь ямар ч асуудал үүсгэдэггүй.
Өөр нэг арга бол баримт бичигт үүл хадгалах санг ашиглах явдал юм. Үйлчилгээ үзүүлэгчид хэрэглэгчид ашиглах боломжтой дискний зайг системтэйгээр нэмэгдүүлж, улмаар мэдээллийн хадгалалтын нэгжийн зардлыг бууруулж байна. Үүний зэрэгцээ та интернетэд холбогдсон дурын төхөөрөмжөөс архивт хандах боломжтой.
Зөвлөгөө:Таван жилд дор хаяж нэг удаа цахим баримт зөөвөрлөгчийн нөхцөл, баримт бичгийг хуулбарлах боломжтой эсэхийг шалгана. Эдгээр нь ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалаар батлагдсан Дүрмийн 2.31, 2.32-т заасан шаардлага юм.
Цахим дижитал гарын үсэг
Цахим баримт бичгийг цахим тоон гарын үсгээр баталгаажуулсан байх ёстой. Цахим тоон гарын үсгийг гүйцэтгэхэд тавигдах шаардлагыг 2011 оны 4-р сарын 6-ны өдрийн 63-ФЗ "Цахим тоон гарын үсгийн тухай" хуульд заасан болно.
Цахим гарын үсгийн түлхүүрийг баталгаажуулалтын төвөөс авах боломжтой. Баталгаажуулалтын төвүүдийг магадлан итгэмжлэгдсэн болон магадлан итгэмжлэгдээгүй гэж хуваадаг. Магадлан итгэмжлэл нь сайн дурынх бөгөөд үүнийг ОХУ-ын Харилцаа холбоо, олон нийтийн харилцааны яам явуулдаг. Гэсэн хэдий ч өнгөрөхийн тулд татварын тайланцахим хэлбэрээр, түлхүүрийг зөвхөн итгэмжлэгдсэн гэрчилгээжүүлэх төвөөс авах ёстой. Гэрчилгээжүүлэх төв нь зохих улсын магадлан итгэмжлэлтэй эсэхийг шалгана уу.
Анхаар: Зохицуулах байгууллагуудын хүсэлтээр байгууллага нь цахим баримт бичгийг хэвлэх үүрэгтэй.
Байгууллага нь нягтлан бодох бүртгэлийн (татварын) баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах эрхтэй. Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай хууль тогтоомжийн дагуу нягтлан бодох бүртгэлийн анхан шатны болон хураангуй баримт бичгийг цаасан дээр эсвэл цахим хэлбэрээр (2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-FZ хуулийн 9-р зүйлийн 5-р хэсэг) эмхэтгэж болно. Бүртгэл татварын нягтлан бодох бүртгэлМөн цаасан дээр, цахим хэлбэрээр болон (эсвэл) ямар ч компьютерийн хэрэгсэлд хадгалагдаж болно (ОХУ-ын Татварын хуулийн 314-р зүйл). Эцэст нь татварын тайлан(тооцоо) цахим хэлбэрээр гаргаж болно, зарим тохиолдолд заавал байх ёстой (ОХУ-ын Татварын хуулийн 80 дугаар зүйл). Гэсэн хэдий ч зохицуулалтын байгууллагуудын хүсэлтээр, түүний дотор татварын алба, цахим баримт бичгийн хуулбарыг баталгаажуулалтанд оруулахын өмнө хэвлэж, биечлэн баталгаажуулсан байх ёстой (ОХУ-ын Татварын хуулийн 252 дугаар зүйлийн 1 дэх хэсэг, 93 дугаар зүйлийн 1 дэх хэсэг). Энэхүү дүгнэлт нь 2011 оны 12-р сарын 6-ны өдрийн 402-FZ хуулийн 9 дүгээр зүйлийн 6 дахь хэсгийн заалт, ОХУ-ын Татварын хуулийн 313, 314 дүгээр зүйлд үндэслэсэн болно.
Өнөөдөр дэлхий нийт харилцаа холбооны цахим хэрэгсэлд шилжиж байна бизнесийн харилцаа холбоо. Цахим дижитал технологийн бүх нийтийн давамгайллын зайлшгүй үр дагавар нь шинэ аргаөгөгдөл хадгалах, боловсруулах - баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах, өөрөөр хэлбэл тоон архив үүсгэх.
Цахим санах ойд шилжих шалтгаанууд
Цахим санах ой руу шилжих өөр нэг шалтгаан нь амьдралын хурдац нэмэгдэж байгаа явдал байж болох юм - бүх зүйлийг хурдан бөгөөд үнэн зөв хийх шаардлагатай бөгөөд цаасан баримт бүхий асар том агуулахыг гүйлгэж, хэрэгтэй хоёр, гурван хуудсыг олох болно. цаг хугацаа шаардсан ажил. Бараг л том асуудалбүтээлийг илэрхийлдэг асар их хэмжээөөр өөр ажилчид нэгэн зэрэг хандах боломжтой байхын тулд нэг баримт бичгийн хуулбар.
Архивын төрөлжсөн төвд цахим хэлбэрээр баримт бичгийг хадгалах дижитал архивыг бий болгосноор энэ бүх хүндрэлүүд шийдэгдэнэ.
Цахим баримт бичгийн архив
Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах нь цахим баримт бичгийн архив нь үнэ цэнийг шалгах, нягтлан бодох бүртгэл, тайлбар, хадгалалт, ашиглалт зэрэг баримт бичгийн хадгалалтын бүх мөчлөгийг хангадаг технологи юм. Бизнес хэдэн арван жилийн турш цахим баримт бичгийн менежментийг идэвхтэй ашиглаж ирсэн бөгөөд сүүлийн үед шүүх болон бусад олон төрийн байгууллагууд энэ төрөлд шилжсэн ч баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах тодорхой боловсруулсан технологи одоог хүртэл байхгүй байна.
Цахим хадгалах үндсэн байршил:
- серверүүд гуравдагч талын байгууллага;
- төрөл бүрийн цахим мэдээллийн хэрэгсэл;
- өөрсдийн сервер дээр хадгалах.
Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах сонголтууд
Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах нь ихэвчлэн хоёр хувилбараар явагддаг - компанийн сервер дээр эсвэл интернетийн алсын сервер дээр хадгалах. Хоёр сонголт хоёулаа давуу болон сул талуудтай. Интернет нь серверт хадгалагдах нууц мэдээллийг алдах магадлалтай тул ихэнх томоохон аж ахуйн нэгжүүд цахим баримт хадгалах технологид шилжиж байна.
Цахим баримт бичгийн архив үүсгэх үйл явц
Ихэвчлэн хамгийн чухал нь л байдаг хууль эрх зүйн баримт бичигматериаллаг хэлбэрээр байдаг бол үлдсэн хэсэг нь цахим хэлбэрээр дижитал архив хэлбэрээр бий болж хадгалагддаг. Цахим баримт бичгийн архивыг бий болгох үйл явц, түүний бүх техникийн үйл ажиллагаа, түүнчлэн нэвтрэх, хадгалах системийг хөгжүүлэх нь нэлээд хөдөлмөр их шаарддаг бөгөөд нарийн төвөгтэй байдаг. Дижитал эрин үеэс өмнө бий болсон баримт бичгүүдийг сканнердах замаар цахим баримт бичигт шилжүүлдэг.
Архивын төрөлжсөн төвүүд
Ихэнхдээ бэрхшээлүүд олон компаниудыг цахим архивын санаагаа орхиход хүргэдэг. Энэ ажлыг даван туулахын тулд - компанийн бүх баримт бичгийг цахим замд шилжүүлэх - хамгийн хялбар арга бол баримт бичгийг дижитал хэлбэрт оруулах, цахим архив үүсгэх чиглэлээр ажилладаг архивын тусгай төвүүдтэй холбоо тогтоох явдал юм. Хэрэв танд хангалттай цаг хугацаа, зохих мэргэжилтнүүд, тусгай тоног төхөөрөмж байгаа бол мэдээжийн хэрэг та үүнийг өөрөө хийж чадна, гэхдээ тусгай төвүүд танд хурд, чанарыг баталгаажуулдаг.
Манай компани нь баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах ажлыг зохион байгуулах арвин туршлагатай бөгөөд баримт бичгийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх цогц үйлчилгээг үзүүлдэг.
Цахим баримт бичгийн менежментийн нэр хүнд жил бүр өсөн нэмэгдэж байгаа бөгөөд үүнд манай компаний үйлчлүүлэгчид цахим архив үүсгэх захиалга өгдөг. Статистик мэдээллээс харахад гурван жил тутамд цахим хэлбэрээр ирүүлсэн компанийн баримт бичгийн хэмжээ хоёр дахин нэмэгддэг! Зарим менежерүүд энэ хандлагад дүн шинжилгээ хийж, байгууллагын цахим болон цаасан баримт бичгийн урсгалыг харьцуулж үзэхэд сүүлийнх нь шаардлагагүй гэж дүгнэдэг. Бид яаран дүгнэлт гаргахаас сэрэмжлүүлж байна. Бид таныг бүх аргументуудыг жинлэж, бодит байдлыг харахыг урьж байна!
Цахим баримт бичгийн менежментийн маргаангүй давуу талууд
Манай мэргэжилтнүүд мэргэжлийн түвшинд ажиллаж буй цахим архивын сонирхол нэмэгдэж байгаа нь ойлгомжтой. Баримт бичгийг цахим хэлбэрт хөрвүүлэх нь дараахь боломжийг олгоно.
түүнтэй ажиллах ажлыг ихээхэн хялбаршуулж, хурдасгах (ялангуяа шаардлагатай баримт бичгийг түүний дэлгэрэнгүй мэдээллийг ашиглан бараг агшин зуур хайдаг тул);
орчин үеийн харилцаа холбооны хэрэгслээр компанийн хэлтэс, хэлтэс, салбар хоорондын баримт бичиг солилцох ажлыг зохион байгуулах;
овоо цааснаас оффисын талбайг чөлөөлөх;
өөр өөр ажилчдад баримт бичигт хандах эрх олгох, зохих түвшний нууцлалыг хангах;
эцэст нь баримт бичигт байгаа мэдээллийг өгөх, найдвартай хамгаалалтгажуудал, алдагдлаас (даагдашгүй хүчин зүйлийн улмаас болон хууль бус үйлдлийн улмаас).
Байгууллагын цахим болон цаасан баримт бичгийн хоорондох тэмцэлд түүний бүх давуу талыг харгалзан үзсэн эхнийх нь үнэмлэхүй ялалт байгуулдаг юм шиг санагдаж байна. Тэгэхээр та цаасан хуулбарыг хадгалах хэрэгцээг бүрмөсөн арилгаж чадах уу? Урагшаа харахад бид зөв хариулт өгөх болно: үгүй!
Баримт бичгийн цаасан хуулбар зайлшгүй байх ёстой
Орчин үеийн хууль тогтоомж нь зарим тохиолдолд ашигладаг цахим баримт бичгүүдийг өгдөг хууль эрх зүйн хүчин– цаасан эх хувьтай адил. Ялангуяа бид дараахь зүйлийг ярьж байна.
нэхэмжлэх, хөдөлмөрийн гэрээболон бусад албан ёсны баримт бичиг (өөрөөр хэлбэл, маягтын шаардлагыг хуулиар зохицуулсан) CEP (мэргэшсэн цахим гарын үсэг);
цахим гарын үсэг (энгийн цахим гарын үсэг) -ээр баталгаажуулсан итгэмжлэл, гэрээ болон бусад албан бус баримт бичиг.
Бидний харж байгаагаар эдгээр бүх тохиолдолд цахим гарын үсгийг дурдсан байдаг. Энэ нь өөр нэг зайлшгүй нөхцөл хангагдсан тохиолдолд баримт бичигт хууль ёсны хүчин төгөлдөр болно: цахим баримт бичгийн урсгалд оролцогчдын хооронд ийм гарын үсгийг харилцан хүлээн зөвшөөрөх тухай гэрээнд гарын үсэг зурах ёстой. Энэ гэрээ, туршлагаас харахад тэр бүр гарын үсэг зурдаггүй. Хэрэв энэ нь байхгүй бол ямар ч эрх бүхий байгууллага, тэр дундаа шүүх цахим баримт бичгийг хэлэлцэхийг хүлээж авахгүй, учир нь энэ нь хууль ёсны хүчингүй болно. Цахим архивын давуу тал нь өөрөө маш үнэ цэнэтэй бөгөөд ийм нөхцөлд ар талдаа алга болно: та анхны цаасан баримтыг хайх хэрэгтэй болно!
Дүгнэж хэлэхэд
Тиймээс, байгууллагын цахим болон цаасан баримт бичгийн урсгалыг харьцуулж үзэхэд бид ийм дүгнэлтэд хүрч байна: өнөө үед хоёулаа чухал үүрэг гүйцэтгэдэг бөгөөд ямар ч тохиолдолд цаасан баримт бичгийг бүрмөсөн орхих шаардлагагүй юм. Зөв алгоритмДээрх бүх зүйлийг харгалзан үзвэл дараах байдалтай байна.
та цахим баримт бичгийн менежментийн бүх давуу талыг ашиглах хэрэгтэй бөгөөд ингэснээр байгууллагын ажлыг аль болох үр ашигтай болгох;
Цахим архивыг үүсгэсэн цаасан баримт бичгүүдэд маш болгоомжтой хандах ёстой.
Цахим баримт бичгийн урт хугацааны хадгалалтыг хангах боломжтой юу?
Цахим баримт бичиг бидний амьдралд харьцангуй саяхан орж ирсэн тул тэдгээрийг 50 ба түүнээс дээш жил хадгалах боломжийн талаар ярих нь зөвхөн онолын хувьд л боломжтой юм. Гэсэн хэдий ч бүх дүрэм журам, хууль эрх зүйн зохицуулалтыг дагаж мөрдвөл бичиг баримтыг 10-20 жилийн турш хадгалах боломжтой.
Урт хугацааны хадгалалтын асуудал
Цахим баримт бичгийг биет зөөвөрлөгч дээр удаан хугацаагаар хадгалах боломжгүй: эцэст нь тэд хурдан хуучирдаг. Хүн бүр 10 жилийн турш идэвхтэй ашигладаг уян дискийг эргэн санахад хангалттай боловч орчин үеийн компьютер дээр тэдгээрийг нээх газар байхгүй байна. CD ч бас өнгөрсөн зүйл болж байна. Мөн флаш диск удахгүй ховор болно гэж бид таамаглаж болно.
Баримт бичгийг хадгалах нь хангалттай биш бөгөөд олон жилийн дараа хадгалагдсан мэдээллийг зохих ёсоор хуулбарлах боломжтой байх нь чухал юм. Цахим баримт бичгийн хэлбэрүүд ч маш хурдацтай өөрчлөгдөж байна (саяхныг хүртэл Word файлууд .doc өргөтгөлтэй байсан бол өнөөдөр .docx болсон). Шинэ засварлагчдыг санал болгож байна, үүл хадгалах нь түгээмэл болж байгаа бөгөөд орчин үеийн форматууд ирээдүйн технологитой хэр нийцэхийг таамаглахад хэцүү байдаг.
Цахим баримт бичгийг хадгалах арга
Гэсэн хэдий ч өнөөдөр чухал баримт бичгийг удаан хугацаанд хадгалах ямар арга замууд байдаг вэ?
Орон нутгийн архив. Бүх баримт бичгийг компьютер дээрх нэг хавтсанд байрлуулна. Энэ нь ажилчид баримт бичгийг "хуулах" боломжтой тусдаа сүлжээний хавтас байж болно өөр өөр чиглэлүүд By дотоод сүлжээ. Энэ сонголтын гол сул тал бол аюулгүй байдал, найдвартай байдлын түвшин доогуур, хэрэв архив нь аль хэдийн ийм хэмжээтэй болсон бол шаардлагатай файлыг гараар олох боломжгүй болсон тохиолдолд тодорхой баримт бичгийг хайх, түүнд нэвтрэхэд хүндрэлтэй байдаг.
Тусгай цахим архив. Энэ нь файл бүрт хурдан нэвтрэх, тэдгээрийн хоорондын холболтыг хадгалах, нэвтрэх эрхийг удирдах, аюулгүй байдлыг хангах, файлуудыг шинэ формат руу цаг тухайд нь хөрвүүлэх боломжийг олгоно. Бүх зүйл цахим архивт байгаа чухал баримт бичигюу ч алдагдахгүй нэг системд нэгтгэгдсэн бөгөөд тодорхой бөгөөд ойлгомжтой лавлах бүтцийн ачаар хүссэн үедээ хүссэн файлаа хурдан олох боломжтой.
Цахим баримт хадгалах тухай хуульд юу гэж заасан байдаг вэ?
Хэдийгээр "Архивын хэргийн тухай" 125-ФЗ хууль Оросын Холбооны Улс» цахим баримт бичгийн менежментийг идэвхтэй хөгжүүлж эхлэхээс өмнө батлагдсан боловч энэ нь хамааралтай хэвээр байна: тэдгээр нь түүний заалтуудыг яг нарийн удирддаг. Үлдсэн зүйлийн хувьд тодорхой баримт бичиг хэрхэн хадгалагдаж байгаа нь төрд хамаагүй, гол зүйл бол Холбооны хуулийн шаардлагыг хангасан байх явдал юм: цахим архив нь тэдгээртэй зөрчилддөггүй.
Баримт бичгийн удирдлагын автомат систем
Цаг хугацаа өнгөрөхөд мэдээлэл нь үйлдвэрлэлийн бүрэн нөөц болж хувирсан бөгөөд өнөөдөр түүний чанар нь удирдлагын үр ашгийг ихээхэн тодорхойлдог бөгөөд энэ зорилгоор автомат системийг аж ахуйн нэгжүүдэд идэвхтэй нэвтрүүлж байна.
Автомат удирдлагатай
Орчин үеийн аж ахуйн нэгжийн хувьд энэ бол хамгийн чухал функц бөгөөд үүнгүйгээр зорилготой үйл ажиллагаа явуулах бараг боломжгүй юм. Хэрэв бид баримт бичгийн удирдлагын автомат системийг (ADMS) авбал тэдгээрийн гол зорилго нь байгууллагын баримт бичгийг бэлтгэх, зохицуулах, боловсруулах явдал бөгөөд хэрэгжилтийн үр дүн нь ажилчдыг зарим ердийн үйл ажиллагаанаас чөлөөлөх, үүний үр дүнд бүх ажлыг хурдасгах явдал юм. үйлдвэрлэлийн үйл явц, өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлсэн.
Автомат систем ашигласнаар та орж ирсэн, гарсан, зохион байгуулалт, захиргааны болон архивын баримт бичгүүдийг боловсруулах боломжтой.
ASUD-ийн гүйцэтгэдэг үндсэн чиг үүрэг:
энэ дүнгээс шалтгаалан автоматаар өгөгдөл оруулах, багасгах болзошгүй алдаанууд;
ирж буй болон гарч буй захидал харилцааны бүртгэлийг бүртгэх, дараа нь шаардлагатай хэлтэст шилжүүлэх;
баримт бичгийн гүйцэтгэлд олон түвшний хяналт тавих, эцсийн хугацааг хянах;
баримт бичгийг хайх, сонгох, хайлтын асуулга хадгалах, тайлан гаргах;
байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, засвар үйлчилгээ хийх зардлыг бууруулах, статистикийн тайлан гаргахад дүн шинжилгээ хийх.
Баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системийг хоёр зорилгоор ашиглаж болно. Нэг талаас тэд баримт бичгийн урсгалын ердийн (уламжлалт) журмыг хангадаг боловч шинэ, өндөр чанарын түвшинд. Нөгөөтэйгүүр, тэд цааснаас цаасгүй мэдээлэл боловсруулах технологид аажмаар шилжихэд тусалдаг.
Ямар ч тохиолдолд автоматжуулсан хяналтын системийг хэрэгжүүлэх нь аж ахуйн нэгжид тодорхой ашиг тусыг авчирдаг. Зарим судалгаагаар баримт бичгийн автомат боловсруулалт нь харилцагчийн үйлчилгээг сайжруулж, хурдан шуурхай болгож, хэлтсийн үр ашгийг дээшлүүлж, бараа материалын түвшинг мэдэгдэхүйц бууруулахад хүргэдэг.
Танай байгууллагад аль ASUD сонгох вэ
Баримт бичгийн менежментийг автоматжуулах олон програмууд байдаг. Аль нэгийг нь сонгох нь баримт бичгийн урсгалын хэмжээ, үйл ажиллагааны цар хүрээ, санхүүгийн боломжоос хамаарна.
Оффисын автоматжуулалтын системийг (CAD) баримт бичгийн урсгал багатай байгууллагуудад ашиглах боломжтой. Эдгээр нь дотоод хэрэглээнд зориулагдсан тул тодорхой хэрэглэгчдэд зориулагдсан болно.
Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь оффисын ажил болон түүнтэй ажиллах ажлыг нэгэн зэрэг автоматжуулдаг янз бүрийн төрөлбаримт бичиг, түүний дотор хууль ёсны ач холбогдолтой баримт бичиг. Бүтээх, хүлээн авахаас эхлээд хөдөлгөөн, хуулбарлах хүртэлх үе шатуудыг хамарна. EDMS нь их хэмжээний баримт бичгийн урсгалтай аж ахуйн нэгжүүдэд хэрэгжиж байна.
Корпорацийн оффисын удирдлагын систем (ACMS) нь бүх нийтийнх боловч техникийн болон зохион байгуулалтын хувьд илүү төвөгтэй систем юм. Бүх төрлийн бичиг баримттай ажиллана. Байгууллагын бүх бүтэц ашиглахад зориулагдсан.
Цахим архивын журам боловсруулах
Цахим архив үүсгэхдээ зайлшгүй хийх ёстой алхам бол түүний журмыг бүрдүүлэх явдал юм. Энэ нь архивт бичиг баримтыг хадгалах, хадгалах хугацаа, баримт бичгийг шилжүүлэх, боловсруулах журам гэх мэт олон шаардлагыг бий болгоход оршино. Цахим архивын журам нь дараагийн бүх ажил дээр суурилдаг нэг төрлийн "суурь" юм.
Нэмж дурдахад одоогийн хууль тогтоомж, холбогдох дүрэм журмыг дагаж мөрдөх журмын хүрээнд зохицуулалт хийх шаардлагатай байна. Энэ нь бусад зүйлсийн дотор архивыг одоо байгаа мэдээллийн системтэй нэгтгэх, харилцан үйлчлэхэд зайлшгүй шаардлагатай. Дотоод (аж ахуйн нэгжийн доторх) ба гадаад (бусад аж ахуйн нэгж, байгууллагад байдаг).
Цахим архивын журмыг бий болгох үйл явц нь хэд хэдэн үе шатанд хуваагддаг. Тэдний дунд:
ирээдүйн архивын бүтцэд дүн шинжилгээ хийх;
архивтай ажиллах журам, журмыг шууд боловсруулах (үүнтэй зэрэгцэн онцгой анхааралодоогийн хууль тогтоомж, холбогдох дүрэм, журмын шаардлагыг харгалзан үздэг);
баримт бичгийн хадгалалт, архивын менежментийн стандарт, дүрмийг боловсруулах;
компанид архивын хэрэгжилтийг хөгжүүлэх.
Бүртгэгдсэн үе шат бүрийг жижиг ажлуудыг хэрэгжүүлэхэд хуваадаг. Ялангуяа шинжилгээнд дараахь зүйлийг багтаана.
мэдээллийн сан, хадгалагдах баримт бичиг;
хадгалагдсан баримт бичгийн бүтэц;
баримт бичигтэй цаашид ажиллахаар төлөвлөж буй хувилбарууд;
баримт бичгийг хөгжүүлэгчид болон хэрэглэгчид.
Зохицуулалтын цаашдын хөгжил нь алгоритмуудыг бий болгох явдал юм.
баримт бичгийг төрөл, зориулалтын дагуу архивлах;
амьдралын мөчлөг(баримт бичгийг бүтээхээс эхлээд устгах хүртэл);
архивтай ажиллах (зөвхөн баримт бичигтэй шууд биш, бусад системтэй ажиллах);
мэдээллийн сангийн хуримтлал, ашиглалт;
хамгаалах, мэдээллийн аюулгүй байдлыг бий болгох.
Цахим архивын журмыг боловсруулахдаа дараахь зүйлийг анхаарч үзэх шаардлагатай.
баримт бичгийн хадгалалтын формат;
архивын бүтэц;
баримт бичиг боловсруулах, тэдгээрийн гүйцэтгэлийн стандарт;
баримт бичигтэй ажиллах үндсэн ажлын хуваарь, журам гаргах;
гүйцэтгэлийн үндсэн үзүүлэлтүүдийг үнэлэх тайлангийн загварууд;
хандалтын стратеги болон аюулгүй байдлын хувилбарууд.
Баримт бичгийг устгах эцсийн хугацаа: юу, хэзээ, хэрхэн?
Заавал хадгалах хугацаа дууссаны дараа байгууллагын баримт бичиг - арилжааны болон улсын / хотын аль алинд нь устгагдах болно. Дүрэмд хамаарах цорын ганц үл хамаарах зүйл бол хадгалах хугацаа нь хязгаарлагдахгүй баримт бичиг байх болно. байнгын хадгалалтын баримт бичиг (жишээлбэл, жилийн санхүүгийн тайлан эсвэл ажилчдын хувийн хэрэг). Цахим баримт бичгийг мөн устгах боломжтой бөгөөд устгах журам, журам, хадгалах хугацаа нь цаасан дээрх баримт бичигтэй яг ижил байна.
Баримт бичгийг хадгалах, устгах хугацааг хэрхэн тодорхойлох вэ
Үнэт цаасыг хадгалах хугацааг зохицуулдаг үндсэн зохицуулалтууд:
- ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн Удирдлагын стандарт баримт бичгийн жагсаалтыг батлах тухай тушаал ... хадгалах хугацааг заасан.
Холбооны хууль 125-ФЗ "Архивын хэргийн тухай";
Удирдлагын стандарт баримт бичгийн жагсаалт ... хадгалах хугацааг харуулсан (Росархив 2000 оны 10-р сарын 06-нд баталсан);
Чухал!Хадгалах хугацаа, үүний дагуу аливаа төрлийн баримт бичгийг устгах хугацааг маш болгоомжтой тодорхойлох ёстой. Баримт нь 2000 оны жагсаалт (Росархив баталсан) ба 2010 оны жагсаалт (Соёлын яамнаас баталсан) жагсаалтууд эрс ялгаатай байна. Үүний зэрэгцээ 2010 оноос өмнөх баримт бичгүүдийг Холбооны архивын жагсаалтын дагуу хадгалж, устгаж (архивт хүлээлгэн өгсөн), дараа нь бичигдсэн баримтыг Соёлын яамны тушаалын дагуу хадгалдаг.
Баримт бичгийг хэрхэн устгах вэ: журмын үе шатууд
Иймээс баримт бичгийг устгах журмыг зөвхөн журамд шууд бусаар зохицуулдаг. Байгууллагын журам нь ойролцоогоор дараах байдалтай байх ёстой.
шинжээчийн комисс байгуулах (байгууллагын зохих тушаалаар);
шалгалт хийх (давтамж - жилд нэг удаа);
устгах баримт бичгийн жагсаалтыг гаргах;
устгаж, энэ талаар баримт бичгийн жагсаалтыг харуулсан тайлан гаргах.
Баримт бичгийг устгах журмын гол үе шат болох шалгалт нь баримт бичгийн хадгалах хугацаа дууссан эсэхийг тодорхойлох төдийгүй мэдээллийн аюулгүй байдлын хувьд үнэ цэнийг тодорхойлох явдал юм. Нэмж дурдахад, хэргийг судлах явцад давхардсан баримт бичгийг хайж, хэрэгт хавсаргасан хуулбарыг бас устгадаг.
Баримт бичгийг хэзээ устгах вэ
Одоогийн хууль тогтоомжийн дагуу, ялангуяа Холбооны архив, ОХУ-ын Соёлын яамнаас баталсан жагсаалтын дагуу хадгалах боломжгүй баримт бичгийг устгах хугацаа хязгаарлагдахгүй. Шинжээчдийн комиссыг хуралдуулах санал болгож буй давтамж нь жилд нэг удаа (жилийн туршид, дүрмээр, тэд хуримтлагддаг бөгөөд нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичиг, болон хадгалах хугацаа нь дуусч байгаа бусад хэд хэдэн.
Бие махбодийн эвдрэлийн тухайд хуулинд ямар ч тайлбар байхгүй. Их хэмжээний баримт бичгийн хувьд аутсорсинг устгах нь илүү ашигтай байдаг - энэ тохиолдолд бүртгэлд ямар ч асуудал гарахгүй. Жижиг эзэлхүүнийг газар дээр нь устгадаг - жишээ нь бутлагч ашиглан. Цахим баримт бичгийг устгахын тулд устгах нь нуугдмал болон санамсаргүй хуулбарыг устгахтай холбоотой бол мэргэжилтнүүдийг татан оролцуулах нь зүйтэй юм.
Хуулийн дагуу хувь хүний хувийн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл зэрэг баримтыг архивт цахим хэлбэрээр хадгалах боломжтой бол мөн цаасан хэлбэрээр архивт оруулах шаардлагатай юу?
Зөвхөн цахим хэлбэрээр хадгалах боломжтой. Энэ хэлбэрээр цаасан дээр хэвлэх, баримт бичгийг хадгалах шаардлагагүй (ОХУ-ын Сангийн яамны 2012 оны 8-р сарын 22-ны өдрийн 03-02-07 / 1-202 тоот захидал). Мөн 2009 оны 7-р сарын 24-ний өдрийн 212-р Холбооны хууль. Цахим хэлбэрээр бүрдүүлсэн баримт бичгийг цаасан дээр хадгалахыг байгууллагад үүрэг болгох заалт байхгүй.
Сергей Разгулин, ОХУ-ын төрийн жинхэнэ зөвлөх, 3-р зэргийн
Цахим баримтыг архивлах боломжтой юу?
Тийм ээ, чи чадна.
Байгууллагын архивыг цахим мэдээллийн хэрэгслээр үүсгэж болно. Тиймээс, хэрэв та баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалдаг бол цахим архив үүсгэ. Цахим баримт бичгийг архивт хүлээлгэн өгөх журмыг ОХУ-ын Соёлын яамны 2015 оны 3-р сарын 31-ний өдрийн 526 тоот тушаалаар батлагдсан Дүрмийн 2.30-2.35-д заасан болно.
Байгууллагын цахим баримтыг үйл ажиллагааны ажилд ашиглахаа больсны дараа л архивлана. Цахим хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр баримт бичгийг сонгохын тулд шинжээчийн комисс байгуулна. Архивын хадгалалтад шилжүүлсэн цахим баримт бичгийг сонгохдоо шинжээчийн комисс дараахь шалгуурыг баримтална.
- ач холбогдол, баримт бичгийн бүрэн байдал (бүрэн байдал);
- баримт бичгийн жинхэнэ байдал (бүрэн, найдвартай байдал);
- баримт бичигт мэдээллийн давхардал байхгүй.
Цахим баримт бичгийг хадгалах шинэ дүрэм
Нягтлан бодогчийн ажилд юу өөрчлөгдсөнийг бид танд хэлэх болно.
Ямар бичиг баримтыг хэр удаан хадгалах ёстой вэ?
Компанийн үйл ажиллагааны явцад маш олон бичиг баримт бүрдүүлдэг. Тэд тогтоосон хугацаанд хадгалагдах ёстой (1-р хэсэг, 2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-FZ Холбооны хуулийн 17 дугаар зүйл).
Гэхдээ өөр өөр зохицуулалтууд нь ижил баримт бичгийг хадгалах өөр өөр хугацааг зааж өгдөг. Жишээлбэл, журамд тооцооллыг RSV-1 Тэтгэврийн сан хэлбэрээр хадгалахыг шаарддаг.
- - 6 жилийн хугацаанд - 2009 оны 7-р сарын 24-ний өдрийн 212-FZ тоот Холбооны хуулийн 28 дугаар зүйлийн 2 дахь хэсгийн 6 дахь заалт (цаашид 212-FZ тоот хууль гэх);
- - 75 жил (хувь хүний мэдээллийн хувьд) - ОХУ-ын Соёлын яамны 2010 оны 8-р сарын 25-ны өдрийн 558 тоот тушаалаар батлагдсан Жагсаалт (цаашид Жагсаалт гэх).
Таны тав тухтай байдлыг хангах үүднээс бид хүснэгтийг бэлдсэн (доороос үзнэ үү). Энэ нь нягтлан бодогчийн ажилд хамгийн их тохиолддог баримт бичгийн жагсаалт, тэдгээрийг хадгалах хамгийн дээд хугацааг агуулдаг.
Зарим компанийн баримт бичгийн хүснэгтийг хадгалах хугацаа
Хэрэв та баримт бичгийг хадгалах хугацааг дагаж мөрдөөгүй бол яах вэ?
Баримт бичгийг хадгалах ажлыг компанийн тэргүүн зохион байгуулах ёстой (ОХУ-ын Сангийн яамны PZ-13/2015 тоот мэдээллийн 2-р зүйл). Тэрээр баримт бичгийг хадгалах үүрэгтэй компанийн ажилтныг томилох эрхтэй.
Баримт бичгийг хадгалах журам, хугацааг зөрчсөн тохиолдолд албан тушаалтнуудад 300-500 рублийн торгууль ногдуулдаг. (ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 13.20-р зүйл).
Ийм зөрчлийн үр дүнд дараахь тохиолдолд захиргааны торгуулийн хэмжээ илүү их байх болно.
- - нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээллийг гажуудуулсаны улмаас хуримтлагдсан татвар, хураамжийн хэмжээг дор хаяж 10% -иар дутуу тооцсон;
- - санхүүгийн тайланд маягтын аливаа зүйл (мөр) 10-аас доошгүй хувиар гажуудсан байна.
Энэ тохиолдолд албан тушаалтны торгууль нь 2000-3000 рубль байна. (ОХУ-ын Захиргааны зөрчлийн тухай хуулийн 15.11-р зүйл).
Баримт бичгийг цаасан эсвэл цахим хэлбэрээр хадгалах
Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр бүрдүүлсэн бол цахим хэлбэрээр хадгалах боломжтой. Энэ хэлбэрээр цаасан дээр хэвлэх, баримт бичгийг хадгалах шаардлагагүй (ОХУ-ын Сангийн яамны 2012 оны 8-р сарын 22-ны өдрийн 03-02-07 / 1-202 тоот захидал).
Та ямар ч аргыг сонгохоос үл хамааран Баримт бичиг хадгалах шинэ дүрмийг баримтлах хэрэгтэй.
Баримт бичгийг хаана хадгалах вэ
Баримт бичгийг хэрхэн хадгалахаас хамаарна эцсийн хугацаахадгалах
Хадгалах хугацаанаас хамааран гурван төрлийн баримт бичиг байдаг.
- - түр хадгалах хугацаа (10 жил хүртэл);
- - түр хадгалах хугацаа (10 жилээс дээш);
- - байнгын хадгалах хугацаа.
Эхний төрлийн баримт бичгийг нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтэст хадгалдаг (Баримт бичгийг хадгалах дүрмийн 2.3, 4.2-р зүйл).
Хоёр, гурав дахь төрлийн баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангахын тулд компани дараахь эрхтэй.
- - өөрийн архивыг бий болгох (2004 оны 10-р сарын 22-ны өдрийн 125-FZ Холбооны хуулийн 13 дугаар зүйлийн 2 дахь хэсэг, баримт бичгийг хадгалах дүрмийн 1.4-т);
- - мэргэжлийн архивын үйлчилгээг ашиглах.
Компани нь аль аргыг илүүд үзэхийг бие даан шийддэг.
Цахим баримт бичгийг хэрхэн хадгалах вэ
Хэрэв компани өөрийн архивтай бол цахим баримтыг хадгалах журмыг авч үзье.
Цахим баримт бичгийг ямар нөхцөлд хадгалах ёстой вэ?
Цаасан баримтаас ялгаатай нь цахим баримт бичгийн хадгалалт нь дагаж мөрдөх ёстой гурван нөхцөл (Баримт бичиг хадгалах дүрмийн 2.30-р зүйл).
Хоёр хувь.Цахим баримт бичгийг давхардсан тоогоор хадгална. Нэг нь гол, хоёр дахь нь ажилчин. Тэдгээрийг өөр өөр физик төхөөрөмж дээр хадгалах шаардлагатай.
Нягтлан бодогч нь цахим баримт бичгийн дор хаяж хоёр хувийг өөр өөр мэдээллийн хэрэгслээр байршуулах ёстой.
Техникийн баазын хүртээмж.Компанийн архив нь цахим баримт бичгийг хуулбарлах, хуулбарлах техникийн болон програм хангамжийн хэрэгсэлтэй байх ёстой. Үүнээс гадна тэдгээрийг дахин бичиж, физик, техникийн байдлыг хянахын тулд ийм хэрэгсэл хэрэгтэй.
Аюулгүй байдлын баталгаа.Архив нь цахим баримт бичгийн аюулгүй байдлыг хангасан хадгалах горимтой байх ёстой. Бид тэднийг алдагдуулах эсвэл зөвшөөрөлгүй шуудангаар илгээхийг зөвшөөрөх ёсгүй. Цахим баримт бичгийг устгах, тэдгээрийн талаарх мэдээллийг гажуудуулахгүйн тулд хадгалах ёстой.
Цахим баримт бичгийг архивт ямар хэлбэрээр шилжүүлэх вэ?
Схем Цахим баримт бичгийг архивт шилжүүлэх үйлдлийн алгоритм
Цахим баримт бичгийн хадгалалтыг хэрхэн хянах вэ
Хэрэв компани технологио өөрчилвөл програм хангамжгэх мэтийг компанийн архивт синхроноор солих ёстой.
Шинэ хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэл, шинэ формат гарч ирснээр цахим архивын баримт бичгийг ийм зөөвөрлөгч, формат руу нэн даруй дахин бичих шаардлагатай байна (Баримт бичиг хадгалах дүрмийн 2.32-р зүйл).
Үүнээс гадна, дор хаяж таван жилд нэг удаа шалгах шаардлагатай (Баримт бичиг хадгалах дүрмийн 2.32 ба 2.40-р зүйл):
- - тээвэрлэгчдийн биеийн байдал;
- - цахим баримт бичгийн хуулбарлах чадвар.
Хэрэв ямар нэг зүйл буруу болвол цахим баримт бичгийг шинэ хэвлэл мэдээллийн хэрэгслээр дахин бичих хэрэгтэй. Үүний зэрэгцээ, дахин бичихдээ мэдээллийн бүрэн бүтэн байдал, найдвартай байдлыг хангах нь чухал юм.
Бүх тохиолдолд компьютерийн хортой програм байгаа эсэхийг шалгах шаардлагатай (Баримт бичгийг хадгалах дүрмийн 2.39-р зүйл).
Хэрэв цахим баримт бичигт хортой компьютерийн программ агуулагдаж байвал түүнийг вирусын эсрэг боловсруулалт хийх зорилгоор хураана (Баримт бичиг хадгалах дүрмийн 2.41-р зүйл).
Архиваас цахим баримтыг хэрхэн авах вэ
Архиваас цахим баримт бичгийг цахим хуулбар эсвэл цаасан дээрх хуулбар хэлбэрээр авах боломжтой (Баримт бичгийг хадгалах дүрмийн 2.47-р зүйл).
Архивын баримтын цахим хуулбарыг архиваас цахим хэлбэрээр эсвэл интернетээр авах боломжтой. Тэдгээрийг компанийн дарга эсвэл түүний эрх олгосон албан тушаалтан цахим гарын үсгээр баталгаажуулсан болно ().
Баримт бичгийн хуулбарыг цаасан дээр гаргахдаа хуудас бүрийн ар талд архивын кодыг байрлуулж, ар талд нь бичээс, тамга тэмдгээр баталгаажуулна. сүүлчийн хуудасхуулбар (Баримт бичгийг хадгалах дүрмийн 5.14-р зүйл).
Цахим баримт бичгийг хэрхэн устгах вэ
Хэрэв цахим баримт бичгийн хугацаа дууссан бол устгаж болно. Баримт бичгийг сонгох ажлыг компанийн ажилчдаас бүрдсэн шинжээчийн комисс гүйцэтгэдэг.
Устгах бичиг баримтын жагсаалтыг актад бичдэг. Түүний маягтыг Баримт бичиг хадгалах дүрмийн 21-р хавсралтад өгсөн болно.
Үүний дараа програм хангамж, техник хангамжаар физик устгах эсвэл устгах ажлыг гүйцэтгэдэг (
Албан тасалгааны ажил компьютержсэн технологид шилжсэнээр цахим хэлбэрээр үүсгэсэн баримт бичгийн хадгалалтыг оновчтой болгох, зохион байгуулах асуудал гарч ирж байна.
Цахим хэлбэрээр баримт бичгийг байгууллагын ажилтнууд компьютер дээр үүсгэж, цахим шуудангаар хүлээн авах эсвэл уламжлалт цаасан хэлбэрээс цахим хэлбэрт (сканнердах замаар) хөрвүүлэх боломжтой. Үүсгэсэн эсвэл хүлээн авсан баримт бичгийг компьютерийн санах ойд хадгалах ёстой - хатуу диск рүү файл хэлбэрээр бичнэ. Баримт бичгийг компьютерийн хатуу диск эсвэл тусгай зориулалтын компьютер (файл сервер) эсвэл зөөврийн зөөвөрлөгч дээр хадгалах боломжтой.
Юуны өмнө, баримт бичгүүдийг байрлуулах хатуу диск дээр хавтас (лавлах) үүсгэгддэг. Цаасан баримтыг файлд хийдэг шиг файлуудыг хавтасанд хийдэг. Хавтас бүр дотроо дэд хавтастай байж болох ба тэдгээр нь эргээд өөрийн гэсэн дэд хавтастай байж болно. Фолдер бүрт "нэр" оноогдсон. "Нэр" нь баримт бичгийн төрөл (тушаал, акт, тайлан гэх мэт), яагаад баримт бичгийн агуулгыг зохиогчийн эрх, асуудал, сурвалжлагч, тухайн баримт бичгийг (файл) бүлэглэсэн хугацааны талаархи мэдээллээр тодруулж өгөх ёстой. .
Одоогийн оффисын ажлын файлууд нь компьютерийн хатуу дискэнд хадгалагддаг. Сүлжээнд ажиллах үед хэрэглэгч бусад компьютер дээрх диск эсвэл лавлах хандалттай байж болно. Энэ тохиолдолд тэдгээр нь сериал үсгийн дугаартай байх бөгөөд таны компьютер дээр байрлах төхөөрөмж хэлбэрээр ажиллах боломжтой. Үүнийг хийхийн тулд шаардлагатай нөөцийг агуулсан компьютер дээр тодорхой файлд хандах хандалтыг хуваалцах зөвшөөрлийг тохируулсан болно. Бүрэн болон зөвхөн унших боломжтой нэвтрэх нууц үг ашиглах эсвэл зөвхөн тодорхой хэрэглэгчдийн хандалтыг хязгаарлах замаар хандалтыг хязгаарлаж болно. Та хавтас руу нэвтрэх эрхийг хязгаарлах нууц үг оруулж болно.
Их хэмжээний хуваалцсан баримт бичигтэй байгууллагууд тасралтгүй ажиллахад зориулагдсан тусгай зориулалтын, өндөр найдвартай компьютеруудыг ашигладаг - файл - серверүүд - нэгжээс хэдэн арван, зуу, бүр мянга мянган хэрэглэгч хүртэлх өгөгдөлд нэгэн зэрэг хандах боломжийг олгодог.
Албан тасалгааны эргэлтэнд хүлээн авсан бүх баримт бичгийг стандарт ангилагч дээр үндэслэн нэгжийн (бүхэл бүтэн байгууллага) файлын нэр томъёоны дагуу үүсгэсэн ерөнхий хавтсанд хадгална.
Компьютерийн технологийг албан тасалгаанд амжилттай ашиглахыг тодорхойлдог гол асуудлын нэг бол баримт бичгийг цахим хэлбэрээр хадгалах найдвартай байдал юм. Баримт бичгийн аюулгүй байдал нь дараахь зүйлээс бүрдэнэ.
тогтвортой эрчим хүчний хангамж;
нөөцлөх;
вирусны эсрэг хамгаалалт;
тусгай хэрэгслүүд (туслах програмууд) ашиглан урьдчилан сэргийлэх, оношлох.
Цахим хадгалалтын онцлог нь оффисын ажил дууссаны дараа баримт бичгийг цахим архивт шууд илгээдэг явдал юм. Энэ нь дотоод сүлжээ болон алсын зайнаас (утсаар болон интернетээр) ашиглах аль алинд нь баримт бичгийн аюулгүй байдал, тэдгээрийн төвлөрсөн хадгалалт, хурдан хайлт, баримт бичгийг түгээх боломжийг олгоно.
Баримт бичгийг бүртгэх явцад мэдээллийн сан бүрддэг.
Өнгөрсөн жилийн баримт бичгийн талаархи мэдээллийг өнгөрсөн жилийн бүх баримт бичгийг гүйцэтгэсний дараа тусад нь хадгалдаг. Өгөгдлийн санг зөвхөн лавлагааны ажилд ашигладаг бөгөөд гадаад хадгалах хэрэгсэлд хуулж болно. Мэдээллийн хэмжээнээс хамааран уян диск, соронзон хальс, CD-ROM болон бусад архивын зөөвөрлөгч байж болно.
Байнгын болон урт хугацааны хадгалалтын хугацаатай баримт бичгүүдийг ихэвчлэн CD-ROM дээр, түр хадгалах хугацаатай баримтуудыг хадгалах хугацаа дууссаны дараа устгаж, дахин бичих боломжтой зөөвөрлөгч дээр тэмдэглэдэг.
Баримт бичгийг хадгалах хугацаа нь цаасан эсвэл цахим хэлбэрээр байх хэлбэрээс хамаардаггүй бөгөөд тусгай лавлах - хадгалах хугацааг харуулсан баримт бичгийн жагсаалтаар тодорхойлогддог.
Логик диск эсвэл компьютер дээрх хэд хэдэн фолдерыг ихэвчлэн архивын баримт бичгийг хадгалах газар болгон ашигладаг. “Цахим архив” гэх мэт программ байгаа бол нягтлан бодох бүртгэл, хуулбарыг автоматаар гүйцэтгэдэг. Үгүй бол үүнийг гараар хийдэг: баримт бичгийг хадгалах хугацаанд нь хувааж, бараа материалын жилийн хэсгүүдэд тохирсон хавтас үүсгэдэг. Байнгын хадгалалтад нэлээд олон тооны баримт бичиг байгаа бол тэдгээрийг жилийн хэсгийн дотор, холбогдох хэлтсийн хавтсанд байрлуулна.
Баримт бичгийг хадгалах хамгийн бага хугацааг тогтооно Холбооны хууль"Нягтлан бодох бүртгэлийн тухай" тухай - зөвхөн аудит хийсний дараа устгах эрхтэй таван жил. Шаардлагатай нөхцөл- өгөгдөл дамжуулсны дараа бичлэгийн чанарыг шалгаж, хадгалах хэрэгслийн хадгалалтын хугацаанд мэдээллийн аюулгүй байдлыг үе үе шалгаж байх.