Kiedy sporządzany jest harmonogram zatrudnienia? Powołano personel. Podstawy i powody wprowadzenia zmian

Kiedy sporządzany i zatwierdzany jest harmonogram zatrudnienia na kolejny rok?

Tabela personelu to dokument wskazujący liczbę pracowników organizacji, wymieniający:

• liczba pracowników;
• ich pozycje;
• funkcje wynagrodzeń i rozliczeń wynagrodzenie.

Ustawodawstwo dot ogólna zasada nie zawiera obowiązku corocznego zatwierdzania tabeli personelu przez organizacje. Zgodnie z uchwałą nr 1 zmiany w tabeli personelu dokonuje się na podstawie zarządzenia (instrukcji) kierownika organizacji lub osoby do tego upoważnionej. Termin wydania takich zleceń (dystrukcji) nie został ustalony. Uchwała nr 1 nie wskazuje także na konieczność wydawania zarządzeń dotyczących zmiany tabeli personelu przed rozpoczęciem kolejnego roku kalendarzowego.

Istnieją wyjątki dla poszczególne gatunki organizacje:

• Tak więc, zgodnie z klauzulą ​​2 Procedury zatwierdzania tabel personelu pracowników, zatwierdzono. Zarządzeniem Ministerstwa Sytuacji Nadzwyczajnych Federacji Rosyjskiej z dnia 24 września 2008 r. Nr 563 harmonogramy zatrudnienia podlegają corocznemu ponownemu zatwierdzaniu.
• Ustalono także potrzebę corocznej publikacji tabel personelu dla służb mieszkaniowych i utrzymania pułków zgodnie z zatwierdzoną Kartą Służby Wewnętrznej Sił Zbrojnych Federacji Rosyjskiej. Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej „W sprawie zatwierdzenia…” z dnia 10 listopada 2007 r. nr 1495.

Zatwierdzenie tabeli personelu na rok: jak poprawnie ją sformalizować

Zgodnie z uchwałą nr 1 tabelę personelu zatwierdza się w drodze zarządzenia (instrukcji).

Pytania dotyczące konieczności opatrzenia pieczęcią oraz tego, kto musi podpisać harmonogram, poruszamy w naszym artykule Czy pieczęć jest pieczętowana i kto podpisuje harmonogram zatrudnienia?

Ważne jest nie tylko zatwierdzenie harmonogramu na rok, ale także ciągłe wprowadzanie w nim zmian, jeśli zmieni się rzeczywista sytuacja kadrowa.

Tak więc, jeśli wydano nakaz zaprzestania działalności stosunki pracy z pracownikiem w związku ze zmniejszeniem personelu lub liczebności, konieczne jest, aby polecenie zmiany tabeli personelu było zgodne z nim, ponieważ brak takich zmian wskazuje, że rzeczywista redukcja nie miała miejsca, stanowisko nadal istnieje i możliwość przywrócenia pracownika do pracy (rozpatrzenie kasacji niedz Republika Udmurcka z dnia 27 września 2010 r. w sprawie nr 33-3088).

Brak personelu może stanowić problem nie tylko przy regulowaniu stosunków pracy, ale także podczas interakcji z agencjami rządowymi. Tak, dla władze podatkowe brak harmonogramu jest jedną z oznak, że organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej (uchwała Sądu Arbitrażowego Terytorium Północnego z dnia 4 października 2016 r. nr F07-8043/2016 w sprawie nr A42-8673/2015 ).

Zatwierdzone harmonogramy organizacji utworzonych przy udziale Federacji Rosyjskiej podlegają weryfikacji audytorów ( zalecenia metodologiczne w sprawie organizacji działań kontrolnych komisje audytowe JSC z udziałem Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony. zarządzeniem Federalnej Agencji Zarządzania Majątkiem z dnia 26 sierpnia 2013 r. nr 254).

Zatem odpowiadając na pytanie, kiedy tabela personelu jest zatwierdzana, można zauważyć, że co do zasady tabela personelu nie podlega obowiązkowemu corocznemu ponownemu zatwierdzaniu. Wyjątek stanowią niektóre organizacje (Ministerstwo Sytuacji Nadzwyczajnych, siły zbrojne). Prawidłowe zatwierdzenie tabeli personelu odbywa się poprzez wydanie rozkazów (instrukcji) od kierownika organizacji. Rzeczywistą zmianę sytuacji kadrowej należy odpowiednio udokumentować poprzez dokonanie zmian w tabeli personelu, co odbywa się zgodnie z tą samą procedurą, jaka jest przewidziana przy zatwierdzaniu harmonogramu - poprzez wydanie polecenia (instrukcji).

Tabela personelu jest dokumentem produkcyjnym, który nie jest tworzony przez długi okres czasu. Należy dostosować przetasowania kadrowe, obniżki lub podwyżki wynagrodzeń, a także inne okoliczności.

Wprowadzanie zmian w tabeli personelu jest normalną procedurą i musi być przeprowadzona zgodnie z prawem i prawami pracowniczymi. Ważne kroki tego procesu zostaną przedstawione w tym artykule, pomogą one zapobiec błędom w dokumentacji przedsiębiorstwa.

Drodzy czytelnicy! W naszych artykułach mowa jest o typowych rozwiązaniach kwestie prawne, ale każdy przypadek jest wyjątkowy.

Jeśli chcesz wiedzieć jak rozwiązać dokładnie Twój problem - skontaktuj się z konsultantem online po prawej stronie lub zadzwoń bezpłatne konsultacje:

Podstawy i powody wprowadzenia zmian

Mając na uwadze podręcznik dotyczący kwalifikacji stanowisk pracowników, przełożonych i ich podwładnych, obowiązkiem ekonomista pracy. Ale nie wszystkie placówki mają tego ekonomistę, a szef samodzielnie decyduje, kto wykona tę pracę.

Harmonogram zatrudnienia jest zwykle w oparciu o zadania produkcyjne, a także ilość pracy. Na podstawie tych danych przeprowadzana jest rekrutacja pracowników oraz wyliczanie środków trwałych, według których ustalane jest wynagrodzenie w ramach normy prawnej.

Organizacje mają jednak tendencję do zmiany, rozwoju i transformacji. Zmiany mogą polegać na zwiększeniu obszarów usług lub dostosowaniu rodzajów działalności. W związku z tymi okolicznościami zmienia się forma pracy, co oznacza, że ​​pracowników może być albo w nadwyżce, albo w niedoborze.

Ponadto mogą dokonać korekty ważnego papieru w związku ze zmianą stawek taryfowych. Ustawa federalna jest regularnie zmieniana minimalny rozmiar płace, a kierownictwo organizacji, jeśli pozwalają na to fundusze, może podnieść wynagrodzenie o procent do pensji.

Podstawą zmian w tabeli personelu może być dokumentacja księgowa.

Dodatkowo wyniki wskazujące na spadek rentowności lub zakłócenia w dostawach mogą być powodem do zwolnień części pracowników. A jeśli administrator sporządzi dokument, który mówi o rosnącym wolumenie pracy w związku z wprowadzanymi innowacjami, wówczas będzie to powód do rekrutacji nowych osób do kadry.

Jakie mogą być korekty?

Korekty w harmonogramie stanowym i ich kolejność zależą od tego, jak rozległe będą zmiany. Zasadniczo zmiany są następujące:

Jak powiadomić pracowników?

Kierownik organizacji musi informować swoich podwładnych o wszystkich zmianach zachodzących w zakładzie, pod warunkiem, że są one związane z realizacją zadań produkcyjnych pracowników. Zapoznanie powinno nastąpić zarówno w trakcie, jak i w trakcie działania.

Jeśli harmonogram personelu ulegnie zmianie, ale nie ma to wpływu na działania pracowników, to szef nie ma obowiązku zgłaszania powiedz o tym swoim pracownikom. Oznacza to, że jeśli kierownictwo zdecyduje się na powiększenie personelu o dodatkowe stanowiska, podwładni nie muszą o tym wiedzieć.

Jeśli planowana jest redukcja, ci pracownicy muszą o tym wiedzieć. którego postanowili zwolnić. Obniżkę zgłasza się poprzez zawiadomienie w formie zarządzenia, które kierownik ma obowiązek dostarczyć pracownikom pod podpisem.

Naturalnie podwładni powinni także zwracać uwagę na zmiany w wynagrodzeniach. Na bieżąco aktualizowani są obywatele, których wynagrodzenia dotkną zmiany. Zapoznanie należy przeprowadzić zgodnie z Art. 74 Kodeksu pracy.

Jak często można zmieniać tabelę personelu?

Ustawodawstwo nie przewiduje ograniczeń liczby możliwych zmian w tabeli personelu. Oznacza to, że szef organizacji ma prawo wprowadzać zmiany w dokumencie według własnego uznania. Ale jednocześnie musi działać zgodnie z procesem dozwolonym przez prawo.

Jeżeli spodziewane są zmiany w wysokości wynagrodzenia lub w nazwie stanowiska, należy to zgłosić w ciągu dwóch miesięcy.

W połowie roku grafik pracy musi zostać zmieniony w dwóch przypadkach:

• Utworzenie nowego grafiku pracy.

Za podstawę przyjmuje się stary harmonogram i uformować inny, wprowadzając pewne poprawki. Pracę nad tym dokumentem rozpoczynają od połowy roku, czyli od początku.

• Harmonogram stanowy może ulec zmianie.

Korekty wprowadza się po rozważeniu menedżer musi to zrobić. W dokumencie zostaną wskazane powody, dla których konieczne było dostosowanie dokumentu. Ponadto dokonane zmiany są rejestrowane.

Czy mogę zostać zwolniony z powodu zmiany personelu?

Po wprowadzeniu korekt w tabeli personelu kierownik ma prawo zwolnić kilku pracowników, a opcja ta jest przewidziana przez prawo (klauzula 2 art. 81 Kodeksu pracy). Instrukcje formułują kolejność tego procesu.

Cześć! Czy słyszałeś kiedyś o takim dokumencie jak „Harmonogram zatrudnienia organizacji”? Ale jest to dokument, na podstawie którego obliczane są płace, a także zatrudniani i zwalniani pracownicy. Teraz postaramy się szczegółowo omówić, jakie funkcje wykonuje SR i jak poprawnie go skomponować.

Co to jest „harmonogram zatrudnienia”

Każdy z Was choć raz w życiu był w dziale HR jakiegoś przedsiębiorstwa. Prawdopodobnie widziałeś niezliczoną ilość teczek i akt osobowych pracowników. Z pewnością wielu było zainteresowanych tym, jak pracownicy tego działu zbierają i zapamiętują informacje o wszystkich stanowiskach, pracownikach itp.

I wszystko jest całkiem proste. Mają dokument zwany tabelą personelu.

Tabela personelu (SH)- Ten dokument normatywny, który wskazuje informacje o wszystkich stanowiskach w przedsiębiorstwie, liczbie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, wysokości ich stawek taryfowych oraz wysokości dodatków.

Innymi słowy jest to dokument zawierający uogólnione informacje o liczbie pracowników przedsiębiorstwa i dostępnych stanowiskach. Ponadto tabela personelu wskazuje wynagrodzenie na każdym stanowisku, biorąc pod uwagę wszystkie obowiązujące dodatki.
Bardzo często dokument ten pomaga menadżerom przedsiębiorstw w trakcie postępowań sądowych. Na przykład w związku z wymuszoną redukcją personelu pracownik został zwolniony i złożył wniosek o zwolnienie byli przywódcy do sądu. W tym przypadku ShR jest bezpośrednim dowodem legalności działań oskarżonego.

Ze względu na wagę tego dokumentu wszystkie strony są ponumerowane, splecione i zapieczętowane.

• Pobierz przykładowe zamówienie do zatwierdzenia tabeli personelu

• Pobierz formularz rekrutacyjny N T-3

Funkcje kadrowe

Jak każdy dokument, ShR pełni szereg funkcji. Najważniejsze z nich to:

• Możliwość organizacji czasu pracy personelu;
• Naliczanie miesięcznych wynagrodzeń pracowników;
• Oficjalna rejestracja nowo zatrudnionych pracowników;
• Zachowanie zasad wewnętrznej codziennej rutyny;
• Przeniesienie zarejestrowanych pracowników z jednego stanowiska na drugie itp.

Tabela personelu jest dokumentem obowiązkowym

Każde przedsiębiorstwo ma duża liczba dokumentacja. Są dokumenty, które bez przerwy się utrzymuje, i są takie, które powstają z konieczności. Na pytanie „Czy ShR jest dokumentem obowiązkowym?” jednoznacznej odpowiedzi nie da się udzielić.

Wynika to z faktu, że kodeks pracy nie wymaga obecności siły roboczej w przedsiębiorstwie. Ale jeśli rozważymy tę kwestię w oparciu o wymagania Roskomstatu, okaże się, że ten dokument jest konieczny, ponieważ jest to podstawowa dokumentacja służąca do rozliczania wypłat wynagrodzeń.

Chociaż przepisy nigdzie nie określają jasnych zasad, większość organizacji postępuje ten typ dokumentacja. W końcu główna część inspekcji rządowych rozpoczyna się od badania SR.

Tak naprawdę obecność tego dokumentu ułatwia życie nie tylko inspektorom, ale także menedżerom, działom kadr i księgowości.

Jaki jest okres ważności tabeli personelu?

Żaden oficjalny dokument nie wskazuje dokładnego okresu ważności ShR. Sam menadżer ma prawo wskazać okres, na który sporządzony jest ten dokument. Najczęściej jest on przerabiany co roku i wchodzi w życie 1 stycznia. Przy sporządzaniu ShR wskazana jest data jego ważności. Jeśli jednak nie określisz daty, dokument zostanie uznany za nieograniczony i nie trzeba go powtarzać.

Ile i gdzie przechowywana jest tabela personelu?

Na podstawie dekretu Archiwum Federalnego ShR po wygaśnięciu musi być przechowywany w przedsiębiorstwie przez 3 lata. A okres trwałości ustaleń personelu wynosi 75 lat.

Układ kadrowy– dokument opcjonalny dla każdego przedsiębiorstwa, który tworzony jest na podstawie tabeli personelu. On jest wersja mobilna ShR i zawiera więcej szczegółowe informacje o pracownikach firmy (należy podać imię i nazwisko pracownika, grupę inwalidzką itp.).

Kto wymyśla

Przed przystąpieniem do tworzenia dokumentu kierownik wydaje polecenie zmiany tabeli personelu, w której wyznacza pracownika, który ją sporządzi.

Może to być absolutnie każdy pracownik organizacji. Ale najczęściej taką pracę powierza się pracownikom działu personalnego, działu księgowości lub inżyniera standardów pracy.

Ile egzemplarzy ShR powinno być w produkcji?

Podczas kompilowania SR tworzona jest jedna kopia. Tym samym oryginał i kopia muszą być przechowywane w dziale kadr i księgowości.

Zmiana personelu

Czasami konieczne jest wprowadzenie zmian w istniejącym SR. Odbywa się to w kilku przypadkach:

1. Jeżeli następuje reorganizacja firmy;
2. Jeśli chcesz zoptymalizować i ulepszyć aktywność zawodowa aparatura kontrolna;
3. Jeżeli zmiany wprowadzone w ustawodawstwie wymagają obowiązkowych zmian w ShR;
4. W przypadku zmian na stanowiskach kadrowych ;
5. Zmiany pozycji w tabeli personelu;
6. Zmiany wynagrodzeń w tabeli personelu.

Jeżeli zmiany są niewielkie i nie wymagają utworzenia nowego HR, kierownik wydaje polecenie zmiany tabeli personelu. Następnie odpowiedzialny pracownik wprowadza zmiany w bieżącym dokumencie.

Wprowadzając zmiany w tabeli personelu, kierownictwo nie ma obowiązku powiadamiania pracowników na piśmie.

Drugim sposobem wprowadzenia zmian jest utworzenie nowego ShR.

W przypadku jakichkolwiek zmian w SR należy wprowadzić poprawki do książki pracy i karty imienne pracowników. Zanim to zrobisz, musisz uzyskać pisemną zgodę pracowników na tę czynność.

Na przykład, jeżeli brzmienie nazwy stanowiska ulegnie niewielkiej zmianie, należy o tym powiadomić pracownika na piśmie. Dopiero potem wprowadzane są zmiany w jego zeszycie ćwiczeń.

Jeżeli zmiany dotyczą wysokości wynagrodzeń, wówczas pracownik jest informowany pisemnie z 2-miesięcznym wyprzedzeniem. Zmiany te wprowadzane są jednocześnie do umowy o pracę.

Czy istnieje obowiązkowy formularz kadrowy?

Do skompilowania SR najczęściej używany jest ujednolicony. Jest to formularz - tabela, do której należy wprowadzić dane.

Większość organizacji przyjmuje za podstawę formularz T-3 i „dostosowuje” go do potrzeb swojego przedsiębiorstwa. Jest to dozwolone, tzn. ujednolicona forma tego dokumentu nie jest obowiązkowa.

W przypadkach, gdy przedsiębiorstwo posiada mundur państwowy zarządzanie, następnie tabela personelu jest sporządzana zgodnie ze wszystkimi zasadami.

Struktura tabeli personelu organizacji

SR składa się z „nagłówka”, tabeli oraz danych osób, które podpisały ten dokument.

Pierwsza część dokumentów zawiera następujące informacje:

• Nazwa organizacji zgodnie z dokumentami założycielskimi;
• Data rozpoczęcia ShR, jego numer i okres ważności. Numerację można nadać dowolnie.
• Data i numer postanowienia zatwierdzającego tabelę personelu;
• Razem personel.

Druga część to zbiór danych dla wszystkich stanowisk. Przyjrzymy się temu trochę później.

Część trzecia zawiera nazwiska i stanowiska osób, które podpisały ten dokument. Najczęściej jest to kierownik działu kadr i główny księgowy.

Jak stworzyć harmonogram zatrudnienia

Mamy nadzieję, że podczas wypełniania „nagłówka” nikt nie miał żadnych pytań, więc przejdźmy do wypełniania samej tabeli.

1 kolumna . Nazwa jednostki konstrukcyjnej. Należy je wymienić w kolejności podporządkowania. Na przykład administracja, sekretariat, dział finansowy, księgowość itp.;

2 liczy. Kod działu. Podziały numerujemy od góry do dołu (01,02,03 itd.);

3 liczy. Tytuł pracy. Należy wprowadzić dane mianownik bez skrótów, w liczbie pojedynczej, kierując się katalogami kwalifikacyjnymi i taryfowymi;

4 liczy . Liczba jednostek sztabowych. Ta kolumna wskazuje, ile osób na jednym stanowisku potrzebuje przedsiębiorstwo. Ta wartość może być liczbą całkowitą lub ułamkiem. Na przykład 2,5 może oznaczać, że będzie pracować 2 pracowników pełny etat i jeden w niepełnym wymiarze godzin;

5. hrabia . Wysokość wynagrodzenia, stawka taryfowa lub premie. Wskazane w rublach dla każdej pozycji. Jeśli na przykład pracuje 2 księgowych, ale kierownik płaci im różne pensje, wówczas w tabeli personelu wskazane jest jedno wynagrodzenie, a dodatkowe płatności - w kolumnie dodatku. Oznacza to, że wynagrodzenie pracowników na tym samym stanowisku powinno być takie samo;

6, 7, 8 kolumn . Dodatki za szczególne warunki pracy. Mogą nie istnieć, wówczas w kolumnach umieszczane są myślniki. Jeżeli jednak pracownik pracuje w nocy, ferie, sprząta łazienkę. węzły itp., wówczas zgodnie z prawem należy mu się określone odszkodowanie;

9. hrabia. Już za miesiąc. Dane w kolumnach 5,6,7,8 sumuje się, a następnie mnoży przez liczbę jednostek kadrowych na każdym stanowisku;

10. hrabia . Notatka. Można wskazać lokalny akt prawny, na podstawie którego wypłacane są wynagrodzenia;

Po wprowadzeniu danych należy podsumować wyniki 4 I 9 kolumna. W ten sposób dowiadujemy się o liczbie jednostek personelu w tabeli personelu i miesięcznym funduszu wynagrodzeń.

Zatwierdzenie personelu

Zgodnie z zasadami zatwierdzania tabeli personelu, po skompilowaniu i sprawdzeniu wszystkich danych, HR jest podpisywany przez kierownika, głównego księgowego i kierownika działu personalnego. Następnie kierownik przedsiębiorstwa wydaje polecenie wprowadzenia tego dokumentu w życie.

Wniosek

SR nie jest obowiązkowe, ale bardzo ważny dokument jakąkolwiek organizację. Na tej podstawie możesz albo zaakceptować nowy. Dodatkowo za jego pomocą naliczane są wynagrodzenia dla pracowników firmy.

Dokument ten nie jest ściśle regulowany, dlatego można go „dostosować” do każdej organizacji i w razie potrzeby zmienić. Jest to ratunek dla menedżera podczas kontroli przeprowadzanych przez agencje rządowe.

Tabela personelu jest ważnym dokumentem personalnym. W artykule omówiono zagadnienia związane z przygotowaniem, zatwierdzaniem i stosowaniem tabel personelu.

Czy pracodawcy mają obowiązek posiadania tabeli personelu?

Tabela personelu jest wymieniona jedynie w art. 57 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z tym artykułem umowa o pracę wskazuje stanowisko, specjalność, zawód (z kwalifikacjami) zgodnie z tabelą personelu organizacji lub konkretną funkcją pracy pracownika.

Wynika z tego, że jeśli w umowie o pracę jest określone stanowisko, specjalność czy zawód (jak to zwykle bywa), to pracodawca, który zawarł z pracownikiem taką umowę o pracę, ma obowiązek posiadać tabelę personelu. I odwrotnie, jeśli w ogóle umowy o pracę zawarta przez danego pracodawcę z pracownikami opisuje funkcję pracy (czyli opisuje konkretną pracę, którą pracownik jest obowiązany wykonywać), wówczas nie ma potrzeby stosowania tabeli personelu.

Ponadto art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w żadnym wypadku nie zobowiązuje pracodawców do: osoby mają harmonogram zatrudnienia, nawet jeśli są to m.in. indywidualni przedsiębiorcy. Przecież bezpośrednio i jednoznacznie mówi o „tabeli personelu organizacji”.

Jeśli zapytają...

Zauważmy, że urzędnicy Federalnej Inspekcji Pracy mogą uznać brak tabeli personelu (nawet w przypadkach, gdy nie jest ona wymagana w rozumieniu art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) za naruszenie prawa pracy i grzywnę pracodawca w trybie art. 5.27 Kodeksu Federacji Rosyjskiej o wykroczeniach administracyjnych.

Czasem umowy o pracę z pracownikami uwzględniają konkretne stanowiska, specjalizacje czy zawody, jednak brak jest tabeli personelu, która potwierdzałaby obecność tych stanowisk, specjalności i zawodów w danej organizacji.

Czy można powiedzieć, że jeden z istotnych warunków umowy o pracę – warunek dotyczący funkcji pracy – nie został uzgodniony przez strony? Naszym zdaniem jest to niemożliwe.

Tabela personelu jest zatwierdzona przez lokalny akt prawny organizacji. W konsekwencji jego obecność lub brak oraz treść zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Odpowiedzialność za sporządzenie i zatwierdzenie planu zatrudnienia spoczywa wyłącznie na pracodawcy.

Jednakże obecność lub brak tabeli personelu, a także jej niezgodność z umową o pracę zawartą za obopólną zgodą pracodawcy i pracownika, nie mogą uniemożliwiać pracownikowi korzystania z jego praw pracowniczych. Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku sporządzenia i zatwierdzenia tabeli personelu nie ma wpływu na warunki umowy o pracę zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Tym samym umowy o pracę określającej konkretne stanowisko, specjalność czy zawód nie można uznać za niezawartą wyłącznie na tej podstawie, że pracodawca nie posiada tabeli zatrudnienia. Pracownik będzie wykonywał funkcja pracy przewidzianej w takiej umowie o pracę (tj. pracy na określonym w umowie stanowisku, specjalności lub zawodzie).

Czasami pracownicy są zatrudniani na stanowiska, które nie są ujęte w istniejącej tabeli personelu organizacji. Sprzeczność między tabelą personelu a umową o pracę należy rozstrzygnąć na korzyść tej ostatniej (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), przynajmniej w odniesieniu do tego pracownika. Pracownika uważa się za zatrudnionego na stanowisko, specjalizację lub zawód określone w umowie o pracę.

Brak personelu może powodować pewne problemy. Pracodawca, który nie posiada tabeli zatrudnienia, jest pozbawiony możliwości zmniejszenia liczby lub personelu pracowników. Mówiąc dokładniej, pracodawca może zmniejszyć liczbę lub personel pracowników, ale w przypadku sporu nie będzie w stanie udokumentować legalności swoich działań.

Tabela personelu jest lokalnym aktem prawnym pracodawcy (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Prawo pracy nie przewiduje, że tabela personelu jest zatwierdzana z uwzględnieniem opinii reprezentatywnego organu pracowników.

Pracodawca samodzielnie zatwierdza tabelę personelu (na przykład na podstawie zarządzenia lub zarządzenia kierownika organizacji) i samodzielnie decyduje o jej zmianach i uzupełnieniach.

Zmiany w tabeli personelu mogą być dokonywane przez pracodawcę tak często, jak jest to pożądane. W przypadku sporu dotyczącego zwolnienia pracowników w związku z redukcją personelu, sądy nie rozpatrują celowości zmiany tabeli personelu.

Formularz tabeli personelu - ujednolicony formularz nr T-3 „Tabela personelu” - został zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej zapłata”. Pracodawcy zazwyczaj korzystają z tego formularza.

Część ekspertów z zakresu prawa pracy uważa, że ​​stosowanie tej szczególnej formy jest dla pracodawców bezwzględnie obowiązkowe, a „wszelka samowola” tę kwestię może zagrozić organizacji niezliczonymi problemami.

Teza o obowiązkowym charakterze ujednoliconego formularza nr T-3 „Tabela personelu” zrodziła się na podstawie art. 9 Prawo federalne z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”.

Zgodnie z tym artykułem pierwotne dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej. I można w nich zestawiać tylko dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach wolna forma, ale musi zawierać wszystkie dane określone w art. 9 ustawy „O rachunkowości”.

Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 8 lipca 1997 r. Nr 835 „W sprawie podstawowych dokumentów księgowych” opracowywanie i zatwierdzanie albumów ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej powierzono Państwowemu Komitetowi Statystyki Rosji (obecnie - Służba federalna statystyki państwowe).

Stąd wyciąga się wniosek, że jeśli Państwowy Komitet Statystyki Rosji zatwierdził jakąkolwiek ujednoliconą formę, wówczas podlega ona obowiązkowemu stosowaniu.

Jednak najważniejsza rzecz została tutaj pominięta - Państwowy Komitet Statystyczny Rosji został upoważniony przez rząd Federacji Rosyjskiej do zatwierdzenia ujednoliconych formularzy dokumenty pierwotne. Co to jest dokument podstawowy?

Dokument podstawowy można uznać jedynie za dokument formalizujący każdą transakcję biznesową organizacji podlegającą odzwierciedleniem w rachunkowości.

Nie sporządza się jednak żadnych harmonogramów zatrudnienia transakcje biznesowe organizacje. Na podstawie tabeli zatrudnienia nie dokonuje się żadnych zapisów księgowych (nawet płace pracowników tymczasowych nie są obliczane na podstawie tabeli personelu, ale na podstawie karty czasu pracy).

W związku z tym pracodawcy mają prawo nie stosować ujednoliconej formy zatrudnienia, ale rozwijać własną.

Ujednolicony formularz nr T-3 „Tabela personelu” można traktować wyłącznie jako doradczy.

Niezastosowanie ujednoliconej formy zatrudnienia nie stanowi naruszenia prawa pracy ani przepisów o rachunkowości.

Dla pracodawców korzystających z ujednoliconego formularza rekrutacyjnego podajemy przykład jego wypełnienia (patrz poniżej).

Wypełniając ujednolicony formularz personelu, mogą pojawić się pytania dotyczące procedury wypełniania kolumny 4, która wskazuje liczbę jednostek personelu. Jeżeli organizacja przewiduje utrzymanie niekompletnej jednostki personelu, wypełniając kolumnę 4, liczbę niekompletnych jednostek personelu podaje się w odpowiednich proporcjach, na przykład 0,25 (patrz Instrukcje użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1).

Bardzo często pracodawcy napotykają trudności przy wypełnianiu kolumn 5-9, które odzwierciedlają wynagrodzenie pracownika. Spróbujmy je rozgryźć.

Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wypełnić tych kolumn w rublach, na przykład ze względu na fakt, że premie dla pracownika są ustalane w procentach lub współczynnikach, wówczas dopuszczalne jest wskazanie procentów lub współczynników w odpowiednich kolumnach.

Jeżeli ulegnie zmianie wysokość procentów i współczynników, to naszym zdaniem nie będzie błędem umieszczenie myślników w odpowiednich kolumnach, a w kolumnie 10 umieszczenie linku do dokumentu regulującego zmianę tych procentów i współczynników.

Na przykład premia procentowa dla pracowników na Dalekiej Północy różni się w zależności od długości ich doświadczenia zawodowego na „północy”. Dlatego wypełniając formularz ujednoliconej tabeli personelu, możesz umieścić myślniki w kolumnach 6–8 (jeśli nie ma innych dodatków), a w kolumnie 10 możesz odnieść się do odpowiedniego regulacyjnego aktu prawnego, który reguluje ustalanie procentu podwyżki płac dla pracowników Dalekiej Północy.

Inne płatności motywacyjne, z wyjątkiem premii, nie są wykazywane w formularzu ujednoliconej tabeli personelu. Oznacza to, że nie ma potrzeby odzwierciedlania premii i innych płatności motywacyjnych, które nie są dodatkami, w ujednoliconej formie zatrudnienia.

Nie jest jasne, w jaki sposób premie zapewniły sobie prawo do objęcia ujednoliconą formą zatrudnienia. Ponadto, oficjalna definicja Rosyjskie prawo pracy nie przewiduje żadnego zasiłku.

Obliczenie sumy w kolumnach 5-9 jest możliwe tylko wtedy, gdy stawki taryfowe i ulgi są ustalone w tych samych jednostkach na ten sam okres czasu.

Jeżeli w odpowiednich kolumnach oprócz rubli stosowane są procenty i współczynniki, a organizacja stosuje nie tylko system wynagrodzeń oparty na czasie, ale także na akord, wówczas nie jest możliwe wyprowadzenie sumy z kolumn 5 - 9 ujednoliconego formularza tabeli personelu.

Nazwy stanowisk, zawodów i specjalizacji widniejące w tabeli personelu organizacji ustala pracodawca niezależnie.

Jeżeli wykonywanie pracy na określonych stanowiskach, specjalnościach lub zawodach wiąże się z zapewnieniem jakichkolwiek świadczeń lub występowaniem ograniczeń, wówczas te stanowiska, specjalności i zawody oraz wymagania kwalifikacyjne muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w księgach referencyjnych kwalifikacji (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Podręczniki kwalifikacji zatwierdzane są w sposób określony przez Rząd Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli takie zawody i stanowiska nie są wymienione w księgach referencyjnych, wówczas w tabeli personelu organizacji (oraz w umowach o pracę) nazwy zawodów i stanowisk powinny, naszym zdaniem, zostać wskazane zgodnie z regulacyjnym aktem prawnym zapewniającym świadczenia lub nakładanie ograniczeń. Prawo pracy W Rosji istnieje dość duża liczba regulacyjnych aktów prawnych, które zapewniają korzyści i ograniczenia różne kategorie pracownicy. Dlatego przy sporządzaniu tabeli personelu lepiej jest, aby pracodawca przestrzegał odpowiednich katalogów kwalifikacji.

Tablica kadrowa jest wyraźnym potwierdzeniem tego, że czasem regulaminy powstają nie po to, by wymagało tego prawo, ale dlatego, że leży to w interesie biznesu. Tak, tak, obecność tego dokumentu nie jest wymagana przez prawo. A jednak istnieje w wielu, szczególnie dużych firmach. W tym artykule analizujemy ważne pytania: dlaczego potrzebujemy tabeli personelu, jak ją poprawnie sporządzić, kto powinien zatwierdzić, jak długo jest ona ważna i, co najważniejsze, czy naprawdę można pracować bez „tabeli personelu”.

Z tego artykułu dowiesz się:

Dlaczego potrzebujesz personelu w organizacji?

„O wszystkim decyduje personel” – mówi Czasy sowieckie, ale nie straciło na znaczeniu we współczesnym świecie biznesu. Rzeczywiście, jeśli porównamy organizację z żywym organizmem, wówczas stół kadrowy będzie w niej szkieletem - strukturą, na której „buduje się” personel: pracowników, menedżerów, liderów na różnych poziomach.

Ilu pracowników łącznie potrzebuje firma? Ilu z nich powinno objąć stanowiska kierownicze? Ile jednostek jest potrzebnych? Jakie są perspektywy wzrostu? Ile ci wszyscy ludzie powinni zarabiać? Jeśli będziesz zadawał takie pytania chaotycznie, prowadzenie biznesu będzie trudne. Ale kiedy pojawia się personel, obraz staje się znacznie wyraźniejszy. Tak więc pierwszy powód sporządzenia „personelu” jest praktyczny, pomaga:

• Stwórz przejrzystą strukturę organizacji.
• Zrekrutuj efektywny zespół i zawsze terminowo reaguj na wolne stanowiska pracy.
• Zarządzaj listą płac i kontroluj płace.

wskazać konkretne nazwy pracownicy ShR nie są potrzebni. Jest to dokument strukturalny, na podstawie którego służba zatrudnienia obsadza kadrę pracownikami. W momencie zatrudnienia pracownika lub po jego odejściu podstawowy grafik nie ulega zmianie.

Kolejnym ważnym powodem są ewentualne inspekcje. Na pierwszy rzut oka Kodeks Pracy nie zobowiązuje pracodawców do sporządzania SR: w umowach o pracę możesz wpisać tytuły stanowisk, zakres obowiązków i wynagrodzenia. Z drugiej strony istnieje wiele aktów prawnych, których wymagania są dość trudne do spełnienia bez tabeli personelu.

Przykładowo z art. 15 i 57 Kodeksu pracy wynika, że ​​jeżeli zgodnie z umowa o pracę pracownik wykonuje obowiązki związane z konkretnym stanowiskiem, stanowisko to musi być zgodne z SR. Innymi słowy, jeśli w umowie jest napisane, że dana osoba została zatrudniona na stanowisku kierownika biura, w kadrze musi znaleźć się to stanowisko. Jeśli tak, warto poświęcić temu dokumentowi należytą uwagę.

Obecność HR nakłada pewne obowiązki na obsługę personalną. Jeśli zatem w harmonogramie widnieje stanowisko, należy do niego przypisać pracownika. Jeśli na danym stanowisku jest wakat, dział HR powinien o tym wiedzieć i poszukać danej osoby. W przeciwnym razie podczas kontroli mogą zostać nałożone sankcje, ponieważ naruszy to wymogi ustawy nr 1032-1 z dnia 19 kwietnia 1991 r.

Warto również zauważyć, że tabela personelu odnosi się do podstawowych dokumentów księgowych. Można o niego poprosić podczas kontroli podatkowej, gdyż jest wygodny w użyciu do sprawdzania wynagrodzeń.

Kto opracowuje i kompiluje

Pytanie, kto powinien opracować harmonogram zatrudnienia, to jedno z najczęściej zadawanych pytań na forach HR. I nie jest to zaskakujące, ponieważ nie ma prawnie zatwierdzonych standardów dotyczących SR. Na tej podstawie pojawił się nawet zawodowy żart: „Tabelę personelu sporządza osoba, która zajmuje odpowiednie stanowisko zgodnie z tabelą personelu”.

Ale poważnie, należy wziąć pod uwagę specyfikę tego dokumentu - łączy on kwestie personalne z finansowymi. Logiczne jest zatem, aby strukturę organizacji i stanowiska pracy spisali specjaliści HR, a ekonomiści czy księgowi zajmowali się kolumnami dotyczącymi stawki celnej, dodatków i innych kwestii finansowych.

Temat problemu

Przeczytaj także, jak bezpiecznie płacić za pracę w święta i dni wolne, jak zachować się podczas kontroli GIT i jakie warunki należy pilnie usunąć z umów o pracę Twoich pracowników.

Funkcje napełniania

Jeżeli specyfika firmy zakłada korzystanie z pracowników tymczasowych lub sezonowych, warto dodać SR w kolumnie „Czas pracy”. Jeśli są pracownicy, którzy pracują w niebezpiecznych warunkach, ich stanowiska muszą odpowiadać tym wymienionym w klasyfikacjach rządowych i innych przepisach.

Jeżeli tabela personelu zostanie sporządzona i zatwierdzona, nazwy stanowisk w umowach o pracę muszą pokrywać się z nazwami określonymi w SR.

Podziały w tabeli personelu

Wskazane jest uwzględnienie w tabeli personelu wszystkich działów organizacji: od działów po oddziały. Oznacza to, że jeśli firma posiada oddziały, także w różnych miastach, nie jest konieczne sporządzanie dla nich odrębnych dokumentów, wystarczy w zasadzie, aby ShR wypełnił kolumny od 1 do 10 dla każdego oddziału.

Jak zatwierdzić

Tabela personelu jest zatwierdzana przez kierownika firmy lub pracownika posiadającego takie uprawnienia (należy to wskazać w dokumentach założycielskich).

Należy wystawić zarządzenie zatwierdzające tabelę personelu, a w dokumencie, w pieczęci zatwierdzającej, umieścić informację o zamówieniu: jego numer i datę wejścia w życie.

Okres przydatności do spożycia

Podobnie jak inne dokumenty organizacyjne i regulacyjne firmy, tabela personelu ma określony okres trwałości. Aby ustalić, jak długo dokument ten powinien być przechowywany, zwracamy się do zarządzenia Ministra Kultury nr 558 z dnia 25.08.2010. Zawiera kilka stanowisk związanych z ShR:

• Harmonogramy zatrudnienia i zmiany w nich są przechowywane trwale, jeśli zostały opracowane w tym samym przedsiębiorstwie. Jeśli z boku, okres przydatności do spożycia wynosi tylko 3 lata.
• Projekty ShR i dokumenty robocze dotyczące przygotowania takiej dokumentacji - 5 lat.
• Korespondencję wewnętrzną związaną ze zmianami w SR należy przechowywać przez 3 lata po przyjęciu tych zmian.
• Powiązany dokument (ustalenia kadrowe) należy przechowywać przez 75 lat.