Exigences générales La procédure et les modalités de conservation des documents électroniques sont similaires à la procédure et les modalités de conservation des documents papier. Si une organisation stocke des documents sous forme électronique, il est alors nécessaire de garantir un mode de stockage qui évite la perte, la destruction ou la distorsion des informations. De plus, lors du stockage des documents, il est nécessaire de les réécrire sur de nouveaux supports à mesure que les anciens deviennent obsolètes. Ceci est indiqué au paragraphe 2.32 du Règlement, approuvé par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526. Il est conseillé de créer un règlement sur le flux de documents électroniques de l'organisation.

Où stocker les documents électroniquement

Si votre organisation est une petite entreprise ou que le nombre de documents générés ne dépasse pas 100 par mois, organisez une archive sur support physique. Un disque DVD peut contenir plus de 1 000 documents et les lecteurs HDD peuvent également être utilisés à ces fins. Les documents électroniques texte destinés à être stockés dans les archives de l’organisation doivent être soumis au format PDF/A.

Si la durée de conservation des documents est de 50 à 75 ans, il n'est pas pratique de les enregistrer sur DVD - ces supports sont conçus pour 20 à 30 ans. Par conséquent, il est préférable de créer vos propres archives électroniques pour ces documents. Propre archive électronique – un dossier sur l’un des ordinateurs. L'administrateur système doit configurer un accès spécial pour le dossier. Cette façon d'organiser une archive est simple, mais le dossier est vulnérable du point de vue de la sécurité. Une solution au problème peut être une archive électronique créée sur la base de systèmes de gestion électronique de documents (EDMS). Il s'agit de produits commerciaux qui, en échange d'un paiement unique ou d'un abonnement, offrent un large éventail de fonctionnalités pour stocker, gérer et sécuriser les documents. Il est pratique de télécharger des documents dans de telles archives électroniques. En règle générale, EDMS surveille lui-même les périodes de stockage. La recherche d'une unité de stockage particulière dans la base de données ne pose aucun problème.

Une autre façon consiste à utiliser le stockage cloud pour les documents. Les fournisseurs de services augmentent systématiquement la quantité d'espace disque disponible pour les utilisateurs, réduisant ainsi le coût par unité de stockage d'informations. Dans le même temps, vous pouvez accéder à vos archives depuis n'importe quel appareil disposant d'un accès à Internet.

Conseil: Au moins une fois tous les cinq ans, vérifiez l'état des supports de documents électroniques et si les documents eux-mêmes peuvent être reproduits. Il s'agit des exigences des paragraphes 2.31 et 2.32 du Règlement, approuvé par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526.

Signature numérique électronique

Les documents électroniques doivent être certifiés par une signature numérique électronique. Les exigences relatives à l'exécution d'une signature numérique électronique sont fixées dans la loi du 6 avril 2011 n° 63-FZ « sur la signature numérique électronique ».

La clé de signature électronique peut être obtenue auprès du centre de certification. Les centres de certification sont divisés en accrédités et non accrédités. L'accréditation est volontaire, elle est effectuée par le ministère des Télécommunications et des Communications de masse de Russie. Cependant, pour passer déclaration fiscale sous forme électronique, la clé doit être obtenue uniquement auprès d'un centre de certification accrédité. Vérifiez que le centre de certification dispose de l'accréditation d'État appropriée.

Attention : à la demande des autorités de régulation, l'organisme est tenu d'imprimer les documents électroniques.

Une organisation a le droit de conserver les documents comptables (fiscaux) sous forme électronique. Conformément à la législation comptable, les documents comptables primaires et récapitulatifs peuvent être établis sur papier ou sous forme électronique (Partie 5, article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ). Registres comptabilité fiscale peut également être conservé sur papier, électroniquement et (ou) sur tout support machine (article 314 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Enfin déclarations de revenus(calculs) peuvent et, dans certains cas, doivent être soumis par voie électronique (article 80 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Toutefois, à la demande des organismes de réglementation, notamment bureau des impôts, les copies des documents électroniques devront être imprimées et certifiées personnellement avant d'être soumises pour vérification (clause 1 de l'article 252, clause 1 de l'article 93 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Cette conclusion est fondée sur les dispositions de la partie 6 de l'article 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, des articles 313 et 314 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Aujourd'hui, le monde entier se tourne vers les moyens de communication électroniques et communication d'entreprise. Une conséquence inévitable de la domination universelle des technologies numériques électroniques est nouvelle façon stockage et traitement des données - stockage de documents sous forme électronique, c'est-à-dire création d'archives numériques.

Raisons du passage au stockage électronique

Une autre raison pour passer au stockage électronique peut être citée comme le rythme de vie accéléré - tout doit être fait rapidement et clairement, et fouiller dans un immense entrepôt de dossiers contenant des documents papier pour trouver les deux ou trois pages dont vous avez besoin est, voyez-vous. , une activité qui prend du temps. Presque gros problème représente la création énorme montant des copies d'un même document pour garantir que différents employés puissent y accéder en même temps.

Toutes ces difficultés seront résolues par la création d'une archive numérique permettant de conserver les documents sous forme électronique dans un centre d'archives spécialisé.

Archive de documents électroniques

Le stockage de documents sous forme électronique - une archive de documents électroniques - est une technologie qui assure le cycle complet de stockage des documents, y compris l'examen de la valeur, la comptabilité, la description, le stockage et l'utilisation. Malgré le fait que les entreprises utilisent activement la gestion électronique des documents depuis plusieurs décennies et que récemment les tribunaux et de nombreux autres organismes gouvernementaux se sont tournés vers ce type, il n'existe toujours pas de technologie clairement développée pour stocker les documents sous forme électronique.

Principaux lieux de stockage électronique :

• les serveurs organisation tierce;
• divers médias électroniques;
• stockage sur nos propres serveurs.

Options de stockage des documents sous forme électronique

Le stockage des documents sous forme électronique s'effectue le plus souvent selon deux options : le stockage sur le serveur de l'entreprise ou sur un serveur distant sur Internet. Les deux options présentent des avantages et des inconvénients. Internet est dangereux en raison de la possibilité de perdre des données confidentielles ; la saisie pour le stockage sur un serveur doit être effectuée avec le plus grand soin. La plupart des grandes entreprises se tournent vers la technologie de stockage électronique des documents.

Le processus de création d'une archive de documents électroniques

Généralement, seuls les plus importants documents juridiques existent sous forme matérielle, tandis que le reste est créé et stocké sous forme électronique sous forme d'archives numériques. Le processus de création d'une archive de documents électroniques, y compris toutes ses opérations techniques, ainsi que le développement d'un système d'accès et de stockage, est assez laborieux et complexe. La documentation créée avant l’ère numérique est convertie en documents électroniques par numérisation.

Centres d'archives spécialisés

Souvent, des difficultés obligent de nombreuses entreprises à abandonner l’idée de l’archivage électronique. Pour faire face à cette tâche - transférer toute la documentation de l'entreprise sur des pistes électroniques - le moyen le plus simple est de contacter des centres d'archives spécialisés engagés dans la numérisation de documents et la création d'archives électroniques. Si vous disposez de suffisamment de temps, des bons professionnels et du matériel spécial, vous pouvez bien sûr le faire vous-même, mais les centres spécialisés vous garantissent rapidité et qualité.

Notre société possède une vaste expérience dans l'organisation du stockage de documents sous forme électronique et propose une gamme complète de services pour la conversion de documents sous forme électronique.

Chaque année, la popularité de la gestion électronique des documents augmente, y compris auprès des clients de notre entreprise qui nous commandent la création d’archives électroniques. Les statistiques le montrent : tous les trois ans, le volume de documentation d'entreprise soumise sous forme électronique double ! Certains managers, analysant cette tendance et comparant le flux de documents électroniques et papier de l'organisation, concluent que ce dernier est inutile. Nous nous empressons de mettre en garde contre des conclusions hâtives. Nous vous invitons à peser tous les arguments et à voir la véritable situation !

Les avantages indéniables de la gestion électronique des documents

L'intérêt croissant pour les archives électroniques, dont nos spécialistes sont professionnellement engagés dans la création, est compréhensible. Traduire la documentation sous forme électronique vous permet de :

simplifier et accélérer considérablement son utilisation (notamment grâce à la recherche quasi instantanée du document requis à l'aide de l'un de ses détails) ;

organiser l'échange de documentation entre les départements, divisions et succursales de l'entreprise en utilisant des moyens de télécommunications modernes ;

libérer de l'espace de bureau à partir de piles de papiers ;

accorder à différents employés des droits d'accès différents à la documentation et garantir un degré approprié de confidentialité ;

enfin, donner les informations contenues dans les documents, protection fiable de distorsion ou de perte (à la fois due à un cas de force majeure et à des actions illégales).

Il semblerait que dans la bataille entre les flux de documents électroniques et papier d'une organisation, le premier, compte tenu de tous ses avantages, remporte une victoire écrasante. Alors, pouvez-vous éliminer complètement le besoin de stocker des copies papier ? Pour l’avenir, nous donnerons la bonne réponse : non !

Caractère indispensable des copies papier des documents

La législation moderne donne certains documents électroniques utilisés dans certaines situations Force juridique– comme les originaux papier. On parle notamment de :

les factures, contrats de travail et autres documents formalisés (c'est-à-dire ceux dont les exigences de forme sont réglementées par la loi), certifiés par CEP (signature électronique qualifiée) ;

procurations, contrats et certains autres documents informels certifiés par signature électronique (signature électronique simple).

Comme on peut le constater, dans tous ces cas une signature électronique est évoquée. Il donnera aux documents force juridique si une condition obligatoire supplémentaire est remplie : un accord sur la reconnaissance mutuelle d'une telle signature doit être signé entre les participants au flux électronique de documents. Cet accord, comme le montre l'expérience, n'est pas toujours signé. S'il n'y figure pas, aucune autorité, y compris le tribunal, n'acceptera le document électronique pour examen, puisqu'il n'aura pas force de loi. Les avantages d'une archive électronique, qui sont en eux-mêmes très précieux, passeront au second plan dans une telle situation : il faudra chercher le document papier original !

Comme conclusion

Ainsi, en comparant le flux de documents électroniques et papier d'une organisation, nous arrivons à la conclusion : les deux jouent aujourd'hui un rôle important, et il n'est en aucun cas nécessaire d'abandonner complètement les documents papier. Algorithme correct En tenant compte de tout ce qui précède, cela ressemble à ceci :

vous devez profiter de tous les avantages de la gestion électronique des documents, rendant ainsi le travail de l'organisation aussi efficace que possible ;

les documents papier sur la base desquels les archives électroniques ont été créées doivent être traités avec le plus grand soin.

Est-il possible d’assurer un stockage à long terme des documents électroniques ?

Les documents électroniques sont entrés dans nos vies relativement récemment, donc parler de la possibilité de les conserver pendant 50 ans ou plus n'est possible qu'en théorie. Cependant, il est possible de garantir la conservation de la documentation pendant 10 à 20 ans en respectant toutes les règles et réglementations légales.

Problèmes de stockage à long terme

Le stockage à long terme des documents électroniques sur des supports physiques n’est pas possible : ils deviennent vite obsolètes. Il suffit de rappeler les disquettes, que tout le monde a activement utilisées pendant encore 10 ans, mais aujourd'hui, il n'y a nulle part où les ouvrir sur les ordinateurs modernes. Les CD appartiennent également au passé. Et nous pouvons supposer que les clés USB deviendront bientôt une rareté.

Il ne suffit pas de conserver la documentation ; il est également important de pouvoir reproduire de manière adéquate les informations stockées après de nombreuses années. Et les formats des documents électroniques évoluent également à une vitesse considérable (jusqu'à récemment, les fichiers Word portaient l'extension .doc, mais aujourd'hui c'est .docx). De nouveaux éditeurs sont proposés, le stockage dans le cloud gagne en popularité et il est difficile de prédire dans quelle mesure les formats modernes seront compatibles avec les technologies futures.

Méthodes de stockage de la documentation électronique

Et pourtant, quels moyens existent aujourd’hui pour conserver longtemps une documentation importante ?

Archives locales. Tous les documents sont simplement placés dans un dossier sur l'ordinateur. Il peut également s'agir d'un dossier réseau distinct dans lequel les employés peuvent « mettre » des documents. différentes directions Par réseau local. Les principaux inconvénients de cette option sont le faible niveau de sécurité et de fiabilité, la difficulté de rechercher et de donner accès à un document spécifique si l'archive a déjà atteint une telle échelle qu'il n'est plus possible de trouver manuellement le fichier requis.

Archives électroniques spéciales. Il permet de fournir un accès rapide à chaque fichier, de préserver les connexions entre eux, de gérer les droits d'accès et de garantir la sécurité, ainsi que de traduire en temps opportun les fichiers dans de nouveaux formats. Tout est dans les archives électroniques Documents importants combinés en un seul système où rien ne sera perdu et où vous pourrez trouver rapidement le fichier dont vous avez besoin à tout moment grâce à une structure de répertoires claire et compréhensible.

Que dit la loi sur le stockage des documents électroniques ?

Bien que la loi n° 125-FZ « sur les affaires archivistiques » Fédération Russe» a été adopté avant même le début du développement actif de la gestion électronique des documents, il est toujours d'actualité : ils sont guidés précisément par ses dispositions. Pour le reste, peu importe à l'État la manière dont certains documents sont conservés, l'essentiel est que les exigences de la loi fédérale soient respectées : les archives électroniques ne les contredisent pas.

Systèmes de gestion automatique de documents

L'information en tant que telle est devenue au fil du temps une ressource de production à part entière. Aujourd'hui, sa qualité détermine en grande partie l'efficacité de la gestion et, à cette fin, des systèmes automatiques sont activement introduits dans les entreprises.

Contrôle automatisé

Pour une entreprise moderne dans son ensemble, il s'agit de la fonction la plus importante, sans laquelle il est presque impossible de mener des activités ciblées. Si nous prenons les systèmes de gestion automatique de documents (ADMS), leur objectif principal est la préparation, la coordination et le traitement des documents organisationnels, et le résultat de leur mise en œuvre est la libération des employés de certaines opérations de routine et, par conséquent, l'accélération de toutes. processus de production et une compétitivité accrue.

Grâce à un système automatique, vous pouvez traiter les documents entrants, sortants, organisationnels, administratifs et d'archives.

Les principales fonctions exercées par l'ASUD :

saisie automatique des données et réduction due à ce montant erreurs possibles;

enregistrement de la correspondance entrante et sortante et sa redirection ultérieure vers le service requis ;

mise en place d'un contrôle multi-niveaux sur l'exécution des documents, suivi des délais ;

recherche et sélection de documents, enregistrement des requêtes de recherche, génération de rapports ;

analyse du flux documentaire de l’organisation dans le but de l’optimiser et de réduire les coûts de sa maintenance, en générant des rapports statistiques.

Les systèmes automatisés de gestion de documents peuvent être utilisés à deux fins. D'une part, ils offrent la procédure habituelle (traditionnelle) de flux de documents, mais à un nouveau niveau de qualité. D’autre part, ils contribuent à passer progressivement d’une technologie de traitement de l’information papier à une technologie de traitement de l’information sans papier.

Dans tous les cas, la mise en place de systèmes de contrôle automatisés apporte certains avantages à l'entreprise. Selon certaines études, le traitement automatique des documents conduit à un service client amélioré et plus rapide, à une efficacité accrue des services et à une réduction significative des niveaux de stocks.

Quelle ASUD choisir pour votre organisation

Il existe de nombreux programmes pour automatiser la gestion des documents. Le choix de l'un ou l'autre dépend du volume du flux documentaire, de l'ampleur de l'activité ainsi que des capacités financières.

Les systèmes bureautiques (CAO) sont applicables dans les organisations avec un petit flux de documents. Ils sont destinés à un usage interne, ils sont donc développés pour un utilisateur spécifique.

Les systèmes de gestion électronique de documents (EDMS) automatisent simultanément le travail de bureau et travaillent avec divers types documents, y compris ceux juridiquement significatifs. Couvre les étapes depuis la création et la réception jusqu'au mouvement et à la copie. EDMS est mis en œuvre dans les entreprises avec un grand volume de flux de documents.

Les systèmes de gestion de bureau d'entreprise (ACMS) sont des systèmes universels, mais en même temps plus complexes en termes techniques et organisationnels. Travaillez avec tous les types de documents. Destiné à être utilisé par toutes les structures de l'établissement.

Développement d’une réglementation sur les archives électroniques

Lors de la création d'une archive électronique, une étape obligatoire est la formation de son règlement. Cela implique la création d'un certain nombre d'exigences selon lesquelles les documents sont conservés dans les archives, leur durée de conservation, les règles de transfert et de traitement des documents, etc. Les règles relatives aux archives électroniques constituent une sorte de « fondation » sur laquelle reposent tous les travaux ultérieurs.

Par ailleurs, la création de réglementations est nécessaire dans le cadre du respect de la législation en vigueur et des règles pertinentes. Cela est nécessaire, entre autres, pour garantir l'intégration et l'interaction des archives avec les systèmes d'information existants. Tant interne (au sein de l'entreprise) qu'externe (existant dans d'autres entreprises et organismes).

Le processus de création d'une réglementation sur les archives électroniques est divisé en plusieurs étapes. Parmi eux:

analyse de la structure des futures archives ;

élaboration directe de réglementations et de procédures pour travailler avec les archives (en même temps Attention particulière prend en compte les exigences de la législation en vigueur et des règles et réglementations pertinentes) ;

élaboration de normes et de règles pour le stockage des documents et la gestion des archives ;

développement de la mise en œuvre des archives dans l'entreprise.

Chacune des étapes répertoriées est divisée en la mise en œuvre de tâches plus petites. L’analyse consiste notamment à déterminer :

bases de données et documents à stocker ;

structures des documents stockés ;

des scénarios selon lesquels des travaux supplémentaires avec des documents sont attendus ;

développeurs et consommateurs de documentation.

La poursuite du développement de la réglementation implique la création d'algorithmes :

archiver les documents selon leur nature et leur destination ;

cycle de vie(de la création à la destruction de la documentation) ;

travailler avec les archives (non seulement directement avec des documents, mais aussi avec d'autres systèmes) ;

constitution et utilisation de la base de données ;

protection et création de la sécurité de l'information.

Lors de l'élaboration de la réglementation sur les archives électroniques, il est nécessaire de prendre en compte :

formats de stockage de la documentation ;

structure des archives ;

les normes de traitement des documents et leur exécution ;

création d'un calendrier et d'un règlement concernant le travail de base avec les documents ;

des modèles de rapports pour évaluer les indicateurs de performance clés ;

stratégies d’accès et scénarios de sécurité.

Délais de destruction des documents : quoi, quand et comment ?

À l'expiration de la période de conservation obligatoire, les documents de l'organisation - tant commerciaux qu'étatiques/municipaux - sont sujets à destruction. La seule exception aux règles concernera les documents dont la durée de conservation n'est pas limitée - ce qu'on appelle. documents de stockage permanent (par exemple, états financiers annuels ou dossiers personnels des employés). Les documents électroniques font également l'objet d'une destruction, et la procédure et la procédure de destruction, les durées de conservation sont exactement les mêmes que pour les documents papier.

Comment déterminer les délais de conservation et de destruction des documents

Réglementations de base régissant les durées de conservation des titres :

Loi fédérale 125-FZ « sur les affaires archivistiques » ;

Liste des documents standards de gestion... indiquant la durée de conservation (approuvés par Rosarkhiv le 10/06/2000) ;

• Arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 portant approbation de la liste des documents de gestion standard... indiquant la période de conservation.

Important! Les délais de conservation et, partant, les délais de destruction des documents de toute nature doivent être déterminés avec le plus grand soin. Le fait est que les listes de la Liste de 2000 (approuvée par Rosarkhiv) et de la Liste de 2010 (approuvée par le ministère de la Culture) diffèrent considérablement. Parallèlement, les documents datés d'avant 2010 sont conservés et détruits (remis aux archives) conformément à la Liste des Archives fédérales, tandis que ceux datés d'après - conformément à la Liste de l'arrêté du ministère de la Culture.

Comment détruire des documents : étapes de la procédure

Ainsi, la procédure de destruction des documents n’est réglementée qu’indirectement dans la réglementation. La procédure de l'organisation devrait être approximativement la suivante :

constitution d'une commission d'experts (par arrêté approprié pour l'organisation) ;

procéder à un examen (fréquence – une fois par an);

dresser une liste des documents à détruire;

destruction et établissement d'un procès-verbal indiquant une liste de documents.

L’examen, étape clé de la procédure de destruction d’un document, consiste à déterminer non seulement si la durée de conservation du document est expirée, mais également sa valeur en termes de sécurité de l’information. De plus, lors de l'étude des dossiers, les documents en double sont également recherchés, les copies déposées avec les dossiers sont également détruites.

Quand détruire des documents

Conformément à la législation en vigueur, notamment les listes approuvées par les Archives fédérales et le ministère de la Culture de la Fédération de Russie, le délai de destruction des documents qui ne sont plus soumis au stockage n'est pas limité. La fréquence recommandée de convocation de la commission d'experts est d'une fois par an (au cours d'une année, en règle générale, elles s'accumulent et documents comptables, et un certain nombre d’autres dont la durée de conservation arrive à expiration.

Quant à la destruction physique elle-même, les lois n’apportent aucune précision. Pour de gros volumes de documents, l'externalisation de la destruction est plus rentable - dans ce cas, l'enregistrement ne posera aucun problème. Les petits volumes sont détruits sur place, à l'aide d'un broyeur par exemple. Pour supprimer des documents électroniques, il est également judicieux de faire appel à des spécialistes, ne serait-ce que parce que la destruction implique également l'effacement des copies cachées et accidentelles.

Selon la loi, si des documents tels que des informations comptables personnelles individuelles peuvent être stockés dans les archives sous forme électronique, doivent-ils également être soumis aux archives sur papier ?

Ne peut être stocké que électroniquement. Il n'est pas nécessaire d'imprimer sur papier et de stocker les documents sous cette forme (lettre du ministère des Finances de la Russie du 22 août 2012 n° 03-02-07/1-202). Également dans la loi fédérale n° 212 du 24 juillet 2009. Aucune disposition n'oblige l'organisation à conserver sur papier les documents compilés sous forme électronique.

Sergueï Razgouline, actuel conseiller d'État de la Fédération de Russie, 3e classe

Est-il possible d'archiver des documents électroniques ?

Oui, vous pouvez.

Les archives de l’organisation peuvent également être créées sur des supports électroniques. Par conséquent, si vous stockez des documents sous forme électronique, créez une archive électronique. La procédure de soumission des documents électroniques aux archives est indiquée aux paragraphes 2.30 à 2.35 du Règlement, approuvé par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 mars 2015 n° 526.

Les documents électroniques des organisations ne sont archivés qu'après qu'ils ne sont plus utilisés dans le travail opérationnel. Pour sélectionner des documents sur support électronique, créez une commission d'experts. Lors de la sélection des documents électroniques à transférer pour archivage, la commission d'experts est guidée par les critères suivants :

• signification, exhaustivité (exhaustivité) des documents ;
• authenticité (exhaustivité et fiabilité) des documents ;
• pas de duplication d’informations dans les documents.

Nouvelles règles de stockage des documents électroniques

Nous vous dirons ce qui a changé dans le travail d'un comptable.

Quels documents doivent être conservés pendant combien de temps ?

Au cours de l'activité de l'entreprise, de nombreux documents sont établis. Ils doivent être conservés dans les délais fixés (partie 1, article 17 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125-FZ).

Mais il arrive que des réglementations différentes indiquent des durées de conservation différentes pour les mêmes documents. Par exemple, la réglementation exige de stocker les calculs sous la forme Fonds de pension RSV-1 :

• - pendant 6 ans - la clause 6 de la partie 2 de l'article 28 de la loi fédérale du 24 juillet 2009 n° 212-FZ (ci-après dénommée la loi n° 212-FZ) ;
• - 75 ans (en termes d'informations individuelles) - la Liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 n° 558 (ci-après dénommée la Liste).

Pour votre commodité, nous avons préparé un tableau (voir ci-dessous). Il contient une liste des documents les plus souvent rencontrés dans le travail d'un comptable et les durées maximales de leur conservation.

Tableau Délais de conservation de certains documents de l'entreprise

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les délais de conservation des documents ?

Le stockage des documents doit être organisé par le chef de l'entreprise (clause 2 de l'information du ministère des Finances de la Russie n° PZ-13/2015). Il a le droit de désigner un employé de l'entreprise chargé de conserver les documents.

En cas de violation des règles et des conditions de conservation des documents, une amende de 300 à 500 roubles est prévue pour les fonctionnaires. (Article 13.20 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Le montant de l'amende administrative sera plus élevé si, à la suite d'une telle infraction :

• - les montants des impôts et taxes accumulés ont été sous-estimés d'au moins 10 % en raison de distorsions des données comptables ;
• - dans les états financiers, tout article (ligne) du formulaire est déformé d'au moins 10 %.

Dans ce cas, l'amende infligée au fonctionnaire sera de 2 000 à 3 000 roubles. (Article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie).

Stocker les documents sous forme papier ou électronique

Si les documents sont compilés électroniquement, ils peuvent être stockés électroniquement. Il n'est pas nécessaire d'imprimer sur papier et de stocker les documents sous cette forme (lettre du ministère des Finances de la Russie du 22 août 2012 n° 03-02-07/1-202).

Quelle que soit la méthode que vous choisissez, vous devez être guidé par les nouvelles règles de stockage des documents.

Où stocker les documents

La manière dont les documents sont stockés dépend de date limite stockage

En fonction des durées de conservation, il existe trois types de documents :

• - durée de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus) ;
• - durée de stockage temporaire (supérieure à 10 ans) ;
• - durée de conservation permanente.

Les documents du premier type sont conservés au service comptable (clauses 2.3 et 4.2 des Règles de conservation des documents).

Pour assurer la sécurité des documents des deuxième et troisième types, l'entreprise a le droit :

• - créez vos propres archives (partie 2 de l'article 13 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125-FZ, clause 1.4 des Règles de conservation des documents) ;
• - recourir aux services d'un archiviste professionnel.

L'entreprise décide indépendamment quelle méthode est préférable.

Comment stocker des documents électroniques

Considérons la procédure de stockage des documents électroniques si l'entreprise dispose de ses propres archives.

Dans quelles conditions les documents électroniques doivent-ils être conservés ?

Contrairement aux documents papier, le stockage des documents électroniques doit respecter trois conditions (article 2.30 des Règles de conservation des documents).

Deux copies. Les documents électroniques doivent être conservés en double exemplaire. L'un est le principal, le second est le travailleur. Ils doivent être stockés sur différents appareils physiques.

Le comptable doit déposer au moins deux exemplaires du document électronique sur des supports différents.

Disponibilité de la base technique. Les archives de l'entreprise doivent disposer d'outils techniques et logiciels pour reproduire et copier des documents électroniques. De plus, de tels outils sont nécessaires pour les réécrire et surveiller leur état physique et technique.

Garantie de sécurité. L'archive doit disposer d'un mode de stockage garantissant la sécurité des documents électroniques. Nous ne devons pas permettre qu'ils soient perdus ou qu'ils finissent dans des envois non autorisés. Les documents électroniques doivent être stockés de manière à ce qu'ils ne soient pas détruits ou que les informations qu'ils contiennent ne soient pas déformées.

Sous quelle forme transférer un document électronique aux archives ?

Schéma Algorithme d'actions de transfert d'un document électronique vers l'archive

Comment contrôler le stockage d'un document électronique

Si l'entreprise change de technologie, logiciel etc., ils doivent être remplacés de manière synchrone dans les archives de l’entreprise.

Avec l'avènement de nouveaux supports et de nouveaux formats, il est nécessaire de réécrire rapidement les documents d'archives électroniques sur de tels supports et formats (article 2.32 des règles de stockage des documents).

En plus, au moins une fois tous les cinq ans doivent être vérifiés (clauses 2.32 et 2.40 des Règles de conservation des documents) :

• - condition physique des transporteurs ;
• - reproductibilité des documents électroniques.

Si quelque chose ne va pas, les documents électroniques doivent être réécrits sur de nouveaux supports. Dans le même temps, il est important que lors de la réécriture, l'exhaustivité et la fiabilité des informations soient assurées.

Dans tous les cas, il est nécessaire de vérifier la présence de programmes informatiques malveillants (article 2.39 des Règles de conservation des documents).

Si un document électronique contient des programmes informatiques malveillants, il doit être saisi pour traitement antivirus (article 2.41 des Règles de conservation des documents).

Comment obtenir un document électronique à partir d'une archive

Un document électronique des archives peut être obtenu sous la forme d'une copie électronique ou d'une copie papier (article 2.47 des Règles de conservation des documents).

Des copies électroniques des documents d'archives peuvent être obtenues à partir des archives sous forme électronique ou via Internet. Ils sont certifiés par une signature électronique par le chef d'entreprise ou un fonctionnaire habilité par lui ().

Lors de la délivrance d'une copie d'un document sur papier, un code d'archives est apposé au dos de chaque feuille, certifié par une inscription et un sceau au dos dernière feuille copies (clause 5.14 des règles de conservation des documents).

Comment détruire un document électronique

Si un document électronique a expiré, il peut être détruit. La sélection des documents est effectuée par une commission d'experts composée de salariés de l'entreprise.

La liste des documents à détruire est inscrite dans l'acte. Sa forme est donnée à l'annexe n°21 aux règles de conservation des documents.

Après cela, une destruction physique ou une destruction par logiciel et matériel est effectuée (

Avec le passage du travail de bureau vers les technologies informatisées, se pose la question de la rationalisation et de l'organisation du stockage des documents créés sous forme électronique.

Les documents sous forme électronique peuvent être créés par les employés de l'organisation sur des ordinateurs, reçus par courrier électronique ou convertis sous forme électronique (par numérisation) à partir d'un formulaire papier traditionnel. Le document créé ou reçu doit être enregistré dans la mémoire de l'ordinateur - écrit sous forme de fichier sur le disque dur. Les documents peuvent être stockés sur le disque dur d’un ordinateur, ou sur un ordinateur spécialement dédié (serveur de fichiers), ou encore sur un support amovible.

Tout d'abord, des dossiers (répertoires) sont créés sur le disque dur dans lesquels les documents seront placés. Tout comme les documents papier sont classés dans des dossiers, les fichiers sont classés dans des dossiers. Chaque dossier peut contenir des sous-dossiers, qui à leur tour peuvent avoir leurs propres sous-dossiers. Chaque dossier se voit attribuer un « nom ». Le « nom » doit commencer par le type de documents (ordonnances, actes, rapports, etc.), pourquoi le contenu des documents est clarifié par des informations sur la paternité, l'émission, le correspondant, la période pour laquelle les documents (dossiers) sont regroupés .

Les fichiers de travail de bureau actuels sont stockés sur le disque dur de l'ordinateur. Lorsqu'il travaille sur un réseau, l'utilisateur peut avoir accès à des disques ou des répertoires sur d'autres ordinateurs. Dans ce cas, ils porteront des numéros de série et pourront être utilisés comme des périphériques situés sur votre propre ordinateur. Pour ce faire, l'autorisation de partager l'accès à un fichier particulier est définie sur l'ordinateur contenant les ressources nécessaires. L'accès peut être limité soit en utilisant un mot de passe pour un accès complet et en lecture seule, soit en restreignant l'accès à certains utilisateurs uniquement. Vous pouvez saisir un mot de passe pour restreindre l'accès au dossier.

Les organisations disposant d'un grand volume de documents partagés utilisent des ordinateurs - serveurs de fichiers - dédiés et hautement fiables - conçus pour un fonctionnement continu et fournissant un accès simultané aux données depuis des unités jusqu'à des dizaines, des centaines, voire des milliers d'utilisateurs.

Tous les documents reçus pour la circulation au bureau doivent être stockés dans des dossiers généraux créés conformément à la nomenclature des dossiers de l'unité (organisation dans son ensemble) sur la base de classificateurs standards.

L'un des principaux problèmes qui déterminent l'utilisation réussie de la technologie informatique au bureau est la fiabilité du stockage des documents sous forme électronique. La sécurité des documents consiste en :

alimentation électrique durable;

Copie de réserve ;

protection antivirus ;

prévention et diagnostic à l'aide d'utilitaires spéciaux (programmes auxiliaires).

Une particularité du stockage électronique est que les documents sont envoyés aux archives électroniques immédiatement après la fin du travail avec eux dans le cadre du travail de bureau. Cela permet d'assurer la sécurité des documents, leur stockage centralisé, leur recherche rapide et leur accès distribué aux documents, aussi bien via un réseau local que via un accès à distance (par téléphone et via Internet).

Une base de données de documents est constituée lors du processus de leur enregistrement.

Les données sur les documents de l'année écoulée sont stockées séparément même après que tous les documents de l'année écoulée ont été exécutés. La base de données est utilisée uniquement à titre de travail de référence et peut être copiée sur un support de stockage externe. Selon la quantité d'informations, il peut s'agir d'une disquette, d'une bande magnétique, d'un CD-ROM ou d'un autre support d'archives.

Les documents avec des périodes de stockage permanentes et à long terme sont généralement enregistrés sur CD-ROM, et les documents avec des périodes de stockage temporaires sont généralement enregistrés sur des supports qui peuvent être effacés et réécrits à l'expiration de la période de stockage.

Les durées de conservation des documents ne dépendent pas de la forme d'existence - papier ou électronique - et sont déterminées par des répertoires spéciaux - des listes de documents indiquant les durées de conservation.

Un lecteur logique ou plusieurs dossiers sur un ordinateur sont généralement utilisés comme emplacement pour stocker des documents d'archives. S'il existe des programmes comme « Electronic Archive », la comptabilité et la copie sont effectuées automatiquement. Sinon, cela se fait manuellement : les documents sont répartis par durée de conservation, des dossiers sont créés correspondant aux tranches annuelles des inventaires. S'il existe un nombre important de documents en stockage permanent, ils se trouvent à l'intérieur de la section annuelle, dans les dossiers des services concernés.

La durée minimale de conservation des documents est fixée Loi fédéraleà propos de « Sur la comptabilité » - cinq ans avec droit à la destruction seulement après un audit. Condition requise- vérifier la qualité de l'enregistrement après le transfert des données et vérifier périodiquement la sécurité des données pendant la durée de stockage des supports de stockage.