>

Vse o primarni dokumentaciji. Pravila za izpolnjevanje primarnih dokumentov

Podjetje vsak dan izvede na desetine operacij. Računovodje pošiljajo denar nasprotnim strankam, skladom in ustanoviteljem, obračunavajo plače, prejemajo računalnike in pohištvo, zaračunavajo kazni, obračunavajo amortizacijo itd. Za vsako takšno operacijo je treba sestaviti primarni dokument (odstavek 1, člen 9 Zvezni zakon z dne 06.12.2011 št. 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljevanju zakon št. 402-FZ).

Primarni dokument se ustvari v času transakcije ali po njenem zaključku kot potrditev dejstva transakcije (3. člen 9. člena zakona št. 402-FZ). Na podlagi primarnih podatkov računovodje opravijo vnose.

Račun, akt za opravljanje storitev izdelave spletne strani, računovodsko potrdilo – vse to so primarni dokumenti, ki jih računovodje uporabljajo pri vsakdanjem delu. Obstaja veliko vrst primarnih izdelkov, njihova raznolikost pa je odvisna od značilnosti dejavnosti podjetja. Na primer, v transportnem podjetju ena glavnih vrst primarno dokumentacijo Tam bo položnica, v knjižnici pa akt o odpisu literature.

Primarni dokumenti naj bi bili v podjetju shranjeni najmanj pet let, obdobje pa se začne šteti po letu poročanja (1. člen 29. člena zakona št. 402-FZ). To pomeni, da mora biti dokument z dne 7.3.2016 shranjen najmanj do vključno leta 2021. Ločena obdobja shranjevanja primarnih materialov so določena s seznamom, odobrenim z odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558. Za ohranitev računovodskih dokumentov podjetja pogosto ustvarijo posebne arhive.

Primarni dokument je lahko papirni ali elektronski. V praksi vedno več več podjetij uporabljajte elektronsko upravljanje dokumentov (EDF). Podjetja izmenjujejo predvsem pogodbe, račune za plačilo, akte, dobavnice in račune.

EDI bistveno poenostavi postopek obdelave primarni dokumenti od trenutka nastanka do trenutka obračuna, pospeši delo med nasprotnimi strankami. Velik plus - elektronske dokumente ni ga treba natisniti, če to ni v nasprotju z zakonom ali pogoji pogodbe (6. člen 9. člena zakona št. 402).

Elektronska listina je overjena s kvalificiranim elektronskim podpisom. Če se stranke ustrezno odločijo, se primarni dokument lahko podpiše z enostavnim ali nekvalificiranim podpisom (pismo Oddelka za davčno in carinsko politiko Ministrstva za finance Rusije z dne 12. septembra 2016 št. 03-03-06/ 2/53176).

Odsotnost primarnih dokumentov v podjetju lahko povzroči resno globo od 10.000 do 30.000 rubljev (120. člen Davčnega zakonika Ruske federacije). Davčni organi bodo izdali tudi globo za napake pri registraciji. Poleg tega se lahko osebe, odgovorne za obdelavo dokumentov, kaznujejo z denarno kaznijo v skladu s členom 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 2000 do 3000 rubljev. Obstaja še ena nevarnost: če med revizijo davkarija ne ugotovi zahtevani dokument, lahko del odhodkov črtajo iz davčne osnove, zato bo podjetje moralo plačati dohodnino.

Obvezne podrobnosti primarnega dokumenta

Samo primarni dokument z vsemi zahtevanimi podatki ima pravno veljavo (4. člen 9. člena zakona št. 402-FZ):

  1. naslov (na primer »Akt o opravljenih storitvah«, »Plačilni nalog«, »Računovodsko potrdilo«);
  2. datum sestavljanja;
  3. ime avtorja dokumenta (na primer OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
  4. vsebina dokumenta ali poslovne transakcije (na primer »Storitve dostopa do interneta«, »Gradivo predano v obdelavo«, »Plačilo računa za pisarniški material«, »Obračunane obresti po posojilni pogodbi«);
  5. naravni in denarni kazalniki (kosi, metri, rublji itd.);
  6. odgovorna delovna mesta (na primer "Računovodja", "Skladiščnik", "Vodja kadrovskih virov", "Vodja prodajnega oddelka" itd.);
  7. osebni podpisi strank.

Pravilno sestavljen dokument bo po potrebi pomagal v sodnem postopku, na primer, ko kupec ne plača dolga ali poskuša razveljaviti transakcijo. Toda dokument z napakami ali izmišljenimi podpisi lahko igra kruto šalo - zato nikoli ne podpišite za dobavitelja, če je nenadoma pozabil podpisati. Skrbno hranite vse primarne dokumente in vedno skrbno preverite vse podrobnosti v vhodnih dokumentih.

V praksi se še vedno lahko srečamo s pritožbami strank glede pomanjkanja plombe. Naj vas spomnimo, da je bil od 07.04.2015 pečat za večino organizacij preklican in se lahko uporablja po želji (Zvezni zakon z dne 06.04.2015 št. 82-FZ). Podatki o pečatu organizacije morajo biti navedeni v listini. Če nasprotna stranka vztraja pri oddaji žiga, vi pa ga pravno nimate, lahko nasprotno stranko pisno obvestite o njegovi odsotnosti in predložite izpis iz računovodske politike.

Obrazci primarnih dokumentov

Pri svojem delu lahko uporabljate standardizirane in lastne obrazce primarni dokumenti (4. člen 9. člena Zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). V tem primeru mora domači primarni dokument vsebovati vse zahtevane podatke. Mnoga podjetja so prisiljena razviti lastno različico akta o odpisu materiala, saj ni enotne oblike dokumenta.

Dovoljena je uporaba kombinirane oblike primarnega dokumenta, če je enotna oblika vzeta kot osnova in dopolnjena s potrebnimi stolpci ali vrsticami. V tem primeru je treba ohraniti vse obvezne podatke (resolucija Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 24. marca 1999 št. 20).

Izbira družbe glede uporabljenih oblik primarnega računovodstva mora biti opredeljena v njenih računovodskih usmeritvah.

V procesu delovanja se lahko pojavi potreba po novih primarnih dokumentih, nato pa jih je mogoče razviti in odobriti z računovodsko politiko.

Pozor! Ker lahko vaša nasprotna stranka uporablja tudi neodvisno izdelano primarno listino, mora vaša računovodska usmeritev izkazovati, da sprejemate tudi te listine v računovodstvo.

Za večino dokumentov imate pravico, da ne uporabljate enotnih obrazcev, vendar je treba gotovinske transakcije izvajati le v skladu z odobrenimi obrazci dokumentov (informacija Ministrstva za finance Ruske federacije št. PZ-10/2012).

Vrste primarnih dokumentov

Strokovnjaki lahko najdejo glavne oblike primarnih dokumentov v albumih enotnih obrazcev, odobrenih s sklepi Državnega odbora za statistiko Ruske federacije. Tukaj so najpogostejši.

Dokumenti za računovodstvo trgovinskih poslov

  • TORG-12;
  • Oznaka izdelka;
  • Univerzalni prenosni dokument.

Dokumenti za računovodstvo osnovnih sredstev

  • OS-1 "Akt o prevzemu in prenosu osnovnih sredstev (razen zgradb, objektov)";
  • OS-4 "Akt o odpisu osnovnih sredstev";
  • OS-6 "Inventurna kartica za evidentiranje osnovnih sredstev".

Primarna blagajna

Gotovinsko poslovanje poteka izključno v skladu s Postopkom gotovinsko poslovanje(Navodilo Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U). Ne morete na primer oblikovati "potrošnega materiala" v prosti obliki ali razviti lastne različice.

Obrazci primarnih gotovinskih dokumentov so odobreni z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88:

  • KO-1 "Nalog za prejem gotovine";
  • KO-2 "Blagajniški nalog";
  • KO-3 "Dnevnik registracije vhodnih in izhodnih gotovinskih dokumentov";
  • KO-4 "Blagajna";
  • KO-5 »Vpisna knjiga sprejetih in izdanih s strani blagajne gotovina».

Gotovinske dokumente je treba zelo skrbno preverjati, saj so takšni primarni dokumenti neposredno povezani s pretokom gotovine in vedno pritegnejo pozornost inšpekcijskih organov. Na primer, davčni organi bodo zagotovo pozorni na PKO, v katerem znesek presega 100.000 rubljev. In vse zato, ker z eno nasprotno stranko ne morete plačati v gotovini v znesku, ki presega 100.000 rubljev. Odsotnost podpisov v gotovinskih dokumentih bo tudi razlog za postopek pri Zvezni davčni službi.

Naj povzamemo. Torej so primarni dokumenti sestavni del računovodstva in davčno računovodstvo. Transakcij ni mogoče izvesti brez dokazil. Računovodje pogosto ustvarijo računovodske vnose na podlagi kopije ali skeniranega dokumenta primarnega dokumenta. Zelo pomembno je, da kopije pravočasno zamenjate z originalnimi dokumenti, sicer lahko regulativni organi menijo, da je operacija ali transakcija fiktivna. Le listine, sestavljene v skladu z zakonodajo, so zagotovilo za varnost in zanesljivost računovodstva v podjetju.


Primarni dokumenti so potrebni za potrditev izvedbe poslovnih transakcij. V bistvu je to vir podatkov za računovodstvo v podjetju. Prisotnost in pravilna izvedba primarnega dokumenta je ključna uspešen zaključek davčni nadzor, revizija in pravilno evidentiranje prometa v računovodstvu računovodstvo, in temu primerno natančen.

Zahteve, ki jih morajo izpolnjevati primarni dokumenti, so določene v členu 9 Zveznega zakona št. 402 "O računovodstvu". V skladu z njim so obvezne naslednje podrobnosti:

  • naslov dokumenta
  • datum sestavljanja
  • ime podjetja ali samostojnega podjetnika
  • opis, ki odraža bistvo poslovne transakcije
  • denarna in/ali stvarna vrednost poslovne transakcije
  • merske enote
  • z razčlenitvijo in navedbo položajev

Najpogosteje je dokumentu dodeljena številka, v mnogih oblikah je njena pritrditev obvezna. Oštevilčenje se običajno izvede od začetka leta.

Upoštevajte, da je potreba po pripravi določenih obrazcev odvisna od posebnosti dejavnosti, oblike obdavčitve in posebnih računovodskih usmeritev posamezne organizacije.

Primarna registracija

Dokumentacija dejstev gospodarska dejavnost nastane ob njihovi izvedbi ali takoj po zaključku na papirnem in/ali elektronskem mediju. Podjetje lahko oblikuje dokumente samostojno, z izjemo vladne organizacije ki morajo uporabljati zakonsko odobrene obrazce. Pomembno je vedeti, da je treba izpolniti enotne dokumente, katerih uporabo določa zakon.

Če so potrebne spremembe, morajo biti te overjene s podpisom odgovorne osebe, naveden pa mora biti tudi datum. Obstajajo dokumenti, v katerih so spremembe z zakonom prepovedane.

Različni nameni so različni, največkrat je to najmanj pet let. Večina dokumentov, ki zadevajo plače, so shranjeni do 75 let.

Glede na kraj nastanka se primarni dokumenti delijo na zunanje in notranje, po namenu pa na upravne in opravičevalne listine. Primer upravne listine je. Spremni dokument potrjuje določeno operacijo, primer je potrdilo o prevzemu opravljenega dela. Obstajajo dokumenti, ki združujejo tako upravne kot razbremenilne lastnosti, tj. skupaj, primer je potrdilo za izračun regresa.

Dokumenti o računovodstvu osnovnih sredstev in zalog

Nakladnica (TN) je dokument, ki beleži prodajo ali sprostitev. Prodajalec sestavi dva obrazca TN, enega obdrži zase kot osnovo za odpis, drugega pa prenese na kupca, ki mu ta obrazec daje pravico do sprejema inventarnih postavk v knjigovodstvo.

Enotna oblika TN je TORG-12. Zgornji desni kot vsebuje statistične kode. Če je pošiljka poslana iz podružnice, mora biti njen naslov naveden v stolpcu »dejanski naslov«. TN vsebuje tudi vse podatke o izdelku - ime, artikle, šifro izdelka, obliko pakiranja, število mest v seriji, mersko enoto in njeno oznako, težo na enem mestu in skupno, neto in bruto težo, ceno in skupne stroške. . Če je postavka zaloge , se mora odražati tudi v tehnični specifikaciji. TN ima stolpce s skupnimi vrednostmi stolpcev, kjer je to potrebno. Število listov TN je določeno, če jih je več. Na dnu morate vnesti podatke o odgovornih osebah.

Registracija transakcij v računovodstvu OS


Evidentiranje transakcij v materialnem knjigovodstvu


Računovodske listine storitev

Sestavljen je z aktom, ki se lahko imenuje drugače - opravljene storitve, opravljeno delo, sprejem in predaja dela; pomembno je, da je v pogodbi za te storitve zapisano ustrezno besedilo. Naročnik prejme en izvod obrazca, drugi pa ostane pri izvajalcu. Enotne oblike akta ni.

V aktu mora biti poleg drugih obveznih podatkov zapisano tudi obdobje, za katero so bile storitve opravljene, če se te opravljajo z določeno pogostostjo. Primer zapisa: »Opravljanje storitev čiščenja za januar 2018«.

Gotovinski dokumenti


Dokumenti za računovodstvo bančnih transakcij


Dokumenti o plačah

Glavni dokumenti, ki služijo kot osnova za izračun plač, so navedeni spodaj:


Dokumenti za obračun davkov in pristojbin

Večina zgoraj opisanih dokumentov je primarnih za davčno računovodstvo. Zneski za opravljene storitve in računi so na primer vključeni v izračun dohodnine, prispevki v sklade pa se obračunajo tudi na podlagi listin o plačah.

Povedal bi še nekaj o računu. To je obrazec, ki se uporablja za obračun DDV. Ključnega pomena je, da so vsi podatki tega dokumenta pravilno in v celoti izpolnjeni, sicer lahko davčni organi zavrnejo sprejem zneska za odbitek. Pomembna podrobnost - če pošiljko opravi podružnica, je treba navesti njeno kontrolno točko in ne matične organizacije. En izvod dokumenta ostane pri izvršitelju (prodajalcu), drugi pa pri kupcu.

Pozornost pri pripravi primarnih knjigovodskih listin je ključ do pravilnega oblikovanja knjigovodskih registrov.

Računovodski registri

Računovodski registri so sredstvo za sistematizacijo in organizacijo podatkov o gospodarskih dejavnostih podjetja, pridobljenih iz primarnih dokumentov. Zahteve za registre ureja 10. člen zveznega zakona št. 402. Podjetje se lahko samostojno odloči, katere vrste registrov bo uporabljalo. Vzdrževanje se lahko izvaja na papirju ali elektronsko z elektronskim podpisom. Ti podatki so zapisani v računovodski usmeritvi.

Primeri knjigovodskih registrov so glavna knjiga, register izdanih računov itd.

V registrih so navedeni naslednji podatki:

  • ime registra
  • obdobje
  • ime organizacije
  • kronološko in/ali sistematično združevanje obračunskih predmetov (datumi, nazivi stroškovnih postavk, razdelkov ipd.)
  • merske enote
  • podpis odgovorne osebe/oseb in njihov položaj

Obstaja več klasifikacij računovodskih registrov:

  • Po naravi zapisa:
  1. Kronološko - podatki se odražajo, ko se izvajajo poslovne transakcije (primer - registri).
  2. Sistematično - informacije se združujejo glede na razporeditev na določene računovodske konte (podkonto analiza).
  3. Kombinirano - evidentiranje poteka po sistematičnem principu v kronološki vrstni red, ki združuje prvi dve točki (primer - glavna knjiga).
  • Po videzu:
  1. knjige.
  2. Brezplačne rjuhe.
  3. kartice.

    4. Primarne je zdaj težava predvsem v tem, da pomembno mesto v obtoku so transakcije z posamezniki in samostojnim podjetnikom, katerih dokumentarna potrdila pogosto niso poenotena, so tu v veliko pomoč posebni računovodski programi, ki pa si jih ne more privoščiti vsak podjetnik.

    Odgovori

Pretok dokumentov v organizacijah je sestavni del poslovnih procesov. Računovodske listine so namenjene pisnemu evidentiranju vseh dogodkov v podjetjih, ki vplivajo na delovna vprašanja.

Bistvo in pomen knjigovodskih listin

Zakonodajne zahteve, zlasti določbe zakona o računovodstvu, določajo obveznost dokumentiranja vseh dogodkov na gospodarskem področju. Računovodske listine se uporabljajo za potrditev zaključka morebitnih transakcij in služijo kot pisni dokaz o tekočih procesih.

Knjigovodska listina je oblika, v kateri se lahko evidentirajo tekoči dogodki, njihovo vrednotenje in druga merila, ki razlikujejo poslovno transakcijo.

Po vrsti finančnega knjigovodske listine in njihov namen je mogoče razvrstiti na naslednji način:

  1. Administrativni. Na njihovi podlagi se poslovni promet ne evidentira. Ti dokumenti delujejo kot navodila za izvajanje določenih dejanj. V to skupino spadajo odredbe in navodila vodstva.
  2. Razbremenilni - potrjuje zaključek dejanskih transakcij v tekočih dejavnostih podjetja. So osnova za izdelavo evidenc, na primer aktov o prevzemu in prenosu dragocenosti, računov za odpis, internega gibanja. Pogosto je treba njihovo prisotnost potrditi z upravnimi dokumenti.
  3. Knjigovodske listine so oblikovane tako, da poenostavijo računovodski postopek. Gre za različne izjave, računovodska potrdila, ki pojasnjujejo postopek izvajanja dejanj in njihovo smotrnost.
  4. Sestavljene listine imajo hkrati lastnosti upravnih in razbremenilnih listin. Služijo kot podlaga za nastanek poslovnega posla in vsebujejo tudi navedbo njegovega zaključka. IN v tem primeru Kot primer lahko upoštevamo blagajniške dokumente (izhodkovni blagajniški nalog).

Kaj velja za knjigovodske listine

Dokumenti, ki urejajo računovodstvo, so oblikovani po vrstnem redu, v katerem so bili sestavljeni, to je, da so razdeljeni na primarne in konsolidirane. Osnova za knjigovodske knjižbe so primarne knjigovodske listine. Lahko se ustvarijo neposredno v podjetju ali pa jih prejmejo od zunaj - od dobaviteljev, kupcev in drugih nasprotnih strank. Glavne knjigovodske listine, povezane s primarnimi, so računi, plačilni, blagajniški, bančni in drugi dokumenti. Zbirna poročila so sestavljena na podlagi primarnih podatkov in vsebujejo splošne informacije.

Po svoji vsebini lahko prevzamejo materialne in denarne vrednosti. Materialni del odraža prisotnost in gibanje blagovnih in drugih dragocenosti. Na primer, dejanja prevzema in prenosa, računi za sprostitev blaga dajejo natančno predstavo o vrstah in količinah premoženja, ki se premika. Podana je tudi ocena stroškov izvedenega posega.

Nekateri papirji se nanašajo izključno na poravnalne. Govorimo o plačilnih listah, blagajniških nalogih, bančnih izpiskih. Podatki, ki jih nosijo, so izključno finančne narave – stanje poravnav z izvajalci, plače zaposlenim.

Do nedavnega je ostala zahteva po obvezni uporabi enotnih obrazcev v računovodstvu. Začetek veljavnosti zakona št. 402-FZ o računovodstvu daje vodstvom organizacij možnost, da samostojno razvijejo oblike primarnih dokumentov. Toda hkrati ostajajo nekatere zahteve glede prisotnosti obveznih podrobnosti. To pomeni, da je v primarnem računovodstvu edina veljavna računovodska listina obrazec, ki odraža naslednje podatke:

  • naziv in datum priprave obrazca;
  • podrobnosti o poslovnem subjektu;
  • vsebino operacije in njene značilnosti v denarnem in količinskem smislu;
  • podpise odgovornih oseb.

Za kaj se uporabljajo knjigovodske listine?

Za organizacije in celo podjetnike je pomen knjigovodskih listin velik. Ne služijo le kot potrditev izvedenih dejstev gospodarske dejavnosti, ampak tudi pomagajo določiti trenutno finančno stanje podjetja. Na njihovi podlagi subjekti izvajajo davčne izračune, zmanjšanje davčne osnove pa je možno le, če imajo dokumente, ki so pravilno sestavljeni z vidika zakonodaje.

Odsotnost potrebnih primarnih dokumentov, potrdil in izjav lahko posledično povzroči številne težave za organizacijo, kar sproža dodatna vprašanja regulativnih organov. Pogosto je to dejstvo podlaga za ponovni izračun davčne osnove.

Katere računovodske dokumente mora imeti LLC, da zagotovi neprekinjeno poslovanje podjetja? Odvisno od posebnosti dela so to dokumenti, ki urejajo dejavnosti podjetja - odredbe, navodila, računovodske politike. Potrditev dejstev o prejetih dohodkih in opravljenih odhodkih so računi, fakture, plačilne liste s kadri ter druge gotovinske in bančne listine. Za poenostavitev računovodskega postopka se pogosto uporabljajo prometni in zbirni izkazi, ki vsebujejo splošne informacije o homogenih transakcijah.

Prenos dokumentov in obdobje hrambe

Glede na to, da sta vloga in pomen knjigovodskih listin nesporna za vsak poslovni subjekt, je treba tudi njihovo gibanje in hrambo podrediti določenim pravilom.

Organizacije samostojno sestavijo urnik primarnega pretoka dokumentov, ki vključuje naslednje faze:

  • sprejem ali registracija;
  • predelava;
  • shranjevanje;
  • prenos v arhiv.

Naveden urnik naj vsebuje optimalen časovni okvir za obdelavo prejetih podatkov. Po potrebi so dovoljene prilagoditve določenih obdobij.

Za hrambo primarnih dokumentov poskrbijo zaposleni v računovodskem servisu. Hkrati je treba pri zamenjavi odgovornih oseb sestaviti akt o sprejemu in prenosu računovodskih listin, katerega vzorec je razvit ob upoštevanju značilnosti podjetja. Toda hkrati je treba ob prenosu zadev oblikovati podroben register knjigovodskih listin, katerega vzorec bo nosil popolne informacije o obstoječem obsegu poslov.

Čas hrambe dokumentov je različen glede na njihov namen. Podatki, ki zagotavljajo podatke o davčnih izračunih, morajo biti na voljo najmanj 4 leta. Izpolnjeni obrazci s podatki o delavcu se hranijo do 75 let.

Register knjigovodskih listin pri prenosu zadev (vzorec)

Primarne knjigovodske listine so pomembne ne le v računovodskih zadevah, ampak tudi v davčni zakonodaji, predvsem pri določanju obsega obveznosti. Zato je izjemno pomembno, da odgovorni za pripravo primarne dokumentacije poznajo vse nianse računovodstva, poleg tega pa razumejo njihovo klasifikacijo, da poenostavijo delo.

Kaj so primarne knjigovodske listine

Za primarne listine se štejejo tiste, ki evidentirajo določena že opravljena poslovna dejanja. V računovodstvu lahko pustite vpis in ga vnesete v register le, če imate primarno knjigovodsko dokumentacijo. Velja za sestavni del sistema upravljanja podjetja. Na podlagi tega lahko varno rečemo, da so primarne računovodske listine dokumentarni dokazi o opravljenih transakcijah, povezanih z gospodarskimi dejavnostmi subjekta, ki so prinesle določen gospodarski učinek.

Razvrstitev

Za vse točke, ki vplivajo na vprašanje v zvezi s primarnim predmetom, veljajo določbe in norme 402-FZ. Uredba navaja, da so ta potrdila potrebna pri interakciji z davčnimi organi kot potrditev pravilnosti izračunov. To pomeni, da davčni uradniki ne bodo imeli pritožb glede postopka ugotavljanja davčne osnove.

V skladu z veljavnimi predpisi se primarna dokumentacija obvezno hrani 4 leta. V tem obdobju lahko davčni organi kadar koli zahtevajo dokumente za študij in preverjanje. Poleg tega primarna dokumentacija pogosto deluje kot dokaz v sodnih postopkih.

Omeniti velja, da posebne oblike primarne dokumentacije niso določene na zakonodajni ravni. Avtor: to vprašanje Gospodarski subjekt ima možnost izbrati možnost, ki bo zadovoljila njegove potrebe in služila dobra pomoč pri nadaljnjem delu.

Primarne knjigovodske listine: seznam

praviloma celoten seznam certifikati za opravljanje temeljnih funkcij ostajajo nespremenjeni in potrjeni na najvišji ravni. Trenutno ta kategorija vključuje:

  1. dogovor. Določajo posebne pogoje posla, odgovornosti strank in finančne zadeve. Na splošno so tukaj navedeni vsi pogoji, ki so tako ali drugače povezani s transakcijo. Upoštevajte, da za nekatere transakcije pisna pogodba ni potrebna. Torej, od trenutka, ko kupec prejme potrdilo o prodaji, se posel šteje za sklenjen.
  2. Računi. Uporaba dokumentov te vrste kupec potrdi svojo pripravljenost plačati blago (storitev) prodajalca. Poleg tega lahko računi vsebujejo dodatne pogoje transakcije in beležijo specifične cene, ki jih prodajalec postavi za svoje izdelke in storitve. Če kupec iz kakršnega koli razloga ni zadovoljen s predstavljenim izdelkom (storitvijo), ima pravico zahtevati vračilo svojih sredstev na podlagi računa.
  3. Pakirni seznam. Prikaže se celoten seznam vse blago ali material, ki se prenaša. Račun mora biti sestavljen v več različicah glede na število udeležencev v poslu.
  4. Akt prevzema in prenosa. Sestavljen je na podlagi rezultatov izvajanja storitve kot potrditev, da rezultat dela ustreza predhodno navedenim kriterijem in je v celoti odobren s strani prejemnika.
  5. Plačilne liste. Prikazujejo vsa vprašanja v zvezi z obračuni plač z najetim osebjem. Poleg tega naj bodo tukaj prikazane vse informacije o bonusih, dodatkih in drugih mehanizmih finančnih spodbud za zaposlene.
  6. Potrdila o prevzemu in prenosu št. OS-1. Tovrstna dokumentacija se uporablja za evidentiranje vseh dejavnosti v zvezi z vnosom ali izhodom osnovnih sredstev.
  7. Gotovinski dokumenti, ki vključujejo vhodne in izstopne blagajniške naloge ter poleg tega blagajniška knjiga. Vsebujejo podatke o finančnih transakcijah, izvedenih v okviru prodaje.

Razvrstitev

Vrste primarnih dokumentov v računovodstvu so precej raznolike in so odvisne predvsem od konkretnega namena uporabe dokumenta v doglednem času. Najbolj priljubljena klasifikacijska značilnost pa je delitev primarne dokumentacije na notranjo in zunanjo.

Interna listina je last družbe in jo le-ta izda za reševanje določenih vprašanj. Sestavljajo ga strokovnjaki podjetja in velja izključno v pristojnosti tega podjetja. Tako to kategorijo sestavljajo tisti dokumenti, ki so potrebni za učinkovito opravljanje dejavnosti znotraj enega podjetja. Istočasno, če podjetje prejme dokument od zunaj ali ga sestavijo strokovnjaki podjetja in ga nato prenesejo na druge pravne osebe ( davčni organi, stranke itd.), potem bo prepoznan kot zunanji.

Notranji dokumenti pa imajo tudi lastne klasifikacijske značilnosti, ki jih je mogoče razvrstiti v tri kategorije:

  1. Administrativno (organizacijsko). Navajajo informacije, ki jih je treba sporočiti zaposlenim v podjetju, strukturnih oddelkih in podružnicah ter njihovim vodjem. Z njihovo pomočjo podjetje izda določena naročila, ki jih je treba natančno upoštevati. Ta skupina vključuje različna naročila, navodila in še veliko več.
  2. Izvršilni (opravičilni), ki na začetku prikazujejo dejstva, ki potrjujejo opravljanje določenih poslovnih poslov in njihovo dokončanje.
  3. Knjigovodske listine. Ta kategorija je posplošljiv in je potreben za sistematizacijo informacij, ki jih vsebujejo drugi dokumenti, in njihovo nadaljnje zbiranje v en sam dokument.

Pod določenimi pogoji se lahko dokumentacija tudi združi. IN ta skupina lahko vključimo tiste papirje, ki lahko hkrati vsebujejo ključne značilnosti organizacijske in spremne dokumentacije. Najbolj presenetljivi primeri so različni blagajniški nalogi, zahteve, vnaprejšnje poročanje in še veliko več.

Računovodski registri in njihova klasifikacija

Pri vsaki transakciji se pripravi primarna dokumentacija. Takoj, ko je v celoti izpolnjen, je treba vse podatke, navedene v njem, podvojiti v ustreznem računovodskem registru. In je neke vrste nosilec, ki zbira osnovne informacije o transakciji. Glede na bistvo registra je mogoče identificirati več klasifikacijskih kriterijev. Na primer, na videz se registri uporabnikom prikažejo v obliki knjig, preprostih listov in indeksnih kartic.

Glede na mehanizme vodenja registra lahko ločimo še tri skupine:

  1. Kronološko, v katerem so vsi dogodki, ki so se zgodili, navedeni v strogem skladu s časovnim okvirom. To pomeni, da morate najprej navesti tiste operacije, ki so se zgodile prej in tako naprej. Takšni registri so najbolj zapleteni, saj vsebujejo ogromno informacij in nemalokrat lahko kakšno dejanje izpustimo.
  2. sistematično, v katerega so na začetku vse transakcije vnesene v obliki ekonomskih kazalnikov. Tako tovrstni registri odražajo ekonomski učinek opravljenih poslovnih transakcij in analizirajo kazalnike odhodkov in prihodkov. Najbolj svetel primer Sistemski register je blagajniška knjiga.
  3. Kombinirano, ki imajo temeljne značilnosti tako sistematičnih kot kronoloških registrov.

Vsebina primarne dokumentacije

Mnogi uporabniki imajo vprašanja o tem, kaj so primarni računovodski dokumenti in kakšne zahteve veljajo zanje. Na zakonodajni ravni je določenih več določb, ki določajo, da morajo biti nekateri podatki prisotni v dokumentih primarnega para. Zlasti v skladu z 2. odstavkom 9. člena Zveznega zakona-402 mora primarna dokumentacija vsebovati naslednje podatke:

  • ime dokumenta;
  • datum sestavljanja;
  • podatke o osebi, ki je naredila določen dokument(polno ime podjetja);
  • bistvo gospodarske dejavnosti, povezane s tem dokumentom;
  • finančni izračuni v zvezi s transakcijo;
  • podpisi uradnikov, odgovornih za transakcijo, in njihove parafe.

Vzorec primarnega računovodskega dokumenta

Pravila za pripravo dokumentov

Zakonodajalec določa določena pravila za pripravo primarnih računovodskih listin. Da, eden od ključne zahteve upošteva se točnost in odsotnost slovničnih in ločilnih napak ter tipkarskih napak. če davčna služba odkrije določene pomanjkljivosti, bo moral kršitelj ponoviti dokument, če se kršitev ponovi, pa boste morda kaznovani. Na splošno je treba to vprašanje obravnavati velika pozornost na naslednja priporočila:

  1. Dovoljena je uporaba kemičnih in črnilnih svinčnikov, posebne računalniške opreme in računalnikov.
  2. Sestavljanje se lahko začne, ko je načrtovana izvedba določenih poslovnih transakcij, ki jih je potrebno prikazati. Hkrati je v izjemnih situacijah povsem mogoče sestaviti dokument po zaključku transakcije.
  3. Vsi računski podatki morajo biti prikazani v numerični in pisni obliki. Zato mora biti ob vsaki številki napis.
  4. Zelo pomembno je, da izpolnite vse podatke, navedene na obrazcu. Če iz nekega razloga ni podatkov, ne morete pustiti prazne vrstice. V njem se mora pojaviti pomišljaj.

Če teh priporočil ne upoštevate, lahko naletite na znatne težave. Če torej davčna služba med revizijo ugotovi, da je dokument napačen, se pojavijo dvomi o pravilnosti opravljenih izračunov in določitvi davčne osnove.

Če je iz nekega razloga potrebno narediti določene prilagoditve, v nobenem primeru ne uporabljajte korektorjev in senčil, saj so nesprejemljivi. Popravke lahko izvedete na naslednje načine:

  1. Korekcija konture. Če so navedeni napačni podatki, jih je treba prečrtati s tanko črto in zraven navesti pravilne podatke. V tem primeru mora biti namesto vsakega takega popravka opomba. "Popravljeno verjeti" z navedbo datuma popravka in podpisom uradne osebe, ki je popravek opravila. Vendar ugotavljamo, da v primeru dokumentov, ki odražajo prejem in porabo sredstev, ta metoda ne bo primerna.
  2. Dodaten vnos. Ta metoda se uporablja v primerih, ko se skupne vrednosti transakcij izvajajo z bistveno zmanjšanimi kazalniki. Da ne bi sestavili dokumenta na nov način, lahko dodatno vnesete manjkajoče zneske v tekočem ali naslednjem obdobju.
  3. Preobrat. Napačen vnos se popravi z uporabo negativne vrednosti. Vsi nepravilni podatki so ponovljeni z rdečim črnilom, pravilni vnosi pa so označeni zraven.

Primarno poročilo je mogoče sestaviti v pisni in elektronski obliki. IN v zadnjem časuštevilna podjetja podvajajo informacije in ustvarjajo papirnate in elektronske različice. Prvi se pozneje uporabijo za notranje interese, vendar se elektronske kopije na zahtevo predložijo v preverjanje Zvezni davčni službi.

Potegniti je mogoče več zaključkov. Država ne potrjuje nobenih obveznih obrazcev za primarno dokumentacijo, kar daje poslovnim subjektom pravico, da samostojno določijo obliko dokumenta, ki se bo v prihodnosti uporabljal v praksi. Takoj po registraciji dokumenta je treba vse podatke iz njega prenesti v računovodski register.

Primarno računovodstvo je dokumentarni dokaz o zaključku določenih poslovnih transakcij.

Takšni dokumentarni dokazi so v celoti pravna moč Njegovo glavno orodje so primarne knjigovodske listine.

Oblike in vrste primarnih dokumentov

Glede na vrsto transakcije, ki jo je treba odražati, imajo lahko primarni računovodski dokumenti standardno ali specializirano obliko.

Prva oblika primarnih knjigovodskih listin se uporablja pri registraciji homogenih poslovnih transakcij, ki so značilne za večino podjetij v eni ali več panogah.

Preprosto povedano za rutinske posle, ki jih izvaja večina organizacij pri nas.

Za visoko specializirane operacije je potrebna posebna uniforma

Primarni dokumenti vključujejo:

  • plačilni nalogi,
  • blagajniški prejemki in bremenilni nalogi,
  • tovorni listi,
  • računi itd.

Vsak primarni dokument mora vsebovati naslednje:

Pravila za izpolnjevanje primarnih dokumentov


Vse primarne računovodske listine morajo biti jasno in natančno izpolnjene.

  1. Dovoljena je uporaba kemičnih svinčnikov, peresnikov, računalniške opreme in pisalnega stroja.
  2. Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni v trenutku, ko se načrtuje posel.
  3. V nekaterih primerih (kadar za to obstajajo objektivni razlogi) potrebne dokumente se lahko ustvari takoj po operaciji.

Danes večina organizacij uporablja že pripravljene standardne obrazce za primarne dokumente: račune, naročila, račune, kupone, izjave itd.

Primarne računovodske listine so razdeljene na dve vrsti: zunanje in notranje.

Zunanji dokumenti prihajajo v organizacijo (podjetje) od zunaj.

Pošiljatelj so lahko državni organi, višje organizacije, banke, davčni inšpektorati (v tem primeru so to primarne davčne knjigovodske listine), ustanovitelji, dobavitelji, kupci itd.

Sestavljeni so po standardnem obrazcu.

Primer zunanjega računovodskega dokumenta bi bil račun dobavitelja, plačilni nalog, plačilni zahtevek, plačilni nalog-povpraševanje itd.

Notranje knjigovodske listine nastajajo izključno znotraj organizacije

Notranji računovodski dokumenti pa so razdeljeni na naslednje vrste primarnih dokumentov:

  1. upravni. Vrste dokumentov, ki vsebujejo določena naročila ali navodila za izvajanje določenih poslov;
  2. exculpatory (izvršilni). Takšni dokumenti poudarjajo dejstvo določene operacije. Kot primer lahko vzamemo akt o prevzemu materiala (blaga), prevzemne naloge, akt o prevzemu proizvedenih izdelkov, akt o prevzemu in odtujitvi osnovnih sredstev itd.
  3. kombinirano. To je vrsta dokumenta, ki je hkrati razbremenilen in upravni. To so plačilne liste, blagajniški nalogi (dokumenti), izdatki itd.;
  4. registracija računovodstva. Takšna listina se sestavi, če ni primerna za evidentiranje poslovne transakcije. standardni obrazec primarni dokumenti. Na primer distribucijski listi, potrdila itd.

Popravki v primarnih dokumentih


Včasih se celo izkušen računovodja zmoti pri pripravi primarnega dokumenta.

Pri tem se postavlja vprašanje: ali je to mogoče popraviti in ali bo dokument po tem imel pravno veljavo?

Napako je mogoče popraviti le, če (primarni dokument) še ni bila prikazana v računovodstvu, torej ni bila knjižena.

Popravki v primarnih dokumentih v nobenem primeru ne bi smeli biti izvedeni s "potego".

To lahko storite na tri načine:

  1. lektoriranje,
  2. dodatni vnos,
  3. preobrat

Korektivna metoda popravka se uporablja izključno v primerih, ko je prišlo do napake v računovodskih registrih in ne vpliva na korespondenco računov.

Ta metoda je primerna pred sestavo bilance stanja. Napačno število, znesek ali besedilo je treba previdno prečrtati s tanko črto in zraven napisati pravilno vrednost.

Na strani dokumenta morate narediti opombo: verjeti, kaj je bilo popravljeno, podpisati in datirati popravek.

Metoda se lahko uporablja na primarnih knjigovodskih dokumentih osnovnih sredstev. Vklopljeno denarne listine uporaba te metode je nesprejemljiva.

Dodatni način vnosa se lahko uporabi, če je znesek poslovne transakcije podcenjen.

Na primer, če je dobavitelj nakazal 1000 rubljev s tekočega računa. Poslovna transakcija izvedeno s pravilno korespondenco računov, in le sam znesek je bil pomotoma podcenjen na 500 rubljev.

To vprašanje je rešeno zelo preprosto: za manjkajoči znesek se izvede dodatna knjižba

To je mogoče storiti tako ta kot naslednji mesec.

In končno, obratna metoda. Vključuje spreminjanje napačnega vnosa z uporabo negativnega števila.

Grobo rečeno, ponavljajo napačno korespondenco in številke z rdečim črnilom.

Hkrati se takoj izvede pravilen vnos (uporablja se navadno črnilo). Ta metoda se uporablja pri beleženju pretiranega zneska ali napačne korespondence računov.