Vse knjigovodske listine. Primarni dokumenti - potrditev dejstva poslovne transakcije

V sedanji praksi primarni dokumenti računovodstvo razumemo kot papirje, ki odražajo dejstva gospodarskega življenja (sklepanje poslov, gibanje blaga in materiala itd.). Sestavljeni so v času transakcij ali po njihovem zaključku, da potrdijo dejstva, ki so se zgodila. Na njihovi podlagi računovodja izvede vnose v računovodski program podjetja in sprejme zneske za davčno računovodstvo.

V kakšni obliki je sestavljen "primarni"?

Po pojasnilih ministrstva za finance ima družba pravico samostojno določiti, katere oblike »primarja« bo uporabljala. Odločitev je določeno v računovodskih usmeritvah organizacije. Praksa kaže, da poslovni subjekti uporabljajo eno od treh možnosti:

• Enotni obrazci, ki jih ponuja Goskomstat.
• Vzorci, ki jih podjetje razvija samostojno in so zavarovani z internimi predpisi.
• Kombinirane možnosti: primarni dokumenti v enotni obliki, dopolnjeni z določenimi polji.

Pravica poslovnih subjektov do samostojnega razvoja "primarnih" obrazcev ne velja za naslednje vrste dokumentov:

• gotovinski dokumenti (zlasti potrošni material in potrdila);
• strogi obrazci za poročanje;
• transportni računi.

Zanje Ministrstvo za finance uvaja enotne obrazce kot obvezne.

Če podjetje, ki je sklenilo posel, v pogodbi ni določilo oblike »primarja«, ima nasprotna stranka pravico predložiti dokumente v skladu z lastni vzorci. Da bi se izognili vprašanjem regulativnih organov, bi moralo podjetje v svojih računovodskih usmeritvah navesti, da sprejema papirje na obrazcih, ki so jih razvili njegovi dobavitelji in kupci.

Pomembno! Prisotnost "primarnega", ki posreduje določeno operacijo, je obvezna zahteva za njen odraz v računovodstvu in davčnem računovodstvu.

Obvezni podatki o "primarnem"

Po čl. 9 402-ФЗ, primarni knjigovodske listine mora vsebovati naslednje obvezne podatke:

• ime poslovnega dokumenta, na primer "Potrdilo o sprejetem delu";
• številko v skladu z internimi pravili o oštevilčevanju izvornega podjetja;
• datum priprave dokumenta;
• polno ime podjetja, ki je izdalo "primarno registracijo";
• bistvo poslovne transakcije, ki je nastala (na primer odprema blaga kupcu, polog gotovine v blagajno, prevzem opravljenega dela itd.);
• merjenje ekonomskega dejstva, ki se je zgodilo v denarju ali naravi;
• položaj in polno ime zaposlenega, odgovornega za dokončanje ali obdelavo transakcije;
• lastnoročni podpis pooblaščene osebe.

Seznam oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, določi vodja organizacije. Zavarovano je z njegovim ukazom.

Nekateri obrazci vsebujejo dodatne podrobnosti glede na standardni seznam. Na primer, tovorni listi morajo vsebovati podatke o avtomobilu, njegovem lastniku in vozniku.

Ali je treba na "primarni" dokument dati pečat organizacije? To ni obvezen pogoj, brez tega ni mogoče storiti le, če je njegova prisotnost predvidena v računovodski politiki podjetja.

Vrste primarnih dokumentov

Veljavna zakonodaja ne določa zaprtega seznama primarnih računovodskih dokumentov za leto 2018. Njihova raznolikost je odvisna od obsega dejavnosti gospodarskega subjekta. Za eno podjetje boste potrebovali tovorni list, za drugo - akt o odpisu literature iz knjižnice.

Najpogostejše vrste dokumentacije vključujejo:

• tovorni list – posreduje pri poslih prevzema in prenosa blaga in materiala;
• potrdilo o sprejemu – sestavljeno v primerih, ko ena stranka sprejme rezultate dela, ki ga je opravila druga;
• plačilni list - pripravljen pri izplačilu plač osebju;
• OS-1 - odraža prejem ali izrabo osnovnega sredstva (razen nepremičnin);
• INV-1 – konsolidira rezultate popisa;
• akontacija – potrjuje stroške delavca, ki pride s službenega potovanja;
• gotovinski dokumenti (čeki, PKO, RKO itd.);
• plačilni nalog;
• računovodsko potrdilo itd.

Naveden seznam primarnih knjigovodskih listin ni popoln. Podjetja različne smeri dejavnosti uporabljajo potrebne obrazce za prikaz transakcij, ki se izvajajo.

Glede na način izvedbe je »primarni« lahko papirni ali elektronski. Druga možnost se uporablja v podjetjih, kjer je vzpostavljeno elektronsko upravljanje dokumentov. Pomaga poenostaviti in pospešiti obdelavo poslovnih papirjev ter poenostaviti interakcijo med nasprotnimi strankami.

V skladu z veljavno zakonodajo se vse vrste »primarnih surovin« skladiščijo v podjetju pet let. Odštevanje se začne od konca leta poročanja. Na primer, listine, izdane v letu 2018, je treba hraniti do vključno leta 2023. Kršitev tega pravila bo vodila do postopka z davčno službo in naložitve kazni organizaciji.

Primarne knjigovodske listine so pomembne ne le v računovodskih zadevah, ampak tudi v zvezi z davčno zakonodajo, predvsem pri določanju obsega obveznosti. Zato je izjemno pomembno, da odgovorni za pripravo primarne dokumentacije poznajo vse nianse računovodstva, poleg tega pa razumejo njihovo klasifikacijo, da poenostavijo delo.

Kaj so primarne knjigovodske listine

Za primarne listine se štejejo tiste, ki evidentirajo določena že opravljena poslovna dejanja. V računovodstvu lahko pustite vpis in ga vnesete v register le, če imate primarno knjigovodsko dokumentacijo. Velja za sestavni del sistema upravljanja podjetja. Na podlagi tega lahko varno rečemo, da so primarne računovodske listine dokumentarni dokazi o opravljenih transakcijah, povezanih z gospodarskimi dejavnostmi subjekta, ki so prinesle določen gospodarski učinek.

Razvrstitev

Za vse točke, ki vplivajo na vprašanje v zvezi s primarnim predmetom, veljajo določbe in norme 402-FZ. Uredba navaja, da so ta potrdila potrebna pri interakciji z davčnimi organi kot potrditev pravilnosti izračunov. To pomeni, da davčni organi ne bodo imeli pritožb glede postopka ugotavljanja davčne osnove.

V skladu z veljavnimi predpisi se primarna dokumentacija obvezno hrani 4 leta. V tem obdobju lahko davčni organi kadar koli zahtevajo dokumente za študij in preverjanje. Poleg tega primarna dokumentacija pogosto deluje kot dokaz v sodnih postopkih.

Omeniti velja, da posebne oblike primarne dokumentacije niso določene na zakonodajni ravni. Avtor: ta težava Gospodarski subjekt ima možnost izbrati možnost, ki bo zadovoljila njegove potrebe in služila dobra pomoč pri nadaljnjem delu.

Primarne knjigovodske listine: seznam

običajno, celoten seznam certifikati za opravljanje temeljnih funkcij ostajajo nespremenjeni in potrjeni na najvišji ravni. Trenutno ta kategorija vključuje:

1. dogovor. Določajo posebne pogoje posla, odgovornosti strank in finančna vprašanja. Na splošno so tukaj navedeni vsi pogoji, ki so tako ali drugače povezani s transakcijo. Upoštevajte, da za nekatere transakcije pisna pogodba ni potrebna. Torej od trenutka, ko kupec prejme potrdilo o prodaji, se posel šteje za sklenjen.
2. Računi. Uporaba dokumentov te vrste kupec potrdi svojo pripravljenost plačati blago (storitev) prodajalca. Poleg tega lahko računi vsebujejo dodatne pogoje transakcije in beležijo specifične cene, ki jih prodajalec postavi za svoje izdelke in storitve. Če kupec iz kakršnega koli razloga ni zadovoljen s predstavljenim izdelkom (storitvijo), ima pravico zahtevati vračilo svojih sredstev na podlagi računa.
3. Seznam pakiranja. Prikaže celoten seznam vsega blaga ali materiala, ki se prenaša. Račun mora biti sestavljen v več različicah glede na število udeležencev v poslu.
4. Potrdilo o prenosu in prevzemu. Sestavljen je na podlagi rezultatov izvajanja storitve kot potrditev, da rezultat dela ustreza predhodno navedenim kriterijem in je v celoti odobren s strani prejemnika.
5. Plačilne liste. Prikazujejo vsa vprašanja v zvezi z obračuni plač z najetim osebjem. Poleg tega naj bodo tukaj prikazane vse informacije o bonusih, dodatkih in drugih mehanizmih finančnih spodbud za zaposlene.
6. Potrdila o prevzemu in prenosu št. OS-1. Tovrstna dokumentacija se uporablja za evidentiranje vseh dejavnosti v zvezi z vnosom ali izhodom osnovnih sredstev.
7. Gotovinski dokumenti, ki vključujejo vhodne in izstopne blagajniške naloge ter poleg tega blagajniška knjiga. Vsebujejo podatke o finančnih transakcijah, izvedenih v okviru prodaje.

Razvrstitev

Vrste primarnih dokumentov v računovodstvu so precej raznolike in so odvisne predvsem od konkretnega namena uporabe dokumenta v doglednem času. Najbolj priljubljena klasifikacijska značilnost pa je delitev primarne dokumentacije na notranjo in zunanjo.

Interna listina je last družbe in jo le-ta izda za reševanje določenih vprašanj. Sestavljajo ga strokovnjaki podjetja in velja izključno v pristojnosti tega podjetja. Tako to kategorijo sestavljajo tisti dokumenti, ki so potrebni za učinkovito upravljanje gospodarska dejavnost znotraj enega podjetja. Hkrati pa, če dokument prejme podjetje od zunaj ali ga sestavijo strokovnjaki podjetja in ga nato prenesejo na druge pravne osebe (davčni organi, stranke itd.), Potem bo priznan kot zunanji.

Notranji dokumenti pa imajo tudi lastne klasifikacijske značilnosti, ki jih je mogoče razvrstiti v tri kategorije:

1. Administrativno (organizacijsko). Navajajo informacije, ki jih je treba sporočiti zaposlenim v podjetju, strukturnih oddelkih in podružnicah ter njihovim vodjem. Z njihovo pomočjo podjetje izda določena naročila, ki jih je treba natančno upoštevati. Ta skupina vključuje različna naročila, navodila in še veliko več.
2. Izvršilni (opravičilni), ki na začetku prikazujejo dejstva, ki potrjujejo opravljanje določenih poslovnih poslov in njihovo dokončanje.
3. Knjigovodske listine. Ta kategorija je posplošljiv in je potreben za sistematizacijo informacij, ki jih vsebujejo drugi dokumenti, in njihovo nadaljnje zbiranje v en sam dokument.

Pod določenimi pogoji se lahko dokumentacija tudi združi. IN ta skupina lahko vključimo tiste papirje, ki lahko hkrati vsebujejo ključne značilnosti organizacijske in spremne dokumentacije. Najbolj presenetljivi primeri so različni blagajniški nalogi, zahteve, vnaprejšnje poročanje in še veliko več.

Računovodski registri in njihova klasifikacija

Pri vsaki transakciji se pripravi primarna dokumentacija. Takoj, ko je v celoti izpolnjen, je treba vse podatke, navedene v njem, podvojiti v ustreznem računovodskem registru. In je neke vrste nosilec, ki zbira osnovne informacije o transakciji. Glede na bistvo registra je mogoče identificirati več klasifikacijskih kriterijev. Na primer, na videz se registri uporabnikom prikažejo v obliki knjig, preprostih listov in indeksnih kartic.

Glede na mehanizme vodenja registra lahko ločimo še tri skupine:

1. Kronološko, v katerem so vsi dogodki, ki so se zgodili, označeni s strogim upoštevanjem časovnih okvirov. To pomeni, da morate najprej navesti tiste operacije, ki so se zgodile prej in tako naprej. Takšni registri so najbolj zapleteni, saj vsebujejo ogromno informacij in nemalokrat lahko kakšno dejanje izpustimo.
2. sistematično, v katerega so na začetku vse transakcije vnesene v obliki ekonomskih kazalnikov. Tako tovrstni registri odražajo ekonomski učinek opravljenih poslovnih transakcij in analizirajo kazalnike odhodkov in prihodkov. Večina svetel primer Sistemski register je blagajniška knjiga.
3. Kombinirano, ki imajo temeljne značilnosti tako sistematičnih kot kronoloških registrov.

Vsebina primarne dokumentacije

Mnogi uporabniki imajo vprašanja o tem, kaj so primarni računovodski dokumenti in kakšne zahteve veljajo zanje. Na zakonodajni ravni je določenih več določb, ki določajo, da morajo biti nekateri podatki prisotni v dokumentih primarnega para. Zlasti v skladu z 2. odstavkom 9. člena Zveznega zakona-402 mora primarna dokumentacija vsebovati naslednje podatke:

• Naslov dokumenta;
• Datum priprave;
• podatke o osebi, ki je naredila določen dokument(polno ime podjetja);
• bistvo gospodarske dejavnosti, povezane s tem dokumentom;
• finančni izračuni v zvezi s transakcijo;
• podpisi uradnikov, odgovornih za transakcijo, in njihove parafe.

Vzorec primarnega računovodskega dokumenta

Pravila za pripravo dokumentov

Zakonodajalec določa določena pravila za pripravo primarnih računovodskih listin. Da, eden od ključne zahteve upošteva se točnost in odsotnost slovničnih in ločilnih napak ter tipkarskih napak. Če davčna služba odkrije določene pomanjkljivosti, bo moral kršitelj znova narediti dokument, in če se kršitev ponovi, boste morda kaznovani. Na splošno je treba to vprašanje obravnavati velika pozornost na naslednja priporočila:

1. Dovoljena je uporaba kemičnih in črnilnih svinčnikov, posebne računalniške opreme in računalnikov.
2. Sestavljanje se lahko začne, ko je načrtovana izvedba določenih poslovnih transakcij, ki jih je potrebno prikazati. Hkrati je v izjemnih situacijah povsem mogoče sestaviti dokument po opravljeni transakciji.
3. Vsi računski podatki morajo biti prikazani v numerični in pisni obliki. Zato mora biti ob vsaki številki napis.
4. Zelo pomembno je, da izpolnite vse podatke, navedene na obrazcu. Če iz nekega razloga ni podatkov, ne morete pustiti prazne vrstice. V njem se mora pojaviti pomišljaj.

Če teh priporočil ne upoštevate, lahko naletite na znatne težave. Če torej davčna služba med revizijo ugotovi, da je dokument napačen, se pojavijo dvomi o pravilnosti opravljenih izračunov in določitvi davčne osnove.

Če je iz nekega razloga potrebno narediti določene prilagoditve, v nobenem primeru ne uporabljajte korektorjev in senčil, saj so nesprejemljivi. Popravke lahko izvedete na naslednje načine:

1. Korekcija konture. Če so navedeni napačni podatki, jih je treba prečrtati s tanko črto in zraven navesti pravilne podatke. V tem primeru mora biti namesto vsakega takega popravka opomba. "Popravljeno verjeti" z navedbo datuma popravka in podpisom uradne osebe, ki je popravek opravila. Opozarjamo pa, da v primeru dokumentov, ki izkazujejo prejemke in izdatke denar, bo ta metoda neprimerna.
2. Dodaten vnos. Ta metoda se uporablja v primerih, ko se skupne vrednosti transakcij izvajajo z bistveno zmanjšanimi kazalniki. Da ne bi sestavili dokumenta na nov način, lahko v tekočem ali naslednjem obdobju naredite dodatne vnose za manjkajoče zneske.
3. Preobrat. Napačen vnos se popravi z uporabo negativne vrednosti. Vsi nepravilni podatki so ponovljeni z rdečim črnilom, pravilni vnosi pa so označeni zraven.

Primarno poročilo je mogoče sestaviti v pisni in elektronski obliki. IN Zadnje časeštevilna podjetja podvajajo informacije in ustvarjajo papirnate in elektronske različice. Prvi se pozneje uporabijo za notranje interese, vendar se elektronske kopije na zahtevo predložijo v preverjanje Zvezni davčni službi.

Potegniti je mogoče več zaključkov. Država ne potrjuje nobenih obveznih obrazcev za primarno dokumentacijo, kar daje poslovnim subjektom pravico, da samostojno določijo obliko dokumenta, ki se bo v prihodnosti uporabljal v praksi. Takoj po registraciji dokumenta je treba vse podatke iz njega prenesti v računovodski register.

Primarne knjigovodske listine ali primarne evidence, kot jih imenujejo računovodje, so osnova računovodstva, tako računovodskega kot davčnega. brez pravilno oblikovanje, vzdrževanja in primarnih dokumentov, ni mogoče opravljati zakonite poslovne dejavnosti.

Zakon "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ navaja, da je "vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije kot primarnega računovodskega dokumenta."

Da so vsi na voljo potrebne dokumente, se splača redno preverjati svoje računovodstvo, tistim, ki za to nimate časa, pa priporočamo brezplačno storitev računovodske revizije.

Primarna listina pisno dokazuje dejstvo poslovnega posla, potrjuje nastanek poslovnih odhodkov pri izračunu davčne osnove in ugotavlja odgovornost izvajalcev za opravljanje poslovnih transakcij. Primarne dokumente zahtevajo davčni inšpektorji pri preverjanju napovedi in poročil, potrebni pa so pri revizijah.

Glede na to, da primarne dokumente izpolnjujejo in pripravljajo ne le računovodje, temveč tudi vodje, samostojni podjetniki posamezniki, vodje prodaje in drugi zaposleni, vas vabimo, da se seznanite z zahtevami za te dokumente.

Kdo razvija obrazce primarnih dokumentov?

Primarne knjigovodske listine so poenoteno(katere obliko je razvil Rosstat (prej Goskomstat Ruske federacije) ali Centralna banka) in neodvisno razvili davkoplačevalci.

9. člen zakona št. 402-FZ vsebuje naslednji seznam obveznih podrobnosti primarnih dokumentov (poenotenih ali neodvisno razvitih):

• Naslov dokumenta;
• datum priprave dokumenta;
• ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil dokument;
• vsebina dejstva gospodarskega življenja;
• vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
• naziv delovnega mesta osebe, ki je opravila transakcijo, operacijo in osebe, odgovorne za njeno izvedbo;
• podpise teh oseb.

Kar zadeva pečat, čeprav ni naveden med obveznimi podatki, če obstaja polje "M.P." (prostor za tisk) je obvezen njen odtis.

Če je davčni zavezanec zadovoljen s poenotenimi obrazci Goskomstata (na srečo je njihov seznam ogromen), potem ni treba razviti lastnih obrazcev. Obstaja tudi koncept »posodobljene primarne«, tj. enotne primarne listine, ki jih je davčni zavezanec sam dopolnil.

Opomba, Ne morete samostojno razvijati in odobravati obrazci naslednjih primarnih dokumentov:

• gotovinski dokumenti;
• plačilni nalog in drugi bančni poravnalni dokumenti;
• enotni obrazci za plačevanje z blagajno;
• tovorni list;
• plačilna lista in plačilna lista.

Takšni primarni dokumenti so lahko samo poenoteni.

Kje lahko najdem vzorce enotnih primarnih dokumentov?

Za razvoj in odobritev obrazcev za primarne dokumente je odgovoren Goskomstat (zdaj Rosstat). Danes se še naprej uporabljajo enotne oblike, razvite v 90. letih prejšnjega stoletja. Le poravnalni (plačilni) dokumenti, ki jih je razvila Banka Rusije, imajo relativno novo izdajo - od leta 2012.

Takšni dokumenti se imenujejo različno: akti, dnevniki, računi, izjave, naročila, knjige, navodila, izračuni, pooblastila, naročila itd. S to tabelo boste našli, v kateri resoluciji Državnega odbora za statistiko so enotne oblike primarnih dokumenti, ki jih potrebujete, so objavljeni.

Na naši spletni strani lahko prenesete obrazce enotnih primarnih dokumentov in avtor .

Obrazec strogega poročanja (SRF) je tudi primarni dokument, vendar zanj obstajajo posebne zahteve. Seznam obveznih podatkov BSO je širši od seznama navadnih primarnih dokumentov, zlasti sta potrebna TIN in prisotnost pečata.

V članku "" lahko ugotovite, v katerih primerih je treba uporabiti enotno obliko tega dokumenta in kdaj ga lahko razvijete sami.

Napake v primarnih dokumentih

Prvič, izvorni dokumenti morajo vsebovati pravilno določene obvezne podatke. Po pojasnilih ministrstva za finance lahko davčni zavezanec upošteva odhodke na primarni davčni napovedi, če vsebuje le manjše napake.

Takšne napake ne smejo ovirati natančne identifikacije prodajalca in kupca, imena blaga in njegove vrednosti ter drugih okoliščin dokumentiranega dejstva gospodarskega življenja (iz dopisa Ministrstva za finance z dne 4. februarja 2015 št. 03-03-10/4547).

Na žalost tipična poenostavljena formulacija pojasnil uradnikov pogosto ne omogoča jasnega razumevanja, katere netočnosti ali napake v primarnih dokumentih bodo obravnavane kot nepomembne.

Ali je na primer manjša napaka, če ime davkoplačevalca uporablja male črke namesto velikih? Ministrstvo za finance je v svojem drugem dopisu - z dne 05.02.2012 št. 03-07-11/130 navedlo, da so napake, kot je zamenjava velikih začetnic z malimi in obratno; obračanje črk; napačna navedba organizacijske in pravne oblike ni ovira za identifikacijo davčnega zavezanca (če so TIN in drugi podatki pravilno navedeni).

Toda naslednje napake se lahko štejejo za pomembne za primarne dokumente:

• aritmetične napake (napačno navedena cena/količina blaga ali znesek davka);
• različna imena istega izdelka (na primer, v specifikaciji za dobavno pogodbo se bonboni imenujejo "vafeljski bonboni v čokoladi", na računu pa "Medved na severu");
• netočni nazivi delovnih mest tistih, ki podpisujejo primarne dokumente (na primer v pooblastilu je navedeno "namestnik generalnega direktorja", potrdilo o prevzemu pa "namestnik direktorja");
• zneski v številkah ne sovpadajo z enakimi zneski, navedenimi z besedami (namesto 155.000 rubljev (sto petinpetdeset tisoč rubljev) je napisano 155.000 rubljev (petinpetdeset tisoč rubljev).

Davčni urad morda ne bo sprejel izdatkov za takšne primarne dokumente, nasprotna stranka ima lahko tudi težave pri odbitku DDV.

Primarne dokumente lahko popravite samo na korektivni način(nepravilno besedilo je prečrtano z eno tanko črto, pravilno pa napisano zgoraj). Popravki so opremljeni z napisom »Popravljeno«, datumom in podpisi odgovornih oseb. Popravki vhodnih in izhodnih nalogov, bančnih dokumentov in BSO so nesprejemljivi. Treba jih je sestaviti na novo.

Bodite pozorni na dejstvo, da so primarni dokumenti podpisani v času veljavnosti pooblastila, izdanega za njihov podpis, sicer bodo inšpektorji menili, da je dokumente podpisal nepooblaščen uslužbenec. Enako je treba spremljati v zvezi s podpisi zastopnikov nasprotnih strank na vašem primarnem dokumentu: pooblastila, ki so jim bila izdana, morajo biti veljavna.

Pri pripravi primarnih dokumentov morate paziti ne le na njihovo izpolnjevanje, temveč tudi na skladnost njihovih datumov in drugih podrobnosti z drugimi dokumenti, na primer s pogodbami in računi. Tako bo sporen odbitek DDV na računu, sestavljenem prej kot dobavnica.

Vprašanja za davčni organi bo povzročilo račune ali akte, podpisane pred pogodbo, katerih izvršitev je potrjena s primarnimi dokumenti. Obstaja izhod iz te situacije, predviden v 2. odstavku čl. 425 Civilnega zakonika Ruske federacije: v besedilu pogodbe navedite naslednjo klavzulo: "Pogoji te pogodbe veljajo tudi za razmerja strank, ki so nastala pred njeno sklenitvijo."

Ali pa na primer v aktu piše, da so bila dela opravljena v času od 10. marca do 30. marca, v pogodbi pa je obdobje dela določeno od 10. aprila do 30. aprila. V tem primeru lahko sestavite dodatno pogodbo k pogodbi, ki navaja dejanski rok za dokončanje dela ali v samem aktu navaja, da je bilo delo opravljeno pred rokom.

Izvajalci morajo biti previdni, ko stranka podpisuje potrdila o opravljenih delih. Če so bili po pogodbi vključeni podizvajalci, mora izvajalec z njimi podpisati pogodbe pred predajo dela naročniku. Če se ti datumi ne ujemata, lahko davčna uprava stroške podizvajalca šteje za neupravičene in jih ne prizna pri izračunu davčne osnove.

Dokumentni tok primarnih dokumentov

Dokumentni tok primarnih dokumentov vključuje naslednje faze:

• priprava primarnega dokumenta;
• prenos dokumenta v računovodstvo, kjer se preveri in vnese v evidence;
• tekoča hramba in kasnejši prenos dokumenta v arhiv.

To ni prazno vprašanje: kdaj je treba sestaviti primarne dokumente? Odgovor na to je v 9. členu zakona št. 402-FZ „Primarni računovodski dokument mora biti sestavljen ob storitvi dejstva gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po zaključku.”

Nesprejemljivo je sestavljanje primarnih dokumentov več dni po poslovni transakciji. Vsi zaposleni, ki imajo pravico do priprave primarne registracije, morajo upoštevati urnik pretoka dokumentov, v katerem lahko na primer določite naslednje roke za predložitev dokumentov v računovodstvo:

• vhodni in odhodni blagajniški nalogi - na dan priprave;
• listine v zvezi s prijavo prodaje - najkasneje naslednji delovni dan;
• akontacije - najpozneje v treh delovnih dneh po porabi sredstev;
• potrdila o nezmožnosti za delo - najkasneje naslednji delovni dan po vrnitvi na delo itd.

Kar zadeva dokumente, ki jih podpišejo nasprotne stranke, je obveznost njihovega pravočasnega prenosa lahko določena v besedilu pogodbe, na primer takole: »Kupec se zavezuje, da bo dobavitelju prenesel izvirnike podpisanih dobavnic, aktov in račune najkasneje v dveh delovnih dneh od datuma njihovega podpisa.«

Ob oddaji podpisanega primarnega dokumenta računovodstvo preveri obliko dokumenta; razpoložljivost zahtevanih podrobnosti; zakonitost poslovnega posla; aritmetični izračuni. V knjigovodske registre se vpisujejo podatki iz overjenih primarnih listin.

Tekoče hranjenje primarnih evidenc se običajno izvaja v računovodstvu, ob koncu leta pa se dokumenti združijo po datumih, zberejo v svežnje in prenesejo v arhiv. Primarni dokumenti morajo biti shranjeni najmanj pet let.

Dejavnosti računovodstva so sestavni del delovanja podjetja; vključuje zaposlene, ki so najbolj uspešni različne akcije- od izračuna do registracije in vzdrževanja primarne dokumentacije. Tudi stopnja odgovornosti podjetja ali njegovega neposrednega vodje za storjene napake je zelo različna: če gre le za notranje težave, o denarni kazni ni treba niti govoriti; če govorimo o plačilnih dokumentih, na podlagi katerih se naknadno plačajo davki, se lahko kršitelj sooči ne le z denarno kaznijo, ampak tudi z zaporom. Zato dobro organizirano delo s primarnim prednostna področja delo pravne osebe.

Izraz primarna dokumentacija se v nasprotju ali podobno uporablja izključno v računovodstvu, ki v primeru skupne odločitve organizacijska vprašanja povzroča težave predstavnikom drugih oddelkov podjetja. Spodaj bomo opisali, kaj je primarni dokument kot celota, in podali tudi okvirni seznam dokumentov, ki so vanj vključeni.

Kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu?

Nenavadno je, da je glavni regulativni akt, ki se uporablja pri organizaciji dela računovodskega oddelka, zvezni zakon »O računovodstvo» Št. 402-FZ, sprejet 6. decembra 2011 in vsebuje spremembe z dne 29. julija 2018, ne daje nedvoumne definicije tega izraza. V skladu s prvim odstavkom 9. člena tega zakona lahko primarna dokumentacija vključuje vse pravilno izdelane in uradno potrjene dokumente, ki odražajo eno ali drugo epizodo gospodarskega življenja podjetja.

Takšne epizode vključujejo prejem sredstev v zameno za izdelke, ki jih dobavi podjetje, ponujene storitve ali opravljeno delo ali, nasprotno, prenos denarja za nakup inventarja. Na zahtevo vodje podjetja (odstavek 4 istega člena) lahko seznam primarnih računovodskih dokumentov vključuje tudi podatke o medsebojnih poravnavah, ki niso povezane s finančnimi transakcijami.

Pomembno: Glavno merilo za primarno dokumentacijo v računovodstvu je prisotnost dejstva prenosa sredstev od ene osebe (zaposlenega, samostojni podjetnik posameznik, podjetja) drugemu. Primarne postavke torej pod nobenim pogojem ne bodo uvrščene na seznam, bo pa v redu blagajniški prejemek ali izdatni nalog.

Zobdobje shranjevanja primarnih dokumentov v računovodstvu - najmanj pet let od leta registracije. Kot kaže praksa, najpogosteje predstavniki zvezne davčna služba zaprosijo za primarno v prvem letu ali treh; v prihodnosti se dokumenti lahko prenesejo v hrambo v arhiv in po določenem roku - uničijo v skladu z notranji predpisi podjetij in zahteve domače zakonodaje.

Ker pa je v ruski birokratski praksi običajno težje odstraniti dokumente kot jih hraniti naprej, lahko primarne dokumente, ki so postali nepotrebni, pustimo v arhivu, dokler je dovolj prostora; Kazni za to ne predvideva niti navedeni zvezni zakon št. 402-FZ niti drugi predpisi.

Poleg tega se lahko vzdrževanje primarne dokumentacije dodeli enemu ali več zaposlenim v podjetju, odvisno od njihovih kvalifikacij in števila zaposlenih. Če gre za samostojnega podjetnika posameznika, ki nima podrejenih ustreznih strokovnjakov, ima pravico, da po lastni izbiri bodisi samostojno sestavi dokumente bodisi vključi podjetja tretjih oseb zagotavljanje tovrstnih storitev.

Seznam primarnih knjigovodskih listin

IN zadnja izdaja Zvezni zakon št. 402-FZ (natančneje v 4. odstavku 9. člena dokumenta) se pravica do določitve, katera dokumentacija je primarna, prenese na vodjo (generalnega direktorja, direktorja) podjetja. V skladu z ustaljeno prakso podpiše seznam, ki ga je že pripravil glavni računovodja, čeprav lahko delo (od analize dejavnosti do seštevanja rezultatov) v celoti prevzame nase.

Posledično ni treba govoriti o enotnem seznamu primarnih dokumentov; Imenujemo lahko samo prispevke, ki so najpogosteje uvrščeni na ta seznam:

1. dogovor. Najbolj sporna točka glede lastništva dokumentov: pogosto pogodbe niso shranjene v računovodstvu, temveč v pravni službi ali celo v kadrovski službi. Po drugi strani pa podpis pogodbe postane prvi korak k novemu dejstvu gospodarskega življenja podjetja, zato mnogi menedžerji po svojih naročilih razvrščajo pogodbe o nakupu in prodaji, opravljanju storitev, izvajanju delo, najem in drugi, ki so neposredno povezani z gibanjem denarnih tokov kot primarni. V bistvu ustrezno sestavljena pogodba vsebuje vse značilnosti primarnega dokumenta, navedenega v 2. odstavku 9. člena zveznega zakona št. 402-FZ - kar pomeni, da v tem primeru ni očitne kršitve.
2. Preverite. Na podlagi predlaganega računa kupec (potrošnik) pred ali po prejemu blaga ali storitve nakaže denarna sredstva prodajalcu (dobavitelju). Sprejem računa se lahko šteje kot dejanski dogovor o plačilu. Poleg tega lahko ta primarni dokument vsebuje (ali dvojnik v skladu s pogodbo) pogoje za zagotavljanje inventarja ali dela, pa tudi načine poravnave s prodajalcem in celo postopek za vračilo sredstev v primeru neuspeha enega ali obe stranki v transakciji izpolnita svoje obveznosti.
3. Seznam pakiranja. Ta dokument, ki je vedno vključen v primarni dokument, vsebuje popoln seznam sproščenih ali prenesenih postavk inventarja: kako končnih izdelkov, kot tudi posamezne elemente ali surovine. Število izvodov tovornega lista ni regulirano: ustrezati mora številu strank v poslu. In seveda mora biti vsaka kopija overjena s podpisi vseh nasprotnih strank; odtisi pečatov ali žigov v v tem primeru neobvezno.
4. Potrdilo o prevzemu. Primarni dokument, sestavljen na podlagi rezultatov opravljanja storitev, dela ali dobave inventarja. Podpisano s strani predstavnikov obeh nasprotnih strank; če eden od njiju (običajno prejemnik) noče podpisati, se papir lahko enostransko overi (seveda v prisotnosti opazovalcev). Potrdilo o prevzemu lahko vsebuje tudi dodatne pripombe, pojasnila ali pojasnila, ki jih stranke vnesejo v ustrezno tabelo. Uporaba pečatov ali žigov organizacij za certificiranje ni obvezna. Različica tega dokumenta, vključena tudi v primarni dokument, je akt o sprejemu in prenosu osnovnih sredstev (OS-1), ki odraža gibanje glavnih sredstev podjetja.
5. plačilna lista. Zagotavlja podatke o plačah vseh zaposlenih delavcev v podjetju, vključno s spodbudami in nadomestili: bonusi, dodatna plačila itd. Ta primarni dokument je overjen s podpisi glavnega računovodje in vodje podjetja; tudi, za razliko od zgoraj navedenih dveh točk, za potrditev pravna moč izjava je opremljena z "živim" odtisom pečata ali žiga organizacije.
6. Gotovinski dokumenti. Sem spadajo vhodni in izhodni nalogi ter blagajniška knjiga. Prav iz njihove vsebine je mogoče dobiti najpopolnejšo sliko gibanja finančnih tokov. KO-1, KO-2 in KO-4 vsebujejo podatke o vsakem dejstvu gospodarskega življenja, zato se bodo pooblaščene osebe pri preverjanju osredotočale predvsem nanje. Dodatni blagajniški dokumenti, ki se uporabljajo z nekoliko manjšo intenzivnostjo (blagajniški register KO-3 in knjiga denarnega toka KO-5), prav tako spadajo med primarno dokumentacijo in se sestavljajo ter hranijo po splošnih pravilih.

Najpogosteje je primarni dokument organiziran po kronološkem principu - od prvega transakcijskega dokumenta do zadnjega; Možne so tudi druge možnosti - po dodatku, kombinirano itd.

Kako se pripravlja primarna dokumentacija v računovodstvu?

Potrebne sestavine katerega koli primarnega dokumenta so:

• naslov v skladu z uveljavljenim enotnim obrazcem;
• datum podpisa (papir je mogoče sestaviti in natisniti kadar koli);
• polno uradno ime organizacije ali podjetja (lahko dodate skrajšano);
• opis in razlaga epizode gibanja sredstev ali dejstva gospodarske dejavnosti;
• strošek transakcije v fizičnem (na eni) in denarnem (na drugi) smislu z obvezno navedbo merskih enot;
• imena v skladu z notranjimi predpisi podjetja ali državnimi standardi položajev oseb, odgovornih za sklenitev pogodbe in dokončanje posla;
• podpisi s prepisi predstavnikov strank v poslu, ki so sodelovali pri sklenitvi pogodbe.

Kot izhaja iz 5. odstavka istega člena, se primarna dokumentacija v računovodstvu trenutno lahko sestavi v papirni in elektronski obliki; V zadnji primer je potrjeno s kvalificiranimi elektronskimi digitalnimi podpisi strank in posredovano nasprotnim strankam na katerem koli ustreznem mediju ali poslano po elektronski pošti.

Večina primarnih dokumentov se izda na podlagi poenotenih obrazcev, ki jih ni mogoče spreminjati; izjema so pogodbe, akti o prevzemu in prenosu ter številni drugi dokumenti, katerih razvoj oblike in strukture neposredno izvaja poslovni subjekt.

Nekaj ​​nasvetov za pripravo primarne dokumentacije:

1. Na obrazec je dovoljeno ročno vnašanje s kemičnimi svinčniki in gel pisala z modro ali črno pasto; Za popravke se uporablja rdeče črnilo. Za izpolnjevanje primarne dokumentacije v elektronski obliki je dovoljeno uporabiti kateri koli elektronski računalnik, ki je s tehnološkega vidika primeren.
2. Vsak primarni dokument, vključen v seznam, mora biti izpolnjen pravočasno. Izpolnjevanje in podpisovanje papirjev za nazaj z medsebojnim soglasjem strank je povsem možno, vendar obveščanje regulativnih organov o tem zelo ni priporočljivo.
3. Če postopek vnosa podatkov v obrazec vključuje podvajanje številčnih informacij (na primer zneska plačila) v pisni obliki, ne smete zanemariti niti ene niti druge komponente, sicer se lahko dokument razglasi za neveljaven.
4. Pri sestavljanju primarnega poročevalskega dokumenta ne morete pustiti praznih polj. Če vanje ni ničesar vpisati, uporabite pomišljaj ali še bolje univerzalni znak, ki je dvojno prečrtana latinična črka Z.

Pomembno: Za odpravljanje napak ni dovoljeno uporabljati korekturnih trakov, tekočine, britvic ali preprosto prečrtati napačno vnesenih podatkov, dokler jih ni mogoče prebrati v primarni dokumentaciji v računovodstvu. Odvisno od situacije lahko uporabite konturne popravke, ki dopolnjujejo glavno besedilo vnosa in razveljavitev. V prvem primeru so napačne informacije prečrtane s tanko črto, na vrhu se naredi zapis, ki odraža resnično stanje, na strani pa je napis "Popravljeno (lahko) zaupanja vreden« s podpisom odgovorne osebe in žigom ali žigom organizacije. V drugem pa se obstoječe informacije dopolnijo z novimi informacijami, ki so potrebne za pridobitev celovite slike transakcije. V tretjem, ki se še posebej pogosto uporablja, ko so v primarnem viru najdene pretirane informacije, se podatki, ki ne ustrezajo resničnosti, podvojijo z rdečo pasto, poleg njih pa so podani pravilni, kar je že normalno. V tem primeru je potreben tudi overitveni podpis.

Primarni dokument mora biti tako kot drugi dokumenti sestavljen jasno, čitljivo in lepo. To bo v prihodnosti pomagalo, če pride do spornih situacij, hitro ugotoviti resnico, dokazati svoj primer v tožbi ali spremljati delo pooblaščenih oseb. In dodatna spodbuda za vestno in pravočasno izdajo dokumentacije bo 3. člen 327. člena Kazenskega zakonika Rusije, v skladu s katerim se uporaba ponarejenih dokumentov kaznuje z globo do 80 tisoč rubljev ali do šest mesecev. storilčevega zaslužka, pripor do šestih mesecev, obvezno ali popravno delo do 480 ur oziroma 24 mesecev.

Dokazati svojo nedolžnost ali neobstoj kaznivega dejanja je težko in zahteva veliko več časa in živcev kot kakovostna priprava primarne dokumentacije.

Naj povzamemo

Primarni dokumenti vključujejo dokumente, ki odražajo epizode gospodarske dejavnosti podjetja ali organizacije. Njihovo registracijo izvajajo zaposleni v računovodstvu, če pa tega ni, podjetnik sam ali podjetja, ki opravljajo podobne storitve. Celoten seznam Primarno dokumentacijo, ki se uporablja v dejavnostih podjetja, odobri njegov direktor, običajno pa jo sestavi glavni računovodja.

Običajno primarna sredstva vključujejo pogodbe, račune, akte o prevzemu in prenosu, vključno z osnovnimi sredstvi, gotovinskimi dokumenti in drugimi dokumenti. Vključevati morajo bloke, navedene v 2. odstavku 9. člena zveznega zakona št. 402-FZ. Popravki v dokumentih so dovoljeni na strogo določen način: preobrat, oris ali dopolnilni vpisi.

Ampak skoraj vsak podjetniško dejavnost spremlja precejšen znesek razno dokumentacijo. Postavlja se razumno vprašanje, kaj so primarni dokumenti?

Osnovni podatki

Primarna računovodska sredstva Prva stopnja posplošitve posameznih poslovnih operacij, ki označujejo glavne procese organizacije.

Kot računovodski predmeti so priznani:

• nabava surovin za proizvodni proces;
• nakup materialnih sredstev in njihova kasnejša poraba;
• izdatki za proizvodne dejavnosti;
• gibanje proizvedenih izdelkov in nedokončane proizvodnje;
• obseg končnih izdelkov;
• pošiljanje in prodaja izdelkov;
• poravnalne transakcije z dobavitelji, strankami in kupci;
• poročanje bankam, ustanoviteljem in finančnim institucijam;
• drugo.

Vse te operacije spremljajo dokumentacijo. Informacije o poslovnih procesih in z njimi povezanih niansah so prikazane v primarni dokumentaciji.

Osnovni pojmi

Definicija primarnega dokumenta je dokument, ki zajema začetne informacije o rezultatih dejavnosti.

Primarna listina je pisni dokaz o izvedbi poslovnega posla. Ta dokument se sestavi v času transakcije ali takoj po njeni izvedbi.

To pomeni, da se računovodske listine, ki potrjujejo dejstvo poslovne transakcije, štejejo za primarne. Vsi podatki v primarnih dokumentih so potrebni za prikaz v računovodstvu.

Za zbiranje in sistematizacijo se uporabljajo računovodski registri. Vsebujejo podatke o vseh poslovnih transakcijah, opravljenih v organizaciji.

Po določenem obdobju se podatki iz računovodskih registrov v združeni obliki premaknejo v računovodske izkaze.

Glavne vrste primarnih dokumentov so:

• denarna nakazila;
• / itd.

Ti dokumenti vsebujejo podatke o opravljeni poslovni transakciji. V nekaterih primerih so obrazci primarnih dokumentov razvrščeni kot obrazci strogega poročanja.

Primarna dokumentacija je glede na vrsto transakcij razdeljena na knjigovodske papirje za osnovna sredstva, plače, gotovinske transakcije, gotovino itd.

Zasluži posebno pozornost. Pravzaprav je ta dokument komaj primarni, saj ne opisuje določenega poslovnega posla, temveč je priloga k osnovnemu dokumentu.

Potreba po računu se pojavi v postopku pobiranja DDV. Vendar pa boste morali hkrati predložiti račun ali akt.

Hkrati davčni zakonik omenja račun v neposredni povezavi s primarnimi dokumenti.

Kakšne so njihove funkcije

Temeljni namen primarne listine je potrditev pravne veljavnosti opravljenega poslovnega posla.

Hkrati se za izvajanje operacij ugotavlja odgovornost nekaterih izvajalcev za opravljene operacije.

V primarnem dokumentu so shranjeni vsi potrebni podatki o določeni poslovni transakciji, dejstvo o obstoju dokumenta pa potrjuje izvedbo dejanja.

To pomeni, da primarni dokumenti hranijo podatke o vseh poslovnih dejavnostih organizacije. Primarna dokumentacija se hrani za osebne potrebe podjetja in za posredovanje regulativnim organom.

Računovodstvo se izvaja na podlagi primarnih dokumentov. Na podlagi podatkov, ki so na voljo v dokumentih, se oblikuje finančno in davčno poročanje.

Trenutni regulativni okvir

Osnovna pravila o primarnih računovodskih dokumentih so opredeljena v Zveznem zakonu št. 402 z dne 6. decembra 2011 "O računovodstvu".

Toda čeprav uporaba nekaterih enotnih obrazcev ne velja za obvezno, nič ne preprečuje njihove uporabe.

Odločitev o tej zadevi sprejme vodja gospodarskega subjekta. On je tisti, ki na predlog odgovorne osebe za računovodstvo potrdi obrazce primarnih dokumentov.

Na obrazcu se koda nahaja v zgornjem desnem kotu. Če se posel zaključi z uporabo ne standardnega obrazca, ampak z neodvisno razvitim obrazcem, potem registracija "kode" ni potrebna.

V skladu z 19. točko te določbe v bančni dokumentaciji, blagajniških/izdatnih nalogih, priloženih potrdilih in dokumentih, ki jih nadomeščajo, niso dovoljeni popravki, madeži in izbrisi ter uporaba popravkov.

Če se odkrije napaka, bančnih in gotovinskih dokumentov ni mogoče sprejeti v izvršitev. Ponovno jih je treba sestaviti ob upoštevanju osnovnih zahtev.

Pomembno je, da nepravilno sestavljenih ali poškodovanih blagajniških dokumentov ni mogoče uničiti. Prečrtati jih je treba in nato priložiti blagajniškemu poročilu (registru) za dan, ko so bili izdani.

Nastajajoče nianse

V procesu priprave in obdelave primarnih dokumentov se pojavi veliko različnih odtenkov. Med glavnimi je mogoče opozoriti na naslednje:

Kaj je dvostranski dokument

V nekaterih primerih je pri pripravi primarne dokumentacije dovoljeno uporabljati dvostranski primarni dokument. To je oblika univerzalne prenosne listine (UDD).

Video: primarni dokumenti

UPD obrazec je delujoča oblika računa, ki je dopolnjena z bistvenimi podatki primarne dokumentacije.

Status »1« UPD omogoča, da ta dokument nadomesti ne le račun, ampak tudi dokument ali račun.

Hkrati se UTD hkrati uporablja v obračunih in pri priznavanju odhodkov v postopku obdavčitve dobička. UPD s statusom “2” nadomesti samo akt ali račun.

UPD združuje elemente računa in primarnega dokumenta, ki potrjuje zaključek poslovne transakcije. Zakonodaja ne prepoveduje izdajanja računov ali dobavnic na obeh straneh enega papirnega nosilca.

Ali ga moram žigosati?

Pečati niso med obveznimi podatki primarnih dokumentov. V drugem delu 9. člena zveznega zakona št. 402 tega ni omenjeno.

Zato je treba dati žig, če organizacija uporablja svoj dokument, ki zahteva pečat.

Toda hkrati je nujno, da s pečatom potrdite tiste dokumente, za katere je prisotnost pečata določena z zakonom. Sem spadajo na primer računi in.

Tudi potrebo po pečatu lahko določi računovodska politika organizacije ali sporazum strank.

Kdo je odgovoren za njihovo varnost?

17. člen zveznega zakona o računovodstvu zavezuje organizacije k vzdrževanju primarno dokumentacijo, računovodske registre in računovodske izkaze za določeno obdobje.

Po standardih vladna organizacija arhivske evidence, ta doba ne sme biti krajša od petih let. Med shranjevanjem mora biti zagotovljena zaščita pred nepooblaščenim urejanjem.

Morebitni popravki morajo biti utemeljeni in ustrezno potrjeni. Vsebina računovodskih registrov in računovodskih izkazov je poslovna skrivnost.

Za njegovo razkritje so osebe, ki imajo dostop do informacij, odgovorne v skladu z normami zakonodaje Ruske federacije. Sprva so primarni računovodski dokumenti shranjeni v zaprtih omarah pod nadzorom glavnega računovodje organizacije.

Pravilno obdelani dokumenti se prenesejo v arhiv za hrambo. Za njihovo varnost je neposredno odgovoren lastnik podjetja.

Prisotnost primarnih računovodskih dokumentov je sestavni del dejavnosti katere koli organizacije.

Brez njih je normalen obstoj podjetja praktično nemogoč. Zato je tako pomembno poznati in upoštevati postopek sestave in obdelave primarnih dokumentov.

Vsako podjetje bi moralo uporabljati standardni obrazci odražati dejstva poslovnih transakcij. Razmislimo, katere enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov odobri vlada. VsebinaPomembni vidiki Katere oblike primarnih knjigovodskih listin se uporabljajo (seznam)? Kakšen je njihov rok trajanja...