>

Primarni računovodski dokumenti. Knjigovodske listine

Primarno računovodstvo predstavlja začetno stopnjo sistemskega dojemanja registracije posameznih transakcij, ki označujejo ekonomske procese in pojave, ki se dogajajo v organizaciji. Njeni predmeti so: nabava, pridobitev in poraba materialnih virov, proizvodni stroški, gibanje polizdelkov in bilanc nedokončane proizvodnje, obseg proizvodnje izdelkov, njihova odprema in prodaja, poravnave z dobavitelji, kupci, kupci, bankami, finančnimi organi. , ustanovitelji itd.

Začetne informacije o gospodarskih procesih in pojavih se odražajo v primarnih dokumentih.

Primarni knjigovodski dokument je pisno potrdilo o opravljeni poslovni transakciji, ki ima pravna moč in ne zahteva dodatne razlage ali podrobnosti.

Primarna knjigovodska listina mora imeti:

  • ime - finančno-ekonomska vsebina poslovnega posla. Dokument, ki nima imena, kot tudi dokument z nejasnim, težko berljivim imenom, ne bo imel pravne veljave;
  • ime ter v nekaterih primerih naslove in bančne račune strank (pravne in posamezniki), ki sodelujejo v tej poslovni transakciji. Primarni dokument, ki ne vsebuje imena in pripadajočih atributov vsaj ene od strank poslovnega posla, izgubi naslovljivost in ga ni mogoče izvršiti;
  • datum sestavljanja. Če datuma ni ali je nejasen, dokument s časom izgubi naslovljivost. Pravzaprav tak dokument nima pravne veljave;
  • vsebina poslovnega posla (predmet dokumentacije), ki izhaja iz imena dokumenta, v katerem se pojavlja v splošni obliki;
  • metrov opravljene poslovne transakcije. Odsotnost števcev v dokumentu mu odvzame računovodsko in poravnalno osnovo;
  • podpisi odgovornih oseb - direktorja organizacije in glavnega računovodje.

Dokumente izpolnijo računovodski delavci jasno in čitljivo z ročnim pisanjem s črnilom ali kemičnim svinčnikom, na pisalnem stroju ali z uporabo računalniške tehnologije.

Za dokumente se praviloma uporabljajo standardni obrazci v obliki vmesnih listov medresorske narave. To vključuje obrazce naročil, računov, faktur, kuponov, izpiskov itd. Primarni dokumenti morajo biti sestavljeni v času transakcije, če to iz objektivnih razlogov ni mogoče, pa takoj po njeni izvedbi.

Če pride do napake v računih na kmetiji, lahko uporabite negativni ali stornirni način vnosa. V tem primeru se napačen vpis ponovi z rdečim črnilom ali standardnimi barvami (modra, črna) in obda v pravokoten okvir.

Rdeča barva ali pravokotni okvir izničita napačen vnos, nato pa se izvede pravilen vnos. Napake v knjigovodskih evidencah je možno popraviti s prečrtanjem in nadaljnjim popravkom (napačni vpis se prečrta z eno vrstico in pod njim naredi pravilen vpis z navedbo datuma popravka in podpisa računovodje; po potrebi potrdilo je sestavljen, ki razkriva potrebo po popravku in razlog za napako).

V gotovini in bančnih dokumentih ne sme biti popravkov, izbrisov ali madežev.

Pri delu s katerim koli dokumentom se računovodja opira na določena načela in metodološke osnove zapisana v uradnih dokumentih.

Na podlagi primarnih dokumentov se vpisujejo v knjigovodske registre, kartice, izjave, dnevnike, pa tudi na diskete, diskete in druge medije.

Knjigovodske listine so lahko zunanje in notranje

Zunanji dokumenti pridejo v organizacijo od zunaj – od vladne agencije, višjih organizacij, bank, davčnih inšpektoratov, od ustanoviteljev, dobaviteljev, kupcev itd., sestavljajo se po standardni obrazci. Primeri takšnih dokumentov so plačilni nalog, zahtevek za plačilo, račun dobavitelja itd.

Interni dokumenti sestavi neposredno organizacija.

Razlikujemo naslednje vrste notranjih dokumentov:
  • upravni;
  • razbremenilni (izvršilni);
  • kombinirano;
  • registracija računovodstva.

Administrativni- to so dokumenti, ki vsebujejo naročila, navodila o proizvodnji, izvajanju določenih poslovne transakcije. Sem spadajo naročila vodje organizacije in oseb, ki jih pooblasti za opravljanje poslovnih transakcij.

Razbremenilno(izvršne) listine potrjujejo dejstvo poslovnih transakcij. Sem spadajo prejemni nalogi, akti o prevzemu materiala; akti o prevzemu in odtujitvi osnovnih sredstev; dokumenti o prevzemu proizvedenih izdelkov od delavcev itd.

Kombinirano listine so upravne in izvršilne. To vključuje vhodne in izhodne blagajniške naloge, obračune plač za izplačilo plač zaposlenim v organizaciji, predujme odgovornih oseb itd.

Knjigovodske listine sestavljajo v primeru, ko ni standardnih listin za evidenco poslovnih transakcij, ter pri seštevanju in obdelavi bonov in administrativnih listin. To so potrdila, razdelilnice itd.

Knjigovodske listine delimo tudi na enkratne in kumulativne. Enkratno primarni dokumenti se uporabljajo pri zaključku vsake poslovne transakcije. Akumulacijske listine se sestavljajo v določenem obdobju postopnega kopičenja istovrstnih poslovnih transakcij. Ob koncu obdobja ti dokumenti izračunajo rezultate za ustrezne kazalnike. Primeri kumulativnih dokumentov so dvotedenski, mesečni delovni nalogi, limitne kartice za sprostitev materiala iz skladišč organizacije itd.

Knjigovodske listine delimo na primarne in zbirne

Primarni dokumenti sestavljeno v času poslovne transakcije. Primer takih dokumentov so računi za oddajo materialov iz skladišč organizacije v delavnice.

Zbirni dokumenti sestavljeno na podlagi primarnih dokumentov, na primer obračunov plač.

V trenutku evidentiranja podatkov v primarnih dokumentih se pojavijo knjigovodski podatki, ki se ne beležijo samodejno. Vse njegove kvantitativne in kvalitativne značilnosti so predmet logične, aritmetične in pravne kontrole pred pripravo primarnih dokumentov. Takšen nadzor izvajajo tako zaposleni, ki sodelujejo pri vodenju primarnega računovodstva, kot tudi zaposleni v vodstvenih službah.

S podpisovanjem vhodnih in izhodnih blagajniških nalogov, obračunov plač, plačilnih nalogov in zahtevkov ter drugih bančnih dokumentov vodja organizacije temeljito analizira vsako poslovno transakcijo.

V procesu pridobivanja računovodskih informacij ločimo naslednje faze:
  • pripravljalna dela pred pripravo primarnih dokumentov;
  • priprava primarnih dokumentov;
  • odobritev primarnih dokumentov;
  • delo računovodstva pri pripravi in ​​obdelavi primarnih listin.

Zbiranje računovodskih informacij vključuje ustrezno delo različnih služb organizacije. Za to fazo je značilno najvišji ravni analitično in učinkovito računovodstvo.

Druga faza računovodskega procesa je obdelava računovodskih informacij. Gre za neposredno sodelovanje zaposlenih v službah funkcionalnega vodenja pri pridobivanju računovodskih informacij. Tako je pri obračunavanju postavk zalog na podlagi primarnih listin predvideno združevanje in povzemanje podatkov v kartonih skladišča materiala. Vsak mesec se podatki iz kartonov in knjig prenašajo v poročila o gibanju materialnih sredstev. IN določeni roki Vodje skladišč in vodje oddelkov predložijo ta poročila računovodski službi organizacije.

Pri obdelavi podatkov sodelujejo tudi upravljavci. Tako se s pomočjo zaposlenih v različnih vodstvenih službah ugotovijo krivci za primanjkljaje in izgube.

Po preverjanju aritmetičnih izračunov, zakonitosti in smotrnosti izvedenih poslovnih transakcij se knjigovodske listine evidentirajo, nato pa se izvede ekonomsko grupiranje njihovih podatkov v sistemu sintetičnih in analitičnih kontov. računovodstvo z evidentiranjem v knjigovodskih registrih.

Računovodski registri so tabele določene oblike, zgrajene v skladu z ekonomsko skupino podatkov o premoženju in virih njegovega oblikovanja. Služijo odražanju poslovnih transakcij.

Računovodski registri se glede na strukturo delijo na kronološke in sistematične. V kronoloških registrih se poslovne transakcije odražajo v zaporedju njihovega zaključka. Sistemski knjigovodski registri služijo združevanju poslovnih transakcij po ugotovljenih značilnostih.

Računovodske registre vodimo v obliki knjigovodskih knjig, kartic, izpiskov, dnevnikov ter računalniških medijev.

Sintetično knjigovodstvo se izvaja v sistematičnih registrih, analitično knjigovodstvo pa v analitičnih registrih. Vpisi v registre se izvajajo ročno in računalniško.

Celota in lokacija podatkov v registru določata njegovo obliko, ki je odvisna od značilnosti predmetov, ki se upoštevajo, namena registrov in načinov računovodske registracije. Računovodska registracija se nanaša na evidentiranje poslovnih transakcij v računovodskih registrih.

V knjigovodskih knjigah so vse strani oštevilčene in vezane. Številka je navedena na zadnji strani in overjena s podpisi pooblaščenih oseb. V nekaterih knjigah, na primer v blagajniških knjigah, strani niso samo oštevilčene, ampak tudi prepletene z vrvico in zapečatene z voščenim pečatom. Odvisno od obsega računov v knjigi je za posamezen račun dodeljena ena ali več strani. Računovodske knjige se uporabljajo za sintetično in analitično računovodstvo.

Kartice so narejene iz debelega papirja ali ohlapnega kartona, ne da bi jih pritrdili skupaj. Shranjeni so v posebne škatle- kartoteke. Kartice se odprejo za eno leto in vpišejo v poseben register, da se zagotovi nadzor nad njihovo varnostjo.

Listi se od kart razlikujejo po tem, da so narejeni iz manj gostega papirja in imajo večji format. Shranjeni so v posebnih mapah, imenovanih registratorji. Izjave se praviloma odprejo za mesec ali četrtletje.

Vpisi v knjigovodske knjige morajo biti jasni, jedrnati, jasni in čitljivi. Po evidentiranju poslovne transakcije v knjigovodskem registru se na primarni listini naredi ustrezna oznaka za kasnejše preverjanje pravilnega knjiženja. Ob koncu meseca se rezultati seštejejo za vsako stran računovodskih registrov. Končne evidence sistematskih in analitičnih registrov je treba preveriti s sestavo prometnih listov.

Po odobritvi letno poročilo knjigovodski registri so združeni, vezani in odloženi v tekoči arhiv organizacije.

Metode popravljanja napačnih vpisov v knjigovodskih registrih

obstajajo trije načini popravljanja napačnih vpisov v knjigovodskih registrih: lektoriranje, dopis, storniranje.

Korektivna metoda se lahko uporabi samo, če so bile napake odkrite pred sestavo bilance stanja ali so se pojavile v računovodskih registrih, ne da bi vplivale na korespondenco računov. Ta metoda je sestavljena iz prečrtanja s tanko črto nepravilnega besedila, številke, zneska in napisa poleg ali nad pravilnim besedilom ali zneskom z ustrezno klavzulo.

Na primer, če namesto 100 rubljev. Če se odraža 200 rubljev, je treba 200 rubljev prečrtati. in na vrhu napišite "100 rubljev", ob strani pa navedite: "200 rubljev prečrtano in 100 rubljev napisano zgoraj, popravljeno verovanje (datum, podpis)."

Vklopljeno denarne listine niso dovoljeni nobeni popravki ali izbrisi, tudi tistih, ki so navedeni, zlasti v številkah.

Dodatni vnosi se opravijo v primerih, ko je znesek poslovne transakcije pomotoma prenizko ocenjen. Na primer, dobavitelj je s tekočega računa nakazal 150 rubljev. Ta poslovna transakcija se odraža v pravilni korespondenci računov, vendar je njen znesek podcenjen na 100 rubljev. Izveden je bil naslednji računovodski vnos: bremenitev računa "Poravnave z dobavitelji", dobro na računu "Tekoči račun" - 100 rubljev.

Ker pa bi morali dobavitelji nakazati 150 rubljev, potem manjkajoči znesek 50 rubljev. potrebno je narediti dodatne vnose: bremenitev računa "Poravnave z dobavitelji", dobropis računa "Tekoči račun" - 50 rubljev.

Dodatne knjižbe se izvedejo v tekočem ali naslednjem mesecu. To pravilo popravljanja napak se uporablja v dveh primerih: če podatki primarnega dokumenta niso zabeleženi v ločeni vrstici v računovodskem registru in ko se v računovodskem registru odraža pomotoma podcenjeni znesek poslovne transakcije.

Obratna metoda je, da se napačen vnos, predvsem digitalni, izloči z negativnim številom, to pomeni, da se nepravilna korespondenca in znesek ponovita z rdečim črnilom. Hkrati se pravilen vnos izvede z navadnim črnilom. Do razveljavitev pride, ko so računi knjiženi nepravilno ali ko je zabeležen pretiran znesek.

Pri seštevanju rezultatov operacij se odštejejo vnosi z rdečim črnilom.

Zahteve iz zakona o računovodstvu določajo, da je vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije v primarnem računovodskem dokumentu. Kaj je "primarni dokument", kako je sestavljen in komu v podjetju je treba zaupati odgovornost za pripravo dokumentov, bomo preučili v članku.

Kaj je primarna dokumentacija in za kakšen namen se sestavlja?

Primarna dokumentacija je dokumentacija, ki potrjuje izvedbo poslovnih transakcij. Dokumenti morajo biti sestavljeni v istem zaporedju kot dogodki, ki so se zgodili.

Registracija primarni dokumenti v računovodstvu so potrebna zahteva vodenje poslovnih evidenc. Vendar pa danes zahteve za primarno dokumentacijo predstavljeni so povsem drugačni. Tako je z letom 2013 odpravljena obveznost uporabe enotnih obrazcev temeljnih knjigovodskih listin. Zdaj lahko podjetja izbirajo med uporabo dokumentov, ki jih je država že razvila v svojih dejavnostih, ali pa jih odobrijo neodvisno ob upoštevanju potreb organizacije. Če pa uporabo primarnega dokumenta ne določa Goskomstat, temveč drugi regulativni dokumenti, na primer »Postopek vzdrževanja gotovinsko poslovanje«, so ti obrazci obvezni.

Pomena primarnih računovodskih dokumentov organizacije ni mogoče podcenjevati. Napake, ugotovljene v primarnih podatkih, ne omogočajo določitve pravilne davčne osnove, potrebne za izračun plačila davkov. Posledično lahko nastanejo ne le nesporazumi z inšpekcijo, ampak tudi razlogi za naložitev kazni.

Da podjetju ne bi bilo treba zagovarjati svojega položaja v sporu z davčnimi organi, je treba dovolj pozornosti nameniti postopku registracije. knjigovodske listine.

Zahteve za registracijo "primarnega"

Glavna zahteva za registracijo "primarnega" je obvezna prisotnost vseh podrobnosti.

Vsi dokumenti v Albumu enotnih dokumentov že vsebujejo obvezne podatke. Če pa podjetje uporablja lastne vzorčne obrazce, je treba zagotoviti, da vsebujejo vse podatke, ki jih je treba razkriti.

Vsak primarni dokument je večinoma sestavljen iz treh delov:

  • Glava;
  • Glavni del;
  • Oblikovalski del.

Glava je namenjena odražanju informacij o dokumentu, ki se sestavlja, organizaciji, ki ga je izdala, in njegovi nasprotni stranki, in sicer:

  • Ime primarnega dokumenta;
  • Šifra tega obrazca je v skladu s klasifikatorjem OKUD. V praksi je to polje pogosto prazno zaradi dejstva, da za to ni sankcij s strani davčni organi ni zagotovljeno;
  • Datum opravljenega dejstva gospodarskega življenja;
  • Ime organizacije, ki je sestavila dokument;
  • Šifra organizacije v skladu s klasifikatorjem OKPO;
  • Ime enote, odgovorne za poslovno transakcijo (navedeno, če je na voljo);
  • Ime merske enote v skladu s klasifikatorjem OKEI ter valuta opravljene transakcije.

Glavni del primarne računovodske listine je lahko predstavljen v obliki tabele in besedila. Ta element dokumenta zahteva, da se odražajo naslednje poverilnice:

  • Podrobna vsebina dejstva gospodarskega življenja, ki se je zgodilo. Podjetje bo moralo to klavzulo napisati tako, da minimalna količina besede, ki vsebujejo največ koristnih informacij;
  • Kode in indikatorji v denarnem in fizičnem smislu.
  • Zneski transakcije in, če obstaja davek, so prikazani v ločeni vrstici.

Končna faza priprave primarnega dokumenta je zbiranje podpisov oseb, odgovornih za dejstvo gospodarskega življenja. Poleg polnega imena zaposlenega je treba navesti:

  • Položaji zaposlenih, odgovornih za pravilno izvedbo dokumenta, popolnost in točnost informacij, ki se v njem odražajo;
  • Izvirni podpisi strank;
  • Datum priprave primarnega dokumenta, položaj dejanskega izvajalca operacije, njegov podpis in polno ime ter kontaktne informacije.


Ali potrebujem pečat na primarnih knjigovodskih listinah?

Pri pripravi knjigovodskih listin se poraja veliko vprašanj glede odtisa pečata. Dvomi organizacij so postali še posebej pomembni po preklicu zahteve po obvezni prisotnosti pečata leta 2015.

Kar zadeva določen seznam primarnih dokumentov, na katerih je potreben odtis pečata, se v praksi ta zahteva izvaja v več primerih:

  1. Kadar dokument vsebuje oznako »M.P.«, ki označuje mesto odtisa pečata;
  2. Ko je zahteva po odtisu določena na ravni ruske zakonodaje;
  3. Ko je zahteva po odtisu predvidena v primarnem dokumentu.

Vendar je pomembno upoštevati, da je ugotavljanje, ali je tiskanje potrebno na določenem primarnem dokumentu ali ne, potrebno samo za tista podjetja, ki še naprej poslujejo s tiskanjem.

Tipične napake v primarni dokumentaciji

Ker se na podlagi primarne računovodske dokumentacije v podjetju oblikuje davčna osnova in se izračunajo davki, davčni organi pozorno spremljajo pravilnost dokumentov in zanesljivost informacij, ki se v njih odražajo. večina tipične napake pri pripravi "primarnega" so:

  • Uporaba obrazcev, ki jih podjetje ne odobri. Ko pride organizacija preverit davčni urad, prvi dokument, ki ga zahtevajo, je računovodski pravilnik. V njem je treba zapisati dejstvo uporabe neodvisno razvitih obrazcev dokumentov;
  • Odsotnost obveznega razkritja podrobnosti v obrazcu;
  • Odsotnost obveznih informacij v celicah obrazca;
  • Aritmetične napake med prevajanjem. Ta kršitev se pogosto pojavi le v "primarnem" obrazcu, ki se ne izpolni elektronsko, ampak ročno, saj ustvarjanje dokumenta z računalniškimi programi pomaga preprečiti napake pri izračunih;
  • Popravek v blagajniški dokumentaciji je bil opravljen v nasprotju z zakonskimi zahtevami;
  • V celicah, ki jih je treba izpolniti, vendar zanje manjkajo informacije ali so številske vrednosti indikatorjev enake nič, pomišljaji niso postavljeni.
  • Dokument je podpisala nepooblaščena oseba. V praksi mora imeti podjetje odredbo poslovodja, ki določa seznam oseb, ki imajo pravico podpisovati določene primarne računovodske listine.

V skladu s tem, če "primarni dokument" podpiše oseba, ki nima te pravice, se dokument šteje za neveljaven in nima pravne veljave.

Kako popraviti napake v primarni dokumentaciji

Najprej ugotavljamo, da je mogoče in potrebno popraviti "primarni" dokument, saj nezanesljivo prikazane informacije predstavljajo večjo nevarnost za podjetja kot popravljen dokument. Vseh knjigovodskih obrazcev listin pa ni mogoče popraviti.

V skladu z zahtevami, določenimi za pripravo primarnih gotovinskih in bančnih dokumentov, so prilagoditve te kategorije obrazcev prepovedane.

Tako kot pri drugi primarni dokumentaciji so popravki dovoljeni. V tem primeru je potrebno slediti preprosta pravila

, kar vam omogoča prilagajanje dokumenta brez ogrožanja njegove vizualne predstavitve.

  • Bistvo je naslednje:
  • Napačen vnos je treba skrbno prečrtati.

Prosimo, da poleg popravka vključite najnovejše podatke.

Popravke primarnih dokumentov lahko izvajajo samo pooblaščeni delavci. Posledično mora biti opravljeni popravek overjen s podpisom odgovornega zaposlenega v podjetju.

Trajanje x izguba primarnih dokumentov v organizaciji

Organizacija je odgovorna za hrambo primarnih dokumentov. Toda za različne kategorije dokumentov so določena različna obdobja, v katerih morajo biti izpolnjeni dokumenti shranjeni v podjetju.

Hkrati mora organizacija zagotoviti ustrezne pogoje za hrambo dokumentov in preprečiti nepooblaščene popravke obrazcev. Na splošno je treba odgovornost za varnost primarne računovodske dokumentacije dodeliti vodji podjetja.

Podjetje vsak dan izvede na desetine operacij. Računovodje pošiljajo denar nasprotnim strankam, skladom in ustanoviteljem, obračunavajo plače, prejemajo računalnike in pohištvo, zaračunavajo kazni, obračunavajo amortizacijo itd. Za vsako takšno operacijo je treba sestaviti primarni dokument (odstavek 1, člen 9 Zvezni zakon z dne 06.12.2011 št. 402-FZ "O računovodstvu", v nadaljevanju zakon št. 402-FZ).

Primarni dokument se ustvari v času transakcije ali po njenem zaključku kot potrditev dejstva transakcije (3. člen 9. člena zakona št. 402-FZ). Na podlagi primarnih podatkov računovodje opravijo vnose.

Račun, akt za opravljanje storitev izdelave spletne strani, računovodsko potrdilo – vse to so primarni dokumenti, ki jih računovodje uporabljajo pri vsakdanjem delu. Obstaja veliko vrst primarnih izdelkov, njihova raznolikost pa je odvisna od značilnosti dejavnosti podjetja. Na primer, v transportnem podjetju bo ena glavnih vrst primarne dokumentacije tovorni list, v knjižnici pa akt o odpisu literature.

Primarni dokumenti naj bi bili v podjetju shranjeni najmanj pet let, obdobje pa se začne šteti po letu poročanja (1. člen 29. člena zakona št. 402-FZ). To pomeni, da mora biti dokument z dne 7.3.2016 shranjen najmanj do vključno leta 2021. Ločena obdobja shranjevanja primarnih materialov so določena s seznamom, odobrenim z odredbo Ministrstva za kulturo z dne 25. avgusta 2010 št. 558. Za ohranitev računovodskih dokumentov podjetja pogosto ustvarijo posebne arhive.

Primarni dokument je lahko papirni ali elektronski. V praksi vedno več več podjetij uporabljajte elektronsko upravljanje dokumentov (EDF). Podjetja izmenjujejo predvsem pogodbe, račune za plačilo, akte, dobavnice in račune.

EDI bistveno poenostavi postopek obdelave primarnih dokumentov od trenutka njihovega nastanka do trenutka njihovega evidentiranja in pohitri delo med nasprotnimi strankami. Velik plus - elektronske dokumente ni ga treba natisniti, če to ni v nasprotju z zakonom ali pogoji pogodbe (6. člen 9. člena zakona št. 402).

Elektronska listina je overjena s kvalificiranim elektronskim podpisom. Če se stranke ustrezno odločijo, se primarni dokument lahko podpiše z enostavnim ali nekvalificiranim podpisom (pismo Oddelka za davčno in carinsko politiko Ministrstva za finance Rusije z dne 12. septembra 2016 št. 03-03-06/ 2/53176).

Odsotnost primarnih dokumentov v podjetju lahko povzroči resno globo od 10.000 do 30.000 rubljev (120. člen Davčnega zakonika Ruske federacije). Davčni organi bodo izdali tudi globo za napake pri registraciji. Poleg tega se lahko osebe, odgovorne za obdelavo dokumentov, kaznujejo z denarno kaznijo v skladu s členom 15.11 Zakonika o upravnih prekrških Ruske federacije v višini od 2000 do 3000 rubljev. Obstaja še ena nevarnost: če davčni organi med revizijo ne najdejo zahtevanega dokumenta, lahko del odhodkov črtajo iz davčne osnove, zato bo moralo podjetje plačati dohodnino.

Obvezne podrobnosti primarnega dokumenta

Samo primarni dokument z vsemi zahtevanimi podatki ima pravno veljavo (4. člen 9. člena zakona št. 402-FZ):

  1. naslov (na primer "Akt o opravljenih storitvah", " Plačilni nalog", "Računovodsko potrdilo");
  2. datum sestavljanja;
  3. ime avtorja dokumenta (na primer OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
  4. vsebina dokumenta ali poslovne transakcije (na primer »Storitve dostopa do interneta«, »Gradivo predano v obdelavo«, »Plačilo računa za pisarniški material«, »Obračunane obresti po posojilni pogodbi«);
  5. naravni in denarni kazalniki (kosi, metri, rublji itd.);
  6. odgovorna delovna mesta (na primer "Računovodja", "Skladiščnik", "Vodja kadrovskih virov", "Vodja prodajnega oddelka" itd.);
  7. osebni podpisi strank.

Pravilno sestavljen dokument bo po potrebi pomagal v sodnem postopku, na primer, ko kupec ne plača dolga ali poskuša razveljaviti transakcijo. Toda dokument z napakami ali izmišljenimi podpisi lahko igra kruto šalo - zato nikoli ne podpišite za dobavitelja, če je nenadoma pozabil podpisati. Skrbno hranite vse primarne dokumente in vedno skrbno preverite vse podrobnosti v vhodnih dokumentih.

V praksi se še vedno lahko srečamo s pritožbami strank glede pomanjkanja plombe. Naj vas spomnimo, da je bil od 07.04.2015 pečat za večino organizacij preklican in se lahko uporablja po želji (Zvezni zakon z dne 06.04.2015 št. 82-FZ). Podatki o pečatu organizacije morajo biti navedeni v listini. Če nasprotna stranka vztraja pri oddaji žiga, vi pa ga pravno nimate, lahko nasprotno stranko pisno obvestite o njegovi odsotnosti in predložite izpis iz računovodske politike.

Obrazci primarnih dokumentov

Pri svojem delu lahko uporabljate standardizirane in lastne obrazce primarni dokumenti (4. člen 9. člena Zveznega zakona z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ "O računovodstvu"). V tem primeru mora domači primarni dokument vsebovati vse zahtevane podatke. Mnoga podjetja so prisiljena razviti lastno različico akta o odpisu materiala, saj ni enotne oblike dokumenta.

Dovoljena je uporaba kombinirane oblike primarnega dokumenta, če je enotna oblika vzeta kot osnova in dopolnjena s potrebnimi stolpci ali vrsticami. V tem primeru je treba ohraniti vse obvezne podatke (resolucija Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 24. marca 1999 št. 20).

Izbira družbe glede uporabljenih oblik primarnega računovodstva mora biti opredeljena v njenih računovodskih usmeritvah.

V procesu delovanja se lahko pojavi potreba po novih primarnih dokumentih, nato pa jih je mogoče razviti in odobriti z računovodsko politiko.

Pozor! Ker lahko vaša nasprotna stranka uporablja tudi neodvisno izdelano primarno listino, mora vaša računovodska usmeritev izkazovati, da sprejemate tudi te listine v računovodstvo.

Za večino dokumentov imate pravico, da ne uporabljate enotnih obrazcev, vendar je treba gotovinske transakcije izvajati le v skladu z odobrenimi obrazci dokumentov (informacija Ministrstva za finance Ruske federacije št. PZ-10/2012).

Vrste primarnih dokumentov

Strokovnjaki lahko najdejo glavne oblike primarnih dokumentov v albumih enotnih obrazcev, odobrenih s sklepi Državnega odbora za statistiko Ruske federacije. Tukaj so najpogostejši.

Dokumenti za računovodstvo trgovinskih poslov

  • TORG-12;
  • Oznaka izdelka;
  • Univerzalni prenosni dokument.

Dokumenti za računovodstvo osnovnih sredstev

  • OS-1 "Akt o prevzemu in prenosu osnovnih sredstev (razen zgradb, objektov)";
  • OS-4 "Akt o odpisu osnovnih sredstev";
  • OS-6 "Inventurna kartica za evidentiranje osnovnih sredstev".

Primarna blagajna

Gotovinske transakcije se izvajajo izključno v skladu s Postopkom za opravljanje gotovinskih transakcij (Navodilo Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 št. 3210-U). Ne morete na primer oblikovati "potrošnega materiala" v prosti obliki ali razviti lastne različice.

Obrazci primarnih gotovinskih dokumentov so odobreni z Resolucijo Državnega odbora za statistiko Ruske federacije z dne 18. avgusta 1998 št. 88:

  • KO-1 "Nalog za prejem gotovine";
  • KO-2 "Blagajniški nalog";
  • KO-3 "Dnevnik registracije vhodnih in izhodnih gotovinskih dokumentov";
  • KO-4" Blagajniška knjiga»;
  • KO-5 "Knjiga računovodstva sredstev, ki jih je sprejela in izdala blagajna."

Gotovinske dokumente je treba zelo skrbno preverjati, saj so takšni primarni dokumenti neposredno povezani s pretokom gotovine in vedno pritegnejo pozornost inšpekcijskih organov. Na primer, davčni organi bodo zagotovo pozorni na PKO, v katerem znesek presega 100.000 rubljev. In vse zato, ker z eno nasprotno stranko ne morete plačati v gotovini v znesku, ki presega 100.000 rubljev. Odsotnost podpisov v gotovinskih dokumentih bo tudi razlog za postopek pri Zvezni davčni službi.

Naj povzamemo. Torej so primarni dokumenti sestavni del računovodstva in davčno računovodstvo. Transakcij ni mogoče izvesti brez dokazil. Računovodje pogosto ustvarijo računovodske vnose na podlagi kopije ali skeniranega dokumenta primarnega dokumenta. Zelo pomembno je, da kopije pravočasno zamenjate z originalnimi dokumenti, sicer lahko regulativni organi menijo, da je operacija ali transakcija fiktivna. Le listine, sestavljene v skladu z zakonodajo, so zagotovilo za varnost in zanesljivost računovodstva v podjetju.

V sedanji praksi se primarni računovodski dokumenti razumejo kot dokumenti, ki odražajo dejstva gospodarskega življenja (sklepanje poslov, gibanje inventarnih postavk itd.). Sestavljeni so v času transakcij ali po njihovem zaključku, da potrdijo dejstva, ki so se zgodila. Na podlagi njih računovodja izvede vnose v računovodski program podjetja in sprejme zneske za davčno računovodstvo.

V kakšni obliki je sestavljen "primarni"?

Po pojasnilih ministrstva za finance ima družba pravico samostojno določiti, katere oblike »primarja« bo uporabljala. Odločitev sprejeta je določeno v računovodskih usmeritvah organizacije. Praksa kaže, da poslovni subjekti uporabljajo eno od treh možnosti:

  • Enotni obrazci, ki jih predlaga Goskomstat.
  • Vzorci, ki jih podjetje razvija samostojno in so zavarovani z internimi predpisi.
  • Kombinirane možnosti: primarni dokumenti v enotni obliki, dopolnjeni z določenimi polji.

Pravica poslovnih subjektov do samostojnega razvoja "primarnih" obrazcev ne velja za naslednje vrste dokumentov:

  • gotovinski dokumenti (zlasti potrošni material in potrdila);
  • strogi obrazci za poročanje;
  • transportni računi.

Zanje Ministrstvo za finance uvaja enotne obrazce kot obvezne.

Če podjetje, ki je sklenilo posel, v pogodbi ni določilo oblike »primarja«, ima nasprotna stranka pravico predložiti dokumente v skladu z lastni vzorci. Da bi se izognili vprašanjem regulativnih organov, bi moralo podjetje v svojih računovodskih usmeritvah navesti, da sprejema papirje na obrazcih, ki so jih razvili njegovi dobavitelji in kupci.

Pomembno! Prisotnost "primarnega", ki posreduje določeno operacijo, je obvezna zahteva za njen odraz v računovodstvu in davčnem računovodstvu.

Obvezni podatki o "primarnem"

Po čl. 9 402-FZ morajo primarni računovodski dokumenti vsebovati naslednje obvezne podatke:

  • ime poslovnega dokumenta, na primer "Potrdilo o sprejetem delu";
  • številko v skladu z internimi pravili o oštevilčevanju izvornega podjetja;
  • datum priprave dokumenta;
  • polno ime podjetja, ki je izdalo "primarno registracijo";
  • bistvo poslovne transakcije, ki je nastala (na primer odprema blaga kupcu, polog gotovine v blagajno, prevzem opravljenega dela itd.);
  • merjenje ekonomskega dejstva, ki se je zgodilo v denarju ali naravi;
  • položaj in polno ime zaposlenega, odgovornega za dokončanje ali obdelavo transakcije;
  • lastnoročni podpis pooblaščene osebe.

Seznam oseb, upravičenih do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov, določi vodja organizacije. Zavarovano je z njegovim ukazom.

Nekateri obrazci vsebujejo dodatne podrobnosti glede na standardni seznam. Na primer, tovorni listi morajo vsebovati podatke o avtomobilu, njegovem lastniku in vozniku.

Ali je treba na "primarni" dokument dati pečat organizacije? To ni obvezen pogoj, brez tega ni mogoče storiti le, če je njegova prisotnost predvidena v računovodski politiki podjetja.

Vrste primarnih dokumentov

Veljavna zakonodaja ne določa zaprtega seznama primarnih računovodskih dokumentov za leto 2018. Njihova raznolikost je določena z obsegom dejavnosti gospodarskega subjekta. Za eno podjetje boste potrebovali tovorni list, za drugo - akt o odpisu literature iz knjižnice.

Najpogostejše vrste dokumentacije vključujejo:

  • tovorni list – posreduje pri poslih prevzema in prenosa blaga in materiala;
  • potrdilo o sprejemu – sestavljeno v primerih, ko ena stranka sprejme rezultate dela, ki ga je opravila druga;
  • plačilni list - pripravljen pri izplačilu plač osebju;
  • OS-1 - odraža prejem ali izrabo osnovnega sredstva (razen nepremičnin);
  • INV-1 – konsolidira rezultate popisa;
  • akontacija – potrjuje stroške delavca, ki pride s službenega potovanja;
  • gotovinski dokumenti (čeki, PKO, RKO itd.);
  • plačilni nalog;
  • računovodsko potrdilo itd.

Naveden seznam primarnih knjigovodskih listin ni popoln. Podjetja različne smeri dejavnosti uporabljajo potrebne obrazce za prikaz transakcij, ki se izvajajo.

Glede na način izvedbe je »primarni« lahko papirni ali elektronski. Druga možnost se uporablja v podjetjih, kjer je vzpostavljeno elektronsko upravljanje dokumentov. Pomaga poenostaviti in pospešiti obdelavo poslovnih papirjev ter poenostaviti interakcijo med nasprotnimi strankami.

V skladu z veljavno zakonodajo se vse vrste »primarnih surovin« skladiščijo v podjetju pet let. Odštevanje se začne od konca leta poročanja. Na primer, listine, izdane v letu 2018, je treba hraniti do vključno leta 2023. Kršitev tega pravila bo povzročila postopek z davčna služba, kaznovanje organizacije.

Natančnost računovodstva in nadaljnji zaključki iz njega so odvisni od kakovosti primarnega dokumenta in informacij, ki jih vsebuje.

Informacije, ki jih vsebujejo primarni dokumenti, sprejeti za računovodstvo, se zbirajo in sistematizirajo v računovodskih registrih, katerih oblike ali zahteve odobri pooblaščeni organ. Podatki iz knjigovodskih registrov se v združeni obliki prenašajo v računovodske izkaze.

Poslovodstvo določi osebe, pooblaščene za podpisovanje knjigovodskih listin. V tem primeru se lahko vzpostavi hierarhija podpisov glede na položaj, ki ga zaseda, znesek denarja, obseg in bistvo operacije.

Podjetja ali organizacije, ki uporabljajo elektronske podpise, morajo vzpostaviti ustrezne zaščitne ukrepe in nadzor v zvezi s pravico do uporabe in dostopa do elektronskih podpisov. (17)

Zahteve za pripravo primarnih dokumentov

1. Vpisi v primarne dokumente je treba opraviti s črnilom, barvico, pasto s kemičnim svinčnikom, z uporabo pisalnih strojev, mehanizacije in drugih sredstev, ki zagotavljajo varnost teh vnosov v času, določenem za njihovo shranjevanje v arhivu.

Ne uporabljajte svinčnika za pisanje.

  • 2. Dokumenti morajo biti pripravljeni lično, besedilo in številke morajo biti napisani jasno in čitljivo.
  • 3. Vse podrobnosti morajo biti izpolnjene v dokumentu. Če kateri podatek ni izpolnjen, se na njegovo mesto postavi pomišljaj. Izpolniti je treba obvezne podatke.
  • 4. V denarnih dokumentih je znesek naveden s številkami in besedami.
  • 5. Primarni dokumenti morajo biti overjeni z osebnimi podpisi vodje organizacije, glavnega računovodje ali pooblaščenih oseb.
  • 6. Primarne listine morajo vsebovati prepise podpisov pooblaščenih oseb.
  • 7. Primarni dokumenti morajo biti opremljeni s pečatom organizacije, če to določa obrazec in veljavna zakonodaja. (18)

Vodja organizacije mora v soglasju z glavnim računovodjo v obliki odredbe odobriti seznam oseb, ki imajo pravico do podpisovanja primarnih računovodskih dokumentov.

Pravočasna in kakovostna izvedba primarnih računovodskih dokumentov, njihov prenos v določenem roku za razmislek v računovodstvu, pa tudi zanesljivost podatkov, ki jih vsebujejo, zagotavljajo osebe, ki so sestavile in podpisale te dokumente.

Gibanje primarnih dokumentov v računovodstvu (črpanje ali prejemanje od drugih poslovnih subjektov, sprejem v računovodstvo, obdelava, prenos v arhiv) mora biti urejeno tudi z urnikom, ki ga potrdi vodja z odredbo.

Opozoriti tako vodje kot izvajalce pred nepredvidenimi negativne posledice in da bi prihranili čas pri iskanju informacij, je treba po prejemu regulativni dokumenti ustvarite bazo podatkov za registracijo primarnih dokumentov.

To pomeni, da morajo imeti vsi primarni dokumenti, izpisani in izpolnjeni v računovodstvu, svoj identifikator - kodo (enkratno, edinstveno številko), ki jim je dodeljena ob obvezni registraciji v enem od vpisnih dnevnikov, ki mora biti odprto v vsakem podjetju.

Postopek za pripravo dokumentov:

  • -skladnost z vsemi predpisanimi podatki in oblikami dokumentov;
  • - točnost in jasnost prikaza vsebine opravljenih poslovnih poslov v dokumentih;
  • - pravočasno opravljanje poslov, jasno, redno in čitljivo pisanje besedila;
  • -prečrtano prosta mesta v odsotnosti rekvizitov;
  • -navedba zneskov v številkah in besedah ​​v vseh vrednostnih dokumentih; prečrtanje napak tako, da se vidi prečrtano, in overitev pravilnega besedila s podpisom osebe, ki je pripravila dokument;
  • -popravki niso dovoljeni.(27)

Primarni dokumenti, ustvarjeni z mehanizirano metodo, zahtevajo posebno potrditev zanesljivosti prejetih podatkov, tj. avtorizacija in zaščita registriranih podatkov pred nepooblaščenim prejemom informacij o njih. Po faksu je mogoče poslati katero koli vrsto dokumenta, ne pa tudi primarnega knjigovodskega dokumenta, ker nima potrdila o svoji pristnosti. Odgovornost za pravočasno in kakovostno ustvarjanje dokumentov ter njihov prenos v določenem roku za kasnejši odraz v računovodstvu je na osebah, ki so te dokumente pripravile in podpisale.

Primarno računovodstvo za proizvodni obrat- to je informacijska osnova upravljanja, katere kakovost je neposredno odvisna od kakovosti računovodstva. Primarno računovodstvo je kompleks informacij in logičnih operacij z dokumenti, ki spremljajo vse materialne in finančne tokove ter njihove elemente od vnosa do izhoda proizvodnih in gospodarskih objektov podjetja in podjetja kot celote.

Primarni dokumenti so torej nosilci informacij o vseh proizvodnih in gospodarskih objektih in subjektih ter njihovih interakcijah in omogočajo celovito presojo vseh kontrolnih dejavnikov: kvantitativnih, kvalitativnih, finančnih.(12)