Pravilno izpolnjevanje primarnih knjigovodskih listin. Kako voditi dokumentarni tok v računovodstvu

Vsak dan je podjetje podvrženo številnim operacijam. Računovodje nasprotnim strankam izdajajo račune in jim pošiljajo denar, obračunavajo plače, kazni, obračunavajo amortizacijo, pripravljajo poročila itd. Vsak dan se sestavi na desetine dokumentov različnih vrst: upravnih, izvršilnih, primarnih. Zadnja skupina je zelo pomembna za dejavnost podjetja.

Kaj so "primarni dokumenti"?

Vsak dogodek v gospodarskem življenju organizacije mora biti papirno potrjen. Oblikuje se v času transakcije ali takoj po njeni izvedbi. Priprava transakcij in poročanje se izvaja na podlagi podatkov, navedenih v primarnih knjigovodskih listinah računovodstvo. Njihov seznam je velik. V tem članku si bomo ogledali glavne, najpogosteje uporabljene dokumente.

Zakaj je primarna potrebna?

Primarna dokumentacija je sestavni del računovodstva. Kot je navedeno zgoraj, se oblikuje ob zaključku ali takoj po zaključku operacije in je dokaz resničnosti enega ali drugega dejstva gospodarskega življenja podjetja.

Seznam primarnih računovodskih dokumentov za eno transakcijo lahko vključuje:

1. dogovor.
2. Preverite.
3. Blagajniški ček ali drug plačilni dokument.
4. Tovorni list.
5. Potrdilo o opravljenem delu.

Zahtevani podatki

Trenutno obstajajo enotne oblike primarnih računovodskih dokumentov. Uporabljajo se za prikaz informacij o različnih operacijah, zato je seznam stolpcev v njih drugačen. Medtem vsi primarni dokumenti vsebujejo enotne obvezne podrobnosti. Med njimi:

1. Ime podjetja.
2. Naslov dokumenta (v
3. Datum ustanovitve.
4. Vsebina operacije, za katero je bil dokument sestavljen. Na primer, pri izpolnjevanju računa je lahko v ustreznem stolpcu navedeno »Prenos materiala za obdelavo«.
5. Denarni in naturalni kazalci. Prvi se uporabljajo za prikaz stroškov, drugi - količino, težo itd.
6. Delovna mesta odgovornih delavcev ("glavni računovodja", "skladiščnik" itd.).
7. Podpisi oseb, ki sodelujejo pri transakciji.

Pomembna točka

Primarni dokument, ki vsebuje vse zahtevane podatke, ima pravno veljavo.

Upoštevajte, da se lahko pravilno izpolnjeni dokumenti uporabijo v sodnih postopkih kot dokaz o veljavnosti (ali ne) zahtevkov. Veliko dokumentov sestavijo nasprotne stranke. Potrebno je skrbno preveriti pravilnost prijave in se nikakor ne podpisovati za dobavitelje (izvajalce ipd.), če tega niso storili.

Potrebno je skrbno hraniti primarno dokumentacijo.

Potrebujete plombo na primarni?

V praksi se številne nasprotne stranke pritožujejo zaradi njegove odsotnosti na obrazcu TTN in nekaterih drugih dokumentih. Spomnimo, od leta 2015 je večina organizacij oproščena obveznosti pečata. Takšna podjetja ga lahko uporabljajo po lastni presoji. Če obstaja, je treba podatke o njegovi prisotnosti navesti v računovodski politiki.

V primeru, da nasprotna stranka vztraja pri uporabi žiga pri registraciji primarne listine, podjetje pa ima pravico, da ga ne postavi na podlagi zakonske podlage, je treba nasprotni stranki poslati ustrezno pisno obvestilo s povezavami na predpise, ki urejajo to vprašanje.

dogovor

Če je nasprotna stranka dolgoletni partner, je povsem mogoče skleniti pogodbo za več poslov. V tem primeru je pomembno jasno navesti roke za izpolnitev obveznosti, zaporedje in postopek izračuna ter druge nianse. Pogodba se lahko sklene za prodajo blaga, opravljanje storitev ali opravljanje del. Omeniti velja, da civilno pravo omogoča tudi ustno sklenitev pogodbe. Vendar pa se v poslovnih dejavnostih praviloma uporabljajo pisne oblike pogodb.

Preverite

V tem dokumentu dobavitelj navede znesek, ki ga je treba nakazati nasprotni stranki za izdelek, storitev ali delo. Pri plačilu se privzeto domneva, da se subjekt strinja s transakcijo.

Račun mora vsebovati:

1. Ime dokumenta.
2. Ime storitev (blaga, del), za katere se plača.
3. Cena.
4. Skupni znesek.
5. Podrobnosti za plačilo.

Trenutno je celoten seznam računovodskih dokumentov v programu 1C, zato se obdelujejo samodejno.

Upoštevajte, da račun nima posebne vrednosti za regulativne organe. V njem prodajalec določi določeno ceno. Z vidika računovodje je račun najpomembnejši primarni dokument, na podlagi katerega se oblikujejo knjigovodske knjižbe.

Račun je vrsta računa. Ta dokument vsebuje posebno vrstico za navedbo zneskov DDV.

Plačilna dokumentacija

Dejstvo plačila lahko potrdite z gotovinskim potrdilom ali drugim podobnim dokumentom. Plačilo potrjuje dejstvo plačila za dostavo izdelkov, storitev ali dela. Posebna vrsta dokumenta je izbrana glede na način plačila: gotovina ali bančno nakazilo.

Eden najbolj priljubljenih plačilnih dokumentov je plačilni nalog. Predstavlja nalog lastnika računa, da banka nakaže sredstva na navedeni račun. Dokument se lahko uporablja pri plačilu storitev, blaga, za predplačilo, odplačilo kredita itd.

V primeru plačila prispevkov v proračun se izpolni polje 22 »Šifra«. V plačilnem nalogu je v tem stolpcu naveden UIN (enolični identifikator). Zahvaljujoč temu davčni organ prepozna plačnika.

Polje »Šifra« v plačilnem nalogu lahko izpolnite tudi drugače. To je odvisno od tega, kako natančno subjekt izpolnjuje svojo obveznost do proračuna: prostovoljno ali na zahtevo regulativnega organa.

Tovorni list

Obrazec TTN izda pošiljatelj. je podlaga za prenos tovora do prejemnika. Dokument je sestavljen v 4 izvodih. Po TTN prodajalec obračuna prodajo, kupec pa dobavo blaga.

Upoštevajte, da se TTN sestavi pri prevozu tovora z lastnimi sredstvi podjetja. Če je prevoz opravljen tretja oseba, se izda obrazec 1-T.

Še ena pomembna točka: podatki v TTN se morajo ujemati s podatki na računu.

Potrdilo o opravljenem delu

Ta dokument se sestavita med naročnikom in dobaviteljem. Akt je potrditev zaključka dela in opravljanja storitev po dogovorjeni ceni v roku, določenem s pogodbo. Preprosto povedano, to je izvajalčevo poročilo stranki.

Trenutno enotna oblika akta ni potrjena. Podjetje ima pravico samostojno razviti obrazec in ga konsolidirati v svojih računovodskih usmeritvah.

Glavne podrobnosti akta so:

1. Številka in datum registracije v knjigovodsko dokumentacijo.
2. Datum sestavljanja.
3. Podrobnosti o sporazumu, v skladu s katerim je akt sestavljen.
4. Trajanje, obseg, stroški dela.
5. Podatki o računu, preko katerega bo izvedeno plačilo.
6. Ime naročnika in izvajalca.
7. Podpisi strank transakcije.

Akt se vedno sestavi v dveh izvodih.

Obrazec M-15

Ta okrajšava se uporablja za označevanje računa za oddajo materiala na stran. Treba je opozoriti, da ta dokument ni obvezen, vendar ga podjetja pogosto uporabljajo.

Račun za izročitev materiala tretji osebi se izda, ko je potrebno prenesti dragocenosti iz glavne (glavne) pisarne v oddaljene enote ali druga podjetja (po posebnem dogovoru).

Pravila za registracijo f. M-15

Prvi del papirja vsebuje številko v skladu z dokumentnim tokom podjetja. Tukaj morate navesti tudi polno ime podjetja in OKPO.

Prva tabela odraža datum sestave dokumenta, kodo transakcije (če se uporablja ustrezen sistem), ime strukturne enote in področje dejavnosti podjetja, ki je izdalo račun.

Podobno so navedeni podatki o prejemniku in osebi, odgovorni za dostavo. Sledi povezava do dokumenta, v skladu s katerim je izdan račun. To je lahko dogovor, naročilo itd.

V glavni tabeli sta v stolpcih 1 in 2 navedena računovodski podračun in šifra analitičnega knjigovodstva za vse materiale, ki so predmet odpisa.

• ime materialov, ki navaja posamezne značilnosti, blagovno znamko, velikost, razred;
• številka artikla (če je ni, celica ni izpolnjena);
• šifra enote;
• ime merske enote;
• količina prenesenega blaga;
• podatki o dejanskih predmetih, odpuščenih iz skladišča (izpolni skladiščnik);
• skupni stroški materiala;
• cena brez DDV;
• znesek dodeljenega DDV;
• skupni stroški z DDV;
• inventarna številka gradiva;
• številka potnega lista (če je na voljo);
• evidenčno številko v skladu z registrsko kartico.

Račun podpišejo računovodja, delavec, odgovoren za oddajo dragocenosti iz skladišča, in prejemnik.

Predhodna poročila v "1C"

Izdelava poročil je ena najpogostejših dejavnosti računovodje. Številna plačila v gotovini so vnaprej dokumentirana. Sem spadajo potni stroški, poslovni nakupi itd.

Pogosto zaposleni v podjetju prejmejo sredstva iz blagajne za poslovne stroške. Po nakupu potrebne vrednosti(na primer pisalne potrebščine), zaposleni poročajo in predložijo računovodske listine z dokazili.

Računovodja pa mora evidentirati vse stroške v računovodskem sistemu. »Predhodna poročila« lahko odprete v »1C« v razdelku »Banka in blagajna«, pododdelek »Blagajna«. Nov dokument se vnese z gumbom "Ustvari".

Na vrhu obrazca navedite:

1. Ime podjetja.
2. Skladišče, v katerega bodo usredstvene novo prejete dragocenosti.
3. Zaposleni poroča o prejetih sredstvih v okviru poročila.

Dokument vsebuje 5 zaznamkov. V razdelku "Predujmi" izberite dokument, za katerega so bila izdana sredstva:

1. Dokument o denarju.
2. Stroškovni blagajniški nalog.
3. Bremenitev računa.

Če je bilo blago kupljeno z izdanimi sredstvi, se odraža na istoimenskem zavihku. V razdelku »Posoda« navedite podatke o vračljivi embalaži (na primer plastenke za vodo). Zavihek "Plačilo" odraža podatke o gotovini, plačani dobaviteljem za nakup predmeta ali izdani za prihodnjo dostavo.

V razdelku »Drugo« so navedeni podatki o potnih stroških: dnevnice, stroški goriva, vozovnice itd.

"Univerzalna" oblika

Na seznamu primarnih računovodskih dokumentov je en papir, ki ga je mogoče uporabiti v različnih situacijah. Uporablja se pri oblikovanju tako računovodstva kot davčno poročanje. Govorimo o knjigovodski listini. Obrazec je potreben, če je treba popraviti napako. Poleg tega je dokument potreben pri opravljanju transakcij, ki zahtevajo pojasnila, odraz izračunov, potrditev transakcij, če manjkajo drugi dokumenti.

Niansa

Vredno je povedati, da ima podjetje pravico potrditi zaključek transakcij, ki ne zahtevajo izvedbe standardnih (standardnih, poenotenih) obrazcev, ne s pomočjo potrdila, temveč z neodvisno razvitimi primarnimi računovodskimi dokumenti. Seznam le-teh pa mora biti zapisan v finančni politiki podjetja.

Pravila za sestavo potrdila

Za ta dokument ni bil odobren enoten enoten obrazec. V skladu s tem ga lahko strokovnjaki sestavijo v prosti obliki ali uporabijo predloge, razvite v podjetju. Med obveznimi podatki, ki jih mora vsebovati potrdilo, velja omeniti naslednje:

1. Informacije o podjetju.
2. Datum in razlogi za sestavo.
3. Primarne knjigovodske listine in knjigovodski registri, ki jim je priloženo potrdilo.
4. Podpis odgovornega zaposlenega.

Lahko ga napišete na običajen bel list A4 ali na dopis podjetja.

Pri sestavljanju morate biti zelo previdni, da se izognete napakam. Bolj podrobno kot bo potrdilo, manj dodatnih vprašanj bodo imeli inšpektorji.

Dokument mora seveda vsebovati le zanesljive podatke. Če se med pisanjem ugotovijo napake, je priporočljivo potrdilo ponovno sestaviti.

Funkcije shranjevanja

Vse, kar je povezano s primarnimi računovodskimi dokumenti, mora biti v podjetju shranjeno najmanj 5 let. Izračun tega obdobja se začne od datuma konca obdobja poročanja, v katerem so bili papirji izdani.

Dodatno

Primarni obrazec se lahko izda v papirni ali elektronski obliki. IN v zadnjem času Podjetja vse pogosteje dajejo prednost elektronskemu upravljanju dokumentov. To je razumljivo: izpolnjevanje in pošiljanje dokumentov traja veliko manj časa.

Elektronske listine morajo biti overjene z digitalnim podpisom (izboljšanim ali navadnim – po dogovoru med nasprotnima strankama).

Odgovornost

Primarna dokumentacija je najpomembnejši element gospodarskega življenja podjetja. Če tega ne bo, se bo podjetje soočilo z resnimi sankcijami regulativnih organov. Za ugotovljene napake bodo izrečene tudi globe primarno dokumentacijo, lažne informacije.

Kršitev predpisov pomeni kazen ne le po davčnem zakoniku, ampak tudi po zakoniku o upravnih prekrških. Če obstajajo razlogi, se lahko storilci tudi kazensko odgovarjajo.

Zaključek

Pri delu podjetja se lahko uporabljajo različni dokumenti. Poleg tega imajo lahko nekateri enotno obliko, nekatere pa lahko podjetje razvije neodvisno. Ne glede na to pa morajo biti v dokumentih vse zahtevane podrobnosti.

Nekatera podjetja uporabljajo kombinirane dokumente. Govorimo o enotnih obrazcih, dopolnjenih v skladu s posebnostmi dejavnosti organizacije.

Pomembno je, da se izbrane vrste primarne dokumentacije odražajo v računovodskih usmeritvah podjetja. Med delovanjem podjetja se lahko pojavi potreba po novih dokumentih. Če jih je razvilo podjetje, jih je treba omeniti v računovodski politiki.

Upoštevajte, da lahko nasprotna stranka tudi samostojno razvije določene oblike papirjev. V finančni politiki mora biti navedeno, da družba sprejema take dokumente od nasprotnih strank.

Za evidentiranje številnih transakcij organizacije morda ne uporabljajo enotnih oblik primarne dokumentacije. Vendar, če že govorimo o gotovinsko poslovanje, potem se izvajajo izključno z odobrenimi nalogi in drugimi plačilnimi dokumenti.

Računovodstvo finančne dejavnosti se začne s sprejetjem pravilno zasnovanega primarni dokumenti. To je zaradi veljavne zakonodaje potrebno za sam poslovni subjekt, njegove partnerje in inšpekcijske organe. Dejstva gospodarskega življenja, potrjena s primarnimi dokumenti, je enostavno dokazati. V konfliktnih situacijah bo taka pomoč, kot je dobro opravljena računovodska dokumentacija, pomagala rešiti zadevo v korist podjetja.

Kaj je primarna dokumentacija v računovodstvu?

Poslovni subjekti poročajo državi o rezultatih finančnih dejavnosti z uporabo računovodskih registrov, ki odražajo vse značilnosti dela organizacije.

Računovodstvo se začne s sprejemom in obdelavo primarnih dokumentov.

Primarni dokumenti (čeki, dobavnice, akti, računi ipd.) predstavljajo neizpodbitne dokaze o nastanku finančnih dogodkov, ki vplivajo na izid finančnega poslovanja. Ugotavljajo in potrjujejo odgovornost za opravljene poslovne posle.

Pravila za registracijo "primarnega"

Primarni dokumenti vsebujejo obvezne podatke (podrobnosti):

1. ime dokumenta;
2. datum priprave dokumenta;
3. ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil dokument;
4. vsebina dejstva gospodarskega življenja;
5. vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
6. naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je opravila transakcijo, operacijo in osebe, odgovorne za njegovo izvedbo, ali naziv delovnega mesta osebe, odgovorne za izvedbo dogodka;
7. podpisi oseb iz odstavka 6 tega dela z navedbo njihovih priimkov in začetnic.

Verodostojnost podatkov v teh dokumentih zagotavljajo tisti, ki so jih podpisali.

Kakšne so zahteve za izpolnjevanje in obdelavo knjigovodskih listin?

Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronski dokument podpisan z elektronskim podpisom.

5. odstavek 9. čl

Primarne dokumente izpolnjujejo ročno - z nalivnimi peresi in s pomočjo tehničnih sredstev, ki jim omogočajo shranjevanje zapisov med dolgoročno hrambo v arhivu. Ne morete izpolniti "primarnega" s preprostim svinčnikom. Vsa nezasedena mesta so prečrtana.

Vodja s soglasjem glavnega računovodje imenuje osebe, ki s podpisi potrjujejo resničnost in zakonitost teh primarnih dokumentov.

Ob sprejemu v računovodstvo preverijo razpoložljivost obveznih podatkov, točnost izračunov in naredijo opombo, da preprečijo njihov ponovni sprejem.

Seznam plačilnih dokumentov

Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije s primarnim računovodskim dokumentom. Za knjigovodske listine ni dovoljeno sprejeti dokumentov, ki dokumentirajo dejstva gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in navidezne transakcije.

Zvezni zakon z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ (s spremembami 23. maja 2016) »O računovodstvo»

odstavek 9. člena

Vsak finančni dogodek je potrjen z ustreznimi vrstami primarnih dokumentov.

Prevzem in odtujitev blaga sta na primer dokumentirana z računi. Prihod in odhod gotovina Dokumentirano preko banke s plačilnimi nalogi. Gibanje denarja skozi blagajno se potrjuje z blagajniškimi nalogi. Odhod voznikov na progo spremljajo tovorni listi.

Obrazci plačilni nalogi in blagajniške naloge potrjuje zakon. V celoti morajo ustrezati odobrenim vzorcem. Položaji teh dokumentov so sestavljeni strogo v skladu z navodili, ki določajo pravila za izpolnjevanje. Plačilnih nalogov in blagajniških nalogov ni dovoljeno sestavljati v prosta oblika in izvrševanje plačilnega prometa preko banke ali blagajne z drugimi dokumenti.

V kakšni obliki naj bo sestavljen "primarni" dokument?

Vzorci pravnih oblik plačilnih dokumentov so prikazani na spodnjih fotografijah.

Plačilni nalogi se izpolnijo s sodelovanjem banke.

Blagajniški nalog podpišejo samo zaposleni v računovodstvu. Osebi, ki je položila denar, se izda potrdilo, izrezano iz posebnega naročila. Potrjuje dejstvo deponiranja denarja po tem nalogu.

Blagajniški nalog poleg glavnega računovodje in blagajnika podpišeta poslovodja in prejemnik denarja. Če samostojni podjetnik nima računovodje, podpiše dokumente sam. To potrjuje predvideni namen izdanega zneska.

Kako izpolniti trgovinske dokumente

Pri dokumentiranju dejstva prodaje se običajno uporablja tovorni list. Vsebuje podatke o imenih, naslovih, bančnih podatkih strank, dodeljeni številki, datumu transakcije, imenih blaga, njihovi ceni, količini, stroških, merskih enotah, znesku obračunanega davka, priloženih dokumentih. Podpišejo ga osebe, ki jih pooblastijo poslovodne osebe vsake stranke v poslu. Podpisi morajo biti dešifrirani in označevati položaje, priimke in začetnice. Ko so izpolnjeni, se računi žigosajo na obeh straneh.

Obrazec računa je prikazan spodaj.

V primeru prenosa blaga preko prevoznika se običajno izda tovorni list - dokument, ki potrjuje tristranski posel med prodajalcem, kupcem in prevoznikom. Prodajalec prenese blago na prevoznika. Prevoznik prevzame blago od prodajalca, ga odpelje in preda kupcu. Kupec prevzame blago od prevoznika. Na ta način se potrdi dejstvo prenosa lastništva s kupca na prodajalca.

Obdavčitev transakcij v skupnem sistemu

Osebe, ki so plačniki davka na dodano vrednost, za vsako prodajo izdajo račun, ki ni primarna knjigovodska listina. Ne potrjuje dejstva prodaje, saj ga podpisuje samo ena stranka transakcije. Davek, ki ga je prodajalec obračunal v računu, ne vpliva na prodajalčev finančni rezultat, ker prodajalec tega DDV ne plača. Kupec ne prevzema računa za knjigovodske namene, ker je podpisan s strani osebe, ki mu ne odgovarja za točnost podatkov – zastopnika prodajalca.

Račun za plačilo izdelkov, ki ga izda prodajalec, se ne priznava kot primarni dokument. Ne dokazuje nastanka dogodka, ki vpliva na finančni rezultat, ne potrjuje transakcije – podpis ene stranke ne potrjuje plačila.

Ali se pogodba nanaša na primarne dokumente?

Veliko dogodkov v gospodarskem življenju spremljajo pogodbe, ki praviloma beležijo namene udeležencev in ne potrjujejo vsake finančne transakcije. Na primer, pogodbe o dobavi določajo obveznosti ene stranke do rok dostavite določeno količino izdelkov, drugo pa - sprejmite in plačajte. Ker pogodbe opredeljujejo dogodke, ki se niso zgodili, jih ne sprejmemo v računovodstvo.

Kaj mora računovodja vedeti o »primarnih« obrazcih

Oblike primarnih računovodskih dokumentov določi vodja gospodarskega subjekta na priporočilo uradnika, odgovornega za vodenje računovodskih evidenc. Oblike primarnih knjigovodskih listin za organizacije javnega sektorja so določene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruska federacija.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 (s spremembami 23. maja 2016) "O računovodstvu"

4. odstavek 9. čl

Seznam organizacij javnega sektorja vključuje:

• državne (občinske) ustanove;
• vladne agencije;
• organi lokalne uprave;
• upravljavske strukture državnih zunajproračunskih skladov;
• organi upravljanja teritorialnih državnih izvenproračunskih skladov.

Za te osebe so bili primarni računovodski obrazci odobreni z Odlokom Ministrstva za finance Rusije z dne 30. marca 2015 št. 52n (s spremembami 16. novembra 2016).

Med navedenimi obrazci v tem naročilu ni računov ali pogodb. Pridobitev in odsvojitev se dokumentira z računi in akti.

Primer enega od računov, ki so ga izdali vsi vladne organizacije, je podan spodaj.

Kako narediti popravke v knjigovodskih listinah

Popravki so dovoljeni v primarni računovodski listini, razen če ni navedeno drugače zvezni zakoni ali regulativni pravni akti državnih regulatornih organov za računovodstvo. Popravek v izvirnem znanstvenem dokumentu mora vsebovati datum popravka ter podpise oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil opravljen popravek, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

Zvezni zakon št. 402-FZ z dne 6. decembra 2011 (s spremembami 23. maja 2016) "O računovodstvu"

7. odstavek 9. čl

Če želite popraviti napako, prečrtajte, kar je napačno, in vpišite, kar je pravilno.

Popravek napake v primarnem dokumentu mora biti označen z napisom "popravljeno", potrjen s podpisom oseb, ki so podpisale dokument, in naveden mora biti datum popravka.

Pravilnik o dokumentih in pretoku dokumentov v računovodstvu (odobren s strani Ministrstva za finance ZSSR 29. julija 1983 št. 105)

Vsak popravek potrdi:

• datum popravka;
• podpisi oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil opravljen popravek;
• navedba priimkov in začetnic oseb, ki so sestavile dokument, ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

Če na seznamu ni nobene podrobnosti, je popravek nezakonit.

Primer popravka na računu je prikazan na fotografiji.

Tako da ima popravek nesporen pravna moč, je oblikovan na naslednji način. Na prostih robovih dokumenta naredite napis: "Popravljeno od" in zapišite, kaj se je izkazalo za napačno. Nadaljujte: »na« in zapišite, kaj se jim zdi pravilno. Nato napišejo: "verjamem", navedejo datum, podpišejo odgovorne osebe, njihove priimke in začetnice. S tovrstnim popravkom so izključeni amandmaji, s katerimi se podpisniki ne strinjajo.

Popravki blagajniških in bančnih dokumentov niso dovoljeni.

1. Vsako dejstvo gospodarskega življenja je predmet registracije s primarnim računovodskim dokumentom. Za knjigovodske listine ni dovoljeno sprejeti dokumentov, ki dokumentirajo dejstva gospodarskega življenja, ki se niso zgodila, vključno s tistimi, ki so podlaga za namišljene in navidezne transakcije.

2. Obvezni podatki primarne knjigovodske listine so:

1) ime dokumenta;

2) datum priprave dokumenta;

3) ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil listino;

5) vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;

6) naziv delovnega mesta osebe (oseb), ki je izvedla posel, posel, in osebe (oseb), odgovornih za njegovo izvedbo, ali naziv delovnega mesta osebe (oseb), odgovornih za izvedbo opravljenega dogodka. ;

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

7) podpise oseb iz šestega odstavka tega dela z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

3. Primarno knjigovodsko listino je treba sestaviti, ko je storjeno dejstvo gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku. Oseba, odgovorna za registracijo dejstva gospodarskega življenja, zagotavlja pravočasen prenos primarnih računovodskih dokumentov za registracijo podatkov, ki jih vsebujejo, v računovodskih registrih, pa tudi zanesljivost teh podatkov. Oseba, ki ji je zaupano vodenje računovodskih evidenc, in oseba, s katero je sklenjena pogodba o opravljanju računovodskih storitev, ne odgovarjata za skladnost primarnih knjigovodskih listin, ki jih sestavijo druge osebe, z uresničenimi dejstvi gospodarskega življenja.

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

4. Oblike primarnih računovodskih dokumentov določi vodja gospodarskega subjekta na priporočilo uradnika, odgovornega za vodenje računovodskih evidenc. Oblike primarnih računovodskih dokumentov za organizacije javnega sektorja so določene v skladu s proračunsko zakonodajo Ruske federacije.

(glej besedilo v prejšnji izdaji)

5. Primarni računovodski dokument je sestavljen na papirju in (ali) v obliki elektronskega dokumenta, podpisanega z elektronskim podpisom.

6. Če zakonodaja Ruske federacije ali sporazum predvideva predložitev primarne računovodske listine drugi osebi ali državnemu organu na papirju, je gospodarski subjekt dolžan na zahtevo druge osebe ali vladna agencija na lastne stroške izdelati papirnate kopije primarne knjigovodske listine, sestavljene v obliki elektronskega dokumenta.

7. Popravki so dovoljeni v primarnem računovodskem dokumentu, razen če ni drugače določeno z zveznimi zakoni ali regulativnimi pravnimi akti državnih računovodskih regulativnih organov. Popravek v primarnem računovodskem dokumentu mora vsebovati datum popravka, pa tudi podpise oseb, ki so sestavile dokument, v katerem je bil opravljen popravek, z navedbo njihovih priimkov in začetnic ali drugih podatkov, potrebnih za identifikacijo teh oseb.

8. Če se v skladu z zakonodajo Ruske federacije zasežejo primarni računovodski dokumenti, tudi v obliki elektronskega dokumenta, se kopije zaseženih dokumentov, izdelane na način, ki ga določa zakonodaja Ruske federacije. vključeni v knjigovodske listine.

Računovodstvo je kompleksno organiziran sistem. Na njegovi podlagi se zbirajo informacije v primarnih dokumentih, registracijah in njihova nadaljnja analiza. Tisti. računovodstvo je izraz vseh finančnih in gospodarskih transakcij v denarju. Kako se izvaja primarno računovodstvo, boste izvedeli v članku.

Vse ima svojo ceno

Računovodstvo vam omogoča, da vse transakcije pretvorite v denarne izraze. na primer delovna razmerja, odnosi med kupci in dobavitelji, vodenje evidence delovnega časa, odnosi z državo - plačevanje davkov. Ne odraža le izvajanja takih operacij, ampak tudi njihovo analizo. To nam nato omogoča, da sklepamo o plačilni sposobnosti in kreditni sposobnosti organizacije kot celote. In na podlagi tega odpraviti slabosti finančno politiko in izberite smer nadaljnji razvoj.

Pomembno: osnova za usmeritev nadaljnjega razvoja organizacije je vzdrževanje primarnega računovodstva.

To je temelj, ki vam omogoča zbiranje vseh potrebnih informacij.

Primarni dokumenti

Zgoraj smo primarno dokumentacijo imenovali temelj računovodstva v podjetju. Lahko ga primerjamo tudi s koreninami drevesa, iz katerih pozneje zrastejo deblo in veje – registri. Listi so sintetično računovodstvo za račune, ki vam omogoča pravilno in v celoti oceniti uspešnost podjetja.

Dajmo definicijo. Primarna dokumentacija je poseben dokument jasno določene oblike z zakonom, ki je izpolnjen v skladu z vsemi pravili računovodstva, priporočili davčnih, bančnih, statističnih in številnih drugih organov, ki jih to zanima.

Odobritev primarne dokumentacije poteka v statističnih organih. Bolj specializirani in ozko usmerjeni dokumenti - po oddelkih za določene vrste dejavnosti.

Takšna dokumentacija vam omogoča beleženje in sledenje finančnih in gospodarskih transakcij v podjetju. Tisti. To je osnova rabljene opreme v posameznih podjetjih.

Pravila polnjenja

Poleg tega, da so statistični organi pristojni za potrjevanje dokumentov, so razvili številne zahteve za njihovo izpolnjevanje.

Zahtevano polnjenje:

• Polno ime dokumenta (okrajšave niso dovoljene);
• Datum izdaje dokumenta;
• Popolne informacije o organizaciji, ki sestavlja dokument, in komu je namenjen;
• Po potrebi popolni bančni podatki o nasprotni stranki;
• Popolne informacije o poslovanju, izražene kvantitativno in denarno;
• Podatki o zaposlenem, ki ima pravico overiti dokument (položaj, podpis, prepis);
• Žig ali pečat (moker).

Kljub dejstvu, da so zgornje zahteve obvezne, se lahko v nekaterih primerih zaradi nepazljivosti ali drugih razlogov izpusti ena ali več točk. Ta kršitev ne pomeni neveljavnosti primarnega računovodstva.

Vrste primarne dokumentacije

Vsak posameznik finančni poslovna transakcija se izda določen dokument. Naštejmo glavne.

• Račun – za kupce, na katerem je navedeno ime izdelka ali storitve, bančni podatki dobavitelja;
• Plačilni nalog - za dobavitelja od kupca, ki potrjuje dejstvo plačila, negotovinska oblika;
• Potrdilo - za kupca, po katerem je dobavitelju plačal v gotovini;
• Bančni izpisek – omogoča vpogled v denarni tok tekoči račun podjetja za določeno obdobje;
• Blagajniški nalog – omogoča vpogled v gibanje sredstev v blagajni organizacije;
• Tovorni list ali univerzalna nakaznica, račun – po plačilu potrjuje odpremo materiala ali opravljeno storitev. Navaja ime izdelka, količino in stroške.
• Tovorni list - za prevoz materiala od dobavitelja do kupca. Navaja polno ime dobavitelja in kupca, davčno številko, pravni naslov, kraj, od koder se tovor prevaža, in podatke o prevozniku.
• Potrdilo o prodaji, tako kot dobavnica, potrjuje odpremo blaga od dobavitelja do kupca. Imeti mora datum, številko in biti registriran pri davčnem uradu.
• Avansno poročilo je poročilni dokument, ki potrjuje, kako so bila porabljena obračunska sredstva, izdana zaposlenemu. Poleg tega so nanj priloženi na listu A4 blagajniški prejemek, potrdila, pogodbe o uporabi, ki potrjujejo stroške.
• Časovni list - beleži število ur, ki jih je zaposleni delal v organizaciji na mesec;
• Plačilna lista, plačilna lista ali plačilna lista - na podlagi prve se obračunajo plače, na podlagi druge pa se izda plačilna lista.

Pomembno: Zgornji dokumenti so standardni in zakonsko strogo enotni. Ne morejo se jih izvajati na zahtevo vodje ali jih na nek način spremeniti.

Dovoljeno je vnašanje dodatne dokumentacije glede na specifiko dela.

Popravki v primarni dokumentaciji

Obrazca ni vedno mogoče pravilno izpolniti. Nekateri dovoljujejo popravke, druge je treba prepisati. Spodaj je opisano, kako pride do popravka.

Popravki v primarni dokumentaciji:

• Popravki niso dovoljeni v nestrogem dokumentu poročanja - v celoti ga je treba prepisati;
• V dokumentu strogega poročanja: prečrtajte napako z rdečo črto diagonalno v eni celici in označite »preklicano«, če obrazec ni pravilen, ga obvezno shranite;
• Morebitni popravek: prečrtajte, zgoraj napišite pravilno verzijo in napišite »verjemite popravljenemu«, žig in podpis popravljajočega delavca;
• Nikoli ne zasenčite ali naredite debele črte skozi črto;

Rok uporabnosti

Rok uporabnosti različnih oblik je različen. Hraniti jih je treba najmanj 5 let. Na primer, vse dokumente v zvezi z zaposlenimi (plače, davki, osebne mape) je treba hraniti vsaj 75 let. To je posledica pogostih zahtev bivši zaposleni za izračun pokojnine.

Če se odločite izprazniti police starih dokumentov, po preteku roka hrambe sestavite poseben akt in sestavite komisijo za odstranitev primarne dokumentacije.

Rezultati

Torej, pogledali smo, kako se hrani primarna dokumentacija. Je osnova celotnega računovodskega oddelka podjetja. Zato je treba primarno računovodstvo obravnavati z vso odgovornostjo in skrbnostjo.

Primarne knjigovodske listine so poenotene. Razvijajo jih statistični organi. Organizacija jih nima pravice spreminjati. Izpolniti je treba naslov listine, datum sestave, polno ime nasprotne stranke kupca in dobavitelja, vrednostno in količinsko ime izdelka ter podpis pooblaščene osebe.

Popravki v primarni dokumentaciji so dovoljeni. Da bi to naredili, je treba napačen vnos prečrtati in na vrhu napisati pravilno različico, pripisati "popravljeno prepričanje", datum, podpis in žig organizacije.

Rok hrambe primarne dokumentacije je 5 let ali več.

Primarne knjigovodske listine ali primarne evidence, kot jih imenujejo računovodje, so osnova računovodstva, tako računovodskega kot davčnega. brez pravilno oblikovanje, vzdrževanje in primarni dokumenti za vzdrževanje pravnih podjetniško dejavnost nemogoče.

Zakon "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011 št. 402-FZ navaja, da je "vsako dejstvo gospodarskega življenja predmet registracije kot primarnega računovodskega dokumenta."

Da so vsi na voljo potrebne dokumente, se splača redno preverjati svoje računovodstvo, tistim, ki za to nimate časa, pa priporočamo brezplačno storitev računovodske revizije.

Primarna listina pisno dokazuje dejstvo poslovnega posla, potrjuje nastanek poslovnih odhodkov pri izračunu davčne osnove in ugotavlja odgovornost izvajalcev za opravljanje poslovnih transakcij. Primarne dokumente zahtevajo davčni inšpektorji pri preverjanju napovedi in poročil, potrebni pa so pri opravljanju inšpekcij.

Glede na to, da primarne dokumente izpolnjujejo in pripravljajo ne le računovodje, temveč tudi vodje, samostojni podjetniki posamezniki, vodje prodaje in drugi zaposleni, vas vabimo, da se seznanite z zahtevami za te dokumente.

Kdo razvija obrazce primarnih dokumentov?

Primarne knjigovodske listine so poenoteno(katere obliko je razvil Rosstat (prej Goskomstat Ruske federacije) ali Centralna banka) in neodvisno razvili davkoplačevalci.

9. člen zakona št. 402-FZ vsebuje naslednji seznam obveznih podrobnosti primarnih dokumentov (poenotenih ali neodvisno razvitih):

• ime dokumenta;
• datum priprave dokumenta;
• ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil dokument;
• vsebina dejstva gospodarskega življenja;
• vrednost naravnega in (ali) denarnega merjenja dejstva gospodarskega življenja z navedbo merskih enot;
• naziv delovnega mesta osebe, ki je opravila transakcijo, operacijo in odgovorne osebe za njeno izvedbo;
• podpise teh oseb.

Kar zadeva pečat, čeprav ni naveden med obveznimi podatki, če obstaja polje "M.P." (prostor za tisk) je obvezen njen odtis.

Če je davčni zavezanec zadovoljen s poenotenimi obrazci Goskomstata (na srečo je njihov seznam ogromen), potem ni treba razviti lastnih obrazcev. Obstaja tudi koncept »posodobljene primarne«, tj. enotne primarne listine, ki jih je davčni zavezanec sam dopolnil.

Prosimo, upoštevajte Ne morete samostojno razvijati in odobravati obrazci naslednjih primarnih dokumentov:

• gotovinski dokumenti;
• plačilni nalog in drugi bančni poravnalni dokumenti;
• enotni obrazci za plačevanje z blagajno;
• tovorni list;
• plačilna lista in plačilna lista.

Takšni primarni dokumenti so lahko le poenoteni.

Kje lahko najdem vzorce enotnih primarnih dokumentov?

Za razvoj in odobritev obrazcev za primarne dokumente je odgovoren Goskomstat (zdaj Rosstat). Danes se še naprej uporabljajo enotne oblike, razvite v 90. letih prejšnjega stoletja. Le poravnalni (plačilni) dokumenti, ki jih je razvila Banka Rusije, imajo relativno novo izdajo - od leta 2012.

Takšni dokumenti se imenujejo različno: akti, dnevniki, računi, izjave, naročila, knjige, navodila, izračuni, pooblastila, naročila itd. S to tabelo boste našli, v kateri resoluciji Državnega odbora za statistiko so enotne oblike primarnih dokumenti, ki jih potrebujete, so objavljeni.

Na naši spletni strani lahko prenesete obrazce enotnih primarnih dokumentov in avtor .

Obrazec strogega poročanja (SRF) je tudi primarni dokument, vendar zanj obstajajo posebne zahteve. Seznam obveznih podatkov BSO je širši od seznama navadnih primarnih dokumentov, zlasti sta potrebna TIN in prisotnost pečata.

V članku "" lahko ugotovite, v katerih primerih je treba uporabiti enotno obliko tega dokumenta in kdaj ga lahko razvijete sami.

Napake v primarnih dokumentih

Prvič, izvorni dokumenti morajo vsebovati pravilno določene obvezne podatke. Po pojasnilih ministrstva za finance lahko davčni zavezanec upošteva odhodke v prvem davčnem obračunu, če vsebuje le manjše napake.

Takšne napake ne smejo ovirati natančne identifikacije prodajalca in kupca, imena blaga in njegove vrednosti ter drugih okoliščin dokumentiranega dejstva gospodarskega življenja (iz dopisa Ministrstva za finance z dne 4. februarja 2015 št. 03-03-10/4547).

Na žalost tipična poenostavljena formulacija pojasnil uradnikov pogosto ne omogoča jasnega razumevanja, katere netočnosti ali napake v primarnih dokumentih bodo obravnavane kot nepomembne.

Ali je na primer manjša napaka, če je ime davčnega zavezanca napisano z malimi namesto z velikimi črkami? Ministrstvo za finance je v drugem dopisu - z dne 05.02.2012 št. 03-07-11/130 navedlo, da so napake, kot je zamenjava velikih začetnic z malimi in obratno; obračanje črk; napačna navedba organizacijske in pravne oblike ni ovira za identifikacijo davčnega zavezanca (če so TIN in drugi podatki pravilno navedeni).

Toda naslednje napake se lahko štejejo za pomembne za primarne dokumente:

• aritmetične napake (napačno navedena cena/količina izdelka ali znesek davka);
• različna imena istega izdelka (na primer, v specifikaciji za dobavno pogodbo se bonboni imenujejo "vafeljski bonboni v čokoladi", na računu pa "Medved na severu");
• netočni nazivi delovnih mest tistih, ki podpisujejo primarne dokumente (na primer v pooblastilu je navedeno »namestnik generalni direktor«, in v potrdilu o sprejemu - »namestnik direktorja«);
• zneski v številkah ne sovpadajo z enakimi zneski, navedenimi z besedami (namesto 155.000 rubljev (sto petinpetdeset tisoč rubljev) je napisano 155.000 rubljev (petinpetdeset tisoč rubljev).

Davčni urad morda ne bo sprejel izdatkov za takšne primarne dokumente, nasprotna stranka ima lahko tudi težave pri odbitku DDV.

Primarne dokumente lahko popravite samo na korektivni način(nepravilno besedilo je prečrtano z eno tanko črto, pravilno pa napisano zgoraj). Popravki so opremljeni z napisom »Popravljeno«, datumom in podpisi odgovornih oseb. Popravki vhodnih in izhodnih nalogov, bančnih dokumentov in BSO so nesprejemljivi. Treba jih je sestaviti na novo.

Bodite pozorni na dejstvo, da so primarni dokumenti podpisani v času veljavnosti pooblastila, izdanega za njihov podpis, sicer bodo inšpektorji menili, da je dokumente podpisal nepooblaščen uslužbenec. Enako je treba spremljati v zvezi s podpisi zastopnikov nasprotnih strank na vašem primarnem dokumentu: pooblastila, ki so jim bila izdana, morajo biti veljavna.

Pri pripravi primarnih dokumentov morate biti pozorni ne le na njihovo izpolnjevanje, temveč tudi na skladnost njihovih datumov in drugih podrobnosti z drugimi dokumenti, na primer s pogodbami in računi. Tako bo sporen odbitek DDV na računu, sestavljenem prej kot dobavnica.

Vprašanja za davčni organi bo povzročil račune ali akte, podpisane pred pogodbo, katerih izvršitev je potrjena s primarnimi dokumenti. Obstaja izhod iz te situacije, predviden v 2. odstavku čl. 425 Civilnega zakonika Ruske federacije: v besedilu pogodbe navedite naslednjo klavzulo: "Pogoji te pogodbe veljajo tudi za razmerja strank, ki so nastala pred njeno sklenitvijo."

Ali pa na primer v aktu piše, da je bilo delo opravljeno v času od 10. do 30. marca, v pogodbi pa je določeno obdobje dela od 10. aprila do 30. aprila. V tem primeru lahko sestavite dodatno pogodbo k pogodbi, ki navaja dejanski rok za dokončanje dela ali v samem aktu navaja, da je bilo delo opravljeno pred rokom.

Izvajalci morajo biti previdni, ko stranka podpisuje potrdila o opravljenih delih. Če so bili po pogodbi vključeni podizvajalci, mora izvajalec z njimi podpisati pogodbe pred predajo dela naročniku. Če se ti datumi ne ujemata, lahko davčna uprava stroške podizvajalca šteje za neupravičene in jih ne prizna pri izračunu davčne osnove.

Dokumentni tok primarnih dokumentov

Dokumentni tok primarnih dokumentov vključuje naslednje faze:

• priprava primarnega dokumenta;
• prenos dokumenta v računovodstvo, kjer se preveri in vnese v evidence;
• tekoča hramba in kasnejši prenos dokumenta v arhiv.

To ni prazno vprašanje: kdaj je treba sestaviti primarne dokumente? Odgovor na to je v 9. členu zakona št. 402-FZ „Primarni računovodski dokument mora biti sestavljen ob storitvi dejstva gospodarskega življenja, če to ni mogoče, pa takoj po njegovem zaključku.”

Nesprejemljivo je sestavljanje primarnih dokumentov več dni po poslovni transakciji. Vsi zaposleni, ki imajo pravico do priprave primarne registracije, morajo upoštevati urnik pretoka dokumentov, v katerem lahko na primer določite naslednje roke za predložitev dokumentov v računovodstvo:

• vhodni in odhodni blagajniški nalogi - na dan priprave;
• listine v zvezi s prijavo prodaje - najkasneje naslednji delovni dan;
• akontacije - najpozneje v treh delovnih dneh po porabi sredstev;
• potrdila o nezmožnosti za delo - najkasneje naslednji delovni dan po vrnitvi na delo itd.

Kar zadeva dokumente, ki jih podpišejo nasprotne stranke, je obveznost njihovega pravočasnega prenosa lahko določena v besedilu pogodbe, na primer takole: »Kupec se zavezuje, da bo dobavitelju prenesel izvirnike podpisanih dobavnic, aktov in račune najkasneje v dveh delovnih dneh od dneva njihovega podpisa.«

Ob oddaji podpisanega primarnega dokumenta računovodstvo preveri obliko dokumenta; razpoložljivost zahtevanih podrobnosti; zakonitost poslovnega posla; aritmetični izračuni. V knjigovodske registre se vpisujejo podatki iz overjenih primarnih listin.

Tekoče hranjenje primarnih evidenc se običajno izvaja v računovodstvu, ob koncu leta pa se dokumenti združijo po datumih, zberejo v svežnje in prenesejo v arhiv. Primarni dokumenti morajo biti shranjeni najmanj pet let.