Η επιτυχία περιμένει μια εταιρεία μόνο με κορυφαίο επίπεδο οργάνωσης. Είναι απαραίτητο να επιλυθούν σωστά όχι μόνο τα βασικά ζητήματα, αλλά και τα οικονομικά. Τα γραφεία πρέπει να είναι εξοπλισμένα με είδη γραφείου, οι χώροι πρέπει να είναι προετοιμασμένοι για συναντήσεις, οχήματαγεμάτο με καύσιμο. Σε τελική ανάλυση, αυτό δημιουργεί τις προϋποθέσεις για την αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Το πίσω μέρος της εταιρείας είναι καλυμμένο.
AXO-shnik: λειτουργικές ευθύνες ειδικού
Τι ακριβώς κάνει ο επικεφαλής του οικονομικού τμήματος; Ο κατάλογος των απαιτήσεων για έναν ειδικό είναι αρκετά ευρύς - πολλά εξαρτώνται από το μέγεθος της εταιρείας και την περιοχή στην οποία εκπροσωπείται. Γενικά, εποπτεύει θέματα χρηματοδοτικής μίσθωσης, είναι υπεύθυνος για την αλληλεπίδραση με εποπτικές δομές και διαχειρίζεται το έργο προσωπικό εξυπηρέτησηςγραφείων ή βιομηχανικών χώρων. Οι αρμοδιότητες του επικεφαλής του διοικητικού γραφείου περιλαμβάνουν τη διασφάλιση της λειτουργίας της έδρας, την αγορά επίπλων, εξοπλισμού γραφείου και αναλώσιμων. Ισχυρός προσωπικές ιδιότητεςΈνας υπάλληλος που υποβάλλει αίτηση για αυτήν την κενή θέση πρέπει να έχει επικοινωνιακές δεξιότητες, ακρίβεια, αντίσταση στο άγχος και υψηλή αυτοοργάνωση.
Οι υπεύθυνοι προσλήψεων αναζητούν την εταιρεία ως επικεφαλής της διοίκησης;
Αποτελεσματικές μέθοδοι αναζήτησης διαχειριστή οικονομικό τμήμααπό τους διαχειριστές σας επιτρέπουν να επιλύσετε γρήγορα τις «ελλείψεις προσωπικού». Κατά τη διάρκεια της προκαταρκτικής συνάντησης, ο πελάτης περιγράφει μια λίστα απαιτήσεων. Το προσωπικό του γραφείου προσλήψεων αναζητά ήδη έναν υποψήφιο που ταιριάζει καλύτερα στα αναφερόμενα κριτήρια. Οι διευθυντές της εταιρείας πρόσληψης επιλέγουν τους καταλληλότερους υποψήφιους για τη θέση, απομακρύνουν τυχαίους υποψηφίους και διεξάγουν μια προκαταρκτική συνομιλία με όσους έχουν ανταποκριθεί στην κενή θέση.
Η θέση του προϊσταμένου του διοικητικού και οικονομικού τμήματος (ACD), κατά κανόνα, υπάρχει σε επιχειρήσεις με περισσότερους από 100 υπαλλήλους. Σε άλλες περιπτώσεις, τα καθήκοντα του επικεφαλής της διοίκησης και ολόκληρου του τμήματος εκτελούνται από τον γραμματέα (έως 25 άτομα), καθώς και από τον διευθυντή γραφείου ή τον υπεύθυνο εφοδιασμού (έως 100 άτομα).
Ο προϊστάμενος του τμήματος συντήρησης επιβλέπει τις εργασίες των συνεργείων επισκευής (κλειδαράδες, υδραυλικοί κ.λπ.), γενικών εργατών και καθαριστών. Σε σχετικά μικρούς οργανισμούς (έως 600 άτομα), η ασφάλεια, οι μεταφορές (οδηγοί και μηχανικοί) και οι υπηρεσίες αποθήκης (αποθηκευτή) συνήθως υπάγονται στις διαταγές του. Σε μεγάλες επιχειρήσεις και σε εκπαιδευτικά ιδρύματα, η θέση του προϊσταμένου του διοικητικού τμήματος αντιστοιχεί στη θέση του αναπληρωτή διευθυντή διοικητικού και διοικητικού τμήματος ή διοικητικού τμήματος (διοικητικό τμήμα ή εργασία).
Αρμοδιότητες του προϊσταμένου του διοικητικού γραφείου.
Ο προϊστάμενος του διοικητικού γραφείου είναι υπεύθυνος για τον καθαρισμό και τη συντήρηση των χώρων και των συναφών χώρων, λαμβάνοντας υπόψη τα πρότυπα υγιεινής και πυρασφάλειας. Οργανώνει τρέχουσες και μεγάλες επισκευές κτιρίων, συνάπτει συμβάσεις παροχής υπηρεσιών με παρόχους υπηρεσιών κοινής ωφέλειας και επικοινωνίας. Παρέχει στους εργαζομένους αναλώσιμα για το σπίτι και τα είδη γραφείου και, σε συμφωνία με τον διευθυντή, έπιπλα και εξοπλισμό γραφείου.
Εργαστείτε ως επικεφαλής του διοικητικού γραφείουαναλαμβάνει την ευθύνη για την εξυπηρέτηση των αντιπροσωπειών που επισκέπτονται την επιχείρηση.
Η οικονομική ευθύνη που επιβάλλεται από τις επαγγελματικές ευθύνες αναγκάζει τον προϊστάμενο του διοικητικού γραφείου να συνεργάζεται στενά με το λογιστήριο.
Ο προϊστάμενος του διοικητικού γραφείου τηρεί εκθέσεις για τις δραστηριότητες του τμήματος. Οι αμοιβές, οι τιμωρίες, οι προσλήψεις και οι απολύσεις των υπαλλήλων του τμήματος πραγματοποιούνται από τον διευθυντή κατόπιν εισήγησης του προϊσταμένου του διοικητικού γραφείου.
Μια τέτοια ποικιλία ευθυνών απαιτεί από τον επικεφαλής του διοικητικού γραφείου να έχει υψηλές επικοινωνιακές δεξιότητες (ικανότητα επικοινωνίας σε οποιοδήποτε επίπεδο), υπευθυνότητα, πειθαρχία, ακρίβεια, κινητικότητα, ανεξαρτησία και αντοχή στο άγχος. Πρέπει να έχει δεξιότητες στην εργασία με έγγραφα, καθολική μηχανική και τεχνικές γνώσεις.
Για μια τέτοια θέση μπορεί να υποβάλει αίτηση άτομο με ανώτερη επαγγελματική ή δευτεροβάθμια εξειδικευμένη εκπαίδευση και εργασιακή εμπειρία στον τομέα αυτό τουλάχιστον 2 και 5 ετών, αντίστοιχα. Τις περισσότερες φορές, λόγω των ειδικών απαιτήσεων, πρόκειται για άνδρες ηλικίας 30-45 ετών (οι γυναίκες καταλαμβάνουν θέσεις υπεύθυνης γραφείου και επιστάτη σε μικρά ιδρύματα). Ανάλογα με την περιοχή και την επιχείρηση, ο μισθός του επικεφαλής του τμήματος διοίκησης και συντήρησης στη Ρωσία κυμαίνεται από 1000 έως 2000 σε ισοδύναμο σε δολάρια.
"Διάνυσμα"
ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣΕΓΚΡΙΝΩ
01.06.2009 _ № _37_ Διευθύνων Σύμβουλος
(ημερομηνία) (αριθμός) (θέση διευθυντή)
Μόσχα Ιβάνοφ
(υπογραφή) (αποκρυπτογράφηση υπογραφής)
01.06.2009
(ημερομηνία)
Προϊστάμενος διοικητικού και οικονομικού τμήματος
1. ΓΕΝΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
1.4. Ο προϊστάμενος του διοικητικού και οικονομικού τμήματος διορίζεται στη θέση και παύεται με εντολή του γενικού διευθυντή.
1.5. Ο προϊστάμενος του διοικητικού και οικονομικού τμήματος αναφέρεται απευθείας στον αναπληρωτή γενικός διευθυντήςγια γενικές ερωτήσεις.
2. ΕΡΓΑΣΙΑΚΕΣ ΕΥΘΥΝΕΣ
Προϊστάμενος Διοικητικού και Οικονομικού Τμήματος:
2.1. Παρέχει οικονομική συντήρηση και σωστή κατάσταση σύμφωνα με τους κανόνες και τους κανονισμούς βιομηχανικής αποχέτευσης και πυροπροστασίας κτιρίων και χώρων στους οποίους βρίσκονται τα τμήματα του οργανισμού, καθώς και έλεγχο της δυνατότητας συντήρησης του εξοπλισμού (ανελκυστήρες, φωτισμός, θέρμανση, συστήματα εξαερισμού, και τα λοιπά.).
2.2. Συμμετέχει στην εκπόνηση σχεδίων για τρέχουσες και μεγάλες επισκευές πάγιων περιουσιακών στοιχείων (κτίρια, συστήματα ύδρευσης, αεραγωγοί και λοιπές κατασκευές) και στη σύνταξη προβλέψεων δαπανών επιχείρησης.
2.4. Παρέχει στα τμήματα του οργανισμού έπιπλα, οικιακό εξοπλισμό, μέσα μηχανοποίησης εργασιών μηχανικής και διαχείρισης, παρακολουθεί την ασφάλειά τους και τις έγκαιρες επισκευές τους.
2.5. Οργανώνει την εγγραφή απαραίτητα έγγραφαγια τη σύναψη συμβάσεων παροχής υπηρεσιών, την παραλαβή και αποθήκευση ειδών γραφείου, αναγκαίου οικιακού υλικού, εξοπλισμού και αποθεμάτων, την παροχή τους σε διαρθρωτικές μονάδες, καθώς και την τήρηση αρχείων των δαπανών τους και τη σύνταξη βεβαιωμένων εκθέσεων.
2.6. Ελέγχει την ορθολογική χρήση των υλικών και των κεφαλαίων που διατίθενται για οικονομικούς σκοπούς.
2.7. Οργανώνει υποδοχή, εγγραφή και απαραίτητες υπηρεσίες για αντιπροσωπείες και άτομα που φτάνουν σε επαγγελματικά ταξίδια. Επιβλέπει εξωραϊσμό, εξωραϊσμό και καθαρισμό της περιοχής, εορταστικό διακόσμησηπροσόψεις κτιρίων, μονοπάτια.
2.8. Οργανώνει οικονομική και υλικοτεχνική υποστήριξη για συναντήσεις, συνέδρια, σεμινάρια και άλλες εκδηλώσεις.
2.9. Εκτελεί εργασίες για την οργάνωση αρχείων χρονομέτρησης, ορθολογική διατροφήεργαζομένων κατά τη διάρκεια των μεσημεριανών διαλειμμάτων, την κατάρτιση προγραμμάτων διακοπών και εργάσιμων ημερών.
2.10. Μεριμνά για την εφαρμογή των μέτρων πυροπροστασίας και τη συντήρηση του πυροσβεστικού εξοπλισμού σε καλή κατάσταση.
2.11. Λαμβάνει μέτρα για την εισαγωγή τεχνολογίας επικοινωνιών, υπολογιστών και οργάνωσης.
2.12. Διαχειρίζεται τους υπαλλήλους του τμήματος.
Ο προϊστάμενος του διοικητικού και οικονομικού τμήματος έχει το δικαίωμα:
3.1. Εξοικειωθείτε με τα σχέδια αποφάσεων του επικεφαλής του οργανισμού σχετικά με τις δραστηριότητες του τμήματος που διευθύνει.
3.2. Συμμετέχει στη συζήτηση θεμάτων που σχετίζονται με την εργασία που εκτελεί επαγγελματικές ευθύνες, και το έργο του τμήματος επικεφαλής.
3.3. Υποβάλετε προτάσεις για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων του τμήματος προς εξέταση από τον επικεφαλής του οργανισμού.
3.4. Αλληλεπίδραση με τους επικεφαλής άλλων δομικών τμημάτων του οργανισμού.
3.5. Υπογράψτε (υπογράψτε) έγγραφα της αρμοδιότητάς σας.
3.6. Υποβάλετε προτάσεις στη διοίκηση του οργανισμού για την ενθάρρυνση των υπαλλήλων του τμήματος και την επιβολή κυρώσεων στους παραβάτες της πειθαρχίας παραγωγής και εργασίας.
4. ΕΥΘΥΝΗ
Ο επικεφαλής του διοικητικού και οικονομικού τμήματος είναι υπεύθυνος σύμφωνα με τη νομοθεσία της Ρωσικής Ομοσπονδίας:
4.1. Για αδυναμία εκτέλεσης ή κακή εκτέλεση των καθηκόντων που ορίζονται από τη σύμβαση εργασίας και την παρούσα περιγραφή εργασίας.
4.2. Για πρόκληση υλικών ζημιών στον οργανισμό.
4.3. Για παραβίαση των εσωτερικών κανονισμών εργασίας, προστασίας εργασίας και πυρασφάλειας.
Η περιγραφή εργασίας αναπτύχθηκε σύμφωνα με την εντολή του Γενικού Διευθυντή της 1ης Ιανουαρίου 2001 Αρ. 25
(όνομα της θέσης του άμεσου προϊσταμένου
(προϊστάμενος δομικής μονάδας) (υπογραφή) (μεταγραφή υπογραφής)
01.06.2009
Έχω διαβάσει αυτήν την περιγραφή εργασίας.
Έλαβα ένα αντίγραφο
και αναλαμβάνω να το κρατήσω στη δουλειά Smirnov
(υπογραφή) (αποκρυπτογράφηση υπογραφής)
01.06.2009
Νομικός σύμβουλος _ Τσέρνοβα ___
(βίζα υπαλλήλων νομικής υπηρεσίας) (υπογραφή) (μεταγραφή υπογραφής)
01.06.2009
____________________________ __________ ________________
(υπάλληλος νομικής υπηρεσίας) (υπογραφή) (μεταγραφή υπογραφής)
Κάθε άτομο που έχει εργασιακή εμπειρία κατανοεί πόσο σημαντικό είναι όταν μια εταιρεία διατηρεί σωστά τις δραστηριότητές της και διασφαλίζει την ασφάλεια των εργαζομένων της. Ας μάθουμε ποιοι υπάλληλοι πρέπει να συμπεριληφθούν στο προσωπικό της εταιρείας για να κάνουν άνετη τη διαμονή τους σε αυτήν.
Γιατί δημιουργήθηκε το AHO;
Αρχικά, ας εξηγήσουμε ότι το Τμήμα Διοίκησης και Διοίκησης είναι ένα διοικητικό και οικονομικό τμήμα. Τυπικά, τέτοια διαρθρωτικά τμήματα δημιουργούνται σε μεγάλες επιχειρήσεις με διακλαδισμένη δομή ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ. Σε μικρές εταιρείες, οι λειτουργίες ενός ολόκληρου τμήματος μπορούν να εκτελούνται από ένα άτομο. Η κύρια λειτουργία των εργαζομένων αυτού του τμήματος είναι η άρτια οργάνωση διοικητικών και οικονομικών δραστηριοτήτων, ελαχιστοποιώντας το κόστος της εταιρείας για τη διασφάλιση του βιοπορισμού της και τη δημιουργία άνετων συνθηκών παραμονής στο χώρο εργασίας.
Δομή τμήματος
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ένας υπάλληλος διοικητικής συντήρησης είναι μια θέση που είναι πιο χαρακτηριστική για έναν μεγάλο οργανισμό, όπου σχηματίζεται μια ανεξάρτητη δομική μονάδα και δημιουργείται κανονισμός για τη διοικητική συντήρηση.
Σε πολλές χιλιάδες εκμεταλλεύσεις, οι περιοχές και οι ομάδες μπορούν να κατανεμηθούν στο πλαίσιο του οργανισμού διοικητικής διαχείρισης.
Έτσι, μέσα στο τμήμα μπορούμε να διακρίνουμε τομείς:
1. Προγραμματισμός και λογιστική, κύριο καθήκον των οποίων είναι ο προγραμματισμός των δαπανών και ο προσδιορισμός της σκοπιμότητάς τους.
2. Υλικό και πόρος - πραγματοποιεί αναλώσιμα.
3.
Κοινωνική ασφάλιση - δημιουργεί προϋποθέσεις για μια άνετη ύπαρξη των εργαζομένων της εταιρείας. 
Κύρια καθήκοντα του τμήματος
Αυτό το τμήμα αντιμετωπίζει αρκετά καθήκοντα σε έναν μεγάλο οργανισμό που σπάνια μπορείς να ακούσεις την ερώτηση: Ειδικός AHO - ποιος είναι αυτός;»
Είναι σαφές σε όλα τα μέλη της ομάδας ότι οι υπάλληλοι του τμήματος ασχολούνται σημαντικά ζητήματα, η λύση των οποίων συμβάλλει στην αποτελεσματική λειτουργία της επιχείρησης:
Διοικητικό και Οικονομικό Τμήμα. Λειτουργίες
Λόγω του γεγονότος ότι τα καθήκοντα που αντιμετωπίζει αυτή η δομική μονάδα μπορεί να είναι πολύ διαφορετικά, αλλά σχετίζονται με κάποιο τρόπο με την παροχή οικονομικών υπηρεσιών στο κατάλληλο επίπεδο, μπορούν να περιγραφούν οι ακόλουθες λειτουργίες:
- εξασφάλιση της κατάλληλης συντήρησης των εγκαταστάσεων της επιχείρησης·
- παρακολούθηση της σωστής λειτουργίας του εξοπλισμού·
- σχεδιασμός ανοικοδόμησης, ;
- την πραγματοποίηση προγραμματισμένων επισκευών, τον έλεγχο και την αποδοχή τους·
- βελτίωση του κτιρίου και της πρόσοψής του, εξωραϊσμός.
- έξοδα;
- προετοιμασία όλων των απαραίτητων εγγράφων·
- παρέχοντας στους υπαλλήλους του γραφείου όλα τα απαραίτητα για αποτελεσματική εργασία.
Με βάση αυτό, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η εργασία στις Διοικητικές Λειτουργίες απαιτεί συμμόρφωση με μεγάλη ποσότητακανόνες και κανονισμούς και είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με υψηλός βαθμόςευθύνη για την εκτέλεση των εργασιών.
Περί δικαιωμάτων
Ας μιλήσουμε τώρα για το τι δικαιώματα έχει Ειδικός AHO (ποιος είναι αυτός - έχουμε ήδη αποφασίσει). Αυτή η παράγραφος θα αναφέρει επίσης ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση των καθηκόντων από τους υπαλλήλους του τμήματος.
Όπως θα περίμενε κανείς, αυτή η ρήτρα περιλαμβάνει οτιδήποτε σχετίζεται με την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με διάφορα πρότυπα και απαιτήσεις για τη διατήρηση της περιουσίας της εταιρείας, η οποία είναι σε λειτουργική χρήση.
Το τμήμα μπορεί επίσης να ελέγξει σωστή αποθήκευσηακίνητο στην αποθήκη, απαιτούν αναφορές σχετικά με τη χρήση ειδών γραφείου.
Φυσικά, δικαίωμα αυτής της δομικής μονάδας είναι να εκπροσωπεί τα συμφέροντα της εταιρείας σε αλληλεπίδραση με διάφορους φορείς (επισκευή, κατασκευαστικούς οργανισμούς) εάν είναι απαραίτητο να επιλύσει ζητήματα της περιοχής αρμοδιότητάς του.
Με βάση τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων, ο προϊστάμενος του τμήματος διοικητικής συντήρησης μπορεί να ξεκινήσει, μέσω της διοίκησης, την έκδοση διαταγής επιβολής πειθαρχική ενέργειαγια υλικές ζημιές.
Σχετικά με την αλληλεπίδραση
Ειδικός AHO (ποιος είναι αυτός;διευθυντής ή απλός υπάλληλος, δεν έχει σημασία) όταν εκτελεί την εργασία του, πρέπει να οικοδομεί επαγγελματικές σχέσεις με συναδέλφους από άλλα τμήματα. Αυτό είναι απαραίτητο για την εκτέλεση λειτουργιών υψηλής ποιότητας.
Από υπαλλήλους άλλων δομικών τμημάτων, ο υπάλληλος του διοικητικού και οικονομικού τμήματος λαμβάνει αιτήσεις για την αγορά αντικειμένων που είναι απαραίτητα για εργασία (εξοπλισμός γραφείου, είδη γραφείου κ.λπ.), καθώς και αναφορές για ζημιές σε περιουσία, γραπτές εξηγήσεις για τα αίτια των βλαβών.
Ο ΑΟ όχι μόνο ελέγχει άλλα τμήματα σχετικά με την εκτέλεση του φάσματος των θεμάτων που του έχουν ανατεθεί, αλλά και καταρτίζει σχέδια για την πραγματοποίηση επισκευών στους χώρους με βάση τα πρότυπα που παρέχονται από τις οικονομικές και λογιστικές υπηρεσίες.
Επιπλέον, η δομική μονάδα αλληλεπιδρά με το τμήμα διοίκησης προσωπικού (αίτημα τραπέζι προσωπικού, λήψη πληροφοριών για επαγγελματικά ταξίδια εργαζομένων) και το νομικό τμήμα (αίτημα συμβουλευτικής βοήθειας για την κατάρτιση συμβάσεων).
Περί ευθύνης
Τώρα είναι απαραίτητο να θίξουμε τον τομέα ευθύνης που φέρει Ειδικός AHO. Όποιος αποφασίσει να το ελέγξει είναι αυτόςπρέπει να γνωρίζει ότι ο προϊστάμενος του διοικητικού και οικονομικού τμήματος είναι πλήρως υπεύθυνος για την εκτέλεση των καθηκόντων.
Οι αρμοδιότητές του περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, την οργάνωση του έργου των εργαζομένων της δομικής μονάδας που του έχουν ανατεθεί. Ο διαχειριστής διασφαλίζει την υψηλής ποιότητας και έγκαιρη προετοιμασία της τεκμηρίωσης και της διαχείρισης εγγράφων. Είναι ο επικεφαλής του τμήματος διοίκησης και συντήρησης που είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση της πειθαρχίας παραγωγής από τους εργαζόμενους. Ο τομέας ευθύνης άλλων υπαλλήλων του οικονομικού τμήματος καθορίζεται από τις περιγραφές θέσεων εργασίας, οι οποίες θα συζητηθούν εν συντομία σε αυτό το άρθρο.
Περιγραφή θέσης του προϊσταμένου του τμήματος διοίκησης και συντήρησης
Οι εργαζόμενοι που δεν συμμετέχουν στη διατήρηση της ροής εγγράφων προσωπικού είναι απίθανο να πιστεύουν ότι οι καθορισμένες οδηγίες πρέπει να πληρούν ορισμένες απαιτήσεις.
Ωστόσο, έτσι είναι. Το έγγραφο πρέπει απαραίτητα να περιέχει ένδειξη των προσόντων του προϊσταμένου του τμήματος και των απαιτήσεων εργασιακής εμπειρίας. Κατά κανόνα, για τη θέση του διευθυντή προσλαμβάνονται ειδικοί με τριτοβάθμια εκπαίδευση (στην περίπτωσή μας, η εκπαίδευση μπορεί να είναι τεχνική ή οικονομική) και εργασιακή εμπειρία (τουλάχιστον τρία χρόνια ως ειδικός, 1-2 χρόνια ως διευθυντής).
Ο επικεφαλής του τμήματος πρέπει να γνωρίζει όλους τους τοπικούς κανονισμούς, τις παραγγελίες για τον οργανισμό που ρυθμίζουν τις δραστηριότητές του και επίσης να είναι οδηγός για την εταιρική κουλτούρα που υιοθετείται στην εταιρεία.
Οποιαδήποτε περιγραφή θέσης εργασίας, είτε πρόκειται για διευθυντή, μηχανικό διοικητικής συντήρησης ή άλλο υπάλληλο, πρέπει να περιλαμβάνει απαιτήσεις για γνώση των προτύπων και κανονισμών ασφάλειας και υγείας στην εργασία και πυρασφάλειας.
Το έγγραφο πρέπει επίσης να περιέχει πληροφορίες σχετικά με το ποιος είναι ο άμεσος προϊστάμενος του υπαλλήλου και ποιος τον αντικαθιστά κατά τη διάρκεια της ασθένειας.
Οι αρμοδιότητες της θέσης «Προϊστάμενος Διοικητικών Λειτουργιών» συμπίπτουν σε μεγάλο βαθμό με τις λειτουργίες του τμήματος, κάτι που δεν προκαλεί έκπληξη. Ωστόσο, ας τους ορίσουμε:
- εξασφάλιση υπηρεσιών υψηλής ποιότητας και συμμόρφωσης με τους κανόνες και τους κανονισμούς του SNiP για την κατάσταση του κτιρίου και των εσωτερικών χώρων.
- κατάρτιση εκτιμήσεων, προγραμματισμός εργασιών επισκευής.
- παροχή προσωπικού της εταιρείας απαραίτητα έπιπλα, εξοπλισμός, απογραφή, τήρηση αρχείων αυτών για την επιχείρηση, οργάνωση ορθολογική χρήσηυλικά;
- διαχείριση εργασιών βελτίωσης της περιοχής·
- οργάνωση υπηρεσιών στο κατάλληλο επίπεδο για συναντήσεις, συνέδρια και άλλες εκδηλώσεις·
- διαχείριση υπαλλήλων του τμήματος που του έχουν ανατεθεί.
Πληροφορίες σχετικά με τα δικαιώματα απαιτούνται επίσης στην περιγραφή της θέσης εργασίας. Εδώ θα πρέπει να μιλήσουμε για υποβολή έργων βελτίωσης υπηρεσιών στη διοίκηση για εξέταση, εξοικείωση με τα έγγραφα που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της εταιρείας και ενημέρωση της διοίκησης για ελλείψεις στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ως μέρος της διαχείρισης των εργαζομένων, ένας υπάλληλος μπορεί να κάνει προτάσεις για την επιβράβευση/τιμωρία των ειδικών του.
Η ενότητα ευθύνης περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη να εκτελέσετε σωστά τα καθήκοντά σας και να φροντίσετε την περιουσία του εργοδότη.
Άλλες θέσεις στο τμήμα
Η δομή της ACS προϋποθέτει την ύπαρξη ενός αρκετά μεγάλου αριθμού εργαζομένων: αυτοί μπορεί να είναι μηχανικοί, ειδικοί και βοηθοί.
Ανάλογα με το πόσο περίπλοκος είναι ο οργανισμός, μπορεί να υπάρχουν κορυφαίοι, ανώτεροι, κατώτεροι ειδικοί και βοηθοί. Η περιγραφή της θέσης είναι, φυσικά, σε σε αυτήν την περίπτωσηπροδιαγράφεται άμεσα για συγκεκριμένη θέση και οργάνωση και συνεπάγεται σαφή κατανομή των τομέων ευθύνης.
Ξεχωριστά, θα πρέπει να ειπωθούν για τις ευθύνες τέτοιων υπαλλήλων όπως θυρωρός, καθαρίστρια, που συμμετέχουν στη σωστή κατάσταση της περιοχής και των χώρων. Το έργο τους δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολο, αλλά συνοδεύεται και από έναν ορισμένο βαθμό ευθύνης.
Από όλα τα παραπάνω, μπορούμε να συμπεράνουμε ότι η εργασία των εργαζομένων της ACS συνίσταται στον ικανό σχεδιασμό και στην παροχή πόρων στους εργαζόμενους. Ταυτόχρονα, οι ειδικοί δεν πρέπει να επιτρέπουν υπερβολικές δαπάνες και την εμφάνιση καταστάσεων έκτακτης ανάγκης.
Έτσι, η εργασία σε ένα διοικητικό γραφείο δεν συνεπάγεται λιγότερες ευθύνες από ό,τι σε άλλες θέσεις.
Ποιος είναι ο επικεφαλής του τμήματος επιχειρήσεων;
Κάθε μεγάλη επιχείρηση πρέπει να έχει έναν ειδικό που να ασχολείται με την οικονομική υποστήριξη της εργασίας. Οι αρμοδιότητές του περιλαμβάνουν: ανακαίνιση του κτιρίου στο οποίο βρίσκεται η εταιρεία, τακτική συντήρηση, παρακολούθηση της υγείας των υποδομών (από ηλεκτρισμό και υδραυλικά μέχρι τη λειτουργία ανελκυστήρων ή αεραγωγών).
Πρέπει να σημειωθεί ότι μια οικονομική μονάδα (που μερικές φορές ονομάζεται επίσης AHO - διοικητικό και οικονομικό τμήμα) δημιουργείται μόνο όπου ο όγκος απαραίτητη εργασίανα διατηρήσει τη λειτουργία της επιχείρησης είναι πολύ μεγάλη. ΣΕ μικρές εταιρείεςΤέτοιες δραστηριότητες μπορούν να πραγματοποιηθούν από έναν διευθυντή γραφείου ή απευθείας από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Ωστόσο, στις μεγάλες εταιρείες η θέση του προϊσταμένου του τμήματος νοικοκυριού είναι εξαιρετικά σημαντική. Στην πραγματικότητα, είναι στους ώμους του να εξασφαλίσει την ομαλή λειτουργία ολόκληρου του οργανισμού.
Αξίζει επίσης να σημειωθεί ότι αυτή η θέση δεν είναι καθόλου νέα. Οι φροντιστές (όπως ονομάζονταν συνήθως αυτοί οι ειδικοί) εργάζονται σε μεγάλους οργανισμούς για πολλές δεκαετίες.
Δομή οδηγιών για τη θέση του προϊσταμένου του οικονομικού τμήματος
Η περιγραφή της θέσης εργασίας είναι ένα προαιρετικό έγγραφο. Διαφορετικός σύμβαση εργασίαςη παρουσία οδηγιών δεν επηρεάζει σε καμία περίπτωση τη σχέση μεταξύ της διοίκησης της επιχείρησης και των εργαζομένων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η δομή που πρέπει να έχει μια περιγραφή εργασίας δεν καθορίζεται πουθενά στους κανονισμούς και υποχρεωτικές απαιτήσειςόχι σε αυτήν.
Ωστόσο, με τα χρόνια εργασίας, έχει αναπτυχθεί στην πράξη μια συγκεκριμένη προσέγγιση για την προετοιμασία τέτοιων εγγράφων. Συνήθως αποτελούνται από τις ακόλουθες ενότητες:
- Γενικές προμήθειες. Αυτή η ενότητα περιγράφει ποια είναι η θέση του προϊσταμένου του οικονομικού τμήματος, ποιες απαιτήσεις του επιβάλλονται, σε ποιους αναφέρεται και ποιους εποπτεύει.
- Ευθύνες. Περιγράφει τι υποχρεούται να κάνει ο επικεφαλής αυτού του τμήματος και, κατά συνέπεια, τι δικαιούται να απαιτήσει η διοίκηση από το άτομο που κατέχει τη θέση αυτή.
- Δικαιώματα κατοχυρωμένα σε ειδικό. Τα θεμελιώδη δικαιώματα, φυσικά, κατοχυρώνονται εργατική νομοθεσία. Αλλά για να μπορέσει ο επικεφαλής ενός τμήματος να εκτελεί πλήρως και αποτελεσματικά τα καθήκοντά του, πρέπει να έχει έναν ορισμένο αριθμό δικαιωμάτων. Όσα από αυτά είναι χαρακτηριστικά όχι μιας θέσης γενικά, αλλά μιας συγκεκριμένης επιχείρησης, έχουν νόημα να καταγράφονται συγκεκριμένα στην περιγραφή της θέσης εργασίας.
- Την ευθύνη του προϊσταμένου του τμήματος. Οι περισσότερες από αυτές τις διατάξεις κατοχυρώνονται σε γενικούς κανονισμούς, επομένως είναι πολύ λογικό σε αυτήν την ενότητα της περιγραφής εργασίας να περιοριστούμε σε αναφορές σε συγκεκριμένους τύπους ευθύνης: πειθαρχική, αστική, διοικητική και ποινική. Η εργατική νομοθεσία περιορίζει τις δυνατότητες της διοίκησης της επιχείρησης, επομένως, οι προϊστάμενοί του δεν έχουν το δικαίωμα να αναθέσουν την ευθύνη στον επικεφαλής ενός τμήματος που δεν προβλέπεται από το νόμο.
Τώρα ας δούμε τι ακριβώς πρέπει να περιέχεται τα πιο σημαντικά τμήματαπεριγραφή θέσης του προϊσταμένου του οικονομικού τμήματος.
Αρμοδιότητες του προϊσταμένου του οικονομικού τμήματος
Όταν υποδεικνύετε στην περιγραφή της θέσης τις συγκεκριμένες αρμοδιότητες που ανατίθενται στον επικεφαλής του οικονομικού τμήματος, είναι λογικό να χρησιμοποιείτε τα περιεχόμενα του Unified Qualification Directory of Positions (USJ). Αν και αυτή η πράξη δεν είναι υποχρεωτική, αλλά συμβουλευτική, είναι εξαιρετικά χρήσιμη. Καθορίζει τις απαιτήσεις που παρουσιάζονται συχνότερα για μια συγκεκριμένη θέση. Αντίστοιχα, εάν οι υπάλληλοι μιας συγκεκριμένης επιχείρησης δεν έχουν εμπειρία στη σύνταξη περιγραφές εργασίας, το EKS θα δώσει τουλάχιστον μια ιδέα για το τι πρέπει να περιέχεται σε τέτοια έγγραφα.
Σύμφωνα με το ΕΚΣ, στον προϊστάμενο του οικονομικού τμήματος ανατίθενται οι εξής αρμοδιότητες:
- εξασφάλιση της συντήρησης και συντήρησης στην απαιτούμενη κατάσταση των κτιρίων και των χώρων στους οποίους βρίσκεται μια επιχείρηση ή ίδρυμα (η κατάσταση στην οποία πρέπει να βρίσκεται ένα κτίριο ή μεμονωμένες εγκαταστάσεις καθορίζεται από τα υγειονομικά πρότυπα και τους κανόνες πυροπροστασίας).
- παρακολούθηση της δυνατότητας συντήρησης του εσωτερικού εξοπλισμού του κτιρίου ή των χώρων· Ο εξοπλισμός περιλαμβάνει ύδρευση, αποχέτευση, γραμμές ηλεκτρικού ρεύματος κ.λπ.
- συμμετοχή στον προγραμματισμό τρέχοντα και μεγάλες επισκευέςπου απαιτούνται για τη διατήρηση της κανονικής λειτουργίας του οργανισμού·
- την κατάρτιση εκτιμήσεων για τα τρέχοντα έξοδα της επιχείρησης·
- οργάνωση επισκευών τόσο του κτιρίου στο σύνολό του όσο και του εξοπλισμού του οργανισμού, παρακολούθηση της ποιότητας των επισκευών·
- παροχή αποθέματος, εξοπλισμού, αναλώσιμων και άλλων υλικών πόρων που απαιτούνται για την κανονική λειτουργία τόσο της επιχείρησης στο σύνολό της όσο και των επιμέρους τμημάτων της·
- παρακολούθηση της ασφάλειας και της ορθής χρήσης των υλικών περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης·
- προετοιμασία της τεκμηρίωσης για τις συμβάσεις που απαιτούνται για την οικονομική υποστήριξη του οργανισμού ·
- τη διατήρηση των απαραίτητων αναφορών σχετικά με τη χρήση εξοπλισμού, αποθέματος και υλικών·
- παρακολούθηση ότι τα κεφάλαια που διατίθενται από τη διοίκηση για τη διασφάλιση της λειτουργίας της επιχείρησης δαπανώνται ορθολογικά·
- υποδοχή και εξυπηρέτηση προσώπων που φτάνουν σε επαγγελματικά ταξίδια·
- διαχείριση της βελτίωσης της περιοχής·
- οικονομική συντήρηση των εν εξελίξει εκδηλώσεων·
- οργάνωση χρονομέτρησης και γευμάτων για τους εργαζόμενους·
- εάν είναι απαραίτητο, μαζί με το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού, καταρτίζει χρονοδιαγράμματα εργασίας και χρονοδιαγράμματα εργασίας·
- τη λήψη μέτρων πυροπροστασίας, τη διατήρηση της πυροσβεστικής υποδομής και εξοπλισμού σε κατάσταση λειτουργίας·
- εισαγωγή νέας τεχνολογίας στον τομέα των επικοινωνιών, του εξοπλισμού γραφείου κ.λπ.
- διαχείριση των υπαλλήλων του οικονομικού τμήματος και παρακολούθηση της τήρησης της πειθαρχίας τους.
Δικαιώματα του προϊσταμένου του τμήματος οικοκυρικής
Για την εκτέλεση των καθηκόντων ένας εργαζόμενος πρέπει να έχει δικαιώματα. Συνήθως αυτά περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Επικοινωνήστε με τον επικεφαλής της επιχείρησης και τους επικεφαλής των τμημάτων για προτάσεις σχετικά με την οικονομική συντήρηση της επιχείρησης.
- Αλληλεπίδραση με τους διευθυντές όλων των δομικών τμημάτων της επιχείρησης σε θέματα που σχετίζονται με τη διαχείριση της εργασίας.
- Υπογράφει και επικολλά βίζα σε έγγραφα της αρμοδιότητάς του.
- Προτείνετε στη διοίκηση της επιχείρησης το διορισμό, τη μετακίνηση εντός της οργάνωσης και την απόλυση υπαλλήλων που υπάγονται στον προϊστάμενο του οικονομικού τμήματος.
- Πρόταση στη διοίκηση μέτρων σχετικά με ανταμοιβές και τιμωρίες για τους υπαλλήλους του τμήματος.
- Απαιτήστε από τη διοίκηση του οργανισμού να παράσχει βοήθεια.
- Ενημερώστε τη διοίκηση για ανιχνευμένες ελλείψεις στη συντήρηση της επιχείρησης και απαιτήστε την εξάλειψή τους.
Προϋποθέσεις για την κάλυψη κενής θέσης από έναν υποψήφιο
Προϊστάμενος του οικονομικού τμήματος μπορεί να γίνει όποιος διοριστεί στη θέση αυτή. Ωστόσο, το EKC συνιστά σε έναν υποψήφιο να έχει είτε ανώτερη εκπαίδευσηειδικότητα και εργασιακή εμπειρία τουλάχιστον 2 ετών, ή 5ετής εμπειρία - τότε επιτρέπεται δευτεροβάθμια ειδική εκπαίδευση. Οι ειδικές απαιτήσεις σε κάθε επιχείρηση καθορίζονται ανεξάρτητα από τη διοίκηση.