El éxito sólo espera a una empresa con un nivel de organización de primer nivel. Es necesario resolver adecuadamente no sólo las cuestiones fundamentales, sino también las económicas. Las oficinas deben estar equipadas con material de oficina, los locales deben estar preparados para reuniones, vehículos lleno de combustible. En última instancia, esto crea las condiciones previas para aumentar la productividad de los empleados. La parte trasera de la empresa está cubierta.
AXO-shnik: responsabilidades funcionales de un especialista
¿Qué hace exactamente el jefe del departamento económico? La lista de requisitos para un especialista es bastante amplia; mucho depende del tamaño de la empresa y del área en la que está representada. En general, supervisa los problemas de arrendamiento, es responsable de la interacción con las estructuras de supervisión y gestiona el trabajo. personal de servicio oficina o local industrial. Las responsabilidades del jefe de la oficina administrativa incluyen velar por el funcionamiento de la oficina central, comprar mobiliario, equipo de oficina y consumibles. Fuerte cualidades personales Un empleado que solicite esta vacante debe tener habilidades de comunicación, exigencia, resistencia al estrés y una alta autoorganización.
¿Los reclutadores buscan a la empresa como responsable de la administración?
Métodos efectivos para buscar un gerente. departamento económico de los gerentes le permiten resolver rápidamente la “escasez de personal”. Durante la reunión preliminar, el cliente describe una lista de requisitos. El personal de la agencia de contratación ya está buscando al candidato que mejor se adapte a los criterios indicados. Los gerentes de la empresa de contratación seleccionan a los candidatos más adecuados para el puesto, seleccionan candidatos al azar y mantienen una conversación preliminar con aquellos que respondieron a la vacante.
El puesto de jefe del departamento administrativo y económico (ACD), por regla general, existe en empresas con más de 100 empleados. En otros casos, las funciones del jefe de administración y de todo el departamento son realizadas por el secretario (hasta 25 personas), así como por el jefe de oficina o jefe de suministros (hasta 100 personas).
El jefe del departamento de mantenimiento supervisa el trabajo de los equipos de reparación (cerrajeros, fontaneros, etc.), trabajadores en general y limpiadores. En organizaciones relativamente pequeñas (hasta 600 personas), la seguridad, el transporte (conductores y mecánicos) y los servicios de almacén (tendero) suelen estar bajo su mando. En las grandes empresas y en las instituciones educativas, el cargo de jefe del departamento administrativo corresponde al cargo de subdirector del departamento administrativo y administrativo o departamento administrativo (departamento administrativo o trabajo).
Responsabilidades del jefe de la oficina administrativa..
El jefe de la oficina administrativa es responsable de la limpieza y mantenimiento de los locales y áreas asociadas, teniendo en cuenta las normas sanitarias y de seguridad contra incendios. Organiza reparaciones importantes y actuales de edificios, celebra contratos de servicios con proveedores de servicios públicos y de comunicaciones. Proporciona a los trabajadores consumibles para el hogar y material de oficina y, de acuerdo con el director, mobiliario y material de oficina.
Trabajar como jefe de la oficina administrativa. asume la responsabilidad de atender a las delegaciones que visitan la empresa.
La responsabilidad financiera que imponen las responsabilidades laborales obliga al jefe de la oficina administrativa a trabajar en estrecha colaboración con el departamento de contabilidad.
El jefe de la oficina administrativa mantiene informes sobre las actividades del departamento. Los premios, castigos, contratación y despido de los empleados del departamento los lleva a cabo el director por recomendación del jefe de la oficina administrativa.
Tal variedad de responsabilidades requiere que el jefe de la oficina administrativa tenga altas habilidades de comunicación (la capacidad de comunicarse a cualquier nivel), responsabilidad, disciplina, puntualidad, movilidad, independencia y resistencia al estrés. Debe tener habilidades para trabajar con documentos, ingeniería universal y conocimientos técnicos.
Tal puesto puede ser solicitado por una persona con una educación profesional superior o secundaria especializada y experiencia laboral en este campo de al menos 2 y 5 años, respectivamente. En la mayoría de los casos, debido a necesidades específicas, se trata de hombres de entre 30 y 45 años (las mujeres ocupan los puestos de directora de oficina y cuidadora en instituciones pequeñas). Dependiendo de la región y de la empresa, el salario del jefe del departamento administrativo y de mantenimiento en Rusia oscila entre 1.000 y 2.000 dólares.
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DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO APROBÉ
01.06.2009 _ № _37_ gerente general
(fecha) (número) (puesto de gerente)
Moscú Ivánov
(firma) (descifrado de firma)
01.06.2009
(fecha)
Responsable del departamento administrativo y económico
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.4. El jefe del departamento administrativo y económico es designado para el cargo y destituido por orden del director general.
1.5. El jefe del departamento administrativo y económico depende directamente del diputado. director general para preguntas generales.
2. RESPONSABILIDADES LABORALES
Responsable del departamento administrativo y económico:
2.1. Proporciona un mantenimiento económico y un estado adecuado de acuerdo con las normas y reglamentos de saneamiento industrial y protección contra incendios de los edificios y locales en los que se ubican las divisiones de la organización, así como el control sobre la capacidad de servicio de los equipos (ascensores, iluminación, calefacción, sistemas de ventilación, etc.).
2.2. Participa en el desarrollo de planes para reparaciones actuales y mayores de activos fijos (edificios, sistemas de suministro de agua, ductos de aire y otras estructuras), y en la preparación de estimaciones de gastos comerciales.
2.4. Proporciona a los departamentos de la organización muebles, enseres domésticos, medios para mecanizar los trabajos de ingeniería y gestión, supervisa su seguridad y reparaciones oportunas.
2.5. Organiza el registro documentos necesarios para celebrar contratos de prestación de servicios, recibir y almacenar material de oficina, materiales, equipos e inventario domésticos necesarios, proporcionarlos a las unidades estructurales, así como llevar registros de sus gastos y elaborar informes establecidos.
2.6. Controla el uso racional de los materiales y fondos asignados con fines económicos.
2.7. Organiza la recepción, registro y servicios necesarios para delegaciones y personas que llegan en viajes de negocios. Supervisa el paisajismo, paisajismo y limpieza del territorio, festivo. decoración fachadas de edificios, pasarelas.
2.8. Organiza apoyo económico y logístico para reuniones, congresos, seminarios y otros eventos.
2.9. Realiza trabajos de organización de registros de cronometraje, nutrición racional trabajadores durante las pausas para el almuerzo, elaborando calendarios de vacaciones y rutinas de jornada laboral.
2.10. Garantiza la implementación de medidas de prevención de incendios y el mantenimiento de los equipos contra incendios en buen estado.
2.11. Toma medidas para introducir tecnología de comunicaciones, informática y organizacional.
2.12. Gestiona a los empleados del departamento.
El jefe del departamento administrativo y económico tiene derecho:
3.1. Familiarizarse con los proyectos de decisiones del jefe de la organización sobre las actividades del departamento que dirige.
3.2. Participar en la discusión de temas relacionados con el trabajo realizado por él. responsabilidades laborales, y el trabajo del departamento que dirige.
3.3. Presentar propuestas para mejorar las actividades del departamento para la consideración del responsable de la organización.
3.4. Interactuar con los responsables de otras divisiones estructurales de la organización.
3.5. Firmar (respaldar) documentos de su competencia.
3.6. Hacer propuestas a la dirección de la organización para incentivar a los empleados del departamento e imponer sanciones a los infractores de la disciplina productiva y laboral.
4. RESPONSABILIDAD
El jefe del departamento administrativo y económico es responsable, de conformidad con la legislación de la Federación de Rusia:
4.1. Por incumplimiento o desempeño inadecuado de las funciones estipuladas en el contrato de trabajo y en esta descripción de funciones.
4.2. Por causar daños materiales a la organización.
4.3. Por infracción de la normativa laboral interna, protección laboral y seguridad contra incendios.
La descripción de funciones fue desarrollada de acuerdo con orden del Director General de 1 de enero de 2001 No. 25
(nombre del puesto del supervisor inmediato
(jefe de unidad estructural) (firma) (transcripción de firma)
01.06.2009
He leído esta descripción de trabajo.
Recibí una copia
y me comprometo a mantenerlo en el trabajo Smírnov
(firma) (descifrado de firma)
01.06.2009
Asesor Jurídico _ chernova ___
(visa de funcionarios de servicios legales) (firma) (transcripción de firma)
01.06.2009
____________________________ __________ ________________
(funcionario del servicio jurídico) (firma) (transcripción de la firma)
Toda persona que haya tenido experiencia laboral comprende lo importante que es que una empresa mantenga adecuadamente sus operaciones y garantice la seguridad de sus empleados. Averigüemos qué empleados deben formar parte de la plantilla de la empresa para que su estancia en ella sea cómoda.
¿Por qué se crea AHO?
Primero, expliquemos que el Departamento de Administración y Gestión es un departamento administrativo y económico. Normalmente, estas divisiones estructurales se crean en grandes empresas con una estructura ramificada. actividad económica. En las pequeñas empresas, las funciones de todo un departamento pueden ser realizadas por una sola persona. La función principal de los empleados de este departamento es organizar de manera competente las actividades administrativas y económicas, minimizando los costos de la empresa para garantizar sus medios de vida y creando condiciones cómodas para permanecer en el lugar de trabajo.
Estructura del departamento
Como se mencionó anteriormente, un oficial de mantenimiento administrativo es un puesto más típico de una organización grande, donde se forma una unidad estructural independiente y se crea un reglamento sobre mantenimiento administrativo.
En explotaciones multimillonarias, se pueden asignar áreas y grupos en el marco de la organización de gestión administrativa.
Así, dentro del departamento podemos distinguir sectores:
1. Planificación y contabilidad, cuya tarea principal es planificar los gastos y determinar su viabilidad.
2. Material y recursos: realiza consumibles.
3.
Seguridad social: crea las condiciones para una existencia cómoda de los empleados de la empresa. 
Principales tareas del departamento.
Este departamento se enfrenta a muchas tareas; en una organización grande rara vez se escucha la pregunta: “ Especialista de AHO: ¿quién es?
Está claro para todos los miembros del equipo que los empleados del departamento están involucrados en cuestiones importantes, cuya solución contribuye al funcionamiento eficaz de la empresa:
Departamento administrativo y económico. Funciones
Debido a que las tareas a las que se enfrenta esta unidad estructural pueden ser muy diversas, pero de alguna manera están relacionadas con la prestación de servicios económicos al nivel adecuado, se pueden destacar las siguientes funciones:
- garantizar el mantenimiento adecuado de las instalaciones de la empresa;
- monitorear el correcto funcionamiento de los equipos;
- planificación de la reconstrucción;
- realización de reparaciones programadas, su control y aceptación;
- mejora del edificio y su fachada, paisajismo;
- gastos;
- preparación de toda la documentación necesaria;
- proporcionando a los empleados de oficina todo lo necesario para un trabajo eficaz.
Con base en esto podemos concluir que el trabajo en las Operaciones Administrativas requiere el cumplimiento de gran cantidad normas y reglamentos y está indisolublemente ligado a alto grado responsabilidad por la ejecución del trabajo.
Sobre los derechos
Ahora hablemos de qué derechos tiene. Especialista de AHO (¿quién es? Ya lo hemos decidido). Este párrafo también indicará quién es responsable del desempeño de las funciones de los empleados del departamento.
Como es de esperarse, esta cláusula incluye todo lo relacionado con el seguimiento del cumplimiento de diversas normas y requisitos para la conservación de los bienes de la empresa, que se encuentran en uso operativo.
El departamento también puede controlar almacenamiento adecuado propiedad en el almacén, exigir informes sobre el uso de material de oficina.
Por supuesto, el derecho de esta unidad estructural es representar los intereses de la empresa en interacción con diversas instituciones (reparación, organizaciones de construcción) si es necesario para resolver cuestiones dentro de su área de responsabilidad.
Con base en los resultados de las inspecciones, el jefe de la administración podrá iniciar, a través de la dirección, la emisión de una orden para imponer acción disciplinaria por daños a la propiedad.
Acerca de la interacción
Especialista de la AHO (¿quién es?gerente o empleado común, no importa) al realizar su trabajo, debe entablar relaciones profesionales con colegas de otros departamentos. Esto es necesario para el desempeño de funciones de alta calidad.
De los empleados de otras divisiones estructurales, un empleado del departamento administrativo y económico recibe solicitudes para la compra de cosas necesarias para el trabajo (equipo de oficina, material de oficina, etc.), así como informes sobre daños a la propiedad, explicaciones escritas sobre las causas. de averías.
La OA no sólo controla a otros departamentos en cuanto a la ejecución de una serie de tareas que le son encomendadas, sino que también elabora planes para realizar reparaciones en las instalaciones basándose en los estándares proporcionados por los servicios financieros y contables.
Además, la unidad estructural interactúa con el departamento de administración de personal (solicitar tabla de personal, obteniendo información sobre viajes de negocios de los empleados) y el departamento jurídico (solicitando asesoramiento para la redacción de contratos).
Sobre la responsabilidad
Ahora es necesario abordar el área de responsabilidad que recae Especialista de la AHO. Quien decida controlarlo es el indicado. Debe saber que el jefe del departamento administrativo y económico es plenamente responsable del desempeño de sus funciones.
Sus responsabilidades incluyen, entre otras cosas, la organización del trabajo de los empleados de la unidad estructural que se le ha confiado. El gerente garantiza la preparación oportuna y de alta calidad de la documentación y la gestión de documentos. Es el jefe del departamento administrativo y de mantenimiento quien es responsable de la ejecución de la disciplina de producción por parte de los empleados. El área de responsabilidad de otros empleados del departamento económico está determinada por las descripciones de puestos, que se analizarán brevemente en este artículo.
Descripción del puesto del jefe del departamento administrativo y de mantenimiento.
Es poco probable que los empleados que no participan en el mantenimiento del flujo de documentos del personal piensen que las instrucciones designadas deben cumplir ciertos requisitos.
Sin embargo, es así. El documento debe contener necesariamente una indicación de las calificaciones del jefe del departamento y los requisitos de experiencia laboral. Como regla general, para el puesto de gerente se contratan especialistas con educación superior (en nuestro caso, la educación puede ser técnica o económica) y experiencia laboral (al menos tres años como especialista, 1-2 años como gerente).
El jefe del departamento necesita conocer todas las normativas locales, órdenes de la organización que regulan sus actividades, y también ser un guía de la cultura corporativa adoptada en la empresa.
Cualquier descripción de puesto, ya sea para un gerente, un ingeniero de mantenimiento administrativo u otro empleado, debe incluir requisitos de conocimiento de las normas y reglamentos de seguridad y salud en el trabajo y de seguridad contra incendios.
El documento también debe contener información sobre quién es el superior inmediato del empleado y quién lo reemplaza durante la enfermedad.
Las responsabilidades del puesto de “Jefe de Operaciones Administrativas” se superponen en gran medida con las funciones del departamento, lo cual no es sorprendente. Sin embargo, designémoslos:
- garantizar un servicio de alta calidad y el cumplimiento de las normas y reglamentos de SNiP para el estado del edificio y las instalaciones internas;
- elaboración de presupuestos, planificación de trabajos de reparación;
- provisión de empleados de la empresa muebles necesarios, equipos, inventario, llevar registros de los mismos para la empresa, organizar uso racional materiales;
- gestión de obras de mejoramiento del territorio;
- servicios de organización al nivel apropiado para reuniones, conferencias y otros eventos;
- gestión de los empleados del departamento que le ha sido confiado.
También se requiere información sobre los derechos en la descripción del trabajo. Aquí deberíamos hablar de presentar proyectos de mejora del servicio a la dirección para su consideración, familiarizarse con los documentos que regulan las actividades de la empresa e informar a la dirección sobre las deficiencias en las actividades comerciales. Como parte de la gestión de empleados, un funcionario puede hacer propuestas para recompensar o castigar a sus especialistas.
La sección de responsabilidad incluye información sobre la necesidad de desempeñar adecuadamente sus funciones y cuidar la propiedad del empleador.
Otros puestos en el departamento.
La estructura de la ACS presupone la existencia de un número bastante grande de empleados: pueden ser ingenieros, especialistas y asistentes.
Dependiendo de la complejidad de la organización, puede haber especialistas líderes, senior, junior y asistentes. La descripción del puesto está, por supuesto, en en este caso se prescribe directamente para un puesto y organización específicos, e implica una clara división de áreas de responsabilidad.
Por otra parte, cabe mencionar las responsabilidades de empleados como el conserje y el limpiador, que se dedican a poner el territorio y las instalaciones en condiciones adecuadas. Su trabajo no es particularmente difícil, pero también conlleva cierto grado de responsabilidad.
De todo lo anterior podemos concluir que el trabajo de los empleados de ACS consiste en una planificación competente y en dotar de recursos a los empleados. Al mismo tiempo, los especialistas no deben permitir gastos excesivos y situaciones de emergencia.
Por tanto, trabajar en una oficina administrativa no implica menos responsabilidad que en otros puestos.
¿Quién es el jefe del departamento comercial?
Cualquier gran empresa debe contar con un especialista involucrado en el apoyo económico de la obra. Sus responsabilidades incluyen: renovación del edificio en el que se ubica la empresa, mantenimiento rutinario, seguimiento del estado de la infraestructura (desde electricidad y fontanería hasta el funcionamiento de ascensores o conductos de aire).
Cabe señalar que una unidad económica (también llamada a veces AHO - departamento administrativo y económico) se crea solo cuando el volumen trabajo necesario para mantener el funcionamiento de la empresa es muy grande. EN pequeñas empresas Estas actividades pueden ser realizadas por el director de la oficina o directamente por el director de la empresa. Sin embargo, en las grandes empresas, el puesto de jefe del departamento de limpieza es de suma importancia. De hecho, depende de él garantizar el funcionamiento normal de toda la organización.
También vale la pena señalar que esta posición no es nueva. Los cuidadores (como solían llamarse antes a estos especialistas) han trabajado en grandes organizaciones durante muchas décadas.
Estructura de instrucciones para el cargo de jefe del departamento económico.
La descripción del puesto es un documento opcional. A diferencia de contrato de trabajo la presencia de instrucciones no afecta en modo alguno la relación entre la dirección de la empresa y los empleados. Por eso la estructura que debe tener una descripción de puesto no está fijada en ningún reglamento, y requisitos obligatorios no a ella.
Sin embargo, a lo largo de los años de trabajo, se ha desarrollado en la práctica un cierto enfoque para la preparación de dichos documentos. Suelen constar de las siguientes secciones:
- Disposiciones generales. Esta sección describe cuál es el cargo del jefe del departamento económico, qué requisitos se le imponen, a quién reporta y a quién supervisa.
- Responsabilidades. Describe lo que está obligado a hacer el jefe de este departamento y, en consecuencia, qué la dirección tiene derecho a exigir a la persona que ocupa este cargo.
- Derechos conferidos a un especialista. Por supuesto, los derechos fundamentales están consagrados en legislación laboral. Pero para que el jefe de un departamento pueda desempeñar sus funciones de manera plena y eficiente, debe estar dotado de una cierta cantidad de derechos. Aquellos de ellos que son característicos no de un puesto en general, sino de una empresa específica, tiene sentido registrarlos específicamente en la descripción del puesto.
- La responsabilidad del jefe de departamento. La mayoría de estas disposiciones están consagradas en la normativa general, por lo que lo más razonable en este apartado de la descripción del puesto es limitarnos a referencias a tipos específicos de responsabilidad: disciplinaria, civil, administrativa y penal. La legislación laboral limita las capacidades de gestión empresarial, por lo que sus superiores no tienen derecho a asignar responsabilidades al jefe de un departamento que no esté previsto por la ley.
Ahora veamos qué debe contener exactamente las secciones más importantes descripción del puesto del jefe del departamento económico.
Responsabilidades del jefe del departamento económico.
Al indicar en la descripción del puesto las responsabilidades específicas asignadas al jefe del departamento económico, tiene sentido utilizar el contenido del Directorio Unificado de Cualificación de Puestos (USC). Aunque esta ley no es obligatoria, sino consultiva, resulta de gran utilidad. Establece los requisitos que más frecuentemente se presentan para un puesto específico. En consecuencia, si los empleados de una empresa en particular no tienen experiencia en la compilación descripciones de trabajo, el EKS al menos dará una idea de lo que deberían contener dichos documentos.
Según el EKS, al jefe del departamento económico se le asignan las siguientes responsabilidades:
- garantizar el mantenimiento y mantenimiento en las condiciones requeridas de los edificios y locales en los que se encuentra una empresa o institución (la condición en la que se debe ubicar un edificio o local individual está determinada por las normas sanitarias y las reglas de protección contra incendios);
- monitorear la capacidad de servicio del equipo interno del edificio o local; el equipo incluye suministro de agua, alcantarillado, líneas eléctricas, etc.;
- participación en la planificación actual y reparaciones mayores que se requieren para mantener el funcionamiento normal de la organización;
- elaboración de estimaciones de los gastos corrientes de la empresa;
- organizar las reparaciones tanto del edificio en su conjunto como del equipo de la organización, controlando la calidad de las reparaciones realizadas;
- proporcionar tanto a la empresa en su conjunto como a sus divisiones individuales inventario, equipo, consumibles y otros recursos materiales necesarios para el funcionamiento normal;
- monitorear la seguridad y el uso adecuado de los activos materiales de la empresa;
- preparación de documentación para contratos necesarios para el apoyo económico de la organización;
- mantener los informes necesarios sobre el uso de equipos, inventarios y materiales;
- controlar que los fondos asignados por la dirección para garantizar el funcionamiento de la empresa se gasten racionalmente;
- recepción y servicio de personas que llegan en viajes de negocios;
- gestión de mejora del territorio;
- mantenimiento económico de eventos en curso;
- organización de horarios y comidas para empleados;
- si es necesario, junto con el departamento de RR.HH., elaboración de horarios de trabajo y horarios de trabajo;
- llevar a cabo medidas de protección contra incendios, mantener en funcionamiento la infraestructura y los equipos de extinción de incendios;
- introducción de nuevas tecnologías en el ámbito de las comunicaciones, equipamiento de oficina, etc.;
- gestión de los empleados del departamento económico y seguimiento de su cumplimiento de la disciplina.
Derechos del jefe del departamento de limpieza.
Para desempeñar sus funciones, un empleado debe tener derechos. Normalmente estos incluyen lo siguiente:
- Contactar al director de la empresa y a los jefes de departamento con propuestas sobre el mantenimiento económico de la empresa.
- Interactuar con los directivos de todas las partes estructurales de la empresa en temas relacionados con la gestión del trabajo.
- Firmar y colocar visas en documentos de su competencia.
- Proponer a la dirección de la empresa el nombramiento, movimiento dentro de la organización y despido de los empleados subordinados al jefe del departamento económico.
- Proponer a la dirección medidas en materia de premios y castigos para los empleados del departamento.
- Requerir que la dirección de la organización brinde asistencia.
- Informar a la dirección sobre las deficiencias detectadas en el mantenimiento del negocio y exigir su eliminación.
Requisitos para que un candidato cubra una vacante
Cualquier persona que sea designada para este cargo puede convertirse en jefe del departamento económico. Sin embargo, EKC recomienda que un candidato tenga educación superior especialidad y experiencia laboral de al menos 2 años, o 5 años de experiencia; luego se permite la secundaria educación especial. Los requisitos específicos en cada empresa los establece la dirección de forma independiente.