Γενικές ΠροϋποθέσειςΗ διαδικασία και οι όροι αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων είναι παρόμοιες με τη διαδικασία και τους όρους αποθήκευσης των έντυπων εγγράφων. Εάν ένας οργανισμός αποθηκεύει έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή, τότε είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ένας τρόπος αποθήκευσης που αποτρέπει την απώλεια, την καταστροφή ή την παραμόρφωση πληροφοριών. Επιπλέον, κατά τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων, είναι απαραίτητο να τα ξαναγράψετε σε νέα μέσα καθώς τα παλιά γίνονται απαρχαιωμένα. Αυτό αναφέρεται στην παράγραφο 2.32 των Κανόνων, που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Μαρτίου 2015 Αρ. 526. Συνιστάται να δημιουργηθεί ένας Κανονισμός για τη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων του οργανισμού.

Πού αποθηκεύονται τα έγγραφα ηλεκτρονικά

Εάν ο οργανισμός σας είναι μια μικρή επιχείρηση ή ο αριθμός των εγγράφων που δημιουργούνται δεν υπερβαίνει τα 100 το μήνα, οργανώστε ένα αρχείο σε φυσικά μέσα. Ένας δίσκος DVD μπορεί να χωρέσει περισσότερα από 1000 έγγραφα και οι μονάδες HDD μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για αυτούς τους σκοπούς. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα κειμένου για αποθήκευση στο αρχείο του οργανισμού θα πρέπει να υποβάλλονται σε μορφή PDF/A.

Εάν η διάρκεια ζωής των εγγράφων είναι 50–75 χρόνια, τότε η εγγραφή τους σε DVD δεν είναι πρακτική - τέτοια μέσα έχουν σχεδιαστεί για 20–30 χρόνια. Επομένως, είναι καλύτερο να δημιουργήσετε το δικό σας ηλεκτρονικό αρχείο για τέτοια έγγραφα. Ίδιο ηλεκτρονικό αρχείο – ένας φάκελος σε έναν από τους υπολογιστές. Ο διαχειριστής συστήματος πρέπει να ρυθμίσει ειδική πρόσβαση για το φάκελο. Αυτός ο τρόπος οργάνωσης ενός αρχείου είναι απλός, αλλά ο φάκελος είναι ευάλωτος από άποψη ασφαλείας. Μια λύση στο πρόβλημα μπορεί να είναι ένα ηλεκτρονικό αρχείο που δημιουργήθηκε με βάση τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDMS). Πρόκειται για εμπορικά προϊόντα που, σε αντάλλαγμα για εφάπαξ ή συνδρομή, προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών για την αποθήκευση, τη διαχείριση και την ασφάλεια εγγράφων. Είναι βολικό να ανεβάσετε έγγραφα σε τέτοια ηλεκτρονικά αρχεία. Κατά κανόνα, το ίδιο το EDMS παρακολουθεί τις περιόδους αποθήκευσης. Η αναζήτηση για μια συγκεκριμένη μονάδα αποθήκευσης στη βάση δεδομένων δεν προκαλεί προβλήματα.

Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε την αποθήκευση cloud για έγγραφα. Οι πάροχοι υπηρεσιών αυξάνουν συστηματικά τον διαθέσιμο χώρο στο δίσκο στους χρήστες, μειώνοντας έτσι το κόστος ανά μονάδα αποθήκευσης πληροφοριών. Ταυτόχρονα, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο αρχείο σας από οποιαδήποτε συσκευή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο.

Συμβουλή:Τουλάχιστον μία φορά κάθε πέντε χρόνια, ελέγχετε την κατάσταση των φορέων ηλεκτρονικών εγγράφων και εάν τα ίδια τα έγγραφα μπορούν να αναπαραχθούν. Αυτές είναι οι απαιτήσεις των παραγράφων 2.31 και 2.32 των Κανόνων, οι οποίοι εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 31 Μαρτίου 2015 Αρ. 526.

Ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να είναι πιστοποιημένα με ηλεκτρονική ψηφιακή υπογραφή. Οι απαιτήσεις για την εκτέλεση ηλεκτρονικής ψηφιακής υπογραφής καθορίζονται στον νόμο της 6ης Απριλίου 2011 Αρ. 63-FZ «Περί της Ηλεκτρονικής Ψηφιακής Υπογραφής».

Μπορείτε να λάβετε το κλειδί ηλεκτρονικής υπογραφής από το κέντρο πιστοποίησης. Τα κέντρα πιστοποίησης χωρίζονται σε διαπιστευμένα και μη. Η διαπίστευση είναι εθελοντική, πραγματοποιείται από το Υπουργείο Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσίας. Ωστόσο, για να περάσει φορολογική αναφοράσε ηλεκτρονική μορφή, το κλειδί πρέπει να λαμβάνεται μόνο από διαπιστευμένο κέντρο πιστοποίησης. Ελέγξτε ότι το κέντρο πιστοποίησης διαθέτει την κατάλληλη κρατική διαπίστευση.

Προσοχή: κατόπιν αιτήματος των ρυθμιστικών αρχών, ο οργανισμός υποχρεούται να εκτυπώνει ηλεκτρονικά έγγραφα.

Ένας οργανισμός έχει το δικαίωμα να αποθηκεύει λογιστικά (φορολογικά) έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή. Σύμφωνα με τη νομοθεσία για τη λογιστική, τα πρωτογενή και συνοπτικά λογιστικά έγγραφα μπορούν να συντάσσονται σε χαρτί ή σε ηλεκτρονική μορφή (Μέρος 5, άρθρο 9 του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ). Μητρώα φορολογική λογιστικήμπορεί επίσης να διατηρηθεί σε χαρτί, ηλεκτρονικά και (ή) σε οποιοδήποτε μέσο μηχανής (άρθρο 314 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Τελικά επιστροφή φορου(οι υπολογισμοί) μπορούν, και σε ορισμένες περιπτώσεις πρέπει να υποβάλλονται ηλεκτρονικά (άρθρο 80 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Ωστόσο, κατόπιν αιτήματος των ρυθμιστικών φορέων, συμπεριλαμβανομένων εφορία, αντίγραφα ηλεκτρονικών εγγράφων θα πρέπει να εκτυπωθούν και να επικυρωθούν αυτοπροσώπως πριν υποβληθούν για επαλήθευση (ρήτρα 1 του άρθρου 252, ρήτρα 1 του άρθρου 93 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Αυτό το συμπέρασμα βασίζεται στις διατάξεις του Μέρους 6 του άρθρου 9 του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ, άρθρα 313 και 314 του Φορολογικού Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας.

Σήμερα όλος ο κόσμος στρέφεται στα ηλεκτρονικά μέσα επικοινωνίας και εργασιακή επικοινωνία. Μια αναπόφευκτη συνέπεια της καθολικής κυριαρχίας των ηλεκτρονικών ψηφιακών τεχνολογιών είναι νέος τρόποςαποθήκευση και επεξεργασία δεδομένων - αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, με άλλα λόγια δημιουργία ψηφιακών αρχείων.

Λόγοι για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική αποθήκευση

Ένας άλλος λόγος για τη μετάβαση στην ηλεκτρονική αποθήκευση μπορεί να αναφερθεί ως ο επιταχυνόμενος ρυθμός ζωής - όλα πρέπει να γίνουν γρήγορα και ξεκάθαρα και να ψάξετε σε μια τεράστια αποθήκη φακέλων με έντυπα έγγραφα για να βρείτε τις δύο ή τρεις σελίδες που χρειάζεστε, βλέπετε , μια χρονοβόρα δραστηριότητα. Σχεδόν μεγάλο πρόβλημααντιπροσωπεύει τη δημιουργία τεράστιο ποσόαντίγραφα ενός εγγράφου για να διασφαλιστεί ότι διαφορετικοί υπάλληλοι έχουν πρόσβαση σε αυτό ταυτόχρονα.

Όλες αυτές οι δυσκολίες θα επιλυθούν με τη δημιουργία ψηφιακού αρχείου αποθήκευσης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή σε εξειδικευμένο αρχειακό κέντρο.

Αρχείο ηλεκτρονικών εγγράφων

Η αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή - ένα αρχείο ηλεκτρονικών εγγράφων - είναι τεχνολογίες που παρέχουν ολόκληρο τον κύκλο αποθήκευσης εγγράφων, συμπεριλαμβανομένης της εξέτασης της αξίας, της λογιστικής, της περιγραφής, της αποθήκευσης και της χρήσης. Παρά το γεγονός ότι οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ενεργά τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων για αρκετές δεκαετίες, και πρόσφατα τα δικαστήρια και πολλές άλλες κρατικές υπηρεσίες έχουν στραφεί σε αυτόν τον τύπο, δεν υπάρχει ακόμη σαφώς ανεπτυγμένη τεχνολογία για την αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Κύριες θέσεις ηλεκτρονικής αποθήκευσης:

• διακομιστές οργανισμός τρίτου μέρους;
• διάφορα ηλεκτρονικά μέσα.
• αποθήκευση στους δικούς μας διακομιστές.

Επιλογές αποθήκευσης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή

Η αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή πραγματοποιείται συχνότερα με δύο επιλογές - αποθήκευση στον διακομιστή της εταιρείας ή σε απομακρυσμένο διακομιστή στο Διαδίκτυο. Και οι δύο επιλογές έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Το Διαδίκτυο είναι επικίνδυνο λόγω της πιθανότητας απώλειας εμπιστευτικών δεδομένων για αποθήκευση σε διακομιστή πρέπει να γίνεται με τη μέγιστη προσοχή.

Η διαδικασία δημιουργίας αρχείου ηλεκτρονικών εγγράφων

Συνήθως μόνο τα πιο σημαντικά νομικά έγγραφαυπάρχουν σε υλική μορφή, ενώ τα υπόλοιπα δημιουργούνται και αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή με τη μορφή ψηφιακών αρχείων. Η διαδικασία δημιουργίας ενός αρχείου ηλεκτρονικών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων όλων των τεχνικών λειτουργιών του, καθώς και η ανάπτυξη ενός συστήματος πρόσβασης και αποθήκευσης, είναι αρκετά απαιτητική και πολύπλοκη. Η τεκμηρίωση που δημιουργήθηκε πριν από την ψηφιακή εποχή μετατρέπεται σε ηλεκτρονικά έγγραφα με σάρωση.

Εξειδικευμένα αρχειακά κέντρα

Συχνά, οι δυσκολίες αναγκάζουν πολλές εταιρείες να εγκαταλείψουν την ιδέα της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης. Για να αντιμετωπίσετε αυτό το έργο - να μεταφέρετε όλη την τεκμηρίωση της εταιρείας σε ηλεκτρονικά κομμάτια - ο ευκολότερος τρόπος είναι να επικοινωνήσετε με εξειδικευμένα αρχειακά κέντρα που ασχολούνται με την ψηφιοποίηση εγγράφων και τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων. Εάν έχετε αρκετό χρόνο, τους κατάλληλους επαγγελματίες και ειδικό εξοπλισμό, μπορείτε φυσικά να το κάνετε μόνοι σας, αλλά εξειδικευμένα κέντρα σας εγγυώνται ταχύτητα και ποιότητα.

Η εταιρεία μας έχει μεγάλη εμπειρία στην οργάνωση της αποθήκευσης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή και παρέχει μια πλήρη γκάμα υπηρεσιών μετατροπής εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή.

Κάθε χρόνο η δημοτικότητα της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων αυξάνεται, μεταξύ άλλων μεταξύ των πελατών της εταιρείας μας που παραγγέλνουν τη δημιουργία ηλεκτρονικών αρχείων από εμάς. Στατιστικά στοιχεία δείχνουν: κάθε τρία χρόνια ο όγκος των εταιρικών εγγράφων που υποβάλλονται σε ηλεκτρονική μορφή διπλασιάζεται! Ορισμένοι διευθυντές, αναλύοντας αυτή την τάση και συγκρίνοντας τη ροή ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων του οργανισμού, καταλήγουν στο συμπέρασμα ότι το τελευταίο είναι περιττό. Σπεύδουμε να προειδοποιήσουμε για βιαστικά συμπεράσματα. Σας προσκαλούμε να σταθμίσετε όλα τα επιχειρήματα και να δείτε την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων!

Τα αναμφισβήτητα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων

Το αυξανόμενο ενδιαφέρον για τα ηλεκτρονικά αρχεία, με τη δημιουργία των οποίων ασχολούνται επαγγελματικά οι ειδικοί μας, είναι κατανοητό. Η μετάφραση της τεκμηρίωσης σε ηλεκτρονική μορφή σάς επιτρέπει:

να απλοποιήσει σημαντικά και να επιταχύνει την εργασία με αυτό (ιδίως λόγω της σχεδόν στιγμιαίας αναζήτησης του απαιτούμενου εγγράφου χρησιμοποιώντας οποιαδήποτε από τις λεπτομέρειες του).

να οργανώνει την ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ τμημάτων, τμημάτων και υποκαταστημάτων της εταιρείας χρησιμοποιώντας σύγχρονα μέσα τηλεπικοινωνιών·

ελεύθερος χώρος γραφείου από σωρούς χαρτιών.

να παρέχει σε διαφορετικούς υπαλλήλους διαφορετικά δικαιώματα πρόσβασης στην τεκμηρίωση και να διασφαλίζει κατάλληλο βαθμό εμπιστευτικότητας·

τέλος, δώστε τις πληροφορίες που περιέχονται στα έγγραφα, αξιόπιστη προστασίααπό παραμόρφωση ή απώλεια (τόσο λόγω ανωτέρας βίας όσο και λόγω παράνομων ενεργειών).

Φαίνεται ότι στη μάχη μεταξύ της ροής ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων ενός οργανισμού, ο πρώτος, λαμβάνοντας υπόψη όλα τα πλεονεκτήματά του, κερδίζει μια συντριπτική νίκη. Λοιπόν, μπορείτε να εξαλείψετε εντελώς την ανάγκη αποθήκευσης αντιγράφων σε χαρτί; Κοιτώντας μπροστά, θα δώσουμε τη σωστή απάντηση: όχι!

Απαραίτητα αντίγραφα εγγράφων σε χαρτί

Η σύγχρονη νομοθεσία παρέχει ορισμένα ηλεκτρονικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται σε ορισμένες περιπτώσεις νομική ισχύ– το ίδιο με τα χάρτινα πρωτότυπα. Συγκεκριμένα, μιλάμε για:

τιμολόγια, ΣΥΜΒΑΣΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣκαι άλλα επίσημα έγγραφα (δηλαδή εκείνα των οποίων οι απαιτήσεις μορφής ρυθμίζονται από το νόμο), πιστοποιημένα από CEP (πιστοποιημένη ηλεκτρονική υπογραφή).

πληρεξούσια, συμβάσεις και κάποια άλλα άτυπα έγγραφα επικυρωμένα με ηλεκτρονική υπογραφή (απλή ηλεκτρονική υπογραφή).

Όπως βλέπουμε, σε όλες αυτές τις περιπτώσεις αναφέρεται ηλεκτρονική υπογραφή. Θα δώσει στα έγγραφα νομική ισχύ εάν πληρούται μία ακόμη υποχρεωτική προϋπόθεση: πρέπει να υπογραφεί συμφωνία για την αμοιβαία αναγνώριση μιας τέτοιας υπογραφής μεταξύ των συμμετεχόντων στη ροή ηλεκτρονικών εγγράφων. Αυτή η συμφωνία, όπως δείχνει η εμπειρία, δεν υπογράφεται πάντα. Εάν δεν υπάρχει, καμία αρχή, συμπεριλαμβανομένου του δικαστηρίου, δεν θα δεχτεί το ηλεκτρονικό έγγραφο για εξέταση, καθώς δεν θα έχει νομική ισχύ. Τα πλεονεκτήματα ενός ηλεκτρονικού αρχείου, τα οποία είναι πολύτιμα από μόνα τους, θα σβήσουν στο παρασκήνιο σε μια τέτοια κατάσταση: θα πρέπει να αναζητήσετε το πρωτότυπο έντυπο έγγραφο!

Σαν συμπέρασμα

Έτσι, όταν συγκρίνουμε τη ροή ηλεκτρονικών και έντυπων εγγράφων ενός οργανισμού, καταλήγουμε στο συμπέρασμα: και οι δύο παίζουν σημαντικό ρόλο στις μέρες μας και σε καμία περίπτωση δεν είναι απαραίτητο να εγκαταλείψουμε εντελώς τα έντυπα έγγραφα. Σωστός αλγόριθμοςΛαμβάνοντας υπόψη όλα τα παραπάνω φαίνεται ως εξής:

πρέπει να επωφεληθείτε από όλα τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, καθιστώντας έτσι τη δουλειά του οργανισμού όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματική.

Τα έντυπα έγγραφα βάσει των οποίων δημιουργήθηκε το ηλεκτρονικό αρχείο πρέπει να αντιμετωπίζονται με τη μέγιστη προσοχή.

Είναι δυνατόν να διασφαλιστεί η μακροπρόθεσμη αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων;

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα μπήκαν στη ζωή μας σχετικά πρόσφατα, επομένως το να μιλάμε για τη δυνατότητα διατήρησής τους για 50 ή περισσότερα χρόνια είναι εφικτό μόνο στη θεωρία. Ωστόσο, είναι δυνατό να διασφαλιστεί η διατήρηση της τεκμηρίωσης για 10-20 χρόνια με τη συμμόρφωση με όλους τους κανόνες και τους νομικούς κανονισμούς.

Προβλήματα μακροχρόνιας αποθήκευσης

Η μακροχρόνια αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων σε φυσικά μέσα δεν είναι δυνατή: γίνονται γρήγορα ξεπερασμένα. Αρκεί να θυμηθούμε τις δισκέτες, τις οποίες όλοι χρησιμοποιούσαν ενεργά για άλλα 10 χρόνια, αλλά σήμερα δεν υπάρχει πού να τις ανοίξετε σε σύγχρονους υπολογιστές. Τα CD γίνονται επίσης παρελθόν. Και μπορούμε να υποθέσουμε ότι οι μονάδες flash θα γίνουν σύντομα κάτι σπάνιο.

Δεν αρκεί η διατήρηση της τεκμηρίωσης, είναι επίσης σημαντικό να μπορούμε να αναπαράγουμε επαρκώς τις αποθηκευμένες πληροφορίες μετά από πολλά χρόνια. Και οι μορφές των ηλεκτρονικών εγγράφων αλλάζουν επίσης με μεγάλη ταχύτητα (μέχρι πρόσφατα, τα αρχεία του Word είχαν την επέκταση .doc, αλλά σήμερα είναι .docx). Προσφέρονται νέοι επεξεργαστές, η αποθήκευση cloud κερδίζει δημοτικότητα και είναι δύσκολο να προβλέψουμε πόσο συμβατές θα είναι οι σύγχρονες μορφές με τις μελλοντικές τεχνολογίες.

Μέθοδοι αποθήκευσης ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης

Και όμως, ποιοι τρόποι υπάρχουν σήμερα για να διατηρηθεί η σημαντική τεκμηρίωση για μεγάλο χρονικό διάστημα;

Τοπικό αρχείο. Όλα τα έγγραφα τοποθετούνται απλώς σε έναν φάκελο στον υπολογιστή. Αυτός μπορεί επίσης να είναι ένας ξεχωριστός φάκελος δικτύου στον οποίο οι εργαζόμενοι μπορούν να «βάλουν» έγγραφα διαφορετικές κατευθύνσειςΜε τοπικό δίκτυο. Τα κύρια μειονεκτήματα αυτής της επιλογής είναι το χαμηλό επίπεδο ασφάλειας και αξιοπιστίας, δυσκολία αναζήτησης και παροχής πρόσβασης σε ένα συγκεκριμένο έγγραφο, εάν το αρχείο έχει ήδη μεγαλώσει σε τέτοια κλίμακα που δεν είναι πλέον δυνατή η μη αυτόματη εύρεση του απαιτούμενου αρχείου.

Ειδικό ηλεκτρονικό αρχείο. Σας επιτρέπει να παρέχετε γρήγορη πρόσβαση σε κάθε αρχείο, να διατηρείτε τις μεταξύ τους συνδέσεις, καθιστά δυνατή τη διαχείριση των δικαιωμάτων πρόσβασης και την εγγύηση ασφάλειας, καθώς και την έγκαιρη μετάφραση αρχείων σε νέες μορφές. Όλα βρίσκονται στο ηλεκτρονικό αρχείο σημαντικά έγγραφασυνδυάζονται σε ένα σύστημα όπου τίποτα δεν θα χαθεί και όπου μπορείτε να βρείτε γρήγορα το αρχείο που χρειάζεστε ανά πάσα στιγμή χάρη σε μια σαφή και κατανοητή δομή καταλόγου.

Τι προβλέπει ο νόμος για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων;

Αν και ο νόμος αριθ. 125-FZ «Περί Αρχειακών Υποθέσεων» Ρωσική Ομοσπονδία» εγκρίθηκε πριν ακόμη ξεκινήσει η ενεργός ανάπτυξη της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, εξακολουθεί να είναι επίκαιρη: καθοδηγούνται ακριβώς από τις διατάξεις της. Όσο για τα υπόλοιπα, δεν έχει σημασία για το κράτος πώς αποθηκεύονται ορισμένα έγγραφα, το κυριότερο είναι ότι πληρούνται οι απαιτήσεις του ομοσπονδιακού νόμου: τα ηλεκτρονικά αρχεία δεν έρχονται σε αντίθεση με αυτά.

Αυτόματα συστήματα διαχείρισης εγγράφων

Η πληροφορία αυτή καθεαυτή έχει μετατραπεί με την πάροδο του χρόνου σε πλήρη πηγή παραγωγής Σήμερα, η ποιότητά της καθορίζει σε μεγάλο βαθμό την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης και για το σκοπό αυτό, τα αυτόματα συστήματα εισάγονται ενεργά στις επιχειρήσεις.

Αυτοματοποιημένος έλεγχος

Για μια σύγχρονη επιχείρηση στο σύνολό της, αυτή είναι η πιο σημαντική λειτουργία, χωρίς την οποία είναι σχεδόν αδύνατο να διεξάγονται σκόπιμες δραστηριότητες. Εάν πάρουμε τα αυτόματα συστήματα διαχείρισης εγγράφων (ADMS), τότε ο κύριος σκοπός τους είναι η προετοιμασία, ο συντονισμός και η επεξεργασία των οργανωτικών εγγράφων και το αποτέλεσμα της εφαρμογής είναι η απελευθέρωση των εργαζομένων από ορισμένες συνήθεις λειτουργίες και, ως εκ τούτου, η επιτάχυνση όλων παραγωγικές διαδικασίες και αυξημένη ανταγωνιστικότητα.

Χρησιμοποιώντας ένα αυτόματο σύστημα, μπορείτε να επεξεργαστείτε εισερχόμενα, εξερχόμενα, οργανωτικά, διοικητικά και αρχειακά έγγραφα.

Οι κύριες λειτουργίες που εκτελούνται από το ASUD:

αυτόματη εισαγωγή δεδομένων και μείωση λόγω αυτού του ποσού πιθανά σφάλματα;

καταχώρηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και η επακόλουθη ανακατεύθυνσή της στο απαιτούμενο τμήμα·

εφαρμογή πολυεπίπεδου ελέγχου σχετικά με την εκτέλεση εγγράφων, προθεσμίες παρακολούθησης.

αναζήτηση και επιλογή εγγράφων, αποθήκευση ερωτημάτων αναζήτησης, δημιουργία αναφορών.

ανάλυση της ροής εγγράφων του οργανισμού με στόχο τη βελτιστοποίησή του και τη μείωση του κόστους συντήρησής του, τη δημιουργία στατιστικών αναφορών.

Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης εγγράφων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για δύο σκοπούς. Αφενός, παρέχουν τη συνήθη (παραδοσιακή) διαδικασία ροής εγγράφων, αλλά σε νέο, υψηλής ποιότητας επίπεδο. Από την άλλη, βοηθούν στη σταδιακή μετάβαση από το χαρτί στην τεχνολογία επεξεργασίας πληροφοριών χωρίς χαρτί.

Σε κάθε περίπτωση, η εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων ελέγχου αποφέρει ορισμένα οφέλη στην επιχείρηση. Σύμφωνα με ορισμένες μελέτες, η αυτόματη επεξεργασία εγγράφων οδηγεί σε βελτιωμένη και ταχύτερη εξυπηρέτηση πελατών, αυξημένη αποτελεσματικότητα του τμήματος και σημαντική μείωση των επιπέδων αποθεμάτων.

Ποιο ASUD να επιλέξετε για τον οργανισμό σας

Υπάρχουν πολλά προγράμματα για την αυτοματοποίηση της διαχείρισης εγγράφων. Η επιλογή του ενός ή του άλλου εξαρτάται από τον όγκο της ροής των εγγράφων, την κλίμακα δραστηριότητας, καθώς και τις οικονομικές δυνατότητες.

Τα συστήματα αυτοματισμού γραφείου (CAD) εφαρμόζονται σε οργανισμούς με μικρή ροή εγγράφων. Προορίζονται για εσωτερική χρήση, επομένως έχουν αναπτυχθεί για συγκεκριμένο χρήστη.

Τα συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDMS) αυτοματοποιούν ταυτόχρονα την εργασία γραφείου και την εργασία με διάφοροι τύποιέγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των νομικά σημαντικών. Καλύπτει στάδια από τη δημιουργία και την παραλαβή έως τη μετακίνηση και την αντιγραφή. Το EDMS εφαρμόζεται σε επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο ροής εγγράφων.

Τα συστήματα διαχείρισης εταιρικών γραφείων (ACMS) είναι καθολικά, αλλά ταυτόχρονα πιο σύνθετα συστήματα από τεχνικής και οργανωτικής άποψης. Εργαστείτε με όλα τα είδη εγγράφων. Προορίζεται για χρήση από όλες τις δομές του ιδρύματος.

Ανάπτυξη κανονισμών ηλεκτρονικού αρχείου

Κατά τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού αρχείου, ένα υποχρεωτικό βήμα είναι η διαμόρφωση των κανονισμών του. Περιλαμβάνει τη δημιουργία ορισμένων απαιτήσεων σύμφωνα με τις οποίες τα έγγραφα αποθηκεύονται στο αρχείο, την περίοδο διατήρησής τους, τους κανόνες για τη μεταφορά και την επεξεργασία των εγγράφων κ.λπ. Οι κανονισμοί του ηλεκτρονικού αρχείου αποτελούν ένα είδος «θεμελίωσης» πάνω στο οποίο στηρίζονται όλες οι επόμενες εργασίες.

Επιπλέον, η δημιουργία κανονισμών είναι απαραίτητη στο πλαίσιο συμμόρφωσης με την ισχύουσα νομοθεσία και τους σχετικούς κανόνες. Αυτό είναι απαραίτητο, μεταξύ άλλων, για να εξασφαλιστεί η ενοποίηση και η αλληλεπίδραση του αρχείου με τα υπάρχοντα συστήματα πληροφοριών. Τόσο εσωτερικές (εντός της επιχείρησης) όσο και εξωτερικές (υπάρχουσες σε άλλες επιχειρήσεις και φορείς).

Η διαδικασία δημιουργίας κανονισμών ηλεκτρονικού αρχείου χωρίζεται σε διάφορα στάδια. Ανάμεσα τους:

ανάλυση της δομής του μελλοντικού αρχείου·

άμεση ανάπτυξη κανονισμών και διαδικασιών για την εργασία με το αρχείο (ταυτόχρονα Ιδιαίτερη προσοχήλαμβάνει υπόψη τις απαιτήσεις της ισχύουσας νομοθεσίας και των σχετικών κανόνων και κανονισμών)·

ανάπτυξη προτύπων και κανόνων για την αποθήκευση εγγράφων και τη διαχείριση αρχείων·

ανάπτυξη της εφαρμογής του αρχείου στην εταιρεία.

Κάθε ένα από τα αναφερόμενα στάδια χωρίζεται σε εκτέλεση μικρότερων εργασιών. Ειδικότερα, η ανάλυση περιλαμβάνει τον προσδιορισμό:

βάσεις δεδομένων και έγγραφα προς αποθήκευση·

δομές αποθηκευμένων εγγράφων.

σενάρια σύμφωνα με τα οποία αναμένεται περαιτέρω εργασία με έγγραφα·

προγραμματιστές και καταναλωτές τεκμηρίωσης.

Η περαιτέρω ανάπτυξη κανονισμών περιλαμβάνει τη δημιουργία αλγορίθμων:

αρχειοθέτηση εγγράφων σύμφωνα με τον τύπο και τον σκοπό τους·

κύκλος ζωής(από τη δημιουργία έως την καταστροφή τεκμηρίωσης).

εργασία με το αρχείο (όχι μόνο απευθείας με έγγραφα, αλλά και με άλλα συστήματα).

συσσώρευση και χρήση της βάσης δεδομένων·

προστασία και δημιουργία ασφάλειας πληροφοριών.

Κατά την ανάπτυξη κανονισμών ηλεκτρονικού αρχείου, είναι απαραίτητο να ληφθούν υπόψη:

Μορφές αποθήκευσης τεκμηρίωσης·

δομή αρχείου?

πρότυπα για την επεξεργασία εγγράφων και την εκτέλεσή τους·

δημιουργία χρονοδιαγράμματος και κανονισμών σχετικά με τη βασική εργασία με έγγραφα.

υποδείγματα εκθέσεων για την αξιολόγηση βασικών δεικτών απόδοσης·

στρατηγικές πρόσβασης και σενάρια ασφάλειας.

Προθεσμίες για την καταστροφή εγγράφων: τι, πότε και πώς;

Με τη λήξη της υποχρεωτικής περιόδου αποθήκευσης, τα έγγραφα του οργανισμού - εμπορικά και κρατικά/δημοτικά - υπόκεινται σε καταστροφή. Η μόνη εξαίρεση στους κανόνες θα είναι έγγραφα των οποίων η περίοδος αποθήκευσης δεν είναι περιορισμένη - τα λεγόμενα. έγγραφα μόνιμης αποθήκευσης (για παράδειγμα, ετήσιες οικονομικές καταστάσεις ή προσωπικά αρχεία εργαζομένων). Τα ηλεκτρονικά έγγραφα υπόκεινται επίσης σε καταστροφή και η διαδικασία και η διαδικασία καταστροφής, οι περίοδοι αποθήκευσης είναι ακριβώς οι ίδιες με εκείνες των εγγράφων σε χαρτί.

Πώς να προσδιορίσετε τις περιόδους αποθήκευσης και καταστροφής των εγγράφων

Βασικοί κανονισμοί που διέπουν τις περιόδους αποθήκευσης των τίτλων:

Ομοσπονδιακός νόμος 125-FZ «Περί Αρχειακών Υποθέσεων»·

Κατάλογος τυπικών εγγράφων διαχείρισης...που υποδεικνύουν την περίοδο αποθήκευσης (εγκρίθηκε από τη Rosarkhiv στις 10/06/2000).

• Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 25ης Αυγούστου 2010 σχετικά με την έγκριση του καταλόγου τυποποιημένων εγγράφων διαχείρισης...που υποδεικνύουν την περίοδο αποθήκευσης.

Σπουδαίος!Οι περίοδοι αποθήκευσης και, κατά συνέπεια, οι περίοδοι καταστροφής εγγράφων οποιουδήποτε τύπου πρέπει να καθορίζονται με τη μέγιστη προσοχή. Γεγονός είναι ότι οι λίστες στη Λίστα του 2000 (που εγκρίθηκε από τον Rosarkhiv) και στη Λίστα του 2010 (που εγκρίθηκε από το Υπουργείο Πολιτισμού) διαφέρουν σημαντικά. Ταυτόχρονα, έγγραφα με ημερομηνία πριν από το 2010 αποθηκεύονται και καταστρέφονται (παραδίδονται στο αρχείο) σύμφωνα με τον Κατάλογο του Ομοσπονδιακού Αρχείου, ενώ τα μεταγενέστερα - σύμφωνα με τον Κατάλογο από το Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού.

Πώς να καταστρέψετε έγγραφα: στάδια της διαδικασίας

Ως εκ τούτου, η διαδικασία καταστροφής εγγράφων ρυθμίζεται μόνο έμμεσα σε κανονισμούς. Η διαδικασία του οργανισμού πρέπει να είναι περίπου η εξής:

σχηματισμός επιτροπής εμπειρογνωμόνων (με κατάλληλη εντολή για τον οργανισμό).

διεξαγωγή εξέτασης (συχνότητα - μία φορά το χρόνο).

σύνταξη λίστας εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν·

καταστροφή και σύνταξη έκθεσης επ' αυτού αναφέροντας κατάλογο εγγράφων.

Η εξέταση, ένα βασικό στάδιο της διαδικασίας καταστροφής εγγράφων, περιλαμβάνει όχι μόνο τον προσδιορισμό του εάν η περίοδος αποθήκευσης του εγγράφου έχει λήξει, αλλά και την αξία του από την άποψη της ασφάλειας των πληροφοριών. Επιπλέον, κατά τη μελέτη των υποθέσεων, αναζητούνται και διπλά έγγραφα, αντίγραφα που κατατέθηκαν με τις υποθέσεις - και αυτά καταστρέφονται.

Πότε να καταστρέψετε έγγραφα

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, ιδίως τους καταλόγους που εγκρίθηκαν από το Ομοσπονδιακό Αρχείο και το Υπουργείο Πολιτισμού της Ρωσικής Ομοσπονδίας, η περίοδος καταστροφής εγγράφων που δεν υπόκεινται πλέον σε αποθήκευση δεν είναι περιορισμένη. Η συνιστώμενη συχνότητα σύγκλησης της επιτροπής εμπειρογνωμόνων είναι μία φορά το χρόνο (κατά τη διάρκεια ενός έτους, κατά κανόνα, συσσωρεύονται και λογιστικά έγγραφα, και μια σειρά άλλων των οποίων η διάρκεια ζωής λήγει.

Όσον αφορά την ίδια τη φυσική καταστροφή, οι νόμοι δεν παρέχουν καμία διευκρίνιση. Για μεγάλους όγκους εγγράφων, η καταστροφή της εξωτερικής ανάθεσης είναι πιο κερδοφόρα - σε αυτή την περίπτωση δεν θα υπάρχουν προβλήματα με την εγγραφή. Μικροί όγκοι καταστρέφονται επί τόπου - για παράδειγμα, χρησιμοποιώντας έναν καταστροφέα. Για τη διαγραφή ηλεκτρονικών εγγράφων, είναι επίσης λογικό να συμμετέχουν ειδικοί, έστω και μόνο επειδή η καταστροφή περιλαμβάνει επίσης τη διαγραφή κρυφών και τυχαίων αντιγράφων.

Σύμφωνα με το νόμο, εάν έγγραφα όπως ατομικά προσωπικά λογιστικά στοιχεία μπορούν να αποθηκευτούν στο αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή, χρειάζεται να υποβληθούν στο αρχείο και σε χαρτί;

Μπορεί να αποθηκευτεί μόνο ηλεκτρονικά. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε σε χαρτί και να αποθηκεύσετε έγγραφα σε αυτή τη φόρμα (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 22 Αυγούστου 2012 Αρ. 03-02-07/1-202). Επίσης στον νόμο αριθ. 212 Ομοσπονδιακός νόμος της 24ης Ιουλίου 2009. Δεν υπάρχουν διατάξεις που να υποχρεώνουν τον οργανισμό να αποθηκεύει έγγραφα που έχουν συνταχθεί σε ηλεκτρονική μορφή σε χαρτί.

Σεργκέι Ραζγκούλιν, πραγματικός κρατικός σύμβουλος της Ρωσικής Ομοσπονδίας, 3ης τάξης

Είναι δυνατή η αρχειοθέτηση ηλεκτρονικών εγγράφων;

Ναι μπορείς.

Το αρχείο του οργανισμού μπορεί επίσης να δημιουργηθεί σε ηλεκτρονικά μέσα. Επομένως, εάν αποθηκεύετε έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή, δημιουργήστε ένα ηλεκτρονικό αρχείο. Η διαδικασία υποβολής ηλεκτρονικών εγγράφων στο αρχείο δίνεται στις παραγράφους 2.30–2.35 των Κανόνων, που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας, της 31ης Μαρτίου 2015, αρ. 526.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα των οργανισμών αρχειοθετούνται μόνο αφού δεν χρησιμοποιούνται πλέον σε επιχειρησιακές εργασίες. Για να επιλέξετε έγγραφα σε ηλεκτρονικά μέσα, δημιουργήστε μια επιτροπή εμπειρογνωμόνων. Κατά την επιλογή ηλεκτρονικών εγγράφων που μεταφέρονται για αρχειακή αποθήκευση, η επιτροπή εμπειρογνωμόνων καθοδηγείται από τα ακόλουθα κριτήρια:

• σημασία, πληρότητα (πληρότητα) των εγγράφων.
• αυθεντικότητα (πληρότητα και αξιοπιστία) των εγγράφων·
• καμία διπλή πληροφόρηση στα έγγραφα.

Νέοι κανόνες για την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων

Θα σας πούμε τι έχει αλλάξει στη δουλειά ενός λογιστή.

Ποια έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται για πόσο καιρό;

Κατά τη διαδικασία της εταιρικής δραστηριότητας, συντάσσονται πολλά έγγραφα. Πρέπει να αποθηκευτούν εντός των καθορισμένων προθεσμιών (Μέρος 1, άρθρο 17 του ομοσπονδιακού νόμου της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ).

Αλλά συμβαίνει ότι διαφορετικοί κανονισμοί υποδεικνύουν διαφορετικές περιόδους αποθήκευσης για τα ίδια έγγραφα. Για παράδειγμα, οι κανονισμοί απαιτούν την αποθήκευση υπολογισμών με τη μορφή RSV-1 Pension Fund:

• - για 6 χρόνια - ρήτρα 6 του μέρους 2 του άρθρου 28 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 24ης Ιουλίου 2009 αριθ. 212-FZ (εφεξής ο νόμος αριθ. 212-FZ)·
• - 75 χρόνια (όσον αφορά τις ατομικές πληροφορίες) - ο Κατάλογος που εγκρίθηκε με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας με ημερομηνία 25 Αυγούστου 2010 Αρ. 558 (εφεξής ο Κατάλογος).

Για τη διευκόλυνσή σας, ετοιμάσαμε έναν πίνακα (δείτε παρακάτω). Περιλαμβάνει έναν κατάλογο εγγράφων που συναντώνται συχνότερα στην εργασία ενός λογιστή και τις μέγιστες περιόδους αποθήκευσης τους.

Πίνακας Περίοδοι διατήρησης για ορισμένα εταιρικά έγγραφα

Τι θα συμβεί εάν δεν συμμορφωθείτε με τις προθεσμίες αποθήκευσης εγγράφων;

Η αποθήκευση των εγγράφων πρέπει να οργανώνεται από τον επικεφαλής της εταιρείας (ρήτρα 2 των πληροφοριών του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας αριθ. PZ-13/2015). Έχει το δικαίωμα να ορίσει έναν υπάλληλο της εταιρείας υπεύθυνο για την αποθήκευση εγγράφων.

Για παραβίαση των κανόνων και των όρων αποθήκευσης εγγράφων, προβλέπεται πρόστιμο για υπαλλήλους από 300 έως 500 ρούβλια. (Άρθρο 13.20 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Το ποσό του διοικητικού προστίμου θα είναι μεγαλύτερο εάν, ως αποτέλεσμα τέτοιας παράβασης:

• - τα ποσά των δεδουλευμένων φόρων και τελών υποτιμήθηκαν τουλάχιστον κατά 10% λόγω παραμόρφωσης των λογιστικών στοιχείων.
• - στις οικονομικές καταστάσεις οποιοδήποτε άρθρο (γραμμή) του εντύπου παραμορφώνεται κατά τουλάχιστον 10%.

Σε αυτή την περίπτωση, το πρόστιμο για τον υπάλληλο θα είναι από 2000 έως 3000 ρούβλια. (Άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας).

Αποθηκεύστε έγγραφα σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή

Εάν τα έγγραφα συντάσσονται ηλεκτρονικά, μπορούν να αποθηκευτούν ηλεκτρονικά. Δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε σε χαρτί και να αποθηκεύσετε έγγραφα σε αυτή τη φόρμα (επιστολή του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 22 Αυγούστου 2012 Αρ. 03-02-07/1-202).

Όποια μέθοδο κι αν επιλέξετε, πρέπει να καθοδηγηθείτε από τους νέους Κανόνες αποθήκευσης εγγράφων.

Πού να αποθηκεύσετε έγγραφα

Ο τρόπος αποθήκευσης των εγγράφων εξαρτάται από προθεσμίααποθήκευση

Με βάση τις περιόδους διατήρησης, υπάρχουν τρεις τύποι εγγράφων:

• - περίοδος προσωρινής αποθήκευσης (έως και 10 έτη).
• - περίοδος προσωρινής αποθήκευσης (πάνω από 10 χρόνια).
• - μόνιμη διάρκεια ζωής.

Τα έγγραφα του πρώτου τύπου αποθηκεύονται στο λογιστήριο (ρήτρες 2.3 και 4.2 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Για τη διασφάλιση της ασφάλειας των εγγράφων του δεύτερου και του τρίτου τύπου, η εταιρεία έχει το δικαίωμα:

• - δημιουργήστε το δικό σας αρχείο (μέρος 2 του άρθρου 13 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 22ας Οκτωβρίου 2004 Αρ. 125-FZ, ρήτρα 1.4 των Κανόνων για την αποθήκευση εγγράφων).
• - χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες ενός επαγγελματικού αρχείου.

Η εταιρεία αποφασίζει ανεξάρτητα ποια μέθοδος είναι προτιμότερη.

Πώς να αποθηκεύσετε ηλεκτρονικά έγγραφα

Ας εξετάσουμε τη διαδικασία αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων εάν η εταιρεία έχει το δικό της αρχείο.

Υπό ποιες συνθήκες πρέπει να αποθηκεύονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα;

Σε αντίθεση με τα έντυπα έγγραφα, η αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων πρέπει να συμμορφώνεται με τρεις προϋποθέσεις (ρήτρα 2.30 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Δύο αντίγραφα.Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται εις διπλούν. Ο ένας είναι ο κύριος, ο δεύτερος ο εργάτης. Πρέπει να αποθηκευτούν σε διαφορετικές φυσικές συσκευές.

Ο λογιστής πρέπει να καταθέσει τουλάχιστον δύο αντίγραφα του ηλεκτρονικού εγγράφου σε διαφορετικά μέσα.

Διαθεσιμότητα τεχνικής βάσης.Το αρχείο της εταιρείας πρέπει να διαθέτει τεχνικά και λογισμικά εργαλεία για την αναπαραγωγή και αντιγραφή ηλεκτρονικών εγγράφων. Επιπλέον, τέτοια εργαλεία χρειάζονται για την επανεγγραφή τους και την παρακολούθηση της φυσικής και τεχνικής τους κατάστασης.

Εγγύηση ασφάλειας.Το αρχείο πρέπει να έχει τρόπο αποθήκευσης που να διασφαλίζει την ασφάλεια των ηλεκτρονικών εγγράφων. Δεν πρέπει να επιτρέψουμε να χαθούν ή να καταλήξουν σε μη εξουσιοδοτημένες αποστολές. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται έτσι ώστε να μην καταστραφούν ή να παραμορφωθούν οι πληροφορίες σε αυτά.

Με ποια μορφή να μεταφέρω ένα ηλεκτρονικό έγγραφο στο αρχείο;

Σχέδιο Αλγόριθμος ενεργειών για τη μεταφορά ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στο αρχείο

Πώς να ελέγξετε την αποθήκευση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου

Εάν η εταιρεία αλλάξει τεχνολογία, λογισμικόκ.λπ., πρέπει να αντικατασταθούν συγχρονισμένα στο αρχείο της εταιρείας.

Με την έλευση των νέων μέσων και των νέων μορφών, είναι απαραίτητο να επανεγγραφούν άμεσα ηλεκτρονικά αρχειακά έγγραφα σε τέτοια μέσα και μορφές (ρήτρα 2.32 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Εκτός, τουλάχιστον μία φορά κάθε πέντε χρόνια πρέπει να ελεγχθούν (ρήτρες 2.32 και 2.40 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων):

• - φυσική κατάσταση των μεταφορέων·
• - αναπαραγωγιμότητα ηλεκτρονικών εγγράφων.

Εάν κάτι δεν πάει καλά, τα ηλεκτρονικά έγγραφα θα πρέπει να ξαναγραφούν σε νέα μέσα. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό κατά την επανεγγραφή να διασφαλίζεται η πληρότητα και η αξιοπιστία των πληροφοριών.

Σε όλες τις περιπτώσεις, είναι απαραίτητο να ελέγχετε για την παρουσία κακόβουλων προγραμμάτων υπολογιστή (ρήτρα 2.39 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Εάν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο περιέχει κακόβουλα προγράμματα υπολογιστή, θα πρέπει να κατασχεθεί για επεξεργασία κατά των ιών (ρήτρα 2.41 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Πώς να αποκτήσετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο από ένα αρχείο

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο από το αρχείο μπορεί να ληφθεί με τη μορφή ηλεκτρονικού αντιγράφου ή έντυπου αντιγράφου (ρήτρα 2.47 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Ηλεκτρονικά αντίγραφα αρχειακών εγγράφων μπορούν να ληφθούν από το αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή ή μέσω Διαδικτύου. Επικυρώνονται με ηλεκτρονική υπογραφή από τον επικεφαλής της εταιρείας ή εξουσιοδοτημένο από αυτόν υπάλληλο ().

Κατά την έκδοση αντιγράφου εγγράφου σε χαρτί, τοποθετείται αρχειακός κωδικός στο πίσω μέρος κάθε φύλλου, πιστοποιημένος με επιγραφή και σφραγίδα στο πίσω μέρος τελευταίο φύλλοαντίγραφα (ρήτρα 5.14 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων).

Πώς να καταστρέψετε ένα ηλεκτρονικό έγγραφο

Εάν ένα ηλεκτρονικό έγγραφο έχει λήξει, μπορεί να καταστραφεί. Η επιλογή των εγγράφων πραγματοποιείται από επιτροπή εμπειρογνωμόνων που αποτελείται από υπαλλήλους της εταιρείας.

Ο κατάλογος των εγγράφων που πρέπει να καταστραφούν αναγράφεται στην πράξη. Η μορφή του δίνεται στο Παράρτημα Νο. 21 των Κανόνων αποθήκευσης εγγράφων.

Μετά από αυτό, πραγματοποιείται φυσική καταστροφή ή καταστροφή από λογισμικό και υλικό (

Με τη μετάβαση της εργασίας γραφείου σε τεχνολογίες ηλεκτρονικών υπολογιστών, τίθεται το ζήτημα του εξορθολογισμού και της οργάνωσης της αποθήκευσης των εγγράφων που δημιουργούνται σε ηλεκτρονική μορφή.

Τα έγγραφα σε ηλεκτρονική μορφή μπορούν να δημιουργηθούν από υπαλλήλους του οργανισμού σε υπολογιστές, να ληφθούν μέσω email ή να μετατραπούν σε ηλεκτρονική μορφή (με σάρωση) από την παραδοσιακή έντυπη μορφή. Το έγγραφο που δημιουργήθηκε ή ελήφθη πρέπει να αποθηκευτεί στη μνήμη του υπολογιστή - γραμμένο ως αρχείο στον σκληρό δίσκο. Τα έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν στον σκληρό δίσκο ενός υπολογιστή ή σε έναν ειδικά αποκλειστικό υπολογιστή (διακομιστή αρχείων) ή σε αφαιρούμενα μέσα.

Πρώτα απ 'όλα, δημιουργούνται φάκελοι (κατάλογοι) στον σκληρό δίσκο στον οποίο θα τοποθετηθούν έγγραφα. Όπως τα έντυπα έγγραφα τοποθετούνται σε αρχεία, έτσι και τα αρχεία τοποθετούνται σε φακέλους. Κάθε φάκελος μπορεί να έχει υποφακέλους μέσα του, οι οποίοι με τη σειρά τους μπορούν να έχουν τους δικούς τους υποφακέλους. Σε κάθε φάκελο εκχωρείται ένα "όνομα". Το «όνομα» πρέπει να ξεκινά με τον τύπο των εγγράφων (εντολές, πράξεις, εκθέσεις κ.λπ.), γιατί το περιεχόμενο των εγγράφων διευκρινίζεται με πληροφορίες σχετικά με την πατρότητα, το τεύχος, τον ανταποκριτή, την περίοδο για την οποία ομαδοποιούνται τα έγγραφα (αρχεία). .

Τα τρέχοντα αρχεία εργασιών γραφείου αποθηκεύονται στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Όταν εργάζεστε σε ένα δίκτυο, ο χρήστης μπορεί να έχει πρόσβαση σε δίσκους ή καταλόγους σε άλλους υπολογιστές. Σε αυτήν την περίπτωση, θα έχουν σειριακούς αριθμούς γραμμάτων και μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως συσκευές που βρίσκονται στον δικό σας υπολογιστή. Για να γίνει αυτό, η άδεια κοινής χρήσης πρόσβασης σε ένα συγκεκριμένο αρχείο ορίζεται στον υπολογιστή που περιέχει τους απαραίτητους πόρους. Η πρόσβαση μπορεί να περιοριστεί είτε χρησιμοποιώντας έναν κωδικό πρόσβασης για πλήρη και μόνο για ανάγνωση πρόσβαση είτε περιορίζοντας την πρόσβαση μόνο σε ορισμένους χρήστες. Μπορείτε να εισαγάγετε έναν κωδικό πρόσβασης για να περιορίσετε την πρόσβαση στο φάκελο.

Οργανισμοί με μεγάλο όγκο κοινών εγγράφων χρησιμοποιούν αποκλειστικούς, εξαιρετικά αξιόπιστους υπολογιστές -αρχεία - διακομιστές- σχεδιασμένους για συνεχή λειτουργία και παροχή ταυτόχρονης πρόσβασης σε δεδομένα από μονάδες σε δεκάδες, εκατοντάδες, ακόμη και χιλιάδες χρήστες.

Όλα τα έγγραφα που λαμβάνονται για κυκλοφορία γραφείου πρέπει να αποθηκεύονται σε γενικούς φακέλους που έχουν δημιουργηθεί σύμφωνα με την ονοματολογία των αρχείων της μονάδας (ο οργανισμός ως σύνολο) με βάση τυπικούς ταξινομητές.

Ένα από τα κύρια ζητήματα που καθορίζουν την επιτυχή χρήση της τεχνολογίας υπολογιστών στο γραφείο είναι η αξιοπιστία της αποθήκευσης εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή. Η ασφάλεια των εγγράφων αποτελείται από:

βιώσιμη τροφοδοσία?

Αποθεματικό αντίγραφο?

προστασία από ιούς?

πρόληψη και διάγνωση με χρήση ειδικών βοηθητικών προγραμμάτων (βοηθητικά προγράμματα).

Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό της ηλεκτρονικής αποθήκευσης είναι ότι τα έγγραφα αποστέλλονται σε ηλεκτρονικό αρχείο αμέσως μετά την ολοκλήρωση της εργασίας μαζί τους σε εργασίες γραφείου. Αυτό σας επιτρέπει να διασφαλίζετε την ασφάλεια των εγγράφων, την κεντρική τους αποθήκευση, τη γρήγορη αναζήτηση και την κατανεμημένη πρόσβαση στα έγγραφα, τόσο με χρήση τοπικού δικτύου όσο και με απομακρυσμένη πρόσβαση (τηλεφωνική και μέσω Διαδικτύου).

Κατά τη διαδικασία εγγραφής τους σχηματίζεται βάση δεδομένων εγγράφων.

Τα δεδομένα για τα έγγραφα για το προηγούμενο έτος αποθηκεύονται χωριστά ακόμη και μετά την εκτέλεση όλων των εγγράφων για το προηγούμενο έτος. Η βάση δεδομένων χρησιμοποιείται μόνο για εργασία αναφοράς και μπορεί να αντιγραφεί σε εξωτερικό μέσο αποθήκευσης. Ανάλογα με την ποσότητα των πληροφοριών, μπορεί να είναι δισκέτα, μαγνητική ταινία, CD-ROM ή άλλα μέσα αρχειοθέτησης.

Τα έγγραφα με μόνιμες και μακροχρόνιες περιόδους αποθήκευσης εγγράφονται συνήθως σε CD-ROM και έγγραφα με προσωρινές περιόδους αποθήκευσης συνήθως εγγράφονται σε μέσα που μπορούν να διαγραφούν και να ξαναγραφτούν μετά τη λήξη της περιόδου αποθήκευσης.

Οι περίοδοι αποθήκευσης των εγγράφων δεν εξαρτώνται από τη μορφή ύπαρξης - έντυπη ή ηλεκτρονική - και καθορίζονται από ειδικούς καταλόγους - λίστες εγγράφων που υποδεικνύουν περιόδους αποθήκευσης.

Μια λογική μονάδα δίσκου ή πολλοί φάκελοι σε έναν υπολογιστή χρησιμοποιούνται συνήθως ως μέρος για την αποθήκευση εγγράφων αρχειοθέτησης. Εάν υπάρχουν προγράμματα όπως το "Electronic Archive", η λογιστική και η αντιγραφή εκτελούνται αυτόματα. Διαφορετικά, αυτό γίνεται χειροκίνητα: τα έγγραφα χωρίζονται ανά περίοδο αποθήκευσης, δημιουργούνται φάκελοι που αντιστοιχούν στις ετήσιες ενότητες των αποθεμάτων. Εάν υπάρχει σημαντικός αριθμός εγγράφων σε μόνιμη αποθήκευση, αυτά βρίσκονται εντός της ετήσιας ενότητας, στους φακέλους των αρμόδιων τμημάτων.

Καθορίζεται η ελάχιστη περίοδος αποθήκευσης εγγράφων Ομοσπονδιακός νόμοςσχετικά με το "Σχετικά με τη Λογιστική" - πέντε χρόνια με δικαίωμα καταστροφής μόνο μετά από έλεγχο. Απαιτούμενη προϋπόθεση- έλεγχος της ποιότητας της εγγραφής μετά τη μεταφορά δεδομένων και περιοδικός έλεγχος της ασφάλειας των δεδομένων κατά την περίοδο αποθήκευσης του μέσου αποθήκευσης.