Λογιστικά έγγραφα πρωτογενούς εισοδήματος. Λογιστικά έγγραφα

Πρωτοβάθμια λογιστικήαντιπροσωπεύει το αρχικό στάδιο της συστημικής αντίληψης της καταχώρισης μεμονωμένων συναλλαγών που χαρακτηρίζουν οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα που συμβαίνουν στον οργανισμό. Αντικείμενό του είναι: προμήθεια, απόκτηση και κατανάλωση υλικών πόρων, κόστος παραγωγής, μετακίνηση ημικατεργασμένων προϊόντων και υπολοίπων εργασιών σε εξέλιξη, όγκος παραγωγής προϊόντος, αποστολή και πώλησή του, διακανονισμοί με προμηθευτές, αγοραστές, πελάτες, τράπεζες, οικονομικές αρχές. , ιδρυτές κ.λπ.

Οι αρχικές πληροφορίες σχετικά με τις οικονομικές διαδικασίες και φαινόμενα αντικατοπτρίζονται σε πρωτογενή έγγραφα.

Πρωτεύον λογιστικό έγγραφοείναι γραπτή βεβαίωση επιχειρηματικής συναλλαγής που έχει νομική ισχύκαι δεν απαιτεί περαιτέρω εξηγήσεις ή λεπτομέρειες.

Το κύριο λογιστικό έγγραφο πρέπει να έχει:

• επωνυμία - χρηματοοικονομικό περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα έγγραφο που δεν έχει όνομα, καθώς και ένα έγγραφο με ασαφές, δυσανάγνωστο όνομα, δεν θα έχει νομική ισχύ.
• όνομα, και σε ορισμένες περιπτώσεις διευθύνσεις και τραπεζικούς λογαριασμούς των μερών (νομικές και τα άτομα) που συμμετέχουν σε αυτή την επιχειρηματική συναλλαγή. Ένα κύριο έγγραφο που δεν περιέχει το όνομα και τα αντίστοιχα χαρακτηριστικά τουλάχιστον ενός από τα μέρη της επιχειρηματικής συναλλαγής χάνει τη διευθυνσιότητά του και δεν μπορεί να εκτελεστεί·
• ημερομηνία σύνταξης. Εάν η ημερομηνία απουσιάζει ή είναι ασαφής, το έγγραφο χάνει έγκαιρα τη δυνατότητα διευθυνσιοδότησης. Στην πραγματικότητα, ένα τέτοιο έγγραφο δεν έχει νομική ισχύ.
• το περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής (αντικείμενο τεκμηρίωσης), που προκύπτει από το όνομα του εγγράφου στο οποίο εμφανίζεται σε γενική μορφή·
• μέτρα της εκτελούμενης επιχειρηματικής συναλλαγής. Η απουσία μετρητών στο έγγραφο του στερεί μια βάση λογιστικής και διακανονισμού.
• υπογραφές των υπευθύνων - του διευθυντή του οργανισμού και του επικεφαλής λογιστή.

Τα έγγραφα συμπληρώνονται από τους λογιστές με σαφή και ευανάγνωστο τρόπο χρησιμοποιώντας χειροκίνητη γραφή με μελάνι ή στυλό, σε γραφομηχανή ή χρησιμοποιώντας τεχνολογία υπολογιστών.

Κατά κανόνα, για έγγραφα χρησιμοποιούνται τυποποιημένα έντυπα με τη μορφή εντύπων διατμηματικού χαρακτήρα. Αυτό περιλαμβάνει έντυπα παραγγελιών, τιμολόγια, τιμολόγια, κουπόνια, αντίγραφα κ.λπ. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τη στιγμή της συναλλαγής και εάν αυτό είναι αδύνατο για αντικειμενικούς λόγους, τότε αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Εάν παρουσιαστεί σφάλμα σε ενδοεταιρικούς λογαριασμούς, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο αρνητικής καταχώρισης ή αντιστροφής. Σε αυτήν την περίπτωση, η εσφαλμένη καταχώριση επαναλαμβάνεται με κόκκινο μελάνι ή τυπικά χρώματα (μπλε, μαύρο) και περικλείεται σε ορθογώνιο πλαίσιο.

Ένα κόκκινο χρώμα ή ένα ορθογώνιο πλαίσιο θα ακυρώσει μια εσφαλμένη καταχώριση, μετά την οποία θα γίνει μια σωστή καταχώριση. Είναι δυνατή η διόρθωση σφαλμάτων στα λογιστικά αρχεία με διαγραφή και περαιτέρω διόρθωση (η λανθασμένη καταχώρηση διαγράφεται με μία γραμμή και γίνεται σωστή καταχώριση κάτω από αυτήν που υποδεικνύει την ημερομηνία διόρθωσης και την υπογραφή του λογιστή, εάν είναι απαραίτητο πιστοποιητικό συντάσσεται αποκαλύπτοντας την ανάγκη διόρθωσης και τον λόγο του λάθους).

Δεν πρέπει να υπάρχουν διορθώσεις, σβησίματα ή λεκέδες σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα.

Όταν εργάζεται με οποιοδήποτε έγγραφο, ένας λογιστής βασίζεται σε ορισμένες αρχές και μεθοδολογική βάσηκατοχυρώνεται σε επίσημα έγγραφα.

Με βάση τα κύρια έγγραφα, οι εγγραφές γίνονται σε λογιστικά μητρώα, κάρτες, καταστάσεις, περιοδικά, καθώς και σε δίσκους, δισκέτες και άλλα μέσα.

Τα λογιστικά έγγραφα μπορεί να είναι εξωτερικά και εσωτερικά

Εξωτερικά έγγραφαελάτε στην οργάνωση από έξω - από κυβερνητικές υπηρεσίες, ανώτεροι οργανισμοί, τράπεζες, φορολογικές επιθεωρήσεις, από ιδρυτές, προμηθευτές, αγοραστές κ.λπ., καταρτίζονται σύμφωνα με τυπικά έντυπα. Παραδείγματα τέτοιων εγγράφων περιλαμβάνουν αίτηση πληρωμής-εντολή, αίτημα πληρωμής, τιμολόγιο προμηθευτή κ.λπ.

Εσωτερικά έγγραφακαταρτίζεται απευθείας από τον οργανισμό.

• διοικητικός;
• απαλλακτικό (εκτελεστικό);
• σε συνδυασμό;
• λογιστική εγγραφή.

Διοικητικός- αυτά είναι έγγραφα που περιέχουν εντολές, οδηγίες για την παραγωγή, την εφαρμογή ορισμένων εμπορικές συναλλαγές. Αυτές περιλαμβάνουν εντολές από τον επικεφαλής του οργανισμού και πρόσωπα εξουσιοδοτημένα από αυτόν για τη διενέργεια επιχειρηματικών συναλλαγών.

Αθωωτικό(εκτελεστικά) έγγραφα πιστοποιούν το γεγονός των επιχειρηματικών συναλλαγών. Αυτές περιλαμβάνουν εντολές παραλαβής, πράξεις αποδοχής υλικών. πράξεις αποδοχής και διάθεσης παγίων περιουσιακών στοιχείων· έγγραφα σχετικά με την αποδοχή των κατασκευασμένων προϊόντων από εργαζομένους κ.λπ.

Σε συνδυασμότα έγγραφα είναι τόσο διοικητικά όσο και εκτελεστικά. Αυτό περιλαμβάνει εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας για την πληρωμή μισθών σε υπαλλήλους του οργανισμού, προκαταρκτικές αναφορές υπόλογων κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφακαταρτίζονται στην περίπτωση που δεν υπάρχουν τυποποιημένα έγγραφα για αρχεία επιχειρηματικών συναλλαγών, καθώς και κατά τη σύνοψη και επεξεργασία κουπονιών και διοικητικών εγγράφων. Πρόκειται για πιστοποιητικά, φύλλα διανομής κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται επίσης σε εφάπαξ και σωρευτικά. Μια φορά έγγραφα πηγήςχρησιμοποιούνται κατά την ολοκλήρωση κάθε επιχειρηματικής συναλλαγής. Τα έγγραφα συσσώρευσης καταρτίζονται κατά τη διάρκεια μιας ορισμένης περιόδου σταδιακής συσσώρευσης ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών. Στο τέλος της περιόδου, αυτά τα έγγραφα υπολογίζουν τα αποτελέσματα για τους αντίστοιχους δείκτες. Παραδείγματα αθροιστικών εγγράφων είναι εντολές εργασίας δύο εβδομάδων, μηνιαίες, κάρτες ορίων για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού κ.λπ.

Τα λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε πρωτεύοντα και συνοπτικά

Έγγραφα πηγήςπου καταρτίστηκε κατά τη στιγμή μιας επιχειρηματικής συναλλαγής. Ένα παράδειγμα τέτοιων εγγράφων είναι τα τιμολόγια για την αποδέσμευση υλικών από τις αποθήκες του οργανισμού στα συνεργεία.

Συνοπτικά έγγραφαπου συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα, για παράδειγμα, καταστάσεις μισθοδοσίας.

Τη στιγμή της καταχώρισης των στοιχείων σε πρωτογενή παραστατικά, εμφανίζονται λογιστικές πληροφορίες που δεν καταγράφονται αυτόματα. Όλα τα ποσοτικά και ποιοτικά χαρακτηριστικά του υπόκεινται σε λογικό, αριθμητικό και νομικό έλεγχο πριν από τη σύνταξη πρωτογενών εγγράφων. Αυτός ο έλεγχος διενεργείται τόσο από υπαλλήλους που εμπλέκονται στην τήρηση πρωτογενούς λογιστικής όσο και από υπαλλήλους υπηρεσιών διαχείρισης.

Υπογράφοντας εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, καταστάσεις μισθοδοσίας, εντολές και απαιτήσεις πληρωμής και άλλα τραπεζικά έγγραφα, ο επικεφαλής του οργανισμού αναλύει διεξοδικά κάθε επιχειρηματική συναλλαγή.

• προκαταρκτική εργασία πριν από τη σύνταξη πρωτογενών εγγράφων ·
• προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων ·
• έγκριση πρωτογενών εγγράφων·
• το έργο του λογιστηρίου στη σύνταξη και επεξεργασία πρωτογενών παραστατικών.

Η συλλογή λογιστικών πληροφοριών περιλαμβάνει την κατάλληλη εργασία διαφόρων υπηρεσιών του οργανισμού. Αυτό το στάδιο χαρακτηρίζεται από υψηλότερο επίπεδοαναλυτική και αποτελεσματική λογιστική.

Το δεύτερο στάδιο της λογιστικής διαδικασίας είναι η επεξεργασία των λογιστικών πληροφοριών. Περιλαμβάνει την άμεση συμμετοχή των υπαλλήλων των υπηρεσιών λειτουργικής διαχείρισης στη λήψη λογιστικών πληροφοριών. Έτσι, κατά τη λογιστικοποίηση των ειδών απογραφής βάσει πρωτογενών παραστατικών, προβλέπεται η ομαδοποίηση και η περίληψη στοιχείων σε κάρτες αποθήκης υλικών. Κάθε μήνα, δεδομένα από κάρτες και βιβλία μεταφέρονται σε αναφορές για την κίνηση των υλικών περιουσιακών στοιχείων. ΣΕ προθεσμίεςΟι υπεύθυνοι αποθήκης και οι προϊστάμενοι τμημάτων υποβάλλουν αυτές τις αναφορές στο λογιστήριο του οργανισμού.

Οι διευθυντές συμμετέχουν επίσης στην επεξεργασία δεδομένων. Έτσι, με τη βοήθεια εργαζομένων διαφόρων υπηρεσιών διαχείρισης, εντοπίζονται οι υπαίτιοι των ελλείψεων και των απωλειών.

Αφού ελεγχθούν οι αριθμητικοί υπολογισμοί, η νομιμότητα και η σκοπιμότητα των εκτελούμενων επιχειρηματικών συναλλαγών, καταχωρούνται τα λογιστικά έγγραφα και στη συνέχεια η οικονομική ομαδοποίηση των στοιχείων τους γίνεται σε σύστημα συνθετικών και αναλυτικών λογαριασμών. λογιστικήμε εγγραφή σε λογιστικά μητρώα.

Τα λογιστικά μητρώα είναι πίνακες καταμέτρησης ορισμένης μορφής, κατασκευασμένοι σύμφωνα με την οικονομική ομαδοποίηση δεδομένων για την ιδιοκτησία και τις πηγές σχηματισμού της. Χρησιμεύουν για να αντικατοπτρίζουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές.

Τα λογιστικά μητρώα, ανάλογα με τη δομή τους, χωρίζονται σε χρονολογικά και συστηματικά. Στα χρονολογικά μητρώα, οι επιχειρηματικές συναλλαγές αντικατοπτρίζονται στη σειρά ολοκλήρωσής τους. Τα συστηματικά λογιστικά μητρώα χρησιμεύουν για την ομαδοποίηση των επιχειρηματικών συναλλαγών σύμφωνα με καθιερωμένα χαρακτηριστικά.

Τα λογιστικά μητρώα τηρούνται με τη μορφή λογιστικών βιβλίων, καρτών, δηλώσεων, περιοδικών, καθώς και μέσων υπολογιστή.

Η συνθετική λογιστική διενεργείται σε συστηματικά μητρώα και η αναλυτική λογιστική σε αναλυτικά μητρώα. Οι εγγραφές στα μητρώα γίνονται τόσο χειροκίνητα όσο και με χρήση τεχνολογίας υπολογιστών.

Το σύνολο και η θέση των λεπτομερειών στο μητρώο καθορίζουν τη μορφή του, η οποία εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των αντικειμένων που λαμβάνονται υπόψη, τον σκοπό των μητρώων και τις μεθόδους λογιστικής καταχώρισης. Η λογιστική εγγραφή αναφέρεται στην καταγραφή των επιχειρηματικών συναλλαγών σε λογιστικά μητρώα.

Στα λογιστικά βιβλία όλες οι σελίδες είναι αριθμημένες και δεμένες. Ο αριθμός αναγράφεται στην τελευταία σελίδα και επικυρώνεται με υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων. Σε ορισμένα βιβλία, για παράδειγμα, βιβλία μετρητών, οι σελίδες δεν είναι μόνο αριθμημένες, αλλά και δεμένες με σπάγκο και σφραγισμένες με κερί σφραγίδα. Ανάλογα με τον όγκο των λογαριασμών στο βιβλίο, κατανέμονται μία ή περισσότερες σελίδες για έναν συγκεκριμένο λογαριασμό. Τα λογιστικά βιβλία χρησιμοποιούνται για συνθετική και αναλυτική λογιστική.

Οι κάρτες είναι κατασκευασμένες από χοντρό χαρτί ή χαλαρό χαρτόνι χωρίς να στερεώνονται μεταξύ τους. Αποθηκεύονται σε ειδικά κουτιά- ευρετήρια καρτών. Οι κάρτες ανοίγονται για ένα χρόνο και καταχωρούνται σε ειδικό μητρώο για να διασφαλίζεται ο έλεγχος της ασφάλειάς τους.

Τα φύλλα διαφέρουν από τις κάρτες στο ότι είναι κατασκευασμένα από λιγότερο πυκνό χαρτί και έχουν μεγαλύτερη μορφή. Αποθηκεύονται σε ειδικούς φακέλους που ονομάζονται καταχωρητές. Οι δηλώσεις ανοίγουν, κατά κανόνα, για ένα μήνα ή ένα τρίμηνο.

Οι εγγραφές στα λογιστικά μητρώα πρέπει να είναι σαφείς, συνοπτικές, σαφείς και ευανάγνωστες. Μετά την καταχώριση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής στο λογιστικό μητρώο, σημειώνεται κατάλληλη σήμανση στο πρωτεύον παραστατικό για να διευκολυνθεί η μετέπειτα επαλήθευση της σωστής καταχώρισης. Στο τέλος του μήνα, τα αποτελέσματα συνοψίζονται για κάθε σελίδα των λογιστικών μητρώων. Τα τελικά αρχεία συστηματικών και αναλυτικών μητρώων πρέπει να επαληθεύονται με τη σύνταξη φύλλων κύκλου εργασιών.

Μετά την έγκριση ετήσια ΈκθεσηΤα λογιστικά μητρώα ομαδοποιούνται, δεσμεύονται και κατατίθενται στο τρέχον αρχείο του οργανισμού.

Μέθοδοι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών σε λογιστικά μητρώα

Υπάρχει τρεις τρόποι διόρθωσης λανθασμένων εγγραφών στα λογιστικά μητρώα: διόρθωση, συμπληρωματικό λήμμα, αναστροφή.

Διορθωτική μέθοδοςμπορεί να εφαρμοστεί μόνο εάν τα σφάλματα ανακαλύφθηκαν πριν από την κατάρτιση του ισολογισμού ή εμφανίστηκαν στα λογιστικά μητρώα χωρίς να επηρεαστεί η αντιστοιχία των λογαριασμών. Αυτή η μέθοδος συνίσταται στη διαγραφή με μια λεπτή γραμμή του λανθασμένου κειμένου, αριθμού, ποσότητας και επιγραφής δίπλα ή πάνω από το σωστό κείμενο ή ποσό με την κατάλληλη ρήτρα.

Για παράδειγμα, αν αντί για 100 ρούβλια. Εάν αντανακλώνται 200 ​​ρούβλια, τότε θα πρέπει να διαγραφούν 200 ρούβλια. και γράψτε "100 ρούβλια" από πάνω και στο πλάι υποδείξτε: "200 ρούβλια διαγραμμένα και 100 ρούβλια γραμμένα από πάνω, διορθωμένη πίστη (ημερομηνία, υπογραφή)."

Επί νομισματικά έγγραφαΔεν επιτρέπονται διορθώσεις ή διαγραφές, ακόμη και αυτές που καθορίζονται, ειδικά σε αριθμούς.

Πρόσθετες καταχωρήσειςγίνονται σε περιπτώσεις που το ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής υποεκτιμάται λανθασμένα. Για παράδειγμα, ο προμηθευτής μετέφερε 150 ρούβλια από τον τρεχούμενο λογαριασμό. Αυτή η επιχειρηματική συναλλαγή αντικατοπτρίζεται στη σωστή αντιστοιχία των λογαριασμών, αλλά το ποσό της υποτιμάται σε 100 ρούβλια. Έγινε η ακόλουθη λογιστική εγγραφή: χρέωση στον λογαριασμό "Διακανονισμοί με προμηθευτές", πίστωση στον λογαριασμό "Τρέχον λογαριασμό" - 100 ρούβλια.

Αλλά δεδομένου ότι οι προμηθευτές θα πρέπει να μεταφέρουν 150 ρούβλια, τότε το ποσό που λείπει είναι 50 ρούβλια. είναι απαραίτητο να κάνετε πρόσθετες εγγραφές: χρέωση στον λογαριασμό "Διακανονισμοί με προμηθευτές", πίστωση στον λογαριασμό "Τρέχον λογαριασμό" - 50 ρούβλια.

Πρόσθετες αναρτήσεις γίνονται τον τρέχοντα ή τον επόμενο μήνα. Αυτός ο κανόνας διόρθωσης σφάλματος εφαρμόζεται σε δύο περιπτώσεις: εάν τα δεδομένα του πρωτεύοντος παραστατικού δεν καταγράφονται σε ξεχωριστή γραμμή στο λογιστικό μητρώο και όταν ένα εσφαλμένα υποεκτιμημένο ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής αντικατοπτρίζεται στο λογιστικό μητρώο.

Μέθοδος αντιστροφήςείναι ότι η λανθασμένη καταχώρηση, κυρίως ψηφιακή, εξαλείφεται με αρνητικό αριθμό, δηλαδή η λανθασμένη αντιστοιχία και το ποσό επαναλαμβάνονται με κόκκινο μελάνι. Ταυτόχρονα, γίνεται σωστή καταχώριση χρησιμοποιώντας συνηθισμένο μελάνι. Οι αναστροφές συμβαίνουν όταν οι λογαριασμοί αντιστοιχίζονται εσφαλμένα ή όταν καταγράφεται υπερβολικό ποσό.

Κατά τη σύνοψη των αποτελεσμάτων των πράξεων, αφαιρούνται οι εγγραφές με κόκκινο μελάνι.

Οι απαιτήσεις που περιέχονται στο Νόμο «Περί Λογιστικής» ορίζουν ότι κάθε γεγονός της οικονομικής ζωής υπόκειται σε εγγραφή σε πρωτογενές λογιστικό έγγραφο. Τι αποτελεί «κύριο έγγραφο», πώς συντάσσεται και σε ποιον στην εταιρεία θα πρέπει να ανατεθεί η ευθύνη για την προετοιμασία εγγράφων, θα εξετάσουμε στο άρθρο.

Τι είναι η πρωτογενής τεκμηρίωση και για ποιο σκοπό συντάσσεται;

Το κύριο έγγραφο είναι η τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει την υλοποίηση των επιχειρηματικών συναλλαγών. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται με την ίδια σειρά με τα γεγονότα που συνέβησαν.

Ντεκόρπρωτογενή έγγραφα στη λογιστική είναι απαραίτητη απαίτησητήρηση επαγγελματικών αρχείων. Ωστόσο, σήμερα οι απαιτήσεις για πρωτογενή τεκμηρίωσηπαρουσιάζονται εντελώς διαφορετικά. Έτσι, από το 2013 καταργήθηκε η υποχρέωση χρήσης ενιαίων εντύπων βασικών λογιστικών παραστατικών. Τώρα οι εταιρείες έχουν την επιλογή να χρησιμοποιούν έγγραφα που έχουν ήδη αναπτυχθεί από το κράτος στις δραστηριότητές τους ή να τα εγκρίνουν ανεξάρτητα, λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες του οργανισμού. Ωστόσο, εάν η χρήση του κύριου εγγράφου καθορίζεται όχι από την Goskomstat, αλλά από άλλα κανονιστικά έγγραφα, για παράδειγμα, «Διαδικασία διατήρησης συναλλαγές σε μετρητά», τα έντυπα αυτά είναι υποχρεωτικά.

Η σημασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων ενός οργανισμού δεν μπορεί να υποτιμηθεί. Τα σφάλματα που εντοπίστηκαν στα πρωτογενή δεδομένα δεν επιτρέπουν τον προσδιορισμό της σωστής φορολογικής βάσης που απαιτείται για τον υπολογισμό πληρωμές φόρων. Ως αποτέλεσμα, μπορεί να προκύψουν όχι μόνο παρεξηγήσεις με την επιθεώρηση, αλλά και λόγοι για την επιβολή κυρώσεων.

Προκειμένου η εταιρεία να μην χρειάζεται να υπερασπιστεί τη θέση της σε μια διαφορά με τις φορολογικές αρχές, είναι απαραίτητο να δοθεί επαρκής προσοχή στη διαδικασία εγγραφής λογιστικά έγγραφα.

Απαιτήσεις για την εγγραφή του "πρωτοβάθμιου"

Η κύρια απαίτηση για την εγγραφή του «πρωτεύοντος» είναι η υποχρεωτική παρουσία όλων των στοιχείων.

Όλα τα έγγραφα που περιέχονται στο Άλμπουμ των Ενοποιημένων Εγγράφων περιέχουν ήδη υποχρεωτικές πληροφορίες. Ωστόσο, εάν η εταιρεία χρησιμοποιεί τα δικά της δείγματα εντύπων, είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί ότι περιέχουν όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για γνωστοποίηση.

Ως επί το πλείστον, κάθε κύριο έγγραφο αποτελείται από τρία μέρη:

• Επί κεφαλής;
• Κύριο μέρος;
• Σχεδιαστικό μέρος.

Η κεφαλίδα προορίζεται να αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με το έγγραφο που συντάσσεται, τον οργανισμό που το εξέδωσε και τον αντισυμβαλλόμενό του, και συγκεκριμένα:

• Όνομα του κύριου εγγράφου.
• Ο κωδικός αυτής της φόρμας είναι σύμφωνος με τον ταξινομητή OKUD. Στην πράξη, αυτό το πεδίο συχνά μένει κενό λόγω του γεγονότος ότι δεν υπάρχουν κυρώσεις για αυτό από την πλευρά του εφορίαδεν παρέχεται;
• Η ημερομηνία του τετελεσμένου γεγονότος της οικονομικής ζωής.
• Όνομα του οργανισμού που συνέταξε το έγγραφο.
• Κωδικός οργανισμού σύμφωνα με τον ταξινομητή OKPO.
• Όνομα της μονάδας που είναι υπεύθυνη για την επιχειρηματική συναλλαγή (αναφέρεται εάν είναι διαθέσιμη).
• Το όνομα της μονάδας μέτρησης σύμφωνα με τον ταξινομητή ΟΚΕΗ, καθώς και το νόμισμα της συναλλαγής που πραγματοποιήθηκε.

Το κύριο μέρος του πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου μπορεί να παρουσιαστεί τόσο σε μορφή πίνακα όσο και σε μορφή κειμένου. Αυτό το στοιχείο εγγράφου απαιτεί να αντικατοπτρίζονται τα ακόλουθα διαπιστευτήρια:

• Αναλυτικό περιεχόμενο του γεγονότος της οικονομικής ζωής που συνέβη. Η εταιρεία θα χρειαστεί να γράψει αυτή τη ρήτρα με τέτοιο τρόπο ώστε ελάχιστο ποσόλέξεις που περιέχουν τις μέγιστες χρήσιμες πληροφορίες.
• Κωδικοί και δείκτες σε χρηματικούς και φυσικούς όρους.
• Τα ποσά των συναλλαγών και, εάν υπάρχει φόρος, εμφανίζονται σε ξεχωριστή γραμμή.

Το τελικό στάδιο της προετοιμασίας του πρωτογενούς εγγράφου είναι η συλλογή υπογραφών των υπεύθυνων για το γεγονός της οικονομικής ζωής. Εκτός από το πλήρες όνομα του υπαλλήλου, είναι απαραίτητο να αναφέρετε:

• Θέσεις υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την ορθή εκτέλεση του εγγράφου, την πληρότητα και την ακρίβεια των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτό.
• Πρωτότυπες υπογραφές των μερών·
• Η ημερομηνία σύνταξης του πρωτογενούς εγγράφου, η θέση του πραγματικού εκτελεστή της επιχείρησης, η υπογραφή και το ονοματεπώνυμό του, καθώς και στοιχεία επικοινωνίας.

Χρειάζομαι σφραγίδα σε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα;

Κατά την προετοιμασία λογιστικών εγγράφων, προκύπτουν πολλά ερωτήματα σχετικά με το αποτύπωμα σφραγίδας. Οι αμφιβολίες των οργανισμών έγιναν ιδιαίτερα επίκαιρες μετά την ακύρωση της απαίτησης για υποχρεωτική παρουσία σφραγίδας το 2015.

Όσον αφορά μια ορισμένη λίστα πρωτογενών εγγράφων στα οποία είναι απαραίτητη η αποτύπωση σφραγίδας, στην πράξη αυτή η απαίτηση εφαρμόζεται σε αρκετές περιπτώσεις:

1. Όταν το έγγραφο περιέχει την ονομασία «M.P.», υποδεικνύοντας τη θέση για το αποτύπωμα της σφραγίδας·
2. Όταν η απαίτηση για αποτύπωμα καθορίζεται στο επίπεδο της ρωσικής νομοθεσίας.
3. Όταν η απαίτηση για αποτύπωμα προβλέπεται στο κύριο έγγραφο.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ο καθορισμός του εάν απαιτείται εκτύπωση σε ένα συγκεκριμένο κύριο έγγραφο ή όχι είναι απαραίτητος μόνο για τις εταιρείες που συνεχίζουν να ασκούν τις δραστηριότητές τους χρησιμοποιώντας εκτύπωση.

Τυπικά σφάλματα στην κύρια τεκμηρίωση

Λόγω του γεγονότος ότι με βάση την πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση στην εταιρεία, διαμορφώνεται η φορολογική βάση και υπολογίζονται οι φόροι, οι φορολογικές αρχές παρακολουθούν στενά την ορθότητα των εγγράφων και την αξιοπιστία των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά. Πλέον τυπικά λάθηκατά την προετοιμασία του «πρωτεύοντος» είναι:

• Χρήση εντύπων που δεν έχουν εγκριθεί από την εταιρεία. Όταν ένας οργανισμός έρχεται να ελέγξει εφορία, το πρώτο έγγραφο που σας ζητούν να προσκομίσετε είναι η λογιστική πολιτική. Σε αυτό πρέπει να καταγράφεται το γεγονός της χρήσης εντύπων εγγράφων που έχουν αναπτυχθεί ανεξάρτητα.
• Απουσία υποχρεωτικών στοιχείων γνωστοποίησης στο έντυπο.
• Απουσία υποχρεωτικών πληροφοριών στα κελιά φόρμας.
• Αριθμητικά λάθη κατά τη μεταγλώττιση. Αυτή η παραβίαση συμβαίνει συχνά μόνο στην "κύρια" φόρμα, η οποία συμπληρώνεται όχι ηλεκτρονικά, αλλά χειροκίνητα, καθώς η δημιουργία ενός εγγράφου με χρήση προγραμμάτων υπολογιστή σάς επιτρέπει να αποτρέψετε σφάλματα στους υπολογισμούς.
• Η διόρθωση έγινε σε τεκμηρίωση μετρητών σε αντίθεση με τις νομικές απαιτήσεις.
• Σε κελιά που απαιτείται να συμπληρωθούν, αλλά για τα οποία λείπουν πληροφορίες ή οι αριθμητικές τιμές των δεικτών είναι ίσες με μηδέν, δεν τοποθετούνται παύλες.
• Το έγγραφο υπογράφηκε από μη εξουσιοδοτημένο άτομο. Στην πράξη, η εταιρεία πρέπει να έχει εντολή διαχειριστή που να ορίζει τη λίστα των προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν ορισμένα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα.

Αντίστοιχα, εάν το «κύριο έγγραφο» υπογραφεί από πρόσωπο που δεν έχει τέτοιο δικαίωμα, το έγγραφο θεωρείται άκυρο και δεν έχει νομική ισχύ.

Τρόπος διόρθωσης σφαλμάτων στην κύρια τεκμηρίωση

Πρώτα απ 'όλα, σημειώνουμε ότι είναι δυνατή και απαραίτητη η διόρθωση του «πρωτεύοντος» εγγράφου, καθώς οι αναξιόπιστες πληροφορίες αποτελούν μεγαλύτερο κίνδυνο για τις εταιρείες από ένα διορθωμένο έγγραφο. Ωστόσο, δεν είναι δυνατό να γίνουν διορθώσεις σε όλες τις λογιστικές μορφές εγγράφων.

Σύμφωνα με τις απαιτήσεις που έχουν καθοριστεί για την προετοιμασία πρωτογενών μετρητών και τραπεζικών εγγράφων, απαγορεύονται οι προσαρμογές σε αυτήν την κατηγορία εντύπων.

Όπως για όλα τα άλλα κύρια έγγραφα, επιτρέπονται διορθώσεις. Σε αυτή την περίπτωση είναι απαραίτητο να ακολουθήσετεαπλούς κανόνες

, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε το έγγραφο χωρίς να διακυβεύεται η οπτική του παρουσίαση.

• Η ουσία καταλήγει σε αυτό:
• Μια λανθασμένη καταχώριση πρέπει να διαγραφεί προσεκτικά.

Συμπεριλάβετε τις πιο πρόσφατες πληροφορίες δίπλα στη διόρθωση.

Μόνο εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορούν να κάνουν διορθώσεις στα κύρια έγγραφα. Ως εκ τούτου, η διόρθωση που έγινε πρέπει να βεβαιωθεί με την υπογραφή υπεύθυνου υπαλλήλου της εταιρείας.

Διάρκεια x απώλεια πρωτογενών εγγράφων στον οργανισμό

Ο οργανισμός είναι υπεύθυνος για την αποθήκευση πρωτογενών εγγράφων. Αλλά για διαφορετικές κατηγορίες εγγράφων, καθορίζονται διαφορετικές περίοδοι κατά τις οποίες τα ολοκληρωμένα έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται στην εταιρεία.

Ταυτόχρονα, ο οργανισμός πρέπει να παρέχει κατάλληλες συνθήκες για την αποθήκευση εγγράφων, καθώς και για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένων διορθώσεων που πρέπει να γίνονται σε έντυπα. Γενικά, η ευθύνη για την ασφάλεια της πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης θα πρέπει να ανατεθεί στον επικεφαλής της εταιρείας.

Δεκάδες εργασίες εκτελούνται στην επιχείρηση καθημερινά. Οι λογιστές στέλνουν χρήματα σε αντισυμβαλλόμενους, ταμεία και ιδρυτές, υπολογίζουν μισθούς, λαμβάνουν υπολογιστές και έπιπλα, χρεώνουν πρόστιμα, υπολογίζουν αποσβέσεις κ.λπ. Για κάθε τέτοια λειτουργία είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένα κύριο έγγραφο (άρθρο 1, άρθρο 9 Ομοσπονδιακός νόμοςμε ημερομηνία 06.12.2011 αριθ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική», εφεξής Νόμος αριθ. 402-FZ).

Το κύριο έγγραφο δημιουργείται τη στιγμή της συναλλαγής ή κατά την ολοκλήρωσή της ως επιβεβαίωση του γεγονότος της συναλλαγής (ρήτρα 3 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ). Με βάση τα πρωτογενή δεδομένα, οι λογιστές κάνουν εγγραφές.

Ένα τιμολόγιο, μια πράξη για την παροχή υπηρεσιών για τη δημιουργία ιστοσελίδας, ένα λογιστικό πιστοποιητικό - όλα αυτά είναι πρωταρχικά έγγραφα που χρησιμοποιούν οι λογιστές στην καθημερινή τους εργασία. Υπάρχουν πολλά είδη πρωτογενών προϊόντων και η ποικιλομορφία τους εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Για παράδειγμα, σε μια εταιρεία μεταφορών, ένας από τους κύριους τύπους πρωτογενούς τεκμηρίωσης θα είναι μια φορτωτική και σε μια βιβλιοθήκη - μια πράξη διαγραφής λογοτεχνίας.

Τα κύρια έγγραφα υποτίθεται ότι αποθηκεύονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον πέντε χρόνια και η περίοδος αρχίζει να υπολογίζεται μετά το έτος αναφοράς (Ρήτρα 1, άρθρο 29 του νόμου αριθ. 402-FZ). Δηλαδή, ένα έγγραφο με ημερομηνία 07/03/2016 πρέπει να αποθηκευτεί τουλάχιστον μέχρι το 2021 συμπεριλαμβανομένου. Ξεχωριστές περίοδοι αποθήκευσης για τα πρωτογενή υλικά καθορίζονται από τον Κατάλογο που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558. Για τη διατήρηση των λογιστικών εγγράφων, οι επιχειρήσεις δημιουργούν συχνά ειδικά αρχεία.

Το κύριο έγγραφο μπορεί να είναι έντυπο ή ηλεκτρονικό. Στην πράξη όλο και περισσότερα περισσότερες εταιρείεςχρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDF). Ειδικότερα, οι εταιρείες ανταλλάσσουν συμβόλαια, τιμολόγια πληρωμής, πράξεις, δελτία αποστολής και τιμολόγια.

Το EDI απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία επεξεργασίας πρωτογενών εγγράφων από τη στιγμή της δημιουργίας τους έως τη στιγμή της καταγραφής τους και επιταχύνει την εργασία μεταξύ των αντισυμβαλλομένων. Μεγάλο πλεονέκτημα - ηλεκτρονικά έγγραφαδεν χρειάζεται να το εκτυπώσετε εάν αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση με το νόμο ή τους όρους της σύμβασης (άρθρο 6, άρθρο 9 του νόμου αριθ. 402).

Το ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πιστοποιημένο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν τα μέρη λάβουν την κατάλληλη απόφαση, το κύριο έγγραφο μπορεί να υπογραφεί με απλή ή χωρίς επιφύλαξη υπογραφή (επιστολή του Τμήματος Φορολογικής και Τελωνειακής Πολιτικής του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 2016 Αρ. 03-03-06/ 2/53176).

Η απουσία πρωτογενών εγγράφων σε μια εταιρεία μπορεί να επιφέρει σοβαρό πρόστιμο από 10.000 έως 30.000 ρούβλια (άρθρο 120 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Οι εφορίες θα εκδώσουν και πρόστιμο για λάθη στην εγγραφή. Επιπλέον, στα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την επεξεργασία εγγράφων μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας ύψους 2.000 έως 3.000 ρούβλια. Υπάρχει ένας άλλος κίνδυνος: εάν κατά τον έλεγχο οι φορολογικές αρχές δεν βρουν το απαιτούμενο παραστατικό, ενδέχεται να αφαιρέσουν μέρος των δαπανών από τη φορολογητέα βάση, επομένως, η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει πρόσθετο φόρο εισοδήματος.

Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτογενούς εγγράφου

Μόνο το κύριο έγγραφο με όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες έχει νομική ισχύ (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ):

1. τίτλος (για παράδειγμα, "Πράξη παρεχόμενων υπηρεσιών", " Σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣ", "Λογιστικές πληροφορίες");
2. Ημερομηνία προετοιμασίας;
3. όνομα του συντάκτη του εγγράφου (για παράδειγμα, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.)·
4. περιεχόμενο του εγγράφου ή της επιχειρηματικής συναλλαγής (για παράδειγμα, «Υπηρεσίες πρόσβασης στο Διαδίκτυο», «Υλικά που μεταφέρονται για επεξεργασία», «Πληρωμή τιμολογίου για είδη γραφείου», «Τόκοι δεδουλευμένων βάσει της δανειακής σύμβασης»).
5. φυσικοί και νομισματικοί δείκτες (κομμάτια, μέτρα, ρούβλια κ.λπ.).
6. υπεύθυνες θέσεις (για παράδειγμα, "Λογιστής", "Αποθηκευτής", "Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού", "Προϊστάμενος Τμήματος Πωλήσεων" κ.λπ.)
7. προσωπικές υπογραφές των μερών.

Ένα σωστά εκτελεσμένο έγγραφο θα βοηθήσει εάν είναι απαραίτητο σε νομικές διαδικασίες, για παράδειγμα, όταν ο αγοραστής δεν πληρώσει το χρέος ή προσπαθεί να ακυρώσει τη συναλλαγή. Αλλά ένα έγγραφο με λάθη ή εικονικές υπογραφές μπορεί να παίξει ένα σκληρό αστείο - επομένως δεν πρέπει ποτέ να υπογράψετε για τον προμηθευτή εάν ξαφνικά ξεχάσει να υπογράψει. Αποθηκεύστε προσεκτικά όλα τα κύρια έγγραφα και ελέγχετε πάντα προσεκτικά όλες τις λεπτομέρειες στα εισερχόμενα έγγραφα.

Στην πράξη, εξακολουθεί να είναι δυνατό να συναντήσετε παράπονα πελατών σχετικά με την έλλειψη σφραγίδας. Να σας υπενθυμίσουμε ότι από τις 04/07/2015, η σφραγίδα έχει ακυρωθεί για τους περισσότερους οργανισμούς και μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά βούληση (Ομοσπονδιακός Νόμος 04/06/2015 Αρ. 82-FZ). Πληροφορίες σχετικά με τη σφραγίδα του οργανισμού πρέπει να προσδιορίζονται στο καταστατικό. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει να βάλει σφραγίδα και δεν έχετε νόμιμα, μπορείτε να ενημερώσετε εγγράφως τον αντισυμβαλλόμενο για την απουσία του και να παράσχετε απόσπασμα από τη λογιστική πολιτική.

Μορφές πρωτογενών εγγράφων

Στην εργασία σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυποποιημένα και δικές τους μορφέςπρωτογενή έγγραφα (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική»). Σε αυτή την περίπτωση, ένα αυτοσχέδιο πρωτογενές έγγραφο πρέπει να έχει όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες. Πολλές εταιρείες αναγκάζονται να αναπτύξουν τη δική τους εκδοχή του νόμου διαγραφής υλικών, καθώς δεν υπάρχει ενοποιημένη μορφή του εγγράφου.

Επιτρέπεται η χρήση συνδυασμένης μορφής του κύριου εγγράφου, όταν λαμβάνεται ως βάση η ενοποιημένη μορφή και συμπληρώνεται με τις απαραίτητες στήλες ή γραμμές. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να διατηρηθούν όλες οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες (Ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 24ης Μαρτίου 1999, αρ. 20).

Η επιλογή της εταιρείας σχετικά με τις μορφές πρωτογενούς λογιστικής που χρησιμοποιούνται πρέπει να προσδιορίζεται στις λογιστικές πολιτικές της.

Κατά τη διαδικασία της δραστηριότητας, μπορεί να προκύψει η ανάγκη για νέα πρωτογενή έγγραφα, τότε μπορούν να αναπτυχθούν και να εγκριθούν από τη λογιστική πολιτική.

Σημείωση! Δεδομένου ότι ο αντισυμβαλλόμενός σας μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει ένα πρωτεύον έγγραφο που έχει αναπτυχθεί ανεξάρτητα, η λογιστική σας πολιτική πρέπει να υποδεικνύει ότι αποδέχεστε επίσης αυτά τα έγγραφα για λογιστική.

Για τα περισσότερα έγγραφα, έχετε το δικαίωμα να μην χρησιμοποιείτε ενοποιημένα έντυπα, αλλά οι συναλλαγές σε μετρητά θα πρέπει να εκτελούνται μόνο σύμφωνα με εγκεκριμένα έντυπα εγγράφων (πληροφορίες του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. PZ-10/2012).

Τύποι πρωτογενών εγγράφων

Οι ειδικοί μπορούν να βρουν τις κύριες μορφές πρωτογενών εγγράφων σε άλμπουμ ενιαίων εντύπων που έχουν εγκριθεί από τα ψηφίσματα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα.

Έγγραφα λογιστικής εμπορικών συναλλαγών

• TORG-12;
• Ετικέτα προϊόντος;
• Καθολικό έγγραφο μεταφοράς.

Έγγραφα λογιστικής παγίων

• OS-1 «Νόμος για την αποδοχή και τη μεταβίβαση παγίων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από κτίρια, κατασκευές)».
• OS-4 «Πράξη για τη διαγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων».
• OS-6 "Κάρτα απογραφής για την καταγραφή των παγίων."

Πρωτοβάθμια ταμειακή μηχανή

Οι συναλλαγές σε μετρητά διεκπεραιώνονται αποκλειστικά σύμφωνα με τη Διαδικασία για τη διενέργεια συναλλαγών με μετρητά (Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 11ης Μαρτίου 2014 No. 3210-U). Δεν μπορείτε, για παράδειγμα, να σχεδιάσετε ένα "αναλώσιμο" σε ελεύθερη μορφή ή να αναπτύξετε τη δική σας έκδοση.

Τα έντυπα των πρωτογενών εγγράφων μετρητών έχουν εγκριθεί με το ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 18ης Αυγούστου 1998, αρ. 88:

• KO-1 "Εντολή παραλαβής μετρητών"
• KO-2 "Εντολή δαπανών μετρητών";
• KO-3 «Ημερολόγιο καταχώρισης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων μετρητών».
• KO-4" Βιβλίο μετρητών»;
• KO-5 «Βιβλίο λογιστικής κεφαλαίων που έγινε αποδεκτό και εκδόθηκε από το ταμείο».

Τα έγγραφα μετρητών πρέπει να ελέγχονται πολύ σχολαστικά, επειδή τέτοια πρωτογενή έγγραφα σχετίζονται άμεσα με την κίνηση των μετρητών και προσελκύουν πάντα την προσοχή των αρχών ελέγχου. Για παράδειγμα, οι φορολογικές αρχές θα δώσουν σίγουρα προσοχή στην PKO, στην οποία το ποσό υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Και όλα αυτά επειδή δεν μπορείτε να πληρώσετε σε μετρητά με έναν αντισυμβαλλόμενο σε ποσό που υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Η απουσία υπογραφών σε έγγραφα μετρητών θα είναι επίσης λόγος για διαδικασίες με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία.

Ας συνοψίσουμε. Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της λογιστικής και φορολογική λογιστική. Οι συναλλαγές δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς δικαιολογητικά. Συχνά οι λογιστές δημιουργούν λογιστικές εγγραφές με βάση ένα αντίγραφο ή σάρωση του κύριου εγγράφου. Είναι πολύ σημαντικό να αντικαταστήσετε τα αντίγραφα με πρωτότυπα έγγραφα εγκαίρως, διαφορετικά οι ρυθμιστικές αρχές μπορεί να θεωρήσουν τη λειτουργία ή τη συναλλαγή εικονική. Μόνο τα έγγραφα που συντάσσονται σύμφωνα με το νόμο αποτελούν εγγύηση για την ασφάλεια και την αξιοπιστία της λογιστικής στην εταιρεία.

Στην τρέχουσα πρακτική, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα νοούνται ως έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής (ολοκλήρωση συναλλαγών, κίνηση στοιχείων αποθέματος κ.λπ.). Συντάσσονται κατά τη στιγμή των συναλλαγών ή μετά την ολοκλήρωσή τους, για την επιβεβαίωση των γεγονότων που συνέβησαν. Με βάση αυτά, ο λογιστής πραγματοποιεί εγγραφές στο λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης και αποδέχεται τα ποσά για φορολογική λογιστική.

Με ποια μορφή συντάσσεται το «κύριο»;

Σύμφωνα με τις εξηγήσεις του Υπουργείου Οικονομικών, η εταιρεία έχει το δικαίωμα να καθορίζει ανεξάρτητα ποιες μορφές «κύριας» θα χρησιμοποιήσει. Απόφασηκαθορίζεται στις λογιστικές πολιτικές του οργανισμού. Η πρακτική δείχνει ότι οι επιχειρηματικές οντότητες χρησιμοποιούν μία από τις τρεις επιλογές:

• Ενοποιημένες φόρμες που προσφέρονται από την Goskomstat.
• Δείγματα που αναπτύχθηκαν από την εταιρεία ανεξάρτητα και κατοχυρώθηκαν από εσωτερικούς κανονισμούς.
• Συνδυασμένες επιλογές: κύρια έγγραφα σε ενοποιημένη μορφή, συμπληρωμένα με ορισμένα πεδία.

Το δικαίωμα των επιχειρηματικών οντοτήτων να αναπτύσσουν ανεξάρτητα «κύρια» έντυπα δεν ισχύει για τους ακόλουθους τύπους εγγράφων:

• έγγραφα μετρητών (ιδίως αναλώσιμα και αποδείξεις)·
• αυστηρά έντυπα αναφοράς·
• τιμολόγια μεταφοράς.

Για αυτούς το υπουργείο Οικονομικών καθιερώνει ως υποχρεωτικά ενιαία έντυπα.

Εάν η εταιρεία που συνήψε τη συναλλαγή δεν έχει καθορίσει τη μορφή της «κύριας» στη σύμβαση, ο αντισυμβαλλόμενος έχει το δικαίωμα να υποβάλει έγγραφα σύμφωνα με δικά τους δείγματα. Για να αποφευχθούν ερωτήσεις από τις ρυθμιστικές αρχές, η εταιρεία θα πρέπει να αναφέρει στις λογιστικές της πολιτικές ότι αποδέχεται έγγραφα σε έντυπα που έχουν αναπτυχθεί από τους προμηθευτές και τους πελάτες της.

Σπουδαίος! Η παρουσία ενός «πρωτεύοντος» που μεσολαβεί σε μια συγκεκριμένη λειτουργία είναι υποχρεωτική απαίτησηγια την αντανάκλασή του στη λογιστική και φορολογική λογιστική.

Υποχρεωτικές λεπτομέρειες του «πρωτεύοντος»

Σύμφωνα με το άρθ. 9 402-FZ, τα κύρια λογιστικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

• το όνομα του επιχειρηματικού χαρτιού, για παράδειγμα, «Πιστοποιητικό Αποδεκτής Εργασίας»·
• αριθμός σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες αρίθμησης της εταιρείας προέλευσης·
• ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·
• πλήρες όνομα της εταιρείας που εκδίδει την «κύρια εγγραφή»·
• την ουσία της επιχειρηματικής συναλλαγής που έλαβε χώρα (για παράδειγμα, αποστολή αγαθών στον αγοραστή, κατάθεση μετρητών στο ταμείο, αποδοχή της εργασίας που εκτελείται κ.λπ.)
• μέτρηση ενός οικονομικού γεγονότος που έχει συμβεί σε μετρητά ή σε είδος·
• θέση και πλήρες όνομα του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση ή τη διεκπεραίωση της συναλλαγής·
• χειρόγραφη υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου.

Ο κατάλογος των προσώπων που δικαιούνται να υπογράψουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα καθορίζεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Εξασφαλίζεται με εντολή του.

Ορισμένες φόρμες περιέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σε σχέση με την τυπική λίστα. Για παράδειγμα, οι φορτωτικές πρέπει να περιέχουν πληροφορίες για το αυτοκίνητο, τον ιδιοκτήτη και τον οδηγό του.

Είναι απαραίτητο να βάλετε τη σφραγίδα του οργανισμού στο «κύριο» έγγραφο; Αυτό δεν είναι υποχρεωτικό προαπαιτούμενο, δεν μπορείτε να το κάνετε μόνο εάν η παρουσία του προβλέπεται στο δείγμα που κατοχυρώνεται στη λογιστική πολιτική της εταιρείας.

Τύποι πρωτογενών εγγράφων

Η ισχύουσα νομοθεσία δεν καθιερώνει κλειστή λίστα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων του 2018. Η ποικιλομορφία τους καθορίζεται από το πεδίο δραστηριότητας της οικονομικής οντότητας. Για μια εταιρεία, θα χρειαστείτε μια φορτωτική, για μια άλλη - μια πράξη διαγραφής λογοτεχνίας από τη βιβλιοθήκη.

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν:

• φορτωτική - μεσολαβεί στις συναλλαγές για την αποδοχή και τη μεταφορά αγαθών και υλικών.
• πιστοποιητικό αποδοχής – συντάσσεται σε περιπτώσεις όπου το ένα μέρος αποδέχεται τα αποτελέσματα των εργασιών που εκτελούνται από το άλλο.
• μισθοδοσία - προετοιμάζεται κατά την πληρωμή μισθών στο προσωπικό.
• OS-1 – αντικατοπτρίζει την παραλαβή ή την εξάντληση ενός στοιχείου πάγιων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από ακίνητα).
• INV-1 – ενοποιεί τα αποτελέσματα της απογραφής.
• εκ των προτέρων - επιβεβαιώνει τα έξοδα ενός υπαλλήλου που φθάνει από επαγγελματικό ταξίδι.
• έγγραφα μετρητών (επιταγές, PKO, RKO, κ.λπ.).
• σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣ;
• λογιστικό πιστοποιητικό κ.λπ.

Ο κατάλογος των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων δεν είναι πλήρης. Εταιρείες διαφορετικές κατευθύνσειςοι δραστηριότητες χρησιμοποιούν τα απαραίτητα έντυπα για να αντικατοπτρίζουν τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται.

Ανάλογα με τη μέθοδο υλοποίησης, το «κύριο» μπορεί να είναι έντυπο ή ηλεκτρονικό. Η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιείται σε εταιρείες όπου έχει δημιουργηθεί η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Βοηθά στην απλοποίηση και στην επιτάχυνση της επεξεργασίας των επιχειρηματικών εγγράφων και στον εξορθολογισμό της αλληλεπίδρασης μεταξύ των αντισυμβαλλομένων.

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, όλα τα είδη «πρωτογενών υλικών» αποθηκεύονται στην εταιρεία για πέντε χρόνια. Η αντίστροφη μέτρηση ξεκινά από το τέλος του έτους αναφοράς. Για παράδειγμα, τα χαρτιά που εκδόθηκαν το 2018 πρέπει να αποθηκευτούν μέχρι το 2023. Η παραβίαση αυτού του κανόνα θα οδηγήσει σε διαδικασία με φορολογική υπηρεσία, επιβάλλοντας κυρώσεις στον οργανισμό.

Η ακρίβεια της λογιστικής και τα περαιτέρω συμπεράσματα από αυτήν εξαρτάται από την ποιότητα του πρωτογενούς εγγράφου και τις πληροφορίες που περιέχει.

Οι πληροφορίες που περιέχονται στα κύρια έγγραφα που γίνονται δεκτά για λογιστική συσσωρεύονται και συστηματοποιούνται σε λογιστικά μητρώα, τα έντυπα ή οι απαιτήσεις για τα οποία εγκρίνονται από τον εξουσιοδοτημένο φορέα. Τα δεδομένα από τα λογιστικά μητρώα σε ομαδοποιημένη μορφή μεταφέρονται στις οικονομικές καταστάσεις.

Η διοίκηση καθορίζει τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να υπογράφουν λογιστικά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να καθοριστεί μια ιεραρχία υπογραφών ανάλογα με τη θέση που κατέχει, το χρηματικό ποσό, το εύρος και την ουσία της επιχείρησης.

Οι επιχειρήσεις ή οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές θα πρέπει να θεσπίσουν κατάλληλες διασφαλίσεις και ελέγχους σχετικά με το δικαίωμα χρήσης και πρόσβασης στις ηλεκτρονικές υπογραφές.(17)

Απαιτήσεις για την προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων

1. Οι εγγραφές στα κύρια έγγραφα πρέπει να γίνονται με μελάνι, κραγιόν, πάστα στυλό, με γραφομηχανές, μηχανήματα και άλλα μέσα που διασφαλίζουν την ασφάλεια αυτών των καταχωρήσεων για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται για την αποθήκευσή τους στο αρχείο.

Μη χρησιμοποιείτε μολύβι για να γράψετε.

• 2. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τακτοποιημένα, το κείμενο και οι αριθμοί πρέπει να είναι γραμμένα καθαρά και ευανάγνωστα.
• 3. Όλα τα στοιχεία πρέπει να συμπληρωθούν στο έγγραφο. Αν δεν συμπληρωθούν στοιχεία, στη θέση της τοποθετείται μια παύλα. Πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά στοιχεία.
• 4. Στα χρηματικά παραστατικά το ποσό αναγράφεται αριθμητικά και λεκτικά.
• 5. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να επικυρώνονται με τις προσωπικές υπογραφές του επικεφαλής του οργανισμού, του προϊσταμένου λογιστή ή των εξουσιοδοτημένων προσώπων.
• 6. Τα κύρια έγγραφα πρέπει να περιέχουν αντίγραφα υπογραφών εξουσιοδοτημένων προσώπων.
• 7. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να τίθενται με τη σφραγίδα του οργανισμού, εφόσον αυτό προβλέπεται από το έντυπο και την κείμενη νομοθεσία. (18)

Ο επικεφαλής του οργανισμού πρέπει, σε συμφωνία με τον επικεφαλής λογιστή, να εγκρίνει με τη μορφή εντολής τον κατάλογο των προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα.

Η έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, η μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για προβληματισμό στη λογιστική, καθώς και η αξιοπιστία των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά διασφαλίζονται από τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Η κίνηση των πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική (άντληση ή λήψη από άλλες επιχειρηματικές οντότητες, αποδοχή για λογιστική, επεξεργασία, μεταφορά στο αρχείο) πρέπει επίσης να ρυθμίζεται από χρονοδιάγραμμα, το οποίο εγκρίνεται με εντολή του διαχειριστή.

Για να προειδοποιήσει τόσο τους μάνατζερ όσο και τους ερμηνευτές για απρόβλεπτα αρνητικές επιπτώσειςκαι για εξοικονόμηση χρόνου κατά την αναζήτηση πληροφοριών, είναι απαραίτητο μετά τη λήψη κανονιστικά έγγραφαδημιουργία βάσης δεδομένων για την καταχώριση πρωτογενών εγγράφων.

Αυτό σημαίνει ότι όλα τα πρωτεύοντα έγγραφα που συντάσσονται και συμπληρώνονται στο λογιστήριο πρέπει να έχουν το δικό τους αναγνωριστικό - έναν κωδικό (εφάπαξ, μοναδικός αριθμός), ο οποίος τους εκχωρείται κατά την υποχρεωτική εγγραφή σε ένα από τα ημερολόγια εγγραφής, ο οποίος πρέπει να άνοιξε σε κάθε επιχείρηση.

Διαδικασία σύνταξης εγγράφων:

• -συμμόρφωση με όλες τις καθορισμένες λεπτομέρειες και μορφές εγγράφων·
• -ακρίβεια και σαφήνεια παρουσίασης του περιεχομένου των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών σε έγγραφα·
• - έγκαιρη εκτέλεση επιχειρηματικών συναλλαγών, σαφής, τακτοποιημένη και ευανάγνωστη σύνταξη κειμένου.
• - χτύπημα ελεύθερες θέσειςελλείψει στηρίγματος?
• -αναγραφή των ποσών σε αριθμούς και λέξεις σε όλα τα πολύτιμα έγγραφα. διαγραφή σφαλμάτων ώστε να είναι ορατό ό,τι έχει διαγραφεί και πιστοποίηση του σωστού κειμένου με την υπογραφή του ατόμου που συνέταξε το έγγραφο·
• -δεν επιτρέπονται διορθώσεις.(27)

Τα κύρια έγγραφα που δημιουργούνται με τη χρήση μηχανοποιημένης μεθόδου απαιτούν ειδική επιβεβαίωση της αξιοπιστίας των δεδομένων που λαμβάνονται, δηλ. εξουσιοδότηση και προστασία καταχωρημένων δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη λήψη πληροφοριών σχετικά με αυτά. Οποιοσδήποτε τύπος εγγράφου μπορεί να μεταδοθεί με φαξ, αλλά όχι πρωτεύον λογιστικό έγγραφο, γιατί δεν φέρει επιβεβαίωση της γνησιότητάς του. Την ευθύνη για την έγκαιρη και ποιοτική δημιουργία εγγράφων και τη μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για μεταγενέστερο προβληματισμό στη λογιστική φέρει τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Πρωτοβάθμια λογιστική για εργοστάσιο παραγωγής- αυτή είναι η βάση πληροφοριών της διαχείρισης, η ποιότητα της οποίας εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα της λογιστικής. Η πρωτογενής λογιστική είναι ένα σύμπλεγμα πληροφοριών και λογικών πράξεων με έγγραφα που συνοδεύουν τυχόν υλικές και χρηματοοικονομικές ροές και τα στοιχεία τους από τις εισροές έως τις εκροές των παραγωγικών και οικονομικών εγκαταστάσεων της επιχείρησης και της εταιρείας στο σύνολό της.

Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα είναι φορείς πληροφοριών για όλα τα παραγωγικά και οικονομικά αντικείμενα και θέματα και τις αλληλεπιδράσεις τους και επιτρέπουν μια ολοκληρωμένη αξιολόγηση όλων των παραγόντων ελέγχου: ποσοτικούς, ποιοτικούς, οικονομικούς.(12).