Όλα για την πρωτογενή τεκμηρίωση. Κανόνες συμπλήρωσης πρωτογενών εγγράφων

Η επιχείρηση πραγματοποιεί δεκάδες εργασίες καθημερινά. Οι λογιστές στέλνουν χρήματα σε αντισυμβαλλόμενους, ταμεία και ιδρυτές, υπολογίζουν μισθούς, λαμβάνουν υπολογιστές και έπιπλα, χρεώνουν πρόστιμα, υπολογίζουν αποσβέσεις κ.λπ. Για κάθε τέτοια λειτουργία είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένα κύριο έγγραφο (άρθρο 1, άρθρο 9 Ομοσπονδιακός νόμοςμε ημερομηνία 06.12.2011 αριθ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική», εφεξής Νόμος αριθ. 402-FZ).

Το κύριο έγγραφο δημιουργείται τη στιγμή της συναλλαγής ή κατά την ολοκλήρωσή της ως επιβεβαίωση του γεγονότος της συναλλαγής (ρήτρα 3 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ). Με βάση τα πρωτογενή δεδομένα, οι λογιστές κάνουν εγγραφές.

Ένα τιμολόγιο, μια πράξη για την παροχή υπηρεσιών για τη δημιουργία ιστοσελίδας, ένα λογιστικό πιστοποιητικό - όλα αυτά είναι πρωταρχικά έγγραφα που χρησιμοποιούν οι λογιστές στην καθημερινή τους εργασία. Υπάρχουν πολλά είδη πρωτογενών προϊόντων και η ποικιλομορφία τους εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Για παράδειγμα, σε μια μεταφορική εταιρεία ένας από τους κύριους τύπους πρωτογενή τεκμηρίωσηΘα υπάρχει φορτωτική και στη βιβλιοθήκη θα γίνει πράξη διαγραφής λογοτεχνίας.

Τα κύρια έγγραφα υποτίθεται ότι αποθηκεύονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον πέντε χρόνια και η περίοδος αρχίζει να υπολογίζεται μετά το έτος αναφοράς (Ρήτρα 1, άρθρο 29 του νόμου αριθ. 402-FZ). Δηλαδή, ένα έγγραφο με ημερομηνία 07/03/2016 πρέπει να αποθηκευτεί τουλάχιστον μέχρι το 2021 συμπεριλαμβανομένου. Ξεχωριστές περίοδοι αποθήκευσης για τα πρωτογενή υλικά καθορίζονται από τον Κατάλογο που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558. Για τη διατήρηση των λογιστικών εγγράφων, οι επιχειρήσεις δημιουργούν συχνά ειδικά αρχεία.

Το κύριο έγγραφο μπορεί να είναι έντυπο ή ηλεκτρονικό. Στην πράξη όλο και περισσότερα περισσότερες εταιρείεςχρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDF). Ειδικότερα, οι εταιρείες ανταλλάσσουν συμβόλαια, τιμολόγια πληρωμής, πράξεις, δελτία αποστολής και τιμολόγια.

Το EDI απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία επεξεργασίας πρωτογενή έγγραφααπό τη στιγμή της δημιουργίας τους έως τη στιγμή της λογιστικής, επιταχύνει τις εργασίες μεταξύ των αντισυμβαλλομένων. Μεγάλο πλεονέκτημα - ηλεκτρονικά έγγραφαδεν χρειάζεται να το εκτυπώσετε εάν αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση με το νόμο ή τους όρους της σύμβασης (άρθρο 6, άρθρο 9 του νόμου αριθ. 402).

Το ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πιστοποιημένο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν τα μέρη λάβουν την κατάλληλη απόφαση, το κύριο έγγραφο μπορεί να υπογραφεί με απλή ή χωρίς επιφύλαξη υπογραφή (επιστολή του Τμήματος Φορολογικής και Τελωνειακής Πολιτικής του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 2016 Αρ. 03-03-06/ 2/53176).

Η απουσία πρωτογενών εγγράφων σε μια εταιρεία μπορεί να επιφέρει σοβαρό πρόστιμο από 10.000 έως 30.000 ρούβλια (άρθρο 120 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Οι εφορίες θα εκδώσουν και πρόστιμο για λάθη στην εγγραφή. Επιπλέον, στα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την επεξεργασία εγγράφων μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας ύψους 2.000 έως 3.000 ρούβλια. Υπάρχει και άλλος κίνδυνος: αν κατά τον έλεγχο οι εφορίες δεν βρουν το απαιτούμενο έγγραφο, μπορούν να αφαιρέσουν μέρος των δαπανών από τη φορολογική βάση, επομένως, η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει επιπλέον φόρο εισοδήματος.

Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτογενούς εγγράφου

Μόνο το κύριο έγγραφο με όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες έχει νομική ισχύ (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ):

1. τίτλος (για παράδειγμα, «Πράξη παρεχόμενων υπηρεσιών», «Εντολή πληρωμής», «Λογιστικό πιστοποιητικό»).
2. Ημερομηνία προετοιμασίας;
3. όνομα του συντάκτη του εγγράφου (για παράδειγμα, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.)·
4. το περιεχόμενο του εγγράφου ή της επιχειρηματικής συναλλαγής (για παράδειγμα, «Υπηρεσίες πρόσβασης στο Διαδίκτυο», «Υλικά που μεταφέρονται για επεξεργασία», «Πληρωμή τιμολογίου για είδη γραφείου», «Τόκοι δεδουλευμένων βάσει της δανειακής σύμβασης»).
5. φυσικοί και νομισματικοί δείκτες (κομμάτια, μέτρα, ρούβλια κ.λπ.).
6. υπεύθυνες θέσεις (για παράδειγμα, "Λογιστής", "Αποθηκευτής", "Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού", "Προϊστάμενος Τμήματος Πωλήσεων" κ.λπ.)
7. προσωπικές υπογραφές των μερών.

Ένα σωστά εκτελεσμένο έγγραφο θα βοηθήσει εάν είναι απαραίτητο σε νομικές διαδικασίες, για παράδειγμα, όταν ο αγοραστής δεν πληρώσει ένα χρέος ή προσπαθεί να ακυρώσει τη συναλλαγή. Αλλά ένα έγγραφο με λάθη ή εικονικές υπογραφές μπορεί να παίξει ένα σκληρό αστείο - επομένως δεν πρέπει ποτέ να υπογράψετε για τον προμηθευτή εάν ξαφνικά ξεχάσει να υπογράψει. Αποθηκεύστε προσεκτικά όλα τα κύρια έγγραφα και ελέγχετε πάντα προσεκτικά όλες τις λεπτομέρειες στα εισερχόμενα έγγραφα.

Στην πράξη, εξακολουθεί να είναι δυνατό να συναντήσετε παράπονα πελατών σχετικά με την έλλειψη σφραγίδας. Να σας υπενθυμίσουμε ότι από τις 04/07/2015, η σφραγίδα έχει ακυρωθεί για τους περισσότερους οργανισμούς και μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά βούληση (Ομοσπονδιακός Νόμος 04/06/2015 Αρ. 82-FZ). Πληροφορίες σχετικά με τη σφραγίδα του οργανισμού πρέπει να προσδιορίζονται στο καταστατικό. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει να βάλει σφραγίδα και δεν έχετε νόμιμα, μπορείτε να ενημερώσετε εγγράφως τον αντισυμβαλλόμενο για την απουσία του και να παράσχετε απόσπασμα από τη λογιστική πολιτική.

Μορφές πρωτογενών εγγράφων

Στην εργασία σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυποποιημένα και δικές τους μορφέςπρωτογενή έγγραφα (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική»). Σε αυτή την περίπτωση, ένα αυτοσχέδιο πρωτογενές έγγραφο πρέπει να έχει όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες. Πολλές εταιρείες αναγκάζονται να αναπτύξουν τη δική τους εκδοχή του νόμου διαγραφής υλικών, καθώς δεν υπάρχει ενοποιημένη μορφή του εγγράφου.

Επιτρέπεται η χρήση συνδυασμένης μορφής του κύριου εγγράφου, όταν λαμβάνεται ως βάση η ενοποιημένη μορφή και συμπληρώνεται με τις απαραίτητες στήλες ή γραμμές. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να διατηρηθούν όλες οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες (Ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 24ης Μαρτίου 1999, αρ. 20).

Η επιλογή της εταιρείας σχετικά με τις μορφές πρωτογενούς λογιστικής που χρησιμοποιούνται πρέπει να προσδιορίζεται στις λογιστικές πολιτικές της.

Κατά τη διαδικασία της δραστηριότητας, μπορεί να προκύψει η ανάγκη για νέα πρωτογενή έγγραφα, τότε μπορούν να αναπτυχθούν και να εγκριθούν από τη λογιστική πολιτική.

Σημείωση! Δεδομένου ότι ο αντισυμβαλλόμενός σας μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει ένα πρωτεύον έγγραφο που έχει αναπτυχθεί ανεξάρτητα, η λογιστική σας πολιτική πρέπει να υποδεικνύει ότι αποδέχεστε επίσης αυτά τα έγγραφα για λογιστική.

Για τα περισσότερα έγγραφα, έχετε το δικαίωμα να μην χρησιμοποιείτε ενοποιημένα έντυπα, αλλά οι συναλλαγές σε μετρητά θα πρέπει να εκτελούνται μόνο σύμφωνα με εγκεκριμένα έντυπα εγγράφων (πληροφορίες του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. PZ-10/2012).

Τύποι πρωτογενών εγγράφων

Οι ειδικοί μπορούν να βρουν τις κύριες μορφές πρωτογενών εγγράφων σε άλμπουμ ενιαίων εντύπων που έχουν εγκριθεί από τα ψηφίσματα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα.

Έγγραφα λογιστικής εμπορικών συναλλαγών

• TORG-12;
• Ετικέτα προϊόντος;
• Καθολικό έγγραφο μεταφοράς.

Έγγραφα λογιστικής παγίων

• OS-1 «Νόμος για την αποδοχή και τη μεταβίβαση παγίων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από κτίρια, κατασκευές)».
• OS-4 «Πράξη για τη διαγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων».
• OS-6 «Κάρτα απογραφής για την καταγραφή παγίων».

Πρωτοβάθμια ταμειακή μηχανή

Οι συναλλαγές με μετρητά διεκπεραιώνονται αποκλειστικά σύμφωνα με τη Διαδικασία συναλλαγές σε μετρητά(Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 11 Μαρτίου 2014 No. 3210-U). Δεν μπορείτε, για παράδειγμα, να σχεδιάσετε ένα "αναλώσιμο" σε ελεύθερη μορφή ή να αναπτύξετε τη δική σας έκδοση.

Τα έντυπα των πρωτογενών εγγράφων μετρητών έχουν εγκριθεί με το ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 18ης Αυγούστου 1998, αρ. 88:

• KO-1 "Εντολή παραλαβής μετρητών"
• KO-2 "Εντολή δαπανών μετρητών";
• KO-3 «Ημερολόγιο καταχώρισης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων μετρητών».
• KO-4 "Βιβλίο μετρητών";
• ΚΟ-5 «Βιβλίο Μητρώου αποδεκτών και εκδοθέντων από ταμείο Χρήματα».

Τα έγγραφα μετρητών πρέπει να ελέγχονται πολύ σχολαστικά, επειδή τέτοια πρωτογενή έγγραφα σχετίζονται άμεσα με την κίνηση των μετρητών και προσελκύουν πάντα την προσοχή των αρχών ελέγχου. Για παράδειγμα, οι φορολογικές αρχές θα δώσουν σίγουρα προσοχή στην PKO, στην οποία το ποσό υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Και όλα αυτά επειδή δεν μπορείτε να πληρώσετε σε μετρητά με έναν αντισυμβαλλόμενο σε ποσό που υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Η απουσία υπογραφών σε έγγραφα μετρητών θα είναι επίσης λόγος για διαδικασίες με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία.

Ας συνοψίσουμε. Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της λογιστικής και φορολογική λογιστική. Οι συναλλαγές δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς δικαιολογητικά. Συχνά οι λογιστές δημιουργούν λογιστικές εγγραφές με βάση ένα αντίγραφο ή σάρωση του κύριου εγγράφου. Είναι πολύ σημαντικό να αντικαταστήσετε τα αντίγραφα με πρωτότυπα έγγραφα εγκαίρως, διαφορετικά οι ρυθμιστικές αρχές μπορεί να θεωρήσουν τη λειτουργία ή τη συναλλαγή εικονική. Μόνο τα έγγραφα που συντάσσονται σύμφωνα με το νόμο αποτελούν εγγύηση για την ασφάλεια και την αξιοπιστία της λογιστικής στην εταιρεία.

Τα βασικά έγγραφα είναι απαραίτητα για την επιβεβαίωση της υλοποίησης των επιχειρηματικών συναλλαγών. Ουσιαστικά, αυτό είναι μια πηγή δεδομένων για τη λογιστική σε μια εταιρεία. Η παρουσία και η σωστή εκτέλεση του πρωτεύοντος εγγράφου είναι το κλειδί επιτυχής ολοκλήρωσηφορολογικοί έλεγχοι, έλεγχος και σωστή αποτύπωση τζίρου στους λογαριασμούς λογιστική, και κατά συνέπεια ακριβής.

Οι απαιτήσεις που πρέπει να πληρούν τα κύρια έγγραφα ορίζονται στο άρθρο 9 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 402 «Σχετικά με τη Λογιστική». Σύμφωνα με αυτό, είναι υποχρεωτικά τα ακόλουθα στοιχεία:

• όνομα του εγγράφου
• Ημερομηνία προετοιμασίας
• όνομα της επιχείρησης ή του μεμονωμένου επιχειρηματία
• περιγραφή που αντικατοπτρίζει την ουσία της επιχειρηματικής συναλλαγής
• χρηματική ή/και σε είδος αξία μιας επιχειρηματικής συναλλαγής
• μονάδες
• με ανάλυση και ένδειξη θέσεων

Τις περισσότερες φορές, στο έγγραφο εκχωρείται ένας αριθμός με πολλές μορφές η τοποθέτησή του είναι υποχρεωτική. Η αρίθμηση γίνεται συνήθως από την αρχή του έτους.

Λάβετε υπόψη ότι η ανάγκη προετοιμασίας ορισμένων εντύπων εξαρτάται από τις ιδιαιτερότητες της δραστηριότητας, τη μορφή φορολογίας και τις συγκεκριμένες λογιστικές πολιτικές ενός συγκεκριμένου οργανισμού.

Πρωτογενής εγγραφή

Τεκμηρίωση γεγονότων ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑσυμβαίνει κατά τη στιγμή της ανάθεσής τους ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή τους σε έντυπα ή/και ηλεκτρονικά μέσα. Η εταιρεία μπορεί να αναπτύξει έντυπα εγγράφων ανεξάρτητα, με εξαίρεση κυβερνητικούς οργανισμούςοι οποίοι υποχρεούνται να χρησιμοποιούν νομίμως εγκεκριμένα έντυπα. Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι απαιτείται η συμπλήρωση ενοποιημένων εγγράφων, η χρήση των οποίων προβλέπεται από το νόμο.

Εάν είναι απαραίτητο να γίνουν αλλαγές, πρέπει να επικυρωθούν με την υπογραφή του υπεύθυνου και να αναγράφεται και η ημερομηνία. Υπάρχουν έγγραφα στα οποία οι τροποποιήσεις απαγορεύονται από το νόμο.

Οι διαφορετικοί σκοποί διαφέρουν, τις περισσότερες φορές είναι τουλάχιστον πέντε χρόνια. Τα περισσότερα από τα έγγραφα που αφορούν μισθοί, αποθηκεύονται έως και 75 χρόνια.

Με βάση τον τόπο σχηματισμού τους, τα πρωτογενή έγγραφα χωρίζονται σε εξωτερικά και εσωτερικά και ανάλογα με το σκοπό τους - σε διοικητικά και δικαιολογητικά έγγραφα. Ένα παράδειγμα διοικητικού εγγράφου είναι. Ένα δικαιολογητικό έγγραφο επιβεβαιώνει μια συγκεκριμένη λειτουργία, ένα παράδειγμα είναι ένα πιστοποιητικό αποδοχής για την εργασία που εκτελέστηκε. Υπάρχουν έγγραφα που συνδυάζουν και διοικητικές και απαλλακτικές ιδιότητες, δηλ. σε συνδυασμό, ένα παράδειγμα είναι ένα πιστοποιητικό για τον υπολογισμό των αποδοχών διακοπών.

Έγγραφα λογιστικής παγίων και στοιχείων απογραφής

Η φορτωτική (TN) είναι ένα έγγραφο που καταγράφει μια πώληση ή μια αποδέσμευση. Ο πωλητής συντάσσει δύο έντυπα TN, κρατά το ένα για τον εαυτό του ως βάση διαγραφής και μεταβιβάζει το άλλο στον αγοραστή, στον οποίο αυτό το έντυπο δίνει το δικαίωμα να αποδεχθεί τα είδη απογραφής για λογιστική.

Η ενοποιημένη μορφή του TN είναι TORG-12. Η επάνω δεξιά γωνία περιέχει κωδικούς στατιστικών στοιχείων. Εάν η αποστολή πραγματοποιείται από υποκατάστημα, η διεύθυνσή του πρέπει να αναφέρεται στη στήλη «πραγματική διεύθυνση». Το TN περιέχει επίσης όλες τις πληροφορίες σχετικά με το προϊόν - όνομα, είδη, κωδικό προϊόντος, μορφή συσκευασίας, αριθμό θέσεων στην παρτίδα, μονάδα μέτρησης και τον κωδικό της, βάρος σε ένα μέρος και σύνολο, καθαρό και μεικτό βάρος, τιμή και συνολικό κόστος . Εάν το είδος αποθέματος είναι , πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζεται στην τεχνική προδιαγραφή. Το TN έχει στήλες με σύνολα στηλών όπου είναι απαραίτητο. Ο αριθμός των φύλλων TN είναι σταθερός εάν υπάρχουν πολλά από αυτά. Στο κάτω μέρος πρέπει να εισαγάγετε τα στοιχεία των υπευθύνων.

Καταχώρηση συναλλαγών στη λογιστική Λ.Σ

Καταχώρηση συναλλαγών στη λογιστική υλικών

Λογιστικά έγγραφα υπηρεσιών

Καταρτίζεται με μια πράξη, η οποία μπορεί να ονομαστεί διαφορετικά - παρεχόμενες υπηρεσίες, εκτελεσθείσες εργασίες, αποδοχή και παράδοση εργασίας. Είναι σημαντικό να αναγράφεται η κατάλληλη διατύπωση στη σύμβαση για αυτές τις υπηρεσίες. Ο πελάτης λαμβάνει ένα αντίγραφο του εντύπου και το άλλο παραμένει στον ανάδοχο. Δεν υπάρχει ενιαία μορφή της πράξης.

Στην πράξη, εκτός από άλλες υποχρεωτικές λεπτομέρειες, πρέπει να καταγράφεται και η περίοδος για την οποία παρασχέθηκαν οι υπηρεσίες, εφόσον παρέχονται με συγκεκριμένη συχνότητα. Παράδειγμα καταχώρισης: «Παροχή υπηρεσιών καθαρισμού για τον Ιανουάριο 2018».

Έγγραφα μετρητών

Έγγραφα λογιστικής τραπεζικών συναλλαγών

Έγγραφα μισθοδοσίας

Τα κύρια έγγραφα που χρησιμεύουν ως βάση για τον υπολογισμό των μισθών παρατίθενται παρακάτω:

Έγγραφα για λογιστικούς φόρους και τέλη

Τα περισσότερα από τα έγγραφα που περιγράφονται παραπάνω είναι κύρια για τη φορολογική λογιστική. Για παράδειγμα, στον υπολογισμό του φόρου εισοδήματος περιλαμβάνονται ποσά για πράξεις παρεχόμενων υπηρεσιών και τιμολόγια, ενώ οι εισφορές στα ταμεία υπολογίζονται επίσης βάσει εγγράφων για τους μισθούς.

Θα ήθελα επίσης να πω κάτι για το τιμολόγιο. Αυτό είναι το έντυπο που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό του ΦΠΑ. Είναι σημαντικό όλα τα στοιχεία αυτού του εγγράφου να συμπληρωθούν σωστά και πλήρως, διαφορετικά οι φορολογικές αρχές ενδέχεται να αρνηθούν να δεχθούν το ποσό προς έκπτωση. Μια σημαντική λεπτομέρεια - εάν η αποστολή γίνεται από υποκατάστημα, είναι απαραίτητο να υποδείξετε το σημείο ελέγχου του και όχι τον μητρικό οργανισμό. Ένα αντίγραφο του εγγράφου παραμένει στον εκτελεστή (πωλητή), το δεύτερο φυλάσσεται από τον αγοραστή.

Η προσοχή στην προετοιμασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων είναι το κλειδί για τη σωστή διαμόρφωση των λογιστικών μητρώων.

Λογιστικά μητρώα

Τα λογιστικά μητρώα είναι ένα μέσο συστηματοποίησης και οργάνωσης δεδομένων σχετικά με τις οικονομικές δραστηριότητες μιας εταιρείας που λαμβάνονται από πρωτογενή έγγραφα. Οι απαιτήσεις για μητρώα ρυθμίζονται από το άρθρο 10 του ομοσπονδιακού νόμου αριθ. 402. Μια επιχείρηση μπορεί να αποφασίσει ανεξάρτητα ποιους τύπους μητρώων θα χρησιμοποιήσει. Η συντήρηση μπορεί να πραγματοποιηθεί σε χαρτί ή ηλεκτρονικά με χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής. Αυτές οι πληροφορίες καταγράφονται στη λογιστική πολιτική.

Παραδείγματα λογιστικών μητρώων είναι το γενικό καθολικό, το μητρώο εκδοθέντων τιμολογίων κ.λπ.

Τα ακόλουθα στοιχεία αναφέρονται στα μητρώα:

• όνομα μητρώου
• περίοδος
• όνομα εταιρείας
• χρονολογική ή/και συστηματική ομαδοποίηση λογιστικών αντικειμένων (ημερομηνίες, ονόματα στοιχείων κόστους, τμήματα κ.λπ.)
• μονάδες
• υπογραφή του υπευθύνου/των προσώπων και η θέση τους

Υπάρχουν διάφορες ταξινομήσεις λογιστικών μητρώων:

• Από τη φύση των αρχείων:

1. Χρονολογικά - τα δεδομένα αντικατοπτρίζονται καθώς διενεργούνται επιχειρηματικές συναλλαγές (παράδειγμα - μητρώα).
2. Συστηματικά - οι πληροφορίες ομαδοποιούνται με βάση την ανάθεση σε συγκεκριμένους λογιστικούς λογαριασμούς (ανάλυση υποσυνόλων).
3. Συνδυασμένη - η καταγραφή πραγματοποιείται με βάση μια συστηματική αρχή στο χρονολογική σειρά, συνδυάζοντας τα δύο πρώτα σημεία (παράδειγμα - γενικό καθολικό).

• Από εμφάνιση:

1. Βιβλία.
2. Δωρεάν σεντόνια.
3. Καρτέλλες.

Το πρόβλημα με την πρωτοβάθμια τώρα οφείλεται πρωτίστως στο γεγονός ότι σημαντικό μέροςσε κυκλοφορία είναι συναλλαγές με τα άτομακαι μεμονωμένους επιχειρηματίες, των οποίων τα πιστοποιητικά τεκμηρίωσης συχνά δεν είναι ενοποιημένα, τα ειδικά λογιστικά προγράμματα βοηθούν πολύ εδώ, αλλά δεν μπορεί να τα αντέξει κάθε επιχειρηματίας.

Απάντηση

Η ροή εγγράφων στους οργανισμούς είναι αναπόσπαστο μέρος των επιχειρηματικών διαδικασιών. Τα λογιστικά έγγραφα έχουν σχεδιαστεί για να καταγράφουν γραπτώς όλα τα γεγονότα που συμβαίνουν σε επιχειρήσεις και επηρεάζουν εργασιακά ζητήματα.

Η ουσία και η σημασία των λογιστικών εγγράφων

Οι νομοθετικές απαιτήσεις, ιδίως οι διατάξεις του περί λογιστικού νόμου, καθιστούν υποχρεωτική την τεκμηρίωση όλων των γεγονότων στον οικονομικό τομέα. Τα λογιστικά έγγραφα χρησιμοποιούνται για την επιβεβαίωση της ολοκλήρωσης οποιωνδήποτε συναλλαγών και χρησιμεύουν ως γραπτή απόδειξη των συνεχιζόμενων διαδικασιών.

Ένα λογιστικό έγγραφο είναι μια μορφή στην οποία μπορούν να καταγραφούν τα τρέχοντα γεγονότα, η αποτίμησή τους και άλλα κριτήρια που διακρίνουν μια επιχειρηματική συναλλαγή.

Ανά είδος οικονομικού λογιστικά έγγραφακαι ο σκοπός τους μπορεί να ταξινομηθεί ως εξής:

1. Διοικητικός. Με βάση αυτά δεν καταγράφονται οι επιχειρηματικές συναλλαγές. Αυτά τα έγγραφα λειτουργούν ως οδηγίες για την εκτέλεση ορισμένων ενεργειών. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει εντολές και οδηγίες από τη διοίκηση.
2. Απαλλακτικό - επιβεβαιώστε την ολοκλήρωση των πραγματικών συναλλαγών στις τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας. Αποτελούν τη βάση για τη δημιουργία αρχείων, για παράδειγμα, πράξεις αποδοχής και μεταφοράς τιμαλφών, τιμολογίων διαγραφής, εσωτερικής μετακίνησης. Συχνά η παρουσία τους πρέπει να επιβεβαιώνεται από διοικητικά έγγραφα.
3. Τα λογιστικά έγγραφα έχουν σχεδιαστεί για να απλοποιούν τη λογιστική διαδικασία. Είναι διάφορες καταστάσεις, λογιστικά πιστοποιητικά που εξηγούν τη διαδικασία εκτέλεσης των ενεργειών και τη σκοπιμότητά τους.
4. Τα συνδυασμένα έγγραφα φέρουν τα χαρακτηριστικά διοικητικών και απαλλακτικών εγγράφων ταυτόχρονα. Χρησιμεύουν ως βάση για την εμφάνιση μιας επιχειρηματικής συναλλαγής και περιέχουν επίσης ένδειξη ολοκλήρωσής της. ΣΕ σε αυτήν την περίπτωσηΩς παράδειγμα, μπορούμε να εξετάσουμε τα ταμειακά έγγραφα (ταμειακή εντολή δαπανών).

Τι ισχύει για τα λογιστικά έγγραφα

Τα έγγραφα που ρυθμίζουν τη λογιστική διαμορφώνονται σύμφωνα με τη σειρά με την οποία καταρτίστηκαν, δηλαδή χωρίζονται σε πρωτογενή και ενοποιημένα. Η βάση για την πραγματοποίηση λογιστικών εγγραφών είναι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα. Μπορούν να δημιουργηθούν απευθείας στην επιχείρηση ή μπορούν να ληφθούν από το εξωτερικό - από προμηθευτές, αγοραστές και άλλους αντισυμβαλλομένους. Τα κύρια λογιστικά έγγραφα που σχετίζονται με τα πρωτογενή είναι τιμολόγια, πληρωμές, μετρητά, τραπεζικά και άλλα παραστατικά. Οι συνοπτικές αναφορές καταρτίζονται με βάση πρωτογενή δεδομένα και περιέχουν γενικευμένες πληροφορίες.

Ανάλογα με το περιεχόμενό τους, μπορούν να προσλάβουν υλικές και χρηματικές αξίες. Το υλικό μέρος αντικατοπτρίζει την παρουσία και την κίνηση εμπορευμάτων και άλλων τιμαλφών. Για παράδειγμα, οι πράξεις αποδοχής και μεταβίβασης, τα τιμολόγια για την αποδέσμευση αγαθών δίνουν μια ακριβή ιδέα των τύπων και των ποσοτήτων των ακινήτων που μετακινούνται. Δίνεται επίσης μια εκτίμηση κόστους της λειτουργίας που εκτελέστηκε.

Κάποια έγγραφα αφορούν αποκλειστικά τα διακανονιστικά. Μιλάμε για εκκαθαριστικά, εντολές μετρητών, τραπεζικά αντίγραφα. Οι πληροφορίες που μεταφέρουν είναι αποκλειστικά οικονομικού χαρακτήρα - το καθεστώς των διακανονισμών με εργολάβους, οι μισθοί στους εργαζόμενους.

Μέχρι πρόσφατα, η απαίτηση για υποχρεωτική χρήση ενοποιημένων εντύπων στη λογιστική παρέμενε. Η έναρξη ισχύος του νόμου αριθ. Αλλά ταυτόχρονα, ορισμένες απαιτήσεις για την παρουσία υποχρεωτικών λεπτομερειών παραμένουν. Δηλαδή, στην πρωτογενή λογιστική, το μόνο έγκυρο λογιστικό έγγραφο είναι ένα έντυπο που αντικατοπτρίζει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• όνομα και ημερομηνία προετοιμασίας του εντύπου·
• στοιχεία της επιχειρηματικής οντότητας·
• το περιεχόμενο της πράξης και τα χαρακτηριστικά της σε χρηματικούς και ποσοτικούς όρους·
• υπογραφές των υπευθύνων.

Σε τι χρησιμεύουν τα λογιστικά έγγραφα;

Για οργανισμούς, ακόμη και για επιχειρηματίες, η σημασία των λογιστικών εγγράφων είναι μεγάλη. Δεν χρησιμεύουν μόνο ως επιβεβαίωση των τετελεσμένων γεγονότων της οικονομικής δραστηριότητας, αλλά βοηθούν επίσης στον προσδιορισμό του τρέχοντος οικονομική κατάστασηεταιρείες. Στη βάση τους, τα υποκείμενα διενεργούν φορολογικούς υπολογισμούς, ενώ η μείωση της φορολογικής βάσης είναι δυνατή μόνο εάν διαθέτουν έγγραφα σωστά συνταγμένα από την άποψη της νομοθεσίας.

Η απουσία των απαραίτητων πρωτογενών εγγράφων, πιστοποιητικών και δηλώσεων μπορεί στη συνέχεια να δημιουργήσει πολλά προβλήματα στον οργανισμό, εγείροντας πρόσθετα ερωτήματα από τις ρυθμιστικές αρχές. Συχνά αυτό το γεγονός χρησιμεύει ως βάση για τον επανυπολογισμό της φορολογικής βάσης.

Ποια λογιστικά έγγραφα πρέπει να διαθέτει μια LLC για να διασφαλίσει τη συνεχή λειτουργία της επιχείρησης; Ανάλογα με τις ιδιαιτερότητες της εργασίας, αυτά είναι έγγραφα που ρυθμίζουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης - εντολές, οδηγίες, λογιστικές πολιτικές. Επιβεβαίωση των γεγονότων των εσόδων που εισπράχθηκαν και των εξόδων που πραγματοποιήθηκαν είναι τιμολόγια, τιμολόγια, εκκαθαριστικά με προσωπικό και άλλα μετρητά και τραπεζικά έγγραφα. Για την απλούστευση της λογιστικής διαδικασίας, χρησιμοποιούνται ευρέως οι καταστάσεις κύκλου εργασιών και σωρευτικών καταστάσεων που περιέχουν γενικές πληροφορίες για ομοιογενείς συναλλαγές.

Μεταφορά εγγράφων και περίοδος αποθήκευσης

Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο ρόλος και η σημασία των λογιστικών εγγράφων είναι αναμφισβήτητη για κάθε επιχειρηματική οντότητα, η κυκλοφορία και η αποθήκευσή τους πρέπει επίσης να υπόκειται σε ορισμένους κανόνες.

Οι οργανισμοί καταρτίζουν ανεξάρτητα ένα χρονοδιάγραμμα ροής πρωτογενών εγγράφων, το οποίο περιλαμβάνει τα ακόλουθα στάδια:

• παραλαβή ή εγγραφή·
• θεραπεία;
• αποθήκευση;
• μεταφορά στο αρχείο.

Το καθορισμένο χρονοδιάγραμμα πρέπει να περιέχει το βέλτιστο χρονικό πλαίσιο για την επεξεργασία των δεδομένων που λαμβάνονται. Εάν είναι απαραίτητο, επιτρέπονται προσαρμογές στις καθορισμένες περιόδους.

Η αποθήκευση των πρωτογενών εγγράφων παρέχεται από υπαλλήλους της λογιστικής υπηρεσίας. Ταυτόχρονα, κατά την αλλαγή υπεύθυνων προσώπων, είναι απαραίτητο να συνταχθεί μια πράξη αποδοχής και μεταφοράς λογιστικών εγγράφων, ένα δείγμα της οποίας αναπτύσσεται λαμβάνοντας υπόψη τα χαρακτηριστικά της εταιρείας. Αλλά ταυτόχρονα, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα λεπτομερές μητρώο λογιστικών εγγράφων κατά τη μεταφορά υποθέσεων, δείγμα του οποίου θα φέρει πλήρεις πληροφορίεςσχετικά με τον υφιστάμενο όγκο συναλλαγών.

Η περίοδος αποθήκευσης των εγγράφων ποικίλλει ανάλογα με τον σκοπό τους. Οι πληροφορίες που παρέχουν δεδομένα σχετικά με τους φορολογικούς υπολογισμούς πρέπει να είναι διαθέσιμες για τουλάχιστον 4 χρόνια. Τα συμπληρωμένα έντυπα πληροφοριών εργαζομένων διατηρούνται για έως και 75 χρόνια.

Μητρώο λογιστικών εγγράφων κατά τη μεταφορά υποθέσεων (δείγμα)

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα είναι σημαντικά όχι μόνο σε λογιστικά θέματα, αλλά και όσον αφορά τη φορολογική νομοθεσία, ιδίως για τον προσδιορισμό του εύρους των υποχρεώσεων. Ως εκ τούτου, είναι εξαιρετικά σημαντικό για όσους είναι υπεύθυνοι για τη σύνταξη πρωτογενούς τεκμηρίωσης να γνωρίζουν όλες τις αποχρώσεις της λογιστικής και, επιπλέον, να κατανοούν την ταξινόμησή τους για να απλοποιήσουν την εργασία.

Τι είναι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα

Ως πρωτογενή έγγραφα θεωρούνται αυτά που καταχωρούν ορισμένες επιχειρηματικές ενέργειες που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί. Μπορείτε να αφήσετε μια εγγραφή στη λογιστική και να την καταχωρίσετε στο μητρώο μόνο εάν έχετε πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση. Θεωρείται αναπόσπαστο μέρος του συστήματος διαχείρισης της επιχείρησης. Με βάση αυτό, μπορούμε με ασφάλεια να πούμε ότι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα αποτελούν τεκμηριωμένες αποδείξεις ολοκληρωμένων συναλλαγών που σχετίζονται με τις οικονομικές δραστηριότητες της οικονομικής οντότητας και οι οποίες είχαν κάποιο οικονομικό αποτέλεσμα.

Ταξινόμηση

Όλα τα σημεία που επηρεάζουν το ζήτημα σχετικά με το κύριο θέμα υπόκεινται στις διατάξεις και τους κανόνες του 402-FZ. Ο κανονισμός αναφέρει ότι αυτά τα πιστοποιητικά χρειάζονται κατά την αλληλεπίδραση με τις φορολογικές αρχές ως επιβεβαίωση της ορθότητας των υπολογισμών. Αυτό σημαίνει ότι οι εφοριακοί δεν θα έχουν κανένα παράπονο σχετικά με τη διαδικασία καθορισμού της φορολογικής βάσης.

Σύμφωνα με τους ισχύοντες κανονισμούς, η πρωτογενής τεκμηρίωση υπόκειται σε υποχρεωτική αποθήκευση για 4 χρόνια. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι φορολογικές αρχές μπορούν ανά πάσα στιγμή να ζητήσουν έγγραφα για μελέτη και εξακρίβωση. Επιπλέον, η πρωτογενής τεκμηρίωση λειτουργεί συχνά ως αποδεικτικό στοιχείο σε δικαστικές διαφορές.

Αξίζει να σημειωθεί ότι συγκεκριμένες μορφές πρωτογενούς τεκμηρίωσης δεν καθορίζονται σε νομοθετικό επίπεδο. Με Αυτό το θέμαΈνας οικονομικός φορέας έχει τη δυνατότητα να επιλέξει την επιλογή που θα ικανοποιήσει τις ανάγκες του και θα εξυπηρετήσει καλή βοήθειασε περαιτέρω εργασία.

Πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα: λίστα

Συνήθως, πλήρης λίστατα πιστοποιητικά που εκτελούν θεμελιώδεις λειτουργίες παραμένουν αμετάβλητα και εγκρίνονται στο υψηλότερο επίπεδο. Αυτή τη στιγμή αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει:

1. Συμφωνία.Ορίζουν τους συγκεκριμένους όρους της συναλλαγής, τις ευθύνες των μερών και οικονομικά ερωτήματα. Σε γενικές γραμμές, εδώ αναφέρονται όλες οι προϋποθέσεις που με τον ένα ή τον άλλο τρόπο σχετίζονται με τη συναλλαγή. Λάβετε υπόψη ότι για ορισμένες συναλλαγές δεν απαιτείται γραπτή σύμβαση. Έτσι, από τη στιγμή που ο αγοραστής λαμβάνει απόδειξη αγοράς, η συμφωνία θεωρείται ότι έχει ολοκληρωθεί.
2. Λογαριασμοί.Χρήση εγγράφων αυτού του τύπουο αγοραστής επιβεβαιώνει την προθυμία του να πληρώσει για τα αγαθά (υπηρεσίες) του πωλητή. Επιπλέον, τα τιμολόγια μπορεί να περιέχουν πρόσθετους όρους της συναλλαγής και να καταγράφουν συγκεκριμένες τιμές που ορίζει ο πωλητής για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του. Εάν για κάποιο λόγο ο αγοραστής δεν είναι ικανοποιημένος με το προϊόν (υπηρεσία) που του παρουσιάζεται, έχει το δικαίωμα να απαιτήσει επιστροφή των χρημάτων του βάσει του τιμολογίου.
3. Λίστα συσκευασίας.Εμφανίζει πλήρης λίσταόλα τα αγαθά ή τα υλικά που μεταφέρονται. Το τιμολόγιο πρέπει να συντάσσεται σε διάφορες εκδόσεις ανάλογα με τον αριθμό των συμμετεχόντων στη συναλλαγή.
4. Η πράξη αποδοχής και μεταβίβασης.Καταρτίζεται με βάση τα αποτελέσματα της παροχής της υπηρεσίας ως επιβεβαίωση ότι το αποτέλεσμα της εργασίας πληροί τα προαναφερθέντα κριτήρια και εγκρίνεται πλήρως από τον παραλήπτη.
5. Εκκαθαριστικά.Εμφανίζουν όλα τα θέματα που σχετίζονται με τακτοποιήσεις μισθοδοσίας με μισθωμένο προσωπικό. Επιπλέον, όλες οι πληροφορίες σχετικά με μπόνους, πρόσθετες πληρωμές και άλλους μηχανισμούς για οικονομικά κίνητρα για τους εργαζόμενους θα πρέπει να εμφανίζονται εδώ.
6. Πιστοποιητικά αποδοχής και μεταφοράς Αρ. OS-1.Αυτός ο τύπος τεκμηρίωσης χρησιμοποιείται για την καταγραφή οποιωνδήποτε δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τις εισροές ή τις εκροές των παγίων στοιχείων ενεργητικού.
7. Έγγραφα μετρητών, που περιλαμβάνουν εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών και επιπλέον, βιβλίο μετρητών. Περιέχουν πληροφορίες σχετικά με οικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της πώλησης.

Ταξινόμηση

Οι τύποι των πρωτογενών παραστατικών στη λογιστική είναι αρκετά διαφορετικοί και εξαρτώνται κυρίως από τον συγκεκριμένο σκοπό χρήσης του εγγράφου στο άμεσο μέλλον. Ωστόσο, το πιο δημοφιλές χαρακτηριστικό ταξινόμησης είναι η διαίρεση της κύριας τεκμηρίωσης σε εσωτερική και εξωτερική.

Ένα εσωτερικό έγγραφο είναι ιδιοκτησία της εταιρείας και εκδίδεται από αυτήν για την επίλυση ορισμένων ζητημάτων. Καταρτίζεται από ειδικούς της εταιρείας και ισχύει αποκλειστικά στη δικαιοδοσία αυτής της εταιρείας. Έτσι, αυτή η κατηγορία αποτελείται από εκείνα τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική διεξαγωγή επιχειρηματικών δραστηριοτήτων εντός μιας εταιρείας. Ταυτόχρονα, εάν ένα έγγραφο ληφθεί από μια εταιρεία από το εξωτερικό ή συντάσσεται από ειδικούς της εταιρείας και μεταφέρεται στη συνέχεια σε άλλα νομικά πρόσωπα ( εφορία, πελάτες, κ.λπ.), τότε θα αναγνωριστεί ως εξωτερικό.

Με τη σειρά τους, τα εσωτερικά έγγραφα έχουν επίσης τα δικά τους χαρακτηριστικά ταξινόμησης, τα οποία καθιστούν δυνατή την ομαδοποίησή τους σε τρεις κατηγορίες:

1. Διοικητικό (οργανωτικό).Υποδεικνύουν πληροφορίες που πρέπει να κοινοποιούνται στους υπαλλήλους της εταιρείας, στα διαρθρωτικά τμήματα και υποκαταστήματα και στους διευθυντές τους. Με τη βοήθειά τους, η εταιρεία εκδίδει ορισμένες εντολές που πρέπει να ακολουθούνται προσεκτικά. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει μια ποικιλία από παραγγελίες, οδηγίες και πολλά άλλα.
2. Εκτελεστικό (αθωωτικό), τα οποία αρχικά εμφανίζουν στοιχεία που επιβεβαιώνουν τη διεξαγωγή ορισμένων επιχειρηματικών πράξεων και την ολοκλήρωσή τους.
3. Λογιστικά έγγραφα. Αυτή η κατηγορίαείναι γενικευτικό και είναι απαραίτητο για τη συστηματοποίηση των πληροφοριών που περιέχονται σε άλλα έγγραφα και την περαιτέρω συλλογή τους σε ένα ενιαίο έγγραφο.

Υπό ορισμένες συνθήκες, η τεκμηρίωση μπορεί επίσης να συνδυαστεί. ΣΕ αυτή η ομάδαμπορούμε να συμπεριλάβουμε εκείνα τα έγγραφα που μπορούν ταυτόχρονα να περιέχουν βασικά χαρακτηριστικά της οργανωτικής και υποστηρικτικής τεκμηρίωσης. Τα πιο εντυπωσιακά παραδείγματα εδώ είναι διάφορες εντολές μετρητών, απαιτήσεις, εκ των προτέρων αναφορές και πολλά άλλα.

Λογιστικά μητρώα και ταξινόμηση τους

Κατά την πραγματοποίηση οποιασδήποτε συναλλαγής, προετοιμάζεται η κύρια τεκμηρίωση. Μόλις ολοκληρωθεί πλήρως, όλες οι πληροφορίες που καθορίζονται σε αυτό πρέπει να αντιγραφούν στο κατάλληλο λογιστικό μητρώο. Και είναι ένα είδος μεταφορέα που συγκεντρώνει βασικές πληροφορίες για τη συναλλαγή. Με βάση την ουσία του μητρώου, μπορούν να προσδιοριστούν διάφορα κριτήρια ταξινόμησης. Για παράδειγμα, στην εμφάνιση, τα μητρώα εμφανίζονται στους χρήστες με τη μορφή βιβλίων, απλών φύλλων και καρτών ευρετηρίου.

Με βάση τους μηχανισμούς διατήρησης του μητρώου, διακρίνονται τρεις ακόμη ομάδες:

1. Χρονολογικός, στο οποίο όλα τα γεγονότα που συνέβησαν υποδεικνύονται με αυστηρή τήρηση του χρονικού πλαισίου. Δηλαδή, πρέπει πρώτα να υποδείξετε εκείνες τις λειτουργίες που έγιναν νωρίτερα και ούτω καθεξής. Τέτοια μητρώα είναι τα πιο περίπλοκα, καθώς περιέχουν τεράστιο όγκο πληροφοριών και αρκετά συχνά κάποια ενέργεια μπορεί να παραλειφθεί.
2. Συστηματικός,στην οποία αρχικά όλες οι συναλλαγές καταχωρούνται με τη μορφή οικονομικών δεικτών. Έτσι, τα μητρώα αυτού του τύπου αντικατοπτρίζουν την οικονομική επίδραση των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών και αναλύουν δείκτες εξόδων και εσόδων. Το περισσότερο φωτεινό παράδειγμαΤο συστηματικό μητρώο είναι το βιβλίο ταμείου.
3. Σε συνδυασμό, τα οποία έχουν τα θεμελιώδη χαρακτηριστικά τόσο των συστηματικών όσο και των χρονολογικών μητρώων.

Περιεχόμενα πρωτογενούς τεκμηρίωσης

Πολλοί χρήστες έχουν ερωτήσεις σχετικά με το τι συνιστά πρωτεύοντα λογιστικά έγγραφα και ποιες απαιτήσεις ισχύουν γι' αυτά. Σε νομοθετικό επίπεδο, κατοχυρώνονται διάφορες διατάξεις που ορίζουν ότι ορισμένα στοιχεία πρέπει να υπάρχουν στα έγγραφα του πρωτεύοντος ζευγαριού. Ειδικότερα, σύμφωνα με την παράγραφο 2 του άρθρου 9 του ομοσπονδιακού νόμου-402, η κύρια τεκμηρίωση πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Τίτλος του εγγράφου·
• Ημερομηνία προετοιμασίας;
• πληροφορίες για το άτομο που το έκανε καθορισμένο έγγραφο(πλήρης επωνυμία της επιχείρησης)·
• την ουσία της οικονομικής δραστηριότητας που σχετίζεται με αυτό το έγγραφο·
• οικονομικούς υπολογισμούς σχετικά με τη συναλλαγή·
• υπογραφές των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για τη συναλλαγή και τα αρχικά τους.

Δείγμα πρωτογενούς λογιστικού εγγράφου

Κανόνες προετοιμασίας εγγράφων

Ο νομοθέτης θεσπίζει ορισμένους κανόνες για την προετοιμασία των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Ναι, ένα από τα βασικές απαιτήσειςλαμβάνεται υπόψη η ακρίβεια και η απουσία γραμματικών και στίξης και τυπογραφικών σφαλμάτων. Αν φορολογική υπηρεσίαδιαπιστώνει ορισμένες ελλείψεις, ο παραβάτης θα πρέπει να επαναλάβει το έγγραφο και εάν η παράβαση επαναληφθεί, ενδέχεται να σας επιβληθούν κυρώσεις. Σε γενικές γραμμές, αυτό το ζήτημα πρέπει να αντιμετωπιστεί μεγάλη προσοχήστις ακόλουθες συστάσεις:

1. Επιτρέπεται η χρήση στυλό, ειδικού υπολογιστικού εξοπλισμού και ηλεκτρονικών υπολογιστών.
2. Η συλλογή μπορεί να ξεκινήσει όταν σχεδιάζεται να πραγματοποιηθούν ορισμένες επιχειρηματικές συναλλαγές που πρέπει να εμφανιστούν. Ταυτόχρονα, σε εξαιρετικές περιπτώσεις, είναι απολύτως δυνατή η σύνταξη παραστατικού μετά την ολοκλήρωση της συναλλαγής.
3. Όλα τα δεδομένα υπολογισμού πρέπει να εμφανίζονται τόσο σε αριθμητική όσο και σε γραπτή μορφή. Επομένως, θα πρέπει να υπάρχει μια λεζάντα δίπλα σε κάθε αριθμό.
4. Είναι εξαιρετικά σημαντικό να συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία που αναγράφονται στη φόρμα. Εάν για κάποιο λόγο δεν υπάρχουν πληροφορίες, δεν μπορείτε να αφήσετε κενή γραμμή. Θα πρέπει να εμφανίζεται μια παύλα σε αυτό.

Εάν δεν ακολουθήσετε αυτές τις συστάσεις, μπορεί να αντιμετωπίσετε σημαντικές δυσκολίες. Έτσι, εάν η φορολογική υπηρεσία διαπιστώσει ότι το έγγραφο είναι λανθασμένο κατά τη διάρκεια ελέγχου, θα προκύψουν αμφιβολίες για την ορθότητα των υπολογισμών που έγιναν και τον καθορισμό της φορολογικής βάσης.

Εάν για κάποιο λόγο είναι απαραίτητο να κάνετε ορισμένες προσαρμογές, σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να χρησιμοποιείτε διορθωτές και σκίαση, καθώς είναι απαράδεκτα. Οι διορθώσεις μπορούν να γίνουν με τους εξής τρόπους:

1. Διόρθωση περιγράμματος. Εάν παρέχονται εσφαλμένες πληροφορίες, πρέπει να διαγράφονται με μια λεπτή γραμμή και να αναγράφονται οι σωστές πληροφορίες δίπλα της. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να υπάρχει μια υποσημείωση αντί για κάθε τέτοια διόρθωση. "Διορθωμένη πίστη"αναφέροντας την ημερομηνία διόρθωσης και την υπογραφή του υπαλλήλου που έκανε τη διόρθωση. Ωστόσο, σημειώνουμε ότι στην περίπτωση εγγράφων που δείχνουν την είσπραξη και τη δαπάνη κεφαλαίων, αυτή η μέθοδος θα είναι ακατάλληλη.
2. Πρόσθετη καταχώρηση. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται σε περιπτώσεις όπου οι συνολικές αξίες των συναλλαγών εκτελούνται με σημαντικά μειωμένους δείκτες. Για να μην συντάξετε το έγγραφο με νέο τρόπο, μπορείτε να κάνετε πρόσθετες εγγραφές για τα ποσά που λείπουν στην τρέχουσα ή την επόμενη περίοδο.
3. Αντιστροφή. Μια λανθασμένη καταχώριση διορθώνεται χρησιμοποιώντας αρνητικές τιμές. Όλες οι εσφαλμένες πληροφορίες επαναλαμβάνονται με κόκκινο μελάνι και οι σωστές καταχωρήσεις υποδεικνύονται δίπλα.

Η αρχική έκθεση μπορεί να συνταχθεί τόσο σε γραπτή όσο και σε ηλεκτρονική μορφή. ΣΕ ΠρόσφαταΠολλές εταιρείες αντιγράφουν πληροφορίες και δημιουργούν τόσο έντυπη όσο και ηλεκτρονική έκδοση. Τα πρώτα χρησιμοποιούνται στη συνέχεια για εσωτερικά συμφέροντα, αλλά ηλεκτρονικά αντίγραφα υποβάλλονται για επαλήθευση στην Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία κατόπιν αιτήματος.

Μπορούν να εξαχθούν διάφορα συμπεράσματα. Το κράτος δεν εγκρίνει κανένα υποχρεωτικό έντυπο για πρωτογενή τεκμηρίωση, το οποίο δίνει στις επιχειρηματικές οντότητες το δικαίωμα να καθορίζουν ανεξάρτητα τη μορφή του εγγράφου που θα χρησιμοποιηθεί στην πράξη στο μέλλον. Αμέσως μετά την καταχώριση του παραστατικού, όλα τα δεδομένα από αυτό πρέπει να μεταφερθούν στο λογιστικό μητρώο.

Η πρωτογενής λογιστική είναι τεκμηριωμένη απόδειξη της ολοκλήρωσης ορισμένων επιχειρηματικών συναλλαγών.

Τέτοια αποδεικτικά στοιχεία είναι πλήρως νομική ισχύΚύριο εργαλείο της είναι τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα.

Έντυπα και είδη πρωτογενών εγγράφων

Ανάλογα με το είδος της συναλλαγής που πρέπει να αντικατοπτρίζεται, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα μπορεί να έχουν τυπική ή εξειδικευμένη μορφή.

Η πρώτη μορφή πρωτογενών λογιστικών εγγράφων χρησιμοποιείται κατά την καταχώριση ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών, οι οποίες είναι τυπικές για τις περισσότερες επιχειρήσεις σε έναν ή έναν αριθμό βιομηχανιών.

Με απλά λόγια, για πράξεις ρουτίνας που πραγματοποιούν οι περισσότεροι οργανισμοί στη χώρα μας.

Για εξαιρετικά εξειδικευμένες επεμβάσεις απαιτείται εξειδικευμένη στολή

Τα κύρια έγγραφα περιλαμβάνουν:

• χρηματικά εντάλματα,
• αποδείξεις μετρητών και χρεωστικές εντολές,
• φορτωτικά,
• λογαριασμούς κ.λπ.

Κάθε πρωτεύον έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

Κανόνες συμπλήρωσης πρωτογενών εγγράφων

Όλα τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται με σαφήνεια και ακρίβεια.

1. Επιτρέπεται η χρήση στυλό, στυλό με μελάνι, εξοπλισμός ηλεκτρονικών υπολογιστών και γραφομηχανή.
2. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να συντάσσονται ακριβώς τη στιγμή που προγραμματίζεται μια επιχειρηματική συναλλαγή.
3. Σε ορισμένες περιπτώσεις (όταν υπάρχουν αντικειμενικοί λόγοι για αυτό) ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΕΓΓΡΑΦΑμπορεί να δημιουργηθεί αμέσως μετά την επέμβαση.

Σήμερα, οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν έτοιμα τυποποιημένα έντυπα για κύρια έγγραφα: τιμολόγια, παραγγελίες, τιμολόγια, κουπόνια, αντίγραφα κίνησης κ.λπ.

Τα βασικά λογιστικά έγγραφα χωρίζονται σε δύο τύπους: εξωτερικά και εσωτερικά.

Τα εξωτερικά έγγραφα έρχονται στον οργανισμό (εταιρεία) από έξω.

Ο αποστολέας μπορεί να είναι κρατικοί φορείς, οργανισμοί υψηλότερου επιπέδου, τράπεζες, φορολογικές επιθεωρήσεις (σε αυτήν την περίπτωση, αυτά είναι τα κύρια φορολογικά λογιστικά έγγραφα), ιδρυτές, προμηθευτές, αγοραστές κ.λπ.

Καταρτίζονται σύμφωνα με ένα τυπικό έντυπο.

Ένα παράδειγμα εξωτερικού λογιστικού εγγράφου θα ήταν ένα τιμολόγιο από έναν προμηθευτή, σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣ, αίτημα πληρωμής, εντολή πληρωμής-αίτηση κ.λπ.

Τα εσωτερικά λογιστικά έγγραφα δημιουργούνται αποκλειστικά εντός του οργανισμού

Με τη σειρά τους, τα εσωτερικά λογιστικά έγγραφα χωρίζονται στους ακόλουθους τύπους πρωτογενών εγγράφων:

1. διοικητικός. Τύπος εγγράφων που περιέχουν ορισμένες εντολές ή οδηγίες σχετικά με την εκτέλεση ορισμένων λειτουργιών.
2. απαλλακτικός (εκτελεστικός). Τέτοια έγγραφα υπογραμμίζουν το γεγονός μιας συγκεκριμένης λειτουργίας. Ως παράδειγμα, μπορούμε να πάρουμε μια πράξη αποδοχής υλικών (αγαθών), εντολές παραλαβής, πράξη αποδοχής κατασκευασμένων προϊόντων, πράξη αποδοχής και διάθεσης παγίων κ.λπ.
3. σε συνδυασμό. Αυτός είναι ο τύπος εγγράφου που είναι ταυτόχρονα απαλλακτικό και διοικητικό. Πρόκειται για καταστάσεις μισθοδοσίας, εντολές είσπραξης μετρητών (έγγραφα), εκθέσεις εξόδων κ.λπ.
4. λογιστική εγγραφή. Τέτοια έγγραφα συντάσσονται εάν δεν είναι κατάλληλα για την καταγραφή επιχειρηματικής συναλλαγής. τυποποιημένη μορφήπρωτογενή έγγραφα. Για παράδειγμα, φύλλα διανομής, πιστοποιητικά κ.λπ.

Διορθώσεις σε πρωτογενή έγγραφα

Υπάρχουν φορές που ακόμη και ένας έμπειρος λογιστής κάνει λάθος στην προετοιμασία ενός πρωτογενούς εγγράφου.

Αυτό εγείρει το ερώτημα: είναι δυνατή η διόρθωσή του και θα έχει νομική ισχύ το έγγραφο μετά από αυτό;

Ένα σφάλμα μπορεί να διορθωθεί μόνο εάν (το κύριο έγγραφο) δεν έχει ακόμη αντικατοπτριστεί στη λογιστική, δηλαδή δεν έχει καταχωρηθεί.

Οι διορθώσεις σε πρωτεύοντα έγγραφα δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να γίνονται με "εγκεφαλικό επεισόδιο".

Υπάρχουν συγκεκριμένα τρεις τρόποι για να γίνει αυτό:

1. Επιμέλεια,
2. πρόσθετη είσοδος,
3. αντιστροφή

Η διορθωτική μέθοδος διόρθωσης χρησιμοποιείται αποκλειστικά σε περιπτώσεις που έγινε λάθος στα λογιστικά μητρώα και δεν επηρεάζει την αντιστοιχία των λογαριασμών.

Αυτή η μέθοδος είναι κατάλληλη πριν από τη σύνταξη ισολογισμού. Ένας λανθασμένος αριθμός, ποσό ή κείμενο πρέπει να διαγράφεται προσεκτικά με μια λεπτή γραμμή και να γράφεται η σωστή τιμή δίπλα του.

Πρέπει να κάνετε μια υποσημείωση στο πλάι του εγγράφου: πιστέψτε αυτό που διορθώθηκε, υπογράψτε και ημερομηνία της διόρθωσης.

Η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε πρωτογενή λογιστικά έγγραφα παγίων. Επί νομισματικά έγγραφαη χρήση αυτής της μεθόδου είναι απαράδεκτη.

Η πρόσθετη μέθοδος εισαγωγής μπορεί να χρησιμοποιηθεί εάν το ποσό μιας επιχειρηματικής συναλλαγής υποτιμηθεί.

Για παράδειγμα, εάν ο προμηθευτής μετέφερε 1000 ρούβλια από τον τρεχούμενο λογαριασμό. Επαγγελματική συναλλαγήπραγματοποιείται με σωστή αντιστοιχία λογαριασμών και μόνο το ίδιο το ποσό υποτιμήθηκε κατά λάθος σε 500 ρούβλια.

Αυτό το ζήτημα επιλύεται πολύ απλά: γίνεται επιπλέον ανάρτηση για το ποσό που λείπει

Μπορεί να γίνει τόσο αυτόν όσο και τον επόμενο μήνα.

Και τέλος, η μέθοδος αντιστροφής. Περιλαμβάνει την αλλαγή μιας λανθασμένης καταχώρισης χρησιμοποιώντας έναν αρνητικό αριθμό.

Σε γενικές γραμμές, επαναλαμβάνουν λανθασμένη αντιστοιχία και αριθμούς με κόκκινο μελάνι.

Ταυτόχρονα, γίνεται αμέσως σωστή καταχώριση (χρησιμοποιείται κανονικό μελάνι). Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται κατά την καταγραφή υπερβολικού ποσού ή λανθασμένης αντιστοιχίας λογαριασμών.