Τήρηση πρωτογενών αρχείων. Η κύρια λογιστική τεκμηρίωση είναι...

Κάθε μέρα, μια εταιρεία υποβάλλεται σε πολλές λειτουργίες. Οι λογιστές εκδίδουν τιμολόγια σε αντισυμβαλλόμενους και τους στέλνουν χρήματα, υπολογίζουν μισθούς, ποινές, υπολογίζουν αποσβέσεις, συντάσσουν εκθέσεις κ.λπ. Καθημερινά συντάσσονται δεκάδες έγγραφα διαφόρων τύπων: διοικητικά, εκτελεστικά, πρωτοβάθμια. Τελευταία ομάδαέχει μεγάλη σημασία για τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

Τι είναι τα «κύρια έγγραφα»;

Κάθε γεγονός στην οικονομική ζωή ενός οργανισμού πρέπει να επιβεβαιώνεται με χαρτί. Σχηματίζεται τη στιγμή της συναλλαγής ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της. Η προετοιμασία των συναλλαγών και η αναφορά πραγματοποιείται με βάση τις πληροφορίες που καθορίζονται στα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα λογιστική. Η λίστα τους είναι μεγάλη. Σε αυτό το άρθρο θα εξετάσουμε τα κύρια, πιο συχνά χρησιμοποιούμενα έγγραφα.

Γιατί χρειάζεται ένα πρωτογενές;

Η κύρια τεκμηρίωση αποτελεί αναπόσπαστο στοιχείο της λογιστικής. Όπως προαναφέρθηκε, διαμορφώνεται κατά την ολοκλήρωση ή αμέσως μετά την ολοκλήρωση της λειτουργίας και αποτελεί απόδειξη της πραγματικότητας του ενός ή του άλλου γεγονότος της οικονομικής ζωής της επιχείρησης.

Ο κατάλογος των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων για μία συναλλαγή μπορεί να περιλαμβάνει:

1. Συμφωνία.
2. Ελεγχος.
3. Επιταγή ταμείου ή άλλο παραστατικό πληρωμής.
4. Δελτίο αποστολής.
5. Πιστοποιητικό ολοκληρωμένης εργασίας.

Απαιτούμενες λεπτομέρειες

Επί του παρόντος, υπάρχουν ενοποιημένες μορφές πρωτογενών λογιστικών εγγράφων. Χρησιμοποιούνται για να αντικατοπτρίζουν πληροφορίες σχετικά με διαφορετικές λειτουργίες, κατά συνέπεια, η λίστα των στηλών σε αυτές είναι διαφορετική. Εν τω μεταξύ όλα πρωτογενή έγγραφαπεριέχουν ενιαίες υποχρεωτικές λεπτομέρειες. Μεταξύ αυτών:

1. Όνομα της επιχείρησης.
2. Τίτλος του εγγράφου (προς
3. Ημερομηνία σχηματισμού.
4. Περιεχόμενα της πράξης για την οποία συντάχθηκε το έγγραφο. Για παράδειγμα, κατά τη συμπλήρωση ενός τιμολογίου, η αντίστοιχη στήλη μπορεί να αναφέρει «Μεταφορά υλικών προς επεξεργασία».
5. Νομισματικοί και φυσικοί δείκτες. Τα πρώτα χρησιμοποιούνται για να αντικατοπτρίζουν το κόστος, τα δεύτερα - ποσότητα, βάρος κ.λπ.
6. Θέσεις υπευθύνων υπαλλήλων («προϊστάμενος λογιστής», «αποθηκάριος» κ.λπ.).
7. Υπογραφές των προσώπων που εμπλέκονται στη συναλλαγή.

Σημαντικό σημείο

Νομική δύναμηέχει ένα κύριο έγγραφο που περιέχει όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες.

Λάβετε υπόψη ότι τα έγγραφα που έχουν εκτελεστεί σωστά μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε νομικές διαδικασίες ως απόδειξη της εγκυρότητας (ή μη) των αξιώσεων. Πολλά έγγραφα συντάσσονται από αντισυμβαλλόμενους. Είναι απαραίτητο να ελέγχετε προσεκτικά την ορθότητα της εγγραφής και σε καμία περίπτωση να μην υπογράφετε για προμηθευτές (εργολάβους κ.λπ.) εάν δεν το έχουν κάνει.

Είναι απαραίτητο να αποθηκεύσετε προσεκτικά την πρωτογενή τεκμηρίωση.

Χρειάζεστε σφράγιση στο πρωτεύον;

Στην πράξη, πολλοί αντισυμβαλλόμενοι διαμαρτύρονται για την απουσία του στο έντυπο TTN και σε ορισμένα άλλα έγγραφα. Να υπενθυμίσουμε ότι από το 2015 οι περισσότεροι οργανισμοί εξαιρούνται από την υποχρέωση να έχουν σφραγίδα. Τέτοιες επιχειρήσεις μπορούν να το χρησιμοποιούν κατά την κρίση τους. Εάν υπάρχει, τότε πληροφορίες σχετικά με την παρουσία του πρέπει να προσδιορίζονται στη λογιστική πολιτική.

Σε περίπτωση που ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει να χρησιμοποιεί σφραγίδα κατά την καταχώριση του κύριου εγγράφου και η επιχείρηση έχει το δικαίωμα να μην το θέσει για νομικούς λόγους, πρέπει να αποσταλεί στον αντισυμβαλλόμενο κατάλληλη γραπτή ειδοποίηση με συνδέσμους προς κανονισμούς που διέπουν αυτή την ερώτηση.

Συμφωνία

Εάν ο αντισυμβαλλόμενος είναι μακροχρόνιος εταίρος, τότε είναι πολύ πιθανό να συναφθεί συμφωνία για πολλές συναλλαγές. Σε αυτή την περίπτωση, είναι σημαντικό να δηλώνετε με σαφήνεια τις προθεσμίες εκπλήρωσης των υποχρεώσεων, τη σειρά και τη διαδικασία υπολογισμού και άλλες αποχρώσεις. Μπορεί να συναφθεί συμφωνία για την πώληση αγαθών, την παροχή υπηρεσιών ή την εκτέλεση εργασιών. Αξίζει να πούμε ότι το αστικό δίκαιο επιτρέπει και την προφορική σύναψη συμφωνίας. Ωστόσο, σε επιχειρηματική δραστηριότηταΚατά κανόνα, χρησιμοποιούνται γραπτές μορφές συμβάσεων.

Ελεγχος

Σε αυτό το έγγραφο, ο προμηθευτής υποδεικνύει το ποσό που θα μεταφερθεί στον αντισυμβαλλόμενο για το προϊόν, την υπηρεσία ή την εργασία. Κατά την πραγματοποίηση μιας πληρωμής, θεωρείται εξ ορισμού ότι το υποκείμενο συναινεί στη συναλλαγή.

Το τιμολόγιο πρέπει να περιλαμβάνει:

1. Όνομα εγγράφου.
2. Όνομα υπηρεσιών (αγαθών, έργων) για τις οποίες γίνεται η πληρωμή.
3. Τιμή.
4. Συνολικό ποσό.
5. Στοιχεία για την πληρωμή.

Επί του παρόντος, ολόκληρη η λίστα των λογιστικών εγγράφων περιέχεται στο πρόγραμμα 1C, επομένως η επεξεργασία τους γίνεται αυτόματα.

Λάβετε υπόψη ότι ο λογαριασμός δεν έχει ιδιαίτερη αξία για τις ρυθμιστικές αρχές. Σε αυτό, ο πωλητής καθορίζει μια καθορισμένη τιμή. Από τη θέση του λογιστή, ο λογαριασμός είναι το σημαντικότερο πρωτογενές έγγραφο βάσει του οποίου σχηματίζονται οι λογιστικές εγγραφές.

Το τιμολόγιο είναι ένας τύπος τιμολογίου. Αυτό το χαρτί περιέχει μια ειδική γραμμή για την ένδειξη των ποσών ΦΠΑ.

Τεκμηρίωση πληρωμής

Μπορείτε να επιβεβαιώσετε το γεγονός της πληρωμής επιταγή ταμείουή άλλο παρόμοιο έγγραφο. Η πληρωμή επιβεβαιώνει το γεγονός της πληρωμής για την παράδοση προϊόντων, υπηρεσιών ή εργασίας. Ο συγκεκριμένος τύπος παραστατικού επιλέγεται ανάλογα με τον τρόπο πληρωμής: μετρητά ή με τραπεζικό έμβασμα.

Ένα από τα πιο δημοφιλή έγγραφα πληρωμής είναι η εντολή πληρωμής. Αντιπροσωπεύει μια εντολή από τον κάτοχο του λογαριασμού προς την τράπεζα να μεταφέρει χρήματα στον καθορισμένο λογαριασμό. Το έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά την πληρωμή υπηρεσιών, αγαθών, προκαταβολής, αποπληρωμής δανείου κ.λπ.

Σε περίπτωση καταβολής εισφορών στον προϋπολογισμό συμπληρώνεται το πεδίο 22 «Κωδικός». ΣΕ εντολή πληρωμήςΑυτή η στήλη υποδεικνύει το UIN (μοναδικό αναγνωριστικό). Χάρη σε αυτό, η φορολογική αρχή αναγνωρίζει τον πληρωτή.

Το πεδίο «Κωδικός» σε μια εντολή πληρωμής μπορεί να συμπληρωθεί διαφορετικά. Αυτό εξαρτάται από το πώς ακριβώς εκπληρώνει η οντότητα την υποχρέωσή της έναντι του προϋπολογισμού: οικειοθελώς ή κατόπιν αιτήματος της ρυθμιστικής αρχής.

Δελτίο αποστολής

Το έντυπο TTN εκδίδεται από τον αποστολέα. αποτελεί τη βάση για τη μεταφορά του φορτίου στον παραλήπτη. Το έγγραφο συντάσσεται σε 4 αντίγραφα. Σύμφωνα με το TTN, ο πωλητής λογοδοτεί για την πώληση και ο αγοραστής για την παράδοση των αγαθών.

Λάβετε υπόψη ότι το TTN καταρτίζεται κατά τη μεταφορά φορτίου με χρήση ιδίων πόρων της εταιρείας. Εάν πραγματοποιείται μεταφορά τρίτη εταιρεία, εκδίδεται το έντυπο 1-Τ.

Αλλος σημαντικό σημείο: οι πληροφορίες στο TTN πρέπει να ταιριάζουν με τις πληροφορίες στο τιμολόγιο.

Πιστοποιητικό ολοκληρωμένης εργασίας

Αυτό το έγγραφο συντάσσεται μεταξύ του πελάτη και του προμηθευτή. Η πράξη αποτελεί επιβεβαίωση ολοκλήρωσης των εργασιών και παροχής υπηρεσιών στο συμφωνημένο κόστος εντός του χρονικού πλαισίου που ορίζει η συμφωνία. Με απλά λόγια, αυτή είναι η αναφορά του εκτελεστή στον πελάτη.

Προς το παρόν, η ενιαία μορφή της πράξης δεν έχει εγκριθεί. Μια επιχείρηση έχει το δικαίωμα να αναπτύξει ένα έντυπο ανεξάρτητα και να το ενσωματώσει στις λογιστικές πολιτικές της.

Οι βασικές λεπτομέρειες της πράξης είναι:

1. Αριθμός και ημερομηνία εγγραφής στα λογιστικά έγγραφα.
2. Ημερομηνία σύνταξης.
3. Στοιχεία της συμφωνίας σύμφωνα με την οποία συντάσσεται η πράξη.
4. Διάρκεια, όγκος, κόστος εργασίας.
5. Στοιχεία λογαριασμού μέσω του οποίου θα γίνει η πληρωμή.
6. Όνομα πελάτη και εργολάβου.
7. Υπογραφές των μερών στη συναλλαγή.

Η πράξη συντάσσεται πάντα σε δύο αντίγραφα.

Έντυπο Μ-15

Αυτή η συντομογραφία χρησιμοποιείται για να δηλώσει ένα τιμολόγιο για την απελευθέρωση υλικών στο πλάι. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι αυτό το έγγραφο δεν είναι υποχρεωτικό, αλλά χρησιμοποιείται συχνά από επιχειρήσεις.

Τιμολόγιο αποδέσμευσης υλικών σε τρίτους εκδίδεται όταν είναι απαραίτητο να μεταφερθούν τιμαλφή από το κεντρικό (κεντρικό) γραφείο σε απομακρυσμένα τμήματα ή άλλες εταιρείες (με ειδική συμφωνία).

Κανόνες εγγραφής στ. Μ-15

Το πρώτο μέρος της εργασίας περιέχει έναν αριθμό σύμφωνα με τη ροή εγγράφων της επιχείρησης. Εδώ θα πρέπει επίσης να αναφέρετε το πλήρες όνομα της εταιρείας και την OKPO.

Ο πρώτος πίνακας αντικατοπτρίζει την ημερομηνία σύνταξης του παραστατικού, τον κωδικό συναλλαγής (εάν χρησιμοποιείται το κατάλληλο σύστημα), το όνομα της δομικής μονάδας και το πεδίο δραστηριότητας της επιχείρησης που εκδίδει το τιμολόγιο.

Ομοίως, αναφέρονται πληροφορίες για τον παραλήπτη και τον υπεύθυνο για την παράδοση. Ακολουθεί σύνδεσμος προς το έγγραφο σύμφωνα με το οποίο εκδίδεται το τιμολόγιο. Αυτό μπορεί να είναι συμφωνία, παραγγελία κ.λπ.

Στον κύριο πίνακα, οι στήλες 1 και 2 υποδεικνύουν τον λογιστικό υπολογαριασμό και τον αναλυτικό λογιστικό κωδικό για όλα τα υλικά που υπόκεινται σε διαγραφή.

• όνομα υλικών που υποδεικνύει μεμονωμένα χαρακτηριστικά, μάρκα, μέγεθος, βαθμό.
• αριθμός στοιχείου (αν δεν υπάρχει, το κελί δεν συμπληρώνεται).
• κωδικός μονάδας?
• όνομα της μονάδας μέτρησης·
• ποσότητα των αγαθών που μεταφέρθηκαν·
• πληροφορίες σχετικά με πραγματικά αντικείμενα που απελευθερώνονται από την αποθήκη (συμπληρώνονται από τον αποθηκευτή)·
• συνολικό κόστος των υλικών?
• τιμή χωρίς ΦΠΑ?
• ποσό του κατανεμηθέντος ΦΠΑ·
• συνολικό κόστος συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ·
• αριθμός αποθέματος υλικών·
• αριθμός διαβατηρίου (εάν υπάρχει)·
• αριθμό μητρώου σύμφωνα με την κάρτα εγγραφής.

Το τιμολόγιο υπογράφεται από τον λογιστή, τον υπάλληλο που είναι υπεύθυνος για την αποδέσμευση τιμαλφών από την αποθήκη και τον παραλήπτη.

Αναφορές εκ των προτέρων σε "1C"

Η δημιουργία εγγράφων αναφοράς είναι μια από τις πιο κοινές δραστηριότητες ενός λογιστή. Πολλές πληρωμές που γίνονται σε μετρητά τεκμηριώνονται σε προκαταβολικά έγγραφα. Αυτά περιλαμβάνουν έξοδα ταξιδιού, επαγγελματικές αγορές κ.λπ.

Συχνά, οι υπάλληλοι της εταιρείας λαμβάνουν κεφάλαια από το ταμείο για επιχειρηματικά έξοδα. Μετά την αγορά τις απαραίτητες αξίες(για παράδειγμα, είδη γραφείου), οι υπάλληλοι αναφέρουν και παρέχουν λογιστικά έγγραφα με δικαιολογητικά.

Ο λογιστής με τη σειρά του πρέπει να καταγράφει όλα τα έξοδα στο λογιστικό σύστημα. Μπορείτε να ανοίξετε τις "Αναφορές εκ των προτέρων" στο "1C" στην ενότητα "Τράπεζα και ταμεία", υποενότητα "Τραμεία". Ένα νέο έγγραφο εισάγεται χρησιμοποιώντας το κουμπί "Δημιουργία".

Στο επάνω μέρος της φόρμας αναφέρετε:

1. Όνομα της επιχείρησης.
2. Η αποθήκη στην οποία θα κεφαλαιοποιηθούν τα πρόσφατα παραληφθέντα τιμαλφή.
3. Ένας υπάλληλος που υποβάλλει αναφορά για κεφάλαια που έλαβε βάσει της αναφοράς.

Το έγγραφο περιέχει 5 σελιδοδείκτες. Στην ενότητα "Προκαταβολές" θα πρέπει να επιλέξετε το έγγραφο για το οποίο εκδόθηκαν τα κεφάλαια:

1. Χρηματικό έγγραφο.
2. Εντολή εξόδων σε μετρητά.
3. Χρέωση από τον λογαριασμό.

Εάν τα αγαθά αγοράστηκαν με τα κεφάλαια που εκδόθηκαν, εμφανίζονται στην καρτέλα με το ίδιο όνομα. Στην ενότητα "Δοχείο", υποδείξτε πληροφορίες σχετικά με επιστρεφόμενα δοχεία (για παράδειγμα, μπουκάλια νερού). Η καρτέλα "Πληρωμή" αντικατοπτρίζει πληροφορίες σχετικά με μετρητά που καταβλήθηκαν σε προμηθευτές για την αγορά ενός αντικειμένου ή που εκδόθηκαν έναντι επερχόμενης παράδοσης.

Στην ενότητα «Άλλα» αναφέρονται στοιχεία για τα έξοδα ταξιδιού: ημερήσια αποζημίωση, κόστος καυσίμων, εισιτήρια κ.λπ.

«Καθολική» μορφή

Στη λίστα των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων υπάρχει ένα χαρτί που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διάφορες καταστάσεις. Χρησιμοποιείται στο σχηματισμό τόσο της λογιστικής όσο και φορολογική αναφορά. Μιλάμε για λογιστικό έγγραφο. Το έντυπο απαιτείται εάν είναι απαραίτητο να διορθωθεί ένα λάθος. Επιπλέον, το έγγραφο είναι απαραίτητο κατά την εκτέλεση συναλλαγών που απαιτούν επεξηγήσεις, αντανάκλαση υπολογισμών, επιβεβαίωση συναλλαγών, εάν λείπουν άλλα έγγραφα.

Απόχρωση

Αξίζει να πούμε ότι μια επιχείρηση έχει το δικαίωμα να επιβεβαιώσει την ολοκλήρωση συναλλαγών που δεν απαιτούν την εκτέλεση τυποποιημένων (τυποποιημένων, ενοποιημένων) εντύπων, όχι με τη βοήθεια πιστοποιητικού, αλλά μέσω πρωτογενών λογιστικών εγγράφων που έχουν αναπτυχθεί ανεξάρτητα. Ο κατάλογος τους, ωστόσο, πρέπει να κατοχυρωθεί στην οικονομική πολιτική της εταιρείας.

Κανόνες για τη σύνταξη πιστοποιητικού

Δεν έχει εγκριθεί μία ενιαία φόρμα για αυτό το έγγραφο. Κατά συνέπεια, οι ειδικοί μπορούν να το συνθέσουν σε ελεύθερη μορφή ή να χρησιμοποιήσουν πρότυπα που έχουν αναπτυχθεί στην επιχείρηση. Μεταξύ των υποχρεωτικών πληροφοριών που πρέπει να περιέχει το πιστοποιητικό, πρέπει να σημειωθούν τα ακόλουθα:

1. Πληροφορίες για την επιχείρηση.
2. Ημερομηνία και λόγοι σύνταξης.
3. Πρωτογενή λογιστικά έγγραφα και λογιστικά μητρώα, στα οποία επισυνάπτεται βεβαίωση.
4. Υπογραφή του υπεύθυνου υπαλλήλου.

Μπορείτε να το γράψετε σε ένα κανονικό λευκό φύλλο Α4 ή σε επιστολόχαρτο της εταιρείας.

Κατά τη μεταγλώττιση, πρέπει να είστε πολύ προσεκτικοί για να αποφύγετε λάθη. Όσο πιο λεπτομερές είναι το πιστοποιητικό, τόσο λιγότερες επιπλέον ερωτήσεις θα έχουν οι επιθεωρητές.

Το έγγραφο πρέπει φυσικά να περιέχει μόνο αξιόπιστες πληροφορίες. Εάν εντοπιστούν σφάλματα κατά τη σύνταξη, καλό είναι να συνταχθεί ξανά το πιστοποιητικό.

Χαρακτηριστικά αποθήκευσης

Όλα όσα σχετίζονται με πρωτογενή λογιστικά έγγραφα πρέπει να αποθηκεύονται στην επιχείρηση για τουλάχιστον 5 χρόνια. Ο υπολογισμός αυτής της περιόδου ξεκινά από την ημερομηνία λήξης της περιόδου αναφοράς κατά την οποία εκδόθηκαν τα χαρτιά.

Επιπλέον

Το κύριο έντυπο μπορεί να εκδοθεί σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. ΣΕ πρόσφαταΌλο και περισσότερο, οι επιχειρήσεις προτιμούν την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Αυτό είναι κατανοητό: χρειάζεται πολύ λιγότερος χρόνος για τη συμπλήρωση και αποστολή των εγγράφων.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα πρέπει να είναι πιστοποιημένα με ψηφιακή υπογραφή (ενισχυμένη ή κανονική - όπως έχει συμφωνηθεί μεταξύ των αντισυμβαλλομένων).

Ευθύνη

Η πρωτογενής τεκμηρίωση είναι το πιο σημαντικό στοιχείο της οικονομικής ζωής μιας επιχείρησης. Σε περίπτωση απουσίας του, η εταιρεία θα αντιμετωπίσει σοβαρές κυρώσεις από τις ρυθμιστικές αρχές. Θα επιβληθούν επίσης πρόστιμα εάν εντοπιστούν σφάλματα ή ανακριβείς πληροφορίες στην κύρια τεκμηρίωση.

Η παραβίαση των κανονισμών συνεπάγεται τιμωρία όχι μόνο βάσει του φορολογικού κώδικα, αλλά και βάσει του κώδικα διοικητικών αδικημάτων. Εάν συντρέχουν λόγοι, οι δράστες μπορεί επίσης να οδηγηθούν σε ποινική ευθύνη.

Σύναψη

Μια ποικιλία εγγράφων μπορεί να χρησιμοποιηθεί στις εργασίες μιας επιχείρησης. Επιπλέον, ορισμένα από αυτά μπορεί να έχουν ενοποιημένη μορφή και μερικά μπορεί να αναπτυχθούν ανεξάρτητα από την εταιρεία. Ανεξάρτητα από αυτό, ωστόσο, όλα τα απαιτούμενα στοιχεία πρέπει να υπάρχουν στα έγγραφα.

Ορισμένες επιχειρήσεις εξασκούν τη χρήση συνδυασμένων εγγράφων. Μιλάμε για ενιαία έντυπα, συμπληρωμένα σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του οργανισμού.

Είναι σημαντικό να αντικατοπτρίζονται οι επιλεγμένοι τύποι πρωτογενούς τεκμηρίωσης στις λογιστικές πολιτικές της επιχείρησης. Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της εταιρείας μπορεί να προκύψει η ανάγκη για νέα έγγραφα. Εάν έχουν αναπτυχθεί από την επιχείρηση, τότε θα πρέπει να αναφέρονται στη λογιστική πολιτική.

Λάβετε υπόψη ότι ο αντισυμβαλλόμενος μπορεί επίσης να αναπτύξει ανεξάρτητα ορισμένες μορφές εγγράφων. Η οικονομική πολιτική πρέπει να υποδεικνύει ότι η εταιρεία αποδέχεται τέτοια έγγραφα από αντισυμβαλλόμενους.

Για την καταγραφή πολλών συναλλαγών, οι οργανισμοί ενδέχεται να μην χρησιμοποιούν ενοποιημένες μορφές κύριας τεκμηρίωσης. Ωστόσο, αν μιλάμε για συναλλαγές σε μετρητά, στη συνέχεια εκτελούνται αποκλειστικά με εγκεκριμένες εντολές και άλλα παραστατικά πληρωμής.

Η ακρίβεια της λογιστικής και τα περαιτέρω συμπεράσματα από αυτήν εξαρτάται από την ποιότητα του πρωτογενούς εγγράφου και τις πληροφορίες που περιέχει.

Οι πληροφορίες που περιέχονται στα κύρια έγγραφα που γίνονται δεκτά για λογιστική συσσωρεύονται και συστηματοποιούνται σε λογιστικά μητρώα, τα έντυπα ή οι απαιτήσεις για τα οποία εγκρίνονται από τον εξουσιοδοτημένο φορέα. Τα δεδομένα από τα λογιστικά μητρώα σε ομαδοποιημένη μορφή μεταφέρονται στις οικονομικές καταστάσεις.

Η διοίκηση καθορίζει τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να υπογράφουν λογιστικά έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορεί να καθοριστεί μια ιεραρχία υπογραφών ανάλογα με τη θέση που κατέχει, το χρηματικό ποσό, το εύρος και την ουσία της επιχείρησης.

Οι επιχειρήσεις ή οι οργανισμοί που χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές θα πρέπει να θεσπίσουν κατάλληλες διασφαλίσεις και ελέγχους σχετικά με το δικαίωμα χρήσης και πρόσβασης στις ηλεκτρονικές υπογραφές.(17)

Απαιτήσεις για την προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων

1. Οι εγγραφές στα κύρια έγγραφα πρέπει να γίνονται με μελάνι, κραγιόν, πάστα στυλό, με γραφομηχανές, μηχανήματα και άλλα μέσα που διασφαλίζουν την ασφάλεια αυτών των καταχωρήσεων για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται για την αποθήκευσή τους στο αρχείο.

Μη χρησιμοποιείτε μολύβι για να γράψετε.

• 2. Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται τακτοποιημένα, το κείμενο και οι αριθμοί πρέπει να γράφονται καθαρά και ευανάγνωστα.
• 3. Όλα τα στοιχεία πρέπει να συμπληρωθούν στο έγγραφο. Αν δεν συμπληρωθούν στοιχεία, στη θέση της τοποθετείται μια παύλα. Πρέπει να συμπληρωθούν υποχρεωτικά στοιχεία.
• 4. Β νομισματικά έγγραφαΤο ποσό αναγράφεται με αριθμούς και λέξεις.
• 5. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να επικυρώνονται με τις προσωπικές υπογραφές του επικεφαλής του οργανισμού, του προϊσταμένου λογιστή ή των εξουσιοδοτημένων προσώπων.
• 6. Τα κύρια έγγραφα πρέπει να περιέχουν αντίγραφα υπογραφών εξουσιοδοτημένων προσώπων.
• 7. Τα βασικά έγγραφα πρέπει να τίθενται με τη σφραγίδα του οργανισμού, εφόσον αυτό προβλέπεται από το έντυπο και την κείμενη νομοθεσία. (18)

Ο επικεφαλής του οργανισμού πρέπει, σε συμφωνία με τον επικεφαλής λογιστή, να εγκρίνει με τη μορφή εντολής τον κατάλογο των προσώπων που έχουν το δικαίωμα να υπογράφουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα.

Η έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεση των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, η μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για προβληματισμό στη λογιστική, καθώς και η αξιοπιστία των στοιχείων που περιέχονται σε αυτά διασφαλίζονται από τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Η κίνηση των πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική (άντληση ή λήψη από άλλες επιχειρηματικές οντότητες, αποδοχή για λογιστική, επεξεργασία, μεταφορά στο αρχείο) πρέπει επίσης να ρυθμίζεται από χρονοδιάγραμμα, το οποίο εγκρίνεται με εντολή του διαχειριστή.

Προειδοποίηση τόσο των μάνατζερ όσο και των εκτελεστών για απρόβλεπτα αρνητικές συνέπειεςκαι για εξοικονόμηση χρόνου κατά την αναζήτηση πληροφοριών, είναι απαραίτητο μετά τη λήψη κανονιστικά έγγραφαδημιουργία βάσης δεδομένων για την καταχώριση πρωτογενών εγγράφων.

Αυτό σημαίνει ότι όλα τα πρωτεύοντα έγγραφα που συντάσσονται και συμπληρώνονται στο λογιστήριο πρέπει να έχουν το δικό τους αναγνωριστικό - έναν κωδικό (εφάπαξ, μοναδικός αριθμός), ο οποίος τους εκχωρείται κατά την υποχρεωτική εγγραφή σε ένα από τα ημερολόγια εγγραφής, ο οποίος πρέπει να άνοιξε σε κάθε επιχείρηση.

Διαδικασία σύνταξης εγγράφων:

• -συμμόρφωση με όλες τις καθορισμένες λεπτομέρειες και μορφές εγγράφων·
• -ακρίβεια και σαφήνεια παρουσίασης του περιεχομένου των ολοκληρωμένων επιχειρηματικών συναλλαγών σε έγγραφα·
• - έγκαιρη εκτέλεση επιχειρηματικών συναλλαγών, σαφής, τακτοποιημένη και ευανάγνωστη σύνταξη κειμένου.
• - χτύπημα ελεύθερες θέσειςελλείψει στηρίγματος?
• -αναγραφή των ποσών σε αριθμούς και λέξεις σε όλα τα πολύτιμα έγγραφα. διαγραφή σφαλμάτων ώστε να είναι ορατό ό,τι έχει διαγραφεί και πιστοποίηση του σωστού κειμένου με την υπογραφή του ατόμου που συνέταξε το έγγραφο·
• -δεν επιτρέπονται διορθώσεις.(27)

Τα κύρια έγγραφα που δημιουργούνται με μηχανοποιημένη μέθοδο απαιτούν ειδική επιβεβαίωση της αξιοπιστίας των δεδομένων που λαμβάνονται, δηλ. εξουσιοδότηση και προστασία καταχωρημένων δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη λήψη πληροφοριών σχετικά με αυτά. Οποιοσδήποτε τύπος εγγράφου μπορεί να μεταδοθεί με φαξ, αλλά όχι πρωτεύον λογιστικό έγγραφο, γιατί δεν φέρει επιβεβαίωση της γνησιότητάς του. Την ευθύνη για την έγκαιρη και ποιοτική δημιουργία εγγράφων και τη μεταφορά τους εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου για μεταγενέστερο προβληματισμό στη λογιστική φέρει τα πρόσωπα που συνέταξαν και υπέγραψαν αυτά τα έγγραφα.

Πρωτοβάθμια λογιστική για εργοστάσιο παραγωγής- αυτή είναι η βάση πληροφοριών της διαχείρισης, η ποιότητα της οποίας εξαρτάται άμεσα από την ποιότητα της λογιστικής. Η πρωτογενής λογιστική είναι ένα σύμπλεγμα πληροφοριών και λογικών πράξεων με έγγραφα που συνοδεύουν τυχόν υλικές και χρηματοοικονομικές ροές και τα στοιχεία τους από τις εισροές έως τις εκροές των παραγωγικών και οικονομικών εγκαταστάσεων της επιχείρησης και της εταιρείας στο σύνολό της.

Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα είναι φορείς πληροφοριών για όλα τα παραγωγικά και οικονομικά αντικείμενα και θέματα και τις αλληλεπιδράσεις τους και επιτρέπουν μια συνολική αξιολόγηση όλων των παραγόντων ελέγχου: ποσοτικούς, ποιοτικούς, οικονομικούς.(12).

Αυτό το υλικό θα σας δώσει μια ιδέα για:
χρήστες λογιστικών πληροφοριών·
λειτουργίες της επιχείρησης στην οργάνωση της λογιστικής ·
πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, τα είδη τους και υποχρεωτικές λεπτομέρειες·
ροή εγγράφων·
λογιστικά μητρώα και τα είδη τους·
λογιστικοί λογαριασμοί και η δομή τους·
απλοποιημένο λογιστικό σχέδιο εργασίας για μια μικρή επιχείρηση.
διάφορες μορφέςλογιστικούς οργανισμούς.

1. Έγγραφα στη λογιστική

Σύμφωνα με το άρθρο 9 του νόμου «Περί Λογιστικής», όλες οι επιχειρηματικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται από έναν οργανισμό πρέπει να τεκμηριώνονται με δικαιολογητικά. Αυτά τα έγγραφα χρησιμεύουν ως πρωτογενή λογιστικά έγγραφα βάσει των οποίων γίνεται η λογιστική.

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφαγίνονται δεκτά για λογιστική εάν καταρτίζονται σύμφωνα με το έντυπο που περιέχεται στα λευκώματα των ενοποιημένων μορφών πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης και τα έγγραφα των οποίων η μορφή δεν προβλέπεται σε αυτά τα λευκώματα πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

• όνομα του εγγράφου·
• ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·
• όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάχθηκε το έγγραφο·
• περιεχόμενο επιχειρηματική συναλλαγή;
• μέτρηση των επιχειρηματικών συναλλαγών σε φυσικούς και νομισματικούς όρους·
• τα ονόματα των θέσεων των προσώπων που είναι υπεύθυνα για την εκτέλεση της επιχειρηματικής συναλλαγής και την ορθότητα της εκτέλεσής της·
• προσωπικές υπογραφές αυτών των προσώπων.

Πρωτεύον έγγραφο είναι η γραπτή απόδειξη μιας επιχειρηματικής συναλλαγής (πληρωμή εμπορευμάτων, έκδοση μετρητών σε λογαριασμό κ.λπ.).

Κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων της, μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει ανεξάρτητα αναπτυγμένες μορφές πρωτογενών εγγράφων, λαμβάνοντας υπόψη καθορισμένες απαιτήσειςσε πρωτογενή έγγραφα. Τα έντυπα τέτοιων εγγράφων εγκρίνονται με εντολή σχετικά με τη λογιστική πολιτική της επιχείρησης.

Όλα τα κύρια έγγραφα μπορούν να χωριστούν στις ακόλουθες ομάδες:

1. οργανωτική και διοικητική·
2. απαλλακτικό?
3. έγγραφα λογιστική εγγραφή.

Οργανωτικά και διοικητικά έγγραφα– πρόκειται για εντολές, οδηγίες, οδηγίες, πληρεξούσια κ.λπ. Αυτά τα έγγραφα επιτρέπουν τη διεξαγωγή ορισμένων επιχειρηματικών συναλλαγών.

Δικαιολογητικά- αυτό περιλαμβάνει τιμολόγια, απαιτήσεις, εντολές παραλαβής, πιστοποιητικά αποδοχής κ.λπ. Αυτά τα έγγραφα αντικατοπτρίζουν το γεγονός μιας επιχειρηματικής συναλλαγής και οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά καταχωρούνται στα λογιστικά μητρώα.

Ορισμένα έγγραφα είναι τόσο επιτρεπτά όσο και απαλλακτικά. Αυτά περιλαμβάνουν, για παράδειγμα, μια εντολή μετρητών, μια μισθοδοσία κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφασυμπληρώνεται από λογιστή. Ανάμεσά τους υπάρχουν διάφορες αναφορές και πιστοποιητικά. Οι πληροφορίες που περιέχονται σε αυτά καταχωρούνται επίσης σε λογιστικά μητρώα.

Λογιστικά μητρώα- Πρόκειται για ειδικά προσαρμοσμένα φύλλα καταγραφής και ομαδοποίησης λογιστικών στοιχείων. Με εμφάνισηΤα λογιστικά μητρώα είναι:

• βιβλία (ταμειακή μηχανή, κύρια);
• κάρτες (λογιστική παγίων, λογιστική υλικών).
• περιοδικά (φύλλα ή γραμμωμένα φύλλα).

Ανάλογα με τους τύπους των εγγραφών που γίνονται, τα μητρώα χωρίζονται σε:

• χρονολογική (ημερολόγιο εγγραφής).
• συστηματική (γενικό καθολικό λογαριασμών).
• συνδυασμένες (ημερολογιακές παραγγελίες).

Σύμφωνα με το επίπεδο λεπτομέρειας των πληροφοριών που περιέχονται στα λογιστικά μητρώα, είναι:

• συνθετικό (γενικό καθολικό λογαριασμών).
• αναλυτική (κάρτες)?
• συνδυασμένα (ημερολόγια παραγγελιών).

Τα κύρια έγγραφα που λαμβάνονται από το λογιστήριο (λογιστής) πρέπει να ελέγχονται:

• με έντυπο (πληρότητα και ορθότητα του εγγράφου, συμπλήρωση των στοιχείων).
• αριθμητικά (μετρώντας ποσά).
• ως προς το περιεχόμενο (σύνδεση επιμέρους δεικτών, απουσία εσωτερικών αντιφάσεων).

Για τη σωστή τήρηση της πρωτογενούς λογιστικής, αναπτύσσεται και εγκρίνεται χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων, που καθορίζει τη σειρά και το χρονοδιάγραμμα διακίνησης των πρωτογενών παραστατικών εντός της επιχείρησης και την παραλαβή τους στο λογιστήριο. Το πρόγραμμα κίνησης των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων μπορεί να έχει την ακόλουθη μορφή:

Οι εγγραφές στα κύρια έγγραφα πρέπει να γίνονται με μέσα που διασφαλίζουν την ασφάλεια αυτών των εγγραφών για το χρονικό διάστημα που καθορίζεται για την αποθήκευσή τους στο αρχείο.

Μετά την αποδοχή, οι πληροφορίες από το κύριο έγγραφο μεταφέρονται στα λογιστικά μητρώα και σημειώνεται στο ίδιο το έγγραφο για να αποκλειστεί η πιθανότητα διπλής χρήσης του (για παράδειγμα, υποδεικνύεται η ημερομηνία εγγραφής στο λογιστικό μητρώο).

Τα βασικά και συνοπτικά λογιστικά έγγραφα μπορούν να συνταχθούν σε χαρτί και μέσα υπολογιστή. ΣΕ η τελευταία περίπτωσηο οργανισμός υποχρεούται να παράγει, με δικά του έξοδα, αντίγραφα τέτοιων εγγράφων σε χαρτί για άλλους συμμετέχοντες σε επιχειρηματικές συναλλαγές, καθώς και κατόπιν αιτήματος των φορέων που ασκούν έλεγχο σύμφωνα με το νόμο Ρωσική Ομοσπονδία, δικαστήρια και εισαγγελίες.

Οι οργανισμοί υποχρεούνται να αποθηκεύουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα, λογιστικά μητρώα και οικονομικές καταστάσεις για περιόδους που καθορίζονται σύμφωνα με τους κανόνες για την οργάνωση των κρατικών αρχειακών υποθέσεων, αλλά όχι λιγότερο από πέντε χρόνια.

Τα έγγραφα για αρχειοθέτηση επιλέγονται στο χρονολογική σειρά, συμπληρωμένο, δεσμευμένο και αρχειοθετημένο σε φακέλους. Η υποβολή των εγγράφων στο αρχείο συνοδεύεται από βεβαίωση.

Ο λογαριασμός είναι ένας τρόπος ομαδοποίησης και απεικόνισης των αλλαγών στα κεφάλαια (ακίνητα), στις πηγές τους και στις υποχρεώσεις μιας επιχείρησης.

Οι συναλλαγές στους λογαριασμούς αντανακλώνται σε ένα χρηματικό μέτρο, δηλαδή, αξιολογούνται όλα τα περιουσιακά στοιχεία, οι πηγές και οι υποχρεώσεις (χρέη) της επιχείρησης και η αξία τους καταχωρείται στους λογαριασμούς.

Τα κεφάλαια μιας εταιρείας μπορούν είτε να αυξηθούν είτε να μειωθούν. Για να λογιστικοποιηθούν χωριστά οι αυξήσεις και οι μειώσεις των κεφαλαίων, ο λογαριασμός χωρίζεται σε δύο μέρη. Καλείται η αριστερή πλευρά του λογαριασμού χρέωση, και καλείται η δεξιά πλευρά του λογαριασμού δάνειο.

Γραφικά, ο λογαριασμός συνήθως παρουσιάζεται με τη μορφή πίνακα που αποτελείται από δύο στήλες:

Ανάλογα με το τι αντικατοπτρίζεται στους λογαριασμούς, μπορεί να είναι:

1. ενεργός;
2. παθητικός;
3. ενεργητικός-παθητικός.

Επί ενεργούς λογαριασμούςαντικατοπτρίζεται η λογιστική των κεφαλαίων της επιχείρησης και η κίνηση τους (για παράδειγμα, πάγια στοιχεία, αποθέματα, τελικά προϊόντα, μετρητά, διακανονισμοί κ.λπ.).

Ένας ενεργός λογαριασμός αυξάνεται κατά χρέωση, δηλαδή οι συναλλαγές που τον αυξάνουν αντικατοπτρίζονται στην αριστερή πλευρά (χρέωση) του λογαριασμού.

Το υπόλοιπο του ενεργού λογαριασμού - το υπόλοιπο στο τέλος και στην αρχή της περιόδου - καταγράφεται επίσης ως χρέωση.

Δομή ενεργού λογαριασμού:

Επί παθητικούς λογαριασμούςαντικατοπτρίζονται οι πηγές κεφαλαίων της επιχείρησης (για παράδειγμα, το εγκεκριμένο κεφάλαιο ή εγκριθέν κεφάλαιο, κέρδη) και τις υποχρεώσεις της επιχείρησης (για παράδειγμα, τραπεζικό δάνειο, απλήρωτοι μισθοί κ.λπ.).

Ένας παθητικός λογαριασμός αυξάνεται με την πίστωση, δηλαδή οι συναλλαγές που τον αυξάνουν αντικατοπτρίζονται στη δεξιά πλευρά (πίστωση) του λογαριασμού.

Το υπόλοιπο του παθητικού λογαριασμού - το υπόλοιπο στο τέλος και στην αρχή της περιόδου - καταγράφεται επίσης ως πίστωση.

Δομή παθητικού λογαριασμού:

Επί ενεργητικούς-παθητικούς λογαριασμούςτο υπόλοιπο μπορεί να είναι είτε πιστωτικό είτε χρεωστικό.

Το λογιστικό σχέδιο εγκρίνεται από το Υπουργείο Οικονομικών.

3. Λογιστικά έντυπα

Τα λογιστικά έντυπα διαφέρουν ως προς τον αριθμό των μητρώων που χρησιμοποιούνται, τον σκοπό, την εμφάνιση και το περιεχόμενό τους.

Υπάρχουν οι ακόλουθες τρεις βασικές μορφές λογιστικής:

• αναμνηστικό ένταλμα·
• ημερολόγιο-παραγγελία.

Η απλούστερη μορφή είναι "", αφού οποιαδήποτε πράξη σε ένα πρωτεύον έγγραφο (ή μια ομάδα παρόμοιων πράξεων) καταγράφεται στο βιβλίο "Journal-Main", το οποίο συνδυάζει το ημερολόγιο εγγραφής των επιχειρηματικών συναλλαγών (χρονολογικό αρχείο) και συνθετικούς λογαριασμούς (συστηματικές ρεκόρ). Το βιβλίο του Main Journal μοιάζει με αυτό:

Σε αυτό το βιβλίο, καταγράφονται πρώτα τα υπόλοιπα των λογαριασμών στην αρχή της περιόδου αναφοράς, στη συνέχεια καταγράφονται όλες οι συναλλαγές σε έγγραφα και μετά προσδιορίζεται ο κύκλος εργασιών για την περίοδο αναφοράς (ελέγχεται η ορθότητα της εγγραφής: το ποσό του κύκλου εργασιών για το η περίοδος αναφοράς πρέπει να ισούται με το άθροισμα του χρεωστικού κύκλου εργασιών όλων των λογαριασμών και του αθροίσματος του πιστωτικού κύκλου εργασιών όλων των λογαριασμών) και προσδιορίζονται τα υπόλοιπα των λογαριασμών στο τέλος της περιόδου αναφοράς. Με βάση τα υπόλοιπα των λογαριασμών, καταρτίζεται το τελικό υπόλοιπο.

Αυτό το έντυπο χρησιμοποιείται σε επιχειρήσεις με μικρό αριθμό εργαζομένων και με μικρό αριθμό εργασιών. Το βιβλίο μπορεί να τηρηθεί από έναν λογιστή.

Το λογιστικό σχήμα «ημερολόγιο-κύριο» μοιάζει με αυτό:

Αναμνηστική φόρμα εγγραφήςβασίζεται σε ξεχωριστή τήρηση χρονολογικών και συστηματικών αρχείων. Ετοιμάζονται λογιστικές εγγραφές ειδικά έγγραφα– αναμνηστικά εντάλματα, τα οποία συντάσσονται με βάση πρωτογενή έγγραφα. Οι εντολές μνήμης καταχωρούνται σε ειδικό ημερολόγιο (χρονολογικό αρχείο) και βάσει αυτών, εγγραφές λογαριασμού γενικού καθολικού(συστηματική καταγραφή).

Η φόρμα των λογαριασμών γενικού καθολικού δημιουργείται με μια ανάλυση χρεώσεων και πιστώσεων για κάθε αντίστοιχο λογαριασμό και μοιάζει με αυτό:

Το γενικό καθολικό σε αυτή τη μορφή ονομάζεται επίσης λίστα ελέγχου.

Οι λογαριασμοί γενικού καθολικού λαμβάνουν υπόψη μόνο τον τρέχοντα κύκλο εργασιών για την περίοδο αναφοράς. Επομένως, σύμφωνα με τα στοιχεία των λογαριασμών γενικού καθολικού, συντάσσεται φύλλο κύκλου εργασιών για συνθετικούς λογιστικούς λογαριασμούς (ταυτόχρονα ελέγχεται η πληρότητα και η ορθότητα της καταγραφής των επιχειρηματικών συναλλαγών· το σύνολο του κύκλου εργασιών στη χρεωστική και πίστωση των λογαριασμών επαληθεύεται με το σύνολο στο ημερολόγιο εγγραφής). Καθορίζει επίσης τα υπόλοιπα των λογαριασμών στο τέλος της περιόδου αναφοράς, για τα οποία συντάσσεται νέο υπόλοιπο.

Σε σύγκριση με το κύριο περιοδικό, το έντυπο εντολής ανάμνησης δεν περιορίζει τον αριθμό των συναλλαγών που λαμβάνονται υπόψη, καθορίζει αλλαγές στα κεφάλαια στους λογαριασμούς και διευρύνει τις δυνατότητες κατανομής εργασίας μεταξύ λογιστών και λογιστικού αυτοματισμού.

Το σχήμα αυτού του λογιστικού εντύπου έχει ως εξής:

Ωστόσο, σε αυτή τη μορφή λογιστικής, οι ίδιες εγγραφές επαναλαμβάνονται πολλές φορές σε διαφορετικά λογιστικά μητρώα, γεγονός που αυξάνει τον όγκο της εργασίας. Υπάρχει μια απλοποιημένη έκδοση αυτής της φόρμας για μικρές επιχειρήσεις - χρήση λογιστικές καταστάσεις: πάγια στοιχεία ενεργητικού, δεδουλευμένες αποσβέσεις (φθορά). αποθέματα και τελικά προϊόντα· κόστος παραγωγής· μετρητάκαι κεφάλαια· διακανονισμοί και άλλες συναλλαγές· διακανονισμοί με προμηθευτές· μισθοί.

Η κατάσταση είναι ένας λογιστικός λογαριασμός που αντικατοπτρίζει το αρχικό υπόλοιπο, τον κύκλο εργασιών για την περίοδο αναφοράς με χρέωση και πίστωση βάσει εγγράφων κατανεμημένων ανά αντίστοιχους λογαριασμούς και το υπόλοιπο στο τέλος της περιόδου αναφοράς. Για παράδειγμα, η μορφή μιας κίνησης ταμειακής μηχανής μοιάζει με αυτό:

Τα στοιχεία από τις καταστάσεις συνοψίζονται σε ένα φύλλο σκακιού, βάσει του οποίου συντάσσεται φύλλο κύκλου εργασιών. Με βάση τα στοιχεία του κύκλου εργασιών συντάσσεται ισολογισμός.

Η απλοποιημένη μορφή λογιστικής είναι η εξής:

Στο έντυπο λογιστικής παραγγελίαςΜε βάση τα κύρια έγγραφα, συντάσσονται αθροιστικές καταστάσεις και πίνακες ανάπτυξης. Στην περίπτωση αυτή, ομοιογενείς συναλλαγές που σχετίζονται με συγκεκριμένο λογαριασμό καταγράφονται σε ημερολόγια με χρονολογική σειρά σύμφωνα με τους αντίστοιχους λογαριασμούς. Στο τέλος του μήνα, κάθε ημερολόγιο υπολογίζει τον συνολικό κύκλο εργασιών των αντίστοιχων λογαριασμών. Αυτά τα σύνολα αντιπροσωπεύουν ημερολογιακές εγγραφές (εντολές υπόμνημα) που πρέπει να καταγράφονται στους λογαριασμούς του γενικού καθολικού.

Τα αθροιστικά περιοδικά ονομάζονται περιοδικά παραγγελιών. Τα ημερολόγια παραγγελιών δημιουργούνται σε πιστωτική βάση, δηλ. Τα αρχεία των συναλλαγών γίνονται με πίστωση συγκεκριμένου λογαριασμού σε αντιστοιχία με τη χρέωση διαφορετικών λογαριασμών.

Η σειρά ημερολογίου μοιάζει με αυτό:

Τα σύνολα του κύκλου εργασιών του μήνα από τα ημερολόγια παραγγελιών μεταφέρονται στους λογαριασμούς του γενικού καθολικού, οι οποίοι έχουν την εξής μορφή:

Ο πιστωτικός κύκλος εργασιών μεταφέρεται στο λογαριασμό γενικού καθολικού σε ένα συνολικό ποσό ανά μήνα, καθώς περιέχεται σε διευρυμένη μορφή στο ημερολόγιο παραγγελιών. Ο χρεωστικός κύκλος εργασιών του λογαριασμού γενικού καθολικού λαμβάνεται υπόψη σε αντιστοιχία με άλλους λογαριασμούς. Στον λογαριασμό γενικού καθολικού, ο κύκλος εργασιών χρέωσης συλλέγεται καθώς τα δεδομένα δημοσιεύονται από διαφορετικά ημερολόγια παραγγελιών. Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης του τζίρου από τα ημερολόγια παραγγελιών στους λογαριασμούς του γενικού καθολικού, υπολογίζονται τα σύνολα για τη χρέωση κάθε λογαριασμού, προσδιορίζεται το υπόλοιπο στο τέλος του μήνα και συντάσσεται ισολογισμός.

Το έντυπο λογιστικής παραγγελίας ημερολογίου μπορεί να παρουσιαστεί στην ακόλουθη μορφή:

Στην τρέχουσα πρακτική, τα πρωτογενή λογιστικά έγγραφα νοούνται ως έγγραφα που αντικατοπτρίζουν τα γεγονότα της οικονομικής ζωής (ολοκλήρωση συναλλαγών, κίνηση στοιχείων αποθέματος κ.λπ.). Συντάσσονται κατά το χρόνο των συναλλαγών ή μετά την ολοκλήρωσή τους, για την επιβεβαίωση των γεγονότων που συνέβησαν. Με βάση αυτά, ο λογιστής πραγματοποιεί εγγραφές στο λογιστικό πρόγραμμα της επιχείρησης και αποδέχεται τα ποσά για φορολογική λογιστική.

Με ποια μορφή συντάσσεται το «κύριο»;

Σύμφωνα με τις εξηγήσεις του Υπουργείου Οικονομικών, η εταιρεία έχει το δικαίωμα να καθορίζει ανεξάρτητα ποιες μορφές «κύριας» θα χρησιμοποιήσει. Λήφθηκε η απόφασηκαθορίζεται στις λογιστικές πολιτικές του οργανισμού. Η πρακτική δείχνει ότι οι επιχειρηματικές οντότητες χρησιμοποιούν μία από τις τρεις επιλογές:

• Ενοποιημένες φόρμες που προσφέρονται από την Goskomstat.
• Δείγματα που αναπτύχθηκαν από την εταιρεία ανεξάρτητα και κατοχυρώθηκαν από εσωτερικούς κανονισμούς.
• Συνδυασμένες επιλογές: κύρια έγγραφα σε ενοποιημένη μορφή, συμπληρωμένα με ορισμένα πεδία.

Το δικαίωμα των επιχειρηματικών οντοτήτων να αναπτύσσουν ανεξάρτητα «κύρια» έντυπα δεν ισχύει για τους ακόλουθους τύπους εγγράφων:

• έγγραφα μετρητών (ιδίως αναλώσιμα και αποδείξεις)·
• αυστηρά έντυπα αναφοράς·
• τιμολόγια μεταφοράς.

Για αυτούς το υπουργείο Οικονομικών καθιερώνει ως υποχρεωτικά ενιαία έντυπα.

Εάν η εταιρεία που συνήψε τη συναλλαγή δεν έχει καθορίσει τη μορφή της «κύριας» στη σύμβαση, ο αντισυμβαλλόμενος έχει το δικαίωμα να υποβάλει έγγραφα σύμφωνα με δικά τους δείγματα. Για να αποφευχθούν ερωτήσεις από τις ρυθμιστικές αρχές, η εταιρεία θα πρέπει να αναφέρει στις λογιστικές της πολιτικές ότι αποδέχεται έγγραφα σε έντυπα που έχουν αναπτυχθεί από τους προμηθευτές και τους πελάτες της.

Σπουδαίος! Η παρουσία ενός «πρωτεύοντος» που μεσολαβεί σε μια συγκεκριμένη λειτουργία είναι υποχρεωτική απαίτησηγια την αντανάκλασή του στη λογιστική και φορολογική λογιστική.

Υποχρεωτικές λεπτομέρειες του «πρωτεύοντος»

Σύμφωνα με το άρθ. 9 402-FZ, τα κύρια λογιστικά έγγραφα πρέπει να περιέχουν τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

• το όνομα του επιχειρηματικού χαρτιού, για παράδειγμα, «Πιστοποιητικό Αποδεκτής Εργασίας»·
• αριθμός σύμφωνα με τους εσωτερικούς κανόνες αρίθμησης της εταιρείας προέλευσης·
• ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·
• πλήρες όνομα της εταιρείας που εκδίδει την «κύρια εγγραφή»·
• την ουσία της επιχειρηματικής συναλλαγής που έλαβε χώρα (για παράδειγμα, αποστολή αγαθών στον αγοραστή, κατάθεση μετρητών στο ταμείο, αποδοχή της εργασίας που εκτελείται κ.λπ.)
• μέτρηση ενός οικονομικού γεγονότος που έχει συμβεί σε μετρητά ή σε είδος·
• θέση και πλήρες όνομα του υπαλλήλου που είναι υπεύθυνος για την ολοκλήρωση ή τη διεκπεραίωση της συναλλαγής·
• χειρόγραφη υπογραφή εξουσιοδοτημένου προσώπου.

Ο κατάλογος των προσώπων που δικαιούνται να υπογράψουν πρωτογενή λογιστικά έγγραφα καθορίζεται από τον επικεφαλής του οργανισμού. Εξασφαλίζεται με εντολή του.

Ορισμένες φόρμες περιέχουν πρόσθετες λεπτομέρειες σε σχέση με την τυπική λίστα. Για παράδειγμα, οι φορτωτικές πρέπει να περιέχουν πληροφορίες για το αυτοκίνητο, τον ιδιοκτήτη και τον οδηγό του.

Είναι απαραίτητο να βάλουμε τη σφραγίδα του οργανισμού στο «κύριο» έγγραφο; Αυτό δεν είναι υποχρεωτικό προαπαιτούμενο, δεν μπορείτε να το κάνετε μόνο εάν η παρουσία του προβλέπεται στο δείγμα που κατοχυρώνεται στη λογιστική πολιτική της εταιρείας.

Τύποι πρωτογενών εγγράφων

Η ισχύουσα νομοθεσία δεν θεσπίζει κλειστή λίστα πρωτογενών λογιστικών εγγράφων του 2018. Η ποικιλομορφία τους καθορίζεται από το πεδίο δραστηριότητας της οικονομικής οντότητας. Για μια εταιρεία, θα χρειαστείτε μια φορτωτική, για μια άλλη - μια πράξη διαγραφής λογοτεχνίας από τη βιβλιοθήκη.

Οι πιο συνηθισμένοι τύποι τεκμηρίωσης περιλαμβάνουν:

• φορτωτική - μεσολαβεί στις συναλλαγές για την αποδοχή και τη μεταφορά αγαθών και υλικών.
• πιστοποιητικό αποδοχής – συντάσσεται σε περιπτώσεις όπου το ένα μέρος αποδέχεται τα αποτελέσματα των εργασιών που εκτελούνται από το άλλο.
• μισθοδοσία - προετοιμάζεται κατά την πληρωμή μισθών στο προσωπικό.
• OS-1 – αντικατοπτρίζει την παραλαβή ή την εξάντληση ενός στοιχείου παγίων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από ακίνητα).
• INV-1 – ενοποιεί τα αποτελέσματα της απογραφής.
• εκ των προτέρων - επιβεβαιώνει τα έξοδα ενός υπαλλήλου που φθάνει από επαγγελματικό ταξίδι.
• έγγραφα μετρητών (επιταγές, PKO, RKO, κ.λπ.).
• εντολή πληρωμής·
• λογιστικό πιστοποιητικό κ.λπ.

Ο κατάλογος των πρωτογενών λογιστικών εγγράφων δεν είναι πλήρης. Εταιρείες διαφορετικές κατευθύνσειςοι δραστηριότητες χρησιμοποιούν τα απαραίτητα έντυπα για να αντικατοπτρίζουν τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται.

Ανάλογα με τη μέθοδο υλοποίησης, το «κύριο» μπορεί να είναι έντυπο ή ηλεκτρονικό. Η δεύτερη επιλογή χρησιμοποιείται σε εταιρείες όπου έχει δημιουργηθεί η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. Βοηθά στην απλοποίηση και στην επιτάχυνση της επεξεργασίας των επιχειρηματικών εγγράφων και στον εξορθολογισμό της αλληλεπίδρασης μεταξύ των αντισυμβαλλομένων.

Σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία, όλα τα είδη «πρωτογενών υλικών» αποθηκεύονται στην εταιρεία για πέντε χρόνια. Η αντίστροφη μέτρηση ξεκινά από το τέλος του έτους αναφοράς. Για παράδειγμα, τα χαρτιά που εκδόθηκαν το 2018 πρέπει να αποθηκευτούν μέχρι το 2023. Η παραβίαση αυτού του κανόνα θα οδηγήσει σε διαδικασία με φορολογική υπηρεσία, επιβάλλοντας κυρώσεις στον οργανισμό.

Όλες οι οικονομικές και χρηματοοικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται σε μια συγκεκριμένη επιχείρηση αντικατοπτρίζονται υλικά αντικείμεναμε καταγεγραμμένες πληροφορίες. Πρόκειται για λογιστικά έγγραφα, χωρίς τα οποία είναι αδύνατη η καταγραφή οποιασδήποτε δραστηριότητας. Αποτελούν τον κύριο κρίκο στο σύστημα ελέγχου της νομιμότητας των συναλλαγών, της διακίνησης εμπορευμάτων και υλικών περιουσιακών στοιχείων, της ασφάλειας της περιουσίας, έτοιμα προϊόντα, τζίρο μετρητών.

Η επικαιρότητα και η ορθότητα της προετοιμασίας τους επηρεάζει άμεσα τη συνολική ποιότητα της λογιστικής. Η ροή εγγράφων στη λογιστική είναι η κίνηση των εγγράφων από την αρχή της προετοιμασίας τους έως την πλήρη ολοκλήρωση της εκτέλεσής τους. Ρυθμίζεται από ειδικό χρονοδιάγραμμα προετοιμασίας και διαβίβασης τεκμηρίωσης και εξαρτάται από τον αριθμό των ετερογενών πράξεων που εκτελούνται στη διαδικασία των οικονομικών και χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων. Όσο περισσότερα εργαστήρια, τμήματα και είδη προϊόντων υπάρχουν σε μια επιχείρηση, τόσο περισσότερα μεγαλύτερο αριθμόδιάφορα έγγραφα θα εμπλέκονται σε αυτό.

Υπάρχουν διάφοροι τύποι λογιστικών εγγράφων: πρωτογενή (λογιστικά), οργανωτικά και διοικητικά, στατιστικά. Τα έγγραφα με πληροφορίες που καταγράφονται σε αυτά διασφαλίζουν τη συσσώρευση, την ασφάλεια, τη δυνατότητα μεταφοράς και την επαναχρησιμοποίησή τους. Αυτοί κάνουν τα λογιστικά.

Τα πιο κοινά λογιστικά έγγραφα:

Καταστάσεις, αποδείξεις και εντολές δαπανών για την πληρωμή χρημάτων από το ταμείο της επιχείρησης.

Εντολές πληρωμής?

Αποδείξεις πωλήσεων, τιμολόγια εξόδων και αποδείξεων·

Πληρεξούσια, συμφωνίες;

Πιστοποιητικά περατωμένων εργασιών και αποδοχής και μεταφοράς εμπορευμάτων.

Τεκμηρίωση για την έκδοση υλικών περιουσιακών στοιχείων.

Οδηγίες, εντολές, πράξεις ελέγχου, επεξηγηματικές σημειώσεις και πρακτικά συνεδριάσεων, επίσημες επιστολές, πράξεις επιτροπών.

Όλα διαφέρουν στη φύση. Με την υπογραφή λογιστικών εγγράφων, κάθε εργαζόμενος αναλαμβάνει την ευθύνη για την ορθότητα της εκτέλεσης, τη σκοπιμότητα της λειτουργίας και την αξιοπιστία των πληροφοριών που αντικατοπτρίζονται σε αυτά.

Λογιστικά έγγραφαμπορεί να χωριστεί σε 3 ομάδες:

Εισερχόμενα.

Εξερχόμενα?

Εσωτερικός.

Τα εισερχόμενα έγγραφα φτάνουν σε μια ροή εγγράφων και επεξεργάζονται από ειδικό υπάλληλο. Μετά την παραλαβή και τον έλεγχο της ορθότητας προετοιμασίας και εκτέλεσης (παρουσία σφραγίδας και υπογραφών), ταξινομούνται σε μη καταχωρημένα και καταχωρούνται και αποστέλλονται στα αρμόδια τμήματα. Τα λογιστικά έγγραφα γενικά δεν καταγράφονται. Το λογιστήριο λαμβάνει επίσης πολλά στοιχεία από άλλα διαρθρωτικά τμήματα.

Η περαιτέρω επεξεργασία των μέσων ενημέρωσης έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Τα παραληφθέντα έγγραφα μεταφέρονται στον υπάλληλο στον οποίο έχει ανατεθεί ο αντίστοιχος τομέας εργασίας (υλικά ή μισθοδοσία κ.λπ.).

Ο υπάλληλος ελέγχει την πληρότητα και την ορθότητα της εγγραφής, την ακρίβεια συμπλήρωσης των στοιχείων, τη νομιμότητα της συναλλαγής και τη λογική σύνδεση των δεικτών. Τα αποδεκτά έγγραφα συστηματοποιούνται με χρονολογική σειρά (κατά ημερομηνία) και συντάσσονται σε σωρευτικές καταστάσεις ή σε

Η σειρά του εντύπου των αρχείων των σωρευτικών λογιστικών εγγράφων ορίζεται στις λογιστικές οδηγίες.

Η καταχώριση των οργανωτικών και διοικητικών πληροφοριών πραγματοποιείται σύμφωνα με τους κανόνες για τη σύνταξη επίσημων εγγράφων.

Ο έλεγχος και η αποστολή των εξερχόμενων δεδομένων πραγματοποιείται σε γενική ροή μέσω της γραμματείας ή του γραφείου.

Κατά την αποστολή ελέγχουν την ορθότητα του εγγράφου (παρουσία ημερομηνίας, σφραγίδα, υπογραφή, όλες οι σελίδες, σωστός παραλήπτης).