Τα έγγραφα είναι το σημείο εκκίνησης λογιστική.

Η λογιστική τεκμηρίωση αποτελεί μέρος του συστήματος τεκμηρίωσης διαχείρισης του οργανισμού σύμφωνα με τον Πανρωσικό Classifier of Management Documentation (OKUD), που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Κρατικού Προτύπου της Ρωσίας της 30ης Δεκεμβρίου 1993 Αρ. 299.

Τα λογιστικά έγγραφα μπορούν να χωριστούν σε τρία επίπεδα: πρωτογενή λογιστική τεκμηρίωση, λογιστικά μητρώα και λογιστική τεκμηρίωση αναφοράς.

Ας επικεντρωθούμε στο πρωτογενές λογιστική τεκμηρίωση. Πρόκειται για έγγραφα που καταγράφουν τα στοιχεία της επιτροπής επαγγελματική συναλλαγή. Το πρωτογενές λογιστικό έγγραφο πρέπει να συντάσσεται κατά τη στιγμή της συναλλαγής και αν αυτό δεν είναι δυνατό, αμέσως μετά την ολοκλήρωσή του.

Τα δείγματα εντύπων εγγράφων εγκρίνονται από κρατικούς φορείς. Τέτοιες μορφές εγγράφων ονομάζονται τυπικές ή ενοποιημένες.

Τα λογιστικά έγγραφα ταξινομούνται σύμφωνα με διάφορα κριτήρια:

Κατά σκοπό:

Διοικητικός. Για παράδειγμα: Εντολές για λογιστικές πολιτικές, για χορήγηση άδειας, για απογραφή κ.λπ.

Αθωωτικό (εκτελεστικό). Για παράδειγμα: εισερχόμενες και εξερχόμενες εντολές μετρητών, εμπορεύματα και μεταφορές, τιμολόγια, τιμολόγια, πράξεις, τιμολόγια κ.λπ. Το τιμολόγιο είναι παράρτημα σε φορτωτική. Συντάχθηκε για τα συμφέροντα της εφορίας

Τεκμηρίωση λογιστική εγγραφή. Για παράδειγμα: εκκαθαριστικά, υπολογισμός αποδοχών αδείας, υπολογισμός παροχών προσωρινής αναπηρίας, υπολογισμός αποσβέσεων και άλλα.

Συνδυασμένα έγγραφα – περιέχουν και τα δύο στοιχεία. Για παράδειγμα, αποδείξεις μετρητών.

Κατά τόπο συλλογής:

εσωτερικός. Για παράδειγμα: τιμολόγιο εσωτερικής μετακίνησης, PKO, RKO, πράξεις.

εξωτερικός. Για παράδειγμα: TTN, τιμολόγιο

Σύμφωνα με το βαθμό γενίκευσης των επιχειρηματικών συναλλαγών.

πρωταρχικός. Για παράδειγμα: PKO, RKO, TTN, πράξεις, τιμολόγια.

περίληψη. Για παράδειγμα: Αναφορά μετρητών, αναφορά εμπορευμάτων, προκαταβολή, αναφορά υλικού.

Με παραγγελία χρήσης?

μια φορά Για παράδειγμα: PKO, RKO, ενεργεί.

σωρευτικός. Για παράδειγμα: φύλλο ημερήσιας παραλαβής, κάρτα ορίου παραλαβής.

2.2. Στοιχεία λογιστικών εγγράφων

Τα έγγραφα αποτελούνται από μεμονωμένους δείκτες, οι οποίοι ονομάζονται λεπτομέρειες (από τη λατινική λέξη "απαιτούμενο, απαραίτητο").

Το σύνολο των λεπτομερειών ενός εγγράφου καθορίζει τη μορφή του.

Για να μπορέσει ένα έγγραφο να εξυπηρετήσει τον σκοπό του, πρέπει να συνταχθεί σύμφωνα με το έντυπο που είναι αποδεκτό για αυτήν την κατηγορία εγγράφων.

Αλλά σε κάθε περίπτωση, το έγγραφο πρέπει να περιέχει τις ακόλουθες υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

Όνομα εγγράφου (έντυπο)

Κωδικός φόρμας

Ημερομηνία προετοιμασίας

Όνομα του οργανισμού που συνέταξε το έγγραφο

Μετρητές επιχειρηματικών συναλλαγών

Επώνυμα και θέσεις υπευθύνων, προσωπικές υπογραφές τους.

Εάν το έγγραφο είναι εξωτερικό έγγραφο, τότε εκτός από τις προσωπικές υπογραφές, στο έγγραφο πρέπει να τίθεται και η στρογγυλή σφραγίδα του οργανισμού.

Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο περιέχει τις ίδιες πληροφορίες με ένα έγγραφο Το περιεχόμενο ενός ηλεκτρονικού εγγράφου μπορεί να προβληθεί σε μια οθόνη υπολογιστή. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να εκτυπωθεί σε έντυπη μορφή. Ένα ηλεκτρονικό έγγραφο μπορεί να αναπαραχθεί σε έναν τεράστιο αριθμό εντελώς πανομοιότυπων αντιγράφων και μπορεί να σταλεί αμέσως σε άλλον υπολογιστή οπουδήποτε στον κόσμο χρησιμοποιώντας email.

Αλλά ένα ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πιο εύκολο να πλαστογραφηθεί από ένα έντυπο, εκτός αν φυσικά ληφθούν ειδικά μέτρα ασφαλείας.

Προβλήματα προστασίας από πλαστογραφία ηλεκτρονικών εγγράφων μπορούν να λυθούν. Στη Ρωσία, όπως και σε πολλές άλλες χώρες του κόσμου, εγκρίθηκε ο νόμος για τις ηλεκτρονικές υπογραφές, με στόχο την επίλυση αυτού του προβλήματος.

Τα ηλεκτρονικά έγγραφα χρησιμοποιούνται ήδη ευρέως στην επικοινωνία των επιχειρήσεων με τις τράπεζες και τις φορολογικές αρχές.

Όλα τα έγγραφα στο λογιστήριο ελέγχονται προσεκτικά από τρεις πλευρές: νομική, από την άποψη της εγγραφής και αριθμητική.

Τα επαληθευμένα έγγραφα καταγράφονται στο αρχείο καταγραφής εγγράφων.

Δεν επιτρέπονται διορθώσεις σε μετρητά και τραπεζικά έγγραφα. Διορθώσεις σε άλλα κύρια λογιστικά έγγραφα μπορούν να γίνουν μόνο με τη συμφωνία των συμμετεχόντων στις επιχειρηματικές συναλλαγές, η οποία πρέπει να επιβεβαιωθεί με τις υπογραφές των ίδιων προσώπων που υπέγραψαν τα έγγραφα, αναφέροντας την ημερομηνία των διορθώσεων.

Επί του παρόντος, δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στην ενοποίηση και την τυποποίηση των εγγράφων. Η ενοποίηση εγγράφων είναι η ανάπτυξη μιας ενοποιημένης μορφής ρωσικών εγγράφων για την καταχώριση ομοιογενών επιχειρηματικών συναλλαγών σε διάφορους οργανισμούς. Στη Ρωσία έχουν ενοποιηθεί οι μορφές εγγράφων μετρητών, τραπεζικών εγγράφων κ.λπ.

Είναι υποχρεωτικά για όλους τους τομείς δραστηριότητας. Μαζί με την ενοποίηση, η τυποποίηση των εγγράφων είναι σημαντική. Τυποποίηση είναι η καθιέρωση πανομοιότυπων τυποποιημένων μεγεθών τυποποιημένων εντύπων εγγράφων. Κατά την τήρηση λογιστικών αρχείων, είναι σημαντικό να καθιερωθεί μια ορθολογική ροή εγγράφων, δηλ. βέλτιστο σύστημα σχηματισμού λογιστικά έγγραφα, αποδοχή τους για λογιστική, μετακίνηση τους στην επιχείρηση, τρέχουσα αποθήκευση και μεταφορά τους στο αρχείο. Αυτό εξασφαλίζει υψηλό βαθμό λογιστικής αξιοπιστίας με ελάχιστη επένδυση χρόνου και χρήματος.

Η πρωτογενής τεκμηρίωση χρησιμεύει ως βάση για την καταχώριση λογιστικών εγγραφών στα λογιστικά μητρώα. Αυτά τα έντυπα έχουν σχεδιαστεί για να καταγράφουν σε χαρτί τη γνησιότητα του γεγονότος μιας επιχειρηματικής συναλλαγής που οδήγησε σε αλλαγή. οικονομική κατάστασηεπιχειρήσεις. Η εγγραφή της κύριας εγγραφής ρυθμίζεται από το νόμο. Κάθε πρότυπο πρέπει να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ.

Έντυπα και είδη πρωτογενούς τεκμηρίωσης

Οι μορφές πρωτογενών εγγράφων που χρησιμοποιούνται από επιχειρηματικές οντότητες μπορούν να ενοποιηθούν και να αναπτυχθούν ανεξάρτητα από τα μέρη της συναλλαγής. Λίστα τυπικά έντυπα, τα οποία είναι υποχρεωτικά για χρήση σε συγκεκριμένες καταστάσεις, εγκρίνονται με νόμο. Σε τέτοια δείγματα, οι οργανισμοί δεν έχουν το δικαίωμα να αλλάξουν ανεξάρτητα τη δομή ή το περιεχόμενο. Τα μη ενοποιημένα έγγραφα μπορούν να δημιουργηθούν από μια εταιρεία λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων της. Υπόκεινται σε έγκριση από τοπικές πράξεις της εταιρείας.

Ταξινόμηση πρωτογενή τεκμηρίωσηπεριλαμβάνει διαίρεση σε μορφές για εσωτερική και εξωτερική χρήση. Τα εσωτερικά έγγραφα περιγράφουν συναλλαγές που επηρεάζουν τις δραστηριότητες ενός ιδρύματος - της εταιρείας που συνέταξε αυτό το πιστοποιητικό. Οι εξωτερικές έχουν σχεδιαστεί για να καταγράφουν τις συναλλαγές και τα αποτελέσματά τους μεταξύ δύο ή περισσότερων συμμετεχόντων.

Οι εσωτερικές φόρμες χωρίζονται συνήθως στις ακόλουθες ομάδες:

1. Διοικητικός τύπος - χρησιμοποιείται για την έκδοση οδηγιών και οδηγιών σε δομικές μονάδες και προσωπικό.
2. Ο εκτελεστικός τύπος προτύπου χρησιμοποιείται για την εμφάνιση συναλλαγών που ολοκληρώθηκαν την τρέχουσα περίοδο.
3. Έγγραφα για τη λογιστική - σκοπός τους είναι να συστηματοποιήσουν ολόκληρο το σύνολο των γεγονότων και να συνοψίσουν τις ληφθείσες πληροφορίες τεκμηρίωσης ( λαμπρό παράδειγμα– λογιστικά μητρώα).

Τα λογιστικά μητρώα περιλαμβάνουν βιβλία και περιοδικά, λογιστικές κάρτες. Αυτός ο τύπος τεκμηρίωσης μπορεί να χωριστεί σε υποτύπους, που διαφέρουν στον τρόπο συμπλήρωσης και συντήρησης:

• χρονολογική - όλες οι λειτουργίες εμφανίζονται αυστηρά σύμφωνα με την πραγματική χρονολογία των γεγονότων.
• συστηματική (παράδειγμα - βιβλίο μετρητών)?
• σε συνδυασμό;
• αναλυτικός;
• συνθετικό, που περιλαμβάνει ανάλυση ποσών σε γενικευμένους λογιστικούς λογαριασμούς.

Η κύρια τεκμηρίωση μπορεί να λάβει τη μορφή συμφωνίας μεταξύ αντισυμβαλλομένων, τιμολογίου πληρωμής, δελτίου αποστολής, πράξεων αποδοχής και παράδοσης ολοκληρωμένων εργασιών. Τα κύρια έγγραφα περιλαμβάνουν ένα σύνολο εντύπων για διακανονισμούς με προσωπικό. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει χρονοδιαγράμματα και δελτία πληρωμής.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ!Η κεφαλαιοποίηση και η διάθεση των περιουσιακών στοιχείων της επιχείρησης επισημοποιείται με τη χρήση πρωτογενούς παραστατικού. Αυτή η κατηγορία εγγράφων χαρακτηρίζεται από την παρουσία τυποποιημένων εντύπων. Παλαιότερα ήταν υποχρεωτικά για όλους τους επιχειρηματικούς φορείς. Τώρα κάθε οργανισμός αποφασίζει μόνος του αν θα χρησιμοποιήσει τις προτεινόμενες φόρμες ή αν θα αναπτύξει τα δικά του πρότυπα.

Ιδιαίτερη προσοχή στη λογιστική πρακτική δίνεται στην πρωτογενή ταμειακή μηχανή. Είναι ενιαίο. Η αλλαγή του συνόλου των λεπτομερειών ή της δομής του προτύπου μπορεί να οδηγήσει στη στέρηση ακόμη και μιας υπογεγραμμένης φόρμας νομική ισχύ. Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει όλα τα είδη εγγράφων που δείχνουν την παραλαβή χρημάτων στο ταμείο και τη διάθεσή τους. Αυτά περιλαμβάνουν το βιβλίο ταμείων, το οποίο συνοψίζει ολόκληρο το φάσμα των συναλλαγών με μετρητά.

Ταξινόμηση πρωτογενών επιχειρήσεων κατά στάδια επιχειρηματικότητας

Ανάλογα σε ποιο στάδιο αυτή τη στιγμήη επιχείρηση βρίσκεται, χρησιμοποιούνται ορισμένες μορφές πρωτογενούς λογιστικής τεκμηρίωσης. Συνήθως, οι συναλλαγές, από την άποψη της παροχής εγγράφων, μπορούν να χωριστούν σε τρία στάδια.

1. Καθορισμός των όρων της συναλλαγής.Οι εταίροι διαπραγματεύονται, αναπτύσσοντας μια συναίνεση που θα ταιριάζει και στα δύο μέρη. Τα χρήματα και τα αγαθά δεν έχουν αλλάξει ακόμη χέρια, οι υπηρεσίες δεν έχουν ακόμη παρασχεθεί, οι εργασίες δεν έχουν ολοκληρωθεί, αλλά όλα είναι έτοιμα για την έναρξη της αλληλεπίδρασης. Το αποτέλεσμα αυτού του σταδίου θα είναι οι ακόλουθοι τύποι πρωτοβάθμιων:
   • συμφωνία (είναι δυνατές διάφορες μορφές).
   • τιμολόγιο για πληρωμή.
2. Αμοιβή για τη συναλλαγή.Η πληρωμή μπορεί να γίνει σε διάφορες μορφές. Αυτό σημαντικό σημείοκαταγράφεται από το κύριο έγγραφο που επιβεβαιώνει τη μεταφορά χρημάτων:
   • εάν η πληρωμή δεν έγινε με μετρητά, θα επιβεβαιωθεί με αντίγραφο κίνησης τραπεζικού λογαριασμού, απόδειξη τερματικού πληρωμής κ.λπ.
   • εάν τα χρήματα μεταφέρθηκαν «μετρητά», η επιβεβαίωση θα είναι απόδειξη, ένα αυστηρό έντυπο αναφοράς ή μια απόδειξη για μια εντολή απόδειξης μετρητών.
3. Μεταφορά αγαθών, παροχή υπηρεσιών, εκτέλεση εργασιών. Έκανε την πληρωμή, τώρα ήρθε η ώρα να εκπληρώσει η άλλη τις υποχρεώσεις της. Τα ακόλουθα κύρια έγγραφα θα υποδεικνύουν ότι το έκανε αυτό καλόπιστα και το πρώτο μέρος δεν έχει αξιώσεις:
   • τιμολόγιο (εάν μεταφέρθηκαν τα εμπορεύματα)·
   • απόδειξη πώλησης (μπορεί να εκδοθεί μαζί με απόδειξη μετρητών ή να είναι ένα έγγραφο).
   • πράξη των παρεχόμενων υπηρεσιών (ή της εργασίας που εκτελείται).

Τα έγγραφα αυτά απαιτείται να προσκομίζονται στις εφορίες, αφού βεβαιώνουν τις δαπάνες που πραγματοποιήθηκαν από τον πρώτο, γεγονός που επηρεάζει άμεσα τη φορολογική βάση.

Έλεγχος, αποθήκευση και οργάνωση λογιστικής πρωτογενών εγγράφων

Η λογιστική για την πρωτογενή τεκμηρίωση πρέπει να οργανωθεί έτσι ώστε κάθε έντυπο να περνά από το σύστημα εγγραφής εντός της επιχείρησης. Αυτό είναι απαραίτητο για να ελαχιστοποιηθεί ο κίνδυνος απώλειας πιστοποιητικών και άλλων εντύπων. Ο υπάλληλος ή άλλο υπεύθυνο πρόσωπο τηρεί αρχεία καταγραφής τεκμηρίωσης. Όλες οι εισερχόμενες φόρμες υποβάλλονται σε επεξεργασία ως εισερχόμενες. Εξερχόμενα έντυπα είναι αυτά που δημιουργούνται εντός της επιχείρησης (ανεξάρτητα από το αν θα εκδοθούν σε τρίτουςή παραμένουν στην επιχείρηση).

Τα εισερχόμενα έγγραφα πρέπει να περάσουν από διάφορα στάδια λογιστικής και εγγραφής:

1. Αποδοχή.
2. Αρχική επεξεργασία.
3. Κατανομή ανά τύπο εντύπων και σκοπός τους.
4. Εγγραφή σε λογιστικά περιοδικά με σφραγίδα στο έγγραφο και εκχώρηση του εισερχόμενου αριθμού στην ημερομηνία αποδοχής.
5. Υπογραφή από τη διοίκηση της εταιρείας (όταν ο διευθυντής εξετάζει την εισερχόμενη αλληλογραφία, βάζει αποφάσεις σε αυτήν).
6. Εκτέλεση του εγγράφου.

Για οργάνωση αποτελεσματικό σύστημαροή εγγράφων και διασφαλίζοντας τον έλεγχο της ασφάλειας των εντύπων, είναι απαραίτητο να αναπτυχθεί και να εγκριθεί ένα πρόγραμμα ροής εγγράφων με μια ονοματολογία περιπτώσεων. Το χρονοδιάγραμμα πρέπει να αποκαλύπτει τα στάδια εκτέλεσης, την εγγραφή των εγγράφων, τη διαδικασία μεταφοράς τους για αποθήκευση, υποδεικνύοντας το χρονικό πλαίσιο και κατάλογο των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για κάθε βήμα.

Η συμπληρωμένη και καταγεγραμμένη κύρια τεκμηρίωση πρέπει να φυλάσσεται για τουλάχιστον 5 χρόνια. Το Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558 παρέχει μια ταξινόμηση των εντύπων με αναφορά στον χρόνο υποβολής του στο αρχείο:

• η διοικητική τεκμηρίωση πρέπει να παραμείνει διαθέσιμη για 75 χρόνια (εάν παραγγελίες και οδηγίες επηρεάζουν τις κύριες δραστηριότητες της εταιρείας) ή 5 χρόνια, υπό την προϋπόθεση ότι το έντυπο αντικατοπτρίζει την επίλυση διοικητικών ζητημάτων.
• Τα έντυπα που συνοδεύουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές πρέπει να αποθηκεύονται για 3-5 χρόνια.

ΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΑ! Ο νόμος αριθ. 402-FZ στο άρθ. 29 Η διάρκεια ζωής περιορίζεται στα 5 χρόνια. Η φορολογική νομοθεσία απαιτεί τα λογιστικά έγγραφα να διατηρούνται ασφαλή και προσβάσιμα για τουλάχιστον 4 χρόνια.

Ειδικοί όροι και περίοδοι αποθήκευσης προβλέπονται για τα ακόλουθα έντυπα:

1. Τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων που υπόκεινται σε απόσβεση δεν μπορούν να αρχειοθετηθούν για 4 χρόνια από την ημερομηνία διαγραφής αυτού του ακινήτου.
2. Εάν η κύρια τεκμηρίωση συντάχθηκε κατά την περίοδο που σημειώθηκε η ζημία, η οποία χρησιμοποιείται για τη μείωση του ποσού του φόρου εισοδήματος, τότε πρέπει να αποθηκευτεί έως ότου παύσει η επίπτωση αυτής της ζημίας στη φορολογική βάση.
3. Το πρωτεύον έγγραφο που χαρακτηρίζει τις συναλλαγές για την εμφάνιση απαιτήσεων πρέπει να φυλάσσεται για 4 χρόνια από τη στιγμή που η ανεξόφλητη οφειλή αναγνωρίζεται ως επισφαλής (εφόσον συμβεί κάτι τέτοιο).

Για τα ηλεκτρονικά έντυπα, οι περίοδοι διατήρησης είναι πανομοιότυπες με τα έντυπα έγγραφα. Η διαδικασία διαγραφής πρωτογενών περιουσιακών στοιχείων πρέπει να πραγματοποιείται με τη συμμετοχή ειδικής επιτροπής.

Έγκριση εντύπων πρωτογενούς τεκμηρίωσης

Η μη ενοποιημένη πρωτογενής τεκμηρίωση μπορεί να αναπτυχθεί από επιχειρηματικές οντότητες ανεξάρτητα. Για τέτοια έντυπα, το κύριο κριτήριο για τη συμμόρφωση με τους νομικούς κανόνες είναι η συμμόρφωση με τα πρότυπα του νόμου αριθ. 402-FZ όσον αφορά τις υποχρεωτικές λεπτομέρειες:

• Τίτλος του εγγράφου·
• ημερομηνία εγγραφής;
• πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία που συντάσσει το έντυπο, με το οποίο μπορεί να αναγνωριστεί η εταιρεία·
• το περιεχόμενο της εμφανιζόμενης επιχειρηματικής συναλλαγής που υποδεικνύει την αποτίμηση του αντικειμένου της συναλλαγής·
• φέρνοντας φυσικά μέτρα και ποσοτικές αξίες.
• παρουσία υπογραφών των αρμόδιων υπαλλήλων (με υποχρεωτική αναγραφή της θέσης τους και ονοματεπώνυμο).

ΘΥΜΑΜΑΙ!Για να χρησιμοποιήσετε πρότυπα που έχουν αναπτυχθεί ανεξάρτητα ως κύρια τεκμηρίωση, πρέπει να εγκριθούν με τοπική πράξη της επιχείρησης.

Τα μετρητά και τα έγγραφα πληρωμής ανήκουν σε μια ομάδα αυστηρά ελεγχόμενων εντύπων. Οι επιχειρήσεις, με εντολή τους ή οποιαδήποτε άλλη παραγγελία, δεν είναι εξουσιοδοτημένες να αφαιρούν σειρές, κελιά από αυτές ή να αλλάζουν τη δομή. Οι επιχειρήσεις μπορούν να κάνουν τις δικές τους προσαρμογές σε μη ενοποιημένα πρότυπα, να προσθέτουν και να αφαιρούν μπλοκ πληροφοριών. Όταν αναπτύσσετε ανεξάρτητα νέες φόρμες, μπορείτε να λάβετε ως βάση τυπικά δείγματα.

Για να εγκρίνετε την κύρια δήλωση, μπορείτε να συμπεριλάβετε τα παραδείγματά της σε ξεχωριστό παράρτημα της λογιστικής πολιτικής. Η δεύτερη επιλογή είναι ότι για κάθε έντυπο ο διαχειριστής εκδίδει εντολή για την επιχείρηση. Το κείμενο της παραγγελίας καθορίζει πληροφορίες σχετικά με την εισαγωγή νέων μορφών τεκμηρίωσης στη λογιστική, οι οποίες πρέπει να καταρτίζονται σύμφωνα με ένα ενιαίο πρότυπο. Τα ίδια τα έντυπα περιλαμβάνονται στην παραγγελία ως ξεχωριστά συνημμένα.

Εάν ένας οργανισμός πρόκειται να χρησιμοποιήσει τυποποιημένα έντυπα που συνιστώνται από τα αρμόδια τμήματα για να αντικατοπτρίζουν μεμονωμένες συναλλαγές, τότε αυτά τα έντυπα δεν χρειάζεται να εγκρίνονται από εσωτερικούς κανονισμούς. Για να καταγράψετε μια τέτοια απόφαση, αρκεί να κάνετε μια εγγραφή στη λογιστική πολιτική σχετικά με τη χρήση τυποποιημένων προτύπων.

Κατά την εισαγωγή νέων μορφών εγγράφων στο σύστημα ροής εγγράφων, συνιστάται η έγκρισή τους κατόπιν παραγγελίας.

Τι πρέπει να θυμάται πάντα ένας λογιστής

Η ιδανική κατάσταση της κύριας τεκμηρίωσης είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την απουσία προβλημάτων κατά τη διάρκεια φορολογικών ελέγχων και ελέγχων, την απόδειξη της δικαιοσύνης κάποιου σε μια διαφωνία με έναν αντισυμβαλλόμενο κ.λπ. σημαντικές αποχρώσεις, το οποίο ένας λογιστής πρέπει πάντα να θυμάται όταν εργάζεται με κύριους λογαριασμούς.

1. Τα πρωτογενή στοιχεία είναι τα μόνα στοιχεία.Χωρίς πρωτογενή τεκμηρίωση, είναι αδύνατη η απόδειξη των γεγονότων παράδοσης, κόστους, εκπλήρωσης ή μη τήρησης των όρων της συναλλαγής. Ούτε το δικαστήριο θα βοηθήσει - υπάρχουν προηγούμενα όταν οι ενάγοντες απορρίφθηκαν ή οι εναγόμενοι απέφυγαν αξιώσεις λόγω έλλειψης απόδειξης ορισμένων σταδίων της συναλλαγής λόγω έλλειψης σειράς πρωτογενών εγγράφων.

   ΣΠΟΥΔΑΙΟΣ!Χωρίς «πρωταρχικά στοιχεία», σε σπάνιες περιπτώσεις είναι δυνατό να αποδειχθεί το γεγονός της παροχής υπηρεσιών: το δικαστήριο μπορεί να λάβει υπόψη πρόσθετες πραγματογνώμονες και παράπλευρη τεκμηρίωση. Εάν η εργασία έχει ολοκληρωθεί, η απουσία εγγράφου υπογεγραμμένου από τον πελάτη δεν τον απαλλάσσει από την πληρωμή.

2. Είναι καλύτερο χωρίς λάθη, αλλά τα μικρά ελαττώματα δεν είναι γεμάτα. Φρικτό όνειροκάθε λογιστή - άρνηση επιστροφής ΦΠΑ λόγω λανθασμένων στοιχείων σε πρωτογενή παραστατικά. Αλλά εάν τα σφάλματα είναι ήσσονος σημασίας, η έκπτωση δεν πρέπει να αρνηθεί. Η σημασία των σφαλμάτων ρυθμίζεται από το Μέρος 2 του άρθρου. 9 Ομοσπονδιακός νόμοςμε ημερομηνία 6 Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική». Το επιβεβαίωσαν οι εφοριακοί με την από 12 Φεβρουαρίου 2015 Αρ. ΓΔ-4-3/2104@ Επιστολή). Το κύριο πράγμα είναι ότι τα δεδομένα που παρέχονται υποδεικνύουν με ακρίβεια το γεγονός της πληρωμής και της παράδοσης αγαθών (παροχή υπηρεσιών). Έτσι, για παράδειγμα, εάν η φορτωτική δεν περιέχει αναφορά στη σύμβαση ή δεν αναφέρεται το βάρος του φορτίου, αυτό αποτελεί μειονέκτημα, αλλά όχι λόγο άρνησης ΦΠΑ. Αλλά εάν λείπουν ο τίτλος και η ημερομηνία του εγγράφου, το συνολικό κόστος των αγαθών και μια σειρά από άλλες υποχρεωτικές λεπτομέρειες, το δικαστήριο μπορεί να θεωρήσει μια τέτοια συναλλαγή μη ρεαλιστική.
3. Προσοχή, ψεύτικη υπογραφή!Εάν οι υπογραφές των υπευθύνων σε έγγραφα είναι παραποιημένες ή το έγγραφο υπογραφεί από άτομο που δεν έχει την εξουσία να το πράξει, μια τέτοια πρωτογενής πηγή δεν θα αναγνωριστεί από τις αρχές. Επιπλέον, είναι πολύ σημαντικό να βάλετε την υπογραφή στο χέρι σας - τα φαξ θα είναι άκυρα.
4. Ένα πρωτεύον με σφάλμα δεν αντικαθίσταται.Εάν, για παράδειγμα, τα τιμολόγια στα οποία εντοπίζεται σφάλμα μπορούν να ξαναγραφούν εκδίδοντας ένα νέο, διορθωμένο έγγραφο με τα ίδια στοιχεία, τότε αυτός ο αριθμός δεν θα λειτουργεί με την κύρια τεκμηρίωση. Παρά το γεγονός ότι μερικές φορές τα δικαστήρια αναγνωρίζουν διορθωτικά έγγραφα, είναι ακόμα καλύτερο να διορθωθεί το σφάλμα σύμφωνα με τους κανόνες του άρθρου. 7 του "Λογιστικού Νόμου" - εισαγάγετε την ημερομηνία διόρθωσης στο έγγραφο και επικυρώστε την με τις υπογραφές εξουσιοδοτημένων προσώπων.
5. Η μετάφραση δεν χρειάζεται πάντα.Φυσικά, η πρωτογενής έκθεση συντάσσεται στην κρατική γλώσσα. Αλλά μερικές φορές η μετάφραση μεμονωμένων λέξεων από ξένη γλώσσααποδεικνύεται ακατάλληλο, για παράδειγμα, εάν είναι το όνομα μιας μάρκας ή ενός προϊόντος.
6. Ηλεκτρονικό πρωτεύον - μόνο με ψηφιακή υπογραφή. Σήμερα δεν είναι απαραίτητο να περιοριστείτε στην έντυπη μορφή της πρωτογενούς τεκμηρίωσης, ο νόμος επιτρέπει επίσης τα ηλεκτρονικά μέσα. Αλλά θα είναι ισοδύναμο με χαρτί μόνο εάν είναι πιστοποιημένο από ειδική ψηφιακή υπογραφή. Η μη έγκυρη ψηφιακή υπογραφή επιτρέπεται μόνο σε ορισμένες, ειδικά καθορισμένες περιπτώσεις, και το κύριο έγγραφο δεν περιλαμβάνεται σε αυτές.

Εγγραφομεταφρασμένο από τα λατινικά σημαίνει πιστοποιητικό, αποδεικτικό στοιχείο, επομένως κάθε επιχειρηματική συναλλαγή επισημοποιείται με έγγραφο που επιβεβαιώνει το γεγονός της ολοκλήρωσής της και καθιστά τη λογιστική εγγραφή νομίμως. Χάρη στο έγγραφο είναι γνωστά επακριβώς ο τόπος, ο χρόνος, το αντικείμενο καταγραφής και οι υπεύθυνοι. Το λογιστικό έγγραφο επιβεβαιώνει τη νομιμότητα και την εγκυρότητα όλων των τρεχούμενων λογαριασμών.

Η σύνθεση των λογιστικών εγγράφων διακρίνεται (Εικ. 5.2):

• έγγραφα πηγής·
• λογιστικά μητρώα?
• λογιστικά έγγραφα.

Ρύζι. 5.2.

Πρωτογενή λογιστικά έγγραφα

Κάτω από πρωτογενής λογιστικήκατανοούν το αρχικό στάδιο της λογιστικής διαδικασίας, κατά το οποίο τα δεδομένα μιας επιχειρηματικής συναλλαγής μετρώνται και καταγράφονται σε έγγραφα.

Τα έγγραφα πρέπει να συντάσσονται κατά τη στιγμή της συναλλαγής ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της είναι τα κύρια λογιστικά έγγραφα βάσει των οποίων γίνεται η λογιστική.

• Τίτλος του εγγράφου·
• Τα έγγραφα γίνονται δεκτά για εγγραφή εάν έχουν εκτελεστεί σωστά και περιέχουν υποχρεωτικές λεπτομέρειες. Οι λεπτομέρειες είναι ένα σύνολο χαρακτηριστικών και δεικτών που περιέχονται σε ένα έγγραφο, τα οποία είναι:
• ημερομηνία προετοιμασίας του εγγράφου·
• όνομα του οργανισμού για λογαριασμό του οποίου συντάχθηκε το έγγραφο·
• περιεχόμενο μιας επιχειρηματικής συναλλαγής·
• μέτρηση των επιχειρηματικών συναλλαγών σε φυσικούς και νομισματικούς όρους·
• το όνομα των υπαλλήλων που είναι υπεύθυνοι για την εκτέλεση της επιχειρηματικής συναλλαγής και την ορθότητα της εκτέλεσής της·

προσωπικές υπογραφές αυτών των προσώπων με μεταγραφές. Όλα τα κύρια έγγραφα έχουν ενιαία, δηλαδή τυποποιημένα έντυπα. Τα κύρια κύρια έγγραφα περιλαμβάνουν: έγγραφα που τεκμηριώνουν την αποδοχή και την έκδοσηΧρήματα

(εντολές μετρητών παραλαβής και εξόδων), μεταφορά χρημάτων από τρεχούμενο λογαριασμό (εντολές πληρωμής), παραλαβή και αποδέσμευση υλικών (εξουσιοδότηση, απαιτήσεις, βεβαιώσεις αποδοχής) κ.λπ. Τα έγγραφα χωρίζονται επίσης σε εσωτερικά, τα οποία χρησιμοποιούνται απευθείας στην επιχείρηση, και σε εξωτερικά που λαμβάνονται από άλλα φυσικά και νομικά πρόσωπα.

Με βάση πρωτογενή έγγραφα, καταρτίζονται λογιστικές εγγραφές και δημιουργούνται αρχικές πληροφορίες, οι οποίες χρησιμοποιούνται για περαιτέρω επεξεργασία προκειμένου να ληφθούν διάφοροι οικονομικοί δείκτες που χαρακτηρίζουν τις δραστηριότητες της επιχείρησης.

Λογιστικά μητρώα

Οι λογιστικές εγγραφές που καταρτίζονται σύμφωνα με τα πρωτεύοντα έγγραφα στη συνέχεια μεταφέρονται και ομαδοποιούνται σε λογιστικά μητρώα. Έτσι, τα μητρώα φέρουν δευτερεύουσες πληροφορίες, η πηγή των οποίων ήταν έγγραφα. Τα λογιστικά μητρώα αναφέρονται σε φορείς οργανωμένων πληροφοριών στους οποίους συστηματοποιούνται τα χαρακτηριστικά και οι δείκτες των επιχειρηματικών συναλλαγών. Τα λογιστικά μητρώα ποικίλλουν ανάλογαεμφάνιση

, μέθοδος λογιστικής και περιεχόμενο. Μετα λογιστικά μητρώα χωρίζονται σε βιβλία, κάρτες και ελεύθερα φύλλα. Τα πρώτα λογιστικά μητρώα μπορούν να ονομαστούν βιβλία αχυρώνα, τα οποία τηρούσαν οι έμποροι για να λογιστικοποιήσουν τα αγαθά τους. Με την αύξηση του αριθμού των επιχειρηματικών συναλλαγών, άρχισαν να χρησιμοποιούνται βιβλία άλλων μορφών: για την καταγραφή εισπράξεων και εξόδων υλικών, μετρητών κ.λπ. αντί για βιβλία άρχισαν να χρησιμοποιούνται φύλλα.

, μέθοδος λογιστικής και περιεχόμενο. Οι κάρτες προορίζονται, κατά κανόνα, για την οργάνωση της λογιστικής διαφόρων αντικειμένων αναλυτικής λογιστικής, για παράδειγμα, κάρτες απογραφής για τη λογιστική των παγίων περιουσιακών στοιχείων, κάρτες για τη λογιστική για υλικά σε μια αποθήκη. Τα δωρεάν φύλλα είναι λογιστικά μητρώα μεγάλου σχήματος και περιέχουν περισσότερες πληροφορίες σε σύγκριση με κάρτες. Τα δωρεάν φύλλα περιλαμβάνουν δηλώσεις, ημερολόγια παραγγελιών κ.λπ.τρόπο διεξαγωγής

Τα λογιστικά μητρώα χωρίζονται σε χρονολογικά, συστηματικά και συνδυαστικά.

Στα χρονολογικά μητρώα, οι πράξεις καταγράφονται με τη σειρά ολοκλήρωσής τους. Στα συστηματικά μητρώα, οι συναλλαγές ομαδοποιούνται επιπλέον κατά οικονομικό περιεχόμενο, για παράδειγμα, βιβλίο μετρητών, λογιστικές κάρτες υλικού κ.λπ.

Λογιστικά έγγραφαΤο ερώτημα ποιο είναι το αποτέλεσμα της εργασίας ενός λογιστή μπορεί να απαντηθεί με μία λέξη - αναφορά. Τα έγγραφα αναφοράς καταρτίζονται στο τέλος κάθε τριμήνου σύμφωνα με τα λογιστικά μητρώα.

Αναφορά

- αυτό είναι ένα σύνολο μορφών και δεικτών, καθώς και επεξηγηματικών υλικών για αυτά, που αντικατοπτρίζουν τα αποτελέσματα των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης. Σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο «Σχετικά με τη Λογιστική» της 21ης ​​Νοεμβρίου 1996 Νο. 129-FZ, η επιχείρηση παρέχει τριμηνιαίες και ετήσιες οικονομικές καταστάσεις σε ορισμένο αριθμό τυποποιημένων εντύπων. Τα καθορισμένα έντυπα των οικονομικών καταστάσεων υποβάλλονται στην εφορία εντός μηνός από τη λήξη του τριμήνου και τρεις μήνες μετά τη λήξη του έτους. Πρόσθετες πληροφορίες υποβάλλονται στη στατιστική υπηρεσία.Οι ενδιάμεσες τριμηνιαίες οικονομικές καταστάσεις περιέχουν ισολογισμό (Έντυπο αρ. 1) και κατάσταση κερδών και ζημιών (Έντυπο αρ. 2).

• Ετήσια αναφορά
• , επιπλέον, θα πρέπει να περιλαμβάνει:
• κατάσταση μεταβολών κεφαλαίου (έντυπο αριθ. 3).
• κατάσταση ταμειακών ροών (έντυπο αρ. 4).Προσάρτημα του ισολογισμού (έντυπο αριθ. 5).

επεξηγηματικό σημείωμα

• αξιοπιστία - η αναφορά πρέπει να αντικατοπτρίζει πραγματικές επιχειρηματικές συναλλαγές που μπορούν εύκολα να επαληθευτούν.
• πληρότητα - η αναφορά πρέπει να περιέχει όλα τα απαραίτητα δεδομένα για τα ενδιαφερόμενα μέρη και να περιλαμβάνει σχετικά σχόλια·
• ουδετερότητα - η αναφορά δεν πρέπει να αντικατοπτρίζει τα συμφέροντα κανενός προσώπου·
• συνέχεια - η σειρά εφαρμογής των εντύπων αναφοράς και το περιεχόμενό τους από τη μια περίοδο αναφοράς στην άλλη.

Ροή εγγράφων

Κάτω από ροή εγγράφωνστη λογιστική, κατανοούν τη σειρά και τη διαδρομή των εγγράφων που διέρχονται από όλες τις αρχές από τη στιγμή που καταρτίζονται μέχρι την κατάθεσή τους στο αρχείο.

Η κίνηση των πρωτογενών εγγράφων στη λογιστική ρυθμίζεται από ένα πρόγραμμα ροής εγγράφων, το οποίο καταρτίζεται από λογιστή και εγκρίνεται από τον επικεφαλής της επιχείρησης. Το πρόγραμμα ροής εγγράφων καθορίζει τον σκοπό των πρωτογενών εγγράφων, τη διαδικασία εκτέλεσής τους και τις προθεσμίες υποβολής στο αρχείο. Το πρόγραμμα ροής εγγράφων μπορεί να καταρτιστεί με τη μορφή διαγράμματος, χρονοδιαγράμματος ή λίστας έργων, υποδεικνύοντας τους ερμηνευτές και το χρονοδιάγραμμα της κίνησης των εγγράφων. Κάθε ανάδοχος λαμβάνει ένα απόσπασμα από το χρονοδιάγραμμα ροής εγγράφων, το οποίο παραθέτει τα έγγραφα που σχετίζονται με το εύρος των δραστηριοτήτων του και τις προθεσμίες για την υποβολή αυτών των εγγράφων.

Ο επικεφαλής λογιστής παρακολουθεί την εφαρμογή του χρονοδιαγράμματος ροής εγγράφων.

Όλα τα πρωτογενή έγγραφα, τα λογιστικά μητρώα, οι λογιστικές εκθέσεις και οι ισολογισμοί υπόκεινται σε μεταφορά στο αρχείο. Πριν μεταφερθούν τα έγγραφα στο αρχείο, αποθηκεύονται στο λογιστήριο σε ειδικά ντουλάπια ή χρηματοκιβώτια.

Έχουν θεσπιστεί ορισμένοι κανόνες και περίοδοι αποθήκευσης εγγράφων στο αρχείο. Για παράδειγμα, τα πρωτογενή και λογιστικά έγγραφα αποθηκεύονται για 5 χρόνια, η τεκμηρίωση απογραφής, οι εκθέσεις ελέγχου - 3 έτη, οι λογιστικές εκθέσεις και τα υπόλοιπα, τα τριμηνιαία υπόλοιπα - 3 έτη, τα ετήσια υπόλοιπα - 10 έτη, οι προσωπικοί λογαριασμοί εργαζομένων και εργαζομένων - 75 έτη κ.λπ. .

Διόρθωση λογιστικών λαθών

Τα λογιστικά έγγραφα πρέπει να συμπληρώνονται σωστά και καθαρά, χωρίς κηλίδες ή διορθώσεις. Αλλά μερικές φορές συμβαίνουν σφάλματα κατά την τήρηση αρχείων.

Τα σφάλματα μπορεί να είναι τοπικά, όταν οι πληροφορίες παραμορφώνονται σε ένα έγγραφο, για παράδειγμα, η ημερομηνία είναι γραμμένη λανθασμένα ή τα σφάλματα διαμετακόμισης - εάν το σφάλμα περάσει αυτόματα από πολλά λογιστικά μητρώα, για παράδειγμα, εάν το ποσό μιας συναλλαγής αναφέρεται λανθασμένα. Σε έγγραφα που τεκμηριώνουν νομισματικές συναλλαγές, δεν επιτρέπονται καθόλου διορθώσεις.

Οι πιο συνηθισμένες μέθοδοι διόρθωσης σφαλμάτων είναι:

• Επιμέλεια;
• "κόκκινη αναστροφή"?
• πρόσθετη είσοδο.

Στο ΕπιμέλειαΣε αυτή τη μέθοδο, το λανθασμένο κείμενο ή το λανθασμένο ποσό διαγράφεται με μια λεπτή γραμμή, έτσι ώστε η διορθωμένη καταχώρηση να είναι ορατή και το σωστό κείμενο γράφεται από πάνω.

Αυτός ο τύπος διόρθωσης υποδεικνύεται στα περιθώρια που υποδεικνύουν την υπογραφή του ατόμου που έκανε τη διόρθωση. Μέθοδος«κόκκινη ανατροπή»

ισχύει όταν οι υπολογισμοί δείχνουν ένα ποσό μεγαλύτερο από αυτό που θα έπρεπε. Σε αυτήν την περίπτωση, μια πρόσθετη καταχώριση για να διευκρινιστεί το ποσό που διορθώνεται συντάσσεται με κόκκινο μελάνι (στυλό) ή κυκλώνεται σε πλαίσιο. Η κόκκινη καταχώριση αντιστροφής θεωρείται αρνητική τιμή, επομένως αυτό το ποσό αφαιρείται κατά τον υπολογισμό των συνόλων.

Για παράδειγμα, στη χρέωση του λογαριασμού 20 και στην πίστωση του λογαριασμού 70 αντί για το ποσό των 528 ρούβλια. το αναγραφόμενο ποσό είναι 582 ρούβλια. Κατά τη διόρθωση ενός λάθους χρησιμοποιώντας τη μέθοδο "κόκκινη αντιστροφή", το επιπλέον ποσό (54 ρούβλια) εισάγεται στα τιμολόγια με κόκκινο χρώμα ή κυκλώνεται σε ένα πλαίσιο. Το ποσό αυτό θα αφαιρεθεί στους τελικούς υπολογισμούς.

Λογαριασμός 20 «Κύρια παραγωγή» Οι δραστηριότητες κάθε επιχείρησης συνδέονται στενά με τη συντήρηση και την επεξεργασία της πρωτογενούς τεκμηρίωσης. Είναι απαραίτητο για αναφορά, υπολογισμόπληρωμές φόρων , αποδοχήαποφάσεις διαχείρισης

. Στο άρθρο θα δούμε τι είναι -πρωτογενής τεκμηρίωση στη λογιστική- και πώς γίνεται η επεξεργασία της.

ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣΠρωτογενής τεκμηρίωση στη λογιστική - τι είναι; ? Ονομάζεται απόδειξη του γεγονότος μιας επιτροπής που αντικατοπτρίζεται σε χαρτί. Επί του παρόντος, συγκεντρώνονται πολλά έγγραφααυτοματοποιημένο σύστημα "1C".Επεξεργασία πρωτογενούς τεκμηρίωσης

περιλαμβάνει την εγγραφή και την καταγραφή πληροφοριών σχετικά με τις ολοκληρωμένες επιχειρηματικές συναλλαγές.

Η πρωτογενής λογιστική είναι το αρχικό στάδιο της καταγραφής γεγονότων που συμβαίνουν σε μια επιχείρηση. Οι επιχειρηματικές συναλλαγές είναι ενέργειες που περιλαμβάνουν αλλαγές στην κατάσταση των περιουσιακών στοιχείων ή του κεφαλαίου του οργανισμού.

Επεξεργασία πρωτογενούς τεκμηρίωσης στη λογιστική: παράδειγμα διαγράμματος

• Κατά κανόνα, στις επιχειρήσεις η έννοια της «εργασίας με τεκμηρίωση» σημαίνει:
• Λήψη πρωτογενών δεδομένων.
• Προεπεξεργασία πληροφοριών.
• Έγκριση από τη διοίκηση ή ειδικούς εξουσιοδοτημένους με εντολή του διευθυντή.
• Αλλεπάλληλος.

Εκτέλεση των απαραίτητων ενεργειών για τη διενέργεια επιχειρηματικής συναλλαγής.

Ταξινόμηση Υπάρχει εφάπαξ και σωρευτικόπρωτογενή έγγραφα. Θεραπεία

Η εφάπαξ τεκμηρίωση προορίζεται για την επιβεβαίωση ενός συμβάντος μία φορά. Κατά συνέπεια, η διαδικασία επεξεργασίας του είναι σημαντικά απλοποιημένη. Η αθροιστική τεκμηρίωση χρησιμοποιείται για ορισμένο χρονικό διάστημα. Κατά κανόνα, αντικατοπτρίζει μια λειτουργία που εκτελείται πολλές φορές. Σε αυτή την περίπτωση, όταν επεξεργασία πρωτογενούς τεκμηρίωσηςπληροφορίες από αυτό μεταφέρονται σε ειδικά μητρώα.

Απαιτήσεις για τη διατήρηση εγγράφων

Η κύρια τεκμηρίωση συντάσσεται κατά τη διάρκεια της συναλλαγής ή αμέσως μετά την ολοκλήρωσή της.

Οι πληροφορίες αντικατοπτρίζονται σε ειδικά ενοποιημένα έντυπα. Εάν δεν υπάρχουν εγκεκριμένα έντυπα, η επιχείρηση μπορεί να τα αναπτύξει ανεξάρτητα.

Στάδια επεξεργασίας πρωτογενών λογιστικών εγγράφων

Κάθε επιχείρηση έχει έναν υπάλληλο στο προσωπικό που είναι υπεύθυνος για την εργασία με τις πρωτογενείς πληροφορίες. Αυτός ο ειδικός πρέπει να γνωρίζει τους κανόνες, να συμμορφώνεται αυστηρά με τις νομικές απαιτήσεις και τη σειρά των ενεργειών.

Σε στάδια επεξεργασία πρωτογενούς τεκμηρίωσηςείναι:

• Φορολογία. Αντιπροσωπεύει μια αξιολόγηση της συναλλαγής που αντικατοπτρίζεται σε χαρτί, μια ένδειξη των ποσών που σχετίζονται με την υλοποίησή της.
• Ομαδοποίηση. Σε αυτό το στάδιο, τα έγγραφα διανέμονται ανάλογα με τα κοινά χαρακτηριστικά.
• Ανάθεση λογαριασμού. Περιλαμβάνει τον προσδιορισμό χρέωσης και πίστωσης.
• κατάσβεση. Για να αποφευχθεί η εκ νέου πληρωμή σε πρωτογενή λογιστικά έγγραφαΤο p σημειώνει "πληρωμένο".

Λάθη στα έγγραφα

Μπορούν να εμφανιστούν για διάφορους λόγους. Βασικά, η εμφάνισή τους προκαλείται από την απρόσεκτη στάση του εργαζομένου απέναντι στην εργασία που εκτελεί, τον αναλφαβητισμό του ειδικού και τη δυσλειτουργία του εξοπλισμού.

Η διόρθωση εγγράφων αποθαρρύνεται ιδιαίτερα. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις είναι αδύνατο να γίνει χωρίς διόρθωση σφαλμάτων. Εκανε ένα λάθος λογιστής στην πρωτογενή τεκμηρίωσηπρέπει να το διορθώσετε ως εξής:

• Διαγράψτε τη λανθασμένη καταχώρηση με μια λεπτή γραμμή, ώστε να είναι ευδιάκριτη.
• Γράψτε τις σωστές πληροφορίες πάνω από τη διαγραμμένη γραμμή.
• Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου "Διορθώθηκε για να πιστέψει".
• Καθορίστε την ημερομηνία προσαρμογής.
• Βάλτε μια υπογραφή.

Η χρήση διορθωτικών παραγόντων δεν επιτρέπεται.

Εργασία με εισερχόμενα έγγραφα

Η διαδικασία επεξεργασίας των εισερχόμενων εγγράφων περιλαμβάνει:

• Προσδιορισμός του τύπου εγγράφου. Τα λογιστικά έγγραφα περιέχουν πάντα πληροφορίες για ολοκληρωμένες επιχειρηματικές συναλλαγές. Για παράδειγμα, αυτά περιλαμβάνουν ένα τιμολόγιο, μια παραγγελία για λήψη κεφαλαίων κ.λπ.
• Έλεγχος των στοιχείων του παραλήπτη. Το έγγραφο πρέπει να απευθύνεται σε συγκεκριμένη επιχείρηση ή υπάλληλο της. Στην πράξη, συμβαίνει ότι έγγραφα για την αγορά υλικών εκδίδονται ειδικά στην εταιρεία, αν και δεν έχει συναφθεί συμφωνία με τον προμηθευτή.
• Έλεγχος υπογραφών και αποτυπωμάτων σφραγίδων. Τα πρόσωπα που υπογράφουν το έγγραφο πρέπει να έχουν την εξουσία να το πράξουν. Εάν η θεώρηση πρωτογενών εγγράφων δεν εμπίπτει στην αρμοδιότητα του υπαλλήλου, τότε αυτά θεωρούνται άκυρα. Όσον αφορά τα γραμματόσημα, στην πράξη, συχνά συμβαίνουν σφάλματα σε εκείνες τις επιχειρήσεις που έχουν πολλά γραμματόσημα. Οι πληροφορίες στην εκτύπωση πρέπει να αντιστοιχούν στον τύπο του εγγράφου στο οποίο εμφανίζεται.
• Έλεγχος της κατάστασης των εγγράφων. Εάν εντοπιστεί ζημιά στα χαρτιά ή λείπουν φύλλα, είναι απαραίτητο να συνταχθεί έκθεση, αντίγραφο της οποίας αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο.
• Έλεγχος της εγκυρότητας του συμβάντος που αντικατοπτρίζεται στο έγγραφο. Οι υπάλληλοι της επιχείρησης πρέπει να επιβεβαιώσουν πληροφορίες σχετικά με το γεγονός της συναλλαγής. Τα έγγραφα αποδοχής τιμαλφών επικυρώνονται από τον υπεύθυνο της αποθήκης και οι όροι της σύμβασης επιβεβαιώνονται από τον έμπορο. Στην πράξη, υπάρχουν περιπτώσεις όπου ένας προμηθευτής λαμβάνει ένα τιμολόγιο για αγαθά που δεν έλαβε η εταιρεία.
• Καθορισμός της περιόδου στην οποία αναφέρεται το έγγραφο. Κατά την επεξεργασία των πρωτογενών εγγράφων, είναι σημαντικό να μην λαμβάνονται υπόψη οι ίδιες πληροφορίες δύο φορές.
• Ορισμός λογιστικής ενότητας. Κατά τη λήψη της πρωτογενούς τεκμηρίωσης, είναι απαραίτητο να καθοριστεί για ποιους σκοπούς θα χρησιμοποιηθούν οι παρεχόμενες τιμές. Μπορούν να λειτουργήσουν ως πάγια στοιχεία, υλικά, άυλα περιουσιακά στοιχεία, αγαθά.
• Καθορισμός του μητρώου στο οποίο θα βρίσκεται
• Καταχώρηση χαρτιού. Διενεργείται μετά από όλους τους ελέγχους.

Εργασία με εξερχόμενα έγγραφα

Η διαδικασία επεξεργασίας αυτού του τύπου τεκμηρίωσης είναι κάπως διαφορετική από την παραπάνω.

Πρώτα απ 'όλα, ένας εξουσιοδοτημένος υπάλληλος της επιχείρησης δημιουργεί μια πρόχειρη έκδοση του εξερχόμενου εγγράφου. Με βάση αυτό, αναπτύσσεται ένα προσχέδιο εγγράφου. Αποστέλλεται στον διαχειριστή για έγκριση. Ωστόσο, άλλος υπάλληλος που έχει την κατάλληλη εξουσία μπορεί να εγκρίνει το σχέδιο εγγράφου.

Μετά την πιστοποίηση, το έργο καταρτίζεται σύμφωνα με τους καθορισμένους κανόνες και αποστέλλεται στον αποδέκτη.

Σχεδιασμός ροής εγγράφων

Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο για τη διασφάλιση της έγκαιρης παραλαβής, αποστολής και επεξεργασίας των εγγράφων. Για τη σωστή οργάνωση της ροής εγγράφων, η επιχείρηση αναπτύσσει ειδικά χρονοδιαγράμματα. Υποδεικνύουν:

• Τόπος και προθεσμία για την επεξεργασία των πρωτογενών εγγράφων.
• Πλήρες όνομα και θέση του προσώπου που συνέταξε και υπέβαλε τα έγγραφα.
• Λογιστικά αρχεία που γίνονται βάσει εγγράφων.
• Χρόνος και τόπος αποθήκευσης των εγγράφων.

Λογιστικά μητρώα

Είναι απαραίτητα για την καταχώριση της πρωτογενούς τεκμηρίωσης. Ταυτόχρονα τοποθετείται λογιστικό σήμα στα χαρτιά. Είναι απαραίτητο να αποτραπεί η επανειλημμένη καταχώριση εγγράφων.

Τα κύρια έγγραφα μπορούν να αποθηκευτούν σε ηλεκτρονικά μητρώα. Ωστόσο, κατόπιν αιτήματος κρατικών υπηρεσιών ή αντισυμβαλλομένων, η εταιρεία πρέπει να παρέχει αντίγραφα σε χαρτί.

Χαρακτηριστικά της ανάκτησης εγγράφων

Επί του παρόντος, οι κανονισμοί δεν περιλαμβάνουν σαφή διαδικασία για την αποκατάσταση των χαρτιών. Στην πράξη, αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τις ακόλουθες δραστηριότητες:

• Διορισμός επιτροπής για τη διερεύνηση των λόγων απώλειας ή καταστροφής εγγράφων. Εάν είναι απαραίτητο, ο επικεφαλής της επιχείρησης μπορεί να εμπλέξει τις υπηρεσίες επιβολής του νόμου στη διαδικασία.
• Επικοινωνία με τραπεζικό οργανισμό ή αντισυμβαλλομένους για αντίγραφα πρωτογενών εγγράφων.
• Διόρθωση δήλωσης φόρου εισοδήματος. Η ανάγκη υποβολής επικαιροποιημένης έκθεσης οφείλεται στο γεγονός ότι τα μη τεκμηριωμένα έξοδα δεν αναγνωρίζονται ως έξοδα για φορολογικούς σκοπούς.

Σε περίπτωση απώλειας πρωτογενούς τεκμηρίωσης, η Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία θα υπολογίσει τα ποσά των φορολογικών εκπτώσεων με βάση τα διαθέσιμα έγγραφα. Σε αυτή την περίπτωση, υπάρχει δυνατότητα χρήσης Φορολογική αρχήκυρώσεις με τη μορφή προστίμου.

Συνήθη λάθη στη διαδικασία προετοιμασίας των πρωτογενών εργασιών

Κατά κανόνα, τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη διατήρηση της τεκμηρίωσης διαπράττουν τις ακόλουθες παραβιάσεις:

• Συμπληρώστε φόρμες που δεν είναι ενοποιημένες ή εγκεκριμένες από τον επικεφαλής της επιχείρησης.
• Δεν υποδεικνύουν λεπτομέρειες ούτε τις εμφανίζουν με σφάλματα.
• Δεν προσυπογράφουν έγγραφα με την υπογραφή τους ούτε επιτρέπουν σε υπαλλήλους που δεν έχουν την εξουσία να υπογράφουν έγγραφα.

Η τεκμηρίωση που επιβεβαιώνει τα γεγονότα των επιχειρηματικών συναλλαγών είναι εξαιρετικά σημαντική για την επιχείρηση. Ο σχεδιασμός του πρέπει να προσεγγιστεί πολύ προσεκτικά. Οποιοδήποτε λάθος μπορεί να οδηγήσει σε αρνητικές συνέπειες.

Η επιχείρηση πραγματοποιεί δεκάδες εργασίες καθημερινά. Οι λογιστές στέλνουν χρήματα σε αντισυμβαλλόμενους, ταμεία και ιδρυτές, υπολογίζουν μισθούς, λαμβάνουν υπολογιστές και έπιπλα, χρεώνουν πρόστιμα, υπολογίζουν αποσβέσεις κ.λπ. Για κάθε τέτοια πράξη, είναι απαραίτητο να συνταχθεί ένα πρωτεύον έγγραφο (Ρήτρα 1, άρθρο 9 του ομοσπονδιακού νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική», εφεξής Νόμος αριθ. 402-FZ).

Το κύριο έγγραφο δημιουργείται τη στιγμή της συναλλαγής ή κατά την ολοκλήρωσή της ως επιβεβαίωση του γεγονότος της συναλλαγής (ρήτρα 3 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ). Με βάση τα πρωτογενή δεδομένα, οι λογιστές κάνουν εγγραφές.

Ένα τιμολόγιο, μια πράξη για την παροχή υπηρεσιών για τη δημιουργία ιστοσελίδας, ένα λογιστικό πιστοποιητικό - όλα αυτά είναι πρωταρχικά έγγραφα που χρησιμοποιούν οι λογιστές στην καθημερινή τους εργασία. Υπάρχουν πολλά είδη πρωτογενών προϊόντων και η ποικιλομορφία τους εξαρτάται από τα χαρακτηριστικά των δραστηριοτήτων της εταιρείας. Για παράδειγμα, σε μια εταιρεία μεταφορών, ένας από τους κύριους τύπους πρωτογενούς τεκμηρίωσης θα είναι μια φορτωτική και σε μια βιβλιοθήκη - μια πράξη διαγραφής λογοτεχνίας.

Έγγραφα πηγήςυποτίθεται ότι αποθηκεύεται στην επιχείρηση για τουλάχιστον πέντε χρόνια και η περίοδος αρχίζει να υπολογίζεται μετά το έτος αναφοράς (ρήτρα 1 του άρθρου 29 του νόμου αριθ. 402-FZ). Δηλαδή, ένα έγγραφο με ημερομηνία 07/03/2016 πρέπει να αποθηκευτεί τουλάχιστον μέχρι το 2021 συμπεριλαμβανομένου. Ξεχωριστές περίοδοι αποθήκευσης για τα πρωτογενή υλικά καθορίζονται από τον Κατάλογο που εγκρίθηκε με Διάταγμα του Υπουργείου Πολιτισμού της 25ης Αυγούστου 2010 Αρ. 558. Για τη διατήρηση των λογιστικών εγγράφων, οι επιχειρήσεις δημιουργούν συχνά ειδικά αρχεία.

Το κύριο έγγραφο μπορεί να είναι έντυπο ή ηλεκτρονικό. Στην πράξη όλο και περισσότερα περισσότερες εταιρείεςχρήση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (EDF). Ειδικότερα, οι εταιρείες ανταλλάσσουν συμβόλαια, τιμολόγια πληρωμής, πράξεις, δελτία αποστολής και τιμολόγια.

Το EDI απλοποιεί σημαντικά τη διαδικασία επεξεργασίας πρωτογενών εγγράφων από τη στιγμή της δημιουργίας τους έως τη στιγμή της καταγραφής τους και επιταχύνει την εργασία μεταξύ των αντισυμβαλλομένων. Μεγάλο πλεονέκτημα - ηλεκτρονικά έγγραφαδεν χρειάζεται να το εκτυπώσετε εάν αυτό δεν έρχεται σε αντίθεση με το νόμο ή τους όρους της σύμβασης (άρθρο 6, άρθρο 9 του νόμου αριθ. 402).

Το ηλεκτρονικό έγγραφο είναι πιστοποιημένο με ειδική ηλεκτρονική υπογραφή. Εάν τα μέρη λάβουν την κατάλληλη απόφαση, το κύριο έγγραφο μπορεί να υπογραφεί με απλή ή χωρίς επιφύλαξη υπογραφή (επιστολή του Τμήματος Φορολογικής και Τελωνειακής Πολιτικής του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 12 Σεπτεμβρίου 2016 Αρ. 03-03-06/ 2/53176).

Η απουσία πρωτογενών εγγράφων σε μια εταιρεία μπορεί να επιφέρει σοβαρό πρόστιμο από 10.000 έως 30.000 ρούβλια (άρθρο 120 του φορολογικού κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας). Οι εφορίες θα εκδώσουν και πρόστιμο για λάθη στην εγγραφή. Επιπλέον, στα πρόσωπα που είναι υπεύθυνα για την επεξεργασία εγγράφων μπορεί να επιβληθεί πρόστιμο σύμφωνα με το άρθρο 15.11 του Κώδικα Διοικητικών Αδικημάτων της Ρωσικής Ομοσπονδίας ύψους 2.000 έως 3.000 ρούβλια. Υπάρχει και άλλος κίνδυνος: αν κατά τον έλεγχο οι εφορίες δεν βρουν το απαιτούμενο έγγραφο, μπορούν να αφαιρέσουν μέρος των δαπανών από τη φορολογική βάση, επομένως, η εταιρεία θα πρέπει να πληρώσει επιπλέον φόρο εισοδήματος.

Υποχρεωτικά στοιχεία του πρωτογενούς εγγράφου

Μόνο το κύριο έγγραφο με όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες έχει νομική ισχύ (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του νόμου αριθ. 402-FZ):

1. τίτλος (για παράδειγμα, "Πράξη παρεχόμενων υπηρεσιών", " Σειρά ΠΛΗΡΩΜΗΣ", "Λογιστικές πληροφορίες");
2. Ημερομηνία προετοιμασίας;
3. όνομα του συντάκτη του εγγράφου (για παράδειγμα, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.)·
4. περιεχόμενο του εγγράφου ή της επιχειρηματικής συναλλαγής (για παράδειγμα, «Υπηρεσίες πρόσβασης στο Διαδίκτυο», «Υλικά που μεταφέρονται για επεξεργασία», «Πληρωμή τιμολογίου για είδη γραφείου», «Τόκοι δεδουλευμένων βάσει της δανειακής σύμβασης»).
5. φυσικοί και νομισματικοί δείκτες (κομμάτια, μέτρα, ρούβλια κ.λπ.).
6. υπεύθυνες θέσεις (για παράδειγμα, "Λογιστής", "Αποθηκευτής", "Διευθυντής Ανθρώπινου Δυναμικού", "Προϊστάμενος Τμήματος Πωλήσεων" κ.λπ.)
7. προσωπικές υπογραφές των μερών.

Ένα σωστά εκτελεσμένο έγγραφο θα βοηθήσει εάν είναι απαραίτητο σε νομικές διαδικασίες, για παράδειγμα, όταν ο αγοραστής δεν πληρώσει το χρέος ή προσπαθεί να ακυρώσει τη συναλλαγή. Αλλά ένα έγγραφο με λάθη ή εικονικές υπογραφές μπορεί να παίξει ένα σκληρό αστείο - επομένως δεν πρέπει ποτέ να υπογράψετε για τον προμηθευτή εάν ξαφνικά ξεχάσει να υπογράψει. Αποθηκεύστε προσεκτικά όλα τα κύρια έγγραφα και ελέγχετε πάντα προσεκτικά όλες τις λεπτομέρειες στα εισερχόμενα έγγραφα.

Στην πράξη, εξακολουθεί να είναι δυνατό να συναντήσετε παράπονα πελατών σχετικά με την έλλειψη σφραγίδας. Να σας υπενθυμίσουμε ότι από τις 04/07/2015, η σφραγίδα έχει ακυρωθεί για τους περισσότερους οργανισμούς και μπορεί να χρησιμοποιηθεί κατά βούληση (Ομοσπονδιακός Νόμος 04/06/2015 Αρ. 82-FZ). Πληροφορίες σχετικά με τη σφραγίδα του οργανισμού πρέπει να προσδιορίζονται στο καταστατικό. Εάν ο αντισυμβαλλόμενος επιμένει να βάλει σφραγίδα και δεν έχετε νόμιμα, μπορείτε να ενημερώσετε εγγράφως τον αντισυμβαλλόμενο για την απουσία του και να παράσχετε απόσπασμα από τη λογιστική πολιτική.

Μορφές πρωτογενών εγγράφων

Στην εργασία σας μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τυποποιημένα και δικές τους μορφέςπρωτογενή έγγραφα (ρήτρα 4 του άρθρου 9 του Ομοσπονδιακού Νόμου της 6ης Δεκεμβρίου 2011 Αρ. 402-FZ «Σχετικά με τη Λογιστική»). Σε αυτή την περίπτωση, ένα αυτοσχέδιο πρωτογενές έγγραφο πρέπει να έχει όλες τις απαιτούμενες λεπτομέρειες. Πολλές εταιρείες αναγκάζονται να αναπτύξουν τη δική τους εκδοχή του νόμου διαγραφής υλικών, καθώς δεν υπάρχει ενοποιημένη μορφή του εγγράφου.

Επιτρέπεται η χρήση συνδυασμένης μορφής του κύριου εγγράφου, όταν λαμβάνεται ως βάση η ενοποιημένη μορφή και συμπληρώνεται με τις απαραίτητες στήλες ή γραμμές. Σε αυτή την περίπτωση, πρέπει να διατηρηθούν όλες οι υποχρεωτικές λεπτομέρειες (Ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 24ης Μαρτίου 1999, αρ. 20).

Η επιλογή της εταιρείας σχετικά με τις μορφές πρωτογενούς λογιστικής που χρησιμοποιούνται πρέπει να προσδιορίζεται στις λογιστικές πολιτικές της.

Κατά τη διαδικασία της δραστηριότητας, μπορεί να προκύψει η ανάγκη για νέα πρωτογενή έγγραφα, τότε μπορούν να αναπτυχθούν και να εγκριθούν από τη λογιστική πολιτική.

Σημείωση! Εφόσον ο αντισυμβαλλόμενός σας μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει ένα πρωτεύον έγγραφο που έχει αναπτυχθεί ανεξάρτητα, η λογιστική σας πολιτική πρέπει να υποδεικνύει ότι αποδέχεστε επίσης αυτά τα έγγραφα για λογιστική.

Για τα περισσότερα έγγραφα, έχετε το δικαίωμα να μην χρησιμοποιείτε ενοποιημένα έντυπα, αλλά οι συναλλαγές σε μετρητά θα πρέπει να εκτελούνται μόνο σύμφωνα με εγκεκριμένα έντυπα εγγράφων (πληροφορίες του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. PZ-10/2012).

Τύποι πρωτογενών εγγράφων

Οι ειδικοί μπορούν να βρουν τις κύριες μορφές πρωτογενών εγγράφων σε άλμπουμ ενιαίων εντύπων που έχουν εγκριθεί από τα ψηφίσματα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Εδώ είναι τα πιο συνηθισμένα.

Έγγραφα λογιστικής εμπορικών συναλλαγών

• TORG-12;
• Ετικέτα προϊόντος;
• Καθολικό έγγραφο μεταφοράς.

Έγγραφα λογιστικής παγίων

• OS-1 «Νόμος για την αποδοχή και τη μεταβίβαση παγίων περιουσιακών στοιχείων (εκτός από κτίρια, κατασκευές)».
• OS-4 «Πράξη για τη διαγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων».
• OS-6 «Κάρτα απογραφής για την καταγραφή παγίων».

Πρωτοβάθμια ταμειακή μηχανή

Οι συναλλαγές με μετρητά διεκπεραιώνονται αποκλειστικά σύμφωνα με τη Διαδικασία συναλλαγές σε μετρητά(Οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας της Ρωσικής Ομοσπονδίας με ημερομηνία 11 Μαρτίου 2014 No. 3210-U). Δεν μπορείτε, για παράδειγμα, να σχεδιάσετε ένα "αναλώσιμο" σε ελεύθερη μορφή ή να αναπτύξετε τη δική σας έκδοση.

Τα έντυπα των πρωτογενών εγγράφων μετρητών έχουν εγκριθεί με το ψήφισμα της Κρατικής Στατιστικής Επιτροπής της Ρωσικής Ομοσπονδίας, της 18ης Αυγούστου 1998, αρ. 88:

• KO-1 "Εντολή παραλαβής μετρητών"
• KO-2 "Εντολή δαπανών μετρητών";
• KO-3 «Ημερολόγιο καταχώρισης εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων μετρητών».
• KO-4" Βιβλίο μετρητών»;
• KO-5 "Βιβλίο λογιστικής κεφαλαίων που γίνονται δεκτά και εκδίδονται από το ταμείο."

Τα έγγραφα μετρητών πρέπει να ελέγχονται πολύ σχολαστικά, επειδή τέτοια πρωτογενή έγγραφα σχετίζονται άμεσα με την κίνηση των μετρητών και προσελκύουν πάντα την προσοχή των αρχών ελέγχου. Για παράδειγμα, οι φορολογικές αρχές θα δώσουν σίγουρα προσοχή στην PKO, στην οποία το ποσό υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Και όλα αυτά επειδή δεν μπορείτε να πληρώσετε σε μετρητά με έναν αντισυμβαλλόμενο σε ποσό που υπερβαίνει τα 100.000 ρούβλια. Η απουσία υπογραφών σε έγγραφα μετρητών θα είναι επίσης λόγος για διαδικασίες με την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία.

Ας συνοψίσουμε. Έτσι, τα πρωτογενή έγγραφα αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της λογιστικής και φορολογική λογιστική. Οι συναλλαγές δεν μπορούν να πραγματοποιηθούν χωρίς δικαιολογητικά. Συχνά οι λογιστές δημιουργούν λογιστικές εγγραφές με βάση ένα αντίγραφο ή σάρωση του κύριου εγγράφου. Είναι πολύ σημαντικό να αντικαταστήσετε τα αντίγραφα με πρωτότυπα έγγραφα εγκαίρως, διαφορετικά οι ρυθμιστικές αρχές μπορεί να θεωρήσουν τη λειτουργία ή τη συναλλαγή εικονική. Μόνο τα έγγραφα που συντάσσονται σύμφωνα με το νόμο αποτελούν εγγύηση για την ασφάλεια και την αξιοπιστία της λογιστικής στην εταιρεία.