Πώς να τελειώσετε σωστά ένα γράμμα στα αγγλικά. Πώς να γράψετε ένα γράμμα σε έναν φίλο στα αγγλικά: ένα δείγμα έτοιμης επιστολής. Πώς να ξεκινήσετε και να τελειώσετε μια επιστολή στα αγγλικά σε έναν φίλο: πρότυπα, κανόνες γραφής

Αγαπητέ κύριε ή κυρία, => Με εκτίμηση(Βρετανικά Αγγλικά), Πραγματικά δικό σου(Αμερικάνικα αγγλικά).
Επίσημο στυλ, το όνομα του παραλήπτη ΔΕΝ περιλαμβάνεται στο μήνυμα. Οι εκφράσεις θεωρούνται λίγο ξεπερασμένες, αν και βρίσκονται ακόμα.

Οποιοδήποτε αίτημα=> Με εκτίμηση, φιλικούς χαιρετισμούς, Θερμούς χαιρετισμούς, Χαιρετισμούς, Με εκτίμηση.
Λιγότερο επίσημοι τρόποι για να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή. Συχνά χρησιμοποιείται στην ηλεκτρονική επιχειρηματική αλληλογραφία.
Δείτε επίσης

Η επικοινωνία είναι μια από τις βασικές ανάγκες του ανθρώπου, μαζί με τον ύπνο και το φαγητό. U σύγχρονους ανθρώπουςυπάρχουν αρκετά διαθέσιμα και αποτελεσματικούς τρόπουςμιλήστε με φίλους και συγγενείς, συναδέλφους και επιχειρηματικούς συνεργάτες. Αυτά περιλαμβάνουν ζωντανή επικοινωνία, κυψελοειδούς επικοινωνίαςκαι το Διαδίκτυο.

Οι δύο τελευταίες μέθοδοι εμφανίστηκαν σχετικά πρόσφατα. Για πολύ καιρό, ήταν δυνατή η επικοινωνία εξ αποστάσεως μόνο μέσω μηνυμάτων. Γράφτηκαν στο χέρι και στάλθηκαν ταχυδρομικώς. Αυτό έχει επιβιώσει μέχρι σήμερα. Ωστόσο, τα χειρόγραφα έχουν αντικατασταθεί από email.

Ας δώσουμε έναν ορισμό

Η λέξη «γράμμα» έχει πολλές έννοιες.

Πρώτον, είναι ένα σύστημα γραπτών σημείων, που είναι απαραίτητο για την καταγραφή του προφορικού λόγου.

Παράδειγμα: Οι επιστήμονες αποκρυπτογράφησαν ένα αρχαίο γράμμα

Δεύτερον, αυτό εμφάνισηενημερωτικό κείμενο τυπωμένο σε χαρτί.

Παράδειγμα: Οι μαθητές ρώτησαν τον δάσκαλό τους πώς να ολοκληρώσουν ένα γράμμα σύμφωνα με τους κανόνες που είναι αποδεκτοί στη ρωσική γλώσσα.

Τρίτον, χειρόγραφο ή ηλεκτρονικό κείμενο που περιέχει πληροφορίες που προορίζονται για τον παραλήπτη.

Παράδειγμα: Ένα γράμμα από το σπίτι με σημαντικά νέα από τον πατέρα του ελήφθη μια εβδομάδα μετά την αποστολή του.

Και πώς να το ξεκινήσετε; Όλοι οι άνθρωποι θέτουν στον εαυτό τους αυτές τις ερωτήσεις, ανεξάρτητα από το είδος του μηνύματος που γράφουν: ηλεκτρονικό ή χειρόγραφο. Σε αυτό το άρθρο πρέπει να απαντήσουμε στο πρώτο από αυτά.

Είδη γραμμάτων

Πριν μιλήσουμε για το πώς να ολοκληρώσουμε καλύτερα ένα γράμμα, αξίζει να κατανοήσουμε τους τύπους του. Αυτό καθορίζει τον συνολικό τόνο και τις εκφράσεις που χρησιμοποιούνται. Έτσι, τα μηνύματα θα μπορούσαν να είναι:

• επιχείρηση;
• προσωπικός;
• συγχαρητήριος.

Συνηθίζεται να ονομάζουμε αυτό το είδος τεκμηρίωσης που χρησιμεύει ως μέσο ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ διαφορετικών οργανισμών και ιδρυμάτων. Μπορεί επίσης να ονομάζεται «επίσημη αλληλογραφία». Ορισμένοι τύποι επιστολών που εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία απαιτούν απάντηση (για παράδειγμα, αναφορές, προσφυγές, αιτήματα), άλλοι όχι (για παράδειγμα, προειδοποιήσεις, υπενθυμίσεις, δηλώσεις).

Μια επιστολή που συντάσσεται από έναν ιδιώτη και απευθύνεται σε άλλον ονομάζεται προσωπική.

Οι επιστολές που προορίζονται να συγχαρούν ένα ανεπίσημο πρόσωπο, οργανισμό ή ίδρυμα για κάποιο χαρούμενο γεγονός ή επίτευγμα συνήθως ονομάζονται συγχαρητήρια.

Παρακάτω θα καταλάβουμε πώς να ολοκληρώσετε σωστά ένα γράμμα, ανάλογα με τον τύπο και τον σκοπό του.

Γενική δομή

Ανεξάρτητα από τον τύπο, όλα τα γράμματα έχουν περίπου την ίδια δομή. Αξίζει να σημειωθεί ότι τα δύο πρώτα σημεία είναι τυπικά μόνο για την επίσημη αλληλογραφία.

1. Διεύθυνση αποστολέα.
2. Ημερομηνία.
3. Χαιρετίσματα.
4. Κείμενο που περιέχει βασικές πληροφορίες.
5. Τελικές φράσεις.
6. P.S.

Εμπορική αλληλογραφία

Η σύνταξη αυτού του τύπου αλληλογραφίας θα πρέπει να αντιμετωπίζεται με ιδιαίτερη προσοχή, καθώς τα ορθογραφικά, τα σημεία στίξης ή τα λάθη στίξης από τον αποστολέα μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την εικόνα της εταιρείας ή του ιδρύματος που εκπροσωπεί. Κατά την υποβολή προτάσεων, θα πρέπει να προτιμάται απλές προτάσειςκαι αποφύγετε μεγάλο αριθμόπερίπλοκες δομές. Ο συνολικός τόνος πρέπει να είναι σεβαστός. Το κυριότερο είναι ότι η ουσία της επιστολής πρέπει να αποκαλυφθεί στο τέλος της, αφού οι άνθρωποι δίνουν μεγαλύτερη προσοχή σε αυτό το συγκεκριμένο κομμάτι του κειμένου.

Πώς να τερματίσετε μια επιστολή που έχει επίσημη ιδιότητα; Οι πιο επιτυχημένες φράσεις κλεισίματος είναι:

• Ελπίζω σε περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία.
• Ελπίζω σε συνέχιση της συνεργασίας.
• Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας.
• Με εκτίμηση, Ιβάνοφ Ιβάν Ιβάνοβιτς.
• Με σεβασμό, Ιβάνοφ Ιβάν Ιβάνοβιτς.

Πώς να τελειώσετε όμορφα μια επιστολή σε έναν ιδιώτη

Αυτός ο τύπος αλληλογραφίας δεν απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή από τον μεταγλωττιστή. Ωστόσο, κατά τη διαδικασία της γραφής, ένα άτομο δεν πρέπει να ξεχνάει τον αλφαβητισμό. Από αυτή την άποψη, είναι πολύ πιο εύκολο να γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς τα σφάλματα που εντοπίστηκαν μπορούν εύκολα να διορθωθούν. Στην περίπτωση χειρόγραφου κειμένου, θα πρέπει να ξαναγράψετε το έτοιμο κείμενο.

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία, πρέπει να αποφασίσετε για το κύριο περιεχόμενο και την αντίδραση του παραλήπτη. Εάν είναι σημαντικό για τον αποστολέα να λάβει απάντηση το συντομότερο δυνατό, τότε είναι προτιμότερο να κάνετε τις κατάλληλες σημειώσεις στο τελευταίο μέρος. Το τέλος θα πρέπει να είναι ένα λογικό συμπέρασμα για όλα όσα γράφτηκαν παραπάνω, διαφορετικά μπορεί να φέρει τον παραλήπτη σε δύσκολη θέση και να τον κάνει να σκεφτεί τι ήθελε να πει ο αποστολέας.

Οι πιο συνηθισμένες φράσεις που χρησιμοποιούνται στο τέλος μιας επιστολής είναι:

• Ο φίλος σου, Πέτρο.
• Τα λέμε!
• Περιμένω απάντηση.
• Φιλιά Μαρία.
• Ελάτε το συντομότερο δυνατό.
• Να είσαι καλά φίλε σου Πέτρο.

Ο αποστολέας μπορεί ο ίδιος να καταλήξει στο τέλος της επιστολής. Σε αυτή την περίπτωση θα έχει μοναδικό χαρακτήρα και σίγουρα θα αρέσει στον παραλήπτη.

Όταν απαντάτε στην ερώτηση πώς μπορείτε να τελειώσετε μια συγχαρητήρια επιστολή, πρέπει να δώσετε προσοχή στην εμφάνισή της. Εάν ο αποστολέας και ο παραλήπτης είναι υπάλληλοι, τότε οι τελικές φράσεις πρέπει να είναι ουδέτερες. Σε άλλες περιπτώσεις, επιτρέπεται μια ορισμένη ελευθερία.

Ας το συνοψίσουμε

Ερώτηση: «Πώς να ολοκληρώσω ένα γράμμα;» - πολύ λογικό. Επικοινωνία μέσω τηλεφώνου και κοινωνικά δίκτυαείναι χτισμένο σύμφωνα με νόμους διαφορετικούς από αυτούς που υιοθετούνται κατά την αλληλογραφία. Ωστόσο, κάθε άτομο πρέπει να ενεργεί ως επιστολογράφος τουλάχιστον μία φορά στη ζωή του. Επομένως είναι απαραίτητο να έχουμε γενικές ιδέεςσχετικά με τους κανόνες και τους κανόνες που υπάρχουν σε αυτόν τον τομέα. Διαφορετικά, η πρώτη εμπειρία μπορεί να είναι και η τελευταία. Αλλά η σύνταξη μιας επιστολής, η αποστολή της και η αναμονή απάντησης από τον παραλήπτη είναι μια συναρπαστική διαδικασία.

Ένας επιχειρηματίας πρέπει να πείσει τον σύντροφό του ότι η συνεργασία θα φέρει και τα δύο αναμφισβήτητα οφέλη. Θα πρέπει επίσης να εξηγηθεί υπό ποιες συνθήκες θα το λάβει.

Κατά τη σύνταξη εμπορική προσφορά(KP) θα πρέπει να λάβετε υπόψη την κατάσταση της επιχείρησης και να ακούσετε τις συστάσεις έμπειρων εμπόρων.

Φυσικά, εταιρείες με γνωστές επωνυμίες (Mercedes, Gazprom, Coca-Cola κ.λπ.) που προβάλλονται καλά, δεν χρειάζεται να καταβάλουν προσπάθειες και να κάνουν τα πάντα για να πείσουν έναν εκπρόσωπο μιας συγκεκριμένης εταιρείας να συνεργαστεί μαζί τους. Σε αυτή την περίπτωση, αρκεί να εκδώσετε μια επιστολή με περίληψητα οφέλη του προϊόντος ή της υπηρεσίας σας.

Για άλλους επιχειρηματίες, είναι πολύ σημαντικό να παρατηρήσετε κάποιες λεπτές αποχρώσεις, ώστε αυτή η πρόταση να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Σημαντικά εξαρτήματα που περιλαμβάνονται στην εμπορική προσφορά

Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου συνεργασίας, πρέπει να τηρείτε τις τυπικές απαιτήσεις.

• Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο της εταιρείας.
• Γράψτε μια αρμόδια προσφυγή στον εκπρόσωπο της εταιρείας.
• Επιλέξτε τον αρχικό τίτλο.
• Αναφέρετε συνοπτικά την ουσία της πρότασης.
• Ενθαρρύνετε τον αντισυμβαλλόμενο να αναλάβει δράση.
• Παρέχετε τις τρέχουσες επαφές.
• Δείξτε ευγένεια με τη μορφή προκαταρκτικής ευγνωμοσύνης.

Χρήση φορμών

Το CP μπορεί να συνταχθεί σε ένα κανονικό φύλλο χαρτιού, αυτό είναι αρκετά αποδεκτό. Ωστόσο, η χρήση επιστολόχαρτου με το λογότυπο της εταιρείας θα γίνει μοναδικό στοιχείο διαφήμισης για την εταιρεία σας και θα συμπληρώνει εύγλωττα το περιεχόμενο της επιστολής.

Κείμενο καλωσορίσματος

Το σημαντικό μέρος είναι να απευθυνθείτε στον πιθανό πελάτη. Πρέπει να λάβετε σοβαρά υπόψη την προετοιμασία του και να καταλάβετε με ποιον και πώς να επικοινωνήσετε. Για παράδειγμα, επιτρέπεται να απευθύνεστε σε άτομα με όνομα και πατρώνυμο στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• όταν αποστέλλεται πρόταση μετά από προκαταρκτική τηλεφωνική συνομιλίαμε έναν πιθανό συνεργάτη.
• Η CP απευθύνεται στον καταναλωτή-στόχο, στον οποίο μπορεί να εφαρμοστεί μια ατομική προσέγγιση.

Πρωτότυπος τίτλος

Ο τίτλος είναι απαραίτητος ως διαφημιστικό αποτέλεσμα πρέπει να περιέχει την κύρια έννοια του CP. Όταν κάνετε αίτηση σε μια κρατική υπηρεσία, η επικεφαλίδα δημιουργικού είναι προαιρετική. Μπορείτε επίσης να το αρνηθείτε εάν η εταιρεία έχει ήδη διαφημιστεί επαρκώς.

Εάν η πρόταση προέρχεται από οργανισμό προϋπολογισμού, η πρόταση διατυπώνεται σύμφωνα με το καθιερωμένο πρότυπο, στο οποίο δεν απαιτείται δημιουργικότητα. Μια τέτοια επιστολή είναι τυπικής φύσης και δεν απαιτεί πρωτοβουλία από τον συντάκτη της, η μορφή της παραμένει εντός των αποδεκτών κανόνων.

Η ουσία της πρότασης πρέπει να δηλώνεται με νόημα, αλλά συνοπτικά: διήγημασχετικά με την εταιρεία, προσφερόμενα αγαθά, υπηρεσίες, εργασία ή αμοιβαία επωφελή συνεργασία.

Κύριο σώμα του εγγράφου

Πώς να παρακινήσετε έναν πελάτη να αναλάβει δράση

Δεν πρέπει να ασκείται πίεση για να εξαναγκαστεί η συμφωνία για συνεργασία. Αυτή η προσέγγιση απλώς θα αποξενώσει τον παραλήπτη της επιστολής και η ελπίδα για συνεργασία θα χαθεί για πάντα. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να κάνετε μια δελεαστική προσφορά παρέχοντας κάποιου είδους κίνητρο ή ανταμοιβή.Για παράδειγμα, έκπτωση για έγκαιρη απάντηση.

Στοιχεία επικοινωνίας

Θα πρέπει να γράψετε όχι μόνο τον αριθμό τηλεφώνου, αλλά και τη διεύθυνση email, ώστε ο πελάτης να έχει τη φυσική ευκαιρία να ανταποκριθεί στην προσφορά συνεργασίας.

Ευχαριστώ τον παραλήπτη του email εκ των προτέρων για τον χρόνο που αφιέρωσε για να το διαβάσει. Αν και, αν μιλάμε για προσωπική επιχειρηματική πρόταση, η ευγνωμοσύνη γίνεται συνήθως αποδεκτή από προεπιλογή.

Μάθετε από τα λάθη

Για να δημιουργήσετε την τέλεια επιχειρηματική πρόταση, θα πρέπει πάντα να ακούτε τις συμβουλές των επαγγελματιών. Αλλά υπάρχει μια άλλη παλιά αποδεδειγμένη μέθοδος - μαθαίνοντας από τα λάθη των άλλων. Στην πράξη, παρουσιάζονται διάφορα σφάλματα.

Πολύπλοκες συντακτικές μορφές

Για να διατυπώσετε ένα CP, δεν είναι απαραίτητο να κατασκευάσετε φράσεις που είναι πολύ σωστές, με πλήρες νόημα. Οι σύντομες προτάσεις με ανείπωτες σκέψεις και παρεμβολές έχουν πιο αποτελεσματική επίδραση στον άνθρωπο. Η παρουσίαση πρέπει να έχει ζωντανή γλώσσα, όχι ξερά συμπεράσματα.

Υπερβολική συντομία

Η άποψη ότι χρειάζεται ένα εξαιρετικά σύντομο κείμενο, περιορισμένο σε μία σελίδα, μπορεί να ονομαστεί στερεότυπο. Και αυτό απέχει πολύ από αυτό που μπορεί να δώσει επιθυμητό αποτέλεσμα. Όταν γράφετε μια επιστολή εμπορικής πρότασης, είναι καλύτερο να ξεχνάτε τις οδηγίες μήκους, ειδικά όταν υπάρχει κάτι ενδιαφέρον να μιλήσετε. Μπορείτε να βρείτε πολλά παραδείγματα τέτοιων επιστολών και να δείτε πόσο νόημα και σαγηνευτικά είναι.

Αναπαραγωγή σε πανομοιότυπο

Συνήθως τα ίδια λάθη επαναλαμβάνονται όταν μιλούν για ένα παρόμοιο προϊόν ή υπηρεσία χρησιμοποιώντας ακριβώς τις ίδιες φράσεις που κάνει ένας ανταγωνιστής. Είναι απαραίτητο όχι μόνο να περιγράψετε και να επαινέσετε το προϊόν σας, αλλά να αποδείξετε ότι στη συγκεκριμένη εταιρεία είναι το καλύτερο και αναντικατάστατο. Εδώ είναι σκόπιμο να δείξουμε ευγλωττία για να επιστήσουμε την προσοχή στην αποκλειστικότητα του προϊόντος. Αυτό που ακολουθεί είναι μια αποκάλυψη της ουσίας - γιατί θα είναι πιο επικερδής η συνεργασία με αυτήν την εταιρεία.

Κατάλογος πλεονεκτημάτων

Η απλή συζήτηση για τα πλεονεκτήματα των προϊόντων μιας εταιρείας δεν θα οδηγήσει πουθενά. Οποιοσδήποτε έπαινος απαιτεί αποδείξεις: γιατί αυτό το συγκεκριμένο προϊόν είναι το καλύτερο και πιο κερδοφόρο. Για αυτό, οι κριτικές όσων έχουν χρησιμοποιήσει αυτήν την υπηρεσία ή το προϊόν χρησιμοποιούνται τέλεια, και αυτό θα πρέπει να είναι είτε ευρέως διάσημες προσωπικότητες(κινηματογράφος, αθλητισμός, αστέρες της ποπ), ή διάσημους εκπροσώπουςεταιρείες με θετική εικόνα.

Δεν θα είναι λιγότερο αποτελεσματικό ενδιαφέρουσα ιστορία, που συνέβη με έναν πελάτη που έγινε χρήστης ενός συγκεκριμένου προϊόντος ή υπηρεσίας. Στο τέλος της ιστορίας, φροντίστε να πείτε για τα αποτελέσματα της χρήσης του, κατά προτίμηση σε αριθμούς. Αν εννοείτε συνεργασία, τότε αναφέρετε πόσα κέρδη έλαβε ο συνεργάτης.

Όλοι είναι ίδιοι

Το μεγαλύτερο λάθος μπορεί να είναι η λανθασμένη προσέγγιση για την αποστολή της ίδιας προσφοράς σε πολλούς πελάτες χωρίς να εστιάσετε στην ατομικότητα. Μια τέτοια πρόταση χάνει βάρος και, κατά κανόνα, παραμένει απραγματοποίητη. Ένας πελάτης που μπορεί να γίνει υποψήφιος συνεργάτης θα πρέπει να αισθάνεται ότι αυτή η προσφορά απευθύνεται ειδικά σε αυτόν, αυτό θα τον κολακέψει σε κάποιο βαθμό και θα τον αναγκάσει να ανταποκριθεί.

Συλλογή φωτογραφιών: παραδείγματα επιτυχημένων εμπορικών προτάσεων

Όταν γράφετε μια επιστολή εμπορικής προσφοράς σε έναν ξένο πελάτη, θα πρέπει να τηρείτε μια τυπική δομή και μορφή. Το CP θα πρέπει να ξεκινά με μια έκκληση, έναν συναρπαστικό, σαγηνευτικό τίτλο. Ακολουθεί σαφής δήλωση της ουσίας της πρότασης, των πλεονεκτημάτων της και τελειώνει με συμπεράσματα και στοιχεία επικοινωνίας. Εάν δεν υπάρχει διευθυντής στο προσωπικό που να μιλά αγγλικά, τέτοιες υπηρεσίες μπορούν να παρέχονται από μεταφραστή ή κειμενογράφο με γνώση αγγλικών.

Δείγμα εμπορικής πρότασης στα αγγλικά

Η ανάγκη για συνοδευτική επιστολή

Η συνοδευτική επιστολή περιέχει τις αρχές της συνεργασίας σε συνοπτική μορφή. Η συνοδεία χρησιμοποιείται για να μειώσει το εύρος της κύριας πρότασης.

Η συνοδεία καταρτίζεται κατόπιν αιτήματος του αποστολέα, αλλά πρέπει να υπάρχει σαφής δομή και συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των βασικών εργασιών γραφείου.

Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να απευθυνθείτε στον παραλήπτη και να τον χαιρετήσετε. Εάν σταλεί μετά από προηγούμενη τηλεφωνική κλήση, καλό είναι να επικοινωνήσετε με το ονοματεπώνυμό σας.

Παράδειγμα αιτήματος

«Γεια σου, αγαπητέ Στέπαν Βασίλιεβιτς!»

ή "Καλημέρα, η παρέα σας καλωσορίζει..."

"Η Domosed LLC σας προσφέρει την ευρύτερη γκάμα αξεσουάρ κουζίνας σε τιμές κατασκευαστή."

Αναφέρετε τα συνημμένα έγγραφα:

«Σας προσκαλούμε να εξοικειωθείτε συμφέρουσα προσφοράεκπτώσεις».

Ενθαρρύνετε τη λήψη αποφάσεων:

«Θέλετε να συνεργαστείτε μαζί μας; Επικοινωνήστε μαζί μας στο..."

Δείγμα συνοδείας

Γεια σου, αγαπητή Μαρία Σεμιόνοβνα!

Το όνομά μου είναι Ντμίτρι Πάβλοβιτς. Είμαι ο επικεφαλής διευθυντής του τμήματος προμηθειών και πωλήσεων της Mobile LLC, μιλήσαμε μαζί σας στο τηλέφωνο την Τετάρτη στις 11.40. Κατόπιν αιτήματός σας, θα σας στείλουμε πληροφορίες σχετικά με το σύστημα πληρωμών.

Η εταιρεία Mobile διαθέτει μια μεγάλη γκάμα από οχήματαγια διάφορους σκοπούς (αυτοκίνητα, επιβάτες, φορτίο) και ένα ευέλικτο σύστημα πληρωμών σε προσιτές τιμές:

1. Τρόποι πληρωμής με μετρητά και χωρίς μετρητά.
2. Να πληρωθεί εντός 12 μηνών με προκαταβολή 10% του κόστους.

Η προσφορά μας συμπληρώνεται από μια πρόσκληση σε έκθεση και πώληση των προϊόντων μας, όπου προσφέρονται εκπτώσεις που είναι ευεργετικές για εσάς. Η εκδήλωση ξεκινά στις 12.00 στις 08/12/2016. Η διεύθυνσή μας: Μόσχα, οδός. Timiryazeva, 45.

Για οποιεσδήποτε ερωτήσεις, καλέστε: (325) 503–23–45.

Με εκτίμηση, Διευθύνων Σύμβουλος του Τμήματος Προμηθειών και Πωλήσεων της Mobile LLC.

Υποβολή προσφοράς

Η εμπορική πρόταση μπορεί να παραδοθεί αυτοπροσώπως ή με κανονικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, αυτές οι παραδοσιακές μορφές επικοινωνίας θεωρούνται κάπως ξεπερασμένες. Η πιο σύγχρονη και αποτελεσματική μέθοδος αποστολής είναι φυσικά το email.

Παρά τη δημοτικότητά του, δεν γνωρίζουν όλοι για τις περιπλοκές της διαδικασίας αποστολής email. Πρώτον, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε τη μορφή PDF, είναι πιο καθολική και καλά προσαρμοσμένη σε διαφορετικές εκδόσεις. Δεύτερον, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη ότι μια τέτοια προσφορά αποστέλλεται αποκλειστικά από το πρόσωπο με το οποίο έγιναν προκαταρκτικές συμφωνίες.

Η γραμμή θέματος της επιστολής είναι επίσης εξίσου σημαντική. Θα πρέπει να ακούγεται κάπως έτσι: «Πρόταση συνεργασίας στην προμήθεια αθλητικών ειδών».

Επομένως, πρέπει να ακολουθήσετε την ακόλουθη σειρά:

1. Συμπληρώστε τη διεύθυνση email σας.
2. επισυνάψτε το κύριο έγγραφο σε μορφή PDF.
3. διατυπώστε το θέμα της επιστολής·
4. γράψτε ένα μικρό συνοδευτικό κείμενο στο σώμα της επιστολής.

sb-advice.com

Κατά την προετοιμασία μιας επαγγελματικής επιστολής απαιτούνται τύποι εθιμοτυπίας. Καθορίζονται από το είδος του μηνύματος (επιστολές πρόσκλησης, συγχαρητήρια, συλλυπητήρια) και έχουν σε μεγάλο βαθμό συμβατικό, τελετουργικό χαρακτήρα. Επίσης ο Α.Σ. Ο Πούσκιν σημείωσε στο «Ταξίδι από τη Μόσχα στην Αγία Πετρούπολη»: «Κάθε μέρα υπογράφουμε τους εαυτούς μας ως ταπεινοί υπηρέτες και, φαίνεται, κανείς δεν έχει συμπεράνει ποτέ από αυτό ότι ζητάμε να είμαστε παρκαδόροι».

Οι επαγγελματικές επιστολές πρόσκλησης και συγχαρητηρίων περιλαμβάνουν πολλές φράσεις εθιμοτυπίας. Αντί για ένα πλαίσιο εθιμοτυπίας (λέξεις χαιρετισμού και αποχαιρετισμού), οι επαγγελματικές επιστολές χρησιμοποιούν τις ακόλουθες διευθύνσεις: Αγαπητέ Νικολάι Ιβάνοβιτς! Αγαπητέ κ.Μπόμπιλεφ! ΣΕΣτο τέλος της επιστολής, πριν από την υπογραφή, τοποθετήστε τον τελικό τύπο ευγένειας: Με εκτίμηση!;Ειλικρινά;Με ειλικρινή σεβασμό!;ΜΕ Τις καλύτερες ευχές μου! ;Σας ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας…;Ελπίζουμε ότι το αίτημά μας δεν θα σας δυσκολέψει.…;Προσβλέπουμε στην επιτυχή συνέχιση της συνεργασίας…;Ελπίζουμε στο ενδιαφέρον σας για επέκτασησυνδέσεις... κλπ.

Αυτές οι τελευταίες παρατηρήσεις ευγένειας ακολουθούνται από αυτοονομασία τον υπάλληλο που υπογράφει το έγγραφο και την υπογραφή του. Το αυτοόνομα περιλαμβάνει ένδειξη της θέσης που κατέχει και το όνομα του οργανισμού, εάν η επιστολή δεν αποσταλεί στο επιστολόχαρτο του ιδρύματος, διαφορετικά - μόνο τη θέση:

Εάν αποστέλλεται επιστολή εκ μέρους του Ακαδημαϊκού Συμβουλίου ενός επιστημονικού ιδρύματος, το αυτό όνομα αποτελεί ένδειξη του ρόλου που διαδραματίζει ένα συγκεκριμένο άτομο σε αυτό το όργανο:

Τα τελετουργικά εθιμοτυπίας, που εκφράζονται με επιτελεστικά ρήματα, περιλαμβάνονται, κατά κανόνα, σε συνόλου εκφράσεις, όπως και άλλοι τύποι εθιμοτυπίας ομιλίας: Εγώ (με χαρά) Σας προσκαλώΕσείς για να πάρετε μέρος σε…; Σας ευχαριστώΣας ευχαριστούμε για τη συμμετοχή σας...; Ειλικρινά Σας ευχαριστώγια σένα...; Εγκάρδια Σας ευχαριστώγια σένα...; ΠαρακαλώΘα σας κατευθύνουμε στη διεύθυνσή μας...; διαβεβαιώνωΞέρετε ότι θα κάνουμε κάθε προσπάθεια...; ευχόμαστεΚαλή επιτυχία σε εσάς και προσβλέπουμε σε μελλοντική αμοιβαία επωφελή συνεργασία...; Με ευγνωμοσύνη επιβεβαιώνωπαραλαβή από εσάς...;

Τα τελετουργικά εθιμοτυπίας που χρησιμοποιούνται στις επαγγελματικές επιστολές περιλαμβάνουν

– διάφορα είδη έπαινος : Δείξατε εγκάρδια προσοχή σε ορφανά και παιδιά που έμειναν χωρίς γονική μέριμνα...(άμεσος έπαινος) Λαμβάνοντας υπόψη τη μεγάλη συμβολή σας στην ανάπτυξη της τεχνικής προόδου στη βιομηχανία...(έμμεσος έπαινος). Δεδομένου ότι η εταιρεία σας είναι κορυφαίος προμηθευτής εξοπλισμού υπολογιστών...(έμμεσος έπαινος)

έκφραση ελπίδας, εμπιστοσύνη, ευγνωμοσύνη στο τέλος της επιστολής : ελπίζω για…;Ελπίζω σε περαιτέρω καλές και αμοιβαία επωφελείς σχέσεις…; Ελπίζουμε ότι θα ληφθεί απόφαση το συντομότερο δυνατό... Ελπίζουμε ότι το αποτέλεσμα των διαπραγματεύσεων θα είναι η μακροπρόθεσμη και γόνιμη συνεργασία μεταξύ των επιχειρήσεων μας…; Ελπίζουμε σε περαιτέρω εποικοδομητική συνεργασία…; Σας ευχόμαστε καλή επιτυχία και ελπίζουμε σε μελλοντική αμοιβαία επωφελή συνεργασία…;Ελπίζουμε ότι το αίτημά μας θα εξεταστεί σύντομα…;Ελπίζουμε σε ταχεία ανταπόκριση (επίλυση του προβλήματος μας)…;Χαιρόμασταν που λάβαμε την επιστολή σας…; Σας ευχαριστώ πολύγια φαξ με ημερομηνία 06/04/2010…; Γνωρίζουμε με ευγνωμοσύνη τη λήψη της επιστολής σας.…;Σας ευχαριστώγια…;

έκφραση συγχαρητηρίων, συγγνώμης, ευχών: Παρακαλώ δεχθείτε τα συγχαρητήριά μας …; Σας ευχόμαστε καλή επιτυχία…;Ζητούμε συγγνώμη… για…και τα λοιπά.

Ευγενική φόρμα ονομάζοντας τον παραλήπτη στην επαγγελματική αλληλογραφία περιλαμβάνει τη χρήση των αντωνυμιών "You", "Your" με κεφαλαίο γράμμα: Σύμφωνα με δικό σουπαρακαλώ στείλτε Σε σένατελευταίοι κατάλογοι των προϊόντων μας. Στο τέλος αυτού του μήνα θα χαρούμε να χρησιμοποιήσουμε Δικό σουυπηρεσίες.

Είναι αδύνατο να μην ληφθεί υπόψη η αποτελεσματικότητα των τύπων εθιμοτυπίας, το οπλοστάσιο των οποίων στα ρωσικά εθιμοτυπία λόγουπολύ μεγάλο. Η επιτυχία της επιχείρησης εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τόνο της επιστολής.

Η καθολική αρχή της χρήσης των μέσων εθιμοτυπίας είναι η αρχή της ευγένειας, η οποία εκφράζεται στις συστάσεις που δίνονται στους αναγνώστες σε ένα παλιό ρωσικό γράμμα και οι οποίες δεν έχουν χάσει τη σημασία τους μέχρι σήμερα: «Το πρώτο καθήκον του συγγραφέα είναι να θυμάται το τη δική μας θέση, το να γνωρίζουμε τη θέση του ατόμου στο οποίο γράφουμε και να φανταζόμαστε το τελευταίο είναι τόσο ξεκάθαρο σαν να στεκόμαστε μπροστά του και να μιλάμε». Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό αυτές τις μέρες, που η επίσημη αλληλογραφία γίνεται πιο προσωπική και δυναμική. Σήμερα, το είδος της επιχειρηματικής γραφής απαιτεί από τον μεταγλωττιστή όχι μόνο να τυποποιεί τα γλωσσικά μέσα, αλλά και να επιδεικνύει τη δική του ατομικότητα.

studopedia.org

Ποιος γράφει σε ποιον;

Επιστολή προσφοράς συνεργασίας συντάσσεται από εξουσιοδοτημένο υπάλληλο που ασχολείται με την ανάπτυξη επιχειρήσεων ή παρόμοιο τομέα. Το κείμενο μιας τέτοιας επιστολής πρέπει να συμφωνηθεί με τον επικεφαλής του οργανισμού. Ο ίδιος ο επικεφαλής της εταιρείας μπορεί να κάνει τέτοιες προτάσεις.

Γενικοί κανόνες

Η επιστολή απευθύνεται στον διευθυντή της εταιρείας με την οποία σχεδιάζεται μελλοντική συνεργασία. Αποδέκτης μπορεί επίσης να είναι ο αναπληρωτής διευθυντής ή οποιοδήποτε πρόσωπο που ασχολείται με παρόμοια θέματα και έχει την εξουσία λήψης αποφάσεων για πιθανή συνεργασία. Όμως όλες οι επιχειρηματικές προτάσεις για συνεργασία εξετάζονται τελικά από τη διοίκηση του οργανισμού.

Γενικοί κανόνες

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι η πρόταση είναι ένα είδος γάντζου που πρέπει να γαντζώσει έναν πιθανό συνεργάτη. Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι ουσιαστικό, ενδιαφέρον και εγγράμματο. Το ιδανικό αποτέλεσμα της ανάγνωσης μιας τέτοιας επιστολής θα ήταν ένα αίτημα για εμπορική προσφορά ή τιμοκατάλογο για αγαθά και υπηρεσίες.

Παρά το γεγονός ότι μια πρόταση συνεργασίας (ένα δείγμα της θα παρουσιαστεί παρακάτω) θεωρείται επίσημο έγγραφο, ορισμένοι τυποποιημένη μορφήΟχι. Η επιστολή συντάσσεται σε ελεύθερη μορφή ή σύμφωνα με ένα πρότυπο που έχει αναπτυχθεί σε έναν συγκεκριμένο οργανισμό, με βάση τους στόχους και τις δυνατότητες της επιχείρησης.

Όταν κάνετε προτάσεις, πρέπει να ακολουθείτε τους βασικούς κανόνες της ρωσικής γλώσσας, της εργασίας γραφείου και της επιχειρηματικής ηθικής.

Πριν γράψετε μια επιστολή, θα πρέπει να μάθετε τα στοιχεία του υπαλλήλου με τον οποίο υποτίθεται ότι πρέπει να επικοινωνήσετε.

Η πρόταση λοιπόν θα αποτελείται από:

1. Επικεφαλίδα (αυτό το στάδιο δεν είναι υποχρεωτικό, επειδή μια κακογραμμένη κεφαλίδα μπορεί να σας αποθαρρύνει από το να διαβάσετε το υπόλοιπο γράμμα).
2. Διευθύνσεις (είναι καλύτερα να ξεκινήσετε αυτό το στάδιο με τις λέξεις "αγαπητέ").
3. Η ίδια η πρόταση.
4. Υπογραφές παραλήπτη.

Κύριο μέρος

Πώς να γράψετε μια πρόταση συνεργασίας ώστε ο αντίπαλός σας να μην εξετάσει άλλες προσκλήσεις; Το σώμα της επιστολής θα πρέπει να περιέχει την ουσία ολόκληρης της πρότασης. Οι έντονες δηλώσεις και οι αόριστες φράσεις, οι μεγάλες και συγκεχυμένες προτάσεις, καθώς και η ειδική ορολογία είναι ακατάλληλες εδώ. Η ουσία της επιστολής είναι σαφής, σαφής και περιεκτική. Η έμφαση δίνεται στα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και την πρόταση αξίας.

Στο κύριο μέρος, θα πρέπει να αναφέρεται η εταιρεία αποστολής, αλλά αυτό θα πρέπει να είναι μόνο το έτος από το οποίο δραστηριοποιείται και οι κύριες δραστηριότητές της. Σε αυτό το στάδιο, άλλες πληροφορίες δεν θα είναι απαραίτητες.

Μπορείτε επίσης να υποδείξετε τους τρέχοντες συνεργάτες ή πελάτες του οργανισμού, οι οποίοι σίγουρα θα μιλήσουν μόνο θετικά για τις δραστηριότητες της εταιρείας.

Ο τονισμός του γράμματος θα πρέπει να είναι περισσότερο παρακινητικός παρά αφηγηματικός. Το κυριότερο όμως εδώ είναι να μην πάμε πολύ μακριά, να συνθέσουμε σωστά το κείμενο, χωρίς να επιβάλλουμε υπηρεσίες ή συνεργασία.

Εάν το κείμενο είναι μεγάλο, αλλά όλες οι πληροφορίες είναι σημαντικές για την ανάγνωση, θα πρέπει να χωριστεί σε παραγράφους και να τονιστούν σημαντικά σημεία. Με αυτόν τον τρόπο η αντίληψη θα είναι πλήρης και το μεγάλο κείμενο θα είναι πιο εύκολο να γίνει αντιληπτό.

Η κύρια ιδέα του γράμματος ή του σημαντικού μηνύματος πρέπει να τοποθετείται είτε στην αρχή είτε στο τέλος. Όλο το μυστικό είναι ότι αυτά τα μέρη κατατίθενται περισσότερο στο υποσυνείδητο του αναγνώστη.

Όπως δείχνει η πρακτική, κάποιος που λαμβάνει μια επιστολή προσφοράς συνεργασίας (δείγμα παρακάτω) είναι έτοιμος να αφιερώσει όχι περισσότερο από 60 δευτερόλεπτα για να την διαβάσει αυτό το γεγονός πρέπει επίσης να διαβαστεί κατά τη σύνταξη της επιστολής.

Υποχρεωτικές πληροφορίες

Κατά τη σύνταξη μιας προσφοράς, πρέπει οπωσδήποτε να θυμάστε τις υποχρεωτικές πληροφορίες που περιέχονται σε αυτήν. Αυτό:

• το όνομα του οργανισμού που στέλνει την επιστολή·
• πραγματική διεύθυνση και αριθμός τηλεφώνου για επικοινωνία με ένα άτομο επικοινωνίας·
• επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο του εξουσιοδοτημένου προσώπου και η θέση του ·
• η κύρια ουσία της προσφυγής.

Η πρόταση μπορεί να συνοδεύεται από πρόσθετα έγγραφα ή συνδέσμους με νομοθετικές πράξεις και κανονισμούς που σχετίζονται άμεσα με την πρόταση συνεργασίας.

Εγγραφή

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μορφοποιήσετε ένα γράμμα:

1. Γράψτε την πρόταση με το χέρι.
2. Πληκτρολογήστε την πρόταση στον υπολογιστή σας.

Πώς να «αναγκάσετε» τη συνεργασία

Η πρώτη επιλογή, φυσικά, είναι κάπως ξεπερασμένη, αλλά σε ορισμένες περιπτώσεις αποδεικνύεται η πιο αποτελεσματική, επειδή υπάρχουν διευθυντές που δεν αποδέχονται τις νέες τεχνολογίες και προτιμούν να επικοινωνούν και να εργάζονται "με τον παλιό τρόπο".

Η δεύτερη επιλογή είναι πιο οικεία και βολική. Πρώτον, σε ηλεκτρονική μορφή υπάρχει πιθανώς ένα επίσημο έντυπο του οργανισμού με τις απαραίτητες λεπτομέρειες, και δεύτερον, εάν οι προτάσεις συντάσσονται συνεχώς, τότε είναι πιθανό ότι έτοιμο πρότυποεπιστολές όπου χρειάζεται μόνο να αντικαταστήσετε τον παραλήπτη και, ίσως, να αλλάξετε ορισμένες πληροφορίες που είναι σωστές σε μια συγκεκριμένη περίπτωση.

Η πρόταση μπορεί να συνταχθεί σε οποιοδήποτε αριθμό αντιγράφων, αλλά στην αρχή πρέπει να περιέχει ένσταση και στο τέλος - την υπογραφή του αποστολέα.

Η ημερομηνία πρέπει να ορίζεται μόνο σε περιπτώσεις όπου η προσφορά περιέχει προωθήσεις ή ειδικούς όρους που είναι ενεργοί για ορισμένο χρονικό διάστημα.

Δεν χρειάζεται να καταχωρήσετε πρόταση συνεργασίας στο περιοδικό εξερχόμενης αλληλογραφίας.

Πώς να «αναγκάσετε» τη συνεργασία

Φυσικά, «δύναμη» δεν σημαίνει άσκηση σωματικής επιρροής στο άτομο που παίρνει την απόφαση να συνεργαστεί. Το παράδειγμα μιας πρότασης συνεργασίας, που παρουσιάστηκε νωρίτερα, δείχνει ότι η επιστολή πρέπει να ενθαρρύνει τον αντίπαλο να λάβει μια θετική απόφαση.

Για να το ενθαρρύνει αυτό, ένας οργανισμός μπορεί να χρειάζεται μόνο μια ενθαρρυντική ομιλία που να καλεί για συνεργασία, ενώ μια άλλη επιχείρηση θα χρειαστεί να προσφέρει μια έκπτωση ή μια μικρή ανταμοιβή για την αποδοχή της πρότασης.

Πριν γράψετε γράμματα, πρέπει να μελετήσετε καλά τον αντίπαλό σας: τι μπορεί να συμφωνήσει και τι είναι απαράδεκτο γι 'αυτόν. Άλλωστε, μια λέξη ή φράση μπορεί να καταστρέψει αμέσως την εικόνα μιας ολόκληρης εταιρείας.

Είναι απαραίτητη η ευγνωμοσύνη;

Μια άλλη σημαντική πτυχή της πρότασης για συνεργασία είναι η ευγνωμοσύνη. Στο τέλος τέτοιων επιστολών πρέπει να υπάρχει ένα ευχαριστώ για τον χρόνο σας και την ανάγνωση της επιστολής.

Αυτό μιλάει τόσο για σοβαρότητα οργάνωσης όσο και για στοιχειώδη ευγένεια για χάσιμο χρόνου από τον αντίπαλο.

Τέτοιες επιστολές δεν θα περιέχουν ευγνωμοσύνη από προεπιλογή, καθώς αυτή είναι μια ατομική προσέγγιση κάθε οργανισμού προς τον πιθανό συνεργάτη ή πελάτη του.

Αναχώρηση

Λοιπόν, ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε μια επιστολή προσφοράς συνεργασίας (δείγμα που παρέχεται νωρίτερα);

Αυτό μπορεί να γίνει με διαφορετικούς τρόπους, κάθε οργανισμός επιλέγει μια πιο αποδεκτή και βολική επιλογή για τον εαυτό του. Ας δούμε τα πιο συνηθισμένα:

1. E-mail. Αυτή η μέθοδος θεωρείται δικαίως η απλούστερη, ταχύτερη και πιο προσιτή. Αλλά ένα γράμμα σε έναν αντίπαλο μπορεί εύκολα να χαθεί, καταλήγοντας στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία του παραλήπτη. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο εάν ο αποστολέας και ο παραλήπτης έχουν δημιουργήσει επαφή. Λοιπόν, ή στείλτε ένα γράμμα "τυχαία", ίσως σταθείτε τυχεροί και δεν θα καταλήξει στον φάκελο Ανεπιθύμητα.
2. Ταχυδρομείο. Αυτή η μέθοδοςθεωρείται η πιο αξιόπιστη, αφού η επιστολή θα φτάσει στον παραλήπτη σε κάθε περίπτωση. Αλλά είναι επίσης το πιο χρονοβόρο, γιατί όλοι γνωρίζουν πόσο αργά λειτουργεί το ρωσικό ταχυδρομείο. Φυσικά, εάν η αποστολή είναι μαζικής φύσεως, τότε αυτή η μέθοδος σαφώς δεν είναι κατάλληλη, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε την πρώτη επιλογή.
3. Φαξ. Μια ελαφρώς ξεπερασμένη, αλλά ακόμα χρησιμοποιούμενη μέθοδος για την υποβολή προτάσεων. Κατάλληλο και για συγκεκριμένη προσφορά από συγκεκριμένη εταιρεία.
4. Οποιαδήποτε μέθοδος μοντέρνα εμφάνισηεπικοινωνιών (αγγελιοφόροι, κοινωνικά δίκτυα κ.λπ.). Αυτή η μέθοδος ενδείκνυται μόνο όταν τα μέρη γνωρίζουν καλά μεταξύ τους και η γραπτή πρόταση αποτελεί απλώς τυπική διαδικασία για περαιτέρω συνέχιση της συνεργασίας.

Λοιπόν, τώρα ξέρετε τι είναι μια επιστολή προσφοράς συνεργασίας, πώς να τη γράψετε και να την στείλετε.

businessman.ru

Η αρχή της σύνταξης επιστολών σε άτομα που γνωρίζετε καλά

Πριν αρχίσετε να ασχολείστε με το τέλος του μηνύματος, είναι σημαντικό να γράψετε σωστά το ίδιο το γράμμα, ακολουθώντας πολύ απλούς κανόνες. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα σε φίλους, συγγενείς και φίλους, στην πραγματικότητα, δεν χρειάζεται καν να σκεφτείτε πολύ τι θα έπρεπε να είναι το δείγμα επιστολής που γράψατε. Εδώ θα αρκεί απλώς να χωρίσετε το μήνυμα σε τρία μέρη.

Με τη σειρά του, ένα μήνυμα προς έναν επιχειρηματικό συνεργάτη γράφεται εντελώς διαφορετικά. Πρώτα απ 'όλα, το ύφος του μηνύματος πρέπει να είναι αυστηρά επίσημο, να μην περιέχει ούτε ένα λάθος και το δείγμα επιστολής πρέπει να λαμβάνεται από επίσημη πηγή. Ωστόσο, παρά το γεγονός ότι υπάρχει διαφορετικών τύπωνεπαγγελματική αλληλογραφία και πολλά χαρακτηριστικά καθενός από αυτά, μπορείτε να συνθέσετε πρόχειρο σχέδιοοποιοδήποτε επαγγελματικό μήνυμα.

1. Η επικεφαλίδα του επίσημου μηνύματος, που περιέχει το όνομα της εταιρείας παραλήπτη, που υποδεικνύει το επώνυμο, το όνομα, το πατρώνυμο και τη θέση του παραλήπτη, κάτω από την οποία αναγράφεται η ημερομηνία της επιστολής και ο αριθμός εγγραφής της.
2. Ο τίτλος της επιστολής και το κύριο κείμενό της, συνοπτικός, αλλά με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
3. Το τέλος ενός μηνύματος, το οποίο έχει πολλές αποχρώσεις, πώς να τερματίσετε μια επαγγελματική επιστολή , Θα μιλήσουμε αργότερα, και στο τέλος, την ημερομηνία αποστολής του μηνύματος και την υπογραφή του αποστολέα - το επίθετο, το όνομα, το πατρώνυμο και τη θέση του.

Τερματισμός επιστολής σε φίλους ή συγγενείς

Τώρα ήρθε η ώρα να σταθούμε λεπτομερέστερα στο πώς ακριβώς πρέπει να τερματίσετε ένα μήνυμα σε γνωστό ή σε ένα αγαπημένο πρόσωπο, για να αφήσει πίσω του την πιο ευνοϊκή εντύπωση και να κάνει τον συνομιλητή να θέλει να γράψει μια απάντηση το συντομότερο δυνατό.

Πρώτα απ 'όλα, πριν ολοκληρώσετε ένα γράμμα σε έναν φίλο, μέλος της οικογένειας ή σε ένα αγαπημένο πρόσωπο, θα πρέπει να ξαναδιαβάσετε προσεκτικά το μήνυμά σας. Αφού διαβάσετε το μήνυμα, πιθανότατα θα θέλετε να προσθέσετε, να διορθώσετε ή να συμπληρώσετε κάτι άλλο για να κάνετε το κείμενο όσο το δυνατόν πιο πλήρες και κατανοητό. Μετά από αυτό, συνιστάται να διαβάσετε ξανά την επιστολή, μετά από την οποία το μόνο που μένει είναι να προσθέσετε ένα είδος «επιλόγου» στο τέλος, διευκρινίζοντας την κύρια ιδέα του μηνύματός σας και να αποχαιρετήσετε θερμά το μήνυμά σας συνομιλητής.

Τέλος της επίσημης επιστολής

Στην επαγγελματική αλληλογραφία, το τέλος του μηνύματος παίζει ίσως τον πιο σημαντικό ρόλο. Γι' αυτό ιδιαίτερη προσοχήΚατά τη σύνθεσή του, θα πρέπει να δώσετε προσοχή στον τρόπο τερματισμού μιας επαγγελματικής επιστολής προκειμένου να συμμορφωθείτε με την εθιμοτυπία και τους καλούς τρόπους. Και το πρώτο πράγμα πριν γράψετε το τελευταίο μέρος του μηνύματος είναι να ξαναδιαβάσετε το γράμμα ξανά, να διορθώσετε όλα τα λάθη σε αυτό και να το μορφοποιήσετε σωστά, ώστε το κείμενο να είναι ευανάγνωστο και σημαντικά σημείαέγιναν αμέσως αντιληπτά λόγω της έντονης γραμματοσειράς τους.

Μετά από μια τέτοια προετοιμασία, μπορείτε να προχωρήσετε, στην πραγματικότητα, στο τέλος της επιστολής. Εάν αποτελείται από πολλά φύλλα, στο τέλος είναι σημαντικό να κάνετε μια περίληψη του μηνύματος, αποτελούμενη από δύο παραγράφους, στις οποίες θα χρειαστεί να αντικατοπτρίσετε τα πιο σημαντικά σημεία του μηνύματος, ώστε να είναι ευκολότερο για ο παραλήπτης να συνθέσει την απάντησή του. Εάν η επιστολή είναι σύντομη, τότε δεν χρειάζεται ένα συνοπτικό μέρος, οπότε στο τέλος θα αρκεί να πείτε απλά αντίο, απευθυνόμενος με σεβασμό στον συνομιλητή και να υπογράψετε.

Φιλική ή επαγγελματική αλληλογραφία με αλλοδαπό

Ο αιώνας μας θεωρείται εποχή που σβήνει τα όρια. Και αυτό δεν είναι χωρίς λόγο, γιατί στον κόσμο των τηλεπικοινωνιακών τεχνολογιών μπορούμε να επικοινωνήσουμε όχι μόνο με τους συμπατριώτες μας, αλλά και με τους ξένους. Ωστόσο, έχοντας αποφασίσει να ξεκινήσετε αλληλογραφία με ένα άτομο από άλλη χώρα, είναι σημαντικό, πρώτον, να επικοινωνείτε άπταιστα στη μητρική του γλώσσα, δεύτερον, να είστε τουλάχιστον λίγο εξοικειωμένοι με τη νοοτροπία ενός ξένου και τρίτον, να ξέρετε πώς να τελειώνουν γράμματα ώστε ο συνομιλητής να τα διαβάζει ευχάριστα. Αλλά ανεξάρτητα από τη χώρα από την οποία είναι ο παραλήπτης της επιστολής, ανεξάρτητα από το ποια είναι η αλληλογραφία - επιχειρηματική ή φιλική, είναι πολύ σημαντικό να είστε αμοιβαία ευγενικοί σε αυτό, φροντίστε να χαιρετήσετε τον συνομιλητή και να τον αποχαιρετήσετε ευγενικά.

Τελικές γραμμές του μηνύματος

Όταν πλησιάζετε στο τέλος του μηνύματός σας, είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζετε πώς να τελειώνετε τα γράμματα τελευταία φράση, το οποίο θα πρέπει να μεταφέρει όλο το σεβασμό και τη συμπάθειά σας για τον συνομιλητή σας.

Έτσι, η τελευταία γραμμή μιας επιστολής προς έναν φίλο, αγαπημένο ή συγγενή μπορεί να ακούγεται ως εξής:

• Με αγάπη, (το όνομά σου).
• Να έχετε υπέροχη διάθεση!
• Τα λέμε.
• Περιμένω απάντηση.
• Πείτε γεια σε όλους από εμένα.
• Τα λέμε σύντομα.

Αλλά ένα επίσημο μήνυμα θα πρέπει να γράφεται με σεβασμό στο τέλος της επιστολής προς τον παραλήπτη του και χωρίς καμία εξοικείωση. Έτσι, όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη ενός επαγγελματικού μηνύματος, στην τελική πρέπει να γράψετε:

• Με ελπίδα για γόνιμη συνεργασία.
• Με εκτίμηση (το πλήρες όνομα και η θέση σας στην εταιρεία).
• Με σεβασμό (το πλήρες ονοματεπώνυμό σας και τη θέση σας στην εταιρεία).
• Σας ευχαριστούμε που απαντήσατε στην πρότασή μας.
• Παρακαλώ απαντήστε το συντομότερο δυνατό.
• Αν σας ενδιαφέρει πρόσθετες πληροφορίες, επικοινωνήστε μαζί μας.

www.syl.ru

Λαμβάνω συνεχώς γράμματα στο ταχυδρομείο με διαφορετικές προσφορέςσυνεργασία. Αλλά τα μισά από αυτά δεν ανοίγουν καν, το δεύτερο μισό δέχεται αυστηρή κριτική. Και μόνο ένα μικρό μέρος (ίσως κάθε εικοστό ή τριάντα γράμμα) πετυχαίνει τον στόχο του και φέρνει κάποιους καρπούς συνεργασίας.

Θα προσπαθήσω να σας δώσω το σωστό.

Ας δούμε λοιπόν ένα παράδειγμα τυπικού email συνεργασίας που φράζει περιοδικά τα εισερχόμενά μου. Κατά κανόνα, αρχίζει ένα γράμμα σαν αυτό στις παρακάτω λέξεις:

- Γεια σου!
- Καλησπέρα.

Λάθος #1. Ή ΠΟΥ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΟΝΟΜΑ ΜΟΥ;;;

Θυμηθείτε, αυτό είναι πολύ, πολύ σημαντικό, φροντίστε να γράψετε σε κάθε γράμμα το ΟΝΟΜΑ του ατόμου στο οποίο προορίζεται αυτό το γράμμα. Η απουσία ονόματος στα γράμματα συνεργασίας είναι το πρώτο σημάδι ενός μοτίβου. Και τα πρότυπα, όπως γνωρίζουμε, δεν λειτουργούν, είναι απλώς ενοχλητικά!

Παράδειγμα σωστής διεύθυνσης:

— Γεια σου, Ντμίτρι!
- Καλό απόγευμα, Τατιάνα.
— Χαιρετισμούς, Κύριλλο

Λάθος #2. Ή ΔΕΝ ΜΕ ΝΟΙΑΖΕΙ ΓΙΑ ΣΕΝΑ!!!

- Το όνομά μου είναι [XXX]. Εκπροσωπώ τον εκδοτικό οίκο [XXX]
— Το όνομά μου είναι [ХХХ], είμαι ο διευθυντής ανάπτυξης εταιρικών σχέσεων της εταιρείας [ХХХ]
— Με λένε [ХХХ], εκπροσωπώ την εταιρεία...

Θυμηθείτε, από τη φύση μας είναι πιο ευχάριστο και ενδιαφέρον για εμάς να συζητάμε για τους εαυτούς μας, να λύνουμε τα προβλήματά μας και να μην ακούμε ιστορίες για το πόσο υπέροχη παρέα είστε!

Πως κανόνας πρώτης παραγράφου? Στο οποίο πρέπει, όχι - απλά πρέπει, να γαντζώσετε τον αναγνώστη;

Δεν υποστηρίζω ότι χρειάζεται να συστηθείς στην επιστολή για να έχεις μια ιδέα για το ποιος έστειλε την επιστολή από την αρχή. Αυτό όμως ΔΕΝ πρέπει να αναφέρεται στην ΠΡΩΤΗ παράγραφο. Η πρώτη παράγραφος είναι μόνο για να ενδιαφέρει τον αναγνώστη και να τον ενθαρρύνει να διαβάσει ολόκληρη την επιστολή συνεργασίας. Πρότυπο – πώληση ειδών. Οι επιστολές πρέπει να ακολουθούν τους ίδιους κανόνες.

Λάθος #3. Ή γιατί οι επιστολές πρόσκλησης για συνεργασία χρειάζονται σχεδιασμό;

Εάν ένα γράμμα περιέχει στοιχεία σχεδίασης, πηγαίνει αμέσως στον κάδο απορριμμάτων. Δεν καταλαβαίνω γιατί απαιτείται σχέδιο στις επιστολές πρόσκλησης για συνεργασία; Αυτό δεν είναι ούτε ιστότοπος, ούτε φυλλάδιο, ούτε φυλλάδιο - είναι ΕΠΙΣΤΟΛΗ.

Τα στοιχεία σχεδίασης αποκαλύπτουν αμέσως ότι η επιστολή είναι ένα πρότυπο, που σημαίνει ότι στάλθηκε σε εκατοντάδες, και ίσως χιλιάδες άλλους ανθρώπους. Αηδία εμφανίζεται αμέσως γιατί νιώθεις την ανειλικρίνεια αυτής της επιστολής. Αρχίζεις να αντιλαμβάνεσαι όλες τις γραπτές λέξεις διαφορετικά, σαν να ξέρεις ότι ό,τι γράφεται είναι ακριβώς το ίδιο απατηλό και ψεύτικο με αυτό το σχέδιο. Και όλα αυτά επειδή δεν υπάρχει ατομική προσέγγιση. Πολλοί πελάτες είναι έτοιμοι να «πουλήσουν την ψυχή τους» για μια ατομική προσέγγιση.

*Παρακαλώ μην συγχέετε τα στοιχεία σχεδίασης και τη μορφοποίηση. Το δεύτερο είναι αυτό ακριβώς που χρειάζεται στα γράμματα.

**Ένα παράδειγμα επιστολής με σχέδιο μπορείτε να βρείτε στο email σας στον φάκελο SPAM.

Λάθος #4. Ολόκληρη η επιστολή είναι ένα συμπαγές πρότυπο.

Το 95% των επιστολών που προσκαλούν συνεργασία είναι ένα κοινότυπο πρότυπο που είναι γραμμένο κατά παράβαση όλων πιθανούς κανόνεςμάρκετινγκ και copywriting. Αυτά τα γράμματα βουίζουν συνεχώς, είναι κορεσμένα από την κορυφή ως τα νύχια με τα στερεότυπά τους και δεν αντιπροσωπεύουν καμία αξία για τους αποδέκτες. Αυστηρός επιχειρηματικό στυλγραφή, αυστηρά όρια, παντελής απουσία συναισθημάτων - και πώς μπορεί κανείς να ελπίζει σε επιτυχημένη συνεργασία με ένα τέτοιο σύνολο; δεν καταλαβαίνω…

Μπορείτε να βρείτε ένα παράδειγμα μιας τέτοιας επιστολής συνεργασίας στο γραμματοκιβώτιό σας, είμαι σίγουρος ότι δεν διαφέρουν.

Τώρα, χρησιμοποιώντας το υλικό σε αυτό το άρθρο, προσπαθήστε να συνθέσετε το δικό σας. Αυτό γίνεται για να εξασκήσετε τις δεξιότητές σας στη συγγραφή άρθρων. Εξάλλου, τα γράμματα είναι πιο εύκολο να γραφτούν από τα άρθρα. Επιπλέον, σας συμβουλεύω να διαβάσετε για το πώς να γράφετε σωστά ευχαριστήρια επιστολήγια τη συνεργασία σας.

tutext.ru