Le succès n'attend qu'une entreprise dotée d'un niveau d'organisation de premier ordre. Il est nécessaire de résoudre correctement non seulement les questions fondamentales, mais également les questions économiques. Les bureaux doivent être équipés de fournitures de bureau, les locaux doivent être préparés pour les réunions, véhicules rempli de carburant. En fin de compte, cela crée les conditions préalables à l’augmentation de la productivité des salariés. L'arrière de l'entreprise est couvert.
AXO-shnik : responsabilités fonctionnelles d'un spécialiste
Que fait exactement le chef du service économique ? La liste des exigences pour un spécialiste est assez large - cela dépend beaucoup de la taille de l'entreprise et du domaine dans lequel elle est représentée. De manière générale, il supervise les questions de location, est responsable de l'interaction avec les structures de tutelle et gère les travaux. personnel de service bureaux ou locaux industriels. Les responsabilités du chef du bureau administratif consistent notamment à assurer le fonctionnement du siège social, à acheter le mobilier, le matériel de bureau et les consommables. Fort qualités personnelles Un employé postulant à ce poste doit avoir des compétences en communication, de l'exigence, une résistance au stress et une grande auto-organisation.
Les recruteurs recherchent-ils l'entreprise à la tête de l'administration ?
Méthodes efficaces pour rechercher un manager département économique des managers permettent de résoudre rapidement les « pénuries de personnel ». Lors de la réunion préliminaire, le client présente une liste d'exigences. Le personnel de l'agence de recrutement recherche déjà le candidat qui répond le mieux aux critères énoncés. Les responsables de l'entreprise de recrutement sélectionnent les candidats les plus appropriés pour le poste, éliminent les candidats aléatoires et mènent une conversation préliminaire avec ceux qui ont répondu au poste vacant.
Le poste de chef du service administratif et économique (ACD) existe en règle générale dans les entreprises de plus de 100 salariés. Dans les autres cas, les fonctions de chef de l'administration et de l'ensemble du service sont assurées par le secrétaire (jusqu'à 25 personnes), ainsi que par le chef de bureau ou le responsable des approvisionnements (jusqu'à 100 personnes).
Le chef du service de maintenance supervise le travail des équipes de réparation (mécaniciens, plombiers, etc.), des ouvriers généraux et des nettoyeurs. Dans les organisations relativement petites (jusqu'à 600 personnes), les services de sécurité, de transport (chauffeurs et mécaniciens) et d'entrepôt (magasin) relèvent généralement de lui. Dans les grandes entreprises et les établissements d'enseignement, le poste de chef du service administratif correspond au poste de directeur adjoint du service administratif et administratif ou du service administratif (service administratif ou travail).
Responsabilités du chef du bureau administratif.
Le chef du bureau administratif est responsable du nettoyage et de l'entretien des locaux et des espaces associés, en tenant compte des normes sanitaires et de sécurité incendie. Il organise les réparations courantes et majeures des bâtiments, conclut des contrats de services avec des prestataires de services publics et de communication. Il met à la disposition des travailleurs les consommables d'entretien ménager et de bureau ainsi que, en accord avec le directeur, le mobilier et le matériel de bureau.
Travailler en tant que chef du bureau administratif assume la responsabilité du service aux délégations visitant l’entreprise.
La responsabilité financière imposée par les responsabilités professionnelles oblige le chef du bureau administratif à travailler en étroite collaboration avec le service comptable.
Le chef du bureau administratif tient des rapports sur les activités du département. Les récompenses, sanctions, embauches et licenciements des employés du service sont effectués par le directeur sur proposition du chef du bureau administratif.
Une telle variété de responsabilités nécessite que le chef du bureau administratif ait de grandes compétences en communication (capacité de communiquer à tous les niveaux), du sens des responsabilités, de la discipline, de la ponctualité, de la mobilité, de l'indépendance et de la résistance au stress. Il doit avoir des compétences dans le travail avec des documents, une ingénierie universelle et des connaissances techniques.
Un tel poste peut être postulé par une personne ayant une formation professionnelle supérieure ou secondaire spécialisée et une expérience professionnelle dans ce domaine d'au moins 2 et 5 ans, respectivement. Le plus souvent, en raison des exigences spécifiques, il s'agit d'hommes âgés de 30 à 45 ans (les femmes occupent les postes de chef de bureau et de gardienne dans les petites institutions). Selon la région et l'entreprise, le salaire du chef du service administratif et de maintenance en Russie varie de 1 000 à 2 000 en équivalent dollars.
"Vecteur"
DESCRIPTION DE L'EMPLOI J'AI APPROUVÉ
01.06.2009 _ № _37_ directeur général
(date) (numéro) (poste de gestionnaire)
Moscou Ivanov
(signature) (déchiffrement de la signature)
01.06.2009
(date)
Chef du département administratif et économique
1. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1.4. Le chef du service administratif et économique est nommé à ce poste et révoqué par arrêté du directeur général.
1.5. Le chef du service administratif et économique rapporte directement au adjoint directeur général pour des questions générales.
2. RESPONSABILITÉS PROFESSIONNELLES
Chef du service administratif et économique :
2.1. Assure un entretien économique et un bon état conformément aux règles et réglementations d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouvent les divisions de l'organisation, ainsi que le contrôle de l'état de fonctionnement des équipements (ascenseurs, éclairage, chauffage, systèmes de ventilation, etc.).
2.2. Participe à l'élaboration des plans de réparations courantes et majeures des immobilisations (bâtiments, systèmes d'approvisionnement en eau, conduits d'air et autres structures), et à la préparation des estimations des dépenses d'entreprise.
2.4. Fournit aux départements de l'organisation du mobilier, des équipements ménagers, des moyens de mécanisation des travaux d'ingénierie et de gestion, surveille leur sécurité et leurs réparations en temps opportun.
2.5. Organise les inscriptions documents nécessaires pour conclure des contrats pour la fourniture de services, recevoir et stocker les fournitures de bureau, les articles ménagers, les équipements et les stocks nécessaires, les fournir aux unités structurelles, ainsi que tenir une comptabilité de leurs dépenses et établir les rapports établis.
2.6. Contrôle l'utilisation rationnelle des matériaux et des fonds alloués à des fins économiques.
2.7. Organise l'accueil, l'enregistrement et les services nécessaires pour les délégations et les personnes arrivant en voyage d'affaires. Supervise l'aménagement paysager, l'aménagement et le nettoyage du territoire, festif décoration façades de bâtiments, passerelles.
2.8. Organise un soutien économique et logistique pour les réunions, conférences, séminaires et autres événements.
2.9. Effectue des travaux d'organisation des registres de chronométrage, alimentation rationnelle travailleurs pendant les pauses déjeuner, en établissant les horaires de vacances et les routines de la journée de travail.
2.10. Assure la mise en œuvre des mesures de prévention des incendies et le maintien du matériel d'incendie en bon état.
2.11. Prend des mesures pour introduire les technologies de communication, d’informatique et d’organisation.
2.12. Gère les employés du département.
Le chef du service administratif et économique a le droit :
3.1. Prenez connaissance des projets de décisions du chef de l'organisation concernant les activités du département dirigé.
3.2. Participer à la discussion des questions liées au travail effectué par lui responsabilités professionnelles, et le travail du département dirigé.
3.3. Soumettre des propositions visant à améliorer les activités du département pour examen par le chef de l’organisation.
3.4. Interagissez avec les chefs d'autres divisions structurelles de l'organisation.
3.5. Signez (approuvez) les documents relevant de votre compétence.
3.6. Faire des propositions à la direction de l'organisation pour encourager les employés du département et imposer des sanctions aux contrevenants à la discipline de production et du travail.
4. RESPONSABILITÉ
Le chef du département administratif et économique est responsable, conformément à la législation de la Fédération de Russie :
4.1. Pour inexécution ou mauvaise exécution de ses fonctions stipulées par le contrat de travail et la présente description de poste.
4.2. Pour avoir causé des dommages matériels à l'organisation.
4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, de la protection du travail et de la sécurité incendie.
La description de poste a été élaborée conformément à l'arrêté du directeur général du 1er janvier 2001 n°25.
(nom du poste du supérieur immédiat
(chef de l'unité structurelle) (signature) (transcription de la signature)
01.06.2009
J'ai lu cette description de poste.
J'en ai reçu un exemplaire
et je m'engage à le garder au travail Smirnov
(signature) (déchiffrement de la signature)
01.06.2009
Conseiller juridique _ Tchernova ___
(visa de fonctionnaire des services juridiques) (signature) (transcription de la signature)
01.06.2009
____________________________ __________ ________________
(fonctionnaire du service juridique) (signature) (transcription de la signature)
Toute personne ayant une expérience professionnelle comprend à quel point il est important qu’une entreprise maintienne correctement ses opérations et assure la sécurité de ses employés. Découvrons quels salariés doivent faire partie du personnel de l'entreprise afin de rendre leur séjour confortable.
Pourquoi AHO est-il créé ?
Tout d'abord, expliquons que le Département d'Administration et de Gestion est un département administratif et économique. En règle générale, de telles divisions structurelles sont créées dans les grandes entreprises dotées d'une structure ramifiée. activité économique. Dans les petites entreprises, les fonctions de tout un département peuvent être assurées par une seule personne. La fonction principale des employés de ce département est d'organiser avec compétence les activités administratives et économiques, en minimisant les coûts de l'entreprise pour assurer ses moyens de subsistance et en créant des conditions confortables pour rester sur le lieu de travail.
Structure du département
Comme mentionné ci-dessus, un responsable de la maintenance administrative est un poste plus typique pour une grande organisation, où une unité structurelle indépendante est formée et un règlement sur la maintenance administrative est créé.
Dans plusieurs milliers d'exploitations, des zones et des groupes peuvent être attribués dans le cadre de l'organisation de la gestion administrative.
Ainsi, au sein du département on peut distinguer des secteurs :
1. Planification et comptabilité, dont la tâche principale est de planifier les dépenses et de déterminer leur faisabilité.
2. Matériel et ressource - réalise les consommables.
3.
Sécurité sociale - crée les conditions d'une existence confortable des salariés de l'entreprise. 
Principales tâches du département
Ce département est confronté à pas mal de tâches ; dans une grande organisation, on entend rarement la question : « Spécialiste AHO – qui est-ce ?
Il est clair pour tous les membres de l'équipe que les employés du département sont engagés dans questions importantes, dont la solution contribue au fonctionnement efficace de l'entreprise :
Département administratif et économique. Fonctions
Étant donné que les tâches auxquelles est confrontée cette unité structurelle peuvent être très diverses, mais sont en quelque sorte liées à la fourniture de services économiques au niveau approprié, les fonctions suivantes peuvent être décrites :
- assurer un entretien approprié des locaux de l'entreprise ;
- surveiller le bon fonctionnement des équipements;
- planification de la reconstruction, ;
- effectuer les réparations programmées, leur contrôle et leur réception ;
- amélioration du bâtiment et de sa façade, aménagement paysager ;
- dépenses;
- préparation de toute la documentation nécessaire;
- fournir aux employés de bureau tout le nécessaire pour un travail efficace.
Sur cette base, nous pouvons conclure que le travail dans les opérations administratives nécessite le respect des grande quantité règles et réglementations et est inextricablement lié à haut degré responsabilité de l'exécution des travaux.
À propos des droits
Parlons maintenant de ses droits Spécialiste AHO (qui est-ce - nous avons déjà décidé). Ce paragraphe indiquera également qui est responsable de l'exercice des fonctions par les employés du département.
Comme on pouvait s’y attendre, cette clause comprend tout ce qui concerne le contrôle du respect des différentes normes et exigences relatives à la préservation des biens de l’entreprise en exploitation.
Le ministère peut également contrôler stockage approprié propriété dans l'entrepôt, exiger des rapports sur l'utilisation des fournitures de bureau.
Bien entendu, le droit de cette unité structurelle est de représenter les intérêts de l'entreprise en interaction avec diverses institutions (réparation, organismes de construction) si nécessaire pour résoudre des problèmes relevant de son domaine de responsabilité.
Sur la base des résultats des contrôles, le chef du service de maintenance administrative peut initier, par l'intermédiaire de la direction, l'émission d'un arrêté pour imposer mesure disciplinaire pour dommages matériels.
À propos des interactions
Spécialiste AHO (qui est-ce ?manager ou employé ordinaire, peu importe) dans l'exercice de son travail, il doit nouer des relations professionnelles avec des collègues d'autres services. Ceci est nécessaire pour une exécution de haute qualité des fonctions.
Des salariés d'autres divisions structurelles, l'employé du service administratif et économique reçoit les demandes d'achat de choses nécessaires au travail (matériel de bureau, fournitures de bureau, etc.), ainsi que les constats de dommages matériels, les explications écrites des causes. de pannes.
L'AO contrôle non seulement les autres services quant à l'exécution de l'ensemble des missions qui lui sont confiées, mais élabore également des plans de réparation dans les locaux sur la base des normes fournies par les services financiers et comptables.
De plus, l'unité structurelle interagit avec le service d'administration du personnel (demande tableau des effectifs, obtention d'informations sur les déplacements professionnels des salariés) et le service juridique (demande d'assistance-conseil pour l'élaboration des contrats).
À propos de la responsabilité
Il faut maintenant aborder le domaine de responsabilité qui porte Spécialiste AHO. Celui qui décide de le contrôler est celui-là Il faut savoir que le chef du service administratif et économique est entièrement responsable de l'exercice des fonctions.
Ses responsabilités comprennent, entre autres, l'organisation du travail des salariés de l'unité structurelle qui lui est confiée. Le gestionnaire assure une préparation de haute qualité et dans les délais de la documentation et de la gestion des documents. C'est le chef du service administratif et de maintenance qui est responsable de l'exécution de la discipline de production par les employés. Le domaine de responsabilité des autres employés du service économique est déterminé par des descriptions de poste, qui seront brièvement abordées dans cet article.
Description du poste du chef du service administratif et maintenance
Il est peu probable que les employés qui ne participent pas au maintien du flux de documents du personnel pensent que les instructions désignées doivent répondre à certaines exigences.
Il en est pourtant ainsi. Le document doit nécessairement contenir une indication des qualifications du chef du département et des exigences en matière d'expérience professionnelle. En règle générale, des spécialistes ayant une formation supérieure (dans notre cas, la formation peut être technique ou économique) et une expérience professionnelle (au moins trois ans en tant que spécialiste, 1 à 2 ans en tant que manager) sont embauchés pour le poste de manager.
Le chef du département doit connaître toutes les réglementations locales, les arrêtés de l'organisation qui réglementent ses activités, et également être un guide de la culture d'entreprise adoptée dans l'entreprise.
Toute description de poste, qu'il s'agisse d'un gestionnaire, d'un ingénieur de maintenance administrative ou d'un autre employé, doit comprendre des exigences de connaissance des règles et règlements en matière de sécurité et santé au travail et de sécurité incendie.
Le document doit également contenir des informations sur qui est le supérieur immédiat du salarié et qui le remplace en cas de maladie.
Les responsabilités du poste de « Chef des opérations administratives » recoupent largement les fonctions du département, ce qui n'est pas surprenant. Désignons-les néanmoins :
- assurer un service de haute qualité et le respect des normes et réglementations du SNiP pour l'état du bâtiment et des locaux intérieurs ;
- établir des devis, planifier les travaux de réparation;
- mise à disposition des salariés de l'entreprise meubles nécessaires, équipements, inventaires, en tenir des registres pour l'entreprise, organiser utilisation rationnelle matériels;
- gestion de travaux d'aménagement du territoire;
- organiser des services au niveau approprié pour les réunions, conférences et autres événements ;
- gestion des employés du service qui lui est confié.
Des informations sur les droits sont également requises dans la description de poste. Ici, nous devrions parler de la soumission de projets d'amélioration des services à la direction pour examen, de la connaissance des documents régissant les activités de l'entreprise et de l'information de la direction sur les lacunes des activités commerciales. Dans le cadre de la gestion du personnel, un fonctionnaire peut faire des propositions pour récompenser/punir ses spécialistes.
La section responsabilité comprend des informations sur la nécessité de remplir correctement vos fonctions et de prendre soin des biens de l'employeur.
Autres postes dans le département
La structure de l'ACS suppose l'existence d'un nombre assez important de salariés : il peut s'agir d'ingénieurs, de spécialistes et d'assistants.
Selon la complexité de l'organisation, il peut y avoir des spécialistes principaux, seniors, juniors et assistants. La description de poste est, bien entendu, dans dans ce cas est prescrit directement pour un poste et une organisation spécifiques et implique une division claire des domaines de responsabilité.
Séparément, il convient de mentionner les responsabilités d'employés tels qu'un concierge, un nettoyeur, qui s'occupent de remettre le territoire et les locaux en bon état. Leur travail n’est pas particulièrement difficile, mais comporte également un certain degré de responsabilité.
De tout ce qui précède, nous pouvons conclure que le travail des employés d'ACS consiste à planifier de manière compétente et à fournir des ressources aux employés. Dans le même temps, les spécialistes ne doivent pas autoriser les dépenses excessives ni la survenue de situations d'urgence.
Ainsi, travailler dans un bureau administratif n’implique pas moins de responsabilités que dans d’autres postes.
Qui est le chef du département commercial ?
Toute grande entreprise doit disposer d'un spécialiste impliqué dans l'accompagnement économique des travaux. Ses responsabilités comprennent : la rénovation du bâtiment dans lequel l'entreprise est située, l'entretien courant, le suivi de la santé des infrastructures (de l'électricité et de la plomberie au fonctionnement des ascenseurs ou des conduits d'air).
Il est à noter qu'une unité économique (aussi parfois appelée AHO - département administratif et économique) n'est créée que là où le volume travail nécessaire maintenir le fonctionnement de l'entreprise est très important. DANS petites entreprises Ces activités peuvent être exercées par un chef de bureau ou directement par le chef d'entreprise. Or, dans les grandes entreprises, le poste de chef du service entretien ménager est extrêmement important. En fait, il lui incombe d’assurer le fonctionnement normal de l’ensemble de l’organisation.
Il convient également de noter que cette position n’est en aucun cas nouvelle. Les gestionnaires de l'approvisionnement (comme on appelait habituellement ces spécialistes auparavant) travaillent dans de grandes organisations depuis de nombreuses décennies.
Structure des instructions pour le poste de chef du service économique
La description de poste est un document facultatif. Contrairement à contrat de travail la présence d'instructions n'affecte en rien les relations entre la direction de l'entreprise et les salariés. C'est pourquoi la structure que devrait avoir une description de poste n'est fixée nulle part dans la réglementation, et exigences obligatoires non pour elle.
Néanmoins, au fil des années de travail, une certaine approche de la préparation de tels documents s'est développée dans la pratique. Ils comprennent généralement les sections suivantes :
- Dispositions générales. Cette section décrit quel est le poste du chef du service économique, quelles sont les exigences qui lui sont imposées, à qui il rend compte et qui il supervise.
- Responsabilités. Il décrit ce que le chef de ce service est obligé de faire et, par conséquent, ce que la direction a le droit d'exiger de la personne occupant ce poste.
- Droits conférés à un spécialiste. Les droits fondamentaux sont bien entendu inscrits dans législation du travail. Mais pour que le chef d'un service puisse exercer pleinement et efficacement ses fonctions, il doit être doté d'un certain nombre de droits. Ceux d'entre eux qui sont caractéristiques non pas d'un poste en général, mais d'une entreprise spécifique, ont du sens d'être enregistrés spécifiquement dans la description de poste.
- La responsabilité du chef de service. La plupart de ces dispositions sont inscrites dans la réglementation générale, il est donc plus raisonnable dans cette section de la description de poste de se limiter aux références à des types spécifiques de responsabilité : disciplinaire, civile, administrative et pénale. Le droit du travail limite les capacités de la direction de l'entreprise, ses supérieurs n'ont donc pas le droit d'attribuer au chef d'un département des responsabilités qui ne sont pas prévues par la loi.
Voyons maintenant ce que devrait contenir exactement les rubriques les plus importantes description de poste du chef du département économique.
Responsabilités du chef du département économique
Lorsqu'on indique dans la description de poste les responsabilités spécifiques assignées au chef du service économique, il est judicieux d'utiliser le contenu de l'Répertoire Unifié de Qualification des Postes (USC). Bien que cette loi ne soit pas obligatoire, mais consultative, elle est extrêmement utile. Il énonce les exigences les plus souvent présentées pour un poste spécifique. En conséquence, si les employés d'une entreprise particulière n'ont pas d'expérience dans la compilation descriptions de poste, l'EKS donnera au moins une idée de ce que devraient contenir de tels documents.
Selon l'EKS, le chef du service économique se voit confier les responsabilités suivantes :
- assurer l'entretien et le maintien dans l'état requis des bâtiments et des locaux dans lesquels se trouve l'entreprise ou l'institution (l'état dans lequel le bâtiment ou les locaux individuels doit être situé est déterminé par les normes sanitaires et les règles de protection incendie) ;
- contrôler le bon fonctionnement de l'équipement interne du bâtiment ou des locaux ; l'équipement comprend l'approvisionnement en eau, l'assainissement, les lignes électriques, etc. ;
- participation à la planification actuelle et réparations majeures qui sont nécessaires au maintien du fonctionnement normal de l’organisation ;
- établir des estimations des dépenses courantes de l'entreprise ;
- organiser les réparations tant du bâtiment dans son ensemble que des équipements de l'organisation, contrôler la qualité des réparations effectuées ;
- fournir à la fois à l'entreprise dans son ensemble et à ses divisions individuelles des stocks, des équipements, des consommables et d'autres ressources matérielles nécessaires au fonctionnement normal ;
- surveiller la sécurité et la bonne utilisation des actifs matériels de l’entreprise ;
- préparation de la documentation pour les contrats requis pour le soutien économique de l'organisation ;
- tenir à jour les rapports nécessaires sur l'utilisation de l'équipement, des stocks et des matériaux ;
- contrôler que les fonds alloués par la direction pour assurer le fonctionnement de l'entreprise sont dépensés de manière rationnelle ;
- accueil et service des personnes arrivant en voyage d'affaires;
- gestion de l'amélioration du territoire;
- maintien économique des événements en cours ;
- organisation du chronométrage et des repas des salariés ;
- si nécessaire, en collaboration avec le service RH, établir les horaires de travail et les plannings de travail ;
- mettre en œuvre des mesures de protection contre l'incendie, maintenir en état de fonctionnement les infrastructures et équipements de lutte contre l'incendie ;
- introduction de nouvelles technologies dans le domaine des communications, du matériel de bureau, etc.;
- gestion des employés du service économique et contrôle de leur respect de la discipline.
Droits du chef du service d'entretien ménager
Pour exercer ses fonctions, un salarié doit être doté de droits. Il s'agit généralement des éléments suivants :
- Contacter le chef d'entreprise et les chefs de service avec des propositions concernant le maintien économique de l'entreprise.
- Interagir avec les gestionnaires de toutes les parties structurelles de l'entreprise sur les questions liées à la gestion du travail.
- Signer et apposer les visas sur les documents relevant de sa compétence.
- Proposer à la direction de l'entreprise la nomination, la mobilité au sein de l'organisation et le licenciement des travailleurs subordonnés au chef du service économique.
- Proposer à la direction des mesures concernant les récompenses et les punitions pour les employés du département.
- Exiger de la direction de l'organisation qu'elle fournisse son assistance.
- Informer la direction de toute déficience constatée dans la maintenance de l'entreprise et exiger leur élimination.
Conditions requises pour qu'un candidat puisse pourvoir un poste vacant
Toute personne nommée à ce poste peut devenir chef du service économique. Cependant, EKC recommande qu'un candidat ait soit enseignement supérieur spécialité et expérience professionnelle d'au moins 2 ans, ou 5 ans d'expérience - le secondaire est alors autorisé éducation spéciale. Les exigences spécifiques de chaque entreprise sont établies indépendamment par la direction.