Tenue des dossiers primaires. La documentation comptable principale est...

Chaque jour, une entreprise subit de nombreuses opérations. Les comptables émettent des factures aux contreparties et leur envoient de l'argent, calculent les salaires, les pénalités, calculent les amortissements, préparent des rapports, etc. Des dizaines de documents de diverses natures sont établis chaque jour : administratifs, exécutifs, primaires. Dernier groupe est d'une grande importance pour les activités de l'entreprise.

Que sont les « documents primaires » ?

Chaque événement de la vie économique d'une organisation doit être confirmé par papier. Il est constitué au moment de la transaction ou immédiatement après sa réalisation. La préparation des transactions et le reporting sont effectués sur la base des informations précisées dans les documents comptables primaires comptabilité. Leur liste est longue. Dans cet article, nous examinerons les principaux documents les plus fréquemment utilisés.

Pourquoi une primaire est-elle nécessaire ?

La documentation primaire fait partie intégrante de la comptabilité. Comme mentionné ci-dessus, il se constitue au moment de l'achèvement ou immédiatement après l'achèvement de l'opération et constitue la preuve de la réalité de l'un ou l'autre fait de la vie économique de l'entreprise.

La liste des principaux documents comptables pour une transaction peut comprendre :

1. Accord.
2. Vérifier.
3. Chèque de banque ou autre document de paiement.
4. Lettre de voiture.
5. Certificat d'achèvement.

Détails requis

Actuellement, il existe des formes unifiées de documents comptables primaires. Ils sont utilisés pour refléter des informations sur différentes opérations ; par conséquent, la liste des colonnes qu'ils contiennent est différente. Pendant ce temps, tout documents sources contiennent des informations obligatoires uniformes. Parmi eux:

1. Nom de l'entreprise.
2. Titre du document (à
3. Date de création.
4. Contenu de l'opération pour laquelle le document a été établi. Par exemple, lors du remplissage d'une facture, la colonne correspondante peut indiquer « Transfert de matériaux pour transformation ».
5. Indicateurs monétaires et naturels. Les premiers sont utilisés pour refléter le coût, les seconds - la quantité, le poids, etc.
6. Postes d'employés responsables (« chef comptable », « magasinier », etc.).
7. Signatures des personnes impliquées dans la transaction.

Point important

Force juridique dispose d’un document principal contenant tous les détails requis.

Veuillez noter que les documents correctement signés peuvent être utilisés dans des procédures judiciaires comme preuve de la validité (ou non) des réclamations. De nombreux documents sont établis par les contreparties. Il est nécessaire de vérifier soigneusement l'exactitude de l'inscription et de ne signer en aucun cas pour les fournisseurs (entrepreneurs, etc.) s'ils ne l'ont pas fait.

Il est nécessaire de conserver soigneusement la documentation primaire.

Avez-vous besoin d'un joint sur le primaire ?

En pratique, de nombreuses contreparties se plaignent de son absence sur le formulaire TTN et certains autres documents. Rappelons que depuis 2015, la plupart des organisations sont dispensées de l'obligation de porter un sceau. Ces entreprises peuvent l'utiliser à leur propre discrétion. S'il existe, les informations sur sa présence doivent être précisées dans la politique comptable.

Dans le cas où la contrepartie insiste pour utiliser un sceau lors de l'enregistrement du document principal et que l'entreprise a le droit de ne pas l'apposer pour des raisons légales, la contrepartie doit recevoir un avis écrit approprié avec des liens vers les réglementations régissant cette question.

Accord

Si la contrepartie est un partenaire de longue date, il est alors tout à fait possible de conclure un accord pour plusieurs transactions. Dans ce cas, il est important d'indiquer clairement les délais d'exécution des obligations, la séquence et la procédure de calcul, ainsi que d'autres nuances. Un contrat peut être conclu pour la vente de biens, la prestation de services ou l'exécution de travaux. Il faut dire que le droit civil permet également la conclusion orale d'un accord. Cependant, dans activité entrepreneuriale En règle générale, des contrats écrits sont utilisés.

Vérifier

Dans ce document, le fournisseur indique le montant à transférer à la contrepartie pour le produit, le service ou le travail. Lors d'un paiement, on suppose par défaut que le sujet consent à la transaction.

La facture doit comprendre :

1. Titre du document.
2. Nom des services (biens, travaux) pour lesquels le paiement est effectué.
3. Prix.
4. Montant total.
5. Détails de paiement.

Actuellement, la liste complète des documents comptables est contenue dans le programme 1C, ils sont donc traités automatiquement.

Veuillez noter que le compte n'a aucune valeur particulière pour les autorités de régulation. Dans ce document, le vendeur fixe un prix fixe. Du point de vue d'un comptable, un compte est le document principal le plus important sur la base duquel les écritures comptables sont constituées.

Une facture est un type de facture. Ce document contient une ligne spéciale pour indiquer les montants de TVA.

Documents de paiement

Vous pouvez confirmer le fait du paiement chèque de banque ou tout autre document similaire. Le paiement confirme le fait du paiement pour la livraison de produits, de services ou de travaux. Le type spécifique de document est choisi en fonction du mode de paiement : espèces ou par virement bancaire.

L'un des documents de paiement les plus courants est l'ordre de paiement. Il représente un ordre du titulaire du compte pour que la banque transfère des fonds vers le compte spécifié. Le document peut être utilisé lors du paiement de services, de biens, de paiement anticipé, de remboursement de prêt, etc.

En cas de contribution au budget, le champ 22 « Code » est renseigné. DANS ordre de paiement Cette colonne indique l'UIN (identifiant unique). Grâce à lui, l'autorité fiscale reconnaît le payeur.

Le champ « Code » d'un ordre de paiement peut être renseigné différemment. Cela dépend de la manière dont l'entité remplit exactement ses obligations budgétaires : volontairement ou à la demande de l'autorité de régulation.

Lettre de voiture

Le formulaire TTN est délivré par le chargeur. constitue la base du transfert de la marchandise au destinataire. Le document est établi en 4 exemplaires. Selon le TTN, le vendeur rend compte de la vente et l'acheteur rend compte de la livraison des marchandises.

Veuillez noter que le TTN est établi lors du transport de marchandises avec les moyens propres de l'entreprise. Si le transport est effectué société tierce, le formulaire 1-T est délivré.

Un autre point important: les informations du TTN doivent correspondre aux informations de la facture.

Certificat d'achèvement

Ce document est établi entre le client et le fournisseur. L'acte constitue la confirmation de l'achèvement des travaux et de la prestation des services au coût convenu dans le délai fixé par le contrat. En termes simples, il s’agit du rapport de l’interprète au client.

À l'heure actuelle, la forme unifiée de la loi n'a pas été approuvée. Une entreprise a le droit de développer un formulaire de manière indépendante et de le consolider dans ses politiques comptables.

Les principaux détails de la loi sont :

1. Numéro et date d'inscription dans la documentation comptable.
2. Date de préparation.
3. Détails de l'accord selon lequel l'acte est rédigé.
4. Durée, volume, coût des travaux.
5. Détails du compte sur lequel le paiement sera effectué.
6. Nom du client et de l'entrepreneur.
7. Signatures des parties à la transaction.

L'acte est toujours rédigé en deux exemplaires.

Formulaire M-15

Cette abréviation est utilisée pour désigner une facture pour la mise de côté des matériaux. A noter que ce document n'est pas obligatoire, mais est souvent utilisé par les entreprises.

Une facture pour la remise de matériel à un tiers est émise lorsqu'il est nécessaire de transférer des objets de valeur du siège social vers des divisions éloignées ou d'autres sociétés (sous réserve d'un accord particulier).

Règles d'inscription f. M-15

La première partie du document contient un numéro conforme au flux documentaire de l'entreprise. Ici, vous devez également indiquer le nom complet de l'entreprise et d'OKPO.

Le premier tableau reflète la date d'établissement du document, le code de transaction (si le système approprié est utilisé), le nom de l'unité structurelle et le domaine d'activité de l'entreprise émettrice de la facture.

De même, les informations sur le destinataire et le responsable de la livraison sont indiquées. Ce qui suit est un lien vers le document conformément auquel la facture est émise. Il peut s'agir d'un accord, d'une commande, etc.

Dans le tableau principal, les colonnes 1 et 2 indiquent le sous-compte comptable et le code comptable analytique de toutes les matières à amortir.

• nom des matériaux indiquant les caractéristiques individuelles, la marque, la taille, la qualité ;
• numéro d'article (s'il n'y est pas, la cellule n'est pas remplie) ;
• code de l'unité ;
• nom de l'unité de mesure ;
• quantité de marchandises transférées ;
• des informations sur les objets réellement sortis de l'entrepôt (remplies par le magasinier) ;
• coût total des matériaux ;
• Prix ​​sans TVA ;
• montant de la TVA allouée ;
• coût total incluant la TVA ;
• numéro d'inventaire des matériaux ;
• numéro de passeport (si disponible);
• numéro d'enregistrement conformément à la carte d'enregistrement.

La facture est signée par le comptable, l'employé chargé de libérer les objets de valeur de l'entrepôt et le destinataire.

Rapports avancés en "1C"

La génération de documents de reporting est l'une des activités les plus courantes d'un comptable. De nombreux paiements effectués en espèces sont documentés à l'avance. Il s’agit notamment des frais de déplacement, des achats professionnels, etc.

Souvent, les employés de l'entreprise reçoivent des fonds de la caisse enregistreuse pour leurs dépenses professionnelles. Après l'achat les valeurs nécessaires(par exemple, papeterie), les salariés déclarent et fournissent des documents comptables avec pièces justificatives.

Le comptable, à son tour, doit enregistrer toutes les dépenses dans le système comptable. Vous pouvez ouvrir les « Rapports avancés » dans « 1C » dans la section « Banque et caisse », sous-section « Caisse ». Un nouveau document est saisi à l'aide du bouton "Créer".

En haut du formulaire indiquez :

1. Nom de l'entreprise.
2. L'entrepôt dans lequel les objets de valeur nouvellement reçus seront capitalisés.
3. Un employé déclarant les fonds reçus dans le cadre du rapport.

Le document contient 5 signets. Dans la section « Avances », vous devez sélectionner le document pour lequel les fonds ont été émis :

1. Document monétaire.
2. Bon de souscription de compte.
3. Débit du compte.

Si les biens ont été achetés avec les fonds émis, ils sont reflétés sur l'onglet du même nom. Dans la section « Conteneur », indiquez les informations sur les contenants consignés (par exemple, les bouteilles d'eau). L'onglet « Paiement » reflète les informations sur les espèces versées aux fournisseurs pour l'achat d'un objet ou émises pour une livraison à venir.

Dans la rubrique « Autres », sont indiquées les données sur les frais de déplacement : indemnités journalières, frais de carburant, billets, etc.

Forme "universelle"

Dans la liste des principaux documents comptables, il existe un document qui peut être utilisé dans diverses situations. Il est utilisé dans la formation à la fois de la comptabilité et déclaration fiscale. Nous parlons d'un document comptable. Le formulaire est obligatoire s’il est nécessaire de corriger une erreur. De plus, le document est nécessaire lors de la réalisation de transactions nécessitant des explications, la réflexion des calculs, la confirmation des transactions, s'il manque d'autres documents.

Nuancer

Il convient de dire qu'une entreprise a le droit de confirmer l'achèvement de transactions qui ne nécessitent pas l'exécution de formulaires standard (standard, unifiés), non pas à l'aide d'un certificat, mais au moyen de documents comptables primaires élaborés de manière indépendante. Leur liste doit cependant être inscrite dans la politique financière de l’entreprise.

Règles d'établissement d'un certificat

Un seul formulaire unifié n'a pas été approuvé pour ce document. En conséquence, les spécialistes peuvent le rédiger sous forme libre ou utiliser des modèles développés dans l'entreprise. Parmi les informations obligatoires que doit contenir le certificat, il convient de noter les suivantes :

1. Informations sur l'entreprise.
2. Date et raisons de la compilation.
3. Documents comptables primaires et registres comptables, auxquels est jointe une attestation.
4. Signature de l'employé responsable.

Vous pouvez l’écrire sur une feuille A4 blanche ordinaire ou sur du papier à en-tête de l’entreprise.

Lors de la compilation, vous devez être très prudent pour éviter les erreurs. Plus le certificat est détaillé, moins les inspecteurs auront de questions supplémentaires.

Le document ne doit bien entendu contenir que des informations fiables. Si des erreurs sont constatées lors de la rédaction, il est conseillé de réétablir le certificat.

Fonctionnalités de stockage

Tout ce qui concerne les documents comptables primaires doit être conservé dans l'entreprise pendant au moins 5 ans. Le calcul de cette période commence à compter de la date de fin de la période de déclaration au cours de laquelle les papiers ont été délivrés.

En plus

Le formulaire principal peut être délivré sous forme papier ou électronique. DANS Dernièrement Les entreprises privilégient de plus en plus la gestion électronique des documents. C'est compréhensible : cela prend beaucoup moins de temps pour remplir et envoyer les documents.

Les documents électroniques doivent être certifiés par une signature numérique (renforcée ou régulière - comme convenu entre les contreparties).

Responsabilité

La documentation primaire est l'élément le plus important de la vie économique d'une entreprise. En son absence, l’entreprise s’exposera à de lourdes sanctions de la part des autorités de régulation. Des amendes seront également imposées si des erreurs ou des informations inexactes sont trouvées dans la documentation principale.

La violation des réglementations est passible de sanctions non seulement en vertu du Code des impôts, mais également en vertu du Code des infractions administratives. S'il y a lieu, les auteurs peuvent également être poursuivis pénalement.

Conclusion

Une variété de documents peuvent être utilisés dans le travail d'une entreprise. De plus, certains d'entre eux peuvent avoir une forme unifiée et d'autres peuvent être développés indépendamment par l'entreprise. Quoi qu’il en soit, tous les détails requis doivent être présents dans les documents.

Certaines entreprises pratiquent l'utilisation de documents combinés. Nous parlons de formulaires unifiés, complétés en fonction des spécificités des activités de l’organisation.

Il est important de refléter les types sélectionnés de documentation primaire dans les politiques comptables de l'entreprise. Au cours des activités de l'entreprise, le besoin de nouveaux documents peut survenir. S'ils sont développés par l'entreprise, ils doivent alors être mentionnés dans la politique comptable.

Veuillez noter que la contrepartie peut également développer de manière indépendante certaines formes de papiers. La politique financière doit indiquer que l'entreprise accepte de tels documents des contreparties.

Pour enregistrer de nombreuses transactions, les organisations ne peuvent pas utiliser de formes unifiées de documentation primaire. Cependant, si nous parlons de opérations en espèces, ils sont alors exécutés exclusivement par des ordres approuvés et d'autres documents de paiement.

L'exactitude de la comptabilité et les conclusions ultérieures qui en découlent dépendent de la qualité du document principal et des informations qu'il contient.

Les informations contenues dans les documents primaires acceptés en comptabilité sont accumulées et systématisées dans des registres comptables dont les formes ou les exigences sont approuvées par l'organisme habilité. Les données des registres comptables sous forme regroupée sont transférées vers les états financiers.

La direction détermine les personnes autorisées à signer les documents comptables. Dans ce cas, une hiérarchie de signatures peut être établie en fonction du poste occupé, du montant d'argent, de l'ampleur et de l'essence de l'opération.

Les entreprises ou organisations utilisant des signatures électroniques devraient établir des garanties et des contrôles appropriés concernant le droit d’utiliser et d’accéder aux signatures électroniques.(17)

Exigences pour la préparation des documents primaires

1. Les inscriptions dans les documents primaires doivent être effectuées à l'encre, au crayon, à la pâte pour stylo à bille, à l'aide de machines à écrire, de mécanisation et d'autres moyens garantissant la sécurité de ces inscriptions pendant la durée fixée pour leur conservation dans les archives.

N'utilisez pas de crayon pour écrire.

• 2. Les documents doivent être préparés avec soin, le texte et les chiffres doivent être écrits de manière claire et lisible.
• 3. Tous les détails doivent être remplis dans le document. Si des détails ne sont pas renseignés, un tiret est placé à sa place. Les informations obligatoires doivent être renseignées.
• 4.B documents monétaires Le montant est indiqué en chiffres et en mots.
• 5. Les documents primaires doivent être certifiés par les signatures personnelles du chef de l'organisation, du chef comptable ou des personnes autorisées.
• 6. Les documents primaires doivent contenir des transcriptions des signatures des personnes autorisées.
• 7. Les documents primaires doivent être apposés du sceau de l'organisation, si cela est prévu par le formulaire et la législation en vigueur. (18)

Le chef de l'organisme doit, en accord avec le chef comptable, approuver sous forme d'arrêté la liste des personnes ayant le droit de signer les documents comptables primaires.

L'exécution dans les délais et de qualité des documents comptables primaires, leur transfert dans les délais fixés pour la réflexion en comptabilité, ainsi que la fiabilité des données qu'ils contiennent sont assurés par les personnes qui ont compilé et signé ces documents.

Le mouvement des documents primaires en comptabilité (tirage ou réception d'autres entités commerciales, acceptation en comptabilité, traitement, transfert aux archives) doit également être réglementé par un calendrier, qui est approuvé par arrêté du gestionnaire.

Pour avertir les managers et les interprètes des imprévus conséquences négatives et afin de gagner du temps lors de la recherche d'informations, il est nécessaire après réception documents réglementaires créer une base de données pour l'enregistrement des documents primaires.

Cela signifie que tous les documents primaires rédigés et remplis au service comptable doivent avoir leur propre identifiant - un code (numéro unique et unique), qui leur est attribué lors de l'inscription obligatoire dans l'un des journaux d'enregistrement, qui doit être ouvert dans chaque entreprise.

Procédure d'établissement des documents :

• -le respect de tous les détails et formes de documents établis ;
• -l'exactitude et la clarté de la présentation du contenu des transactions commerciales réalisées dans les documents ;
• - exécution dans les délais des transactions commerciales, rédaction claire, soignée et lisible du texte ;
• -barré places gratuites en l'absence d'accessoires ;
• -indication des montants en chiffres et en lettres dans tous documents de valeur ; barrer les erreurs afin que ce qui a été barré soit visible et certifier l'exactitude du texte avec la signature de la personne qui a préparé le document ;
• -les corrections ne sont pas autorisées.(27)

Les documents primaires créés à l'aide d'une méthode mécanisée nécessitent une confirmation particulière de la fiabilité des données reçues, c'est-à-dire autorisation et protection des données enregistrées contre la réception non autorisée d'informations les concernant. Tout type de document peut être transmis par fax, mais pas un document comptable primaire, car il n'a pas de confirmation de son authenticité. La responsabilité de la création en temps opportun et de haute qualité des documents et de leur transfert dans les délais impartis pour une réflexion ultérieure en comptabilité incombe aux personnes qui ont préparé et signé ces documents.

Comptabilité primaire pour usine de fabrication- c'est la base informationnelle de la gestion dont la qualité dépend directement de la qualité de la comptabilité. La comptabilité primaire est un complexe d'informations et d'opérations logiques avec des documents accompagnant tous les flux matériels et financiers et leurs éléments depuis l'entrée jusqu'à la sortie des installations de production et économiques de l'entreprise et de l'entreprise dans son ensemble.

Ainsi, les documents primaires sont porteurs d'informations sur tous les objets et sujets de production et économiques et leurs interactions et permettent une évaluation complète de tous les facteurs de contrôle : quantitatifs, qualitatifs, financiers.(12)

Ce matériel vous donnera une idée sur :
les utilisateurs d'informations comptables;
fonctions de l'entreprise dans l'organisation de la comptabilité ;
les principaux documents comptables, leurs types et détails obligatoires ;
flux de documents ;
registres comptables et leurs types;
les comptes comptables et leur structure ;
plan comptable de travail simplifié pour une petite entreprise ;
Formes variées organismes comptables.

1. Documents en comptabilité

Conformément à l'article 9 de la loi « sur la comptabilité », toutes les transactions commerciales effectuées par une organisation doivent être documentées par des pièces justificatives. Ces documents servent de documents comptables primaires sur la base desquels la comptabilité est effectuée.

Documents comptables primaires sont acceptés en comptabilité s'ils sont établis conformément à la forme contenue dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire, et les documents dont la forme n'est pas prévue dans ces albums doivent contenir les mentions obligatoires suivantes :

• Titre du document ;
• date de préparation du document ;
• nom de l'organisation au nom de laquelle le document a été établi ;
• contenu transaction d'affaires;
• mesurer les transactions commerciales en termes physiques et monétaires ;
• les noms des fonctions des personnes responsables de l'exécution de la transaction commerciale et de l'exactitude de son exécution ;
• signatures personnelles de ces personnes.

Un document primaire est la preuve écrite d'une transaction commerciale (paiement de marchandises, émission d'un acompte, etc.).

Au cours de ses activités, une entreprise peut utiliser des formes de documents primaires développées de manière indépendante, en tenant compte exigences établies aux documents primaires. Les formes de ces documents sont approuvées par l'arrêté portant politique comptable de l'entreprise.

Tous les documents primaires peuvent être divisés dans les groupes suivants :

1. organisationnel et administratif;
2. disculpatoire;
3. Documentation enregistrement comptable.

Documents organisationnels et administratifs– il s’agit d’ordonnances, d’instructions, d’instructions, de procurations, etc. Ces documents permettent la conduite de certaines transactions commerciales.

Documents justificatifs- cela inclut les factures, les exigences, les bons de réception, les certificats de réception, etc. Ces documents reflètent le fait d'une transaction commerciale et les informations qu'ils contiennent sont inscrites dans les registres comptables.

Certains documents sont à la fois permissifs et disculpatoires. Il s'agit par exemple d'un mandat de caisse, d'une paie, etc.

Documents comptables rempli par un comptable. Parmi eux se trouvent divers rapports et certificats. Les informations qu'ils contiennent sont également inscrites dans les registres comptables.

Registres comptables- Il s'agit de fiches spécialement adaptées à l'enregistrement et au regroupement des données comptables. Par apparence les registres comptables sont :

• livres (caisse enregistreuse, principale);
• cartes (comptabilité des immobilisations, comptabilité des matières) ;
• magazines (feuilles volantes ou lignées).

Selon les types d'enregistrements effectués, les registres sont divisés en :

• chronologique (journal d'inscription);
• systématique (grand livre général des comptes);
• combinés (commandes de journaux).

Selon le niveau de détail des informations contenues dans les registres comptables, il s'agit :

• synthétique (grand livre général des comptes) ;
• analytique (cartes);
• combinés (journaux de commandes).

Les documents primaires reçus par le service comptable (comptable) doivent être vérifiés :

• par forme (exhaustivité et exactitude du document, remplissage des détails) ;
• arithmétiquement (compter les montants);
• par contenu (connexion des indicateurs individuels, absence de contradictions internes).

Pour un bon maintien de la comptabilité primaire, elle est élaborée et approuvée calendrier de flux de documents, qui détermine l'ordre et le calendrier de circulation des documents primaires au sein de l'entreprise et leur réception au service comptable. Le calendrier des mouvements des pièces comptables primaires peut avoir la forme suivante :

Les inscriptions dans les documents primaires doivent être effectuées par des moyens garantissant la sécurité de ces inscriptions pendant la durée fixée pour leur conservation dans les archives.

Après acceptation, les informations du document primaire sont transférées aux registres comptables, et une marque est apposée sur le document lui-même pour exclure la possibilité de son double usage (par exemple, la date d'inscription au registre comptable est indiquée).

Les documents comptables primaires et récapitulatifs peuvent être établis sur support papier et informatique. DANS ce dernier cas l'organisation est tenue de produire, à ses frais, des copies de ces documents sur papier pour les autres participants aux transactions commerciales, ainsi qu'à la demande des organismes exerçant un contrôle conformément à la loi Fédération Russe, tribunaux et parquets.

Les organisations sont tenues de conserver les documents comptables primaires, les registres comptables et les états financiers pendant des périodes établies conformément aux règles d'organisation des archives de l'État, mais au moins cinq ans.

Les documents à archiver sont sélectionnés dans ordre chronologique, complété, relié et classé dans des dossiers. La remise des documents aux archives est accompagnée d'un certificat.

Un compte est un moyen de regrouper et de refléter les changements dans les fonds (propriétés), leurs sources et les obligations d'une entreprise.

Les transactions sur les comptes sont reflétées dans une mesure monétaire, c'est-à-dire que tous les biens, leurs sources et obligations (dettes) de l'entreprise sont évalués et leur valeur est enregistrée dans les comptes.

Les fonds d'une entreprise peuvent augmenter ou diminuer. Pour comptabiliser séparément les augmentations et les diminutions de fonds, le compte est divisé en deux parties. Le côté gauche du compte s'appelle débit, et le côté droit du compte s'appelle prêt.

Graphiquement, le compte se présente généralement sous la forme d'un tableau composé de deux colonnes :

Selon ce qui se reflète dans les comptes, ils peuvent être :

1. actif;
2. passif;
3. actif Passif.

Sur comptes actifs la comptabilisation des fonds de l'entreprise et de leurs mouvements est reflétée (par exemple, immobilisations, stocks, produits finis, trésorerie, règlements, etc.).

Un compte actif augmente par débit, c'est-à-dire que les transactions qui l'augmentent sont reflétées sur le côté gauche (débit) du compte.

Le solde du compte actif - le solde de fin et de début de période - est également enregistré au débit.

Structure de compte active :

Sur comptes passifs les sources de fonds de l'entreprise sont reflétées (par exemple, le capital autorisé ou capital autorisé, profit) et les passifs de l'entreprise (par exemple, prêt bancaire, salaires impayés, etc.).

Un compte passif augmente avec le crédit, c'est-à-dire que les transactions qui l'augmentent sont reflétées sur le côté droit (crédit) du compte.

Le solde du compte passif - le solde de fin et de début de période - est également enregistré en crédit.

Structure de compte passive :

Sur comptes actifs-passifs le solde peut être soit un crédit, soit un débit.

Le plan comptable est approuvé par le ministère des Finances.

3. Formulaires comptables

Les formes comptables diffèrent par le nombre de registres utilisés, leur finalité, leur apparence et leur contenu.

Il existe les trois principales formes de comptabilité suivantes :

• mandat commémoratif ;
• ordre du journal.

La forme la plus simple est « », puisque toute opération sur un document primaire (ou un groupe d'opérations similaires) est enregistrée dans le livre « Journal-Main », qui combine le journal d'enregistrement des transactions commerciales (fiche chronologique) et les comptes synthétiques (fiche systématique). enregistrer). Le livre du Main Journal ressemble à ceci :

Dans ce livre, les soldes des comptes au début de la période de reporting sont d'abord enregistrés, puis toutes les transactions sur documents sont enregistrées, après quoi le chiffre d'affaires de la période de reporting est déterminé (l'exactitude de l'écriture est vérifiée : le montant du chiffre d'affaires pour la la période de déclaration doit être égale à la somme du chiffre d'affaires débiteur de tous les comptes et de la somme du chiffre d'affaires créditeur de tous les comptes) et les soldes des comptes à la fin de la période de déclaration sont identifiés. Sur la base des soldes des comptes, le solde final est établi.

Ce formulaire est utilisé dans les entreprises comptant un petit nombre de salariés et comportant un petit nombre d'opérations. Le livre peut être tenu par un seul comptable.

Le schéma comptable « journal-principal » ressemble à ceci :

Formulaire d'inscription pour une commande commémorative repose sur la tenue séparée d’enregistrements chronologiques et systématiques. Les écritures comptables sont préparées documents spéciaux– les ordonnances commémoratives, qui sont établies sur la base de documents primaires. Les ordres commémoratifs sont enregistrés dans un journal spécial (registre chronologique) et sur la base de ceux-ci, écritures de compte grand livre(enregistrement systématique).

Le formulaire des comptes du grand livre est construit avec une ventilation des débits et des crédits pour chaque compte correspondant et ressemble à ceci :

Le grand livre général sous cette forme est également appelé liste de contrôle.

Les comptes du grand livre ne prennent en compte que le chiffre d'affaires courant de la période de reporting. Ainsi, selon les données des comptes du grand livre, un chiffre d'affaires pour les comptes comptables synthétiques est établi (en même temps, l'exhaustivité et l'exactitude de l'enregistrement des transactions commerciales sont vérifiées ; le total du chiffre d'affaires au débit et au crédit de les comptes sont vérifiés avec le total dans le journal d'enregistrement). Il détermine également les soldes des comptes à la fin de la période de reporting pour lesquels un nouveau bilan est établi.

Par rapport au journal principal, le bon de commande commémoratif ne limite pas le nombre d'opérations prises en compte, précise l'évolution des fonds dans les comptes et élargit les possibilités de division du travail entre les comptables et l'automatisation comptable.

Le schéma de cette forme comptable est le suivant :

Cependant, dans cette forme de comptabilité, les mêmes écritures sont répétées plusieurs fois dans différents registres comptables, ce qui augmente la quantité de travail. Il existe une version simplifiée de ce formulaire pour les petites entreprises - en utilisant états comptables: immobilisations, amortissements cumulés (usure) ; stocks et produits finis ; coûts de production; Argent et des fonds ; règlements et autres transactions ; règlements avec les fournisseurs ; salaires.

Le relevé est un compte comptable qui reflète le solde d'ouverture, le chiffre d'affaires de la période de reporting par débit et crédit sur la base des pièces ventilées par comptes correspondants, et le solde à la fin de la période de reporting. Par exemple, la forme d'un relevé de caisse ressemble à ceci :

Les données des relevés sont résumées dans une feuille d'échecs, sur la base de laquelle la feuille de chiffre d'affaires est établie. Sur la base des données du chiffre d'affaires, un bilan est établi.

La forme simplifiée de comptabilité est la suivante :

À formulaire de comptabilité par ordre de journal Sur la base de documents primaires, des relevés cumulatifs et des tableaux d'évolution sont établis. Dans ce cas, les transactions homogènes liées à un compte spécifique sont enregistrées dans des journaux par ordre chronologique selon les comptes correspondants. A la fin du mois, chaque journal calcule le chiffre d'affaires total des comptes correspondants. Ces totaux représentent les écritures de journal (commandes mémo) à enregistrer dans les comptes du grand livre.

Les journaux cumulatifs sont appelés journaux de commandes. Les journaux de commandes sont construits sur une base de crédit, c'est-à-dire les enregistrements des transactions sont effectués au crédit d'un compte spécifique en correspondance avec le débit de différents comptes.

L'ordre du journal ressemble à ceci :

Les totaux de chiffre d'affaires du mois issus des journaux de commandes sont transférés vers les comptes du grand livre, qui ont la forme suivante :

Le chiffre d'affaires du crédit est transféré au compte du grand livre à raison d'un montant total par mois, puisqu'il est contenu sous forme développée dans le journal des commandes. Le chiffre d'affaires débiteur sur le compte du grand livre est pris en compte en correspondance avec les autres comptes. Dans le compte du grand livre, le chiffre d’affaires débiteur est collecté au fur et à mesure que les données sont enregistrées à partir de différents journaux de commandes. A l'issue de la comptabilisation du chiffre d'affaires des journaux de commandes vers les comptes du grand livre, les totaux des débits de chaque compte sont calculés, le solde en fin de mois est déterminé et un bilan est établi.

La forme comptable-ordre de journal peut se présenter sous la forme suivante :

Dans la pratique actuelle, par documents comptables primaires, on entend des documents reflétant les faits de la vie économique (conclusion de transactions, mouvement des articles en stock, etc.). Ils sont établis au moment des transactions ou après leur réalisation, pour confirmer les faits survenus. Sur cette base, le comptable effectue des écritures dans le programme comptable de l'entreprise et accepte les montants pour la comptabilité fiscale.

Sous quelle forme le « primaire » est-il compilé ?

Selon les explications du ministère des Finances, l'entreprise a le droit de déterminer de manière indépendante quelles formes de « primaire » utiliser. Décision est fixé dans les politiques comptables de l'organisation. La pratique montre que les entités commerciales utilisent l'une des trois options suivantes :

• Formulaires unifiés proposés par Goskomstat.
• Échantillons élaborés par l'entreprise de manière indépendante et sécurisés par un règlement intérieur.
• Options combinées : documents primaires dans un format unifié, complétés par certains champs.

Le droit des entités commerciales de développer de manière indépendante des formulaires « primaires » ne s'applique pas aux types de documents suivants :

• les documents de caisse (notamment les consommables et les reçus) ;
• des formulaires de déclaration stricts ;
• factures de transport.

Pour eux, le ministère des Finances introduit des formulaires unifiés comme obligatoires.

Si l'entreprise qui a conclu la transaction n'a pas déterminé la forme du « primaire » dans le contrat, la contrepartie a le droit de soumettre des documents selon propres échantillons. Pour éviter les questions des autorités réglementaires, l'entreprise doit indiquer dans ses politiques comptables qu'elle accepte les documents sur les formulaires élaborés par ses fournisseurs et ses clients.

Important! La présence d’un « primaire » médiateur d’une opération particulière est exigence obligatoire pour sa réflexion en comptabilité et en comptabilité fiscale.

Mentions obligatoires du « primaire »

Selon l'art. 9 402-FZ, les documents comptables primaires doivent contenir les mentions obligatoires suivantes :

• le nom du document commercial, par exemple « Certificat de travail accepté » ;
• numéro selon les règles de numérotation internes de la société d'origine ;
• date de préparation du document ;
• nom complet de la société délivrant « l’enregistrement principal » ;
• l'essence de la transaction commerciale survenue (par exemple, expédition de marchandises à l'acheteur, dépôt d'espèces dans la caisse enregistreuse, acceptation du travail effectué, etc.) ;
• évaluation d'un fait économique survenu en espèces ou en nature ;
• poste et nom complet de l'employé responsable de la réalisation ou du traitement de la transaction ;
• signature manuscrite d'une personne autorisée.

La liste des personnes habilitées à signer les documents comptables primaires est déterminée par le chef de l'organisation. Il est sécurisé par son ordre.

Certains formulaires contiennent des détails supplémentaires par rapport à la liste standard. Par exemple, les feuilles de route doivent contenir des informations sur la voiture, son propriétaire et son conducteur.

Est-il nécessaire d’apposer le sceau de l’organisation sur le document « primaire » ? Ce n’est pas une condition obligatoire ; on ne peut s’en passer que si sa présence est prévue dans l’échantillon inscrit dans la politique comptable de l’entreprise.

Types de documents primaires

La législation actuelle n'établit pas de liste fermée des documents comptables primaires de 2018. Leur diversité est déterminée par le champ d'activité de l'entité économique. Pour une entreprise, vous aurez besoin d'un connaissement, pour une autre, d'un acte de radiation de la littérature de la bibliothèque.

Les types de documentation les plus courants comprennent :

• lettre de transport – négocie les transactions pour l’acceptation et le transfert de marchandises et de matériaux ;
• certificat de réception – établi dans les situations où une partie accepte les résultats des travaux effectués par l'autre ;
• paie - préparée lors du paiement des salaires du personnel ;
• OS-1 – reflète la réception ou l'épuisement d'un élément d'immobilisation (à l'exception des biens immobiliers) ;
• INV-1 – consolide les résultats de l'inventaire ;
• rapport préalable – confirme les dépenses d'un employé arrivant d'un voyage d'affaires ;
• documents de caisse (chèques, PKO, RKO, etc.) ;
• ordre de paiement;
• certificat comptable, etc.

La liste donnée des principaux documents comptables n'est pas complète. Entreprises différentes directions les activités utilisent les formulaires nécessaires pour refléter les transactions en cours.

Selon le mode de mise en œuvre, le « primaire » peut être papier ou électronique. La deuxième option est utilisée dans les entreprises où une gestion électronique des documents est mise en place. Il permet de simplifier et d'accélérer le traitement des documents commerciaux et de rationaliser l'interaction entre les contreparties.

Selon la législation en vigueur, tous types de « matières premières » sont stockés dans l'entreprise pendant cinq ans. Le compte à rebours commence à partir de la fin de l’année de référence. Par exemple, les papiers publiés en 2018 doivent être conservés jusqu'en 2023 inclus. La violation de cette règle entraînera des poursuites avec service des impôts, imposant des sanctions à l'organisation.

Toutes les transactions économiques et financières ayant lieu dans une entreprise particulière sont reflétées dans objets matériels avec des informations enregistrées. Il s’agit de documents comptables sans lesquels il est impossible d’enregistrer une quelconque activité. Ils constituent le maillon principal du système de contrôle de la légalité des transactions, de la circulation des marchandises et des biens matériels, de la sécurité des biens, produits finis, chiffre d'affaires en espèces.

La rapidité et l'exactitude de leur préparation affectent directement la qualité globale de la comptabilité. Le flux de documents en comptabilité est le mouvement des documents depuis le début de leur préparation jusqu'à l'achèvement complet de leur exécution. Elle est régie par un calendrier particulier d'établissement et de transmission de la documentation et dépend du nombre d'opérations hétérogènes effectuées dans le cadre des activités économiques et financières. Plus il y a d'ateliers, de sections et de types de produits dans une entreprise, plus plus grand nombre divers documents y seront impliqués.

Il existe plusieurs types de documents comptables : primaires (comptables), organisationnels et administratifs, statistiques. Les documents contenant des informations enregistrées garantissent leur accumulation, leur sécurité, leur transférabilité et leur utilisation réutilisable. Ils font la comptabilité.

Les documents comptables les plus courants :

Relevés, reçus et ordres de dépenses pour le paiement d'argent à la caisse de l'entreprise ;

Ordres financiers;

Reçus de vente, les factures de dépenses et de reçus ;

Procurations, accords ;

Certificats d'achèvement des travaux et d'acceptation et de transfert des marchandises ;

Documentation pour la délivrance de biens matériels ;

Directives, arrêtés, actes de contrôle, notes explicatives et procès-verbaux de réunions, lettres officielles, actes de commissions.

Ils diffèrent tous par leur nature. En signant les documents comptables, chaque salarié assume la responsabilité de la justesse de l'exécution, de l'opportunité de l'opération et de la fiabilité des informations qui y sont reflétées.

Documents comptables peut être divisé en 3 groupes :

Boîte de réception ;

Boîte d'envoi ;

Interne.

Les documents entrants arrivent dans un seul flux de documents et sont traités par un employé spécial. Après réception et vérification de la régularité de l'établissement et de l'exécution (présence d'un sceau et de signatures), ils sont triés en non-inscrits et recommandés et adressés aux services compétents. Les pièces comptables ne sont généralement pas enregistrées. Le service comptable reçoit également de nombreuses données d'autres divisions structurelles.

Le traitement ultérieur des supports d'information a ses propres spécificités. Les documents reçus sont transférés au salarié auquel est affecté le domaine de travail correspondant (matériaux ou paie, etc.).

L'employé vérifie l'exhaustivité et l'exactitude de l'enregistrement, l'exactitude du remplissage des détails, la légalité de la transaction et l'enchaînement logique des indicateurs. Les documents acceptés sont systématisés par ordre chronologique (par date) et établis en relevés cumulatifs ou en

L'ordre de forme des enregistrements des pièces comptables cumulées est déterminé dans les instructions comptables.

L'enregistrement des informations organisationnelles et administratives s'effectue selon les règles d'établissement des documents officiels.

Le contrôle et l'envoi des données sortantes s'effectuent selon un flux général via le secrétariat ou le bureau.

Lors de l'envoi, ils vérifient l'exactitude du document (présence de la date, du sceau, de la signature, de toutes les pages, bon destinataire).