Les documents sont le point de départ comptabilité.

La documentation comptable fait partie du système de documentation de gestion de l'organisation conformément au classificateur panrusse de la documentation de gestion (OKUD), approuvé par le décret de la norme d'État de Russie du 30 décembre 1993 n° 299.

Les documents comptables peuvent être divisés en trois niveaux : la documentation comptable primaire, les registres comptables et la documentation comptable de reporting.

Concentrons-nous sur le primaire documents comptables. Ce sont des documents qui enregistrent les faits de la commission transaction commerciale. La pièce comptable principale doit être établie au moment de la transaction, et si cela n'est pas possible, immédiatement après sa réalisation.

Les exemples de formulaires de documents sont approuvés par les agences gouvernementales. Ces formes de documents sont appelées standard ou unifiées.

Les documents comptables sont classés selon plusieurs critères :

Par objectif :

Administratif. Par exemple : Arrêtés de politique comptable, d'octroi de congés, d'inventaire, etc.

Disculpatoire (exécutif). Par exemple : reçus et dépenses, bons de caisse, marchandises et transports, factures, factures, actes, factures, etc. Une facture est une pièce jointe à un connaissement. Compilé dans l'intérêt du bureau des impôts

Documents enregistrement comptable. Par exemple : fiches de paie, calcul des indemnités de vacances, calcul des prestations d'invalidité temporaire, calcul de l'amortissement et autres.

Documents combinés – contiennent les deux éléments. Par exemple, les encaissements.

Par lieu de compilation :

interne. Par exemple : facture de mouvement interne, PKO, RKO, actes.

externe. Par exemple : TTN, facture

Selon le degré de généralisation des opérations commerciales ;

primaire. Par exemple : PKO, RKO, TTN, actes, factures.

résumé. Par exemple : rapport de trésorerie, rapport de marchandises, rapport d'avance, rapport de matériel.

Par ordre d'utilisation ;

une fois Par exemple : PKO, RKO, actes.

cumulatif.

Par exemple : fiche de ramassage journalière, carte de ramassage limite.

Les documents sont constitués d'indicateurs individuels, appelés détails (du mot latin « requis, nécessaire »).

L'ensemble des détails d'un document détermine sa forme.

Pour qu'un document remplisse sa fonction, il doit être rédigé conformément à la forme adoptée pour cette catégorie de documents.

Mais dans tous les cas, le document doit contenir les mentions obligatoires suivantes :

Nom du document (formulaire)

Code du formulaire

Date de compilation

Nom de l'organisation qui a compilé le document

Compteurs de transactions commerciales

Noms et qualités des personnes responsables, leurs signatures personnelles.

Si le document est un document externe, en plus des signatures personnelles, le sceau rond de l'organisation doit être apposé sur le document.

Un document électronique contient les mêmes informations qu'un document papier. Le contenu d'un document électronique peut être visualisé sur un écran d'ordinateur. Un document électronique peut être imprimé sous forme papier. Un document électronique peut être reproduit en un grand nombre de copies complètement identiques et peut être instantanément envoyé vers un autre ordinateur n'importe où dans le monde par courrier électronique.

Mais un document électronique est plus facile à falsifier qu’un document papier, à moins bien sûr de prendre des mesures de sécurité particulières.

Les problèmes de protection contre la falsification des documents électroniques peuvent être résolus. En Russie, comme dans de nombreux autres pays du monde, la loi sur les signatures électroniques a été adoptée pour résoudre ce problème.

Les documents électroniques sont déjà largement utilisés dans la communication des entreprises avec les banques et les autorités fiscales.

Tous les documents du service comptable sont soigneusement vérifiés sous trois aspects : juridique, du point de vue de l'enregistrement et arithmétique.

Les documents vérifiés sont enregistrés dans le journal d'enregistrement des documents.

Les corrections sur les espèces et les documents bancaires ne sont pas autorisées. Des corrections ne peuvent être apportées aux autres documents comptables primaires qu'avec l'accord des participants aux transactions commerciales, qui doit être confirmé par les signatures des mêmes personnes qui ont signé les documents, indiquant la date des corrections.

Actuellement, une attention particulière est portée à l'unification et à la standardisation des documents. L'unification des documents est le développement d'une forme unifiée de documents russes pour l'enregistrement de transactions commerciales homogènes dans diverses organisations. En Russie, les formes des documents de caisse, des documents bancaires, etc. ont été unifiées.

Ils sont obligatoires pour tous les domaines d’activité. Parallèlement à l'unification, la standardisation des documents est importante. La normalisation est l'établissement de tailles standard identiques de formulaires de documents standard. Lors de la tenue des registres comptables, il est important d'établir un flux de documents rationnel, c'est-à-dire système de formation optimal documents comptables, les acceptant pour la comptabilité, les déplaçant dans l'entreprise, leur stockage actuel et leur transfert aux archives. Cela garantit un haut degré de fiabilité comptable avec un investissement minimal de temps et d’argent.

La documentation primaire sert de base à la réalisation des écritures comptables dans les registres comptables. Ces formulaires sont conçus pour enregistrer sur papier l'authenticité du fait d'une transaction commerciale ayant entraîné un changement. situation économique entreprises. L'enregistrement de l'enregistrement primaire est réglementé par la loi. Chaque modèle doit être conforme aux exigences de la loi du 6 décembre 2011 n°402-FZ.

Formes et types de documentation primaire

Les formes de documents primaires utilisées par les entités commerciales peuvent être unifiées et développées indépendamment par les parties à la transaction. Liste formulaires standards, dont l'utilisation est obligatoire dans des situations spécifiques, est approuvée par la loi. Dans de tels échantillons, les organisations n'ont pas le droit de modifier indépendamment la structure ou le contenu. Des documents non unifiés peuvent être créés par une entreprise en tenant compte des spécificités de ses activités. Ils sont soumis à l'approbation des actes locaux de l'entreprise.

Classification documentation primaire implique une division en formulaires à usage interne et externe. Les documents internes décrivent les transactions affectant les activités d'une institution - la société qui a établi ce certificat. Les externes sont conçus pour enregistrer les transactions et leurs résultats entre deux ou plusieurs participants.

Les formulaires internes sont généralement divisés dans les groupes suivants :

1. Type administratif - utilisé pour donner des instructions et des instructions aux unités structurelles et au personnel.
2. Le modèle de type exécutif est utilisé pour afficher les transactions qui ont été réalisées au cours de la période en cours.
3. Documents comptables – leur objectif est de systématiser l’ensemble des événements et de résumer les informations documentaires reçues ( exemple brillant– registres comptables).

Les registres comptables comprennent les livres et revues, les fiches comptables. Ce type de documentation peut être divisé en sous-types, différant par la manière dont ils sont remplis et conservés :

• chronologique - toutes les opérations sont présentées en stricte conformité avec la chronologie réelle des événements ;
• systématique (exemple - livre de caisse);
• combiné;
• analytique;
• synthétique, impliquant une décomposition des montants en comptes comptables généralisés.

La documentation primaire peut prendre la forme d'un accord entre contreparties, d'une facture de paiement, d'un bon de livraison, d'actes d'acceptation et de livraison des tâches accomplies. Les documents primaires comprennent un ensemble de formulaires pour les règlements avec le personnel. Cette catégorie comprend les feuilles de temps et les fiches de paie.

VEUILLEZ NOTER! La capitalisation et la cession des actifs de l'entreprise sont formalisées à l'aide d'un document primaire. Cette catégorie de documents se caractérise par la présence de formulaires standards. Auparavant, ils étaient obligatoires pour toutes les entités commerciales. Désormais, chaque organisation décide elle-même d'utiliser les formulaires recommandés ou de développer ses propres modèles.

Une attention particulière dans la pratique comptable est portée à la caisse enregistreuse principale. C’est unifié. Changer l'ensemble des détails ou la structure du modèle peut conduire à la privation même d'un formulaire signé force juridique. Ce groupe comprend tous les types de documents attestant la réception de l'argent à la caisse et sa disposition. Il s'agit notamment du livre de caisse, qui résume l'ensemble des transactions en espèces.

Classification des entreprises primaires par étapes de l'entrepreneuriat

Selon à quelle étape à l'heure actuelle l'entreprise est située, certaines formes de documentation comptable primaire sont utilisées. Habituellement, les transactions, du point de vue de la fourniture de documents, peuvent être divisées en trois étapes.

1. Détermination des termes de la transaction. Les partenaires négocient et développent un consensus qui conviendra aux deux parties. L'argent et les biens n'ont pas encore changé de mains, les services n'ont pas encore été fournis, les travaux ne sont pas terminés, mais tout est prêt pour le début de l'interaction. Le résultat de cette étape sera les types de primaires suivants :
   • accord (différentes formes sont possibles) ;
   • facture pour le paiement.
2. Rémunération de la transaction. Le paiement peut être effectué en diverses formes. Ce point important est enregistré par le document principal confirmant le transfert d'argent :
   • si le paiement n'a pas été effectué en espèces, il sera confirmé par un relevé de compte bancaire, un reçu de terminal de paiement, etc. ;
   • si l'argent a été transféré « en espèces », la confirmation sera reçu de caisse, un formulaire de déclaration stricte ou un récépissé d'ordre d'encaissement.
3. Transfert de biens, prestation de services, exécution de travaux. Elle a effectué le paiement, il est maintenant temps pour l'autre partie de remplir ses obligations. Les documents primaires suivants indiqueront qu'elle l'a fait de bonne foi, et la première partie n'a aucune réclamation :
   • facture (si les marchandises ont été transférées);
   • reçu de vente (peut être délivré avec un reçu de caisse ou constituer un seul document) ;
   • acte de services rendus (ou de travaux exécutés).

Ces documents doivent être fournis à l'administration fiscale, car ils confirment les dépenses engagées par la première partie, ce qui affecte directement l'assiette fiscale.

Contrôle, stockage et organisation de la comptabilité des documents primaires

La comptabilité de la documentation primaire doit être organisée de manière à ce que chaque formulaire passe par le système d'enregistrement au sein de l'entreprise. Cela est nécessaire pour minimiser le risque de perte des certificats et autres formulaires. Le commis ou toute autre personne responsable tient des journaux de documentation. Tous les formulaires entrants sont traités comme entrants. Les formulaires sortants sont ceux qui sont créés au sein de l'entreprise (qu'ils soient émis ou non) à des tiers ou rester dans l'entreprise).

La documentation entrante doit passer par plusieurs étapes de comptabilité et d'enregistrement :

1. Acceptation.
2. Traitement initial.
3. Répartition par types de formulaires et leur finalité.
4. Inscription dans les journaux comptables avec cachet apposé sur le document et attribution du numéro d'entrée à la date d'acceptation.
5. Signature par la direction de l'entreprise (lorsque le directeur examine la correspondance entrante, il y met des résolutions).
6. Exécution du document.

Pour l'organisation système efficace flux documentaire et assurant le contrôle de la sécurité des formulaires, il est nécessaire d'élaborer et d'approuver un planning de flux documentaire avec une nomenclature des cas. Le planning doit faire état des étapes d'exécution, d'enregistrement des documents, de la procédure de transfert pour stockage, en indiquant les délais, et lister les salariés responsables de chaque étape.

La documentation primaire complétée et enregistrée doit être conservée pendant au moins 5 ans. L'arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558 prévoit une classification des formulaires en fonction du moment de leur dépôt aux archives :

• la documentation administrative doit rester disponible pendant 75 ans (si les ordres et instructions affectent les principales activités de l'entreprise) ou 5 ans, à condition que la forme reflète la résolution de questions administratives ;
• les formulaires accompagnant les transactions commerciales doivent être conservés pendant 3 à 5 ans.

POUR RÉFÉRENCE ! Loi n° 402-FZ à l'art. La durée de conservation est limitée à 5 ans. La législation fiscale exige que la documentation comptable soit conservée en sécurité et accessible pendant au moins 4 ans.

Des conditions particulières et des durées de conservation sont prévues pour les formulaires suivants :

1. Les documents servant à constater l'enregistrement des biens soumis à amortissement ne peuvent être archivés pendant 4 ans à compter de la date de radiation de ce bien.
2. Si la documentation primaire a été établie au cours de la période au cours de laquelle une perte est survenue, qui sert à réduire le montant de l'impôt sur le revenu, elle doit alors être conservée jusqu'à ce que l'impact d'une telle perte sur l'assiette fiscale cesse.
3. Le document principal caractérisant les opérations de survenance de créances doit être conservé 4 ans à compter du moment où l'encours est reconnu comme irrécouvrable (si un tel fait se produit).

Pour les formulaires électroniques, les durées de conservation sont identiques aux documents papier. La procédure de radiation des actifs primaires doit être réalisée avec la participation d'une commission spécialement créée.

Approbation des formulaires de documentation primaire

La documentation primaire non unifiée peut être développée par les entités commerciales de manière indépendante. Pour de tels formulaires, le principal critère de respect des normes juridiques est le respect des normes de la loi n° 402-FZ en termes de mentions obligatoires :

• nom du document ;
• date d'inscription;
• des informations sur l'entreprise qui établit le formulaire, grâce auxquelles l'entreprise peut être identifiée ;
• le contenu de la transaction commerciale affichée indiquant la valorisation de l'objet de la transaction ;
• apporter des mesures naturelles et des valeurs quantitatives ;
• présence des signatures des fonctionnaires responsables (avec indication obligatoire de leur fonction et de leur nom complet).

SOUVIENS-TOI! Pour utiliser des modèles développés de manière indépendante comme documentation principale, ils doivent être approuvés par un acte local de l'entreprise.

Les espèces et les documents de paiement appartiennent à un groupe de formes strictement réglementées. Les entreprises, par leur ordre ou tout autre ordre, ne sont pas autorisées à en supprimer des lignes, des cellules ou à en modifier la structure. Les entreprises peuvent apporter leurs propres ajustements aux modèles non unifiés, ajouter et supprimer blocs d'informations. Lorsque vous développez indépendamment de nouveaux formulaires, vous pouvez vous baser sur des échantillons standard.

Pour approuver l'état principal, vous pouvez inclure ses exemples dans une annexe distincte à la politique comptable. La deuxième option est que pour chaque formulaire, le gestionnaire émette une commande pour l'entreprise. Le texte de l'arrêté précise des informations sur l'introduction de nouvelles formes de documentation en comptabilité, qui doivent être établies selon un modèle unique. Les formulaires eux-mêmes sont inclus dans la commande sous forme de pièces jointes distinctes.

Si une organisation souhaite utiliser des formulaires standard recommandés par les services concernés pour refléter des transactions individuelles, ces formulaires n'ont pas besoin d'être approuvés par le règlement interne. Pour enregistrer une telle décision, il suffit d'inscrire dans la politique comptable l'utilisation de modèles standardisés.

Lors de l'introduction de nouvelles formes de documents dans le système de flux documentaire, il est conseillé de les approuver par arrêté.

Ce qu'un comptable doit toujours retenir

L'état idéal de la documentation primaire est une condition nécessaire à l'absence de problèmes lors des contrôles et contrôles fiscaux, à la preuve de sa justesse dans un litige avec une contrepartie, etc. Voici quelques-uns nuances importantes, dont un comptable doit toujours se souvenir lorsqu'il travaille avec des comptes principaux.

1. La preuve primaire est la seule preuve. Sans documentation primaire, il est impossible de prouver les faits de livraison, les coûts, l'exécution ou le non-respect des termes de la transaction. Le tribunal n'aidera pas non plus - il existe des précédents où les plaignants ont été refusés ou les défendeurs ont éludé leurs réclamations en raison du manque de preuve de certaines étapes de la transaction en raison du manque d'un certain nombre de documents primaires.

   IMPORTANT! Sans « preuve primaire », dans de rares cas, il est possible de prouver le fait de la prestation de services : le tribunal peut prendre en compte des expertises supplémentaires et des documents complémentaires. Si les travaux sont terminés, l'absence de document signé par le client ne le dispensera pas du paiement.

2. C'est mieux sans erreurs, mais les défauts mineurs ne sont pas lourds. Rêve effrayant tout comptable - refus de rembourser la TVA en raison de données incorrectes dans les documents primaires. Mais si les erreurs sont mineures, la déduction ne doit pas être refusée. L'importance des erreurs est régie par la partie 2 de l'art. 9 Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « Sur la comptabilité ». Les autorités fiscales l'ont confirmé dans la lettre du 12 février 2015 n° GD-4-3/2104@). L'essentiel est que les données fournies indiquent avec précision le fait du paiement et de la livraison des biens (prestation de services). Ainsi, par exemple, si la lettre de transport ne contient pas de référence au contrat ou si le poids de la cargaison n'est pas indiqué, il s'agit d'un inconvénient, mais pas d'une raison pour refuser la TVA. Mais s'il manque le titre et la date du document, le coût total des marchandises et un certain nombre d'autres détails obligatoires, le tribunal peut considérer qu'une telle transaction est irréaliste.
3. Attention, fausse signature ! Si les signatures des personnes responsables sur les documents sont falsifiées ou si le document est signé par une personne qui n'a pas le pouvoir de le faire, cette source primaire ne sera pas reconnue par les autorités. De plus, il est très important que la signature soit apposée de votre propre main – les fac-similés ne seront pas valides.
4. Un primaire avec une erreur n'est pas remplacé. Si, par exemple, les factures dans lesquelles une erreur est trouvée peuvent être réécrites en émettant un nouveau document corrigé avec les mêmes détails, alors ce numéro ne fonctionnera pas avec la documentation principale. Malgré le fait que les tribunaux reconnaissent parfois les documents rectificatifs, il est toujours préférable de corriger l'erreur selon les règles de l'art. 7 de la « Loi comptable » - inscrire la date de correction dans le document et le certifier avec les signatures des personnes autorisées.
5. La traduction n’est pas toujours nécessaire. Bien entendu, le rapport primaire est rédigé dans la langue officielle. Mais parfois, la traduction de mots individuels de langue étrangère s'avère inapproprié, par exemple s'il s'agit du nom d'une marque ou d'un produit.
6. Primaire électronique - uniquement avec signature numérique. Aujourd'hui, il n'est pas nécessaire de se limiter à la forme papier de la documentation primaire ; la loi autorise également les médias électroniques. Mais il ne sera équivalent au papier que s'il est certifié par une signature numérique qualifiée. La signature numérique non qualifiée n'est autorisée que dans certains cas spécifiquement précisés, et le document principal n'y est pas inclus.

Document traduit du latin signifie certificat, preuve, donc toute transaction commerciale est formalisée par un document qui confirme le fait de sa réalisation et rend l'écriture comptable légalement légale. Grâce au document, le lieu, l'heure, l'objet de l'enregistrement et les personnes responsables sont connus avec précision. Le document comptable confirme la légalité et la validité de tous les comptes courants.

On distingue la composition des documents comptables (Fig. 5.2) :

• documents primaires;
• registres comptables;
• documents de déclaration.

Riz. 5.2.

Documents comptables primaires

Sous comptabilité primaire comprendre l'étape initiale du processus comptable, au cours de laquelle les données d'une transaction commerciale sont mesurées et enregistrées dans des documents.

Les documents doivent être établis au moment de la transaction ou immédiatement après sa réalisation ; ce sont les principaux documents comptables sur la base desquels la comptabilité est effectuée.

• nom du document ;
• Les documents sont acceptés pour l'enregistrement s'ils sont correctement exécutés et contiennent des informations obligatoires. Les détails sont un ensemble de caractéristiques et d'indicateurs contenus dans un document, à savoir :
• date de préparation du document ;
• nom de l'organisation au nom de laquelle le document a été établi ;
• contenu d'une transaction commerciale ;
• mesurer les transactions commerciales en termes physiques et monétaires ;
• le nom des fonctionnaires responsables de l'exécution de la transaction commerciale et de l'exactitude de son exécution ;

signatures personnelles de ces personnes avec transcriptions. Tous les documents primaires ont unifié, c'est-à-dire des formulaires standard. Les principaux documents primaires comprennent : les documents documentant l'acceptation et la délivrance espèces

(ordres de caisse et de dépenses), virement de fonds du compte courant (ordres de paiement), réception et libération des matériels (procurations, demandes, actes d'acceptation), etc. Les documents sont également divisés en documents internes, qui sont utilisés directement dans l'entreprise, et en documents externes, reçus d'autres personnes physiques et morales.

Sur la base de documents primaires, des écritures comptables sont compilées et des informations initiales sont générées, qui sont utilisées pour un traitement ultérieur afin d'obtenir divers indicateurs économiques caractérisant les activités de l'entreprise.

Registres comptables

Les écritures comptables établies conformément aux documents primaires sont ensuite transférées et regroupées dans des registres comptables. Ainsi, les registres contiennent des informations secondaires dont la source était des documents. Les registres comptables font référence à des supports d'informations organisées dans lesquels sont systématisés les caractéristiques et les indicateurs des transactions commerciales. Les registres comptables varient selon apparence

, méthode de comptabilité et contenu. Par les registres comptables sont divisés en livres, fiches et feuilles gratuites. Les premiers registres comptables peuvent être appelés livres de grange, qui étaient tenus par les commerçants pour rendre compte de leurs marchandises. Avec l'augmentation du nombre de transactions commerciales, des registres sous d'autres formes ont commencé à être utilisés : pour enregistrer les entrées et dépenses de matériaux, d'argent liquide, etc. Plus tard, afin de répartir le travail entre les ouvriers qui tenaient des registres, des cartes et des des draps ont commencé à être utilisés à la place des livres.

, méthode de comptabilité et contenu. Les cartes sont généralement destinées à organiser la comptabilité de divers objets de comptabilité analytique, par exemple les fiches d'inventaire pour la comptabilisation des immobilisations, les fiches pour la comptabilisation des matériaux dans un entrepôt. Les feuilles gratuites sont des registres comptables de grand format ; elles contiennent plus d'informations que les cartes. Les feuilles gratuites comprennent les relevés, les journaux de commandes, etc. manière de conduire

les registres comptables sont divisés en chronologiques, systématiques et combinés.

Dans les registres chronologiques, les opérations sont enregistrées dans l'ordre de leur réalisation ; ces registres comprennent les journaux d'enregistrement. Dans les registres systématiques, les transactions sont en outre regroupées par contenu économique, par exemple un livre de caisse, des fiches comptables matières, etc.

Documents de déclaration La question de savoir quel est le résultat du travail d’un comptable peut trouver une réponse en un mot : reporting. Les documents de reporting sont établis à la fin de chaque trimestre selon les registres comptables.

Rapports

- il s'agit d'un ensemble de formulaires et d'indicateurs, ainsi que de documents explicatifs, reflétant les résultats des activités financières et économiques de l'entreprise. Conformément à la loi fédérale n° 129-FZ du 21 novembre 1996 sur la comptabilité, l'entreprise fournit des états financiers trimestriels et annuels dans un certain nombre de formulaires standard. Les formulaires spécifiés d'états financiers sont soumis au bureau des impôts dans un délai d'un mois après la fin du trimestre et de trois mois après la fin de l'année. Des informations complémentaires sont soumises à l'office de statistique. Les états financiers trimestriels intermédiaires contiennent un bilan (formulaire n° 1) et un état des profits et pertes (formulaire n° 2).

• Rapport annuel
• , en outre, devrait inclure :
• état des variations du capital (formulaire n° 3) ;
• état des flux de trésorerie (formulaire n°4) ; Annexe au bilan (formulaire n°5) ;

note explicative

• fiabilité - les rapports doivent refléter des transactions commerciales réelles qui peuvent être facilement vérifiées ;
• exhaustivité - le reporting doit contenir toutes les données nécessaires aux parties prenantes et inclure des commentaires pertinents ;
• neutralité - les rapports ne doivent refléter les intérêts de personne ;
• continuité - la séquence d'application des formulaires de déclaration et leur contenu d'une période de déclaration à l'autre.

Flux de documents

Sous flux de documents en comptabilité, ils comprennent l'ordre et le cheminement des documents passant par toutes les autorités depuis leur compilation jusqu'à leur dépôt aux archives.

Le mouvement des documents primaires en comptabilité est réglementé par un calendrier de flux de documents, qui est établi par un comptable et approuvé par le chef d'entreprise. Le calendrier des flux documentaires établit la finalité des documents primaires, la procédure de leur exécution et les délais de dépôt aux archives. Le planning de circulation des documents peut être établi sous la forme d'un schéma, d'un planning ou d'une liste de travaux, indiquant les exécutants et le calendrier de circulation des documents. Chaque contractant reçoit un extrait du planning de circulation des documents, qui répertorie les documents liés au périmètre de ses activités et les délais de remise de ces documents.

Le chef comptable surveille la mise en œuvre du calendrier de flux documentaire.

Tous les documents primaires, registres comptables, rapports comptables et bilans font l'objet d'un transfert aux archives. Avant que les documents ne soient transférés aux archives, ils sont stockés au service comptable dans des armoires ou des coffres-forts spéciaux.

Certaines règles et délais de conservation des documents dans les archives ont été établis. Par exemple, les documents primaires et comptables sont conservés pendant 5 ans, les documents d'inventaire, les rapports d'audit - 3 ans, les rapports et soldes comptables, les soldes trimestriels - 3 ans, les soldes annuels - 10 ans, les comptes personnels des ouvriers et employés - 75 ans, etc. .

Correction des erreurs comptables

Les documents comptables doivent être remplis correctement et clairement, sans taches ni corrections. Mais parfois, des erreurs se produisent lors de la tenue des registres.

Les erreurs peuvent être locales, lorsque des informations sont déformées dans un document, par exemple, une date est mal écrite, ou des erreurs de transit - si l'erreur passe automatiquement par plusieurs registres comptables, par exemple, si le montant d'une transaction est incorrectement indiqué. Dans les documents documentant les transactions monétaires, les corrections ne sont pas du tout autorisées ; ces documents sont réécrits.

Les méthodes de correction d'erreurs les plus courantes sont :

• relecture;
• « inversion rouge » ;
• entrée supplémentaire.

À relecture Dans cette méthode, le texte ou le montant incorrect est barré d'un trait fin afin que l'entrée corrigée soit visible et le texte correct est écrit dessus.

Ce type de correction est indiqué dans les marges indiquant la signature de la personne qui a effectué la correction. Méthode"inversion rouge"

s’applique lorsque les calculs indiquent un montant supérieur à ce qu’il devrait être. Dans ce cas, une mention complémentaire permettant de préciser le montant à corriger est tracée à l'encre rouge (stylo) ou entourée d'un cadre. L'entrée d'inversion rouge est considérée comme une valeur négative, ce montant est donc soustrait lors du calcul des totaux.

Par exemple, au débit du compte 20 et au crédit du compte 70 au lieu d'un montant de 528 roubles. le montant indiqué est de 582 roubles. Lors de la correction d'une erreur par la méthode « inversion rouge », le montant excédentaire (54 roubles) est inscrit sur les factures en pâte rouge ou encerclé dans un cadre. Ce montant sera déduit dans les calculs finaux.

Compte 20 « Production principale » Les activités de toute entreprise sont étroitement liées à la maintenance et au traitement de la documentation primaire. Il est nécessaire pour le reporting, le calcul paiements d'impôts , acceptation décisions de gestion

. Dans l'article, nous verrons de quoi il s'agit - la documentation primaire en comptabilité - et comment elle est traitée.

Concepts de base Documentation primaire en comptabilité - qu'est-ce que c'est ? ? C'est ce qu'on appelle la preuve du fait d'une commission reflétée sur papier. Actuellement, de nombreux documents sont compilés dans système automatisé "1C". Traitement de la documentation primaire

implique l'enregistrement et l'enregistrement d'informations sur les transactions commerciales terminées.

La comptabilité primaire est l'étape initiale d'enregistrement des événements survenant dans une entreprise. Les transactions commerciales sont des actions qui impliquent des changements dans l’état des actifs ou du capital de l’organisation.

Traitement de la documentation primaire en comptabilité : exemple de schéma

• En règle générale, dans les entreprises, le concept de « travailler avec la documentation » signifie :
• Obtention de données primaires.
• Prétraitement des informations.
• Approbation par la direction ou des spécialistes autorisés par arrêté du directeur.
• Répété.

Effectuer les actions nécessaires à la réalisation d'une transaction commerciale.

Classification Il y a une fois et cumulatif documentation primaire. Traitement

La documentation unique est destinée à confirmer un événement une seule fois. Ainsi, la procédure de traitement est considérablement simplifiée. La documentation cumulative est utilisée pendant un certain temps. En règle générale, cela reflète une opération effectuée plusieurs fois. Dans ce cas, quand traitement de la documentation primaire les informations qui en découlent sont transférées vers des registres spéciaux.

Exigences relatives à la conservation des documents

La documentation primaire est établie lors de la transaction ou immédiatement après sa réalisation.

Les informations sont reflétées sur des formulaires unifiés spéciaux. S'il n'existe pas de formulaires approuvés, l'entreprise peut les développer de manière indépendante.

Étapes de traitement de la documentation comptable primaire

Chaque entreprise compte parmi son personnel un employé chargé de travailler avec les informations primaires. Ce spécialiste doit connaître les règles, respecter strictement les exigences légales et la séquence d'actions.

Par étapes traitement de la documentation primaire sont:

• Imposition. Il représente une appréciation de la transaction reflétée sur papier, une indication des montants associés à sa mise en œuvre.
• Regroupement. A ce stade, les documents sont répartis en fonction de caractéristiques communes.
• Cession de compte. Cela implique la désignation du débit et du crédit.
• Extincteur. Pour empêcher le remboursement sur les documents comptables primaires p marque "payé".

Erreurs dans les documents

Ils peuvent survenir pour diverses raisons. Fondamentalement, leur apparition est causée par l’attitude négligente de l’employé à l’égard du travail qu’il effectue, l’analphabétisme du spécialiste et le dysfonctionnement de l’équipement.

La correction des documents est fortement déconseillée. Cependant, dans certains cas, il est impossible de se passer d'une correction d'erreur. J'ai fait une erreur comptable sur la documentation primaire devrait le réparer comme ceci:

• Rayez l’entrée incorrecte d’un trait fin pour qu’elle soit clairement visible.
• Écrivez les informations correctes au-dessus de la ligne barrée.
• Cochez la case « Corrigé pour croire ».
• Précisez la date de réglage.
• Signe.

L'utilisation de produits correcteurs n'est pas autorisée.

Travailler avec des documents entrants

Le processus de traitement des documents entrants comprend :

• Détermination du type de document. Les documents comptables contiennent toujours des informations sur les transactions commerciales réalisées. Il s'agit par exemple d'une facture, d'un ordre de réception de fonds, etc.
• Vérification des coordonnées du destinataire. Le document doit être adressé à une entreprise spécifique ou à son employé. Dans la pratique, il arrive que les documents d'achat de matériel soient spécifiquement délivrés à l'entreprise, bien qu'aucun accord n'ait été conclu avec le fournisseur.
• Vérification des signatures et des empreintes de sceaux. Les personnes signant le document doivent avoir le pouvoir de le faire. Si l'approbation des documents primaires ne relève pas de la compétence du salarié, ils sont alors considérés comme invalides. Quant aux cachets, dans la pratique, des erreurs surviennent souvent dans les entreprises qui possèdent plusieurs cachets. Les informations portées sur l'impression doivent correspondre au type de document sur lequel elles apparaissent.
• Vérification de l'état des documents. Si des dommages sont constatés sur les papiers ou si des feuilles sont manquantes, il est nécessaire d'établir un procès-verbal dont une copie est adressée à la contrepartie.
• Vérification de la validité de l'événement reflété dans le document. Les employés de l'entreprise doivent confirmer les informations sur le fait de la transaction. Les documents d'acceptation des objets de valeur sont certifiés par le responsable de l'entrepôt et les termes du contrat sont confirmés par le commerçant. Dans la pratique, il existe des situations où un fournisseur reçoit une facture pour des marchandises que l'entreprise n'a pas reçues.
• Déterminer la période à laquelle se rapporte le document. Lors du traitement des documents primaires, il est important de ne pas prendre en compte deux fois les mêmes informations.
• Définition de la section comptable. Lors de la réception de la documentation primaire, il est nécessaire d'établir à quelles fins les valeurs fournies seront utilisées. Ils peuvent agir comme des immobilisations, des matériaux, des actifs incorporels, des biens.
• Déterminer le registre dans lequel il sera inscrit
• Enregistrement du papier. Elle est effectuée après tous contrôles.

Travailler avec des documents sortants

Le processus de traitement de ce type de documentation est quelque peu différent de celui ci-dessus.

Tout d'abord, un employé autorisé de l'entreprise crée une version préliminaire du document sortant. Sur cette base, un projet de document est élaboré. Il est envoyé au gestionnaire pour approbation. Cependant, un autre employé disposant de l'autorité appropriée peut approuver le projet de document.

Après certification, le projet est élaboré selon les règles établies et envoyé au destinataire.

Planification du flux de documents

Cette étape est nécessaire pour garantir une réception, un envoi et un traitement rapides de la documentation. Pour une bonne organisation du flux documentaire, l'entreprise élabore des plannings particuliers. Ils indiquent :

• Lieu et date limite de traitement des documents primaires.
• Nom complet et fonction de la personne qui a compilé et soumis les documents.
• Écritures comptables établies sur la base de papiers.
• Heure et lieu de stockage de la documentation.

Registres comptables

Ils sont nécessaires à l'enregistrement de la documentation primaire. Parallèlement, une marque comptable est apposée sur les papiers. Il est nécessaire d'éviter l'enregistrement répété des documents.

Les papiers primaires peuvent être stockés dans des registres électroniques. Cependant, à la demande des agences gouvernementales ou des contreparties, l'entreprise doit fournir des copies papier.

Caractéristiques de la récupération de documents

Actuellement, la réglementation ne contient pas de procédure claire pour la restauration des papiers. En pratique, ce processus comprend les activités suivantes :

• Désignation d'une commission chargée d'enquêter sur les raisons de la perte ou de la destruction de documents. Si nécessaire, le chef d'entreprise peut impliquer les forces de l'ordre dans la procédure.
• Contacter un organisme bancaire ou des contreparties pour obtenir des copies des documents primaires.
• Correction de la déclaration de revenus. La nécessité de soumettre un rapport mis à jour est due au fait que les dépenses non documentées ne sont pas reconnues comme dépenses à des fins fiscales.

En cas de perte de documents primaires, le Service fédéral des impôts calculera le montant des déductions fiscales sur la base des documents disponibles. Dans ce cas, il est possible d'utiliser autorité fiscale sanctions sous forme d’amende.

Erreurs courantes dans le processus de préparation des articles primaires

En règle générale, les responsables de la tenue de la documentation commettent les violations suivantes :

• Remplissez des formulaires qui ne sont pas unifiés ou approuvés par le chef d'entreprise.
• Ils n'indiquent pas de détails et ne les affichent pas avec des erreurs.
• Ils n'approuvent pas les documents avec leur signature et ne permettent pas aux employés qui n'ont pas le pouvoir de signer des documents.

La documentation confirmant les faits des transactions commerciales est extrêmement importante pour une entreprise. Sa conception doit être abordée avec beaucoup de soin. Toute erreur peut entraîner des conséquences négatives.

L'entreprise réalise des dizaines d'opérations chaque jour. Les comptables envoient de l'argent aux contreparties, aux fonds et aux fondateurs, calculent les salaires, reçoivent des ordinateurs et du mobilier, facturent des pénalités, calculent les amortissements, etc. Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d'établir un document primaire (clause 1, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité », ci-après loi n° 402-FZ).

Le document principal est créé au moment de la transaction ou lors de sa réalisation comme confirmation du fait de la transaction (clause 3 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ). Sur la base des données primaires, les comptables effectuent des écritures.

Une facture, un acte de prestation de services pour la création d'un site Internet, une attestation comptable, autant de documents primaires que les comptables utilisent dans leur travail quotidien. Il existe de nombreux types de produits primaires et leur diversité dépend des caractéristiques des activités de l’entreprise. Par exemple, dans une entreprise de transport, l'un des principaux types de documents primaires sera un connaissement, et dans une bibliothèque, un acte de radiation de littérature.

Documents primaires il est censé être stocké dans l'entreprise pendant au moins cinq ans, et la période commence à compter après l'année de référence (clause 1 de l'article 29 de la loi n° 402-FZ). C'est-à-dire qu'un document daté du 03/07/2016 doit être conservé au moins jusqu'en 2021 inclus. Des durées de conservation distinctes pour les matières premières sont fixées par la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558. Pour conserver les documents comptables, les entreprises créent souvent des archives spéciales.

Le document principal peut être papier ou électronique. En pratique, de plus en plus plus d'entreprises utiliser la gestion électronique de documents (EDF). Les entreprises échangent notamment des contrats, des factures de paiement, des actes, des bons de livraison et des factures.

L'EDI simplifie considérablement la procédure de traitement des documents primaires depuis leur création jusqu'à leur enregistrement et accélère le travail entre les contreparties. Gros plus - documents électroniques il n'est pas nécessaire de l'imprimer si cela n'est pas contraire à la loi ou aux termes du contrat (clause 6, article 9 de la loi n° 402).

Le document électronique est certifié par une signature électronique qualifiée. Si les parties prennent une décision appropriée, le document principal peut être signé avec une signature simple ou sans réserve (lettre du Département de la politique fiscale et douanière du ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2016 n° 03-03-06/ 2/53176).

L'absence de documents primaires dans une entreprise peut entraîner une amende grave de 10 000 à 30 000 roubles (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les autorités fiscales imposeront également une amende en cas d'erreur d'enregistrement. En outre, les personnes chargées du traitement des documents peuvent être condamnées à une amende en vertu de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles. Il existe un autre danger : si lors du contrôle le fisc ne trouve pas le document requis, ils peuvent supprimer une partie des dépenses de l'assiette fiscale, l'entreprise devra donc payer un impôt sur le revenu supplémentaire.

Mentions obligatoires du document principal

Seul le document principal avec tous les détails requis a force de loi (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ) :

1. titre (par exemple, « Acte de services rendus », « Ordre de paiement", "Attestation comptable");
2. date de compilation;
3. nom de l'auteur du document (par exemple, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.) ;
4. contenu du document ou de la transaction commerciale (par exemple, « Services d'accès à Internet », « Matériaux transférés pour traitement », « Paiement de la facture pour les fournitures de bureau », « Intérêts courus au titre du contrat de prêt » );
5. indicateurs naturels et monétaires (pièces, mètres, roubles, etc.) ;
6. postes à responsabilité (par exemple, « Comptable », « Magasinier », « Responsable RH », « Chef du service commercial », etc.) ;
7. signatures personnelles des parties.

Un document correctement rédigé sera utile si nécessaire dans une procédure judiciaire, par exemple lorsque l'acheteur ne paie pas une dette ou tente d'invalider la transaction. Mais un document contenant des erreurs ou des signatures fictives peut constituer une blague cruelle : vous ne devez donc jamais signer pour le fournisseur s'il a soudainement oublié de signer. Conservez soigneusement tous les documents primaires et vérifiez toujours soigneusement tous les détails des documents entrants.

Dans la pratique, il est encore possible de rencontrer des plaintes de clients concernant l'absence de scellé. Rappelons qu'à compter du 07/04/2015, le sceau a été annulé pour la plupart des organisations et peut être utilisé à volonté (Loi fédérale du 06/04/2015 n°82-FZ). Les informations sur le sceau de l'organisation doivent être précisées dans la charte. Si la contrepartie insiste pour apposer un cachet et que vous n'en avez pas légalement, vous pouvez informer la contrepartie par écrit de son absence et lui fournir un extrait de la politique comptable.

Formes de documents primaires

Dans votre travail, vous pouvez utiliser des propres formulaires documents primaires (clause 4 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »). Dans ce cas, un document primaire fait maison doit contenir tous les détails requis. De nombreuses entreprises sont obligées de développer leur propre version de l'acte de radiation des matériaux, car il n'existe pas de forme unifiée du document.

Il est permis d'utiliser une forme combinée du document principal, lorsque la forme unifiée est prise comme base et complétée par les colonnes ou lignes nécessaires. Dans ce cas, toutes les informations obligatoires doivent être conservées (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n° 20).

Le choix de l'entreprise concernant les formes de comptabilité primaire utilisées doit être précisé dans ses politiques comptables.

Au cours du processus d'activité, le besoin de nouveaux documents primaires peut survenir, ils peuvent ensuite être élaborés et approuvés par la politique comptable.

Faites attention! Étant donné que votre contrepartie peut également utiliser un document principal élaboré de manière indépendante, votre politique comptable doit indiquer que vous acceptez également ces documents pour la comptabilité.

Pour la plupart des documents, vous avez le droit de ne pas utiliser de formulaires unifiés, mais les transactions en espèces doivent être exécutées uniquement selon les formulaires de documents approuvés (informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° PZ-10/2012).

Types de documents primaires

Les spécialistes peuvent trouver les principales formes de documents primaires dans des albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Voici les plus courants.

Documents pour la comptabilisation des transactions commerciales

• TORG-12 ;
• Étiquette du produit ;
• Document de transfert universel.

Documents pour la comptabilisation des immobilisations

• OS-1 « Loi sur l'acceptation et le transfert des immobilisations (à l'exception des bâtiments, ouvrages) » ;
• OS-4 « Loi sur la radiation des immobilisations » ;
• OS-6 « Fiche d'inventaire pour l'enregistrement des immobilisations. »

Caisse enregistreuse primaire

Les transactions en espèces sont traitées exclusivement conformément à la Procédure opérations en espèces(Instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U). Vous ne pouvez pas, par exemple, concevoir un « consommable » sous forme libre ou développer votre propre version.

Les formes des documents de caisse primaires sont approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 :

• KO-1 « Ordre d'encaissement » ;
• KO-2 « Ordre de dépenses en espèces » ;
• KO-3 « Journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants » ;
• KO-4" Livre de caisse»;
• KO-5 "Livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier."

Les documents de caisse doivent être vérifiés très scrupuleusement, car ces documents primaires sont directement liés au mouvement des espèces et attirent toujours l'attention des autorités de contrôle. Par exemple, les autorités fiscales prêteront certainement attention aux PKO, dont le montant dépasse 100 000 roubles. Et tout cela parce que vous ne pouvez pas payer en espèces avec une seule contrepartie pour un montant supérieur à 100 000 roubles. L'absence de signatures sur les documents de caisse sera également un motif de procédure auprès du Service fédéral des impôts.

Résumons. Ainsi, les documents primaires font partie intégrante de la comptabilité et comptabilité fiscale. Les transactions ne peuvent être réalisées sans pièces justificatives. Les comptables créent souvent des écritures comptables basées sur une copie ou une numérisation du document principal. Il est très important de remplacer les copies par les documents originaux en temps opportun, sinon les autorités réglementaires pourraient considérer l'opération ou la transaction comme fictive. Seuls les documents établis conformément à la loi sont une garantie de la sécurité et de la fiabilité de la comptabilité dans l'entreprise.