Tout sur la documentation primaire. Règles pour remplir les documents primaires

L'entreprise réalise des dizaines d'opérations chaque jour. Les comptables envoient de l'argent aux contreparties, aux fonds et aux fondateurs, calculent les salaires, reçoivent des ordinateurs et du mobilier, facturent des pénalités, calculent les amortissements, etc. Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d'établir un document primaire (Clause 1, Article 9 Loi fédérale du 06.12.2011 n° 402-FZ « Sur la comptabilité », ci-après la loi n° 402-FZ).

Le document principal est créé au moment de la transaction ou lors de sa réalisation comme confirmation du fait de la transaction (clause 3 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ). Sur la base des données primaires, les comptables effectuent des écritures.

Une facture, un acte de prestation de services pour la création d'un site Internet, une attestation comptable, autant de documents primaires que les comptables utilisent dans leur travail quotidien. Il existe de nombreux types de produits primaires et leur diversité dépend des caractéristiques des activités de l’entreprise. Par exemple, dans une entreprise de transport, l'un des principaux types documentation primaire Il y aura un connaissement et dans la bibliothèque, il y aura un acte de radiation de la littérature.

Les documents primaires sont censés être conservés dans l'entreprise pendant au moins cinq ans, et la période commence à compter après l'année de référence (clause 1, article 29 de la loi n° 402-FZ). C'est-à-dire qu'un document daté du 03/07/2016 doit être conservé au moins jusqu'en 2021 inclus. Des durées de conservation distinctes pour les matières premières sont fixées par la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558. Pour conserver les documents comptables, les entreprises créent souvent des archives spéciales.

Le document principal peut être papier ou électronique. En pratique, de plus en plus plus d'entreprises utiliser la gestion électronique de documents (EDF). Les entreprises échangent notamment des contrats, des factures de paiement, des actes, des bons de livraison et des factures.

L'EDI simplifie considérablement la procédure de traitement documents primaires depuis leur création jusqu'au moment de la comptabilité, accélère le travail entre les contreparties. Grand avantage - documents électroniques il n'est pas nécessaire de l'imprimer si cela n'est pas contraire à la loi ou aux termes du contrat (clause 6, article 9 de la loi n° 402).

Le document électronique est certifié par une signature électronique qualifiée. Si les parties prennent une décision appropriée, le document principal peut être signé avec une signature simple ou sans réserve (lettre du Département de la politique fiscale et douanière du ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2016 n° 03-03-06/ 2/53176).

L'absence de documents primaires dans une entreprise peut entraîner une amende grave de 10 000 à 30 000 roubles (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les autorités fiscales imposeront également une amende en cas d'erreur d'enregistrement. En outre, les personnes chargées du traitement des documents peuvent être condamnées à une amende en vertu de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles. Il existe un autre danger : si lors du contrôle le fisc ne trouve pas le document requis, ils peuvent supprimer une partie des dépenses de l'assiette fiscale, l'entreprise devra donc payer un impôt sur le revenu supplémentaire.

Mentions obligatoires du document principal

Seul le document principal avec tous les détails requis a force de loi (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ) :

1. titre (par exemple, « Acte de services rendus », « Ordre de paiement », « Attestation comptable ») ;
2. Date de préparation ;
3. nom de l'auteur du document (par exemple, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.) ;
4. contenu du document ou de la transaction commerciale (par exemple, « Services d'accès à Internet », « Matériaux transférés pour traitement », « Paiement de la facture pour les fournitures de bureau », « Intérêts courus au titre du contrat de prêt » );
5. indicateurs naturels et monétaires (pièces, mètres, roubles, etc.) ;
6. postes à responsabilité (par exemple, « Comptable », « Magasinier », « Responsable RH », « Chef du service commercial », etc.) ;
7. signatures personnelles des parties.

Un document correctement signé sera utile si nécessaire dans une procédure judiciaire, par exemple lorsque l'acheteur ne paie pas la dette ou tente d'invalider la transaction. Mais un document contenant des erreurs ou des signatures fictives peut constituer une blague cruelle : vous ne devez donc jamais signer pour le fournisseur s'il a soudainement oublié de signer. Conservez soigneusement tous les documents primaires et vérifiez toujours soigneusement tous les détails des documents entrants.

Dans la pratique, il est encore possible de rencontrer des plaintes de clients concernant l'absence de scellé. Rappelons qu'à compter du 07/04/2015, le sceau a été annulé pour la plupart des organisations et peut être utilisé à volonté (Loi fédérale du 06/04/2015 n°82-FZ). Les informations sur le sceau de l'organisation doivent être précisées dans la charte. Si la contrepartie insiste pour apposer un cachet et que vous n'en avez pas légalement, vous pouvez informer la contrepartie par écrit de son absence et lui fournir un extrait de la politique comptable.

Formes de documents primaires

Dans votre travail, vous pouvez utiliser des propres formulaires documents primaires (clause 4 de l'article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »). Dans ce cas, un document primaire fait maison doit contenir tous les détails requis. De nombreuses entreprises sont obligées de développer leur propre version de l'acte de radiation des matériaux, car il n'existe pas de forme unifiée du document.

Il est permis d'utiliser une forme combinée du document principal, lorsque la forme unifiée est prise comme base et complétée par les colonnes ou lignes nécessaires. Dans ce cas, toutes les informations obligatoires doivent être conservées (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n° 20).

Le choix de l'entreprise concernant les formes de comptabilité primaire utilisées doit être précisé dans ses politiques comptables.

Au cours du processus d'activité, le besoin de nouveaux documents primaires peut survenir, ils peuvent ensuite être élaborés et approuvés par la politique comptable.

Note! Étant donné que votre contrepartie peut également utiliser un document principal élaboré de manière indépendante, votre politique comptable doit indiquer que vous acceptez également ces documents pour la comptabilité.

Pour la plupart des documents, vous avez le droit de ne pas utiliser de formulaires unifiés, mais les transactions en espèces doivent être exécutées uniquement selon les formulaires de documents approuvés (informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° PZ-10/2012).

Types de documents primaires

Les spécialistes peuvent trouver les principales formes de documents primaires dans des albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Voici les plus courants.

Documents pour la comptabilisation des transactions commerciales

• TORG-12 ;
• Étiquette du produit;
• Document de transfert universel.

Documents pour la comptabilisation des immobilisations

• OS-1 « Loi sur l'acceptation et le transfert des immobilisations (à l'exception des bâtiments, ouvrages) » ;
• OS-4 « Loi sur la radiation des immobilisations » ;
• OS-6 « Fiche d'inventaire pour l'enregistrement des immobilisations ».

Caisse enregistreuse primaire

Les transactions en espèces sont traitées exclusivement conformément à la Procédure opérations en espèces(Instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U). Vous ne pouvez pas, par exemple, concevoir un « consommable » sous forme libre ou développer votre propre version.

Les formes des documents de caisse primaires sont approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 :

• KO-1 « Ordre d'encaissement » ;
• KO-2 « Ordre de dépenses en espèces » ;
• KO-3 « Journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants » ;
• KO-4 « Livre de caisse » ;
• KO-5 « Carnet d'enregistrement des acceptés et délivrés par le caissier Argent».

Les documents de caisse doivent être vérifiés très scrupuleusement, car ces documents primaires sont directement liés au mouvement des espèces et attirent toujours l'attention des autorités de contrôle. Par exemple, les autorités fiscales prêteront certainement attention aux PKO, dont le montant dépasse 100 000 roubles. Et tout cela parce que vous ne pouvez pas payer en espèces avec une seule contrepartie pour un montant supérieur à 100 000 roubles. L'absence de signatures sur les documents de caisse sera également un motif de procédure auprès du Service fédéral des impôts.

Résumons. Ainsi, les documents primaires font partie intégrante de la comptabilité et comptabilité fiscale. Les transactions ne peuvent être réalisées sans pièces justificatives. Les comptables créent souvent des écritures comptables basées sur une copie ou une numérisation du document principal. Il est très important de remplacer les copies par les documents originaux en temps opportun, sinon les autorités réglementaires pourraient considérer l'opération ou la transaction comme fictive. Seuls les documents établis conformément à la loi sont une garantie de la sécurité et de la fiabilité de la comptabilité dans l'entreprise.

Les documents primaires sont nécessaires pour confirmer la mise en œuvre des transactions commerciales. Il s’agit essentiellement d’une source de données pour la comptabilité d’une entreprise. La présence et la bonne exécution du document principal sont la clé réussite contrôles fiscaux, audit et reflet correct du chiffre d'affaires dans les comptes comptabilité, et donc précis.

Les exigences auxquelles doivent répondre les documents primaires sont énoncées à l'article 9 de la loi fédérale n° 402 « sur la comptabilité ». Selon celui-ci, les détails suivants sont obligatoires :

• le nom du document
• Date de préparation
• nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel
• description reflétant l'essence de la transaction commerciale
• valeur monétaire et/ou en nature d'une transaction commerciale
• unités
• avec répartition et indication des positions

Le plus souvent, le document se voit attribuer un numéro ; sous de nombreuses formes, son apposition est obligatoire. La numérotation s'effectue généralement dès le début de l'année.

Veuillez noter que la nécessité de préparer certains formulaires dépend des spécificités de l'activité, de la forme d'imposition et des politiques comptables spécifiques d'une organisation particulière.

Inscription primaire

Documentation des faits activité économique intervient au moment de leur commission ou immédiatement après leur réalisation sur support papier et/ou électronique. L'entreprise peut développer des formulaires de documents de manière indépendante, à l'exception de organisations gouvernementales qui sont tenus d’utiliser des formulaires légalement approuvés. Il est important de rappeler que des documents unifiés, dont l'utilisation est prévue par la loi, doivent être complétés.

Si des modifications sont nécessaires, elles doivent être certifiées par la signature de la personne responsable et la date doit également être indiquée. Il existe des documents dans lesquels les modifications sont interdites par la loi.

Différents objectifs diffèrent, le plus souvent il s'agit d'au moins cinq ans. La plupart des documents concernant salaires, sont stockés jusqu'à 75 ans.

En fonction du lieu de leur formation, les documents primaires sont divisés en externes et internes, et selon leur finalité - en documents administratifs et justificatifs. Un exemple de document administratif est. Un document justificatif confirme une opération spécifique, un exemple est un acte de réception des travaux effectués. Il existe des documents qui combinent des propriétés administratives et disculpatoires, c'est-à-dire combinés, un exemple est un certificat pour le calcul de l'indemnité de vacances.

Documents sur la comptabilité des immobilisations et des articles en stock

Le connaissement (CH) est un document enregistrant une vente ou une sortie. Le vendeur établit deux formulaires TN, en garde un pour lui comme base de radiation et transfère l'autre à l'acheteur, à qui ce formulaire donne le droit d'accepter les articles en stock pour la comptabilité.

La forme unifiée de TN est TORG-12. Le coin supérieur droit contient les codes statistiques. Si l’envoi s’effectue depuis une succursale, son adresse doit être indiquée dans la colonne « adresse réelle ». Le TN contient également toutes les informations sur le produit - nom, articles, code produit, forme d'emballage, nombre de places dans le lot, unité de mesure et son code, poids en un seul endroit et total, poids net et brut, prix et coût total. . Si l'article en stock est , cela doit également être reflété dans la spécification technique. TN comporte des colonnes avec des totaux de colonnes si nécessaire. Le nombre de feuilles TN est fixe s'il y en a plusieurs. En bas, vous devez saisir les coordonnées des personnes responsables.

Enregistrement des transactions dans la comptabilité OS

Enregistrement des transactions en comptabilité matières

Documents comptables des services

Il est dressé par un acte, qui peut être appelé différemment - services rendus, travaux exécutés, réception et livraison des travaux ; il est important que la formulation appropriée soit inscrite dans le contrat pour ces services. Le client reçoit une copie du formulaire et l'autre reste chez l'entrepreneur. Il n'existe pas de forme unifiée de l'acte.

Dans la loi, outre d'autres mentions obligatoires, la période pour laquelle les services ont été fournis doivent être enregistrées, s'ils sont fournis avec une certaine fréquence. Exemple d'entrée : « Fourniture de prestations de nettoyage pour janvier 2018 ».

Documents de caisse

Documents de comptabilisation des transactions bancaires

Documents de salaire

Les principaux documents servant de base au calcul du salaire sont listés ci-dessous :

Documents pour la comptabilité des taxes et frais

La plupart des documents décrits ci-dessus sont principalement destinés à la comptabilité fiscale. Par exemple, les montants des actes de services rendus et des factures sont inclus dans le calcul de l'impôt sur le revenu, et les cotisations aux fonds sont également calculées sur la base des documents relatifs aux salaires.

Je voudrais également dire quelque chose sur la facture. Il s'agit d'un formulaire utilisé pour calculer la TVA. Il est essentiel que tous les détails de ce document soient remplis correctement et complètement, sinon les autorités fiscales pourraient refuser d'accepter le montant à déduire. Un détail important - si l'envoi est effectué par une succursale, il est nécessaire d'indiquer son point de contrôle, et non l'organisation mère. Une copie du document reste chez l'exécuteur testamentaire (vendeur), la seconde est conservée chez l'acheteur.

L'attention portée à la préparation des documents comptables primaires est la clé de la constitution correcte des registres comptables.

Registres comptables

Les registres comptables sont un moyen de systématiser et d’organiser les données sur les activités économiques d’une entreprise obtenues à partir de documents primaires. Les exigences relatives aux registres sont régies par l'article 10 de la loi fédérale n° 402. Une entreprise peut décider indépendamment des types de registres à utiliser. La maintenance peut être effectuée sur papier ou par voie électronique à l'aide d'une signature électronique. Cette information est enregistrée dans la politique comptable.

Des exemples de registres comptables sont le grand livre général, le registre des factures émises, etc.

Les détails suivants sont indiqués dans les registres :

• nom d'enregistrement
• période
• nom de l'entreprise
• regroupement chronologique et/ou systématique des objets comptables (dates, noms des postes de coûts, divisions, etc.)
• unités
• signature de la ou des personnes responsables et de leur fonction

Il existe plusieurs classifications de registres comptables :

• De par la nature des dossiers :

1. Chronologique - les données sont reflétées au fur et à mesure que les transactions commerciales sont effectuées (exemple - registres).
2. Systématique - les informations sont regroupées en fonction de leur affectation à des comptes comptables spécifiques (analyse sous-conto).
3. Combiné - l'enregistrement est effectué sur la base d'un principe systématique dans ordre chronologique, combinant les deux premiers points (exemple - grand livre).

• Par apparence :

1. Livres.
2. Draps gratuits.
3. Cartes.

Le problème avec la primaire maintenant est principalement dû au fait que lieu important en circulation sont des transactions avec personnes et les entrepreneurs individuels, dont les certificats documentaires ne sont souvent pas unifiés, les programmes de comptabilité spéciaux sont ici d'une grande aide, mais tous les entrepreneurs ne peuvent pas se le permettre.

Répondre

Le flux de documents dans les organisations fait partie intégrante des processus métier. Les documents comptables sont conçus pour enregistrer par écrit tous les événements survenant dans les entreprises et affectant les problèmes de travail.

L'essence et la signification des documents comptables

Les exigences législatives, en particulier les dispositions de la loi comptable, rendent obligatoire la documentation de tous les événements de la sphère économique. Les documents comptables sont utilisés pour confirmer la réalisation de toute transaction et servent de preuve écrite des processus en cours.

Un document comptable est une forme sous laquelle les événements actuels, leur évaluation et d'autres critères qui distinguent une transaction commerciale peuvent être enregistrés.

Par type de financement documents comptables et leur objectif peut être classé comme suit :

1. Administratif. Sur cette base, les transactions commerciales ne sont pas enregistrées. Ces documents servent d'instructions pour effectuer certaines actions. Ce groupe comprend les ordres et instructions de la direction.
2. Disculpatoire - confirmer la réalisation de transactions réelles dans les activités actuelles de l'entreprise. Ils constituent la base de l'enregistrement, par exemple des actes d'acceptation et de transfert d'objets de valeur, des factures de radiation, des mouvements internes. Souvent leur présence doit être confirmée par des documents administratifs.
3. Les documents comptables sont conçus pour simplifier la procédure comptable. Il s'agit de divers relevés, attestations comptables qui expliquent la procédure de réalisation des actions et leur opportunité.
4. Les documents combinés présentent à la fois les caractéristiques des documents administratifs et à décharge. Ils servent de base à l'émergence d'une transaction commerciale et contiennent également une indication de sa réalisation. DANS dans ce cas A titre d'exemple, on peut considérer les documents de caisse (ordre de caisse de dépenses).

Ce qui s'applique aux documents comptables

Les documents réglementant la comptabilité sont constitués selon l'ordre dans lequel ils ont été compilés, c'est-à-dire qu'ils sont divisés en primaires et consolidés. La base pour effectuer les écritures comptables sont les documents comptables primaires. Ils peuvent être générés directement par l'entreprise ou reçus de l'extérieur - des fournisseurs, des acheteurs et d'autres contreparties. Les principaux documents comptables liés aux principaux sont les factures, les paiements, les espèces, les documents bancaires et autres. Les rapports de synthèse sont établis sur la base de données primaires et contiennent des informations généralisées.

Selon leur contenu, ils peuvent revêtir des valeurs matérielles et monétaires. La partie matérielle reflète la présence et le mouvement des marchandises et autres objets de valeur. Par exemple, les actes d'acceptation et de transfert, les factures de sortie de marchandises donnent une idée précise des types et des quantités de biens déplacés. Une estimation du coût de l’opération réalisée est également donnée.

Certains articles concernent exclusivement ceux des colonies. On parle de fiches de paie, de mandats de caisse, de relevés bancaires. Les informations qu'ils contiennent sont de nature exclusivement financière - l'état des règlements avec les entrepreneurs, les salaires des employés.

Jusqu'à récemment, l'exigence de l'utilisation obligatoire de formulaires unifiés en comptabilité subsistait. L'entrée en vigueur de la loi n° 402-FZ sur la comptabilité donne à la direction des organisations la possibilité d'élaborer de manière indépendante des formes de documents primaires. Mais dans le même temps, certaines exigences concernant la présence de détails obligatoires demeurent. C'est-à-dire qu'en comptabilité primaire, le seul document comptable valable est un formulaire reflétant les informations suivantes :

• nom et date de préparation du formulaire ;
• les détails de l'entité commerciale ;
• le contenu de l'opération et ses caractéristiques en termes monétaires et quantitatifs ;
• signatures des personnes responsables.

A quoi servent les documents comptables ?

Pour les organisations et même les entrepreneurs, l’importance des documents comptables est grande. Ils servent non seulement à confirmer les faits accomplis de l'activité économique, mais aident également à déterminer la situation actuelle. condition financière entreprises. Sur leur base, les sujets effectuent des calculs fiscaux, alors que la réduction de l'assiette fiscale n'est possible que s'ils disposent de documents correctement établis du point de vue de la législation.

L'absence des documents primaires, certificats et déclarations nécessaires peut par la suite créer de nombreux problèmes pour l'organisation, soulevant des questions supplémentaires de la part des autorités de régulation. Ce fait sert souvent de base au recalcul de l'assiette fiscale.

De quels documents comptables une SARL doit-elle disposer pour assurer le fonctionnement continu de l'entreprise ? Selon les spécificités du travail, il s'agit de documents réglementant les activités de l'entreprise - arrêtés, instructions, politiques comptables. La confirmation des faits concernant les revenus perçus et les dépenses effectuées sont les factures, les factures, les fiches de paie du personnel et d'autres documents en espèces et bancaires. Pour simplifier la procédure comptable, les états de chiffre d'affaires et cumulatifs contenant des informations générales sur les transactions homogènes sont largement utilisés.

Transfert des documents et durée de conservation

Considérant que le rôle et l'importance des documents comptables sont indéniables pour toute entité commerciale, leur circulation et leur stockage doivent également être soumis à certaines règles.

Les organisations établissent indépendamment un calendrier du flux de documents primaires, qui comprend les étapes suivantes :

• accueil ou inscription ;
• traitement;
• stockage;
• transfert aux archives.

Le calendrier spécifié doit contenir le délai optimal pour le traitement des données reçues. Si nécessaire, des ajustements aux périodes établies sont autorisés.

Le stockage des documents primaires est assuré par les salariés du service comptable. Parallèlement, lors d'un changement de responsable, il est nécessaire d'établir un acte d'acceptation et de transfert des documents comptables dont un échantillon est élaboré en tenant compte des caractéristiques de l'entreprise. Mais en parallèle, il est nécessaire de créer un registre détaillé des pièces comptables lors du transfert des dossiers, dont un échantillon sera porté par informations complètes sur le volume de transactions existant.

La durée de conservation des documents varie en fonction de leur finalité. Les informations fournissant des données sur le calcul des impôts doivent être disponibles pendant au moins 4 ans. Les formulaires de renseignements sur les employés remplis sont conservés jusqu'à 75 ans.

Registre des pièces comptables lors du transfert des dossiers (exemple)

Les documents comptables primaires sont importants non seulement en matière comptable, mais également en matière de législation fiscale, notamment pour déterminer l'étendue des obligations. Par conséquent, il est extrêmement important que les responsables de l'élaboration de la documentation primaire connaissent toutes les nuances de la comptabilité et, en outre, comprennent leur classification pour simplifier le travail.

Quels sont les principaux documents comptables

Sont considérés comme documents primaires ceux qui enregistrent certaines actions commerciales déjà réalisées. Vous ne pouvez laisser une écriture en comptabilité et l'inscrire au registre que si vous disposez d'une documentation comptable primaire. Il est considéré comme faisant partie intégrante du système de gestion de l’entreprise. Sur cette base, nous pouvons affirmer avec certitude que les documents comptables primaires sont des preuves documentaires des transactions réalisées liées aux activités économiques de l'entité et qui ont apporté un certain effet économique.

Classification

Tous les points affectant la question concernant le sujet principal sont soumis aux dispositions et normes du 402-FZ. Le règlement stipule que ces certificats sont nécessaires lors de l'interaction avec les autorités fiscales pour confirmer l'exactitude des calculs. Cela signifie que les agents du fisc n'auront aucune plainte concernant le processus de détermination de l'assiette fiscale.

Conformément à la réglementation en vigueur, la documentation primaire est soumise à une conservation obligatoire pendant 4 ans. Pendant cette période, l'administration fiscale peut à tout moment demander des documents pour étude et vérification. De plus, la documentation primaire sert souvent de preuve dans un litige.

Il convient de noter que les formes spécifiques de documentation primaire ne sont pas fixées au niveau législatif. Par ce problème Une entité économique a la possibilité de choisir l'option qui satisfera ses besoins et servira bonne aide dans des travaux ultérieurs.

Documents comptables primaires : liste

Généralement, liste complète les certificats remplissant des fonctions fondamentales restent inchangés et sont approuvés au plus haut niveau. Actuellement, cette catégorie comprend :

1. Accord. Ils précisent les modalités précises de la transaction, les responsabilités des parties et questions financières. De manière générale, toutes les conditions liées d'une manière ou d'une autre à la transaction sont indiquées ici. Veuillez noter que pour certaines transactions, un contrat écrit n'est pas requis. Ainsi, à partir du moment où l'acheteur reçoit Facture de vente, la transaction est considérée comme conclue.
2. Comptes. Utiliser des documents de ce genre l'acheteur confirme sa volonté de payer pour les biens (services) du vendeur. De plus, les factures peuvent contenir des conditions supplémentaires de la transaction et enregistrer les prix spécifiques que le vendeur fixe pour ses produits et services. Si, pour une raison quelconque, l'acheteur n'est pas satisfait du produit (service) qui lui est présenté, il a le droit d'exiger le remboursement de ses fonds sur la base de la facture.
3. Liste de colisage. Il affiche liste complète tous les biens ou matériaux transférés. La facture doit être établie en plusieurs versions en fonction du nombre de participants à la transaction.
4. L'acte d'acceptation et de transfert. Il est établi sur la base des résultats de la prestation du service pour confirmer que le résultat des travaux répond aux critères énoncés précédemment et est entièrement approuvé par le destinataire.
5. Fiches de paie. Ils affichent tous les problèmes liés aux règlements de paie avec le personnel embauché. De plus, toutes les informations concernant les primes, les paiements supplémentaires et autres mécanismes d'incitations financières pour les employés doivent être affichées ici.
6. Certificats d'acceptation et de transfert n° OS-1. Ce type de documentation est utilisé pour enregistrer toutes les activités liées à l'entrée ou à la sortie d'immobilisations.
7. Documents de caisse, qui comprennent les ordres de caisse entrants et sortants, et en plus, livre de caisse. Ils contiennent des informations relatives aux transactions financières réalisées dans le cadre de la vente.

Classification

Les types de documents primaires en comptabilité sont très divers et dépendent principalement de l'objectif spécifique d'utilisation du document dans un avenir prévisible. Cependant, la fonctionnalité de classification la plus populaire est la division de la documentation primaire en interne et externe.

Un document interne est la propriété de l'entreprise et est émis par elle pour résoudre certaines problématiques. Il est élaboré par les spécialistes de la société et s’applique exclusivement dans le ressort de cette société. Ainsi, cette catégorie comprend les documents nécessaires à la conduite efficace des activités commerciales au sein d'une entreprise. Dans le même temps, si un document est reçu par une entreprise de l'extérieur ou est rédigé par des spécialistes de l'entreprise et ensuite transféré à d'autres personnes morales ( autorités fiscales, clients, etc.), il sera alors reconnu comme externe.

À leur tour, les documents internes ont également leurs propres caractéristiques de classification, qui permettent de les regrouper en trois catégories :

1. Administratif (organisationnel). Ils indiquent les informations qui doivent être communiquées aux salariés de l'entreprise, des divisions et succursales structurelles et à leurs dirigeants. Avec leur aide, l'entreprise émet certaines commandes qui doivent être scrupuleusement suivies. Ce groupe comprend une variété de commandes, d'instructions et bien plus encore.
2. Exécutif (disculpatoire), qui affichent dans un premier temps des faits confirmant la conduite de certaines opérations commerciales et leur réalisation.
3. Documents comptables. Cette catégorie est généralisant et est nécessaire pour systématiser les informations contenues dans d'autres articles et leur collecte ultérieure en un seul document.

Dans certaines circonstances, les documents peuvent également être combinés. DANS ce groupe nous pouvons inclure les documents qui peuvent simultanément contenir des caractéristiques clés de la documentation organisationnelle et justificative. Les exemples les plus frappants ici sont divers ordres de paiement, exigences, rapports préalables et bien plus encore.

Registres comptables et leur classification

Lors d'une transaction, une documentation primaire est préparée. Dès qu'il est entièrement complété, toutes les informations qui y sont spécifiées doivent être dupliquées dans le registre comptable approprié. Et c'est une sorte de transporteur qui accumule des informations de base sur la transaction. Sur la base de l'essence du registre, plusieurs critères de classification peuvent être identifiés. Par exemple, en apparence, les registres apparaissent aux utilisateurs sous la forme de livres, de simples feuilles et de fiches.

Sur la base des mécanismes de tenue du registre, trois autres groupes peuvent être distingués :

1. Chronologique, dans lequel tous les événements survenus sont indiqués dans le strict respect des délais. Autrement dit, vous devez d'abord indiquer les opérations qui ont eu lieu plus tôt, etc. Ces registres sont les plus complexes, car ils contiennent une énorme quantité d’informations et, bien souvent, certaines actions peuvent être omises.
2. Systématique, dans lequel toutes les transactions sont initialement saisies sous forme d'indicateurs économiques. Ainsi, les registres de ce type reflètent l'effet économique des transactions commerciales réalisées et analysent les indicateurs de dépenses et de revenus. Le plus un exemple brillant Le registre systématique est le livre de caisse.
3. Combiné, qui présentent les caractéristiques fondamentales des registres systématiques et chronologiques.

Contenu de la documentation primaire

De nombreux utilisateurs se posent des questions sur ce qui constitue les documents comptables primaires et sur les exigences qui leur sont applicables. Au niveau législatif, plusieurs dispositions sont consacrées qui établissent que certaines informations doivent être présentes dans les documents du couple primaire. En particulier, conformément au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale-402, la documentation primaire doit contenir les informations suivantes :

• Titre du document ;
• Date de préparation ;
• des informations sur la personne qui a effectué le document spécifié(nom complet de l'entreprise) ;
• l'essence de l'activité économique liée à ce document ;
• calculs financiers concernant la transaction ;
• signatures des fonctionnaires responsables de la transaction et leurs initiales.

Exemple de document comptable principal

Règles de préparation des documents

Le législateur établit certaines règles pour l'établissement des documents comptables primaires. Oui, l'un des exigences clés l'exactitude et l'absence de toute erreur de grammaire, de ponctuation et de fautes de frappe sont prises en compte. Si service des impôts constate certaines lacunes, le contrevenant devra refaire le document, et si la violation se répète, vous pourrez être passible de sanctions. En général, cette question devrait être abordée attention particulière aux recommandations suivantes :

1. L'utilisation de stylos à bille et à encre, d'équipements informatiques spéciaux et d'ordinateurs est autorisée.
2. La compilation peut commencer lorsqu'il est prévu d'effectuer certaines transactions commerciales qui doivent être affichées. Parallèlement, dans des situations exceptionnelles, il est tout à fait possible d'établir un document après la réalisation de la transaction.
3. Toutes les données de calcul doivent être présentées sous forme numérique et écrite. Ainsi, il devrait y avoir une légende à côté de chaque numéro.
4. Il est extrêmement important de remplir tous les détails indiqués sur le formulaire. Si, pour une raison quelconque, il n'y a aucune information, vous ne pouvez pas laisser une ligne vide. Un tiret devrait y apparaître.

Si vous ne suivez pas ces recommandations, vous risquez de rencontrer des difficultés importantes. Ainsi, si le service des impôts constate le document incorrect lors d'un contrôle, des doutes surgiront sur l'exactitude des calculs effectués et sur la détermination de l'assiette fiscale.

Si, pour une raison quelconque, il est nécessaire de procéder à certains ajustements, vous ne devez en aucun cas utiliser de correcteurs et d'ombrages, car ils sont inacceptables. Les corrections peuvent être apportées des manières suivantes :

1. Correction des contours. Si des informations incorrectes sont fournies, elles doivent être barrées d’un trait fin et les informations correctes indiquées à côté. Dans ce cas, il doit y avoir une note de bas de page à la place de chacune de ces corrections. « Croyance corrigée » indiquant la date de la correction et la signature du fonctionnaire qui a effectué la correction. Cependant, nous notons que dans le cas de documents reflétant la réception et la dépense de fonds, cette méthode sera inappropriée.
2. Entrée supplémentaire. Cette méthode est utilisée dans les situations où les valeurs totales des transactions sont exécutées avec des indicateurs considérablement réduits. Afin de ne pas rédiger le document d'une nouvelle manière, vous pouvez effectuer des écritures supplémentaires pour les montants manquants de la période en cours ou de la suivante.
3. Renversement. Une saisie incorrecte est corrigée à l'aide valeurs négatives. Toutes les informations incorrectes sont répétées à l'encre rouge et les entrées correctes sont indiquées à côté.

Le rapport principal peut être rédigé sous forme écrite et électronique. DANS Dernièrement de nombreuses entreprises dupliquent les informations et créent des versions papier et électroniques. Les premiers sont ensuite utilisés à des fins internes, mais des copies électroniques sont soumises sur demande pour vérification au Service fédéral des impôts.

Plusieurs conclusions peuvent être tirées. L'État n'approuve aucun formulaire obligatoire pour la documentation primaire, ce qui donne aux entités commerciales le droit de déterminer de manière indépendante la forme du document qui sera utilisée dans la pratique à l'avenir. Immédiatement après l'enregistrement du document, toutes les données de celui-ci doivent être transférées au registre comptable.

La comptabilité primaire est une preuve documentaire de la réalisation de certaines transactions commerciales.

De telles preuves documentaires sont pleinement Force juridique Son outil principal sont les documents comptables primaires.

Formes et types de documents primaires

Selon le type de transaction à refléter, les documents comptables primaires peuvent avoir une forme standard ou spécialisée.

La première forme de documents comptables primaires est utilisée lors de l'enregistrement de transactions commerciales homogènes, typiques de la plupart des entreprises d'un ou plusieurs secteurs.

En termes simples, pour les opérations de routine effectuées par la plupart des organisations de notre pays.

Un uniforme spécialisé est requis pour les opérations hautement spécialisées

Les documents principaux comprennent :

• ordres financiers,
• les encaissements et les ordres de débit,
• les lettres de voiture,
• factures, etc

Tout document principal doit comprendre les éléments suivants :

Règles pour remplir les documents primaires

Tous les documents comptables primaires doivent être remplis de manière claire et précise.

1. Il est permis d'utiliser des stylos à bille, des stylos à encre, du matériel informatique et une machine à écrire.
2. Les documents primaires doivent être établis au moment même où une transaction commerciale est envisagée.
3. Dans certains cas (quand il y a des raisons objectives à cela) Documents requis peut être créé immédiatement après l’opération.

Aujourd'hui, la plupart des organisations utilisent des formulaires standards prêts à l'emploi pour les documents primaires : factures, commandes, factures, coupons, relevés, etc.

Les documents comptables primaires sont divisés en deux types : externes et internes.

Les documents externes parviennent à l'organisation (entreprise) de l'extérieur.

L'expéditeur peut être des agences gouvernementales, des organisations de niveau supérieur, des banques, des inspections fiscales (dans ce cas, il s'agit des principaux documents comptables fiscaux), des fondateurs, des fournisseurs, des acheteurs, etc.

Ils sont compilés selon un formulaire standard.

Un exemple de document comptable externe serait une facture d'un fournisseur, ordre de paiement, demande de paiement, ordre-demande de paiement, etc.

Les documents comptables internes sont créés exclusivement au sein de l'organisation

À leur tour, les documents comptables internes sont divisés en types de documents primaires suivants :

1. administratif. Type de documents contenant certains ordres ou instructions concernant l'exécution de certaines opérations ;
2. disculpatoire (exécutif). De tels documents mettent en évidence le fait d'une certaine opération. A titre d'exemple, on peut prendre un acte de réception de matériaux (marchandises), des bons de réception, un acte de réception de produits manufacturés, un acte de réception et de cession d'immobilisations, etc.
3. combiné. C’est le type de document à la fois disculpatoire et administratif. Il s’agit des relevés de paie, des bons de caisse (documents), des notes de frais, etc. ;
4. inscription comptable. De tels documents sont établis s'ils ne conviennent pas à l'enregistrement d'une transaction commerciale. forme standard documents primaires. Par exemple, fiches de distribution, attestations, etc.

Corrections dans les documents primaires

Il arrive parfois que même un comptable expérimenté commette une erreur lors de la préparation d'un document primaire.

Cela soulève la question : est-il possible de le corriger, et le document aura-t-il ensuite force de loi ?

Une erreur ne peut être corrigée que si elle (le document principal) n'a pas encore été reflétée dans la comptabilité, c'est-à-dire non comptabilisée.

Les corrections dans les documents primaires ne doivent en aucun cas être effectuées d'un seul coup.

Il existe spécifiquement trois façons de procéder :

1. relecture,
2. entrée supplémentaire,
3. renversement

La méthode corrective de correction est utilisée exclusivement dans les cas où une erreur a été commise dans les registres comptables, et n'affecte pas la correspondance des comptes.

Cette méthode est appropriée avant d'établir un bilan. Un chiffre, un montant ou un texte incorrect doit être soigneusement barré d'un trait fin et la valeur correcte inscrite à côté.

Vous devez faire une note de bas de page sur le côté du document : croyez ce qui a été corrigé, signez et datez la correction.

La méthode peut être utilisée sur les pièces comptables primaires des immobilisations. Sur documents monétaires utiliser cette méthode est inacceptable.

La méthode de saisie supplémentaire peut être utilisée si le montant d'une transaction commerciale est sous-estimé.

Par exemple, si le fournisseur a transféré 1 000 roubles du compte courant. Transaction d'affaires effectué par correspondance correcte des comptes, et seul le montant lui-même a été sous-estimé par erreur à 500 roubles.

Ce problème se résout très simplement : une comptabilisation supplémentaire est effectuée pour le montant manquant

Cela peut être fait ce mois-ci et le mois prochain.

Et enfin, la méthode d'inversion. Il s'agit de modifier une entrée incorrecte en utilisant un nombre négatif.

En gros, ils répètent des correspondances incorrectes et des chiffres à l'encre rouge.

Dans le même temps, une saisie correcte est immédiatement effectuée (de l'encre ordinaire est utilisée). Cette méthode est utilisée lors de l'enregistrement d'un montant exagéré ou d'une correspondance incorrecte des comptes.