¿Qué es la posición aho? AXO: transcripción. Jefe de Operaciones Administrativas - Responsabilidades Profesionales

El éxito sólo espera a una empresa con un nivel de organización de primer nivel. Es necesario resolver adecuadamente no sólo las cuestiones fundamentales, sino también las económicas. Las oficinas deben estar equipadas con material de oficina, los locales deben estar preparados para reuniones y los vehículos deben estar llenos de combustible. En última instancia, esto crea las condiciones previas para aumentar la productividad de los empleados. La parte trasera de la empresa está cubierta.

AXO-shnik: responsabilidades funcionales de un especialista

¿Qué hace exactamente el jefe del departamento económico? La lista de requisitos para un especialista es bastante amplia; mucho depende del tamaño de la empresa y del área en la que está representada. En general, supervisa los problemas de arrendamiento, es responsable de la interacción con las estructuras de supervisión y gestiona el trabajo. personal de servicio oficina o local industrial. Las responsabilidades del jefe de la oficina administrativa incluyen velar por el funcionamiento de la oficina central, comprar mobiliario, equipo de oficina y consumibles. Las fuertes cualidades personales de un empleado que solicita este puesto deben ser la capacidad de comunicación, la exigencia, la resistencia al estrés y una alta autoorganización.

¿Los reclutadores buscan a la empresa como responsable de la administración?

Métodos efectivos para buscar un gerente. departamento económico de los gerentes le permiten resolver rápidamente la "escasez de personal". Durante la reunión preliminar, el cliente describe una lista de requisitos. El personal de la agencia de contratación ya está buscando al candidato que mejor se adapte a los criterios indicados. Los gerentes de la empresa de contratación seleccionan a los candidatos más adecuados para el puesto, seleccionan candidatos al azar y mantienen una conversación preliminar con aquellos que respondieron a la vacante.

Es imposible imaginar una oficina sin trabajadores administrativos: secretarias, oficinistas, oficinistas... A menudo los empleadores piensan que las vacantes administrativas son fáciles de “cubrir”. Pero hay que tener en cuenta que los requisitos para los empleados de la secretaría difieren significativamente: diferentes profesiones requerir diferentes experiencias, conocimientos, habilidades, cualidades personales, brindan diversas oportunidades profesionales.

Estado operadoresllamar-centro llama a clientes potenciales con ofertas de bienes o servicios. Cuando los visitantes llegan a la oficina, son recibidos por recepcionista. El encargado de la oficina, mientras el visitante espera ser recibido, le ofrecerá té o café. Y si en algún momento el flujo de clientes se detiene, entonces limpia la habitación para los visitantes, coloca revistas y riega las flores. Al mismo tiempo, hay un empleado. departamento administrativo y económico, que envía mensajeros y conductores y supervisa la disponibilidad de material de oficina. Todo líder tiene secretaria personal, y entre los altos directivos - también asistentes personales. Para completar la imagen, puedes agregar Operadores de PC cumplimentar bases de datos, imprimir toda la documentación, listas de precios; trabajadores de oficina los involucrados en la preparación de la documentación interna y la emisión de certificados; empleados, mantener documentación, realizar contabilidad; y también archiveros. Bueno, si una empresa trabaja con clientes extranjeros o ingresa al mercado internacional, también necesita competencias traductores.

Encontrar un especialista que idealmente cumpla con ciertos requisitos no es fácil. Las responsabilidades de los mismos puestos en diferentes organizaciones pueden variar significativamente. Por ejemplo, en una pequeña empresa, una secretaria suele combinar las funciones de recepcionista, directora de oficina, secretaria-traductora y subdirectora. Una organización grande, por ejemplo, puede tener un servicio administrativo extenso, donde cada especialista se dedica a resolver una gama bastante limitada de tareas.

Empleado del centro de llamadas

Este es quizás uno de los puestos peor pagados, pero al mismo tiempo muy popular, de todos los servicios de oficina. Un empleado del centro de llamadas debe responder llamadas y llamar a clientes potenciales. Cinco días laborables a la semana, desde la mañana hasta la noche, marcando número tras número de una guía telefónica o de una base de datos, escucha la respuesta a una frase preparada previamente: "Gracias, no es necesario", y esto es en mejor escenario. Pase lo que pase, es necesario hablar correctamente, explicar con claridad, registrar cuidadosamente toda la información, sistematizarla e informar periódicamente a la dirección. No todo el mundo puede soportar tal carga. Además, para un empleado que ocupa este puesto, es importante lo siguiente: cualidades personales, como resistencia al estrés, paciencia, optimismo, simpatía, debe tener buena dicción, capacidad de negociación, habla expresiva, alfabetizada y, lo más importante, el don de la persuasión.

Requisitos

Como regla general, los requisitos mínimos son: educación al menos secundaria especializada, conocimientos básicos de informática, no es posible tener experiencia laboral. Las cualidades personales que se enumeran con mayor frecuencia en los anuncios son la sociabilidad y la amabilidad. Las vacantes bien remuneradas requieren conocimientos y dominio especiales del inglés. Si hablamos de edad, el límite inferior suele ser de 20 años (muchos creen que las jóvenes ambiciosas no podrán realizar un trabajo arduo y monótono), el límite de edad superior es de 40 a 55 años.

secretaria de recepción

Normalmente, la vacante de secretaria de recepción (secretaria de recepción) la abren empresas cuyas oficinas reciben un gran número de llamadas telefónicas o muchos visitantes. Normalmente, una recepcionista responde a las llamadas entrantes, distribuye y transfiere llamadas a los números de los empleados de la empresa, recibe faxes, concerta citas para los clientes, acompaña a los visitantes o explica cómo llegar a la habitación deseada, además, recibe y distribuye el correo, incluido el correo electrónico. A veces, con un gran flujo tanto de visitantes como de llamadas entrantes, se invita a dos niñas a los puestos de secretaria de recepción y secretaria de teléfono; en algunos casos, la secretaria de recepción realiza funciones adicionales, por ejemplo, jefa de oficina;

Para muchos, el puesto de recepcionista es el primer paso en su carrera; el siguiente es el de subsecretaria, directora de oficina, asistente ejecutiva, subgerente o gerente.

Requisitos

para la recepcionista gran valor tienen características externas, encanto y una cultura del habla, lo que significa que se invita a trabajar a niñas jóvenes (en el 99% de los casos, menores de 30 años) con una apariencia agradable. Para oficinas donde hay extranjeros entre los visitantes se requiere conocimiento de idiomas. Educación no inferior a secundaria profesional (nuevamente, dependiendo del contingente de visitantes). Tener experiencia laboral no es uno de los requisitos obligatorios para los solicitantes, pero es su ventaja competitiva. Entre las cualidades personales requeridas se encuentran la amabilidad, la capacidad de controlar las emociones y la paciencia. Si sus responsabilidades incluyen trabajar con documentos, entonces se requieren conocimientos de los conceptos básicos del trabajo de oficina y de informática a nivel de usuario.

Gerente de oficina

El director de la oficina es responsable de garantizar el funcionamiento de la oficina. Coordina el trabajo de las secretarias y otros empleados de oficina "subalternos", y puede ocuparse de cuestiones de alquiler y reparación de locales. EN pequeñas empresas A menudo solo hay un gerente de oficina, y en las grandes hay departamentos administrativos y comerciales, cada empleado de los cuales tiene una especialización limitada, por ejemplo, se ocupa de la reserva de billetes y reservas de hotel para la gestión o controla un determinado grupo de proveedores de servicios para la oficina.

La profesión de director de oficina abre amplios horizontes profesionales. En primer lugar, un gerente de oficina exitoso, si lo desea, puede convertirse, por ejemplo, en administrador de un gran hotel o tienda. En segundo lugar, es un excelente comunicador y puede encontrar su propia expresión como director de recursos humanos (con la formación adecuada, por supuesto). En tercer lugar, puede convertirse en asistente de dirección o en una figura económica importante, por ejemplo, el jefe del departamento de suministros.

Requisitos

Los requisitos requeridos para un solicitante de este puesto incluyen: educación superior, conocimientos de inglés y experiencia laboral.

Secretario (secretario referente)

La secretaria asistente es la profesión más demandada entre el personal administrativo (45% de las solicitudes en el mercado de vacantes). Es cierto que muchos solicitantes creen que este puesto no requiere una formación ni una profesionalidad especiales; algunos imaginan que el trabajo de secretaria significa preparar café y contestar llamadas;

De hecho, hoy el abanico de responsabilidades de las secretarias es mucho más amplio. Así, el 63% de los empleadores exige conocimientos de informática, una cuarta parte requiere gestión de oficina y el 16% exige inglés. Además, se observa que en este caso el “costo” del empleado aumenta en aproximadamente $300.

La oferta mínima para un puesto de secretaria en Moscú es de 9.000 rublos. Como regla general, son principalmente los estudiantes y solicitantes que han perdido tiempo durante la admisión los que aceptan dicho salario. Esto requiere conocimientos generales de informática, capacidad para mantener conversaciones telefónicas y servir café. La oferta máxima es de 45.000 rublos. En realidad, se trata de una secretaria, subdirectora. Para conseguir este puesto, no sólo es necesario ser un excelente profesional, sino también comprender las particularidades del negocio de su jefe inmediato. Como regla general, estas secretarias son la mano derecha del gerente. Es posible que reciban una llamada a las tres de la mañana y se les pida que envíen urgentemente documentos importantes o reserven un billete de avión.

Requisitos

La lista de requisitos para secretarias y subsecretarias es bastante extensa: puntualidad, disciplina, capacidad de organización, atención, precisión, responsabilidad, buena voluntad, conocimiento de la etiqueta, optimismo, energía, alta velocidad de mecanografía, capacidad para manejar equipos de oficina y mini-PBX. conocimiento de 1C. El secretario debe tener una apariencia presentable, discurso competente y buena dicción. Tres cuartas partes de los anuncios de empleo contienen restricciones de edad. El rango de edad es bastante amplio: de 18 a 45 años. Sin embargo, la mayoría de las vacantes están dirigidas a secretarias de entre 20 y 30 a 35 años. Algo más de la mitad de los empresarios dan preferencia a las mujeres; para el resto, el sexo del secretario no importa.

EN últimos años Para los empresarios se ha vuelto importante que la secretaria encaje armoniosamente en el estilo de la empresa. Los solicitantes ya están acostumbrados al hecho de que en organizaciones serias, durante una entrevista, el empleador está interesado no solo en el conocimiento profesional del solicitante, sino también en sus horizontes. Los gerentes a menudo hacen preguntas no estándar para probar la lógica del pensamiento, probar las habilidades analíticas y la capacidad de responder preguntas de manera razonable y prestar atención a la capacidad de tomar decisiones independientes y al potencial profesional.

asistente personal

Este es el nivel más alto de una carrera de secretaria. En la clasificación rusa, el puesto de "asistente personal" apareció a principios de los años 90, cuando las empresas tomaron prestados y adaptaron activamente los modelos occidentales. Desde entonces, la asistente personal ha atravesado un largo camino de transformación, pasando de ser una belleza parecida a una muñeca que se sentaba en el área de recepción y servía, en primer lugar, como la cara de la empresa, a una profesional comprobada”, derecha"jefe. Pero es demasiado pronto para hablar del florecimiento de esta profesión en Rusia: su popularidad es relativamente baja. Las universidades que brindan educación especializada relevante se pueden contar con los dedos de una mano. Los propios asistentes personales a menudo ven su puesto sólo como un paso en su carrera. Como resultado, hoy en día hay escasez de especialistas calificados en el mercado ruso.

Las responsabilidades de un asistente personal incluyen planificar la jornada laboral del gerente, realizar trabajos de oficina y correspondencia comercial, brindar asistencia para visas al gerente y monitorear la ejecución de sus órdenes. A menudo, el asistente actúa como intérprete simultáneo durante las negociaciones.

Requisitos

En algunas empresas, los asistentes personales desempeñan parte de las funciones de director de personal y director de relaciones públicas. Por ello, el candidato a este puesto debe tener capacidad de encontrar contacto con un directivo, independencia y madurez social, por lo que hoy en día muchas empresas están elevando la edad límite para los asistentes personales a 35-40 años. Uno de los requisitos para un asistente personal es compatibilidad psicológica con el gerente, disposición para trabajar en horarios irregulares. El jefe puede trabajar los fines de semana y días festivos y quedarse hasta tarde. Un asistente personal tiene que trabajar al mismo ritmo y no todos los candidatos están de acuerdo con esto.

operador de computadora

Algunos gerentes a veces llaman a los operadores de PC mecanógrafos a la antigua usanza o, en el mejor de los casos, mecanógrafos. Sin embargo, la diferencia entre los requisitos para un mecanógrafo soviético y un operador de PC moderno es bastante significativa, ya que para el primero los principales criterios de profesionalismo eran la velocidad de mecanografía y la alfabetización, y hoy la capacidad de escribir texto, aunque a alta velocidad y sin errores. , claramente no es suficiente.

Si un empleado hace frente a todas las responsabilidades asignadas, es posible que con el tiempo comience a avanzar en escala profesional. Por lo tanto, la profesión de operador de PC puede considerarse hasta cierto punto como una de partida, porque no todos la salud les permitirá sentarse frente a una computadora toda su vida.

Requisitos

Además de la precisión, la atención y la diligencia, los empleadores destacan requisitos tales como experiencia laboral, estudios superiores o secundarios. educación especial, conocimiento del programa 1C (esto además de los principales programas informáticos: Word, Excel, MS Office, CorelDraw, Photoshop). Al mismo tiempo, el 74% de los empresarios prefieren ver a mujeres como operadoras de PC. Los requisitos adicionales incluyen conocimiento del trabajo de oficina, primaria documentos contables e inglés, buena memoria, capacidad para trabajar en equipo, alta eficiencia y buena apariencia. Las cualidades personales más importantes son la atención. También se valora la capacidad de aprendizaje, la determinación y la resistencia al estrés.

Los empleadores son bastante liberales sólo en relación con la edad de los solicitantes, aunque la edad más popular puede considerarse entre 22 y 35 años. Al mismo tiempo, el rango de edad puede ampliarse a 18-50 años.

Responsable del Servicio de Gestión Documental (DOU)

Quizás todas las oficinas cuenten con este servicio o al menos un empleado responsable del soporte documental para la dirección. En las pequeñas empresas toda la gestión documental recae sobre una sola persona, que en ocasiones compagina esta labor con otras funciones administrativas. En las empresas más grandes, la estructura de una institución de educación preescolar incluye una secretaria, un archivero, un gerente y un director.

Por lo general, el director de una institución de educación preescolar es responsable de las funciones de control general del trabajo de oficina y el flujo de documentos, el trabajo de archivo, así como las actividades de los empleados del departamento.

A menudo jefe de la institución de educación preescolar conviértase en ex empleados o secretarias con amplia experiencia laboral y habilidades de gestión de documentos.

Requisitos

Como regla general, la edad y las características de calificación de los solicitantes para este puesto son importantes para los empleadores. Por lo tanto, se necesitan al menos tres años de experiencia laboral, educación correspondiente al perfil de la empresa, conocimiento de los documentos reglamentarios y GOST, diligencia, precisión y puntualidad. En casos excepcionales, se requieren conocimientos de inglés. El rango de edad habitual es de 30 a 50 años.

Oficinista

El puesto de secretario de oficina existe en algunos bancos, instituciones financieras, despachos de abogados y grandes organizaciones con un volumen importante de flujo de documentos.

Por lo general, un empleado recibe, envía y clasifica documentos, cartas y otros documentos comerciales por importancia, mantiene registros y los controla en diarios especiales y prepara materiales para el gerente.

Requisitos

Para un trabajo excelente, un empleado necesita buena memoria operativa y a largo plazo, estabilidad emocional, alta inmunidad al ruido, capacidad de concentración durante mucho tiempo, así como tolerancia a numerosos contactos, capacidad de comunicación empresarial y percepción constructiva de las críticas que se le dirigen. , educación especializada y habilidades para trabajar con documentos. En casos excepcionales, los empleadores exigen conocimientos de sistemas de gestión de documentos electrónicos.

Archivista

No todas las empresas tienen el puesto de archivero; muchas veces el administrativo asume sus funciones. Pero si el volumen de flujo de documentos es significativo, entonces se necesita un empleado separado para mantener el archivo.

Requisitos

El puesto de archivero en una oficina requiere conocimiento de programas informáticos (a veces sistemas de gestión de documentos electrónicos), educación superior, experiencia laboral y la capacidad de utilizar bases de datos. Las cualidades personales importantes son la perseverancia, la diligencia, la precisión y la atención.

jefe de la oficina

El gerente (o gerente) organiza el trabajo de la oficina, asegura el procesamiento oportuno de la correspondencia entrante y saliente, su entrega a su destino, monitorea los plazos para la ejecución de los documentos y su diseño correcto(es decir, asume parcialmente las funciones de empleado), organiza el trabajo de registro, contabilidad, almacenamiento y transferencia a las unidades estructurales pertinentes de los documentos del trabajo de oficina actual, incluidas las órdenes e instrucciones de la dirección, sobre la formación de archivos y su depósito. , asegura la impresión y reproducción de documentos oficiales, participa en la preparación de reuniones convocadas por la dirección y organiza su mantenimiento técnico, registro de documentos de viaje, registro de empleados que llegan en viajes de negocios y gestiona a los trabajadores de oficina.

Requisitos

El jefe de la oficina debe conocer los esquemas de flujo de trabajo; documentos regulatorios y GOST, el procedimiento para compilar una nomenclatura de archivos, inventarios de casos de almacenamiento permanente y temporal, informes establecidos; plazos y procedimiento para el envío de expedientes al archivo; sistemas para organizar el control sobre la ejecución de documentos, legislación laboral; reglamento interno de trabajo; normas y reglamentos de protección laboral. Los empresarios también exigen al solicitante una formación profesional secundaria obligatoria, pero no critican la experiencia laboral. Si el candidato tiene educación vocacional primaria, la experiencia laboral en la especialidad debe ser de al menos tres años. Algunas organizaciones requieren conocimientos de inglés.

Empleados del departamento administrativo y económico (AHO)

El Departamento Administrativo y de Mantenimiento es responsable del sustento económico de la oficina. En una empresa pequeña (de 10 a 30 personas), por regla general, todas las cuestiones relativas a su suministro y la solución de otras tareas administrativas y económicas recaen sobre los hombros del gerente y la secretaria. Por lo general, al secretario se le delega la autoridad para comprar suministros y consumibles de oficina y controlar la limpieza de las instalaciones. Todos los demás problemas recaen sobre los hombros de la dirección de la empresa: esto incluye la resolución de problemas relacionados con la mejora de la oficina y los contactos con las autoridades reguladoras de servicios públicos, estatales y municipales.

La necesidad de un empleado independiente involucrado en actividades administrativas y económicas surge en empresas con una plantilla de 30 o más personas. En empresas con una plantilla de 100 o más empleados, el trabajo administrativo y económico ya está a cargo del departamento. Todas las tareas asignadas a este o a un empleado están claramente indicadas en la descripción del puesto.

Por regla general, el jefe de la oficina administrativa es responsable del buen funcionamiento de la oficina. Sus responsabilidades incluyen el seguimiento general del estado de la oficina, otras instalaciones y territorios de la empresa, la planificación de reparaciones importantes y la elaboración de estimaciones de costos para las necesidades comerciales. También lleva a cabo todo el trabajo contractual con organizaciones de servicios e interactúa con las autoridades reguladoras estatales y municipales.

Requisitos

En la mayoría de los casos, se invita a hombres de entre 30 y 45 años a trabajos administrativos y económicos, no necesariamente con educación superior, con 2 o 3 años de experiencia laboral y la capacidad de liderar un equipo. También se requieren cualidades como honestidad, lealtad a la empresa e independencia.

Traductor

La profesión de traductor se considera una de las más prestigiosas y demandadas. Y hoy en día, el conocimiento de una lengua extranjera es una garantía indispensable de un salario alto y un rápido crecimiento profesional. Sin embargo, primero es necesario adquirir una formación lingüística, lo que en todo momento ha sido una tarea cada vez más compleja. Actualmente, en las universidades prestigiosas el concurso para los departamentos de traducción llega a veces a 30 personas por plaza. Además, la admisión y la formación posterior requieren importantes costes materiales.

A menudo los empleados tienen que combinar las funciones de traductor y secretaria; gerente, subdirector y traductor.

Requisitos

Requisitos obligatorios: experiencia laboral, conocimiento de dos idiomas, habilidades de traducción comercial, alfabetización.

Tendencias del mercado

Por eso, hoy en día se necesitan cada vez más administradores y las empresas, según el centro de personal Vivat Personnel, están dispuestas a ofrecerles trabajos prometedores con salarios muy decentes (ver Tabla 1).

Tabla 1

Salarios especialistas administrativos(Moscú y regiones)

Título profesional				Salario sugerido$
				mínimo	máximo	promedio
asistente personal
Referente
Gerente de oficina
secretaria de recepción
operador del centro de llamadas
operador de computadora
Traductor
jefe de oficina
Jefe de institución de educación preescolar
Oficinista
Archivista
Jefe de Operaciones Administrativas
Empleado de AHO

Al mismo tiempo, los salarios ofrecidos a menudo superan las solicitudes de los solicitantes (con la excepción de los empleados del departamento administrativo y económico, quienes evalúan su “valor” según sus términos de referencia, mientras que los salarios ofrecidos dependen del tamaño del empresa) (ver Tabla 2).

Tabla 2

Salarios de especialistas administrativos: propuestas y expectativas (Moscú y regiones)

			oferta de los empleadores	Expectativas del solicitante
asistente personal
Referente
Gerente de oficina
secretaria de recepción
operador del centro de llamadas
operador de computadora
Traductor
jefe de oficina
Jefe de institución de educación preescolar
Oficinista
Archivista
Jefe de Operaciones Administrativas
Empleado de AHO

La situación en Moscú y las regiones es diferente.

Si en Moscú los estudiantes suelen ir a la “administración” y ven estos puestos como un trampolín al comienzo de su carrera, entonces en las regiones el porcentaje de estudiantes que trabajan es menor (los puestos administrativos se perciben allí como un lugar de trabajo permanente). . A menudo, los trabajadores construyen intencionalmente una carrera en el sector administrativo, pasando de operador telefónico a jefe de secretaría o jefe de oficina. Por lo tanto, en el mercado regional los solicitantes ofrecen su experiencia (estándar: 2 a 3 años) y sus calificaciones. Muchos candidatos conocen programas de contabilidad, idioma en Inglés, conceptos básicos de la gestión de documentos, GOST y estándares. En muchos sentidos, esta situación se debe al hecho de que en Moscú, a diferencia de las regiones, hay más oficinas y los términos de referencia de cada empleado son más limitados. En consecuencia, las empresas de la capital pueden contratar a un estudiante de aspecto presentable como recepcionista para recibir a los visitantes y responder a las llamadas. En las regiones, este puesto también deberá realizar algunas funciones administrativas, por ejemplo, supervisar la limpieza de oficinas, comprar suministros de oficina, gestionar mensajería y gestionar trámites. Todo esto crea una situación de “escasez de personal” en las regiones: hay especialistas y especialistas calificados, pero con salarios tradicionalmente más bajos que en Moscú, las empresas no pueden proporcionar un nivel de ingresos correspondiente a su funcionalidad.

Los salarios en el sector administrativo están creciendo de manera constante: en los últimos seis meses han aumentado en promedio entre un 9% y un 11% (y el crecimiento salarial en las regiones es más intenso que en la capital). Pero actualmente en el mercado faltan candidatos cualificados, especialmente recepcionistas y, curiosamente, asistentes ejecutivos. Aunque este puesto es el más popular entre los solicitantes de empleo, a menudo su experiencia y habilidades profesionales no coinciden con los requisitos del empleador.

En consecuencia, la demanda de secretarias profesionales siempre supera la oferta. No hay fluctuaciones estacionales en el sector administrativo, a excepción de los meses de verano. Entonces, el exceso de demanda sobre la oferta para puestos poco cualificados (operador de call center, operador de PC, recepcionista) se reduce debido a que los estudiantes quieren “ganar dinero extra”.

Si hablamos del estado del mercado de solicitantes de empleo, se puede observar que la competencia en el sector administrativo es bastante baja. En primer lugar, los hombres prácticamente no participan en competiciones, salvo para el puesto de asistentes o asistentes personales de directivos. En segundo lugar, sólo existe una competencia seria en el rango medio del nivel salarial, y la presencia de salarios insignificantes ventajas competitivas(experiencia, educación superior, conocimiento de una lengua extranjera) hacen que la posibilidad de calificar para el límite superior del rango sea real.

Mirando a través de los ojos del solicitante

La mayoría de las empresas experimentan rotación de personal administrativo. Los "buenos lugares" se liberan debido al crecimiento profesional y la baja por maternidad de sus propietarios. Según las observaciones del centro de personal Vivat Personnel, recientemente el tiempo que un candidato puede trabajar en un lugar se ha reducido de un año y medio a seis meses y, a menudo, a 2-3 meses (por ejemplo, el personal administrativo en los medios de comunicación). Esto se debe en gran medida al hecho de que los solicitantes a menudo consideran que el puesto de secretaria, administrativo o director de oficina es “temporal” (40% de los candidatos).

Si se mira el mercado de ofertas a través de los ojos de los candidatos, para ellos una característica importante de un puesto de trabajo potencial es la perspectiva de crecimiento o desarrollo profesional. Esto es especialmente cierto para los solicitantes de los puestos de secretaria de recepción y asistente. Los puestos de secretaria a menudo, y con razón, se consideran puestos de nivel de entrada. Es en aquellas organizaciones donde existe una oportunidad de crecimiento donde acuden los empleados más activos, capacitados y educados. Esta tendencia no es típica del puesto de asistente personal, ya que poco a poco se está convirtiendo en una profesión independiente que requiere altas cualificaciones.

Y por lo tanto, muchos solicitantes de empleo creen que el puesto de asistente personal es el "techo" de una carrera en el campo de la administración de oficinas, pero no es así. En una gran empresa, un subdirector puede convertirse en jefe de secretaría, director ejecutivo o Subdirector de Asuntos Administrativos. Un director de oficina también tiene posibilidades de crecimiento profesional; por ejemplo, puede convertirse en director administrativo.

Además, trabajar en el campo administrativo brinda la oportunidad de familiarizarse con todas las áreas de actividad de la organización y comprender qué es exactamente lo más interesante. se puede obtener educación adicional(si es necesario) y desarrollar aún más su carrera en la dirección elegida.

O.M. Khmel, Jefe de Contratación de Personal Administrativo, Centro Internacional de Personal “Vivat Personnel”

Cualquier organización debe trabajar como un organismo único y armonioso para lograr los máximos resultados de sus actividades. En las grandes y medianas empresas se debe dotar al personal de seguridad en el lugar de trabajo, comodidad y todos los consumibles necesarios. AXO.

Esta división se crea para monitorear y garantizar el alto desempeño de toda la empresa. Por tanto, es muy importante contar con especialistas cualificados del departamento administrativo y económico que sean capaces de colaborar orgánicamente con todos los demás departamentos.

Qué es

AXO – departamento administrativo. Creado en todas las empresas con más de 100 empleados. Las grandes empresas (corporaciones) tienen divisiones internas en el departamento.

Ellos son responsables de Trabajo efectivo de cada empleado de la organización.: calculan cantidades y compran consumibles, son responsables del orden, la limpieza de las instalaciones y del sitio, garantizan la seguridad y la comodidad de los lugares de trabajo.

Existen las siguientes divisiones de la ACS:

• social y hogar;
• material y recurso;
• planeado y calculado.

Al solicitar un puesto de trabajo en ACS, son bienvenidos los siguientes: calidad, como eficiencia, resistencia al estrés, habilidades de liderazgo, experiencia organizacional, la capacidad de encontrar rápidamente varias formas alternativas de resolver un problema, decencia, honestidad.

Pasar por el departamento económico. grandes sumas de dinero. Por eso es tan importante que los candidatos a cualquiera de los puestos del departamento cumplan con todos los requisitos.

¿Por qué se crea el departamento?

En las pequeñas empresas, todas las funciones económicas están asignadas al director o jefe. También puede confiar la solución de problemas que surjan a una secretaria o al director de oficina.

Ya está organizada una organización de gestión administrativa de pleno derecho en empresas más grandes. Es capaz de crear todas las condiciones favorables para el trabajo. Pero una sola persona no puede hacer frente a todos los problemas, por lo que el jefe del departamento administrativo y económico está subordinado a todo el equipo: ingenieros de software mantenimiento, economistas, guardias de seguridad, limpiadores, guardarropas, mensajeros, transitarios, conductores y otros.

Los especialistas de AO dependen de las características específicas de la empresa, tipo de actividad, ubicación territorial, tamaño.

El departamento se crea para resolver próximas tareas:

• compra, almacenamiento, expedición de diversos artículos y objetos de valor necesarios para el trabajo de todos los empleados de la empresa;
• reparación de locales, daños a la propiedad;
• cumplimiento de normas, reglas de seguridad contra incendios, seguimiento de la implementación de todas las recomendaciones;
• responsabilidad material por los valores de la empresa;
• buscar empresas que proporcionen todos los servicios públicos;
• celebrar contratos para el suministro de comunicaciones telefónicas por cable, comunicación celular, Internet, servicios públicos;
• dotar a los empleados de la empresa de todos los valores necesarios para un trabajo eficaz;
• monitorear el estado de las instalaciones, eliminando todos los problemas: reparaciones oportunas, trabajos técnicos, limpieza de oficinas;
• organización de condiciones cómodas para el descanso de los empleados, previstas por la legislación de la Federación de Rusia;
• control sobre la seguridad del edificio, locales, empleados

Disposiciones generales

Cualquier empresa tiene reglamento del departamento administrativo. En parte, puede variar ligeramente en función del tipo de actividad de la empresa y tamaño. Pero muchas disposiciones son estándar, iguales en todas las empresas. Éstos son algunos de ellos.

1. El Reglamento determina las bases para la estructuración de la Administración, funciones, derechos, tareas, responsabilidades, finalidad, fines, instrucciones.
2. AO realiza y organiza el apoyo administrativo y económico de la empresa, además de resolver todas las cuestiones materiales y técnicas.
3. El departamento es una división independiente. Reporta al director o su suplente.
4. Todo el trabajo debe estar completamente guiado por las leyes y regulaciones gubernamentales. Federación Rusa/ Presidente de la Federación de Rusia / Constitución de la Federación de Rusia.
5. El departamento está obligado a cumplir con las leyes, reglas de limpieza, conocer las normas para el mantenimiento y operación de las instalaciones, todo el edificio, realizar reparaciones a tiempo, monitorear el estado de los equipos técnicos, seguir las técnicas de seguridad contra incendios, monitorear el cumplimiento de regímenes sanitarios y antiepidémicos.
6. Los requisitos de calificación para el jefe de la administración y otros empleados, sus derechos, funciones y responsabilidades se especifican en las descripciones de puestos, que son aprobadas por el jefe de la empresa.
7. El AO, dentro de su competencia, interactúa con todos los departamentos y divisiones de la empresa/empresa/empresa. Además, si es necesario, lleva a cabo su trabajo colaborando con organizaciones de terceros y sus divisiones.
8. Por incumplimiento de las descripciones de trabajo, ausencia. disciplina laboral cualquier empleado puede ser multado por su supervisor inmediato o se pueden tomar medidas contra él según lo dispuesto por la legislación de la Federación de Rusia.
9. El departamento administrativo y económico debe tener un jefe con alto grado Profesionalismo y capacidad organizativa. La experiencia, la educación y otros requisitos los determina el director de la organización.

Los detalles sobre la cabeza del ACS se presentan en el vídeo.

Responsabilidades laborales

Responsable del apoyo económico de la organización. gran equipo de especialistas. La dotación de personal depende del tipo de actividad. De media, una empresa con 1.000 empleados necesita al menos 15 especialistas en AO. Según el nivel profesional se dividen en tres niveles:

1. Técnico, carpintero, electricista, fontanero, limpiador, guardarropa, conductor, ingeniero eléctrico, secretaria, especialista, ingeniero.
2. Especialista destacado, ingeniero jefe, jefe de administración, administrador.
3. Jefe de empresa, subdirector, jefe de química y reacción química, director técnico.

La persona principal del departamento es jefe(dependiendo de la actividad de la empresa, su tamaño, puede ser el ingeniero jefe, el administrador o el especialista líder). El puesto de liderazgo lo ocupa una persona con experiencia.

Experiencia - al menos 5 años. Depende del director general o su adjunto. El jefe debe tener conocimientos especiales para decidir. cuestiones críticas. Tiene derecho a firmar documentos y representa los intereses del director inmediato de la empresa.

El jefe de la oficina administrativa siempre debe tener en cuenta:

• El Código del Trabajo de la Federación de Rusia y los reglamentos internos exactos de la organización;
• todas las divisiones estructurales, características de su cooperación mutua;
• normas y reglamentos de seguridad laboral;
• todos los actos, órdenes, instrucciones, resoluciones de la alta dirección relacionados con la realización de servicios administrativos y económicos;
• reglas de gestión de equipos, organización del trabajo;
• el jefe debe tener al menos un conocimiento mínimo de economía, gestión e informes financieros;
• conocer el procedimiento y los plazos para la elaboración de informes y el mantenimiento de hojas de tiempo;
• operación y mantenimiento de equipos organizativos e informáticos;
• habilidades de comunicación empresarial, redacción de documentación contractual;
• procedimiento de adquisición, lugar y cantidad de inventario y equipo adquiridos para la empresa;
• Tener conocimiento sobre la historia de la organización y las perspectivas de desarrollo.

El propio jefe de la oficina administrativa tiene derecho a determinar las sanciones para sus empleados, distribuir vacaciones y dar permiso para abandonar el lugar de trabajo en caso de circunstancias imprevistas. También controla completamente la ejecución de todas las tareas asignadas, atrae contratistas, controla la compra de equipos, desarrolla planes de reparación y mucho más.

Responsabilidades laborales Jefe del Departamento de Operaciones Administrativas:

1. Supervisa el trabajo de los empleados, distribuye responsabilidades entre ellos y supervisa la implementación de todas las descripciones de puestos.
2. Realiza la contratación de personal para el departamento administrativo y económico.
3. Supervisa el funcionamiento de los equipos técnicos: ascensores, sistemas de ventilación, accesorios de iluminación.
4. Organiza planos y trabajos de renovación de espacios interiores y de todo el edificio. Supervisa las actividades de mejora del territorio. Esto se aplica tanto al cuidado constante del jardín y los pasillos, como a la decoración durante las vacaciones y eventos importantes.
5. Controla el diseño. documentos necesarios para proporcionar servicios de organizaciones de servicios de terceros. El jefe firma contratos, mantiene registros financieros y supervisa su preparación.
6. Responsable de la distribución, compra, almacenamiento, integridad de los equipos de trabajo y equipos técnicos.
7. Asegura la distribución racional del presupuesto asignado y la planificación de gastos para las necesidades técnicas de la organización.
8. Actualización, implementación, distribución de nuevos medios de comunicación, elementos de protección contra incendios, equipos organizativos, equipos de trabajo.

Sobre los hombros del jefe responsabilidad por el complejo mecanismo de funcionamiento de un edificio enorme (o varios). Garantiza la comodidad de todos los empleados. Se trata de garantizar el lugar de trabajo en sí, acceso rápido al mismo, todos los pequeños detalles para un resultado eficaz, limpieza y orden en todas las estancias del edificio, renovación estética del entorno, iluminación brillante y calidez en la estación fría. Cualquier mal funcionamiento del equipo debe ser solucionado por el personal de AO.

Un especialista – ingeniero/administrador/jefe tiene derecho a:

• solicitar información a otros departamentos sobre cuestiones de carácter administrativo y económico;
• castigar a los empleados por infracciones e informar de ello a la alta dirección;
• tomar iniciativa para mejorar el desempeño de la organización en el campo de los servicios técnicos y administrativos;
• cumplir con todas las normas y reglamentos, exigir a la dirección que proporcione las condiciones necesarias;
• evaluar la calidad del trabajo de sus subordinados.

Derechos, funciones y responsabilidades

AXO proporciona actividad vital de todos los demás departamentos. Cada empresa tiene sus propias características. Pero las funciones de los especialistas del departamento administrativo y económico son casi las mismas en todas partes. A saber:

• asegurar grandes compras de cualquier equipo;
• compra, distribución de artículos de papelería;
• suministrar a todos los empleados equipo de oficina, artículos para el hogar y muebles;
• acción inmediata para reparar equipos, prevenir averías;
• mantener el flujo de documentos, bases de datos, archivos técnicos;
• limpieza, reparación, decoración de locales;
• paisajismo de zonas urbanas;
• catering para empresas;
• organización del movimiento de transporte oportuno;
• organización de áreas de recreación, pausas para fumar, eventos corporativos;
• interacción con propietarios, proveedores, otros empresas de terceros;
• organización del suministro eléctrico, control del sistema de calefacción;
• cumplimiento de las normas sanitarias y de seguridad contra incendios;
• contratación de empleados, evaluación de su trabajo;
• Información interna al personal sobre nuevos actos, presentaciones y eventos.

En muchas organizaciones es costumbre realizar reuniones de planificación. Pueden ser diarios, semanales o mensuales. En ellos, el jefe transmite nueva información a sus empleados, distribuye instrucciones y establece tareas. Estos últimos pueden ser tanto globales como pequeños y surgir de forma espontánea.

Todos los empleados, y en primer lugar el jefe de la administración, tienen una serie de obligaciones:

• cumplir las metas y objetivos fijados por la alta dirección;
• mantener toda la documentación necesaria, completar hojas de tiempo, formularios, estimaciones, cálculos;
• esté preparado para resolver rápidamente cualquier situación;
• utilizar los bienes materiales y los recursos humanos para el fin previsto y de forma racional;
• cumplir con todas las responsabilidades laborales, normas sanitarias y de seguridad contra incendios de toda la organización;
• proporcionar informes e información estadística a los superiores a tiempo;
• realice su trabajo de manera profesional, eficiente y puntual.

AHO tiene derecho a solicitar en cualquier momento información de fondo de cualquier departamento, proponer ideas para mejorar el trabajo, participar en reuniones y reuniones de planificación sobre todos los temas administrativos y económicos.

Colaboración con otros departamentos.

La implementación cualitativa de todas las tareas y funciones es imposible sin la interacción con todos los departamentos y divisiones de la organización. Cada empleado de ACS debe establecer relaciones laborales con sus colegas.

Lo más común en el trabajo del departamento es recibir solicitudes de otras estructuras. Por ejemplo, si en alguna de las oficinas se funde una bombilla, el jefe inmediatamente asignará la tarea a un electricista. Si el teléfono no funciona, enviará a un técnico gratuito para que lo llame.

Puede haber cientos de ejemplos. Todo está conectado entre sí de una forma u otra. AXO a menudo se refiere a las siguientes divisiones:

1. Contabilidad– la cooperación más estrecha con este departamento se debe al hecho de que la Oficina Administrativa está obligada a informar sobre todos los gastos de adquisición de bienes materiales y equipos. Se proporcionan copias de los contratos con arrendadores, proveedores y contratistas.
2. Departamento de producción – proporciona equipo a la organización y la administración ya ejerce control sobre el equipo.
3. Legal– ayuda a garantizar las condiciones necesarias para la celebración de contratos, controla el cumplimiento de todas las normas y reglas de la legislación de la Federación de Rusia.
4. departamento de compras– realiza licitaciones si es necesario, analiza el mercado de proveedores y ayuda a elegir las condiciones más favorables.
5. Planificación y economía.– distribuye salarios, bonificaciones de premio y pago de vacaciones. El jefe de la oficina administrativa, junto con ellos, regula los sueldos de sus subordinados en función del trabajo realizado y del grado de carga de trabajo.
6. departamento de recursos humanos– conjuntos tabla de personal, notifica sobre viajes de negocios.

AHO es responsable del suministro, entrega y seguridad de los activos materiales necesarios para el trabajo. Además, el departamento supervisa el orden y la reparación de las instalaciones del edificio y el patio y crea condiciones cómodas para cada empleado de la organización.

La implementación de cientos de tareas y funciones asignadas a una unidad de negocio es imposible sin coherencia no sólo dentro de la propia unidad, sino también sin una estrecha relación entre todas las estructuras de la empresa.

Responsable de monitorear el cumplimiento de instrucciones, normas, órdenes del departamento administrativo y económico. jefe/administrador/ingeniero principal. Esta persona debe tener cualidades de liderazgo, alto profesionalismo, capacidad de gestión, conocimientos de economía, ser honesto, responsable y atento.

A continuación se muestra la videoconferencia sobre la automatización de las actividades de la OMA.

Casi todas las grandes empresas con más de 100 empleados tienen un ACS. El significado de esta abreviatura es departamento administrativo y económico. Este servicio realiza muchas funciones en la empresa que son muy importantes para garantizar el normal funcionamiento de la empresa. El trabajo coordinado de los empleados de la propia Administración y su interacción con otros departamentos son necesarios para la prosperidad de cualquier organización.

La necesidad de SCA

En pequeñas empresas con un número reducido de empleados y un volumen de productos producidos o de trabajo realizado, las funciones de los empleados de gestión administrativa pueden ser realizadas por secretarias y gerentes de oficina. Las organizaciones medianas tampoco suelen requerir el servicio ACS, cuya decodificación es conocida por cualquier estudiante de la Facultad de Economía. En estas empresas, todas las cuestiones relacionadas con garantizar el normal funcionamiento de la empresa son realizadas por el gerente de suministros. Un departamento administrativo y económico completo sólo existe en las grandes empresas, donde el número de empleados es tan grande que una sola persona simplemente no puede garantizar el funcionamiento normal de todos los departamentos.

Funciones de la unidad

ACS realiza muchas funciones. La decodificación de esta abreviatura indica las principales cuestiones que son competencia de los empleados del departamento. Resuelven diversos problemas económicos, es decir, aseguran el funcionamiento de todos los demás departamentos de la empresa. Los empleados del departamento administrativo y económico son responsables de:

1. Provisión oportuna a la empresa de diversos activos materiales utilizados para el trabajo de los empleados de la organización.

2. Organización del almacenamiento, emisión y contabilidad de diversos objetos de valor adquiridos para las necesidades de la empresa.

3. Organización del mantenimiento completo de todas las instalaciones de la empresa, control de la implementación de este mantenimiento, eliminación de deficiencias.

4. Buscar organizaciones y celebrar contratos con ellas para la prestación de servicios públicos, mantenimiento de redes eléctricas, redes de comunicación.

5. Reparación oportuna de los locales de la empresa y bienes diversos.

6. Supervisión del cumplimiento de las normas de seguridad contra incendios.

7. Garantizar la necesaria protección de los bienes de la empresa.

8. Satisfacer las necesidades materiales y técnicas durante las reuniones y reuniones de delegaciones de otras empresas para negociaciones.

9. Organización de las condiciones favorables de trabajo y descanso de los empleados previstas por la ley.

10. por bienes y materiales recibidos.

Algunas de las funciones enumeradas podrán asignarse a otros departamentos o realizarse conjuntamente con ellos. Por ejemplo, la protección de la propiedad y el orden en una organización puede ser responsabilidad del servicio de seguridad.

Estructura del departamento

El departamento está dirigido por el jefe de la administración. Por regla general, tiene un adjunto que asume el control de la ejecución de parte del trabajo y también reemplaza al jefe durante su ausencia. Hay varios empleados más subordinados a ellos. Un especialista ordinario en AO puede ser responsable de un área específica de las actividades de la empresa o puede resolver simultáneamente varios problemas junto con sus colegas. El listado de funciones tanto del jefe del departamento de partos como de todo su equipo está determinado por la descripción de funciones de la Oficina Administrativa para cada una de las empleadas.

Jefe de Operaciones Administrativas

El jefe de la oficina administrativa asume la plena responsabilidad por el desempeño de las funciones del departamento. La decodificación de esta abreviatura se encuentra en muchos órdenes. director general empresa, ya que a la división se le asigna una extensa lista de responsabilidades. El jefe del departamento administrativo y económico no sólo debe organizar su trabajo, sino también controlar el cumplimiento de todas las instrucciones dadas a los empleados.

poderes del gerente

El jefe de la administración suele reportar al director general de la organización y tiene una gran cantidad de poderes que le permiten llevar a cabo las instrucciones del jefe de la empresa. En muchas organizaciones, puede, actuando en nombre del director general, resolver de forma independiente las siguientes cuestiones:

1. Celebrar contratos de suministro de bienes materiales y provisión de necesario para la organizacion trabajar con varias empresas de terceros. La elección de estas empresas y las condiciones de cooperación están totalmente bajo el control del jefe de la oficina administrativa.

2. Distribuir las responsabilidades oficiales entre los empleados dentro de su departamento y de acuerdo con las normas laborales adoptadas en la organización y descripciones de puestos de los empleados.

3. Realizar la selección de personal para el departamento administrativo y económico, evaluar la calidad del trabajo de sus empleados.

Responsabilidad financiera

Los empleados de la AHO (esta abreviatura significa departamento administrativo y económico), incluido el jefe del departamento, llevan responsabilidad financiera por los objetos de valor que se les transfieran para su almacenamiento temporal o dinero. A pesar de que la mayoría de los pagos a proveedores se realizan actualmente mediante transferencia bancaria, los especialistas pueden recibir bastante grandes sumas para comprar varios materiales. Si la empresa tiene un almacén en el que se almacenan los elementos necesarios para las actividades de la organización, entonces los empleados de la dirección administrativa que tienen acceso a él y son responsables de entregar los objetos de valor a otros empleados de la empresa asumen la responsabilidad financiera por ello.

Colaboración con otros departamentos.

Casi todos los empleados de varios departamentos de una gran organización se encontraron al menos una vez con la abreviatura AHO, cuya decodificación es familiar para todos. Cada unidad estructural de la empresa está asociada a determinados aspectos de sus actividades:

1. Departamento de producción. Suministro de equipos y materiales diversos para la producción. productos terminados Suele tratarse de empresas. Sin embargo, el departamento administrativo y económico garantiza el funcionamiento de los medios de trabajo adquiridos. Sus especialistas vigilan el suministro ininterrumpido de agua y calefacción. Los empleados de AHO también son responsables de la limpieza de las áreas de producción.

2. Departamento jurídico. Los empleados de estas estructuras están en constante contacto entre sí. Los contratos que el titular de la sociedad de gestión administrativa tenga previsto celebrar están sujetos a verificación y aprobación. A su vez, los empleados del departamento económico garantizan condiciones laborales normales a los especialistas de servicios jurídicos.

3. Contabilidad. Los empleados de AHO informan a los empleados de contabilidad sobre los fondos que se les han emitido para la compra de activos materiales o el pago de servicios de contratistas.

La misteriosa abreviatura AXO, cuya descodificación es increíblemente sencilla, esconde funciones muy útiles. Esta división está presente en muchas empresas de más de 100 empleados. Se llama departamento administrativo y económico. Sus responsabilidades involucran el mantenimiento de edificios. Esto podría incluir reparaciones importantes, la compra de equipos, paisajismo del área circundante, etc.

Decodificando AHO

En trabajo competente Departamento en el edificio, todo funciona correctamente, desde suministro de agua hasta ascensores. El departamento administrativo y económico, bajo la dirección de un especialista competente, siempre cumple con precisión sus funciones, evitando tiempos de inactividad asociados con averías repentinas.

Un especialista en administración de una pequeña empresa puede desempeñar las funciones de todo el departamento. La esencia del puesto se reduce a proporcionar a los empleados condiciones de trabajo dignas a un costo mínimo. Sin embargo, cumplir esta tarea implica una amplia gama de actividades, desde la compra de material de oficina hasta reparaciones importantes. El trabajo de un especialista en administración no puede considerarse sencillo. Está lleno de tareas difíciles y situaciones estresantes.

¿Por qué se necesita AHO?

Para garantizar que la empresa pueda funcionar con normalidad y que las averías repentinas no impidan a los empleados realizar sus funciones, se crean departamentos enteros. Es su responsabilidad monitorear el estado técnico de todos los sistemas y realizar trabajos de reparación o mantenimiento si es necesario.

Para supervisar el trabajo del departamento, la empresa contrata a un jefe y varios empleados. Un equipo muy unido puede garantizar el funcionamiento fluido y cómodo de la empresa. Si el jefe del departamento de mantenimiento administrativo desempeña sus funciones con eficacia, se puede confiar en el perfecto funcionamiento de todos los sistemas: desde el suministro de agua hasta la electricidad.

Es importante señalar que no todas las empresas cuentan con unidades de este tipo. Esto suele ser cierto cuando el volumen de trabajo administrativo y económico es bastante grande y un especialista no puede hacer frente a él. Las AMO suelen crearse en grandes empresas con al menos cien empleados.

A tal escala, es importante garantizar el funcionamiento normal del edificio y unas condiciones cómodas para los trabajadores. A esta tarea global se refieren todas las responsabilidades del jefe de la administración y de sus subordinados. El resultado del trabajo depende de cada uno de ellos. En las pequeñas empresas, las funciones administrativas y económicas pueden ser realizadas por un director de oficina común o incluso por un gerente.

Hay que decir que esta posición existía antes. Sin embargo, sus representantes fueron llamados gerentes de suministro.

Responsabilidades laborales del jefe del departamento administrativo y de mantenimiento.

Cualquier trabajo implica responsabilidad. Esto es especialmente cierto para quienes ocupan puestos de liderazgo. Por ejemplo, el jefe del departamento de mantenimiento administrativo, cuyas responsabilidades laborales se especifican en las instrucciones, asume la responsabilidad financiera. Después de todo, tiene que gestionar una gran cantidad de dinero que la organización puede destinar a compras. Tendrás que dar cuenta de cada centavo. Por eso el trabajo de un jefe de mantenimiento administrativo se considera estresante.

La lista de responsabilidades incluye:

• control sobre el uso del local;
• comunicación con el arrendador, así como servicios públicos;
• monitorear la salud de los equipos;
• celebración de contratos;
• gestión de otros empleados de AHO;
• paisajismo;
• actividades de renovación de locales.

¿Qué es EKS?

No todos los empleadores tienen experiencia en redactar descripciones de puestos. Por lo tanto, existe la posibilidad de que al jefe del departamento administrativo y de mantenimiento se le asignen responsabilidades adicionales. Puede comprobarlo utilizando el Directorio de cualificación unificado. Esto es exactamente lo que significa EKS. Aquí tanto el empleado como el empleador que redacta las instrucciones podrán encontrar requisitos generales, que deberá ser realizado por el jefe del departamento de mantenimiento administrativo. Consultar el directorio EKS le ayudará a evitar situaciones controvertidas.

Sin embargo, si un deber no está en el manual, pero sí en la descripción del trabajo, esto no es una razón para no realizarlo. La CSA sólo contiene disposiciones generales, que pueden complementarse con nuevas cláusulas a discreción del empleador. Criterio principal- no deben contradecir la ley.

¿Qué tipo de educación necesita un gerente de mantenimiento administrativo?

Este puesto es para la gerencia. Por ello, se plantean ciertos requisitos para la formación del jefe de la administración. Hay dos opciones.

En el primero, este puesto puede ser ocupado por un especialista que se haya graduado de una universidad y haya trabajado durante dos años en este campo.

En el segundo, también se ofrece una vacante a postulantes con educación secundaria especializada, pero con cinco años de experiencia.

Entre las cualidades personales que serán de utilidad para el jefe de la oficina administrativa se encuentran:

• habilidades de comunicación;
• energía;
• habilidades organizativas;
• ingredientes de un líder.

Una habilidad importante que debe poseer un futuro gerente administrativo es la capacidad de trabajar con programas de oficina.

Por lo general, los hombres de entre 35 y 40 años solicitan el puesto de jefe de operaciones administrativas. Las mujeres ocupan vacantes similares en instituciones pequeñas, trabajando como gerentes de oficina o gerentes de suministros.

¿Cuál es la base de tales demandas?

Debe comprender que las instrucciones del jefe del departamento de mantenimiento administrativo incluyen muchos puntos. Si el candidato ha trabajado anteriormente en el campo especificado, es más probable que asuma nuevas responsabilidades. Normalmente, los empleadores no están interesados ​​en dedicar tiempo a la formación. Por eso prefieren contratar para el puesto de jefe a especialistas que tengan experiencia en actividades administrativas y económicas.

¿Cuánto gana el jefe del Departamento de Operaciones Administrativas?

Cualquier candidato que solicite esta vacante consultará su nivel de ingresos con antelación. Es poco probable que la información le agrade. El salario del jefe del departamento administrativo y de mantenimiento ciertamente no se puede calificar de alto. La cifra media en Moscú es de 58.400 rublos. Sin embargo, la gama de salarios es muy amplia: de 31 a 81 mil rublos.

Hay que decir que en las regiones los jefes de los departamentos de mantenimiento administrativo ganan menos que sus colegas metropolitanos. La remuneración promedio es de 25 a 40 mil rublos.

¿Qué necesitas saber?

A diferencia de un contrato de trabajo, descripción del trabajo no regula en absoluto la relación entre el jefe de la oficina administrativa y la dirección o sus subordinados. Por lo tanto en documentos reglamentarios no se establece una estructura clara. Las instrucciones, que incluyen las responsabilidades laborales del jefe del departamento administrativo y de mantenimiento, no están sujetas a requisitos obligatorios.

Sin embargo, para durante muchos años Se ha formado una estructura generalmente aceptada, que consta de cuatro puntos principales.

1. Disposiciones generales describir quién es el jefe de la ACS.
2. Responsabilidades laborales. A partir de este punto se puede conocer qué funciones espera realizar la dirección.
3. Derechos. Para desempeñar sus funciones, el jefe debe tener autoridad. Las disposiciones generales se enumeran en legislación laboral. Por tanto, este apartado incluye los derechos del jefe de la administración, específicos de una empresa en particular.
4. Responsabilidad. Por lo general, se describe por separado en las regulaciones, por lo que la descripción del trabajo puede contener solo algunas referencias a otros documentos. Es importante saber que el empleador no puede traspasar la responsabilidad no prevista por la ley al jefe de la oficina administrativa. Esto le permitirá defender sus derechos.

¿Cómo convertirse en jefe de una oficina administrativa?

El candidato que solicite esta vacante debe tener experiencia relevante y demostrar alguna actividad. Los anuncios suelen publicarse en sitios de búsqueda de empleo.

Tenga cuidado al ver este tipo de ofertas. Atención especial Concéntrese en el bloque que describe los requisitos. Los reclutadores que consideran candidatos para el puesto de jefe de operaciones administrativas reciben docenas de currículums. Por eso, es importante diferenciarse de los demás.

Jefe es una posición de liderazgo. De él depende la coherencia de todo el equipo y el buen funcionamiento de la administración. Los empleadores exigen no sólo la duración del servicio, sino también las cualidades personales. Estos son los que deben destacarse en su currículum. La resistencia al estrés, la capacidad de organización y la decencia son importantes. Después de todo, la empresa confiará al jefe de la oficina administrativa sumas de dinero bastante grandes.

Después de familiarizarse con las responsabilidades del jefe de administración, podrá decidir cuánto necesita esta vacante.