Kaj je aho položaj. AXO: prepis. Vodja upravnega poslovanja – strokovne odgovornosti

Uspeh čaka podjetje le s prvovrstno organizacijo. Ustrezno je treba rešiti ne le temeljna vprašanja, ampak tudi gospodarska. Pisarne morajo biti opremljene s pisarniškim materialom, prostori morajo biti pripravljeni za sestanke, vozila pa napolnjena z gorivom. Navsezadnje se s tem ustvarjajo predpogoji za povečanje produktivnosti zaposlenih. Zaledje podjetja je pokrito.

AXO-shnik: funkcionalne odgovornosti specialista

Kaj pravzaprav dela vodja gospodarske službe? Seznam zahtev za strokovnjaka je precej širok - veliko je odvisno od velikosti podjetja in področja, na katerem je zastopano. Na splošno nadzoruje vprašanja lizinga, je odgovoren za interakcijo z nadzornimi strukturami in vodi delo. servisno osebje pisarniške ali industrijske prostore. Pristojnosti vodje upravnega urada so zagotavljanje delovanja sedeža, nabava pohištva, pisarniške opreme in potrošnega materiala. Močne osebne lastnosti zaposlenega, ki se prijavlja na to prosto delovno mesto, bi morale biti komunikacijske sposobnosti, zahtevnost, odpornost na stres in visoka samoorganiziranost.

Ali zaposlovalci iščejo podjetje kot vodjo uprave?

Učinkovite metode za iskanje upravitelja gospodarski oddelek od menedžerjev omogočajo hitro reševanje »pomanjkanja osebja«. Na predhodnem sestanku stranka opiše seznam zahtev. Osebje agencije za zaposlovanje že išče kandidata, ki najbolj ustreza navedenim kriterijem. Vodje kadrovskega podjetja izberejo najprimernejše kandidate za delovno mesto, izločijo naključne kandidate in opravijo predhodni pogovor s tistimi, ki so se odzvali na prosto delovno mesto.

Nemogoče si je predstavljati pisarno brez administrativnih delavcev: tajnic, referentov, uradnikov ... Delodajalci pogosto mislijo, da je prosta administrativna delovna mesta enostavno »zapolniti«. Vendar je treba upoštevati, da se zahteve za zaposlene v sekretariatu bistveno razlikujejo: različne poklice zahtevati različne izkušnje, znanja, veščine, osebne lastnosti, omogočajo različne karierne priložnosti.

Država operaterjiklic- središče kliče potencialne stranke s ponudbami blaga ali storitev. Ko obiskovalci pridejo v pisarno, jih pozdravijo receptorka. Vodja pisarne, medtem ko obiskovalec čaka na sprejem, mu ponudi čaj ali kavo. In če se na neki točki tok strank ustavi, potem pospravi sobo za obiskovalce, razloži revije in zalije rože. Hkrati je zaposleni upravno-gospodarski oddelek, ki razpošilja kurirje in voznike ter spremlja razpoložljivost pisarniškega materiala. Vsak vodja ima osebni tajnik, in med višjimi menedžerji - tudi osebni asistenti. Za popolnost slike lahko dodate PC operaterji izpolnjevanje baz podatkov, tiskanje celotne dokumentacije, cenikov; pisarniški delavci ki se ukvarjajo s pripravo interne dokumentacije in izdajo potrdil; uradniki, vodenje dokumentacije, vodenje računovodstva; in tudi arhivisti. No, če podjetje dela s tujimi naročniki ali vstopa na mednarodni trg, potrebuje tudi kompetentnost prevajalci.

Iskanje strokovnjaka, ki bo idealno ustrezal določenim zahtevam, ni enostavno. Pristojnosti istih položajev v različnih organizacijah se lahko zelo razlikujejo. Na primer, v majhnem podjetju tajnik pogosto združuje naloge receptorja, vodje pisarne, tajnika-prevajalca in pomočnika vodje. Velika organizacija ima lahko na primer obsežno administrativno službo, kjer se vsak strokovnjak ukvarja z reševanjem precej ozkega obsega nalog.

Zaposleni v klicnem centru

To je morda eden najslabše plačanih, a hkrati zelo priljubljenih položajev vseh pisarniških storitev. Zaposleni v klicnem centru mora sprejemati klice in klicati potencialne stranke. Pet delovnih dni v tednu od jutra do večera, kliče številko za številko iz telefonskega imenika ali baze podatkov, sliši odgovor na vnaprej pripravljeno frazo: "Hvala, ni potrebe" - in to je v najboljši možni scenarij. Ne glede na vse, morate govoriti pravilno, jasno razlagati, skrbno beležiti vse informacije, jih sistematizirati in redno poročati vodstvu. Vsak ne more prenesti takšne obremenitve. Poleg tega so za zaposlenega na tem delovnem mestu pomembni: osebne lastnosti, kot odpornost na stres, potrpežljivost, optimizem, prijaznost, mora imeti dobro dikcijo, sposobnost pogajanja, ekspresiven, pismen govor, in kar je najpomembneje, dar prepričevanja

Zahteve

Minimalni pogoji so praviloma: najmanj srednja specialna izobrazba, osnovno računalniško znanje, brez možnih delovnih izkušenj. Osebni lastnosti, ki ju najpogosteje navajajo v oglasih, sta družabnost in prijaznost. Visoko plačana prosta delovna mesta zahtevajo posebno znanje in znanje angleščine. Če govorimo o starosti, je spodnja meja pogosto 20 let (mnogi verjamejo, da mlada ambiciozna dekleta ne bodo mogla opravljati mukotrpnega, monotonega dela), zgornja starostna meja je 40–55 let.

Tajnica recepcije

Običajno prosto delovno mesto sekretarja na recepciji (sekretarja na recepciji) odprejo podjetja, katerih pisarne prejmejo veliko število telefonskih klicev ali veliko obiskovalcev. Običajno receptor odgovarja na dohodne klice, distribuira in preklopi klice na številke zaposlenih v podjetju, sprejema fakse, se dogovori za stranke, pospremi obiskovalce ali razloži, kako priti do želene sobe, poleg tega pa sprejema in distribuira pošto, vključno z e-pošto. Včasih sta ob velikem pretoku obiskovalcev in dohodnih klicev dve dekleti povabljeni na položaj tajnice recepcije in telefonske tajnice; v nekaterih primerih tajnica recepcije opravlja dodatne funkcije, na primer vodja pisarne.

Za mnoge je delovno mesto tajnice na recepciji prva stopnička v karieri, ki ji sledi pomočnik tajnice, vodja pisarne, izvršni asistent, pomočnik vodje ali vodja.

Zahteve

Za receptorja velika vrednost imajo zunanje značilnosti, šarm in kulturo govora, kar pomeni, da so na delo vabljena mlada (v 99% primerov - mlajša od 30 let) dekleta s prijetnim videzom. Za pisarne, kjer so med obiskovalci tujci, je potrebno znanje jezikov. Izobrazba ni nižja od srednje poklicne (spet odvisno od kontingenta obiskovalcev). Delovne izkušnje niso eden od obveznih pogojev za kandidate, so pa njihova konkurenčna prednost. Med zahtevanimi osebnimi lastnostmi so prijaznost, sposobnost zadrževanja čustev in potrpežljivost. Če vaše obveznosti vključujejo delo z dokumenti, potem je potrebno poznavanje osnov pisarniškega dela in računalnika na uporabniški ravni.

Vodja pisarne

Vodja pisarne je odgovoren za zagotavljanje delovanja pisarne. Usklajuje delo tajnic in drugih "mlajših" pisarniških uslužbencev ter se lahko ukvarja z vprašanji najema in popravila prostorov. IN mala podjetja Vodja pisarne je pogosto samo en, v velikih pa so upravni in poslovni oddelki, od katerih ima vsak zaposleni ozko specializacijo, na primer se ukvarja z rezervacijo vozovnic in hotelskimi rezervacijami za upravljanje ali nadzoruje določeno skupino ponudnikov storitev za pisarna.

Poklic vodje pisarne odpira široka karierna obzorja. Prvič, uspešen vodja pisarne lahko po želji postane na primer skrbnik velikega hotela ali trgovine. Drugič, je odličen komunikator in zna najti svoj izraz kot kadrovik (seveda z ustrezno izobrazbo). Tretjič, lahko postane pomočnik direktorja ali pomembna gospodarska osebnost, na primer vodja oddelka za oskrbo.

Zahteve

Zahtevane zahteve za kandidata za to delovno mesto vključujejo: visoko šolstvo, znanje angleščine in delovne izkušnje.

Tajnica (referenčna tajnica)

Med administrativnim osebjem je najbolj iskan poklic tajnika-pomočnika (45 % povpraševanj na trgu prostih delovnih mest). Res je, mnogi kandidati menijo, da to delovno mesto ne zahteva posebne izobrazbe in strokovnosti, nekateri pa si predstavljajo, da je tajniško delo kuhanje kave in odgovarjanje na klice.

Pravzaprav je danes obseg odgovornosti tajnic veliko širši. Tako 63% delodajalcev zahteva računalniško znanje, četrtina - pisarniško znanje, 16% - angleščino. Poleg tega je treba opozoriti, da se v tem primeru "strošek" zaposlenega poveča za približno 300 USD.

Najnižja ponudba za mesto sekretarja v Moskvi je 9.000 rubljev. Praviloma se s takšno plačo strinjajo predvsem študenti in kandidati, ki so med sprejemom izgubili čas. To zahteva splošno računalniško znanje, sposobnost telefoniranja in strežbe kave. Najvišja ponudba je 45.000 rubljev. To je pravzaprav tajnica - pomočnica direktorja. Če želite dobiti ta položaj, morate biti ne le odličen strokovnjak, ampak tudi razumeti posebnosti poslovanja vašega neposrednega šefa. Takšne tajnice so praviloma desna roka vodje. Morda jih pokličejo ob treh zjutraj in jih prosijo, naj nujno pošljejo pomembne dokumente ali rezervirajo letalsko karto.

Zahteve

Seznam zahtev za tajnike in pomočnike tajnikov je precej obsežen: točnost, disciplina, organizacijske sposobnosti, pozornost, natančnost, odgovornost, dobra volja, poznavanje bontona, optimizem, energičnost, visoka hitrost tipkanja, sposobnost ravnanja s pisarniško opremo in mini PBX, poznavanje 1C. Tajnica mora imeti predstavljiv videz, kompetenten govor in dobro dikcijo. Tri četrtine zaposlitvenih oglasov vsebuje starostne omejitve. Starostni razpon je precej širok – od 18 do 45 let. Vendar je večina prostih delovnih mest namenjenih tajnicam, starim od 20 do 30–35 let. Nekaj ​​več kot polovica delodajalcev daje prednost ženskam, pri ostalih pa spol tajnice ni pomemben.

IN zadnja leta Za delodajalce je postalo pomembno, da se tajnica harmonično prilega slogu podjetja. Prosilci so že navajeni, da v resnih organizacijah delodajalca med razgovorom zanima ne le strokovno znanje prosilca, ampak tudi njegova obzorja. Vodje pogosto postavljajo nestandardna vprašanja, da bi preizkusili logiko razmišljanja, preverili analitične sposobnosti in sposobnost razumnega odgovarjanja na vprašanja ter posvetili pozornost sposobnosti samostojnega odločanja in poklicnemu potencialu.

Osebni asistent

To je najvišja stopnja tajniške kariere. V ruski tabeli činov se je položaj "osebni asistent" pojavil na zori 90-ih, ko so si podjetja aktivno izposojala in prilagajala zahodne modele. Od takrat je osebna asistentka prehodila dolgo pot transformacije in se iz punčkaste lepotice, ki je sedela v recepciji in služila predvsem kot obraz podjetja, spremenila v preizkušenega strokovnjaka,« desna roka"šef. A o razcvetu tega poklica v Rusiji je še prezgodaj govoriti: njegova priljubljenost je relativno nizka. Univerze, ki nudijo ustrezno specializirano izobraževanje, lahko preštejemo na prste ene roke. Osebni asistenti pogosto na svoj položaj gledajo le kot na stopničko v karieri. Posledično danes na ruskem trgu primanjkuje kvalificiranih strokovnjakov.

Odgovornosti osebnega asistenta vključujejo načrtovanje delovnega dne upravitelja, vodenje pisarniškega dela in poslovne korespondence, podporo za vizume za upravitelja in spremljanje izvajanja njegovih naročil. Pogosto asistent med pogajanji deluje kot simultani tolmač.

Zahteve

V nekaterih podjetjih osebni asistenti opravljajo del funkcij kadrovika in piarovca. Skladno s tem se od kandidata za to delovno mesto zahtevajo sposobnost iskanja stika z vodjo, samostojnost in socialna zrelost, zato danes številna podjetja dvigujejo starostno mejo osebnih asistentov na 35–40 let. Eden od pogojev za osebnega asistenta je psihološka združljivost pri vodji pripravljenost na delo v nerednem delovnem času. Šef lahko dela ob vikendih in praznikih in ostane pozno. Osebni asistent mora delati z enakim tempom, s čimer se ne strinja vsak kandidat.

PC operater

Nekateri menedžerji operaterje osebnih računalnikov včasih po starem imenujejo strojepisci ali v najboljšem primeru stavljenci. Vendar pa je razlika med zahtevami za sovjetskega strojepisca in sodobnega operaterja osebnega računalnika precejšnja, saj sta bila za prvega glavno merilo profesionalnosti hitrost in pismenost tipkanja, danes pa sposobnost tipkanja besedila, čeprav pri visoki hitrosti in brez napak. , očitno ni dovolj.

Če zaposleni obvlada vse dodeljene obveznosti, je možno, da bo sčasoma začel napredovati. karierna lestvica. Zato lahko poklic operaterja osebnega računalnika do neke mere štejemo za začetnega, saj zdravje ne bo vsakomur omogočilo, da bi vse življenje sedel za računalnikom.

Zahteve

Poleg natančnosti, pozornosti in skrbnosti delodajalci izpostavljajo takšne zahteve, kot so delovne izkušnje, višje ali srednje posebno izobraževanje, poznavanje programa 1C (to je poleg glavnih računalniških programov - Word, Excel, MS Office, CorelDraw, Photoshop). Hkrati 74 % delodajalcev raje vidi ženske kot osebne operaterje. Dodatne zahteve vključujejo poznavanje pisarniškega dela, primar knjigovodske listine in angleščina, dober spomin, sposobnost timskega dela, visoka učinkovitost in lep videz so najpomembnejše osebne lastnosti. Cenjeni so tudi sposobnost učenja, odločnost in odpornost na stres.

Delodajalci so precej liberalni le glede starosti prosilcev, čeprav je najbolj priljubljena starost od 22 do 35 let. Hkrati se lahko starostni koridor razširi na 18–50 let.

Vodja službe za upravljanje dokumentacije (DOU)

Morda ima vsaka pisarna to službo ali vsaj zaposlenega, odgovornega za dokumentacijsko podporo vodenju. V majhnih podjetjih je celotno upravljanje dokumentov na ramenih ene osebe, ki to delo včasih združuje z drugimi upravnimi funkcijami. V večjih podjetjih sestava vrtca vključuje tajnika-referenta, arhivarja, vodjo in direktorja.

Običajno je vodja predšolske vzgojne ustanove odgovoren za funkcije splošnega nadzora pisarniškega dela in pretoka dokumentov, arhivskega dela, pa tudi za dejavnosti zaposlenih v oddelku.

pogosto vodja predšolske vzgojne ustanove postanejo nekdanji referenti ali tajniki z bogatimi delovnimi izkušnjami in veščinami vodenja dokumentov.

Zahteve

Za delodajalce so praviloma pomembne starostne in kvalifikacijske značilnosti prosilcev za to delovno mesto. Zato potrebujete vsaj tri leta delovnih izkušenj, izobrazbo, ki ustreza profilu podjetja, poznavanje regulativnih dokumentov in GOST-ov, skrbnost, natančnost in točnost. V redkih primerih je potrebno znanje angleščine. Običajna starost je 30–50 let.

Uradnik

Položaj pisarniškega tajnika obstaja v nekaterih bančnih, finančnih institucijah, odvetniških pisarnah in velikih organizacijah s precejšnjim obsegom pretoka dokumentov.

Praviloma referent sprejema, pošilja in razvršča dokumente, pisma in druge poslovne papirje po pomembnosti, jih vodi in kontrolira v posebnih dnevnikih ter pripravlja gradiva za upravnika.

Zahteve

Za odlično delo potrebuje uradnik dober dolgoročni in operativni spomin, čustveno stabilnost, visoko odpornost proti hrupu, sposobnost dolgotrajne koncentracije, pa tudi toleranco do številnih stikov, poslovne komunikacijske sposobnosti, konstruktivno dojemanje kritike, ki je naslovljena nanj. , specializirana izobrazba in veščine dela z dokumenti. V redkih primerih delodajalci zahtevajo poznavanje elektronskih sistemov za upravljanje dokumentov.

Arhivar

Vsa podjetja nimajo delovnega mesta arhivarja, pogosto njegove funkcije prevzame uradnik. Če pa je pretok dokumentov velik, potem je za vzdrževanje arhiva potreben ločen uslužbenec.

Zahteve

Delovno mesto arhivarja v pisarni zahteva poznavanje računalniških programov (včasih sistemov za elektronsko upravljanje dokumentov), ​​visokošolsko izobrazbo, delovne izkušnje in sposobnost uporabe baz podatkov. Pomembne osebne lastnosti so vztrajnost, delavnost, natančnost in pozornost.

Vodja urada

Vodja (ali vodja) organizira delo pisarne, zagotavlja pravočasno obdelavo dohodne in odhodne korespondence, njeno dostavo na cilj, spremlja roke za izvedbo dokumentov in njihovo pravilno oblikovanje(to je delno prevzame naloge referenta), organizira delo pri registraciji, računovodstvu, shranjevanju in prenosu na ustrezne strukturne enote dokumentov tekočega pisarniškega dela, vključno z ukazi in navodili vodstva, o oblikovanju datotek in njihovem odlaganju. , zagotavlja tiskanje in razmnoževanje uradnih dokumentov, sodeluje pri pripravi sestankov, ki jih skliče vodstvo, in organizira njihovo tehnično vzdrževanje, registracijo potnih listin, prijavo zaposlenih, ki prihajajo na službeno potovanje, in vodi pisarniške delavce.

Zahteve

Vodja urada mora poznati sheme poteka dela; regulativni dokumenti in GOST-i, postopek za sestavljanje nomenklature datotek, popisi primerov trajne in začasne hrambe, vzpostavljeno poročanje; roki in postopek oddaje spisov v arhiv; sistemi za organiziranje nadzora nad izvrševanjem dokumentov, delovna zakonodaja; notranji delovni predpisi; pravila in predpisi o varstvu dela. Delodajalci od prosilcev zahtevajo tudi obvezno srednjo poklicno izobrazbo, niso pa kritični do delovnih izkušenj. Če ima kandidat osnovno poklicno izobrazbo, morajo biti delovne izkušnje na tem področju najmanj tri leta. Nekatere organizacije zahtevajo znanje angleščine.

Zaposleni v upravno-ekonomskem oddelku (AHO)

Za administrativno podporo urada je odgovoren Oddelek za administrativno vzdrževanje. V majhnem podjetju (10–30 ljudi) praviloma vsa vprašanja v zvezi z njegovo oskrbo in reševanjem drugih upravnih in gospodarskih nalog padejo na ramena vodje in tajnice. Običajno je tajnici dodeljeno pooblastilo za nakup pisarniškega materiala, potrošnega materiala in nadzor nad čiščenjem prostorov. Vse druge težave padejo na ramena vodstva podjetja: to vključuje reševanje vprašanj, povezanih z izboljšavo pisarne, in stike s komunalnimi, državnimi in občinskimi regulativnimi organi.

Potreba po ločenem zaposlenem, ki se ukvarja z upravnimi in gospodarskimi dejavnostmi, se pojavi v podjetjih s 30 ali več zaposlenimi. V podjetjih s 100 in več zaposlenimi administrativno-ekonomska dela že opravlja oddelek. Vse naloge, ki so dodeljene temu ali zaposlenemu, so jasno navedene v opisu delovnega mesta.

Za nemoteno delovanje urada je praviloma odgovoren vodja upravnega urada. Njegove odgovornosti vključujejo splošno spremljanje stanja pisarne, drugih prostorov in ozemelj podjetja, načrtovanje večjih popravil in pripravo ocen stroškov za poslovne potrebe. Izvaja tudi vsa pogodbena dela s storitvenimi organizacijami in sodeluje z državnimi in občinskimi regulativnimi organi.

Zahteve

Največkrat so na administrativna in ekonomska dela vabljeni moški v starosti 30–45 let, ne nujno z višjo izobrazbo, z 2–3 leti delovnih izkušenj in sposobnostjo vodenja ekipe. Zahtevane so tudi lastnosti, kot so poštenost, zvestoba podjetju in neodvisnost.

Prevajalec

Poklic prevajalca velja za enega najbolj prestižnih in iskanih. In dandanes je znanje tujega jezika nepogrešljivo zagotovilo za visoko plačo in hitro karierno rast. Vendar je treba najprej pridobiti jezikovno izobrazbo, kar je bila ves čas zahtevnejša naloga. Zdaj na prestižnih univerzah tekmovanje za prevajalske oddelke včasih doseže 30 ljudi na mesto. Poleg tega sprejem in nadaljnje usposabljanje zahtevata znatne materialne stroške.

Pogosto morajo zaposleni združiti funkcije prevajalca in tajnice; vodja, pomočnik vodje in prevajalec.

Zahteve

Obvezne zahteve: delovne izkušnje, znanje dveh jezikov, znanje poslovnega prevajanja, pismenost.

Tržni trendi

V današnjem času je torej potrebnih vse več administratorjev, ki so jim podjetja po podatkih kadrovskega centra Vivat pripravljena ponuditi perspektivna delovna mesta z zelo dostojnim plačilom (glej tabelo 1).

Tabela 1

plače upravni strokovnjaki(Moskva in regije)

Naziv delovnega mesta				Predlagana plača$
				najmanj	maksimum	povprečje
Osebni asistent
referent
Vodja pisarne
Tajnica recepcije
Operater klicnega centra
PC operater
Prevajalec
Vodja urada
Vodja predšolske vzgojne ustanove
Uradnik
Arhivar
Vodja upravnega poslovanja
Zaposleni v AHO

Hkrati pa ponujene plače pogosto presegajo zahteve prosilcev (z izjemo zaposlenih v administrativno-ekonomski službi, ki svojo »vrednost« ocenijo na podlagi nalog, ponujene plače pa so odvisne od velikosti podjetje) (glej tabelo 2).

Tabela 2

Plače upravnih strokovnjakov: predlogi in pričakovanja (Moskva in regije)

			Ponudba delodajalcev	Pričakovanja prijavitelja
Osebni asistent
referent
Vodja pisarne
Tajnica recepcije
Operater klicnega centra
PC operater
Prevajalec
Vodja urada
Vodja predšolske vzgojne ustanove
Uradnik
Arhivar
Vodja upravnega poslovanja
Zaposleni v AHO

Razmere v Moskvi in ​​​​regijah so drugačne

Če v Moskvi študenti pogosto gredo v "upravo" in na te položaje gledajo kot na odskočno desko na začetku karierne poti, potem je v regijah odstotek študentov, ki delajo, nižji (upravne položaje tam dojemajo kot stalno delovno mesto) . Pogosto delavci načrtno gradijo kariero v upravnem sektorju, od telefonistke do vodje sekretariata ali vodje urada. Zato kandidati na regionalnem trgu ponujajo svoje izkušnje (standardne – 2–3 leta) in kvalifikacije. Veliko kandidatov pozna računovodske programe, angleški jezik, osnove upravljanja dokumentov, GOST in standardi. V mnogih pogledih je to stanje posledica dejstva, da je v Moskvi, za razliko od regij, več pisarn in je mandat vsakega zaposlenega ožji. V skladu s tem lahko podjetja v prestolnici najamejo predstavljivega študenta kot receptorja za srečanje z obiskovalci in odgovarjanje na klice. V regijah bo ta položaj moral opravljati tudi nekatere administrativne funkcije, na primer nadzorovati čiščenje pisarn, nakup pisarniškega materiala, voditi kurirje in urejati papirologijo. Vse to ustvarja stanje "pomanjkanja osebja" v regijah: obstajajo strokovnjaki in kvalificirani strokovnjaki, vendar s tradicionalno nižjimi plačami kot v Moskvi podjetja ne morejo zagotoviti ravni dohodka, ki ustreza njihovi funkcionalnosti.

Plače v upravnem sektorju vztrajno rastejo: v zadnjih šestih mesecih so se v povprečju povečale za 9–11% (in rast plač v regijah je intenzivnejša kot v prestolnici). Toda na trgu trenutno primanjkuje kvalificiranih kandidatov, zlasti receptorjev in, nenavadno, izvršnih pomočnikov. Čeprav je to delovno mesto najbolj priljubljeno med iskalci zaposlitve, pogosto njihove izkušnje in strokovna znanja ne ustrezajo zahtevam delodajalca.

Zato je povpraševanje po strokovnih tajnicah vedno večje od ponudbe. V upravnem sektorju ni sezonskih nihanj, z izjemo poletnih mesecev. Potem se presežek povpraševanja nad ponudbo za nizkokvalificirana delovna mesta (operater v klicnem centru, osebni operater, receptor) zmanjša zaradi študentov, ki želijo »zaslužiti dodaten denar«.

Če govorimo o stanju na trgu iskalcev zaposlitve, je mogoče ugotoviti, da je konkurenca v upravnem sektorju precej nizka. Prvič, moški praktično ne sodelujejo pri tekmovanju, razen na položaju pomočnikov ali osebnih pomočnikov menedžerjev. Drugič, resna konkurenca obstaja le v srednjem plačnem razredu, prisotnost nepomembnih konkurenčne prednosti(izkušnje, visokošolska izobrazba, znanje tujega jezika) pomeni realno možnost uvrstitve na zgornjo mejo razpona.

Pogled skozi oči prijavitelja

Večina podjetij se sooča z menjavo administrativnega osebja. »Dobra mesta« so izpraznjena zaradi karierne rasti in porodniškega dopusta njihovih lastnikov. Po opažanjih Kadrovskega centra Vivat se je v zadnjem času čas, ki ga kandidat lahko opravlja na enem mestu, skrajšal z leta in pol na šest mesecev, pogosto pa tudi na 2-3 mesece (npr. administrativno osebje v mediji). To je v veliki meri posledica dejstva, da kandidati delovno mesto tajnice, referenta ali vodje pisarne pogosto obravnavajo kot »začasno« (40 % kandidatov).

Če pogledate na ponudbeni trg skozi oči kandidatov, potem je za njih pomembna lastnost potencialne zaposlitve možnost karierne rasti ali poklicnega razvoja. To še posebej velja za kandidate za delovna mesta sprejemnega sekretarja in pomočnika. Tajniška delovna mesta se pogosto in z dobrim razlogom štejejo za delovna mesta na začetni ravni. Prav v tiste organizacije, kjer je možnost rasti, prihajajo najbolj aktivni, usposobljeni in izobraženi zaposleni. Ta trend ni značilen za delovno mesto osebnega asistenta, saj postopoma postaja samostojen poklic, ki zahteva visoko usposobljenost.

Zato mnogi iskalci zaposlitve menijo, da je položaj osebnega asistenta »zgornja meja« kariere na področju pisarniške administracije, vendar ni tako. V velikem podjetju lahko pomočnik vodje postane vodja sekretariata, izvršni direktor ali namestnik direktorja za administrativne zadeve. Vodja pisarne ima tudi možnosti za karierno napredovanje, lahko na primer postane upravni direktor.

Poleg tega delo na administrativnem področju ponuja priložnost, da se seznanite z vsemi področji delovanja organizacije in razumete, kaj točno je najbolj zanimivo. Lahko se dobi dodatno izobraževanje(če je potrebno) in nadalje razvijati kariero v izbrani smeri.

O.M. Khmel, vodja zaposlovanja administrativnega osebja, Mednarodni kadrovski center "Vivat Personnel"

Vsaka organizacija mora delovati kot en sam harmoničen organizem, da doseže največje rezultate svojih dejavnosti. V velikih in srednje velikih podjetjih je treba osebju zagotoviti varnost na delovnem mestu, udobje in ves potreben potrošni material. AXO.

Ta oddelek je ustvarjen za spremljanje in zagotavljanje visoke uspešnosti celotnega podjetja. Zato je zelo pomembno imeti usposobljene strokovnjake iz upravno-ekonomskega oddelka, ki so sposobni organsko sodelovati z vsemi drugimi oddelki.

kaj je

AXO – upravni oddelek. Nastala v vseh podjetjih z več kot 100 zaposlenimi. Velika podjetja (korporacije) imajo notranje oddelke v oddelku.

Odgovorni so za učinkovito delo vsakega zaposlenega v organizaciji: izračunavajo količine in nabavljajo potrošni material, skrbijo za red, čistočo v prostorih in na terenu, skrbijo za varnost in udobje delovnih mest.

Obstajajo naslednje delitve ACS:

• socialni in gospodinjski;
• material in vir;
• načrtovano in izračunano.

Pri prijavi na delovno mesto v ACS so dobrodošli: kakovosti, kot so učinkovitost, odpornost na stres, vodstvene sposobnosti, organizacijske izkušnje, sposobnost hitrega iskanja več alternativnih načinov za rešitev enega vprašanja, spodobnost, poštenost.

Skozi gospodarski oddelek velike vsote denarja. Zato je tako pomembno, da kandidati za katero koli delovno mesto v oddelku izpolnjujejo vse zahteve.

Zakaj je oddelek ustanovljen?

V malih podjetjih so vse gospodarske funkcije dodeljene direktorju ali vodji. Rešitev nastalih vprašanj lahko zaupa tudi tajnici ali vodji pisarne.

V njem je že organizirana polnopravna upravna organizacija večja podjetja. Sposoben je ustvariti vse ugodne pogoje za delo. Toda ena oseba ne more obvladati vseh vprašanj, zato je vodja upravno-gospodarskega oddelka podrejen cela ekipa: programski inženirji vzdrževanje, ekonomisti, varnostniki, čistilke, garderoberji, kurirji, špediterji, vozniki in drugi.

Strokovnjaki AO so odvisni od posebnosti podjetja, vrste dejavnosti, teritorialne lege, velikosti.

Oddelek je ustvarjen za reševanje naslednje naloge:

• nakup, skladiščenje, izdaja različnih predmetov in dragocenosti, potrebnih za delo vseh zaposlenih v podjetju;
• popravilo prostorov, materialna škoda;
• skladnost s standardi, pravila požarne varnosti, spremljanje izvajanja vseh priporočil;
• materialna odgovornost za vrednote podjetja;
• iskanje podjetij, ki nudijo vse komunalne storitve;
• sklepanje pogodb za opravljanje žičnih telefonskih komunikacij, celične komunikacije, internet, pripomočki;
• zagotavljanje zaposlenih v podjetju vseh potrebnih vrednosti za učinkovito delo;
• spremljanje stanja prostorov, odpravljanje vseh težav - pravočasna popravila, tehnično delo, čiščenje pisarn;
• organizacija udobnih pogojev za počitek zaposlenih, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije;
• nadzor nad varnostjo objekta, prostorov, zaposlenih

Splošne določbe

Vsako podjetje ima pravilnik o upravnem oddelku. Deloma se lahko nekoliko razlikuje glede na vrsto dejavnosti podjetja in velikost. Toda veliko določb je standardnih, enakih v vseh podjetjih. Tukaj je nekaj izmed njih.

1. Pravilnik določa podlage za strukturiranje uprave, funkcije, pravice, naloge, odgovornosti, namen, cilje, navodila.
2. AO izvaja in organizira administrativno in ekonomsko podporo podjetja ter rešuje vsa materialno-tehnična vprašanja.
3. Oddelek je samostojen oddelek. Poroča direktorju ali njegovemu namestniku.
4. Vse delo mora potekati v celoti v skladu z zakoni in vladnimi predpisi Ruska federacija/ Predsednik Ruske federacije / Ustava Ruske federacije.
5. Oddelek je dolžan upoštevati akte, pravila za gospodinjstvo, poznati standarde za vzdrževanje in delovanje prostorov, celotne stavbe, pravočasno izvajati popravila, spremljati stanje tehnične opreme, upoštevati tehnike požarne varnosti, spremljati skladnost z sanitarni in protiepidemični režimi.
6. Kvalificirane zahteve za vodjo uprave in druge zaposlene, njihove pravice, funkcije in odgovornosti so določene v opisih delovnih mest, ki jih potrdi vodja podjetja.
7. AO v okviru svojih pristojnosti sodeluje z vsemi oddelki in oddelki družbe/podjetja/podjetja. Po potrebi svoje delo opravlja tudi v sodelovanju s tretjimi organizacijami in njihovimi oddelki.
8. Za neupoštevanje opisov del, odsotnost delovna disciplina Neposredni vodja lahko vsakega zaposlenega kaznuje z denarno kaznijo ali zoper njega sprejme ukrepe, ki jih določa zakonodaja Ruske federacije.
9. Upravno gospodarski oddelek mora imeti vodjo z visoka stopnja strokovnost in organizacijske sposobnosti. Izkušnje, izobrazbo in druge zahteve določi vodja organizacije.

Podrobnosti o glavi ACS so predstavljene v videu.

Delovne obveznosti

Odgovoren za ekonomsko podporo organizacije velika ekipa strokovnjakov. Število zaposlenih je odvisno od vrste dejavnosti. V povprečju potrebuje podjetje s 1000 zaposlenimi vsaj 15 AO strokovnjakov. Glede na strokovno raven jih delimo na treh nivojih:

1. Tehnik, mizar, elektrikar, vodovodar, čistilec, garderober, voznik, energetik, tajnik, specialist, inženir.
2. Vodilni strokovnjak, glavni inženir, vodja uprave, administrator.
3. Vodja podjetja, namestnik direktorja, vodja kemijske in kemične reakcije, tehnični direktor.

Glavna oseba oddelka je šef(odvisno od dejavnosti podjetja, njegove velikosti je to lahko glavni inženir, skrbnik ali vodilni strokovnjak). Vodilno mesto zaseda oseba z izkušnjami.

Izkušnje - vsaj 5 let. Poroča generalnemu direktorju ali njegovemu namestniku. Šef mora imeti posebno znanje, da se odloči kritična vprašanja. Ima pravico podpisovanja dokumentov in zastopa interese neposrednega direktorja družbe.

Predstojnik upravnega urada se mora vedno zavedati:

• delovni zakonik Ruske federacije in natančni notranji predpisi organizacije;
• vse strukturne enote, značilnosti njihovega medsebojnega sodelovanja;
• standardi in predpisi o varnosti dela;
• vse akte, odredbe, navodila, sklepe višjega vodstva, ki se nanašajo na izvajanje upravnih in gospodarskih služb;
• pravila vodenja tima, organizacije dela;
• šef mora imeti vsaj minimalno znanje iz ekonomije, managementa in finančnega poročanja;
• poznati postopek in roke za pripravo poročil in vodenje časovnic;
• delovanje in vzdrževanje organizacijske in računalniške opreme;
• veščine poslovne komunikacije, priprava pogodbene dokumentacije;
• postopek nabave, kraj in količina nabavljenega inventarja in opreme za podjetje;
• imeti znanje o zgodovini organizacije in možnostih razvoja.

Vodja uprave ima sam pravico določiti kazni za svoje zaposlene, razdeliti počitnice in dati dovoljenje za odhod z delovnega mesta v primeru nepredvidenih okoliščin. Prav tako v celoti nadzoruje izvajanje vseh dodeljenih nalog, pritegne izvajalce, nadzoruje nakup opreme, razvija načrte popravil in še veliko več.

Delovne obveznosti Vodja oddelka za upravno poslovanje:

1. Spremlja delo zaposlenih, razporeja odgovornosti mednje in spremlja izvajanje vseh opisov del.
2. Izvaja kadrovanje za upravni in gospodarski oddelek.
3. Spremlja delovanje tehnične opreme - dvigala, prezračevalni sistemi, razsvetljava.
4. Organizira načrte in prenovitvena dela za notranje prostore in celotno stavbo. Nadzoruje dejavnosti za izboljšanje ozemlja. To velja tako za stalno nego dvorišča in hodnikov kot tudi za dekoracijo ob praznikih in pomembnih dogodkih.
5. Nadzoruje oblikovanje potrebne dokumente za zagotavljanje storitev servisnih organizacij tretjih oseb. Šef podpisuje pogodbe, vodi finančne evidence in spremlja njihovo pripravo.
6. Odgovoren za distribucijo, nakup, skladiščenje, brezhibnost delovne opreme in tehnične opreme.
7. Zagotavlja racionalno porazdelitev dodeljenega proračuna in načrtovanje stroškov za tehnične potrebe organizacije.
8. Posodobitev, uvedba, distribucija novih komunikacijskih sredstev, protipožarne opreme, organizacijske opreme, delovne opreme.

Na ramenih šefa odgovornost za kompleksen mehanizem delovanja ogromne zgradbe (ali več). Zagotavlja udobje vseh zaposlenih. To zadeva zagotavljanje samega delovnega mesta, hiter dostop do njega, vse malenkosti za učinkovit rezultat, čistočo in red v vseh prostorih stavbe, estetsko prenovo okolice, svetlo osvetlitev, toploto v hladni sezoni. Vse okvare opreme mora odpraviti osebje AO.

Strokovnjak – inženir/administrator/šef ima pravico:

• od drugih služb zahteva informacije o vprašanjih upravne in gospodarske narave;
• kaznovati zaposlene za kršitve in o tem poročati višjemu vodstvu;
• prevzeti pobudo za izboljšanje uspešnosti organizacije na področju tehničnih in administrativnih storitev;
• spoštovati vsa pravila in predpise, zahtevati od vodstva, da zagotovi potrebne pogoje;
• ocenite kakovost dela svojih podrejenih.

Pravice, funkcije in odgovornosti

AXO zagotavlja vitalna dejavnost vseh drugih oddelkov. Vsako podjetje ima svoje lastnosti. Toda funkcije strokovnjakov v upravno-gospodarskem oddelku so skoraj povsod enake. namreč:

• zagotavljanje velikih nakupov kakršne koli opreme;
• nakup, distribucija pisarniškega materiala;
• oskrba vseh zaposlenih s pisarniško opremo, gospodinjskimi predmeti, pohištvom;
• hitro ukrepanje za popravilo opreme, preprečevanje okvar;
• vzdrževanje dokumentnega toka, baz podatkov, tehničnih datotek;
• čiščenje, popravila, dekoracija prostorov;
• urejanje uličnih površin;
• gostinstvo v podjetju;
• organizacija pravočasnega gibanja prevoza;
• organizacija rekreacijskih območij, odmorov za kajenje, poslovnih dogodkov;
• interakcija z najemodajalci, dobavitelji, drugimi podjetja tretjih oseb;
• organizacija oskrbe z električno energijo, nadzor ogrevalnega sistema;
• skladnost s sanitarnimi in požarnimi standardi;
• zaposlovanje zaposlenih, ocenjevanje njihovega dela;
• interno obveščanje osebja o novostih, uvedbah in dogodkih.

V mnogih organizacijah je običajno ravnanje načrtovalni sestanki. Lahko so dnevni, tedenski ali mesečni. Na njih šef svojim zaposlenim posreduje nove informacije, deli navodila in postavlja naloge. Slednji je lahko globalen in majhen, ki se pojavi spontano.

Vsi zaposleni, v prvi vrsti pa vodja uprave, imajo vrsto obveznosti:

• izpolnjevati cilje in cilje, ki jih je postavilo višje vodstvo;
• voditi vso potrebno dokumentacijo, izpolnjevati časovnice, obrazce, ocene, izračune;
• bodite pripravljeni hitro rešiti vsako situacijo;
• namensko in racionalno uporabljati materialne dobrine in človeške vire;
• upoštevati vse delovne obveznosti, sanitarne in požarne varnostne predpise celotne organizacije;
• pravočasno zagotavljanje poročil in statističnih informacij nadrejenim;
• svoje delo opravljati strokovno, učinkovito, pravočasno.

AHO ima pravico zahtevati kadarkoli osnovne informacije iz katerega koli oddelka, predlagati ideje za izboljšanje dela, sodelovati na sestankih in načrtovalnih sestankih o vseh upravnih in gospodarskih vprašanjih.

Sodelovanje z drugimi oddelki

Kakovostno izvajanje vseh nalog in funkcij je nemogoče brez interakcije z vsemi oddelki in oddelki organizacije. Vsak zaposleni v ACS mora graditi delovne odnose s sodelavci.

Najpogostejša stvar pri delu oddelka je prejemanje vlog iz drugih struktur. Če na primer v kateri od pisarn pregori žarnica, bo šef nalogo takoj dodelil električarju. Če telefon ne deluje, bo poslal brezplačnega tehnika, da pokliče.

Primerov je lahko na stotine. Vse je tako ali drugače povezano med seboj. AXO se pogosto nanaša na naslednje delitve:

1. Računovodstvo– najtesneje sodeluje s tem oddelkom zaradi dejstva, da je upravni urad dolžan poročati o vseh izdatkih za pridobitev materialnih sredstev in opreme. Na voljo so kopije pogodb z najemodajalci, dobavitelji in izvajalci.
2. Proizvodni oddelek – zagotavlja opremo za organizacijo, uprava pa že izvaja nadzor nad opremo.
3. Pravno– pomaga zagotoviti potrebne pogoje za sklepanje pogodb, spremlja skladnost z vsemi normami in pravili zakonodaje Ruske federacije.
4. Nabavni oddelek– po potrebi izvede razpise, analizira dobaviteljski trg, pomaga pri izbiri najugodnejših pogojev.
5. Načrtovanje in gospodarstvo– razdeljuje plače, nagrade in regres. Predstojnik upravnega urada skupaj z njimi ureja plače svojih podrejenih glede na opravljeno delo in stopnjo obremenitve.
6. kadrovska služba– kompleti tabela osebja, obvešča o službenih potovanjih.

AHO skrbi za zagotavljanje, dobavo in varovanje materialnih sredstev, potrebnih za delo. Poleg tega oddelek spremlja red in popravilo prostorov stavbe in dvorišča ter ustvarja udobne pogoje za vsakega zaposlenega v organizaciji.

Izvajanje na stotine nalog in funkcij, dodeljenih poslovni enoti, je nemogoče brez usklajenosti ne le znotraj same enote, temveč tudi brez tesnega odnosa med vsemi strukturami podjetja.

Odgovoren za spremljanje skladnosti z navodili, pravili, ukazi upravnega in gospodarskega oddelka šef/administrator/vodilni inženir. Ta oseba mora imeti vodstvene lastnosti, visoko strokovnost, vodstvene sposobnosti, znanje ekonomije, biti pošten, odgovoren in pozoren.

Video konferenca o avtomatizaciji dejavnosti AHO je spodaj.

Skoraj vsako veliko podjetje z več kot 100 zaposlenimi ima ACS. Pomen te okrajšave je upravni in gospodarski oddelek. Ta služba opravlja številne funkcije v podjetju, ki so zelo pomembne za zagotavljanje normalnega delovanja podjetja. Usklajeno delo zaposlenih v sami upravi in ​​njeno sodelovanje z drugimi oddelki sta nujna za blaginjo vsake organizacije.

Potreba po ACS

V majhnih podjetjih z majhnim številom zaposlenih in obsegom proizvedenih proizvodov ali opravljenega dela lahko funkcije administrativno vodstvenih delavcev opravljajo tajniki in vodje pisarn. Srednje velike organizacije tudi običajno ne potrebujejo storitve ACS, katere dekodiranje pozna vsak študent Ekonomske fakultete. V teh podjetjih vsa vprašanja, povezana z zagotavljanjem normalnega delovanja podjetja, izvaja vodja dobave. Polnopravni upravni in gospodarski oddelek obstaja le v velikih podjetjih, kjer je število zaposlenih tako veliko, da ena oseba preprosto ne more zagotoviti normalnega delovanja vseh oddelkov.

Funkcije enote

ACS opravlja številne funkcije. Dekodiranje te kratice označuje glavna vprašanja, ki so v pristojnosti zaposlenih v oddelku. Rešujejo različne gospodarske probleme, torej zagotavljajo delovanje vseh drugih oddelkov podjetja. Delavci administrativno-ekonomskega oddelka so zadolženi za:

1. Pravočasna oskrba podjetja z različnimi materialnimi sredstvi, ki se uporabljajo za delo zaposlenih v organizaciji.

2. Organizacija skladiščenja, izdaje in računovodstva različnih dragocenosti, pridobljenih za potrebe podjetja.

3. Organizacija popolnega vzdrževanja vseh prostorov podjetja, nadzor nad izvajanjem tega vzdrževanja, odprava pomanjkljivosti.

4. Poiščite organizacije in z njimi sklenite pogodbe za zagotavljanje komunalnih storitev, vzdrževanje električnih omrežij, komunikacijskih omrežij.

5. Pravočasno popravilo prostorov podjetja in različnega premoženja.

6. Spremljanje skladnosti s pravili požarne varnosti.

7. Zagotavljanje potrebnega varovanja premoženja družbe.

8. Zagotavljanje materialnih in tehničnih potreb med sestanki in sestanki delegacij drugih podjetij za pogajanja.

9. Organizacija ugodnih pogojev za delo in počitek za zaposlene, ki jih določa zakon.

10. za prejeto blago in material.

Nekatere od naštetih funkcij se lahko dodelijo drugim oddelkom ali jih opravljajo skupaj z njimi. Na primer, varovanje lastnine in reda v organizaciji je lahko naloga varnostne službe.

Struktura oddelka

Oddelek vodi načelnik uprave. Praviloma ima namestnika, ki prevzame nadzor nad izvedbo dela dela, v času njegove odsotnosti pa tudi nadomešča šefa. Njim je podrejenih še več zaposlenih. Navadni strokovnjak za AO je lahko odgovoren za določeno področje dejavnosti podjetja ali pa skupaj s sodelavci rešuje več problemov hkrati. Seznam funkcij tako vodje telitvenega oddelka kot njegove celotne ekipe je določen s opisom del Upravne pisarne za vsakega od zaposlenih.

Vodja upravnega poslovanja

Vodja upravnega urada nosi vso odgovornost za opravljanje nalog oddelka. Dekodiranje te okrajšave najdemo v številnih naročilih generalni direktor saj je diviziji dodeljen obsežen seznam odgovornosti. Vodja upravno-gospodarskega oddelka mora ne samo organizirati njegovo delo, ampak tudi spremljati izvajanje vseh navodil, ki jih daje zaposlenim.

Pooblastila upravnika

Vodja uprave običajno poroča generalnemu direktorju organizacije in ima veliko pooblastil, ki mu omogočajo izvajanje navodil vodje podjetja. V mnogih organizacijah lahko v imenu generalnega direktorja samostojno reši naslednja vprašanja:

1. Skleniti pogodbe o dobavi materialnih sredstev in zagotavljanju potrebno za organizacijo delo z različnimi tretjimi podjetji. Izbira teh podjetij in pogoji sodelovanja so v celoti pod nadzorom vodje upravnega urada.

2. Razporedi službene obveznosti med zaposlene znotraj svojega oddelka in v skladu s predpisi o delu, sprejetimi v organizaciji in opisom delovnih mest zaposlenih.

3. Izvedite izbor osebja za upravni in gospodarski oddelek, ocenite kakovost dela svojih zaposlenih.

Finančna odgovornost

Zaposleni v AHO (ta okrajšava pomeni upravno-gospodarski oddelek), vključno z vodjo oddelka, medvedom finančna odgovornost za dragocenosti, ki so jim prenesene v začasno hrambo oz gotovina. Kljub dejstvu, da se večina plačil dobaviteljem zdaj izvaja z bančnim nakazilom, lahko strokovnjaki prejmejo precej velike vsote za nakup različne materiale. Če ima podjetje skladišče, v katerem so shranjeni predmeti, potrebni za dejavnosti organizacije, so za to finančno odgovorni zaposleni v upravnem upravljanju, ki imajo dostop do njega in so odgovorni za izdajo dragocenosti drugim zaposlenim v podjetju.

Sodelovanje z drugimi oddelki

Skoraj vsi zaposleni v različnih oddelkih velike organizacije so vsaj enkrat naleteli na kratico AHO, katere dekodiranje je znano vsem. Vsaka strukturna enota podjetja je povezana z določenimi vidiki njenih dejavnosti:

1. Proizvodni oddelek. Dobava opreme in različnih materialov za proizvodnjo končnih izdelkov običajno posluje s podjetji. Upravno-gospodarski oddelek pa zagotavlja delovanje nabavljenih delovnih sredstev. Njegovi strokovnjaki spremljajo nemoteno oskrbo z vodo in toploto. Zaposleni AHO skrbijo tudi za čiščenje proizvodnih prostorov.

2. Pravni oddelek. Zaposleni v teh strukturah so v stalnem stiku med seboj. Pogodbe, ki jih namerava skleniti vodja družbe za upravno upravljanje, so predmet preverjanja in soglasja. Zaposleni v gospodarskem oddelku pa zagotavljajo normalne delovne pogoje za strokovnjake pravne službe.

3. Računovodstvo. Zaposleni v AHO poročajo računovodjem za izdana sredstva za nakup materialnih sredstev ali plačilo storitev izvajalcev.

Skrivnostna kratica AXO, katere dekodiranje je neverjetno preprosto, skriva zelo uporabne funkcije. Ta oddelek je prisoten v številnih podjetjih z več kot 100 zaposlenimi. Imenuje se upravno-gospodarski oddelek. Njegove odgovornosti se nanašajo na vzdrževanje stavbe. To lahko vključuje večja popravila, nakup opreme, urejanje okolice itd.

Dešifriranje AXO

pri kompetentno delo Oddelek v stavbi, vse deluje brezhibno, od vodovoda do dvigal. Upravni in gospodarski oddelek pod vodstvom pristojnega strokovnjaka vedno natančno izpolnjuje svoje naloge in se izogiba izpadom, povezanim z nenadnimi okvarami.

Strokovnjak za administracijo v majhnem podjetju lahko opravlja naloge celotnega oddelka. Celotno bistvo položaja je v zagotavljanju dostojnih delovnih pogojev zaposlenim z minimalnimi stroški. Vendar izpolnjevanje te naloge vključuje celo vrsto dejavnosti, začenši z nakupom pisarniškega materiala in konča z večjimi popravili. Dela administrativnega strokovnjaka ni mogoče imenovati preprosto. Polna je težkih nalog in stresnih situacij.

Zakaj je potreben AHO?

Za zagotovitev, da lahko podjetje normalno deluje in da nenadne okvare zaposlenim ne preprečujejo opravljanja njihovih nalog, se ustvarijo celi oddelki. Njihova odgovornost je, da spremljajo tehnično stanje vseh sistemov in po potrebi izvajajo popravila ali vzdrževalna dela.

Za nadzor nad delom oddelka podjetje najame šefa in več zaposlenih. Tesno povezana ekipa lahko zagotovi nemoteno in udobno delovanje podjetja. Če vodja oddelka za upravno vzdrževanje svoje naloge opravlja učinkovito, ste lahko prepričani v brezhibno delovanje vseh sistemov: od oskrbe z vodo do elektrike.

Pomembno je omeniti, da nima vsako podjetje takih enot. To običajno velja, ko je obseg administrativnega in gospodarskega dela precej velik in ga en strokovnjak ne more obvladati. ACS se običajno ustvarijo v velikih podjetjih z vsaj sto zaposlenimi.

Pri takšnem obsegu je pomembno zagotoviti normalno delovanje stavbe in udobne pogoje za delavce. Na to globalno nalogo se spuščajo vse odgovornosti vodje uprave in njegovih podrejenih. Rezultat dela je odvisen od vsakega od njih. V majhnih podjetjih lahko upravne in gospodarske funkcije opravlja navaden vodja pisarne ali celo vodja.

Povedati je treba, da je ta položaj obstajal že prej. Vendar so se njeni predstavniki imenovali vodje oskrbe.

Delovne obveznosti vodje administrativno-vzdrževalne službe

Vsako delo vključuje odgovornost. To še posebej velja za tiste, ki zasedajo vodilne položaje. Finančno je odgovoren na primer vodja službe za administrativno vzdrževanje, katerega delovne obveznosti so določene v navodilih. Navsezadnje mora upravljati z veliko denarja, ki ga lahko organizacija nameni za nakupe. Za vsak cent boste morali obračunati. Zato delo vodje upravnega vzdrževanja velja za stresno.

Seznam odgovornosti vključuje:

• nadzor nad uporabo prostorov;
• komunikacija z najemodajalcem, pa tudi komunalne storitve;
• spremljanje zdravja opreme;
• sklepanje pogodb;
• vodenje ostalih zaposlenih v AHO;
• urejanje krajine;
• dejavnosti prenove prostorov.

Kaj je EKS?

Vsak delodajalec nima izkušenj s pisanjem opisov delovnih mest. Zato obstaja možnost, da se vodji administrativno-vzdrževalne službe dodelijo dodatne odgovornosti. To lahko preverite z uporabo poenotenega imenika kvalifikacij. Točno to pomeni EKS. Tu se bosta lahko znašla tako zaposleni kot delodajalec, ki pripravlja navodila splošne zahteve, ki ga mora opraviti vodja službe za upravno vzdrževanje. Če si ogledate imenik EKS, se boste izognili spornim situacijam.

Če pa dolžnosti ni v priročniku, je pa v opisu delovnega mesta, to ni razlog, da je ne bi opravljali. CSA vsebuje le splošne določbe, ki se lahko po presoji delodajalca dopolnijo z novimi klavzulami. Glavni kriterij- ne smejo biti v nasprotju z zakonom.

Kakšno izobrazbo potrebuje upravnik vzdrževanja?

Ta položaj je za vodstvo. Zato so postavljene določene zahteve za izobrazbo vodje uprave. Obstajata dve možnosti.

V prvem primeru lahko to delovno mesto zasede specialist, ki je diplomiral na univerzi in dve leti delal na tem področju.

V drugem je prosto delovno mesto na voljo tudi kandidatom s srednjo specializirano izobrazbo, vendar s petletnimi izkušnjami.

Med osebnostnimi lastnostmi, ki bodo koristne vodji upravnega urada, so:

• komunikacijske sposobnosti;
• energija;
• organizacijske sposobnosti;
• sposobnosti vodje.

Pomembna veščina, ki jo mora imeti bodoči upravnik, je sposobnost dela s pisarniškimi programi.

Običajno se za delovno mesto vodje upravne dejavnosti prijavijo moški, stari od 35 do 40 let. Ženske zasedajo podobna prosta delovna mesta v majhnih ustanovah, kjer delajo kot vodje pisarn ali vodje oskrbe.

Kaj je podlaga za takšne zahteve?

Morate razumeti, da navodila vodje oddelka za upravno vzdrževanje vključujejo veliko točk. Če je kandidat že delal na določenem področju, je večja verjetnost, da bo obvladal nove odgovornosti. Običajno delodajalci ne želijo porabiti časa za usposabljanje. Zato na položaj vodje raje zaposlijo tiste strokovnjake, ki imajo izkušnje v upravnih in gospodarskih dejavnostih.

Koliko zasluži vodja Službe za upravno poslovanje?

Vsak kandidat, ki se prijavi na to prosto delovno mesto, se bo predhodno pozanimal o višini dohodka. Te informacije vam verjetno ne bodo všeč. Plače vodje upravno-vzdrževalne službe zagotovo ne moremo imenovati visoke. Povprečna številka za Moskvo je 58.400 rubljev. Vendar pa je razpon plač zelo širok - od 31 do 81 tisoč rubljev.

Povedati je treba, da v regijah vodje upravnih oddelkov za vzdrževanje zaslužijo manj kot njihovi metropolitanski kolegi. Povprečna plača je 25-40 tisoč rubljev.

Kaj morate vedeti?

Za razliko od pogodbe o zaposlitvi oz. opis dela sploh ne ureja razmerij med predstojnikom upravnega urada in vodstvom oziroma podrejenimi. Zato v regulativni dokumenti jasna struktura ni vzpostavljena. Navodila, ki vključujejo delovne obveznosti vodje upravno-vzdrževalne službe, niso predmet obvezne zahteve.

Vendar pa za že mnogo let oblikovana je bila splošno sprejeta struktura, ki je sestavljena iz štirih glavnih točk.

1. Splošne določbe opišite, kdo je vodja ACS.
2. Delovne obveznosti. Od te točke lahko ugotovite, katere funkcije pričakuje vodstvo.
3. pravice. Za opravljanje nalog mora biti šef pooblaščen. Splošne določbe so navedene v delovna zakonodaja. Zato ta del vključuje pravice vodje upravnega poslovanja, specifične za posamezno podjetje.
4. Odgovornost. Običajno je to ločeno opisano v predpisih, zato lahko opis dela vsebuje le nekaj sklicevanj na druge dokumente. Pomembno je vedeti, da delodajalec ne more prevaliti odgovornosti, ki ni zakonsko določena, na predstojnika upravnega urada. Tako boste lahko branili svoje pravice.

Kako postati vodja upravnega urada?

Kandidat, ki se prijavlja na to prosto delovno mesto, mora imeti ustrezne izkušnje in izkazovati določeno aktivnost. Oglasi so običajno objavljeni na spletnih mestih za iskanje zaposlitve.

Bodite previdni pri ogledu tovrstnih ponudb. Posebna pozornost Osredotočite se na blok, ki opisuje zahteve. Zaposlovalci, ki obravnavajo kandidate za položaj vodje administrativnih operacij, prejmejo na desetine življenjepisov. Zato je pomembno izstopati od drugih.

Šef je vodilni položaj. Od njega sta odvisna usklajenost celotne ekipe in uspešno delovanje uprave. Delodajalci zahtevajo ne le delovno dobo, ampak tudi osebne lastnosti. To so tisti, ki jih morate poudariti v svojem življenjepisu. Pomembne so odpornost na stres, organizacijske sposobnosti in spodobnost. Navsezadnje bo podjetje šefu upravnega urada zaupalo kar velike vsote denarja.

Ko se seznanite z odgovornostmi vodje uprave, se lahko odločite, koliko potrebujete to prosto delovno mesto.