Le principal capital à l’ère de la robotisation, ce sont les salariés. Cela semble paradoxal, mais c'est vrai. Bientôt, tout le monde aura des robots et ils fonctionneront tous de la même manière. Les personnes deviendront un indicateur d'efficacité - elles seules pourront rendre une entreprise unique et la plus attractive pour les clients.
Le secret de l'efficacité du personnel est simple : chacun est à sa place, chacun valorise sa place. Mais comment y parvenir en pratique ?
Chacun à sa place
Premièrement, il est nécessaire que chaque salarié comprenne ce qu’on attend de lui. Dans la mesure du possible, nous établissons des normes. Ils ne sont pas seulement nécessaires pour évaluer les performances de l’employé. La norme est une ligne directrice qui ne vous permettra pas de vous détendre ou de vous « épuiser au travail ». La norme doit être raisonnable – il n’est pas nécessaire de faire des vœux pieux.
Une fois que vous avez compris ce qu'un employé doit faire, vous pouvez passer à l'évaluation des performances du personnel. Il existe différentes méthodes d'évaluation : qualitatives et quantitatives. Les qualitatifs ou descriptifs sont basés sur des opinions, des avis et le respect d'un idéal. Les méthodes quantitatives sont plus objectives car basées sur des chiffres. Par exemple, le système KPI (Key Performance Indicators) - indicateurs de performance clés.
Pour déterminer les KPI, vous aurez besoin de :
- Critères d'évaluation des employés. Quelle est la chose la plus importante dans son travail ? Nombre de transactions conclues, nombre de commandes répétées, qualité de traitement des demandes
- Indicateurs de performance quantitatifs : minimum suffisant (base), standard (norme) et souhaité (objectif)
(Acte moins base/Norme moins base) × 100 % = résultat (%)
- Si le résultat est supérieur à 100 % - excellent, l'employé est au bon endroit
- Si le résultat n’est pas satisfaisant, une analyse détaillée des différents KPI selon des critères est nécessaire. Il peut être judicieux d'employer cet employé à un autre poste où il pourra utiliser ses atouts.
Chacun valorise sa place
Méthodes motivation de l'employé sont divisés en tangibles et intangibles. Maintenant à la mode. Cela fonctionne pour les entreprises occidentales, où le salaire d'un spécialiste est quasiment le même pour tous les employeurs. Il est logique d’attirer les salariés avec des primes supplémentaires.
Mais nous vivons en Russie. Quelques statistiques : combien gagne un avocat à Novossibirsk ? Quelle entreprise recevra plus de CV ?
Le premier niveau de motivation est donc matériel. Peut être installé salaire moyen par région. C'est le salaire de base. Mais il faut que le salarié comprenne que le montant final dépendra de son KPI. De plus, le système de calcul des primes doit être aussi transparent et compréhensible que possible pour le salarié.
La motivation du deuxième niveau est socio-matérielle. Experts de l'enquête : 44 % des Russes souhaiteraient payer aux frais de l'entreprise, 40 % souhaitent bénéficier d'une assurance maladie volontaire, 32 % - des chèques vacances préférentiels, 28 % - une remise en forme payante, 26 % - des repas au restaurant. frais de l'employeur. Et bien sûr, les incitations matérielles sont toujours précieuses - pour un anniversaire, pour un mariage, à l'occasion de la naissance d'un enfant. Cet argent est un geste Bonne volonté entreprise et sont donc très appréciés par les salariés.
La motivation de niveau trois est le confort au travail. Cela comprend du café, des biscuits, un endroit pour se détendre et une connexion Internet rapide. La liste est interminable et limitée uniquement par l’imagination de l’entreprise.
Suivi du travail du personnel
Quelques mots . Curieusement, c'est aussi une méthode de motivation des salariés. Il existe des entreprises où chaque conversation entre un manager et un client est écoutée et analysée. Ce La meilleure façon tuer la motivation. Il n’est pas nécessaire d’avoir un contrôle total. Le suivi des indicateurs KPI - le résultat final - suffit amplement. Laissez les employés choisir comment ils y parviendront. La confiance est un excellent outil de motivation.
Analyse des activités du gouvernement et organisation commerciale La Fédération de Russie a identifié un problème similaire, l'une des principales raisons, qui s'est avérée être la présence d'actions inefficaces dans le travail quotidien, qui obligent les organisations à supporter des coûts importants et pour la plupart cachés, et efficacité de l'entreprise, est un indicateur intégratif ; il comprend les tâches et l'efficacité des processus individuels qui sont résolus dans la vie quotidienne, sur quoi sont-ils basés ?
1 La raison de la faible efficacité de l'entreprise. Manque ou absence de spécialistes professionnels ayant l'expérience dans la construction de structures organisationnelles. Cela est principalement dû au manque de cours pratiques, ainsi que de formation dans le domaine de la gestion. Il existe un manque catastrophique de personnes possédant des compétences en gestion et une expérience pratique. Considérant que la coordination des activités et travail d'organisation, sont les principales fonctions de gestion, ce facteur a valeur critique.
Le schéma de chaque organisation peut être représenté sur un modèle à trois niveaux :
Le niveau supérieur représente le propriétaire ;
Le niveau intermédiaire ressemble à la direction ;
Celui du bas est le personnel ordinaire.
Les objectifs et les besoins de chaque niveau sont différents les uns des autres. la tâche principale la direction dans cette structure consiste à organiser un travail où les niveaux supérieurs et inférieurs sont en équilibre.
2 Raison de la faible efficacité de l'entreprise, réside dans le manque de compréhension spécifique parmi les propriétaires de ce qu’ils souhaitent exactement recevoir du résultat des activités de l’organisation. Toutes les entreprises n’ont pas une idée précise du produit de leurs activités. C’est pour cette raison que les objectifs de l’organisation sont totalement absents ou mal formulés, ce qui rend impossible le contrôle et la gestion de l’entreprise.
3 Raison de la faible performance de l'entreprise- c'est l'absence de système de planification, qui conduit à une faible efficacité de l'entreprise dans son ensemble. Fondamentalement, à chaque niveau de l'entreprise, il existe un certain nombre de plans qui peuvent ne pas correspondre les uns aux autres et différer également des objectifs de l'organisation. Cela rend difficile la préparation des rapports et ne vous permet pas d'évaluer rapidement les actions et les tâches liées aux objectifs de l'entreprise. La planification est la fonction la plus importante d'un manager, conçue pour garantir le résultat requis en temps opportun.
4 La raison pour laquelle cela se produit souvent faible efficacité dans les organisations, c'est l'absence d'un système de gestion et de motivation des employés. Dans de nombreuses entreprises, les salariés ne savent pas pour quoi ils sont récompensés. Le personnel ne remarque pas le lien entre les objectifs de l'organisation et leurs propres revenus.
5 Raison de la faible efficacité de l'entreprise. Manque d'outils pour un contrôle rapide et efficace des actions effectuées. Ce problème concerne tout employé, ainsi que l'organisation dans son ensemble. En règle générale, cela s'exprime clairement dans les institutions gouvernementales, où la notion d'efficacité n'est cependant pas toujours présente. cette situation on le retrouve souvent dans les organisations privées. N'oubliez pas que l'évaluation et le contrôle des performances sont les fonctions les plus importantes d'un manager.
6 La raison de la faible efficacité de l'entreprise. Manque de normes professionnelles dans les entreprises. Ce problème est actuellement pertinent pour les organisations dans lesquelles des procédures et processus standard sont régulièrement exécutés. En l'absence de normes d'entreprise, un employé qui participe à une séquence d'actions n'apporte pas toujours la contribution nécessaire au progrès de l'organisation. Si un employé impliqué dans la mise en œuvre de ce processus quitte l'entreprise, des risques surviennent qui peuvent paralyser le travail de l'ensemble de l'organisation.
7 Raison de la faible efficacité de l'entreprise. L'absence d'un système d'adaptation pour les nouveaux salariés, ainsi que de programmes de fidélisation des salariés, ce qui réduit l'efficacité de l'entreprise. Lorsqu'il n'existe pas de fonction de gestion du personnel, cette tâche incombe à la direction de l'organisation. Chaque leader doit avoir une idée du département qui lui est fidèle. Mais il n’est pas toujours possible de conserver et de suivre toutes les informations. De ce fait, chaque collaborateur est livré à lui-même, et il n’y a personne pour gérer sa fidélisation.
8 La raison de la faible efficacité de l'entreprise. Incompréhension de la finalité des fonctions marketing dans le travail d'une organisation :
Inefficace structure organisationnelle marketing, dans lequel il n'y a pas de fonctions clairement définies de l'entreprise.
Absence matériel d'information sur l'entreprise;
Ignorance de la part de marché qu'occupe l'entreprise.
Manque d'outils de gestion des flux d'informations internes et externes.
Manque de groupes cibles.
Manque de compréhension de la signification de la marque et de son rôle dans l'entreprise.
Tous raisons de la faible performance de l'entreprise, peut être regroupé en 2 domaines - il s'agit d'un problème pratique de gestion et d'une situation problématique dans la pratique du marketing, cependant, chaque entreprise a besoin de la construction correcte de ces deux composants.
L'augmentation de l'efficacité du personnel des entreprises prend actuellement de l'ampleur dans le monde sens spécial. Travailler dans une société progressiste moderne dicte de nouvelles règles :
- déterminer le niveau qualifications du personnel,
- connaissances et compétences des travailleurs,
- rechercher des moyens d'améliorer l'efficacité du personnel.
Les chercheurs modernes sur cette question recherchent de nouvelles approches, par exemple de nouvelles formes d'organisation activités des salariés, calcul du coefficient de participation au travail. Dans les conditions de marché modernes, l'appareil de gestion de toute entreprise chargé d'une sélection efficace du personnel doit prendre en compte non seulement les qualités professionnelles des futurs employés, mais également le niveau de stabilité émotionnelle. Le travail en tant que phénomène est directement lié au développement intensif de la production, ainsi qu'à l'utilisation systèmes automatisés, information, technologies informatiques. Cela modifie considérablement son contenu fonctionnel de base. Par conséquent, la composition professionnelle et des qualifications des travailleurs change radicalement. L'analyse à long terme des ressources humaines, qui inclut la productivité du travail par unité de temps ou la quantité de temps de travail consacré à la production d'une unité de production, et l'utilisation efficace des ressources humaines en général sont d'une grande importance. En augmentant efficacement la productivité du personnel d'une entreprise, il est possible de dépasser les plans des projets. Répéter ce résultat, il devrait être récompensé par un bonus.
Moyens d’augmenter la productivité efficace du personnel
Souvent, les entreprises parviennent à la prospérité d’une structure commerciale particulière grâce à l’efficacité de leur personnel. L’expansion d’une entreprise entraîne généralement une augmentation du nombre d’employés. Il est nécessaire d'énumérer les principaux moyens d'augmenter éventuellement l'efficacité du personnel. Parmi eux:
- contrôle et maintien de la discipline du travail,
- une gestion et un enregistrement de qualité des résultats du travail effectué par chaque collaborateur,
- correction éventuelle des carences,
- diagnostic et correction de l'ambiance émotionnelle dans l'équipe dans son ensemble et spécifiquement pour chaque collaborateur.
- contrôle de la présence des travailleurs à lieu de travail(au début de la journée de travail),
- la maîtrise du temps de travail des salariés (son utilisation rationnelle),
- calcul de la masse salariale à forte intensité de main d'œuvre en fonction des heures travaillées,
- identification des contrevenants malveillants à la discipline du travail,
- documentation des violations de la discipline du travail,
- contrôle de l'exécution des horaires de travail.
Un spécialiste RH compétent et qualifié joue un rôle clé dans cette situation. Ce poste devrait être dans n'importe quelle entreprise.
Des méthodes qui augmentent l’efficacité du personnela
Vous devez prêter attention et adopter les méthodes éprouvées suivantes pour augmenter l’efficacité du personnel : - entrée obligatoire les descriptions d'emploi,
- mise en place d'un système d'enregistrement automatisé du temps de travail,
- les certifications des employés,
- effectuer un contrôle régulier du personnel,
- système de motivation des employés,
- système d'incitation pour les salariés disciplinés (les salaires des salariés doivent correspondre à leur efficacité pour l'entreprise),
- une prise en compte stricte des absences du travail, même pour un motif valable, lors du calcul du salaire,
- punition des contrevenants à la discipline du travail,
- élaboration et mise en œuvre d'un système transparent d'horaires de contrôle du travail.
- garantie (préservation) d'un emploi;
- opportunité d'évolution professionnelle dans l'entreprise ;
- les revenus du salarié, c’est-à-dire un salaire qui doit parfaitement convenir au salarié ;
- système d'incitation (bonus, excursions, voyages gratuits, avantages, réductions, cadeaux).
Une bonne organisation des salariés sur des équipements anciens produit de meilleurs résultats que des équipements neufs mal organisés.
Bonjour! Dans cet article, nous parlerons d’efficacité personnelle.
Aujourd'hui, vous apprendrez :
- Qu'est-ce que l'efficacité personnelle ?
- Qu’est-ce que cela affecte ?
- Comment être vraiment efficace.
Qu'est-ce que l'efficacité personnelle
Commençons par la partie théorique. Le concept même d’efficacité personnelle pour personne ordinaire compréhensible, mais quelque peu flou. En raison de l'absence de définition claire, des problèmes surviennent dans la méthodologie et en général dans le domaine d'application. Essayons de définir l'efficacité personnelle d'une personne.
Efficacité personnelle – la capacité d’une personne à effectuer certaines tâches aussi rapidement et efficacement que possible.
À partir de cette définition, il est déjà possible d'identifier les principaux problèmes auxquels une personne est confrontée lors de l'exécution de certaines tâches quotidiennes :
- Changer d’attention ;
- Ne fonctionne pas à pleine capacité.
Autrement dit, nous pouvons dire que l’efficacité personnelle implique une nette concentration sur l’exécution d’une certaine tâche au niveau maximum. Aujourd’hui, les psychologues accordent de plus en plus la priorité aux questions d’efficacité personnelle. Dans le monde plein d'informations, il est assez difficile de ne pas se noyer dans un tel flux, et de filtrer celui dont vous avez besoin.
Pourquoi est-il important d’évaluer et d’améliorer son efficacité personnelle ?
L'efficacité d'une personne en particulier peut influencer non seulement l'exécution d'une tâche spécifique au travail ou à l'école, mais également la poursuite globale de certains objectifs humains.
Sur la base de l'efficacité personnelle, nous pouvons juger non seulement de la rapidité avec laquelle vous accomplissez la tâche assignée par votre employeur, mais également de la rapidité avec laquelle vous pouvez gravir les échelons de carrière, recevoir et utiliser de nouvelles informations et atteindre vos objectifs.
L’efficacité personnelle est responsable d’un paramètre important : la performance. Une personne peu efficace sera sans cesse à la traîne tandis que celles qui réussissent mieux utilisent leur potentiel pour accomplir leurs tâches. Afin de mieux comprendre le sens même de l’utilisation de l’efficacité personnelle, il est nécessaire d’aborder la question du talent et de l’utilisation de son potentiel.
C’est un fait bien connu que le succès repose sur le travail acharné et le talent. De plus, les gens avancent des proportions différentes, de 10 % de talent et 90 % de main d'œuvre, jusqu'à 50/50.
L'efficacité personnelle est un analogue du travail utilisant votre talent. Autrement dit, vous utilisez vos ressources pour atteindre votre objectif le plus rapidement possible, en utilisant le minimum d'effort possible.
Cela ne veut pas dire que la tâche sera mal exécutée, bien au contraire - que personne plus efficace, plus il terminera le travail efficacement en peu de temps.
En conséquence, l'augmentation de l'efficacité personnelle conduira inévitablement au fait qu'une personne consacrera beaucoup moins de temps aux activités quotidiennes.
Exemple: Le salarié se voit confier la tâche d'analyser les concurrents dans le secteur de son entreprise. Sur la base de ce rapport, il devra faire son analyse, évaluer les perspectives de développement de l’entreprise et, de manière générale, se prononcer sur l’opportunité d’entrer sur le marché. Un salarié s'acquittera de cette tâche de 1 semaine à 1 mois. Et plus son efficacité est élevée, plus le temps nécessaire pour accomplir cette tâche sera court.
On parle davantage du timing des tâches que de leur qualité, en se basant essentiellement sur réalités modernes. Le problème du travail actuel n'est pas de faire face à la tâche au niveau - cela ne pose presque jamais de problèmes. le problème principal-V.
Tout le monde a remarqué ce phénomène : pendant les 20 à 30 premières minutes de travail, vous commencez, les yeux brûlants, à effectuer les tâches qui vous sont assignées. Ensuite, l’efficacité diminue, les yeux cessent de brûler, et ce qui a pris 5 minutes en prend progressivement 10, 15 et 20.
Si vous vous regardez de l'extérieur à ce moment-là, vous remarquerez des distractions sans fin, un affaiblissement de la concentration, le passage d'une tâche à une autre et d'autres choses vraiment inefficaces. Et ce phénomène s'observe partout, non seulement au travail, mais aussi à l'école, dans la direction, la formation, la lecture, etc.
C'est afin de réduire le temps nécessaire pour accomplir une tâche, augmentant ainsi votre productivité, que vous devez entraîner votre efficacité personnelle.
À qui est-il recommandé d’augmenter en premier l’efficacité personnelle ?
Absolument tout le monde a besoin de développer son efficacité personnelle, mais certaines professions nécessitent une approche particulière à cet égard. Voyons qui doit avant tout prendre soin de lui-même.
Indépendants. Commençons par eux. Il s'agit d'une catégorie particulière de travailleurs qui effectuent diverses tâches. Cela peut être la création de programmes, la conception, la comptabilité, etc.
Cette catégorie de personnes est la plus susceptible aux attaques d'informations en raison du contact constant avec l'information. Si au travail au bureau, les réseaux sociaux, les sites d'information et d'autres moyens de gagner du temps et de détourner l'attention du travail sont bloqués ou sous surveillance, alors lorsque vous travaillez à domicile, de telles restrictions n'existent pas.
Souvent, pour accomplir une tâche qui prendrait au maximum 15 minutes, le freelance moyen y consacre plus d'une heure. C'est pour faire face au travail plus rapidement, augmenter les revenus, le nombre de clients et en même temps libérer du temps pour des choses plus intéressantes - les pigistes doivent constamment améliorer leur efficacité personnelle.
Les hommes d'affaires. Cette catégorie comprendra tous ceux qui possèdent de l’argent, quel qu’en soit le type, ainsi que les directeurs et cadres supérieurs de grandes entreprises. En réalité économie moderne, les hommes d’affaires et les cadres supérieurs disposent d’un temps très limité pour résoudre des problèmes importants.
De plus, ils ont plus de responsabilités que les employés ordinaires. C'est pour trouver du temps pour tout, et se réserver quelques heures de plus pour la vie en dehors du travail, qu'il faut développer son efficacité personnelle.
Étudiants. Toute personne qui apprend quelque chose peut être incluse dans cette catégorie. Qu'il s'agisse de l'école ou d'un cours de comptabilité de deux mois, la tâche principale de ces personnes est d'exploiter pleinement leur potentiel académique.
Obtenez la quantité maximale informations utiles, le filtrer des déchets inutiles et le rendre apte à être utilisé à ses propres fins - c'est une tâche dont la mise en œuvre est influencée par l'efficacité personnelle.
Quand l’efficacité personnelle se forme
L’efficacité personnelle d’une personne est un facteur subjectif. Il commence à se former à l'âge préscolaire et atteint son apogée entre 19 et 25 ans, époque où les gens commencent tout juste à travailler, en utilisant tout ce qu'ils ont reçu au cours de leurs études.
Mais toute la base s'acquiert à l'école, où se manifeste le même multitâche des élèves : ils doivent faire leurs devoirs, faire ce qu'ils veulent, surfer sur les réseaux sociaux, sortir avec leurs amis, accomplir les tâches de leurs parents à la maison, et bientôt. C'est durant cette période que les priorités sont fixées.
Mais cela ne signifie pas qu’il soit impossible d’accroître son efficacité personnelle à un âge plus avancé. C'est après 23-25 ans que les gens réfléchissent à la manière d'augmenter leur efficacité afin de consacrer du temps à leur famille et d'en laisser un peu pour leurs loisirs.
C’est pourquoi il est nécessaire d’améliorer sa propre efficacité le plus tôt possible, mais même à un âge plus avancé, on ne peut pas dire qu’une personne ne sera pas capable de se changer et de commencer à être plus efficace.
La base de l’efficacité personnelle est constituée de trois facteurs :
- Fixer des objectifs;
- L'utilisation des ressources;
- Socialisation.
Fixer des objectifs est le facteur le plus important des trois. Pour travailler efficacement, vous devez comprendre pourquoi vous le faites. Un objectif bien fixé est la base du résultat. Dans le même temps, il est important de fixer des objectifs intermédiaires. La période la plus courte pour un objectif doit être de 1 jour.
L'utilisation des ressources. Comparer l’efficacité personnelle avec l’économie est ici parfait. L'économie est la science de l'usage Quantité limitée ressources pour répondre aux besoins. Si nous faisons une analogie avec une personne, alors chacun dispose de sa propre réserve de ressources qui doivent être utilisées pour atteindre ses objectifs.
Socialisation. C’est aussi un facteur assez important. Il est responsable de la communication et de la mise en œuvre des objectifs de la société. Chaque jour, une personne rencontre inévitablement d'autres personnes, qui influencent également la réalisation de ses objectifs, tout comme elle-même.
C'est pour développer la capacité d'atteindre les objectifs que vous devez apprendre à nouer des relations avec les gens et vous assurer qu'ils aident à atteindre les objectifs d'une manière ou d'une autre.
Une personne qui souhaite développer son efficacité personnelle doit évoluer dans ces trois directions :
- Apprenez à définir correctement vos objectifs ;
- Essayez d'utiliser vos ressources plus judicieusement pour les atteindre ;
- Interagissez avec les gens pour mettre en œuvre vos plans.
Méthodes pour augmenter l’efficacité personnelle
Il existe de nombreuses méthodes pour augmenter l'efficacité personnelle, mais elles disent toutes la même chose. Nous avons rassemblé pour vous les 10 moyens les plus populaires pour augmenter votre efficacité personnelle, et en suivant au moins la moitié d'entre eux pendant plusieurs mois, vous êtes assuré de constater une augmentation de vos performances.
Planification
L’un des moyens les plus importants d’augmenter votre efficacité est de planifier judicieusement votre journée. C’est l’une des principales compétences qui peuvent augmenter vos performances tout au long de la journée.
Abraham Lincoln était un homme vraiment brillant qui n'était capable d'atteindre les objectifs les plus ambitieux que grâce à son efficacité personnelle. Il travaillait presque toujours au maximum, ce qui le distinguait de tous ceux qui l'empêchaient d'atteindre ses objectifs.
Travailler selon votre objectif est le principal domaine sur lequel vous devrez travailler en premier. Il est préférable d'écrire vos objectifs sur du papier ordinaire - cela les rend plus tangibles. Il est préférable d’avoir un journal d’objectifs avec vous et de le consulter périodiquement.
Mais les projets pour la journée ne sont que la pointe de l’iceberg. Les objectifs doivent également être fixés sur des périodes plus longues. En outre, une personne devrait avoir un objectif - une mission avec laquelle elle devrait s'aligner. Il s’agit généralement d’un objectif ambitieux qui peut prendre presque toute une vie.
Dans le même temps, l’élaboration d’une mission compétente est la première étape pour devenir efficace.
Il est également conseillé d’avoir avec vous une feuille de papier avec vos principaux objectifs et votre mission. Cela aidera à répondre à la question : « Pourquoi est-ce que je fais cela en ce moment » et fournira également une motivation supplémentaire pour le travail.
Priorisation
La priorisation est une compétence importante à acquérir dès que vous apprenez à définir vos objectifs. Établissez des priorités – décidez quelle tâche doit être accomplie en premier et laquelle après. Organiser une telle séquence vous permet de décider des questions les plus importantes en début de journée. tâches importantes en utilisant un maximum de ressources, laissant moins d'efforts aux ressources secondaires.
Mark Twain a déclaré : « Si vous mangez une grenouille en début de journée, le reste de la journée s'annonce merveilleux. Après tout, tu as déjà fait toutes les choses les plus difficiles.
Autrement dit, vous devez accomplir une tâche importante et complexe à la fois, sans la reporter longtemps. Après cela, tout le reste ne semblera plus si difficile et vous pourrez tout terminer sans trop d'effort.
Les psychologues partagent également un point de vue similaire. Chez une personne après avoir effectué tâche difficile il y a une poussée d'endorphines - l'hormone de la joie, et par conséquent - une augmentation de l'approvisionnement interne en ressources. Autrement dit, après une tâche difficile, vous entreprendrez volontiers quelque chose de moins difficile. En même temps, la tâche la plus agréable doit être laissée pour la fin. S’efforcer d’y parvenir augmentera également vos performances.
La priorisation vous permet de choisir la grenouille la plus grande et la plus méchante, puis la grenouille légèrement plus petite, et ainsi de suite.
Concentration de l'attention
L'une des méthodes les plus complexes qui permet d'accélérer au maximum l'efficacité personnelle.
Concentration – la capacité de se concentrer sur quelque chose de spécifique. Autrement dit, lorsque vous accomplissez une tâche, vous n'êtes pas distrait par des choses superflues, vous vous consacrez entièrement au travail et le terminez beaucoup plus rapidement.
Le problème de la concentration est aujourd'hui l'une des questions les plus urgentes auxquelles les psychologues attachent de l'importance.
Quelques statistiques :
- La durée moyenne pendant laquelle un enfant se concentre sur une chose est de 7 minutes. Pour un adulte, ce chiffre peut atteindre 40 minutes.
- Après 40 minutes d'un même type de travail, aussi créatif soit-il, une perte de concentration et une baisse des performances surviennent. Cela a un impact négatif sur l’efficacité personnelle.
Il existe aujourd'hui plusieurs méthodes pour améliorer la concentration, mais le principe est le même : il faut périodiquement faire des pauses et, après de longues périodes passées à faire la même chose, changer de domaine d'activité. L'un des plus anciens, mais méthodes efficaces maintenir la concentration - la méthode Pomodoro.
L'essence de la méthode est que vous devez vous engager dans un type d'activité pendant 25 minutes, puis vous reposer pendant 5 minutes. Après avoir effectué 4 fois ce cycle Pomodoro, vous devez changer d'activité, même si le travail n'est pas terminé. Et après 1 à 2 cycles, revenez-y et terminez le travail.
Il existe de nombreuses autres méthodes que vous pouvez découvrir en ligne.
Abandonner progressivement les gadgets au travail
Cela découle du paragraphe précédent. Téléphones portables et les comprimés affectent négativement la concentration. Ils obligent une personne à se laisser constamment distraire par des informations inutiles. Les gadgets au travail ne doivent être utilisés que pour communiquer.
Limiter le temps passé sur les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un outil idéal pour réduire l’efficacité personnelle. Ils emportent grande quantité du temps sans rien apporter en retour. Afin d'utiliser rationnellement votre personnel et temps de travail, vous devrez vous limiter au maximum en termes de réseaux sociaux.
Passez le moins de temps possible sur VKontakte ou Odnoklassniki et vous remarquerez que vous avez beaucoup plus d'opportunités de faire ce que vous aimez vraiment.
Suivi de votre bien-être
Une mauvaise santé est l'une des raisons pour lesquelles une personne ne peut pas utiliser son potentiel maximum. Pendant la maladie, une personne sera pratiquement inutile au travail, car elle ne sera pas en mesure d'effectuer les tâches quotidiennes aussi rapidement et efficacement qu'auparavant.
Par conséquent, il ne faut pas oublier qu'il est parfois préférable de passer 1 à 2 jours pour enfin récupérer que de travailler en étant malade pendant 1 à 2 semaines, réduisant ainsi votre efficacité.
Cela ne fait pas de mal non plus de bien se détendre avant de commencer à travailler. Un bain chaud peut être une excellente option pour cela. Pour les amateurs d’arts orientaux, la méditation peut être un véritable salut. Pendant ce temps, le corps humain repose mode accéléré, et littéralement après 20 minutes de méditation, vous ressentirez un véritable élan de force.
Entrer dans l'état de flux
Flow - le nom d'un plutôt intéressant état psychologique personne, qui se caractérise par des performances optimales. Dans un tel état, une personne est capable de donner le maximum, voire de dépasser ses propres limites.
Pour entrer dans le flux, vous pouvez utiliser des stimulants internes ou externes. Les stimulants internes incluent tout ce qui concerne la motivation personnelle d’une personne. Les stimulants externes comprennent tout ce qui, d'une manière ou d'une autre, peut amener une personne à se calmer et à s'adapter à l'ambiance souhaitée.
Convient pour cela :
- Des locaux adaptés ;
- Bain chaud;
- Méditation.
Avec les stimulants internes, les choses sont un peu plus compliquées. Ils sont individuels pour chaque personne, mais ils sont similaires sur un point : ils provoquent une charge positive d'émotions, ce qui vous permet de vous concentrer longtemps sur une chose. Ils concernent également la motivation interne. Renseignez-vous simplement sur vos leviers de motivation et vous pourrez facilement vous influencer et entrer dans un état de flow.
Savoir se reposer
C’est l’une des compétences les plus importantes que la plupart des gens ont perdues. Comme on dit, dans la plupart des dictionnaires, le repos est un changement d'activité. Par conséquent, vous ne pouvez pas vous détendre simplement en vous allongeant sur le canapé. Vous devez faire quelque chose de différent qui utilise vos autres muscles et capacités.
Changer le type d'activité est ce que vous devriez apprendre dans court instant. Si vous travaillez avec vos mains, jouez aux échecs, au poker, forcez votre cerveau à réfléchir. Si votre travail implique un travail mental, tout se fait exactement à l'opposé : vous avez besoin de vous reposer, de solliciter physiquement le corps, sans lui laisser beaucoup de temps pour réfléchir.
Il existe une idée fausse très répandue selon laquelle les personnes qui travaillent beaucoup sur ordinateur peuvent se détendre en surfant sur les réseaux sociaux. Mais c'est loin d'être vrai. Le temps passé devant l'ordinateur affecte négativement les muscles oculaires, ainsi que le cerveau, qui est obligé de filtrer d'énormes flux d'informations.
Arrêtez de surmener
Ce point concerne la santé, mais il convient de le souligner séparément. Chaque personne doit clairement comprendre sa limite - la quantité de travail effectué, après quoi il nuira à son corps.
Nous savons que les capacités du corps humain sont assez vastes et qu’il n’est pas rare de dépasser ses propres limites, notamment lorsqu’il s’agit de travaux urgents et importants. Mais les conséquences de tels cas ne sont pas positives.
Afin de refuser avec compétence les heures supplémentaires, il vous suffit de découvrir expérimentalement votre redistribution - cet état où plus rien ne fonctionne, le travail va 2 à 3 fois plus lentement et la fatigue physique vous déséquilibre tout simplement. Et la prochaine fois, lorsque vous atteindrez une quantité de travail similaire, vous devrez ralentir et la mettre de côté pendant un moment, après vous être reposé.
Apprendre à déléguer des pouvoirs
Cela s'applique dans une plus large mesure aux employés occupant des postes de direction. La plupart des patrons, en particulier les patrons de la vieille école, essaient d'effectuer seuls la majeure partie du travail de l'entreprise. Et c'est faux. Après tout, un manager occupé dans une entreprise devient un travailleur, mais un travailleur qui prend une décision ne deviendra pas un manager.
C'est pourquoi il est préférable de créer une structure hiérarchique claire, avec une liberté de choix pour chaque maillon - pour transférer une partie des pouvoirs qui vous appartiennent au reste, les maillons de travail inférieurs. Cela vous permettra de vous soulager et d'augmenter l'efficacité de chaque maillon et employé.
L’efficacité personnelle d’un leader est sur laquelle repose toute l’entreprise. Plus son unité de contrôle fonctionne efficacement, plus décisions de gestion peut être acceptée, et meilleure sera la situation économique de l’entreprise.
Ce sont des méthodes assez simples qui sont connues de presque tout le monde. Mais leur mise en œuvre peut nécessiter un temps considérable. Pour en tirer le meilleur parti, vous devez faire de ces méthodes vos habitudes.
La paresse et la peur du changement comme obstacles au succès
La paresse est le moteur proverbial du progrès. En fait, c'est l'un des principaux freins qui empêchent une personne d'avancer. Avec cela vient la peur. Et c’est surtout la peur du changement.
Une personne a peur de perdre sa stabilité dans un nouvel environnement. Et la stabilité pour la majorité les gens modernes– l’un des principaux aspects d’une vie réussie.
En même temps, si la paresse est quelque chose contre laquelle on peut et doit lutter, et que tout le monde le comprend, alors la peur du changement est presque insurmontable à elle seule.
Un excellent moyen de lutter contre la paresse est de développer les habitudes des personnes qui réussissent. L’une des méthodes les plus importantes que vous devriez suivre dans la vie est d’observer ce que font les personnes qui réussissent et de l’intégrer dans votre vie.
Une autre excuse populaire est l’âge.
Ne nous concentrons pas là-dessus Attention particulière, nous donnerons juste quelques exemples de personnes qui ont réussi et qui ont réalisé leurs idées à un âge assez avancé :
- Suze Orman est l'une des plus célèbres écrivains américains. Elle a travaillé comme serveuse jusqu'à l'âge de 30 ans. Le succès n'est venu qu'après 40 ans ;
- Harrison Ford - Assez célèbre réalisateur. Jusqu'à l'âge de 30 ans, il travaille comme charpentier ;
- JK Rowling est l'auteur des livres Harry Potter. À 31 ans, elle vivait toujours de l’aide sociale ;
- Ray Kroc est l'actuel propriétaire de la chaîne McDonald's. Jusqu'à l'âge de 52 ans, il travaille comme voyageur de commerce ;
- Henry Ford, pas besoin d'expliquer qui il est. Ce n'est qu'à l'âge de 40 ans qu'il parvient à lancer sa première usine automobile.
Et il existe des centaines et des milliers d’exemples de ce type dans le monde. Ce chiffre - 30 ans, après quoi une personne devient si difficile à gravir, ne reste, selon les statistiques, qu'un chiffre. Il n'est jamais trop tard pour commencer à avancer.
Bien entendu, l’âge rend le cerveau moins souple, les informations deviennent plus difficiles à assimiler et les nouvelles compétences s’acquièrent avec beaucoup de difficulté. C'est vrai, il y a une chose. Ce sera typique de ceux qui ont tout simplement arrêté de se développer après avoir obtenu leur diplôme d'école ou d'institut.
Si une personne prête attention à sa personnalité, étudie de nouvelles informations, découvre de nouvelles questions qui l'intéressent, alors avec une probabilité de 100 %, son cerveau ne fonctionnera pas plus mal qu'à l'école jusqu'à l'âge de 50 à 70 ans.
Ce n'est pas un hasard si nous avons abordé la question du succès. Après tout, la majorité des lecteurs qui ont ouvert cet article s’attendent à ce qu’une efficacité personnelle accrue les mènera au succès.
Et dans la plupart des cas, les critères de réussite sont : bien-être financier, bonne santé et famille. C’est l’efficacité personnelle qui est responsable du chemin vers le succès d’une personne. Plus vous utilisez efficacement vos ressources internes, plus vous avez de chances de faire partie des personnes qui réussissent réellement.
Efficacité personnelle et auto-éducation
Ici, nous devons aborder la question de l'éducation et de l'auto-éducation. Commençons par le fait que de nombreuses personnes dans leur vie ont réfléchi plus d'une fois à l'efficacité personnelle, même si elles l'ont appelée par des mots différents.
Ils ont beaucoup lu sur Internet et acheté divers livres sur la façon de devenir riche, célèbre et prospère. Et une illustration assez frappante de toute cette littérature sera l'œuvre d'Evgeny Gordeev - "Comment gagner un million". Le livre comprend 200 pages, dont 100 sont occupées par la répétition sans fin du mot « travail », et les 100 restantes sont alignées selon le plan. C'est le livre le plus véridique sur la façon de devenir une personne riche et prospère.
Autrement dit, vous devez comprendre une fois qu'il n'existe pas de pilule magique qui vous rendra soudainement prospère et riche. Vous devez vous développer et l’une des principales orientations est de maximiser votre propre efficacité. Dès l'enfance, les gens sont entourés de connaissances inutiles sans qu'on leur enseigne la chose la plus importante : comment se fixer des objectifs, utiliser leurs propres ressources et les atteindre. C’est pourquoi la première chose que vous devez apprendre si vous voulez réussir est d’utiliser vos propres ressources.
Efficacité personnelle et zone de confort
Le titre d’un autre livre explique comment gérer votre zone de confort : « Sortez de votre zone de confort. Changer votre vie. 21 méthodes pour augmenter l'efficacité personnelle" de Brian Tracy. Afin d’augmenter votre efficacité personnelle, vous devrez sortir de votre zone de confort et entrer dans le monde réel le plus tôt possible.
Une personne ne peut pas atteindre le maximum si elle stagne. Bien sûr, votre zone de confort est ce qui vous rend vraiment calme et même heureux. En même temps, vous marquez le pas et vous n’obtenez pas plus.
Les gens qui réussissent ne restent jamais dans leur zone de confort, ils avancent sans cesse. Un exemple frappant- Fondateur de la marque Virgin - Richard Branson. Une personne qui a choisi 7 types d'activités pour son entreprise et qui continue de développer son activité.
Bien sûr, sortir de sa zone de confort comporte des défis. C’est d’abord la peur de l’échec. Le deuxième obstacle est la paresse. Troisièmement, le mauvais environnement. Ces trois facteurs affectent négativement l’efficacité personnelle, vous empêchant d’utiliser votre plein potentiel. C'est pour faire de votre mieux, vous fixer des objectifs ambitieux et les atteindre, vous devez utiliser des méthodes pour augmenter l'efficacité, les mettre en œuvre dans votre vie et augmenter vos performances au maximum.
Efficacité personnelle dans l'entreprise
De l'efficacité personnelle d'un individu, passons à l'ensemble d'une entreprise ou d'une entreprise.
L’efficacité des salariés d’une entreprise n’est plus une question de psychologie, mais d’alphabétisation. C'est pourquoi un bon leader doit travailler dans plusieurs domaines à la fois - étudier la psychologie appliquée (méthodes pour influencer les gens) et connaître les bases du management. Cette combinaison vous permettra de gérer les personnes avec compétence et de les pousser dans la bonne direction.
La méthodologie pour améliorer l’efficacité des employés n’est pas très différente de l’efficacité personnelle d’un individu. Dans le même temps, il sera nécessaire de construire un système compétent qui permettra de récompenser les travailleurs efficaces et d'influencer d'une manière ou d'une autre ceux qui ne travaillent pas au maximum.
Les systèmes de motivation peuvent être complètement différents - du monétaire (qui n'est pas assez efficace) à l'idéologique (le plus efficace).
Considérons deux extrêmes : et la motivation idéologique. Vous pouvez motiver avec de l'argent pour mener à bien votre travail ou pour dépasser le plan. Mais il existe un inconvénient important : pour certains travailleurs, l'argent n'est pas la principale motivation et peut-être qu'ils ne vont pas travailler à cause de cela.
La motivation idéologique est la capacité d'inspirer vos employés de manière à ce qu'ils s'imprègnent de l'idée de l'entreprise et arrivent de manière indépendante à la conclusion : ils doivent travailler au maximum pour aider leur employeur à atteindre ses objectifs. C'est assez compliqué, mais manière intéressante, ce qui minimise le coût de récompenses en argent, mais augmente l'efficacité des travailleurs.
Mais en forme pure Il est presque impossible de trouver deux de ces méthodes de motivation. Les employeurs doivent donc combiner plusieurs approches : accorder des primes aux salariés particulièrement distingués et déclarer leurs objectifs élevés lors des assemblées générales.
Une petite astuce pour les hommes d'affaires : un énoncé de mission compétent est un excellent moyen de motiver les employés. Plus la mission de l’entreprise est grande, intéressante et « blanche », plus les salariés sont prêts à y croire et à tout donner.
En plus de la mission, un excellent moyen de motiver le personnel est de montrer l’exemple. L'histoire du top manager Lee Iacocca mérite attention à cet égard. Ce haut dirigeant a pris sur lui de sortir Chrysler de la crise. Et pour montrer à tous les employés qu'il fait partie de l'équipe, il s'est fixé un salaire de 1 $ par année.
Ce sont bien sûr des extrêmes, et cette méthode est populaire depuis longtemps et est déjà quelque peu éculée. Mais principe principal c'est clair : si vous voulez inciter vos collaborateurs à faire de leur mieux, montrez-leur comment le faire.
Conclusion
L’efficacité personnelle est la capacité d’une personne à accomplir les tâches qui lui sont assignées le plus efficacement possible et dans un court laps de temps. L'efficacité personnelle est la base réussite dans la vie, sans lequel l’individu moyen ne pourra jamais gravir l’échelle sociale.
La psychologie de l’efficacité personnelle au XXIe siècle est telle qu’une personne doit se protéger des flux excessifs d’informations inutiles. C’est pourquoi une diminution de l’efficacité personnelle doit être associée à des distractions et à la création d’objectifs incorrects.
Les méthodes pour augmenter l'efficacité personnelle sont assez simples : elles incluent toutes, à un degré ou à un autre, la concentration sur une tâche spécifique, la priorisation et un équilibre entre charge de travail et surmenage.
Vous devez augmenter votre efficacité personnelle en développant certaines habitudes dont l'acquisition aura un impact positif sur vos performances et apportera des résultats positifs tant dans la vie que dans votre carrière.
Les indicateurs de performance des employés de l'entreprise sont ceux auxquels vous devez accorder une attention particulière. Faire en sorte que chaque employé donne le meilleur de lui-même est la tâche principale du personnel de direction.
Ils sont quatre conditions obligatoires, qui sont nécessaires pour mettre en œuvre avec succès le concept de Lean Manufacturing au bureau. Vous devez toujours vous en souvenir et les mettre en œuvre, quelle que soit l’étape de transformation à laquelle vous vous trouvez. Sans eux, vous ne réussirez pas. Chacune des conditions implique que vous essayiez de comprendre vos collaborateurs, de leur expliquer les nouveaux principes de travail et de les impliquer dans la mise en œuvre du nouveau concept. Ces quatre conditions représentent le fondement sur lequel tout le reste reposera.
Condition 1. Modèle « Comportement – Attitudes – Culture »
Cette condition minimisera la résistance du personnel au changement. La première étape dans la mise en œuvre des principes de production Lean consiste à changer le comportement de vos employés si vous souhaitez créer une culture d’amélioration continue dans tous les processus de votre organisation. Vos employés doivent comprendre qu'apporter des changements positifs (c'est-à-dire mettre en œuvre des principes Lean) aidera l'organisation à réussir à long terme.
Cette condition aidera vos employés à comprendre pourquoi les procédures opérationnelles de l'organisation peuvent ne pas être entièrement efficaces. À mesure qu’une entreprise se développe et que sa charge de travail augmente, la réduction des déchets devrait devenir une priorité absolue dans tous les domaines de ses opérations. Les salariés de l’entreprise doivent reconnaître que chaque type de démarche administrative entraîne des coûts. Dans la section sur la deuxième condition, nous expliquerons comment communiquer au personnel le besoin de changement.
Condition 3. Sept types de pertes
Les outils et principes de production Lean aident les organisations à identifier et à éliminer sept types de gaspillage. Le vieil adage : « Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas voir » peut être reformulé ainsi : « Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne comprenez pas ». Il est essentiel que les employés acquièrent des connaissances de base sur les pertes et apprennent à les comprendre.
Condition 4 : Engagement de la direction
La mise en œuvre des principes de production Lean doit se faire de haut en bas. Gestionnaires la haute direction doit être engagé à cent pour cent en faveur d'un changement positif dans l'entreprise et convaincu à cent pour cent que pour maintenir les succès existants ou atteindre de nouveaux sommets, il est nécessaire de créer une entreprise Lean. La collaboration entre la direction à la tête de l'organisation et les employés intéressés par le changement est la clé pour garantir que les principes Lean soient non seulement adoptés, mais deviennent également partie intégrante de la stratégie de développement à long terme de l'entreprise.
Condition 1. Modèle « comportement - opinions - culture »
Pour réussir à améliorer un processus, il est essentiel de comprendre le comportement et les attitudes des personnes travaillant au bureau ou sur une tâche donnée.
Dans les années 1990. Aux États-Unis, des concepts tels que « travail d'équipe », « groupes de travail autonomes », « implication des employés », « équipes responsabilisées », etc. sont apparus. Les groupes de travail autonomes composés de salariés ordinaires étaient censés changer la culture organisationnelle des entreprises. Le contrôle strict de la part des managers appartient au passé et les salariés participent de plus en plus à la gestion de l'entreprise. L'idée était bonne, mais il n'y avait pas suffisamment d'outils pour atteindre les résultats souhaités. Néanmoins, au cours de tels projets, nous avons réussi à apprendre beaucoup de choses utiles.
Lors de la mise en pratique de concepts tels que « chef d'équipe », « travail d'équipe » et « groupes de travail autonomes », les gens ont été confrontés à la question de savoir ce qu'il fallait faire exactement et comment.
L’autonomisation seule (sans outils spéciaux) n’a pas apporté les résultats escomptés. Il y a eu quelques succès, mais ils n’ont été soutenus par rien et, par conséquent, l’initiative s’est rapidement évanouie.
Le graphique montre que les managers américains ont d’abord essayé de changer culture d'entreprise, dans l'attente d'un changement ultérieur dans les points de vue et le comportement des subordonnés. En examinant de plus près les concepts de Lean Manufacturing et le système de production Toyota, les chercheurs ont découvert une approche complètement différente. Ils ont constaté que lorsque des outils de production allégée étaient utilisés, le comportement des gens changeait d'abord lorsqu'ils cherchaient à identifier et à éliminer le gaspillage. Une fois que les travailleurs ont commencé à sentir qu'ils pouvaient contrôler leur domaine, réduire les pertes et faciliter leur travail, leur point de vue a changé : ils ont compris la nécessité d'une amélioration continue de tous les processus. Parallèlement aux opinions de chaque employé, la culture de l’organisation dans son ensemble a radicalement changé. Le principe principal du travail n'était pas d'identifier les erreurs, mais de les prévenir, ce qui est en fait l'essence même de la production au plus juste.
Le modèle Comportement-Attitude-Culture, qui repose sur la philosophie lean, est simple. Sa mise en œuvre nécessite des efforts constants tant de la part de la direction que des salariés ordinaires. Il est difficile de briser les habitudes développées au travail. Pour qu’une organisation grandisse, il faut de la discipline, de la détermination et de la persévérance. Les premiers petits succès serviront d'impulsion aux changements de comportement et d'attitude des gens face aux changements dans l'ensemble de la culture organisationnelle.
Possession de connaissances
Un autre point important concernant l'approche traditionnelle de l'organisation du travail de bureau est qu'en règle générale, un employé individuel de l'entreprise est détenteur de 80 % des connaissances sur un processus particulier. Cela peut causer des problèmes si cet employé tombe malade, part en vacances ou en affaires, change d'emploi ou démissionne. Dans ces cas, le travail ne peut pas être terminé. La spécialisation étroite du personnel et la concentration des connaissances entre une ou quelques personnes peuvent constituer de sérieux obstacles au développement d'une entreprise.
Puisque dans les cas où les managers n'ont pas les connaissances nécessaires (ils ne comprennent pas bien un processus particulier), ils ne peuvent apporter qu'un soutien à leurs subordonnés, l'efficacité de l'organisation est compromise pour les raisons suivantes :
Construire un bureau Lean comprend (sans toutefois s'y limiter) :
- L’accent est mis sur les processus et non sur les personnes.
- Les connaissances organisationnelles se transfèrent facilement d’une personne à une autre.
- Il existe une compréhension détaillée des processus de travail, ce qui permet un meilleur contrôle et une amélioration continue.
- La connaissance des processus est standardisée pour garantir une uniformité maximale.
- Les pertes sont identifiées et éliminées au fur et à mesure qu’elles surviennent (quotidiennement, horairement et minutieusement).
Ces cinq principes permettront à l'employé de mieux comprendre non seulement propre travail, mais aussi le travail que font ses collègues. Cela garantit que la connaissance des processus est partagée au sein du groupe.
Le changement ne se produit pas du jour au lendemain. Tout changement doit être mis en œuvre par étapes.
Première étape. Convaincre les autres et définir la bonne direction
Dans la plupart des cas, les employés de l'entreprise sont porteurs de 80 % des informations sur les processus, et les managers (ou l'organisation) - 20 %. Cette étape explique également pourquoi l’organisation devrait être détentrice des connaissances. Cela peut prendre jusqu'à six mois.
Deuxième étape. Organisez votre flux de travail
Les employés ne contrôleront que 50 % des connaissances sur les processus, tandis que les managers (ou l'organisation) contrôleront les 50 % restants. Les outils permettront de systématiser les connaissances des employés et de les transférer à l'organisation afin que les changements positifs soient ressentis par tous. Cette étape peut durer de six mois à un an.
Troisième étape. Enregistrez vos résultats
À la troisième étape de la transition vers la création d'un bureau Lean, les employés de l'entreprise commenceront, inaperçus, à participer quotidiennement à l'amélioration continue de tous les processus commerciaux. 80 % des connaissances seront désormais structurées dans le cadre de la nouvelle approche du travail. Il est difficile de croire que 100 % des connaissances sur les processus peuvent se trouver au sein d'une organisation. A ce stade, il est nécessaire d’entamer le processus de documentation progressive et systématique des connaissances.
Le facteur clé de succès lors de la mise en œuvre du concept de Lean Manufacturing au bureau, ainsi que dans le maintien des résultats obtenus, est l'amélioration continue et quotidienne. À mesure que le comportement de vos employés évolue, vous devrez introduire des récompenses pour reconnaître les changements. Les personnes qui s’adaptent facilement au changement l’accepteront rapidement nouveau système. Ils verront immédiatement ses avantages. Ceux qui s’adaptent lentement au changement peuvent résister et s’accrocher aux vieux principes. Soyez patient : tôt ou tard, le nouveau concept parlera de lui-même et les collaborateurs en ressentiront les bénéfices. Vous ne pouvez pas migrer vers un bureau Lean d’un seul coup. Vous devez prendre de nombreuses petites mesures progressives chaque jour.
Condition 2. Justification économique de la transition vers les méthodes Lean
Pour qu’une entreprise reste compétitive à l’échelle mondiale, les dirigeants doivent se concentrer sur les coûts. Les dépenses administratives ou de bureau représentent l'essentiel du coût d'un produit ou d'un service. Les frais administratifs s'élèvent généralement à 60 à 80 % du prix final du produit. Pour rester compétitives, les entreprises réduisent considérablement leurs coûts administratifs. Toyota a créé toute une philosophie de réduction des coûts. Les conditions du marché (la constante de l'équation) déterminent le prix de vente. Le coût et le profit sont des quantités variables. La volonté des entreprises de réduire leurs coûts internes a incité à améliorer tous les processus commerciaux.
Grâce à la philosophie et aux outils du Lean Manufacturing, toute organisation peut réduire ses coûts internes en éliminant le gaspillage et ainsi rester compétitive sur le marché mondial. Pour éliminer le gaspillage dans les processus administratifs, il faut d’abord l’identifier, ce qui nécessite une compréhension détaillée de ce qu’est le gaspillage.
Condition 3. Sept types de pertes
L’objectif du Lean Manufacturing est d’identifier, d’analyser et d’éliminer tous les déchets du processus de production. Le travail visant à éliminer les pertes doit se poursuivre chaque jour, chaque heure, chaque minute. La nouvelle approche est également avantageuse pour le département et ne signifie pas supprimer des effectifs, mais utiliser leur main-d'œuvre à bon escient et augmenter sa valeur pour l'organisation. Par conséquent, la direction de l’entreprise devra peut-être revoir le contenu du travail ou les responsabilités professionnelles du personnel afin qu’ils répondent aux principes d’une production efficace.
Pour mieux comprendre le concept de Lean Manufacturing, il faut d’abord comprendre le gaspillage. Il est important d'identifier les pertes au niveau le plus bas.
Les déchets sont toutes les opérations qui nécessitent du temps et des ressources, mais qui n’ajoutent pas de valeur au produit ou service fini. Le consommateur paie pour la valeur ; Le gaspillage désigne toute transaction effectuée par votre organisation avec un produit ou un service pour lequel vos clients pourraient payer alors qu'ils ne devraient pas le faire. À mesure que les consommateurs prennent de plus en plus conscience des coûts réels des biens et services, ils attendent des entreprises qu’elles optimisent leurs coûts et éliminent le gaspillage. Les clients exigent des prix stables et des prix plus bas grâce aux économies réalisées. Les pertes de l'organisation doivent être payées par les consommateurs. À la suite de tout cela, nous constatons que :
- le coût quotidien du traitement diffère selon les hôpitaux ;
- les frais de traitement d'une demande de prêt hypothécaire, ainsi que les taux hypothécaires, varient considérablement selon les différents établissements de crédit ;
- il existe une grande diversité dans les frais de scolarité dans les établissements d'enseignement supérieur ;
- annuel taux d'intérêt selon différents cartes de crédit diffère beaucoup;
- Le prix d'un projet de construction particulier proposé par différents entrepreneurs peut varier considérablement.
Une telle variabilité dans tous ces exemples et bien d’autres découle du montant de la perte qui est « acceptable » pour une organisation (quelle que soit la façon dont elle est définie).
1. Surproduction
Effectuer un certain type de travail avant qu’il ne soit nécessaire est un gaspillage. Il s’agit du pire type de gaspillage, car la surproduction entraîne d’autres pertes.
Exemples de surproduction :
- compiler des rapports que personne ne lit et dont personne n'a besoin ;
- faire des copies supplémentaires de documents ;
- envoyer plusieurs fois le même document par email ou fax ;
- saisir des informations répétitives dans plusieurs documents ;
- réunions inutiles.
Outils pour éliminer la surproduction :
- temps takt ;
- pas;
- travail standardisé;
- équilibrage de la charge de travail ;
- étudier la nécessité d'une opération particulière.
2. Attente (temps d'attente)
Toute attente (de personnes, de signatures, d'informations, etc.) est une perte. Ce type de perte peut être comparé à une pomme facile à atteindre, à cueillir et à utiliser aux fins prévues. Souvent, nous ne considérons pas le papier dans le bac d’arrivée comme une source de déchets. Cependant, rappelez-vous combien de fois nous parcourons ce bac pour essayer de trouver quelque chose dont nous avons besoin ? Combien de fois commencez-vous quelque chose avant de le terminer ? Pour se débarrasser de ce type de perte, il faut suivre le principe du « fini et classé (ou jeté) ».
Exemples de pertes du deuxième type :
- un grand nombre de signatures et autorisations obligatoires ;
- dépendance à l'égard d'autres employés pour effectuer des tâches ;
- les retards dans l'obtention d'informations;
- problèmes logiciels ;
- exécution des tâches par différents départements ;
Outils pour éliminer les pertes du deuxième type :
- pas;
- coursiers;
- Système de gestion documentaire.
3. Mouvement
Tout mouvement de personnes, de documents et/ou de communications électroniques qui ne crée pas de valeur est un déchet. Ce type de gaspillage est dû à un mauvais agencement des bureaux, à des équipements de bureau défectueux ou obsolètes et au manque de matériel nécessaire. Ces pertes sont insidieuses et invisibles dans les processus de bureau qui n'ont pas été analysés pour d'éventuelles améliorations. Quel que soit le secteur, vous pouvez trouver des employés dans une entreprise qui semblent « occupés » mais qui n’ajoutent pas réellement de valeur au produit ou au service. Les outils de production Lean peuvent vous aider à identifier, réduire et/ou éliminer les déchets de type 3.
Exemples de pertes du troisième type :
- rechercher des fichiers sur votre ordinateur ;
- rechercher des documents dans un classeur ;
- relisant constamment des ouvrages de référence à la recherche d'informations ;
- exécution d'une tâche par différents départements en l'absence d'interaction efficace ;
- manque de responsabilité dans l’accomplissement d’une tâche.
Outils pour éliminer les pertes du troisième type :
- travail standardisé;
- réaménagement de l'espace de travail;
- système de traction et supermarché ;
- suivi des documents.
4. Déménager
Le mouvement inutile des documents affecte le temps nécessaire pour effectuer tout travail au bureau. Même avec un accès facile à Internet et au courrier électronique, les clients reçoivent souvent des documents de peu ou pas de valeur. Pour organiser un travail efficace, il est important de réduire ou d'éliminer ce type de gaspillage, pour lequel tous les travaux doivent être divisés en opérations séquentielles et situées le plus près possible les unes des autres. Si vous ne pouvez pas vous débarrasser du déplacement de documents entre les processus, il doit alors être automatisé autant que possible. Posez-vous des questions, par exemple : « L'aménagement du bureau est-il optimal ? ou "Le transfert de documents d'une étape de travail à une autre est-il automatisé ?"
Exemples de pertes du quatrième type :
- envoyer des documents inutiles ;
- enregistrement trop fréquent des documents en cours ;
- trop d'adresses dans la liste de diffusion ;
- transmission manuelle des documents à l'étape suivante des travaux ;
- exécution d'une tâche par plusieurs départements ;
- une mauvaise priorisation.
Outils pour éliminer les pertes du quatrième type :
- répartition uniforme de la charge de travail ;
- cartographie de la chaîne de valeur ;
- flux continu;
- Système de gestion documentaire;
- travail standardisé;
- moyens de contrôle visuel.
5. Surtraitement
Effectuer un travail qui n'est pas requis par les clients internes ou externes constitue le cinquième type de gaspillage. Un traitement excessif ne crée pas de valeur pour le client et ce dernier ne devrait pas avoir à payer pour cela. Dans les démarches administratives, ces pertes sont les plus difficiles à détecter. Pour ce faire, vous pouvez par exemple poser les questions suivantes : « Quelles opérations de base doivent être réalisées pour satisfaire les besoins du client ? ou "Dans quelle mesure représentons-nous clairement les besoins de nos clients ?"
Exemples de pertes du cinquième type :
- rapports ou informations en double ;
- saisir des données répétitives ;
- diffusion de fausses informations ;
- édition constante de documents;
- réunions inefficaces et manque d'ordre du jour ;
- manque de planification claire du projet.
Outils pour éliminer les pertes du cinquième type :
- méthodes de collecte de données ;
- suivi des documents ;
- travail standardisé;
- Système de gestion documentaire.
6. Inventaire (temps)
Des piles de papiers, des articles de papeterie supplémentaires, grand nombre les signatures sur les documents sont toutes des pertes. Ils prennent de l'espace et du temps. Si le traitement d'un document est suspendu jusqu'à sa réception Informations Complémentaires(signatures, etc.) et que la situation change, alors le temps consacré à ce document peut être considéré comme une perte. Dans un environnement de bureau, il existe deux principaux types de déchets qui peuvent être classés comme inventaire : 1) les fournitures de bureau et 2) le temps.
Exemples de pertes du sixième type :
- documents en attente de signature ou de visa ;
- les travaux qui nécessitent l'achèvement d'autres processus pour se poursuivre ;
- documents obsolètes ;
- matériel de bureau obsolète;
- formation insuffisante du personnel de soutien ;
- acheter des fournitures de bureau supplémentaires.
Outils pour éliminer les pertes du sixième type :
- cartographie de la chaîne de valeur ;
- travail standardisé;
- Cartes Kanban pour fournitures de bureau ;
- équilibrer la charge de travail - heijunka ;
- argumentaire visuel ;
- Système de gestion documentaire.
7. Mariage
Les pertes dues à des défauts comprennent tout traitement ayant entraîné des défauts et les traitements supplémentaires nécessaires pour les éliminer. Un défaut (tant interne qu’externe) entraîne un traitement documentaire supplémentaire qui n’ajoute pas de valeur au produit ou au service. Il faut moins de temps pour bien faire un travail du premier coup que pour le refaire. La correction des défauts correspond à des pertes qui augmentent le coût de tout produit ou service, et le consommateur n'a pas à les payer. Des pertes de ce type peuvent réduire considérablement les bénéfices.
Exemples de pertes du septième type :
- erreurs de saisie de données ;
- erreurs dans la fixation des prix ;
- transfert de la documentation incomplète vers les étapes suivantes du traitement ;
- perte de documents ou d'informations;
- informations incorrectes dans le document ;
- organisation inefficace des fichiers sur un ordinateur ou des dossiers dans un classeur ;
- sélection incorrecte des employés pour servir le client.
Outils pour éliminer les pertes du septième type :
- garantir des résultats prévisibles ;
- des moyens de contrôle visuel ;
- travail standardisé;
- Système de gestion documentaire;
- journal des arrêts et des tâches imprévues ;
- courtes réunions d'organisation;
- outils de prévention des erreurs.
8. Utilisation irrationnelle du travail
Dans de nombreux cas, l’utilisation irrationnelle du travail constitue le huitième type de gaspillage. Le travail des individus est mal utilisé lorsque les travailleurs effectuent des tâches qui ne nécessitent pas toutes leurs connaissances, compétences et capacités pour créer de la valeur. Un système de gestion des performances approprié peut réduire considérablement ce type de gaspillage. Développer une stratégie d'entreprise et des méthodes pour affecter les employés aux domaines où ils apporteront le plus d'avantages à l'organisation.
Exemples de pertes du huitième type :
- violation des délais du projet ;
- répartition inégale de la charge de travail en raison d'un personnel insuffisamment qualifié ;
- absentéisme fréquent et roulement élevé du personnel ;
- système de gestion des performances inadéquat ;
- évaluation insuffisante des compétences professionnelles avant l’embauche.
Outils pour éliminer les pertes du huitième type :
- comptabilité des processus de travail;
- travail standardisé;
- Système de gestion documentaire;
- courtes réunions d'organisation;
- justification de la transition vers un bureau lean.
Considérez les questions suivantes.
- Comment puis-je transmettre des informations sur les pertes à tous les employés de l'organisation ?
- Quelles pertes peuvent être rapidement éliminées ?
- Que pouvez-vous faire pour améliorer immédiatement la satisfaction client ?
Ces questions susciteront la réflexion des autres et vous aideront à avoir un dialogue productif sur la perte.
Condition 4 : Implication de la direction
Des entreprises telles que Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE et Nike ont une chose en commun, une caractéristique très importante : un leader incontesté à la tête, que d'autres suivent. Les top managers Bill Gates, Sam Walton et Fred Smith constituent le noyau de leur entreprise. Ils se distinguent par une perspicacité exceptionnelle et ce sont eux qui ont transformé leur entreprise en un empire immortel.
John Maxwell, dans son livre « Les 21 lois irréfutables du leadership », décrit sa première loi, la loi du plafond : « La capacité de diriger détermine le niveau d'efficacité d'une personne (organisation). Un leadership fort améliore considérablement les capacités d'une organisation. Si le leadership est faible, alors les capacités de l’organisation sont limitées. »
Il est important de comprendre que la transition vers le lean management est impossible sans la pleine participation de la direction de l'entreprise. Quand PDG Après avoir lu des articles sur la fabrication au plus juste dans le Wall Street Journal dans l'avion de retour de vacances, avoir dit à son supérieur hiérarchique : « Il y a quelque chose là-dedans », ne signifie pas qu'il est prêt pour un changement à long terme.
La direction de l'entreprise doit être animée par le désir d'amélioration. Le top manager doit participer activement à la mise en œuvre des nouveaux principes. Même si un projet pilote de réingénierie des processus métier implique trois personnes, la haute direction de l'entreprise doit être impliquée. Cette participation comprend :
- allocation des ressources nécessaires;
- participation à la réunion de lancement ;
- consulter l'équipe si nécessaire ;
- manifester de l’intérêt pour les réalisations de l’équipe et assister aux réunions d’équipe;
- récompenser l'équipe en fonction des résultats du travail ;
- soutien aux membres de l’équipe en cas de difficultés.
Il ne s'agit en aucun cas d'une liste exhaustive, mais elle présente les principaux moyens par lesquels la direction d'une entreprise peut démontrer son engagement en faveur du lean management.
Laps de temps
La transition vers un bureau Lean peut prendre de quelques mois à quelques années. Cela dépendra des facteurs suivants :
- Taille de l'organisation. Plus l’organisation est petite, moins cela prendra de temps. Dans les grandes entreprises (plus de 500 employés de bureau) les projets pilotes devraient d'abord être lancés dans un département, puis étendus à l'ensemble de l'entreprise.
- Disponibilité des outils nécessaires.
- Prendre conscience des avantages. La réorganisation du travail de bureau sera couronnée de succès si l'entreprise prend conscience de la nécessité de former le personnel aux métiers connexes, de coopérer entre les départements, d'attirer des généralistes plutôt que des spécialistes restreints, d'utiliser les connaissances organisationnelles et d'encourager les partenariats entre managers et subordonnés.