Un entrepreneur individuel est un sujet d'activité économique et participe aux processus commerciaux sur un pied d'égalité avec les personnes morales. Une partie intégrante Activités commerciales est un flux constant de documents : les personnes morales et les personnes physiques qui gèrent leurs propres entreprises ont besoin de documents qui deviendraient la base pour conclure des transactions, vendre des biens et des services, ainsi que payer des impôts et des taxes au budget de l'État et des paiements obligatoires à fonds hors budget.
Qu'entend-on par documents constitutifs
Les documents constitutifs sont des informations qui se reflètent sous une certaine forme, approuvées par la loi et constituent une base juridique pour la reconnaissance du statut juridique et des activités exercées.
Explication détaillée ce concept est donnée dans le texte de l'art. 52 du Code civil de la Fédération de Russie, mais une définition spécifique du terme n'est pas donnée ici, mais la base de la formation actes constitutifs conçu pour les personnes morales.
Pour les personnes morales, les constituants sont :
- chartes (pour la majorité absolue),
- accords constitutifs (pour les partenariats commerciaux),
- lois fédérales (pour les sociétés d'État).
Selon les documents fondateurs entrepreneur individuel en pratique, il s'agit de documents indiquant l'enregistrement d'un entrepreneur individuel et confirmant sa capacité juridique. Mais d'un point de vue juridique, les appeler documents constitutifs est toujours incorrect, car la liste des documents constitutifs est limitée et un entrepreneur individuel ne doit créer aucun de ces documents.
Les bases de la constitution des documents constitutifs sont conçues pour les personnes morales et non pour les entrepreneurs individuels
Documents confirmant la capacité juridique d'un entrepreneur individuel
Les partenaires potentiels, les entrepreneurs et les clients d'un entrepreneur peuvent toujours souhaiter se familiariser avec sa « documentation constitutive ». Dans ce cas, l’entrepreneur doit savoir ce qu’il doit fournir :
- Certificat de enregistrement d'état individuel en tant qu'entrepreneur individuel sous le formulaire n° P61001 (délivré jusqu'en 2017).
- Extrait du Registre d'État unifié des entrepreneurs individuels (USRIP).
- Notification d'inscription d'une personne physique auprès de l'administration fiscale sous le formulaire n° 2-3-Inscription.
- Feuille d'inscription du Registre d'État unifié des entrepreneurs individuels (pour inscription après le 01/01/2017).
En plus de la documentation délivrée par les employés du Service fédéral des impôts, l'entrepreneur individuel doit veiller à obtenir les documents suivants :
- Certificats du service des statistiques sur l'attribution des codes d'activité selon OKVED.
- Notifications d'enregistrement d'une personne physique en tant que payeur de primes d'assurance fixes auprès de la Caisse de pension (à partir de 2017 - auprès du Service fédéral des impôts).
- Certificats d'inscription à la Caisse d'Assurance Maladie Obligatoire.
- Notifications d'inscription en tant qu'assureur d'une personne physique auprès de l'organisme territorial de la Caisse d'assurance sociale de la Fédération de Russie (si des travailleurs salariés sont impliqués).
- Notifications sur le montant des cotisations d'assurance pour l'assurance sociale obligatoire contre les accidents du travail et les maladies professionnelles (si du personnel salarié est impliqué).
De plus, l'entrepreneur individuel doit obtenir une licence s'il est nécessaire de travailler dans la zone choisie par le propriétaire de l'entreprise. Vous devez demander son enregistrement lorsque tous les principaux documents ont déjà été reçus et que les éléments suivants sont disponibles :
Les documents doivent être soumis aux autorités compétentes impliquées dans la délivrance des licences pour des types de travaux spécifiques.
Certificat d'enregistrement d'État
Le certificat d'enregistrement d'entrepreneur individuel est un document confirmant réussite un citoyen de la procédure d'immatriculation de son entreprise et de lui attribuer un nouveau statut juridique. Il doit être accessible à tous les entrepreneurs individuels enregistrés avant 2017. Le certificat sera considéré comme valide, malgré le fait qu'une feuille d'entrée USRIP soit désormais délivrée à sa place - il n'est pas nécessaire de modifier le document.
Actuellement, au lieu d'un certificat d'enregistrement d'État des entrepreneurs individuels, ils délivrent une feuille d'entrée USRIP
Les formulaires d'attestation diffèrent selon le moment de l'inscription :
- Les personnes inscrites avant 2004 ont en main un certificat sous le formulaire n° 67001.
- Si un entrepreneur individuel a été enregistré entre le 1er janvier 2004 et le 4 juillet 2013, il a reçu une attestation sous la forme P61001.
- Après le 4 avril 2013, un certificat d'enregistrement a été délivré sous le formulaire P61003.
Le certificat d'enregistrement, entre autres informations, indiquera l'un des détails les plus importants de l'entrepreneur individuel - son numéro d'enregistrement principal (OGRNIP).
Feuille d'enregistrement USRIP
La fiche d'enregistrement USRIP est délivrée depuis le 1er janvier 2017, en lieu et place du certificat d'enregistrement, les formulaires du second ayant été annulés. À compter de la date indiquée, la fiche du Registre d'État unifié des entrepreneurs confirme l'inscription sur le statut de l'entrepreneur individuel.
La feuille d'enregistrement USRIP se compose de deux pages, chacune reflétant une information importantà propos d'un entrepreneur individuel
Le document contiendra les informations suivantes :
- nom, prénom, patronyme (le cas échéant) ;
- citoyenneté;
- adresse d'enregistrement au lieu de résidence;
- codes d'activité selon OKVED ;
- base d'entrée (attribution du statut d'entrepreneur individuel à une personne) ;
- liste des documents présentés lors de l'inscription ;
- date d'émission de la feuille d'enregistrement ;
- date d'inscription de l'entrepreneur individuel dans le registre d'État unifié des entrepreneurs individuels ;
- les coordonnées de l'administration fiscale qui a délivré la feuille ;
- OGRNIP.
Notification d'immatriculation fiscale
Dès que l'autorité d'enregistrement confirme la réussite de l'enregistrement d'un entrepreneur individuel, elle l'enregistre également auprès du Service fédéral des impôts du lieu de résidence et, en guise de confirmation, délivre au demandeur une notification sous le formulaire n° 2-3-Inscription. C'est à partir de la date indiquée dans ce document qu'un particulier devient contribuable.
A compter de la date précisée dans ce document, un particulier devient contribuable
Une fois qu'un citoyen a obtenu le statut d'entrepreneur individuel, il doit effectuer de manière indépendante des calculs d'impôt sur le revenu et soumettre des rapports aux autorités fiscales en temps opportun.
L'avis contient les informations suivantes :
- nom, prénom et patronyme de l'entrepreneur individuel ;
- adresse résidentielle;
- des informations sur l'enregistrement d'un particulier en tant qu'entrepreneur individuel, qui constituent la base de l'enregistrement fiscal ;
- date d'enregistrement;
- les coordonnées du service fiscal qui a émis l'avis ;
- OGRNIP.
Certificat de Rosstat
Un certificat d'attribution de codes est délivré par Rosstat. Il s'agit d'un document contenant différents codes statistiques :
Tableau : décodage des codes statistiques indiqués dans le certificat de Rosstat pour les entrepreneurs individuels
Le certificat d'attribution des codes Rosstat contient des codes statistiques relatifs aux activités des entrepreneurs individuels
Notification d'inscription auprès de la Caisse de retraite de Russie
La notification d'enregistrement d'un cotisant auprès de la Caisse de pension de la Fédération de Russie doit être reçue, que l'entrepreneur individuel embauche des employés ou n'embauche pas de personnel embauché. Dans tous les cas, l’entrepreneur est tenu de verser régulièrement des montants fixes au budget du pays (depuis 2017, les cotisations de retraite sont envoyées au Service fédéral des impôts et non à la Caisse de pension). les primes d'assurance"pour moi-même."
Le document sera envoyé par lettre après inscription de l'entrepreneur individuel à l'adresse à laquelle il est enregistré. C'est lui qui doit être indiqué dans la candidature.
Certificat d'inscription à la Caisse d'Assurance Maladie Obligatoire
En règle générale, un certificat d'inscription auprès de la Caisse d'assurance maladie obligatoire est délivré aux entrepreneurs individuels à l'issue de la procédure d'inscription ou est envoyé au citoyen par lettre.
Depuis le 1er janvier 2010, la Caisse d'assurance maladie obligatoire n'enregistre pas de manière indépendante les entrepreneurs individuels - ces fonctions ont été transférées à la Caisse de pension. Ainsi, si un entrepreneur n'a pas reçu d'attestation, il doit s'adresser à la Caisse de pension en emportant avec lui l'original et une photocopie :
- passeports;
- attestation d'assurance de l'assurance pension obligatoire;
- certificat d'enregistrement des entrepreneurs individuels.
Notification d'inscription à la Caisse d'Assurance Sociale
L'inscription à la Caisse d'assurance sociale devient facultative si l'entrepreneur individuel n'a pas l'intention d'inviter des salariés dans l'entreprise. Cependant, dès qu'au moins un salarié apparaît dans la production, l'entrepreneur individuel est tenu de déposer une demande (dans les 10 jours) et de s'inscrire en tant qu'employeur.
Les employés de la FSS, en plus de la notification de l'enregistrement d'un entrepreneur individuel en tant qu'assureur, donneront également une notification du montant des cotisations d'assurance pour l'assurance accident, qui ont souvent lieu pendant que les employés exercent leurs activités. responsabilités professionnelles, et de la survenue de maladies professionnelles parmi les travailleurs.
Tous les salariés embauchés par l'entrepreneur doivent être assurés par la Caisse d'assurance sociale contre les accidents du travail et la survenue de maladies professionnelles.
Le premier document est la preuve que l'entrepreneur individuel s'engage à agir en qualité d'agent d'assurance pour ses salariés et à effectuer régulièrement déductions d'assurance en cas de:
- leur incapacité temporaire;
- prendre un congé pour cause de grossesse et s'occuper d'un nouveau-né ;
- accident au travail;
- la survenue d’une maladie professionnelle.
Et le deuxième document indiquera le montant du tarif d'assurance - il est fixé pour chaque entreprise individuellement en fonction du type principal activité entrepreneuriale.
Ai-je besoin d’une charte IP ?
La charte est un ensemble de règles au sein de l'organisation, contenant des informations sur les fondateurs, leurs droits et responsabilités, le capital de démarrage et les sanctions possibles en cas de négligence des responsabilités.
Cependant, l'entrepreneur individuel investit son argent personnel dans l'entreprise et tout le pouvoir lui appartient donc, capital de démarrage n'est pas prévu pour les entrepreneurs individuels et le règlement intérieur peut être expliqué personnellement aux salariés (le cas échéant). En conséquence, les entrepreneurs n'ont pas besoin d'avoir une charte.
Un entrepreneur, bien entendu, peut rédiger volontairement un tel document, mais il ne s'agira pas d'une charte au sens classique, mais d'un simple ensemble de règles (acte local) pour l'homme d'affaires et ses salariés.
Le texte de la charte peut refléter les positions suivantes :
- Coordonnées de l'entrepreneur individuel (nom complet, adresse d'enregistrement, etc.).
- Adresse de l'entreprise (si l'entrepreneur individuel dispose d'un bureau séparé, par exemple).
- Genre d'activité.
- Droits et obligations des salariés.
- Liste et caractéristiques du patrimoine de l'entrepreneur.
- Politique de prix.
- Maintenir le flux de documents interne.
- La procédure de fermeture d'une entreprise.
- Et toute autre information que l’homme d’affaires juge importante et nécessaire.
Si un entrepreneur a fermement décidé d'élaborer une charte, il doit alors se rappeler qu'il n'est pas nécessaire d'enregistrer ce document n'importe où et de l'emporter n'importe où (par analogie avec les personnes morales), il suffit simplement de familiariser tous les salariés dont les droits et intérêts en sont affectés avec lui et le gardent en sa compagnie.
Documents de propriété intellectuelle supplémentaires
Tout au long de ses activités, la comptabilité d'un entrepreneur individuel est alimentée par divers certificats, contrats, actes, factures et autres documents. Cela signifie que la demande de la contrepartie de lui fournir les papiers de l'entrepreneur individuel ne se limitera pas à une simple liste de documents « constitutifs ». Certains documents peuvent être demandés lors du contrôle par le bureau des impôts et d'autres autorités de régulation.
Un entrepreneur individuel doit assurer la sécurité des rapports comptables, fiscaux et autres
En plus des documents de base, un entrepreneur doit disposer des documents suivants dans son entreprise :
- Déclaration fiscale (tous les documents prouvant le paiement dans les délais en entier taxes, frais, pénalités et amendes).
- Documents requis dans le cadre de la candidature caisse(accord avec l'opérateur de données fiscales, journal des transactions en espèces, etc.).
- Nomenclature du personnel (contrats de travail, déclarations des employés, etc.) - requise uniquement par les entrepreneurs individuels qui emploient du personnel embauché.
- Consignes de sécurité et de protection du travail (si l'entrepreneur individuel a embauché des salariés).
- Accord d'ouverture d'un compte courant dans un établissement bancaire (s'il existe un compte).
- Accord sur l'utilisation du système Banque-Client (le cas échéant).
- Originaux des rapports basés sur les résultats de l'inspection par les autorités réglementaires.
- Copies des accords de propriété ou de location de biens (locaux, équipements, transports) utilisés dans le cadre des activités commerciales.
- Journal de contrôle.
- Documents sur la participation à des organisations nationales et étrangères (si l'entrepreneur individuel participe à des organisations en tant que fondateur).
D'autres documents peuvent être exigés, selon le domaine d'activité choisi et le régime fiscal.
De quels autres documents de base un entrepreneur individuel doit-il disposer pour diverses formes de fiscalité ?
Après avoir choisi un certain régime fiscal, l'entrepreneur s'engage à conserver des documents supplémentaires et à soumettre en temps opportun les déclarations au service des impôts.
Tableau : documents d'entrepreneur individuel établis dans le cadre du passage à un certain régime fiscal
Réception de documents
La législation actuelle de la Russie confère au Service fédéral des impôts le pouvoir d'enregistrer les citoyens en tant qu'entrepreneurs individuels. Tous les documents principaux seront délivrés par le service des impôts après l'enregistrement - immédiatement après leur délivrance, ils sont considérés comme étant entrés en vigueur.
Les documents de base sont délivrés au lieu d'enregistrement d'un particulier en tant qu'entrepreneur individuel - au Service fédéral des impôts
Pour se soumettre à la procédure d'enregistrement public d'un entrepreneur individuel, un citoyen doit préparer l'ensemble de documents suivant :
- photocopie du passeport ( page d'accueil avec une photographie et une double page avec un cachet d'enregistrement) ;
- formulaire de candidature n° P21001 dûment rempli ;
- demande de passage à un régime fiscal particulier (si un entrepreneur individuel choisit le régime fiscal principal (OSNO), il n'est pas nécessaire de présenter une demande distincte - l'impôt sera calculé par défaut selon ce système) ;
- un reçu de paiement de la taxe d'État d'un montant de 800 roubles.
La liste des documents requis pour l'enregistrement d'un entrepreneur individuel ne peut inclure d'autres documents que si le demandeur est mineur, citoyen étranger ou apatride (apatride):
- Les personnes mineures doivent en outre présenter l’un des documents suivants :
- consentement écrit notarié des parents, des parents adoptifs ou du tuteur pour que l'enfant ouvre une entreprise ;
- une décision de justice reconnaissant l’adolescent pleinement capable ;
- une photocopie de l'acte de mariage.
- Pour enregistrer un entrepreneur individuel, les citoyens étrangers et les apatrides doivent disposer d'une preuve documentaire de leur présence légale sur le territoire de la Russie :
- permis de séjour (pour les résidents permanents de la Fédération de Russie);
- permis de séjour temporaire (pour ceux qui résident temporairement dans la Fédération de Russie) ;
- traduction notariée en russe d'un passeport ou d'un autre document d'identification.
Vous êtes autorisé à vous inscrire en tant qu'entrepreneur individuel :
- lors d'une visite personnelle au bureau du Service fédéral des impôts ;
- via le site officiel des impôts ;
- par procuration (si vous disposez d'une procuration certifiée par un notaire) ;
- en envoyant une précieuse lettre par courrier (en joignant une liste des documents joints).
Vidéo : comment ouvrir un entrepreneur individuel gratuitement grâce au service « Mon entreprise »
Vous pouvez également récupérer vous-même les documents confirmant votre inscription, par l'intermédiaire d'un représentant autorisé ou par courrier. Lorsque l'entrepreneur individuel récupère les documents, les autorités fiscales enverront des informations sur l'entrepreneur individuel nouvellement enregistré aux fonds extrabudgétaires et aux autorités statistiques.
Comment apporter des modifications aux documents de l'entrepreneur individuel
Les informations actuelles sur les entrepreneurs individuels sont stockées dans le registre d'État unifié des entrepreneurs individuels. Le cas échéant, toute modification nécessite de passer par une procédure officielle auprès de l'administration fiscale.
En règle générale, la nécessité de modifier les informations sur les entrepreneurs individuels se pose pour les raisons suivantes :
- l'entrepreneur a changé de lieu de résidence ;
- L'entrepreneur individuel a modifié les informations le concernant dans son passeport ou d'autres documents d'identification ;
- l'homme d'affaires a décidé d'exercer d'autres types d'activités dont il n'a pas indiqué les codes lors de l'inscription initiale.
Les autorités fiscales contrôlent de manière indépendante l'authenticité et la pertinence des données sur les entrepreneurs individuels et, par conséquent, les employés des services apportent eux-mêmes des modifications aux documents s'ils concernent un changement de nom, de passeport et de lieu d'enregistrement.
Mais s'il est nécessaire d'indiquer de nouveaux codes d'activité, le propriétaire de l'entreprise doit en informer le Service fédéral des impôts.
- Pour corriger les données, vous devrez soumettre au Service fédéral des impôts :
- demande de changement de codes OKVED (formulaire n° P24001) ;
des copies des documents sur la base desquels des modifications seront apportées. Les modifications doivent être signalées au bureau des impôts dans les 3 jours à compter de la date à laquelle elles surviennent. Des modifications seront apportées au registre d'État dans dès que possible
, vous pouvez donc postuler pour de nouveaux papiers dans 5 jours.
Comment restaurer les documents d'un entrepreneur individuel en cas de perte
- Quelle que soit la cause de la perte des documents de l’entrepreneur, celui-ci doit remplir un certain nombre d’exigences légales afin de restaurer les documents. Les normes procédurales sont définies par rapport aux documents qu'un entrepreneur individuel doit posséder :
- feuille d'inscription au Registre d'État unifié des entrepreneurs individuels ;
- certificat d'immatriculation fiscale;
- certificat de cession du NIF ;
- attestations d'inscription à la Caisse de pension;
lettre d'information à Rosstat.
Si vous savez que des documents ont été volés, vous devez contacter la police, où l'entrepreneur individuel recevra un certificat avec une liste des papiers manquants. Si la perte des documents est due à une catastrophe naturelle ou à un incendie, le certificat devra être délivré respectivement par le ministère des Situations d'urgence et le Bureau du logement. Il ne faut pas négliger la collecte de certificats qui serviront de preuve des raisons de la perte de papiers, car si les employés du Service fédéral des impôts soupçonnent un entrepreneur individuel de les détruire délibérément et portent l'affaire devant les tribunaux, les certificats des organismes gouvernementaux aideront à construire une défense. . Afin de ne pas éveiller les soupçons du service des impôts, un entrepreneur doit contacter organismes gouvernementaux
pour obtenir des informations sur les raisons de la perte de documents
- Il existe deux options pour gérer les documents perdus :
- Fermez IP.
Dans le premier cas, vous devrez rassembler les documents suivants :
- passeport;
- demande de fermeture d'entrepreneurs individuels;
- reçu du paiement des droits de l'État.
Vous devez également disposer d'un certificat des autorités gouvernementales sur les raisons de la perte des documents (si vous avez réussi à les obtenir) et des documents restants en main.
Ensuite l’entrepreneur doit :
- payer intégralement au budget et aux fonds extrabudgétaires ;
- visiter la FSS;
- payer les arriérés de salaires aux employés ;
- procéder au licenciement en raison de la fermeture de l'entreprise ;
- informer les contreparties et les créanciers ;
- soumettre les documents de clôture à autorité fiscale.
Après 5 jours ouvrables, l'entrepreneur individuel sera fermé.
Si tous les documents principaux sont perdus, l'entrepreneur peut tenter de les restaurer ou fermer l'entreprise et cesser de faire des affaires en tant qu'entrepreneur individuel.
Si l'entrepreneur individuel décide de restituer les documents, il doit :
- rédiger une demande au service des impôts sous quelque forme que ce soit ;
- fournir un reçu de paiement de la taxe d'État (pour chaque document en cours de restauration).
Le Service fédéral des impôts délivrera un certificat d'entrepreneur individuel et se chargera de faire des duplicata des documents perdus. Le délai de récupération des papiers sera réduit si l'entrepreneur fournit des photocopies des documents perdus.
Ne négligez pas la récupération documents primaires: les magazines comptabilité, s'enregistre comptabilité fiscale, factures et autres documents. Ils doivent être disponibles en cas de contrôle fiscal, ainsi qu'en cas de litige avec une contrepartie, ils vous aideront à prouver votre cause devant les tribunaux.
En l'absence de documents primaires et de journaux comptables, un entrepreneur peut être passible d'une amende de 10 000 roubles.
Si un contrat, un acte ou une facture a été perdu, vous pouvez les redemander à la contrepartie. En cas de perte d'un document comptable, vous devrez ordonner une enquête et délivrer une attestation indiquant les raisons de la perte auprès du service compétent. Une fois l'enquête terminée, un rapport sur ses résultats doit être envoyé au Service fédéral des impôts, où un agent des impôts fixera un délai pour la restitution des documents.
Combien de temps conserver les documents de l'entrepreneur individuel
La liste des documents soumis à un stockage obligatoire et des informations sur la durée de leur stockage sont contenues dans le texte de la loi fédérale n° 125-FZ « sur l'archivage dans la Fédération de Russie ». La durée de conservation des documents de l'entrepreneur individuel est déterminée par divers actes législatifs :
- Article 8 de l'art. 23 du Code des impôts de la Fédération de Russie indique la nécessité de conserver les registres comptables et fiscaux, les documents confirmant la perception des revenus, l'engagement de dépenses (importantes pour le calcul des impôts) et le paiement des impôts dans le passé pendant au moins 4 années.
- La partie 12 de l'arrêté n° 86 du ministère des Finances de la Fédération de Russie fixe une période de conservation de quatre ans pour le livre des revenus et dépenses, les documents comptables primaires et l'enregistrement des entrepreneurs individuels.
- Article 1 de l'art. 29 de la loi fédérale n° 402-FZ « sur la comptabilité » exige la conservation des états financiers et des documents comptables au moins 5 ans.
- Article 8 de l'art. 28 de la loi fédérale n° 212-FZ stipule que les documents relatifs au paiement des cotisations d'assurance obligatoires à la Caisse de pension (IFTS), à la Caisse d'assurance maladie obligatoire et à la Caisse d'assurance sociale doivent être conservés pendant 6 ans.
- L'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie n° 558 contient des instructions sur la conservation des dossiers personnels des employés (y compris ceux employés à titre temporaire), contrats de travail et papiers de démission pendant 75 ans.
Même les entrepreneurs qui ont fermé leur entreprise et cessé leurs activités en tant qu'entrepreneurs individuels sont tenus de respecter les délais de conservation des documents.
Les articles 14 et 17 de la loi fédérale n° 125-FZ imposent aux entrepreneurs individuels l'obligation de se conformer aux règles d'archivage - l'entrepreneur doit créer les conditions d'affichage, de systématisation et d'assurer la sécurité des papiers contre les influences extérieures. L'emplacement des documents peut être :
- une partie du bureau;
- une pièce séparée, pas un sous-sol ou un grenier ;
- archiver dans société tierce, offrant des services de préservation de la documentation.
L'entrepreneur individuel ne dispose pas de documents constitutifs, mais il en existe d'autres qui confirment la légalité de ses activités. Il s'agit d'une base juridique qui prouve la légalité du transactions commerciales, par conséquent, les documents doivent être conservés séparément de la correspondance, des factures, des formulaires et autres documents. Si un document est perdu ou endommagé, il doit être restitué immédiatement - il faut parfois payer plus pour l'absence de papier à un moment crucial que pour la délivrance d'un duplicata.
Quel que soit le domaine d’activité, le flux documentaire joue un rôle important dans la mise en œuvre de la stratégie d’une organisation, et l’entreprise ne fait pas exception. Lorsque vous vous engagez dans une activité entrepreneuriale, préparez-vous à rencontrer souvent la notion de « documents constitutifs ».
Caractéristiques des activités des entrepreneurs individuels
Les documents fondateurs constituent la base juridique de toute entreprise. Il est délivré après la procédure d’enregistrement d’État, qui est effectuée par le Service fédéral des impôts du lieu de résidence du demandeur.
La présence de documents constitutifs est obligatoire pour les personnes morales, tandis qu'un entrepreneur individuel est une personne physique. Il exerce des activités pour son propre compte et prend lui-même les décisions d'organisation.
Si vous analysez la liste de ces documents pour les personnes morales, vous comprendrez pourquoi ils sont facultatifs pour les entrepreneurs individuels. Par exemple, une charte (le document de base d’une personne morale), qui précise la composition des fondateurs de l’organisation, la taille capital autorisé, devoirs et degré de responsabilité des parties. Comme vous le savez, le montant du capital autorisé et, par conséquent, la disponibilité des documents constitutifs ne sont pas déterminés pour un entrepreneur individuel.
Mais souvent, les partenaires commerciaux, les investisseurs, les autorités de contrôle et les établissements de crédit exigent de tels documents. La question se pose : quelles preuves faut-il avoir des activités d'un certain homme d'affaires ? Dans ce cas, nous entendons une documentation qui confirme l'enregistrement d'un entrepreneur individuel et montre les principaux aspects de ses activités.
Documentation juridique des entrepreneurs individuels
Les principaux documents confirmant les activités d'un entrepreneur individuel sont :
- Certificat d'enregistrement. Lors de la délivrance de ce certificat, une inscription correspondante est effectuée dans le registre d'État unifié. Veuillez noter que les formulaires d'attestation peuvent différer selon la date d'inscription :
- Les entrepreneurs individuels enregistrés avant 2004 ont reçu une attestation sous le formulaire n° 67001 ;
- ceux enregistrés du 01/01/2004 au 04/07/2013 ont reçu le formulaire P61001 ;
- Les entrepreneurs individuels qui ont effectué les démarches d'enregistrement après le 04/07/2013 ont reçu une attestation sous le formulaire P61003.
- Extrait du Registre d'État unifié des entrepreneurs (USRIP). L'extrait contient les données d'enregistrement de l'entrepreneur, des informations d'identification de la personne physique, des données sur l'étendue de l'activité économique et la confirmation de l'enregistrement auprès de toutes les autorités nécessaires (Service fédéral des impôts, Caisse de pension, etc.).
- Confirmation délivrée par les autorités statistiques, qui indique l'attribution d'un code OKVED et caractérise la composition et les activités d'une certaine entité.
- Notification concernant l'enregistrement public d'un entrepreneur individuel en tant que payeur d'assurance auprès de la Caisse de pension de la Fédération de Russie (délivrée au lieu de résidence). Vous pouvez recevoir ce document par courrier en l'envoyant avec la mention « Lettre précieuse ».
Si un homme d'affaires embauche du personnel supplémentaire, il doit inscrire chacun d'entre eux auprès de la Caisse d'assurance sociale. Ces documents sont également souvent appelés documents constitutifs. Si vous n'avez pas employés, il n'est pas nécessaire de s'inscrire auprès de cette institution.
Mais n'oubliez pas que lors de l'embauche de votre premier salarié, vous devez contacter la FSS (Caisse d'Assurance Sociale) 10 jours ouvrables à l'avance avec une demande d'emploi et obtenir le statut d'employeur. Cette exigence du législateur est obligatoire pour les entrepreneurs individuels.
En conséquence vous obtenez :
- notification du montant de l'indemnité d'assurance aux fins de l'assurance des salariés ;
- notification de la réception du statut d'assuré d'un particulier dans la gestion de la Caisse d'assurance sociale.
Documents commerciaux en tant qu'attribut de la documentation constitutive d'un entrepreneur individuel
Au cours des activités de tout homme d'affaires, un grand nombre de contrats, certificats, factures, actes, etc. s'accumulent. Ainsi, en plus de la norme établie lors de l'ouverture d'un entrepreneur individuel et au cours de ses activités, il existe des documents supplémentaires. les contreparties peuvent exiger. Lesquels faut-il conserver ? longue durée et être sur le lieu de travail ?
Le montant de cette documentation dépend des spécificités des activités de l’entrepreneur individuel.
Regardons la liste des documents les plus courants :
- La nomenclature du personnel se compose de contrats de travail, cartes d'immatriculation, candidatures. Si la main-d'œuvre salariée n'est pas utilisée, ces papiers sont absents.
- Des documents sur la sécurité et la santé au travail sont requis lors de l’embauche d’employés. Les exigences et le format dépendent du domaine d'activité. Il doit également y avoir une confirmation que l'employé a suivi la formation.
- Les documents d'utilisation d'une caisse enregistreuse (s'il existe un registraire des opérations de paiement) sont un contrat de service, un journal des transactions financières, la composition des transactions en espèces, etc.
- Documentation confirmant le paiement des taxes - se compose de papiers, contrôlé par les autorités service des impôts.
L'ensemble des documents d'un entrepreneur individuel est vaste et dépend des spécificités de l'activité dans laquelle il exerce.
Contrairement aux personnes morales, les entrepreneurs individuels n'ont pas besoin d'établir des documents constitutifs.
Par conséquent, il sera facile de collecter le paquet principal de documents requis. Traitez la paperasse avec patience, conservez tous les permis, actes, reçus et contrats. La bureaucratie ne devrait pas arrêter votre entreprise.
Un entrepreneur individuel a besoin d'un minimum de documents constitutifs, mais leur délivrance comporte des nuances. Dans cet article, nous parlerons en détail des documents officiels dont un entrepreneur individuel a besoin pour confirmer la légalité de ses activités et comment les obtenir.
Nuances terminologiques
Les personnes qui décident de créer leur propre entreprise pour la première fois commencent par rechercher des informations sur l'ensemble des documents constitutifs destinés aux entrepreneurs individuels. Cependant, il y a ici une inexactitude terminologique : un entrepreneur individuel n'a pas de documents constitutifs. De tels documents n'existent que pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels effectuent activité économique sans constituer une personne morale.
La confusion terminologique résulte du mécanisme de création d'entreprises et d'entreprises, qui nécessitent une charte ou un mémorandum d'association pour leur ouverture et leur fonctionnement ultérieur. Par exemple, si deux amis décident de démarrer leur propre entreprise et de créer conjointement une société avec responsabilité limitée, alors dans ce cas, l'acte constitutif d'ouverture d'une entreprise est la charte de l'entreprise.
Les règles de droit relatives aux personnes morales ne sont pas applicables au citoyen. Pour devenir entrepreneur individuel, une charte et d'autres documents similaires ne sont pas nécessaires.
Toute personne peut exercer une activité privée, à l'exception de quelques cas particuliers (article 23 du Code civil de la Fédération de Russie). Pour ce faire, il vous suffit de vous soumettre à un enregistrement d'État. Ainsi, d'un point de vue juridique, il vaut mieux parler non pas de documents constitutifs ou de titres de propriété, mais de documents d'enregistrement des entrepreneurs individuels.
Liste des documents d'enregistrement d'entrepreneur individuel
DANS dernières années la législation évolue progressivement vers le soutien à l’entrepreneuriat et à la débureaucratisation procédures d'inscription. Actuellement, vous pouvez vous inscrire et commencer à travailler en seulement trois jours. En conséquence, le nombre de documents qui confirment d'une manière ou d'une autre l'autorité de l'entrepreneur et la légalité de son entreprise a également diminué.
La liste des principaux documents d'enregistrement (constituants) qu'un entrepreneur individuel reçoit lors de son inscription en 2018 est très courte :
- Feuille d'enregistrement USRIP ;
- attestation du service des impôts sur l'attribution d'un NIF.
Il est raisonnable d'ajouter un passeport à ces deux points, mais le citoyen l'a déjà entre les mains. Bien entendu, un passeport n'est pas un titre de propriété pour un entrepreneur individuel. Mais comme un entrepreneur individuel est un particulier, son identité nécessite parfois une confirmation documentaire. Pour les citoyens russes, le passeport russe sert d'identification ; les résidents d'autres pays peuvent présenter, par exemple, un permis de séjour.
Quant au statut juridique d'un entrepreneur individuel, sa principale preuve documentaire était auparavant un certificat d'enregistrement d'État. Selon l'année d'ouverture de l'entreprise, seule la forme du formulaire change légèrement :
- jusqu'en 2004, un certificat était délivré sous la forme 67001 ;
- de 2004 à 2013 - selon le formulaire P61001 ;
- de 2013 à 2017 - selon le formulaire P61003.
Depuis 2017, lors de l'inscription, seule la feuille d'inscription au Registre d'État unifié des entrepreneurs (USRIP) sous le formulaire P60009 est délivrée. Cependant, les certificats obtenus précédemment sont toujours valables.
Actuellement, les autorités intéressées peuvent obtenir en ligne les informations nécessaires sur tout entrepreneur sur le site Internet des impôts. Par conséquent, la nécessité de présenter une feuille d'entrée USRIP sur papier se pose rarement.
Le prochain sur la liste est une notification concernant l'enregistrement d'un citoyen auprès du service des impôts et l'attribution d'un numéro d'identification fiscale. Une notification est émise si, au moment de l'ouverture d'une entreprise, une personne n'avait pas de NIF attribué. Le numéro de contribuable est constamment utilisé comme support documentaire des transactions commerciales.
En plus des documents officiels de base, les contreparties, les banques ou les agences gouvernementales peuvent également demander d'autres informations à l'entrepreneur, par exemple :
- codes statistiques attribués par Rosstat (ils peuvent être obtenus) ;
- notification du statut du preneur d'assurance (s'il y a des salariés) ;
- licence (en cas d'octroi de licence pour l'activité de commerce extérieur sélectionnée).
Obtention des titres de propriété pour les entrepreneurs individuels
Les documents confirmant le statut d'entrepreneur individuel sont délivrés à un citoyen trois jours ouvrables après le dépôt d'une demande d'ouverture d'entreprise. Par défaut, la fiche d'inscription USRIP et le certificat d'inscription auprès du Service fédéral des impôts sont envoyés par email. De plus, vous pouvez récupérer la documentation en personne, demander qu'elle soit envoyée par courrier papier ou autoriser une autre personne à la recevoir par procuration.
Si, au stade du dépôt des dossiers d'ouverture d'un entrepreneur individuel, une demande de transition vers une fiscalité simplifiée a été déposée simultanément, le citoyen reçoit alors une copie de cette demande avec une marque fiscale. Vous pouvez également demander une lettre d'information au bureau des impôts sur l'application du régime fiscal simplifié - une telle lettre doit parfois être présentée par les banques et les contreparties.
Les notifications confirmant l'inscription auprès de Rosstat, des fonds de pension et d'assurance sont envoyées par courrier. Aucune action ou paiement supplémentaire de la part du demandeur n'est requis pour cela - le Service fédéral des impôts fait tout le nécessaire pendant la procédure d'enregistrement.
La notification concernant l'attribution des codes statistiques Rosstat (OKPO, OKTMO, OKOPF, OKATO, OKOGU, OKFS) en elle-même n'est pas particulièrement importante, mais des codes peuvent être requis non seulement pour la soumission de rapports, mais également lors de l'ouverture d'un compte bancaire. Comme mentionné ci-dessus, ils peuvent être trouvés en ligne. Numéro d'enregistrement Un payeur de prime d'assurance affecté à la Caisse de retraite de la Fédération de Russie sera nécessaire si du personnel embauché est embauché pour le travail.
Si le type d'activité économique choisi par un homme d'affaires nécessite un permis spécial - une licence, vous devrez alors vous adresser de manière indépendante au service compétent pour l'obtenir. En savoir plus sur les licences et les changements en 2018.
Quand d'autre peut-on parler des documents constitutifs d'un entrepreneur individuel ?
Comme indiqué ci-dessus, lorsque vous travaillez avec de la documentation, il existe parfois une confusion dans la terminologie. Par exemple, dans une conversation, les gens peuvent faire référence aux documents constitutifs d'un entrepreneur individuel comme aux documents qui doivent être soumis pour l'enregistrement.
Pour plus d'informations sur l'ouverture d'un entrepreneur individuel, lisez l'article « Comment ouvrir un entrepreneur individuel en 2018 : instructions pas à pas et conseils utiles ». Ici, nous rappelons seulement que les questions d'enregistrement des entités commerciales sont réglementées loi fédérale N129-FZ du 08.08.2001
Un entrepreneur individuel peut en effet avoir besoin de documents de charte s'il devient fondateur d'une SARL ou d'une autre personne morale.
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L'activité commerciale est toujours associée à la gestion documentaire. Le statut juridique d'un entrepreneur individuel diffère de celui d'une personne morale, mais un homme d'affaires privé a également besoin de documents sur la base desquels il peut effectuer des transactions, embaucher des employés et vendre des biens et des services. Sont-ils constituants ? Pas du tout nécessaire.
Types de documents constitutifs - les entrepreneurs individuels en ont-ils besoin ?
Les documents constitutifs d'une organisation déterminent son statut juridique et constituent la base de ses activités. L'ensemble obligatoire des documents du Code civil (article 52) comprend :
- charte (y compris standard) - selon règle générale pour toutes les personnes morales ;
- accord constitutif - pour les partenariats commerciaux ;
- la loi fédérale sur les sociétés d'État - donc pour une société d'État.
La charte est nécessaire pour réglementer les relations entre les fondateurs, les salariés et les associés de l'entreprise.
- La loi n'oblige pas les entrepreneurs individuels à préparer les actes constitutifs pour les raisons suivantes : L'entrepreneur individuel investit uniquement dans les entreprises fonds propres
- et détermine de manière indépendante l'ordre des dépenses ;
- l'entrepreneur est seul responsable des transactions qu'il effectue - il ne peut pas avoir de litiges avec les co-fondateurs ;
S'il le souhaite, un entrepreneur individuel peut rédiger une charte, mais le document n'est pas soumis à enregistrement auprès de l'administration fiscale et aura le statut de document interne à l'entreprise.
Pourquoi un entrepreneur devrait-il rédiger une charte ?
La charte est rédigée et approuvée par les fondateurs avant l'enregistrement de l'entreprise - ils signent également l'acte constitutif. Selon la loi (article 52 du Code civil de la Fédération de Russie, clause 4), la charte doit stipuler :
- nom de la personne morale ;
- forme organisationnelle et juridique;
- localisation de l'organisation (adresse d'enregistrement);
- procédure de gestion;
- sujet et objectifs de l'activité - pour les sociétés à but non lucratif et certaines sociétés commerciales ;
- d'autres informations fournies pour la forme d'organisation sélectionnée.
Le Code civil contient des exigences concernant le contenu de la charte d'une personne morale, mais il n'existe aucune disposition obligeant les entrepreneurs individuels à rédiger ce document. Exemple d'informations complémentaires : pour une SARL, le contenu de la charte est déterminé par la loi fédérale n° 14 « Sur la SARL ». Il précise que les statuts de la société doivent préciser non seulement son nom et son lieu d'enregistrement, mais également la taille du capital autorisé.
Lors de l'immatriculation de l'entreprise, les salariés bureau des impôts vérifier la charte et, s'il y a des erreurs, renvoyer le document pour révision en indiquant les parties problématiques du texte. Les documents constitutifs n'entrent en vigueur qu'après un enregistrement réussi.
Il est conseillé à un entrepreneur individuel d'utiliser la charte uniquement lorsque grandes quantités employés - à partir de 25 personnes. Le document ne nécessitant pas d'enregistrement auprès de l'administration fiscale et n'étant nécessaire que pour réglementer les relations entre salariés, il est rédigé sous forme libre. 
Une charte correctement rédigée est numérotée page par page, cousue et certifiée du sceau de l'organisation et de la signature du responsable
Éléments typiques de la structure de la charte :
- l'en-tête du document indiquant le nom complet de l'entrepreneur, la date d'enregistrement de l'entrepreneur individuel et l'adresse légale ;
- sujet et objectifs de l’activité de l’entrepreneur, liste des types d’activités ;
- le montant des immobilisations, de l'actif circulant et des biens de l'entrepreneur ;
- une liste des personnes qui ont le droit de disposer d'actifs et de biens, leur responsabilité économique ;
- informations sur la production et les activités économiques de l'entrepreneur : relations contractuelles avec des tiers, prix et modes de paiement, droits d'achat de biens ;
- des informations sur la constitution et la dépense des fonds de l'entreprise ;
- des informations sur la gestion de l'entreprise, les coordonnées de la personne responsable de la gestion, une liste des postes dans l'entreprise ;
- questions d'organisation et de rémunération du travail, règlement des conflits au sein de l'équipe ;
- obligations des entrepreneurs individuels de payer les primes d'assurance pour eux-mêmes et leurs employés ;
- questions de liquidation et de réorganisation d'entreprises;
- lieu d'enregistrement et de stockage de la charte, coordonnées du responsable du stockage.
En règle générale, les entrepreneurs ne rédigent pas de chartes, mais rédigent des documents réglementaires internes. Mais si vous avez besoin d'un échantillon, vous pouvez prendre comme base la charte d'une SARL avec un fondateur - dans le texte, elle est la plus proche d'un entrepreneur individuel.
Plus il est précis et proche de forme standard Si la charte d'un entrepreneur individuel est établie, plus il sera facile de transférer l'entreprise au statut de SARL si nécessaire.
La procédure de modification de la charte d'un entrepreneur individuel
Lorsque les fondateurs d'une entreprise souhaitent apporter des modifications à la charte, ils rédigent une décision correspondante ou un procès-verbal de la réunion, où ils consignent décision signatures. Ensuite, le chef d'entreprise rédige une demande d'enregistrement de la nouvelle version de la charte et la soumet au bureau des impôts, après avoir préalablement payé la taxe d'État.
Pour modifier les données de la charte, un entrepreneur individuel peut agir en tant que seul fondateur et participant d'une SARL :
- Rédiger et certifier une décision de modification de la charte.
- Modifiez les statuts pour inclure un nouveau nom de société ou d'autres dispositions.
- Imprimez le document dans la nouvelle édition et familiarisez-le avec les employés.
L'entrepreneur n'a pas besoin d'enregistrer la charte mise à jour.
Sur la base de quels documents l'entrepreneur individuel exerce-t-il ses activités ?
La notion de « documents constitutifs d'un entrepreneur individuel » fait souvent référence à tort à un ensemble de documents sur la base desquels un entrepreneur exerce ses activités, à savoir :
- Certificat NIF ;
- Certificat OGRNIP ;
- extrait du registre des entrepreneurs individuels;
- liste des codes OKVED utilisés ;
- attestation d'attribution de codes statistiques ;
- passeport d'un particulier;
- notifications d'inscription auprès des fonds de pension et d'assurance.
Les documents répertoriés confirment le fait enregistrement officiel, le statut juridique d'un entrepreneur individuel et la légalité de ses activités, et donc, dans un sens élargi, peuvent être considérés comme constitutifs.
Les documents d'immatriculation de l'entrepreneur individuel sont conservés indéfiniment, et en cas de perte, ils sont restitués sous forme de duplicata à la demande de l'entrepreneur. Ils ne sont pas constitutifs par la loi, mais sont nécessaires pour effectuer des transactions avec des partenaires, des fournisseurs et des consommateurs de services, ainsi que lors de communications avec des agences gouvernementales et des inspections.
Je dirige ma propre entreprise et je comprends à quel point il est difficile de décider de créer une entreprise. Par conséquent, je crée des articles informatifs sur les entreprises qui vous aident à comprendre l'essence de l'organisation du processus. Et comme passe-temps, j'écris sur les voyages, les animaux, ainsi que sur le fonctionnement de divers gadgets et programmes informatiques.
Comme vous le savez, pour créer votre propre entreprise, vous devez enregistrer votre activité commerciale conformément à la législation en vigueur. L'une des formes d'organisation d'entreprise les plus populaires est l'entrepreneur individuel (vous pouvez découvrir quels régimes fiscaux sont prévus pour les entrepreneurs). En Russie, toute personne capable ayant atteint l'âge de 18 ans et citoyenne de la Fédération de Russie peut devenir entrepreneur individuel.
Pour enregistrement officiel l’entreprise aura besoin d’un certain nombre de documents qui servent de base à l’enregistrement des activités commerciales de l’entrepreneur (les informations trouvées aideront l’homme d’affaires à choisir un système de taxation). Les documents constitutifs que le registraire peut exiger d'un entrepreneur individuel peuvent être obtenus directement auprès des autorités de régulation.
Ainsi, l'acte constitutif est une information enregistrée sous une certaine forme et établie par la loi, qui sert de base juridique pour la reconnaissance des activités et du statut juridique. des informations détaillées indiqué à l'art. 52 Civile. Code de la Russie. Chaque entrepreneur doit savoir quels documents constitutifs un entrepreneur individuel doit posséder afin d'éviter des problèmes avec les autorités de régulation.
Important! Selon la loi, les documents constitutifs d'un entrepreneur individuel ne sont pas requis exigences obligatoires, puisque l'entrepreneur individuel n'est pas entité légale. Le principal document qui donne le droit d'exercer des activités commerciales est le certificat d'enregistrement, que les entrepreneurs reçoivent de l'administration fiscale de leur lieu de résidence.
Comment se déroule la procédure d’inscription ?
L'enregistrement des activités commerciales a lieu auprès des autorités fiscales locales. Une personne souhaitant se soumettre à la procédure s'adresse aux autorités compétentes en fonction de son lieu de résidence (inscription officielle sur le passeport).
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Obtention de la documentation nécessaire
La dernière étape consiste à obtenir un certificat officiel d'enregistrement des entrepreneurs individuels. Il est délivré en main propre lors de la prise de contact avec les organismes habilités de plusieurs manières :
Lors d'une visite personnelle d'un homme d'affaires ;
- lors du dépôt d'une demande par procuration certifiée par un notaire ;
- via la poste russe.
Vous pouvez en savoir plus sur la procédure d'inscription à partir de cette vidéo :
De plus, chaque entrepreneur peut recevoir d'autres documents :
Certificat délivré en bureau de statistique, qui affiche le code attribué selon la rubrique OKVED, qui répertorie tous les types d'activités des entrepreneurs ;
- notification officielle de l'inscription d'un particulier en tant que contribuable (vous pouvez lire sur les régimes fiscaux), versant des cotisations fiscales fixes à Fonds de pension au lieu de résidence officielle.
Cette documentation peut être envoyée par courrier à l'adresse d'enregistrement indiquée dans la demande signée par l'entrepreneur individuel au moment de contacter les autorités gouvernementales.
Important! Un entrepreneur individuel peut s'inscrire auprès des caisses d'assurance sociale pour enregistrer son statut de payeur de cotisations d'assurance régulières. Mais cette démarche n'est pas obligatoire dans les cas où l'Etat ne dispose pas employés embauchés, et l'homme d'affaires travaille seul.
Apporter des modifications aux documents
Afin d'apporter les modifications nécessaires aux documents constitutifs, il est nécessaire de passer par une procédure officielle. Cette procédure pour les entrepreneurs individuels est clairement prescrite par le législateur.
Le motif pour contacter l'administration fiscale est le plus souvent la nécessité de changer :
- informations contenues dans les documents d'identité;
- types de services fournis;
- lieu de résidence (adresse).
Pour les entrepreneurs individuels qui ne disposent pas de documents constitutifs, les modifications apportées concernent le registre de l'État. DANS dans ce cas, un entrepreneur individuel doit fournir Documents requis: demande complétée dans le formulaire prescrit; Modifications effectuées; des copies de documents qui confirment toutes les innovations survenues. Cet ensemble de documents est fourni à l'administration fiscale au plus tard trois jours après les modifications.
Important! La procédure de candidature à un entrepreneur individuel, ainsi que le processus de modification, ne diffèrent pas de la procédure pour les personnes morales.
Et les documents constitutifs d'un entrepreneur individuel constituent une composante importante de l'activité commerciale. La liste complète des documents, ainsi que la procédure pour les obtenir, sont fixées par la loi.