Βελτίωση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού σε κάθε κλάδο. Βελτίωση της απόδοσης των εργαζομένων: αποτελεσματικοί τρόποι

Το κύριο κεφάλαιο στην εποχή της ρομποτοποίησης είναι οι εργαζόμενοι. Ακούγεται παράδοξο, αλλά είναι αλήθεια. Σύντομα όλοι θα έχουν ρομπότ και θα λειτουργούν όλοι με τον ίδιο τρόπο. Οι άνθρωποι θα γίνουν δείκτης αποτελεσματικότητας - μόνο αυτοί μπορούν να κάνουν μια εταιρεία μοναδική και πιο ελκυστική για τους πελάτες.

Το μυστικό της αποτελεσματικότητας του προσωπικού είναι απλό - όλοι είναι στη θέση τους, όλοι εκτιμούν τη θέση τους. Πώς όμως μπορεί να επιτευχθεί αυτό στην πράξη;

Ο καθένας στη θέση του

Πρώτον, είναι απαραίτητο ο κάθε εργαζόμενος να κατανοήσει τι απαιτείται από αυτόν. Όπου είναι δυνατόν, θέτουμε πρότυπα. Χρειάζονται όχι μόνο για την αξιολόγηση της απόδοσης του εργαζομένου. Ο κανόνας είναι μια κατευθυντήρια γραμμή που δεν θα σας επιτρέψει να χαλαρώσετε ή να «κατεθείτε στη δουλειά». Ο κανόνας πρέπει να είναι λογικός - δεν υπάρχει λόγος ευσεβών πόθων.

Όταν κατανοήσετε τι πρέπει να κάνει ένας υπάλληλος, μπορείτε να προχωρήσετε στην αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού. Υπάρχουν διαφορετικές μέθοδοι αξιολόγησης - ποιοτική και ποσοτική. Τα ποιοτικά ή περιγραφικά βασίζονται σε απόψεις, κριτικές και συμμόρφωση με ένα ιδανικό. Οι ποσοτικές μέθοδοι είναι πιο αντικειμενικές γιατί βασίζονται σε αριθμούς. Για παράδειγμα, το σύστημα KPI (Key Performance Indicators) - βασικοί δείκτες απόδοσης.

Για να προσδιορίσετε τους KPI θα χρειαστείτε:

1. Κριτήρια αξιολόγησης εργαζομένων. Ποιο είναι το πιο σημαντικό πράγμα στη δουλειά του; Αριθμός συναλλαγών που πραγματοποιήθηκαν, αριθμός επαναλαμβανόμενων παραγγελιών, ποιότητα διεκπεραίωσης αιτημάτων
2. Ποσοτικοί δείκτες απόδοσης: ελάχιστος επαρκής (βασικός), τυπικός (κανονικός) και επιθυμητός (στόχος)

(Δράση μείον βάση/Κανόνα μείον βάση) × 100% = αποτέλεσμα (%)

• Εάν το αποτέλεσμα είναι περισσότερο από 100% - εξαιρετικό, ο υπάλληλος βρίσκεται στο σωστό μέρος
• Εάν το αποτέλεσμα δεν είναι ικανοποιητικό, απαιτείται λεπτομερής ανάλυση των επιμέρους KPI σύμφωνα με κριτήρια. Μπορεί να έχει νόημα να απασχοληθεί αυτός ο υπάλληλος σε άλλη θέση όπου μπορεί να χρησιμοποιήσει τις δυνάμεις του

Ο καθένας εκτιμά τη θέση του

Μέθοδοι κίνητρο των εργαζομένωνχωρίζονται σε υλικά και άυλα. Τώρα στην τάση. Αυτό ισχύει για τις δυτικές εταιρείες, όπου ο μισθός ενός ειδικού είναι σχεδόν ο ίδιος για όλους τους εργοδότες. Είναι λογικό να προσελκύουμε υπαλλήλους με επιπλέον μπόνους.

Αλλά ζούμε στη Ρωσία. Μερικά στατιστικά στοιχεία: πόσα κερδίζει ένας δικηγόρος στο Νοβοσιμπίρσκ; Ποια εταιρεία θα λάβει περισσότερα βιογραφικά;

Επομένως, το πρώτο επίπεδο κινήτρων είναι υλικό. Μπορεί να εγκατασταθεί μέσος μισθόςανά περιοχή. Αυτός είναι ο βασικός μισθός. Αλλά είναι απαραίτητο ο εργαζόμενος να καταλάβει ότι το τελικό ποσό θα εξαρτηθεί από τον KPI του. Επιπλέον, το σύστημα υπολογισμού του μπόνους θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο διαφανές και κατανοητό για τον εργαζόμενο.

Το κίνητρο του δεύτερου επιπέδου είναι κοινωνικο-υλικό. Ειδικοί στην έρευνα: το 44% των Ρώσων θα ήθελε να πληρώσει σε βάρος της εταιρείας, το 40% θέλει να λάβει εθελοντική ασφάλιση υγείας, το 32% - προνομιακά κουπόνια διακοπών, 28% - πληρωμένη γυμναστική, 26% - γεύματα στο έξοδα του εργοδότη. Και φυσικά, τα υλικά κίνητρα είναι πάντα πολύτιμα - για γενέθλια, για γάμο, σε σχέση με τη γέννηση ενός παιδιού. Αυτά τα χρήματα είναι μια χειρονομία καλή θέλησηεταιρεία και ως εκ τούτου εκτιμώνται ιδιαίτερα από τους εργαζόμενους.

Το κίνητρο τρίτου επιπέδου είναι η άνεση στο χώρο εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει καφέ, μπισκότα, ένα μέρος για να χαλαρώσετε και γρήγορο Διαδίκτυο. Η λίστα είναι ατελείωτη και περιορίζεται μόνο από τη φαντασία της εταιρείας.

Παρακολούθηση της εργασίας του προσωπικού

Λίγες λέξεις . Παραδόξως, αυτή είναι επίσης μια μέθοδος παρακίνησης των εργαζομένων. Υπάρχουν εταιρείες όπου κάθε συνομιλία μεταξύ ενός διευθυντή και ενός πελάτη ακούγεται και αναλύεται. Αυτό Ο καλύτερος τρόποςσκοτώνει το κίνητρο. Δεν υπάρχει ανάγκη για απόλυτο έλεγχο. Η παρακολούθηση των δεικτών KPI - το τελικό αποτέλεσμα - είναι αρκετά. Αφήστε τους εργαζόμενους να επιλέξουν πώς θα το πετύχουν. Η εμπιστοσύνη είναι ένα μεγάλο κίνητρο.

Ανάλυση των δραστηριοτήτων της κυβέρνησης και εμπορική οργάνωσηΗ Ρωσική Ομοσπονδία εντόπισε ένα παρόμοιο πρόβλημα, έναν από τους κύριους λόγους, ο οποίος αποδείχθηκε ότι ήταν η παρουσία αναποτελεσματικών ενεργειών στην καθημερινή εργασία, που αναγκάζουν τους οργανισμούς να επωμιστούν σημαντικό και κυρίως κρυφό κόστος, και αποτελεσματικότητα της εταιρείας, είναι ένας ενοποιητικός δείκτης που αποτελείται από τα καθήκοντα και την αποτελεσματικότητα των επιμέρους διαδικασιών που επιλύονται στην καθημερινή ζωή, άρα σε τι βασίζονται.

1 Ο λόγος για τη χαμηλή απόδοση της εταιρείας.Έλλειψη ή απουσία επαγγελματιών ειδικών που έχουν εμπειρία στην κατασκευή οργανωτικών δομών. Αυτό οφείλεται κυρίως στην έλλειψη πρακτικών μαθημάτων, καθώς και εκπαίδευσης στον τομέα της διοίκησης. Υπάρχει καταστροφική έλλειψη ατόμων με διοικητικές ικανότητες και πρακτική εμπειρία. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο συντονισμός των δραστηριοτήτων και οργανωτική εργασία, είναι οι κύριες λειτουργίες στη διαχείριση, αυτός ο παράγοντας έχει κρίσιμη αξία.

Το διάγραμμα κάθε οργανισμού μπορεί να παρουσιαστεί σε ένα μοντέλο τριών επιπέδων:

Το ανώτερο επίπεδο αντιπροσωπεύει τον ιδιοκτήτη.
Το μεσαίο επίπεδο μοιάζει με διαχείριση.
Το κάτω μέρος είναι το απλό προσωπικό.

Οι στόχοι και οι ανάγκες κάθε επιπέδου είναι διαφορετικοί μεταξύ τους. το κύριο καθήκονΗ διαχείριση σε αυτή τη δομή είναι να οργανώνει την εργασία όπου το ανώτερο και το κατώτερο επίπεδο βρίσκονται σε ισορροπία.

2 Λόγος για τη χαμηλή απόδοση της εταιρείας, έγκειται στην έλλειψη συγκεκριμένης κατανόησης μεταξύ των ιδιοκτητών για το τι ακριβώς θέλουν να λάβουν ως αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Δεν έχει κάθε εταιρεία μια συγκεκριμένη ιδέα για το προϊόν των δραστηριοτήτων της. Γι' αυτόν τον λόγο οι στόχοι του οργανισμού απουσιάζουν ή διατυπώνονται εσφαλμένα, γεγονός που καθιστά αδύνατο τον έλεγχο και τη διαχείριση της εταιρείας.

3 Λόγος για τη χαμηλή απόδοση της εταιρείας- αυτή είναι η έλλειψη συστήματος προγραμματισμού, που οδηγεί σε χαμηλή αποδοτικότητα της εταιρείας στο σύνολό της. Βασικά, σε κάθε επίπεδο της εταιρείας υπάρχει ένας αριθμός σχεδίων που μπορεί να μην συσχετίζονται μεταξύ τους και επίσης να διαφέρουν από τους στόχους του οργανισμού. Αυτό καθιστά δύσκολη την προετοιμασία αναφορών και δεν σας επιτρέπει να αξιολογήσετε γρήγορα ενέργειες και εργασίες που σχετίζονται με τους στόχους της επιχείρησης. Ο προγραμματισμός είναι η πιο σημαντική λειτουργία ενός μάνατζερ, η οποία έχει σχεδιαστεί για να εξασφαλίζει έγκαιρα το απαιτούμενο αποτέλεσμα.

4 Ο λόγος για τον οποίο εμφανίζεται συχνά χαμηλή απόδοση στους οργανισμούς, αυτό είναι η έλλειψη ενός συστήματος διαχείρισης και παρακίνησης των εργαζομένων. Σε πολλές εταιρείες, οι εργαζόμενοι δεν ξέρουν για τι ανταμείβονται. Το προσωπικό δεν παρατηρεί τη σύνδεση μεταξύ των στόχων του οργανισμού και των δικών του κερδών.

5 Λόγος για τη χαμηλή αποδοτικότητα της εταιρείας.Έλλειψη εργαλείων για γρήγορο έλεγχο και αποτελεσματικότητα των εκτελούμενων ενεργειών. Αυτό το πρόβλημα είναι σχετικό για κάθε εργαζόμενο, καθώς και για τον οργανισμό στο σύνολό του. Κατά κανόνα, αυτό εκφράζεται ξεκάθαρα στους κρατικούς θεσμούς, όπου η έννοια της αποτελεσματικότητας δεν είναι πάντα παρούσα, ωστόσο αυτή η κατάστασησυναντάται συχνά σε ιδιωτικούς οργανισμούς. Μην ξεχνάτε ότι η αξιολόγηση της απόδοσης και ο έλεγχος είναι οι πιο σημαντικές λειτουργίες ενός διευθυντή.

6 Ο λόγος για τη χαμηλή αποδοτικότητα της εταιρείας.Έλλειψη επαγγελματικών προτύπων στις εταιρείες. Αυτό το πρόβλημα είναι επί του παρόντος σχετικό για οργανισμούς στους οποίους εκτελούνται τακτικά τυπικές διαδικασίες και διαδικασίες. Ελλείψει εταιρικών προτύπων, ένας εργαζόμενος που συμμετέχει σε μια σειρά ενεργειών δεν συμβάλλει πάντα στην απαραίτητη συνεισφορά στην πρόοδο του οργανισμού. Εάν ένας υπάλληλος που συμμετείχε στην υλοποίηση αυτής της διαδικασίας αποχωρήσει από την εταιρεία, προκύπτουν κίνδυνοι που μπορεί να παραλύσουν το έργο ολόκληρου του οργανισμού.

7 Λόγος για τη χαμηλή αποδοτικότητα της εταιρείας.Η έλλειψη συστήματος προσαρμογής για νέους υπαλλήλους, καθώς και προγραμμάτων αφοσίωσης για τους εργαζόμενους, γεγονός που μειώνει την αποτελεσματικότητα της εταιρείας. Όταν δεν υπάρχει λειτουργία διαχείρισης προσωπικού, αυτό το καθήκον εμπίπτει στη διοίκηση του οργανισμού. Κάθε ηγέτης πρέπει να έχει μια ιδέα για το τμήμα που είναι πιστό σε αυτόν. Αλλά δεν είναι πάντα δυνατό να διατηρούνται και να παρακολουθούνται όλες οι πληροφορίες. Ως αποτέλεσμα, κάθε εργαζόμενος αφήνεται στην τύχη του και δεν υπάρχει κανένας να διαχειριστεί την πίστη του.

8 Λόγος για τη χαμηλή αποδοτικότητα της εταιρείας.Παρανόηση του σκοπού των λειτουργιών μάρκετινγκ στο έργο ενός οργανισμού:

Ατελέσφορος οργανωτική δομήμάρκετινγκ, στο οποίο δεν υπάρχουν σαφώς καθορισμένες λειτουργίες της επιχείρησης.
Απουσία πληροφοριακό υλικόσχετικά με την επιχείρηση·
Άγνοια του μεριδίου αγοράς που κατέχει η εταιρεία.
Έλλειψη εργαλείων για τη διαχείριση εσωτερικών και εξωτερικών ροών πληροφοριών.
Έλλειψη ομάδων-στόχων.
Έλλειψη κατανόησης της σημασίας της μάρκας και του ρόλου της στην εταιρεία.

Ολα λόγοι για τη χαμηλή απόδοση της εταιρείας, μπορεί να ομαδοποιηθεί σε 2 τομείς - αυτό είναι ένα πρακτικό πρόβλημα στη διαχείριση και μια προβληματική κατάσταση στην πρακτική μάρκετινγκ, ωστόσο, κάθε εταιρεία χρειάζεται τη σωστή κατασκευή αυτών των δύο στοιχείων.

Η αύξηση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού των επιχειρήσεων κερδίζει σήμερα δυναμική στον κόσμο ιδιαίτερο νόημα. Η εργασία σε μια σύγχρονη προοδευτική κοινωνία υπαγορεύει νέους κανόνες:

• καθορίσει το επίπεδο προσόντα προσωπικού,
• τις γνώσεις και τις δεξιότητες των εργαζομένων,
• αναζήτηση τρόπων βελτίωσης της αποτελεσματικότητας του προσωπικού.

Οι σύγχρονοι ερευνητές αυτού του ζητήματος αναζητούν νέες προσεγγίσεις, για παράδειγμα, νέες οργανωτικές μορφέςδραστηριότητες των εργαζομένων, υπολογισμός του συντελεστή συμμετοχής στην εργασία. Στις σύγχρονες συνθήκες της αγοράς, ο μηχανισμός διαχείρισης οποιασδήποτε επιχείρησης, για την αποτελεσματική επιλογή προσωπικού, πρέπει να λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τις επαγγελματικές ιδιότητες των μελλοντικών εργαζομένων, αλλά και το επίπεδο συναισθηματικής σταθερότητας. Η εργασία ως φαινόμενο σχετίζεται άμεσα με την εντατική ανάπτυξη της παραγωγής, καθώς και με τη χρήση αυτοματοποιημένα συστήματα, πληροφορίες, τεχνολογίες υπολογιστών. Αυτό αλλάζει σημαντικά το βασικό λειτουργικό του περιεχόμενο. Επομένως, αλλάζει ριζικά η επαγγελματική και ποιοτική σύνθεση των εργαζομένων. Μεγάλη σημασία έχει η μακροπρόθεσμη ανάλυση του ανθρώπινου δυναμικού, η οποία περιλαμβάνει την παραγωγικότητα της εργασίας ανά μονάδα χρόνου ή τον χρόνο εργασίας που δαπανάται για την παραγωγή μιας μονάδας παραγωγής και την αποτελεσματική χρήση του ανθρώπινου δυναμικού γενικότερα. Με την αποτελεσματική αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού σε μια επιχείρηση, είναι δυνατό να ξεπεραστούν τα σχέδια για έργα. Επαναλαμβάνω αυτό το αποτέλεσμα, θα πρέπει να ανταμειφθεί με ένα μπόνους.

Τρόποι για την αύξηση της αποτελεσματικής παραγωγικότητας του προσωπικού

Συχνά, οι εταιρείες επιτυγχάνουν την ευημερία μιας συγκεκριμένης επιχειρηματικής δομής μέσω της αποτελεσματικότητας του προσωπικού τους. Η επέκταση των επιχειρήσεων συνήθως οδηγεί σε αύξηση του αριθμού των εργαζομένων. Είναι απαραίτητο να παραθέσουμε τους κύριους τρόπους για πιθανή αύξηση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού. Ανάμεσα τους:

• έλεγχος και διατήρηση της εργασιακής πειθαρχίας,
• υψηλής ποιότητας διαχείριση και καταγραφή αποτελεσμάτων για την εργασία που εκτελεί κάθε εργαζόμενος,
• πιθανή διόρθωση ελλείψεων,
• διάγνωση και διόρθωση του συναισθηματικού κλίματος στο σύνολο της ομάδας και ειδικά για κάθε εργαζόμενο.

Η μη προσοχή σε αυτούς τους παράγοντες μπορεί να προκαλέσει σοβαρά προβλήματα. Μεταξύ των μεθόδων για την αύξηση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού είναι:

1. έλεγχος της προσέλευσης των εργαζομένων στο ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ(στην αρχή της εργάσιμης ημέρας),
2. έλεγχος του χρόνου εργασίας των εργαζομένων (ορθολογική χρήση του),
3. υπολογισμός μισθοδοσίας έντασης εργασίας με βάση τις ώρες εργασίας,
4. εντοπισμός κακόβουλων παραβατών της εργασιακής πειθαρχίας,
5. τεκμηρίωση παραβιάσεων της εργασιακής πειθαρχίας,
6. έλεγχος εφαρμογής των χρονοδιαγραμμάτων εργασίας.

Ένας ικανός, καταρτισμένος ειδικός HR διαδραματίζει βασικό ρόλο σε αυτήν την κατάσταση. Αυτή η θέση πρέπει να είναι σε οποιαδήποτε επιχείρηση.

Μέθοδοι που αυξάνουν την αποτελεσματικότητα του προσωπικού

Θα πρέπει να δώσετε προσοχή και να υιοθετήσετε τις ακόλουθες δοκιμασμένες μεθόδους για την αύξηση της αποτελεσματικότητας του προσωπικού:

1. απαιτούμενη είσοδος περιγραφές εργασίας,
2. την εφαρμογή ενός αυτοματοποιημένου συστήματος καταγραφής του χρόνου εργασίας,
3. πιστοποιήσεις υπαλλήλων,
4. τη διενέργεια τακτικής παρακολούθησης του προσωπικού,
5. σύστημα κινήτρων των εργαζομένων,
6. σύστημα κινήτρων για πειθαρχημένους υπαλλήλους (οι μισθοί των εργαζομένων πρέπει να αντιστοιχούν στην αποτελεσματικότητά τους για την επιχείρηση),
7. αυστηρή λογιστική του χρόνου απουσίας από την εργασία ακόμη και για βάσιμο λόγο κατά τον υπολογισμό των μισθών,
8. τιμωρία για παραβάτες της εργασιακής πειθαρχίας,
9. ανάπτυξη και εφαρμογή ενός διαφανούς συστήματος χρονοδιαγραμμάτων ελέγχου εργασιών.

Πρέπει να θυμόμαστε ότι κάθε αφεντικό πρέπει να είναι συντονισμένο με τα νέα, τα ενδιαφέροντα, τις περιστάσεις και την ψυχολογική διάθεση κάθε υφισταμένου του. Αυτός είναι ο χρυσός κανόνας μιας επιτυχημένης επιχείρησης. Χωρίς σεβασμό στην προσωπικότητα του κάθε ανθρώπου (εργαζομένου), είναι αδύνατο να επιτευχθούν υψηλά αποτελέσματα. Ο εργαζόμενος, με τη σειρά του, θα πρέπει να έχει τα ακόλουθα κίνητρα:

• εγγύηση (διατήρηση) μιας θέσης εργασίας.
• ευκαιρία για επαγγελματική ανάπτυξη στην επιχείρηση·
• το εισόδημα του εργαζομένου, δηλαδή οι μισθοί που πρέπει να ταιριάζουν απόλυτα στον εργαζόμενο.
• σύστημα κινήτρων (μπόνους, εκδρομές, δωρεάν ταξίδια, παροχές, εκπτώσεις, δώρα).

Σας εύχομαι κοινωνικούς, υπεύθυνους υπαλλήλους.

Η καλή οργάνωση των εργαζομένων σε παλιό εξοπλισμό παράγει καλύτερα αποτελέσματα από τον νέο εξοπλισμό με κακή οργάνωση.

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμε για την προσωπική αποτελεσματικότητα.

Σήμερα θα μάθετε:

• Τι είναι η προσωπική αποτελεσματικότητα;
• Τι επηρεάζει;
• Πώς να είστε πραγματικά αποτελεσματικοί.

Τι είναι η προσωπική αποτελεσματικότητα

Ας ξεκινήσουμε με το θεωρητικό μέρος. Η ίδια η έννοια της προσωπικής αποτελεσματικότητας για φυσιολογικό άτομοκατανοητό, αλλά κάπως θολό. Λόγω του γεγονότος ότι δεν υπάρχει σαφής ορισμός, προκύπτουν προβλήματα στη μεθοδολογία, και γενικότερα στο πεδίο εφαρμογής. Ας προσπαθήσουμε να ορίσουμε την προσωπική αποτελεσματικότητα ενός ατόμου.

Προσωπική αποτελεσματικότητα – την ικανότητα ενός ατόμου να εκτελεί ορισμένες εργασίες όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα.

Με βάση αυτόν τον ορισμό, είναι ήδη δυνατό να εντοπιστούν τα κύρια προβλήματα που αντιμετωπίζει ένα άτομο όταν εκτελεί ορισμένες καθημερινές εργασίες:

• Αλλαγή προσοχής.
• Δεν λειτουργεί με πλήρη δυναμικότητα.

Δηλαδή, μπορούμε να πούμε ότι η προσωπική αποτελεσματικότητα συνεπάγεται μια σαφή συγκέντρωση στην εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας στο μέγιστο επίπεδο. Σήμερα, οι ψυχολόγοι δίνουν ολοένα και περισσότερο προτεραιότητα σε θέματα προσωπικής αποτελεσματικότητας. Στον κόσμο γεμάτο πληροφορίες, είναι αρκετά δύσκολο να μην πνιγείς σε ένα τέτοιο ρεύμα και να φιλτράρεις αυτό που χρειάζεσαι.

Γιατί είναι σημαντικό να αξιολογείται και να βελτιώνεται η προσωπική αποτελεσματικότητα;

Η αποτελεσματικότητα ενός συγκεκριμένου ατόμου μπορεί να επηρεάσει όχι μόνο την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας στην εργασία ή το σχολείο, αλλά και τη συνολική επιδίωξη ορισμένων ανθρώπινων στόχων.

Με βάση την προσωπική αποτελεσματικότητα, μπορούμε να κρίνουμε όχι μόνο πόσο γρήγορα ολοκληρώνετε την εργασία που σας έχει αναθέσει ο εργοδότης σας, αλλά και πόσο γρήγορα μπορείτε να ανεβείτε στην καριέρα σας, να λάβετε και να χρησιμοποιήσετε νέες πληροφορίες και να πετύχετε τους στόχους σας.

Η προσωπική αποτελεσματικότητα είναι υπεύθυνη για μια σημαντική παράμετρο – την απόδοση. Ένα άτομο με μικρή αποτελεσματικότητα θα μένει ατελείωτα πίσω, ενώ οι πιο επιτυχημένοι χρησιμοποιούν τις δυνατότητές τους για να ολοκληρώσουν τα καθήκοντά τους. Για να κατανοήσετε καλύτερα την ίδια την έννοια της χρήσης της προσωπικής αποτελεσματικότητας, πρέπει να θίξετε το θέμα του ταλέντου και να χρησιμοποιήσετε τις δυνατότητές σας.

Είναι γνωστό ότι η επιτυχία αποτελείται από σκληρή δουλειά και ταλέντο. Επιπλέον, οι άνθρωποι προβάλλουν διαφορετικές αναλογίες, από 10% ταλέντο και 90% εργασία, έως 50/50.

Η προσωπική αποτελεσματικότητα είναι ένα ανάλογο της εργασίας χρησιμοποιώντας το ταλέντο σας. Δηλαδή, χρησιμοποιείτε τους πόρους σας για να πετύχετε το στόχο σας όσο το δυνατόν γρηγορότερα, χρησιμοποιώντας την ελάχιστη δυνατή προσπάθεια.

Αυτό δεν σημαίνει ότι η εργασία θα εκτελεστεί άσχημα, το αντίθετο - παρά πιο αποτελεσματικό άτομο, τόσο πιο αποτελεσματικά θα ολοκληρώσει το έργο σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Κατά συνέπεια, η αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας θα οδηγήσει αναπόφευκτα στο γεγονός ότι ένα άτομο θα αφιερώσει πολύ λιγότερο χρόνο σε καθημερινές δραστηριότητες.

Παράδειγμα:Ο εργαζόμενος έχει το καθήκον να αναλύει τους ανταγωνιστές στον κλάδο της εταιρείας του. Με βάση αυτή την αναφορά, θα χρειαστεί να κάνει την ανάλυσή του, να αξιολογήσει τις προοπτικές ανάπτυξης της εταιρείας και, γενικά, να αποφανθεί σχετικά με τη σκοπιμότητα εισόδου στην αγορά. Ένας υπάλληλος θα αντιμετωπίσει αυτό το έργο από 1 εβδομάδα έως 1 μήνα. Και όσο υψηλότερη είναι η αποτελεσματικότητά του, τόσο μικρότερος είναι ο χρόνος που θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί αυτή η εργασία.

Μιλάμε περισσότερο για το χρονοδιάγραμμα των εργασιών παρά για την ποιότητά τους, κυρίως με βάση σύγχρονες πραγματικότητες. Το πρόβλημα της τρέχουσας δουλειάς δεν είναι να αντεπεξέλθεις στο έργο σε επίπεδο - σχεδόν ποτέ δεν υπάρχουν προβλήματα με αυτό. το κύριο πρόβλημα- V .

Όλοι έχουν παρατηρήσει αυτό το φαινόμενο: για τα πρώτα 20-30 λεπτά στη δουλειά, εσείς, με μάτια που καίνε, αρχίζετε να εκτελείτε τα καθήκοντα που σας έχουν ανατεθεί. Στη συνέχεια, η αποτελεσματικότητα πέφτει, τα μάτια σταματούν να καίνε και αυτό που χρειάστηκε 5 λεπτά παίρνει σταδιακά 10, 15 και 20.

Αν κοιτάξετε τον εαυτό σας από έξω αυτή τη στιγμή, μπορείτε να παρατηρήσετε ατελείωτες περισπασμούς, αποδυνάμωση της συγκέντρωσης, μετάβαση από τη μια εργασία στην άλλη και άλλα πραγματικά αναποτελεσματικά πράγματα. Και αυτό το φαινόμενο παρατηρείται παντού, όχι μόνο στη δουλειά, αλλά και στο σχολείο, κατά τη διεξαγωγή, την εκπαίδευση, το διάβασμα κ.λπ.

Για να μειώσετε τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρώσετε μια εργασία, αυξάνοντας έτσι την παραγωγικότητά σας, πρέπει να εκπαιδεύσετε την προσωπική σας αποτελεσματικότητα.

Σε ποιον συνιστάται να αυξήσει πρώτα την προσωπική αποτελεσματικότητα;

Απολύτως κάθε άτομο χρειάζεται να εκπαιδεύει την προσωπική αποτελεσματικότητα, αλλά ορισμένα επαγγέλματα απαιτούν ειδική προσέγγιση σε αυτό. Ας καταλάβουμε ποιος πρέπει να φροντίσει τον εαυτό του πρώτα και κύρια.

Ελεύθερους επαγγελματίες.Ας ξεκινήσουμε με αυτούς. Πρόκειται για μια ειδική κατηγορία εργαζομένων που εκτελούν διάφορα καθήκοντα. Αυτό θα μπορούσε να είναι η δημιουργία προγραμμάτων, ο σχεδιασμός, η λογιστική κ.λπ.

Αυτή η κατηγορία ανθρώπων είναι πιο επιρρεπής σε επίθεση πληροφοριών λόγω της συνεχούς επαφής με πληροφορίες. Εάν στη δουλειά στο γραφείο, τα κοινωνικά δίκτυα, οι ιστότοποι ειδήσεων και άλλοι τρόποι για να σκοτώσετε το χρόνο και να αποσπάσετε την προσοχή από την εργασία είναι αποκλεισμένοι ή υπό επιτήρηση, τότε όταν εργάζεστε από το σπίτι δεν υπάρχουν τέτοιοι περιορισμοί.

Συχνά, για να ολοκληρώσει μια εργασία που θα διαρκούσε το πολύ 15 λεπτά, ο μέσος ελεύθερος επαγγελματίας ξοδεύει περισσότερο από μία ώρα. Είναι για να αντεπεξέλθετε στην εργασία γρηγορότερα, να αυξήσετε τα κέρδη, τον αριθμό των πελατών και ταυτόχρονα να ελευθερώσετε χρόνο για πιο ενδιαφέροντα πράγματα - οι ελεύθεροι επαγγελματίες πρέπει να βελτιώνουν συνεχώς την προσωπική τους αποτελεσματικότητα.

επιχειρηματίες.Αυτή η κατηγορία θα περιλαμβάνει όλους όσοι έχουν κάθε είδους χρήματα, καθώς και διευθυντές και ανώτατα στελέχη μεγάλων εταιρειών. Στην πραγματικότητα σύγχρονη οικονομία, οι επιχειρηματίες και τα ανώτερα στελέχη έχουν πολύ περιορισμένο χρόνο για να λύσουν σημαντικά προβλήματα.

Επιπλέον, έχουν περισσότερες ευθύνες από τους απλούς εργαζόμενους. Για να βρεις χρόνο για όλα και να αφήσεις λίγες ώρες ακόμα για ζωή εκτός δουλειάς, χρειάζεται να αναπτύξεις την προσωπική σου αποτελεσματικότητα.

Φοιτητές.Όποιος μαθαίνει κάτι μπορεί να συμπεριληφθεί σε αυτή την κατηγορία. Ανεξάρτητα από το αν είναι σχολείο ή δίμηνο μάθημα λογιστικής, η πλήρης αξιοποίηση του ακαδημαϊκού δυναμικού τους είναι το πρωταρχικό καθήκον αυτών των ανθρώπων.

Λάβετε το μέγιστο ποσό ΧΡΗΣΙΜΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ, φιλτράροντάς το από περιττά σκουπίδια και καθιστώντας το κατάλληλο για χρήση για δικούς του σκοπούς - αυτή είναι μια εργασία η υλοποίηση της οποίας επηρεάζεται από την προσωπική αποτελεσματικότητα.

Όταν διαμορφώνεται η προσωπική αποτελεσματικότητα

Η προσωπική αποτελεσματικότητα ενός ατόμου είναι ένας υποκειμενικός παράγοντας. Αρχίζει να σχηματίζεται στην προσχολική ηλικία και η κορύφωσή του σχηματίζεται στην ηλικία των 19-25 ετών, μια εποχή που οι άνθρωποι μόλις αρχίζουν να εργάζονται, χρησιμοποιώντας όλα όσα έλαβαν κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσής τους.

Αλλά όλη η βάση αποκτάται στο σχολείο, όταν εκδηλώνεται η ίδια πολυεργασία των μαθητών: πρέπει να κάνουν τα μαθήματά τους, να κάνουν ό,τι τους αρέσει, να σερφάρουν στα κοινωνικά δίκτυα, να κάνουν παρέα με φίλους, να ολοκληρώσουν τις εργασίες των γονιών τους στο σπίτι και σύντομα. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου τίθενται οι προτεραιότητες.

Αυτό όμως δεν σημαίνει ότι η αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας είναι αδύνατη σε μεταγενέστερη ηλικία. Είναι μετά από 23-25 ​​χρόνια που οι άνθρωποι σκέφτονται πώς μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητά τους για να αφιερώσουν χρόνο στην οικογένειά τους και να αφήσουν λίγο για τα χόμπι τους.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο είναι απαραίτητο να βελτιωθεί η αποτελεσματικότητά του όσο το δυνατόν νωρίτερα, αλλά ακόμη και σε μεταγενέστερη ηλικία δεν μπορεί κανείς να πει ότι ένα άτομο δεν θα μπορέσει να αλλάξει τον εαυτό του και να αρχίσει να είναι πιο αποτελεσματικό.

Η βάση της προσωπικής αποτελεσματικότητας αποτελείται από τρεις παράγοντες:

• Θέτοντας στόχους;
• Χρήση πηγών;
• Κοινωνικοποίηση.

Θέτοντας στόχουςείναι ο σημαντικότερος παράγοντας και των τριών. Για να λειτουργήσετε αποτελεσματικά, πρέπει να καταλάβετε γιατί το κάνετε. Ένας καλά καθορισμένος στόχος είναι η βάση του αποτελέσματος. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό να θέτεις ενδιάμεσους στόχους. Η συντομότερη χρονική περίοδος για έναν στόχο θα πρέπει να είναι 1 ημέρα.

Χρήση πηγών. Η σύγκριση της προσωπικής αποτελεσματικότητας με την οικονομία είναι τέλεια εδώ. Η οικονομία είναι η επιστήμη της χρήσης περιορισμένη ποσότηταπόρους για την κάλυψη των αναγκών. Αν κάνουμε μια αναλογία με ένα άτομο, τότε ο καθένας έχει τη δική του προσφορά πόρων που πρέπει να χρησιμοποιηθούν για να εκπληρώσουν τους στόχους τους.

Κοινωνικοποίηση. Επίσης πολύ σημαντικός παράγοντας. Είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία και την υλοποίηση των στόχων στην κοινωνία. Κάθε μέρα ένα άτομο αναπόφευκτα συναντά άλλους ανθρώπους και επηρεάζουν επίσης την εκπλήρωση των στόχων του, όπως και ο ίδιος.

Για να εκπαιδεύσετε την ικανότητα επίτευξης στόχων πρέπει να μάθετε να χτίζετε σχέσεις με ανθρώπους και να βεβαιωθείτε ότι βοηθούν στην επίτευξη των στόχων με τον ένα ή τον άλλο τρόπο.

Ένα άτομο που επιθυμεί να αναπτύξει την προσωπική του αποτελεσματικότητα πρέπει να κινηθεί προς αυτές τις τρεις κατευθύνσεις:

• Μάθετε να ορίζετε σωστά τους στόχους σας.
• Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε τους πόρους σας πιο συνετά για να τους πετύχετε.
• Αλληλεπιδράστε με ανθρώπους για να εφαρμόσετε τα σχέδιά σας.

Μέθοδοι για την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας

Υπάρχουν πολλές μέθοδοι για την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας, αλλά όλες λένε για το ίδιο πράγμα. Συλλέξαμε για εσάς τους 10 πιο δημοφιλείς τρόπους για να αυξήσετε την προσωπική σας αποτελεσματικότητα και ακολουθώντας τουλάχιστον τους μισούς από αυτούς για αρκετούς μήνες, είναι σίγουρο ότι θα παρατηρήσετε αύξηση της απόδοσής σας.

Σχεδίαση

Ένας από τους πιο σημαντικούς τρόπους για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα είναι να προγραμματίσετε τη μέρα σας με σύνεση. Αυτή είναι μια από τις κύριες δεξιότητες που μπορούν να αυξήσουν την απόδοσή σας κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Ο Αβραάμ Λίνκολν ήταν ένας πραγματικά λαμπρός άνθρωπος που μπόρεσε να πετύχει τους πιο φιλόδοξους στόχους μόνο μέσω της προσωπικής του αποτελεσματικότητας. Δούλευε στο μέγιστο σχεδόν πάντα και αυτό τον ξεχώριζε από όλους όσους στάθηκαν εμπόδιο στην επίτευξη των στόχων του.

Η εργασία σύμφωνα με τον στόχο σας είναι ο κύριος τομέας με τον οποίο θα πρέπει να εργαστείτε πρώτα. Είναι καλύτερο να γράψετε τους στόχους σας σε απλό χαρτί - αυτό τους κάνει πιο απτές. Είναι καλύτερο να έχετε μαζί σας ένα ημερολόγιο στόχων και να το κοιτάζετε περιοδικά.

Αλλά τα σχέδια για την ημέρα είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου. Θα πρέπει επίσης να τεθούν στόχοι για μεγαλύτερα χρονικά διαστήματα. Επίσης, ένα άτομο πρέπει να έχει έναν στόχο - μια αποστολή με την οποία θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί. Αυτός είναι συνήθως ένας μεγάλος και φιλόδοξος στόχος που μπορεί να πάρει σχεδόν μια ζωή για να επιτευχθεί.

Ταυτόχρονα, η κατάρτιση μιας ικανής αποστολής είναι το πρώτο βήμα για να γίνει αποτελεσματική.

Συνιστάται επίσης να έχετε μαζί σας ένα φύλλο χαρτιού με τους κύριους στόχους και την αποστολή σας. Θα σας βοηθήσει να απαντήσετε στην ερώτηση: "Γιατί το κάνω αυτό αυτή τη στιγμή" και θα παρέχει επίσης πρόσθετο κίνητρο για εργασία.

Προτεραιότητα

Η ιεράρχηση είναι μια σημαντική δεξιότητα που πρέπει να μάθετε αμέσως μόλις μάθετε πώς να θέτετε τους στόχους σας. Προτεραιότητα – αποφασίστε ποια εργασία πρέπει να ολοκληρωθεί πρώτα και ποια μετά. Η οργάνωση μιας τέτοιας σειράς σάς επιτρέπει να αποφασίσετε για τα πιο σημαντικά θέματα στην αρχή της ημέρας. σημαντικά καθήκονταχρησιμοποιώντας τους μέγιστους πόρους, αφήνοντας λιγότερη προσπάθεια για τους δευτερεύοντες.

Ο Μαρκ Τουέιν είπε: «Αν φάτε έναν βάτραχο στην αρχή της ημέρας, η υπόλοιπη ημέρα υπόσχεται να είναι υπέροχη. Μετά από όλα, έχετε ήδη κάνει όλα τα πιο δύσκολα πράγματα».

Δηλαδή, πρέπει να ολοκληρώσετε μια μεγάλη και σύνθετη εργασία ταυτόχρονα, χωρίς να την αναβάλλετε για μεγάλο χρονικό διάστημα. Μετά από αυτό, όλα τα άλλα δεν θα σας φαίνονται τόσο δύσκολα και θα μπορείτε να ολοκληρώσετε τα πάντα χωρίς ιδιαίτερη προσπάθεια.

Οι ψυχολόγοι μοιράζονται επίσης παρόμοια άποψη. Σε ένα άτομο μετά την εκτέλεση δύσκολη εργασίαυπάρχει ένα κύμα ενδορφινών - η ορμόνη της χαράς, και ως αποτέλεσμα - μια αύξηση της εσωτερικής προσφοράς πόρων. Δηλαδή, μετά από ένα δύσκολο έργο, θα αναλάβετε ευχαρίστως κάτι λιγότερο δύσκολο. Ταυτόχρονα, το πιο ευχάριστο έργο πρέπει να αφεθεί για το τέλος. Η προσπάθεια για αυτό θα αυξήσει επίσης την απόδοσή σας.

Η ιεράρχηση σάς επιτρέπει να επιλέξετε τον μεγαλύτερο και πιο κακό βάτραχο, μετά τον ελαφρώς μικρότερο βάτραχο και ούτω καθεξής.

Συγκέντρωση της προσοχής

Μία από τις πιο σύνθετες μεθόδους που σας επιτρέπει να επιταχύνετε την προσωπική αποτελεσματικότητα στο μέγιστο.

Συγκέντρωση – την ικανότητα εστίασης σε κάτι συγκεκριμένο. Δηλαδή, όταν ολοκληρώνετε μια εργασία, δεν αποσπάτε την προσοχή σας από ξένα πράγματα, αφοσιωθείτε πλήρως στη δουλειά και ολοκληρώστε την πολύ πιο γρήγορα.

Το πρόβλημα της συγκέντρωσης σήμερα είναι ένα από τα πιο πιεστικά ζητήματα που οι ψυχολόγοι δίνουν σημασία.

Μερικά στατιστικά στοιχεία:

• Ο μέσος χρόνος που ένα παιδί συγκεντρώνεται σε ένα πράγμα είναι 7 λεπτά. Για έναν ενήλικα, ο αριθμός αυτός μπορεί να αυξηθεί σε 40 λεπτά.
• Μετά από 40 λεπτά του ίδιου τύπου εργασίας, όσο δημιουργική κι αν είναι, εμφανίζεται απώλεια συγκέντρωσης και πτώση της απόδοσης. Αυτό έχει αρνητικό αντίκτυπο στην προσωπική αποτελεσματικότητα.

Σήμερα υπάρχουν πολλές μέθοδοι για τη βελτίωση της συγκέντρωσης, αλλά η αρχή είναι η ίδια: πρέπει να κάνετε περιοδικά διαλείμματα και, μετά από μεγάλες περιόδους να κάνετε το ίδιο πράγμα, να αλλάξετε το πεδίο δραστηριότητάς σας. Ένα από τα παλαιότερα, αλλά αποτελεσματικές μεθόδουςδιατήρηση της συγκέντρωσης - η μέθοδος Pomodoro.

Η ουσία της μεθόδου είναι ότι πρέπει να εμπλακείτε σε ένα είδος δραστηριότητας για 25 λεπτά και μετά να ξεκουραστείτε 5 λεπτά. Αφού κάνετε αυτόν τον κύκλο Pomodoro 4 φορές, πρέπει να αλλάξετε τη δραστηριότητα, ακόμα κι αν η εργασία δεν ολοκληρώθηκε. Και μετά από 1-2 κύκλους, επιστρέψτε σε αυτό και ολοκληρώστε τη δουλειά.

Υπάρχουν πολλές άλλες μέθοδοι για τις οποίες μπορείτε να μάθετε online.

Σταδιακά εγκαταλείπετε τα gadget στη δουλειά

Αυτό προκύπτει από την προηγούμενη παράγραφο. Κινητά τηλέφωνακαι τα δισκία επηρεάζουν αρνητικά τη συγκέντρωση. Αναγκάζουν ένα άτομο να αποσπάται συνεχώς από περιττές πληροφορίες. Τα gadget στην εργασία θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μόνο για επικοινωνία.

Περιορισμός του χρόνου που αφιερώνεται στα κοινωνικά δίκτυα

Τα κοινωνικά δίκτυα είναι ένα ιδανικό εργαλείο για τη μείωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας. Αφαιρούν μεγάλο ποσόχρόνο χωρίς να φέρει τίποτα σε αντάλλαγμα. Για να χρησιμοποιήσετε ορθολογικά τα προσωπικά σας και ώρα εργασίας, θα χρειαστεί να περιορίσετε τον εαυτό σας όσο το δυνατόν περισσότερο όσον αφορά τα κοινωνικά δίκτυα.

Αφιερώστε όσο το δυνατόν λιγότερο χρόνο στο VKontakte ή στο Odnoklassniki και θα παρατηρήσετε ότι έχετε πολύ περισσότερες ευκαιρίες να κάνετε αυτό που πραγματικά σας αρέσει.

Παρακολούθηση της ευημερίας σας

Η κακή υγεία είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους ένα άτομο δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει τις μέγιστες δυνατότητές του. Κατά τη διάρκεια της ασθένειας, ένα άτομο θα είναι πρακτικά άχρηστο στη δουλειά, αφού δεν θα μπορεί να εκτελεί καθημερινές εργασίες τόσο γρήγορα και αποτελεσματικά όσο πριν.

Επομένως, θα πρέπει να θυμόμαστε ότι μερικές φορές είναι πολύ καλύτερο να αφιερώσετε 1-2 ημέρες για να αναρρώσετε τελικά παρά να εργάζεστε ενώ είστε άρρωστοι για 1-2 εβδομάδες, μειώνοντας έτσι την αποτελεσματικότητά σας.

Επίσης, δεν βλάπτει να χαλαρώσετε καλά πριν ξεκινήσετε τη δουλειά. Ένα ζεστό μπάνιο μπορεί να είναι μια εξαιρετική επιλογή για αυτό. Για τους λάτρεις των ανατολίτικων τεχνών, ο διαλογισμός μπορεί να είναι μια πραγματική σωτηρία. Κατά τη διάρκεια αυτής, το ανθρώπινο σώμα αναπαύεται επιταχυνόμενη λειτουργία, και κυριολεκτικά μετά από 20 λεπτά διαλογισμού, θα νιώσετε ένα πραγματικό κύμα δύναμης.

Εισαγωγή στην κατάσταση ροής

Ροή είναι το όνομα ενός μάλλον ενδιαφέροντος ψυχολογική κατάστασηάτομο, το οποίο χαρακτηρίζεται από κορυφαία απόδοση. Σε αυτή την κατάσταση, ένα άτομο είναι σε θέση να δώσει το μέγιστο, ή ακόμα και να ξεπεράσει τα δικά του όρια.

Για να εισέλθετε στη ροή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εσωτερικά ή εξωτερικά διεγερτικά. Τα εσωτερικά διεγερτικά περιλαμβάνουν όλα όσα αφορούν τα προσωπικά κίνητρα ενός ατόμου. Τα εξωτερικά διεγερτικά περιλαμβάνουν όλα όσα με τον ένα ή τον άλλο τρόπο μπορούν να κάνουν ένα άτομο να ηρεμήσει και να συντονιστεί στην επιθυμητή διάθεση.

Κατάλληλο για αυτό:

• Κατάλληλοι χώροι;
• Ζεστό μπάνιο;
• Διαλογισμός.

Με τα εσωτερικά διεγερτικά, τα πράγματα είναι λίγο πιο περίπλοκα. Είναι ατομικά για κάθε άτομο, αλλά είναι παρόμοια σε ένα πράγμα - προκαλούν μια θετική φόρτιση συναισθημάτων, που σας επιτρέπει να εστιάσετε σε ένα πράγμα για μεγάλο χρονικό διάστημα. Σχετίζονται επίσης με τα εσωτερικά κίνητρα. Απλώς μάθετε για τους κινητήριους μοχλούς σας και μπορείτε εύκολα να επηρεάσετε τον εαυτό σας και να εισέλθετε σε μια κατάσταση ροής.

Μάθετε πώς να ξεκουράζεστε

Αυτή είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες που έχουν χάσει οι περισσότεροι άνθρωποι. Όπως λένε, στα περισσότερα λεξικά, η ανάπαυση είναι μια αλλαγή στη δραστηριότητα. Επομένως, δεν μπορείτε να χαλαρώσετε απλά ξαπλώνοντας στον καναπέ. Πρέπει να κάνετε κάτι διαφορετικό που να χρησιμοποιεί τους άλλους μύες και τις ικανότητές σας.

Η αλλαγή του τύπου δραστηριότητας είναι αυτό που πρέπει να μάθετε σύντομο χρονικό διάστημα. Αν δουλεύεις με τα χέρια σου, παίζεις σκάκι, πόκερ, αναγκάζεις τον εγκέφαλό σου να σκεφτεί. Εάν η εργασία σας περιλαμβάνει διανοητική εργασία, όλα γίνονται ακριβώς το αντίθετο - πρέπει να ξεκουραστείτε, φορολογώντας το σώμα σωματικά, χωρίς να του δίνετε πολύ χρόνο να σκεφτεί.

Υπάρχει μια κοινή παρανόηση ότι οι άνθρωποι που εργάζονται πολύ στον υπολογιστή μπορούν να χαλαρώσουν σερφάροντας στα κοινωνικά δίκτυα. Αλλά αυτό απέχει πολύ από το να είναι αλήθεια. Ο χρόνος που δαπανάται στον υπολογιστή επηρεάζει αρνητικά τους μύες των ματιών, καθώς και τον εγκέφαλο, ο οποίος αναγκάζεται να φιλτράρει τεράστιες ροές πληροφοριών.

Σταματήστε την υπερκόπωση

Αυτό το σημείο σχετίζεται με την υγεία, αλλά θα πρέπει να τονιστεί ξεχωριστά. Κάθε άτομο πρέπει να κατανοήσει ξεκάθαρα το όριο του - την ποσότητα της εργασίας που εκτελείται, μετά την οποία θα βλάψει το σώμα του.

Γνωρίζουμε ότι οι δυνατότητες του ανθρώπινου σώματος είναι αρκετά μεγάλες και δεν είναι ασυνήθιστο να υπερβαίνει κανείς τα όρια του, ειδικά όταν πρόκειται για επείγουσα και σημαντική εργασία. Όμως οι συνέπειες τέτοιων περιπτώσεων δεν είναι θετικές.

Για να αρνηθείτε επιδέξια τις υπερωρίες, απλά πρέπει να μάθετε πειραματικά την ανακατανομή σας - αυτή η κατάσταση όταν τίποτα δεν λειτουργεί πια, η εργασία πηγαίνει 2-3 φορές πιο αργά και η σωματική κόπωση απλώς σας βγάζει εκτός ισορροπίας. Και την επόμενη φορά, όταν φτάσετε σε παρόμοια ποσότητα εργασίας, πρέπει να επιβραδύνετε και να την αφήσετε στην άκρη για λίγο, αφού ξεκουραστείτε.

Μάθετε να εκχωρείτε εξουσία

Αυτό ισχύει σε μεγαλύτερο βαθμό για τους υπαλλήλους σε διευθυντικές θέσεις. Τα περισσότερα αφεντικά, ειδικά τα αφεντικά της παλιάς σχολής, προσπαθούν να κάνουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς της εταιρείας μόνοι. Και αυτό είναι λάθος. Εξάλλου, ένας διευθυντής που είναι απασχολημένος σε μια επιχείρηση γίνεται εργάτης, αλλά ένας εργαζόμενος που παίρνει μια απόφαση δεν θα γίνει διευθυντής.

Γι' αυτό είναι καλύτερο να δημιουργήσετε μια σαφή ιεραρχική δομή, με ελευθερία επιλογής για κάθε σύνδεσμο - να μεταφέρετε μέρος των εξουσιών που σας ανήκουν στους υπόλοιπους, χαμηλότερους κρίκους εργασίας. Αυτό θα σας επιτρέψει να ανακουφιστείτε και να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα κάθε μεμονωμένου συνδέσμου και εργαζομένου.

Η προσωπική αποτελεσματικότητα ενός ηγέτη είναι αυτό στο οποίο βασίζεται ολόκληρη η εταιρεία. Όσο πιο αποτελεσματικά λειτουργεί η μονάδα ελέγχου της, τόσο περισσότερο αποφάσεις διαχείρισηςμπορεί να γίνει αποδεκτή και τόσο καλύτερη θα είναι η οικονομική κατάσταση της επιχείρησης.

Αυτές είναι αρκετά απλές μέθοδοι που είναι γνωστές σχεδόν σε κάθε άτομο. Αλλά η εφαρμογή τους μπορεί να απαιτεί σημαντικό χρόνο. Για να τα αξιοποιήσετε στο έπακρο, πρέπει να κάνετε αυτές τις μεθόδους συνήθειές σας.

Η τεμπελιά και ο φόβος της αλλαγής ως εμπόδια στην επιτυχία

Η τεμπελιά είναι η παροιμιώδης μηχανή της προόδου. Στην πραγματικότητα, αυτό είναι ένα από τα κύρια φρένα που εμποδίζουν ένα άτομο να προχωρήσει. Μαζί με αυτό έρχεται και ο φόβος. Και ως επί το πλείστον, είναι ο φόβος της αλλαγής.

Ένα άτομο φοβάται ότι σε ένα νέο περιβάλλον θα χάσει τη σταθερότητα. Και σταθερότητα για την πλειοψηφία σύγχρονους ανθρώπους– μία από τις κύριες πτυχές μιας επιτυχημένης ζωής.

Ταυτόχρονα, αν η τεμπελιά είναι κάτι που μπορεί και πρέπει να καταπολεμηθεί, και αυτό το καταλαβαίνει κάθε άτομο, τότε ο φόβος της αλλαγής είναι σχεδόν ανυπέρβλητος μόνος του.

Ένας πολύ καλός τρόπος για να καταπολεμήσετε την τεμπελιά είναι να αναπτύξετε τις συνήθειες των επιτυχημένων ανθρώπων. Μία από τις πιο σημαντικές μεθόδους που πρέπει να ακολουθήσετε στη ζωή είναι να παρακολουθείτε τι κάνουν οι επιτυχημένοι άνθρωποι και να το φέρετε στη ζωή σας.

Μια άλλη δημοφιλής δικαιολογία είναι η ηλικία.

Ας μην εστιάσουμε σε αυτό Ιδιαίτερη προσοχή, θα δώσουμε μόνο μερικά παραδείγματα επιτυχημένων ανθρώπων που πραγματοποίησαν τις ιδέες τους σε αρκετά προχωρημένη ηλικία:

• Η Σούζε Ορμάν είναι από τις πιο γνωστές Αμερικανοί συγγραφείς. Εργάστηκε ως σερβιτόρα μέχρι τα 30 της. Η επιτυχία ήρθε μόνο μετά τα 40.
• Χάρισον Φορντ - Αρκετά διάσημος σκηνοθέτης. Μέχρι τα 30 του εργάστηκε ως ξυλουργός.
• Η JK Rowling είναι η συγγραφέας των βιβλίων του Χάρι Πότερ. Στα 31 της, ζούσε ακόμα με την πρόνοια.
• Ο Ray Kroc είναι ο σημερινός ιδιοκτήτης της αλυσίδας McDonald's. Μέχρι την ηλικία των 52 ετών εργάστηκε ως περιοδεύων πωλητής.
• Henry Ford - δεν χρειάζεται να εξηγήσω ποιος είναι. Μόλις σε ηλικία 40 ετών κατάφερε να ξεκινήσει το πρώτο του εργοστάσιο αυτοκινήτων.

Και υπάρχουν εκατοντάδες και χιλιάδες τέτοια παραδείγματα σε όλο τον κόσμο. Αυτό ακριβώς το νούμερο - 30 χρόνια, μετά από τα οποία ένα άτομο γίνεται τόσο δύσκολο να αναρριχηθεί, σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία παραμένει απλώς ένας αριθμός. Ποτέ δεν είναι αργά για να αρχίσεις να προχωράς.

Φυσικά, η ηλικία κάνει τον εγκέφαλο των ανθρώπων λιγότερο εύπλαστο, οι πληροφορίες γίνονται πιο δύσκολο να αφομοιωθούν και νέες δεξιότητες αποκτώνται με μεγάλη δυσκολία. Αλήθεια, υπάρχει ένα πράγμα. Αυτό θα είναι χαρακτηριστικό για όσους απλώς σταμάτησαν να αναπτύσσονται μετά την αποφοίτησή τους από το σχολείο/ινστιτούτο.

Εάν ένα άτομο προσέχει την προσωπικότητά του, μελετά νέες πληροφορίες, μαθαίνει για νέα θέματα που τον ενδιαφέρουν, τότε με 100% πιθανότητα ο εγκέφαλός του δεν θα λειτουργήσει χειρότερα από το σχολείο μέχρι τα 50-70 του χρόνια.

Δεν είναι τυχαίο που θίξαμε το θέμα της επιτυχίας. Εξάλλου, η πλειοψηφία των αναγνωστών που άνοιξαν αυτό το άρθρο αναμένουν ότι η αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας θα τους οδηγήσει στην επιτυχία.

Και στις περισσότερες περιπτώσεις, τα κριτήρια επιτυχίας είναι: οικονομική ευημερία, υγεία και οικογένεια. Είναι η προσωπική αποτελεσματικότητα που είναι υπεύθυνη για την πορεία ενός ατόμου προς την επιτυχία. Όσο πιο αποτελεσματικά χρησιμοποιείτε τους εσωτερικούς σας πόρους, τόσο μεγαλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να είστε ανάμεσα σε πραγματικά επιτυχημένους ανθρώπους.

Προσωπική αποτελεσματικότητα και αυτομόρφωση

Εδώ πρέπει να αγγίξουμε το θέμα της εκπαίδευσης και της αυτομόρφωσης. Ας ξεκινήσουμε με το γεγονός ότι πολλοί άνθρωποι στη ζωή τους έχουν σκεφτεί περισσότερες από μία φορές την προσωπική αποτελεσματικότητα, αν και την αποκαλούσαν με άλλα λόγια.

Διάβασαν αρκετά στο Διαδίκτυο και αγόρασαν διάφορα βιβλία με θέμα πώς να γίνουν πλούσιοι, διάσημοι και επιτυχημένοι. Και μια αρκετά ζωντανή απεικόνιση όλης αυτής της λογοτεχνίας θα είναι το έργο του Evgeny Gordeev - "πώς να βγάλεις ένα εκατομμύριο". Το βιβλίο αποτελείται από 200 σελίδες, οι 100 καταλαμβάνονται από την ατελείωτη επανάληψη της λέξης «έργο» και οι υπόλοιπες 100 είναι γραμμένες σύμφωνα με το σχέδιο. Αυτό είναι το πιο αληθινό βιβλίο για το πώς να γίνεις επιτυχημένος και πλούσιος άνθρωπος.

Δηλαδή, πρέπει να καταλάβεις μια φορά ότι δεν υπάρχει τέτοιο μαγικό χάπι που θα σε κάνει ξαφνικά επιτυχημένο και πλούσιο. Πρέπει να αναπτυχθείτε και μία από τις κύριες κατευθύνσεις είναι να μεγιστοποιήσετε τη δική σας αποτελεσματικότητα. Από την παιδική ηλικία, οι άνθρωποι περιβάλλονται από άχρηστες γνώσεις χωρίς να διδάσκονται το πιο σημαντικό πράγμα - πώς να βάζουν στόχους, να χρησιμοποιούν τους δικούς τους πόρους και να τους επιτυγχάνουν. Γι' αυτό το πρώτο πράγμα που πρέπει να μάθετε αν θέλετε να πετύχετε είναι να χρησιμοποιήσετε τους δικούς σας πόρους.

Προσωπική αποτελεσματικότητα και ζώνη άνεσης

Ο τίτλος ενός άλλου βιβλίου μιλάει για το πώς να αντιμετωπίσετε τη ζώνη άνεσής σας – «Βγείτε από τη ζώνη άνεσης σας. Αλλαξε τη ζωή σου. 21 μέθοδοι για την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας» από τον Brian Tracy. Προκειμένου να αυξήσετε την προσωπική σας αποτελεσματικότητα, θα χρειαστεί να βγείτε από τη ζώνη άνεσής σας και στον πραγματικό κόσμο όσο το δυνατόν νωρίτερα.

Ένα άτομο δεν μπορεί να επιτύχει το μέγιστο αν παραμένει στάσιμο. Φυσικά, η ζώνη άνεσής σας είναι αυτό που σας κάνει πραγματικά ήρεμους και ακόμη και χαρούμενους. Ταυτόχρονα σημαδεύεις χρόνο και δεν πετυχαίνεις περισσότερα.

Οι επιτυχημένοι άνθρωποι δεν παρέμειναν ποτέ στη ζώνη άνεσής τους, προχωρούσαν ατελείωτα μπροστά. Ένα εντυπωσιακό παράδειγμα- Ιδρυτής της μάρκας Virgin - Richard Branson. Ένα άτομο που έχει επιλέξει 7 είδη δραστηριοτήτων για την εταιρεία του και συνεχίζει να επεκτείνει την επιχείρησή του.

Φυσικά, η έξοδος από τη ζώνη άνεσής σας συνοδεύεται από προκλήσεις. Πρώτα απ 'όλα, είναι ο φόβος της αποτυχίας. Το δεύτερο εμπόδιο είναι η τεμπελιά. Τρίτον, το λάθος περιβάλλον. Και οι τρεις αυτοί παράγοντες επηρεάζουν αρνητικά την προσωπική αποτελεσματικότητα, εμποδίζοντάς σας να χρησιμοποιήσετε πλήρως τις δυνατότητές σας. Για να κάνετε το καλύτερο δυνατό, να θέσετε φιλόδοξους στόχους και να τους πετύχετε, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μεθόδους για να αυξήσετε την αποτελεσματικότητα, να τις εφαρμόσετε στη ζωή σας και να αυξήσετε την απόδοσή σας στο μέγιστο.

Προσωπική αποτελεσματικότητα στην εταιρεία

Από την προσωπική αποτελεσματικότητα ενός ατόμου, ας περάσουμε σε μια ολόκληρη εταιρεία ή επιχείρηση.

Η αποτελεσματικότητα των εργαζομένων της εταιρείας δεν είναι πλέον θέμα ψυχολογίας, αλλά αλφαβητισμού. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας καλός ηγέτης πρέπει να εργάζεται σε πολλούς τομείς ταυτόχρονα - να μελετά εφαρμοσμένη ψυχολογία (μέθοδοι επιρροής στους ανθρώπους) και να γνωρίζει τα βασικά του μάνατζμεντ. Αυτός ο συνδυασμός θα σας επιτρέψει να διαχειριστείτε σωστά τους ανθρώπους και να τους ωθήσετε προς τη σωστή κατεύθυνση.

Η μεθοδολογία για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων δεν διαφέρει πολύ από την προσωπική αποτελεσματικότητα ενός ατόμου. Ταυτόχρονα, θα χρειαστεί να οικοδομήσουμε ένα ικανό σύστημα που θα σας επιτρέπει να επιβραβεύετε τους αποτελεσματικούς εργαζόμενους και να επηρεάζετε κατά κάποιο τρόπο αυτούς που δεν εργάζονται στο μέγιστο.

Τα συστήματα κινήτρων μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικά - από νομισματικά (που δεν είναι αρκετά αποτελεσματικά) έως ιδεολογικά (το πιο αποτελεσματικό).

Ας εξετάσουμε δύο άκρα: και το ιδεολογικό κίνητρο. Μπορείτε να παρακινήσετε με χρήματα για επιτυχή ολοκλήρωση της εργασίας ή για υπέρβαση του σχεδίου. Αλλά υπάρχει ένα σημαντικό μειονέκτημα - για ορισμένους εργαζόμενους, τα χρήματα δεν είναι το κύριο κίνητρο και ίσως να μην πάνε στη δουλειά εξαιτίας αυτού.

Ιδεολογικό κίνητρο είναι η ικανότητα να εμπνέετε τους υπαλλήλους σας με τέτοιο τρόπο ώστε να εμπνέονται από την ιδέα της εταιρείας και να καταλήγουν ανεξάρτητα: πρέπει να εργαστούν στο μέγιστο για να βοηθήσουν τον εργοδότη τους να πετύχει τους στόχους του. Είναι αρκετά περίπλοκο, αλλά ενδιαφέροντα τρόπο, το οποίο ελαχιστοποιεί το κόστος του ανταμοιβές σε μετρητά, αλλά αυξάνει την αποδοτικότητα των εργαζομένων.

Αλλά σε καθαρή μορφήΕίναι σχεδόν αδύνατο να βρεθούν δύο τέτοιες μέθοδοι παρακίνησης. Επομένως, οι εργοδότες πρέπει να συνδυάσουν διάφορες προσεγγίσεις: να δίνουν μπόνους σε ιδιαίτερα διακεκριμένους υπαλλήλους και να δηλώνουν τους στόχους υψηλού προφίλ τους στις γενικές συνελεύσεις.

Ένα μικρό life hack για επιχειρηματίες: μια ικανή δήλωση αποστολής είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακινήσετε τους υπαλλήλους. Όσο μεγαλύτερη, πιο ενδιαφέρουσα και πιο «λευκή» είναι η αποστολή της εταιρείας, τόσο περισσότεροι υπάλληλοι είναι πρόθυμοι να πιστέψουν σε αυτήν και να τα δώσουν όλα.

Εκτός από την αποστολή, ένας πολύ καλός τρόπος για να παρακινήσετε το προσωπικό είναι να δίνετε το παράδειγμα. Η ιστορία του κορυφαίου μάνατζερ Lee Iacocca αξίζει προσοχής από αυτή την άποψη. Αυτός ο κορυφαίος μάνατζερ ανέλαβε την υποχρέωση να βγάλει την Chrysler από την κρίση. Και για να δείξει σε όλους τους υπαλλήλους ότι είναι μέλος της ομάδας, όρισε στον εαυτό του μισθό 1 $ ετησίως.

Αυτά είναι, φυσικά, ακραία, και αυτή η μέθοδος είναι από καιρό δημοφιλής και είναι ήδη κάπως παραποιημένη. Αλλά βασική αρχήείναι ξεκάθαρο – αν θέλετε να εμπνεύσετε τους ανθρώπους σας να κάνουν το καλύτερο δυνατό, δείξτε τους πώς να το κάνουν.

συμπέρασμα

Προσωπική αποτελεσματικότητα είναι η ικανότητα ενός ατόμου να ολοκληρώσει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά και σε σύντομο χρονικό διάστημα. Η προσωπική αποτελεσματικότητα είναι η βάση επιτυχία ζωής, χωρίς την οποία ο μέσος άνθρωπος δεν θα μπορέσει ποτέ να ανέβει την κοινωνική σκάλα.

Η ψυχολογία της προσωπικής αποτελεσματικότητας στον 21ο αιώνα είναι τέτοια που ένα άτομο πρέπει να προστατεύεται από υπερβολικές ροές άχρηστων πληροφοριών. Γι' αυτό η μείωση της προσωπικής αποτελεσματικότητας θα πρέπει να συνδέεται με περισπασμούς και τη δημιουργία λανθασμένων στόχων.

Οι μέθοδοι για την αύξηση της προσωπικής αποτελεσματικότητας είναι αρκετά απλές: όλες, στον ένα ή τον άλλο βαθμό, περιλαμβάνουν συγκέντρωση σε μια συγκεκριμένη εργασία, ιεράρχηση προτεραιοτήτων και ισορροπία μεταξύ φόρτου εργασίας και υπερκόπωσης.

Πρέπει να αυξήσετε την προσωπική σας αποτελεσματικότητα αναπτύσσοντας ορισμένες συνήθειες, η απόκτηση των οποίων θα έχει θετικό αντίκτυπο στην απόδοσή σας και θα φέρει θετικά αποτελέσματα τόσο στη ζωή όσο και στην καριέρα σας.

Οι δείκτες απόδοσης των εργαζομένων στην επιχείρηση είναι αυτοί που πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή. Η απόδοση κάθε εργαζομένου στο μέγιστο είναι το κύριο καθήκον του διευθυντικού προσωπικού.

Υπάρχουν τέσσερα υποχρεωτικές προϋποθέσεις, τα οποία είναι απαραίτητα για την επιτυχή εφαρμογή της φιλοσοφίας λιτής κατασκευής στο γραφείο. Θα πρέπει πάντα να τα θυμάστε και να τα εφαρμόσετε, ανεξάρτητα από το στάδιο της μεταμόρφωσης που βρίσκεστε. Χωρίς αυτούς δεν θα πετύχετε. Κάθε μία από τις προϋποθέσεις υποδηλώνει ότι θα προσπαθήσετε να κατανοήσετε τους υπαλλήλους σας, να τους εξηγήσετε τις νέες αρχές εργασίας και να τους εμπλέξετε στην εφαρμογή της νέας ιδέας. Αυτές οι τέσσερις συνθήκες αντιπροσωπεύουν το θεμέλιο πάνω στο οποίο θα στηριχθούν όλα τα άλλα.

Συνθήκη 1. Υπόδειγμα «Συμπεριφορά - Στάσεις - Πολιτισμός»

Αυτή η κατάσταση θα ελαχιστοποιήσει την αντίσταση του προσωπικού στις αλλαγές. Το πρώτο βήμα για την εφαρμογή των αρχών λιτής παραγωγής είναι να αλλάξετε τη συμπεριφορά των εργαζομένων σας εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε μια κουλτούρα συνεχούς βελτίωσης σε όλες τις διαδικασίες στον οργανισμό σας. Οι υπάλληλοί σας πρέπει να κατανοήσουν ότι η πραγματοποίηση θετικών αλλαγών (δηλαδή η εφαρμογή λιτών αρχών) θα βοηθήσει τον οργανισμό να πετύχει μακροπρόθεσμα.

Αυτή η συνθήκη θα βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να κατανοήσουν γιατί οι διαδικασίες λειτουργίας του οργανισμού μπορεί να μην είναι απολύτως αποτελεσματικές. Καθώς μια εταιρεία αναπτύσσεται και ο φόρτος εργασίας της αυξάνεται, η μείωση των απορριμμάτων θα πρέπει να γίνει κορυφαία προτεραιότητα σε όλους τους τομείς των δραστηριοτήτων της. Οι υπάλληλοι της εταιρείας πρέπει να αναγνωρίσουν ότι κάθε τύπος διοικητικής διαδικασίας συνεπάγεται κόστος. Στην ενότητα για τη δεύτερη προϋπόθεση, εξηγούμε πώς να μεταφέρουμε στο προσωπικό την ανάγκη για αλλαγή.

Συνθήκη 3. Επτά είδη απωλειών

Τα εργαλεία και οι αρχές λιτής παραγωγής βοηθούν τους οργανισμούς να εντοπίσουν και να εξαλείψουν επτά τύπους απορριμμάτων. Το παλιό ρητό «Δεν μπορείς να διαχειριστείς αυτό που δεν μπορείς να δεις» μπορεί να επαναδιατυπωθεί ως «Δεν μπορείς να βελτιώσεις αυτό που δεν καταλαβαίνεις». Είναι σημαντικό οι εργαζόμενοι να αποκτήσουν βασικές γνώσεις σχετικά με τις απώλειες και να μάθουν να τις κατανοούν.

Προϋπόθεση 4: Δέσμευση Διοίκησης

Η εφαρμογή των αρχών λιτής παραγωγής πρέπει να γίνεται από πάνω προς τα κάτω. Διευθυντές ανώτερα διοικητικά στελέχηπρέπει να είναι εκατό τοις εκατό αφοσιωμένοι στη θετική αλλαγή στην εταιρεία και εκατό τοις εκατό πεπεισμένος ότι για να διατηρήσετε τις υπάρχουσες επιτυχίες ή να επιτύχετε νέα ύψη, είναι απαραίτητο να δημιουργήσετε μια λιτή επιχείρηση. Η συνεργασία μεταξύ της διοίκησης στην κεφαλή του οργανισμού και των εργαζομένων που ενδιαφέρονται για την αλλαγή είναι το κλειδί για τη διασφάλιση ότι οι λιτές αρχές όχι μόνο υιοθετούνται, αλλά και αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της μακροπρόθεσμης στρατηγικής ανάπτυξης της εταιρείας.

Συνθήκη 1. Μοντέλο «συμπεριφορά - απόψεις - πολιτισμός»

Για να είναι επιτυχής η βελτίωση οποιασδήποτε διαδικασίας, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη συμπεριφορά και τη στάση των ανθρώπων που εργάζονται στο γραφείο ή σε μια δεδομένη εργασία.

Στη δεκαετία του 1990. Στις ΗΠΑ προέκυψαν έννοιες όπως «ομαδική εργασία», «αυτόνομες ομάδες εργασίας», «συμμετοχή εργαζομένων», «ενδυναμωμένες ομάδες» κ.λπ. Οι αυτόνομες ομάδες εργασίας που αποτελούνταν από απλούς υπαλλήλους υποτίθεται ότι θα άλλαζαν την οργανωτική κουλτούρα των εταιρειών. Ο αυστηρός έλεγχος από τους διευθυντές έγινε παρελθόν και οι εργαζόμενοι συμμετείχαν όλο και περισσότερο στη διαχείριση της εταιρείας. Η ιδέα ήταν σωστή, αλλά δεν υπήρχαν αρκετά εργαλεία για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Παρόλα αυτά, κατά τη διάρκεια τέτοιων έργων καταφέραμε να μάθουμε πολλά χρήσιμα πράγματα.

Όταν εισήγαγαν στην πράξη έννοιες όπως «αρχηγός ομάδας», «ομαδική εργασία» και «αυτόνομες ομάδες εργασίας», οι άνθρωποι αντιμετώπισαν το ερώτημα τι ακριβώς έπρεπε να γίνει και πώς.

Η ενδυνάμωση από μόνη της (χωρίς ειδικά εργαλεία) δεν έφερε τα επιθυμητά αποτελέσματα. Υπήρξαν κάποιες επιτυχίες, αλλά δεν υποστηρίχθηκαν με τίποτα και, κατά συνέπεια, η πρωτοβουλία έσβησε γρήγορα.

Το σχήμα δείχνει ότι οι Αμερικανοί μάνατζερ προσπάθησαν πρώτα να αλλάξουν εταιρική κουλτούρα, αναμένοντας μια μεταγενέστερη αλλαγή στις απόψεις και τη συμπεριφορά των υφισταμένων. Όταν έριξαν μια πιο προσεκτική ματιά στις έννοιες της λιτής κατασκευής και στο Σύστημα Παραγωγής της Toyota, οι ερευνητές ανακάλυψαν μια εντελώς διαφορετική προσέγγιση. Διαπίστωσαν ότι όταν χρησιμοποιούνταν λιτά εργαλεία κατασκευής, η συμπεριφορά των ανθρώπων άλλαξε αρχικά καθώς προσπαθούσαν να εντοπίσουν και να εξαλείψουν τα απόβλητα. Μόλις οι εργαζόμενοι άρχισαν να αισθάνονται ότι μπορούσαν να ελέγξουν την περιοχή τους, μειώνοντας τις απώλειες και διευκολύνοντας την εργασία τους, οι απόψεις τους άλλαξαν: συνειδητοποίησαν την ανάγκη για συνεχή βελτίωση όλων των διαδικασιών. Μαζί με τις απόψεις κάθε εργαζομένου, άλλαξε ριζικά η κουλτούρα του οργανισμού στο σύνολό του. Η βασική αρχή της δουλειάς δεν ήταν ο εντοπισμός σφαλμάτων, αλλά η αποτροπή τους, κάτι που στην πραγματικότητα είναι η ουσία της λιτής κατασκευής.

Το μοντέλο Συμπεριφοράς-Στάσης-Πολιτισμού, το οποίο βασίζεται στη λιτή φιλοσοφία, είναι απλό. Η εφαρμογή του απαιτεί συνεχείς προσπάθειες τόσο από τη διοίκηση όσο και από τους απλούς υπαλλήλους. Είναι δύσκολο να κόψεις συνήθειες που έχουν αναπτυχθεί στη δουλειά. Για να αναπτυχθεί ένας οργανισμός, χρειάζεται πειθαρχία, αποφασιστικότητα και επιμονή. Οι πρώτες μικρές επιτυχίες θα χρησιμεύσουν ως ώθηση για αλλαγές στη συμπεριφορά και τη στάση των ανθρώπων απέναντι σε αλλαγές σε ολόκληρη την οργανωτική κουλτούρα.

Κατοχή γνώσης

Ένα άλλο σημαντικό σημείο σχετικά με την παραδοσιακή προσέγγιση για την οργάνωση της εργασίας γραφείου είναι ότι, κατά κανόνα, ένας μεμονωμένος υπάλληλος της εταιρείας είναι ο φορέας του 80% των γνώσεων σχετικά με μια συγκεκριμένη διαδικασία. Αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα εάν αυτός ο υπάλληλος αρρωστήσει, πάει διακοπές ή δουλειές, μετακομίσει σε άλλη δουλειά ή παραιτηθεί. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η εργασία δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. Η στενή εξειδίκευση του προσωπικού και η συγκέντρωση γνώσεων σε ένα ή λίγα άτομα μπορεί να θέσει σοβαρά εμπόδια στην ανάπτυξη μιας εταιρείας.

Δεδομένου ότι σε περιπτώσεις όπου οι διευθυντές δεν έχουν τις απαραίτητες γνώσεις (δεν κατανοούν καλά μια συγκεκριμένη διαδικασία), μπορούν να παρέχουν υποστήριξη μόνο στους υφισταμένους τους, η αποτελεσματικότητα του οργανισμού διακυβεύεται για τους ακόλουθους λόγους:

Η οικοδόμηση ενός λιτού γραφείου περιλαμβάνει (αλλά δεν περιορίζεται σε):

1. Η εστίαση είναι στις διαδικασίες, όχι στους ανθρώπους.
2. Η οργανωτική γνώση μεταφέρεται εύκολα από το ένα άτομο στο άλλο.
3. Υπάρχει μια λεπτομερής κατανόηση των διαδικασιών εργασίας, η οποία επιτρέπει καλύτερο έλεγχο και συνεχή βελτίωση.
4. Η γνώση της διαδικασίας είναι τυποποιημένη για να διασφαλίζεται η μέγιστη ομοιομορφία.
5. Οι απώλειες εντοπίζονται και εξαλείφονται όπως συμβαίνουν (καθημερινά, ωριαία και λεπτά).

Αυτές οι πέντε αρχές θα επιτρέψουν στον εργαζόμενο να κατανοήσει καλύτερα όχι μόνο δική του δουλειά, αλλά και τη δουλειά που κάνουν οι συνάδελφοί του. Αυτό διασφαλίζει ότι η γνώση της διαδικασίας μοιράζεται εντός της ομάδας.

Η αλλαγή δεν γίνεται από τη μια μέρα στην άλλη. Οποιεσδήποτε αλλαγές θα πρέπει να εφαρμόζονται σταδιακά.

Στάδιο πρώτο. Πείστε τους άλλους και ορίστε τη σωστή κατεύθυνση

Στις περισσότερες περιπτώσεις, οι υπάλληλοι της εταιρείας είναι οι φορείς του 80% των πληροφοριών σχετικά με τις διαδικασίες και οι διαχειριστές (ή ο οργανισμός) - 20%. Αυτό το βήμα εξηγεί επίσης γιατί ο οργανισμός πρέπει να είναι ο φορέας της γνώσης. Μπορεί να χρειαστούν έως και έξι μήνες για να ολοκληρωθεί.

Στάδιο δεύτερο. Οργανώστε τη ροή εργασίας σας

Οι εργαζόμενοι θα ελέγχουν μόνο το 50% της γνώσης της διαδικασίας, ενώ οι διευθυντές (ή ο οργανισμός) θα ελέγχουν το υπόλοιπο 50%. Τα εργαλεία θα σας επιτρέψουν να συστηματοποιήσετε τη γνώση των εργαζομένων και να τη μεταφέρετε στον οργανισμό, έτσι ώστε οι θετικές αλλαγές να γίνουν αισθητές από όλους. Αυτό το στάδιο μπορεί να διαρκέσει από έξι μήνες έως ένα έτος.

Στάδιο τρίτο. Αποθηκεύστε τα αποτελέσματά σας

Στο τρίτο στάδιο της μετάβασης στη δημιουργία ενός λιτού γραφείου, οι εργαζόμενοι της εταιρείας θα αρχίσουν, απαρατήρητοι, να συμμετέχουν καθημερινά στη συνεχή βελτίωση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών. Το 80% της γνώσης θα δομηθεί πλέον στο πλαίσιο της νέας προσέγγισης στην εργασία. Είναι δύσκολο να πιστέψει κανείς ότι το 100% της γνώσης της διαδικασίας μπορεί να βρίσκεται μέσα σε έναν οργανισμό. Σε αυτό το στάδιο, είναι απαραίτητο να ξεκινήσει η διαδικασία της σταδιακής, συστηματικής τεκμηρίωσης της γνώσης.

Ο βασικός παράγοντας επιτυχίας κατά την εφαρμογή της φιλοσοφίας λιτής κατασκευής στο γραφείο, καθώς και η διατήρηση των επιτευχθέντων αποτελεσμάτων, είναι η συνεχής, καθημερινή βελτίωση. Καθώς η συμπεριφορά των υπαλλήλων σας αλλάζει, θα χρειαστεί να εισαγάγετε ανταμοιβές για να αναγνωρίσετε τις αλλαγές. Οι άνθρωποι που προσαρμόζονται εύκολα στην αλλαγή θα αποδεχτούν γρήγορα νέο σύστημα. Θα δουν αμέσως τα οφέλη του. Όσοι προσαρμόζονται στην αλλαγή αργά μπορεί να αντισταθούν και να προσκολληθούν σε παλιές αρχές. Να είστε υπομονετικοί: αργά ή γρήγορα η νέα ιδέα θα μιλήσει από μόνη της και οι εργαζόμενοι θα αισθανθούν τα οφέλη της. Δεν μπορείτε να μετακομίσετε σε ένα λιτό γραφείο με μία μόνο πτώση. Πρέπει να κάνετε πολλά μικρά, σταδιακά βήματα κάθε μέρα.

Προϋπόθεση 2. Οικονομική αιτιολόγηση για τη μετάβαση σε λιτές μεθόδους

Για να παραμείνει μια εταιρεία ανταγωνιστική παγκοσμίως, οι διευθυντές πρέπει να επικεντρωθούν στο κόστος. Τα διοικητικά έξοδα ή τα έξοδα γραφείου αντιπροσωπεύουν το μεγαλύτερο μέρος του κόστους ενός προϊόντος ή μιας υπηρεσίας. Τα διοικητικά έξοδα ανέρχονται συνήθως στο 60-80% της τελικής τιμής του προϊόντος. Για να παραμείνουν ανταγωνιστικές, οι εταιρείες μειώνουν εντατικά το διοικητικό τους κόστος. Η Toyota έχει δημιουργήσει μια ολόκληρη φιλοσοφία μείωσης κόστους. Οι συνθήκες της αγοράς (η σταθερά στην εξίσωση) καθορίζουν την τιμή πώλησης. Το κόστος και το κέρδος είναι μεταβλητές ποσότητες. Η επιθυμία των εταιρειών να μειώσουν το εσωτερικό κόστος λειτούργησε ως ώθηση για τη βελτίωση όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών.

Χάρη στη φιλοσοφία και τα εργαλεία της λιτής κατασκευής, κάθε οργανισμός μπορεί να μειώσει το εσωτερικό του κόστος εξαλείφοντας τα απόβλητα και έτσι να παραμείνει ανταγωνιστικός στην παγκόσμια αγορά. Για να εξαλειφθούν τα απόβλητα στις διοικητικές διαδικασίες, πρέπει πρώτα να εντοπιστούν και αυτό απαιτεί λεπτομερή κατανόηση του τι είναι απόβλητο.

Συνθήκη 3. Επτά είδη απωλειών

Ο στόχος της λιτής κατασκευής είναι ο εντοπισμός, η ανάλυση και η εξάλειψη όλων των απορριμμάτων στη διαδικασία παραγωγής. Οι εργασίες για την εξάλειψη των απωλειών πρέπει να συνεχίζονται κάθε μέρα, κάθε ώρα, κάθε λεπτό. Η νέα προσέγγιση είναι επίσης συμφέρουσα για το τμήμα και δεν σημαίνει περικοπή ανθρώπων, αλλά χρήση της εργασίας τους με σύνεση και αύξηση της αξίας της για τον οργανισμό. Ως εκ τούτου, η διοίκηση της εταιρείας μπορεί να χρειαστεί να επανεξετάσει το περιεχόμενο των θέσεων εργασίας ή τις επαγγελματικές ευθύνες του προσωπικού, έτσι ώστε να πληρούν τις αρχές της αποτελεσματικής παραγωγής.

Για να κατανοήσουμε καλύτερα την έννοια της λιτής κατασκευής, είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε πρώτα τα απόβλητα. Είναι σημαντικό να εντοπιστούν οι απώλειες στο χαμηλότερο επίπεδο.

Τα απόβλητα είναι όλες οι λειτουργίες που απαιτούν χρόνο και πόρους, αλλά δεν προσθέτουν αξία στο τελικό προϊόν ή υπηρεσία. Ο καταναλωτής πληρώνει για την αξία. Απόβλητα είναι κάθε συναλλαγή που κάνει ο οργανισμός σας με ένα προϊόν ή μια υπηρεσία που μπορεί να πληρώνουν οι πελάτες σας ενώ δεν θα έπρεπε. Καθώς οι καταναλωτές συνειδητοποιούν όλο και περισσότερο το πραγματικό κόστος των αγαθών και των υπηρεσιών, αναμένουν από τις εταιρείες να βελτιστοποιήσουν το κόστος τους και να εξαλείψουν τα απόβλητα. Οι πελάτες απαιτούν σταθερές τιμές και χαμηλότερες τιμές ως αποτέλεσμα της εξοικονόμησης. Οι απώλειες του οργανισμού πρέπει να πληρωθούν από τους καταναλωτές. Ως αποτέλεσμα όλων αυτών βλέπουμε ότι:

• το ημερήσιο κόστος της θεραπείας διαφέρει σε διαφορετικά νοσοκομεία.
• το τέλος για τη διεκπεραίωση μιας αίτησης στεγαστικού δανείου, καθώς και τα επιτόκια στεγαστικών δανείων, ποικίλλουν σημαντικά μεταξύ των διαφόρων πιστωτικών ιδρυμάτων·
• Υπάρχει μεγάλη διαφοροποίηση στα δίδακτρα στα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης.
• Ετήσιο επιτόκιασύμφωνα με διαφορετικά πιστωτικές κάρτεςποικίλλουν πολύ.
• η τιμή για ένα συγκεκριμένο κατασκευαστικό έργο που προσφέρεται από διαφορετικούς εργολάβους μπορεί να ποικίλλει σημαντικά.

Αυτή η μεταβλητότητα σε όλα αυτά τα παραδείγματα και σε πολλά άλλα προκύπτει από το ποσό της απώλειας που είναι «αποδεκτό» για έναν οργανισμό (ανεξάρτητα από το πώς ορίζεται).

1. Υπερπαραγωγή

Το να κάνεις ένα συγκεκριμένο είδος εργασίας πριν χρειαστεί είναι σπατάλη. Αυτό είναι το χειρότερο είδος αποβλήτων γιατί η υπερπαραγωγή οδηγεί σε άλλες απώλειες.

Παραδείγματα υπερπαραγωγής:

• σύνταξη εκθέσεων που κανείς δεν διαβάζει και που κανείς δεν χρειάζεται.
• δημιουργία επιπλέον αντιγράφων εγγράφων·
• αποστολή του ίδιου εγγράφου με email ή φαξ πολλές φορές.
• εισαγωγή επαναλαμβανόμενων πληροφοριών σε πολλαπλά έγγραφα·
• άσκοπες συναντήσεις.

Εργαλεία για την εξάλειψη της υπερπαραγωγής:

• takt χρόνος?
• πίσσα;
• τυποποιημένη εργασία?
• εξισορρόπηση φόρτου εργασίας?
• μελετώντας την ανάγκη για μια συγκεκριμένη επέμβαση.

2. Αναμονή (χρόνος στην ουρά)

Οποιαδήποτε αναμονή (για άτομα, υπογραφές, πληροφορίες κ.λπ.) είναι απώλεια. Αυτός ο τύπος απώλειας μπορεί να συγκριθεί με ένα μήλο που κρέμεται σε χαμηλά επίπεδα που είναι εύκολο να το φτάσετε, να το μαζέψετε και να το χρησιμοποιήσετε για τον προορισμό του. Συχνά δεν θεωρούμε ότι το χαρτί στον εισερχόμενο δίσκο είναι πηγή απορριμμάτων. Ωστόσο, θυμηθείτε πόσες φορές περνάμε από αυτό το δίσκο, προσπαθώντας να βρούμε κάτι που χρειαζόμαστε; Πόσες φορές ξεκινάς κάτι πριν το τελειώσεις; Για να απαλλαγείτε από αυτό το είδος απώλειας, πρέπει να ακολουθήσετε την αρχή "τελειωμένα και αρχειοθετημένα (ή πεταμένα)".

Παραδείγματα απωλειών του δεύτερου τύπου:

• ένας μεγάλος αριθμός απόυποχρεωτικές υπογραφές και άδειες·
• εξάρτηση από άλλους υπαλλήλους για την εκτέλεση οποιωνδήποτε καθηκόντων·
• καθυστερήσεις στη λήψη πληροφοριών·
• προβλήματα λογισμικού?
• εκτέλεση εργασιών από διαφορετικά τμήματα.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του δεύτερου τύπου:

• πίσσα;
• ταχυμεταφορείς?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

3. Κίνηση

Οποιαδήποτε μετακίνηση ανθρώπων, εγγράφων ή/και ηλεκτρονικών επικοινωνιών που δεν δημιουργεί αξία είναι σπατάλη. Αυτός ο τύπος απορριμμάτων οφείλεται σε κακή διάταξη γραφείου, ελαττωματικό ή ξεπερασμένο εξοπλισμό γραφείου και έλλειψη απαραίτητα υλικά. Αυτές οι απώλειες είναι ύπουλες και αόρατες σε εκείνες τις διαδικασίες γραφείου που δεν έχουν αναλυθεί για πιθανές βελτιώσεις. Ανεξάρτητα από τον κλάδο, μπορείτε να βρείτε υπαλλήλους σε μια εταιρεία που φαίνονται «απασχολημένοι» αλλά στην πραγματικότητα δεν προσθέτουν αξία στο προϊόν ή την υπηρεσία. Τα άπαχα εργαλεία κατασκευής μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε, να μειώσετε ή/και να εξαλείψετε τα απόβλητα Τύπου 3.

Παραδείγματα απωλειών τρίτου τύπου:

• αναζήτηση αρχείων στον υπολογιστή σας.
• αναζήτηση εγγράφων σε ντουλάπι αρχείων.
• να ξαναδιαβάζει συνεχώς βιβλία αναφοράς σε αναζήτηση πληροφοριών.
• εκτέλεση μιας εργασίας από διαφορετικά τμήματα ελλείψει αποτελεσματικής αλληλεπίδρασης·
• έλλειψη ευθύνης για την ολοκλήρωση μιας εργασίας.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του τρίτου τύπου:

• τυποποιημένη εργασία?
• αναδιαμόρφωση του χώρου εργασίας·
• σύστημα έλξης και σούπερ μάρκετ?
• παρακολούθηση εγγράφων.

4. Μετακίνηση

Η άσκοπη μετακίνηση εγγράφων επηρεάζει τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση οποιασδήποτε εργασίας στο γραφείο. Ακόμη και με εύκολη πρόσβαση στο Διαδίκτυο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συχνά αποστέλλονται στους πελάτες έγγραφα μικρής ή καθόλου αξίας. Για να οργανωθεί αποτελεσματική εργασία, είναι σημαντικό να μειωθούν ή να εξαλειφθούν αυτού του είδους τα απόβλητα, για τα οποία όλες οι εργασίες πρέπει να χωρίζονται σε διαδοχικές λειτουργίες και να βρίσκονται όσο το δυνατόν πιο κοντά η μία στην άλλη. Εάν δεν μπορείτε να απαλλαγείτε από τη μετακίνηση εγγράφων μεταξύ διεργασιών, τότε πρέπει να αυτοματοποιηθεί όσο το δυνατόν περισσότερο. Κάντε ερωτήσεις στον εαυτό σας, για παράδειγμα: «Είναι η βέλτιστη διάταξη του γραφείου;» ή "Είναι αυτοματοποιημένη η μεταφορά εγγράφων από ένα στάδιο εργασίας σε άλλο;"

Παραδείγματα απωλειών τέταρτου τύπου:

• αποστολή περιττών εγγράφων·
• πολύ συχνή εγγραφή εγγράφων σε εξέλιξη.
• πάρα πολλές διευθύνσεις στη λίστα αλληλογραφίας.
• χειροκίνητη μετάδοση εγγράφων στο επόμενο στάδιο της εργασίας.
• εκτέλεση μιας εργασίας από πολλά τμήματα·
• λανθασμένη ιεράρχηση.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του τέταρτου τύπου:

• Ομοιόμορφη κατανομή του φόρτου εργασίας·
• χάρτης ροής αξίας·
• συνεχής ροή?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων?
• τυποποιημένη εργασία?
• μέσα οπτικού ελέγχου.

5. Υπερεπεξεργασία

Η εκτέλεση εργασιών που δεν απαιτείται από εσωτερικούς ή εξωτερικούς πελάτες είναι ο πέμπτος τύπος αποβλήτων. Η υπερβολική επεξεργασία δεν δημιουργεί αξία για τον πελάτη και ο πελάτης δεν πρέπει να πληρώσει για αυτήν. Στις διοικητικές διαδικασίες, αυτές οι απώλειες είναι οι πιο δύσκολο να εντοπιστούν. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να κάνετε τις ακόλουθες ερωτήσεις, για παράδειγμα: «Ποιες βασικές λειτουργίες πρέπει να εκτελεστούν για να ικανοποιηθούν οι ανάγκες του πελάτη;» ή "Πόσο ξεκάθαρα αντιπροσωπεύουμε τις ανάγκες των πελατών μας;"

Παραδείγματα απωλειών του πέμπτου τύπου:

• διπλότυπες αναφορές ή πληροφορίες·
• εισαγωγή επαναλαμβανόμενων δεδομένων·
• διάδοση ψευδών πληροφοριών·
• συνεχής επεξεργασία των εγγράφων ·
• αναποτελεσματικές συναντήσεις και έλλειψη ημερήσιας διάταξης.
• έλλειψη σαφούς σχεδιασμού του έργου.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του πέμπτου τύπου:

• μέθοδοι συλλογής δεδομένων·
• παρακολούθηση εγγράφων?
• τυποποιημένη εργασία?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

6. Απόθεμα (χρόνος)

Στοίβες από χαρτιά, επιπλέον χαρτικά, μεγάλος αριθμόςΟι υπογραφές στα έγγραφα είναι όλες απώλειες. Καταλαμβάνουν χώρο και χρόνο. Εάν η επεξεργασία ενός εγγράφου ανασταλεί μέχρι να παραληφθεί Επιπλέον πληροφορίες(υπογραφές κ.λπ.) και η κατάσταση αλλάζει, τότε ο χρόνος που αφιερώνεται σε αυτό το έγγραφο μπορεί να θεωρηθεί απώλεια. Σε ένα περιβάλλον γραφείου, υπάρχουν δύο κύριοι τύποι απορριμμάτων που μπορούν να ταξινομηθούν ως αποθέματα: 1) είδη γραφείου και 2) χρόνος.

Παραδείγματα απωλειών έκτου τύπου:

• έγγραφα που περιμένουν την υπογραφή ή τη βίζα κάποιου·
• εργασίες που απαιτούν την ολοκλήρωση άλλων διαδικασιών για να συνεχιστούν·
• παρωχημένα έγγραφα·
• ξεπερασμένος εξοπλισμός γραφείου.
• ανεπαρκής εκπαίδευση του προσωπικού υποστήριξης·
• αγοράζοντας επιπλέον είδη γραφείου.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του έκτου τύπου:

• χάρτης ροής αξίας·
• τυποποιημένη εργασία?
• Κάρτες Kanban για είδη γραφείου.
• εξισορρόπηση του φόρτου εργασίας - heijunka.
• οπτικό βήμα?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων.

7. Γάμος

Οι απώλειες λόγω ελαττωμάτων περιλαμβάνουν οποιαδήποτε επεξεργασία που οδήγησε σε ελαττώματα και πρόσθετη επεξεργασία που απαιτείται για την εξάλειψή τους. Ένα ελάττωμα (τόσο εσωτερικό όσο και εξωτερικό) συνεπάγεται πρόσθετη επεξεργασία εγγράφων που δεν προσθέτει αξία στο προϊόν ή την υπηρεσία. Χρειάζεται λιγότερος χρόνος για να κάνετε μια δουλειά σωστά την πρώτη φορά από ό,τι για να την επαναλάβετε. Η διόρθωση ελαττωμάτων είναι απώλειες που αυξάνουν το κόστος οποιουδήποτε προϊόντος ή υπηρεσίας και ο καταναλωτής δεν χρειάζεται να πληρώσει για αυτές. Οι ζημίες αυτού του τύπου μπορούν να μειώσουν σημαντικά τα κέρδη.

Παραδείγματα απωλειών του έβδομου τύπου:

• σφάλματα εισαγωγής δεδομένων·
• λάθη στον καθορισμό των τιμών·
• μεταφορά ελλιπούς τεκμηρίωσης στα επόμενα στάδια επεξεργασίας·
• απώλεια εγγράφων ή πληροφοριών·
• λανθασμένες πληροφορίες στο έγγραφο·
• αναποτελεσματική οργάνωση αρχείων σε υπολογιστή ή φακέλων σε ντουλάπι αρχειοθέτησης.
• λανθασμένη επιλογή εργαζομένων για την εξυπηρέτηση του πελάτη.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του έβδομου τύπου:

• εξασφάλιση προβλέψιμων αποτελεσμάτων·
• μέσα οπτικού ελέγχου·
• τυποποιημένη εργασία?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων?
• αρχείο καταγραφής στάσεων και μη προγραμματισμένων εργασιών.
• σύντομες οργανωτικές συναντήσεις·
• εργαλεία πρόληψης σφαλμάτων.

8. Παράλογη χρήση της εργασίας

Σε πολλές περιπτώσεις, η αλόγιστη χρήση της εργασίας είναι ο όγδοος τύπος σπατάλης. Η εργασία των ανθρώπων καταχράται όταν οι εργαζόμενοι εκτελούν εργασίες που δεν απαιτούν όλες τις γνώσεις, τις δεξιότητες και τις ικανότητές τους για να δημιουργήσουν αξία. Ένα σωστό σύστημα διαχείρισης απόδοσης μπορεί να μειώσει σημαντικά αυτού του είδους τα απόβλητα. Αναπτύξτε μια εταιρική στρατηγική και μεθόδους για την ανάθεση εργαζομένων σε εκείνους τους τομείς όπου θα αποφέρουν τα περισσότερα οφέλη στον οργανισμό.

Παραδείγματα απωλειών του όγδοου τύπου:

• παραβίαση των προθεσμιών του έργου·
• άνιση κατανομή του φόρτου εργασίας λόγω ανεπαρκώς ευρέων προσόντων του προσωπικού·
• συχνές απουσίες και υψηλή εναλλαγή προσωπικού.
• ανεπαρκές σύστημα διαχείρισης απόδοσης·
• ανεπαρκής αξιολόγηση των επαγγελματικών δεξιοτήτων πριν από την πρόσληψη.

Εργαλεία για την εξάλειψη των απωλειών του όγδοου τύπου:

• λογιστική των διαδικασιών εργασίας·
• τυποποιημένη εργασία?
• σύστημα διαχείρισης εγγράφων?
• σύντομες οργανωτικές συναντήσεις·
• αιτιολόγηση για τη μετάβαση σε ένα άπαχο αξίωμα.

Σκεφτείτε τις ακόλουθες ερωτήσεις.

1. Πώς μπορώ να μεταφέρω πληροφορίες σχετικά με απώλειες σε όλους τους υπαλλήλους του οργανισμού;
2. Ποιες απώλειες μπορούν να εξαλειφθούν γρήγορα;
3. Τι μπορείτε να κάνετε για να βελτιώσετε άμεσα την ικανοποίηση των πελατών;

Αυτές οι ερωτήσεις θα πυροδοτήσουν προβληματισμό για τους άλλους και θα σας βοηθήσουν να έχετε έναν παραγωγικό διάλογο για την απώλεια.

Προϋπόθεση 4: Εμπλοκή Διοίκησης

Εταιρείες όπως η Microsoft, η Wal-Mart, η Federal Express, η GE και η Nike έχουν ένα κοινό χαρακτηριστικό, ένα πολύ σημαντικό χαρακτηριστικό - έναν αδιαμφισβήτητο ηγέτη στην κορυφή, τον οποίο ακολουθούν και άλλοι. Οι κορυφαίοι μάνατζερ Bill Gates, Sam Walton και Fred Smith είναι ο πυρήνας της εταιρείας τους. Διακρίνονται από εξαιρετική διορατικότητα και είναι αυτοί που έχουν μετατρέψει την επιχείρησή τους σε μια αθάνατη αυτοκρατορία.

Ο John Maxwell, στο βιβλίο του «The 21 Irrefutable Laws of Leadership», περιγράφει τον πρώτο του νόμο, τον νόμο του ανώτατου ορίου: «Η ικανότητα να ηγείται καθορίζει το επίπεδο αποτελεσματικότητας ενός ατόμου (οργανισμού). Η ισχυρή ηγεσία ενισχύει σημαντικά τις δυνατότητες ενός οργανισμού. Εάν η ηγεσία είναι αδύναμη, τότε οι δυνατότητες του οργανισμού είναι περιορισμένες».

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η μετάβαση στη λιτή διαχείριση είναι αδύνατη χωρίς την πλήρη συμμετοχή της διοίκησης της εταιρείας. Οταν Διευθύνων ΣύμβουλοςΑφού διάβασε για την λιτή παραγωγή στη Wall Street Journal στο αεροπλάνο που επέστρεφε από τις διακοπές, το να πει στον κορυφαίο διευθυντή του: «Υπάρχει κάτι εκεί», δεν σημαίνει ότι είναι έτοιμος για μακροπρόθεσμη αλλαγή.

Η διοίκηση της εταιρείας θα πρέπει να καθοδηγείται από την επιθυμία για βελτίωση. Ο ανώτατος διευθυντής πρέπει να συμμετέχει ενεργά στην εφαρμογή νέων αρχών. Ακόμα κι αν ένα πιλοτικό έργο επανασχεδιασμού επιχειρηματικής διαδικασίας περιλαμβάνει τρία άτομα, η ανώτατη διοίκηση της εταιρείας θα πρέπει να συμμετέχει. Η συμμετοχή αυτή περιλαμβάνει:

• κατανομή των αναγκαίων πόρων·
• συμμετοχή στην εναρκτήρια συνάντηση·
• διαβούλευση με την ομάδα εάν είναι απαραίτητο·
• εκδήλωση ενδιαφέροντος για τα επιτεύγματα της ομάδας και συμμετοχή σε συναντήσεις της ομάδας·
• επιβράβευση της ομάδας με βάση τα αποτελέσματα της εργασίας·
• υποστήριξη των μελών της ομάδας σε περίπτωση δυσκολιών.

Αυτό δεν είναι σε καμία περίπτωση μια εξαντλητική λίστα, αλλά περιγράφει τους κύριους τρόπους με τους οποίους η διοίκηση της εταιρείας μπορεί να αποδείξει τη δέσμευσή της για λιτή διαχείριση.

Χρονικό πλαίσιο

Η μετάβαση σε ένα λιτό γραφείο μπορεί να διαρκέσει από μερικούς μήνες έως μερικά χρόνια. Αυτό θα εξαρτηθεί από τους ακόλουθους παράγοντες:

1. Μέγεθος οργάνωσης. Όσο μικρότερος είναι ο οργανισμός, τόσο λιγότερος χρόνος θα χρειαστεί. Σε μεγάλες εταιρείες (πάνω από 500 υπάλληλοι γραφείου) Τα πιλοτικά έργα θα πρέπει να ξεκινήσουν πρώτα σε ένα τμήμα και στη συνέχεια να επεκταθούν σε ολόκληρη την εταιρεία.
2. Διαθεσιμότητα των απαραίτητων εργαλείων.
3. Συνειδητοποιώντας τα οφέλη. Η αναδιοργάνωση των εργασιών γραφείου θα είναι επιτυχής εάν η εταιρεία αναγνωρίσει την ανάγκη εκπαίδευσης προσωπικού σε συναφή επαγγέλματα, συνεργασία μεταξύ τμημάτων, προσέλκυση γενικών και όχι στενών ειδικών, χρήση οργανωτικών γνώσεων και ενθάρρυνση συνεργασιών μεταξύ διευθυντών και υφισταμένων.